Fajrin Rizkia Pratiwi Suwarno-fst

i

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 FOKUS PADA PROSES

MANAGE RELATIONSHIP (APO08) STUDI KASUS: PT OTO

MULTIARTHA)

HALAMAN JUDUL

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :

FAJRIN RIZKIA PRATIWI SUWARNO

NIM. 1110093000004

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436 H / 2014 M

ii

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 FOKUS PADA PROSES

MANAGE RELATIONSHIP (APO08) (STUDI KASUS: PT OTO

MULTIARTHA)

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi pada Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

Oleh :


NIM. 1110093000004

Menyetujui,

Pembimbing I Pembimbing II

Fitroh, M. Kom Elsy Rahajeng, MTI

NIP: 19790923 200912 2 006

Mengetahui,

Ketua Prodi Sistem Informasi

Zulfiandri, MMSI

NIP: 19700130 200501 1 003

iii

PENGESAHAN UJIAN

Skripsi berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PT OTO

Multiartha Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses Manage

Relationship (Apo08).” yang ditulis oleh Fajrin Rizkia Pratiwi Suwarno dengan

NIM 1110093000004 telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang Munaqosah

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta pada tanggal 25 November 2014. Skripsi telah diterima sebagai salah satu

syarat untuk memperoleh gelar sarjana strata satu (S1) Program Studi Sistem

Informasi.

Menyetujui,

Penguji I Penguji II

Zulfiandri, MMSI

NIP: 19700130 200501 1 003

M. Nur Gunawan. MBA

Pembimbing I Pembimbing II

Fitroh, M. KOM

NIP: 19790923 200912 2 006

Elsy Rahajeng, MTI

Mengetahui,

Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Ketua Program Studi

Sistem Informasi

Dr. Agus Salim, M. Si

NIP: 19720816 199903 1 003

Zulfiandi, MMSI

NIP: 19700130 200501 1 003

iv

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-

BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Desember 2014


1110093000004

v

Abstrak

Fajrin Rizkia PS – 1110093000004 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses Manage Relationship

(APO08) (Studi Kasus: PT OTO Multiartha). Dibawah bimbingan FITROH dan

ELSY RAHAJENG.

PT OTO Multiartha merupakan perusahaan pembiayaan terbesar di Indonesia

menurut Yayasan Lembaga Konsumen Indonesia. Namun marak berita diinternet

mengenai kekecewaan pelanggan PT OTO Multiartha akibat terjadinya penarikan

kendaraan yang dilakukan oleh collector sedangkan pelanggan telah melakukan

pembayaran angsuran satu hari sebelum penarikan tersebut terjadi. Dari kejadian

tersebut, peneliti mengambil garis besar bahwa terjadi kesalahpahaman antara

pelanggan dengan perusahaan, yang disebabkan karena kurangnya komunikasi

antara pihak internal perusahaan. Dengan adanya pemberitaan seperti ini tentu

menghambat misi yang ingin dijalankan oleh perusahaan yakni memberikan

fasilitas kredit melalui kerjasama yang saling menguntungkan. Selain itu,

penarikan sepihak terjadi akibat adanya pemanfaatan teknologi informasi yang

kurang maksimal atau terjadi kesalahan sistem yang memberikan data

pembayaran secara tidak update. Dilihat dari permasalahan tersebut, maka peneliti

melakukan penelitian untuk melakukan evaluasi terhadap pengelolaan relasi yang

dilakukan oleh PT OTO Multiartha menggunakan framework COBIT 5 pada

subdomain APO08 (Manage Relationship). Dalam penelitian ini dilakukan

dengan menggunakan tahapan Initiation, Planning the Assessment, Briefing, Data

Collection, Data Validation, Process Attribute Level, And, Reporting the Result.

Dengan menggunakan Skala Guttman untuk mengetahui hasil dan Capability

Level APO08 pada PT OTO Multiartha untuk kondisi saat ini (as is) adalah 3 atau

berada di level 3 Established Process artinya PT OTO Multiartha sudah harus

memiliki ketetapan dalam mengelola Relasi. Sedangkan untuk kondisi yang

diharapkan (to be) sebesar 4 yaitu Predictable Process yang direkomendasikan

agar memiliki kebijakan yang telah ditetapkan dioperasikan dengan batasan-

batasan dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan mampu

meraih harapan yang telah ditentukan.

Kata Kunci: Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, Assement Process

Activites, APO08, Capability Level.

V Bab + xv Halaman + 172 Halaman + 20Gambar + 48 Tabel + Daftar Pustaka

+Lampiran

vi

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrohmaanirrohiim

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta

hidayah-Nya, Sang Maha Kehendak sehingga peneliti dapat menyelesaikan

skripsi ini. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada suri tauladan kita,

Rasulullah Muhammad SAW yang telah memberikan tuntunan dan petunjuk

kepada umat manusia.

Peneliti sangat menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun

demikian peneliti berharap skripsi ini dapat memenuhi persyaratan guna

memperoleh gelar sarajan (S-1) dalam bidang Sistem Infromasi dari Fakultas

Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Skripsi yang berjudul “Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi Pada

Pt Oto Multiartha Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses

Manage Relationship (APO08)”, akhirnya dapat diselesaikan sesuai dengan

harapan peneliti. Selama penyusunan skripsi ini tentunya ada banyak kesulitan

dan hambatan yang peneliti hadapi, baik dalam pengumpulan bahan dan lain

sebagainya. Namun berkat kesungguhan hati dan bantuan dari berbagai pihak,

sehingga kesulitan tersebut dapat diatasi.

Pada kesempatan ini peneliti juga hendak mengucapkan terima kasih

kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dukungan, bimbingan,

bantuan kepada saya selama melakukan riset skripsi dan proses penyelesaian

skripsi ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada:

vii

1. Bapak Prof. Dr. Komarudin Hidayat selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak. DR. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan

Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Zulfiandri, MMSI selaku Ketua Program Studi Jurusan Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Fitroh, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang secara bijaksana dan

kooperatif telah memberikan ilmu dan bimbingan dengan sabar serta

membantu, dan mendukung secara moral maupun teknis selama

penyusunan skripsi ini.

5. Ibu Elsy Rahajeng, MTI selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak

membantu, memberikan ilmu, bimbingan dan dukungan secara moral

6. Bapak Dr. Herwanto S.Kom selaku Kepala Teknologi Informasi dan

Telekomunikasi Informasi RSPP dan juga bertidak sebagai pembimbing

lapangan yang telah membantu dan memberikan saran-saran.

7. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan ilmu

selama Peneliti duduk di bangku perkuliahan.

8. Orang tua tersayang dan tercinta, Papah Suwarno dan Mamah Endang

Wiwin Praptiwi. Terima kasih atas segala doa dan dukungan yang tiada

henti dicurahkan kepada penulis.

viii

9. Kekasih penulis, Deny Kurniawan yang selalu setia menemani penulis

untuk penelitian di tempat riset, dan memberikan motivasi dan

menyemangati penulis dalam masa perkuliahan.

10. Kakak-kakak ku Cahya Istiana Pratiwi Suwarno, Nur Anggraini Suwarno,

dan Widodo Budianto yang terus memberikan semangat, motivasi dan

perhatian kepada penulis.

11. Sahabat-sahabat yang menemani peneliti dari awal masuk kuliah hingga

sekarang: Indah Kusuma Dewi, Novia Widyaningsih, dan Nanda Putra

Wandita,. Beserta seluruh keluarga SIA 2010 yang tidak dapat disebutkan

satu-persatu. Terima kasih untuk kebersamaan selama ini.

12. Kakak-kakak senior Sistem Informasi FST yang selalu bersedia

memberikan arahan, informasi, dan ilmu dalam penulisan skripsi ini.

Terima kasih atas segala bantuan dari semua pihak, Peneliti mendo‟akan

semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang telah diberikan oleh semua

pihak dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan

mengembangkan karya selanjutnya.

Jakarta, Desember 2014


1110093000004

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING ......................................................... ii

PENGESAHAN UJIAN ........................................................................................ iii

PERNYATAAN ..................................................................................................... iv

Abstrak .................................................................................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xvi

BAB I ...................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah .................................................................................. 7

1.3 Batasan Masalah ....................................................................................... 7

1.4 Tujuan Penelitian ...................................................................................... 8

1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................... 9

1.6 Ruang Lingkup Penelitian ...................................................................... 10

1.7 Metodologi Penelitian ............................................................................ 10

1.7.1 Metode Pengumpulan Data ............................................................. 10

1.8 Sistematika Penulisan ............................................................................. 13

BAB II ..................................................................................................................... 2

LANDASAN TEORI .............................................................................................. 2

2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi ............................................................. 2

2.1.1 Pengertian Tata Kelola ...................................................................... 2

2.1.2 Pengertian Teknologi Informasi ........................................................ 2

2.1.3 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi .................................... 2

2.1.4 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi ..................................... 16

2.1.5 Tujuan dan Kegunaan Tata Kelola Teknologi Informasi ................ 17

x

2.1.6 Area Tata Kelola Tata Kelola TI ..................................................... 17

2.1.7 Prinsip Tata Kelola TI ..................................................................... 19

2.2 COBIT .................................................................................................... 19

2.2.1 Definisi COBIT (Control Objectives For Information & Related

Technology) ................................................................................................... 19

2.3 COBIT 5 ................................................................................................. 21

2.3.1 Prinsip COBIT 5 ............................................................................. 26

2.3.2 Implementasi COBIT ...................................................................... 29

2.3.3 Proses Dalam Framework COBIT 5 ............................................... 32

2.3.5 Indikator Kapabilitas Proses dalam COBIT 5 ................................. 62

2.3.6 Perbedaan Maturity Level pada COBIT 4.1 dan Capability Level

pada COBIT 5 ................................................................................................ 80

2.3.7 RACI CHART ................................................................................. 82

2.4 Proses COBIT yang menjadi titik evaluasi ............................................ 83

2.4.1 Identifikasi Kebutuhan Dokumen .................................................. 83

2.4.2 Identifikasi RACI Chart APO08 ..................................................... 88

2.5 Assessment Process Activities ................................................................ 89

2.5 Skala Guttman ........................................................................................ 91

2.6 Metodologi Penelitian ............................................................................ 91

2.6.1 Metode Pengumpulan Data ............................................................. 92

2.6.2 Metode Analisis Data ...................................................................... 95

BAB III ................................................................................................................. 98

METODOLOGI PENELITIAN ............................................................................ 98

3.1 Desain Penelitian .................................................................................... 98

3.2 Pengumpulan Data (Initiation) ............................................................... 98

3.2.1 Observasi ......................................................................................... 98

3.2.2 Wawancara ...................................................................................... 98

3.2.3 Studi Pustaka ................................................................................... 99

3.3 Planning the Assessment ...................................................................... 100

3.4 Briefing ................................................................................................. 103

3.5 Data Collection ..................................................................................... 103

xi

3.6 Data Validation .................................................................................... 103

3.7 Process Attribute Level ........................................................................ 104

3.8 Reporting The Result ............................................................................ 104

3.8.1 Penentuan Gap .............................................................................. 104

3.8.2 Rekomendasi ................................................................................. 105

3.9 Kerangka Penelitian ............................................................................. 106

BAB IV ............................................................................................................... 107

ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................................... 107

4.1 Initiation ............................................................................................... 107

4.1.3 Visi dan Misi ................................................................................. 109

4.1.4 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha

110

4.1.5 Aplikasi SOLOs Collection Management PT OTO Multiartha .... 113

4.1.6 Diagram Alir Proses Penagihan Angsuran PT OTO Multiartha ... 115

4.1.7 Tata Kelola Perusahaan PT OTO Multiartha ................................ 118

4.2 Planning The Assessment ..................................................................... 121

4.2.1 Pembuatan Kuesioner ....................................................................... 122

4.2.2 Purposive Sampling ...................................................................... 122

4.3 Briefing ................................................................................................. 125

4.4 Data Collection .................................................................................... 126

4.5 Data Validation .................................................................................... 130

4.5.1 Pengolahan Data Responden ......................................................... 130

4.5.2 Penilaian Capability Level ............................................................ 139

4.5.3 Interprestasi Data .......................................................................... 141

4.6 Process Atribute Level ......................................................................... 146

4.6.1 Katagori Penilaian Pada Setiap Level ........................................... 146

4.7 Reporting The Result ............................................................................ 152

4.7.1 Hasil Temuan APO 08 Mengelola Relasi ..................................... 152

4.7.1.1 Hasil Temuan pada APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis) ...... 152

4.7.1.2 Hasil Temuan pada APO08.2 (Mengidentifikasi Peluang Risiko dan

Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis) ..................................................... 153

xii

4.4.7.3 Hasil Temuan APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis) ............. 154

4.4.7.5 Hasil Temuan pada APO08.05 (Memberikan masukan untuk

perbaikan berkelanjutan dari pelayanan). .................................................... 156

4.7.1 Penentuan Gap .............................................................................. 157

4.7.2 Rekomendasi ................................................................................. 161

BAB V ................................................................................................................. 170

PENUTUP ........................................................................................................... 170

5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 170

5.2 Saran ..................................................................................................... 170

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 171

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Kriteria Informasi COBIT 4.1 (Sarno, 2009 .............................................. 20

Tabel 2.2 Process Performance ................................................................................. 66

Tabel 2.3 Performance Management ......................................................................... 67

Tabel 2.4 Work Product Management ....................................................................... 69

Tabel 2.5 Process Definition ...................................................................................... 70

Tabel 2.6 Process Deployment ................................................................................... 72

Tabel 2.7 Process Measurement ................................................................................ 74

Tabel 2.8 Proses Control ........................................................................................... 76

Tabel 2.9 Process Innovation ..................................................................................... 78

Tabel 2.10 Process Optimisation ............................................................................... 79

Tabel 2.11 Perbedaan Maturity dan Capability Level .............................................. 80

Tabel 2.12 Daftar Responden di PT OTO Multiartha ................................................ 89

Tabel 3.1 Daftar Kajian Pustaka ................................................................................ 100

Tabel 3.2 Daftar Responden Diagram RACI APO08 ................................................ 103

Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart APO 08 ............................................................... 124

Tabel 4.2 Diagram RACI pada APO 08.01................................................................ 125





Tabel 4.7 Jadwal Penelitian........................................................................................ 127

xiv

Tabel 4.8 Daftar Rincian Kuesioner APO 08.01........................................................ 131

Tabel 4.9 Daftar Jumlah Jawaban Kuesioner APO 08.01 .......................................... 133

Tabel 4.10 Daftar Rincian Kuesioner APO 08.02...................................................... 134

Tabel 4.11 Daftar Jumlah Jawaban Kuesioner APO 08.02 ........................................ 135







Tabel 4.18 Hasil Perhitungan Capability Level ......................................................... 141

Tabel 4.19 Performance Management APO08 .......................................................... 147

Tabel 4.20 Work Product Management APO08 ........................................................ 148

Tabel 4.21 Process Definition APO08 ....................................................................... 150

Tabel 4.22 Process Deployment APO08 .................................................................... 152

Tabel 4.23 Temuan Capability Level APO08.01 ....................................................... 153





Tabel 4.28 Analisis Gap Tingkat Kematangan (Capability Level) ............................ 158

Tabel 4.29 Gap Capability Level APO08.01 ............................................................. 159


xv




Tabel 4.34 Gap Proses Atribute Level........................................................................ 162

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA, 2012) ... 22

Gambar 2.2 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012) ............... 26

Gambar 2.3 Governance and Managemnt Key Area (ISACA, 2012) ....................... 28

Gambar 2.4 Implementasi COBIT (ISACA, 2012) ................................................... 31

Gambar 2.5 37 Proses dalam COBIT 5 ...................................................................... 32

Gambar 2.6 Diagram RACI APO08 .......................................................................... 88

Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ............................................................................... 106

Gambar 4.1 Logo PT OTO Multiartha ....................................................................... 109

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha ..... 110

Gambar 4.3 Diagram alir proses penagihan bagian 1 ................................................ 115




Gambar 4.7 Diagram Raci APO08............................................................................. 124

Gambar 4.8 Tampilan Grafik Capability Level APO08.01........................................ 143

Gambar 4.9 Tampilan Grafik Capability Level APO08.02........................................ 143

Gambar 4.10 Tampilan Grafik Capability Level APO08.03 ...................................... 144

Gambar 4.11 Tampilan Grafik Capability Level APO08.04...................................... 145

Gambar 4.12 Tampilan Grafik Capability Level APO08.05...................................... 145

Gambar 4.13 Diagram Representasi Pemetaan Capability Level .............................. 154

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam lingkungan bisnis yang begitu kompetitif dan cepat berubah,

perusahaan kian menyadari manfaat potensial yang dapat dihasilkan oleh

Teknologi informasi. Hal tersebut kemudian mendorong pihak manajemen

perusahaan untuk mempertinggi ekspektasi terhadap outcome dan manfaat

Teknologi Informasi (Sarno, 2009). Penggunaan teknologi informasi mempunyai

potensi menjadi penentu utama menuju sebuah kesuksesan atau keberhasilan yang

dapat memberikan kesempatan-kesempatan untuk mendapatkan keunggulan

kompetitif dan menawarkan perlengkapan untuk meningkatkan produktivitas,

kinerja perusahaan, dan memberikan manfaat lebih dimasa mendatang (Surendro,

2009). Tata Kelola TI pun menjadi bagian yang penting untuk memastikan bahwa

informasi perusahaan dan teknologi yang tersedia dapat mendukung tercapainya

tujuan bisnis (Gultom, 2012). Berbagai cara dilakukan untuk berupaya mencapai

tujuan bisnis perusahaan, salah satunya dengan melakukan audit sistem dan

teknologi informasi guna mengevaluasi bukti-bukti untuk menetukan apakah

sumber daya yang terkait menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen

sesuai dengan pemenuhannya terhadap tujuan bisnis perusahaan (Sarno, 2009).

Terdapat beberapa penelitian di bidang audit sistem informasi yang

mendukung kesiapan dan kemampuan menggunakan teknologi informasi,

diantaranya oleh: Syaroh (2011) mencoba untuk mengukur sejauh mana sistem

2

Call Center melakukan keamanan sistem (DS5) dan pengelolaan data (DS11),

penelitian ini membahas Domain Deliver and Support pada Framework CobIT

versi 4.1. Hasil dari penelitian ini adalah tingkat kinerja proses DS5 (memastikan

keamanan sistem informasi) dan DS11 (pengelolaan data) adalah sedang. Maturity

level DS5 dan DS11 saat ini (as is) berada pada level 3, dimana kondisi

perusahaan telah memiliki prosedur standar normal dan tertulis yang telah

disosialisasikan kepada jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan

dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari, tetapi kurangnya pengawasan untuk

menjalankan itu semua.

Nugraha (2011) melakukan Audit Tata Kelola E-Government di

Pemerintah Daerah Kabupaten Garut menggunakan Framework CobIT 4.1,

penelitian tersebut menghasilkan tingkat kematangan yang tidak mencukupi atau

berada dibawah baseline COBIT, dimana proses PO1 pada level Repeatable but

intuitive, PO8 pada level Initial/Ad Hoc, DS1 pada level Initial/Ad Hoc, DS2 pada

level Repeatable but intuitive, DS8 pada level Repeatable but intuitive, DS10

pada level Initial/Ad Hoc dan DS13 berada pada level Initial/Ad Hoc.

Penelitian Purwanto (2010) melakukan Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan

Sistem Informasi Akademik Studi Kasus: Universitas Budi Luhur, menghasilkan

rekomendasi berupa perbaikan tata kelola TI sistem informasi akademik

Universitas Budi Luhur diarahkan menuju tingkat kematangan 3-defined process

yang dilakukan pada proses-proses yang mempunyai nilai tingkat kematangan

saat ini lebih kecil daripada tingkat kematangan yang diharapkan, yaitu proses TI

3

selain DS3, DS11, DS13 dan ME1 dengan membuat prosedur sudah standar,

mendokumentasikan dan mengkomunikasikan melalui pelatihan.

Pratyangga (2012) menganalisis Management Awareness dan Maturity

Level pada DRC (Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel dengan Cobit

4.1, menemukan adanya kesenjangan (gap) antara tingkat kinerja DS9, DS11, dan

DS12 yang dimiliki oleh manajemen DRC Bank Sumsel berdasarkan tingkat

kematangan (Maturity Level) yaitu kondisi manajemen Bank Sumsel Babel saat

ini berada pada posisi 3 menjadi di posisi 4, dan tingkat risiko (Management

Awareness) yaitu kondisi tingkat risiko manajemen Bank Sumsel saat ini berada

pada posisi 2 (medium) menjadi posisi 3 (high).

Trivena, et al. (2011) dalam penelitiannya yang berjudul Audit Sistem

Informasi Sumber Daya Manusia pada PT. X Mengguanakan Cobit Framework

4.1, mencoba untuk mengetahui bahwa sistem SDM saat ini telah mendukung

tujuan bisnis perusahaan dan masalah apa saja yang terjadi dalam

mengimplementasi sistem SDM yang sudah ada. Hasil audit yang didapatkan

adalah proses PO1, PO4, PO7, PO9 dan DS7 berada pada level 4, kemudian pada

proses PO3 dan DS9 berada pada level 3, dan yang memiliki level paling kecil

adalah berada pada PO6 yang berada pada level 2.

Aulia dan Handayaningsih (2013), melakukan analisis Pembuatan Model

Tata Kelola IT Untuk Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus:

Universitas Xyz) dengan membuat dua jenis kuesioner yaitu kuesioner I

management awareness dan kuesioner II maturity level. Kuesioner I ditujukan

untuk melakukan analisis identifikasi resiko, sedangkan kuesioner II ditujukan

4

untuk pengukuran tingkat kematangan. Hasil dari penelitian berupa Model Tata

Kelola IT untuk proses akademik yang diwujudkan dalam bentuk usulan

kebijakan dan prosedur proses akademik TI. Dan juga dilakukan uji kelayakan

Model Tata Kelola TI proses akademik yang secara umum responden sudah

menyatakan kesesuaian sehingga layak untuk diterapkan

Prasetyo, et al (2011), melakukan analisis Tata Kelola Teknologi

Informasi (IT Governance) pada bidang Akademik dengan Cobit Framework pada

Universitas Stikubank Semarang, menghasilkan rekomendasi yang dibuat untuk

monitor dan evaluasi kinerja TI menjamin bahwa kinerja dari TI dalam layanan

akademik dapat terkontrol secara periodik tidak bergantung lagi apakah insiden

yang terjadi mengganggu proses bisnis lembaga.

Sheikhpour dan Modiri (2012), melakukan pemetaan antara COBIT dan

ISO/IEC 27001. Pemetaan ISO/IEC 27001 ke dalam proses COBIT

memungkinkan organisasi untuk menurunkan biaya keseluruhan mempertahankan

tingkat keamanan yang dapat diterima, secara efektif mengelola risiko dan

mengurangi tingkat risiko secara keseluruhan.

PT OTO Multiartha adalah salah satu perseroan pembiayaan Otomotif

independen yang merupakan pembiayaan kepemilikan mobil baru maupun mobil

bekas. Perseroan juga menyediakan pembiayaan sewa guna usaha berdasarkan

permintaan pelanggan. Untuk menjaga kepercayaan dari masyarakat terhadap

perusahaan ini, maka PT OTO Multiartha harus senantiasa memberikan pelayanan

yang terbaik terhadap seluruh pelanggannya.

5

Dalam kondisi persaingan yang semakin ketat diera ini, perusahaan

dituntut untuk dapat bersaing dengan pesaing bisnis terutama pesaing yang

memiliki bidang bisnis yang sama dalam pembiayaan kendaraan. Namun seiring

dengan berkembangnya perusahaan ini, terjadi beberapa permasalahan yang

dirasakan oleh para pelanggannya, terutama dalam masalah penagihan atau proses

penarikan kendaraan yang tidak membayar angsuran kendaraan. Seperti pada

berita yang terdapat dalam internet (sumber: finance.detik.com), PT OTO

Multiartha menjadi perusahaan yang banyak diprotes pada konsumen. Setelah

menelusuri masalah-masalah yang dialami oleh konsumen, ternyata kebanyakan

konsumen merasa adanya komunikasi yang kurang atau kesalahan tertentu antara

customer dengan pihak perusahaan sehingga menyebabkan adanya penarikan

kendaraan diluar keinginan customer.

Melihat adanya tipe kasus yang seperti ini maka menimbulkan hubungan

yang tidak harmonis antara customer dengan PT OTO Multiartha. Sedangkan

dalam bisnis pembiayaan kendaraan, dibutuhkan sebuah hubungan yang terjalin

dengan baik untuk menjaga kenyamanan dan keamanan baik pihak customer

maupun pihak perusahaan. Proses collection atau penagihan merupakan proses

yang memiliki peran penting yang berkaitan dengan kelancaran pembayaran yang

dilakukan pelanggan. Dalam melakukan proses penagihan ini, PT OTO Multiartha

memiliki prosedur yang menjadi dasar bagi collector untuk melakukan penagihan

kepada pelanggan. Sedangkan dalam melakukan proses collection, perusahaan

memiliki sebuah aplikasi SOLOs Collection Management. Aplikasi SOLOs

Collection Management adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mendukung

6

kegiatan collection, seperti melakukan monitoring terhadap account yang di

maintain oleh Field Collector, melakukan pendataan terhadap pelanggan yang

memiliki tunggakan pembayaran, dan melakukan monitoring terhadap hal lainnya

yang berhubungan dengan collection.

Bahkan seperti yang terdapat dalam surat kabar elektronik pada situs

www.deliknews.com memberitakan, bahwa terdapat kesalahpahaman antara

pelanggan yang memiliki tunggakan pembayaran dengan pihak collector sehingga

membawa kasus tersebut ke meja hijau. Untuk menghindari kesalahan yang sama

dalam memonitoring proses collection, maka diperlukan adanya evaluasi untuk

mengukur tingkat keefektifan aplikasi SOLOs Collection Management.

Untuk mewujudkan visi perusahaan yaitu “Menjadi perusahaan

pembiayaan yang terkemuka di Indonesia dengan menciptakan nilai-nilai yang

terbaik bagi seluruh stakeholder” maka perlu dilakukan sebuah evaluasi untuk

menilai sejauh mana perusahaan dapat melakukan relasi atau hubungan antara

pihak perusahaan dengan mitra kerja dan customer perusahaan.

Dilihat dari latar belakang diatas, ada dorongan untuk membuat penelitian

terkait dalam membantu perusahaan dalam mengevaluasi dan menilai tingkat

kualitas perusahaan, dan mengukur aplikasi SOLOs Collection Management yang

sudah diterapkan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang pembiayaan.

Untuk itu, skripsi dengan judul “EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI

INFORMASI PADA PT OTO MULTIARTHA MENGGUNAKAN

FRAMEWORK COBIT 5 FOKUS PADA PROSES MANAGE

RELATIONSHIP (APO08)” layak diangkat sebagai judul skripsi.

http://www.deliknews.com/

7

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka identifikasi

masalah yang terdapat pada PT OTO Multiartha, yaitu:

1. Maraknya pemberitaan kekecewaan pelanggan terhadap pengelolaan relasi

dalam menajemen penagihan PT OTO Multiartha terhadap pelanggan

2. Sistem penarikan yang kurang efektif, sehingga data pelanggan yang

melakukan pembayaran dihari Sabtu dan Minggu tidak terupdate dalam

daftar list penarikan mobil yang menyebabkan kendaraan pelanggan

tersebut masuk daftar list penarikan.

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dijelaskan diatas, maka dapat

dirumuskan untuk permasalahan yang terjadi yaitu:

“Bagaimana melakukan Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PT OTO

Multiartha Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses Manage

Relationship (Apo08)”

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah disusun agar pembahasan masalah dalam penelitian ini

tidak terlalu luas, berdasarkan rumusan masalah diatas maka penelitian ini

dibatasi pada:

1. Evaluasi tata kelola teknologi informasi hanya dilakukan pada divisi

Collection PT OTO Multiarta.

8

2. Relasi yang akan di analisis adalah pihak internal perusahaan yaitu pihak

divisi collection dengan divisi TI dan pihak divisi collection dengan pihak

eksternal yaitu customer dan debt Collector.

3. Usulan tata kelola teknologi informasi menggunakan Framework COBIT 5

pada proses Align, Plan and Organise yang berfokus pada APO08

(Mengelola Relasi atau Hubungan) yang terdiri dari APO08.01

(Memahami harapan bisnis), APO08.02 (Mengidentifikasi peluang risiko

dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis), APO08.03 (Mengelola

Hubungan Bisnis), APO08.04 (Koordinasi dan Komunikasi), dan

APO08.05 (Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

pelayanan).

4. Tahapan analisis pada penelitian ini adalah Initiation, Planning the

Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute

Level dan Reporting the Result seperti yang terdapat pada COBIT 5

Assessment Process Activities.

5. Pada penelitian ini menggunakan perhitungan dengan skala Guttman.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang penelitian, rumusan masalah dan batasan

masalah yang telah dikemukakan, maka tujuan penelitian terbagi menjadi dua

bagian yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum dari penelitian ini

adalah dapat menghasilkan analisis terhadap proses penagihan untuk

memonitoring Field Collector guna mengevaluasi keselarasan tujuan TI dan

9

tujuan bisnis. Sedangkan untuk tujuan khusus pada penelitian ini diharapkan

mampu:

1. Menghasilkan rekomendasi terhadap tata kelola teknologi informasi

menggunakan framework COBIT 5, agar tidak terjadi penarikan kendaraan

setelah pelanggan melakukan pembayaran.

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dapat dijadikan inti dari penelitian ini adalah

sebagai berikut:

a. Bagi Penulis

1. Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah

2. Memahami proses analisis tata kelola teknologi pada sebuah

perusahaan terutama pada proses APO08 Manage Relationship.

b. Bagi Universitas

1. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi ilmu

yang telah diperoleh di bangku perkuliahan sebagai bahan evaluasi.

2. Dapat menjalin kerja sama yang baik dengan PT OTO Multiartha

c. Bagi Perusahaan

1. Memberi pemahaman mengenai langkah-langkah dalam

menganalisis tata kelola teknologi informasi perusahaan dengan

menggunakan Framework Cobit 5.

10

2. Memberikan pemahaman dalam memberikan penilaian Kapabilitas

level sebuah sistem informasi khususnya pada domain Align, Plan

and Organise pada proses APO 08 Manage Relationship.

3. Menjadi bahan referensi dalam melakukan perbaikan tata kelola

teknologi informasi pada APO08 (Mengelola Relasi atau

Hubungan) di PT OTO Multiartha dengan menggunakan

framework COBIT 5.

1.6 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian dilaksanankan pada:

Waktu : April 2014

Tempat : PT. OTO Multiartha

Alamat : Gedung Summitmas II, Lt. 18 Jl. Sudirman kav. 61-62,

Jakarta.

1.7 Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan 2 (dua) metode penelitian yang berhubungan

dengan penelitian yang akan dilakukan, yaitu:

1.7.1 Metode Pengumpulan Data

Pada tahapan ini, dilakukan metode pengumpulan data untuk mengetahui

bagaimana kondisi saat ini yang berlangsung pada perusahaan. Metode

pengumpulan data yang dilakukan, yaitu:

11

1. Observasi

Dalam kegiatan ini akan dilakukan tinjauan pengamatan langsung terhadap

objek meliputi prosedur kerja sistem yang sedang berjalan, peraturan dan

kebijakan yang terdapat dalam perusahaan.

2. Wawancara

Menemui pihak perusahaan yang telah ditentukan yaitu manajer subdivisi

collection terkait objek yang akan diteliti untuk dimintai keterangan secara

langsung secara lisan (interview) guna memenuhi pemenuhan kebutuhan

dalam tahap analisis kondisi yang saat ini sedang berjalan.

3. Studi Pustaka

Membaca dan mengumpulkan data-data yang dianggap perlu dalam

memenuhi kebutuhan audit terkait objek yang akan diaudit. Data-data yang

dikumpulkan terkait dengan objek yang akan diaudit seperti buku-buku,

jurnal dan penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, seta

website referensi yang dapat dijadikan sebagai rujukan bagi keseluruhan

proses studi.

4. Kuesioner

Membuat format pertanyaan berupa kuesioner yang akan diberikan kepada

responden yang telah ditentukan. Kuesioner akan dibuat berdasarkan

aturan standar framework Cobit 5 terhadap objek yang akan dievaluasi.

12

1.7.2 Metode Analisis Data

Kegiatan yang dilakukan oleh peneliti dalam menidentifikasi capability

level, menemukan gap dan menentukan rekomendasi dari proses APO8

(Manage Relationship), dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. COBIT 5 Assessment Process Activities

Assessment Process Activities adalah manajemen proyek dasar dari

praktik baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk menjamin

hasil evaluasi sesuai pada tujuan bisnis. Berikut process capability dalam

melakukan evaluasi enam tahap yang berkelanjutan (ISACA, 2007):

1) Initiation,

2) Planning the Assessment,

3) Briefing

4) Data Collection,

5) Data Validation,

6) Process Attribute Level,

7) And, Reporting the Result

b. Penentuan Capability Level

Setelah memberikan kuesioner terhadap pihak-pihak terkait, maka

akan dilakukan perhitungan nilai Capability Level dari domain align,

plan and organise pada proses APO 8 Manage Relationship.

Berdasarkan dari nilai kapabilitas yang dihasilkan, kita dapat

13

menemukan temuan-temuan dari hasil analisis pada nilai kapabilitas

level yang ada pada proses tersebut.

3. Penentuan Gap

Melakukan penyusunan gap yang dihasilkan dari tahap sebelumnya yakni

tahap menemukan temuan yang didapat dari hasil perhitungan kuesioner

pada Capability Level, sehingga dapat dilihat kesenjangan kondisi sistem

yang saat ini sedang berjalan dengan mengidentifikasi peluang dalam

perbaikan yang akan dilakukan.

4. Penentuan Rekomendasi

Melakukan penyusunan rekomendasi perbaikan proses yang berkelanjutan

berdasarkan dari hasil gap atau kesenjangan yang ada.

1.8 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan ini pembahasan terbagi dalam lima bab yang

secara singkat akan diuraikan sebagai berikut:

BAB I

PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metode

penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas secara singkat teori yang diperlukan dalam

14

penelitian skripsi.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan dijelaskan metodologi yang digunakan

penulis dalam melakukan penelitian.

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan secara singkat profil perusahaan,

analisis tata kelola teknologi informasi yang terdiri dari

perhitungan kuesioner, menemukan temuan dan gap dari hasil

analisis, serta memberikan rekomendasi pada perusahaan

terkait proses mengelola relasi atau hubungan.

BAB V PENUTUP

Bab ini menyajikan simpulan serta saran dari apa yang telah

diterangkan dan diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

15

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi

2.1.1 Pengertian Tata Kelola

Jogiyanto dan Abdillah (2011) menjelaskan bahwa tata kelola

(governance) merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi atau

masyarakat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.

2.1.2 Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan

teknik berupa perangkat keras dan perangkat lunak) untuk menciptakan,

menyimpan, mempertukarkan, dan menggunakan informasi dalam berbagai

bentuk (Fauziah, 2010).

2.1.3 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi

Terdapat beberapa definisi tata kelola teknologi informasi menurut

beberapa ahli (dalam Surendro, 2009), diantaranya sebagai berikut:

1. Kapasitas organisasi untuk mengendalikan formulasi dan implementasi

strategi organisasi dan mengarahkan kepada kepentingan pencapaian daya

saing korporasi.

2. Tata kelola teknologi informasi adalah pertanggungjawaban dewan

direksi dan manajemen eksekutif. Hal ini merupakan bagian yang

16

terintegrasi dengan tata kelola perusahaan dan berisi kepemimpinan dan

struktur serta proses organisasi yang menjamin bahwa organisasi teknologi

informasi mengandung dan mendukung strategi serta tujuan bisnis.

3. Tata kelola teknologi informasi adalah penilaian kapasitas organisasi oleh

dewan direksi, manajemen eksekutif, manajemen teknologi informasi

untuk mengendalikan formulasi dan implementasi strategi teknologi

informasi dalam rangka mendukung bisnis.

Dari ketiga definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud tata

kelola teknologi informasi adalah sebuah upaya atau usaha yang dilakukan oleh

pihak manajemen level atas seperti dewan direksi dan manajemen eksekutif untuk

melakukan pengelolaan terhadap teknologi informasi yang dimiliki oleh

perusahaan, untuk mendukung dan menyelaraskan strategi-strategi bisnis yang

telah ada pada perusahaan.

2.1.4 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpuljan evaluasi tata kelola

teknologi informasi adalah suatu proses mengukur pencapaian nilai TI dalam

sebuah perusahaan yang dipertanggung jawaban dewan direksi dan manajemen

eksekutif untuk melakukan pengelolaan terhadap teknologi informasi yang

dimiliki agar dapat mendapatkan keuntungan kompetitif.

17

2.1.5 Tujuan dan Kegunaan Tata Kelola Teknologi Informasi

Sedangkan menurut Surendro (2009), kegunaan tata kelola teknologi

informasi adalah untuk mengatur penggunaan teknologi informasi, serta untuk

memastikan kinerja teknologi informasi sesuai dengan tujuan berikut ini:

1. Keselarasan teknologi informasi dengan perusahaan dan realisasi

keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan teknologi

informasi

2. Penggunaan teknologi informasi agar memungkinkan perusahaan

mengeksploitasi peluang dan memaksimalkan keuntungan

3. Penggunaan sumber daya teknologi informasi yang bertanggung jawab

4. Manajemen yang tepat akan risiko yang terkait teknologi informasi secara

tepat

2.1.6 Area Tata Kelola Tata Kelola TI

Menurut Sarno (2009), tata kelola TI mencakup area dari kelima fokus

area tata kelola TI dua diantaranya: value delivery and risk management

merupakan outcome, sedang tiga lainnya merupakan driver (pendorong): strategic

alignment, resource management dan performace measurement: kelima hal ini

semuanya digerakkan oleh stakeholder value.

1. Penyesuaian strategis (Strategic Allignment), penerapan TI harus

mendukung pencapaian misi perusahaan. Strategi TI harus benar-benar

mendukung strategi bisnis perusahaan.

18

2. Penambahan nilai (Value Delivery), penerapan TI harus memberikan nilai

tambah bagi pencapaian misi perusahaan.

3. Pengelolaan risiko (Risk Management), penerapan TI harus disertai

dengan identifikasi terhadap risiko-risiko TI, sehingga dapat mengatasi

dampak yang ditimbulkan olehnya. Risiko penerapan TI dapat berupa

virus, penyalahgunaan hak akses, kesalahan/kerusakan sistem, kerusakan

sistem pendukung dan lain-lain.

4. Pengelolaan sumber daya (Resource Management), penerapan TI harus

didukung sumber daya yang memadai dan penggunaan sumber daya yang

optimal.

5. Pengukuran kinerja (Performance Measurement), penerapan TI harus

diukur dan dievaluasi secara berkala, untuk memastikan bahwa investasi

dan kinerja TI sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.

Terdapat beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dengan

adanya sebuah Tata Kelola TI menurut Sarno (2009), yaitu:

1. Kemampuan proses yang lebih baik.

2. Dukungan dalam menyelaraskan kebutuhan bisnis.

3. Mengurangi risiko-risiko penerapan TI.

4. Peningkatan kinerja.

5. Pertambahan nilai yang semakin baik.

19

2.1.7 Prinsip Tata Kelola TI

Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2011) prinsip tata kelola TI menunjukan

kriteria dan arah tujuan strategik penerapan TI dalam organisasi. Prinsip tata

kelola TI adalah sebagai berikut:

1. Tata kelola TI lebih sebagai sistem pencegahan

2. Rancang Tata Kelola TI secara teintegrasi

3. Keterlibatan dan partisipasi eksekutif puncak

4. Kaji secara rutin

5. Selaras dengan visi organisasi

6. Selaras dengan Sistem Penghargaan

7. Tanggung Jawab dan Kepemilikan yang jelas.

2.2 COBIT

2.2.1 Definisi COBIT (Control Objectives For Information & Related

Technology)

COBIT merupakan a set of best practices (framework) bagi pengelolaan

teknologi informasi (IT Management) yang disusun oleh The IT Governance

Institute (ITGI) dan Information System Audit Control Association (ISACA)

(Gondodiyoto, 2007). Secara definisi COBIT adalah sekumpulan dokumentasi

best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna

(user), dan manajemen untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan

kontrol dan masalah-masalah teknis TI, serta best bussiness practices yang

mencakup keseluruhan TI dan kaitannya dengan proses bisnis perusahaan dan

20

memaparkannya dalam struktur aktivitas-aktivitas logis yang dapat dikelola serta

dikendalikan secara efektif.

Selain itu COBIT mendukung manajemen dalam mengoptimumkan

investasi TI-nya melalui ukuran-ukuran dan pengukuran yang akan memberikan

sinyal bahaya bila suatu kesalahan atau risiko akan atau sedang terjadi.

Manajemen perusahaan harus memastikan bahwa sistem kendali internal

perusahaan bekerja dengan baik, artinya dapat mendukung proses bisnis

perusahaan yang secara jelas menggambarkan bagaimana setiap aktivitas kontrol

individual memenuhi tuntutan dan kebutuhan informasi serta efeknya terhadap

sumber daya TI perusahaan. Sumberdaya TI adalah suatu elemen yang sangat

disoroti COBIT, termasuk pemenuhan kebutuhan bisnis terhadap: efektivitas,

efisiensi, kerahasiaan, keterpaduan, ketersediaan, kepatuhan kepada

kebijakan/aturan dan keandalan informasi (effectiveness, efficiency,

confidentiality, integrity, avaiblity, compliance, dan reability) (Gondodiyoto,

2007:276)

Menurut COBIT, keputusan bisnis yang baik harus didasarkan pada

knowledge yang berasal dari informasi yang relevan, kemprehensif dan tepat

waktu, yang dapat dihasilkan jika memenuhi 7 kriteria kerja COBIT.

Tabel 2.1 Kriteria Informasi COBIT 4.1 (Sarno, 2009)

Effectiveness (Efektifitas) Informasi yang diperoleh harus

relevan dan berkaitan dengan proses

bisnis, konsisten, dapat dipercaya

dan tepat waktu.

Efficiency (Efisiensi) Penyediaan informasi melalui

penggunaan sumber daya (yang

21

paling produktif dan ekonomis)

yang optimal.

Confidentiality (Kerahasiaan) Berkaitan dengan proteksi pada

informasi penting dari pihak-pihak

yang tidak memiliki hak

otorisasi/tidak berwenang.

Integrity (Integritas) Berkaitan dengan keakuratan dan

kelengkapan data/informasi dan

tingkat validitas yang sesuai dengan

ekspektasi dan nilai bisnis.

Availability (Ketersediaan) Fokus terhadap ketersediaan

data/informasi ketika diperlukan

dalam proses bisnis, baik sekarang

maupun di masa yang akan datang.

Ini juga terkait dengan pengamanan

atas sumber daya yang diperlukan

dan terkait.

Compliance (Kepatuhan) Pemenuhan data/informasi yang

sesuai dengan ketentuan, peraturan

daa rencana perjanjian atau kontrak

untuk proses bisnis.

Reliability (Handal) Fokus pada pemberian informasi

yang tepat bagi manajemen untuk

mengoperasikan perusahaan dan

pemenuhan kewajiban mereka untuk

membuat laporan keuangan.

2.3 COBIT 5

Menurut ISACA (2012), COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari

panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen IT.

COBIT 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari

15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas IT,

risiko, asuransi, dan keamanan.

COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata

kelola dan manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses

yang mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu perusahaan

22

terkait dengan kegiatan TI. Model proses yang diusulkan bukan hanya sekedar

model proses tetapi suatu model yang bersifat komprehensif. Setiap perusahaan

harus mendefinisikan bidang prosesnya sendiril, dengan mempertimbangkan

situasi tertentu dalam perusahaan tersebut. COBIT 5 juga menyediakan kerangka

kerja untuk mengukur dan memantau kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan

dan mengintegrasikan praktik pengelolaan terbaik (ISACA, 2012). Berikut ini

merupakan cangkupan antara COBIT 5 dan framework lain:

Gambar 2.1 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA,

2012)

23

COBIT 5 dikembangkan untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan penting

seperti:

1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari

informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko

berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam

menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan.

Beberapa pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka pendek

sementara pihak lain lebih menyukai keuntungan jangka panjang.

Beberapa pihak siap untuk mengambil risiko tinggi sementara beberapa

pihak tidak. Perbedaan ini dan terkadang konflik mengenai harapan harus

dihadapi secara efektif. Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak

tapi juga menginginkan transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan

bagaimana hasil yang akan diperoleh.

2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan perusahaan pada

perusahaan lain dan rekan TI, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien

dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan

mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan. Bagaimana

perusahaan memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan

mengarahkan perusahaan kepada keputusan bisnis yang efektif dan

efisien? Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model

informasi yang efektif dapat membantu untuk mencapainya.

24

4. Mengatasi TI yang semakin meresap ke dalam perusahaan. TI semakin

menjadi bagian penting dari bisnis. Seringkali TI yang terpisah tidak

cukup memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. TI perlu

menjadi bagian penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, manajemen

risiko, kebijakan, kemampuan, proses, dan sebagainya. Tugas dari CIO

dan fungsi TI sedang berkembang sehingga semakin banyak orang dalam

perusahaan yang memiliki kemampuan TI akan dilibatkan dalam

keputusan dan operasi TI. TI dan bisnis harus diintegrasikan dengan lebih

baik.

5. Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru.

Hal ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk

baru, membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih

tipe pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan

pengembangan produk, produksi dan proses supply chain agar dapat

memberikan produk ke pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan

kualitas yang lebih baik.

6. Mendukung perpaduan bisnis dan TI secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen TI

perusahaan yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya.

7. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi TI.

8. Memberikan perusahaan:

a. nilai tambah melalui penggunaan TI yang efektif dan inovatif,

b. kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan TI yang baik,

25

c. kesesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujuan, dan kebijakan

internal,

d. peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan IT.

9. Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRINCE2, COSO, dan ISO.

Hal ini akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai

framework, berbagai standar antar satu sama lain, dan bagaimana mereka

dapat digunakan bersama-sama.

10. Mengintegrasikan semua framework dengan panduan ISACA yang

mengutamakan fokus kepada COBIT, Val IT, dan Risk IT, tetapi juga

mempertimbangkan BMIS, ITAF, dan TGF, sehingga COBIT 5 mencakup

seluruh perusahaan dan menyediakan dasar untuk integrasi dengan

framework dan standar lain menjadi satu kesatuan framework.

Secara sederhana, COBIT 5 membantu perusahaan menciptakan nilai yang

optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara menyadari manfaat dan

mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT 5

memungkinkan informasi dan teknologi yang terkait untuk diatur dan dikelola

dengan baik pada seluruh perusahaan, mengambil dalam bisnis secara menyeluruh

dan area fungsional tanggung jawab, mengingat kepentingan yang berhubungan

dengan IT pemangku kepentingan internal dan eksternal.

26

2.3.1 Prinsip COBIT 5

COBIT 5 memiliki Prinsip dan Enabler yang bersifat umum dan

bermanfaat untuk semua ukuran perusahaan, baik komersial maupun non-profit

ataupun sektor publik. 5 Prinsip tersebut adalah Meeting stakeholder needs,

Covering enterprise end-to-end, Applying a single intergrated framework,

Enabling a holistic approach dan Separating governance from management,

berikut penjelasanya:

1. Meeting stakeholder needs, berguna untuk pendefinisan prioritas untuk

implementasi, perbaikan, dan jaminan. Kebutuhan stakeholder diterjemahkan

ke dalam Goals Cascade menjadi tujuan yang lebih spesifik, dapat

ditindaklajuti dan disesuaikan, dalam konteks : Tujuan perusahaan (Enterprise

Goal), Tujuan yang terkait IT (IT-related Goal), Tujuan yang akan dicapai

enabler (Enabler Goal). Selain itu sistem tata kelola harus mempertimbangkan

seluruh stakeholder ketika membuat keputusan mengenai penilaian manfaat,

resource dan risiko.

Gambar 2.2 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012)

27

2. Covering enterprise end-to-end, bermanfaat untuk mengintegrasikan tata

kelola TI perusahaan kedalam tata kelola perusahaan. Sistem tata kelola TI

yang diusung COBIT 5 dapat menyatu dengan sistem tata kelola perusahaan

dengan mulus. Prinsip kedua ini juga meliputi semua fungsi dan proses yang

dibutuhkan untuk mengatur dan mengelola TI perusahaan dimanapun

informasi diproses. Dalam lingkup perusahaan, COBIT 5 menangani semua

layanan TI internal maupun eksternal, dan juga proses bisnis internal dan

eksternal.

3. Applying a single intergrated framework, sebagai penyelarasan diri dengan

standar dan framework relevan lain, sehingga perusahaan mampu

menggunakan COBIT 5 sebagai framework tata kelola umum dan integrator.

Selain itu prinsip ini menyatukan semua pengetahuan yang sebelumnya

tersebar dalam berbagai framework ISACA (COBIT, VAL IT, Risk IT, BMIS,

ITAF, dll).

4. Enabling a holistic approach, yakni COBIT 5 memandang bahwa setiap

enabler saling mempengaruhi satu sama lain dan menentukan apakah

penerapan COBIT 5 akan berhasil.

5. Separating governance from management, COBIT membuat perbedaan yang

cukup jelas antara tata kelola dan manajemen. Kedua hal tersebut mencakup

berbagai kegiatan yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang

berbeda, dan melayani untuk tujuan yang berbeda pula.

28

Gambar 2.3 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012)

Perbedaan Governance (Tata kelola) dengan Management (Manajemen)

Governance adalah tata kelola yang memastikan bahwa tujuan perusahaan

dapat dicapai dengan melakukan evaluasi terhadap kebutuhan, kondisi, dan

pilihan stakeholder, menerapkan arah melalui prioritas dan pengambilan

keputusan terhadap arah dan tujuan yang telah disepakati. Pada kebanyakan

perusahaan, tata kelola adalah tanggung jawab dari dewan direksi dibawah

kepemimpinan ketua.

Management (Manajemen) berfungsi sebagai perencana, membangun,

menjalankan dan memonitor aktifitas-aktifitas yang sejalan dengan arah yang

ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan perusahaan. Pada

kebanyakan perusahaan, manajemen menjadi tanggung jawab eksekutif

manajemen dibawah pimpinan CEO.

29

2.3.2 Implementasi COBIT

Menurut ICASA (2012), tujuh tahap yang terdapat dalam siklus

implementasi COBIT 5 adalah:

1. Tahap 1– Initiate Progamme

Tahap 1 mengidentifikasikan penggerak perubahan dan menciptakan

keinginan untuk berubah di level manajemen eksekutif, yang kemudian

diwujudkan berupa kasus bisnis. Penggerak perubahan dapat berupa kejadian

internal maupun eksternal, dan kondisi atau isu penting yang memberikan

dorongan untuk berubah. Kejadian, tren, masalah kinerja, implementasi perangkat

lunak, dan bahkan tujuan dari perusahan dapat menjadi penggerak perubahan.

Risiko yang terkait dengan implementasi dari program ini sendiri akan

dideskripsikan di dalam kasus bisnis, dan dikelola sepanjang siklus hidupnya.

Menyiapkan, menjaga, dan mengawasi kasus bisnis sangatlah mendasar dan

penting untuk pembenaran, mendukung, dan kemudian memastikan hasil akhir

yang sukses dari segala inisiatif, termasuk pengembangan GEIT. Mereka

memastikan fokus yang berkelanjutan terhadap keuntungan dari program dan

perwujudannya.

2. Tahap 2–Define Problems and Opportunities

Tahap 2 membuat agar tujuan TI dengan strategi dan risiko perusahaan

sejajar, dan memprioritaskan tujuan perusahaan, tujuan TI, dan proses TI yang

paling penting. COBIT 5 menyediakan panduan pemetaan tujuan perusahaan

terhadap tujuan TI terhadap proses TI untuk membantu penyeleksian. Dengan

mengetahui tujuan perusahaan dan TI, proses penting yang harus mencapai

30

tingkat kapabilitas tertentu dapat diketahui. Manajemen perlu tahu kapabilitas

yang ada saat ini dan dimana kekurangan terjadi. Hal ini dapat dicapai dengan

cara melakukan penilaian kapabilitas proses terhadap proses-proses yang terpilih.

3. Tahap 3–Define Road Map

Tahap 3 menetapkan target untuk peningkatan, diikuti oleh analisis selisih

untuk mengidentifikasi solusi potensial. Beberapa solusi akan berupa quick wins

dan beberapa berupa tugas jangka panjang yang lebih sulit. Prioritas harus

diberikan kepada proyek yang lebih mudah untuk dicapai dan lebih mungkin

memberikan keuntungan yang paling besar. Tugas jangka panjang perlu dipecah

menjadi bagian-bagian yang lebih mudah untuk diselesaikan.

4. Tahap 4–Plan Programme

Tahap 4 merencanakan solusi praktis yang layak dijalankan dengan

mendefinisikan proyek yang didukung dengan kasus bisnis yang dapat dibenarkan

dan mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi. Kasus bisnis yang

dibuat dengan baik akan membantu memastikan bahwa keuntungan proyek

teridentifikasi, dan diawasi secara terus menerus.

5. Tahap 5–Execute Plan

Tahap 5 mengubah solusi yang disarankan menjadi kegiatan hari per hari

dan menetapkan perhitungan dan sistem pemantauan untuk memastikan

kesesuaian dengan bisnis tercapai dan kinerja dapat diukur. Kesuksesan

membutuhkan pendekatan, kesadaran dan komunikasi, pengertian dan komitmen

dari manajemen tingkat tinggi dan kepemilikan dari pemilik proses TI dan bisnis

yang terpengaruh.

31

6. Tahap 6–Realede Benefits

Tahap 6 berfokus dalam transisi berkelanjutan dari pengelolaan dan

praktik manajemen yang telah ditingkatkan ke operasi bisnis normal dan

pemantauan pencapaian dari peningkatan menggunakan metrik kinerja dan

keuntungan yang diharapkan.

7. Tahap 7–Review Effectiveness

Tahap 7 mengevaluasi kesuksesan dari inisiatif secara umum,

mengidentifikasi kebutuhan tata kelola atau manajemen lebih jauh, dan

meningkatkan kebutuhan akan peningkatan secara terus-menerus. Tahap ini juga

memprioritaskan kesempatan lebih banyak untuk meningkatkan GEIT.

Gambar 2.4 Implementasi COBIT (ISACA, 2012)

32

2.3.3 Proses Dalam Framework COBIT 5

Dalam COBIT 5 saat ini terbagi menjadi 5 Domain yang terdiri dari 37

proses, berikut merupakan 37 model proses COBIT 5(ISACA, 2012:74):

Gambar 2.5 37 Proses dalam COBIT 5

Berikut merupakan penjabaran sub domain yang dimiliki oleh masing-

masing domain yaitu sebagai berikut:

1. Domain EDM (Evaluate, Direct and Monitor)

Proses tata kelola ini berurusan dengan tujuan tata pemangku kepentingan

33

dalam melakukan penilaian, optimasi risiko dan sumber daya, mencakup

praktek dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan strategis,

memberikan arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Terdiri dari 5 sub

domain dan key governance practice masing-masing, yaitu:

a. EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

1) EDM01.01 Evaluate the governance system.

2) EDM01.02 Direct the governance system.

3) EDM01.03 Monitor the governance system.

b. EDM02 Ensure Benefit Delivery

1) EDM02.01 Evaluate value optimisation.

2) EDM02.02 Direct value optimisation.

3) EDM02.03 Monitor value optimisation.

c. EDM03 Ensure Risk Optimisation

1) EDM03.01 Evaluate risk management.

2) EDM03.02 Direct risk management.

3) EDM03.03 Monitor risk management.

d. EDM04 Ensure Resource Optimisation

1) EDM04.01 Evaluate resource management.

2) EDM04.02 Direct resource management.

3) EDM04.03 Monitor resource management.

e. EDM05 Ensure Stakeholder Transparency

1) EDM05.01 Evaluate stakeholder reporting requirements.

2) EDM05.02 Direct stakeholder communication and reporting.

34

3) EDM05.03 Monitor stakeholder communication

2. Domain APO (Align, Plan and Organise)

Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyediaan layanan

dan dukungan (DSS). Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan

mengidentifikasi kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi

pada pencapaian tujuan bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan,

dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda. Sebuah

organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke

dalam tempatnya. Sub domain nya terdiri dari:

a. APO01 Manage the IT Management Framework

1) APO01.01 Define the organisational structure.

2) APO01.02 Establish roles and responsibilities.

3) APO01.03 Maintain the enablers of the management system.

4) APO01.04 Communicate Management Objectives and

Direction

5) APO01.05 Optimisation the Placement of the IT Function.

6) APO01.06 Define Information (data) and System Ownership.

7) APO01.07 Manage Continual Improvement of Processes.

8) APO01.08 Ensure Compliance with Policies and Procedures.

b. APO02 Manage Strategy (Mengelola Strategi)

1) APO02.01 Understand enterprise direction.

2) APO02.02 Assess the current environment, capabilities and

performance.

35

3) APO02.03 Define the target IT capabilities.

4) APO02.04 Conduct a gap analysis.

5) APO02.05 Define the strategic plan and road map.

6) APO02.06 Communicate the IT strategy and direction.

c. APO03 Manage Enterprise Architecture

1) APO03.01 Develop the enterprise architechture vision

2) APO03.02 Define reference architechture

3) APO03.03 Select opportunities and solutions

4) APO03.04 Define architechture implementation

5) APO03.05 Provide enterprise architechture services

d. APO04 Manage Innovation

1) APO04.01 Create an environment conducive to innovation.

2) APO04.02 Maintain an understanding of the enterprise

environment.

3) APO04.03 Monitor and scan the technology environment.

4) APO04.04 Assess the potential of emerging technologies and

innovation ideas.

5) APO04.05 Recommend appropriate further initiatives.

6) APO04.06 Monitor the implementation and use of

innovation.

e. APO05 Manage Portfolio

1) APO05.01 Establish Target Investment Mix.

2) APO05.02 Determine The Availability and Sources of Funds.

36

3) APO05.03 Evaluate and Select Programmes to Fund.

4) APO05.04 Monitor, Optimise and Report on Investment

Portfolio Investment.

5) APO05.05 Maintain Portfolios.

6) APO05.06 Manage Benefits Achievement.

f. APO06 Manage Budget and Costs

1) APO06.01 Manage finance and accounting.

2) APO06.02 Prioritise resource allocations.

3) APO06.03 Create and maintain budgets.

4) APO06.04 Model and allocate costs.

5) APO06.05 Manage costs.

g. APO07 Manage Human Resources

1) APO07.01 Maintain adequate and appropriate staffing.

2) APO07.02 Identify key IT personnel.

3) APO07.03 Maintain the skills and competencies of

personnel.

4) APO07.04 Evaluate employee job performance.

5) APO07.05 Plan and track the usage of IT and business

human resources.

6) APO07.06 Manage contract staff.

37

h. APO08 Manage Relationships

1) APO08.01 Understand business expectations.

2) APO08.02 Identify opportunities, risks and constraints for IT

to enchance the business.

3) APO08.03 Manage business relationship.

4) APO08.04 Co-ordinate and communicate.

5) APO08.05 Provide input to the continual improvement of

services.

i. APO09 Manage Service Agreements

1) APO09.01 Identify IT services.

2) APO09.02 Catalogue IT-enabled services.

3) APO09.03 Define and prepare service agreements.

4) APO09.04 Monitor and report service levels.

5) APO09.05 Review service agreements and contracts.

j. APO10 Manage Suppliers

1) APO10.01 Identify and evaluate supplier relationships and

contracts.

2) APO10.02 Select suppliers.

3) APO10.03 Manage supplier relationships and contracts

4) APO10.04 Manage supplier risk.

5) APO10.05 Monitor supplier performance and compliance.

38

k. APO11 Manage Quality

1) APO11.01 Establish a quality management system (QMS).

2) APO11.02 Define and manage quality standards, practices and

procedures.

3) APO11.03 Focus quality management on customers.

4) APO11.04 Perform quality monitoring, control and reviews.

5) APO11.05 Integrate quality management into solutions for

development and service delivery.

6) APO11.06 Ensure Continuous Improvement.

l. APO12 Manage Risk

1) APO12.01 Collect data.

2) APO12.02 Analyse risk.

3) APO12.03 Maintain a risk profile.

4) APO12.04 Articulate risk.

5) APO12.05 Define a risk management action portfolio.

6) APO12.06 Respond to risk.

m. APO13 Manage Security

1) APO13.01 Establish and maintain an information security

management system (ISMS).

2) APO13.02 Define and manage an information security risk

treatment plan.

3) APO13.03 Monitor and review the ISMS.

39

3. Domain BAI (Build, Acquire and Operate)

Memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah menjadi

layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi,

dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke

dalam proses bisnis. Perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada juga

dicakup oleh domain ini, untuk memastikan bahwa solusi terus memenuhi

tujuan bisnis. Sub domain nya terdiri dari:

a. BAI01 Manage Programmes and Projects

1) BAI01.01 Maintain a standard approach for programme and

project management.

2) BAI01.02 Initiate a programme.

3) BAI01.03 Manage stakeholder engagement.

4) BAI01.04 Develop and mantain the programme plan.

5) BAI01.05 Launch and execute the programme.

6) BAI01.06 Monitor, control and report on the programme

outcomes.

7) BAI01.07 Start up and initiate projects within a programme.

8) BAI01.08 Plan projects.

9) BAI01.09 Manage programme and project quality.

10) BAI01.10 Manage programme and project risk.

11) BAI01.11 Monitor and control a project.

12) BAI01.12 Execute a project.

13) BAI01.13 Close a project.

40

14) BAI01.14 Close a programme.

b. BAI02 Manage Requirements Definition

1) BAI02.01 Define and maintain business functional and

technical requirements.

2) BAI02.02 Perform a feasibility study and formulate

alternative solutions.

3) BAI02.03 Manage requirements risk.

4) BAI02.04 Obtain approval of requirements and solutions.

c. BAI03 Manage SolutionsIdentification and Build

1) BAI03.01 Design high-level solutions.

2) BAI03.02 Design detailed solution component.

3) BAI03.03 Develop solution components.

4) BAI03.04 Procure solution components.

5) BAI03.05 Build solutions.

6) BAI03.06 Perform quality assurance.

7) BAI03.07 Prepare for solution testing.

8) BAI03.08 Execute solution testing.

9) BAI03.09 Manage changes to requirement.

10) BAI03.10 Maintain Solutions

11) BAI03.11 Define IT services and maintain the service

portfolio.

41

d. BAI04 Manage Availability and Capacity

1) BAI04.01 Assess current availability, performance and

capacity and create a baseline.

2) BAI04.02 Assess business impact.

3) BAI04.03 Plan for new or changed service requirements.

4) BAI04.04 Monitor and review availability and capacity.

5) BAI04.05 Investigate and address availability, performance

and capacity issues.

e. BAI05 Manage Organisational Change Enablement

1) BAI05.01 Establish the Desire to Change.

2) BAI05.02 Form an Effective Implementation Team.

3) BAI05.03 Communicate Desired Vision.

4) BAI05.04 Empower Role Players and Identify Short-term Wins.

5) BAI05.05 Enable Operation and Use.

6) BAI05.06 Embed New Approaches.

7) BAI05.07 Sustain Changes.

f. BAI06 Manage Changes

1) BAI06.01 Perform impact assessment; prioritise and authorize

changes

2) BAI06.02 Manage emergency changes.

3) BAI06.03 Track and report change status.

4) BAI06.04 Close and document the changes.

42

g. BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning

1) BAI07.01 Establish an implementation plan.

2) BAI07.02 Plan Business Process, System and Data

Conversion.

3) BAI07.03 Plan acceptance tests.

4) BAI07.04 Establish a test environment.

5) BAI07.05 Perform acceptance tests.

6) BAI07.06 Promote to production and manage releases.

7) BAI07.07 Provide early production support.

8) BAI07.08 Perform a post - implementation review.

h. BAI08 Manage Knowledge

1) BAI08.01 Nurture and facilitate a knowledge-sharing culture.

2) BAI08.02 Identify and classify sources of information.

3) BAI08.03 Organise and contextualise information into

knowledge.

4) BAI08.04 Use and share knowledge.

5) BAI08.05 Evaluate and retire information.

i. BAI09 Manage Assets

1) BAI09.01 Identify and record current assets.

2) BAI09.02 Manage critical assets.

3) BAI09.03 Manage the asset life cycle.

4) BAI09.04 Optimise asset costs.

5) BAI09.05 Manage licences.

43

j. BAI10 Manage Copnfiguration

1) BAI10.01 Establish and mantain a configuration model.

2) BAI10.02 Establish and maintain a configuration respository

and a baseline.

3) BAI10.03 Maintain and control configuration items.

4) BAI10.04 Produce status and configuration reports.

5) BAI10.05 Verify and review integrity of the configuration

repository.

4. Domain DSS (Deliver, Service and Support)

a. DSS01 Manage Operations

1) DSS01.01 Perform operational procedures.

2) DSS01.02 Manage outsourced IT services.

3) DSS01.03 Monitor IT infrastructure.

4) DSS01.04 Manage the environment.

5) DSS01.05 Manage facilities.

b. DSS02 Manage Service Requests and Incidents

1) DSS02.01 Define incident and service request classification

schemes.

2) DSS02.02 Record, classify and prioritise requests and

incidents.

3) DSS02.03 Verify, approve and fulfill service request.

4) DSS02.04 Investigate, diagnose and allocate incidents.

5) DSS02.05 Resolve and recover from incidents.

44

6) DSS02.06 Close service requests and incidents.

7) DSS02.07 Track status and produce reports.

c. DSS03 Manage Problems

1) DSS03.01 Identify and classify problems.

2) DSS03.02 Investigate and diagnose problems.

3) DSS03.03 Raise known errors.

4) DSS03.04 Resolve and close problems.

5) DSS03.05 Perform proactive problem management.

d. DSS04 Manage Continuity

1) DSS04.01 Define the business continuity policy, objectives, and

scope.

2) DSS04.02 Maintain a continuity strategy.

3) DSS04.03 Maintain a continuity strategy.

4) DSS04.04 Exercise, test, and review the BCP.

5) DSS04.05 Review, maintain and improve the continuity plan.

6) DSS04.06 Conduct continuity plan training.

7) DSS04.07 Manage backup arrangements.

8) DSS04.08 Conduct a post – resumption review.

e. DSS05 Manage Security Services

1) DSS05.01 Protect against malware.

2) DSS05.02 Manage network and connectivity security.

3) DSS05.03 Manage endpoint security.

4) DSS05.04 Manage user identity and logical access.

45

5) DSS05.05 Manage physical access to IT assets.

6) DSS05.06 Manage sensitive documents and output devices.

7) DSS05.07 Monitor the infrastructure for security-related

events.

f. DSS06 Manage Business Process Controls

1) DSS06.01 Align control activities embedded in business

processes with enterprise objectives.

2) DSS06.02 Control the processing of information.

3) DSS06.03 Manage roles, responsibilities, access privileges

and levels of authority.

4) DSS06.04 Manage errors and exceptions.

5) DSS06.05 Ensure traceability of information events and

accountabilities.

6) DSS06.06 Secure information assets.

5. Domain MEA (Monitor, Evaluate and Assess)

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir. Domain ini

berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang

dibutuhkan, yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan

kelangsungan, dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan

fasilitas operasional. Subdomainnya terdiri dari:

a. MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and

Conformance

1) MEA01.01 Establish a monitoring approach.

46

2) MEA01.02 Set performance and conformance targets.

3) MEA01.03 Collect and process performance and conformance

data.

4) MEA01.04 Analyse and report performance.

5) MEA01.05 Ensure the implementation of corrective actions.

b. MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal

Control

1) MEA02.01 Monitor internal controls.

2) MEA02.02 Review business process controls effectiveness.

3) MEA02.03 Perform control self-assessments.

4) MEA02.04 Identify and report control deficiencies.

5) MEA02.05 Ensure that assurance providers are independent

and qualified.

6) MEA02.06 Plan assurance initiatives.

7) MEA02.07 Scope assurance initiatives.

8) MEA02.08 Execute assurance initiatives.

c. MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External

Requirements

1) MEA03.01 Identify external compliance requirements.

2) MEA03.02 Optimise response to external requirements.

3) MEA03.03 Confirm external compliance.

4) MEA03.04 Obtain assuramce of external compliance.

47

2.3.4 Deskripsi Proses COBIT 5

Berikut ini merupakan daftar proses COBIT 5 yang dilakukan evaluasi

beserta penjelasan mengenai masing-masing prosesnya:

1. Proses EDM01 -Ensure Governance Framework Setting and

Maintenance

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM01 adalah menganalisa

keperluan untuk tata kelola TI perusahaan, dan menempatkan dan memelihara

keefektifan struktur yang ada, prinsip, proses-proses dan praktiknya. Dengan

kejelasan dari tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai misi, sasaran dan

tujuan perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah menyediakan pendekatan yang konsisten

terintegrasi dan selaras dengan pendekatan tata kelola perusahaan. Untuk

memastikan bahwa keputusan itu terkait dibuat sejalan dengan strategi dan tujuan

perusahaan itu, memastikan bahwa proses itu terkait diawasi efektif dan

transparan, sesuai dengan persyaratan hukum dan peraturan dikonfirmasi, dan

persyaratan tata kelola untuk anggota dewan terpenuhi.

2. Proses EDM02 – Ensure Benefits Delivery

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDMD02 adalah

mengoptimalkan nilai kontribusi bisnis dari bisnis proses, servis TI dan aset TI

hasil dari investasi yang dilakukan oleh TI sesuai dengan biaya dari perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah mengamankan nilai optimal dari pengadaan

TI, servis dan aset, efisiensi biaya dari solusi dan servis, dan sebuah kehandalan

48

juga penggambaran yang akurat tentang biaya dan keuntungan. Jadi bisnis itu

perlu dukungan dari keefektifan dan efisiensi.

3. Proses EDM03 - Ensure Risk Optimisation

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM03 adalah memastikan

besarnya resiko dan toleransi yang dapat diterima perusahaan dimengerti,

diartikulasi serta dikomunikasikan, dan dilakukan kegiatan pengidentifikasian dan

pengelolaan resiko-resiko yang berhubungan dengan nilai TI pada perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa resiko TI

perusahaan tidak melebihi kemampuan dan toleransi perusahaan dalam menerima

resiko, serta mengidentifikasi dan mengelola dampak dari resiko TI terhadap

nilai-nilai pada perusahaan, dan mengurangi terjadinya kegagalan.

4. Proses EDM04 - Ensure Resource Optimisation

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah memastikan

kemampuan TI yang memadai (karyawan, proses, dan teknologi) untuk

mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang

dibutuhkan perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya TI ditekan secara optimal,

dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan

untuk perubahan di masa depan.

5. Proses EDM05 – Ensure Stakeholder Transparency

Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses ini adalah memastikan

performa dan kecocokan TI perusahaan yang dilaporkan secara transparan,

49

dengan persetujuan dari pemangku kepentingan tentang tujuan dan metriks serta

perbaikan tindakan yang sesuai.

Tujuan dari proses ini adalah memastikan komunikasi ke pemangku

kepentingan secara efektif dan tepat waktu dengan berbasis dari penyusunan

untuk meningkatkan performa, identifikasi area untuk perbaikan, dan konfirmasi

tujuan dan strategi TI sejalan dengan strategi perusahaan.

6. Proses APO01 - Manage The IT Management Framework

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO01 adalah

mengklarifikasi dan menjaga pengelolaan atas misi dan visi departemen TI.

Mengimplementasi dan menjaga mekanisme dan otoritas untuk mengelola

informasi dan penggunaan TI dalam perusahaan untuk mendukung tujuan

pengelolaan, sejalan dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan

yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan perusahaan

terpenuhi, termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan tanggung

jawab, aktivitas yang bisa diandalkan dan bisa diulang, dan kemampuan dan

kompetensi.

7. Proses APO02 – Manage Strategy

Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses APO02 adalah menyediakan

gambaran bisnis dan lingkungan TI terkini, tujuan yang akan datang, dan memulai

untuk berusaha untuk melihat lingkungan di masa yang akan datang.

Tujuan dari proses ini adalah menyelaraskan rencana strategi TI dengan

tujuan bisnis. Dengan komunikasi tujuana tersebut dengan baik maka akan

50

dimengerti oleh semuany, dengan pilihan strategi TI telah diidentifikasi,

terstruktur dan terintegrasi dengan rencana bisnis.

8. Proses APO03 - Manage Enterprise Architecture

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO03 adalah membangun

arsitektur pada umumnya yang terdiri dari proses bisnis, informasi, data, aplikasi,

dan layer arsitektur teknologi dengan tujuan mewujudkan strategi perusahaan dan

strategi TI secara efektif dan efisien dengan cara menciptakan model kunci dan

praktek-praktek yang mendeskripsikan arsitektur saat ini dan target arsitektur.

Menetapkan persyaratan dalam taksonomi, standar, pedoman, prosedur, template,

dan alat, dan menghubungkan komponen-komponen. Meningkatkan keterpaduan,

ketangkasan, kualitas informasi, dan menghasilkan penghematan biaya potensial

melalui inisiatif seperti penggunaan kembali komponen-komponen building block.

Tujuan dari proses tersebut adalah merepresentasikan building block yang

berbeda yang membentuk perusahaan dan antar-hubungannya serta prinsip-prinsip

dalam memandu design dan evolusi mereka dari waktu ke waktu, memungkinkan

perwujudan tujuan operasional dan strategis yang terstandarisasi, responsif, dan

efisien.

9. Proses APO04 - Manage Innovation

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO04 adalah menjaga

kesadaran akan tren mengenai TI dan layanan sejenis, mengidentifikasi

kesempatan inovasi, dan merencanakan bagaimana caranya untuk mendapatkan

keuntungan dari inovasi dalam kaitannya dengan kebutuhan bisnis. Analisa

kesempatan apa yang ada untuk inovasi bisnis atau perbaikan yang bisa dibuat

51

dengan teknologi baru, layanan atau inovasi dibidang TI bisnis, analisa pula

teknologi yang sudah ada dan inovasi bisnis dan proses TI yang mempengaruhi

perencanaan strategis dan keputusan arsitektural perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mencapai keunggulan kompetitif,

inovasi bisnis, dan peningkatan efektifitas dan efisiensi operasional dengan

mengeksploitasi perkembangan TI.

10. Proses APO05 - Manage Portfolio


mengeksekusi arahan strategis untuk investasi sejalan dengan visi arsitektur

perusahaan dan karakteristik yang diinginkan atas investasi tersebut dan

portofolio layanan terkait, dan mempertimbangkan kategori-kategori inestasi

berbeda dan sumber daya dan tantangan-tantangan pendanaan, berdasarkan

kesesuainnya dengan tujuan strategis, dan risiko bagi perusahaan. Memindahkan

program yang terpilih kedalam portofolio layanan aktif untuk eksekusi.

Mengawasi performa dari semua layanan dan program, mengajukan penyesuaian

apabila dibutuhkan sebagai respon dari performa layanan dan program atau

perubahan dalam prioritas perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan performa dari

portofolio program-program dalam respon terhadap performa program dan

layanan, dan perubahan dalam proritas dan permintaan perusahaan.

11. Proses APO06 - Manage Budget and Costs

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO06 adalah mengelola

kegiatan TI yang berhubungan dengan keuangan baik dalam fungsi bisnis dan

52

fungsi TI yang meliputi anggaran, manajemen biaya dan manfaat, dan prioritas

dalam penggunaan praktek anggaran formal dan sistem pengalokasikan biaya

perusahaan secara adil dan merata. Konsultasi dengan stakeholder untuk

mengidentifikasi dan mengontrol total biaya dan manfaat dalam konteks rencana

strategis dan taktis TI, dan memulai tindakan korektif apabila diperlukan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengembangkan kemitraan antara

stakeholder perusahaan dan stakeholder TI untuk memungkinkan penggunaan

sumber daya TI yang efektif dan efisien dan menyediakan transparansi dan

akuntabilitas nilai biaya dan nilai bisnis untuk solusi dan layanan. Memungkinkan

perusahaan untuk membuat keputusan mengenai solusi dan layanan penggunaan

TI.

12. Proses APO07 - Manage Human Resources

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan

pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan

keterampilan sumber daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab, rencana pembelajaran dan

pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staf-staf kompeten dan

termotivasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan sumber

daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan.

13. Proses APO08 - Manage Relationship


hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan untuk

53

memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan

perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran

dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan

istilah terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan

akuntabilitas untuk keputusan penting.

Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik,

meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber

daya secara efektif.

14. Proses APO09 - Manage Service Agreements


menyelaraskan layanan berbasis TI dan tingkat layanan dengan kebutuhan dan

harapan perusahaan, termasuk identifikasi, spesifikasi, design, publishing,

persetujuan, dan pemantauan layanan TI, tingkat layanan, dan indikator kinerja.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa layanan TI dan

tingkat layanan memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa mendatang.

15. Proses APO10 - Manage Suppliers


layanan terkait TI yang diberikan oleh semua jenis supplier untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan, termasuk pemilihan supplier, pengelolaan hubungan,

manajemen kontrak, dan meninjau serta memantau kinerja supplier untuk menilai

efektivitas dan kesesuaian.

Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalkan risiko yang terkait

dengan non-performing supplier dan memastikan harga yang kompetitif.

54

16. Proses APO11 - Manage Quality


mendefinisikan dan mengkomunikasikan persyaratan kualitas dalam seluruh

proses, prosedur, dan hasil termasuk kontrol, pemantauan, dan penggunaan

praktek dan standar yang terbukti untuk upaya perbaikan terus-menerus dan

efisiensi.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan pencapaian solusi dan

layanan yang konsisten untuk memenuhi persyaratan kualitas perusahaan dan

memenuhi kebutuhan stakeholder.

17. Proses APO12 - Manage Risk

Menurut ISACA(2012), deskprisi dari proses APO12 adalah secara terus-

menerus mengidentifikasi, menilai dan mengurangi resiko yang berhubungan

dengan TI didalam level toleransi yang ditentukan oleh manajemen perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut mengintegrasikan management dari risiko TI

perusahaan dengan keseluruhan ERM (Enterprise Risk Management), dan

menyeimbangkan biaya dan keuntungan dari mengelola resiko TI perusahaan.

18. Proses APO13 - Manage Security

Menurut ISACA(2012), deskripsi dari proses APO13 adalah

mendefinisikan, mengoperasikan dan mengawasi sistem untuk manajemen

keamanan informasi.

55

Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga agar dampak dan kejadian dari

insiden keamanan informasi masih berada pada level risiko yang dapat diterima

perusahaan.

19. Proses BAI01 - Manage Programmes and Projects

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI01 adalah mengelola

semua program dan proyek dari portofolio investasi sejalan dengan strategi

perusahaan dan dalam cara yang terkoordinasi. Inisiasi, rencanakan, kontrol, dan

jalankan program dan proyek, dan tutup dengan review setelah implementasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyadari keuntungan bisnis dan

mengurangi risiko penundaan yang tak diharapkan, biaya dan pengurangan nilai

dengan memperbaiki komunikasi dan pelibatan bisnis dan pengguna, memastikan

nilai dan kualitas hasil proyek dan memaksimalkan kontribusinya terhadap

investasi dan portofolio layanan.

20. Proses BAI02 - Manage Requirement Definitions

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI02 adalah

mengidentifikasi solusi dan menganalisis persyaratan sebelum akuisisi atau

pembuatan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan

strategis perusahaan yang meliputi proses bisnis, aplikasi, informasi/data,

infrastruktur, dan layanan. Berkoordinasi dengan stakeholder yang terkait untuk

meninjau pilihan-pilihan yang layak termasuk biaya dan manfaat, analisis risiko,

dan persetujuan persyaratan, dan solusi yang diusulkan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menciptakan solusi optimal yang

memenuhi kebutuhan perusahaan dan dapat meminimalkan risiko.

56

21. Proses BAI03 – Manage Solutions Identification and Build

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI03 adalah untuk

menetapkan dan memelihara identifikasi solusi selaras dengan keperluan

perusahaan yang menangani desain, pengembangan, pengadaan dan bekerja sama

dengan pemasok. Mengatur konfigurasi, tes persiapan, uji coba, keperluan

manajemen dan pemeliharaan dari bisnis proses, aplikasi, data, infrastuktur dan

servis.

Tujuan dari proses ini adalah menetapkan waktu dan kemampuan solusi

efektifitas biaya untuk mendukung strategi perusahaan dan tujuan operasional.

22. Proses BAI04 - Manage Availability and Capacity


menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi

ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dengan penyediaan layanan dengan biaya

efektif. Termasuk penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan masa

mendatang berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian

risiko untuk merencanakan dan melaksanakan tindakan dalam memenuhi

persyaratan yang teridentifikasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga ketersediaan layanan,

manajemen sumber daya yang efisien, dan mengoptimalkan kinerja sistem melalui

prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas.

23. Proses BAI05 - Manage Organisational Change Enablement


memaksimalkan keberhasilan dalam mengimplementasikan perubahan organisasi

57

yang berkelanjutan dengan cepat dan dengan penurunan risiko, meliputi

perubahan siklus hidup secara lengkap dan semua stakeholder yang terkait dalam

bisnis dan TI.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyiapkan dan melakukan komitmen

dengan stakeholder untuk perubahan bisnis dan mengurangi risiko kegagalan.

24. Proses BAI06 - Manage Changes


semua perubahan dengan terkendali, termasuk perubahan standar dan perawatan

darurat yang berkaitan dengan proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur. Termasuk

prosedur perubahan standar, penilaian dampak, prioritasi dan otorisasi, perubahan

darurat, pelacakan, pelaporan, penutupan dan dokumentasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah memungkinkan perubahan yang cepat

dan bisa diandalkan bagi bisnis dan mitigasi risiko yang berdampak negatif bagi

stabilitas lingkungan yang diubah.

25. Proses BAI07 - Manage Change Acceptance and Transitioning

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI07 adalah menerima

secara formal dan mengoperasionalkan solusi baru, termasuk implementasi dan

perencanaan, konversi sistem dan data, UAT, komunikasi, persipan pelepasan,

memasukkan proses bisnis baru atau proses bisnis yang berubah dan layanan TI

ke lingkungan produksi, dukungan masa-masa awal, dan review setelah

implementasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengimplementasikan solusi dengan

aman dan sejalan dengan ekspektasi dan hasil yang sudah disetujui.

58

26. Proses BAI08 - Manage Knowledge


mempertahankan ketersediaan dari pengetahuan relevan, saat ini, yang sudah

divalidasi dan dapat dipercaya untuk mendukung seluruh aktivitas proses dan

memfasilitasikan pembuatan keputusan. Merencanakan untuk pengidenftifikasian,

pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan

dari pengetahuan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pengetahuan yang

dibutuhkan untuk mendukung seluruh staff dalam aktivitas pekerjaannya dan

untuk menginformasikan pembuatan keputusan dan meningkatkan produktivitas.

27. Proses BAI09 - Manage Assets


aset melalui siklus hidupnya untuk memastikan agar aset memberikan nilai pada

biaya yang optimal, tetap operasional, dicatat dan secara fisik dilindungi, dan aset

yang penting untuk mendukung kemampuan servis tetap tersedia. Mengelola

lisensi software untuk memastikan agar nomor optimal didapatkan, dipertahankan

dan dikerahkan dengan hubungan dalam kebutuhan bisnis, dan software yang

diinstal pada perusahaan sesuai dengan persetujuan lisensi.

Tujuan dari proses tersebut adalah pencatatan seluruh aset TI dan

pengoptimalisasian nilai yang diberikan oleh aset tersebut.

28. Proses BAI10 - Manage Configuration


mendefinisikan dan mempertahankan deskripsi dan hubungan antara sumber daya

59

kunci dan kemampuan yang dibutuhkan untuk penyampaian layanan TI, meliputi

pengumpulan informasi mengenai konfigurasi, menetapkan baseline,

memverifikasi dan mengaudit informasi konfigurisasi, dan memperbarui

repositori konfigurisasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan informasi yang cukup

tentang aset layanan untuk memungkinkan layanan secara efektif dikelola, menilai

dampak perubahan dan berurusan dengan insiden layanan.

29. Proses DSS01 - Manage Operations

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS01 adalah

mengkoordinasikan dan mengeksekusi aktivitas dan prosedur operasional yang

dibutuhkan untuk menghasilkan layanan TI internal maupun outsourced, termasuk

eksekusi atas SOP dan aktivitas pemantauannya.

Tujuan dari proses tersebut adalah menghasilkan layanan operasional TI

seperti yang direncanakan.

30. Proses DSS02 – Manage Service Requests and Incidents.

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS02 adalah menyediakan

waktu dan respon yang efektif untuk permintaan dan resolusi pemakai dari semua

tipe kejadian. Memperbaiki servis, dokumen, dan memenuhi permintaan pemakai.

Tujuan dari proses ini adalah mencapai pertumbuhan produksi dan

meminimalkan gangguan melalui perbaikan cepat dari pertanyaan dan kejadian

dari pemakai.

31. Proses DSS03 - Manage Problems

60


mengidentifikasi dan mengklasifikasi problem dan penyebabnya dan

menyediakan resolusi dengan jangka waktu untuk mencegah terulangnya insiden

dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

Tujuan dari proses tersebut adalah meningkatkan ketersediaan,

memperbaiki level layanan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kenyaman

pelanggan, serta kepuasan dengan mengurangi jumlah problem operasional.

32. Proses DSS04 - Manage Continuity

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS04 adalah menetapkan

dan menjaga rencana untuk memungkinkan bisnis dan TI merespon insiden dan

gangguan dalam upaya melanjutkan operasi proses bisnis yang penting dan

layanan TI yang dibutuhkan dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang

bisa diterima perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah melanjutkan operasi proses bisnis yang

penting dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang bisa diterima

perusahaan ketika terjadi gangguan yang signifikan.

33. Proses DSS05 - Manage Security Services

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS05 adalah melindungi

informasi perusahaan untuk mempertahankan tingkatan dari keamanan informasi

yang dapat diterima oleh perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan keamanan.

Menetapkan dan mempertahankan peran keamanan informasi dan hak akses dan

melakukan pengawasan keamanan.

61

Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalisasikan dampak bisnis dari

kerentanan dan insiden dari keamanan informasi operasional.

34. Proses DSS06 – Manage Business Process Controls


mendefinisikan dan memelihara ketepatan kontrol bisnis proses untuk memastikan

informasi terkait dan proses dari internal atau dari luar dapat memenuhi informasi

yang relevan.

Tujuan proses ini adalah untuk memelihara integrasi informasi dan

keamanan dari aset informasi ditangani dengan proses-proses bisnis dalam

perusahaan.

35. MEA01 - Monitor, Evaluate, and Assess Performance and

Conformance

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA01 adalah

mengumpulkan, memvalidasi, dan mengevaluasi bisnis, TI dan tujuan proses dan

metrics. Mengawasi proses yang tidak sesuai dengan ketentuan dan tujuan yang

ditentukan dan menyediakan kegiatan pelaporan yang sistematik dan tepat waktu.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan transparansi performa dan

kesesuaian dan mendorong pencapaian tujuan.

36. MEA02 - Monitor, Evaluate, and Assess the System of Internal

Control

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA02 adalah secara terus-

menerus mengawasi dan mengevaluasi lingkungan kontrol, termasuk penilaian

diri sendiri, dan review dari assurance independen. Memungkinkan management

62

untuk mengidenfitikasi kekurangan kontrol dan ketidakefektifan dan

menginisialisasi aksi perbaikan. Merancang, mengorganisasi, dan

mempertahankan standar untuk penilaian kontrol internal dan aktivitas assurance.

Tujuan dari proses ini adalah mendapatkan tranparansi bagi stakeholder

kunci untuk kecukupan pada kontrol sistem internal yang akan membuat mereka

percaya pada kegiatan operational perusahaan, kepercayaan pada pencapaian dari

tujuan perusahaan, dan pemahaman cukup terhadap risiko yang tersisa.

37. Proses MEA03 – Monitor, Evaluate, and assess compliance with

external Requirements

Menurut ISACA (2012), deskripsi proses MEA03 adalah mengevaluasi

proses TI dan mendukung proses bisnis TI patuh pada hukum, regulasi dan

berdasarkan perjanjian. Menghasilkan kepastian bahwa kebutuhan telah

teridentifikasi dan mematuhinya, dan pemenuhan integrasi TI dengan seluruh

pemenuhan perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahwa perusahaan kompatibel

dengan semua persyaratan eksternal yang berlaku.

2.3.5 Indikator Kapabilitas Proses dalam COBIT 5

Menurut ISACA (2012), indikator kapabilitas proses adalah kemampuan

proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti

atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian

atribut proses.

63

Dimensi kapabilitas dalam model penilaian proses mencakup enam tingkat

kapabilitas. Di dalam enam tingkat tersebut terdapat indikator atribut proses.

Tingkat 0 tidak memiliki indikator apapun, karena tingkat 0 menyatakan proses

yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal, meskipun sebagian, untuk

mencapai hasil akhirnya. Kegiatan penilaian membedakan antara penilaian untuk

level 1 dengan level yang lebih tinggi. Hal ini dilakukan karena level 1

menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya, dan oleh karena itu sangat

penting untuk dicapai, dan juga menjadi pondasi dalam meraih level yang lebih

tinggi.

Menurut ISACA (2012), dalam penilaian di tiap levelnya, hasil akan

diklasifikasikan dalam 4 kategori sebagai berikut:

1. N (Not achieved/tidak tercapai)

Dalam kategori ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas pencapaian

atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar

0-15%.

2. P (Partially achieved/tercapai sebagian)

Dalam kategori ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan

beberapa pencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang diraih

pada kategori ini berkisar 15-50%.

3. L (Largely achieved/secara garis besar tercapai)

Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, dan

pencapaian signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada

64

kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori ini

berkisar 50-85%.

4. F (Fully achieved/tercapai penuh)

Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap,

dan pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada kelemahan

terkait atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini

berkisar 85-100%.

Menurut ISACA (2012), suatu proses cukup meraih kategori Largely

achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses

tersebut telah meraih suatu level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut harus

meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian ke level

kapabilitas berikutnya, misalnya bagi suatu proses untuk meraih level kapabilitas

3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai kategori Fully achieved (F),

sementara level kapabilitas 3 cukup mencapai kategori Largely achieved (L) atau

Fully achieved (F).

Menurut ISACA (2012), untuk penilaian capability level terbagi menjadi

level-level sebagai berikut:

0. Incomplete Process

Proses tidak diterapkan atau gagal untuk mencapai tujuan prosesnya. Pada

tingkat ini, ada bukti sedikit atau tidak ada dari setiap pencapaian

sistematis tujuan proses.

65

1. Performed Process

Proses dilaksanakan mencapai tujuan prosesnya.

2. Managed Process

Proses sebelumnya dijelaskan dilakukan sekarang diimplementasikan

dalam dikelola mode (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) dan

produk pekerjaannya secara tepat ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.

3. Established Process

Proses sebelumnya dijelaskan dikelola sekarang diimplementasikan

menggunakan Proses didefinisikan yang mampu mencapai hasil prosesnya.

4. Predictable process

Proses sebelumnya dijelaskan didirikan sekarang beroperasi dalam

didefinisikan batas untuk mencapai hasil prosesnya.

5. Optimising Process

Proses yang telah dijelaskan sebelumnya, proses diprediksi terus

ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis yang relevan saat ini dan

proyeksi.

66

Sedangkan untuk penjabaran dari masing-masing level adalah sebagai

berikut (ISACA, 2012):

1. Level 1 – Performed Process

Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya.

Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut:

PA 1.1 Process Performance

Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses berhasil

diraih. Pencapaian penuh atas atribut ini mengakibatkan proses tersebut meraih

tujuan yang sudah ditentukan, seperti ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.2 Process Performance

PA 1.1 Process Performance

Hasil atas pencapaian

penuh atribut

Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum

(GWPs)

Proses meraih tujuan yang

sudah ditentukan

GP 1.1.1 Meraih Hasil

Proses. Ada bukti bahwa

praktik-praktik dasar

dilakukan

Hasil kerja telah

dibuat sehingga

menyediakan bukti

atas hasil proses.

2. Level 2 – Managed Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan,

monitor, dan penyesuaian. Work products-nya dijalankan, dikontrol, dikelola

dengan tepat. Ketentuan atribut proses pada level 2 adalah sebagai berikut:

a. PA 2.1 Performance Management

Mengukur sampai mana performa proses di kelola. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

67

Tabel 2.3 Performance Management

PA 2.1 Performance Management


penuh atribut


(GWPs)

a. Objektif

performa dari

proses

teridentifikasi

GP 2.1.1 Identifikasikan

objektif performa dari

proses. Objektif performa,

digabungkan dengan

assumsi dan batasan,

didefinisikan dan

dikomunikasikan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus

menguraikan lingkup

proses

GWP 2.0 Rencana

Proses harus

menyediakan detil-detil

dari objektif performa

proses

b. Performa dari

proses

direncanakan dan

dimonitor

GP 2.1.2 Merencanakan

dan memonitor performa dari proses untuk

memenuhi objektif yang

telah ditentukan. Dasar

mengukur performa proses

yang berhubungan dengan

objektif bisnis ditetapkan

dan dimonitor. Termasuk

didalam dasar tersebut

adalah key milestones,

aktivitas-aktivitas yang

diperlukan,estimasi dan

jadwal.

GWP 2.0 Rencana

Proses harus

menggambarkan secara

detil objektif performa

proses.

GWP 9.0 Performa

Proses catatannya harus

menggambarkan hasil

yang detil.

Catatan: Pada level ini,

setiap catatan performa

proses dapat berbentuk

report, daftar masalah,

dan catatan informal.

c. Performa dari

proses

disesuaikan

untuk memenuhi

perencanaan

GP 2.1.3 Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan

ketika performa yang

direncanakan tidak

tercapai. Tindakan

meliputi identifikasi dari

masalah performa dan

penyesuaian rencana dan

jadwal menjadi lebih

sesuai.

GWP 4.0 Catatan

Kualitas harus

menyediakan detil dari

tindakan yang dilakukan

ketika performa tidak

mencapai target.

d. Tanggung jawab

dan otoritas dari

melakukan

proses

didefinisikan,

GP 2.1.4 Mendefinisikan

tanggung jawab dan

otoritas dalam melakukan

proses. Tanggung jawab

kunci dan otoritas dalam

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus


pemilik proses dan siapa

saja yang terlibat,

68

ditugaskan, dan

dikomunikasikan

menjalankan aktivitas

kunci dari proses di

definisikan, ditugaskan

dan

dikomunikasikan.Pengala

man yang

dibutuhkan,pengetahuan

dan keahlian ditetapkan.

bertanggung jawab,

dikonsultasikan dan/atau

diinformasikan (RACI).

GWP 2.0 Rencana

Proses harus meliputi

detil dari process

communication plan

demikian juga

pengalaman dan keahlian

yang dibutuhkan dari

menjalankan proses.

e. Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan

proses

diidentifikasi,

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 2.1.5 Identifikasi dan

sediakan sumber daya

untuk melakukan proses

sesuai dengan rencana.

Sumber daya dan

informasi yang dibutuhkan

untuk menjalankan

aktivitasa kunci dari

proses diidentifikasi,

disediakan, dialokasikan

dan digunakan.

GWP 2.0 Rencana

Proses harus


proses perencanaan

pelatihan dan proses

perencanaan sumber

daya.

f. Antarmuka

antara pihak yang

terlibat dikelola

untuk

memastikan

komunikasi

efektif dan tugas

yang jelas antar

pihak yang

terlibat.

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antara pihak

yang terlibat. Individu dan

grup yang terlibat dengan

proses diidentifikasi,

tanggung jawab

didefinisikan dan

mekanisme komunikasi

yang efektif diterapkan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus


invidu dan grup yang

terlibat(supplier,

customer, dan RACI).

GWP 2.0 Rencana

proses harus


process communication

plan.

b. PA 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola.

Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

69

Tabel 2.4 Work Product Management

PA 2.2 Work Product Management


penuh atribut


(GWPs)

a. Kebutuhan akan

hasil kerja

proses

ditetapkan.

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk kerja, meliputi struktur isi dan

kriteria kualitas.

GWP 3.0 Rencana

kualitas harus


kriteria kualitas dan isi

dari hasil kerja.

b. Kebutuhan

untuk

dokumentasi

dan kontrol dari

hasil kerja

ditetapkan

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari

dokumentasi dan kontrol

dari hasil kerja. Ini harus

meliputi identifikasi dari

ketergantungan, persetujuan

dan kemudahan dalam

melacak kebutuhan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus


kontrol (matrix kontrol)

GWP 3.0 Rencana

kualitas harus


hasil kerja, kriteria

kualitas, dokumentasi

yang dibutuhkan dan

kontrol perubahan.

c. Hasil kerja

diidentifikasi

dengan baik,

didokumentasik

an dan dikontrol

GP 2.2.3 Identifikasi,

dokumentasi, dan kontrol hasil kerja. Hasil kerja

adalah subjek dari kontrol

perubahan, begitu juga

dengan perubahan versi dan

managemen konfigurasi.

GWP 3.0 Recana

Kualitas harus


hasil kerja, kriteria

kualitas, kebutuhan

dokumentasi dan kontrol

perubahan.

d. Hasil kerja di

ulas kembali

sesuai dengan

rencana

pengaturan dan

disesuaikan

sesuai

kebutuhan untuk

mencapai

kebutuhan.

GP 2.2.4 Ulas kembali dan

menyesuaikan hasil kerja untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan.

Hasil kerja adalah subjek

terdapat pengulasan kembali

terhadap kebutuhan yang

disesuaikan dengan

pengaturan yang

direncanakan dan isu-isu

lain yang muncul

diselesaikan

GWP 4.0 Catatan

Kualitas harus

menyediakan jejak audit

dari pengulasan kembali

yang telah dilakukan.

70

3. Level 3 – Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi menggunakan

proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari proses.

Ketentuan atribut proses pada level 3 adalah sebagai berikut:

a. PA 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung

pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.5 Process Definition

PA 3.1 Process Definition


penuh atribut


(GWPs)

a. Proses standard,

meliputi panduan

dasar yang layak,

dedifinisikan

sehingga

mendeskripsikan

elemen

fundamental

yang harus ada

dalam proses

yang didefinisi

GP 3.1.1

Mendefinisikan

standard dari proses

yang mendukung

pengerjaan dari proses

yang telah

didefinisikan. Sebuah

proses standard

didefinisikan yang

mengidentifikasi

elemen proses

fundamental dan

menyediakan panduan

dan prosedur untuk

mendukung

implementasi dan

panduan tentang

bagaimana standard

tersebut dapat diubah

saat dibutuhkan

GWP 5.0 Kebijakan dan

standard harus


objektif organisasi untuk

proses, standard minimum

dari performa, prosedur

standard, dan pelaporan dan

kebutuhan monitoring.

Bukti yang diperlukan pada

level ini bukan hanya pada

adanya kebijakan dan

standard tapi juga dengan

diterapkannya kebijakan

dan standard tersebut.

b. Urutan dan

interaksi dari

proses standard

dengan proses

lainnya

GP 3.1.2 Menetapkan

urutan dan interaksi

antar proses sehingga

dapat bekerja sebagai

sistem yang terintegrasi


standard harus

menyediakan proses

pemetaaan dengan detil dari

proses standard dengan

71

ditetapkan dalam proses. Urutan

standard proses dan

interaksi dengan proses

lain ditentukan dan

dikelola ketika sebuah

proses

diimplementasikan

pada bagian lain dalam

organisasi.

urutan yang diharapkan dan

interaksinya. Bukti yang

diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standard tapi

juga dengan diterapkannya

kebijakan dan standard

tersebut.

c. Kompetensi yang

dibutuhkan dan

peran untuk

melakukan

proses

diidentifikasi

sebagai bagian

dari proses

standard

GP 3.1.3

Mengidentifikasi

peran dan kompetensi dari menjalankan proses

standard


standard harus

menyediakan detil dan

kompetensi dari proses

yang dilakukan. Bukti yang

diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standard tapi

juga dengan diterapkannya


tersebut.

d. Infrastruktur

yang diperlukan

dan lingkungan

kerja yang

dibutuhkan untuk

melakukan

proses

diidentifikasi

sebagai bagian

dari proses

standard

GP 3.1.4 Identifikasi

infrastruktur yang

dibutuhkan dan

lingkungan kerja untuk melakukan proses

standard.

Infrastruktur(fasilitas,

alat,metode,dll) dan

lingkungan kerja untuk

melakukan proses

standard diidentifikasi.


standard harus

mengidentifikasi kebutuhan

minimum dari infrastruktur

dan lingkungan kerja untuk

melakukan proses. Bukti

yang diperlukan pada level

ini bukan hanya pada





e. Metode yang

sesuai untuk

monitoring

kefektifan dan

kesesuaian dari

proses ditetapkan

GP 3.1.5 Menetapkan

metode yang sesuai untuk memonitor

kefektifan dan

kesesuaian dengan

proses standard,

meliputi pemastian

terhadap kriteria yang

layak dan data yang

dibutuhkan untuk

memonitor kefektifan

dan kesesuaian dari

proses didefinisikan,

dan menetapkan


standard harus


objektif organisasi terhadap

proses, standard minimum

performa proses, prosedur

standard, dan pelaporan

serta kebutuhan monitoring.

Bukti yang diperlukan pada

level ini bukan hanya pada





72

kebutuhan untuk

melakukan audit

internal dan ulas

kembali managemen.

GWP 4.0 Catatan kualitas

dan GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan bukti dari ulas

kembali yang telah

dilakukan.

b. PA 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah dijalankan

seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai hasil dari proses. Sebagai

hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.6 Process Deployment

PA 3.2 Process Deployment


penuh atribut


(GWPs)

a. Sebuah proses

yang telah

didefinisikan

dijalankan

berdasarkan

standard proses

yang telah

ditentukan

GP 3.2.1 Menjalankan

sebuah proses yang telah

didefinisikan yang

memuaskan konteks. Ketika

proses yang sama digunakan

pada area yang berbeda pada

organisasi, proses tersebut

dilakukan berdasarkan proses

standard, diatur selayak

mungkin, dengan konformasi

pada kebutuhan yang telah

didefinisikan pada proses

yang telah diverifikasi.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus

mendefinisikan

standard yang harus

diikuti oleh seluruh

impelementasi dari

proses. Bukti yang

diperlukan pada level



standard tapi juga

dengan diterapkannya


tersebut.

b. Peran yang

dibutuhkan,

tanggung jawab

dan otoritas yang

dibutuhkan untuk

menjalankan

proses yang telah

didefinisikan

ditugaskan dan

dikomunikasikan

GP 3.2.2 Menugaskan dan

mengkomunikasikan peran,

tanggung jawab dan

otoritas untuk menjalankan

proses yang telah

didefinisikan. Ketika prosess

yang sama digunakan pada

area yang berbeda dalam

organisasi, Otoritas dan peran

untuk melakukan aktivitas

dari proses telah ditugaskan

dan dikomunikasikan.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus

menyediakan detil,

tanggung jawab dan

otoritas untuk

melakukan aktivitas

dari proses.Bukti yang

diperlukan pada level



standard tapi juga

dengan diterapkannya

73


tersebut.

c. Personil yang

melakukan proses

yang

didefinisikan

kompeten dalam

basis edukasi

yang sesuai,

pelatihan dan

pengalaman

GP 3.2.3 Memastikan

kompetensi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan performa dari

proses yang didefinisikan.

Ketika proses yang sama

digunakan dalam area yang

berbeda pada organisasi,

kompetensi yang layak untuk

personil yang ditugaskan

diidentifikasikan dan

pelatihan yang sesuai

disediakan untuk

menjalankan proses yang

disediakan, dialokasikan dan

digunakan.

GWP 1.0

Dokumentasi proses harus menyediakan

detil dari kompetensi

dan pelatihan yang

dibutuhkan

GWP 2.0 Rencana

proses harus meliputi

detil dari process

communication plan,

rencana pelatihan dan

rencana sumber daya

untuk setiap instansi

dari proses.

d. Sumber daya

yang dibutuhkan

dan informasi

yang diperlukan

untuk melakukan

proses yang

didefinisikan

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GP 3.2.4 Menyediakan

sumber daya dan informasi

untuk mendukung

performa dari proses yang

didefinisikan. Ketika proses

yang sama digunakan dalam


organisasi, kebutuhan sumber

daya manusia dan informasi

untuk melakukan proses

disediakan, dialokasikan dan

digunakan.

GP 2.0 Rencana


detil dari rencana

sumber daya untuk

setiap instansi dari

proses.

e. Infrastruktur dan

lingkungan kerja

untuk melakukan

proses yang

didefinisikan

disediakan,

dikelola, dan

diperlihara.

GP 3.2.5 Menyediakan

proses infrastruktur yang

layak untuk mendukung

performa dari proses yang

didefinisikan. Ketika proses

yang sama digunakan dalam


organisasi, dukungan

organisasi yang dibutuhkan,

infrastruktur, dan lingkungan

kerja disediakan, dialokasikan

dan digunakan

GWP 2.0 Rencana


detil dari proses

infrastruktur dan

lingkungan kerja dari

setiap instansi dari

proses.

f. Data yang layak

dikumpulkan dan

dianalisis sebagai

dasar untuk

GP 3.2.6 Mengumpulkan

dan menganalisis data mengenai performa dari

proses untuk

GWP 4.0 Catatan

kualitas dan GWP 9.0

Catatan performa

proses harus

74

mengerti tingkah

laku dari proses,

untuk

mendemonstrasik

an kecocokan dan

kefektifan, dan

mengevaluasi

dimana perbaikan

terus-menerus

dari proses dapat

dilakukan.

mendemonstrasikan

kecocokan dan kefektifan.

Data yang dibutuhkan untuk

memonitor kefektifan dan

kesesuaian dari proses

diseluruh organisasi

didefinisikan, dikumpulkan

dan dianalisis sebagai dasar

dari perbaikan terus-menerus

menyediakan bukti dari

alat ulas kembali yang

dilakukan untuk setiap

instansi dari proses.

4. Level 4 – Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-

batasan agar mampu meraih harapan dari proses tersebut. Ketentuan atribut proses

pada level 4 adalah sebagai berikut:

a. PA 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk

memastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian tujuan proses untuk

mendukung tujuan perusahaan. Pengukuran bisa berupa pengukuran proses

ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.7 Process Measurement

PA 4.1 Process Measurement


penuh atribut


(GWPs)

a. Informasi yang

dibutuhkan proses

untuk mendukung

tujuan bisnis telah

ditetapkan.


kebutuhan informasi, dalam

hubungannya dengan tujuan

bisnis. Tujuan bisnis dan

informasi yang dibutuhkan

pemegang kepentingan telah

ditetapkan sebagai dasar untuk

menentukan tujuan

pengukuran performa proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses harus menyediakan

tujuan peningkatan

proses dan

menyarankan

tindakan

peningkatan.

b. Tujuan pengukuran GP 4.1.2 Dapatkan tujuan GWP 7.0 Rencana

75

proses didapatkan dari

kebutuhan informasi.

pengukuran proses dari

kebutuhan informasi. pengukuran proses harus menyediakan

detil dari tujuan

pengukuran yang

disarankan.

c. Tujuan kuantitatif

untuk performa proses

dalam mendukung

tujuan perusahaan telah

ditetapkan.

GP 4.1.3 Tetapkan tujuan

kuantitatif atas performa dari

proses, berdasarkan kesesuaian

proses dengan tujuan

perusahaan. Tujuan

pengukuran kuantitatif telah

ditetapkan dan secara eksplisit

menggambarkan tujuan

perusahaan dan telah

dipastikan realistis dan

berguna oleh manajemen dan

pelaku proses.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses harus menyediakan

detil dari ukuran dan

indikator

pengukuran.

d. Pengukuran dan

frekuensinya telah

diidentifikasi dan

ditetapkan sejalan

dengan tujuan

pengukuran proses dan

tujuan kuantitatif atas

performa prosesnya.


pengukuran produk dan

proses yang mendukung

pencapaian tujuan kuantitatif

atas performa proses.

Pengukuran mendetil untuk

produk dan proses telah

diidentifikasi, sekaligus

dengan frekuensi pengumpulan

data dan pengukuran, juga

mekanisme verifikasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses menyediakan detil

dari ukuran dan

indikator

pengukuran

sekaligus prosedur

pengumpulan data

dan prosedur analisis

e. Hasil pengukuran

dikumpulkan, dianalisis

dan dilaporkan untuk

memantau seberapa

jauh tujuan kuantitatif

proses tercapai.

GP 4.1.5 Mengumpulkan

hasil pengukuran produk

dan proses dengan melakukan

proses yang telah ditentukan.

Hasil pengukuran

dikumpulkan, dianalisis, dan

dilaporkan sesuai rencana yang

telah ditetapkan.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses harus menyediakan

detil atas prosedur

analisis yang

disarankan.

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus menyediakan

detil atas

pengukuran yang

telah dikumpulkan

dan dianalisis.

f. Hasil pengukuran

digunakan untuk

menggambarkan

performa proses.

GP 4.1.6 Menggunakan hasil

pengukuran untuk memantau

dan memverifikasi pencapaian

atas tujuan performa proses.

Hasil pengukuran dianalisis

GWP 9.0 Catatan


detil atas

pengukuran yang

76

untuk memastikan pencapaian

terhadap tujuan performa

proses. Teknik yang sesuai

digunakan untuk memahami

performa dan kapabilitas

proses dalam batasan yang

sudah ditentukan

sudah dikumpulkan

dan dianalisis.

b. PA 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif bisa

menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan bisa diprediksi dalam batasan telah

ditentukan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel

berikut ini.

Tabel 2.8 Proses Control

PA 4.2 Process Control

Hasil atas

pencapaian

penuh atribut


(GWPs)

a. Teknik analisis

dan kontrol telah

ditentukan dan

diaplikasikan.

GP 4.2.1 Tentukan teknik

analisis dan kontrol yang

sesuai untuk mengontrol

performa proses. Metode untuk

mengukur efektivitas kontrol

telah didefinisikan dan

divalidasi.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus menyediakan

detil pengontrolan

(matriks kontrol)

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus ada dan menjelaskan

pendekatan pengukuran

untuk setiap proses.

b. Pengontrolan

batas variasi telah

ditetapkan untuk

performa proses

normal.

GP 4.2.2 Tetapkan

parameter yang cocok untuk

mengontrol performa proses.

Definisi standar atas proses

dimodifikasi untuk

memasukkan metode

pengendalian proses dan

batasan pengontrolan telah

ditetapkan.

GWP 8.0 Rencana

pengontrolan proses harus ada dan menjelaskan

batasan pengontrolan

untuk performa normal.

c. Data

pengukuran

dianalisis untuk

GP 4.2.3 Analisis hasil

pengukuran proses dan

produk untuk

GWP 9.0 Catatan


menyediakan detil atas

77

mengetahui

penyebab khusus

atas suatu variasi.

mengidentifikasikan variasi

dan performa proses. Hasil

pengukuran pengontrolan

proses dianalisis untuk

menentukan masalah yang

perlu diperhatikan dan

diteruskan untuk

penanggulangan.

pengukuran yang telah

dikumpulkan dan

dianalisis.

d. Tindakan

koreksi diambil

untuk

memecahkan

penyebab khusus

variasi.

GP 4.2.4 Identifikasi dan

implementasikan tindakan

koreksi untuk mengatasi

sumber masalah. Tindakan

koreksi diambil untuk

mengatasi masalah

pengontrolan proses dan

hasilnya dipantau dan

dievaluasi.

GWP 9.0 Catatan


menyediakan detil atas

pengukura yang telah

dikumpulkan dan

dianalisis.

e. Batasan kontrol

ditetapkan

kembali (apabila

dibutuhkan)

sebagai respon

terhadap tindakan

koreksi

GP 4.2.5 Tetapkan kembali

batasan kontrol setelah

tindakan koreksi. Batasan

kontrol proses dimodifikasi

sesuai kebutuhan setelah

tindakan koreksi dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus ada dan menjelaskan

batasan kontrol untuk

peforma normal.

5. Level 5 – Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk

memenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek. Ketentuan atribut proses pada

level 5 adalah sebagai berikut:

a. PA 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis

penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari investigasi

pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses. Sebagai

hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.9 Process Innovation

PA 5.1 Process Innovation

78

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut


(GWPs)

a. Tujuan dari

peningkatan masing-

masing proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan

bisnis yang relevan.

GP 5.1.1 Mendefinisikan

tujuan peningkatan proses

untuk mendukung tujuan bisnis

yang relevan. Arahan untuk

inovasi proses telah diatur.

Tujuan peningkatan proses

secara kualitatif dan kuantitatif

didasarkan pada potensi inovasi

proses seperti visi dan goals

yang telah didefinisikan dan

didokumentasikan.

GWP 7.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

tujuan peningkatan

proses dan tindakan

yang dilakukan untuk

peningkatan tersebut.

b. Data yang tepat

dianalisis agar dapat

mengidentifikasi

penyebab umum dari

variasi performa

proses.

GP 5.1.2 Analisis pengukuran

data proses untuk

mengidentifikasi variasi yang

nyata dan berpotensi di dalam

performa proses. Data performa

proses dianalisis untuk

mengidentifikasi variasi di

dalam performa proses bersama

dengan akar penyebab dari

masalah performa proses secara

umum.

GWP 9.0 Catatan


penjelasan mengenai

kumpulan dan analisis

pengukuran.

c. Data yang tepat

dianalisis agar dapat

mengidentifikasi

peluang untuk

pelaksanaan praktik

terbaik dan inovasi.

GP 5.1.3 Identifikasi peluang

peningkatan proses berdasarkan inovasi dan praktik

terbaik. Peluang peningkatan

proses diidentifikasi berdasarkan

perbandingan dengan praktik

terbaik industri.

GWP 6.0 Rencana


penjelasan mengenai

analisis praktik

terbaik.

d. Peluang

peningkatan yang

bermula dari

teknologi baru dan

konsep proses baru

diidentifikasikan.

GP 5.1.4 Didasarkan pada

peluang peningkatan dari

teknologi dan konsep proses

baru. Peluang peningkatan

proses diidentifikasi berdasarkan

review dan analisis mengenai

inovasi teknologi dan konsep

proses, yang dilanjutkan pada

perubahan lingkungan bisnis

termasuk munculnya risiko

bisnis.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

penjelasan mengenai

analisis peluang

peningkatan

teknologi.

e. Strategi

implementasi dibuat

untuk mencapai

GP 5.1.5 Definisikan strategi

implementasi berdasarkan visi

dan tujuan peningkatan jangka

Rencana


79

tujuan dari

peningkatan proses.

panjang. Strategi peningkatan

proses didefinisikan dan

divalidasi berdasarkan goal dan

objektif dari peningkatan.

Komitmen untuk meningkatkan

didemokan oleh manager dan

pemilik proses.

penjelasan mengenai

strategi implementasi

untuk peningkatan

proses.

b. PA 5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses

agar memiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan dari

proses peningkatan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan

dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.10 Process Optimisation

PA 5.2 Process Optimisation


penuh atribut


(GWPs)

a. Dampak dari

perubahan yang telah

dilakukan di nilai

kesesuaiannya dengan

tujuan dari proses yang

telah didefinisikan dan

proses standar

GP 5.2.1 Menilai dampak

dari masing-masing


dilakukan apakah telah

sesuai dengan tujuan dari

proses standard dan

proses yang telah

didefinisikan. Dampak

dari perubahan yang telah

dilakukan dinilai

kesesuaiannya agar dapat

menentukan dampak dari

kualitas produk dan

performa proses apakah

telah sesuai dengan

proses lain yang

berhubungan.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses harus

menyediakan rincian

mengenai pendekatan

kualitas proyek

peningkatan proses

b. Implementasi dari


disetujui dikelola untuk

memastikan bahwa

perbedaan-perbedaan

performa proses

dimengerti dan dilakukan

setelahnya.

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari


disetujui untuk memilih

area dari proses standard

an proses yang telah

didefinisi sesuai dengan

strategi implementasi.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai strategi

implementasi

peningkatan proses dan

perubahan yang terdiri

dari:

80

Implementasi dari


disetujui dikelola sesuai

dengan manajemen

perubahan dan proses

pendukung perubahan

- GWP 1.0 Dokumentasi

proses

- GWP 3.0 Rencana

kualitas

- GWP 5.0 Kebijakan dan

standar

c. Berdasarkan performa

saat ini, keefektivitasan

perubahan proses

dievaluasi berdasarkan

persyaratan produk dan

tujuan proses untuk

menentukan hasil

memiliki penyebab

umum atau khusus.

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini,

evaluasi keefektivitasan

perubahan proses sesuai

dengan performa proses,

tujuan kapabilitas, dan

tujuan bisnis.

Keefektifitasan

perubahan membuat

proses tersebut perlu

diukur, dievaluasi, dan

dilaporkan setelah

implementasi.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan

kualitas proyek

peningkatan proses.

2.3.6 Perbedaan Maturity Level pada COBIT 4.1 dan Capability Level pada

COBIT 5

Untuk memperjelas, maka berikut merupakan perbedaan antara marutity

level pada COBIT 4.1 dan capability level pada COBIT 5 (ISACA, 2012:44).

Tabel 2.11 Perbedaan Maturity dan Capability Level

Cobit 4.1

Maturity Level

Cobit 5

Capability Level

Konteks

5 Optimised

Proses telah tersaring ke level

dengan praktik yang baik,

berdasarkan hasil dari perbaikan

yang dilakukan terus-menerus. TI

digunakan secara terpadu untuk

mengotomatisasi alur kerja,

menyediakan alat-alat untuk

meningkatkan kualitas dan

efektivitas, membuat perusahaan

cepat beradaptasi.

Level 5 : Optimising Process

Pada level 4 proses telah di

operasikan dengan batasan

tertentu kemudia proses terus

ditingkatkan untuk memenuhi

saat ini relevan dan

diproyeksikan dengan tujuan

bisnis.

Pengetahuan

Perusahaan

4 Managed and measurable

Memungkinkan untuk memonitor

Level 4 : Predictable process

Pada level 3 setelah proses

81

dan mengukur kepatuhan

terhadap prosedur, serta

mengambil tindakan atas

ketidakefektifan proses yang

terjadi. Proses meningkat secara

konstan dan memberikan praktek

yang baik. Otomasi dan tool

yang ditetapkan, Proses

sekarang yaitu beroperasi di

dalam batasan yang telah

ditentukan untuk mencapai

hasil dari proses.

3 Define Process

Prosedur sudah standar dan

terdokumentasi dan

dikomunikasikan melalui

pelatihan, tetapi pelaksanaanya

diserahkan pada individu untuk

mengikuti proses tersebut,

sehingga penyimpangan tak

mungkin akan diketahui.

Prosedurnya belum sempurna,

namun sekedar formalitas atas

praktek yang ada.

Level 3 : Established Process

Pada level 2 Proses dikelola

sekarang diimplementasikan

menggunakan proses yang

telah didefinisikan yang

mampu mencapai hasil

prosesnya.

Level 2: Managed Process

level 1 proses yang dilakukan

sekarang diimplementasikan

secara berhasil (direncanakan,

dimonitor dan disesuaikan)

dan produk kerjanya adalah

tepat didirikan, dikontrol dan

dipelihara.

Pengetahuan

Individu

2 Repeatable but intuitif -

Proses sudah berkembang,

dimana prosedur yang sama

dilakukan oleh orang yang

berbeda. Belum ada komunikasi

atau pelatihan formal atas

prosedur standar dan tanggung

jawab diserahkan pada individu.

Terdapat kepercayaan yang tinggi

pada kemampuan individu,

sehingga kesalahan sangat

mungkin terjadi.

Level 1: Performed Process

proses diimplementasikan

dan mampu mencapai tujuan

prosesnya.

1- initial / ad hoc -

Adanya kejadian yang diketahui,

dan dipandang sebagai persoalan

yang perlu ditangani oleh

82

perusahaan. Belum ada proses

standar, pendekatan yang

dilakukan bersifat ad-hoc,

cenderung diselesaikan oleh

perorangan dan per kasus.

Pengelolaan yang dilakukan tidak

terorganisir

0- non existent

Sama sekali tidak ada proses yang

dapat dikenali. Perusahaan

bahkan tidak mengenal kalau ada

persoalan yang perlu

diperhatikan.

Level 0- incomplete process

Proses tidak dilaksanakan

atau gagal untuk mencapai

tujuannya.

2.3.7 RACI CHART

(ITGI, 2007) dalam memahami aturan dan bertanggung jawab untuk setiap

proses adalah kunci dari efektifitas pengendalian. COBIT 5.0 menyediakan

sebuah RACI Chart yaitu sebuah matrik dari semua aktivitas atau wewenang

dalam mengambil keputusan yang dilakukan dalam sebuah organisasi terhadap

semua orang atau peran untuk setiap proses.

1. Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan

pekerjaan.

2. Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki

otoritas untuk memutuskan suatu perkara.

3. Consulted: orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan

berkontribusi akan kegiatan tersebut.

4. Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau

tindakan.

83

2.4 Proses COBIT yang menjadi titik evaluasi

Domain proses yang dipilih untuk evaluasi tata kelola TI berdsarkan

kebutuhan perusahaan dan didukung oleh kerangka kerja COBIT 5 yaitu proses

APO08 - Manage Relationship.

Menurut ISACA (2012:89), deskripsi dari proses APO08 adalah

mengelola hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan

untuk memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan

perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran

dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan

istilah terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan

akuntabilitas untuk keputusan penting.

Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik,

meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber

daya secara efektif.

2.4.1 Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Sebagai persiapan dalam melakukan penilaian proses-proses COBIT 5

yang dievaluasi pada bidang Manajemen Hubungan atau Relasi di PT Oto

Multiartha, maka perlu adanya pengidentifikasian kebutuhan dokumen yang perlu

disiapkan organisasi untuk kelancaran pelaksanaan evaluasi. Dalam mencapai

level kapabilitas 1, aktivitas yang harus dilakukan adalah melakukan pengecekan

terhadap proses-proses COBIT apakah sudah dilaksanakan atau belum pada divisi

collection di PT Oto Multiartha.

84

Proses yang akan dinilai atau dianalisis pada manajemen hubungan atau

relasi di PT Oto Multiartha adalah:

APO08- Manajement Relationship mengelola hubungan antara bisnis dan

teknologi informasi untuk memastikan bahwa teknologi informasi saat ini yang

dimiliki oleh perusahaan dapat memberikan hasil maksimal dalam menjalankan

proses bisnis perusahaan dalam hal ini ruang lingkupnya yaitu pada divisi

collection dan proses bisnis yang akan dianalisis adalah proses penagihan, dan

menjaga toleransi risiko yang dapat diatasi oleh perusahaan. Daftar dokumen yang

diperlukan pada level kapabilitas 1 adalah:

1. APO08.01 Memahami Harapan Bisnis, yaitu memahami isu-isu bisnis

saat ini dan tujuan harapan bisnis untuk TI. Memastikan bahwa

persyaratan dipahami, dikelola dan dikomunikasikan, dan mereka Status

disepakati dan disetujui.

Input: Peta jalan strategi

Output: Klarifikasi dan persetujuan Harapan Bisnis

2. APO08.02 Mengidentifkasi peluang Risiko dan Kendala TI untuk

meningkatkan bisnis, yaitu mengidentifikasi peluang potensial bagi TI

untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Input: Mengidentifikasi kesenjangan dalam layanan TI dengan bisnis,

rencana aksi perbaikan dan remediations, laporan kinerja beberapa tingkat

Dan Akar penyebab kegagalan pengiriman kualitas

Output: Setuju-langkah-langkah selanjutnya dan rencana aksi

85

3. APO08.03 Mengelola Hubungan Bisnis, yaitu mengelola hubungan

dengan pelanggan (bisnis perwakilan). Pastikan bahwa peran hubungan

dan tanggung jawab didefinisikan dan ditugaskan, dan komunikasi

difasilitasi.

Masukan: Mengklasifikasi dan memprioritaskan insiden dan permintaan

layanan, konfirmasi pemenuhan kepuasan pelanggan, menutup permintaan

pelayanan dan kejadian tertentu, permintaan status pemenuhan, status

kejadian dan laporan terkini.

Output: Setuju-keputusan kunci, Pengaduan dan status eskalasi

4. APO08.04 Kordinasi dan Komunikasi, yaitu memastikan kordinasi dan

komunikasi yang ada saat ini untuk antara para stakeholder dengan divisi

collection dan melakukan kordinasi untuk pengiriman layanan TI

terhadap permasalahan bisnis yang ada pada proses penagihan.

input: Tingkat Mutu Servis (SLA), dampak negatif komunikasi,

perencanaan Operasi dan penggunaan, Rencana dukungan tambahan,

Komunikasi pemeliharaan yang direncanakan, Komunikasi pengetahuan

yang dipelajari

Output: Rencana Komunikasi, paket Komunikasi, tanggapan Pelanggan

5. APO08.05 Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

pelayanan, yaitu Terus meningkatkan dan berkembang layanan TI-

enabled dan layanan pengiriman ke perusahaan untuk menyesuaikan

dengan perubahan perusahaan dan teknologi persyaratan..

86

input: katalog layanan, hasil kualitas layanan, termasuk umpan balik

pelanggan, kebutuhan pelanggan untuk manajemen mutu, Hasil tinjauan

kualitas dan audit, Hasil solusi dan pemantauan kualitas pelayanan,

rencana pemeliharaan, tindakan Sukses dan hasil, rencana dukungan

Tambahan

Output: Kepuasan analisis, Definisi proyek perbaikan potensial

Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5, dokumen-

dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian dan sekaligus berperan sebagai bukti

pengelolaan proses yang dilaksanakan tersebut adalah:

1. Dokumentasi proses: Nama proses, pemilik proses, ruang lingkup

proses, peranan proses, peta proses, diagram RACI, matriks kontrol

internal, dan prosedur proses.

2. Rencana proses: Tujuan performa proses, pengurusan sumber daya

proses, komunikasi proses, infrastruktur proses, lingkungan kerja,

kebutuhan kemampuan dan pengalaman, dan kebutuhan pelatihan.

3. Rencana kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan tujuan, isi hasil

kerja, kriteria kualitas hasil kerja sebagai dasar review dan persetujuan,

dokumentasi hasil kerja, dan pengendalian perubahan hasil kerja.

4. Catatan kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap ketentuan dan

tindakan yang diambil.

5. Kebijakan dan standar: Tujuan dan tanggung jawab proses, batas

performa minimum proses, pemetaan proses standar, termasuk urutan

87

yang diharapkan dan interaksi antar proses, prosedur yang

terstandarisasi, peran dan kompetensi yang dibutuhkan untuk

melakukan proses, infrastruktur dan lingkungan kerja untuk melakukan

proses, ketentuan pelaporan dan pemantauan termasuk audit.

6. Rencana peningkatan proses: Tujuan peningkatan proses, analisis

terhadap best prakctice, kesempatan pengembangan teknologi, tindakan

peningkatan rencana implementasi peningkatan, dan pendekatan

kualitas proyek.

7. Rencana pengukuran proses: Tujuan pengukuran, indikator pengukuran

yang disarankan, prosedur pengumpulan data, dan prosedur analisis.

8. Rencana pengendalian proses: Teknik pengendalianm pendekatan

pengukuran dan batasan performa normal.

9. Catatan performa proses: Catatan review terhadap ketentuan dan

tindakan yang diambil.

Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian masing-masing

level adalah sebagai berikut:

1. Level 2: 1, 2, 3, dan 4

2. Level 3: 1, 2, 4, 5 dan 9

3. Level 4: 1, 6, 7, 8 dan 9

4. Level 5: 6 dan 9

88

2.4.2 Identifikasi RACI Chart APO08

Peran pada diagram RACI tersebut kemudian dipetakan kepada peran-

peran terkait yang terdapat dalam struktur organisasi pada divisi collection dan

divisi TI, sehingga diharapkan jawaban kuesioner dapat sesuai dan meawakili

keadaan sesungguhnya di lapangan. Dari pemetaan diagram RACI ke dalam

struktur organisasi divisi collection dan divisi TI PT Oto Multiartha adalah

sebagai berikut:

Gambar 2.6 Diagram RACI APO08

Berdasarkan gambar diatas, maka peran pihak-pihak yang bertanggung

jawab untuk terlibat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

89

Tabel 2.12 Daftar Responden di PT OTO Multiartha

Diagram RACI Subdomain APO 08 Daftar Responden di PT OTO Multiartha

Business Executive Manager Collection

Business Process Owner Admin SOLOs Collection Management

Chief Executif Officer Chief Executif Officer

Chief Information Officier Direktur Divisi TI

Chief Information Security Officier IT Security Departement Head

Head Architect System Architecture Departement Head

Head Development IT Development Division Head

Head IT Operation Technical Support Departement Head

Information Security Manager IT Security Departement Head

Service Manager IT Service Division Head

2.5 Assessment Process Activities

Assessment Process Activities adalah tahapan-tahapan aktifitas dalam

melakukan proses penilaian capability level untuk perusahaan (ISACA, 2012):

1. Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam assessment process activities

yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk menjelaskan

hasil identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan.

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Dengan pengisian

kuesioner yang diberikan kepada pihak-pihak yang terkait sesuai dengan diagram

RACI

3. Briefing

90

Tahap ketiga adalah melakukan pengarahan kepada tim penilai sehingga

memahai masukan, proses dan keluaran dalam unit organisasi yang akan di

nilai yaitu PT OTO Multiartha dengan cara menentukan jadwal, kendala yang

dihadapi dalam melakukan penilaian, peran dan tanggung jawab, kebutuhan

sumber daya, dan lain-lain.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan

yang pada APO08 Manajemen Hubungan atau relasi yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah

dilakukan.

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuesioner agar mendapat evaluasi penilaian

capability level.

6. Process Atribute Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut yang

ada disetiap indikator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil capability level

dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan

analisis GAP pada tahapan berikutnya.

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah membuat laporan hasil evaluasi yang bertujuan

untuk memberikan rekomendasi kepada PT OTO Multiartha terkait manajemen

hubungan atau relasi dengan memngunakan COBIT 5.

91

2.5 Skala Guttman

Skala guttman merupakan skala kumulatif. Sesuai dengan namanya, skala

ini pertama kali diperkenalkan oleh Louis Guttman (1916–1987). Dalam

penggunaannya, skala guttman menghasilkan binary skor (0 – 1), dan digunakan

untuk memperoleh jawaban yang tegas dan konsisten.

(http://teorionline.wordpress.com/category/metodologi-penelitian/ : 02-12-14:

12:30:44). Dalam penggunaannya, skala guttman menghasilkan binary skor (0-1),

dan digunakan untuk memperoleh jawaban dengan tegas dan konsisten seperti

„ya‟ dan „tidak‟ atau „benar‟ dan „salah‟. Hasil jawaban kuisioner kemudian akan

dilakukan konversi nilai terhadap setiap jawaban dari responden. Konversi nilai

dilakukan dengan menggunakan nilai 0 untuk jawaban Tidak (T) dan nilai 1 untuk

jawaban Ya (Y). Hasil konversi kemudian akan dilakukan normalisasi dengan

membagi nilai total dengan jumlah pertanyaan yang ada pada setiap level,

kemudian setelah dilakukan normalisasi dilakukan perhitungan rata-rata dengan

membagi total nilai jawaban dengan jumlah responden.

2.6 Metodologi Penelitian

Metodologi yang dignakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

92

2.6.1 Metode Pengumpulan Data

2.6.1.1 Observasi

Menurut Jogiyanto (2008), metode ini dilakukan dengan cara melakukan

pengamatan langsung untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan terhadap

objek yang ingin kita amati. Dalam melakukan observasi, pengamatan dapat

dilakukan dengan partisipasi atau nonpartisipasi. Dalam observasi partisipasi

pengamat ikut serta dalam kegiatan yang sedang berlangsung dalam perusahaan,

misalnya pengamat ikut sebaai peserta rapat atau peserta pelatihan. Sedangkan

dalam observasi nonpartisipasi penamat tidak ikut serta dalam kegiatan, dia hanya

melakukan observasi melalui pengaamtan kegiatan, namun tidak ikut dalam

kegiatan (Sudaryono, et al. 2011).

Observasi dapat dibedakan menjadi observasi sederhana dan observasi

terstruktur. Observasi sederhana merupakan observasi yang tidak memiliki

pertanyaan-pertanyaan riset, sedangkan observasi terstruktur emrupakan observasi

yang mempunyai prosedur standar yang terstruktur. Langkah-langkah dari

observasi terstrukur adalah sebagai berikut:

1. Menetukan data yang akan diobservasi

2. Membuat rencana pengumpulan data

3. Mencatat atau merekam hasil yang diobservasi

2.6.1.2 Wawancara

Wawancara merupakan suatu cara pengumpulan berupa komunikasi dua

arah untuk mendapatkan data atau informasi dari responden. Wawancara

93

merupakan suatu pendekatan komunikasi karena terjadi proses komunikasi untuk

mendapatkan datanya. Pendekatan komunikasi berbeda dengan pendekatan

observasi. Pendekatan observasi tidak berinteraksi langsung dengan objek

datanya,, tetapi hanya observasi saja, maka pendekatan ini baik untuk mengamati

proses, kondisi, kejadian-kejadian atau perilaku manusia. Akan tetapi pendekatan

komunikasi karena berinteraksi dengan respondennya, maka baik digunaka untuk

mengumpulkan data, sikap, motivasi, opini, ekspektasi atau niat dari

respondennya. Wawancara merupakan komunikasi dua arah untuk mendapatkan

data dari responden, karena itu wawancara termasuk bagian dari pendekatan

komunikasi. (Jogiyanto, 2008).

Menurut Sudaryono, et al. (2011), pedoman wawancara dapat berisi

uraian penelitian yang biasanya dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan agar

proses wawancara dapat berjalan dengan baik. Isi pertanyaan dapat berupa fakta,

data pengtahuan, konsep, pendapat, atau evaluasi responden berkenaan dengan

topik permasalahan yang sedang dikaji. Berdasarkan sifat pertanyaan, wawancara

dapat dibedakan menjadi:

1. Wawancara Terpimpin

Dalam wawancara ini, pertanyaan diajukan menurut daftar pertanyaan

yang diajukan yang telah disusun sebelumnya.

2. Wawancara Bebas

Pada wawancara ini, terjadi tanya-jawab bebas antara pewawancara dan

responden, tetapi pewawancara menggunakan tujuan penelitian sebagai

94

pedoman. Kelebihan wawancara ini adalah responden tidak menyadari

sepenuhnya bahwa ia sedang diwawancarai.

3. Wawacara Bebas Terpimpin

Wawancara ini merupakan perpaduan antara wawancara bebas dan

wawancara terpimpin. Dalam pelaksanaannya, pewawancara membawa

pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal yang akan

ditanyakan.

2.6.1.3 Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan cara membaca buku-buku dan website

referensi yang dapat dijadikan sebagai rujukan bagi keseluruhan proses studi, agar

kebenaran hasil studi dapat dipertanggung-jawabkan. Data yang dikumpulkan

melalui metode studi pustaka ini berguna untuk mendukung data - data yang telah

didapat melalui metode yang sudah dilakukan sebelumnya (Jogiyanto, 2008).

2.6.1.4 Kuesioner

Metode ini dilakukan dengan cara menyebarkan kertas kuesioner yang

berisi pertanya-pertanyaan yang dibuat untuk mendapatkan informasi yang

relevan dengan tujuan survei dan memperoleh informasi dengan reabilitas dan

validitas setinggi mungkin (Jogiyanto, 2008).

95

2.6.2 Metode Analisis Data

Dengan menggunakan framework COBIT 5 khususnya pada proses

APO08 Manajemen Hubungan atau Relasi.

1. COBIT 5 Asssessment Process Activities

Asssessment Process Activities adalah manajemen proyek dasar dari

praktik yang baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk

menjamin hasil evaluasi sesuai pada tujuan organisasi. Process

Capability.

2. Penetuan Capability Level

Tingkat kemampuan pada suatu organisasi yang dinilai, apakah sudah

mencapai tujuan, visi dan misi pada organisasi.

3. Gap

Dalam sebuah tata kelola TI terdapat sebuah proses menganalisis gap dan

mengidentifikasi perbaikan yang potensial. Gap yang dimaksud, yaitu

antara posisi As is dan To be dari proses-proses TI yang dipilih dan dinilai

lalu mentranslasikan gap ini menjadi peluang perbaikan (Sarno, 2009).

4. Rekomendasi

Hasil dari audit yang telah dilakukan merupakan kesimpulan yang

didapatkan dari hasil temuan audit. Dari hasil temuan audit tersebut

kemudian akan difokuskan untuk penyusunan laporan hasil audit sebagai

bahan untuk perbaikan proses yang berkelanjutan. Laporan yang dibuat

seharusnya seimbang yang mendeskripsikan tidak hanya isu negatif dari

temuan, namun juga pernyataan konstruktif yang positif berkaitan dengan

96

peningkatan proses dan kontrol atau jika kontrol yang efektif sudah

tersedia. Pernyataan konstruktif tersebut dibentuk menjadi rekomendasi-

rekomendasi berdasarkan hasil audit dengan tujuan untuk perbaikan proses

yangberkelanjutan.

97

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Desain Penelitian

Metode penelitian yang digunakan peneliti adalah metode kualitatif, yaitu

dengan menekankan pada aspek pemahaman terhadap suatu permasalahan yang

dalam hal ini menggunakan sebuah studi kasus, yaitu suatu cara yang sistematis

dalam melihat suatu kejadian, mengumpulkan data, menganalisis informasi dan

melaporkan hasilnya. Dalam studi kasus ini, metode pengumpulan data dilakukan

dengan wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaan-pertanyaan berdasarkan

COBIT 5, selain itu juga dilakukan observasi untuk memperkuat hasil penelitian

3.2 Pengumpulan Data (Initiation)

Tahapan yang dilakukan dalam pengumpulan data pada penelitian ini

adalah sebagai berikut:

3.2.1 Observasi

Obesrvasi, data yang dikumpulkan diambil dari hasil pengamatan langsung

terhadap objek yang menjadi penelitian. Observasi pada PT OTO Multiartha

dimulai pada Februari 2014 sampai Mei 2014 dengan mengunjungi kantor PT

OTO Multiartha yang beralamatkan di Gedung Summitmas II, Lt. 18 Jl.

Sudirman kav. 61-62, Jakarta. Pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan

dengan melihat langsung proses collection yang berlangsung pada PT OTO

98

Multiartha. Hasil dari pengamatan ini adalah pemahaman terhadap kegiatan

operasional divisi collection dan penggunaan aplikasi SOLOs Collection

Management yang sudah berjalan baik. Namun belum ada bentuk evaluasi tata

kelola teknologi informasi yang menyebabkan masalah yang telah diuraikan

dalam BAB I.

3.2.2 Wawancara

Wawancara ini dilakukan dengan cara diskusi dengan Bapak Dodik selaku

Manajer bagian Collection pada PT OTO Multiartha, pada tanggal 15 Maret 2014,

bertempat di ruang kerja Manajer bagian Collection pada PT OTO Multiartha.

Wawancara ini berguna untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam

analisis terhadap proses bisnis yang saat ini berjalan diperusahaan terutama pada

bagian collection.

Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang penulis lakukan, penulis

mengumpulkan informasi mengenai:

1. Sejarah PT OTO Multiartha

Sejarah awal mula didirikannya, sampai perkembangan cabang PT OTO

Multiartha dan struktur organisasi perusahaan.

2. Sistem SOLOs Collection Management yang sedang berjalan di PT OTO

Multiartha.

Hal ini berisikan tentang sistem collection yang saat ini berjalan dan

permasalahan-permasalahan yang ada pada PT OTO Multiartha yang

berhubungan tentang sistem SOLOs Collection Management.

99

3. Permasalahan yang terjadi pada proses relasi dengan pihak internal dan

eksternal perusahaan.

3.2.3 Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data-data berupa deskripsi

atau penjelasan yang berhubungan dengan yang diteliti. Pengumpulan data

dilakukan dengan meninjau ulang beberapa jurnal-jurnal yang disebutkan pada

latar belakang dan melakukan eliminasi terhadap jurnal yang tidak berhubungan

dengan objek penelitian. Terdiri dari beberapa jurnal yang terkait dan referensi

buku yang menjadi pedoman untuk melakukan penelitian terkait, serta

dokumentasi-dokumentasi pihak PT OTO Multiartha mengenai SOLOs Collection

Management. Jurnal-jurnal yang berkaitan dengan audit TI, Cobit 5 dan

framework Cobit versi 4 dan 4.1, metodologi-metodologi yang digunakan, serta

penelitian-penelitian yang mendukung skripsi ini.

Tabel 3.1 Daftar Kajian Pustaka

No Nama Bulan,

Tahun

Judul Framework

COBIT

1 Fitroh Juni,

2012

Penilaian Tingkat

Kematangan Tata Kelola

TI Pada Sistem Informasi

Manajemen Akademik.

COBIT 4.1

2 Yusron

Pratyangga

Desember,

2012

Analisis Management

Awarness dan Maturity

Level pada DRS

(Disaster Recovery

Center) Bank Sumsel

Babel

COBIT 4.1

3 Siti Ida Farida April,

2014

Usulan Model Tata

Kelola Teknologi

Informasi Pada Domain

Monitor, Evaluate and

COBIT 5.0

100

Assesss Dengan Metode

Framework COBIT 5

4 Farah Nuri Eka

Putri

Mei,

2014

Evaluasi Capablity Level

Pada Dukungan Layanan

Manajemen Data Dengan

Framework COBIT 5

COBIT 5.0

5 Suryo Suminar September

2014

Evaluasi Tata Kelola TI

menggunakan framework

Cobit 5 fokus proses

APO13 dan DSS 05 studi

kasus PPISKN BATAN

COBIT 5.0

Dari beberapa referensi penelitian yang sebelumnya dipelajari dan

menggunakan framework COBIT, maka dirumuskan penelitian ini berjudul

Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Proses Manajement Relasionship

Menggunakan Framework COBIT 5.0. Studi Kasus: PT OTO MULTHIARTHA

3.3 Planning the Assessment

Tata kelola pada PT OTO Multiartha dalam pengelolaan hubungan atau

relasi dengan pihak internal dan eksternal perusahaan akan dilakukan pada

APO08 (Manage Relationship) dari framework COBIT 5. Untuk mendapatkan

data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, maka dibuatlah kuesioner yang

dikembangkan dari COBIT 5. Pertanyaan yang dibuat pada kuesioner

dikembangkan dari framework COBIT 5 (Kuesioner terlampir). Pada penelitian

ini menggunakan kuesioner Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Pembuatan Kuesioner Capability Level

101

Kuesioner akan dibuat berdasarkan Key Management Prakctice dalam

COBIT 5 proses APO08 Management Relationship, yang terdiri dari

kuesioner:

a. APO08.01 : Memahami Harapan Bisnis

b. APO08.02 : Mengidentifikasi Peluangm Risiko dan Kendala TI untuk

meningkatkan Bisnis

c. APO08.03 : Mengelola Hubungan Bisnis

d. APO08.04 : Koordinasi dan Komunikasi

e. APO08.05 : Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

Pelayanan

Tahap awal yang dilakukan untuk mengetahui tingkat kematangan adalah

dengan membuat kuesioner. Kuesioner disini dimaksudkan sebagai alat (tool)

dalam membantu untuk mengumpulkan data berdasarkan fokus domain APO

dalam Cobit 5 yang diteliti, yaitu APO 08 Manage Relationship. Kuesioner ini

juga ditujukan pada responden menurut tabel RACI yang telah dijelaskan di bab

2.

Objek pertanyaan pada Capability Level dikembangkan dari deskripsi

model tingkat kematangan COBIT 5 pada proses APO08 (Mengelola Relasi atau

Hubungan). Tiap pernyataan dalam activities yang terdapat di COBIT 5 dijadikan

pertanyaan guna mengetahui kondisi PT OTO Multiartha untuk mencapai kondisi

to be yang diinginkan dengan pilihan jawaban ya (Y) atau tidak (T).

Pengukuran yang digunakan dalam menjawab pertanyaan dari kuesioner

yang disusun menggunakan skala Guttman, yakni bernilai 1 terhadap pernyataan

102

yang benar atau ya, dan memberikan nilai nol pada jawaban dari pernyataan yang

salah atau tidak. Berdasarkan dari perhitungan kuesioner dengan skala Guttman,

data diolah menggunakan Ms Excel dengan melakukan tahapan normalisasi,

kemudian mencari hasil nilai rata-rata tingkat kematangan pada setiap sub domain

dari responden yang telah mengisi kuesioner. Dari hasil pengisian keusioner

tersebut kepada para responden, maka akan menghasilkan temuan-temuan yang

terdapat pada PT Oto Multiartha.

2. Purposive Sampling

Pada teknik Purposive Sampling untuk proses APO08 (Mengelola Relasi

atau Hubungan) ditentukan dan disesuaikan menggunakan diagram RACI APO08

yang terdapat pada COBIT 5. Berdasarkan diagram RACI yang telah ditetapkan

pada APO 08 Manage Relationship, telah dikonversikan dengan struktur

organisasi dalam divisi collection. Sehingga pihak-pihak yang dapat dijadikan

responden untuk mengisi kuesioner dalam menentukan tingkat kematangan terdiri

dari:

Tabel 3.2 Daftar Responden Diagram Raci APO08

Diagram RACI Subdomain APO 08 Daftar Daftar Responden dalam PT OTO

Multiartha











103

3.4 Briefing

Pada tahap ini peneliti akan menjelaskan jadwal penelitian yang akan

dilakukan dan berdiskusi dengan para responden divisi collection sehingga

memahami input, proses dan output dalan unit organisasi dan proses yang akan

dinilai, pengumpulan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, hasil rekapitulasi

jawaban kuesioner yang telah dijawab oleh para responden sampai pada tahap

reporting atau pelaporan.

3.5 Data Collection

Pada tahap ini peneliti mengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat

pada sistem manajemen relasi pada divisi collection mulai dari tahap observasi

dan wawancara untuk menemukan bukti-bukti hasil evaluasi pada aktivitas dari

proses yangtelah dilakukan.

3.6 Data Validation

Pada tahap ini peneliti melakukan validasi terhadap kuesioner yang telah

dijawab oleh para responden sesuai dengan tabel diagram RACI APO08

Mengelola Relasi atau Hubungan. Meliputi rekapitulasi jawaban masing-masing

responden, rekapitulasi hasil perhitungan kuesioner dengan menggunakan skala

guttman pada masing-masing proses, sampai tahap interprestasi data yang

menunjukan posisi capability level saat ini dan capability level yang diharapkan

sampai nilai maximum capability level.

104

3.7 Process Attribute Level

Pada tahap ini peneliti melakukan rekapitulasi terhadap seluruh proses

yang ada pada APO08 Mengelola Realsi dan menentukan kategori penilaian pada

setiap level dengan menentukan apakah proses-proses yang akan dinilai telah

memenuhi persyaratan atas dokumentasi yang harus dipenuhi pada masing-

masing level atau belum.

3.8 Reporting The Result

pada tahap ini peneliti akan melaporkan hasil evaluasi yang telah

dilakukan setelah melakukan serangkaian tahapan berupa temuan, gap dan

rekomendasi yang diusulkan oleh peneliti untuk memperbaiki gap yang ada saat

ini berdasarkan hasil penelitian.

3.8.1 Penentuan Gap

Setelah dapat menemukan temuan-temuan dari hasil perhitungan capabilty

level maka penulis dapat menganalisa kesenjangan apa yang terdapat dari hasil

temuan tersebut. Dalam penentuan gap yang dilakukan, didapat dari analisis hasil

dari kuesioner yang menghasilkan As is (kondisi terkini) dan To be (kondisi yang

diharapkan).

Berdasarkan hasil temuan per sub domain, apabila sub domain tersebut

terdapat dalam tingkat kematangan level 2 menuju 3, maka seharusnya poses

dalam tingkat kematangan level 1 dan 2 tela terpenuhi, namun berdasarkan hasil

105

kuesioner (terlampir) terdapat sebuah kesenjangan atau gap dimana terdapat

proses yang belum terpenuhi pada tingkat kematangan level 0, level 1 dan level 2

sedangkan tingkat kematangan yang dimiliki perusahaan sudah mecapai tingkat

kematangan level 2 menuju level 3.

3.8.2 Rekomendasi

Merupakan laporan dari hasil audit yang dilakukan terhadap proses bisnis

yang telah ditentukan. Setelah mendapatkan hasil dari capability level, maka dapat

dibuat tabel rekomendasi dan perbaikan untuk mencapai target (To be). Laporan

ini diperoleh dari hasil analisis terhadap hasil perhitungan capability level dan

analisis gap sebagai bentuk perancangan solusi untuk memberikan suatu usulan

perbaikan. Usulan perbaikan yang disusun diarahkan agar perusahaan dapat

mencapai tingkat kematangan sesuai dengan yang diharapkan.

Penetuan rekomendasi dilakukan dengan memberikan solusi perbaikan

untuk proses setiap proses yang belum terpenuhi 100%. Dimulai dari seluruh

proses yang terdapat pada tingkat kematangan level 0, level 1 dan level 2 harus

terpenuhi seluruhnya.

106

3.9 Kerangka Penelitian

Mulai

Identifikasi masalah pra

penelitian

Identifikasi area yang akan di

evaluasi

1. Initiation

2. Planning the Assessment

4. Data Collection

5. Data Validation

6. Process Attribute Level

7. Reporting the Results

Pengumpulan data dan informasi

Rencana penilaian proses APO08

Mengumpulkan hasil temuan pada

proses output

Validasi dengan perhitungan agar

memperoleh hasil yang akurat

Pemenuhan Atribut Level

Melaporkan hasil gap

Observasi, Wawancara, studi

pustaka

Kusioner Sesuai dengan RACI

Chart pada proses APO08

Penentuan Hasil Pemataan

dengan Capability Level

Melakukan pembuktian

dokumentasi GWP

Memberikan usulan rekomendasi

JOGIYANTO,

2008

Pengumpulan

Data

PAM COBIT

5

(ISACA,

2012)

Analisa Data

Selesai

3. Breifing Menjelaskan Jadwal Penelitian

Gambar 3.1 Kerangka Penelitian

107

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Initiation

Berdasarkan tahap awal dari penggunaan metodologi penelitian, initiation

merupakan tahapan pertama dalam Assessment Process Activities yang ada pada

Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk menjelaskan hasil

identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan (ISACA, 2012).

4.1.1 Sejarah PT OTO Multiartha

PT OTO Multiartha adalah salah satu Perseroan pembiayaan otomotif

independen terkemuka. Usaha utama Perseroan adalah di bidang pembiayaan

konsumen, antara lain pembiayaan kepemilikan mobil baik baru maupun bekas.

Perseroan juga menyediakan pembiayaan sewa guna usaha berdasarkan

permintaan pelanggan. Target utama Perseroan adalah pelanggan perorangan,

selain itu juga memberikan pembiayaan kepada badan usaha.

Perseroan ini didirikan di Jakarta pada tanggal 28 Maret 1994, bernama PT

Manunggal Multi Finance. Bulan September 1995 Perseroan mengubah namanya

menjadi PT OTO Multiartha. Perubahan ini mencerminkan fokus usaha khusus

pada pembiayaan mobil. Tahun 1996 Sumitomo Corporation, Jepang bergabung

sebagai pemegang saham baru. Selanjutnya sebagai wujud komitmen, sejak

September 1998 Sumitomo Corporation menjadi pemegang saham utama hingga

sekarang.

108

Sumitomo Corporation adalah Perseroan dagang Jepang yang terpadu

(sogo shosha). Sebagai pemegang saham utama, Sumitomo Corporation

memberikan dukungan dan mengendalikan semua aspek usaha dari manajemen,

perbendaharaan, keuangan hingga operasional. Dengan dukungan dari Sumitomo

Corporation, perseroan telah berhasil tumbuh dan meningkatkan pembiayaan

mobil serta memiliki kantor jaringan ke seluruh Indonesia.

Sebagai Perseroan pembiayaan yang independen, Perseroan tidak memiliki

keterkaitan dengan pabrikan, sehingga memiliki keleluasaan untuk membiayai

semua merek mobil yang ada di pasar. Perseroan juga telah menikmati

pertumbuhan pasar mobil domestik yang kuat dalam beberapa tahun terakhir,

serta mampu mempertahankan posisinya sebagai salah satu pemain terkemuka

dalam pembiayaan mobil. Dengan pedoman kinerja 3M + 1T (Man, Management,

Money plus Technology), perseroan berhasil memberikan pelayanan yang

memuaskan kepada nasabahnya dan mencatat peningkatan kinerja yang signifikan

selama tahun 2012.

Dalam usaha menyediakan layanan one-stop service, perseroan telah

mengembangkan website www.oto.co.id. Website ini telah diakui sebagai portal

otomotif pertama di Indonesia. Perseroan terus memperkuat sistem Teknologi

Informasi untuk memperluas pangsa pasar dengan cara meningkatkan efisiensi

dan produktivitas di kantor-kantor cabang untuk melayani pelanggan. Sampai

akhir 2012 PT Oto Multiartha telah mengoperasikan 56 kantor yang tersebar di

berbagai kota besar di Indonesia. Selain itu juga PT Oto Multiartha telah

bekerjasama untuk penerimaan pembayaran angsuran dengan bank-bank

109

berjaringan nasional dan PT Pos Indonesia, sehingga para Pelanggan semakin

mudah dan nyaman membayar angsurannya.

Didukung modal yang kuat, tim manajemen yang handal, mitra usaha,

pelanggan setia dan 2.090 karyawan, di tahun 2012 PT Oto Multiartha telah

berhasil tumbuh dengan Total Aset sebesar Rp 12,7 triliun, Total Ekuitas tumbuh

menjadi Rp 3,6 triliun serta Laba Bersih tercatat sebesar Rp 450,5 miliar.

4.1.2 Logo Perusahaan

Gambar 4.1 Logo PT OTO Multiartha

4.1.3 Visi dan Misi

Visi dari PT OTO Multiartha adalah:

“Menjadi perusahaan pembiayaan yang terkemuka di Indonesia dengan

menciptakan nilai-nilai yang terbaik bagi seluruh stakeholder”

Misi dari PT OTO Multiartha adalah:

“Memberikan kemudahan fasilitas kredit kendaraan bermotor yang terjangkau dan

diandalkan melalui kerjasama yang saling menguntungkan serta

110

berkesinambungan dengan mitra bisnis dan melalui pengelolaan bisnis yang

prima”

4.1.4 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha

SALES & MARKETING

Field

Collection

COLLECTION HEAD

Collection

CordinatorPA 1 PAl 2

PA

Admin 1

PA Admin

2

Remedial

OutsourceCollection

Adm

MARKETING HEAD

Marketing

Cordinator

CMOMarketing

Support

Field

Customer

Service

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha

Aplikasi SOLOs Collection Management merupakan aplikasi yang

digunakan oleh Bagian Collection yang termasuk ke dalam departemen

Marketing. Aplikasi ini merupakan aplikasi utama yang digunakan oleh bagian

collection dalam melakukan proses penagihan kepada customer yang memiliki

tunggakan angsuran. Terdapat beberapa pihak yang menggunakan aplikasi

SOLOs Collection Management, yaitu:

Melakukan penanganan terhadap tindakan filed collector kepada customer

yang bermasalah dengan cara sebagai berikut:

1) Melakukan peninjauan terhadap field collector berdasarkan CRM

111

2) Melakukan kordinasi hasil review CRM ke DMC

3) Melakukan monitoring overdue dan potensial move to PA1

4) Melakukan follow up customer yang sudah tidak bisa ditangani oleh

field collector

5) Melakukan coaching and counselling kepada field collector

2. Field Collector

Melakukan penagihan terhadap customer berdasarkan CRM yang telah

dibuat oleh admin Collection.

3. Admin Collection

Melakukan administrasi dengan tugas sebagai berikut:

1) Menyiapkan CRM di sore hari untuk dibawa esok hari oleh field

collector

2) Menyiapkan TTS (Tanta Terima Sementara) yang akan dibawa field

collector sekaligus diregister.

3) Mencari angsuran yang terlambat pembayarannya.

4) Membuat memo internal untuk customer yang salah alokasi

pembayaran

4. Problem Account 1 (PA1)

Melakukan penanganan terhadap customer yang bermasalah dengan cara

sebagai berikut:

112

1) Menangani customer yang bermasalah dengan account overdue

(keterlambatan) 31 – 60 hari.

2) Menangani customer dengan cara mengingatkan, menagih kepada

customer dan melacak kendaraan yang hilang serta menerima

angsuran customer dengan TTS (Tanda Terima Sementara).

3) Merencanakan dan menganalisa data historis customer dengan

menggunakan aplikasi SOLOs Collection Management sebelum

melakukan kunjungan ke customer.

4) Melakukan proses penarikan yang sesuai wilayahnya jika dianggap

perlu.

5) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum dapat ditangani.


Melanjutkan penanganan dari PA 1 untuk customer yang bermasalah

dengan cara sebagai berikut:



2) Melanjutkan penanganan dengan cara pelacakan dan penarikan dari

PA 1

3) Membantu PA 1 dalam penanganan kasus tertentu diamna perlu

melakukan proses penarikan motor sesuai wilayahnya.

4) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum ditangani.

113

6. PA Administrasi 1

Membantu kelancaran oprasional dari PA1 dengan cara sebagai berikut:

1) Membuat surat tugas untuk PA1

2) Menyiapkan Tanda Terima (TT) dan Tanda Terima Sementara (TTS)

untuk PA1

3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa

penarikan untuk PA1

4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TT, TTS, TTKT,

dan Surat Kuasa Penarikan untuk PA1.


Membantu kelancaran operasional dari PA2 dengan cara sebagai berikut:

1) Membuat Surat Tugas untuk PA2

2) Menyiapkan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA2 bila

diperlukan.


penarikan untuk PA2.

4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TTKT, dan Surat

Kuasa Penarikan untuk PA2.

4.1.5 Aplikasi SOLOs Collection Management PT OTO Multiartha

Aplikasi SOLOs Collection Management adalah sebuah tools yang

digunakan untuk mendukung kegiatan collection seperti melakukan monitoring

terhadap account yang diminta oleh pihak tertentu terkait proses penagihan

114

angsuran terhadap customer. Aplikasi SOLOs Collection Management memiliki 5

sub menu yaitu:

1. Index

Sub menu ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap jumlah

account yang jatuh tempo.

2. CRM (Collection Receipt Monitoring)

Sub menu ini berisi dokumen yang berisi daftar customer yang memiliki

masalah atau melakukan penunggakan angsuran.

3. Job Order

Sub menu ini digunakan untuk menentukan order yang akan diberikan

kepada pihak-pihak yang terkait seperti PA1 dan PA2.

4. Collection Monitoring

Sub menu ini digunakan untuk memberikan surat peringatan terhadap

customer yang memiliki tunggakan angsuran. Sub menu ini selain

memberikan surat peringatan yang diberikan kepada customer tetapi ada

juga Laporan Harian Kunjungan (LHK) untuk melakukan janji bayar atau

melakukan follow up kepada customer.

5. Mapping

Sub menu ini digunakan untuk melakukan mapping terhadap collector

yang bertugas untuk melakukan penagihan kepada customer.

115

4.1.6 Diagram Alir Proses Penagihan Angsuran PT OTO Multiartha

PENAGIHAN TUNGGAKAN

KETERANGANDOKUMENPROSES

PERSIAPAN PENAGIHAN KE CUSTOMER

Mulai

Cetak CRM

Bubuhkan Ttd pada

kolom “Dibuat Oleh”

Serahkan CRM

kepada CC untuk

diperiksa lalu

serahkan ke FC

CRM

CRM

#Collection Administrator

CRM= Collection Receipt

Monitoring



1

Gambar 4.3 Diagram alir proses penagihan bagian 1

116

PENAGIHAN TUNGGAKAN


1

PERSIAPAN PENAGIHAN KE CUSTOMER

Cetak DPKH PA

Lengkapi dengan

data Customer

Bubuhkan Ttd pada

kolom “Dibuat Oleh”

Serahkan DPKH PA

pada DMC/BM untuk

diperiksa

Terima CRM

Periksa data

Customer

Bubuhkan Ttd pada

kolom “Diperiksa

Oleh”

2

DPKH PA #Problem Account (PA)

DKPH PA= Daftar

Perkembangan Kasus Harian PA

#Problem Account (PA)

#Problem Account (PA)

DPKH PA #Problem Account (PA)

Terima CRM#Collection Cordinator

CRM= Collection

ReceiptMonitoring

DKPH PA= Daftar

Perkembangan Kasus Harian

PA

#Collection Cordinatort

#Collection Cordinator



117

PENAGIHAN TUNGGAKAN


3

Periksa CRM

Serahkan CRM ke

FC

Terima CRM

(beserta lampiran

jika ada)

Bubuhkan Ttd pada

kolom “Diperiksa

Oleh”

Penagihan Customer dan Penerimaan

Hasil Tagihan

Terima TTS dan

uang tunai, dan TTS

yang belum terpakai

Catat hasil penagihan

dan pengembalian

TTS pada Buku

Register dan diparaf

Terima CRM/DPKH

PA yang sudah

ditanda tangani

Bubuhkan Ttd pada

kolom “Diterima

Oleh” lalu disimpan

Selesai

CRM

CRM

CRM

TTS, uang

tunai

CRM/DPKH

PA

CRM/DPKH

PA







Monitoring



Monitoring



Monitoring


118

4.1.7 Tata Kelola Perusahaan PT OTO Multiartha

Perkembangan dinamika usaha PT Oto Multiartha mendorong Perseroan

untuk senantiasa meningkatkan kualitas Tata Kelola Perusahaan sesuai dengan

kaidah aturan dan perundang-undanga yang berlaku. Upaya tersebut sesuai

dengan komitmen Perseroan untuk menghadirkan nilai layanan serta

pertanggungjawaban yang optimal kepada para pelanggan.

1. Implementasi, Landasan Dan Tujuan Tata Kelola Perusahaan

Sebagai Perusahaan publik, PT Oto Multiartha senantiasa menerapkan

Tata Kelola Perusahaan sesuai dengan prinsip dasar Tata Kelola

Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance - GCG), yaitu

Transparansi, Akuntabilitas, Bertanggungjawab, Independen dan

Kewajaran. Kelima prinsip tersebut menjadi landasan bagi Perseroan

dalam setiap aspek usaha dan operasional Perseroan. Melalui

penerapan prinsip GCG secara berkelanjutan, Perseroan berharap

mampu mewujudkan etika bisnis yang bermartabat sesuai dengan visi

dan misi Perseroan.

a. Transparansi

Perseroan menyelenggarakan proses pengambilan keputusan yang

transparan baik melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

ataupun proses pengambilan keputusan Direksi dan Dewan Komisaris

yang memenuhi ketentuan dalam Anggaran Dasar Perusahaan.

Penerapan prinsip transparansi juga direalisasikan melalui penyediaan

119

akses informasi Perseroan serta penyampaian Laporan Keuangan dan

Laporan Tahunan secara berkala.

b. Akuntabilitas

Implementasi prinsip akuntabilitas secara konsisten direalisasikan

melalui pembagian kerja dan divisi dalam suatu Struktur Organisasi

yang jelas dengan Key Performance Indicator untuk tiap unit usaha.

Pembagian kerja tersebut disusun berdsaarkan Anggaran Dasar

Perusahaan serta disahkan melalui RUPS. Selain aspek internal,

pemenuhan prinsip akuntabilitas juga direalisasikan melalui

pelaksanaan audit oleh Auditor Eksternal yang ditunjuk melalui RUPS

serta pertanggungjawaban manajemen baik melalui penyampaian

Laporan Keuangan, Laporan Tahunan maupun pertanggungjawaban

yang disampaikan kepada pemegang saham melalui RUPS.

c. Tanggung Jawab

Perseroan mewujudkan prinsip Tanggung Jawab melalui kelengkapan

perangkat aturan dalam setiap kegiatan usaha dan operasional

mencakup Anggaran Dasar, Infrastruktur GCG, Code of Conduct serta

nilai dan budaya Perusahaan. Pertanggungjawaban Perseroan juga

disampaikan melalui laporan keuangan serta dokumen resmi

Perseroan lainnya yang dapat diakses oleh para pemegang saham dan

pemangku kepentingan.

120

d. Independensi

Sebagai bagian dari implementasi prinsip independensi dalam

pengelolaan Perusahaan, Perseroansenantiasa berupaya untuk

menyelenggarakan kegiatan bisnis dan operasional yang bebas dari

segala bentuk intervensi dan benturan kepentingan.

e. Kewajaran

Perwujudan prinsip kewajaran dalam pengelolaan Perseroan

direalisasikan melalui kepatuhan Perseroan terhadap peraturan

perundang-undangan serta prinsip non-diskriminatif yang diterapkan

baik kepada seluruh manajemen, karyawan maupun pelanggan.

2. Landasan dan Tujuan GCG

Landasan penerapan Tata Kelola Perusahaan di Perseroan juga

telah sesuai dengan Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang

Perseroan Terbatas serta merujuk pada Anggaran Dasar Perseroan.

Penerapan GCG di Perseroan tidak hanya ditujukan sebagai bentuk

pertanggungjawaban kepada segenap Pemegang Saham dan

Pemangku Kepentingan tetapi juga merupakan wujud nyata dari

komitmen Perseroan dalam meningkatkan nilai tambah dalam setiap

layanan yang diberikan. Di sisi lain, melalui penerapan GCG secara

konsisten, manajemen senantiasa mengedepankan mekanisme usaha

dan bisnis yang sehat dalam membangun Perusahaan Pengembang

Kelas Dunia.

121

Selain sebagai pemenuhan unsur kepatuhan (compliance)

Perseroan terhadap ketentuan dan peraturan yang berlaku, penerapan

GCG juga diarahkan untuk memenuhi beberapa tujuan, sebagai

berikut:

a. Meningkatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan dan

pemegang saham.

b. Meningkatkan kualitas pelaporan dan aspek kepatuhan.

c. Memberikan nilai tambah bagi seluruh pihak yang terkait dengan

kegiatan bisnis dan operasional Perseroan.

d. Mendorong pengelolaan Perseroan secara profesional, efektif dan

efisien.

e. Menciptakan mekanisme fungsi Organ Perusahan yang akuntable,

sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

f. Memastikan kepatuhan Perseroan terhadap peraturan perundang-

undangan yang berlaku, baik dalam setiap proses pengambilan

kebijakan serta kegiatan usaha dan operasional lainnya.

g. Memberikan kontribusi positif terhadap perekonomian nasional.

4.2 Planning The Assessment

Tahapan ini akan menjelaskan proses pembuatan kuesioner proses APO 08

Manage Relationship dan perhitungan kuesioner tersebut dengan menggunakan

perhitungan Guttman. Pembuatan kuesioner terdiri dari Key Management Practice

yang terdapat pada proses APO 08 Manage Relationship yang terdiri dari:

122

APO08.01 : Memahami Harapan Bisnis

APO08.02 : Mengidentifikasi Peluang Risiko dan Kendala TI untuk

meningkatkan Bisnis

APO08.03 : Mengelola Hubungan Bisnis

APO08.04 : Koordinasi dan Komunikasi

APO08.05 : Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

pelayanan

4.2.1 Pembuatan Kuesioner

Kuesioner dibuat berdasarkan dengan aktivitas-aktivitas yang terdapat

dalam setiap management practice pada sub domain APO. Kuesioner yang

diberikan kepada responden pada setiap subdomainnya, pada satu aktivitas terbagi

menjadi 6 level yang terdiri pernyataan-pernyataan yang perlu dijawab

menggunakan skala Guttman yaitu responden menjawab ya atau tidak terhadap

pernyataan tersebut. Pada setiap satu pernyataan pada kuesioner tersebut terdiri

dari pernyataan dari level 0 incomplete process, level 1 performed process, level 2

managed process, level 3 established process, level 4 predictable process sampai

level 5 optimising process. (Kuesioner terlampir pada lampiran)

4.2.2 Purposive Sampling

Para responden yang mengisi kuesioner didapatkan dari digaram RACI

sesuai dengan subdomainnya masing-masing. Pada setiap proses memiliki jumlah

narasumber yang berbeda-beda sesuai dengan aktifitas yang terdapat pada aktifitas

123

pada RACI Chat. Adapun rincian narasumber berdasarkan diagram RACI pada

COBIT 5 sub domain APO 08 adalah sebagai berikut:

Gambar 4.7 Diagram Raci APO08

Berikut merupakan identifikasi RACI Chart APO08 yang telah

dikonversikan dengan struktur organisasi PT OTO Multiartha:

Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart APO08

Diagram RACI Subdomain APO 08 Daftar pihak-pihak yang bertanggung

jawab dalam PT OTO Multiartha








124




Dari daftar pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam mengisi kuesioner,

maka berikut merupakan pihak-pihak yang mengisi kuesioner berdasarkan key

management practice dalam subdomain APO 08 yaitu:

Tabel 4.2 Diagram RACI pada APO 08.01

NO Responden pada RACI

APO08.01

Konversi

Responden dalam PT OTO Multiartha

1 Business Process

Owner

Admin SOLOs Collection Management

2 Head Development IT Development Division Head

3 Head IT Operation Technical Support Team Leader

4 Service Manager IT Service Division Head

5 Information Security

Manager

IT Security Departement Head



APO08.02

Konversi

Responden dalam PT OTO Multiartha

1 Business Process Owner Admin SOLOs Collection Management

2 Head Architect System Architecture Departement Head





NO

Responden pada RACI

APO08.03

Konversi

Responden dalam PT OTO

Multiartha

1 Business Executive Manager Collection

2 Business Process Owner Admin SOLOs Collection

Management




125


NO

Responden pada RACI

APO08.04

Konversi


Multiartha

1 Chief Executif Officer Chief Executif Officer

2 Business Executive Manager Collection


Management


5 Head IT Operation Technical Support Departement

Head




APO08.05

Konversi


Multiartha


Management


3 Head IT Operation Technical Support Departement

Head


4.3 Briefing

Pada tahapan ini, peneliti membuat penentuan jadwal penelitian yang akan

dijelaskan kepada tim responden. Tahapan ini dilakukan dengan berdiskusi

dengan pihak divisi collection mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk menjadi

bahan input, proses yang akan dilakukan pada penelitian ini, dan output apa yang

akan dihasilkan dari penelitian ini. Pada diskusi tersebut, peneliti memberitahukan

pelaksanaan pembagian kuesioner yaitu mulai tanggal 7 April 2014 sampai 28

April 2014, pengumpulan dokumen untuk kelengkapan dokumen capability level

mulai dari 30 April sampai 9 Juni 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari 10

126

Juni 2014 sampai 6 Agustus 2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal

9 Agustus 2014 sampai 30 September 2014. Dengan jadwal sebagai berikut:

Tabel 4.7 Jadwal Penelitian

Jadwal Penelitian April Mei Juni Juli Agustus September

Pembagian Kuesioner

Pengumpulan Dokumen

Rekapitulasi Hasil Kuesioner

Pelaporan Hasil Penilaian

4.4 Data Collection

Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang

terdapat pada APO08 (Mengelola Relasi) yang memiliki beberapa proses

dan tujuan untuk memberikan informasi struktur yang optimal,

penempatan, keterampilan, hak dan keputusan, mendefinisikan peran dan

tanggung jawab di PT OTO Multiartha yang bertujuan untuk mendapatkan

bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan.

Temuan tersebut akan dijelaskan ebagai berikut:

1. Memahami Harapan Bisnis

Adanya harapan bisnis yang diingin dicapai oleh perusahaan didasarkan

dengan adanya kelancaran dalam setiap aktivitas yang dilakukan dalam

perusahaan, hal ini meliputi adanya bentuk klarifikasi dan persetujuan harapan

bisnis. Dalam mewujudkan harapan bisnisnya dalam menjadi perusahaan

127

pembiayaan yang terkemuka dan menjalin kerjasama dengan mitra bisnis melalui

pengelolaa bisnis yang prima, perusahaan memiliki bentuk klarifikasi dan

persetujuan sebagai bentuk kerjasama dengan mitra (MOU). Hal ini untuk

memastikan segala bentuk kerjasama memiliki lembar pengesahan sebagai bukti

uang kuat dalam berkerjasama dengan mitra.

2. Mengidentifikasi Peluang, risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan

bisnis.

Adanya identifikasi terhadap peluang, risiko dan kendala TI yang dimiliki

perusahaan sebagai bentuk melangkah ke langkah selanjutnya untuk dapat

memanfaatkan peluang bisnis yang dapat membuat perusahaan semakin maju, dan

adanya rencana aksi sebagai upaya menanggulangi risiko yang akan terjadi

dikemudian hari dan kendala TI yang dapat menghampat aktivitas dalam divisi

collection. Dengan melakukan rapat kordinasi anatara divisi TI dan divisi

collection untuk bersama-sama melakukan inovasi mengenai infrastruktur apa saja

yang dibutuhkan dan melakukan penerapan teknologi baru sebagai sebuah strategi

yang tepat untuk dapat mendukung proses penagihan dalam divisi collection.

3. Mengelola Relasi Bisnis

Dalam mengelola relasi bisnis dengan mitra yang lain, terdapat persetujuan

ter, terdapat keputusan-keputusan yang diambil sebagai keputusan kunci untuk

melangsungkan rangkaian aktivitas bisnis yang saat ini ada, yang saat ini sedang

menjadi keputusan hal utama dalam proses pembaiyaan adalah dengan adanya

128

proses Sosialisasi Peraturan Otoritas Jasa Keuangan. Dimana dengan adanya

proses sosialisasi peraturan otoritas jasa keuangan mampu untuk mengurangi

keluhan dan status eskalasi pada setiap permasalahan yang dapat terjadi.

4. Kordinasi dan Komunikasi

Adanya proses kordinasi dan proses kordinasi pada PTOTO Multiartha

adalah sebagai ebrikut:

a. Rencana Komunikasi

Adanya perencanaan komunikasi yang dilakukan saat ini dalam bentuk

monitoring terhadap hubungan dengan customer yang melakukan transaksi

pembiayaan melalui proses monitoring pola pembayaran angsuran.

Sementara perencanaan komunikasi dengan pihak mitra kerja perusahaan

yakni dengan menggunakan sistem penjadwalan untuk pertemuan rutin

dalam membahas urusan kemitraan perusahaan.

b. Paket komunikasi

Adanya paket komunikasi yang berlangsung diperusahaan ini terdiri dari

dua paket komunikasi. Yaitu komunikasi internal dan komunikasi

eksternal. Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi antara

divisi collection dengan unit bisnis lain dalam perusahaan, seperti divisi

IT, divisi inventory, HRD dan lain-lain. Sedangkan komunikasi eksternal

yang dilakukan didivisi collection merupakan bentuk paket komunikasi

antara divisi collection dengan para mitra kerjanya, seperti customer, jasa

asuransi, debt collector dan lain-lain.

129

c. Tanggapan Pelanggan

Adanya media atau fasilitas untuk mendengarkan keluhan dari pelanggan.

Sesuai dengan misi perusahaan untuk menjadi perusahaan pembaiyaan

terkemuka di Indonesia, perusahaan ini memberikan fasilitas kredit dengan

sistem yang saling mengguntungkan dengan pihak customer. Termasuk

dalam menyediakan customer service sebagai wadah untuk memberikan

pelayanan dalam menanggapi complaint atau keluhan dari customer dan

website untuk memberikan testimony pelanggan.

5. Provide input to the continual improvement of services

Proses “Provide input to the continual improvement of services” pada Divisi

Teknologi Informasi PT. Oto Multiartha dinyatakan lulus dengan skor 100%,

karena:

a. Analisis Kepuasan

Pemberian fasilitas dan kenyamanan dalam menggunakan leasing ini

menjadi salah satu poin penting untuk mempertahankan pelanggan

perusahaan. Analisis terhadap kepuasan pelanggan yaitu dengan menjaga

fasilitas pemberi layanan kepada customer, termasuk memberikan

kemudahan dalam setiap proses pembayaran angsuran. Analsis ini dilakukan

saat pertemuan dalam evaluasi layanan perusahaan terhadap customer. Hal

ini diperlukan agar customer tetap menggunakan jasa leasing ini dalam

pembiayaan kredit mobil yang ingin mereka lakukan dikemudian hari.

130

b. Peningkatan projek yang berpotensi.

Adanya proses menilai potensi proyek yang saat ini dijalankan oleh

perusahaan. Proyek tersebut meliputi kerjasama dengan mitra atau

perusahaan yang menjadi pelanggan untuk menggunakan jasa leasing PT

OTO Multiartha.

4.5 Data Validation

4.5.1 Pengolahan Data Responden

Pada tahapan ini, berisikan hasil jawaban responden yang telah menjawab

kuesioner yang kemudian diproses kedalam metode perhitungan Guttman, hasil

pengolahan perhitungannya adalah sebagai berikut:

A. APO08.01

Responden 1 : Admin SOLOs Collection Management

Responden 2 : IT Development Division Head

Responden 3 : Technical Support Team Leader

Responden 4 : IT Service Division Head

Responden 5 : IT Security Departement Head

Tabel 4.8 Daftar Rincian Kuesioner APO08.01 (Memahami harapan Bsinis)

Domain Level Pertanyaan Jawaban Total Jawaban

R1 R2 R3 R4 R5 Ya Tidak

APO08.01 0

P1 Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak 0 5





131



1

P1 Ya Ya Ya Ya Ya 5 0



P4 Ya Tidak Tidak Tidak Ya 2 3




2



P3 Ya Ya Tidak Tidak Ya 3 2


P5 Tidak Tidak Ya Ya Tidak 2 3



P8 Tidak Ya Ya Ya Tidak 3 2


P10 Tidak Ya Tidak Tidak Tidak 1 4





3








4





P5 Tidak Ya Ya Ya Tidak 3 2

P6 Ya Tidak Ya Ya Ya 4 1


5 P1 Ya Ya Ya Ya Ya 5 0


132






Tabel 4.9 Daftar Jumlah Jawaban Kuesioner APO 08.01

Proses Responden

Level Total Jawaban 0 1 2 3 4 5

Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T

R1 0 7 7 0 10 4 6 1 5 2 5 2 33 19

APO R2 0 7 5 2 11 3 6 1 5 2 5 2 32 20

08.01 R3 0 7 5 2 10 4 5 2 6 1 4 3 35 17

R4 0 7 5 2 10 4 5 2 4 3 4 3 33 19

R5 0 7 7 0 10 4 6 1 5 2 5 2 37 15

Tabel diatas menunjukan rekapitulasi jawaban para responden terkait

kuesioner APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis).

B. APO08.02


Responden 2 : System Architecture Departement Head




133

Tabel 4.10 Daftar Rincian Kuesioner APO08.02 (Mengidentifkasi peluang Risiko

dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis).



APO08.02

0






1



P3 Ya Tidak Ya Tidak Ya 3 2


P5 Ya Ya Tidak Ya Tidak 3 2

2







P7 Tidak Tidak Ya Tidak Ya 3 2




3






4




P4 Tidak Tidak Ya Tidak Tidak 1 4


5


P2 Ya Ya Tidak Ya Ya 4 1



134

P5 Tidak Ya Tidak Ya Tidak 2 3


Proses Responden



R1 0 5 5 0 9 1 3 2 2 3 3 2 22 13

APO R2 1 4 4 1 8 2 3 2 4 1 3 2 23 12

08.02 R3 0 5 4 1 6 4 4 1 3 2 3 2 20 15

R4 0 5 4 1 9 1 4 1 3 2 2 3 22 13

R5 0 5 4 1 6 4 3 2 3 2 3 2 19 16


kuesioner APO08.02 (Mengidentifkasi peluang Risiko dan Kendala TI untuk

meningkatkan bisnis).

C. APO08.03

Responden 1 : Manager Collection





Tabel 4.12 Daftar Rincian Kuesioner APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis)

Domain Level Pertanyaan Jawaban

Total Jawaban


APO08.03 0





135


1



P3 ya Ya Ya Tidak Ya 4 1

P4 Ya Ya Tidak Tidak Tidak 2 3


2





P5 Tidak Tidak Tidak Ya Ya 2 3

P6 Ya Ya Ya Ya Tidak 4 1

P7 Ya Ya Ya Tidak Ya 4 1

P8 Tidak Ya Tidak Ya Ya 3 2

P9 Ya Tidak Tidak Tidak Tidak 4 1

P10 Ya Tidak Tidak Ya Ya 3 2

3


P2 Ya Ya Ya Ya Tidak 4 1


P4 Ya Tidak Tidak Ya Tidak 2 3


4

P1 Tidak Ya Tidak Ya Ya 3 2

P2 Ya Ya Ya Tidak Tidak 3 2




5





P5 Tidak Ya Ya Tidak Tidak 2 4


Proses Responden



R1 0 5 4 1 8 2 3 2 4 1 3 2 22 13

APO R2 1 4 4 1 7 3 3 2 2 3 4 1 21 14

136

08.03 R3 0 5 3 2 6 4 4 1 3 2 3 2 19 16

R4 0 5 2 3 8 2 4 1 3 2 2 3 19 16

R5 0 5 3 2 8 2 3 2 3 2 2 3 19 16


kuesioner APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis).

D. APO08.04

Responden 1 : Chief Executif Officer

Responden 2 : Manager Collection



Responden 5 : Technical Support Departement Head


Tabel 4.14 Daftar Rincian Kuesioner APO08.04 (Koordinasi dan Komunikasi)

Domain Level Pertanyaan Jawaban

Total Jawaban

R1 R2 R3 R4 R5 R6 Ya Tidak

APO08.04

0

P1 Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak 0 6




1

P1 Ya Ya Ya Ya Ya Ya 6 0


P3 Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya 4 6

P4 Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak 2 4

2



P3 Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya 4 3

P4 Ya Tidak Ya Tidak Tidak Ya 3 3


137



P8 Tidak Ya Tidak Ya Tidak Tidak 2 4

3



P3 Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak 2 4

P4 Ya Tidak Ya Ya Tidak Tidak 2 4

4




P4 Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Ya 1 5

5


P2 Tidak Tidak Ya Tidak Ya Tidak 2 4


P4 Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak 1 5


Proses Responden



R1 0 4 4 0 6 2 4 0 1 3 2 2 17 11

APO R2 0 4 2 2 5 3 2 2 3 1 2 2 15 13

08.04 R3 0 4 3 1 6 2 3 1 1 3 2 2 15 13

R4 0 4 3 1 5 3 4 0 3 1 3 1 18 10

R5 0 4 3 1 5 3 2 2 1 3 2 2 13 15

R6 0 4 3 1 6 2 2 2 2 2 3 1 16 12


kuesioner APO08.04 (Koordinasi dan Komunikasi).

E. APO08.05



Responden 3 : Technical Support Departement Head

138


Tabel 4.16 Daftar Rincian Kuesioner APO08.05 (Memberikan masukan untuk

perbaikan berkelanjutan dari pelayanan)


R1 R2 R3 R4 Ya Tidak

APO08.05

0

P1 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4



1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

2

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Tidak Ya Tidak 2 2

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

4

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Tidak Tidak Ya Ya 2 2

P3 Tidak Tidak Ya Ya 2 2

5

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

abel 4.17 Daftar Jumlah Jawaban Kuesioner APO 08.05

Proses Responden



R1 0 3 3 0 6 0 2 1 1 2 2 1 14 7

APO R2 0 3 3 0 5 1 2 1 1 2 2 1 13 8

08.05 R3 0 3 3 0 6 0 3 0 3 0 2 1 17 4

139

R4 0 3 3 0 5 1 2 1 3 0 2 1 15 6


kuesioner APO08.05 (Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

pelayanan).

4.5.2 Penilaian Capability Level

Penilaian capability level didapatkan dengan perhitungan dari rekapitulasi

hasil jawaban kuesioner capability level pada proses APO08.01, APO08.02,

APO08.03, APO08.04, dan APO08.05. Berdasarkan hasil dari jawaban kuesioner

capability level, berikut merupakan rekapitulasi dari jawaban kuesioner capability

level tersebut:

140

Tabel 4.18 Hasil Perhitungan Capability Level

Berdasarkan data rekapitulasi diatas, hasil perhitungan capability level

pada proses APO08.01, APO08.02, APO08.03, APO08.04, dan APO08.05

memiliki kesimpulan sebagai berikut:

1. Nilai capability level saat ini dalam Understand business expectations

(APO08.01) tingkat kematangan saat ini pada level 3 berulang tapi intuitif

dengan nilai kematangan 2,94.

2. Untuk proses Identify opportunities, risk and constraints for IT to enhance

the business (APO08.02) tingkat kematangan saat ini pada level 3

berulang tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,70.

141

3. Pada proses Manage the business relationship (APO08.03) tingkat

kematangan saat ini cenderung mengarah pada level 3 berulang tapi

intuitif dengan nilai kematangan 2,81.

4. Nilai tingkat kematangan saat ini untuk proses Co-ordinate and

communicate (APO08.04) cenderung mengarah pada level 3 berulang tapi

intuitif dengan nilai kematangan 2,67.

5. Pada proses Provide input to the continual improvement of services

(APO08.05) cenderung mengarah pada level 3 establised process, dengan

nilai kematangan 2,71.

4.5.3 Interprestasi Data

Interprestasi Data akan menggambarkan nilai capability level saat ini,

hingga level yang diharapkan dan level maksimal yang dapat dicapai pada nilai

capability level.

A. Interprestasi Data APO08.01

Sesuai dengan hasil perhitungan nilai tingkat kematangan sebelumnya,

pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses

APO08.01 adalah sebagai berikut:

142

Gambar 4.8 Tampilan Grafik Capability Level APO08.01

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level APO08.01

(Memahami Harapan Bisnis) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan

maksimum nilai yang dapat dicapai.

B. Interprestasi Data APO08.02



APO08.02, sebagai berikut:

143



(Mengidentifkasi peluang Risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis) saat

ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

C. Interprestasi Data APO08.03




144


Grafik diatas menggambarkan nilai capability level APO08.03 (Mengelola

Hubungan Bisnis) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang

dapat dicapai.

D. Interprestasi Data APO08.04




145


Grafik diatas menggambarkan nilai capability level APO08.04 (Koordinasi

dan Komunikasi) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang

dapat dicapai.

E. Interprestasi Data APO08.05



APO08.05 adalah sebagai berikut:

146



(Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari pelayanan) saat ini

beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

4.6 Process Atribute Level

4.6.1 Katagori Penilaian Pada Setiap Level

Berdasarkan pemetaan proses COBIT 5 dengan IT goals yang diukur

capability level-nya. Maka dalam melakukan penilaian capability level proses

COBIT 5, masing-masing proses pada APO08 dilakukan pengecekan secara

bertahap apakah proses tersebut telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang

harus dipenuhi pada masing-masing level, mulai dari level 1 hingga level 5. Selain

itu, terdapat ketentuan kategori dari hasil penilaian di tiap levelnya.

147

Pada level 1 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil kerja Umum (GWPs)

yang ada pada COBIT 5, maka PT OTO Multiartha harus dapat menyediakan

bukti-bukti atas hasil dari proses yang telah dilaksanakan pada divisi collection

dalam Mengelola Relasi (APO08) telah terpenuhi. Bukti yang didapat merupakan

hasil dari output yang tekah dijelaskan pada subbab 4.4 Data Collection.

Pada level 2 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum

(GWPs) yang ada pada COBIT 5, Divisi Collection harus memenuhi indikator

dalam Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel

pencapaian atribut APO08 (Mengelola Relasi) adalah sebagai berikut:

Tabel 4.19 Performance Management APO08 (Mengelola Relasi)

Process Atribut 2.1 Performance Management

NO Goal Work Product Ada Tidak Bukti

1 Ruang lingkup pengelolaan relasi √ - SOP

2 Tujuan pengelolaan relasi atau

hubungan atau hubungan √ - SOP

3 Tindakan cadangan pada manajemen

relasi bila tidak memenuhi target

- √ -

4 RACI Chart pengelolaan relasi - √ -

5 Persyaratan skill dan pengalaman

kerja untuk penempatan karyawan √ - SOP

6 Pelatihan karyawan unutk

mendukung dan sasaran perusahaan √ - Modul Skill

Training

Guidance

7 Rapat manajemen penerimaan

manajemen relasi √ - Laporan

Bulanan SOLOs

Collection

Management

Terdapat dokumen yang belum terpenuhi pada Performance Management

APO08 (Mengelola Relasi) yaitu pada dokumen tindakan cadangan pada

148

pengelolaan relasi bila tidak memenuhi target. Dalam hal ini belum ada dokumen

untuk adanya tindakan cadangan bila tidak memenuhi target, namun bila target

tidak dapat dicapai dalam satu kurun waktu (1 bulan) maka staff colection atau

staff marketing akan mendapat teguran dalam meeting dengan manager marketing

sampai pada pemberian Surat Peringatan kepada staff tersebut. Selain itu belum

adanya dokumen RACI Chart.

Tabel 4.20 Work Product Management APO08 (Mengelola Relasi)

Process Atribut 2.2 Work Product Management


1 Kriteria kualitas dan hasil kerja

karyawan √ - Key

Performance

Indicator (KPI)

2 Menetapkan Kebutuhan dari hasil

kerja karyawan √ - Collection

Receive

Management

(Laporan

Kunjungan)

3 Dokumentasi hasil kinerja karyawan √ - Collection

Receive

Management

(Laporan

Kunjungan)

4 Evaluasi hasil kinerja karyawan √ - Laporan

performa

Collection

Pada bagian Work Product Management APO08 (Mengelola Relasi),

divisi ini memiliki seluruh dokumen yang dibutuhkan. Yaitu untuk menilai

kriteria dan hasil kerja karyawan terdapat Key Performance Indicator (KPI) untuk

mengukur sudah sejauh mana perkembangan tingkat keterlambatan bayar

(overdue) pada perusahaan.

149

Tabel 4.21 Process Definition APO08 (Mengelola Relasi)

Process Atribut 3.1 Process Definition


1 Mendefinisikan Standar dari Proses √ - SOP

2 Menetapkan urutan dalam mengelola

relasi √ - SOP

3 Mengidentifikasi peran dan

wewenang √ - SOP

4 Identifikasi infrastruktur yang

dibutuhkan dan lingkungan kerja - √ -

5 Menetapkan metode yang sesuai √ - SOP

1. Pada Process Definition telah terdapat dokumen SOP dalam

mendefinisikan standar proses yang saat ini berjalan diperusahaan. Seperti

dalam proses penagihan dengan pada pembayaran angsuran dengan

menggunakan mesin SDC atau dengan menggunakan sistem yang manual

(Menggunakan TTS atau Tanda Terima Sementara). Selian itu, dalam SOP

yang saat ini telah ada terdapat urutan setiap proses, dari tahap paling awal

harus dilaksanakan sampai tahap selesai, serta peran dan wewenang pihak-

pihak yang bertanggung jawab dalam setiap proses.

2. Belum ada dokumentasi terhadap identifikasi infrastruktur yang

dibutuhkan, sampai saat ini hanya sebatas ada pada pemberian

manitenance saja.

150

Tabel 4.22 Process Deployment APO08 (Mengelola Relasi)

Process Atribut 3.1 Process Deployment


1 Menjalankan sebuah proses yang

telah didefinisikan √ - Laporan

Kunjungan

2 Menugaskan dan

mengkomunikasikan peran, tanggung

jawab dan otoritas

√ - OJK (Otoritas

Jasa Keuangan)

3 Memastikan kompetensi dan

pelatihan yang dibutuhkan √ - Modul Training

4 Menyediakan sumber daya dan

informasi untuk mendukung

performa

- √ -

5 Menyediakan proses infrastruktur

yang layak √ - Memo

6 Mengumpulkan dan menganalisis

data

- √ -

1. Untuk setiap proses yang telah didefinisikan pada SOP kemudian akan

dilaksanakan oleh pihak-pihak yang telah ditetapkan. Untuk field

collector, setiap kegiatan yang dilakukan untuk meminta penagihan

angsuran harus selalu di catat dalam Laporan Kunjungan. Sedangkan

untuk admin collector sebagai pihak yang mencatat seluruh laporan

kunjungan tersebut ke dalam sistem SOLOs Collection Management.

2. Dalam menugaskan dan mengkomuniaksikan peran, tanggung jawab dan

otoritas, saat ini pihak OTO Multiartha sedang diperkenalkan dengan

sistem baru yang disebut OJK (Otoritas Jasa Keuangan), dimana dalam

sistem tersebut pihak OTO Multiartha menjadi perusahaan yang dinilai

dan diawasi dalam setiap aktivitas pembiayaannya.

3. Adanya modul training dan beberapa pelaksanaan pelatihan difungsikan

untuk dapat kompetensi yang dimiliki oleh para staf dan karyawan agar

151

mampu bersaing dengan perusahaan pembiayaan lainnya. Selain itu,

adanya sudah adanya dokumentasi yang diberikan kepada karyawan

berupa manual book yang dibuat oleh Divisi TI untuk mempermudah

pengguna dalam menggunakan sistem SOLOs Collection Management.

4. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa. PT

OTO Multiartha belum menyediakan para staff ahli disetiap bagian yang

dapat menangani secara langsung apabila terdapat permasalahan-

permasalahan seputar TI saat melaksanakan aktivitas kerja sehari-hari.

5. Menyediakan proses infrastruktur yang layak. Divisi TI selalu berusaha

menyediakan infrastruktur yang baik untuk seluruh divisi lainnya termasuk

divisi collection. Dalam hal ini Divisi TI mengusulkan sejumlah anggaran

untuk melakukan pengembangan sistem dan maintenance, dengan

menggunakan anggaran tahun lalu dan kebutuhan saat ini sebagai referensi

anggaran ke dalam bentuk memo yang diberikan kepada petinggi

perusahaan.

6. Mengumpulkan dan menganalisis data. Saat ini belum ada audit yang

dikhuuskan dalam penerapan Teknologi Informasi di PT OTO Multiartha,

namun sudah menjadi pembicaraan bahwa perusahaan berinisiatif ingin

mempelajari audit TI untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan

selain melakukan audit keuangan.

152

4.7 Reporting The Result

Pada tahap ini, penulis akan menjelaskan tabel temuan, gap dan

rekomendasi yang diperlukan untuk dapat memperbaiki gap yang ada dengan

memberikan rekomendasi.

4.7.1 Hasil Temuan APO 08 Mengelola Relasi

4.7.1.1 Hasil Temuan pada APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis)

Berikut adalah hasil temuan dari APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis):

Tabel 4.23 Temuan Capability Level APO08.01

PROSES Nilai

Capabilit

y Level= 2,94

APO 08.01= Memahami Harapan Bisnis

Tujuan= Memahami isu-isu bisnis saat ini dan tujuan

harapan bisnis untuk TI. Memastikan bahwa

persyaratan dipahami, dikelola dan dikomunikasikan,

dan mereka Status disepakati dan disetujui.

APO 08.01

Temuan

A. Adanya proses identifikasi terhadap wewenang dan

tanggung jawab para stakeholder dalam proses bisnis pada

bagian collection

B. Pada divisi collection terdapat proses peninjauan terhadap

kondisi pada proses collection saat ini, meliputi

permasalahan yang saat ini dan upaya yang dimiliki upaya

perusahaan dalam menangani permasalahan.

C. Adanya proses pemeliharaan kesadaran akan pentingnya

proses bisnis collection terhadap unit bisnis dalam

perusahaan, serta memahami pola permintaaan masyarakat

akan jasa pembiayaan otomotif yang diinginkan

masyarakat.

D. Adanya proses memperjelas tujuan bisnis yang diraih serta

memberikan layanan TI sebagai komponen penunjang

dalam proses bisnis collection.

E. Adanya proses konfirmasi terhadap persetujuan-

persetujuan yang telah ditetapkan untuk mencapai harapan

bisnis dan menerima skriteria dan matriks untuk bagian IT

yang relevan bagi stakeholder.

F. Adanya pengelolaan aktivitas, agar setiap unit bisnis

memahami kondisi ketergantungan dari unit bisnis lain,

dan mana yang harus diprioritaskan, dan kondisi desakan

153

keuangan akan kebutuhan penjadwalan yang terstruktur.

G. Adanya proses memahami lingkungan bisnis saat ini, yaitu

dengan melakukan pergerakan atau perluasan secara

geografis seperti pembukaan cabang baru untuk fokus

pada hal collection.

4.7.1.2 Hasil Temuan pada APO08.2 (Mengidentifikasi Peluang Risiko dan

Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis)

Berikut adalah hasil temuan dari APO08.02 (Mengidentifikasi Peluang

Risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis):

Tabel 4.24 Temuan pada APO08.2 (Mengidentifikasi Peluang

Risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis)

Sub

domain

Nilai

Capabilit

y Level=

2,70

APO 08.02= Mengidentifkasi peluang Risiko dan

Kendala TI untuk meningkatkan bisnis.

Tujuan= Mengidentifikasi peluang potensial bagi TI

untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

APO 08.02

Temuan

A. Adanya proses pemahaman terhadap tren teknologi saat

ini sehingga dapat memberikan inovasi TI untuk

membantu meningkatkan kinerja proses bisnis collection.

B. Adanya proses peran proaktif dalam berkomunikasi

dengan pihak kepentingan utama mengenai peluang, risiko

dan kendala yang dapat muncul dengan adanya inovasi

teknologi yang disesuaikan dengan proses bisnis

C. Adanya proses kolaburasi dalam menyepakati langkah-

langkah selanjutnya untuk melakukan inisiatif baru

mengenai layanan TI untuk pengembangan kasus bisnis

yang ada pada bagian collection.

D. Adanya proses memastikan bahwa bisnis dan TI memiliki

keselarasan sehingga dan menggunakan strategi yang

dimiliki perusahaan

E. Adanya proses melakukan kordinasi saat adanya inisiatif

baru dalam TI dapat terintegrasi dengan tujuan bisnis.

F. Adanya proses pemahaman terhadap tren teknologi saat

ini sehingga dapat memberikan inovasi TI untuk

membantu meningkatkan kinerja proses bisnis collection.

154

4.4.7.3 Hasil Temuan APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis)

Berikut merupakan hasil temuan pada APO08.03 (Mengelola Hubungan

Bisnis) adalah sebagai berikut:


Sub

domain

Nilai

Capability

Level= 2,81

APO 08.03= Mengelola Hubungan Bisnis

Tujuan= Mengelola hubungan dengan pelanggan

(bisnis perwakilan). Pastikan bahwa peran

hubungan dan tanggung jawab didefinisikan dan

ditugaskan, dan komunikasi difasilitasi.

APO 08.03

Temuan

A. Pada saat ini belum ada pihak yang menjadi penghubung

dari satu unit bisnis dengan unit bisnis lain, namun proses

yang dapat menghubungkan antar unit bisnis tersebut

dilakukan dengan mengadakan sebuah rapat yang dihadiri

oleh para unit bisnis.

B. Bagian collection sudah dapat mengelola hubungan secara

formal dan transparan dengan adanya sebuah komunikasi

melalui pertemuan dengan para unit binis lain.

C. Adanya proses identifikasi dan komunikasi pada bagian

collection terhadap risiko akan munculnya masalah-

masalah yang mungkin timbul dalam proses penagihan

serta proses untuk menyelesaikan masalah tersebut.

D. Adanya sebuah perencanaan dan penjadwalan bagian

collection untuk melakukan peninjauan dalam melakukan

strategi-strategi baru yang sesuai dengan keputusan dalam

rapat.

E. Belum tercapai secara keseluruhan mengenai visi

perusahaan, terhadap keputusan atau kebijakan yang

diambil oleh para pihak kepentingan mengenai keputusan

yang berkaitan dalam bagian collection.

155

4.4.7.4 Hasil Temuan APO08.04 Kordinasi dan Komunikasi

Berikut merupakan hasil temuan pada APO08.04 Kordinasi dan

Komunikasi adalah sebagai berikut:


Sub

domain

Nilai

Capability

Level= 2,67

APO 08.04= Kordinasi dan Komunikasi

Tujuan= Bekerja dengan para pemangku

kepentingan dan mengkoordinasikan

end-to-end pengiriman layanan TI dan solusi

diberikan kepada bisnis.

APO 08.04

Temuan

A. Pada bagian collection sudah memiliki sistem kordinasi

dan proses komunikasi kepada seluruh staf dan karyawan

collection pada setiap perubahan yang terjadi pada sebuah

perencanaan kegiatan baru, jadwal-jadwal pekerjaan

bagian collection sehari-hari, dan perubahan-perubahan

lain dalam proses penagihan.

B. Setiap perubahan yang terjadi pada bagian collection,

sudah terkordinasi dan terkomunikasi dengan baik, serta

memiliki pihak-pihak sebagai penanggung jawab atas

perubahan tersebut.

C. Pada bagian collection sudah memiliki fungsi atas

wewenang dan tanggung jawab masing-masing, sehingga

setiap terjadi sebuah peristiwa atau kejadian-kejadian yang

behubungan dengan proses penagihan maka permasalahan

tersebut dapat ditangani oleh pihak-pihak yang

berkepentingan.

D. Pada bagian collection belum memiliki upaya dalam

mempertahankan proses komunikasi secara menyeluruh

untuk memastikan penyampaian informasi penting

mengenai risiko-risiko yang mungkin terjadi pada proses

penagihan.

E. Divisi Collection melakukan penarikan kendaraan setelah

pelanggan terlambat bayar angsuran diatas 120 hari, dan

menyerahkan daftar list pelanggan yang akan dilakukan

penarikan pada hari Jumat kepada pihak debt collector.

156

4.4.7.5 Hasil Temuan pada APO08.05 (Memberikan masukan untuk

perbaikan berkelanjutan dari pelayanan).

Berikut merupakan hasil temuan pada APO08.05 (Memberikan masukan

untuk perbaikan berkelanjutan dari pelayanan).


Sub

domain

Nilai

Capability

Level= 2,71

APO 08.05= Memberikan masukan untuk

perbaikan berkelanjutan dari pelayanan.

Tujuan= Terus meningkatkan dan berkembang

layanan TI-enabled dan layanan pengiriman ke

perusahaan untuk menyesuaikan dengan perubahan

perusahaan dan teknologi persyaratan.

APO 08.05

Temuan

A. Pada bagian collection telah melakukan proses identifikasi

terhadp kepuasan pelanggan akan kualitas kinerja

pelayanan pada field collector dalam melakukam tugasnya.

B. Adanya sebuah tindakan kerjasama antara field collector

untuk mengidentifikasi sebuah inisiatif perbaikan dalam

melakukan proses penagihan kepada customer.

C. Pada bagian collection sudah melakukan sebuah kerjasama

dengan pihak manajemen service atau pelayanan

untukterus melakan identifikasi dengan permasalahan yang

ada pada proses penagijan, namun pada proses penagihan

ini masih saja terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan

dapat merusak citra perusahaans sebagai perusahaan

pembiayaan mobi.

157

4.7.1 Penentuan Gap

Dengan adanya tingkat kematangan yang sebenarnya (As is) dan tingkat

target kematangan yang diharapkan (To be) pada kelima proses yang berjalan di

Divisi TI PT Oto Multiartha, untuk mencapai tingkat kematangan yang

diharapkan, maka dibutuhkan penyesuaian agar tingkat kematangan yang

diharapkan dapat terwujud.

Current Capability merupakan nilai rata-rata dari Tingkat kematangan

yang sebenarnya (As is) pada proses APO08, sedangkan Expected Capability

merupakan nilai rata-rata dari tingkat target kematangan yang diharapkan (To be)

Untuk melihat rata-rata hasil Capability Level dapat dilihat sebagai

berikut:

Tabel 4.28 Analisis Gap Tingkat Kematangan (Capability Level)

Domain Proses Current

Capability Expected

Level

APO08.01 Memahami Harapan Bisnis 2,94 4

APO08.02 Mengidentifikasi Peluangm Risiko dan

Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis 2,70 4

APO08.03 Mengelola Hubungan Bisnis 2,81 4

APO08.04 Koordinasi dan Komunikasi 2,67 4

APO08.05 Memberikan masukan untuk perbaikan

berkelanjutan dari pPelayanan 2,71 4

Dari penjelasan tabel diatas, capability level dapat dideskripsikan proses

APO08.01, APO08.02, APO08.03 dan APO08.04 dan APO08.05 berada dalam

tingkat kematangan level 3 (Established Process) yaitu kondisi dimana proses

sudah teridentifikasi dengan prosedur standar formal dan tertulis, kemudian

158

dikomunikasikan adengan dipatuhi oleh segenap karyawan, untuk itu perlu

ditingkatkan kinerja perusahaan untuk dapat menutupi gap atau kesenjangan agar

dapat memenuhi tingkat kematangan yang diharapkan.

Berikut merupakan diagram representasi data APO08 (Mengelola Relasi)

adalah sebagai berikut:

Gambar 4.13 Diagram Representasi Pemetaan Capability Level.

Berikut merupakan penjabaran gap atau kesenjangan pada tiap key

management practice:

Tabel 4.29 Gap Capability Level APO08.01

Proses Keterangan Temuan Gap

APO08.01 Memahami Harapan

Bisnis

A. Divisi collection pada PT Oto

Multiartha belum melakukan rencana

analisis dalam isu-isu pemanfaatan

teknologi yang diberikan kepada

customer sebagai pelayanan yang

belum maksimal.

B. Divisi collection pada PT Oto

159

Multiartha belum melakukan diagram

RACI untuk komunikasi untuk

penanganan permintaan customer

untuk pembiayaan kendaraan.

C. Divisi collection pada PT Oto

Multiartha belum melakukan

dokumentasi manajemen siklus hidup

dan proses perubahann control untuk

pemantauan dan pelaporan.

D. Divisi collection pada PT Oto

Multiartha belum melakukan catatan

kualitas identifikasi stakeholder.



APO08.02 Mengidentifikasi

Peluang, Risiko dan

Kendala TI untuk

meningkatkan Bisnis

A. Divisi collection pada PT Oto


pembagian terhadap bidang khusus

untuk melakukan inovasi baru untuk

meningkatkan bisnis perusahaan.

B. Divisi TI pada PT Oto Multiartha

belum melakukan catatan performa

untuk menentukan posisi TI yang

dapat dijadikan peluang dan menjadi

kunci support bagi perusahaan.



APO08.03 Mengelola Hubungan

Bisnis

A. Divisi Collection PT Oto Multiartha

memiliki pihak-pihak yang menjadi

penghubung antar unit bisnis yang

satu dengan yang lain, atau antar

perusahaan dengan customer.

B. Divisi Collection PT Oto Multiartha

belum memiliki dokumentasi terhadap

identifikasi risiko yang akan timbul

dalam mengelola hubungan bisnis

dengan mitra kerja.

C. Divisi Collection PT Oto Multiartha

belum memiliki schedule yang tetap

untuk setiap coaching dan consuling

160

yang dilakukan.



APO08.04 Koordinasi dan

Komunikasi

A. Divisi Collection pada PT Oto


dokumentasi manajemen siklus

komunikasi dengan mitra kerja dan

proses monitoring untuk pemantauan

dan pelaporan hasil kordinasi dengan

mitra kerja.

B. Divisi Collection belum memiliki Key

Performance Indikator, untuk

mengukur kinerja para field collector

yang melakukan penagihan ke

pelanggan, dan kinerja kordinator

collection dalam memimpin dan

memberikan arahan kepada field

collector.



APO08.05 Memberikan masukan

untuk perbaikan

berkelanjutan dari

pelayanan

A. Divisi TI dapat mengusulkan kepada

Unit bisis yg berhubungan customer

untuk melakukan proses pemberian

reward kepada customer sebagai

bentuk perhatiannya pada customer.

B. Divisi TI pada PT Oto Multiartha

belum melakukan proses memahami

lebih jauh kepada customer seperti

meminta testimony kepada customer

atau sarana untuk menuangkan

aspirasinya setelah berkerjasama

dengan perusahaan ini.

C. Divisi TI pada PT Oto Multiartha

belum melakukan catatan hasil

performa dari fasilitas pelayanan yang

diberikan kepada customer.

D. Divisi TI pada PT Oto Multiartha

161

belum memiliki inisiatif perbaikan

dalam melakukan proses penagihan

kepada customer sebagai tindakan

perbaikan.

Tabel 4.34 Gap dalam Process Atribute Level

Proses Gap

Level 2 2.1 Performance

Management

Proses Goal Work

Product

A. Belum adanya tindakan cadangan

manajemen relasi bila tidak

memenuhi target

B. RACI Chart pengelolaan relasi

Level 3 3.1 Process Definition

A. Identifikasi infrastruktur yang

dibutuhkan dan lingkungan kerja

3.2 Process Deployment

A. Menyediakan sumber daya dan

informasi untuk mendukung

performa

B. Mengumpulkan dan menganalisis

data

4.7.2 Rekomendasi

Dengan melihat Tabel 4.27 mengenai pemetaan tingkat kematangan saat

ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan, yang kemudian

direpresentasikan pada diagram seperti pada gambar 4.26 maka diperoleh

kesimpulan seluruh proses memiliki gap harus segera diatasi dan menjadi peluang

perbaikan untuk tata kelola TI yang lebih baik. Dibawah ini langkah-langkah

perbaikan untuk mengatasi gap yang ada pada proses APO08.01, APO08.02,

APO08.03, APO08.04, dan APO08.05 adalah sebagai berikut:

162

4.7.2.1 Rekomendasi untuk setiap proses

1. Memahami Harapan Bisnis (APO08.01)

a. Mengidentifikasi isu-isu terhadap perkembangan teknologi yang

dapat menghambat tercapainya harapan bisnis.

b. Mengidentifikasi pihak-pihak yang memiliki wewenang dan

tanggung jawab dalam hal penanganan isu-isu teknologi dan

masalah bisnis yang terjadi dengan membuat diagram raci sesuai

dengan standar COBIT.

c. Memprioritskan dan mengalokasikan sumber daya utnuk

mempertimbangkan kesesuaian, efesiensi, efektifitas dan

kerahasiaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaan.

d. Melakukan dokumentasi terhadap siklus atau perputaran aktivitas

yang saling berkesinambungan agar mampu menciptakan kontrol

yang baik dalam memantau setiap pelaporan yang dilakukan.

e. Mengidentifikasi stakeholder (misalnya manajemen, pemilik proses

dan pengguna

f. Melakukan stakeholder dalam komunikasi persyaratan perusahaan

dan tujuan utnuk proses monitoring dan pelaporan

g. Mengkomunikasikan usulan perubahan kinerja dan kesesuaian target

dan toleransi dengan stakeholder.

2. Mengidentifikasi peluang, risiko, dan kendala TI yang akan meningkatkan

bisnis (APO08.02)

163

a. Mendefinisikan inovasi baru secara detail (seperti pembagian tugas

terhadap karyawan untuk membentuk tim khusu dalam melakukan

inovasi tersebut sehingga karyawan dapat fokus dalam

mengidentifikasi, merencanakan dan melaksanakan inovasi baru

tersebut untuk diterapkan dalam perusahaan).

b. Mengidentifikasi seluruh performa penggunaan Teknologi

informasi, setelah diadakan pelaporan performansi maka akan

diadakan pertemuan rutin untuk mengevaluasi hasil performansi

penggunaan teknologi informasi.

c. Mendokumentasikan peluang, risiko dan kendala IT yang akan

dilaporkan kepada stakeholder untuk mengambil keputusan dalam

kinerja perusahaan ketahap yang lebih baik.

d. Membuat strategi-strategi atas perencanaan teknologi informasi yang

akan disusun untuk menjadikan peluang penggunaan IT untuk

menunjang kinerja perusahaan dan mengantisipasi risiko dan

kendala IT yang datang dari lingkungan internal dan eksternal

perusahaan.

3. Mengelola Hubungan Bisnis (APO08.03)

a. Membuat jadwal atau schedule untuk mengadakan pertemuan

dengan mitra dalam melakukan coaching dan consuling. Dari sistem

penjadwalan yang tepat, maka diharapkan dapat dilakukan

monitoring pada setiap masalah atau penurunan kualitas yang terjadi.

164

b. Mengidentifikasi seluruh performa perusahaan yang berkerjasama

dengan mitra, hal ini agar dapat dilakukan evaluasi terhadap

performa mitra kerja dalam bermitra dengan perusahaan. Sehingga

akan dibuat bentuk laporan performansi kinerja mitra tiap bulannya.

c. Membuat sebuah portofolio untuk membagi kunci suskes dalam

memetakan aplikasi IS berdasarkan konstribusinya terhadap

perusahaan. Hal ini agar suatu aplikasi atau sistem informasi di

perusahaan dapat dipetakan berdasarkan kondisi saat ini, kondisi

yang direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi

dalam menunjang operasional dan strategis di perusahaan.

d. Membuat desain laporan proses kinerja yang ringkas, mudah

dipahami, dan disesusikan dengan berbagai kebutuhan manajemen

dan pengguna.

4. Kordinasi dan Komunikasi (APO08.04)

a. Memperbaiki komunikasi dengan customer, agar proses penagihan

dapat berjalan lancar dan tidak ada miss-komunikasi yang

menyebabkan adanya penarikan kendaraan pihak customer oleh

debtcollector.

b. Mendokumentasikan siklus komunikasi yang ada pada seluruh

aktivitas field collector, untuk dikordinasikan dengan pihak admin

collector. Dengan adanya hal ini diharapkan dapat dilakukan

165

monitoring dalam setiap kegiatan field collector dan pencapaian

kerja yang dikerjakan field collector sehari-harinya.

c. Agar tidak terjadi penarikan setelah daftar list penarikan dibuat oleh

pihak collection, maka penarikan dapat dilakukan tidak pada hari

senin yakni pada hari Selasa. Hal ini ditujukan agar, saat debt

collector melakukan penarikan, bisa mendapatkan informasi ter-

update terbaru dari pihak keuangan PT OTO Multiartha untuk

pelanggan-pelanggan yang melakukan pembayaran dihari Minggu.

d. Membuat sebuah Key performance Indicator (KPI) untuk mengukur

kualitas dari seluruh karyawan, dan mengukur kualitas pemimpin

dalam memberikan arahan kepada bawahannya.

5. Memberikan Masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari Pelayanan

(APO08.05)

a. Divisi TI dapat melakukan rekomendasi kepada pihak yang

berhubungan dengan customer, agar dibuat sistem pemberian

penghargaan atau reward kepada customer yang memiliki sistem

pembayaran yang baik, seperti pembayaran paling tepat waktu dan

tidak pernah mengalami keterlambatan dalam pembayaran angsuran.

b. Divisi TI dapat melakukan inovasi dengan menambah menu

testimony pada situs PT OTO Multiartha agar customer dapat

berbagi pengalaman dengan masyarakat luas mengenai

166

pengalamannya dalam menggunakan pembiayaan melalui PT OTO

Multiartha.

c. Membuat event-event tertentu untuk menambahkan benefit

perusahaan dengan membuat projek kerjasama oleh perusahaan lain

dalam membuat pembiayaan kendaraan.

4.7.2.2 Rekomendasi terhadap Gap dalam Process Atribute Level

Untuk memenuhi gap dalam Process Atribute Level pada level 2, maka

rekomendasi nya adalah sebagai berikut:

a. Perlu adanya inisiatif untuk melakukan antisipasi saat target yang

ingin dicapai tidak berhasil terpenuhi. Hal ini sebagai bentuk

tindakan cadangan agar setiap target yang tidak tercapai atau yang

tidak terpenuhi dapat diperbaiki dan efek dari target yang tidak

terpenuhi tersebut tidak memberikan dampak buruk untuk target

dimasa yang akan datang.

b. Membuat Diagram RACI Chart yang sesuai dengan standar COBIT.

Diagram ini meliputi penetapan pihak-pihak yang memiliki peran

sebagai Pelaksana atau orang yang melakukan suatu pekerjaan

(responsible), Penanggung jawab (Accountable) atau orang yang

bertanggung jawab, penasehat (consulted) atau orang yang dimintai

pendapat tentang pekerjaan tersebut, dan Terinformasi (Informed)

atau orang yang selalu mendapat informasi tentang kemajuan

pekerjaan tersebut.

167

Untuk memenuhi gap dalam Process Atribute Level pada level 3, maka

rekomendasi nya adalah sebagai berikut:

a. Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan dan lingkungan kerja, yaitu

divisi TI senantiasa melakukan monitoring secara bertahap kepada

tiap-tiap divisi seperti divisi collection untuk mengetahui misalkan

adanya kebutuhan Teknologi informasi yang dibutuhkan oleh tiap

Divisi, sehingga divisi TI tidak hanya melakukan maintenance apabila

ada permasalahan saja.

b. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa,

yaitu pada setiap divisi atau kantor cabang memiliki staff IT yang

dipencar pada setiap kantor cabang. Hal ini agar terjadi penanganan

masalah yang cepat apabila terjadi sebuah masalah. Atau untuk tahap

awal terdapat beberapa karyawan non-IT yang dapat mempelajari TI

agar terdapat quick response dalam setiap penanganan berbagai

masalah yag berkaitan dengan TI.

169

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil evaluasi tata kelola IT pada PT OTO Multiartha,

didapatkan kesimpulan sebagai berikut:

1. Hasil evaluasi dengan menggunakan pendekatan capability level pada

COBIT 5 menunjukan bahwa divisi Collection PT Oto Multiartha

memiliki nilai capability level sebesar 2,76. Hasil ini dilakukan dengan

mendapatkan nilai rata-rata dari Key Management Practice, yaitu:

a. Nilai capability level saat ini dalam Understand business

expectations (APO08.01) tingkat kematangan saat ini pada level 3


b. Untuk proses Identify opportunities, risk and constraints for IT to

enhance the business (APO08.02) tingkat kematangan saat ini pada

level 3 berulang tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,70.

c. Pada proses Manage the business relationship (APO08.03) tingkat

kematangan saat ini cenderung mengarah pada level 3 berulang

tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,81.

d. Nilai tingkat kematangan saat ini untuk proses Co-ordinate and

communicate (APO08.04) cenderung mengarah pada level 3


170

e. Pada proses Provide input to the continual improvement of services

(APO08.05) cenderung mengarah pada level 2 Managed Process,

dengan nilai kematangan 2,71.

2. Berdasarkan hasil perhitungan capability level PT Oto Multiartha saat ini

adalah 2.76 sedangkan target capability level PT Oto Multiartha adalah

4,00, maka terdapat gap 1,24 sebesar yang terjadi pada perusahaan..

3. Untuk dapat mengatasi gap yang ada, maka dibuatlah sebuah rekomendasi

agar target pencapaian capability level dapat mencapai level 4.

Rekomendasi utama yaitu agar perusahaan dapat membuat dokumen SLA

Servish Level Agreement) sebagai bentuk pencapaian atas performansi

yang telah dicapai.

5.2 Saran

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, adapun saran-saran yang perlu

dipertimbangkan untuk meningkatkan pengelolaan teknologi informasi yang ada

dalam perusaahaan adalah sebagai berikut:

1. PT OTO Multiartha disarankan untuk memberikan perhatian secara khusus

dalam hal pengelolaan risiko, agar segala hal yang dapat memicu

terjadinya masalah dapat dihindari dan diantisipasi sedini mungkin.

2. PT OTO Multiartha disarankan untuk dapat menjalin hubungan baik

dengan mitra dan memonitoring kinerja mitra, karena performa yang

dilakukan mitra berhubungan dengan reputasi PT OTO Multiartha dimata

masyarakat.

171

DAFTAR PUSTAKA

Effendi, Sofian dan Singaribun Masri. 2008. Metode Penelitian Survai. Jakarta

Barat : Pusataka LP3ES.

Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.

Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi Pendekatan CobIT. Jakarta:

Mitra Wacana Media.

Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Andi.

Sarno, Riyanarto. 2009. Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: ITS

Press.

Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Recana Induk Sistem Informasi.

Bandung: Informatika.

Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi.

Bandung: Informatika.

Jurnal

Aulia dan Handayaningsih (2013). Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk

Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus : Universitas

Xyz). Jurnal Sarjana Teknik Informatika, Volume 1 Nomor 1. e-ISSN:

2338-5197

172

Dwi, Indra dan Tjahyanto, Aries. Analisa Kesenjangan Tata Kelola Teknologi

Informasi Untuk Proses Pengelolaan Data Menggunakan Cobit (Studi

Kasus Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia). Jurnal program

Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh November.

Gultom, Manorang. 2012. Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13

Pontianak Menggunakan Framework COBIT. Jurnal ilmu-ilmu Sosial,

Volume 4 Nomor 1.

ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute

(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,

6-03-14,13:10:33)

ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute

(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,

6-03-14,13:11:55)

ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance

Institute (https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,

6-03-14,13:13:07)

ITGI. 2007. COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute

(http://estudijas.lu.lv/pluginfile.php/317103/mod_resource/content/1/CO

BIT_41_Research.pdf 2-03-14,09:44:12)

Maria, Evi and Haryani, Endang. 2011. Audit Model Development Of Academic

Information System: Case Study On Academic Information System Of

Satya Wacana. International Refereed Research Journal. Volume-II. E-

ISSN 2229-4686 ■ ISSN 2231-4172

https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD



http://estudijas.lu.lv/pluginfile.php/317103/mod_resource/content/1/COBIT_41_Research.pdf

http://estudijas.lu.lv/pluginfile.php/317103/mod_resource/content/1/COBIT_41_Research.pdf

173

Prasetyo, Agus Utomo, dan Mariana, Novita. 2011. Analisis Tata Kelola

Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit

Framework Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Jurnal

Teknologi Informasi DINAMIK. Volume 16, No.2. ISSN : 0854-9524.

Sheikhpour dan Modiri. 2012. Sebuah Pendekatan dalam Pemetaan COBIT

terhadap Proses ISO / IEC 27001 mengenai Kontrol Manajemen

Keamanan Informasi. International Journal of Security and Its

Applications. Vol. 6, No. 2

Skripsi

Fitroh. 2009. Penilaian Tingkat Kemampuan Tata Kelola Teknologi Informasi

Pada Sistem Informasi Manajemen Akademik. Yogyakarta: Seminar

Nasional Aplikasi Teknologi Informasi.

Ida, Siti. 2014. Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Domain

Monitor, Evaluate and Assesss Dengan Metode Framework COBIT 5

Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Nuri, Farah. 2014. Evaluasi Capablity Level Pada Dukungan Layanan

Manajemen Data Dengan Framework COBIT 5. Jakarta: Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Pratyangga, Yusron. 2012. Analisis Management Awareness dan Maturity Level

Pada DRC (Disaster Recover Center) Bank Sumsel Babel Dengan

174

COBIT 4.1. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Suminar, Suryo. 2014. Evaluasi Tata Kelola TI menggunakan framework Cobit 5

fokus proses APO13 dan DSS 05 studi kasus PPISKN BATAN. Jakarta:

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Syaroh, Siti. 2011. Audit Sistem Informasi Call Center pada PT Arga Bangun

Bangsa (ESQ LEAERSHIP CENTER) Dengan Menggunakan Framework

Cobit. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

LAMPIRAN

WAWANCARA

Nama : Bapak Dodik

Jabatan : Manager Collection

Hasil wawancara dengan Bapak selaku adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana profil dari PT OTO Multhiarta

PT OTO Multiartha adalah salah satu Perseroan pembiayaan otomotif

independen terkemuka. Usaha utama Perseroan adalah di bidang

pembiayaan konsumen, antara lain pembiayaan kepemilikan mobil baik

baru maupun bekas. Perseroan juga menyediakan pembiayaan sewa guna

usaha berdasarkan permintaan pelanggan. Target utama Perseroan adalah

pelanggan perorangan, selain itu juga memberikan pembiayaan kepada

badan usaha.

Perseroan ini didirikan di Jakarta pada tanggal 28 Maret 1994, bernama PT

Manunggal Multi Finance. Bulan September 1995 Perseroan mengubah

namanya menjadi PT OTO Multiartha. Perubahan ini mencerminkan fokus

usaha khusus pada pembiayaan mobil. Tahun 1996 Sumitomo

Corporation, Jepang bergabung sebagai pemegang saham baru.

Selanjutnya sebagai wujud komitmen, sejak September 1998 Sumitomo

Corporation menjadi pemegang saham utama hingga sekarang.

Sumitomo Corporation adalah Perseroan dagang Jepang yang terpadu

(sogo shosha). Sebagai pemegang saham utama, Sumitomo Corporation

memberikan dukungan dan mengendalikan semua aspek usaha dari

manajemen, perbendaharaan, keuangan hingga operasional. Dengan

dukungan dari Sumitomo Corporation, perseroan telah berhasil tumbuh

dan meningkatkan pembiayaan mobil serta memiliki kantor jaringan ke

seluruh Indonesia.

Sebagai Perseroan pembiayaan yang independen, Perseroan tidak memiliki

keterkaitan dengan pabrikan, sehingga memiliki keleluasaan untuk

membiayai semua merek mobil yang ada di pasar. Perseroan juga telah

menikmati pertumbuhan pasar mobil domestik yang kuat dalam beberapa

tahun terakhir, serta mampu mempertahankan posisinya sebagai salah satu

pemain terkemuka dalam pembiayaan mobil. Dengan pedoman kinerja 3M

+ 1T (Man, Management, Money plus Technology), perseroan berhasil

memberikan pelayanan yang memuaskan kepada nasabahnya dan mencatat

peningkatan kinerja yang signifikan selama tahun 2012.

Dalam usaha menyediakan layanan one-stop service, perseroan telah

mengembangkan website www.oto.co.id. Website ini telah diakui sebagai

portal otomotif pertama di Indonesia. Perseroan terus memperkuat sistem

Teknologi Informasi untuk memperluas pangsa pasar dengan cara

meningkatkan efisiensi dan produktivitas di kantor-kantor cabang untuk

melayani pelanggan. Sampai akhir 2012 PT Oto Multiartha telah

mengoperasikan 56 kantor yang tersebar di berbagai kota besar di

Indonesia. Selain itu juga PT Oto Multiartha telah bekerjasama untuk

penerimaan pembayaran angsuran dengan bank-bank berjaringan nasional

dan PT Pos Indonesia, sehingga para Pelanggan semakin mudah dan

nyaman membayar angsurannya.

Berikut jejak langkah PT Oto Multiartha:

Visi dari PT OTO Multiartha adalah:

“Menjadi perusahaan pembiayaan yang terkemuka di Indonesia dengan

menciptakan nilai-nilai yang terbaik bagi seluruh stakeholder”

Misi dari PT OTO Multiartha adalah:

“Memberikan kemudahan fasilitas kredit kendaraan bermotor yang terjangkau dan

diandalkan melalui kerjasama yang saling menguntungkan serta

berkesinambungan dengan mitra bisnis dan melalui pengelolaan bisnis yang

prima”

Filosofi Bisnis yang dimiliki PT Oto Multhiartha adalah:

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia secaraberkesinambungan.

2. Menerapkan proses bisnis yang efektif dengan budaya Perseroan yang

baik dan bertanggung jawab.

3. Menghasilkan keuntungan yang berkesinambungan bagi seluruh

pemegang saham yang juga disertai dengan peningkatan kesejahteraan

karyawan.

2. Bagaimanakah sutruktur organisasi PT Oto Multhiartha pada divisi

collection?

SALES & MARKETING

Field

Collection

COLLECTION HEAD

Collection

CordinatorPA 1 PAl 2

PA

Admin 1

PA Admin

2

Remedial

OutsourceCollection

Adm

MARKETING HEAD

Marketing

Cordinator

CMOMarketing

Support

Field

Customer

Service

Melakukan penanganan terhadap tindakan filed collector kepada customer yang

bermasalah dengan cara sebagai berikut:

1) Melakukan peninjauan terhadap field collector berdasarkan CRM

2) Melakukan kordinasi hasil review CRM ke DMC

3) Melakukan monitoring overdue dan potensial move to PA1

4) Melakukan follow up customer yang sudah tidak bisa ditangani oleh

field collector

5) Melakukan coaching and counselling kepada field collector

2. Field Collector

Melakukan penagihan terhadap customer berdasarkan CRM yang telah

dibuat oleh admin Collection.

3. Admin Collection

Melakukan administrasi dengan tugas sebagai berikut:

1) Menyiapkan CRM di sore hari untuk dibawa esok hari oleh field

collector

2) Menyiapkan TTS (Tanta Terima Sementara) yang akan dibawa field

collector sekaligus diregister.

3) Mencari angsuran yang terlambat pembayarannya.

4) Membuat memo internal untuk customer yang salah alokasi

pembayaran


Melakukan penanganan terhadap customer yang bermasalah dengan cara

sebagai berikut:



2) Menangani customer dengan cara mengingatkan, menagih kepada

customer dan melacak kendaraan yang hilang serta menerima

angsuran customer dengan TTS (Tanda Terima Sementara).

3) Merencanakan dan menganalisa data historis customer dengan

menggunakan aplikasi SOLOs Collection Management sebelum

melakukan kunjungan ke customer.

4) Melakukan proses penarikan yang sesuai wilayahnya jika dianggap

perlu.

5) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum dapat ditangani.


Melanjutkan penanganan dari PA 1 untuk customer yang bermasalah

dengan cara sebagai berikut:



2) Melanjutkan penanganan dengan cara pelacakan dan penarikan dari

PA 1

3) Membantu PA 1 dalam penanganan kasus tertentu diamna perlu

melakukan proses penarikan motor sesuai wilayahnya.

4) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum ditangani.


Membantu kelancaran oprasional dari PA1 dengan cara sebagai berikut:

1) Membuat surat tugas untuk PA1

2) Menyiapkan Tanda Terima (TT) dan Tanda Terima Sementara (TTS)

untuk PA1


penarikan untuk PA1

4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TT, TTS, TTKT,

dan Surat Kuasa Penarikan untuk PA1.


Membantu kelancaran operasional dari PA2 dengan cara sebagai berikut:

1) Membuat Surat Tugas untuk PA2

2) Menyiapkan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA2 bila

diperlukan.


penarikan untuk PA2.

4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TTKT, dan Surat

Kuasa Penarikan untuk PA2.

3. Berdasarkan pengamatan saya didunia internet, terdapat beberapa

permasalahan yang pernah di alami oleh perusahaan seperti

kesalahpahaman dalam proses penagihan sehingga menyebabkan

penarikan kendaraan. Bagaimana pendapat Bapak mengenai hal tersebut?

Jawaban:

Setiap perusahaan tentu memiliki permasalahan dalam melakukan

aktivitas bisnisnya sehari-hari, sedangkan untuk setiap permasalahan yang

ada perusahaan sudah memiliki pihak-pihak yang berwewenang untuk

dapat menangani permasalahan.

4. Untuk proses penagihan, apakah kinerja field collector yang bertindak

sebagai collector yang datang kepada pelanggan sudah berkerja dengan

baik? Apakah ada hal tertentu yang menyebabkan pekerjaan field collector

kurang maksimal?

Jawab:

Kinerja field collector sudah baik, namun terdapat hal yang dapat

menyebabkan pekerjaan field collector kurang maksimal yaitu saat field

collector mendapatkan daerah pelanggan yang sulit dijangkau atau jarak

antar pelanggan yang satu dengan yang lain terlalu jauh jaraknya sehingga

field collector membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mendatangi

pelanggan.

Nama : Bapak Krisna

Jabatan : Division Head IT

1. Apakah ada aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses-proses

dalam divisi collection?

Jawab :

Tentu kami memiliki aplikasi tersebut. Kami menggunakan aplikasi

SOLOs Collection Management. Dalam aplikasi tersebut terdapat

beberapa menu yaitu:

Aplikasi SOLOs Collection Management adalah sebuah tools yang

digunakan untuk mendukung kegiatan collection seperti melakukan monitoring

terhadap account yang diminta oleh pihak tertentu terkait proses penagihan

angsuran terhadap customer. Aplikasi SOLOs Collection Management memiliki 5

sub menu yaitu:

a. Index

Sub menu ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap jumlah

account yang jatuh tempo.

b. CRM (Collection Receipt Monitoring)

Sub menu ini berisi dokumen yang berisi daftar customer yang memiliki

masalah atau melakukan penunggakan angsuran.

c. Job Order

Sub menu ini digunakan untuk menentukan order yang akan diberikan

kepada pihak-pihak yang terkait seperti PA1 dan PA2.

d. Collection Monitoring

Sub menu ini digunakan untuk memberikan surat peringatan terhadap

customer yang memiliki tunggakan angsuran. Sub menu ini selain

memberikan surat peringatan yang diberikan kepada customer tetapi ada

juga Laporan Harian Kunjungan (LHK) untuk melakukan janji bayar atau

melakukan follow up kepada customer.

e. Mapping

Sub menu ini digunakan untuk melakukan mapping terhadap collector

yang bertugas untuk melakukan penagihan kepada customer.

2. Dalam mengukur nilai kematangan dalam sub domain dengan standar

COBIT 5, terdapat nilai kematanganyang ingin dicapai atau diharapkan (to

be), menurut bapak dengan menganalisis kondisi perusahaan saat ini dan

visi misi yang dimiliki perusahaan, ada ditingkat apa nilai kematangan

yang bapak harapkan? Dalam standar COBIT, terdapat 6 level nilai

kematangan, yaitu:

a. Incomplete Process

Proses tidak diterapkan atau gagal untuk mencapai tujuan prosesnya. Pada

tingkat ini, ada bukti sedikit atau tidak ada dari setiap pencapaian

sistematis tujuan proses.

b. Performed Process

Proses dilaksanakan mencapai tujuan prosesnya.

Contohnya, dalam proses penagihan yang dimiliki perusahaan ini, proses

penagihan tersebut dapat memiliki hasil atau tujuan dari proses penagihan

tersebut tercapai, yaitu dapat melakukan kunjungan atau mendatangi

rumah customer.

c. Managed Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan,

monitor, dan penyesuaian. Contohnya, dalam melakukan proses

penagihan, adanya sebuah perencanaan terlebih dahulu terhadap apa saja

yang akan dilakukan dalam proses penagihan, cara atau prosedur dalam

melaksanakan proses penagihan tersebut. Kemudian adanya monitoring

dan penyesuaian yang dilakukan oleh kordinator tim dalam melakukan

proses penagihan tersebut.

d. Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi menggunakan

proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari

proses.

Contohnya, dalam proses penagihan yang dilakukan oleh tim collector

dapat mendapatkan hasil berupa mendapat jawaban dari customer dan

dapat bertemu dengan customer untuk menanyakan lebih lanjut mengenai

keterlambatan bayar angsuran.

e. Predictable process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-

batasan agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.

Contohnya, dalam proses penagihan tersebut dan telah mendapatkan

jawaban dari customer, apabila customer tidak dapat melakukan

pembayaran maka akan dilakukan penarikan kendaraan yang dilakukan

oleh mitra perusahaan sebagai debt collector. Dimana setiap aktivitas yang

dilakukan oleh seluruh aktor yang berperan dalam proses penagihan ini

memiliki batasan-batasan sendiri berupa aturan untuk melakukan tugas-

tugasnya.

f. Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk

memenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek.

Contohnya, dalam proses penagihan disamping berhasil mencapai tujuan

proses dan hasil yang ingin dicapai, proses penagihan ini dapat terus

berkembang ke arah lebih baik dan memiliki target yang maksimal yang

terpenuhi, serta mampu meprediksi proyek yang baru dengan berkerja

sama dengan perusahaan lain.

KUESIONER

ANALISA TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA

DOMAIN ALIGN, PLANNING AND ORGANISE DI PT OTO

MULTIARTHA

CAPABILITY LEVEL

Nama Responden :

Jabatan :

Bagian :

Kusioner ini merupakan bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Strata Satu

Univesitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatulullah Jakarta, yang bertujuan

untuk memperoleh data atau pendapat Bapak/Ibu terkait dengan align,

planning and organise serta menilai kinerja dan penyesuaian pada PT OTO

Multhiartha.

Kuesioner ini merupakan pengukuran tingkat kemaangan yang dikembangkan

dari standard pengelolaan teknologi informasi (TI) internasional COBIT 5

untuk mengetahui tingkat kematangan dalam align, planning and organise

kondisi saat ini maupun untuk kondisi yang diharapkan, yang selanjutnya

dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas peningkatan

pada APO08 (align, planning and organise)

Oleh karena itu mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan pendapatnya

akan pertanyaan-pertanyaan yang akan diberikan dalam kuesioner ini.

Petunjuk Pengisian:

Bacalah pernyataan kriteria dari tingkat kematangan dengan seksama, lalu

berikan ceklis (√) pada jawaban (YA/TIDAK) untuk setiap pernyataan yang

diberikan.

KUESIONER CAPABILITY LEVEL PADA APO08 (Mengelola

Relasi/ Hubungan)

Tujuan dari APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis) adalah memahami isu-isu

bisnis saat ini dan tujuan harapan bisnis untuk TI. Memastikan bahwa persyaratan

dipahami, dikelola dan dikomunikasikan, dan mereka Status disepakati dan

disetujui.

Level

APO08.01

Memahami

Harapan

Bisnis

NO

PERNYATAAN

Y

T

0

1 Tidak adanya proses identifikasi stakeholder

bisnis, kepentingan dan tanggung jawab

mereka

2 Tidak adanya roses peninjauan kondisi

perusahaan saat ini, persoalan, berkaitan

dengan pencapaian sasaran strategis dan

kesejajaran antara strategis yang dimiliki

perusahaan dan arsitektur perusahaan.

3 Tidak adanya proses pemeliharaan kesadaran

pada proses bisnis, berbagai aktivitas, serta

memahami pola permintaan yang berkaitan

dengan volume dan penggunaan pelayanan.

4 Tidak adanya proses memperjelas harapan

bisnis untuk mengaktifkan layanan TI untuk

memberikan solusi dan memastikan

persyaratan yang ditentukan sesuai dengan

kriteria penerimaan terkait bisnis dan metrik.

5 Tidak adanya proses konfirmasi terhadap

persetujuan dari harapan bisnis, penerimaan

kriteria dan metrik untuk bagian relevan dari TI

oleh seluruh stakeholder.

6 Tidak adanya proses pengelolaan harapan

dengan memastikan bahwa setiap unit

memahami prioritas, ketergantungan, desakan

keuangan dan kebutuhan akan permintaan

penjadwalan.

7 Tidak adanya proses dalam memahami

lingkungan bisnis saat ini, proses yang

mendesan dan isu, desakan atau perluasan

geografis dan penggerak industri atau

pengaturan.

1

1 Adanya proses meraih tujuan dalam

mengidentifikasi stakeholder bisnis,

kepentingan dan tanggung jawab mereka

2 Adanya proses meraih tujuan dalam peninjauan

kondisi perusahaan saat ini, berkaitan dengan

pencapaian sasaran strategis dan kesejajaran

antara strategis yang dimiliki perusahaan dan

arsitektur perusahaan.


memelihara kesadaran pada proses bisnis,

berbagai aktivitas, serta memahami pola

permintaan yang berkaitan dengan volume dan

penggunaan pelayanan.


memperjelas harapan bisnis untuk

mengaktifkan layanan TI untuk memberikan

solusi dan memastikan persyaratan yang

ditentukan sesuai dengan kriteria penerimaan

terkait bisnis dan metrik.

5 Adanya proses meraih tujuan dalam melakukan

konfirmasi terhadap persetujuan dari harapan

bisnis, penerimaan kriteria dan metrik untuk

bagian relevan dari TI oleh seluruh stakeholder.

6 Adanya proses meraih tujuan dalam mengelola

harapan dengan memastikan bahwa setiap unit



penjadwalan.

7 Adanya proses meraih tujuan dalam memahami




pengaturan.

2

1 Adanya perencanaan, monitor dan penyesuaian

terhadap identifikasi stakeholder bisnis,

kepentingan dan tanggung jawab mereka.

2 Adanya identifikasi stakeholder bisnis,

kepentingan dan tanggung jawab mereka yang

ditetapkan, dikendalikan dan dipertahankan.


terhadap peninjauan kondisi perusahaan saat

ini, berkaitan dengan pencapaian sasaran

strategis dan kesejajaran antara strategis yang

dimiliki perusahaan dan arsitektur perusahaan.

4 Adanya peninjauan kondisi perusahaan saat ini,

berkaitan dengan pencapaian sasaran strategis

dan kesejajaran antara strategis yang dimiliki

perusahaan dan arsitektur perusahaan yang



terhadap pemeliharaan kesadaran pada proses

bisnis, berbagai aktivitas, serta memahami pola


penggunaan pelayanan.

6 Adanya pemeliharaan kesadaran pada proses

bisnis, berbagai aktivitas, serta memahami pola


penggunaan pelayanan yang ditetapkan,

dikendalikan dan dipertahankan


terhadap penjelasan harapan bisnis untuk




terkait bisnis dan metrik.

8 Adanya penjelasan harapan bisnis untuk




terkait bisnis dan metrik yang ditetapkan,

dikendalikan dan dipertahankan.


terhadap konfirmasi terhadap persetujuan dari

harapan bisnis, penerimaan kriteria dan metrik

untuk bagian relevan dari TI oleh seluruh

stakeholder.

10 Adanya konfirmasi terhadap persetujuan dari

harapan bisnis, penerimaan kriteria dan metrik

untuk bagian relevan dari TI oleh seluruh

stakeholder yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.


terhadap pengelolaan harapan dengan

memastikan bahwa setiap unit memahami

prioritas, ketergantungan, desakan keuangan

dan kebutuhan akan permintaan penjadwalan.

12 Adanya mengelola harapan dengan memastikan

bahwa setiap unit memahami prioritas,

ketergantungan, desakan keuangan dan

kebutuhan akan permintaan penjadwalan yang



terhadap pemahaman lingkungan bisnis saat

ini, proses yang mendesan dan isu, desakan

atau perluasan geografis dan penggerak industri

atau pengaturan.

14 Adanya memahami lingkungan bisnis saat ini,

proses yang mendesan dan isu, desakan atau

perluasan geografis dan penggerak industri atau

pengaturan yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.

3

1 Adanya implementasi proses identifikasi

stakeholder bisnis, kepentingan dan tanggung

jawab mereka dengan menggunakan proses

yang telah teridentifikasi untuk mencapai hasil

dari proses..

2 Adanya implementasi proses peninjauan

kondisi perusahaan saat ini, berkaitan dengan



arsitektur perusahaan dengan menggunakan

proses yang telah teridentifikasi untuk

mencapai hasil dari proses.

3 Adanya implementasi proses pemeliharaan

kesadaran pada proses bisnis, berbagai

aktivitas, serta memahami pola permintaan

yang berkaitan dengan volume dan penggunaan

pelayanan dengan menggunakan proses yang

telah teridentifikasi untuk mencapai hasil dari

proses.

4 Adanya implementasi proses memperjelas

harapan bisnis untuk mengaktifkan layanan TI

untuk memberikan solusi dan memastikan


kriteria penerimaan terkait bisnis dan metrik

dengan menggunakan proses yang telah

teridentifikasi untuk mencapai hasil dari proses

.

5 Adanya implementasi proses konfirmasi

terhadap persetujuan dari harapan bisnis,

penerimaan kriteria dan metrik untuk bagian

relevan dari TI oleh seluruh stakeholder dengan

menggunakan proses yang telah teridentifikasi

untuk mencapai hasil dari proses.

6 Adanya implementasi pengelolaan harapan

dengan memastikan bahwa setiap unit



penjadwalan dengan menggunakan proses yang


proses..

7 Adanya implementasi pemahaman lingkungan

bisnis saat ini, proses yang mendesan dan isu,

desakan atau perluasan geografis dan

penggerak industri atau pengaturan dengan



4

1 Adanya proses pengoperasian dengan batasan-

batasan tertentu pada proses identifikasi

stakeholder bisnis, kepentingan dan tanggung

jawab mereka agar mampu meraih harapan dari

proses tersebut


batasan tertentu pada proses peninjauan kondisi

perusahaan saat ini, berkaitan dengan



arsitektur perusahaan agar mampu meraih

harapan dari proses tersebut.


batasan tertentu pada proses proses

pemeliharaan kesadaran pada proses bisnis,



penggunaan pelayanan agar mampu meraih



batasan tertentu pada proses memperjelas

harapan bisnis untuk mengaktifkan layanan TI

untuk memberikan solusi dan memastikan


kriteria penerimaan terkait bisnis dan metrik

agar mampu meraih harapan dari proses

tersebut.


batasan tertentu pada proses konfirmasi



relevan dari TI oleh seluruh stakeholder agar

mampu meraih harapan dari proses tersebut.


batasan tertentu pada proses pengelolaan

harapan dengan memastikan bahwa setiap unit



penjadwalan agar mampu meraih harapan dari

proses tersebut.


batasan tertentu pada proses pemahaman




pengaturan agar mampu meraih harapan dari

proses tersebut.

5

1 Adanya proses yang terprediksi secara terus-

menerus pada proses pengoperasian dengan

batasan-batasan tertentu pada proses

identifikasi stakeholder bisnis, kepentingan dan

tanggung jawab mereka untuk memenuhi

tujuan bisnis.




peninjauan kondisi perusahaan saat ini,

berkaitan dengan pencapaian sasaran strategis

dan kesejajaran antara strategis yang dimiliki

perusahaan dan arsitektur perusahaan untuk

memenuhi tujuan bisnis.



batasan-batasan tertentu pada proses proses

pemeliharaan kesadaran pada proses bisnis,



penggunaan pelayanan untuk memenuhi tujuan

bisnis.




memperjelas harapan bisnis untuk




terkait bisnis dan metrik untuk memenuhi

tujuan bisnis.



batasan-batasan tertentu pada proses konfirmasi



relevan dari TI oleh seluruh stakeholder untuk



menerus pada proses proses pengoperasian

dengan batasan-batasan tertentu pada proses

pengelolaan harapan dengan memastikan

bahwa setiap unit memahami prioritas,

ketergantungan, desakan keuangan dan

kebutuhan akan permintaan penjadwalan untuk





pemahaman lingkungan bisnis saat ini, proses

yang mendesan dan isu, desakan atau perluasan


pengaturan untuk memenuhi tujuan bisnis.

Tujuan dari APO08.02 (Mengidentifikasi Peluang Risiko dan Kendala TI untuk

meningkatkan Bisnis) adalah Mengidentifikasi peluang potensial bagi TI untuk

meningkatkan kinerja perusahaan.

Level APO08.02

Mengidentifikasi

peluang, resiko

dan kendala TI

untuk

mengingkatkan

bisnis

NO

PERNYATAAN

Y

T

0

1

Tidak adanya proses pemahaman tren

teknologi, teknologi baru sehingga dapat

memberikan inovasi untuk meningkatkan

kinerja proses bisnis.

2

Tidak adanya proses memainkan peran proaktif

dalam mengidentifikasi dan berkomunikasi

dengan stakeholder utama dalam peluang,

risiko dan kendala, termasuk teknologi saat ini

dan teknologi yang mucul, pelayanan dan

proses bisnis.

3

Tidak adanya proses berkolaburasi dalam

menyepakati langkah-langkah selanjutnya

untuk inisiatif baru yang besar dalam kerjasama

dengan manajemen portofolio dalam

pengembangan kasus bisnis.

4

Tidak adanya proses memastikan bahwa bisnis

dan TI memahami dan menghargai tujuan

strategis dan arsitektur perushaan.

5

Tidak adanya proses mengkordinasikan ketika

merencanakan inisiatif TI baru untuk

memastikan integrasi dan keselarasan dengan


1

1

Adanya proses meraih tujuan dalam

pemahaman tren teknologi, teknologi baru

sehingga dapat memberikan inovasi untuk

meningkatkan kinerja proses bisnis.

2


memainkan peran proaktif dalam

mengidentifikasi dan berkomunikasi dengan

stakeholder utama dalam peluang, risiko dan

kendala, termasuk teknologi saat ini dan

teknologi yang mucul, pelayanan dan proses

bisnis.

3


berkolaburasi dalam menyepakati langkah-

langkah selanjutnya untuk inisiatif baru yang

besar dalam kerjasama dengan manajemen

portofolio dalam pengembangan kasus bisnis.

4


memastikan bahwa bisnis dan TI memahami

dan menghargai tujuan strategis dan arsitektur

perushaan..

5


mengkordinasikan ketika merencanakan

inisiatif TI baru untuk memastikan integrasi

dan keselarasan dengan arsitektur perusahaan.

2

1

Adanya perencanaan, monitor dan penyesuaian

terhadap pemahaman tren teknologi, teknologi

baru sehingga dapat memberikan inovasi untuk

meningkatkan kinerja proses bisnis..

2

Adanya pemahaman tren teknologi, teknologi

baru sehingga dapat memberikan inovasi untuk

meningkatkan kinerja proses bisnis yang


3


terhadap upaya memainkan peran proaktif





proses bisnis.

4

Adanya upaya memainkan peran proaktif





proses bisnis yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.

5


terhadap kolaburasi dalam menyepakati

langkah-langkah selanjutnya untuk inisiatif

baru yang besar dalam kerjasama dengan

manajemen portofolio dalam pengembangan

kasus bisnis.

6 Adanya kolaburasi dalam menyepakati

langkah-langkah selanjutnya untuk inisiatif

baru yang besar dalam kerjasama dengan

manajemen portofolio dalam pengembangan

kasus bisnis yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan

7




perushaan..

8

Adanya memastikan bahwa bisnis dan TI

memahami dan menghargai tujuan strategis dan

arsitektur perushaan yang ditetapkan,


9


terhadap pengkordinasikan ketika




10

Adanya pengkordinasikan ketika



arsitektur perusahaan yang ditetapkan,


3

1

Adanya implementasi pemahaman tren



kinerja proses bisnis dengan menggunakan


mencapai hasil dari proses..

2

Adanya implementasi proses upaya memainkan

peran proaktif dalam mengidentifikasi dan

berkomunikasi dengan stakeholder utama

dalam peluang, risiko dan kendala, termasuk

teknologi saat ini dan teknologi yang mucul,

pelayanan dan proses bisnis dengan


untuk mencapai hasil dari proses

3

Adanya implementasi proses kolaburasi dalam




pengembangan kasus bisnis dengan



4 Adanya implementasi proses memastikan

bahwa bisnis dan TI memahami dan

menghargai tujuan strategis dan arsitektur

perushaan.dengan menggunakan proses yang


proses .

5

Adanya implementasi proses pengkordinasikan

ketika merencanakan inisiatif TI baru untuk


arsitektur perusahaan dengan menggunakan


mencapai hasil dari proses.

4

1

Adanya proses pengoperasian dengan batasan-

batasan tertentu pada proses pemahaman tren



kinerja proses bisnis agar mampu meraih


2


batasan tertentu pada proses memainkan peran

proaktif dalam mengidentifikasi dan

berkomunikasi dengan stakeholder utama

dalam peluang, risiko dan kendala, termasuk

teknologi saat ini dan teknologi yang mucul,

pelayanan dan proses bisnis agar mampu

meraih harapan dari proses tersebut.

3


batasan tertentu pada proses kolaburasi dalam




pengembangan kasus bisnis agar mampu


4


batasan tertentu pada proses memastikan

bahwa bisnis dan TI memahami dan

menghargai tujuan strategis dan arsitektur

perushaan agar mampu meraih harapan dari

proses tersebut.

5


batasan tertentu pada proses pengkordinasikan

ketika merencanakan inisiatif TI baru untuk


arsitektur perusahaan agar mampu meraih


5

1

Adanya proses yang terprediksi secara terus-



pemahaman tren teknologi, teknologi baru

sehingga dapat memberikan inovasi untuk

meningkatkan kinerja proses bisnis untuk


2




memainkan peran proaktif dalam

mengidentifikasi dan berkomunikasi dengan

stakeholder utama dalam peluang, risiko dan

kendala, termasuk teknologi saat ini dan

teknologi yang mucul, pelayanan dan proses

bisnis untuk memenuhi tujuan bisnis.

3



batasan-batasan tertentu pada proses kolaburasi

dalam menyepakati langkah-langkah

selanjutnya untuk inisiatif baru yang besar

dalam kerjasama dengan manajemen portofolio

dalam pengembangan kasus bisnis untuk


4






perushaan untuk memenuhi tujuan bisnis.

5




pengkordinasikan ketika merencanakan inisiatif

TI baru untuk memastikan integrasi dan

keselarasan dengan arsitektur perusahaan untuk


Tujuan APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis) adalah Mengelola hubungan

dengan pelanggan (bisnis perwakilan). Pastikan bahwa peran hubungan dan

tanggung jawab didefinisikan dan ditugaskan, dan komunikasi difasilitasi.

Level APO08.03

Mengelola

hubungan bisnis

NO

PERNYATAAN

Y

T

0

1

Tidak adanya proses penetapan manajer

hubungan sebagai satu titik kontrak untuk setiap

bisnis unit bisnis yang signifikan, untuk

memastikan bahwa mitra tunggal diidentifikasi

dalam organisasi bisnis dan mitra memiliki

pemahaman bisnis, kesadaran teknologi yang

memadai dan sesuai tingkat kewenangan.

2

Tidak adanya proses mengelola hubungan secara

formal dan transparan yang memastikan fokus

pada pencapaian hubungan bersama dan

berbagai hasil dari perusahaan yang sukses

dalam mendukung tujuan strategis dan dalam

kendala anggaran dan toleransi risiko.

3

Tidak adanya proses mendefinisikan dan

mengkomunikasikan keluhan dan prosedur

eskalasi untuk menyelesaikan masalah hubungan

.

4

Tidak adanya proses merencanakan interaksi

spesifik dan jadwal berdasarkan kesepakatan

pada tujuan dan bahasa umum (layanan dan

perencanaan atau peninjauan strategi baru, dll)

5

Tidak adanya proses memastikan keputusan

utama yang disepakati dan disetujui oleh

stakeholder relevan yang bertanggung jawab.

1 1

Adanya proses meraih tujuan dalam penetapan

manajer hubungan sebagai satu titik kontrak

untuk setiap bisnis unit bisnis yang signifikan,

untuk memastikan bahwa mitra tunggal

diidentifikasi dalam organisasi bisnis dan mitra

memiliki pemahaman bisnis, kesadaran

teknologi yang memadai dan sesuai tingkat

kewenangan..

2

Adanya proses meraih tujuan dalam mengelola

hubungan secara formal dan transparan yang

memastikan fokus pada pencapaian hubungan

bersama dan berbagai hasil dari perusahaan yang

sukses dalam mendukung tujuan strategis dan

dalam kendala anggaran dan toleransi risiko.

3

Adanya proses meraih tujuan mendefinisikan

dan mengkomunikasikan keluhan dan prosedur

eskalasi untuk menyelesaikan masalah

hubungan.

4


merencanakan interaksi spesifik dan jadwal

berdasarkan kesepakatan pada tujuan dan bahasa

umum (layanan dan perencanaan atau peninjauan

strategi baru, dll).

5

Adanya proses meraih tujuan dalam memastikan

keputusan utama yang disepakati dan disetujui

oleh stakeholder relevan yang bertanggung

jawab.

2

1


terhadap penetapan manajer hubungan sebagai

satu titik kontrak untuk setiap bisnis unit bisnis

yang signifikan, untuk memastikan bahwa mitra

tunggal diidentifikasi dalam organisasi bisnis

dan mitra memiliki pemahaman bisnis,

kesadaran teknologi yang memadai dan sesuai

tingkat kewenangan.

2

Adanya penetapan manajer hubungan sebagai

satu titik kontrak untuk setiap bisnis unit bisnis

yang signifikan, untuk memastikan bahwa mitra

tunggal diidentifikasi dalam organisasi bisnis

dan mitra memiliki pemahaman bisnis,

kesadaran teknologi yang memadai dan sesuai

tingkat kewenangan yang ditetapkan,


3


terhadap pengelolaan hubungan secara formal

dan transparan yang memastikan fokus pada

pencapaian hubungan bersama dan berbagai

hasil dari perusahaan yang sukses dalam

mendukung tujuan strategis dan dalam kendala

anggaran dan toleransi risiko.

4

Adanyamengelola hubungan secara formal dan

transparan yang memastikan fokus pada

pencapaian hubungan bersama dan berbagai

hasil dari perusahaan yang sukses dalam

mendukung tujuan strategis dan dalam kendala

anggaran dan toleransi risiko yang ditetapkan,


5


terhadap mendefinisikan dan


eskalasi untuk menyelesaikan masalah

hubungan.

6

Adanya kolaburasi dalam mendefinisikan dan



yang ditetapkan, dikendalikan dan dipertahankan

7


perencanaan interaksi spesifik dan jadwal



strategi baru, dll).

8

Adanya perencanaan interaksi spesifik dan

jadwal berdasarkan kesepakatan pada tujuan dan

bahasa umum (layanan dan perencanaan atau

peninjauan strategi baru, dll) yang ditetapkan,


9


untuk memastikan keputusan utama yang

disepakati dan disetujui oleh stakeholder relevan

yang bertanggung jawab.

10

Adanya upaya untuk memastikan keputusan

utama yang disepakati dan disetujui oleh

stakeholder relevan yang bertanggung jawab

yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.

3

1

Adanya implementasi penetapan manajer






memadai dan sesuai tingkat kewenangan dengan


untuk mencapai hasil dari proses..

2

Adanya implementasi proses pengelolaan





dalam kendala anggaran dan toleransi risiko


teridentifikasi untuk mencapai hasil dari proses

3

Adanya implementasi proses mendefinisikan dan




teridentifikasi untuk mencapai hasil dari proses.

4

Adanya implementasi proses perencanaan

interaksi spesifik dan jadwal berdasarkan

kesepakatan pada tujuan dan bahasa umum

(layanan dan perencanaan atau peninjauan

strategi baru, dll) .

5

Adanya implementasi proses memastikan



jawab dengan menggunakan proses yang telah

teridentifikasi untuk mencapai hasil dari proses.

4


batasan tertentu pada proses penetapan manajer






memadai dan sesuai tingkat kewenangan agar



batasan tertentu pada proses pengelolaan





dalam kendala anggaran dan toleransi risiko agar



batasan tertentu pada proses mendefinisikan dan



agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.


batasan tertentu pada proses perencanaan

interaksi spesifik dan jadwal berdasarkan

kesepakatan pada tujuan dan bahasa umum

(layanan dan perencanaan atau peninjauan

strategi baru, dll) agar mampu meraih harapan

dari proses tersebut.


batasan tertentu pada proses memastikan



jawab agar mampu meraih harapan dari proses

tersebut.

5


menerus pada proses penetapan manajer






memadai dan sesuai tingkat kewenangan untuk




batasan-batasan tertentu pada proses pengelolaan





dalam kendala anggaran dan toleransi risiko

untuk memenuhi tujuan bisnis.




mendefinisikan dan mengkomunikasikan

keluhan dan prosedur eskalasi untuk

menyelesaikan masalah hubungan untuk





perencanaan interaksi spesifik dan jadwal



strategi baru, dll) untuk memenuhi tujuan bisnis.



batasan-batasan tertentu pada proses memastikan



jawab untuk memenuhi tujuan bisnis.

Tujuan APO08.04 (Kordinasi dan Komunikasi) adalah Bekerja dengan para

pemangku kepentingan dan mengkoordinasikan end-to-end pengiriman layanan

TI dan solusi diberikan kepada bisnis.

Level APO08.04

Mengelola

hubungan bisnis

NO

PERNYATAAN

Y

T

0

1

Tidak adanya proses mengkordinasikan dan

mengkomunikasikan perubahan dalam kegiatan

transisi sebagai proyek atau perubahan rencana,

jadwal, pengeluaran kebijakan, pengeluaran

kesalahan yang diketahui, dan kesadaran akan

pelatihan .

2

Tidak adanya proses mengkoordinasikan dan

kegiatan komunikasi operasional, peran dan

tanggung jawab, termasuk definisi jenis

permintaan, eskalasi hirarkis, pemadaman besar

(terencana dan tidak terencana) dan konten dan

frekuensi laporan layanan.

3

Tidak adanya proses pengambilan kepemilikan

respon terhadap bisnis untuk peristiwa besar

yang dapat mempengaruhi hubungan dengan

bisnis untuk memberikan dukungan langsung

jika diperlukan

4

Tidak adanya proses mempertahankan rencana

komunikasi end-to-end yang mendefinisikan

konten, frekuensi dan penyampaian informasi

penerima, termasuk status nilai yang

disampaikan dan setiap risiko yang

diidentifikasi.

1

1


mengkordinasikan dan mengkomunikasikan

perubahan dalam kegiatan transisi sebagai

proyek atau perubahan rencana, jadwal,

pengeluaran kebijakan, pengeluaran kesalahan

yang diketahui, dan kesadaran akan pelatihan.

2


mengkoordinasikan dan kegiatan komunikasi

operasional, peran dan tanggung jawab,

termasuk definisi jenis permintaan, eskalasi

hirarkis, pemadaman besar (terencana dan tidak

terencana) dan konten dan frekuensi laporan

layanan.

3


pengambilan kepemilikan respon terhadap bisnis

untuk peristiwa besar yang dapat mempengaruhi

hubungan dengan bisnis untuk memberikan

dukungan langsung jika diperlukan.

4


mempertahankan rencana komunikasi end-to-end

yang mendefinisikan konten, frekuensi dan

penyampaian informasi penerima, termasuk

status nilai yang disampaikan dan setiap risiko

yang diidentifikasi.

2

1






yang diketahui, dan kesadaran akan pelatihan.

2

Adanya mengkordinasikan dan





pelatihan yang ditetapkan, dikendalikan dan

dipertahankan.

3


terhadap koordinasikan dan kegiatan komunikasi





layanan.

4

Adanya pengkoordinasian dan kegiatan

komunikasi operasional, peran dan tanggung

jawab, termasuk definisi jenis permintaan,

eskalasi hirarkis, pemadaman besar (terencana

dan tidak terencana) dan konten dan frekuensi

laporan layanan yang ditetapkan, dikendalikan

dan dipertahankan.

5


terhadap pengambilan kepemilikan respon

terhadap bisnis untuk peristiwa besar yang dapat

mempengaruhi hubungan dengan bisnis untuk

memberikan dukungan langsung jika diperlukan.

6




dukungan langsung jika diperlukan yang

ditetapkan, dikendalikan dan dipertahankan

7

Adanya upaya mempertahankan rencana




disampaikan dan setiap risiko yang

diidentifikasi.

8

Adanya upaya mempertahankan rencana




disampaikan dan setiap risiko yang diidentifikasi


dipertahankan.

3

1

Adanya implementasi mengkordinasikan dan





pelatihan dengan menggunakan proses yang


proses..

2

Adanya implementasi proses mengkoordinasikan

dan kegiatan komunikasi operasional, peran dan




frekuensi laporan layanan dengan menggunakan

proses yang telah teridentifikasi untuk mencapai

hasil dari proses

3

Adanya implementasi proses pengambilan

kepemilikan respon terhadap bisnis untuk

peristiwa besar yang dapat mempengaruhi


dukungan langsung jika diperlukan dengan



4 Adanya implementasi proses mempertahankan

rencana komunikasi end-to-end yang

mendefinisikan konten, frekuensi dan



yang diidentifikasi dengan menggunakan proses

yang telah teridentifikasi untuk mencapai hasil

dari proses

4

1


batasan tertentu pada proses mengkordinasikan

dan mengkomunikasikan perubahan dalam

kegiatan transisi sebagai proyek atau perubahan

rencana, jadwal, pengeluaran kebijakan,

pengeluaran kesalahan yang diketahui, dan

kesadaran akan pelatihan agar mampu meraih


2


batasan tertentu pada proses mengkoordinasikan

dan kegiatan komunikasi operasional, peran dan




frekuensi laporan layanan agar mampu meraih


3


batasan tertentu pada proses pengambilan

kepemilikan respon terhadap bisnis untuk

peristiwa besar yang dapat mempengaruhi


dukungan langsung jika diperlukan agar mampu


4


batasan tertentu pada proses mempertahankan

rencana komunikasi end-to-end yang

mendefinisikan konten, frekuensi dan



yang diidentifikasi agar mampu meraih harapan


5 1








yang diketahui, dan kesadaran akan pelatihan

untuk memenuhi tujuan bisnis.

2




mengkoordinasikan dan kegiatan komunikasi





layanan untuk memenuhi tujuan bisnis.

3







dukungan langsung jika diperlukan untuk


4




mempertahankan rencana komunikasi end-to-end

yang mendefinisikan konten, frekuensi dan



yang diidentifikasi untuk memenuhi tujuan

bisnis.

Tujuan APO08.05 (Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari

pelayanan) adalah Terus meningkatkan dan berkembang layanan TI-enabled dan

layanan pengiriman ke perusahaan untuk menyesuaikan dengan perubahan

perusahaan dan teknologi persyaratan.

Level APO08.05

Memberikan

masukan untuk

perbaikan

berkelanjutan

dari pelayanan

NO

PERNYATAAN

Y

T

0

1 Tidak adanya proses melakukan analisis

kepuasan pelanggan dan penyedia.

2

Tidak adanya proses bekerja sama untuk

mengidentifikasi, mengkomunikasikan dan

menerapkan inisiatif perbaikan.

3

Tidak adanya proses bekerja dengan

manajemen pelayanan dan pemilik proses

untuk memastikan bahwa layanan

kemungkinan TI dan layanan proses

manajemen terus ditingkatkan dan akar

penyebab masalah apapun yang

mengidentifikasi dan diselesaikan.

1

1

Adanya proses meraih tujuan dalam melakukan

analisis kepuasan pelanggan dan penyedia.

Pastikan bahwa isu-isu yang ditindak dan

melaporkan hasil dan status.

2

Adanya proses meraih tujuan dalam bekerja

sama untuk mengidentifikasi, mengkomunikasi

- kan dan menerapkan inisiatif perbaikan.

3

Adanya proses meraih tujuan dalam bekerja

dengan manajemen pelayanan dan pemilik

proses untuk memastikan bahwa layanan




mengidentifikasi dan diselesaikan.

2 1 Adanya perencanaan, monitor dan penyesuaian

dalam melakukan analisis kepuasan pelanggan

dan penyedia.

2

Adanya upaya melakukan analisis kepuasan

pelanggan dan penyedia yang ditetapkan,


3


dalam bekerja sama untuk mengidentifikasi,

mengkomunikasikan dan menerapkan inisiatif

perbaikan.

4

Adanya upaya bekerja sama untuk

mengidentifikasi, mengkomunikasikan dan

menerapkan inisiatif perbaikan yang


5


terhadap pekerjaan dengan manajemen

pelayanan dan pemilik proses untuk

memastikan bahwa layanan kemungkinan TI

dan layanan proses manajemen terus

ditingkatkan dan akar penyebab masalah

apapun yang mengidentifikasi dan diselesaikan.

6

Adanya pekerjaan dengan manajemen

pelayanan dan pemilik proses untuk

memastikan bahwa layanan kemungkinan TI

dan layanan proses manajemen terus

ditingkatkan dan akar penyebab masalah

apapun yang mengidentifikasi dan diselesaikan


dipertahankan

3

1

Adanya implementasi proses melakukan

analisis kepuasan pelanggan dan penyedia.

Pastikan bahwa isu-isu yang ditindak dan

melaporkan hasil dan status dengan



2

Adanya implementasi proses bekerja sama

untuk mengidentifikasi, mengkomunikasikan

dan menerapkan inisiatif perbaikan dengan



3

Adanya implementasi proses pekerjaan dengan

manajemen pelayanan dan pemilik proses

untuk memastikan bahwa layanan




mengidentifikasi dan diselesaikan dengan



4

1


batasan tertentu pada proses melakukan analisis

kepuasan pelanggan dan penyedia. Pastikan

bahwa isu-isu yang ditindak dan melaporkan

hasil dan status agar mampu meraih harapan


2


batasan tertentu pada proses bekerja sama

untuk mengidentifikasi, mengkomunikasikan

dan menerapkan inisiatif perbaikan agar

mampu meraih harapan dari proses tersebut

3


batasan tertentu pada proses proses pekerjaan

dengan manajemen pelayanan dan pemilik

proses untuk memastikan bahwa layanan




mengidentifikasi dan diselesaikan agar mampu

meraih harapan dari proses tersebut

5

1




melakukan analisis kepuasan pelanggan dan

penyedia. Pastikan bahwa isu-isu yang ditindak

dan melaporkan hasil dan status untuk


2



batasan-batasan tertentu pada proses bekerja

sama untuk mengidentifikasi,

mengkomunikasikan dan menerapkan inisiatif

perbaikan untuk memenuhi tujuan bisnis.

3



batasan-batasan tertentu pada proses proses

pekerjaan dengan manajemen pelayanan dan

pemilik proses untuk memastikan bahwa

layanan kemungkinan TI dan layanan proses



mengidentifikasi dan diselesaikan untuk

Tabel 4.33 Rekomendasi APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis)

Proses Temuan Gap Rekomendasi

APO08.01

Memahami

Harapan

Bisnis

A. Adanya proses identifikasi

terhadap wewenang dan tanggung

jawab para stakeholder dalam

proses bisnis pada bagian

collection

B. Pada divisi collection terdapat

proses peninjauan terhadap

kondisi pada proses collection

saat ini, meliputi permasalahan

yang saat ini dan upaya yang

dimiliki upaya perusahaan dalam

menangani permasalahan.

C. Adanya proses pemeliharaan

kesadaran akan pentingnya proses

bisnis collection terhadap unit

bisnis dalam perusahaan, serta

memahami pola permintaaan

masyarakat akan jasa pembiayaan

otomotif yang diinginkan

masyarakat.

D. Adanya proses memperjelas

tujuan bisnis yang diraih serta

memberikan layanan TI sebagai

komponen penunjang dalam

A. Divisi collection pada

PT Oto Multiartha belum

melakukan pembagian

terhadap bidang khusus

untuk melakukan inovasi

baru untuk

meningkatkan bisnis

perusahaan.

B. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum

melakukan catatan

performa untuk

menentukan posisi TI

yang dapat dijadikan

peluang dan menjadi

kunci support bagi

perusahaan.

A. Mengidentifikasi isu-isu terhadap

perkembangan teknologi yang dapat

menghambat tercapainya harapan bisnis.

B. Mengidentifikasi pihak-pihak yang

memiliki wewenang dan tanggung

jawab dalam hal penanganan isu-isu

teknologi dan masalah bisnis yang terjadi

dengan membuat diagram raci sesuai

dengan standar COBIT.

C. Memprioritskan dan mengalokasikan

sumber daya utnuk mempertimbangkan

kesesuaian, efesiensi, efektifitas dan

kerahasiaan dalam menjalankan seluruh

aktivitas perusahaan.

D. Melakukan dokumentasi terhadap siklus

atau perputaran aktivitas yang saling

berkesinambungan agar mampu

menciptakan kontrol yang baik dalam

memantau setiap pelaporan yang

dilakukan.

E. Mengidentifikasi stakeholder (misalnya

manajemen, pemilik proses dan

pengguna

F. Melakukan stakeholder dalam

proses bisnis collection.

E. Adanya proses konfirmasi

terhadap persetujuan-persetujuan

yang telah ditetapkan untuk

mencapai harapan bisnis dan

menerima skriteria dan matriks

untuk bagian IT yang relevan

bagi stakeholder.

F. Adanya pengelolaan aktivitas,

agar setiap unit bisnis memahami

kondisi ketergantungan dari unit

bisnis lain, dan mana yang harus

diprioritaskan, dan kondisi

desakan keuangan akan

kebutuhan penjadwalan yang

terstruktur.

G. Adanya proses memahami

lingkungan bisnis saat ini, yaitu

dengan melakukan pergerakan

atau perluasan secara geografis

seperti pembukaan cabang baru

untuk fokus pada hal collection.

komunikasi persyaratan perusahaan dan

tujuan utnuk proses monitoring dan

pelaporan

G. Mengkomunikasikan usulan perubahan

kinerja dan kesesuaian target dan

toleransi dengan stakeholder.

Tabel 4.34 Rekomendasi APO08.02 (Mengidentifikasi peluang, risiko, dan kendala TI yang akan meningkatkan bisnis)


APO08.02

Mengidenti

fikasi

peluang,

risiko, dan

kendala TI

yang akan

meningkat

kan bisnis

A. Adanya proses pemahaman

terhadap tren teknologi saat ini

sehingga dapat memberikan

inovasi TI untuk membantu

meningkatkan kinerja proses

bisnis collection.

B. Adanya proses peran proaktif

dalam berkomunikasi dengan

pihak kepentingan utama

mengenai peluang, risiko dan

kendala yang dapat muncul

dengan adanya inovasi teknologi

yang disesuaikan dengan proses

bisnis

C. Adanya proses kolaburasi dalam

menyepakati langkah-langkah

selanjutnya untuk melakukan

inisiatif baru mengenai layanan TI

untuk pengembangan kasus bisnis

yang ada pada bagian collection.

D. Adanya proses memastikan

bahwa bisnis dan TI memiliki

keselarasan sehingga dan

A. Divisi collection pada PT

Oto Multiartha belum

melakukan rencana analisis

dalam isu-isu pemanfaatan

teknologi yang diberikan

kepada customer sebagai

pelayanan yang belum

maksimal.

B. Divisi collection pada PT Oto


diagram RACI untuk

komunikasi untuk penanganan

permintaan customer untuk

pembiayaan kendaraan.

C. Divisi collection pada PT Oto


dokumentasi manajemen siklus

hidup dan proses perubahann

control untuk pemantauan dan

pelaporan.

D. Divisi collection pada PT Oto


catatan kualitas identifikasi

A. Mendefinisikan inovasi

baru secara detail (seperti

pembagian tugas

terhadap karyawan untuk

membentuk tim khusu

dalam melakukan inovasi

tersebut sehingga

karyawan dapat fokus

dalam mengidentifikasi,

merencanakan dan

melaksanakan inovasi

baru tersebut untuk

diterapkan dalam

perusahaan).

B. Mengidentifikasi seluruh

performa penggunaan

Teknologi informasi,

setelah diadakan

pelaporan performansi

maka akan diadakan

pertemuan rutin untuk

mengevaluasi hasil

performansi penggunaan

menggunakan strategi yang

dimiliki perusahaan

E. Adanya proses melakukan

kordinasi saat adanya inisiatif

baru dalam TI dapat terintegrasi

dengan tujuan bisnis.

F. Adanya proses pemahaman

terhadap tren teknologi saat ini

sehingga dapat memberikan

inovasi TI untuk membantu

meningkatkan kinerja proses

bisnis collection.

stakeholder. teknologi informasi.

C. Mendokumentasikan

peluang, risiko dan

kendala IT yang akan

dilaporkan kepada

stakeholder untuk

mengambil keputusan

dalam kinerja perusahaan

ketahap yang lebih baik.

Membuat strategi-

strategi atas perencanaan

teknologi informasi yang

akan disusun untuk

menjadikan peluang

penggunaan IT untuk

menunjang kinerja

perusahaan dan

mengantisipasi risiko dan

kendala IT yang datang

dari lingkungan internal

dan eksternal perusahaan

Tabel 4.35 Rekomendasi APO08.03 (Mengelola Hubungan Bisnis)


APO08.03

Mengelola

Hubungan

Bisnis

A. Pada saat ini belum ada pihak

yang menjadi penghubung dari

satu unit bisnis dengan unit

bisnis lain, namun proses yang

dapat menghubungkan antar unit

bisnis tersebut dilakukan dengan

mengadakan sebuah rapat yang

dihadiri oleh para unit bisnis.

B. Bagian collection sudah dapat

mengelola hubungan secara

formal dan transparan dengan

adanya sebuah komunikasi

melalui pertemuan dengan para

unit binis lain.

C. Adanya proses identifikasi dan

komunikasi pada bagian

collection terhadap risiko akan

munculnya masalah-masalah

yang mungkin timbul dalam

proses penagihan serta proses

untuk menyelesaikan masalah

tersebut.

D. Adanya sebuah perencanaan dan

A. Divisi Collection PT Oto

Multiartha memiliki

pihak-pihak yang

menjadi penghubung

antar unit bisnis yang

satu dengan yang lain,

atau antar perusahaan

dengan customer.

B. Divisi Collection PT Oto

Multiartha belum

memiliki schedule yang

tetap untuk setiap

coaching dan consuling

yang dilakukan.

C. Divisi Collection PT Oto

Multiartha belum

memiliki dokumentasi

terhadap identifikasi

risiko yang akan timbul

dalam mengelola

hubungan bisnis dengan

mitra kerja.

A. Membuat jadwal atau

schedule untuk mengadakan

pertemuan dengan mitra

dalam melakukan coaching

dan consuling. Dari sistem

penjadwalan yang tepat,

maka diharapkan dapat

dilakukan monitoring pada

setiap masalah atau

penurunan kualitas yang

terjadi.

B. Mengidentifikasi seluruh

performa perusahaan yang

berkerjasama dengan mitra,

hal ini agar dapa dilakukan

evaluasi terhadap performa

mitra kerja dalam bermitra

dengan perusahaan. Sehingga

akan dibuat bentuk laporan

performansi kinerja mitra tiap

bulannya.

C. Membuat sebuah portofolio

untuk membagi kunci suskes

penjadwalan bagian collection

untuk melakukan peninjauan

dalam melakukan strategi-

strategi baru yang sesuai dengan

keputusan dalam rapat.

E. Belum tercapai secara

keseluruhan mengenai visi

perusahaan, terhadap keputusan

atau kebijakan yang diambil

oleh para pihak kepentingan

mengenai keputusan yang

berkaitan dalam bagian

collection.

dalam memetakan aplikasi IS

berdasarkan konstribusinya

terhadap perusahaan. Hal ini

agar suatu aplikasi atau

sistem informasi di

perusahaan dapat dipetakan

berdasarkan kondisi saat ini,

kondisi yang direncanakan

serta aplikasi-aplikasi yang

dianggap berpotensi dalam

menunjang operasional dan

strategis di perusahaan.

D. Membuat desain laporan

proses kinerja yang ringkas,

mudah dipahami, dan

disesusikan dengan berbagai

kebutuhan manajemen dan

pengguna

Tabel 4.36 Rekomendasi APO08.04 (Kordinasi dan Komunikasi)


APO08.04

Kordinasi

dan

Komunikasi

A. Pada bagian collection

sudah memiliki sistem

kordinasi dan proses

komunikasi kepada seluruh

staf dan karyawan

collection pada setiap

perubahan yang terjadi

pada sebuah perencanaan

kegiatan baru, jadwal-

jadwal pekerjaan bagian

collection sehari-hari, dan

perubahan-perubahan lain

dalam proses penagihan.

B. Setiap perubahan yang

terjadi pada bagian

collection, sudah

terkordinasi dan

terkomunikasi dengan

baik, serta memiliki pihak-

pihak sebagai penanggung

jawab atas perubahan

tersebut.

C. Pada bagian collection

A. Divisi Collection pada

PT Oto Multiartha belum

melakukan dokumentasi

manajemen siklus

komunikasi dengan mitra

kerja dan proses

monitoring untuk

pemantauan dan

pelaporan hasil kordinasi

dengan mitra kerja.

B. Divisi Collection belum

memiliki Key

Performance Indikator,

untuk mengukur kinerja

para field collector yang

melakukan penagihan ke

pelanggan, dan kinerja

kordinator collection

dalam memimpin dan

memberikan arahan

kepada field collector.

A. Adanya SOP yang mengatur

kordinasi untuk pihak mitra

kerja, sehingga perusahaan

memiliki peraturan secara

tertulis untuk setiap hubungan

yang terjalin dengan para mitra.

B. Memperbaiki komunikasi

dengan customer, agar proses

penagihan dapat berjalan lancar

dan tidak ada miss-komunikasi

yang menyebabkan adanya

penarikan kendaraan pihak

customer oleh debtcollector.

C. Agar tidak terjadi penarikan

setelah daftar list penarikan

dibuat oleh pihak collection,

maka penarikan dapat dilakukan

tidak pada hari senin yakni pada

hari Selasa. Hal ini ditujukan

agar, saat debt collector

melakukan penarikan, bisa

mendapatkan informasi ter-

update terbaru dari pihak

sudah memiliki fungsi atas

wewenang dan tanggung

jawab masing-masing,

sehingga setiap terjadi

sebuah peristiwa atau

kejadian-kejadian yang

behubungan dengan proses

penagihan maka

permasalahan tersebut

dapat ditangani oleh pihak-

pihak yang

berkepentingan.

D. Pada bagian collection

belum memiliki upaya

dalam mempertahankan

proses komunikasi secara

menyeluruh untuk

memastikan penyampaian

informasi penting

mengenai risiko-risiko

yang mungkin terjadi pada

proses penagihan.

E. Divisi Collection

melakukan penarikan

kendaraan setelah

pelanggan terlambat bayar

angsuran diatas 120 hari,

dan menyerahkan daftar

keuangan PT OTO Multiartha

untuk pelanggan-pelanggan

yang melakukan pembayaran

dihari Minggu

D. Mendokumentasikan siklus

komunikasi yang ada pada

seluruh aktivitas field collector,

untuk dikordinasikan dengan

pihak admin collector. Dengan

adanya hal ini diharapkan dapat

dilakukan monitoring dalam

setiap kegiatan field collector

dan pencapaian kerja yang

dikerjakan field collector sehari-

harinya.

E. Memubuat sebuah Key

performance Indicator (KPI)

untuk mengukur kualitas dari

seluruh karyawan, dan

mengukur kualitas pemimpin

dalam memberikan arahan

kepada bawahannya.

list pelanggan yang akan

dilakukan penarikan pada

hari Jumat kepada pihak

debt collector

Tabel 4.37 Rekomendasi APO08.05 (Memberikan Masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari Pelayanan)


APO08.05

Memberikan

Masukan

untuk

perbaikan

berkelanjuta

n dari

Pelayanan

A. Pada bagian collection telah

melakukan proses

identifikasi terhadp

kepuasan pelanggan akan

kualitas kinerja pelayanan

pada field collector dalam

melakukam tugasnya.

B. Adanya sebuah tindakan

kerjasama antara field

collector untuk

mengidentifikasi sebuah

inisiatif perbaikan dalam

melakukan proses

A. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum

melakukan proses

pemberian reward dengan

customer untuk

menamabah tingkat

kepuasan customer kepada

perusahaan.

B. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum

melakukan proses

memahami lebih jauh

kepada customer seperti

A. Adanya sistem pemberian

penghargaan atau reward

kepada customer yang

memiliki sistem pembayaran

yang baik, seperti

pembayaran paling tepat

waktu dan tidak pernah

mengalami keterlambatan

dalam pembayaran angsuran.

B. Adanya evaluasi terhadap

knerja perusahaan yang

ditanyakan langsung kepada

customer, seperti bertemu

penagihan kepada customer.

C. Pada bagian collection

sudah melakukan sebuah

kerjasama dengan pihak

manajemen service atau

pelayanan untukterus

melakan identifikasi dengan

permasalahan yang ada

pada proses penagijan,

namun pada proses

penagihan ini masih saja

terjadi hal-hal yang tidak

diinginkan dan dapat

merusak citra perusahaans

sebagai perusahaan

pembiayaan mobil.

meminta testimony kepada

customer atau sarana

untuk menuangkap

aspirasinya setelah

berkerjasama dengan

perusahaan ini.

C. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum

melakukan catatan hasil

performa dari fasilitas

pelayanan yang diberikan

kepada customer.

D. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum

melakukan evaluasi

terhadap fasilitas dalam

menjaga kepuasan

customer untuk tindakan

perbaikan.

E. Divisi TI pada PT Oto

Multiartha belum memiliki

inisiatif perbaikan dalam

melakukan proses

penagihan kepada

customer sebagai tindakan

perbaikan.

langsung dengan customer

perusahaan dalam sebuah

acara dalam rangka

memperingati ulangtahun

perusahaan, untuk meminta

saran dan keluhan langsung

dari customer dalam

menggunakan jasa

pembaiayaan PT Oto

Multiarha.

C. Membuat event-event tertentu

untuk menambahkan benefit

perusahaan dengan membuat

projek kerjasama oleh

perusahaan lain dalam

membuat pembiayaan

kendaraan.

Fajrin Rizkia Pratiwi Suwarno-fst

Documents

Transcript of Fajrin Rizkia Pratiwi Suwarno-fst