Chapter 16dbmanagement.info/Books/MIX/Chapter_16_General_Ledger_GL.pdf · Modul ini membantu...
-
Upload
truongthien -
Category
Documents
-
view
235 -
download
6
Transcript of Chapter 16dbmanagement.info/Books/MIX/Chapter_16_General_Ledger_GL.pdf · Modul ini membantu...
.BACK. OFFICE-
Chapter 16
GENERAL LEDGER
© 2005, PT. SUPRANUSA SINDATA, JAKARTA - INDONESIA,
Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang keras menterjemahkan, mengkopi atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SINDATA.
D A F T A R I S I
CHAPTER 16 : GENERAL LEDGER
A. Penampang Awal Modul General Ledger B. Pengenalan Icons Modul General Ledger
16.1 GL Journal Transaction
A. Cara Pembuatan GL Journal Transaction B. Penjabaran dari Layar GL Journal transaksi
16.2 Close Month 16.3 Laporan-Laporan
16.3.1 Journal List By Account No A. Cara Menampilkan Journal List By Account no B. Penjabaran dari Layar Journal List 16.3.1.1 View dan Edit Journal Transaction
16.3.2 Journal List By Reference Number A. Cara menanpilkan Journal List By Reference Number B. Penjabaran dari Layar Journal List By Reference
Number 16.3.3 Trial Balance Report
A. Cara Menampilkan Trial Balance Report B. Penjabaran Layar Trial Balance Report C. Trace Back
16.3.4 Trial Balance By Department A. Cara Menampilkan Trial Balance By Department B. Penjabaran Layar Trial Balance By Department
16.3.5 GL Report 16.4 Trial Closed Month 16.5 General Ledger Batch Journal
A. Cara Menampilkan GL batch Journal B. Penjabaran Layar GL batch Journal
16.6 Prosedur GL Monthly Closing 16.7 Prosedur Melakukan Revisi Pada Journal Yang Telah Dibuat
A. Cara Melakukan Revisi Pada GL Batch Journal B. Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal
16.8 Closed Year
1
1 2
2 2 3 4 4 4 4 5 6 6 6 7
8 8 8 9
10 10 10 11 11 11 11 12 13 15 15 17 17
iiSINDATA Your Applications System Solution Provider
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
1
A. Penampang Awal Modul General Ledger Modul ini membantu pemakai dalam proses pengolahan data akuntansi keuangan (Financial Accounting) dalam satu siklus akuntansi (accounting cycle). Dengan modul ini pemakai hanya perlu mengisi transaksi jurnal, proses selanjutnya secara otomatis dilakukan oleh sistem, seperti proses posting ke buku besar, proses penyusunan laporan keuangan secara bulanan dan tahunan. Laporan keuangan ini sangat penting karena dapat menggambarkan ringkasan segala aktivitas hotel dalam suatu periode akuntansi. Pihak manajemen sangat berkepentingan dengan laporan ini sebagai dasar pengambil keputusan. Laporan keuangan yang disajikan paling sedikit harus terdiri dari Laba Rugi dan Neraca dimana Laba Rugi menggambarkan pendapatan dan biaya, sedangkan Neraca menggambarkan kekayaan Hotel /asset, hutang dan modal. Laporan ini juga dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan oleh pihak pemakai. Modul General Ledger ini juga dapat dilink dengan modul lain (misalnya : Modul Front Office, Account Receivable , Stock Accounting , Account Payable, dll).
Gbr. 16.1 - Tampilan Awal Modul General Ledger
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
2
B. Pengenalan Icons Modul General Ledger
Icons Toolbar Fungsi
Chart of Account GL Journal Trasaction Journal List Closed Journals
Close Month
Close Year Exit / Cancel
Berfungsi untuk melihat nomor-nomor perkiraan, serta membuat baru atau mengubah Berfungsi untuk memasukkan Jurnal Transaksi Berfungsi untuk melihat daftar jurnal Berfungsi untuk jurnal penyesuaian Adjustment Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu periode atau satu bulan
Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu tahun Berfungsi untuk keluar / pembatalan dari sistem General Ledger
16.1 GL JOURNAL TRANSACTION
Proses ini yang paling banyak dilakukan dalam operasional sehari-hari.
A. Cara pembuatan GL Journal Transaction
1. Klik icon General Ledger. 2. Klik icon GL Journal Transaction. 3. Kemudian klik icon NEW, maka akan tampil menu journal. 4. Ketik tanggal / date ? posting misal : 28/02/99
Reference No : misal JV9902001 Description : misal Journal Room Revenue
5. Klik icon Execute untuk menyelesaikan pembuatan suatu judul misal : Journal Room Revenue.
6. Kursor akan berpindah ke Acct-No : misal 3100-010 – A/R Amex Card (atau gunakan fungsi help), kemudian pindahkan kursor ke Debet atau Credit , isi nilai nominalnya yang dikehendaki, lalu tekan Enter.
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
3
7. Maka transaksi secara otomatis akan berpindah ke layar GL Journal Transaction.
8. Lakukan pengisian tersebut sampai semua transaksi menjadi balance, jika transaksi tidak balance maka sistem tidak dapat diakhiri.
9. Klik icon GO untuk mengakhiri, kemudian klik icon Stop untuk keluar dari sistem GL Journal Transaction.
Gbr. 16.2 - Journal Transaction
B. Penjabaran dari layar GL Journal Transaction
Field Fungsi Journal Entry Acct-No Date Reference No Description Debit Credit Remaining Tampilan jurnal diatas Account No Description Debit Credit ID Post date Time Chg-ID Chg-Date
Ketik nomor Account (gunakan fungsi help) Tanggal transaksi Kode referensi journal (misal : JV9902001) Judul Journal ( Journal Room Revenue ) Nilai nominal dari debit nya Nilai nominal dari credit nya Nilai selisih dari debit dan credit Nomor chart of account Nama chart of account Total debit Total credit Kode user /pemakai Tanggal posting Waktu posting Kode user / pemakai ada dilakukan edit terhadap journal Kode tanggal jika ada dilakuakn edit terhadap journal
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
4 SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16.2 CLOSE MONTH Sebelum melakukan Close Month, terlebih dahulu lakukan pengecekan terhadap semua journal transaction yang telah dimasukkan, kemudian journal transaction dapat dicetak.
Close month berfungsi untuk menutup semua transaksi pada satu periode/per bulan agar, bisa menampilkan Trail Balance dan Laporan Keuangan Hotel. Misal : Laporan Neraca dan Profit & Lost dll.
Cara melakukan Close Month: 1. Klik icons Close Month. 2. Keluar Pesan “……..” klik icon YES atau NO. 3. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan malakukan proses Close Month.
16.3 LAPORAN –LAPORAN
16.3.1 Journal List by Account Number 16.3.2 Journal List by Ref-No 16.3.3 Trial Balance 16.3.4 Trial Balance By Departement 16.3.5 GL Report
16.3.5.1 Balance Sheet 16.3.5.2 Profit and Loss 16.3.5.3 Room Revenue Dept
Dan sebagainya (sesuai laporan yang dibutuhkan oleh pihak hotel) 16.3.1 JOURNAL LIST BY ACCOUNT NUMBER Menampilkan hasil transaksi dalam bentuk journal, yang berurutan berdasarkan nomor accounts.
A. Cara menampilkan Journal list by Account Number
1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list 2. Blok Journal list by account No, kemudian klik 1x 3. Maka akan tampil layar journal list
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
5
Gbr. 16.3 - Journal List
B. Penjabaran dari layar Journal List by Account Number
Field Fungsi Date Reference-No Description Debit Credit Balance ID Date Chg ID Date Query : From Date To Date From Acct-No To Acct-No Select Main codes MainCode Departm ALL
Berfungsi untuk menampilkan tanggal transaksi Berfungsi untuk menampilkan nomer dokumen/referensi Jurnal. Berfungsi untuk menampilkan jurnal/ deskripsi dari jurnal Berfungsi untuk menampilkan total Debet Berfungsi untuk menampilkan total Kredit Berfungsi untuk menampilkan total balance Berfungsi untuk menampilkan kode / ID pemakai Berfungsi untuk menampilkan tanggal posting Berfungsi untuk menampilkan kode pemakai, yang melakukan perubahan/edit Berfungsi untuk menampilkan tanggal, bagi pemakai yang melakukan perubahan. Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan jurnal sampai dengan suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu chart of account awal Berfungsi untuk menampilkan jurnal berdasarkan chart of account Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Main Code Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Departmen Berfungsi untuk menampilkan journal secara keseluruhan
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
6
16.3.1.1 VIEW DAN EDIT JOURNAL TRANSACTION Terdapat fungsi untuk dapat melihat dan meng-edit transaksi jurnal yang sudah terjadi. Adapun caranya adalah: 1. Klik icon General Ledger, klik icon Journal list 2. Isi dari tanggal berapa hingga tanggal berapa yang hendak ditampilkan,
demikian juga untuk Account mana sampai dengan Account berapa yang hendak ditampilkan
3. Kemudian klik icon Execute (√) maka akan tampil layar journal list (Gbr. 16.3) 4. Lalu blok transaksi yang hendak di lihat atau hendak di edit kemudian klik
kanan pada mouse, maka akan muncul layar pilihan View Transaction atau Edit Transaction (Gbr. 16.4)
Gbr. 16.4 - View & Edit Transaction
5. Klik View Transaction untuk lihat detail jurnal transaction dan jika memilih
Edit Transaction akan terlihat layar transaksi yang sudah ada 6. Klik icon Edit untuk melakukan koreksi
16.3.2 JOURNAL LIST BY REFERENCE NUMBER
Menampilkan hasil transaksi berdasarkan nomor referesi.
A. Cara menampilkan Journal list by Ref-No
1. Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report 2. Kemudian klik Journal list by Ref-No, maka akan tampil journal list berdasarkan
nomor Referensi (Gbr. 16.5)
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
7
Gbr. 16-5 - Journal List by Ref-No
B. Penjabaran dari layar Journal List by Ref-No
Field Fungsi GL Journal Voucher : Date Reference-No Description Debit Credit Note ID Created ChgID ChgDate Query : From Date To Date Select Reference No: Specific ALL
Untuk menampilkan Tanggal jurnal Untuk menampilkan Nomor dokumen jurnal Untuk menampilkan Judul jurnal Untuk menampilkan Total debet Untuk menampilkan Total Kredit Untuk menampilkan keterangan Untuk menampilkan kode petugas Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal Untuk menampilkan kode petugas yang merubah transaksi Untuk menampilkan tanggal perubahan jurnal yang dilakukan Berfungsi untuk menampilkan G/L journal dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan G/L journal sampai dari suatu tanggal journal yang sudah tidak aktif atau tutup. Untuk menampilkan jurnal berdasarkan nomor referensi tertentu Untuk menampilkan semua jurnal transaksi
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
8
16.3.3 TRIAL BALANCE REPORT
Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number masing- masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary. A. Cara menampilkan Trial Balance Report 1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list 2. Blok Trial Balance klik 1x 3. Tampil Trial Balance Report (Gbr. 16.6a)
Gbr. 16.6a - Trial Balance
B. Penjabaran dari layar Trial Balance Report
Field Fungsi Account No Description Beginning Balance Total Debit Total Credit Net Change Ending Balance YTD-Balance Budget
Untuk menampilkan nomor akun ( Chart Of Account ) Untuk menampilkan nama akun Untuk menampilkan saldo Awal Untuk menampilkan total debit Untuk menampilkan total Kredit Untuk menampilkan selisih nilai antara Debet dan Kredit Untuk menampilkan nilai dimana Beginning balance ditambah atau dikurangi Net Change Untuk menampilkan nilai Year-To-Date Untuk menampilkan Budget ( perencanaan)
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
9
Sambungan Penjabaran dari layar Trial Balance Report Field Fungsi
Query : From Date To Date Month From Acct-No To Acct-No Type of Trial Balance : Detail Summary
Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan bulan ke- Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu COA Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of account akhir Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara keseluruhan Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara terpilih
C. Trace Back
Di dalam modul General Ledger terdapat fasilitas untuk melakukan Trace Back di dalam menu Trial Balance. Trace Back berfungsi untuk menampilkan transaksi-transaksi yang pernah terjadi dari satu account secara detil. Untuk menampilkannya: 1. Jalankan menu Trial Balance dari modul General Ledger. 2. Untuk menampilkan Trace Back, klik dua kali di salah satu account maka akan
ditampilkan layar detil dari account tersebut
Gbr. 16.6b - Layar Trace Back
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
10
16.3.4 TRIAL BALANCE BY DEPARTMENT Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number masing-masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary berdasarkan tiap departemen. A. Cara menampilkan Trial Balance By Department Report 1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list 2. Blok Trial Balance By Department klik 1x 3. Tampil Trial Balance By departement Report. (Gbr. 16.7) B. Penjabaran layar Trial Balance By Department Report
Field Fungsi Query : From Date To Date Month From Acct-No To Acct-No Type of Trial Balance : Detail Summary Dept
Untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal Untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal Untuk menampilkan bulan ke-berapa Untuk menampilkan trial balance dari suatu chart of account Untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of account akhir Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara keseluruhan Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara terpilih Berfungsi untuk menampilkan Departemen tertentu
Gbr. 16.7 - Trial Balance By Department
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
11 SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16.3.5 GL REPORT Menampilkan hasil dari transaksi pada satu periode, berdasarkan laporan keuangan antara lain: Balance Sheet, Profit and Lost baik keseluruhan, terpilih atau per departemen dan lain-lain. Cara menampilkan GL Report : 1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menubar report list 2. Blok GL Report, kemudian blok salah satu daftar Laporan keuangan , klik icon
OK (contoh: Balance Sheet) 3. Tampil pilihan type of output ada : Send to MS-Word dan Send to Printer 4. Misal pilih Send to Printer, klik icon OK 5. Tampil pilihan printer ada : Output file atau Local Printer 6. Jika hendak langsung dicetak pilih local printer, klik icon OK 16.4 TRIAL CLOSED MONTH Suatu modul yang dijalankan setelah semua transaksi journal dimasukkan dalam suatu periode berjalan untuk dapat mencetak Financial Report bulan bersangkutan. 16.5 GENERAL LEDGER BATCH JOURNAL Suatu tempat penampungan terhadap semua transaksi journal yang terjadi di F/O, A/R, Inventory, A/P dan General Cashier sebelum dilakukan export ke G/L oleh pihak yang berwenang. A. Cara menampilkan G/L Batch Journals 1. Klik Icon General Ledger kemudian klik Menubar Lists/Report 2. Blok G/L Batch Journal maka akan tampil semua jurnal yang pernah dibuat
oleh masing-masing Departement (Gbr. 16.8) 3. GL Batch Journal dapat juga dicetak dengan mengklik Icon printer
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
12
Gbr. 16.8 – G/L Batch Journals
B. Penjabaran Layar General Ledger Batch Journal
Field Fungsi Date ReferenceNo Description AccountNo Debit Credit Note ID Created Time ID Chg Date Description Query : From To Ref No Type : Active Close Show
Untuk menampilkan tanggal terjadinya transaksi Untuk menampilkan nomor referensi Untuk menampilkan keterangan jurnal Untuk menampilkan nomor akun Untuk menampilkan nilai debit Untuk menampilkan nilai kredit Untuk menampilkan keterangan Untuk menampilkan kode petugas Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan waktu pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan kode petugas yang merubah jurnal transaksi Untuk menampilkan tanggal terjadinya perubahan transaksi Untuk menampilkan keterangan terjadinya perubahan Untuk mensorting dari tanggal Untuk mensorting sampai dengan tanggal Untuk mensorting berdasarkan nomor referensi Untuk mensorting jurnal transaksi yang masih aktif. Untuk mensorting berdasarkan jurnal transaksi yang disclosed Untuk mensorting jurnal transaksi per departemen
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
13 SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16.6 PROSEDUR UNTUK MELAKUKAN GL MONTHLY CLOSING 1. Cek dan pastikan bahwa semua departemen telah melakukan Transfer
to G/L • Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report, kemudian klik G/L
Batch Journals. • Klik combo box A/R, RCV, INV, A/P, GCASH untuk memeriksa apakah tiap
modul telah dilakukan Transfer to G/L per tanggal dari tanggal 1-31: - A/R Journal dan A/R Payment ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31
bulan yang bersangkutan (jika belum ada berarti belum ditransfer ke G/L lakukan Transfer to G/L dari modul A/R utk tgl yang bersangkutan)
- Receiving (A/P) Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31. - Outgoing Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31, termasuk
Outgoing Inventory Adjustment (jurnal-jurnal outgoing yang otomatis dibuat oleh system pada saat melakukan Adjustment Inventory pada akhir bulan) pada tanggal 31.
- A/P Payment Journals ada di G/L Batch Journals dari tangga1-31. - Untuk General Cashier (G/C), periksa apakah jurnal Cash Income, A/R
Clearance Payment dan A/P Clearance Payment sudah ada dari tgl 1-31. Jika belum ada/lengkap berarti G/C belum meng-entry jurnal tsb.
• Bila diperlukan, jurnal-jurnal yang ada di Batch Journals dapat di-Add, Edit maupun Delete dengan mengklik icon Modify dan/atau Delete.
2. Entry jurnal bulanan di G/L (Salary Journal, Depreciation,
Amortization, Rent Exp, dll ) • Dari modul G/L klik icon G/L Journal Transaction, lalu klik New untuk
membuat jurnal baru • Isi tanggal (Date), nomor referensi (Ref No) dan deskripsi untuk No.
Referensi tersebut (Description). Tekan Enter 2x untuk pindah ke field Account No.
• Isi field Account No. dengan nomor chart of account (COA) yang diinginkan dalam membuat jurnal. Klik icon Help (?) untuk menampilkan daftar COA
• Isi Note dengan penjelasan singkat mengenai jurnal yg akan dibuat (mis. Gaji bln Juni’04, Depresiasi Gedung Juni’04)
• Isi field Debet atau Credit dengan nilai transaksi dalam rupiah • Lanjutkan dengan mengisi Account No., Note, dan Debet dan/atau Credit utk
melengkapi jurnal hingga nilai balance antara total Debet dan total Credit • Jika jurnal sudah selesai dibuat, klik Execute dan Yes untuk menyimpan
jurnal • Untuk mengedit atau menambah jurnal dengan menggunakan Reference No
yang sudah ada, klik Journal Header di sebelah kiri layar. (Isi Journal Header yang diklik terlihat di sebelah kanan layar), klik Modify, klik jurnal yang akan di-Edit, klik Modify, lalu lakukan pengeditan di field-field yang berada di sebelah bawah. Untuk menambah jurnal klik icon New.
3. Cek Trial Balance
• Dari modul G/L klik menubar List/Report, kemudian klik Trial Balance • Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan tanggal akhir bulan
yang akan di-Closing • Isi Account No dengan nomor COA yang akan ditampilkan, atau biarkan saja
terisi 000-00-000 dan 999-99-999 utk menampilkan seluruh COA, lalu klik Execute utk menampilkan Trial Balance bulan yang bersangkutan
• Cek satu per satu COA apakah nilai Debet, Credit dan Ending Balance sudah sesuai dengan semestinya
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
14 SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
• Jika perlu, tampilkan COA yang sedang dicek secara detail (buka layar VHP baru dan tampilkan Trial Balance untuk COA yang bersangkutan dengan pilihan Detail di kanan bawah)
• Apabila ada account yang nilainya belum sesuai, dapat diperbaiki melalui G/L Batch Journals untuk jurnal-jurnal yang dibuat diluar modul G/L, atau di modul G/L G/L Journal Transaction untuk jurnal2 yang dibuat di modul G/L
4. Lakukan Trial Close Month
• Dari modul G/L klik List /Report, lalu klik Trial Close Month • Klik Yes untuk memulai proses Trial Close Month
5. Apabila selama bulan yang bersangkutan ada pembuatan COA baru, harus disertakan dalam Macro Report dan Excel.slk report
6. Keluarkan trial laporan keuangan (Excel)
• Dari modul G/L, klik List/Report, kemudian pilih G/L Reports • Blok salah satu laporan yang dikehendaki, misal. Balance Sheet, lalu klik OK • Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan akhir bulan yang akan
di-Closing. Mis: bulan yg akan di-Close = November’05, maka isi From Date dan To date dengan 01/11/05 dan 30/11/05. Klik OK
• Laporan Balance Sheet akan dikeluarkan dalam format Excel (SLK) • Ulangi langkah yang sama untuk laporan2 lainnya • Untuk laporan neraca (B/S), perhatikan check/test point! Kalau tidak nol
(ada selisih) harus dicari selisihnya di mana. Lakukan pengecekan dari Balance Sheet Detail Report (cek satu per satu accountnya).
• Jangan lakukan close month bila B/S belum balance dan nilai Net Profit di Income Statement bulan yang bersangkutan = selisih nilai Profit/Loss Current Year di Balance Sheet bulan ini dikurangi nilai bulan lalu, kecuali bila sudah dipastikan bahwa tidak balance karena kekurangan input di Macro atau Excel.SLK, dan bukan karena kesalahan input jurnal di G/L
7. Lakukan data Back-Up (lihat : Backup Database VHP pada Server) 8. Lakukan Export Journal
• Dari modul G/L, klik List/Report-G/L Batch Journals • Klik Combo-box A/R utk menampilkan jurnal-jurnal A/R yang telah
ditransfer. Klik Transfer All (menubar kiri atas) untuk mengeksport seluruh jurnal tersebut ke modul G/L. Lakukan prosedur yg sama untuk modul2 lainnya (RCV, INV, dan seterusnya)
9. Lakukan Close Month
• Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth • Klik Yes untuk memulai proses Close Month • Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing
Date). Klik OK. Mis : Jika bulan yang disclosing = November’05, maka New Closing Date yang muncul adalah 31/12/05 (Desember’05)
10. Keluarkan dan print laporan keuangan hasil close month (Excel)
• Lakukan langkah no.6 poin 1-5 • Laporan yang dikeluarkan dalam format Excel.SLK, disave dalam format
Microsoft Excel Workbook (.XLS) • Print laporan dalam bentuk hardcopy (kertas)
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
15
16.7 PROSEDUR MELAKUKAN REVISI PADA JURNAL YANG TELAH DIBUAT Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan transfer jurnal ke GL modul, kita dapat merevisinya pada GL Batch Journal,
A. Cara melakukan revisi pada GL Batch Journal 1. Klik Icon General Ledger, kemudian blok menubar List/Report, lalu klik GL
Batch Journal (Gbr. 16.8) 2. Blok salah satu jurnal yang salah misalkan Jurnal FO JV-INCOME-0 pertanggal
1 November 2005 lalu klik Icon Modify maka akan tampil Gbr. 16.9 3. Blok jurnal transaksi satu per satu kemudian klik Icon Delete maka akan tampil
informasi “Do you really want to DELETE …?” Klik YES jika ingin menghapus lihat Gbr. 16.10 Setelah itu klik Icon Execute maka layar akan kembali ke Gbr. 16.8, klik Icon Delete maka akan tampil informasi “ Do you really want to delete the journal JV – INCOME-01….?” Klik Icon YES maka jurnal JV-INCOME-01 terhapus lihat Gbr. 16.11
4. Kemudian buat jurnal revisi, untuk membuatnya kita harus merubah tanggal transaksi menjadi tanggal 1 November 2005 caranya bekerjasama dengan Bagian EDP untuk merubah tanggal transaksi melalui General Parameter Setting untuk merubah “Posting Date For GL Journal Entries”.
5. Setelah tanggal transaksi di rubah, klik Icon Stop kemudian masuk ke modul FO, klik Icon FO Invoicing lalu klik Icon GL Journal Transaction untuk membuat jurnal transaksi revisi.
6. lakukan hal yang sama pada GL Batch Journal untuk setiap Modul lainnya (A/R, A/P, RCV, dsb) setelah selesai kembalikan tanggal system seperti semula.
Gbr. 16.9 – G/L Batch Journal Vouchers
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
16
Gbr. 16.10 - Delete G/L Batch Transaction Journals
Gbr. 16.11 - Delete G/L Journal Vouchers
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER
17 SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
B. Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal
Field Fungsi GL Batch Journal Voucher Date ReferenceNo Description Debit Credit Remaining G/L Batch Transaction Journal AccountNo Debit Credit Note ID Created Time ID Change date Description
Untuk menampilkan tanggal transaksi Untuk menampilkan nomor referensi Untuk menampilkan keterangan transaksi Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan selisih antara nilai Debit dan kredit Untuk menampilkan nomor akun Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan nama akun Untuk menampilkan ID petugas Untuk menampilkan tanggal pencatatan atau pembuatan jurnal transaksi ke sistem Untuk menampilkan waktu pencatatan atau pembuatan jurnal transaksi ke sistem Untuk menampilkan ID petugas yang mengoreksi jurnal transaksi Untuk menampilkan tanggal terjadinya revisi jurnal transaksi Untuk menampilkan keterangan.
16.8 CLOSED YEAR Berfungsi untuk menutup semua transaksi-transaksi dari periode awal sampai periode akhir. Agar dapat dilakukan perubahan transaksi awal bulan pada tahun yang baru atau berjalan pada periode awal atau bulan januari tahun baru. Cara melakukan Closed Year 1. Dari modul General Ledger, klik icon Closed Yaer 2. Keluar pesan “……..” klik icon YES atau NO 3. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan melakukan proses Closed Year.