i. Memahami Komunikasi Bisnis

Memahami Komunikasi Bisnis 1

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Tujuan Pembelajaran: Mampu membedakan komunikasi verbal & non verbal Mampu menjelaskan terjadinya proses komunikasi Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya

kesalahpahaman dalam komunikasi Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki

komunikasi. Fungsi dan bentuk komunikasi organisasi

Arti : Komunikasi adalah : “Proses pertukaran informasi

antara individu2 melalui suatu sistem baik melalui simbol, sinyal maupun perilaku & tindakan.”

Komunikasi Bisnis adalah :”Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal”.


Bentuk Dasar Komunikasi

Orangnya = komunikator = harus tahu bagaimana menempatkan kata yg membentuk suatu arti, dan membentuk situasi menjadi lebih menarik dan menggairahkan, melalui proses penyampaian pesan melalui tulisan (written) atau lisan (oral) disertai bahasa tubuh (gerak isyarat dan tindakan).


Bentuk komunikasi terbagi atas:1. Komunikasi Verbal (Verbal communication) :

Merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral), misal ;

berbicara & menulis, mendengarkan & membaca , presentasi, mendengar radio, menonton televisi dsb.

Penyampaian komunikasi secara verbal dianggap lebih leluasa, terutama yg berhubungan dengan peristiwa lalu.Intinya: Komunikasi ini bertujuan agar audience memahami apa yang disampaikan oleh komunikator.


o Pendekatan untuk mendengar dan membaca yang efektif :

o Mencatat informasi ; harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibaca.

o Menafsirkan dan menilai informasi ; bagian terpenting dari proses mendengar, dimana perlu diputuskan mana informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci.

o Harus disadari bahwa untuk konsentrasi terhadap bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui tindakan yang berulang-ulang / latihan.


Jenis-jenis Komunikasi Verbal

MEMPERBAIKI KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan menghemat waktu dan menyediakan peluang untuk umpan balik dan interaksi social.

membicarakan sesuatu membantu orang dalam organisasi meningkatkan moral dan menetapkan identitas kelompok.

komunikasi lisan memuaskan kebutuhan umum kita untuk menjadi bagian dari komunitas manusia, dan membuat kita merasa senang.

Berbicara :Ada kecenderungan sebagian orang untuk melakukannya tanpa banyak berpikir, tetapi harus diingat kondisi ini bisa menjadi masalah dalam bisnis (peluang yg jauh lebih kecil untuk merevisinya dibandingkan jika menulis)Untuk memperbaiki keterampilan berbicara perlu ditinggalkan kebiasaan berbicara spontan, belajar merencanakan apa yang akan dikatakan atau bagaimana anda mengatakannya (Sebelum bicara, pikirkan tujuan, gagasan utama, dan pendengar anda; atur pemikiran anda, putuskan gaya yang cocok dengan keadaan, dan pendengar, dan perbaiki apa yang anda katakana didalam hati).

Mendengarkan :Situasi yang berbeda memerlukan keterampilan mendengarkan yang berbeda. Mendengarkan Isi : memahami dan mengingat pesan dari

pembicara dan tidak memerlukan kesetujuan atau pengakuan (asuransi kesehatan baru psh, laporan bulanan regional dll).

mendengarkan kritis : memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara, melibatkan interaksi pada saat anda mencoba menggali sudut pandang pembicara dan mengevaluasi kredibilitas pembicara (proyeksi penjualan dari manajer penjualan regional bagi anda sbg manajer manufaktur).

mendengarkan aktif atau empati : untuk memahami perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, tak peduli adanya kesamaan perspektif atau tidak; anda membantu orang mengungkapkan emosi yang menghindari pendekatan tidak memihak, hindari keinginan untuk memberi saran, jangan menilai perasaan individu, biarkan orangnya bicara (manajer yang berbicara masalah yang dihadapinya dengan kendaraan rekreasi ketika sedang liburan keluarga)

Hambatan Ketika Mendengarkan:

menilai lebih dahulu (dengan berbagai asumsi pribadi) dan kecenderungan bertindak defensive (menganggap setiap komentar sebagai serangan pribadi).memusatkan perhatian hanya pada diri sendiri (merasa dua kali lebih malang atau terlalu melebihkan hal positif – merasa lebih baik dari pembicara dan bermaksud membuktikannya).mendengarkan selektif atau tidak menyimak (pikiran yang mengembara).

Alasan pikiran yang cenderung mengembara: orang lebih cepat berpikir daripada berbicara (berbicara 120 sd 150 kata permenit ; memproses informasi 500 sd 800 kata permenit) Ketidakseimbangan ini bisa menyebabkan : beberapa orang mengumpulkan argumentasi ; benar-benar tdk mengikuti pembicaraan.

Hal yang penting adalah menyadari dan mengenali kecenderungan kontraproduktif dan berusaha memperbaikinya dengan mencoba untuk tetap memperhatikan dengan mengevaluasi yang dikatakan dan meringkas gagasan utama dalam pikiran anda sendiri.

Strategi Mendengarkan Efektif:pandanglah dibalik gaya pembicara dengan menanyakan pada diri sendiri apa yang diketahui pembicara yang belum anda ketahui.depersonalisasi kegiatan mendengar anda sehingga mengurangi dampak emosional dari apa yang dikatakan dan dapat senantiasa menahan sanggaphan sampai anda selesai mendengarkan keseluruhan pesan.hilangkan potensi gangguan lingkungan.dengarkan konsep dan gagasan pokok disamping fakta (bedakan fakta dan prinsip; gagasan dan contoh; bukti dan argumentasi)

cari pesan yang tidak terucap.tetap bersikap terbuka, dengan mengajukan pertanyaan yang memperjelas pemahaman; tunda penilaian sampai pembicara selesai.jangan memotong ; memotong fatal jika ingin mencari akar permasalahan – orang yang mengalami kesulitan komunikasi akan tersisih jika berulangkali dipotong.evaluasi dan kritik isi pembicaraan ; bukan orangnyaberikan umpan balikbuat catatan singkat dan langsung


2. Komunikasi Nonverbal ( Nonverbal Communication) :

Suatu bentuk komunikasi yang memiliki bentuk kurang terstruktur sehingga sulit dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh, ekspresi, simbol dan warna.

Penyampaian pesan yang cenderung spontan, sering dilakukan secara tidak sadar, tindakannya alami dan jarang direncanakan sebelumnya (mengerutkan dahi)

Pentingnya Komunikasi Nonverbal:

Isyarat komunikasi nonverbal sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi.

Kebaikan Komunikasi ini adalah “Kesahihannya (reliabilitas)”, karena tingginya tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan – pesan yang disampaikan dengan bahasa isyarat, sehingga mampu mendeteksi kecurangan atau menpertegas kejujuran pembicara.

Selain itu arti pentingnya adalah karena sifatnya yang efisien ( melambai dsb).



Tujuan Komunikasi Nonverbalkomunikasi nonverbal dpt berdiri sendiri tp sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam situasi tertentu.

Tujuan komunikasi nonverbal terdiri dari enam (John V. Thill dan Courtland Bovee) :

1. Menyediakan / memberi informasi

2. Mengatur alur suatu percakapan

3. Mengekspresikan emosi

4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajarkan permainan/olahraga tertentu.


Relevansi Komunikasi nonverbal dalam dunia Bisnis:

Dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang, dengan kemampuan mengelola kesan yg dibuat dgn bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia dapat melakukan komunikasi dengan lebih baik.

Keuntungan yang didapat lawan bicara : kemampuan menafsirkan maksud dan sikap seseorang dengan baik dan akurat.

Alasan lain pentingnya komunikasi nonverbal

tindakan seseorang cenderung lebih diperhatikan dari kata-katanya : Arti dari komunikasi nonverbal terletak pada pengamat, yang membaca sinyal spesifik dan mengartikannya dalam konteks situasi dan budaya tertentu. komunikasi ini dapat menjadi efisien ditinjau dari sudut pandang pengirim dan penerima.Kolaborasi antara komunikasi verbal dan nonverbal adalah sesuatu yang ampuh, saling meningkatkan, memperkuat dan memperjelas satu sama lain”.

Berbagai Jenis Komunikasi Nonverbal :terdapat lebih dari 700.000 bentuk komunikasi nonverbal, yang secara umum dapat dikategorikan: Ekspresi wajah dan gerakan mata gerakan isyarat dan postur tubuh karakteristik suara penampilan pribadi Tingkah laku sentuhan penggunaan waktu dan ruang : waktu dan ruang

juga dapat menunjukkan otoritas

Cara Memperbaiki Keterampilan Komunikasi Nonverbal:

“Anda dapat memperbaiki keterampilan komunikasi nonverbal dengan lebih memperhatikan petunjuk, dari anda dan dari orang lain” Perhatikan berbagai sinyal komunikasi

nonverbal yang dibahas diatas. hindari memberi sinyal yang bertentangan,

karena akan menimbulkan kebingungan. tersenyumlah dengan tulus (jangan palsu). waspadalah bahwa orang mungkin

memberikan petunjuk nonverbal palsu.

jagalah jarak yang wajar dan gunakan sentuhan hanya jika tepat.

hormatilah status dengan kontak mata anda.

gunakan jabatan tangan yang sesuai dengan kepribadian dan maksud anda.


PROSES KOMUNIKASIKomunikasi adalah proses transaksi (dua arah) yg dinamis dan dapat dibagi atas fase:

1. Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan2. Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt

dipahami .3. Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran

komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media tergantung pesan, lokasi penerima dll.

4. Penerima menerima pesan5. Penerima menginterpretasikan pesan; penerima

bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan memahaminya.

6. Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik.


PROSES KOMUNIKASI


HAMBATAN KOMUNIKASI

Keberhasilan jika ; “penerima memahami pesan yang dimaksudkan oleh pengirim”.

Gangguan ; segala campur tangan dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh pengirim (berbagai bentuk hambatan komunikasi).

Bentuk Hambatan Komunikasi: HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA:

Perbedaan Persepsi dan bahasa Pendengar yang buruk Gangguan emosional ; banyak kesalahpahaman yg menyertai pesan

emosional. Perbedaan budaya Gangguan fisik.


Bagaimana Pengalaman Bersama Mempengaruhi Pemahaman.


HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Kelebihan beban Informasi dan Pesan yang bersaing.

Penyaringan yang tidak tepat. Menyaring : menyingkat informasi sblm pesan

diteruskan kepada orang lain (sekretaris; asisten; mesin penjawab; voice mail).

Iklim komunikasi Tertutup dan tidak memadai: gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter menghambat pertukaran informasi secara bebas dan terbuka/ciri komunikasi efektif.


Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi.

Sifat komunikator yang baik: Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana audien menerima

pesan , mengantisipasi reaksi dan membentuk pesan sesuai dengan kebutuhan, mampu membaca tanggapan dgn tepat dan terus-menerus menyesuaikan untuk mengoreksi kesalahpahaman.

Ketepatan; menciptakan “pertemuan pikiran”, ketika selesai berbicara, audien mempunyai gambaran mental yang sama.

Kredibilitas ; dapat dipercaya, audien percaya pada isi pesan, informasi dan maksud baiknya.

Kendali ; membentuk jawaban audien; bisa menyadarkan, mengubah pendapat dll.

Keserasian; memelihara hubungan yg bersahabat dan menyenangkan, walaupun ada perbedaan.


Pedoman efektif mengatasi hambatan dan memperbaiki keterampilan komunikasi : Memelihara iklim komunikasi terbuka Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi Memahami kesulitan dalam komunikasi antar

budaya Menggunakan pendekatan komunikasi yg terpusat

pada penerima. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan

bertanggung jawab untuk memperoleh dan berbagi informasi.

Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien


FUNGSI DAN BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL: merujuk pada pertukaran informasi dan gagasan di dalam organisasi. Komunikasi di antara anggota suatu organisasi penting untuk melakukan fungsi secara efektif. Untuk mempertahankan arus informasi yang sehat, pimpinan yang efektif menggunakan saluran komunikasi formal dan informal. SALURAN KOMUNIKASI FORMAL ; Terikat struktur resmi sebuah

organisasi, yang meringkas garis wewenang. Komunikasi yg hanya mengandalkan saluran formal menghadapi distorsi/ salah pengertian. Terbagi atas arus informasi kebawah; arus informasi keatas ; dan arus informasi horisontal.

SALURAN INFORMASI INFORMAL ; Digunakan untuk menyebarkan dan menerima pesan informal (bisa mendukung pesan formal asal dimenej dgn baik)


KOMUNIKASI EKSTERNAL: membawa informasi ke dalam dan keluar organisasi. Psh bertukar pesan dengan pelanggan ; penjual ; distributor; pesaing; investor; wartawan; Komunikasi ini sering secara hati-hati diatur __terutama dalam masa kritis ( kasus) ; bisa juga terjadi secara informal sebagai bagian operasi bisnis rutin.

Kontak Informal dengan dunia luar; sebagai anggota organisasi otomatis menjadi saluran komunikasi dengan dunia luar.

Kontak Formal dengan dunia luar; Pesan pemasaran (promosi) dan Hubungan Masyarakat.

Enam Kendala Komunikasi BisnisLee Hopkins - Pakar Komunikasi bisnis

1. Struktur komunikasi yang buruk

2. Penyampaian yang lemah

3. Penggunaan media yang salah

4. Pesan yang campur aduk

5. Salah audience

6. Lingkungan yang menganggu


STRUKTUR KOMUNIKASI YANG BURUK

Struktur sebuah komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis Anda. Tidak penting apakah audience Anda hanya satu orang atau ribuan orang, struktur komunikasi yang baik tetaplah yang terbaik di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran saat ini.

Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola: - Pembukaan - Isi - Penutup


PENYAMPAIAN YANG LEMAHTidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika Anda menyampaikannya tanpa 'tonjokan', Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang Anda harapkan.

Lebih dari itu, jika 'tonjokan' Anda sudah telak pun, tetaplah pesan Anda perlu waktu untuk punya efek.

Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu.

Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya mungkin pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang siapa diri Anda.

Khawatirlah tentang pesan Anda. 'Menonjok'kah, atau hanya sekedar 'mengelus-elus' saja.

32

SALAH MEDIA

Tak perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar dengan menghadirkan semua orang dalam organisasi, hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai kini tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo kecil yang diedarkan sudah lebih dari cukup.

Begitu pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis Anda. Jika koran, apakah koran lokal atau koran nasional? Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional? Jika majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja? Jika billboard, apakah memang perlu di setiap sudut jalan? Apa

yang menjadi pengecualian, mungkin hanya internet, karena murahnya biaya.


PESAN YANG CAMPUR ADUK

Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.

Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:Menggunakan jargon yang mungkin dikenal,

tapi sulit dicerna dan dipahami.Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan

menjejalkan lebih dari satu pesan menjadi pesan tunggal.


Contoh 1: Anda membuat pengumuman tentang pemotongan anggaran untuk biaya telepon, yang di dalamnya managemen meminta para pegawai untuk mengambil sikap dan perilaku tertentu, kemudian Anda sekaligus juga mengumumkan tentang family gathering perusahaan.

Contoh 2: Anda mengumumkan tentang larangan untuk memberi hadiah kepada klien, dan pada saat yang sama Anda memberikan PENGECUALIAN untuk klien baru tertentu yang berpotensi besar bagi perusahaan. Dan Anda, sama sekali tidak memberi rincian dan pedoman tentang "klien baru berpotensi" itu.


SALAH AUDIENCEAkibatnya : Ketidaksesuaian contoh topik dengan audien. Topik tidak direspon

Jika lebih dari 1 presenter: Anda bisa terpengaruh untuk 'melakukan penyesuaian'

di detik-detik terakhir sebelum Anda maju dan berbicara. Waspadalah karena Anda bisa terjebak pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan. Sekalipun, topik penyaji lain memang lebih menarik menurut Anda.

Salah audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan tentu saja... audience Anda. Pilihlah audience Anda dahulu, baru pilihlah topik Anda.


LINGKUNGAN YANG MENGGANGGU

Apapun bentuknya, gangguan dari lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.

Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:Suara Anda tidak terlalu kerasBanyak audience yang mengobrol saat

Anda bicaraSuara dari luar ruangan, dari jalanan,

raungan sirine dari ambulan, pemadam kebakaran atau polisi


Suara dari ruangan sebelah

Bunyi handphone dari kantong audience

Interupsi

Sesi bicara yang terlalu menegangkan

Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)

Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh

Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang terbuka atau jendela yang tembus pandang

AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala

Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Apapun harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab gangguan lingkungan, bisa membuat presentasi Anda hanya

berjarak selangkah dari 'nothing'.


i. Memahami Komunikasi Bisnis

Documents

Transcript of i. Memahami Komunikasi Bisnis