i
ii
iii
iv
v
MOTTO
Hai orang-orang yang beriman hendaklah kamu jadi orang-orang yang selalu
menegakkan (kebenaran) karena Allah, menjadi saksi dengan adil. Dan janganlah
sekali-kali kebencianmu terhadap sesuatu kaum, mendorong kamu untuk berlaku
tidak adil. Berlaku adillah, karena adil itu lebih dekat kepada takwa. Dan
bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu
kerjakan. (QS. AL MAIDAH : 8)
"Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua." (Aristoteles)
vi
Abstrak
Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi
bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi,
menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin
banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai
beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang
besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan
waktu pencarian yang lama. Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan
tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan manajemen arsip yang baik.
Arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/
Institusi. Tujuan manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan
akses dan menemukan kembali informasi, mengamankan arsip, meningkatkan
pemanfaatan dan pendayagunaan arsip. Kinerja perguruan tinggi sebagai organisasi atau
institusi dapat dilihat dari arsip yang dimiliki. Perguruan tinggi sebagai lembaga
pendidikan memiliki dokumen administrasi dan akademis. Sebagai lembaga pendidikan
paling banyak menghasilkan dokumen karya ilmiah (dokumen vital, penting dan berguna)
yang harus diamankan. Oleh karena itu perguruan tinggi perlu membentuk unit kerja
pengelola kearsipan yang baik, merekrut tenaga pengelola/ arsiparis yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan, segera menginventarisir arsip- arsip yang bernilai tinggi,
arsip sejarah lembaga dan arsip karya ilmiah serta arsip penelitian, diharapkan adanya
kebijakan pimpinan perguruan tinggi untuk mengembangkan kegiatan kearsipan.
Kata- kata kunci : Manajemen, arsip, perguruan tinggi
vii
viii
PERSEMBAHAN
Segala puji syukur dan paling utama hamba panjatkan kepada sang pemilik
dunia dan hati atas taburan cinta dan kasih sayang- Nya telah memberikanku
kekuatan, membekali diri dengan ilmu dan menaburkan cinta dalam doa. Atas
karunia dan kemudahan yang engkau berikan akhirnya skripsi yang sangat
sederhana ini dapat diselesaikan. Dan tak luput saya panjatkan Sholawat serta salam
kepada manusia paling sempurna, agung, tauladan, pemimpin dan pemberi syafaat
seluruh umat yaitu Baginda Rasulullah Muhammad SAW.
Saya memberikan ucapan terima kasih yang tak pernah habis kepada dua
manusia yang paling saya sayangi dan cintai dan mereka saya anggap sebagai
malaikat yang Allah SWT sudah berikan berkah luar biasa yaitu Ayah dan Ibu yang
telah banyak berkorban baik doa dan nasihatnya, terutama kasih sayang yang tak
lekang oleh waktu.
Teruntuk istriku’ Hasanah” dan kedua putraku “ Muhammad Zahir Arkan”,
“Abid Abdillah Ash Shiddiq” serta bidadari kecilku “ Abqairah Khumairah” berkat
kalian Aku Bahagia dan Bersama Kalian aku ingin mewujudkan mimpiku yang
tertunda “ Ayah Sayang kalian”.
Buat Bapak Dr. Sayuti, S. Ag., M. HI dan Ibu Masburiyah, S. Ag., M. Fil. I,
selaku pembimbing skripsiku, Terimakasih telah banyak membantu saya selama
ini, sudah diberi petunjuk dan doa terbaik untuk semua semoga diberi kesehatan
dan diberi keberkahan.
Seluruh dosen pengajar di Fakultas Syariah prodi Hukum Tata Negara UIN
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi terima kasih banyak untuk semua ilmu, didikan
dan pengalaman serta untuk teman- teman seperjuangan terima kasih banyak untuk
bantuan dan kerjasamanya selama ini, “ SUKSES UNTUK KITA SEMUA”
(amin....33x)
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..............................................................................................
LEMBARAN PERNYATAAN ....................................................................................... ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................................................... iii
PENGESAHAN PANITIA UJIAN ................................................................................. iv
MOTTO ............................................................................................................................ v
ABSTRAK ....................................................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................................... vii
PERSEMBAHAN ............................................................................................................ viii
DAFTAR ISI .................................................................................................................... ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 5
C. Batasan Masalah ............................................................................................... 5
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................................... 6
E. Kerangka Teori ................................................................................................. 7
F. Tinjauan Pustaka .............................................................................................. 20
BAB II
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian ...................................................................................... 24
B. Jenis dan Sumber Data ............................................................................ 24
C. Instrumen Pengumpulan Data ........................................................................... 25
D. Unit Analisis Data ............................................................................................ 26
E. Teknis Analisis Data ......................................................................................... 27
F. Sistematika Penulisan .................... .................................................................. 28
x
BAB III
GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN
A. Sejarah Universitas Islam Negeri (UIN)
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi .............................................................. 30
B. Visi dan Misi ............................................................................................. 35
C. Tujuan UIN STS Jambi .............................................................................. 36
D. Pimpinan dan Staf Arsiparis ........................................................................ 37
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
(Bagian Rektorat UIN STS Jambi) ......................................................... 39
B. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
(Bagian Rektorat UIN STS Jambi) .......................................................... 55
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................................. 61
B. Saran ........................................................................................................ 62
DAFTAR ISI
A. Literature ................................................................................................. 63
B. Lain- lainya .............................................................................................. 64
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi pada zaman sekarang ini semakin menuntut
betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun
swasta. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi adalah arsip. Menurut UU No.7/1971/pasal 1, Arsip adalah naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.1
Sedangkan Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip yang sesuai dengan
aturan dan prosedur yang berlaku.2
Rabiatul Adawiah menyimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu
rangkaian kegiatan atau proses pengaturan yang berhubungan dengan pengurusan
arsip mulai dari penerimaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penyingkiran,
dan pemusnahan arsip yang bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip yang
bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban
1 UU No.7/1971/pasal 1.
2 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
1
2
mengenai perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan dalam organisasi
pemerintah maupun swasta.3
Kegiatan kearsipan di Instansi, Lembaga dan organisasi dilaksanakan
dengan maksud untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pihak yang
membutuhkannya.4Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber
informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-
kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu
lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang
baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen
kearsipan yang baik dan teratur.5
untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal dan dalam
menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan
3 Rabiatul Adawiah, “Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Polewali Mandar”, Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab Dan Humaniora
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar 2017, hlm. 30.
4 Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas Sebelas Maret”, Skripsi UNS-
Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-S.310409023-2014, hlm. 2.
5 http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.
3
kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, serta
ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan
masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan
sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri,
maka di terbitkanlah Undang-udang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.6
Salah satu Arsip dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah
Arsip Perguruan Tinggi, dimana Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang
melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
perguruan tinggi.7 Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung
jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan
tinggi.
Dalam Pasal 27 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Perguruan tinggi
negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Pembentukan arsip perguruan
tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam Pasal 28 dijelaskan arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan
6Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
7 Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
4
perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang
bersangkutan.8
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di Perguran Tinggi termasuk juga
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Berdasarkan hasil
wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi
“Terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan arsip di Bagian Rektorat
UIN STS Jambi, Kurangnya penataan yang baik seringkali arsip yang dibutuhkan
cepat untuk sebuah informasi terkadang terhambat, diakibatkan kurangnya tenaga
Arsiparis.”9
Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan Irfan Nofrianto Selaku
Arsiparis di UIN STS Jambi
“Kurangnya pelatihan-pelatihan manajemen kearsipan, kurangnya
pengetahuan tentang pentingnya kearsipan, serta sarana dan prasarana yang
kurang memadai menjadi beberapa contoh permasalahan dalam pengelolaan asrip
di Bagian Rektorat UIN STS Jambi”.10
Dari penjabaran diatas penulis tertarik untuk penulis tertarik untuk
mengkaji bagaimana penyelenggaraan kearsipan inaktif yang dilakukan oleh
Pihak Perguruan tinggi dalam penelitian ini yaitUniversitas Islam Negeri Sulthan
Thaha Saifuddin Jambi terhadap pengelolaan kearsipan, kendala yang dihadapi
dan solusi yang ditawarkan agar penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di bagian
8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
9 wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada 1 Agustus
2019. 10
wawancara dengan Irfan Nofrianto Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada 1 Agustus
2019.
5
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi lebih baik
kedepannya. Dari latar belakang di atas dikemukanlah penelitian ini dengan Judul:
“Optimalisasi Penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan (Studi di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin
Jambi)”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, ada dua masalah yang diteliti
dalam penelitian ini, yaitu :
1. Bagaimana penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) ?
2. Bagaimana kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi)?
C. Batasan Masalah
Dari latar belakang masalah, peneliti tidak mengungkapkan semua
persoalan yang ada. Maka dalam penelitian ini hanya dibatasi pada studi tentang
penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan Undang-undang Nomor
6
43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
(Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Ada dua tujuan penelitian ini, yaitu :
a. Untuk mengetahui penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).
b. Untuk mengetahui kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun
2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).
2. Manfaat Penelitian
a. Secara Teoritis :
1. Dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada masyarakat tentang
penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan
kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).
2. Dapat dijadikan sebagai pedoman dalam penelitian
7
b. Secara Praktis
1. Hasil penelitian dapat bermanfaat untuk meningkatkan kualitas
penyelengaraan kearsipan di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha
Saifuddun Jambi.
2. Bagi masyarakat dapat mengetahui Upaya yang dilakukan untuk
meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi Pada Bagian Rektorat.
E. Kerangka Teori
1. Kearsipan
Menurut Maulana, M.N (1982:2) arsip dalam istilah bahasa Perancis
adalah “Dossier” yang berarti catatan-catatan dalam bentuk tulisan atau rekaman,
gambar-gambar maupun dalam bentuk lain dengan keterangan, bahwa satu
dengan yang lain ada hubungannya.11
arsip adalah kumpulan warkat atau
dokumen yang disimpan secara sistematis dalam rangka pelaksanaan kegiatan
administrasi karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat diketemukan kembali.12
Menurut UU No.7/1971/pasal 1, Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam
bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sedangkan Menurut Undang-
undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan
11 Margareta Damar Tri Pamungkas, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Tata Usaha
Smp Negeri 1 Jenawi Kabupaten Karanganyar”, Skripsi Universitas Negeri Yogyakarta 2013, hlm.
9.
12
Ibid., hlm. 10.
8
adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Kearsipan merupakan kegiatan
pengurusan warkat atau arsip yang sesuai dengan aturan dan prosedur yang
berlaku.
kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga
negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga
negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik,
lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan
yang baik dan teratur.13
2. Undang-undang Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-
undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang
berkenaan dengan arsip.14
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan
perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global
13 http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.
14
http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses Pada 13 September 2019.
9
serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun
2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu
menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi,
yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa
pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan
diantaranya :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
10
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.15
13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
15 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
11
kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di
ibukota kabupaten/kota.
14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.16
19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
16 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
12
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, serta sumber daya lainnya.
20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional.17
22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk
pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki
fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi
arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana
jaringan informasi kearsipan nasional.
17 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
13
25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan
informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI.
26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga
kearsipan serta diumumkan kepada publik.
3. Tujuan Dilaksanakan Kegiatan Kearsipan.
Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah
barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional
RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di
tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
14
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.18
4. Pembinaan Kearsipan.
Pembinaan dibidang Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dan
berkelanjutan dari tingkat pusat sampai di daerah ;
1. Pembinaan kearsipan nasional, dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga
kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
2. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan
lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
18 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
15
3. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
kabupaten/kota.
4. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi.
5. Pengelolaan Kearsipan.
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. arsip vital;
2. arsip aktif;
3. arsip inaktif.
2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam
hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD).
3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan
daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
6. Unit Kearsipan Di Daerah
Unit Kearsipan yang di Daerah, meliputi :
1. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan
kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah
dalam hal ini . Dan Unit kearsipan memiliki tugas:
16
1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan
kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
2. melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
3. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada
lembaga kearsipan daerah;
4. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.19
2. Arsip daerah kabupaten/kota (Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi )wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima
dari:
1. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota;
2. desa atau yang disebut dengan nama lain;
3. perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; dan
perseorangan.
3. Selain kewajiban arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas
melaksanakan:
1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja
19 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
17
perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan
daerah kabupaten/kota;
2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
kabupaten/kota.
7. Penyelenggaraan Kerasipan Perguruan Tinggi
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab
perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan
tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib
melaksanakan
1. Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan
perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
2. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi;
3. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi.
a. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
18
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. Pengelolaan asrip statis meliputi:
1. akuisisi arsip statis;
2. pengolahan arsip statis;
3. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.20
b. Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip inaktif Pada Pergurusn tinggi ialah yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi.
c. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi
Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan
secara berdaya guna berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik.
Pembinaan merupakan suatu strategi yang unik dari suatu sistem pembaharuan
dan perubahan (change). Pembinaan merupakan suatu pernyataan yang normatif,
yakni menjelaskan bagaimana perubahan dan pembaharuan yang berencana serta
20 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
19
pelaksanaannya. Pembinaan berusaha untuk mencapai efektivitas, efisiensi dalam
suatu perubahan dan pembaharuan yang dilakukan tanpa mengenal berhenti.21
Sebagaimana diatur dalam pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
pembagian peran dan tanggung jawab pembinaan kearsipan dipetakan sebagai
berikut :
1. ANRI bertanggungjawab atas Pembinaan kearsipan nasional. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, ANRI memiliki peran untuk melakukan pembinaan
terhadap:
a. lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah,
b. lembaga kearsipan daerah provinsi,
c. lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, dan
d. lembaga kearsipan perguruan tinggi.22
2. Pembinaan Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk wilayah propinsi. Berkaitan dengan tanggungjawab
tersebut, LKD Prov. memiliki peran untuk melakukan pembinaan terhadap:
a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, meliputi:
1. SKPD Prop.
2. Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain.
3. BUMD Propinsi.
b. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota.
21 Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas Diponegoro, TAhun 2012,
hlm.2.
22
pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan
20
c. Masyarakat.
3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/ Kota, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk wilayah Kabupaten/ Kota. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, LKD Kabupaten memiliki peran untuk melakukan
pembinaan terhadap:
a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/ kota meliputi:
1. SKPD Kabupaten/ Kota.
2. Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain.
3. BUMD Kabupaten/Kota.
b. Desa/ Kelurahan.
c. Masyarakat.
4. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) perguruan tinggi, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk lingkungan perguruan tinggi. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, LKD PT memiliki peran untuk melakukan pembinaan
terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi
yang bersangkutan. Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas antar
Lembaga Kearsipoan diharapkan dapat menghindarkan kegiatan yang tumpang
tindih dan mengakibatkan pemborosan/ inefisiensi.23
F. Tinjauan Pustaka
Dalam penyusunan proposal skripsi ini sebelum penulis sebelum
mengadakan penelitian lebih mendalam terlebih dahulu penulis mengkaji skripsi
terdahulu yang mengangkat tema pengelolaan kearsipan, penelitian ini memiliki
23 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan
21
kesamaan tema dengan penilitian terdahulu mengenai Kearsipan, yaitu dengan
penelitian yang dilakukan oleh Akhmad Sudirman, mahasiswa Fakultas Adab Dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar 2015 dengan judul
penelitian Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan Dan Arsip
Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui bagaimana sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dan untuk mengetahui faktor – faktor
penghambat dalam sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah
jenis penelitian deskriptif kualitatif. Metode yang diterapkan dalam penelitian ini
adalah pendekatan kualitatif. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini
adalah peneliti sendiri dengan menggunakan alat bantu berupa observasi,
pedoman wawancara, kamera dan dokumentasi. Teknik analisis data yang
digunakan adalah teknik analisis data kualitatif deskriptif.24
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manajemen arsip dinamis di
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan
sistem kartu kendali, dengan azas pengorganisasian arsip menggunakan sistem
kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi serta manajemen atau pengelolaan
arsip dinamis aktif dan inaktif pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan, yaitu dimulai dari pencipta arsip dengan kata lain
pengurusan surat masuk dan keluar, pemberkasan dan penataan arsip dinamis dan
penyusutan, pemindahan arsip inaktif dan pemusnuhan arsip. Adapun faktor –
24 Akhmad Sudirman, “Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan Dan
Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan”, Skripsi Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar
Tahun 2015, hlm. 60.
22
faktor penghambat yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi
Sulawesi Selatan, masih kurangnya sumber daya manusia atau ketenaga kerjaan,
perlu penambahan sarana dan prasarana dan pembaharuan sistem dari manual ke
sistem komputerisasi.25
Penelitian lainnya yang memiliki kesamaan tema dengan penelitian ini
adalah penelitian yang dilakukan oleh Devita Anggraeni, mahasiswa Universitas
Indonesia, Tahun 2012, dengan judul Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan
Tinggi: Studi Kasus Pusat Kearsipan Fisip UI. Penelitian ini membahas mengenai
evaluasi manajemen arsip di pusat kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
(Fisip) UI. Penelitian evaluasi ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif dengan
jenis penelitian deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian disimpulkan bahwa
pedoman JRA UI yang digunakan oleh Fisip UI dalam manajemen kearsipan
belum sesuai dengan isi arsip yang dikelola.26
sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan dan untuk mengetahui faktor – faktor penghambat
dalam sistem manajemen arsip dinamis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan, penelitian sebelumnya bukan mengenai kearsipan di
perguruan tinggi sedangkan penelitian yang penulis lakukan ialah mengenai ke
arsipan di perguruan tinggi. Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Devita
memang memiliki kesamaan karna penelitian sama-sama di lakukan di Perguruan
tinggi, namun fokus penelitian berbeda, dimana penelitian sebelumnya fokus pada
evaluasi manajemen arsip di pusat kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
25 Ibid., hlm. 105.
26
Devita Anggraeni, “Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan Tinggi: Studi Kasus Pusat
Kearsipan Fisip UI”, Skripsi mahasiswa Universitas Indonesia, Tahun 2012, hlm. 55.
23
(Fisip) UI, sedangkan penelitian yang penulis lakukan mengenai Penerapan UU
Nomor 43 Tahun 2009. Selain itu tempat dan waktu penelitian berbeda, penelitian
sebelumnya dilakukan di Makasar Tahun 2015 dan UI Tahun 2012, sedangkan
penelitian yang penulis lakukan di UIN STS Jambi Tahun 2019.
24
BAB II
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian
Penelitian ini tentang bagaimana penerapan Undang-undang Nomor 43
Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala
penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi). Jadi penelitian ini mengunakan metode deskrptip
kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif berusaha mendeskripsikan seluruh gejala
atau keadaan yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat
penelitian dilakukan.27
penelitian deskriptif kualitatif adalah penelitian yang
bermaksud memberikan data yang teliti mungkin tentang manusia, keadaan, atau
gejala-gejala lainya28
Dan jenis penelitian Yuridis Empiris. Dalam penelitian ini
maksudnya adalah bahwa dalam menganalisis permasalahan dilakukan dengan
cara memadukan bahan-bahan hukum dengan data di lapangan.29
B. Jenis dan Sumber Data
Ada dua jenis data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu data primer
dan data sekunder. Data Primer adalah data pokok yang diperoleh secara langsung
27 Hadari Nawawi, H. Murni Martini, Penelitian Terapan ( Yogyakarta : Gajah Mada
University Press,cet . 2, 1966). 28
Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012),hlm. 42.
29
https://www.scribd.com/document/329398499/Pengertian-Penelitian-Yuridis-Empiris,
diakses Pada 5 Maret 2019.
25
25
dari sumbernya ataupun dari lokasi objek penelitian, atau keseluruhan data hasil
penelitian, yang di peroleh dari lapangan atau data utama30
. Data primer penelitian
ini adalah data yang berkenaan dengan Peraturan Daerah dan data sumber datanya
berasal dari informan. Sementara, data sekunder adalah data yang di peroleh dari
sumber-sumber lain sebagai pendukung data primer yang di pandang berkaitan
dengan pokok kajian yang diteliti. Data primer dalam penelitian ini adalah
Undang-undang kearsipan dan data hasil wawancara. Informan dalam penelitian
ini berjumlah 7 orang terdiri dari Kepala Bagian Arsip Rektorat UIN STS Jambi
beserta Staf dan Pustakawan.
Sedangkan Data sekunder bersumber dari dokumen-dokumen yang terkait
dengan penelitian ini. Data sekunder dalam penelitian ini berupa karya ilmiah
skripsi, jurnal, berita dan lain-lain yang berkaitan dengan penelitian ini.
C. Instrumen Pengumpulan Data
Pada penelitian ini, untuk mempermudah dan mendapatkan data yang di
butuhkan peneliti menggunakan instrumen pengumpulan data yaitu :
a. Observasi
Observasi dalam penelitian ini adalah instrumen untuk mendapatkan data
utama. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik observasi
non partisipasi. Kedudukan peneliti hanya sebagai pengamat dan selama
proses observasi akan dibuat catatan-catatan untuk keperluan analisis dan
pengecekan data kembali31
.
30
Ibid, hlm.45 31
Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012),hlm. 51.
26
b. Wawancara
Instrumen ini digunakan untuk mendapatkan data mentah dari
informan, sehingga dapat ditemukan data baru yang tidak terdapat dalam
dokumen32
. Dalam hal ini peneliti menyiapkan susunan pertanyaan yang
diajukan kepada informan.
Dalam penelitian ini, identitas para informan khusunya mereka yang
terlibat dalam peneltian tentang penyelenggaraan kearsipan di Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi dan
kendala Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi serta
solusi dalam pemecahan masalah kearsipan yang dihadapi pada Bagian
Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.33
c. Dokumentasi
Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data yang sudah tersedia
dalam catatan dokumen. Dokumentasi menurut Sugiyono adalah suatu
cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk
buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta
keterangan yang dapat mendukung penelitian.34
Dokumentasi berfungsi
sebagai pendukung dan pelengkap bagi data primer yang diperoleh melalui
observasi dan wawancara mendalam.
32
Ibid. 33
Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012),hlm. 52.
34
Sugiyono (2015). Metode Penelitian Kombinasi (Mix Methods). Bandung: Alfabeta,
hlm. 329.
27
D. Unit Analisis Data
Dalam penelitian ini, unit analisis yang ditetapkan penerapan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha
Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha
Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi), sebagai unit analisis
penelitian ini didasari dengan beberapa pertimbangan pokok yaitu: pertama,
penelitian yang dilakukan tidak menggunakan populasi sampel, namun hanya
menggunakan dokumen-dokumen yang berasal dari kantor terkait
penyelenggaraan kearsipan dalam penelitian ini yaitu bagian Rektorat UIN STS
Jambi dan informasi-informasi berasal dari aparat-aparatnya saja. kedua, unit
analisis penelitian merupakan kampung halaman peneliti sehingga memudahkan
peneliti untuk dapat melakukan penelitian secara lebih intensif dan menggali
informasi sebanyak mungkin.
E. Teknik Analisis Data
Analisis data dalam penelitian menjelaskan tentang data kualitatif, yaitu
dokumen, naskah atau literatur lainnya.Analisis dapat menggunakan model
analisis isi dan analisis wacana35
.Analisis data dalam penelitian ini dilaksanakan
dengan tiga teknik yaitu mereduksi data yang diperoleh dari hasil wawancara.
Data-data wawancara yang telah direkam kemudian ditranskripkan dengan tujuan
35
Ibid,hlm. 68.
28
memudahkan peneliti memilah data-data yang sesuai untuk dianalisis. Data-data
ini berhubungan dengan penerapan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) dan kendala penerapan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri Sulthan
Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha
Saifuddin Jambi). Data-data yang telah ditranskripkan ini, kemudian disajikan
dengan cara dipisahkan dan dipetakan data-data yang serupa ke dalam bagian-
bagian tertentu yang telah diberi tanda. Langkah selanjutnya adalah membuat
rangkuman inti dari setiap aspek yang diteliti.Langkah terakhir adalah membuat
kesimpulan sementara dari data-data yang terkumpul, sehingga dapat diambil
langkah-langkah awal untuk penelitian lanjutan dan mengecek kembali data-data
asli yang telah diperoleh.
F. Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan pemahaman secara runtut, pembahasan dalam
penulisan skripsi ini akan disistematisasi sebagai berikut:
a. Pembahasan diawali dengan BAB I, Pendahuluan. BAB ini pada hakiatnya
menjadi pijakan bagi penulisan skripsi, baik mencakup background,
pemikiran tentang tema yang dibahas. BAB I mencakup Latar Belakang
Masalah, Rumusan Masalah, Batsan Masalah, Tujuan Dan Kegunaan
Penelitian, Kerangka Teori, Kerangka Pemikiran, Tinjauan Pustaka.
29
b. BAB II dipaparkan, Metode Penelitian yang mencakup Pendekatan
Penelitian, Jenis Dan Sumber Data, Teknik Pengumpulan Data,
Sistematika Penulisan dan Jadwal Penelitian.
c. BAB III dipaparkan tentang gambaran umum tempat penelitian.
d. BAB IV merupakan inti dari penulisan skripsi yaitu pemaparan tentang
pembahasan dan hasil penelitian.
e. BAB V merupakan akhir dari penulisan skripsi yaitu BAB V penutup yang
terdiri dari kesimpulan dan saran-saran, kata penutup serta dilengkapi
dengan Daftar Pustaka, Lampiran dan Curriculum Vitae.
30
BAB III
GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN
A. Sejarah Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
Lahirnya IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi tidak terlepas dari
perkembangan Agama Islam, juga lembaga pendidikan Islam yang ada di Provinsi
Jambi. Didorong oleh hasrat masyarakat dan ulama pada masa itu, setelah
memperhatikan banyaknya lembaga yang mengeluarkan siswa madrasah/sekolah
agama tingkat atas di Jambi sementara belum ada pendidikan tinggi yang dapat
menampung tamatan tersebut, maka diadakanlah Kongres Ulama Jambi pada
tahun 1957 yang berhasil melahirkan suatu keputusan bahwa di Jambi sudah
saatnya didirikan perguruan tinggi.36
Pada tanggal 29 September 1960 didirikanlah Fakultas Syari’ah Perguruan
Tinggi Agama Islam al-Hikmah di bawah naungan Yayasan Pendidikan Islam
(YPI) Jambi. Rentang waktu tiga tahun pertama, Fakultas Syari’ah telah
menunjukkan kemanunggalan antara pimpinan dengan masyarakat dan
pemerintah daerah serta pemerintah pusat. Dengan SK Menteri Agama Nomor: 50
tahun 1963 tanggal 12 Mei 1963 dinegerikanlah Fakultas Syari’ah menjadi
Fakultas Syari’ah Cabang IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan kemudian
berubah menjadi cabang IAIN Raden Fatah Palembang. Penegerian ini
mendorong para pejabat, ulama, serta pemuka masyarakat, terutama Gubernur
KDH Tingkat I Provinsi Jambi saat itu (M.J. Singadekane) untuk
memperjuangkan berdirinya IAIN yang mempunyai beberapa fakultas.
36 Dokumen Profil UIN STS Jambi.
30
31
Di sisi lain, sejak tanggal 11 Juli 1965 Yayasan Perguruan Tinggi Ma’arif
telah memiliki Fakultas Tarbiyah dan Ushuluddin di Kota Jambi dan sementara di
Sungai Penuh – Kerinci telah berdiri pula Fakultas Syari’ah Muhammadiyah pada
bulan Maret 1964. Atas dasar motivasi di atas, maka untuk memehuni keinginan
para pejabat, masyarakat, para ulama dan Pemerintah Daerah Tingkat I Provinsi
Jambi tersebut, akhirnya Fakultas Tarbiyah dan Ushuluddin yang ada di Ma’arif
dan Fakultas Syari’ah Muhammadiyah di Kerinci diusulkan untuk dipadukan
dalam suatu wadah menjadi fakultas-fakultas di lingkungan IAIN Jambi.37
Usulan itu dilakukan karena berdasarkan ketetapan MPR RI Nomor: 11
tahun 1960 dan Peraturan Menteri Agama Nomor 5 tahun 1963, bahwa untuk
syarat didirikannya suatu IAIN minimal harus memiliki 3 (tiga) fakultas. Pada
tanggal 30 September 1965 dengan Surat Keputusan Gubernur Jambi Nomor: 18
tahun 1965 terbentuklah Panitia Persiapan Pembukaan IAIN Jambi yang disetujui
oleh Menteri Agama dengan Surat Keputusan Nomor: 83 tahun 1965 tanggal 22
Nopember 1965. Setelah melalui proses, perjalanan dan perjuangan panjang yang
dilakukan Panitia Persiapan Pembukaan IAIN Jambi tersebut, maka Menteri
Agama RI akhirnya menyetujui berdirinya IAIN di Provinsi Jambi dengan Surat
Keputusan Nomor: 84 tahun 1967 tanggal 27 Juli 1967. Berbekal Surat Keputusan
Menteri Agama tersebut, pada tanggal 8 September 1967 sekaligus bertepatan
dengan tanggal 3 Jumadil Akhir 1387 Hijriah diresmikanlah IAIN Sulthan Thaha
Saifuddin oleh Menteri Agama RI, Prof. K.H. Saifuddin Zuhri, dengan komposisi
personalia sebagai berikut :
37 Dokumen Profil UIN STS Jambi.
32
Jelang beberapa tahun kemudian, dengan dikeluarkannya SK Menteri
Agama RI Nomor: 69 tahun 1982 tanggal 27 Juli 1982, fakultas yang ada di
lingkungan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin ditingkatkan status-nya dari fakultas
muda menjadi fakultas madya. Dengan perubahan itu maka secara hukum dan
kelembagaan semua fakultas telah diperkenankan menyelenggarakan perkuliahan
tingkat doktoral.38
Pada tahun 1995, ketika tenaga dosen yang berkualifikasi pendidikan S.2
dan S.3 semakin diperlukan kehadirannya, maka ide membuka Program
Pascasarjana pun mengemuka. Menindaklanjuti ide tersebut, pada bulan Februari
1999 Panitia Persiapan Pendirian Program Pascasarjana yang langsung diketuai
oleh Prof. Dr. H. Sulaiman Abdullah dan anggota yang lain secara serius dan
bekerja keras mempersiapkan program persiapan pendirian Program Pascasarjana
38 Dokumen Profil UIN STS Jambi.
No Nama Jabatan Keterangan
1 H. A. Manaf Gubernur KDH Tingkat I
Jambi (Rektor)
2 H. MO. Bafadhal Dekan Fakultas Syari’ah
3 Drs. H. Z. Azuan Dekan Fakultas Tarbiyah
4 K. H. A. Qadir Ibrahim Dekan Fakultas Ushuluddin
5 A.R. Dayah Dekan Fakultas Syari’ah
Kerinci
33
dan diajukan ke Departemen Agama di Jakarta pada tanggal 14 April 1999. Oleh
Departemen Agama, pengajuan itu ditindaklanjuti dengan visitasi (kunjungan
lapangan) ke Jambi melalui sebuah tim yang diketuai oleh Prof. Dr. H. Mastuhu,
M.Ed, guna melihat persiapan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi membuka
Program Pascasarjana. Visitasi dilakukan sebanyak dua kali yaitu tanggal 14-15
Juli 1999 dan 30-31 Juli 1999. Hasilnya, oleh tim visitasi merekomendasikan
bahwa IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi layak membuka dan melaksanakan
Program Pascasarjana, yang kemudian dikukuhkan dengan SK Dirjen Pembinaan
Kelembagaan Agama Islam Nomor: E/283/1999 tanggal 2 September 1999
tentang Penyelenggaraan Program Pascasarjana IAIN Sulthan Thaha Saifuddin
Jambi.39
Pada awalnya, Program Pascasarjana IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
baru membuka satu konsentrasi, yaitu Manajemen Pendidikan Islam (MPI).
Selang setahun kemudian ditambah lagi dengan satu konsentrasi, yakni
Metodologi dan Pemikiran Hukum Islam (MPHI), hingga tahun 2007 Program
Pascasarjana telah memiliki empat (4) konsentrasi, yaitu Manajemen Pendidikan
Islam (MPI), Metodologi dan Pemikiran Hukum Islam (MPHI), Pemikiran dan
Akidah Filsafat Islam (PAFI), Pemikiran Ekonomi dan Bisnis Islam (PEBI).
Tokoh-tokoh yang Memimpin IAIN Sulthan Thaha Saifuddin
Tecatat dalam sejarah, sejak berdiri dan berkembangnya IAIN Sulthan
Thaha Saifuddin Jambi telah dipimpin oleh 8 (delapan) orang tokoh-tokoh
terkemuka di bidangnya, yaitu:
39 Dokumen Profil UIN STS Jambi.
34
Perkembangan selanjutnya, IAIN juga telah berkomitmen untuk
melakukan transformasi menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Thaha
No Nama Masa Jabatan Keterangan
1 H. A. Manaf
1967 - 1971 Almarhum
2 Drs. H. A. Munir SA 1971 - 1972
Almarhum
3 Drs. Ruslan Abd. Ghani 1972 - 1876
Almarhum
4 Prof. Syekh H. MO. Bafadhal 1976 - 1986
Almarhum
5 Prof. Dr. H. M. Chatib Quzwein, MA 1986 - 1994
Almarhum
6 Prof. Dr. H. Sulaiman Abdullah
1994 - 1998
7 Prof. Dr. H. Asafri Jaya Bakri, MA 1998 - 2006
8 Prof. Dr. H. Mukhtar, M.Pd
2006 - 2010
9 Prof. Dr. Dede Rosyada, M. Pd 2010 - 2010
10 Dr. H. Hadri Hasan, MA 2010 - 2019
35
Saifuddin Jambi melalui program Wider Mandate (WM).40
Untuk lebih
memastikan proses IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Dan guna
memberdayakan sekaligus mengembangkan program wider mandate, pada tahun
2007 atas persetujuan Senat Institut yang diketuai Prof. Dr. H. Mukhtar Latif,
M.Pd, Rektor terpilih periode 2006-2010 mengganti Wider Mandate (WM)
menjadi Lembaga Pengembangan Institut Agama Islam Negeri (LP-IAIN). Untuk
keperluan peningkatan mutu akademik pada saat bersamaan juga dibentuk
Lembaga Peningkatan Mutu Akademik (LPMA). Disusul beberapa bulan
kemudian dengan pendirian Ma’had Aly (MA) yang diperuntukkan bagi program
pembinaan dan peningkatan mutu mahasiswa.
Sampai sekarang UIN STS jambi Memiliki 7 Fakultas dan 1 Pascasarjana
1. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
2. FEBI
3. Fakultas Adab dan Humaniora
4. Fakultas Dakwah
5. Fakultas Ushuluddin
6. Fakultas Syariah
7. Fakultas Saint dan Teknologi
8. Dan Program Pascasarjana.41
40 Dokumen Profil UIN STS Jambi.
41
Dokumen Profil UIN STS Jambi.
36
B. Visi dan Misi
Visi
Menjadi Universitas Islam yang inovatif dengan
semangat entrepreneurship
Misi
1. Menyediakan akses dan pemerataan pendidikan tinggi bermutu yang relevan
dengan kebutuhan masyarakat;
2. Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang berkualitas agar peserta didik
menjadi berkemampuan akademik dan/atau profesional yang memiliki
jiwa islamic entrepreneurship inovatif;
3. Melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, berbasis
transintegrasi keilmuan dengan semangat islamic entrepreneurship inovatif;
dan
4. Mengembangkan mutu tata kelola kelembagaan dan memperluas jaringan kerja
sama.42
C. Tujuan UIN STS Jambi
Dengan berlandaskan Visi dan Misi, keberadaan UIN STS Jambi
bertujuan:
1. Memperluas akses bagi masyarakat untuk memperoleh pendidikan tinggi
yang bermutu dan relevan dengan kebutuhan masyarakat;
42 http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/2, diakses Pada 9 Oktober 2019.
37
2. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan akademik, professional, dan
dapat menerapkan, mengembangkan, serta memperkaya khazanah ilmu
keislaman dan ilmu lain terkait dan memiliki
semangat entrepreneurship Islami;
3. Meningkatkan kinerja penelitian, publikasi ilmiah, dan pengabdian kepada
masyarakat berbasis transintegrasi keilmuan dalam rangka peningaktan mutu,
relavansi dan daya saing bangsa, untuk meningkatkan taraf kehidupan
masyarakat dan memperkaya kebudayaan; dan
4. Menciptakan tata kelola dan iklim akademik kampus yang mampu
mendukung perwujudan semangat entrepreneurship Islami dan membangun
kerja sama dengan pemangku kepentingan.43
D. Pimpinan dan Staf Arsiparis Rektorat UIN STS Jambi
Pimpinan dan Staf Arsiparis Rektorat Universitas Islam Negeri Sulthan
Thaha Saifuddin Jambi ialah sebagai berikut :
1. Sirojuddin S. Ag ( IV/ b) = Arsiparis Madya
2. Umi Zaidah, M. Pd. I ( III/d) = Arsiparis
43 http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/3, diakses Pada 9 Oktober 2019.
R E K T O R
Warek II Warek I Warek III
Kabag. Umum Rektorat
Kasubag. RTK dan BMN
Rektorat
Ka. Arsiparis Kasubag. Umum
Staf Arsiparis Staf Arsiparis Staf Arsiparis
38
3. Gusti Harneli, S. Pd ( III/ c) = Arsiparis
4. Irfan, S. Pd ( III/b) = Arsiparis
Fungsi dan Tugas Arsiparis (menurut Pasal 4 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:
1. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri.
2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
3. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
6. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
7. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Kewenangan Arsiparis di Bidang Kearsipan (menurut Pasal 5 Permenpan Nomor
48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:
1. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi
dan/atau fisik arsip;
2. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
3. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh
pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
39
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam
Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi).
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.44
Sedangkan Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009
mengenai kearsipan dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
dengan arsip. Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip yang
sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku.45
kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga
negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga
negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik,
lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan
yang baik dan teratur.46
44 UU No.7/1971/pasal 1.
45
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
46
http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.
39
40
Kegiatan kearsipan di Instansi, Lembaga dan organisasi dilaksanakan
dengan maksud untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pihak yang
membutuhkannya.47
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber
informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-
kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu
lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang
baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen
kearsipan yang baik dan teratur.48
untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal dan dalam
menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan
kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
47 Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas Sebelas Maret”, Skripsi UNS-
Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-S.310409023-2014, hlm. 2.
48
http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.
41
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, serta
ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan
masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan
sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri,
maka di terbitkanlah Undang-udang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai
kearsipan.49
Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-
undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang
berkenaan dengan arsip.50
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan
perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global
serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun
2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu
menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi,
yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa
pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan
diantaranya :
49Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
50
http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses Pada 13 September 2019.
42
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
43
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.51
13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di
ibukota kabupaten/kota.
14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
51 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
44
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.52
19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, serta sumber daya lainnya.
20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
52 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
45
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional.53
22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk
pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki
fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi
arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana
jaringan informasi kearsipan nasional.
25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan
informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI.
26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga
kearsipan serta diumumkan kepada publik.
53 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
46
Tujuan Dilaksanakan Kegiatan Kearsipan.
Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah
barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional
RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di
tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa;
47
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.54
Pembinaan Kearsipan.
Pembinaan dibidang Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dan
berkelanjutan dari tingkat pusat sampai di daerah ;
1. Pembinaan kearsipan nasional, dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga
kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
2. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan
lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
3. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
kabupaten/kota.
4. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi.
Pengelolaan Kearsipan.
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
a. arsip vital;
54 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
48
b. arsip aktif;
c. arsip inaktif.
2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam
hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD).
3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan
daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Unit Kearsipan Di Daerah
Unit Kearsipan yang di Daerah, meliputi :
1. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan
kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah
dalam hal ini . Dan Unit kearsipan memiliki tugas:
a. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
b. Melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
c. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada
lembaga kearsipan daerah;
d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.55
55 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
49
2. Arsip daerah kabupaten/kota (Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi )wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima
dari:
a. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota;
b. Desa atau yang disebut dengan nama lain;
c. Perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; dan
perseorangan.
d. Selain kewajiban arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas
melaksanakan:
1. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan
kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota;
2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan
daerah kabupaten/kota.
Salah satu Arsip dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah
Arsip Perguruan Tinggi, dimana Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang
melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
perguruan tinggi.56
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung
56 Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
50
jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan
tinggi.
Dalam Pasal 27 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Perguruan tinggi
negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Pembentukan arsip perguruan
tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam Pasal 28 dijelaskan arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan
perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang
bersangkutan.57
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di Perguran Tinggi termasuk juga
di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Berdasarkan hasil
wawancara dengan Umi Zaidah Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Sirojuddin Selaku Arsiparis Madya
UIN STS Jambi
Penerapan UU Nomor 43 Tahun 2009 di UIN STS Jambi, Pasal 16
ayat 4 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip
PT di bentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan
bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan
inovasi dan karya- karya intelektual lainya yang berkaitan dengan fungsi
PT sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian
masyarakat.58
57 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
58wawancara dengan Sirojuddin Selaku Arsiparis Madya UIN STS Jambi Pada 24
September 2019
51
Berdasarkan hasil wawancara dengan Gusti Harneli Selaku Arsiparis
Madya UIN STS Jambi
PT sebagai pabrik yang menghasilkan Intelektual dan produk
akademik harus terdokumentasi dengan Rapi dan harus disebarkan
Informasi yang ada dalam arsip tersebut kepada public, spt hasil penelitian
berupa proposal, sertifikat, hak paten, HAKI, dan karya lainya.59
Berdasarkan hasil wawancara dengan dengan Irfan Nofrianto Selaku
Arsiparis di UIN STS Jambi
Pemerintah telah menunjuk PT sebagai tepat untuk menata arsip.
Amanat tersebut tertuang dalam UU Nomor 43 tahun 2009. Tugas
lembaga PT secara UU Nomor 43 Tahun 2009 adala menyimpan Arsip
Statis PT yang berkaitan dengan tugas utama PT yaitu Meneliti, Mengabdi
kepada masyarakat dan mengajar. Arsip Statis dapat berupa pendirian
Prodi, SK perubahan Nama PT, Kepegawaian, Laporan Keuangan, Karya
Dosen, Haki, Hak Paten dll. Lembaga Kearsipan PT juga memiliki tugas
menata arsip aktif, Inaktif dan Vital.60
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab
perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan
tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib
melaksanakan :
1. Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
59
wawancara dengan Gusti Harneli Selaku Arsiparis Madya UIN STS Jambi Pada 24
September 2019. 60
wawancara dengan dengan Irfan Nofrianto Selaku Arsiparis di UIN STS Jambi Pada
24 September 2019.
52
2. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi;
3. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi.
Penjelasan lebih lanjut penyelenggaraan kearsipan ialah sebagai berikut :
a. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. Pengelolaan asrip statis meliputi:
1. Akuisisi Arsip Statis;
2. Pengolahan Arsip Statis;
3. Preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.61
61 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
53
b. Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip inaktif Pada Pergurusn tinggi ialah yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi.
c. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi
Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan
secara berdaya guna berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik.
Pembinaan merupakan suatu strategi yang unik dari suatu sistem pembaharuan
dan perubahan (change). Pembinaan merupakan suatu pernyataan yang normatif,
yakni menjelaskan bagaimana perubahan dan pembaharuan yang berencana serta
pelaksanaannya. Pembinaan berusaha untuk mencapai efektivitas, efisiensi dalam
suatu perubahan dan pembaharuan yang dilakukan tanpa mengenal berhenti.62
Sebagaimana diatur dalam pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
pembagian peran dan tanggung jawab pembinaan kearsipan dipetakan sebagai
berikut :
1. ANRI bertanggungjawab atas Pembinaan kearsipan nasional. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, ANRI memiliki peran untuk melakukan pembinaan
terhadap:
a. lembaga pencipta arsip tingkat pusat dan daerah,
b. lembaga kearsipan daerah provinsi,
62 Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas Diponegoro, TAhun 2012,
hlm.2.
54
c. lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, dan
d. lembaga kearsipan perguruan tinggi.63
2. Pembinaan Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk wilayah propinsi. Berkaitan dengan tanggungjawab
tersebut, LKD Prov. memiliki peran untuk melakukan pembinaan terhadap:
a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, meliputi:
1. SKPD Prop.
2. Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain.
3. BUMD Propinsi.
b. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota.
c. Masyarakat.
3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/ Kota, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk wilayah Kabupaten/ Kota. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, LKD Kabupaten memiliki peran untuk melakukan
pembinaan terhadap:
a. Lembaga pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/ kota meliputi:
1. SKPD Kabupaten/ Kota.
2. Penyelenggara pemerintahan daerah propinsi yang lain.
3. BUMD Kabupaten/Kota.
b. Desa/ Kelurahan.
c. Masyarakat.
63 pasal 8 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
55
4. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) perguruan tinggi, bertanggungjawab atas
pembinaan kearsipan untuk lingkungan perguruan tinggi. Berkaitan dengan
tanggungjawab tersebut, LKD PT memiliki peran untuk melakukan pembinaan
terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi
yang bersangkutan. Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas antar
Lembaga Kearsipoan diharapkan dapat menghindarkan kegiatan yang tumpang
tindih dan mengakibatkan pemborosan/ inefisiensi.64
B. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi)
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab
perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan
tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib
melaksanakan Pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di
lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan
tinggi. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan
tinggi yang bersangkutan.
64 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
56
Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan di
Perguran Tinggi termasuk juga di Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha
Saifuddin Jambi.
Dalam penyelenggaraan kearsipan di Universitas Islam Negeri Sulthan
Thaha Saifuddin Jambi terdapat beberapa kendala yaitu sebagai berikut:
1. SDM
Kata sumber daya manusia merujuk pada pengertian manusia sebagai
sumber daya manusia dapat dijabarkan sebagai pengelolaan manusia sebagai
sumber daya. Sumber daya manusia yang diharapkan oleh organisasi agar
memberikan andil positif terhadap semua kegiatan perusahaan dalam mencapai
tujuannya, setiap karyawan diharapkan memiliki motivasi kerja yang tinggi
sehingga nantinya akan meningkatkan produktivitas kerja yang tinggi. Motivasi
dan kinerja karyawan (kinerja kerja) adalah salah satu bagian dari sumber daya
manusia atau yang sering juga disebut dengan manajemen personalia.65
Berdasarkan hasil wawancara dengan Sirojuddin, S.Ag, selaku Asriparis
Madya UIN STS Jambi
Animo orang berpandangan bahwa pekerjaan mengelola arsip
adalah pekerjaan rendahan yang menjadi factor utama. Orang yang
mengurusi kearsipan diduduki orang yang tidak professional bahkan orang
yang mendekati pensiun. Ada julukan bagi orang yang bekerja di bagian
arsiparis adalah orang buangan, misal jika ada orang/ pegawai yang
dimutasi, namun karena pegawai itu tidak cakap, maka dia di tempatkan
dibagian kearsipan. Di UIN STS Jambi Pegawai/ staf yang ditempatkan di
65 Ibriati Kartika Alimuddin , “Pengaruh Motivasi Terhadap Produktivitas Kerja
Karyawan Pada Pt. Telkom Indonesia, Tbk Cabang Makassar”, Skripsi Universitas Hasanuddin
Makassar Tahun 2012, hlm. 9.
57
bagian arsiparis memiliki basik pendidikan yang tidak sesuai. Di UIN STS
Jambi Pegawai/ staf arsiparis merangkap menjadi staf unit lain seperti staf
arsiparis merangkap pekerjaan bagian umum, staf arsiparis merangkap
pekerjaan bagian akademik, sehingga tugas sebagai arsiparis tidak focus
dan jumlahnya terbatas. Di UIN STS Jambi sangat jarang dilaksanakan
pelatihan- pelatihan berupa seminar- seminar tentang pentingnya kearsipan
begitu sebaliknya staf bagian kearsipan UIN STS Jambi jarang mengikuti
pelatihan- pelatihan kearsipan baik yang dilakukan di luar lingkup UIN
STS Jambi maupun lembaga lain baik tingkat PT, pemerintah daerah
maupun Nasional.66
Sumber daya manusia yang memadai di setiap bidang menjadi hal yang
penting sebagai penunjang terlaksananya tugas dan fungsi yang telah ditetapkan,
jika sumber daya manusia tidak sesuai bidangnya dan tidak memadai maka akan
sulit terlaksana sebuah sistem dengan hasil yang baik.
2. Sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana yang baik adalah yang telah diuji kualitasnya. Jenis-jenis
sarana dan prasarana kearsipan adalah peralatan atau perlengkan, alat atau bahan
yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan
lebih baik. 67
Berdasarkan hasil wawancara dengan Gusti Harneli, selaku Asriparis UIN
STS Jambi
Di UIN STS Jambi unit kerja dilingkungan Arsiparis belum
terkelola dengan baik dan optimal karena tempat penyimpanan belum
tertata dengan baik, berkas- berkas masih bercampur dan belum dipisahkan
antara arsip- arsip tiap unit dilingkungan Di UIN STS Jambi, tempat
penyimpanan terkendala ruang yang sempit sehingga arsip masih
bertumpuk, ruang arsip di Di UIN STS Jambi masih bercampur dengan
66 wawancara dengan Sirojuddin, S.Ag, selaku Asriparis Madya UIN STS Jambi Pada 24
September 2019.
67
http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html,
diakses Pada 11 Oktober 2019.
58
ruang pemusnahan/ barang tidak terpakai lagi unit RTK rektorat (hanya
dipisahkan secara disekat/ dibagi dua).68
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan
kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga
kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif.
Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan
kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja
kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan
spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
3. Informasi teknologi (IT)
Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan
prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan
arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Irfan, selaku Asriparis UIN STS Jambi
Di UIN STS Jambi belum adanya IT dalam memegang peranan
kearsipan (masih manual). IT memegang peran penting dalam mengelola
kearsipan terutama dalam hal data base kearsipan.69
Seharusnya PT memiliki aplikasi demi kemudahan/ mempermudah dalam
pengelolaanya. Melalui aplikasi kearsipan, arsip dapat dialih mediakan menjadi
file- file yang tersusun rapi. Melalui aplikasi pula dapat diperoleh dengan mudah
68 wawancara dengan Gusti Harneli, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September
2019.
69
wawancara dengan Irfan, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September 2019.
59
dan di nikmati oleh masyarakat. Pastinya aplikasi bukan di dapat dengan mudah
dan perlu tahapan- tahapan yang harus dilalui sepeti Identifikasi, pengelompokan,
Uji validasi, uji coba, FGD, pendapat ahli dan lainya.
4. Kelembagaan.
Berbicara tentang kelembagaan, atau institusi, umumnya pandangan orang
lebih diarahkan kepada organisasi, wadah atau pranata. Organisasi hanyalah
wadahnya saja, sedangkan pengertian lembaga mencakup juga aturan main, etika,
kode etik, sikap dan tingkah laku seseorang atau suatu organisasi atau suatu
sistem.
Lembaga adalah aturan di dalam suatu kelompok masyarakat atau
organisasi yang menfasilitasi koordinasi antar anggotanya untuk membantu
mereka dengan harapan di mana setiap orang dapat bekerjasama atau
berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan bersama yang
diinginkan.70
Berdasarkan hasil wawancara dengan Umi Zaidah, selaku Asriparis UIN
STS Jambi
PT Hendaknya melaksanakan kearsipan sesuai dengan UU Nomor
43 tahun 2009 hendaknya madiri. Dukungan pimpinan menjadi factor
utama keberhasilan PT dalam mengelola kearsipan. Di UIN STS Jambi
peran pimpinan menurut saya masih belum berperan optimal, karena
lembaga kearsipan belum mampu berdiri sendiri, masih dibawah naungan
bagian umum Di UIN STS Jambi, sehingga dalam mengambil keputusan/
kebijakan tidak dapat langsung tetapi harus berkoordinasi terlebih dahulu
dengan kepala bagian umum.71
70 Tony Djogo, Sunaryo, Didik Suharjito dan Martua Sirait, Kelembagaan dan Kebijakan
dalam Pengembangan Agroforestri, (Bogor : World Agroforestry Centre (ICRAF) , 2003, hlm. 3
71
wawancara dengan Umi Zaidah, selaku Asriparis UIN STS Jambi Pada 24 September
2019.
60
Dari kendala yang ada di atas maka terdapat beberapa Solusi yang penulis
tawarkan agar UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan di UIN STS Jambi
dapat Mandiri sesuai dengan pasal 16 ayat 4 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang
kearsipan.
1. Jumlah arsiparis di tingkatkan
2. Di buat lembaga tersendiri ( dibawah langsung naungan Rektor)
3. Di tiap-tiap Unit ada pengelola arsip walau dalam lingkup kecil (seperti di
Fakultas- Fakultas, perpustakaan dan lembaga lain)= punya arsip dan arsiparis
sendiri
4. Sering dilaksanakan seminar- seminar kearsipan dalam lingkup UIN dan sering
mengikuti seminar- seminar kearsipan oleh instansi lain baik lingkup PT lain,
Daerah maupun Nasional.
5. Sarana dan prasarana yang memadai (memenuhi standar).
6. Informasi teknologi yang memadai dan dapat di akses siapapun.
7. Dukungan Pimpinan yang maksimal agar lembaga ini dapat berdiri dan
mandiri.
61
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan pada Bab sebelumnya maka di
dapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas Islam Negeri
Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) ialah dimana Perguruan tinggi negeri wajib
membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi adalah
melaksanakan Pengelolaan arsip statis, Pengelolaan arsip inaktif dan Pembinaan
kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Selain itu
Penerapan UU Nomor 43 Tahun 2009 di UIN STS Jambi, Pasal 16 ayat 4 UU
Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip PT di bentuk
untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status
intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-
karya intelektual lainya yang berkaitan dengan fungsi PT sebagai lembaga
penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.
2. Kendala Penerapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 di Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi (Bagian Rektorat Universitas
Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi) adalah SDM kurang (tenaga
arsiparis), sarana prasarana (gedung arsip berukuran tidak maksimal/ kecil/
sempit. arsip masih berkesan cuma bahan tumpukan dan belum di pilah- pilah
(campur aduk dan masih bergabung dengan barang bekas rtk Rektorat), belum
61
62
tersentuh teknologi informasi (it= masih manual) dan masih di bawah naungan
kepala bagian umum.
B. Saran
Kedepannya Jumlah arsiparis di tingkatkan, di buat lembaga tersendiri (
dibawah langsung naungan Rektor), Di tiap-tiap Unit ada pengelola arsip walau
dalam lingkup kecil (seperti di Fakultas- Fakultas, perpustakaan dan lembaga
lain)= punya arsip dan arsiparis sendiri, Sering dilaksanakan seminar- seminar
kearsipan dalam lingkup UIN dan sering mengikuti seminar- seminar kearsipan
oleh instansi lain baik lingkup PT lain, Daerah maupun Nasional, Sarana dan
prasarana yang memadai (memenuhi standar), Informasi teknologi yang memadai
dan dapat di akses siapapun dan Dukungan Pimpinan yang maksimal agar
lembaga ini dapat berdiri dan mandiri.
63
DAFTAR PUSTAKA
A. Literature
Akhmad Sudirman, “Sistem Manajemen Arsip Dinamis Di Badan Perpustakaan
Dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan”, Skripsi Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar Tahun 2015.
Devita Anggraeni, “Evaluasi Manajemen Arsip Perguruan Tinggi: Studi Kasus
Pusat Kearsipan Fisip UI”, Skripsi mahasiswa Universitas Indonesia,
Tahun 2012.
Hadari Nawawi, H. Murni Martini, Penelitian Terapan ( Yogyakarta : Gajah Mada
University Press,cet . 2, 1966).
Ibriati Kartika Alimuddin , “Pengaruh Motivasi Terhadap Produktivitas Kerja
Karyawan Pada Pt. Telkom Indonesia, Tbk Cabang Makassar”, Skripsi
Universitas Hasanuddin Makassar Tahun 2012.
Margareta Damar Tri Pamungkas, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Tata
Usaha Smp Negeri 1 Jenawi Kabupaten Karanganyar”, Skripsi Universitas
Negeri Yogyakarta 2013.
Nimas Kirana Ratri, “Analisis Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Kantor Arsip
Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”, Skripsi Universitas
Diponegoro, Tahun 2012.
Rabiatul Adawiah, “Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Polewali Mandar”, Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab Dan Humaniora Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar 2017.
64
Sayuti Una, Pedoman penulisan skripsi, (jambi: fakultas syariah, 2012).
Sutrisna, “Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Di Unversitas
Sebelas Maret”, Skripsi UNS-Pascasarjana Prodi. Ilmu Hukum-
S.310409023-2014.
Sugiyono. Metode Penelitian Kombinasi (Mix Methods). (Bandung: Alfabeta,
2015)
Tony Djogo, Sunaryo, Didik Suharjito dan Martua Sirait, Kelembagaan dan
Kebijakan dalam Pengembangan Agroforestri, (Bogor : World
Agroforestry Centre (ICRAF) , 2003.
B. Peraturan Perundang-undangan
UU No.7/1971/pasal 1.
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan
Pasal 1 Ayat 17 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
C. Lain-lainya
Dokumen Profil UIN STS Jambi.
http://lpm.uinjambi.ac.id/home/profil/0/2, diakses Pada 9 Oktober 2019.
https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/11/24/undang-undang-nomor-43-tahun-
2009-tentang-kearsipan/, diakses Pada 13 September 2019.
https://www.scribd.com/document/329398499/Pengertian-Penelitian-Yuridis-
Empiris, diakses Pada 5 Maret 2019.
65
http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf, diakses pada 19 Juli 2019.
http://febbiululfadila.blogspot.com/2015/04/sarana-dan-prasarana-kearsipan.html,
diakses Pada 11 Oktober 201
Top Related