Pelatihan IBM Lotus Notes

Menindaklanjuti Surat Tugas Direktur Utama PAM JAYA No. 47/-082.74 tanggal 29 Januari 2014 hal Pelatihan IBM Note, maka bersama ini kami laporkan kegiatan dimaksud sebagai berikut :

1. Jadwal Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pada tanggal 10 Februari s.d. 14 Februari 2014 di Hotel Neo Tendean, Jl. Wolter Monginsidi No. 131 Jakarta-Selatan, Jakarta.

2. Materi Pelatihan

a. Pengenalan Lotus Notes

Lotus notes adalah aplikasi client server dan aplikasi kolaboratif yang dipasarkan oleh IBM software group, IBM mendefinisikan software ini sebagai sebuah “integrated desktop client option for accesing business e-mail, calendars and application on (an) ibm lotus domino server”.

Lotus Notes adalah sebuah sistem aplikasi database berorientasi dokumen yang terdistribusi dan merupakan suatu implementasi dari data dan program yang mendukung fungsi-fungsi bisnis dan kegunaannya yang dibuat oleh IBM software group. Lotus Notes juga merupakan groupware yang menghubungkan user yang satu dengan user yang lainnya dalam suatu sistem yang terintegrasi dengan baik.

Lotus Notes menggunakan data elemen semi-terstruktur seperti rich text dan grafik untuk memudahkan user dalam memodifikasi kata dan grafik. Lotus Notes juga Update secara periodik (berkala). Selain itu, Lotus Notes juga menempatkan data dengan menggunakan views (query yang telah didefinisikan sebelumnya). Dan juga Lotus Notes bisa berbagi pakai (share recources) antar perusahaan yang satu dengan yang lainnya.

b. Pengenalan Lotus Notes Client

Lotus Notes Client adalah aplikasi front end pengguna yang tidak serupa seperti suite aplikasi lainnya ( seperti Microsoft Office ) yang membagi potongan-potongan fungsi menjadi produk yang terpisah ( seperti Outlook , Access , Front Page , dll ), Lotus Notes menyajikan semua komponen ini menggunakan antar muka tunggal.

Lotus Note dikenal oleh banyak orang sebagai sistem e-mail, meskipun hal ini tidak selalu menjadi kekuatan terbesar produk tersebut, e-mail mungkin adalah komponen yang paling dikenal dalam produk ini. Ia memiliki sebagian besar atau semua fitur e-mail yang populer produk lain, termasuk kalender dan penjadwalan, dan menggunakan protokol berbasis standar mail seperti POP3 dan SMTP. Karena Lotus Notes memiliki klien dan Server, pengguna dapat menggunakannya untuk membaca dan menanggapi e-mail, dan administrator dapat menggunakannya sebagai server yang menangani seluruh e-mail pengguna.

Untuk praktisnya dapat disebut segala sesuatu di Lotus Notes adalah database. Masing-masing pengguna memiliki database e-mail mereka sendiri, dan set yang berbeda dari pengguna dapat berbagi database

aplikasi yang dapat menampilkan, menambah, atau memanipulasi informasi . Selain data, database juga dapat berisi modul kode pemrograman yang akan melakukan aktifitas pekerjaan yang dijadwalkan, pengingat jadwal atau tugas yang sesuai dengan keinginan dan permintaan pengguna.

Lotus Notes client adalah aplikasi desktop yang mengatur dan menampilkan database “lokal” pada komputer pengguna. File-file database fisik dapat disimpan baik pada workstation itu sendiri atau pada server. Sebuah ciri khas Lotus Notes client adalah "ruang kerja" (workspace) yang memiliki ikon untuk beberapa database lokal serta sejumlah database yang berada pada satu atau beberapa server Lotus Notes. Semua ikon ini dapat dikelompokkan bersama-sama, sehingga hampir tidak ada perbedaan antara data lokal dan yang disimpan di server.

c. Pengenalan Workspace pada Lotus Notes

Workspace pada Lotus Notes adalah sebuah antar muka shortcuts yang menampilkan Icon-Icon Aplikasi Notes, Seperti E-Mail, Aplikasi dan yang lainnya, masing-masing Workspace mempunyai 8 (delapan) tab/group yang dapat difungsikan untuk masing-masing kegiatan.

Beberapa Icon Aplikasi yang dapat di Kelompokan dalam Workspace antara lain:

E-Mail : untuk mengirim dan menerima email.

Approval : Merupakan metode elektronik untuk meninjau kembali informasi atau meminta persetujuan. Aplikasi ini sering menggunakan rute mail, pengingat otomatis, pelacakan dan kumpulan aksi yang berdasarkan kondisi yang berbeda.

Broadcast : Penanganan dokumen kelompok yang menjaga agar orang-orang yang berada dalam suatu organisasi selalu mendapatkan infromasi terbaru untuk keperluan pekerjaannya. Aplikasi ini dapat digunakan oleh pengguna dalam jumlah besar dan berisi informasi yang biasanya penting.

Reference : Menyediakan kumpulan referensi informasi yang dapat diakses secara online dan dapat diperbaharui jika diperlukan.

Tracking : Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan aktivitas-aktivitas yang memerlukan banyak kertas menjadi aktifitas secara elektronik dimana pengguna dapat memberikan kontribusi terhadap aktifitas, melacak kemajuan-kemajuan data membuat laporan-laporan.

Discussion : Merupakan alat bantu grup komunikasi. Aplikasi ini dirancang untuk memperbaiki pertemuan tatap muka dengan mengangkat ide-ide dari orang lain dan memberikan tanggapan tanpa harus melalui pertemuan yang dibatasi tempat dan waktu.

d. Pengenalan Database pada Lotus Notes

Setiap aplikasi Notes terdiri dari paling sedikit satu database. Setiap database Notes mempunyai beberapa komponen dasar, yaitu documents (dokumen), form dan field, serta views dan folders. Definisi dari database itu sendiri adalah suatu kumpulan informasi yang berkaitan yang disimpan dalam satu file. Database dapat seperti record personalia yang lengkap dalam jumlah besar misalkan 5000 pegawai. Setiap aplikasi Notes menggunakan paling sedikit satu database. Database direpresentasikan dengan dengan sebuah icon pada workspace pengguna.

Database itu sendiri dapat disesuaikan dengan pengguna untuk menyajikan data yang berhubungan dengan mereka. Pengembang Aplikasi Lotus Notes dapat merancang bentuk untuk menampilkan catatan data individu, dan views (tabel) untuk menampilkan seluruh set data. Dalam beberapa kasus, data yang ditampilkan tidak hanya dari database pengguna tetapi dapat juga berasal dari database pengguna lain atau data selain Lotus Notes (Ms Sql, Informix, Oracle, etc) dengan mengunakan aplikasi pihak ketiga “LEI”.

Karena lapisan pemrograman built-in ke database Lotus Notes, pengembang dapat menanamkan kode dalam seluruh desain database untuk mengotomatisasi tindakan atau reaksi tertentu tanpa harus menginstal atau mengkonfigurasi program eksternal atau proses. Lapisan pemrograman built -in ini juga memungkinkan untuk membuat aplikasi alur kerja yang berinteraksi antara kedua database aplikasi dan E-mail .

Pada tingkat teknis, Notes / Domino menyediakan model keamanan yang sangat rinci yang memungkinkan pengembang untuk " mengunci " akses ke semua atau bagian dari database. Dengan cara ini, kita dapat menggabungkan data pribadi dan publik dalam database tunggal atau seluruh server tunggal . Sementara keamanan biasanya diberikan melalui buku Catatan perusahaan alamat, juga dapat mengikat ke account pengguna dalam domain NT atau layanan direktori LDAP (LDAP adalah sebuah protokol yang mengatur mekanisme pengaksesan layanan direktori (Directory Service) yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan banyak informasi seperti informasi tentang people, organizations, roles, services dan banyak entitas lainnya yang biasanya disingkat menjadi OU (Organization Unit)).

Secara garis besar Database Lotus Notes dapat digambarkan sebagai berikut:

Keterangan Gambar :

Data : Data dalam database Notes disimpan sebagai satu set catatan yang masing-masing disebut sebagai Dokumen. Informasi dalam Dokumen terdiri dari satu atau lebih fields (kolom), yang dapat menampung beberapa format. Teks, angka, dan tanggal adalah tipe data dasar, tetapi Anda juga dapat menyimpan hal-hal seperti rich text (catatan dengan pengaturan format text) dan lampiran file. Database Notes juga dapat mengakses data dari database lain. Database ini bisa menjadi bagian database Notes lainnya, atau segala jenis database yang dapat diakses melalui ODBC. Dengan cara ini, Notes dapat bertindak sebagai front-end untuk set data lain, bahkan database relasional.

Display : Data tersedia dengan menggunakan salah satu dari sejumlah elemen desain yang berbeda yang disimpan dalam database. Pada tingkat dasar, Anda menggunakan Formulir untuk mengakses, memodifikasi, dan membuat catatan/Documents, dan Views untuk memilah dan mengelompokkan data set ke dalam bentuk tabel. Ada juga hal-hal seperti Navigators dan Outline, yang memungkinkan Anda untuk membuat antarmuka visual untuk elemen desain lain dan membantu dalam navigasi menu. Hampir semua elemen desain dalam database dapat dilihat baik menggunakan klien Notes atau browser web. Lotus Notes / Domino server dapat langsung menerjemahkan sebagai halaman web, yang membuatnya cukup mudah untuk mengubah database Notes ke situs web. Seorang desainer Notes bahkan dapat menambahkan-web tertentu tambahan desain seperti CSS dan DHTML untuk Formulir, View, Navigator, dan lain lain.

Code : Dalam rangka memberikan kemapuan programming manipulasi data, desainer dapat menanamkan berbagai jenis kode dalam database. Notes memiliki dukungan untuk Formula (makro), Lotus Script (sangat mirip dengan Visual Basic), Java, dan JavaScript. Kode ini dapat ditempatkan langsung pada elemen desain seperti Formulir dan Views, atau dapat ditempatkan kedalam modul yang disebut Agent. Kode dalam database dapat memanipulasi data dalam database, tetapi juga dapat berinteraksi dengan pengguna, sistem operasi, dan data eksternal dan juga proses. Misalnya, menggunakan Lotus Script Anda dapat mengakses fungsi DLL, objek COM, dan objek OLE. Menggunakan Java, Anda memiliki satu set kaya alat untuk bekerja dengan Socket, threads, dan komponen GUI (antara lain). Notes bahkan memiliki lapisan API terbuka yang dapat diakses melalui library C dan C++.

Security : Meliputi semua elemen database, Notes menyediakan lapisan keamanan yang kuat disebut Access Control List (ACL). Hal ini memungkinkan seorang desainer database atau administrator untuk melakukan pengaturan untuk para pengguna apa hal-hal yang diizinkan dilakukan dalam database. Pada tingkat global, pengguna memiliki jenis akses tersebut sebagai "Author", "Editor", dan "Designer", yang menunjukkan apa yang mereka diizinkan untuk mengubah dalam database. Pada tingkat yang sedikit lebih spesifik, pengguna dapat diberikan akses atau ditolak aksesnya untuk melakukan hal-hal seperti menghapus Documents atau membuat agen. Pada tingkat yang lebih rinci, perancang database dapat memberikan

atau menolak akses ke Views, Bentuk, bagian Formulir, dan bahkan Dokumen individu berdasarkan ACL.

e. Pengenalan Form (IBM Domino Designer)

Form digunakan untuk membuat, mendefinisikan format dan layout dokumen yang merupakan sebuah template di mana data dalam aplikasi dimasukkan, ditampilkan dan disimpan. Form dapat terdiri dari aplikasi logika dan pemrosesan. Contohnya, ketika user memasukkan informasi ke dalam form, form mungkin mengirim sebuah pesan E-mail ke user lain.

Dalam form terdiri dari beberapa bagian elemen yakni :

Static Text

Button

Field-field untuk menyimpan dan menampilkan informasi user

Action dan hotspot untuk tugas-tugas secara otomatis

grafik yang membuat form lebih atraktif dan mudah digunakan

Form dalam Notes juga mempunyai beberapa tipe yakni :

Document : Digunakan untuk membuat sebuah dokumen utama. Tidak tergantung kepada dokumen yang lain

Response : Digunakan untuk merespon sebuah dokumen utama tergantung pada dokumen utama tersebut berada di bawah dokumen utama dalam sebuah hierarki.

Response to Response : Digunakan untuk merespon dokumen utama maupun respon yang lain berada pada hierarki dibawah parentnya.

Dalam Form juga dapat diklasifikasikan dengan mengunakan layout region yakni sebuah form atau subform merupakan sebuah area disain dengan ukuran yang telah ditetapkan, di mana elemen-elemen yang berhubungan dapat ditarik dan dipindahkan dengan mudah dan dapat ditampilkan dengan cara yang tidak mungkin dilakukan pada form dan subform.

Formula dalam aplikasi Notes merupakan pernyataan yang memiliki program untuk menjalankan perintah-perintah yang ada dalam sebuah database. Misalnya menetapkan nilai dalam sebuah variabel dan menggunakan kontrol logika dasar yang terbatas untuk sebuah pemrosesan. Formula berhubungan dengan Notes melalui @function, @Commands atau bagian dari @function.

f. Pengenalan Views (IBM Domino Designer).

View berisi daftar dokumen yang ada pada database Notes. Dokumen-dokumen tersebut dapat dipilih, diurut atau dikategorikan dengan berbagai cara. View juga memuat informasi mengenai dokumen yang ada, seperti informasi tentang author dan tanggal dibuatnya dokumen. View dapat

berisi seluruh dokumen yang ada pada database atau berisi dokumen-dokumen tertentu saja. Untuk membuat view yang akan ditampilkan pada list dokumen database, pertama-tama dibuat sebuah view, spesifikasikan dokumen yang akan digunakan dan definisikan kolom.

g. Pengenalan Agents (IBM Domino Designer).

Agent adalah formula yang didefinisikan sebelumnya dan bertindak berdasarkan atas kumpulan dokumen yang telah ditentukan sebelumnya. Agent serupa dengan makros, secara otomatis dapat melakukan beberapa tugas database di dalam Notes. Agent dapat terdiri dari Notes simple actions, @Function formula, atau program Lotus Script.

h. Pengenalan Navigator (IBM Domino Designer).

Navigator menyediakan sebuah cara grafikal untuk menuntun user melalui sebuah database. Suatu navigator menyediakan indeks visual untuk isi dari suatu database. Default Notes Navigator dalam suatu form adalah folder. Navigator dapat digunakan untuk menuntun user melalui suatu aplikasi. Navigator mengijinkan user untuk mengakses view, Notes data, atau aplikasi-aplikasi yang lain secara mudah.

Navigator mengijinkan user untuk mengakses view secara mudah, data Notes atau aplikasi lainnya. Navigator memungkinkan pengembang untuk membuat grafik yang dapat berhubungan langsung dengan user tanpa menggunakan tools external.

i. Pembuatan Aplikasi Workflow Sederhana

Untuk membuat aplikasi workflow sederhana, approval dengan 3 (tiga) tingkatan, Maka digabungkan beberapa Form, SubForm, Formula (karena masih dalam tingkat pengenalan, maka hanya ini yang diberikan untuk pemprograman yang bersifat pasive), View, Navigator, Section dan Outline.

Adapun Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Membuat Form

Membuat View

Membuat Sub Form

Membuat Section

Membuat Outline

Aplikasi Lengkap

j. Pengenalan Pengunaan Email Lotus Notes

Email Client pada Lotus Notes umumnya tidak jauh berbeda dengan Email client produk yang lain. Secara garis besar ini adalah gambar dari layout email client lotus notes.

3. Karakteristik Lotus Notes.

a. Karakteristik

Lotus notes memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses data yang sama karena lotus notes memiliki sistem yang terintegrasi

Lotus Notes memiliki fasilitas terintegrasi untuk melakukan ajang diskusi virtual antara suatu tim kerja dengan tim kerja lainnya

Akses informasi dengan metode level bertingkat yang telah diatur sebelumnya oleh administrator

Aplikasi lotus notes bisa menggunakan data eksternal seperti data dari Microsoft Office dll.

Aplikasi Lotus Notes memiliki fitur workflow (alur kerja) untuk menentukan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya

Aplikasi Lotus Notes bisa didesain untuk dijadikan sebuah E-Mail aplikasi seperti Microsoft Outlook.

Aplikasi Lotus Notes bisa melakukan Browsing Internet selayaknya browser.

b. Kekurangan dan Kelemahan

Program aplikasi dari fasilitas Lotus Notes tidak user friendly, sehingga pengguna (user) akan mendapatkan kesulitan untuk melakukan proses entry, edit, proses, hapus, pencarian data dan pembuatan dokumen laporan.

Keterbatasan record (kapasitas penyimpanan) pada database.

File database sangat besar, sehingga menimbulkan borosnya penyimpanan data pada harddisk.

Penyimpanan data pada database Lotus Notes tidak bisa dibagi-bagi menjadi beberapa bagian dalam jumlah yang lebih kecil. Backup database harus disimpan dalam satu kesatuan yang membutuhkan suatu harddisk yang berkapasitas sangat besar dan mahal.

Harus Mengunakan License Add-in Tambahan untuk mengakses Data dari luar (LEI). Setiap Licence Add-in membutuhkan biaya tambahan lagi.

Beberapa Features seperti DAOS harus di aktifkan secara manual.

Perhitungan harga software dan kemampuan hardware (Server) dipengaruhi oleh metode Processor Value Unit (PVU). Pengaruh metode PVU adalah:

Harga software menjadi lebih mahal karena pembelian PVU dalam bentuk paket. Pembelian paket PVU minimal harus sama dengan kebutuhan perusahaan. Tapi kebanyakan kasus, jumlah PVU akan lebih besar daripada kebutuhan perusahaan. Sehingga sisa PVU akan menjadi sia-sia (tidak efisien);

Kinerja komputer server. Perusahaan tidak bisa begitu saja menginvestasikan komputer server dengan kemampuan yang tinggi untuk penggunaan yang lebih lama. Metode PVU akan membatasi kinerja komputer server berdasarkan jumlah PVU yang dibeli. Jadi perusahaan dipaksa oleh metode PVU untuk mengikuti spesifikasi komputer server yang telah ditentukan. Bila ada pengembangan jumlah PVU, perusahaan juga akan dipaksa untuk mengganti keseluruhan komputer server untuk membeli komputer server baru lagi. Secara kebetulan komputer server yang paling kompatibel dengan Lotus Notes adalah IBM yang juga merupakan pemilik produk Lotus Notes.

Sisi Server dan Client membutuhkan spesifikasi hardware sangat tinggi yang berbanding lurus dengan harga menjadi tinggi pula.

Kemampuan administrator dan programer Lotus Notes sangat jarang dimiliki oleh seseorang. Sehingga pemeliharaan sistem ini menjadi sangat sulit dan sangat mahal.

Perbedaan Pradigma antara Lotus Notes dan Database RDBMS (Relational Database Management System), yaitu :

LOTUS NOTES RDBMS

Berbasis pada dokumen Berbasis pada transaksi

Menggunakan data elemen semi-terstruktur (rich text, grafik, dll)

Menggunakan data terstruktur

Update secara periodik (berkala) atau tidak real-time

Menawarkan akses data secara real-time

Menampilkan data dengan menggunakan views (query yang telah didefinisikan sebelumnya)

Menampilkan data dengan menggunakan query khusus dan lebih fleksibel

LOTUS NOTES RDBMS

Data disimpan kedalam suatu sistem yang tidak diketahui oleh programer. Hal ini menyulitkan proses backup data

Data secara jelas tersimpan dalam suatu tabel yang telah disiapkan. Hal ini memudahkan proses backup data.

Berbagi penggunaan data (share recources) antar perusahaan / server. Proses backup data dilakukan secara terpisah pada beberapa server dan pihak.

Tersentralisasi pada satu perusahaan. Proses backup data cukup dilakukan pada 1 server dan 1 pihak.

Diakses melalui full-text search. Kecepatan pencarian data lebih lambat dengan pencarian pada keseluruhan data

Diakses melalui SQL. Kecepatan pencarian data jauh lebih cepat dengan adanya fasilitas pembatasan pencarian data.

Setiap aplikasi Notes terdiri dari paling sedikit satu database. Setiap database Notes mempunyai beberapa komponen dasar, yaitu documents (dokumen), form dan field, serta views dan folders. Data dan aplikasi tergabung dalam satu sistem yang memberikan resiko tinggi pada keamanan data bila aplikasi mengalami “CRASH” (kerusakan)

Program aplikasi dan sistem database dibangun secara terpisah. Keamanan data tidak terpengaruh dengan kerusakan pada aplikasi

4. Kesimpulan dan Saran

a. Lotus Notes adalah salah satu alat kolaborasi (working group) yang bagus. Sebagian aspek yang diperlukan oleh PAM JAYA bisa diakomodir oleh software ini

b. Biaya pembangunan sistem Lotus Notes terlalu mahal dibandingkan dengan manfaat yang diterima oleh PAM JAYA. Beberapa software lain mampu menawarkan sistem E-mail server secara gratis.

c. Beberapa fitur dasar dari Lotus Notes seperti Workflow (alur kerja) dapat dibuat dengan bahasa pemprogramman lainnya dengan berbasis web yang membutuhkan biaya jauh lebih murah.

d. PAM JAYA agar melakukan evaluasi terhadap produk-produk lain yang memiliki fitur sejenis dengan Lotus Notes sebagai alternatif tools yang lebih murah dan lebih bermanfaat dalam penerapan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.