IBM Bab4

5/10/2018 IBM Bab4 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/ibm-bab4 1/15

Politeknik Telkom Pengantar Manajemen Bisnis

Fungsi Perencanaan

4.1 Karakteristik Perencanaan

Perencanaan merupakan tahapan awal dari prosesmanajemen. Oleh karena itu, kemampuan untuk melakukanperencanaan merupakan salah satu fungsi dan peran

manajer. Dimana manajer harus punya kemampuan untukmelihat masa depan yang akan dicapai, dengan pengalamanmasa lalu, dengan pertimbangan kekuatan dan kelemahanorganisasi, yang pada akhirnya mereka harus merumuskanrencana program kerja.

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yangprimer, yaitu tahapan yang mendahului dan menjadi pondasiterhadap fungsi-fungsi manajemen yang lainnya. Manajerakan menentukan struktur organisasi, mengalokasikan

sumber daya, apabila telah melalui proses perencanaan. Lihatgambar berikut ini.

Fungsi Perencanaan 1




Gambar 4.1 Perencanaan merupakan Pondasi Bagi FungsiManajemen Lainnya

4.1.1 Definisi Perencanaan

Secara definisi, perencanaan diartikan sebagai “proses penentuan bagaimana organisasi mencapai tujuan ataumerealisasikan tujuannya.” Dalam bahasa yang formaldiberikan pengertian bahwa proses perencanaan adalahbagaimana mengembangan strategi dan tindakan yang


P E R E N C A N A A N

PENGORGANISASIAN

PENGENDALIAN

P

E

N

G

A

R

A

H

A

N

PENCAPAIAN TUJUAN




didahului dengan proses analisis dan perumusan peluang-peluang yang diprediksi akan muncul.

Sehingga dalam proses perencanaan harusdirumuskan pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apa? merumuskan apa yangmenjadi tujuan/target yang ingin dicapai olehorganisasi/perusahaan.

2. Siapa? merumuskan personilyang bertanggung jawab atas pencapaian target dansasaran organisasi.

3. Kapan? merumuskan jangkawaktu atau kapan kegiatan / program harusdilaksanakan.

4. Bagaimana? merumuskanstrategi atau cara dan prosedur bagaimana kegiatanitu dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efesien.

5. Mengapa? merumuskanalasan-alasan yang melatrabelakangi mengapakegiatan atau program itu dilaksanakan atau untuk

apa kegiatan itu dilaksanakan.6. Sumber daya pendukung?merumuskan sumber daya apa saja yang diperlukanagar kegiatan-kegiatan pencapain tujuan dapatberjalan dengan sebagaimana mestinya.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwatujuan perencanaan yang paling esensial adalahmeminimalisasi resiko atau hambatan serta ancaman yang

mengelilingi organisasi sehingga memberikan ketidakpastiandalam pencapaian tujuan. Perencanaan dilakukan agarmemberi kekuatan positif untuk mencapai tingkatkeberhasilan yang baik. Jika perencanaan terlaksana denganbaik, maka proses koordinasi dan efesiensi atau tidak adapemborosan sumber daya akan terpenuhi secara signifikan.

4.1.2 Bentuk Perencanaan





Pada dasarnya di setiap organisasi terdapat dua tipeatau bentuk perencanaan, dimana keduanya saling terkait

satu sama lain. Bentuk perencanaan yang disesuaikandengan tingkatan manajemen adalah sebagai berikut:

[1] Rencana strategisRencana ini dirancang untuk menentukan visi, misiorganisasi, menetapkan sasaran, program kerja untukmencapai tujuan organisasi.

[2] Rencana operasional

Rencana ini merinci detail pelaksanaan rencanastrategis, baik berupa rencana sekali pakai (single use plan) dan rencana baku (standing plan) yang dapatdipakai berulang-ulang.Contoh rencana sekali pakai adalah perencanaandalam membangun pabrik baru. Rencana baku berupapenciptaan prosedur dan peraturan dalampemutakhiran produk dan peningkatan layanan.

Berikut adalah hirarki perencanaan dalam organisasi.





Gambar 4.2 Hierarki Proses Perencanaan

4.1.3 Manfaat Adanya Perencanaan

Sebuah organisasi akan memiliki manajemen yangbaik diawali dengan proses perencanaan yang baik. Apabilatahapan perencanan diberikan perhatian lebih baik bagiseorang manajer, maka akan memperoleh manfaat-manfaatberikut:

[1] Membantu para manajer untuk berorientasi ke masa depanPara manajer akan dipaksa untuk memiliki pemikiranyang visioner (jangka panjang) dimana mampu melihatmasalah-masalah dan peluang-peluang yang mungkintimbul dan yang akan dihadapi di masa mendatang.

[2] Akan Meningkatkan koordinasidalam pengambilan keputusan

Tidak akan ada keputusan yang dibuat untuk hari initanpa adanya pemikiran akan pengaruh keputusantersebut terhadap keputusan yang akan diambil dikemudian hari. Sehingga mendukung manajer untukselalu konsisten dengan keputusan yang telah diambilsebelumnya.

[3] Perencanaan akan menekankankepada tujuan organisasi





Dengan adanya perencanaan, maka manajer akanselalu ingat atau diingatkan mengenai tujuan

organisasi yang harus dicapai.

Apabila proses perencanaan tidak dilakukan, makaakan timbul banyak kerugian dalam organisasi, salah satunyaadalah banyak waktu yang terbuang untuk melakukan hal-halyang tidak berhubungan dengan pencapaian tujuan.

4.2 Orientasi Perencanaan

Hakekat perencanaan adalah sama untuk semualevel/jenjang organisasi dimana merupakan langkahpersiapan dalam menghadapi masa depan danmencerminkan effort untuk mendapatkan hasil yang terbaikdengan dukungan sumber daya yang dimiliki. Berikut adalahpengelompokan atau penekanan orientasi perencanaanterhadap level manajerial dalam sebuah organisasi.

Tabel 4.1 Pengelompokan Orientasi Perencanaan TerhadapLevel Manajemen

No DimensiManajemen

Puncak ManajemenMenengah

ManajemenLini

Pertama

1 Fokus

Keselamatandan

pengembangan jangkapanjang

Kompetisidan

pengembangan sumberdaya

Problemoperasional

2 TujuanPosisi masadepan

Keuntunganmasa depan

Keuntungan jangkapendek

3 ProsesFormulasikebijakan danstrategi

Perumusansasaran danprogram

Implementasiprogram

4 Kendala Sumber daya a. sumb Sumber daya





/pembatas

global dimasadepan

er dayaterpakai di

masadepan

b. Business keysuccessfactors

yang kinitersedia

5 HasilPertumbuhanyangberkelanjutan

Pengembangan potensimasa depan

Efisiensi danstabilitas

6Informasi

Kecenderungan

a.Kekuatandankelemahan

b.Informasifungsional

Kemajuanpelaksanaankegiatan

7Organisasi

Entrepreneurial dan fleksibel

Profesional Terstrukturdan stabil

8

PemencahanPersoalan

a. Antisipatif

b. Butuhpendekatanbaru

c. Berisikotinggi

a.Pendekatan sistem

b.Resikorasional

a. Reaktif b. Berdasark

anpengalaman

c. Beresikorendah

4.3 Proses Perencanaan

Proses perencanaan akan menjadi sebuah tindakan jika tahapan ini merupakan salah satu tahapan atau programkerja dalam sebuah organisasi. Misalnya dalam melakukantransformasi dari input menjadi output, harus terjadi prosesperencanaan yang matang. Lihat gambar berikut:


INPUT

PeopleUangMaterialMesinInformasi

PROSESPERENCANAAN

OUTPUT

RencanaOrganisa

si




Gambar 4.3 Proses Perencanaan merupakan salah satutahapan transformasi

4.3.1 Tahapan Perencanaan

Proses perencanaan terdiri dari berbagai langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang sistematis. MenurutSamuel Certo, perencanaan terdiri dari 6 tahapan. Lihatgambar berikut.

Gambar 4.4 Tahapan Proses PerencanaanSecara lebih detail mengenai tahapan-tahapan dalam

proses perencanaan adalah sebagai berikut:

[1] Menyatakan Tujuan Organisasi Tujuan harus diturunkan dari visi/misi organisasi

tentang kondisi di masa yang akan datang sehingga


2

3

4

5

6

1

Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif

Menyatakan Tujuan Organisasi

Menyusun Alternatif cara mencapai tujuan

Memilih Alternatif Yang Terbaik

Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih

Mengubah Rencana Menjadi Tindakan




kualitas tujuan sangat tergantung dari kejelasan arah,ruang lingkup kegiatan, segmen produknya dan pasar

serta tingkat keberhasilannya yang ingin dicapai. Ciri-ciri tujuan yang baik adalah harus spesifik, realistis,menantang, terukur, dan berbatas waktu, sehinggaagar tujuan dapat menimbulkan komitmen danmenjadi sumber motivasi.

[2] Menyusun Daftar Alternatif Untuk mencapai tujuanApabila tujuan organisasi telah ditetapkan, maka

seorang manajer harus menyusun daftar alternatif sebanyak mungkin untuk mencapai tujuan tersebut.Untuk menyusun alternatif diperlukan informasi, sebabsetiap alternatif membutuhkan informasi yangberbeda-beda yang disesuaikan dengan faktor kuncikeberhasilan organisasi.

[3] Menyusun asumsi sebagai dasaruntuk setiap alternatif

Kelayakan suatu alternatif banyak dipengaruhi olehasumsi yang menjadi dasar dari alternatif tersebut.Alternatif dikatakan layak, apabila asumsi-asumsi yangmuncul dianggap wajar dan relevan.

[4] Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuanEvaluasi alternatif juga harus dibarengi denganevaluasi asumsi-asumsi yang mendasarinya. Seoarang

manajer harus mampu memilih alternatif yang terbaikberdasarkan kriteria yang ada (Benefit/cost).

[5] Menyusun Rencana atas alternatif yang terpilihSetelah memilih alternatif, maka manajer harusmampu menerjemahkan rencana-rencana jangkapendek dan jangka panjang atas alternatif tersebut.Menyusun rencana didalamnya menentukan sumber

daya yang akan digunakan serta keahlian yang





dibutuhkan yang nantinya tidak mengganggupelaksanaan.

[6] Mengubah rencana menjaditindakanMelaksanakan rencana adalah proses operasionalisasiupaya dan mobilisasi sumber daya. Pada langkah ini,kadang-kadang diperlukan penyesuaian dikarenakanadanya tambahan atau perubahan informasi, hal-hal diluar perkiraan semula.

4.3.2 Perencana Organisasi

Orang yang merencanakan merupakan masukanpaling penting dalam proses perencanaan untukmendapatkan keluaran berupa rencana organisasi yangefektif. Untuk itu dibutuhkan kualifikasi, tugas, dan evaluasidalam merencanakan bagaimana sistem manajemenorganisasi mampu mencapai tujuannya.

Para manajer harus mampu memiliki 4 (empat)kualifikasi primer dalam melakukan proses perencanaan,yaitu:

1. Harus memiliki pengalaman praktik yangmemadai dalam organisasi.2. Harus mampu mengganti pandanganorganisasi yang sempit yang dimilikinya menjadisebuah pandangan yang menyeluruh terhadaporganisasi.

3. Harus memiliki pengetahuan danketertarikan (minat) pada trend sosial-politik, danekonomi yang dapat mempengaruhi masa depanorganisasi.4. Harus mampu bekerja sama denganorang lain.

4.3.3 Evaluasi Dalam Perencanaan





Sejalan dengan pelaksanaan rencana, maka harusdibarengi dengan evaluasi hasil sebagai tindakan korektif

apabila rencana tidak mampu menjawab tujuan yangdiinginkan.

Dengan demikian, para perencana memiliki tiga (3)tugas utama dalam mengevaluasi rencana yang telahdisusun. Evaluasi yang dilakukan dalam proses perencananseperti:

a. Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadaptujuan?b. Berapa banyak persoalan penting yang telah

dapat dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru?c. Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya,yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi?d. Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaatbagi organisasi?

4.4 Maksimalisasi Efektivitas ProsesPerencanaan

Keberhasilan dalam melaksanakan sebuah sistemperencanaan tidak akan dicapai dengan mudah. Denganmeningkatnya ukuran organisasi, tugas perencaaan menjadibegitu kompleks, lebih banyak membutuhkan informasi.

Terdapat 4 (empat) hal yang dapat menjamin bahwa

proses perencanaan dapat mencapai efektivitas, yaitu:1. Mendapatkan dukungan manajemen puncak, dimana

berupa perhatian yang jelas dan berkelanjutan.2. Proses perencanaan yang didesain dengan baik, yang

berarti memiliki kejelasa, mampu diukurpencapaiannya, bersifat fleksibel dan dapatdisesuaikan guna merespon kondisi perencanaan yangkemungkinan dapat berubah (tidak kaku).

3. Perencanaan yang berfokus pada implementasi.

Rencana hanya akan efektif jika implementasinya





membantu tercapainya tujuan organisasi. Sehinggasetiap rencana harus memberikan hasil akhir berupa

tindakan yang berdasar pada sasaran yang diinginkan.4. Mengikutsertakan orang-orang yang tepat. Dalam

merencanakan, sebaiknya mengikutsertakan paramanajer dalam bidang-bidang fungsional dalamorganisasi sehingga dapat memperoleh informasi yangrelevan dan akurat. Orang-orang yang teapat dapatmemberi masukan dan umpan balik dalam prosesperencanaan dan implementasi rencana.

4.5 Perspektif Dalam Perencanaan

Perbedaan antara sebuah rencana dengan rencanayang lain dapat dikaji atas dasar 5 (lima) prespektif, yaitu:

1. Horison WaktuBiasanya dibagi menjadi: Jangka Panjang, Menengahdan Pendek. Semakin panjang horizon waktunya, maka

tinggi ketidakpastian yang dimilikinya (akurasinyarelatif rendah).

a. Perencanaan Jangka PanjangPerencanaan semacam ini menjangkau waktusekitar 20-30 tahun ke depan. Rencana hanyaberbentuk garis-garis besar dan bersifat sangatstrategis dan umum. Perencanaan ini tidakdapat langsung dipakai dalam program kerja,

masih perlu dijabarkan dalam perencanaan jangka menengah.

b. Perencanaan Jangka MenengahPerencanaan jangka menengah memiliki durasiwaktu antara 3-5 tahun kedepan. Perencanaan jangka panjang dapat dibagi dalam beberaparencana jangka menengah. Perencanaan sudahlebih konkrit dalam pencapaian sasaran yang

disertai dengan prioritas.





c. Perencanaan Jangka Pendek

Perencanaan ini memiliki jangka waktu palinglama 1 tahun. Rencana jangka pendek jugadapat dibuat dalam bulanan, per-tiga bulanan,tergantung dari desain organisasi. Dalamperencanaan jangka pendek suda mencakuppenggunaan sumber daya, metodepelaksanaan, serta waktu mulai dan selesai darisetiap program kerja.

2. Bidang perencanaanKarakteristik perencanaan sangat tergantung daribidang yang direncanakan, misalkan rencana produksiadalah untuk menjamin pasokan permintaan pasar,baik kuantitas maupun kualitas, serta waktuproduksinya. Tetapi rencana pengembangan sumberdaya manusia ditujukan untuk meningkatkankemampuan teknis dan interpersonal dikarenakan jumlahnya karyawan sudah optimal.

3. Elemen RencanaElemen utama rencana strategis adalah tujuan,program dan kebijaksanaan bagi keseluruhanorganisasai; Sedangkan elemen pokok dari rencanataktis yang berjangka waktu lebih pendek adalah jawaban bagaimana mendayagunakan sumber dayaperusahaan untuk memenangkan kompetisi denganperusahaan-perusahaan lain.

4. Karakteristik RencanaKarakteristik rencana sangat tergantung dari tingkatkepastian lingkungan, apabila tingkat persaingansemakin ketat, maka karakteristik rencana jugasemakin tidak pasti.

5. Unit Organisasi





Perencanaan usaha yang mencakup keseluruhanorganisasi jauh lebih rumit dibandingkan dengan

perencanaan untuk sebuah unit organisasi.Perbedaan kerumitan ini misalnya dapat dilihat dalamaspek persepsi dan wawasan tentang masa depan,mekanisme perencanaan, kendala perencanaan sertaukuran-ukuran keberhasilan untuk menilai performansipelaksanaan rencana.

Tabel berikut ini merinci perspektif perencanaan yangmerupakan sumber perbedaan antar satu rencana dengan

rencana yang lain.

Tabel 4.2 Perspektif untuk setiap bentuk perencanaan

Perspektif DeskripsiHorisonwaktu

1. Jangka pendek2. Jangka menengah3. Jangka panjang

Bidang

Perencanaan

1. Produksi

2. Riset3. Pengembangan produk

baru4. Keungan5. Pemasaran6. SDM

ElemenRencana

AturanProsedurAnggaran

ProgramStrategiSasaran TujuanArahKebijakanCita-cita

Karakteristik Rencana

1. Murah/mahal2. Rasaional/tidak

3. Rahasia/tidak





4. Strategis/taktis5. Kualitatif/kuantitatif

6. Penting/kurang7. Komprehensif/tidak8. Mendesak/tidak

UnitOrganisasi

1. Korporasi2. Anak Perusahaan3. Divisi4. Departemen5. Proyek6. Gugus tugas


IBM Bab4

Documents

Transcript of IBM Bab4