ii - repository.uinjambi.ac.idrepository.uinjambi.ac.id/1831/1/SKRIPSI AMRI - amri jambi.pdf ·...

v

MOTTO

Hai orang-orang yang beriman hendaklah kamu jadi orang-orang yang selalu

menegakkan (kebenaran) karena Allah, menjadi saksi dengan adil. Dan janganlah

sekali-kali kebencianmu terhadap sesuatu kaum, mendorong kamu untuk berlaku

tidak adil. Berlaku adillah, karena adil itu lebih dekat kepada takwa. Dan

bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu

kerjakan. (QS. AL MAIDAH : 8)

"Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua." (Aristoteles)

vi

Abstrak

Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi

bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi,

menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin

banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang

terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai

beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang

besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan

waktu pencarian yang lama. Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan

tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan

melakukan manajemen arsip yang baik.

Arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/

Institusi. Tujuan manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan

akses dan menemukan kembali informasi, mengamankan arsip, meningkatkan

pemanfaatan dan pendayagunaan arsip. Kinerja perguruan tinggi sebagai organisasi atau

institusi dapat dilihat dari arsip yang dimiliki. Perguruan tinggi sebagai lembaga

pendidikan memiliki dokumen administrasi dan akademis. Sebagai lembaga pendidikan

paling banyak menghasilkan dokumen karya ilmiah (dokumen vital, penting dan berguna)

yang harus diamankan. Oleh karena itu perguruan tinggi perlu membentuk unit kerja

pengelola kearsipan yang baik, merekrut tenaga pengelola/ arsiparis yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan, segera menginventarisir arsip- arsip yang bernilai tinggi,

arsip sejarah lembaga dan arsip karya ilmiah serta arsip penelitian, diharapkan adanya

kebijakan pimpinan perguruan tinggi untuk mengembangkan kegiatan kearsipan.

Kata- kata kunci : Manajemen, arsip, perguruan tinggi

viii

PERSEMBAHAN

Segala puji syukur dan paling utama hamba panjatkan kepada sang pemilik

dunia dan hati atas taburan cinta dan kasih sayang- Nya telah memberikanku

kekuatan, membekali diri dengan ilmu dan menaburkan cinta dalam doa. Atas

karunia dan kemudahan yang engkau berikan akhirnya skripsi yang sangat

sederhana ini dapat diselesaikan. Dan tak luput saya panjatkan Sholawat serta salam

kepada manusia paling sempurna, agung, tauladan, pemimpin dan pemberi syafaat

seluruh umat yaitu Baginda Rasulullah Muhammad SAW.

Saya memberikan ucapan terima kasih yang tak pernah habis kepada dua

manusia yang paling saya sayangi dan cintai dan mereka saya anggap sebagai

malaikat yang Allah SWT sudah berikan berkah luar biasa yaitu Ayah dan Ibu yang

telah banyak berkorban baik doa dan nasihatnya, terutama kasih sayang yang tak

lekang oleh waktu.

Teruntuk istriku’ Hasanah” dan kedua putraku “ Muhammad Zahir Arkan”,

“Abid Abdillah Ash Shiddiq” serta bidadari kecilku “ Abqairah Khumairah” berkat

kalian Aku Bahagia dan Bersama Kalian aku ingin mewujudkan mimpiku yang

tertunda “ Ayah Sayang kalian”.

Buat Bapak Dr. Sayuti, S. Ag., M. HI dan Ibu Masburiyah, S. Ag., M. Fil. I,

selaku pembimbing skripsiku, Terimakasih telah banyak membantu saya selama

ini, sudah diberi petunjuk dan doa terbaik untuk semua semoga diberi kesehatan

dan diberi keberkahan.

Seluruh dosen pengajar di Fakultas Syariah prodi Hukum Tata Negara UIN

Sulthan Thaha Saifuddin Jambi terima kasih banyak untuk semua ilmu, didikan

dan pengalaman serta untuk teman- teman seperjuangan terima kasih banyak untuk

bantuan dan kerjasamanya selama ini, “ SUKSES UNTUK KITA SEMUA”

(amin....33x)

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..............................................................................................

LEMBARAN PERNYATAAN ....................................................................................... ii

PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................................................... iii

PENGESAHAN PANITIA UJIAN ................................................................................. iv

MOTTO ............................................................................................................................ v

ABSTRAK ....................................................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... vii

PERSEMBAHAN ............................................................................................................ viii

DAFTAR ISI .................................................................................................................... ix

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .................................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 5

C. Batasan Masalah ............................................................................................... 5

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................................... 6

E. Kerangka Teori ................................................................................................. 7

F. Tinjauan Pustaka .............................................................................................. 20

BAB II

METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian ...................................................................................... 24

B. Jenis dan Sumber Data ............................................................................ 24

C. Instrumen Pengumpulan Data ........................................................................... 25

D. Unit Analisis Data ............................................................................................ 26

E. Teknis Analisis Data ......................................................................................... 27

F. Sistematika Penulisan .................... .................................................................. 28

x

BAB III

GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

A. Sejarah Universitas Islam Negeri (UIN)

Sulthan Thaha Saifuddin Jambi .............................................................. 30

B. Visi dan Misi ............................................................................................. 35

C. Tujuan UIN STS Jambi .............................................................................. 36

D. Pimpinan dan Staf Arsiparis ........................................................................ 37

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

(Bagian Rektorat UIN STS Jambi) ......................................................... 39

B. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

(Bagian Rektorat UIN STS Jambi) .......................................................... 55

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................................. 61

B. Saran ........................................................................................................ 62

DAFTAR ISI

A. Literature ................................................................................................. 63

B. Lain- lainya .............................................................................................. 64

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi pada zaman sekarang ini semakin menuntut

betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun

swasta. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan

administrasi adalah arsip. Menurut UU No.7/1971/pasal 1, Arsip adalah naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan

pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.1

Sedangkan Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip yang sesuai dengan

aturan dan prosedur yang berlaku.2

Rabiatul Adawiah menyimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu

rangkaian kegiatan atau proses pengaturan yang berhubungan dengan pengurusan

arsip mulai dari penerimaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penyingkiran,

dan pemusnahan arsip yang bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip yang

bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban

1 UU No.7/1971/pasal 1.

2 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

1

2

mengenai perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan dalam organisasi

pemerintah maupun swasta.3

Kegiatan kearsipan di Instansi, Lembaga dan organisasi dilaksanakan

dengan maksud untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pihak yang

membutuhkannya.4Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber

informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-

kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar

pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada

sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu

lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang

baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen

kearsipan yang baik dan teratur.5

untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang

sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh

suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal dan dalam

menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan

negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan

3 Rabiatul Adawiah, “Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan

Daerah Polewali Mandar”, Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab Dan Humaniora

Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar 2017, hlm. 30.

4 Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas Sebelas Maret”, Skripsi UNS-

Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-S.310409023-2014, hlm. 2.

5 http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.

http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf

3

kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, serta

ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan

masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan

sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri,

maka di terbitkanlah Undang-udang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.6

Salah satu Arsip dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah

Arsip Perguruan Tinggi, dimana Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan

berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang

melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

perguruan tinggi.7 Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung

jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan

tinggi.

Dalam Pasal 27 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Perguruan tinggi

negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Pembentukan arsip perguruan

tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam Pasal 28 dijelaskan arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan

6Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

7 Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

4

perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang

bersangkutan.8

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di Perguran Tinggi termasuk juga

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Berdasarkan hasil

wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi

“Terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan arsip di Bagian Rektorat

UIN STS Jambi, Kurangnya penataan yang baik seringkali arsip yang dibutuhkan

cepat untuk sebuah informasi terkadang terhambat, diakibatkan kurangnya tenaga

Arsiparis.”9

Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan Irfan Nofrianto Selaku

Arsiparis di UIN STS Jambi

“Kurangnya pelatihan-pelatihan manajemen kearsipan, kurangnya

pengetahuan tentang pentingnya kearsipan, serta sarana dan prasarana yang

kurang memadai menjadi beberapa contoh permasalahan dalam pengelolaan asrip

di Bagian Rektorat UIN STS Jambi”.10

Dari penjabaran diatas penulis tertarik untuk penulis tertarik untuk

mengkaji bagaimana penyelenggaraan kearsipan inaktif yang dilakukan oleh

Pihak Perguruan tinggi dalam penelitian ini yaitUniversitas Islam Negeri Sulthan

Thaha Saifuddin Jambi terhadap pengelolaan kearsipan, kendala yang dihadapi

dan solusi yang ditawarkan agar penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di bagian

8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

9 wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada 1 Agustus

2019. 10

wawancara dengan Irfan Nofrianto Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada 1 Agustus

2019.

5

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi lebih baik

kedepannya. Dari latar belakang di atas dikemukanlah penelitian ini dengan Judul:

“Optimalisasi Penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan (Studi di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin

Jambi)”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, ada dua masalah yang diteliti

dalam penelitian ini, yaitu :

1. Bagaimana penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) ?

2. Bagaimana kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi)?

C. Batasan Masalah

Dari latar belakang masalah, peneliti tidak mengungkapkan semua

persoalan yang ada. Maka dalam penelitian ini hanya dibatasi pada studi tentang

penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri

Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri

Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan Undang-undang Nomor

6

43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

(Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Ada dua tujuan penelitian ini, yaitu :

a. Untuk mengetahui penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di


Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).

b. Untuk mengetahui kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun

2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian


2. Manfaat Penelitian

a. Secara Teoritis :

1. Dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada masyarakat tentang

penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan

kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di



2. Dapat dijadikan sebagai pedoman dalam penelitian

7

b. Secara Praktis

1. Hasil penelitian dapat bermanfaat untuk meningkatkan kualitas

penyelengaraan kearsipan di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha

Saifuddun Jambi.

2. Bagi masyarakat dapat mengetahui Upaya yang dilakukan untuk

meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi Pada Bagian Rektorat.

E. Kerangka Teori

1. Kearsipan

Menurut Maulana, M.N (1982:2) arsip dalam istilah bahasa Perancis

adalah “Dossier” yang berarti catatan-catatan dalam bentuk tulisan atau rekaman,

gambar-gambar maupun dalam bentuk lain dengan keterangan, bahwa satu

dengan yang lain ada hubungannya.11

arsip adalah kumpulan warkat atau

dokumen yang disimpan secara sistematis dalam rangka pelaksanaan kegiatan

administrasi karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

secara cepat diketemukan kembali.12

Menurut UU No.7/1971/pasal 1, Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat

dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam

bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sedangkan Menurut Undang-

undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan

11 Margareta Damar Tri Pamungkas, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Tata Usaha

Smp Negeri 1 Jenawi Kabupaten Karanganyar”, Skripsi Universitas Negeri Yogyakarta 2013, hlm.

9.

12

Ibid., hlm. 10.

8

adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Kearsipan merupakan kegiatan

pengurusan warkat atau arsip yang sesuai dengan aturan dan prosedur yang

berlaku.

kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi

dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga

negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat

membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan

prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga

negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik,

lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan

yang baik dan teratur.13

2. Undang-undang Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan

Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-

undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang

berkenaan dengan arsip.14

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan

perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global

13 http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.

14

http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses Pada 13 September 2019.



9

serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun

2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu

menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi,

yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa

pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan

diantaranya :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus.

10

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,

keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan

yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan

pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab

melaksanakan kegiatan kearsipan.

11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan

hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk

mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan

kearsipan.15

13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan

kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

15 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-

2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-2009-tentang-kearsipan/


11

kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di

ibukota kabupaten/kota.

14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas

dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang

pengelolaan arsip dinamis.

15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan

kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis

arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan

arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada

lembaga kearsipan.16

19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem





12

kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana

dan sarana, serta sumber daya lainnya.

20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem

kearsipan nasional.17

22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada

lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip

statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan.

23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk

pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki

fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling

mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi

arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana

jaringan informasi kearsipan nasional.





13

25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan

informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh

ANRI.

26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki

nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung

maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga

kearsipan serta diumumkan kepada publik.

3. Tujuan Dilaksanakan Kegiatan Kearsipan.

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah

barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional

RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di

tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;

2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah;

3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya;

14

5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu;

6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara;

7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri

bangsa;

8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.18

4. Pembinaan Kearsipan.

Pembinaan dibidang Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dan

berkelanjutan dari tingkat pusat sampai di daerah ;

1. Pembinaan kearsipan nasional, dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga

kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan

lembaga kearsipan perguruan tinggi.

2. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan

lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.





15

3. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah

kabupaten/kota.

4. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga

kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di

lingkungan perguruan tinggi.

5. Pengelolaan Kearsipan.

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. arsip vital;

2. arsip aktif;

3. arsip inaktif.

2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam

hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD).

3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan

daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

6. Unit Kearsipan Di Daerah

Unit Kearsipan yang di Daerah, meliputi :

1. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan

kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah

dalam hal ini . Dan Unit kearsipan memiliki tugas:

16

1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan

kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;

2. melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja

perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;

3. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja

perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada

lembaga kearsipan daerah;

4. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka

penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.19

2. Arsip daerah kabupaten/kota (Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi )wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima

dari:

1. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara

pemerintahan daerah kabupaten/kota;

2. desa atau yang disebut dengan nama lain;

3. perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; dan

perseorangan.

3. Selain kewajiban arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas

melaksanakan:

1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja





17

perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan

daerah kabupaten/kota;

2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah

kabupaten/kota.

7. Penyelenggaraan Kerasipan Perguruan Tinggi

Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab

perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan

tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib

melaksanakan

1. Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan

perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

2. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di

lingkungan perguruan tinggi;

3. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga



a. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena


18


langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,

efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,

pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip

sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara. Pengelolaan asrip statis meliputi:

1. akuisisi arsip statis;

2. pengolahan arsip statis;

3. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.20

b. Arsip inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip inaktif Pada Pergurusn tinggi ialah yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas

akademika di lingkungan perguruan tinggi.

c. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi

Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan

secara berdaya guna berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik.

Pembinaan merupakan suatu strategi yang unik dari suatu sistem pembaharuan

dan perubahan (change). Pembinaan merupakan suatu pernyataan yang normatif,

yakni menjelaskan bagaimana perubahan dan pembaharuan yang berencana serta

20 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

19

pelaksanaannya. Pembinaan berusaha untuk mencapai efektivitas, efisiensi dalam

suatu perubahan dan pembaharuan yang dilakukan tanpa mengenal berhenti.21

Sebagaimana diatur dalam pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

pembagian peran dan tanggung jawab pembinaan kearsipan dipetakan sebagai

berikut :

1. ANRI bertanggungjawab atas Pembinaan kearsipan nasional. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, ANRI memiliki peran untuk melakukan pembinaan

terhadap:

a. lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah,

b. lembaga kearsipan daerah provinsi,

c. lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, dan

d. lembaga kearsipan perguruan tinggi.22

2. Pembinaan Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk wilayah propinsi. Berkaitan dengan tanggungjawab

tersebut, LKD Prov. memiliki peran untuk melakukan pembinaan terhadap:

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, meliputi:

1. SKPD Prop.

2. Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain.

3. BUMD Propinsi.

b. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota.

21 Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas Diponegoro, TAhun 2012,

hlm.2.

22

pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan

20

c. Masyarakat.

3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/ Kota, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk wilayah Kabupaten/ Kota. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, LKD Kabupaten memiliki peran untuk melakukan

pembinaan terhadap:

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/ kota meliputi:

1. SKPD Kabupaten/ Kota.


3. BUMD Kabupaten/Kota.

b. Desa/ Kelurahan.

c. Masyarakat.

4. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) perguruan tinggi, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk lingkungan perguruan tinggi. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, LKD PT memiliki peran untuk melakukan pembinaan

terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi

yang bersangkutan. Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas antar

Lembaga Kearsipoan diharapkan dapat menghindarkan kegiatan yang tumpang

tindih dan mengakibatkan pemborosan/ inefisiensi.23

F. Tinjauan Pustaka

Dalam penyusunan proposal skripsi ini sebelum penulis sebelum

mengadakan penelitian lebih mendalam terlebih dahulu penulis mengkaji skripsi

terdahulu yang mengangkat tema pengelolaan kearsipan, penelitian ini memiliki

23 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan

21

kesamaan tema dengan penilitian terdahulu mengenai Kearsipan, yaitu dengan

penelitian yang dilakukan oleh Akhmad Sudirman, mahasiswa Fakultas Adab Dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar 2015 dengan judul

penelitian Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan Dan Arsip

Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk

mengetahui bagaimana sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dan untuk mengetahui faktor – faktor

penghambat dalam sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah

jenis penelitian deskriptif kualitatif. Metode yang diterapkan dalam penelitian ini

adalah pendekatan kualitatif. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini

adalah peneliti sendiri dengan menggunakan alat bantu berupa observasi,

pedoman wawancara, kamera dan dokumentasi. Teknik analisis data yang

digunakan adalah teknik analisis data kualitatif deskriptif.24

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manajemen arsip dinamis di

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan

sistem kartu kendali, dengan azas pengorganisasian arsip menggunakan sistem

kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi serta manajemen atau pengelolaan

arsip dinamis aktif dan inaktif pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi Sulawesi Selatan, yaitu dimulai dari pencipta arsip dengan kata lain

pengurusan surat masuk dan keluar, pemberkasan dan penataan arsip dinamis dan

penyusutan, pemindahan arsip inaktif dan pemusnuhan arsip. Adapun faktor –

24 Akhmad Sudirman, “Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan Dan

Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan”, Skripsi Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar

Tahun 2015, hlm. 60.

22

faktor penghambat yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Sulawesi Selatan, masih kurangnya sumber daya manusia atau ketenaga kerjaan,

perlu penambahan sarana dan prasarana dan pembaharuan sistem dari manual ke

sistem komputerisasi.25

Penelitian lainnya yang memiliki kesamaan tema dengan penelitian ini

adalah penelitian yang dilakukan oleh Devita Anggraeni, mahasiswa Universitas

Indonesia, Tahun 2012, dengan judul Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan

Tinggi: Studi Kasus Pusat Kearsipan Fisip UI. Penelitian ini membahas mengenai

evaluasi manajemen arsip di pusat kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

(Fisip) UI. Penelitian evaluasi ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif dengan

jenis penelitian deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian disimpulkan bahwa

pedoman JRA UI yang digunakan oleh Fisip UI dalam manajemen kearsipan

belum sesuai dengan isi arsip yang dikelola.26

sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi Sulawesi Selatan dan untuk mengetahui faktor – faktor penghambat

dalam sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi Sulawesi Selatan, penelitian sebelumnya bukan mengenai kearsipan di

perguruan tinggi sedangkan penelitian yang penulis lakukan ialah mengenai ke

arsipan di perguruan tinggi. Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Devita

memang memiliki kesamaan karna penelitian sama-sama di lakukan di Perguruan

tinggi, namun fokus penelitian berbeda, dimana penelitian sebelumnya fokus pada

evaluasi manajemen arsip di pusat kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

25 Ibid., hlm. 105.

26

Devita Anggraeni, “Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan Tinggi: Studi Kasus Pusat

Kearsipan Fisip UI”, Skripsi mahasiswa Universitas Indonesia, Tahun 2012, hlm. 55.

23

(Fisip) UI, sedangkan penelitian yang penulis lakukan mengenai Penerapan UU

Nomor 43 Tahun 2009. Selain itu tempat dan waktu penelitian berbeda, penelitian

sebelumnya dilakukan di Makasar Tahun 2015 dan UI Tahun 2012, sedangkan

penelitian yang penulis lakukan di UIN STS Jambi Tahun 2019.

24

BAB II

METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Penelitian ini tentang bagaimana penerapan Undang-undang Nomor 43

Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala

penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri


Sulthan Thaha Saifuddin Jambi). Jadi penelitian ini mengunakan metode deskrptip

kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif berusaha mendeskripsikan seluruh gejala

atau keadaan yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat

penelitian dilakukan.27

penelitian deskriptif kualitatif adalah penelitian yang

bermaksud memberikan data yang teliti mungkin tentang manusia, keadaan, atau

gejala-gejala lainya28

Dan jenis penelitian Yuridis Empiris. Dalam penelitian ini

maksudnya adalah bahwa dalam menganalisis permasalahan dilakukan dengan

cara memadukan bahan-bahan hukum dengan data di lapangan.29

B. Jenis dan Sumber Data

Ada dua jenis data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu data primer

dan data sekunder. Data Primer adalah data pokok yang diperoleh secara langsung

27 Hadari Nawawi, H. Murni Martini, Penelitian Terapan ( Yogyakarta : Gajah Mada

University Press,cet . 2, 1966). 28

Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012),hlm. 42.

29

https://www.scribd.com/document/329398499/Pengertian-Penelitian-Yuridis-Empiris,

diakses Pada 5 Maret 2019.

25

https://www.scribd.com/document/329398499/Pengertian-Penelitian-Yuridis-Empiris

25

dari sumbernya ataupun dari lokasi objek penelitian, atau keseluruhan data hasil

penelitian, yang di peroleh dari lapangan atau data utama30

. Data primer penelitian

ini adalah data yang berkenaan dengan Peraturan Daerah dan data sumber datanya

berasal dari informan. Sementara, data sekunder adalah data yang di peroleh dari

sumber-sumber lain sebagai pendukung data primer yang di pandang berkaitan

dengan pokok kajian yang diteliti. Data primer dalam penelitian ini adalah

Undang-undang kearsipan dan data hasil wawancara. Informan dalam penelitian

ini berjumlah 7 orang terdiri dari Kepala Bagian Arsip Rektorat UIN STS Jambi

beserta Staf dan Pustakawan.

Sedangkan Data sekunder bersumber dari dokumen-dokumen yang terkait

dengan penelitian ini. Data sekunder dalam penelitian ini berupa karya ilmiah

skripsi, jurnal, berita dan lain-lain yang berkaitan dengan penelitian ini.

C. Instrumen Pengumpulan Data

Pada penelitian ini, untuk mempermudah dan mendapatkan data yang di

butuhkan peneliti menggunakan instrumen pengumpulan data yaitu :

a. Observasi

Observasi dalam penelitian ini adalah instrumen untuk mendapatkan data

utama. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik observasi

non partisipasi. Kedudukan peneliti hanya sebagai pengamat dan selama

proses observasi akan dibuat catatan-catatan untuk keperluan analisis dan

pengecekan data kembali31

.

30

Ibid, hlm.45 31


26

b. Wawancara

Instrumen ini digunakan untuk mendapatkan data mentah dari

informan, sehingga dapat ditemukan data baru yang tidak terdapat dalam

dokumen32

. Dalam hal ini peneliti menyiapkan susunan pertanyaan yang

diajukan kepada informan.

Dalam penelitian ini, identitas para informan khusunya mereka yang

terlibat dalam peneltian tentang penyelenggaraan kearsipan di Bagian

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi dan

kendala Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi serta

solusi dalam pemecahan masalah kearsipan yang dihadapi pada Bagian

Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.33

c. Dokumentasi

Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data yang sudah tersedia

dalam catatan dokumen. Dokumentasi menurut Sugiyono adalah suatu

cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk

buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta

keterangan yang dapat mendukung penelitian.34

Dokumentasi berfungsi

sebagai pendukung dan pelengkap bagi data primer yang diperoleh melalui

observasi dan wawancara mendalam.

32

Ibid. 33


34

Sugiyono (2015). Metode Penelitian Kombinasi (Mix Methods). Bandung: Alfabeta,

hlm. 329.

27

D. Unit Analisis Data

Dalam penelitian ini, unit analisis yang ditetapkan penerapan Undang-

undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha

Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha

Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi), sebagai unit analisis

penelitian ini didasari dengan beberapa pertimbangan pokok yaitu: pertama,

penelitian yang dilakukan tidak menggunakan populasi sampel, namun hanya

menggunakan dokumen-dokumen yang berasal dari kantor terkait

penyelenggaraan kearsipan dalam penelitian ini yaitu bagian Rektorat UIN STS

Jambi dan informasi-informasi berasal dari aparat-aparatnya saja. kedua, unit

analisis penelitian merupakan kampung halaman peneliti sehingga memudahkan

peneliti untuk dapat melakukan penelitian secara lebih intensif dan menggali

informasi sebanyak mungkin.

E. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam penelitian menjelaskan tentang data kualitatif, yaitu

dokumen, naskah atau literatur lainnya.Analisis dapat menggunakan model

analisis isi dan analisis wacana35

.Analisis data dalam penelitian ini dilaksanakan

dengan tiga teknik yaitu mereduksi data yang diperoleh dari hasil wawancara.

Data-data wawancara yang telah direkam kemudian ditranskripkan dengan tujuan

35

Ibid,hlm. 68.

28

memudahkan peneliti memilah data-data yang sesuai untuk dianalisis. Data-data

ini berhubungan dengan penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan

Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha

Saifuddin Jambi). Data-data yang telah ditranskripkan ini, kemudian disajikan

dengan cara dipisahkan dan dipetakan data-data yang serupa ke dalam bagian-

bagian tertentu yang telah diberi tanda. Langkah selanjutnya adalah membuat

rangkuman inti dari setiap aspek yang diteliti.Langkah terakhir adalah membuat

kesimpulan sementara dari data-data yang terkumpul, sehingga dapat diambil

langkah-langkah awal untuk penelitian lanjutan dan mengecek kembali data-data

asli yang telah diperoleh.

F. Sistematika Penulisan

Untuk mendapatkan pemahaman secara runtut, pembahasan dalam

penulisan skripsi ini akan disistematisasi sebagai berikut:

a. Pembahasan diawali dengan BAB I, Pendahuluan. BAB ini pada hakiatnya

menjadi pijakan bagi penulisan skripsi, baik mencakup background,

pemikiran tentang tema yang dibahas. BAB I mencakup Latar Belakang

Masalah, Rumusan Masalah, Batsan Masalah, Tujuan Dan Kegunaan

Penelitian, Kerangka Teori, Kerangka Pemikiran, Tinjauan Pustaka.

29

b. BAB II dipaparkan, Metode Penelitian yang mencakup Pendekatan

Penelitian, Jenis Dan Sumber Data, Teknik Pengumpulan Data,

Sistematika Penulisan dan Jadwal Penelitian.

c. BAB III dipaparkan tentang gambaran umum tempat penelitian.

d. BAB IV merupakan inti dari penulisan skripsi yaitu pemaparan tentang

pembahasan dan hasil penelitian.

e. BAB V merupakan akhir dari penulisan skripsi yaitu BAB V penutup yang

terdiri dari kesimpulan dan saran-saran, kata penutup serta dilengkapi

dengan Daftar Pustaka, Lampiran dan Curriculum Vitae.

30

BAB III

GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

A. Sejarah Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.

Lahirnya IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi tidak terlepas dari

perkembangan Agama Islam, juga lembaga pendidikan Islam yang ada di Provinsi

Jambi. Didorong oleh hasrat masyarakat dan ulama pada masa itu, setelah

memperhatikan banyaknya lembaga yang mengeluarkan siswa madrasah/sekolah

agama tingkat atas di Jambi sementara belum ada pendidikan tinggi yang dapat

menampung tamatan tersebut, maka diadakanlah Kongres Ulama Jambi pada

tahun 1957 yang berhasil melahirkan suatu keputusan bahwa di Jambi sudah

saatnya didirikan perguruan tinggi.36

Pada tanggal 29 September 1960 didirikanlah Fakultas Syari’ah Perguruan

Tinggi Agama Islam al-Hikmah di bawah naungan Yayasan Pendidikan Islam

(YPI) Jambi. Rentang waktu tiga tahun pertama, Fakultas Syari’ah telah

menunjukkan kemanunggalan antara pimpinan dengan masyarakat dan

pemerintah daerah serta pemerintah pusat. Dengan SK Menteri Agama Nomor: 50

tahun 1963 tanggal 12 Mei 1963 dinegerikanlah Fakultas Syari’ah menjadi

Fakultas Syari’ah Cabang IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan kemudian

berubah menjadi cabang IAIN Raden Fatah Palembang. Penegerian ini

mendorong para pejabat, ulama, serta pemuka masyarakat, terutama Gubernur

KDH Tingkat I Provinsi Jambi saat itu (M.J. Singadekane) untuk

memperjuangkan berdirinya IAIN yang mempunyai beberapa fakultas.

36 Dokumen Profil UIN STS Jambi.

30

31

Di sisi lain, sejak tanggal 11 Juli 1965 Yayasan Perguruan Tinggi Ma’arif

telah memiliki Fakultas Tarbiyah dan Ushuluddin di Kota Jambi dan sementara di

Sungai Penuh – Kerinci telah berdiri pula Fakultas Syari’ah Muhammadiyah pada

bulan Maret 1964. Atas dasar motivasi di atas, maka untuk memehuni keinginan

para pejabat, masyarakat, para ulama dan Pemerintah Daerah Tingkat I Provinsi

Jambi tersebut, akhirnya Fakultas Tarbiyah dan Ushuluddin yang ada di Ma’arif

dan Fakultas Syari’ah Muhammadiyah di Kerinci diusulkan untuk dipadukan

dalam suatu wadah menjadi fakultas-fakultas di lingkungan IAIN Jambi.37

Usulan itu dilakukan karena berdasarkan ketetapan MPR RI Nomor: 11

tahun 1960 dan Peraturan Menteri Agama Nomor 5 tahun 1963, bahwa untuk

syarat didirikannya suatu IAIN minimal harus memiliki 3 (tiga) fakultas. Pada

tanggal 30 September 1965 dengan Surat Keputusan Gubernur Jambi Nomor: 18

tahun 1965 terbentuklah Panitia Persiapan Pembukaan IAIN Jambi yang disetujui

oleh Menteri Agama dengan Surat Keputusan Nomor: 83 tahun 1965 tanggal 22

Nopember 1965. Setelah melalui proses, perjalanan dan perjuangan panjang yang

dilakukan Panitia Persiapan Pembukaan IAIN Jambi tersebut, maka Menteri

Agama RI akhirnya menyetujui berdirinya IAIN di Provinsi Jambi dengan Surat

Keputusan Nomor: 84 tahun 1967 tanggal 27 Juli 1967. Berbekal Surat Keputusan

Menteri Agama tersebut, pada tanggal 8 September 1967 sekaligus bertepatan

dengan tanggal 3 Jumadil Akhir 1387 Hijriah diresmikanlah IAIN Sulthan Thaha

Saifuddin oleh Menteri Agama RI, Prof. K.H. Saifuddin Zuhri, dengan komposisi

personalia sebagai berikut :


32

Jelang beberapa tahun kemudian, dengan dikeluarkannya SK Menteri

Agama RI Nomor: 69 tahun 1982 tanggal 27 Juli 1982, fakultas yang ada di

lingkungan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin ditingkatkan status-nya dari fakultas

muda menjadi fakultas madya. Dengan perubahan itu maka secara hukum dan

kelembagaan semua fakultas telah diperkenankan menyelenggarakan perkuliahan

tingkat doktoral.38

Pada tahun 1995, ketika tenaga dosen yang berkualifikasi pendidikan S.2

dan S.3 semakin diperlukan kehadirannya, maka ide membuka Program

Pascasarjana pun mengemuka. Menindaklanjuti ide tersebut, pada bulan Februari

1999 Panitia Persiapan Pendirian Program Pascasarjana yang langsung diketuai

oleh Prof. Dr. H. Sulaiman Abdullah dan anggota yang lain secara serius dan

bekerja keras mempersiapkan program persiapan pendirian Program Pascasarjana


No Nama Jabatan Keterangan

1 H. A. Manaf Gubernur KDH Tingkat I

Jambi (Rektor)

2 H. MO. Bafadhal Dekan Fakultas Syari’ah

3 Drs. H. Z. Azuan Dekan Fakultas Tarbiyah

4 K. H. A. Qadir Ibrahim Dekan Fakultas Ushuluddin

5 A.R. Dayah Dekan Fakultas Syari’ah

Kerinci

33

dan diajukan ke Departemen Agama di Jakarta pada tanggal 14 April 1999. Oleh

Departemen Agama, pengajuan itu ditindaklanjuti dengan visitasi (kunjungan

lapangan) ke Jambi melalui sebuah tim yang diketuai oleh Prof. Dr. H. Mastuhu,

M.Ed, guna melihat persiapan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi membuka

Program Pascasarjana. Visitasi dilakukan sebanyak dua kali yaitu tanggal 14-15

Juli 1999 dan 30-31 Juli 1999. Hasilnya, oleh tim visitasi merekomendasikan

bahwa IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi layak membuka dan melaksanakan

Program Pascasarjana, yang kemudian dikukuhkan dengan SK Dirjen Pembinaan

Kelembagaan Agama Islam Nomor: E/283/1999 tanggal 2 September 1999

tentang Penyelenggaraan Program Pascasarjana IAIN Sulthan Thaha Saifuddin

Jambi.39

Pada awalnya, Program Pascasarjana IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

baru membuka satu konsentrasi, yaitu Manajemen Pendidikan Islam (MPI).

Selang setahun kemudian ditambah lagi dengan satu konsentrasi, yakni

Metodologi dan Pemikiran Hukum Islam (MPHI), hingga tahun 2007 Program

Pascasarjana telah memiliki empat (4) konsentrasi, yaitu Manajemen Pendidikan

Islam (MPI), Metodologi dan Pemikiran Hukum Islam (MPHI), Pemikiran dan

Akidah Filsafat Islam (PAFI), Pemikiran Ekonomi dan Bisnis Islam (PEBI).

Tokoh-tokoh yang Memimpin IAIN Sulthan Thaha Saifuddin

Tecatat dalam sejarah, sejak berdiri dan berkembangnya IAIN Sulthan

Thaha Saifuddin Jambi telah dipimpin oleh 8 (delapan) orang tokoh-tokoh

terkemuka di bidangnya, yaitu:


34

Perkembangan selanjutnya, IAIN juga telah berkomitmen untuk

melakukan transformasi menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Thaha

No Nama Masa Jabatan Keterangan

1 H. A. Manaf

1967 - 1971 Almarhum

2 Drs. H. A. Munir SA 1971 - 1972

Almarhum

3 Drs. Ruslan Abd. Ghani 1972 - 1876

Almarhum

4 Prof. Syekh H. MO. Bafadhal 1976 - 1986

Almarhum

5 Prof. Dr. H. M. Chatib Quzwein, MA 1986 - 1994

Almarhum

6 Prof. Dr. H. Sulaiman Abdullah

1994 - 1998

7 Prof. Dr. H. Asafri Jaya Bakri, MA 1998 - 2006

8 Prof. Dr. H. Mukhtar, M.Pd

2006 - 2010

9 Prof. Dr. Dede Rosyada, M. Pd 2010 - 2010

10 Dr. H. Hadri Hasan, MA 2010 - 2019

35

Saifuddin Jambi melalui program Wider Mandate (WM).40

Untuk lebih

memastikan proses IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Dan guna

memberdayakan sekaligus mengembangkan program wider mandate, pada tahun

2007 atas persetujuan Senat Institut yang diketuai Prof. Dr. H. Mukhtar Latif,

M.Pd, Rektor terpilih periode 2006-2010 mengganti Wider Mandate (WM)

menjadi Lembaga Pengembangan Institut Agama Islam Negeri (LP-IAIN). Untuk

keperluan peningkatan mutu akademik pada saat bersamaan juga dibentuk

Lembaga Peningkatan Mutu Akademik (LPMA). Disusul beberapa bulan

kemudian dengan pendirian Ma’had Aly (MA) yang diperuntukkan bagi program

pembinaan dan peningkatan mutu mahasiswa.

Sampai sekarang UIN STS jambi Memiliki 7 Fakultas dan 1 Pascasarjana

1. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

2. FEBI

3. Fakultas Adab dan Humaniora

4. Fakultas Dakwah

5. Fakultas Ushuluddin

6. Fakultas Syariah

7. Fakultas Saint dan Teknologi

8. Dan Program Pascasarjana.41


41

Dokumen Profil UIN STS Jambi.

36

B. Visi dan Misi

Visi

Menjadi Universitas Islam yang inovatif dengan

semangat entrepreneurship

Misi

1. Menyediakan akses dan pemerataan pendidikan tinggi bermutu yang relevan

dengan kebutuhan masyarakat;

2. Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang berkualitas agar peserta didik

menjadi berkemampuan akademik dan/atau profesional yang memiliki

jiwa islamic entrepreneurship inovatif;

3. Melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, berbasis

transintegrasi keilmuan dengan semangat islamic entrepreneurship inovatif;

dan

4. Mengembangkan mutu tata kelola kelembagaan dan memperluas jaringan kerja

sama.42

C. Tujuan UIN STS Jambi

Dengan berlandaskan Visi dan Misi, keberadaan UIN STS Jambi

bertujuan:

1. Memperluas akses bagi masyarakat untuk memperoleh pendidikan tinggi

yang bermutu dan relevan dengan kebutuhan masyarakat;

42 http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/2, diakses Pada 9 Oktober 2019.

http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/2

37

2. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan akademik, professional, dan

dapat menerapkan, mengembangkan, serta memperkaya khazanah ilmu

keislaman dan ilmu lain terkait dan memiliki

semangat entrepreneurship Islami;

3. Meningkatkan kinerja penelitian, publikasi ilmiah, dan pengabdian kepada

masyarakat berbasis transintegrasi keilmuan dalam rangka peningaktan mutu,

relavansi dan daya saing bangsa, untuk meningkatkan taraf kehidupan

masyarakat dan memperkaya kebudayaan; dan

4. Menciptakan tata kelola dan iklim akademik kampus yang mampu

mendukung perwujudan semangat entrepreneurship Islami dan membangun

kerja sama dengan pemangku kepentingan.43

D. Pimpinan dan Staf Arsiparis Rektorat UIN STS Jambi

Pimpinan dan Staf Arsiparis Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan

Thaha Saifuddin Jambi ialah sebagai berikut :

1. Sirojuddin S. Ag ( IV/ b) = Arsiparis Madya

2. Umi Zaidah, M. Pd. I ( III/d) = Arsiparis

43 http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/3, diakses Pada 9 Oktober 2019.

R E K T O R

Warek II Warek I Warek III

Kabag. Umum Rektorat

Kasubag. RTK dan BMN

Rektorat

Ka. Arsiparis Kasubag. Umum

Staf Arsiparis Staf Arsiparis Staf Arsiparis


38

3. Gusti Harneli, S. Pd ( III/ c) = Arsiparis

4. Irfan, S. Pd ( III/b) = Arsiparis

Fungsi dan Tugas Arsiparis (menurut Pasal 4 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014

tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

1. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri.

2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

yang sah;

3. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

4. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin

arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

5. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

6. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

7. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Kewenangan Arsiparis di Bidang Kearsipan (menurut Pasal 5 Permenpan Nomor

48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

1. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna

arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi

dan/atau fisik arsip;

2. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna

arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan; dan

3. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh

pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan

kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/peraturan-dan-undang2/permen-nomor-48-tahun-2014-tentang-jabatan-fungsional-arsiparis/




39

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam

Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).

Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.44

Sedangkan Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009

mengenai kearsipan dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan

dengan arsip. Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip yang

sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku.45

kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi

dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga

negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat

membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan

prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga

negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik,

lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan

yang baik dan teratur.46

44 UU No.7/1971/pasal 1.

45

Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

46

http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.

39


40

Kegiatan kearsipan di Instansi, Lembaga dan organisasi dilaksanakan

dengan maksud untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pihak yang

membutuhkannya.47

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber

informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-

kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar

pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada

sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu

lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang

baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen

kearsipan yang baik dan teratur.48

untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang

sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh

suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal dan dalam

menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan

negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan

kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

47 Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas Sebelas Maret”, Skripsi UNS-

Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-S.310409023-2014, hlm. 2.

48



41

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, serta

ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan

masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan

sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri,

maka di terbitkanlah Undang-udang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai

kearsipan.49

Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-

undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang

berkenaan dengan arsip.50

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan

perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global

serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun

2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu

menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi,

yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa

pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan

diantaranya :

49Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

50

http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses Pada 13 September 2019.


42

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena



langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,

keamanan, dan keselamatannya.

43

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan

yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan

pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab

melaksanakan kegiatan kearsipan.

11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan

hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk

mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan

kearsipan.51

13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan

kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di

ibukota kabupaten/kota.

14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas

dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang

pengelolaan arsip dinamis.

15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan

kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.





44

16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis

arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan

arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada

lembaga kearsipan.52

19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem

kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana

dan sarana, serta sumber daya lainnya.

20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,





45

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem

kearsipan nasional.53

22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada

lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip

statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan.

23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk

pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki

fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling

mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi

arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana

jaringan informasi kearsipan nasional.

25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan

informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh

ANRI.

26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki

nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung

maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga

kearsipan serta diumumkan kepada publik.





46

Tujuan Dilaksanakan Kegiatan Kearsipan.

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah

barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional

RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di

tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah;

3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya;

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu;

6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara;

7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri

bangsa;

47

8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.54

Pembinaan Kearsipan.

Pembinaan dibidang Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dan

berkelanjutan dari tingkat pusat sampai di daerah ;

1. Pembinaan kearsipan nasional, dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga

kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan

lembaga kearsipan perguruan tinggi.

2. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan

lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

3. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan

kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah

kabupaten/kota.

4. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga



Pengelolaan Kearsipan.

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. arsip vital;





48

b. arsip aktif;

c. arsip inaktif.

2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam

hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD).

3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan

daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

Unit Kearsipan Di Daerah

Unit Kearsipan yang di Daerah, meliputi :

1. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan

kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah

dalam hal ini . Dan Unit kearsipan memiliki tugas:

a. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja


b. Melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja


c. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja

perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada

lembaga kearsipan daerah;

d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungannya.55





49

2. Arsip daerah kabupaten/kota (Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi )wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima

dari:

a. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara


b. Desa atau yang disebut dengan nama lain;

c. Perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; dan

perseorangan.

d. Selain kewajiban arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas

melaksanakan:

1. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan

kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara


2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan

daerah kabupaten/kota.

Salah satu Arsip dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah

Arsip Perguruan Tinggi, dimana Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan

berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang

melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

perguruan tinggi.56

Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung

56 Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

50

jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan

tinggi.

Dalam Pasal 27 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Perguruan tinggi

negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Pembentukan arsip perguruan

tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam Pasal 28 dijelaskan arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan

perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang

bersangkutan.57

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di Perguran Tinggi termasuk juga

di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Berdasarkan hasil

wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Sirojuddin Selaku Arsiparis Madya

UIN STS Jambi

Penerapan UU Nomor 43 Tahun 2009 di UIN STS Jambi, Pasal 16

ayat 4 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip

PT di bentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan

bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan

inovasi dan karya- karya intelektual lainya yang berkaitan dengan fungsi

PT sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian

masyarakat.58

57 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

58wawancara dengan Sirojuddin Selaku Arsiparis Madya UIN STS Jambi Pada 24

September 2019

51

Berdasarkan hasil wawancara dengan Gusti Harneli Selaku Arsiparis

Madya UIN STS Jambi

PT sebagai pabrik yang menghasilkan Intelektual dan produk

akademik harus terdokumentasi dengan Rapi dan harus disebarkan

Informasi yang ada dalam arsip tersebut kepada public, spt hasil penelitian

berupa proposal, sertifikat, hak paten, HAKI, dan karya lainya.59

Berdasarkan hasil wawancara dengan dengan Irfan Nofrianto Selaku

Arsiparis di UIN STS Jambi

Pemerintah telah menunjuk PT sebagai tepat untuk menata arsip.

Amanat tersebut tertuang dalam UU Nomor 43 tahun 2009. Tugas

lembaga PT secara UU Nomor 43 Tahun 2009 adala menyimpan Arsip

Statis PT yang berkaitan dengan tugas utama PT yaitu Meneliti, Mengabdi

kepada masyarakat dan mengajar. Arsip Statis dapat berupa pendirian

Prodi, SK perubahan Nama PT, Kepegawaian, Laporan Keuangan, Karya

Dosen, Haki, Hak Paten dll. Lembaga Kearsipan PT juga memiliki tugas

menata arsip aktif, Inaktif dan Vital.60





melaksanakan :

1. Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan

tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

59

wawancara dengan Gusti Harneli Selaku Arsiparis Madya UIN STS Jambi Pada 24

September 2019. 60

wawancara dengan dengan Irfan Nofrianto Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada

24 September 2019.

52

2. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10


lingkungan perguruan tinggi;

3. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.




Penjelasan lebih lanjut penyelenggaraan kearsipan ialah sebagai berikut :

a. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena



langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,

efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,

pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip

sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara. Pengelolaan asrip statis meliputi:

1. Akuisisi Arsip Statis;

2. Pengolahan Arsip Statis;

3. Preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.61

61 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

53

b. Arsip inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip inaktif Pada Pergurusn tinggi ialah yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas

akademika di lingkungan perguruan tinggi.

c. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi

Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan

secara berdaya guna berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik.

Pembinaan merupakan suatu strategi yang unik dari suatu sistem pembaharuan

dan perubahan (change). Pembinaan merupakan suatu pernyataan yang normatif,

yakni menjelaskan bagaimana perubahan dan pembaharuan yang berencana serta

pelaksanaannya. Pembinaan berusaha untuk mencapai efektivitas, efisiensi dalam

suatu perubahan dan pembaharuan yang dilakukan tanpa mengenal berhenti.62

Sebagaimana diatur dalam pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

pembagian peran dan tanggung jawab pembinaan kearsipan dipetakan sebagai

berikut :

1. ANRI bertanggungjawab atas Pembinaan kearsipan nasional. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, ANRI memiliki peran untuk melakukan pembinaan

terhadap:

a. lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah,

b. lembaga kearsipan daerah provinsi,

62 Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas Diponegoro, TAhun 2012,

hlm.2.

54

c. lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, dan

d. lembaga kearsipan perguruan tinggi.63

2. Pembinaan Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk wilayah propinsi. Berkaitan dengan tanggungjawab

tersebut, LKD Prov. memiliki peran untuk melakukan pembinaan terhadap:

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, meliputi:

1. SKPD Prop.


3. BUMD Propinsi.

b. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota.

c. Masyarakat.

3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/ Kota, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk wilayah Kabupaten/ Kota. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, LKD Kabupaten memiliki peran untuk melakukan

pembinaan terhadap:

a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/ kota meliputi:

1. SKPD Kabupaten/ Kota.


3. BUMD Kabupaten/Kota.

b. Desa/ Kelurahan.

c. Masyarakat.

63 pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

55

4. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) perguruan tinggi, bertanggungjawab atas

pembinaan kearsipan untuk lingkungan perguruan tinggi. Berkaitan dengan

tanggungjawab tersebut, LKD PT memiliki peran untuk melakukan pembinaan

terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi

yang bersangkutan. Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas antar

Lembaga Kearsipoan diharapkan dapat menghindarkan kegiatan yang tumpang

tindih dan mengakibatkan pemborosan/ inefisiensi.64

B. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi)





melaksanakan Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di

lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan

tinggi. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10


lingkungan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan

tinggi yang bersangkutan.

64 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

56



lingkungan perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di

Perguran Tinggi termasuk juga di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha

Saifuddin Jambi.

Dalam penyelenggaraan kearsipan di Universitas Islam Negeri Sulthan

Thaha Saifuddin Jambi terdapat beberapa kendala yaitu sebagai berikut:

1. SDM

Kata sumber daya manusia merujuk pada pengertian manusia sebagai

sumber daya manusia dapat dijabarkan sebagai pengelolaan manusia sebagai

sumber daya. Sumber daya manusia yang diharapkan oleh organisasi agar

memberikan andil positif terhadap semua kegiatan perusahaan dalam mencapai

tujuannya, setiap karyawan diharapkan memiliki motivasi kerja yang tinggi

sehingga nantinya akan meningkatkan produktivitas kerja yang tinggi. Motivasi

dan kinerja karyawan (kinerja kerja) adalah salah satu bagian dari sumber daya

manusia atau yang sering juga disebut dengan manajemen personalia.65

Berdasarkan hasil wawancara dengan Sirojuddin, S.Ag, selaku Asriparis

Madya UIN STS Jambi

Animo orang berpandangan bahwa pekerjaan mengelola arsip

adalah pekerjaan rendahan yang menjadi factor utama. Orang yang

mengurusi kearsipan diduduki orang yang tidak professional bahkan orang

yang mendekati pensiun. Ada julukan bagi orang yang bekerja di bagian

arsiparis adalah orang buangan, misal jika ada orang/ pegawai yang

dimutasi, namun karena pegawai itu tidak cakap, maka dia di tempatkan

dibagian kearsipan. Di UIN STS Jambi Pegawai/ staf yang ditempatkan di

65 Ibriati Kartika Alimuddin , “Pengaruh Motivasi Terhadap Produktivitas Kerja

Karyawan Pada Pt. Telkom Indonesia, Tbk Cabang Makassar”, Skripsi Universitas Hasanuddin

Makassar Tahun 2012, hlm. 9.

57

bagian arsiparis memiliki basik pendidikan yang tidak sesuai. Di UIN STS

Jambi Pegawai/ staf arsiparis merangkap menjadi staf unit lain seperti staf

arsiparis merangkap pekerjaan bagian umum, staf arsiparis merangkap

pekerjaan bagian akademik, sehingga tugas sebagai arsiparis tidak focus

dan jumlahnya terbatas. Di UIN STS Jambi sangat jarang dilaksanakan

pelatihan- pelatihan berupa seminar- seminar tentang pentingnya kearsipan

begitu sebaliknya staf bagian kearsipan UIN STS Jambi jarang mengikuti

pelatihan- pelatihan kearsipan baik yang dilakukan di luar lingkup UIN

STS Jambi maupun lembaga lain baik tingkat PT, pemerintah daerah

maupun Nasional.66

Sumber daya manusia yang memadai di setiap bidang menjadi hal yang

penting sebagai penunjang terlaksananya tugas dan fungsi yang telah ditetapkan,

jika sumber daya manusia tidak sesuai bidangnya dan tidak memadai maka akan

sulit terlaksana sebuah sistem dengan hasil yang baik.

2. Sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana yang baik adalah yang telah diuji kualitasnya. Jenis-jenis

sarana dan prasarana kearsipan adalah peralatan atau perlengkan, alat atau bahan

yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan

lebih baik. 67

Berdasarkan hasil wawancara dengan Gusti Harneli, selaku Asriparis UIN

STS Jambi

Di UIN STS Jambi unit kerja dilingkungan Arsiparis belum

terkelola dengan baik dan optimal karena tempat penyimpanan belum

tertata dengan baik, berkas- berkas masih bercampur dan belum dipisahkan

antara arsip- arsip tiap unit dilingkungan Di UIN STS Jambi, tempat

penyimpanan terkendala ruang yang sempit sehingga arsip masih

bertumpuk, ruang arsip di Di UIN STS Jambi masih bercampur dengan

66 wawancara dengan Sirojuddin, S.Ag, selaku Asriparis Madya UIN STS Jambi Pada 24

September 2019.

67

http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html,

diakses Pada 11 Oktober 2019.

http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html

58

ruang pemusnahan/ barang tidak terpakai lagi unit RTK rektorat (hanya

dipisahkan secara disekat/ dibagi dua).68

Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan

kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga

kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif.

Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan

kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja

kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan

spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi.

3. Informasi teknologi (IT)

Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan

prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan

arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi

informasi dan komunikasi.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Irfan, selaku Asriparis UIN STS Jambi

Di UIN STS Jambi belum adanya IT dalam memegang peranan

kearsipan (masih manual). IT memegang peran penting dalam mengelola

kearsipan terutama dalam hal data base kearsipan.69

Seharusnya PT memiliki aplikasi demi kemudahan/ mempermudah dalam

pengelolaanya. Melalui aplikasi kearsipan, arsip dapat dialih mediakan menjadi

file- file yang tersusun rapi. Melalui aplikasi pula dapat diperoleh dengan mudah

68 wawancara dengan Gusti Harneli, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September

2019.

69

wawancara dengan Irfan, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September 2019.

59

dan di nikmati oleh masyarakat. Pastinya aplikasi bukan di dapat dengan mudah

dan perlu tahapan- tahapan yang harus dilalui sepeti Identifikasi, pengelompokan,

Uji validasi, uji coba, FGD, pendapat ahli dan lainya.

4. Kelembagaan.

Berbicara tentang kelembagaan, atau institusi, umumnya pandangan orang

lebih diarahkan kepada organisasi, wadah atau pranata. Organisasi hanyalah

wadahnya saja, sedangkan pengertian lembaga mencakup juga aturan main, etika,

kode etik, sikap dan tingkah laku seseorang atau suatu organisasi atau suatu

sistem.

Lembaga adalah aturan di dalam suatu kelompok masyarakat atau

organisasi yang menfasilitasi koordinasi antar anggotanya untuk membantu

mereka dengan harapan di mana setiap orang dapat bekerjasama atau

berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan bersama yang

diinginkan.70

Berdasarkan hasil wawancara dengan Umi Zaidah, selaku Asriparis UIN

STS Jambi

PT Hendaknya melaksanakan kearsipan sesuai dengan UU Nomor

43 tahun 2009 hendaknya madiri. Dukungan pimpinan menjadi factor

utama keberhasilan PT dalam mengelola kearsipan. Di UIN STS Jambi

peran pimpinan menurut saya masih belum berperan optimal, karena

lembaga kearsipan belum mampu berdiri sendiri, masih dibawah naungan

bagian umum Di UIN STS Jambi, sehingga dalam mengambil keputusan/

kebijakan tidak dapat langsung tetapi harus berkoordinasi terlebih dahulu

dengan kepala bagian umum.71

70 Tony Djogo, Sunaryo, Didik Suharjito dan Martua Sirait, Kelembagaan dan Kebijakan

dalam Pengembangan Agroforestri, (Bogor : World Agroforestry Centre (ICRAF) , 2003, hlm. 3

71

wawancara dengan Umi Zaidah, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September

2019.

60

Dari kendala yang ada di atas maka terdapat beberapa Solusi yang penulis

tawarkan agar UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan di UIN STS Jambi

dapat Mandiri sesuai dengan pasal 16 ayat 4 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang

kearsipan.

1. Jumlah arsiparis di tingkatkan

2. Di buat lembaga tersendiri ( dibawah langsung naungan Rektor)

3. Di tiap-tiap Unit ada pengelola arsip walau dalam lingkup kecil (seperti di

Fakultas- Fakultas, perpustakaan dan lembaga lain)= punya arsip dan arsiparis

sendiri

4. Sering dilaksanakan seminar- seminar kearsipan dalam lingkup UIN dan sering

mengikuti seminar- seminar kearsipan oleh instansi lain baik lingkup PT lain,

Daerah maupun Nasional.

5. Sarana dan prasarana yang memadai (memenuhi standar).

6. Informasi teknologi yang memadai dan dapat di akses siapapun.

7. Dukungan Pimpinan yang maksimal agar lembaga ini dapat berdiri dan

mandiri.

61

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan pada Bab sebelumnya maka di

dapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri


Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) ialah dimana Perguruan tinggi negeri wajib

membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi adalah

melaksanakan Pengelolaan arsip statis, Pengelolaan arsip inaktif dan Pembinaan

kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Selain itu

Penerapan UU Nomor 43 Tahun 2009 di UIN STS Jambi, Pasal 16 ayat 4 UU

Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip PT di bentuk

untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status

intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-

karya intelektual lainya yang berkaitan dengan fungsi PT sebagai lembaga

penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.

2. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas

Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) adalah SDM kurang (tenaga

arsiparis), sarana prasarana (gedung arsip berukuran tidak maksimal/ kecil/

sempit. arsip masih berkesan cuma bahan tumpukan dan belum di pilah- pilah

(campur aduk dan masih bergabung dengan barang bekas rtk Rektorat), belum

61

62

tersentuh teknologi informasi (it= masih manual) dan masih di bawah naungan

kepala bagian umum.

B. Saran

Kedepannya Jumlah arsiparis di tingkatkan, di buat lembaga tersendiri (

dibawah langsung naungan Rektor), Di tiap-tiap Unit ada pengelola arsip walau

dalam lingkup kecil (seperti di Fakultas- Fakultas, perpustakaan dan lembaga

lain)= punya arsip dan arsiparis sendiri, Sering dilaksanakan seminar- seminar

kearsipan dalam lingkup UIN dan sering mengikuti seminar- seminar kearsipan

oleh instansi lain baik lingkup PT lain, Daerah maupun Nasional, Sarana dan

prasarana yang memadai (memenuhi standar), Informasi teknologi yang memadai

dan dapat di akses siapapun dan Dukungan Pimpinan yang maksimal agar

lembaga ini dapat berdiri dan mandiri.

63

DAFTAR PUSTAKA

A. Literature

Akhmad Sudirman, “Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan

Dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan”, Skripsi Universitas Islam

Negeri Alauddin Makassar Tahun 2015.

Devita Anggraeni, “Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan Tinggi: Studi Kasus

Pusat Kearsipan Fisip UI”, Skripsi mahasiswa Universitas Indonesia,

Tahun 2012.

Hadari Nawawi, H. Murni Martini, Penelitian Terapan ( Yogyakarta : Gajah Mada

University Press,cet . 2, 1966).

Ibriati Kartika Alimuddin , “Pengaruh Motivasi Terhadap Produktivitas Kerja

Karyawan Pada Pt. Telkom Indonesia, Tbk Cabang Makassar”, Skripsi

Universitas Hasanuddin Makassar Tahun 2012.

Margareta Damar Tri Pamungkas, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Tata

Usaha Smp Negeri 1 Jenawi Kabupaten Karanganyar”, Skripsi Universitas

Negeri Yogyakarta 2013.

Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip

Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas

Diponegoro, Tahun 2012.

Rabiatul Adawiah, “Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan Dan

Kearsipan Daerah Polewali Mandar”, Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab Dan Humaniora Universitas Islam Negeri Alauddin

Makassar 2017.

64

Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012).

Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas

Sebelas Maret”, Skripsi UNS-Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-

S.310409023-2014.

Sugiyono. Metode Penelitian Kombinasi (Mix Methods). (Bandung: Alfabeta,

2015)

Tony Djogo, Sunaryo, Didik Suharjito dan Martua Sirait, Kelembagaan dan

Kebijakan dalam Pengembangan Agroforestri, (Bogor : World

Agroforestry Centre (ICRAF) , 2003.

B. Peraturan Perundang-undangan

UU No.7/1971/pasal 1.

Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

C. Lain-lainya

Dokumen Profil UIN STS Jambi.

http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/2, diakses Pada 9 Oktober 2019.

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-


https://www.scribd.com/document/329398499/Pengertian-Penelitian-Yuridis-

Empiris, diakses Pada 5 Maret 2019.






65


http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html,

diakses Pada 11 Oktober 201


http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html

ii - repository.uinjambi.ac.idrepository.uinjambi.ac.id/1831/1/SKRIPSI AMRI - amri jambi.pdf ·...

Documents

Transcript of ii - repository.uinjambi.ac.idrepository.uinjambi.ac.id/1831/1/SKRIPSI AMRI - amri jambi.pdf ·...