Hambatan komunikasi bisnis dan cara mengatasinyaHambatan Komunikasi Bisnis• Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.• Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.• Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.• Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.• Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.• Status dan power.

Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis• Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan• Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat• Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.• Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang• Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

HAMBATAN KOMUNIKASI

1.     Hambatan dari Proses  Komunikasi        Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas

bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

        Hambatan dalam penyandian/simbolHal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti  lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

        Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

        Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

        Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

        Hambatan dalam memberikan  balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.     Hambatan FisikHambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.     Hambatan Semantik.Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

4.     Hambatan Psikologis Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

Enam Kendala Komunikasi BisnisDalam berbisnis, Anda perlu berkomunikasi. Dalam mengkomunikasikan bisnis,

Anda mungkin punya masalah. Ada enam kendala yang mungkin muncul dalam

mengkomunikasikan bisnis Anda. Berikut ini adalah rincian kendala itu dan cara

untuk mengatasinya.

1. Struktur komunikasi yang buruk

2. Penyampaian yang lemah

3. Penggunaan media yang salah

4. Pesan yang campur aduk

5. Salah audience

6. Lingkungan yang menganggu

STRUKTUR KOMUNIKASI YANG BURUK

Struktur sebuah komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya

komunikasi bisnis Anda. Tidak penting apakah audience Anda hanya satu orang

atau ribuan orang, struktur komunikasi yang baik tetaplah yang terbaik di tengah

bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran saat ini. Pesan Anda, tetap harus

‘terdengar’ di tengah riuh-rendahnya semua itu.

Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola:

- Pembukaan

- Isi

- Penutup

Kemudian: Umum -> khusus -> umum, atau global -> detil -> global

PENYAMPAIAN YANG LEMAH

Tidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika

Anda menyampaikannya tanpa ‘tonjokan’, Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai

yang Anda harapkan. Lebih dari itu, jika ‘tonjokan’ Anda sudah telak pun, tetaplah

pesan Anda perlu waktu untuk punya efek.

Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak

lucu.

Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya

mungkin pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan

bergantung pada setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu

tentang siapa diri Anda. Khawatirlah tentang pesan Anda. ‘Menonjok’kah, atau

hanya sekedar ‘mengelus-elus’ saja.

SALAH MEDIA

Tak perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar dengan menghadirkan

semua orang dalam organisasi, hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai

kini tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo kecil yang diedarkan

sudah lebih dari cukup.

Begitu pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis Anda. Jika koran, apakah

koran lokal atau koran nasional? Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional? Jika

majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja? Jika billboard, apakah

memang perlu di setiap sudut jalan? Apa yang menjadi pengecualian, mungkin

hanya internet, karena murahnya biaya.

Dalam berpresentasi, jika Anda menggunakan PowerPoint, apakah memang perlu

menjejalinya dengan segala data dan bagan yang terkait? Apakah itu memang perlu

atau bisa dilakukan hanya dengan selembar atau dua lembar fotokopi?

Jika pesan Anda kompleks, maka berilah ruang lebih untuk audience agar mereka

bisa mencerna pesan Anda dengan lebih leluasa. Di kamar tidur, di kamar mandi, di

restoran, di mobil saat hendak ke kantor, sambil berlari di treadmill, dan sebagainya.

PowerPoint, hanya dilakukan di ruangan tempat Anda bicara. Waktu audience

sempit, dan mereka tidak punya infocus di kamar mandinya.

Berilah ruang lebih bagi audience agar bisa mencerna pesan Anda sesuai

kecepatan mereka.

PESAN YANG CAMPUR ADUK

Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan

mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.

Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:

1. Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi sulit dicerna dan dipahami.

2. Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan menjejalkan lebih dari satu pesan

menjadi pesan tunggal.

Contoh 1:

Anda membuat pengumuman tentang pemotongan anggaran untuk biaya telepon,

yang di dalamnya managemen meminta para pegawai untuk mengambil sikap dan

perilaku tertentu, kemudian Anda sekaligus juga mengumumkan tentang family

gathering perusahaan.

Contoh 2:

Anda mengumumkan tentang larangan untuk memberi hadiah kepada klien, dan

pada saat yang sama Anda memberikan PENGECUALIAN untuk klien baru tertentu

yang berpotensi besar bagi perusahaan. Dan Anda, sama sekali tidak memberi

rincian dan pedoman tentang “klien baru berpotensi” itu.

SALAH AUDIENCE

Salah audience, pasti dimulai dari diri Anda sendiri. Misalnya, Anda memberikan

topik A yang menurut Anda sedang hot di pasaran. Dalam presentasi, Anda

menyampaikan berbagai hal yang justru sedikit sekali hubungannya dengan topik A.

Menurut Robert Cialdini, presenter yang demikian disebut dengan ‘smuggler of

influence’. Jika hal demikian memang disengaja, maka Anda bisa disebut sebagai

‘penjahat presentasi’.

Dalam faktanya, jika pun Anda sudah mati-matian memilih topik yang menurut Anda

tepat, tetaplah Anda berpeluang untuk menuai audience yang salah. Dan jika

kesalahan itu tak tertebus sampai dengan akhir presentasi Anda, alias audience

tidak memperoleh ‘keuntungan substitusi’ dari presentasi Anda, maka Anda akan

disesali oleh audience Anda.

QA Communication pun mengalami hal ini. Topik workshop yang berjudul “CARA

EDAN: LEBIH PERCAYA DIRI BERBICARA KUNCI SUKSES MEMIMPIN,

MENJUAL, DAN BERPRESENTASI”, masih menuai audience yang berharap bahwa

workshop itu adalah tentang teknik presentasi, atau setidaknya mencapai percaya

diri dengan teknik presentasi. Padahal, workshop itu adalah tentang fenomena

booster untuk rasa percaya diri berbicara, yang jauh lebih penting dari persoalan

teknis presentasi semata. Dan padahal, topik itu juga telah diupayakan agar bisa

menuai audience yang netral, yaitu siapapun yang ingin percaya diri dalam

berbicara. Di workshop berikutnya (ParaSpeaking dan Performance Speaking),

barulah mereka akan mendapatkannya. Gitu lho…

Hati-hati juga, jika Anda akan berpresentasi di sebuah event di mana ada banyak

penyaji selain Anda. Anda bisa terpengaruh untuk ‘melakukan penyesuaian’ di detik-

detik terakhir sebelum Anda maju dan berbicara. Waspadalah karena Anda bisa

terjebak pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan. Sekalipun, topik penyaji

lain memang lebih menarik menurut Anda.

Salah audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan tentu saja… audience

Anda.

Pilihlah audience Anda dahulu, baru pilihlah topik Anda.

LINGKUNGAN YANG MENGGANGGU

Lingkungan yang mengganggu jelas kendala komunikasi bisnis buat Anda. Suara

nada sambung handphone saat Anda bicara adalah contohnya. Apapun bentuknya,

gangguan dari lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.

Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:

- Suara Anda tidak terlalu keras

- Banyak audience yang mengobrol saat Anda bicara

- Suara dari luar ruangan, dari jalanan, raungan sirine dari ambulan, pemadam

kebakaran atau polisi

- Suara dari ruangan sebelah

- Bunyi handphone dari kantong audience

- Interupsi

- Sesi bicara yang terlalu menegangkan

- Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)

- Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh

- Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang terbuka atau jendela

yang tembus pandang

- AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala

- Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Apapun harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab gangguan

lingkungan, bisa membuat presentasi Anda hanya berjarak selangkah dari ‘nothing’.

KESIMPULAN

Kendala komunikasi bisnis Anda bisa bermacam-macam. Dengan kehati-hatian dan

kecermatan, sebagian besar kendala itu bisa diatasi dengan mudah. Dan presentasi

Anda, akan lebih bermakna.

Dengan kendala yang bisa diminimalisir, presentasi Anda akan bermuara pada

situasi terbaik audience untuk mendengar dan mengerti apa yang menjadi MDA

Anda.