EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT …eprints.uns.ac.id/5553/1/207381812201104461.pdf ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU

MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

NUR ASRI

F3308087

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas

(Lichterberg)

Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya, pada waktu yang sama dia telah

membatasi hasilnya

( Charles M.Schwab )

Alam adalah ilmu tanpa batas

(Penulis)

Penulis persembahkan kepada:

~ Bapak dan Ibu yang selalu penulis

hormati

~ Adikku tercinta

~ Teman – teman D3 seperjuangan

~ Teman – teman MEPA-UNS,dan

~ Almamaterku


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb.

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan

rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan tugas akhir ini

dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli

madya Jurusan D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir tidak akan

terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu

penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya.

2. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S, selaku Dekan Fakultas Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, Msi, Ak selaku ketua Program Studi

Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta

4. Bapak Drs.Santoso Tri Hananto,Msi,Ak, selaku Pembimbing Akademik

5. Bapak Eko Arief S,Msi,Ak, selaku Dosen Pembimbing.

6. Ibu dr.Roesnedy Ariswati, M.Kes. ,selaku Direktur RS PKU

Muhammadiyah Surakarta,yang telah memberikan ijin,bimbingan serta

saran-saran kepada penulis selama penulis mengadakan penelitianan.

7. Bapak Triyono & mbak lyla selaku staff RS. PKU Muhammadiyah

Surakarta yang telah membantu penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini.

8. Bapak dan Ibundaku tercinta yang selalu memberikan dukungan baik spirit

maupun materi sehingga penulis bersemangat dalam menyusun laporan

magang ini.

9. Teman-teman pengurus MEPA-UNS,terimakasih atas pengertian dan

dukungannya selama ini.


commit to user

vii

10. Saudara-saudaraku tercinta di MEPA-UNS, tetaplah berkarya.

11. Sahabatku Novi, Riris, Shinta, Sanggar, Yovita, Puput, Maya, Mayasari,

Putri, Puji terimakasih atas dukungannya.

12. Teman- temanku di DIII Akuntansi angkatan 2008.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih terdapat

kekurangan, untuk itu dengan senang hati penulis menerima kritik dan saran yang

sifatnya membangun untuk dijadikan sebagai tambahan pengetahuan yang

berguna di lain kesempatan.

Akhir kata, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi

semua pihak yang membutuhkan.

Wassalamu’alaikum wr.wb.

Surakarta, ....................2011

Penulis


commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL .................................................................................................................. i

ABSTRAK ............................................................................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ iii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... v

KATA PENGANTAR.......................................................................................... vi

DAFTAR ISI......................................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xi

BAB

I . PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................. 1

B. LATAR BELAKANG MASALAH .................................................... 19

C. PERUMUSAN MASALAH ................................................................ 22

D. TUJUAN PENELITIAN ...................................................................... 23

E. MANFAAT PENELITIAN .................................................................. 23

II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 24

1. Pengertian Sistem ........................................................................ 24

2. Pengertian Prosedur ..................................................................... 24


commit to user

ix

3. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 24

4. Pengertian Penggajian ................................................................. 24

5. Definisi Sistem Pengendalian Intern .......................................... 25

6. Sistem Akuntansi Penggajian ..................................................... 26

B. PEMBAHASAN

1. Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta........... 36

a. Bagian yang Terkait .......................................................... 38

b. Dokumen yang Digunakan ................................................ 39

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan .................................. 41

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ..................... 41

e. Unsur Pengendalian Intern ................................................ 44

f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ......................... 46

g. Uraian Singkat Bagan Alir................................................. 51

2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah

Surakarta ...................................................................................... 53

a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait ............................ 54

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan ................. 54

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan .... 55

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk

Sistem .................................................................................. 56

e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern.................. 57

III. TEMUAN

A. KELEBIHAN ........................................................................................ 58


commit to user

x

B. KELEMAHAN ..................................................................................... 58

IV. PENUTUP

C. SIMPULAN .......................................................................................... 59

D. REKOMENDASI ................................................................................. 60

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR

Halaman

1.1 Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta......................... 8

2.1 Bagan Alir Sistem Penggajian (aktivitas harian) ...................................... 46

2.2 Bagian Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan) ....... 47

2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank 48

2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accrual oleh Pihak Rumah Sakit 49

2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal

Pengeluaran Kas .......................................................................................... 50


commit to user

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Nur Asri F3308087

Issues to be addressed in this study is how the payroll accounting system at

the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta covering related functions, the documents used, accounting records, the tissue that forms the procedure, and flowchart.

In connection with the issue then conducted an evaluation of payroll

accounting systems in hospitals PKU Muhammadiyah Surakarta.The purpose of this evaluation is to determine whether the payroll accounting system applied to the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta is correct in accordance with the theory obtained by the authors and their strengths and weaknesses.

From the results of the evaluation of the hospital is known that PKU

Muhammadiyah Surakarta, the authors found some strengths and weaknesses. Advantages of payroll accounting system applied PKU Muhammadiyah Surakarta hospital is as follows: all functions have separate duties and responsibilities of each, complete documents used among other supporting documents changes in salaries, schedules, hours of attendance cards, payroll, pay slips, recap expenses of salaries, salary receipts, proof of cash-out, all salary costs have been recorded in the cash disbursements journal and employee earnings card, all documents have been authorized by the authorities. Weaknesses is the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta less functioning financial part because only journaling in the payroll process would lead to laziness work, release of liability and not the development of that section.

The weaknesses found in the hospital payroll accounting system PKU

Muhammadiyah Surakarta encourage authors provide suggestions that would help fix the payroll accounting system implemented hospital PKU Muhammadiyah Surakarta.

Keywords: accounting systems, payroll


commit to user

ii

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Nur Asri F3308087

Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta yang meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, jaringan yang membentuk prosedur, dan bagan alir.

Sehubungan dengan masalah tersebut maka diadakan evaluasi terhadap

sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sudah benar sesuai dengan teori yang didapat oleh penulis beserta kelebihan dan kelemahannya.

Dari hasil evaluasi diketahui bahwa rumah sakit PKU Muhammadiyah

Surakarta penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah sebagai berikut: semua fungsi sudah memisahkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, dokumen yang digunakan sudah lengkap antara lain dokumen pendukung perubahan gaji, jadwal, kartu jam hadir, daftar gaji, slip gaji, rekap pengeluaran gaji, tanda terima gaji, bukti kas keluar, semua biaya gaji telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan kartu penghasilan pegawai, semua dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Kelemahan-kelemahannya adalah rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta kurang memfungsikan bagian keuangan karena hanya menjurnal dalam proses penggajian akan menyebabkan kemalasan bekerja, pelepasan tanggung jawab serta tidak berkembangnya bagian tersebut.

Kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi

penggajian rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta mendorong penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat membantu memperbaiki sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.

Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penggajian


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. Profil Perusahaan

Rumah sakit PKU Muhammadiyah adalah salah satu Amal Usaha

Muhammadiyah yang bergerak dibidang kesehatan, yang bertanggung

jawab kepada Majelis Kesehatan dan Kesejahteraan Daerah

Muhammadiyah (MKKM PDM ) Kota Surakarta.

Pemilik : Persyarikatan Muhammadiyah Daerah Surakarta

Tipe / Kelas : C / Madya sejak tahun 1982

No Izin : YM. 02. 04. 3. 5. 5285

Kapasitas : 175 tempat tidur

Lokasi : Jl. Ronggowarsito 130 Surakarta

Jumlah Karyawan : -Medis 237

-Nonmedis 276

Rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan salah satu

bentuk usaha Muhammadiyah di bidang kesehatan.Rumah sakit ini

didirikan dengan maksud untuk turut berperan aktif dalam program

pemerintah di bidang kesehatan.Dengan demikian rumah sakit ini tidak


commit to user

2

menyimpang dari program kesehatan yang telah ditentukan oleh

pemerintah.

Rumah sakit PKU Muhammadiyah didirikan selain untuk

memberikan pelayanan kesehatan juga didirikan dengan maksud untuk

menegakkan dan menjunjung tinggi syiar agama islam sehingga dalam

setiap aktivitasnya selalu dilandasi ajaran-ajaran agama islam yang

merupakan landasan moral bagi semua pelaksana,mulai dari tingkat

direktur sampai tingkat terendah.

Sejak didirikannya tahun 1927 hingga sekarang telah beberapa kali

pindah tempat dalam rangka pengembangan.Adapun tempat-tempat yang

pernah di pakai:

1. Tahun 1927 – 1928

Pertama kali disebut dengan nama Balai Pengobatan Mata

Penolong Kesejahteraan Oemoem (BPMPKO) namun belum

mempunyai tempat domisili yang menetap. sehingga untuk melayani

umat bertempat di rumah Bapak Kyai Muhtar Buchori tepatnya di

Kauman Surakarta kemudian diteruskan di kantor Muhammadiyah di

Keprabon surakarta. Jenis aktifitas pelayanan kesehatan yang

ditawarkan saat itu berupa poliklinik mata (termasuk THT).


commit to user

3

2. Tahun 1928 – 1930

Lokasi tersebut kemudian pindah ke Alun-alun utara, tepatnya

bertempat disebelah utara Masjid Raya Surakarta. Jenis pelayanan dan

nama yang digunakan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya.

3. Tahun 1930 – 1931

Pelayanan kesehatan dan nama masih sama dengan tahun yang

lalu, hanya lokasinya yang berubah yaitu di daerah Kauman Surakarta.

4. Tahun 1931 – 1933

Pada saat ini jenis pelayanan kesehatan pada namanya masih tetap

seperti tahun-tahun lalu hanya lokasinya pindah ke daerah Keprabon.

5. Tahun 1933-1936

Lokasi pindah di daerah Kusumayudan. Jenis kesehatan yang

diberikan bertambah yaitu poliklinik mata (termasuk THT) poliklinik

umum, poliklinik apotik, pemondokan (RB).

6. Tahun 1936 – 1948

Lokasi berada di Batangan yaitu di jalan Pasar Kliwon 156

Surakarta. Jenis pelayanan yang ditawarkan semakin banyak : Poliklinik

umum, poliklinik apotik, pemondokan orang sakit, khitanan, asrama

bidan dan juru rawat serta kamar operasi mata dan THT.


commit to user

4

7. Tahun 1948 -1949

Sebagian lokasi di pindah ke Bekonang Keprabon kemudian ke

SD Muhammadiyah I Surakarta. Jenis pelayanan kesehatan masih sama

dengan tahun-tahun sebelumnya, tetapi untuk laborat dan THT berhenti

beroperasi dengan alasan penderita menurun.

8. Tahun 1949 – 1976

Lokasi berpindah ke Batangan Surakarta. Pada tahap ini PKU di

ganti dengan nama Pembina Kesejahteraan Oemat (PKOM) pada tahun

1951. Jenis pelayanan kesehatan bertambah adalah pelayanan operasi

mata dan THT, Laboratorium bertambah untuk pemondokan pasien

THT, Polklinik Gigi, Poliklinik anak, serta mendirikan koperasi tahun

1974.

9. Tahun 1976 – 1982

Selain perkembangan fisik dan penambahan pelayanan kesehatan

PKOM juga menghasilkan perkembangan kesejahteraan karyawan,

sebagaimana didirikannya koperasi untuk mensejahterakan karyawan.

Selain itu diadakan pendidikan atau pengaturan gaji karyawan yang

sebelumnya belum diatur.BKPKOM berusaha menjadi lembaga

kesehatan yang menyelenggarakan kesehatan bagi masyarakat luas

dengan berusaha mewujudkan tujuan dan cita-cita semula yaitu ingin

memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat agar tercapai derajat

kesehatan yang setinggi-tingginya baiki jasmani, rohani dan sosial


commit to user

5

sehingga mampu melaksanakan perintah agama. Pada tahun 1978

BPKPKOM mulai mengajukan izin untuk menjadi Rumah Sakit.

10. Tahun 1984 – 1986

Jenis pelayanan kesehatan menjadi bertambah dengan adanya

pelayanan poliklinik kandungan, Poliklinik Mata, Psikiater, Saraf,

Konsultasi Psikologi, Klinik, pemondokan untuk Umum, Bersalin,

THT, Anak/Pediatri, Paru -paru, Dalam, Jantung, Orthopedi, Operasi

Saraf, KU dan ICCU.

11. Tahun 1986 – Sekarang

Jenis pelayanan kesehatan yang ditambah adanya angkutan pasien

(ambulance), angkutan jenazah serta pelayanan parkir kendaraan dalam

hal melaksanakan kegiatan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah. Pada

masa sekarang ini Rumah Sakit PKU Muhammadiyah telah memiliki

unit-unit pelayanan kesehatan seperti poliklinik, penunjang medik, unit-

unit pelayanan non medik. Untuk rawat inap terbagi beberapa kelas,

VIP, Kelas I, Kelas II, Kelas III. Kapasitas yang tersedia di Rumah

Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebanyak 157 tempat tidur.

Izin menyelenggarakan RS PKU Muhammadiyah Surakarta

keluar pada tanggal 7 Februari 1986 dengan nomor:

023/Tan/Med/RS.KS/PA/1992.

Perkembangan selanjutnya,untuk mencukupi kebutuhan tenaga

keperawatan adalah dengan mengadakan kursus pembantu


commit to user

6

perawat.Untuk melaksanakan pelayanan kepada masyarakat luas,Rumah

Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta membuka klinik 24 jam dengan

seorang dokter jaga,dan dibentuk oleh UKS yang bertugas memberikan

pelayanan di sekolah-sekolah Muhammadiyah.

Tahun 1998 RS PKU Muhammadiyah mendapatkan akreditasi

penuh untuk 5 pelayanan meliputi pelayanan Medis, Administrasi

Manajemen, Instalasi Gawat Darurat, Keperawatan, dan Rekam Medis.

RS PKU Muhammadiyah Surakarta mempunyai tiga satelit

layanan kesehatan,yaitu:

1. RB/BP PKU Sampangan di Sampangan Pasar Kliwon

2. BP Solo Utara di Nusukan

3. RB/BP PKU Simo di Simo Boyolali

2. Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Motto

1. Falsafah

RS PKU Muhammadiyah Surakarta adalah perwujudan iman

kepada Allah SWT sebagai amal sholeh dan menjadikannya sarana

ibadah.

2. Visi

RS PKU Muhammadiyah Surakarta menjadi Rumah Sakit pilihan

dalam layanan yang paripurna dan islami.


commit to user

7

3. Misi

Memberikan pelayanan promotif,preventif,curative,rehabilitatif

yang berkualitas,nyaman, aman, tenteram dalam perawatan. Cepat,

akurat serta senyum ramah dalam layanan.

4. Tujuan

Mewujudkan derajat kesehatan setinggi tingginya sesuai peraturan

perundang undangan serta tuntutan ajaran islam dengan tidak

memandang agama, golongan dan kedudukan.

5. Motto

SEHAT SEJAHTERA ISLAMI (S E H A T I)

3. Struktur Organisasai Rumah Sakit

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan amal usaha

Muhammadiyah (AUM) bidang kesehatan dari persyarikatan.Dalam

melaksanakan aktivitasnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta

dipimpin oleh seorang direktur dan dibantu oleh dua orang wakil

direktur,yaitu wakil direktur pelayanan medis dan wakil direktur non

medis.Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta

disusun dengan memperhatikan manajemen fungsi utama dari Rumah

Sakit tingkat madya yaitu pelayanan medis kepada masyarakat.


commit to user

Stuktur Organsasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Gambar 1.1

MKKM PDM KOTA SURAKARTA

RS. PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTADIREKTUR

KOMED

WADIR YANMED SPI WADIR KEUANGAN & PENUNJANG MEDIS WADIR UMUM

KABID YANMED KABID PERAWATAN KA. BAG. AKT & KEU KA.BAG. LOGISTIK & KERUMAHTANGGAAN

KA.BAG. UMUM & PERSONALIA

KA. SUB BID UNIT II & IIIKA. SUB BID RM

KA. SUB. BID ASKEP & PEL

KA. UPT PENDAFTARAN

KA. UPT PENGOLAHAN

KA. UPT PELAPORAN

KA. SUB. BAG KEUANGAN

KA. SUB BID SDM & LOG. PRWT

KA. IRNA KA. IRJA KA. IBS KA. IGD

KA. INST. LAB

KA. INST. FARMASI

KA. INST. RADIOLOGI

KA. INST. GIZI

KA. SUB. BAG. AKT. ANGGARAN

KA. SUB BAG. HUMAS

KA. UPT KOMUNIKASI

KA. PEL. PELANGGAN

KA. SUB BAG. PERSONALIA

KA. UPT PENGGAJIAN

KA. UPT TU

KA. UPT JASA DOKTER & PERPAJAKAN

KA. UPT. ADM. KEP

KA. UPT DIKLAT

KA. SUB BAG. PRRT

KA. UPT KEAMANAN

KA. UPT BINROH & KJ

KA. UPT KENDARAAN

KA. UPT KEBERSIHAN

KA. UPT KES.LING

KA. SUB BAG. LOG & PSRS

KA. UPT LENEN & LAUNDRY

KA. UPT PENGADAAN BARANG

KA. UPT GUDANG & DIST

KA. UPT PSRS

KA. UPT AKUNTANSI

KA. UPT KASIR

KA. UPT ANGGARAN

KA. UPT BILLING

8


commit to user

Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan dari Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta

adalah:

a. Direktur RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Adalah pejabat struktur tertinggi di rumah sakit ini.Direktur

bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek,

menengah, dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan.

2) Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit.

3) Mengkoordinasi seluruh sumber daya yang tersebut untuk

merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien.

4) Memimpin, mengarahkan, dan menggerakkan seluruh sumber daya

manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang

maksimal.

5) Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan

kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi

terhadap seluruh unsur pelaksanaan.

6) Melaporkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit secara hirearki

sebagai bahan informasi serta pertanggungjawaban sesuai dengan

ketentuan peraturan yang berlaku.

b. Wakil Direktur Pelayanan Medis

Adalah pejabat yang berfungsi sebagai wakil dari pimpinan

tertinggi rumah sakit yang membawahi di bidang medis.Tugasnya adalah

9


commit to user

10

melaksanakan fungsi manajemen bagian medis dan perawatan meliputi

perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasian, pengawasan,

penganggaran dan evaluasi.

c. Satuan Pengendalian Internal

Satuan pengendalian internal bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengkoordinasi pelatihan, pendidikan, penelitian, penataran, dan

perpustakaan rumah sakit.

2) Menyusun program orientasi pendidikan dan penelitian mahasiswa/

siswa praktek.

3) Melaksanakan koordinasi dengan instansi dengan institusi dan bagian

lain dalam menyusun rencana pendidikan dan pelatihan rumah sakit.

4) Melakukan pengawasan,pemantauan, dan evaluasi terhadap kegiatan

pendidikan, pelatihan, dan perawatan.

5) Mengembangkan system informasi akuntansi rumah sakit dan

pelaksanaannya secara konsekuen.

d. Wakil Direktur Keuangan dan Penunjang Medis

Berfungsi membantu pelaksanaan tugas direktur di bidang

kebijakan administrasi pengelolaan dan pengururan rumah sakit.Wakil

direktur keuangan dan penunjang medis bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan

Belanja rumah sakit.

2) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusan keuangan rumah


commit to user

11

sakit.

3) Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah

sakit.

4) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusasn pasien.

5) Menusun kebijakan pelaksanaan akuntansio rumah sakit.

e. Komite Medis (Komed)

Komite medis bertugas sebagai berikut ini.

1) Melaksanakan penelitian medis dan bidang-bidang lain yang terkait

dengan peningkatan mutu pelayanan medis.

2) Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan

pengembangan yang dilakukan oleh rumah sakit.

3) Melakukan koordinasi pombuatan laporan ru,mah sakit dan laporan

pertanggungjawaban direktur.

f. Wakil Direktur Umum

Membawahi bagian logistic, personalia, dan umum. Wakil

direktur umum bertugas sebagai berikut ini.

1) Menggerakkan, mengkoordinasi, mengevaluasi proses pengelolaan

tugas dari bagian-bagian dibawahnya.

2) Melaksanakan fungsi manajemen di bidangnya.

g. Kepala Bidang Pelayanan Medis

Bertanggungjawab sdan berwenang mengelola pelayanan

medis.Kepala bidang pelayanan medis bertugas sebagai berikut ini.


commit to user

12

1) Mengkoordinir pengaturan jadwal jaga dokter spesialis maupun

dokter jaga.

2) Mengkoordinir rotasi jaga dokter umum.

3) Mengevaluasi kedisiplinan dokter-dokter dalam memberikan

pelayanan kepada pasien.

h. Kepala Instansi Rawat Jalan

Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan

kegiatan-kegiatan pelayanan perawatan, poliklinik spesialis, poliklinik

umum,dan IGD.Kepala instansi rawat jalan bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga

perawat, Pendidikan Keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan

jenis alat perawatan medis.

2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan.

3) Melaksanakan funsgi pengawasan, pengendalian, dan penilaian.

i. Kepala Instansi Bedah Sentral

Kepala instansi bedah sentral bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga perawatan, jumlah dan

jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan

kebutuhan pasien.

2) Mengatur dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pelayanan instalasi

Dedah Sentral.

j. Kepala Instansi Pelayanan Intensif

Bertanggungjawab daam pelayanan serta mengkoordinasi


commit to user

13

kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rapat.Kepala

onstansi pelayanan intensif bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga

perawat, pendidikan keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan

jenis alat perawatan medis.

2) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan

kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.

k. Kepala Instalasi Gawat Darurat

Bertanggungjawab dalam mengatur serta mengendalikan

pelayanan perawatan IGD.Kepala instalasi gawat darurat bertugas sebagai

berikut ini.

1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga keperawatan, jumlah dan

jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan

kebutuhan pasien.

2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan.

l. Kepala Bidang Perawatan

Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasi

kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.Kepala

bagian keperawatan bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan

kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.

2) Member bimbingan kepada ruang rawat tentang pelaksanaan


commit to user

14

pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang

berlaku.

m. Kepala Bagian Akuntansi Keuangan

Bertanggungjawab mengatur serta mengendalikan kegiatan dalam

bidang pertahanan rumah sakit.Tugasnya adalah mengembangkan dan

menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur melalui otorisasi manajemen

untuk kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan, dan

peramalan laporan keuangan serta pengukuran kinerja.

n. Kepala Instansi Farmasi

Kepala instansi farmasi bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengorganisasi penyelenggaraan pengelolaan gfarmasi secara efektif

dan efisien.

2) Melakukan koordinasi dan integrasi di bagian farmasi.

3) Mengawasi, mengendalikan pelaksanaan pengelolaan bagian farmasi.

4) Melakukan evaluasi berkala terhadap system pengelolaan farmasi dan

produktifitas kerja karyawan.

5) Membuat laporan bulanan dan tahunan.

o. Kepala Gudang Medis

Bertanggungjaab untuk kelancaran, keakuratan jenis, dan jumlah

penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan di bidang

farmasi.Selain itu, funsi gudang medis untuk menerima., menyimpan

obat, dan melakukan pekmeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan

kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.


commit to user

15

p. Kepala Bagian Pembelian

Bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

dari pemasok dan membuat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

q. Kepala Instansi Radiologi

Kepala instansi radiologi bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengkoordinir tugas di lingkungan kerja.

2) Memonitori disiplin kerja.

3) Membuat laporan bulanan dan tahunan.

4) Membuat RAPB tahunan

r. Kepala Instansi Laboratorium

Kepala instansi laboratorium bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengorganisasi pelaksanaan pelayanan di laboratorium dan

memotivasi semua petugas agar bekerja dan mengembangkan diri

dengan gigih.

2) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penyelenggaraan

kegiatan bagian laboratorium.

3) Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboratorium.

s. Kepala Instalasi Gizi

Kepala instansi gizi bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi.

2) Melakukan fungsi-fungsi di lingkungan kerjanya meliputi


commit to user

16

perencanaan, organisasi dan penggerakan, koordinasi dan integrasi,

pengawasan serta evaluasi dan pengendalian mutu.

t. Kepala Bagian Logistik

Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta

gudang.Kepala bagian logistic bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan pengadaan barang secara efektif dan efisien dengan

mengikutsertakan konsumen.

2) Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan

kelompok-kelompok kerja.

3) Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan

dari masing-masing unit kerja rumah sakit.

4) Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila

diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah.

u. Bagian Umum dan Personalia

Bagian umum dan personalia bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan kebutuhan, melakukan seleksi calon penerimaan

pegawai.

2) Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai

rencana anggaran.

3) Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia.

4) Memotivasi staf kerja kearah yang lebih tinggi dan produktivitas

pengembangan diri.

5) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan peraturan yang berkaitan


commit to user

17

dengan kepegawaian.

6) Membuat laporan kepegawaian untuk pihak intern dan ekstern.

Personalia

Ada dua kategori karyawan di lingkungan RS PKU

Muhammadiyah Surakarta:

1. Karyawan Medis

a. Dokter : 7 orang

b. Perawat : 211 orang

c. Bidan : 19 orang

2. Karyawan Non Medis

a. Penunjang Medis : 44 orang

b. Administrasi/Umum : 232 orang

1. Pengadaan Tenaga Kerja

Dalam upaya memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan

mengikuti perkembangan persaingan bisnis Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Surakarta dan melakukan perekrutan tenaga kerja baru

terlebih dahulu diberitahukan kepada pihak intern RS PKU

Muhammadiyah yaitu kepada karyawan PKU Muhammadiyah

Surakarta bahwa Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta Masih

membutuhkan karyawan baru dan untuk selanjutnya Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Surakarta akan melakukan penyebaran informasi

kepada masyarakat luas.


commit to user

18

2. Tingkat Pendidikan Karyawan

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam merekrut

karyawan baru berusaha untuk lebih mengutamakan pendidikan dan

pengalaman calon tenaga kerja,karena tinggi rendahnya tingkat

pendidikan dan pengalaman calon kmaryawan akan mempengaruhi

kualitas sumber daya manusia itu sendiri dalam melayani pasien.Untuk

itu RS PKU Muhammadiyah Surakarta meneptapkan tingkat pendidikan

terendah adalah Diploma 3 bidang keperawatan untuk perawat,untuk

karyawan bagian administrasi menetapkan pendidikan terendah adalah

Diploma 3 untuk masing-masing bagian.Untuk karyawan bagian non

teknis,RS PKU Muhammadiyah Surakarta menetapkan pendidikan

terndah adalah SMA/SMK atau sederajat.

3. Strategi Pemasaran

a. Jasa yang ditawarkan

Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan

lembaga atau organisasi yang memberikan pelayanan berupa jasa

kesehatan.

b. Daerah Pemasaran dan Segmen Pasar

1) Daerah Pemasaran

Daerah pemasaran Rumah Skit PKU Muhammadiyah

Surakarta adalah wilayah solo dan sekitarnya,akan tetapi pihak

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta juga melayani pasien

dari luar wilayah solo.


commit to user

19

2) Segmen Pasar

Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam

memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat luas tanpa

membedak-bedakan segmen.Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Surakarta melayani baik kalangan kelas atas,menengah ataupun

bawah.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat selaras dengan

peningkatan kondisi perekonomian di Indonesia juga berarti adanya

persaingan yang semakin ketat. Sebagian besar, suatu perusahaan memiliki

tujuan yang sama yakni berorientasi untuk mendapatkan sejumlah laba

semaksimal mungkin meskipun disamping misi-misi yang lainnya. Demikian

halnya dengan rumah sakit, rumah sakit merupakan suatu perusahaan yang

bergerak dibidang pelayanan jasa terhadap masyarakat luas, baik masyarakat

dari golongan atas, menengah maupun tingkat bawah sekaligus. Disinilah

peran rumah sakit dituntut untuk bisa mengoptimalkan pelayanannya tanpa

harus memandang tingkat golongan ekonomi dari masyarakat itu sendiri.

Semakin banyaknya rumah sakit yang ada mendorong rumah sakit

untuk dapat bersaing dengan rumah sakit lain dalam memberikan pelayanan

yang sebaik-baiknya demi kepuasan konsumen. Sehingga mendorong

kepercayaan konsumen atau pasien untuk melakukan jasa perawatan atau

pengobatan di rumah sakit. Semakin baik pelayanan rumah sakit tersebut

dipengaruhi oleh tingkat produktivitas kerja sumber daya manusianya.


commit to user

20

Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan

kesehatan haruslah mampu memberikan pelayanan yang bermutu dan

berkualitas, baik dari segi pelayanan, perawatan dan juga memberikan

fasilitas yang baik pada pasien. Dengan adanya pelayanan tersebut maka

akan terciptalah produktivitas bagi suatu perusahaan atau rumah sakit.

Pengukuran produktivitas kerja karyawan digunakan sebagai sarana

manajemen untuk menganalisis dan mendorong efisiensi, maka peningkatan

produktivitas akan memberikan kemampuan yang lebih besar bagi rumah

sakit ini untuk memperbaiki pengupahan karyawannya, yang kemudian akan

mendorong kegairahan dan semangat kerja karyawan.Salah satu hal yang

akan mendorong kegairahan semangat kerja karyawan yaitu atas penyerahan

imbal jasa finansial berupa pembayaran gaji. Gaji umumnya merupakan

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang

mempunyai jenjang jabatan pegawai tetap, manajer yang dibayarkan secara

tetap setiap bulan. Rumah sakit ini memerlukan sistem dan prosedur yang

baik, efisien, dan efektif dalam pembayaran gaji. Jangan sampai sistem dan

prosedur dalam pembayaran gaji tersebut menghambat para pegawai dalam

bekerja, misalnya para pegawai menjadi tidak disiplin karena meremehkan

absensi masuk kerja yang dapat diwakili.

Untuk memenuhi hal tersebut diatas pihak manajemen perlu membuat

sistem informasi akuntansi penggajian. Sistem informasi akuntansi

merupakan sarana yang penting dan diperlukan untuk memperoleh informasi

keuangan, termasuk informasi sistem penggajian.


commit to user

21

Ramadhan (2003) dalam tugas akhirnya yang berjudul Analisis

Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada

Borobudur Indah Hotel Magelang disebutkan bahwa kelebihan dari

sistemnya ialah otorisasi yang baik dari bagian personalia sehingga

kemungkinan kesalahan pembayaran gaji sangatlah kecil, dan terdapat

pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dengan operasi sehingga menekan

tingkat penyelewengan karyawan. Kelemahan dari sistem tersebut adalah

dokumen bukti kas keluar tidak menggunakan nomor urut tercetak,dan dalam

prosesnya sebagian besar masih dikerjakan secara manual, sehingga kurang

efisien.

Penelitian ini mengacu pada tugas akhir Ramadhan (2003) dengan

perbedaan dalam objek dan penelitian dan permasalahan yang dibahas.

Perbedaan pada penulisan tugas akhir penulis ini adalah penulis melakukan

penelitian dan mengevaluasi tentang penerapan sistem informasi akuntansi

penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.

Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian

pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang bergerak di bidang pelayanan

kesehatan.Rumah sakit tersebut pemberian imbal jasa finansial kepada para

pegawainya berupa gaji. Ada 2 tahap penggajian dalam perusahaan ini, tahap

pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran

tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Seiring dengan perkembangan

rumah sakit ini, untuk dapat membayarkan gaji kepada para pegawai yang


commit to user

22

bertambah pula, rumah sakit tersebut sudah menggunakan sistem dan

prosedur penggajian dengan melakukan pengitungan gaji dan pajak dari

penghasilan pegawai perusahaan tersebut telah menggunakan software

payroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan

peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun

peraturan terkait lainnya. Bukan hanya itu, yang membuat penulis tertarik

untuk menganalisis sistem penggajian di rumah sakit ini tetapi karena rumah

sakit ini dalam melakukan pencatatan waktu hadir sudah menggunakan alat

pencatat waktu hadir yang disebut finger print yang lebih mempermudah

dalam penginputan data kehadiran pegawai ke Payroll System.Namun, disisi

lain ada beberapa masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian itu

sendiri seperti kurangnya pengawasan dan otoritas dari manajemen sistem

penggajian yang dapat menyebabkan kecurangan oleh karyawan di bagian

administrasi misalnya adanya gaji karyawan yang fiktif,dan pemalsuan

nominal gaji.

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik

untuk menulis tugas akhir dengan judul “Evaluasi Sistem Penggajian Pada

RS PKU Muhammadiyah Surakarta”

C. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pokok permasalahan

yang akan dibahas adalah ”Bagaimana Sistem dan prosedur penggajian yang

diterapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta?


commit to user

23

D. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan, maka tujuan

yang ingin dicapai:

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian pada RS PKU

Muhammadiyah Surakarta?

2. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem penggajian

yang diterapkan pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta?

E. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat yang diperoleh pada penelitian ini adalah :

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian dari penulis diharapkan dapat menjadi bahan

pertimbangan pengambilan keputusan , dan masukan dalam penyusunan

kebijakan yang ada kaitannya dengan sistem penggajian.

2. Bagi kalangan akademis

Sebagai referensi, informasi dan landasan penelitian selanjutnya

yang bersifat ilmiah guna mendukung upaya menjadikan generasi

berikutnya yang kritis dalam menganalisis masalah.


commit to user

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem

“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen

yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”

(Romney dan Steinbart 2003: 2).

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola

terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” (Mulyadi

2001:5).

2. Pengertian Prosedur

Prosedur itu sendiri adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001: 5).

3. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan

yang dikoordinasi sedemikaian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).

24


commit to user

25

4. Pengertian Penggajian

Siklus manajemen sumber daya manusia/ penggajian adalah

rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola

pegawai (Romney dan Steinbart 2003: 184).

Suatu organisasi besar, penggajian merupakan salah satu faktor

penunjang keberhasilan operasi perusahaan dengan perubahan-perubahan

asumsi terutama dalam dekade terakhir dengan adanya perubahan-

perubahan aturan dan tingkat potongan pajak dari pemerintah, sehingga

sistem penggajian tersebut juga berubah seiring perubahan-perubahan

yang terjadi. Apabila terus berlanjut, sistem penggajian tersebut akan

berumur panjang, maka untuk mengatasi strategi yang digunakan adalah

dengan membuat garis besar dalam prosedur penggajian dan pembahasan

mengenai faktor-faktor yang berpengaruh dalam perhitungan penggajian.

Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, laporan

kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian lainnya. Hubungan

yang baik sangat diperlukan dalam hubungan antara pegawai atau

karyawan dengan pemberi kerja, sehingga diperlukan sistem yang efisien

dan efektif (Bodnar dalam Widitiarga 2005: 373).

5. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode

dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan


commit to user

26

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

6. Sistem Akuntansi Penggajian (Mulyadi 2001: 373-406).

a. Deskripsi Kegiatan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam

perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan

fungsi akuntansi.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan

karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi,

dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari

pekerjaan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan

serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

Fungsi Keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan

pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan

karyawan.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya

tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan

perhitungan harga pokok produksi dan penyediaan informasi guna

pengawasan biaya tenaga kerja.

b. Infomasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan

penggajian dan pengupahan adalah:


commit to user

27

1) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama

periode akuntansi tertentu.

2) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

3) Jumlah biaya gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama

periode akuntansi tertentu.

4) Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan

dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi

tertentu.

c. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

dan pengupahan adalah:

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi

kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan

dengan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif,

penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan

(skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-

dokumern ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah

untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2) Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk

mencatat waktu jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan


commit to user

28

jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula

berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3) Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap

karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21,

utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain

sebagainya.

4) Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam

kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.

Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan

mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan

beserta berbagai potongan yang menjadi beben setiap karyawan.

5) Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang

dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan

informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi

pembuat daftar gaji dan daftar upah.

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan

upah:


commit to user

29

1) Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan

untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap

departemen dalam perusahaan.

2) Kartu harga pokok produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja

langsung yang dikeluarkan untuk pemesanan tertentu.

3) Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja

langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen

dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam

kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat

menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debet

ledger).

4) Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan

berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan.

Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar

penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap

karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini

digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan

ditandatangani nya kartu tersebut oleh karyawan yang

bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan


commit to user

30

karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan

upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu

tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

e. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan adalah:

1) Fungsi kepegawaian

Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,

menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan baru

karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah

karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi

karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2) Fungsi pencatat waktu

Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian

intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatat waktu hadir

karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar

gaji dan upah.

3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah

yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai

potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka

waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah


commit to user

31

diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada

fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai

sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada

karyawan.

4) Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul

dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah

karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak,

dan utang dana pensiun).

a) Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang

dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan

upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.

Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi

otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk

membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang

tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

b) Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang

dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam

kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan


commit to user

32

rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk

tenaga kerja langsung pabrik).

c) Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang

bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah

dalam jurnal umum.

5) Fungsi Keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran

gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang

tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan

upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada

karyawan yang berhak.

f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir

karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh

fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada

pintu masuk kantor adminstrasi atau pabrik. Pencatan waktu

hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan

harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari

perusahaan atau dapat menggunakan mesin pencatat waktu (time

recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan


commit to user

33

untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang

digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah

karyawan yang dapat memperoleh penuh, atau harus dipotong

akibat ketidak hadiran mereka. Daftar gaji ini juga dapat

digunakan utnuk menetukan apakah karyawan bekerja dirumah

sakit ini dalam jam biasa atau jam lembur (overtime). Sehingga

dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan

menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang

terkait ini umumnya bertarif diatas tarif gaji).

2) Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah

karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar

gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan

karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,

penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar

hadir.

Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena

pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh

fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang

tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh

Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar hadir dan upah.


commit to user

34

3) Prosedur distribusi gaji

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya

tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen

yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga

kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya perhitungan

harga pokok produk.

4) Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi

akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat

perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis

cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian

menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke

amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaaan

banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan

oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat

dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada

karyawan.

g. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan.

2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.


commit to user

35

Sistem Otorisasi

3) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan

upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai

karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

4) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus

didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

5) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji

dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

7) Perintah lembur harus diotorisaasi oleh kapala departemen

karyawan yang bersangkutan.

8) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9) Bukti kas keluar unTuk pembayaran gaji dan upah harus

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur pencatatan

10) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan faktur gaji dan upah karyawan.

11) Tarif upah yang dicantumkan dalam katu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.


commit to user

36

Praktik yang Sehat

12) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja yang

terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja

langsung.

13) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum

dilakukan pembayaran.

15) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

16) Catatan penghasilan karyawan dihitung oleh fungsi pembuat

daftar gaji dan upah.

B. PEMBAHASAN

1. Sistem Penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Sistem penggajian yang akan penulis bahas adalah sistem

penggajian untuk pegawai tetap dan pegawai kontrak. Apapun jenis

pegawainya, sistem akan tetap sama baik dari dokumen yang digunakan,

fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedurnya,

yang berbeda hanya nama golongan pegawai pada slip gaji, karena semua

masuk pada sistem yang sama yaitu payroll system.


commit to user

37

Dari peraturan rumah sakit tersebut penulis juga mengetahui hal-

hal yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan

pegawai. Dalam penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai,

rumah sakit ini sudah menggunakan software payroll. Software ini juga

mempunyai kelebihan untuk penambahan peraturan-peraturan terbaru

yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya.

Salah satu komponen yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak

dari penghasilan pegawai adalah catatan waktu jam hadir. Dalam

pencatatan waktu jam hadir pegawai, rumah sakit ini menggunakan mesin

pencatat waktu kehadiran para pegawainya yang disebut Finger Print.

Pada umumnya, pembayaran gaji pada pegawai dengan

memberikan gaji dalam bentuk amplop yang berisi uang tunai dan atau cek

gaji. Tetapi pada rumah sakit ini, dalam pembayaran gaji para pegawainya

menggunakan jasa bank berupa Autopay System dimana Bank diberikan

wewenang untuk mendebit rekening rumah sakit ini ke rekening para

pegawai. Pembayaran gaji pada rumah sakit ini yang penulis teliti ada 2

(Dua) tahap, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap

kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Antara

tahap 1 (Satu) dan tahap 2 (Dua) prosesnya sama hanya perbedaan nama

tunjangannya. Oleh karena itu penulis hanya menyajikan 1 (Satu) bagan

alir. Dan akhir dari penggajian rumah sakit ini yaitu diberikannya slip gaji

kepada para pegawai setelah tahap 2 (Dua) selesai. Untuk lebih jelasnya,

penulis sajikan sebagai berikut:


commit to user

38

a. Bagian yang Terkait :

1) Bagian HRD (Personalia)

a) Melakukan proses perekrutan karyawan/pemutusan hubungan

kerja/perpanjangan kontrak/pengangkatan karyawan baru,

perubahan tarif pembayaran dan lain sebagainya yang

berhubungan dengan transaksi pegawai.

b) Menginput data-data yang berkenaan dengan karyawan ke

payroll system cut off ( Nama karyawan, nomor karyawan,

jumlah gaji, dll).

c) Menginput file timesheet dan alokasi gaji ke payroll system

cut off.

2) Bagian Administrasi

Mengisi Timesheet dimulai dari tanggal 16 – 15 bulan

berikutnya serta melakukan alokasi gaji tiap departemen masing-

masing pegawai.

3) Bagian Payroll (Penggajian)

a) Menghitung jumlah pajak terhutang karyawan

b) Melakukan konfirmasi ke Bank atas Autopay terhadap

penggajian

c) Meminta otorisasi pada fungsi Manager HRD dan Country

Manager.

4) Bagian Finance ( Keuangan )

1) Melakukan penjurnalan penggajian


commit to user

39

2) Memutuskan kapan dilakukan Autopay

5) Bagian Accounting ( Akuntansi)

Melakukan penjurnalan pengalokasian gaji berdasarkan

departemen masing-masing pegawai.

b. Dokumen yang Digunakan:

1) File Induk Penggajian (Soft copy)

Dokumen ini berisi keputusan-keputusan mengenai

pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai,

pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji

bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturan-

peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun

peraturan terkait lainnya.

2) File Waktu Hadir (Timesheet)

Dokumen ini berisi data waktu hadir para pegawai RS

PKU Muhammadiyah Surakarta yang diinput dari finger print.

Dari timesheet ini akan diketahui apakah pegawai akan

mendapat gaji saja atau gaji dan potongan tertentu ataukah gaji

dan gaji lembur.

3) File alokasi gaji (Soft copy dan hard copy)

Dokumen ini dibuat berdasarkan departemen masing-

masing pegawai pada saat pengisian timesheet. Saat pengisian

timesheet ada kolom alokasi gaji itu akan dikemanakan.


commit to user

40

4) File Simpanan Gaji (soft copy dan hard copy)

Dokumen ini berisi nama pegawai, nomer rekening,

pemilik rekening dan jumlah rupiah serta tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank.

Dokumen ini yang kemudian akan diverifikasi dengan catatan

pihak Bank.

5) Bukti Auto Debit Rekening Rumah Sakit di Bank

Dokumen ini dibuat oleh pihak Bank untuk rumah sakit

ini sebagai tanda bahwa pihak Bank telah mendebit rekening

rumah sakit ke rekening para pegawai. Berasal dari record

bagian penggajian yang isinya sama dengan dokumen diatas

yang kemudian diverifikasi dengan catatan Bank.

6) File Laporan Penggajian

File yang dihasilkan dari software payroll, yang isinya

hampir mirip dengan file simpanan gaji yaitu seperti nama

pegawai, nomor pegawai, nomor rekening pegawai, jumlah gaji

pegawai.

7) Payment Voucher

Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian, berisi nilai

global dari gaji seluruh pegawai yang diotorisasi oleh Manajer

HRD dan Country Manager untuk diserahkan kepada bagian

keuangan dan sebagai bukti pengeluaran Bank bagi bagian

keuangan.


commit to user

41

8) Slip Gaji (salary receipt form)

Dokumen ini serupa dengan kartu penghasilan karyawan

yang dibuat dari dokumen yang dimilki bagian HRD. Slip gaji

ini akan diberikan oleh bagian penggajian kepada para pegawai

setelah penggajian tahap 1 selesai.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan:

1) Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini untuk mencatat jurnal penggajian sebesar kas

yang dikeluarkan oleh bagian keuangan untuk Bank.

2) Jurnal umum

Jurnal ini untuk mencatat alokasi biaya gaji tiap

departemen masing-masing pegawai.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

1). Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Dalam prosedur ini, pencatatan waktu hadir dilakukan

oleh bagian Administrasi dengan menggunakan mesin pencatat

waktu (finger print) dibawah pengawasan bagian HRD. Dari

finger Print bagian administrasi akan mengisi timesheet sesuai

data yang ada pada finger print. Pada tanggal 16 - 15 bulan

berjalan bagian HRD menginput data timesheet ke payroll


commit to user

42

system cut off . Pengisian data Timesheet ke payroll system cut

off yaitu selama 7 hari sebelum penggajian.

2). Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Pada saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi

gaji tiap departemen masing-masing pegawai, yang kemudian

akan diserahkan kepada bagian akuntansi oleh bagian

penggajian. Setelah data tersebut diinput beserta file induk

penggajian ke payroll system cut off, bagian penggajian akan

melakukan penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai

dengan software payroll. Dari hasil penghitungan tadi, akan

diperoleh laporan penggajian yang nantinya akan dijadikan dasar

pembuatan laporan simpanan gaji untuk pihak Bank. Laporan

simpanan gaji tersebut berisi (Nama pegawai, no rekening,

pemilik rekening dan jumlah rupiah gaji serta tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank atas

instruksi bagian keuangan). Setelah selesai, bagian penggajian

meminta otorisasi atas laporan tersebut kepada Manajer HRD

dan Country Manager.

3). Prosedur Pembayaran gaji

Pada prosedur ini bagian yang terkait adalah bagian

penggajian, bagian akuntansi, bagian keuangan dan pihak Bank.

Bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa

soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank. Laporan tersebut


commit to user

43

paling lambat harus diterima oleh pihak Bank 1 hari kerja

sebelum tanggal penggajian. Kemudian pihak Bank melakukan

verifikasi data tersebut, setelah semua data sudah cocok maka

pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut, Bank

akan melakukan auto debit rekening rumah sakit dan

memindahkannnya ke rekening para pegawai. Setelah proses ini

selesai Bank akan memberikan bukti pendebitan tersebut kepada

bagian penggajian tersebut. Bagian penggajian kemudian

membuat payment voucher dan diotorisasi oleh Manajer HRD

dan Country Manager. Payment voucher kemudian akan

diserahkan ke bagian keuangan selanjutnya bagian keuangan

melakukan pencatatan jurnal yaitu Payroll Accrual (Debit),

Bank (Credit). Kemudian bagian penggajian akan memberikan

data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing

pegawai ke bagian akuntansi.

Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan

atas pengalokasian gaji tersebut yaitu Biaya gaji (Debit),

Accrued (Kredit). Yang terakhir bagian penggajian membuat slip

gaji berdasarkan dokumen alokasi gaji, file penggajian, dan

timesheet serta mengeprint slip gaji dan selanjutnya slip gaji ini

akan di berikan ke para pegawai setelah penggajian tahap 2

(Dua) selesai.


commit to user

44

e. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi finance (

keuangan)

2) Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dari fungsi operasi

Sistem Otorisasi

3) Rumah sakit ini memiliki file induk penggajian yang memuat

informasi keputusan-keputusan mengenai pengangkatan

pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai,

penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya,

skorsing, perubahan pembayaran, dan peraturan-peraturan

terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan

terkait lainnya. Semua ini diotorisasi oleh Manajer HRD dan

Country Manager.

4) Perintah kerja lembur pegawai diotorisasi oleh bagian yang

berwenang, dalam hal ini adalah kepala departemen pegawai

tersebut.

5) Pengisian timesheet diotorisasi oleh bagian HRD.

6) Laporan penggajian diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country

Manager.

7) Payment Voucher diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country

Manager.

Prosedur Pencatatan


commit to user

45

8) Laporan yang dibuat oleh bagian HRD untuk pihak bank

diverivikasi oleh pihak Bank dengan catatan Pihak Bank.

Praktik yang Sehat

9) Kedatangan pegawai baik pada jam kerja ataupun bukan pada

jam kerja diawasi bagian HRD.

10) Pengisian timesheet diawasi oleh Manajer HRD.

11) Pelaksanaan kerja lembur pegawai diawasi oleh kepala

departemen pegawai tersebut.


commit to user

46

f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Aktivitas Harian Bagian Administrasi Operasional Komputer Bagian HRD

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta secara Garis Besar

Mulai Mulai Mulai

Finger Print

Perbarui Database

Penggajian

Transaksi Pegawai

Perubahan bayaran, penurunan pangkat,

pengangkatan pegawai,

pemberhentian, lain-lain

Alokasi Gaji

Mengisi timesheet&

pengalokasian gaji

Timesheet File Induk Penggajian


commit to user

47

LSG: Laporan Simpanan Gaji CM: Country Manager Gambar 2.2 Bagan Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan)

Timesheet Alokasi Gaji

Payroll System

Laporan Penggajian

File Induk Penggajian

Mulai

Membuat laporan

simpanan gaji

Membuat Slip gaji

Print Alokasi gaji&Slip gaji

Slip Gaji

4

Print

LSG LSG

1

Diotorisasi Manager HRD

& CM Alokasi gaji

5

Alokasi Gaji


commit to user

48

Pihak Bank LSG: Laporan Simpanan Gaji Gambar 2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank

LSG LSG

1 LSG

Verification

Mendebit Rek. Rumah sakit ke Rek.

Pegawai&Membuat Bukti Pendebitan

Bukti AutoDebit

2


commit to user

49

Bagian Payroll Gambar 2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accruall oleh Pihak Rumah Sakit

2

Membuat Payment Voucher

Bukti AutoDebit

Bukti AutoDebit

Payment Voucher

3

T

5

Pegawai

Diotorisasi Manager HRD & Country

Manager

Slip Gaji


commit to user

50

Bagian Keuangan Bagian Akuntansi

JPK: Jurnal Pengeluaran Kas Gambar 2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal Pengeluaran Kas

Alokasi Gaji

T

Jurnal Umum

4 3

Payment Voucher

N

JPK


commit to user

51

g. Urian Singkat Mengenai Flow Chart :

Tahap I

1). Bagian HRD melakukan transaksi pegawai seperti membuat

keputusan-keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan

pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat

pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan

bayaran, peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan

pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua

terangkum dalam file induk penggajian.

2). Bagian administrasi mengisi timesheet yang dimulai dari tanggal

16 - 15 bulan berikutnya. Saat pengisian timesheet juga

dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai.

Setelah selesai, kemudian diserahkan ke bagian HRD.

3). Bagian HRD pada tanggal 15 bulan berjalan menginput data

timesheet ke Payroll System. Pengisian data Timesheet ke

Payroll System yaitu selama 7 hari sebelum penggajian.

4). Berdasarkan timesheet, alokasi gaji, dan file induk penggajian

bagian penggajian menghitung gaji dan pajak penghasilan

pegawai. Dari kegiatan itu akan dihasilkan laporan penggajian.

5). Atas laporan tersebut selanjutnya akan dibuat laporan simpanan

gaji (Nama pegawai, nomer rekening, pemilik rekening dan

jumlah rupiah serta tanggal dilaksanakannya pendebitan


commit to user

52

rekening perusahaan di Bank ) oleh bagian penggajian untuk

pihak Bank.

6). Setelah selesai membuat laporan simpanan gaji, bagian

penggajian meminta otorisasi kepada Manajer HRD dan

Manager Country.

7). Kemudian bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas

baik berupa soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank.

8). Bank melakukan verifikasi data tersebut (apakah sudah cocok

dengan catatan Bank atau tidak ).

9). Setelah semua sudah cocok, maka pada tanggal yang telah

disebutkan dalam data tersebut Bank melakukan auto debit

rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai.

10). Setelah selesai, bank memberikan bukti pendebitan tersebut

(Bukti auto debit) ke bagian penggajian.

11). Bagian penggajian kemudian membuat payment voucher yang

telah di otorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager.

12). Bagian penggajian kemudian menyerahkan payment voucher

yang telah di otorisasi tersebut kepada bagian keuangan.

13). Bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal Payroll Accrual

di debit dan Bank di Kredit pada jurnal pengeluaran kas.

14). Setelah itu bagian penggajian mamberikan data berupa alokasi

gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian

akuntansi.


commit to user

53

15). Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas

pengalokasian gaji tersebut, yaitu biaya gaji (Debit) pada

Accrued (Kredit) di jurnal umum.

Tahap II

Pada tahap kedua ini prosedurnya sama dengan tahap yang pertama.

16). Setelah pembayaran gaji pada tahap II selesai, bagian penggajian

akan membuat slip gaji berdasar dokumen yang dimiliki bagian

HRD dan Laporan penggajian selanjutnya mengeprint slip gaji.

Yaitu berupa jumlah gaji dan potongan atas gaji, tunjangan tetap,

tunjangan tidak tetap, dan tunjangan-tunjangan lainnya.

17). Terakhir Slip gaji dibagikan kepada para pegawai oleh bagian

penggajian.

2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis

dalam sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah

Surakarta.Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan

kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk

menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem

yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan,

catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk

sistem serta unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian tersebut.


commit to user

54

a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian rumah sakit ini

berbeda sedikit jumlah dan namanya dengan fungsi yang seharusnya.

Fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini adalah bagian HRD, bagian

administrasi, bagian penggajian, bagian keuangan, dan bagian

akuntansi. Hanya perbedaan nama seperti fungsi kepegawaian pada

rumah sakit ini disebut dengan bagian HRD, fungsi pembuat daftar

gaji disebut bagian Penggajian serta fungsi pencatat waktu hadir

disebut bagian administrasi. Dalam sistem penggajian yang

sesungguhnya, fungsi yang terkait harus terpisah sesuai struktur

organisasi.Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi

pembuat daftar gaji, fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari

fungsi pembayar gaji, dan fungsi pembayar gaji terpisah dari fungsi

pembuat bukti kas keluar. Sama halnya dengan fungsi yang terkait

dalam rumah sakit ini. Seperti bagian pengisian timesheet (Bagian

administrasi) terpisah dengan bagian penginput data timesheet ke

payroll system (Bagian HRD) serta terpisah dengan pembuat laporan

penggajian (Bagian penggajian). Hanya saja bagian pembuat payment

voucher dan pembagian slip gaji adalah bagian yang sama yaitu

bagian penggajian.

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan rumah sakit ini dalam sistem

penggajian sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam


commit to user

55

sistem penggajian. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang

berbeda. Dalam rumah sakit ini, mayoritas menggunakan dokumen

soft copy tetapi ada beberapa yang berupa hard copy. Sedangkan

perbedaan nama seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu

jam hadir, bukti kas keluar yang pada seharusnya disebut file induk

penggajian, timsheet, payment voucher pada rumah sakit ini.

Sayangnya payment voucher yang dibuat tidak bernomer dan

bertanggal yang tidak bercetak. Serta ada tambahan dokumen di

rumah sakit yang disebut file simpanan gaji, yaitu file berupa hard

copy dan soft copy yang isinya nama pegawai, nomer rekening

pegawai, pemilik rekening, jumlah rupiah dan tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit. Beberapa file

mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti perubahan

data yang berkaitan pegawai diotorisasi manager HRD, payment

voucher dan laporan simpanan gaji untuk Bank diotorisasi oleh

manajer HRD dan Country Manager. Kecuali file alokasi gaji tidak

mendapat otorisasi.

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan.

Catatan akuntansi yang digunakan pada rumah sakit ini dalam

sistem penggajiannya hanya jurnal pengeluaran kas (Jurnal

penggajian) dan jurnal umum (Jurnal alokasi gaji). Sedangkan catatan

akuntansi pada sistem penggajian yang seharusnya adalah kartu

penghasilan karyawan, ini tidak menjadi masalah karena dari alokasi


commit to user

56

gaji akan dibuat slip gaji. Dan biasanya yang terdapat pada slip gaji

sudah termuat dalam kartu penghasilan.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem.

Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya ada prosedur

pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur

pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Begitu

juga sama dengan prosedur penggajian yang ada pada rumah sakit ini,

akan tetapi karena rumah sakit ini menggunakan finger print untuk

mencatat waktu hadir pegawai, menggunakan software payroll untuk

menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai dan menggunakan

jasa bank berupa autopay system dalam pembayaran gaji tentunya

bagian yang melakukan, dokumen yang digunakan sedikit berbeda..

Pada prosedur pembuatan bukti kas keluar di rumah sakit ini

mengenal dengan sebutan prosedur pembuatan payment voucher.

Terakhir pada prosedur pembayaran gaji yang sesungguhnya hanya

membuat cek atau membagikan amplop yang berisi uang tunai dan

slip gaji, sedang pada rumah sakit ini prosedur pembayaran gaji yaitu

dengan membuat laporan simpanan gaji untuk Bank yang kemudian

akan diverivikasi dengan catatan Bank oleh Bank dan bank akan

melakukan auto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke

rekening pegawai dan prosedur ini berakhir dengan dibagikannya slip

gaji untuk para pegawai.


commit to user

57

e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern

Terdapat 2 (Dua) hal yang perlu dievaluasi dalam sistem

penggajian yang seharusnya dilakukan oleh rumah sakit ini, yaitu:

1) Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,

seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet

dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country

Manager .

2) Payment voucher tidak bernomer cetak dan hanya bertuliskan

tanggal yang masih ditulis tangan.


commit to user

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan evaluasi pembahasan mengenai sistem penggajian RS PKU

Muhammadiyah Surakarta, ditemukan tentang adanya kelemahan dan kelebihan

yang terdapat pada sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta.

Berikut kelemahan dan kebaikan sistem penggajiannya.

A. KELEBIHAN

1. Adanya mesin pencatat waktu ( finger print ) maka data waktu hadir tidak

perlu diragukan lagi kevalidannya dan meniadakan kecurangan dalam

catatan kehadiran pegawai.

2. Penggunakan jasa bank berupa autopay system dapat meningkatkan

efisiensi dan pengurangan biaya pemrosesan penggajian seperti pembelian,

pemrosesan dan penyebaran cek kertas, amplop gaji, biaya juru bayar dan

lain sebagaianya.

3. Menggunakan software payroll system sehingga lebih mudah dalam

penginputan dan penghintungan gaji dan upah karyawan serta tingkat

kevalidannya tinggi daripada penghitungan secara manual.

B. KELEMAHAN

1. Timesheet dan alokasi gaji tidak diotorisasi,sehingga mendorong bagian-

bagian tertentu untuk berbuat curang.

2. Payment voucher belum bernomor urut hanya bertuliskan tanggal secara

manual,sehingga sulit dalam pengarsipannya.

58


commit to user

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan serta kelemahan dan

kelebihan dari rumah sakit yang penulis teliti, maka penulis berkesimpuan

sebagai berikut:

Sistem pengggajian pada rumah sakit yang penulis teliti secara umum

sudah baik dan sejalan dengan berkembangnya teknologi. Ini bisa dilihat

dengan penggunaan finger print, software payroll, jasa Bank autopay system

yang menghasilkan timesheet yang valid, penghitungan gaji dan pajak

penghasilan pegawai yang akurat serta penghematan kas untuk penggajian.

Secara khusus juga dikatakan baik tetapi masih ada beberapa yang

perlu diperbaiki seperti beberapa unsur pengendalian intern dan pengendalian

pengamanan utama sistem berdasarkan komputer agar sistem penggajian di

rumah sakit ini lebih baik lagi.

B. REKOMENDASI

1. Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,

seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan

alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager .

59


commit to user

60

2. Menindak tegas para pegawai yang melanggar peraturan di rumah sakit

dengan memberikan surat peringatan dan jika perlu di skorsing

sementara waktu.

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT …eprints.uns.ac.id/5553/1/207381812201104461.pdf ·...

Documents

Transcript of EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT …eprints.uns.ac.id/5553/1/207381812201104461.pdf ·...