1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal

pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat

kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang

optimal, hal itu dikarenakan puskesmas mempunyai dua pokok fungsi

yaitu melakukan peningkatan usaha kesehatan pribadi dan usaha

kesehatan masyarakat. Salah satu program puskesmas adalah

peningkatan usaha kesehatan pribadi, salah satu usaha kesehatan

pribadi yaitu pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat

membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien,

salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997).

Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan

kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya.

Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas

rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008

rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan

peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES / PER / III / 2008

2

tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya keseragaman

dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis disetiap institusi

pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, pemilikan

dan pemanfaatan isi, pengorganisasian dan sanksi jika terjadi

pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana pelayanan

kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau

penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam

medis (Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 tentang

kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab Pasal 14).

Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah memiliki

data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir

perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali

hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis

merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam

medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal.

Ada tiga macam pemberian nomor pasien masuk (admission

number) yang umum dipakai pada beberapa pelayanan kesehatan, yaitu

sistem nomor seri (Serial Numbering System) adalah pasien menerima

nomor baru pada setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika seorang pasien

terdaftar tiga kali, maka ia mendapat tiga nomor yang berbeda. Semua

nomor tersebut harus dicatat pada KIUP yang bersangkutan. Sedangkan

rekam medisnya disimpan di tempat sesuai nomor yang telah

diperolehnya. Sistem nomor unit (Unit Numbering System) adalah pasien

3

diberi nomor pada kunjungan pertama kali untuk berobat jalan ataupun

dirawat, ia diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya dan

rekam medisnya tersimpan di dalam satu berkas dengan nomor yang

sama. Sedangkan sistem nomor seriunit (Serial-Unit Numbering System)

adalah setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit, akan diberikan

satu nomor baru, tetapi rekam medis terdahulu digabungkan dan

disimpan di bawah rekam medis dengan nomor yang paling baru.

Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Bila rekam medis lama

diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat

yang lama akan diberi tracer (outguide) yang menunjukan rekam medis

disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan

menggantikan tempat rekam medis yang lama (Hatta, 2009).

Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada

saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan

yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan

berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik

maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu

ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat.

Sistem penyimpanan berkas yang baik merupakan salah satu

kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan

kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber

4

daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana

atau fasilitas yang memadai.

Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan

berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk

penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya; (b) alat

penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan Roll o pack, rak

terbuka, dan Filing cabinet; (c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti

berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur

keberadaan rekam medis.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di Puskesmas

Gondokusuman I yang dilaksanakan pada tanggal 31 September 2013.

Penulis menemukan pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan

di Puskesmas Gondokusuman I yaitu, masih belum menggunakan tracer

(outguide) untuk rekam medis yang keluar atau dipinjam. Hal ini terjadi

dikarenakan sarana prasarana. Dengan tidak adanya tracer (outguide)

maka ditemukan kendala-kendala dalam sistem penyimpan diantaranya

rekam medis sering terselip atau salah letak dan hilang sehingga

menghambat dalam pencarian berkas rekam medis.

Menurut International Federation of Health Information

Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer (outguide) yaitu

pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk

tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada

berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk

5

menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam

medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracer juga meningkatkan

efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis

disimpan saat kembali. Menurut Depkes RI (1997), salah satu ketentuan

pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu pun

rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda

keluar/kartu peminjaman.

Dengan dilatarbelakangi masalah diatas dan adanya rencana dari

Lokmin puskesmas bagian perencanaan sarana prasarana untuk

pengadaaan tracer (outguide) pada penyimpanan berkas rekam medis

di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta, maka peneliti mengangkat

judul Perancangan Tracer (Outguide) Untuk Penyimpanan Rekam

Medis Personal Folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta.

B. Rumusan Ide Perancangan

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah

dalam perancangan ini yaitu Bagaimana merancang tracer (outguide)

dan bagaimana draft prosedur penggunaan tracer untuk penyimpanan

rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I

Yogyakarta.

6

C. Keaslian / Orisinalitas

Perancangan dengan tema yang sama dengan perancangan ini

belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun penelitian dengan tema

yang terkait dengan tema tersebut pernah dilakukan oleh :

1. Asmono (2013), dengan judul Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak

Tidak Menggunakan Tracer di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam

Medis Rumah Sakit Mata Dr.Yap Yogyakarta.

Penelitian Asmono (2013) bertujuan untuk mengetahui faktor-

faktor penyebab dan mengetahui apa saja dampak dari tidak

menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis

Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta. Hasil dari penelitian Asmono

(2013) menunjukan apa saja faktor-faktor penyebab tidak

menggunakan tracer dan dampak permasalahan yang timbul karena

tidak penggunakan tracer pada sistem penyimpanan berkas rekam

medis. Persamaaan penelitian Asmono (2013) dengan penelitian

penulis adalah sama-sama membahas tentang tracer pada sistem

penyimpanan berkas rekam medis. Perbedaannya adalah penulis

lebih menitik beratkan pada perancangan tracer dan draft prosedur

penggunaannya pada penyimpanan personal folder di puskesmas,

sedangkan pada penilitian Asmono (2013) lebih menitik beratkan

untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dan dampak dari tidak

menggunakan tracer.

7

2. Riyanto dkk (2012), dengan judul Tinjauan Pelaksanaan

Penyimpanan Dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis Di Bagian

Filing RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.

Penelitian Riyanto (2012) bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis

dibagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar pada tahun 2012. Hasil

penelitian Riyanto (2012) adalah formulir tracer tidak digunakan

sebagai penunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang keluar.

Dan saat melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam

medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah

simpan (misfile), yang disebabkan oleh faktor human eror petugas

filing yang mengalami kelelahan dan menyebabkan menjadi kurang

teliti dalam melakukan penyimpanan ke dalam rak. Oleh karena itu,

untuk mengurangi kejadian misfile maka petugas diharapkan

mengaktifkan kembali tracer dan melakukan penyisiran dokumen

rekam medis secara periodik, baik saat melakukan penyimpanan dan

pengambilan dokumen rekam medis dengan tujuan dokumen rekam

medis mudah ditemukan pada saat dibutuhkan.

Persamaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011) adalah

sama-sama tentang sistem penyimpanan rekam medis dan tracer

merupakan fasilitas penting untuk menunjang kegiatan penyimpanan

rekam medis. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011)

terletak pada tujuan dan hasil yaitu untuk menghasilkan rancangan

8

tracer (outguide) dan membuat draft prosedur penggunaan serta

Membuat tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal

folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta.

3. Mahendra (2011), dengan judul Pemanfaatan Tracer di Sistem

Penyimpanan Berkas Rekam Medis di UPT Puskesmas 1 Karangmojo

Wonosari.

Penelitian Mahendra (2011) bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis

rawat jalan sebelum dan sesudah menggunakan tracer. Hasil dari

penelitian Mahendra (2011) menunjukan bahwa permasalahan yang

timbul akibat tidak menggunakan tracer pada penyimpanan berkas

rekam medis seperti berkas yang tidak ditemukan dan salah letak

(misfile) dapat teratasi setelah penggunaan tracer.

Persamaan penelitian ini dengan penelitian Mahendra (2011)

yaitu sama-sama tentang tracer dan dilakukan di Pusat Kesehatan

Masyarakat (Puskesmas). Perbedaannya terletak pada waktu, tempat

dan tujuan penelitian. Penelitian Mahendra (2011) dilakukan pada

tahun 2011 di UPT Puskesmas 1 Karangmojo Wonosari dengan

tujuan untuk mengetahui pelaksaan pengambilan dan penyimpanan

berkas rekam medis rawat jalan sebelum dan sesudah menggunakan

tracer. Sedangkan penelitian ini akan dilakukan pada tahun 2014 di

Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta dengan tujuan untuk

menghasilkan rancangan tracer (outguide) dan membuat draft

9

prosedur penggunaan serta Membuat tracer (outguide) melalui jasa

percetakan untuk digunakan pada penyimpanan rekam medis

personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta.

4. Wati dkk (2011), dengan judul Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanaan

Dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing RSUD dr.

Moewardi.

Penelitian Wati (2011) bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di

ruang filing RSUD dr. Moewardi. Hasil penelitian ini menunjukkan

bahwa pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam

medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah

letak (misfile). Hal ini dikarenakan kurang telitinya petugas dalam

melakukan penyimpanan dan tidak digunakannya tracer pada saat

pengambilan dokumen rekam medis, sehingga pada saat

penyimpanan tidak ada alat bantu sebagai pedoman dalam

penyimpanan dokumen rekam medis kembali, serta terdapat sebagian

dokumen rekam medis yang tidak menggunakan kode warna. Untuk

memudahkan penyimpanan kembali dokumen rekam medis, maka

menggunakan tracer sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen

rekam medis kembali selain adanya kode warna, sehingga dalam

penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih

cepat.

10

Persamaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011)

adalah sama-sama tentang sistem penyimpanan rekam medis dan

tracer merupakan fasilitas penting untuk menunjang kegiatan

penyimpanan rekam medis. Perbedaan penelitian ini dengan

penelitian Wati (2011) terletak pada tujuan dan hasil yaitu untuk

menghasilkan rancangan tracer (outguide) dan membuat draft

prosedur penggunaan serta Membuat tracer (outguide) pada

penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas

Gondokusuman I Yogyakarta.

5. Suryaningsih (2006), dengan judul Penggunaan Tracer (Outguide)

dalam pengambilan (Retrieval) Dan Penyimpanan Berkas Rekam

Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Wates.

Penelitian Suryaningsih (2006) bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam

medis sebelum dan sesudah menggunakan tracer di Rumah Sakit

Umum Daerah Wates. Hasil penelitian Suryaningsih (2006)

menunjukan bahwa tracer mempunyai peranan yang penting dalam

pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Daerah Wates.

Persamaan penelitian ini dengan penelitian Suryaningsih

(2006) adalah sama-sama membahas tentang tracer pada sistem

penyimpanan berkas rekam medis. Perbedaannya adalah penulis

lebih memfokuskan pada perancangan tracer (outguide) dan draft

11

prosedur penggunaannya pada penyimpanan personal folder di

puskesmas, sedangkan pada penilitian Suryaningsih (2006) lebih

memfokuskan untuk mengetahui peranan penggunakan tracer pada

pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis.

D. Tujuan Perancangan

Tujuan dari perancangan ini adalah :

1. Menghasilkan rancangan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam

medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta.

2. Membuat draft prosedur penggunaan tracer (outguide) pada

penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas

Gondokusuman I Yogyakarta.

E. Manfaat Perancangan

1. Manfaat bagi Puskesmas

Hasil perancangan ini diharapkan dapat memberi masukan

tentang bagaimana rancangan tracer (outguide) bagi Puskesmas

Gondokusuman I Yogyakarta dalam rangka peningkatan pelayanan

kesehatan dengan meminimalisasi masalah yang terjadi pada sistem

penyimpanan rekam medis.

2. Manfaat bagi Instansi Pendidikan

Sebagai bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam

medis dan meningkatkan pengetahuan tentang rekam medis.

12

3. Manfaat bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman

yang berharga secara langsung mengenai perancangan tracer

(outguide) pada sistem penyimpanan personal folder di puskesmas.

F. Gambaran Umum Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta

Berdasarkan Profil Puskesmas Gondokusuman I Yogykarta

Tahun 2013 (Data tahun 2012) diperoleh gambaran umum puskesmas

sebagai berikut :

1. Visi

Puskesmas Gondokusuman I menjadi Puskesmas pilihan

masyarakat yang dapatmemberikan pelayanan kesehatan

sesuaistandar dan berwawasan masyarakat.

2. Misi

a. Memberikan Pelayanan yang bermutu, merata dan terjangkau

bagi seluruh lapisan masyarakat tanpa diskriminasi.

b. Meningkatkan profesionalisme & loyalitas petugas.

c. Meningkatkan & mengembangkan kerjasama dengan unsur yg

terkait.

d. Menjunjung sikap gotong royong dan kekeluargaan sesama

petugas.

13

3. Strategi

a. Mempunyai Kebijakan Mutu

b. Meningkatkan profesionalisme petugas

c. Menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan

d. Memberikan Konsultasi, Intervensi, Edukasi (KIE)

e. Meningkatkan Koordinasi Lintas Sektoral & Lintas Program

4. Kondisi Geografi dan Demografi

Puskesmas Gondokusuman I merupakan salah satu dari dua

Puskesmas Induk dan terletak di wilayah Kecamatan Gondokusuman

yang wilayah kerjanya cukup luas dengan adanya 5 kelurahan dengan

jumlah penduduk yang cukup banyak. Untuk wilayah yang diampu

oleh Puskesmas Gondokusuman I meliputi Kelurahan Baciro,

Kelurahan Demangan, dan Kelurahan Klitren. Dengan batas-batas

wilayah kerja antara lain :

a. Batas utara adalah Kecamatan Depok Kabupaten Sleman

b. Batas selatan adalah Kecamatan Umbulharjo

c. Batas barat yaitu kecamatan Danurejan

d. Batas timur adalah Kecamatan Depok.

Luas wilayah kerja Puskesmas Gondokusuman I adalah

sebagai berikut :

14

Tabel 1. Luas Wilayah Kerja Puskesmas Gondokusuman I

Tahun 2012

Kelurahan Luas Jumlah RT Jumlah RW Jumlah Penduduk

Demangan 0,73 km2 44 12 12.071 jiwa

Baciro 1,06 km2 87 21 14.914 jiwa

Klitren 0,68 km2 63 16 10.366 jiwa

Total 2,21 km2 194 49 37.351 jiwa

5. Sarana Kesehatan

Puskesmas Gondokusuman I adalah unit pelaksana

pembangunan kesehatan di wilayah Kecamatan Gondokusuman.

Yang dimaksud unit pelaksana adalah Unit Plaksana Teknis Dinas

Kesehatan Kota Yogyakarta yang melaksanakan tugas teknis

operasional di wilayah Kecamatan Gondokusuman.

Data sarana Kesehatan yang ada di Puskesmas

Gondokusuman I dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 2. Data Dasar Puskesmas Gondokusuman I

No Sarana / Prasarana Jumlah

1 Posyandu 49

2 Ambulance 1

3 Lokasi Pusling 49

Tabel 3. Penyebaran UKBM Puskesmas Gondokusuman I

No Jenis UKBM Jumlah

1 Posyandu 49

2 Pos Obat Desa 49

3 UKGMD (IHPP) 19

4 PAUD 19

5 Kelompok Lansia 49

6 Desa Siaga 3

15

7 SD/MI 11

8 SMP 6

9 SMA 5

10 PT 1

Tabel 4. Sumber Daya Manusia Puskesmas Gondokusuman I

No Sumber Daya Jumlah

1 Kader Total 744

2 Kader dilatih 744

3 Kader Aktif 685

6. Tenaga Kesehatan

Tabel 5. Tenaga Kesehatan Puskesmas Gondokusuman I

No. Jabatan Jumlah Keterangan

1. Ka.Puskesmas 1 PNS, S1 kedokteran

2. Ka.Sub.Bag.TU 1 PNS,D3

3. Dokter Umum Fungsional

5 3 PNS Kota Yk, 1 PNS Titipan, 1Teknis Dinkes (S1 Kedokteran)

4. Dokter Gigi Fungsional

2 PNS, S1 Kedokteran Gigi

5. Bidan 3 PNS (3 D3)

6. Perawat 5 PNS ( 2 D3, 3 SPK )

7. Perawat Gigi 3 PNS ( 2 S1, 1 D3 )

8. Analis Kesehatan

3 2 PNS, 1 Teknis Dinkes ( D3 )

9. Nutritionist 1 PNS, D3

10. Sanitarian 1 PNS, D3

11. Apoteker 1 Teknis Dinkes, S1

12. Asisten Apoteker

2 PNS, SMF

13. Psikolog 1 Pihak Ke-3 / CPMH-UGM , S2

14. Rekam Medis 1 PNS, D3

15. Staf ( Umum Fungsional )

5 PNS, SMA

16. Surveilans kelurahan

3 Naban ( 1 S1, 1 D3, 1 SMA )

16

17. Administrasi 3 1 Naban, 1 teknis Dinkes, 1Teknis Pusk. ( 2 S1, 1 SMA )

18. Cleaning Service

3 1 Naban, 2 teknis Pusk ( 2 SMA , 1 SMP )

19. Pelaksana Akuntansi

1 Teknis Dinkes ( S1 )

20. Jaga Malam Pustu

1 Teknis Pusk ( SMA )