PETUNJUK PENGGUNAAN SAP -...

PETUNJUK PENGGUNAAN SAP

Copyright © 2008 Tim Trust of 142

BAB II General Ledger

BAB II GENERAL LEDGER

Responsibility : General Ledger Organization/Area: General Ledger Release: ECC.06

Author : Rudi Hermantri Reviewed by : Last Changed Date: 7/15/08

2.1. CREATE AKUN SECARA CENTRALLY

Penjelasan

Proses Master data Akun general ledger terdiri dari beberapa proses : 1. Create Akun general ledger 2. Change Akun general ledger 3. Display Akun general ledger, sedangkan T-Code yang digunakan : FS00

2.1.1. Create Akun G/L

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk memasukkan data Akun G/L yang terpusat (dipusatkan) di PT.KS, ada dua (2) cara untuk memasukkan data akun ke master akun general ledger :

1. Secara manual tidak menggunakan referensi

2. Secara manual dengan menggunakan referensi

2.1.1.1. Create akun general ledger tanpa menggunakan referensi

Prasyarat

• Data Akun lengkap

• Company Code sudah ada.

• Ada permintaan dari User untuk menambah akun baru




Instruksi Kerja & Tampilan Layar

Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Master Records →→→→ G/L Accounts →→→→ Individual Processing →→→→ Centrally

Kode Transaksi FS00

Tampilan Layar Monitor “ Create G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :

Note: H/P/K : Harus / Pilihan / Kondisional

Data Informasi H/P/K

(*) Penjelasan & Petunjuk Pelaksanaan

H Klik tanda lalu akan muncul tampilan seperti

berikut






G/L Account H Masukkan Akun G/L secara manual terdiri angka sebanyak 7 digit

Company Code H Isi dengan Company Code :1100 atau dengan meng-klik

Lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini :

Pilih company code PT. KS :1100 lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Enter H Klik atau tekan enter akan muncul tampilan seperti berikut ini (Field-field-nya terbuka berwarna putih, sebelumnya masih berwarna biru muda)



Account Group H Klik tanda untuk memilih Group Akun akan muncul :

Kemudian pilih salah satu yang sesuai lalu klik






P Jika di-tick berarti akun yang kita entry masuk kedalam kelompok rugi laba

Functional Area P Isi dengan Functional Area dari pilihan yang ada. Dengan meng-klik untuk pengisian field.

P Jika di-tick berarti akun yang kita entry masuk dalam kelompok neraca

Short Text Isi dengan keterangan akun secara singkat maksimal 15 karakter, misal : “Danamon Rek IDR-INC”

G/L Acct Long Text K Isi dengan keterangan akun dengan maksimal 50 karakter, misal : “Bank Danamon Indonesia Rekening IDR-INCOMING”

Trading Partner P Terdapat beberapa akun yang hanya digunakan khusus berkaitan dengan anak perusahaan tertentu. Untuk akun akun seperti tersebut, pilihan Trading Partner ini digunakan. Misalnya akun Clearing Laba/(Rugi) PT Krakatau Wajatama, maka kita pilih 1300 dengan meng Klik tanda akan muncul :

Pilih yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






Group account number H Group account number adalah G/L Account yang digunakan untuk penyusunan Laporan Konsolidasi. Jadi maksudnya membuat assignment dari akun bersangkutan kepada akun untuk konsolidasi.

Isi dengan pilihan yang ada dengan meng Klik akan muncul :

Lalu Klik tanda atau tekan enter akan muncul :


H Klik Tab Control Data akan muncul layar selanjutnya






Account currency P Klik lalu akan muncul pilihan sepertiberikut ini


K Jika di-tick berarti hanya bisa di-posting dengan currency IDR saja

Exchange rate difference key

K Tidak perlu diisi

Valuation Group K Tidak harus diisi






Tax category H Klik untuk pengisian field

Akan muncul layar seperti berikut :

Lalu klik tanda yang ada hubungannya dengan Akun yang dicreate .

K Jika Tax category sudah ditentukan, misalnya: ( -), maka field Tax code pada saat transaksi harus diisi dengan tax code “B0,B1,B2” ini dengan kondisi “Posting without tax allowed” tidak di-tick, kalau di-tick taxt code-nya boleh dientry boleh juga tidak di-entry

H Klik field (tanda ) akan tampak layar seperti berikut :

kemudian pilih salah satu

1. Rekon account asset untuk akun GL Asset dan akun GL Depresiasi

2. Rekon account Customer untuk akun GL AR dan DP Customer

3. Rekon account vendor untuk akun GL AP dan DP Vendor

K Tidak mandatory

K Tidak mandatory

K Tidak mandatory

K Tidak mandatory






K Jika di-tick berarti GL akun tersebut bisa di-kliring, (jika akun yang dibuat adalah rekon account maka field ini tidak bisa di-tick), untuk kelompok akun GL P/L maka field ini tidak boleh di-tick

K Harus di-tick, agar pada saat melihat laporan di T-Code : FBL3N terlihat detailnya per line item

Sort Key P Untuk menentukan sortir

Authorization Group K Tidak mandatory

Accounting clerk K Tidak mandatory

Recovery Indicator K Tidak mandatory

Langkah selanjutnya H Klik akan muncul layar sebagai berikut :

H Klik akan muncul layar sebagai berikut :

Selanjutnya pilih salah satu lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






P Jika “Post automatically” ini di-tick maka berarti akun GL yang kita buat hanya bisa di-jurnal secara otomatis (tidak bisa dijurnal secara manual)

P Tidak mandatory (tidak perlu di-tick)

P Klik tanda akan muncul layar sebagai berikut :

Selanjutnya pilih salah satu lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

P Jika di-tick berarti akun GL yang dibuat merupakan salah

satu unsur cash flow

Commitment Item K Tidak mandatory

House Bank K Tidak mandatory

Account ID K Tidak mandatory

Langkah selanjutnya H Klik tab “Key word/translation”, akan terlihat tampilan layar seperti seperti berikut :






Language K Tidak mandatory

Keyword K Tidak mandatory



Language Key P Pilih code bahasa dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih bahasa yang sesuai lalu klik atau tekan enter, misal bahasa yang pertama dipilih bahasa Inggris (EN)

Short Text K Diisi dengan keterangan singkat dari akun dalam bahasa Inggris

Long Text K Diisi dengan keterangan secara lengkap dalam bahasa Inggris

Language Key P Pilih code bahasa dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih bahasa yang sesuai lalu klik atau tekan enter, misal bahasa yang kedua dipilih bahasa Indonesia (ID)

Short Text K Diisi dengan keterangan singkat dari akun dalam bahasa Indonesia

Long Text K Diisi dengan keterangan secara lengkap dalam bahasa Indonesia

Langkah selanjutnya K Klik tab ”Information (C/A)” lalu akan muncul tampilan seperti berikut






K Tidak mandatory (tidak perlu di-tick)



Langkah selanjutnya K Klik tab “Information (CoCd)” akan terlihat tampilan layar sebagai berikut :











Save H Klik lalu akan muncul informasi seperti dibawah ini

Hasil Akhir

Akun G/L yang baru telah dicatat dan dapat digunakan di Company Code 1100

2.1.1.2. Create akun general ledger dengan menggunakan referensi (meng-copy akun

yang lain)

Prasyarat



• Ada permintaan dari User



Kode Transaksi FS00

Tampilan Layar Monitor “ Create G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Langkah pertama H Pilih dahulu kelompok akun yang akan di-copy, misalnya kita akan memasukkan akun persediaan, maka yang kita pilih adalah kelompok akun asset, dengan meng-klik

Lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Doubel klik pilihan yang sesuai, misal “Finished Goods”

Copy H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






G/L Account H Masukkan nomor GL akun yang baru misal : 1115016 (sebanyak 7 digit)

Company Code H Isi dengan Company Code :1100 atau dengan meng-klik

Lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini :

Pilih company code PT. KS :1100 lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Enter H Klik atau tekan enter akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya H Lakukan perubahan di-field yang perlu diubah, jika tidak perlu dilakukan perubahan tidak usah dilakukan perubahan


Hasil Akhir

Akun G/L yang baru telah dicatat dan dapat digunakan di Company Code 1100




2.1.2. Change Akun G/L

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk mengubah (change) akun yang sudah di-entry di master akun GL karena pada saat entry ada data yang informasinya belum lengkap atau memang infomasinya salah

Prasyarat

• Akun sudah di-entry




Kode Transaksi FS00

Tampilan Layar Monitor “ Change G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Langkah pertama H Pilih dahulu kelompok akun yang akan di-change, misalnya kita akan memasukkan akun persediaan , maka yang kita pilih adalah kelompok akun asset, dengan meng-klik


Doubel klik pilihan yang sesuai, misal “Coba-coba”, lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini (semua field masih tertutup/ berwarna biru)



Change H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini, semua field jadi terbuka (berwarna putih)






Langkah selanjutnya H Lakukan perubahan di-field yang perlu diubah, jika tidak perlu dilakukan perubahan tidak usah dilakukan perubahan


Hasil Akhir

Akun sudah dilakukan perubahan (changed)

2.1.3. Display Akun G/L

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk melihat detail akun yang sudah di-entry di master akun GL, apakah informasinya sudah lengkap dan benar

Prasyarat





Kode Transaksi FS00




Tampilan Layar Monitor “Display G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Langkah pertama H Pilih dahulu kelompok akun yang akan di-display misalnya kita akan memasukkan akun persediaan, maka yang kita pilih adalah kelompok akun asset, dengan meng-klik


Doubel klik pilihan yang sesuai, misal “Finished Goods”, lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini (semua field masih tertutup/ berwarna biru)






Atau H Pilih dahulu kelompok akun yang akan di-display misalnya kita akan memasukkan akun persediaan, maka yang kita pilih adalah kelompok akun asset, dengan meng-klik


Pilih “Finished Goods”, lalu klik maka akan muncul tampilan seperti berikut ini (semua field tertutup/ berwarna biru)



Langkah selanjutnya K Klik tab “Control Data” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya K Klik tab “Create/bank/Interest” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Langkah selanjutnya K Klik tab “Key word/translation” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya K Klik tab “Information (C/A)” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya K Klik tab “Information (CoCd)” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Display akun sudah dilaksanakan dan dapat dianalisa apakah data yang di-entry informasinya sudah lengkap dan benar

2.1.4. Block Akun G/L

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk memblok akun GL yang sudah tidak aktif lagi, agar akun yang di-blok tidak digunakan lagi




Prasyarat





Kode Transaksi FS00

Selanjutnya pilih ikon Tampilan Layar Monitor “ Block G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :









Doubel klik pilihan yang sesuai, misal “Coba-coba”, lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Pilih “Coba-coba”, lalu klik maka akan muncul tampilan seperti berikut ini






H Di-Tick semua

Save H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Langkah selanjutnya H Klik lalu akan muncul keterangan berikut ini

Hasil Akhir

Akun GL sudah di-blok dan tidak dapat dipergunakan lagi, sepanjang bloknya tidak dibuka kembali




2.1.5. Delete Akun G/L

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk menghapus/delete akun GL yang sudah tidak aktif lagi.

Prasyarat



• Tidak terdapat saldo di dalam akun yang akan didelete



Kode Transaksi FS00

Selanjutnya pilih ikon Tampilan Layar Monitor “ Set for Deletion G/L Account Centrally” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :









Doubel klik pilihan yang sesuai, misal “Coba-coba”, lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Pilih “Coba-coba”, lalu klik maka akan muncul tampilan seperti berikut ini






H Di-Tick semua

Save H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Langkah selanjutnya H Klik lalu akan muncul keterangan berikut ini

Hasil Akhir

Akun GL sudah diberi tanda delete dan akun akan terhapus jika semua transaksinya juga ikut dihapus. Pada saat data akan di-back up karena server sudah penuh maka akun yang sudah diberi tanda untuk dihapus akan terhapus dan untuk transaksi selanjutnya akun tersebut sudah tidak ada lagi.




2.2. GENERAL LEDGER TRANSACTION

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk memposting jurnal-jurnal umum di-level GL akun ada dua (2) step yang harus dilakukan :

1. Membuat Jurnal Umum dengan menggunakan T-Code : FB50 (Parked) 2. Memposting jurnal yang sudah dibuat dengan status parked dengan

menggunakan T-Code : FBV0

2.2.1. Membuat Jurnal Umum

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membukukan transaksi-transaksi secara manual di level GL akun, misal reklas akun, jurnal koreksi, dengan catatan Recon akun tidak dapat dijurnal dengan menggunakan T-Code ini

Prasyarat


• Ada kesalahan jurnal baik nilai ataupun akun GL-nya atau cost centernya salah


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Posting →→→→ Enter G/L Account Document

Kode Transaksi FB50

Tampilan Layar Monitor “ Enter G/L Account Document: Company Code 1100” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibaw ah ini :







Document Date H Masukkan tanggal Dokumen

Currency H Klik akan tampak layar sebagai berikut :

Pilih currency “IDR” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Posting Date H Diisi dengan tanggal pada saat entry

Reference K Diisi dengan nomor dokumen yang sebelum reklas

Doc.Header Text K Tidak Mandatori

Cross-CC no. K Tidak Mandatori






G/L acct (Debit) H Diisi dengan akun GL dengan mengklik lalu akan muncul pilihan akun sebagai berikut

Lalu tekan enter atau klik maka akan muncul

Pilih akun yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

D/C P Klik lalu akan muncul pilih seperti berikut ini

Pilih “Debit” lalu klik atau tekan enter

Amount in doc.curr. H Isi dengan nilai transaksi

Tax code P

Klik akan tampak layar sebagai berikut :

Pilih “B0” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






Cost center P Klik akan tampak layar sebagai berikut :

Tekan enter atau klik lalu akan muncul

Pilih Cost center yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

G/L acct (Credit) H Diisi dengan akun GL dengan mengklik lalu akan muncul pilihan akun sebagai berikut

Lalu tekan enter atau klik maka akan muncul

Pilih akun yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






D/C P Klik lalu akan muncul pilih seperti berikut ini

Pilih “Credit” lalu klik atau tekan enter

Amount in doc.curr. H Isi dengan nilai transaksi

Tax code P

Klik akan tampak layar sebagai berikut :

Pilih “B0” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Cost center P Klik akan tampak layar sebagai berikut :

Tekan enter atau klik lalu akan muncul

Pilih Cost center yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Langkah selanjutnya H Klik tab “Detail” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Trading part.BA K Tidak mandaty (kosongkan saja)

Simulate K Klik akan tampil layar seperti di bawah ini



Park H Klik tanda dan akan muncul keterangan seperti berikut ini (Nomor Document)

Hasil Akhir

Transaksi Reklas akun sudah dibukukan dengan status dokumen Parked dengan nomor dokumen : 100000957




2.2.2. Memposting Jurnal dengan status Parked

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk mem-posting dokumen-dokumen yang masih berstatus park.

Prasyarat

• Ada dokumen yang berstatus parked

• Company code sudah lengkap


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document →→→→ Parked Documents →→→→ Post/ Delete

Kode Transaksi FBV0

Tampilan Layar Monitor “Post Parked Document : Initial Screen” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Note: H/P/K/ : Harus / Pilihan / Kondisional



Company Code H Diisi dengan company code : 1100 atau dengan meng-klik

Lalu akan muncul tampilan seperti berikut

Pilih company code PTKS : 1100 lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Doc.Number H Diisi dengan nomor dokumen yang akan di-Post

Fiscal Year H Diisi dengan tahun dokumen dibuat

Enter H Klik tanda atau tekan enter akan muncul layar berikutnya






Langkah selanjutnya K Lakukan pembetulan jika diperlukan.

K Untuk melihat jurnalnya Klik simulate akan muncul layar

sebagai berikut :






Post/ Save H Klik tanda untuk mem-posting lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini



Enter H Klik tanda atau tekan enter

Hasil Akhir

Dokumen 1900000957 (Parked) sudah di-posting di company code : 1100

2.3. REVERSE GL TRANSACTION (FI POSTING)

Penjelasan

Proses ini untuk membuat jurnal balik secara manual (reverse manual) yang dapat dilakukan dengan dua (2) cara:

1. Individual 2. Masal 3. Jurnal balik (reverse) yang berasal dari T-Code : FBS1 saja dengan

menggunakan T-Code : F.81




2.3.1. Jurnal balik (reverse) secara individual

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membalik jurnal per nomor dokumen, misalnya jurnal accrued atau jurnal umum lainnya, dengan kata lain semua dokumen yang dihasilkan dengan jurnal umum dapat dilakukan reverse.

Prasyarat

• Jurnal accrued / jurnal umum lain sudah dibuat


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Document →→→→ reverse →→→→ Individual Reversal

Kode Transaksi FB08

Tampilan Layar Monitor “ Reverse Document: Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Document Number H Diisi dengan nomor dokumen yang akan di-reverse

Company Code H Diisi dengan Company code PT.KS : 1100

Fiscal Year K Diisi dengan tahun dokumen dibuat



Reversal Reason H Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Pilih “Reversal Reason” yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Catatan : Reason yang biasa dipakai : 01 dan 02

Posting Date K Diisi dengan tanggal posting

Posting Period K Diisi dengan bulan pada saat posting



Void reason code K Tidak mandatory

Langkah selanjutnya K Klik untuk melihat jurnal sebelum dilakukan reverse, lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya K Klik maka akan kembali tampilan sebelumnya



Post H Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Dokumen nomor 100000957 sudah di-reverse dengan dokumen nomor : 100000967




2.3.2. Jurnal balik (reverse) secara masal

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membalik jurnal beberapa nomor dokumen, misalnya jurnal accrued atau jurnal umum lainnya

Prasyarat

• Jurnal accrued / jurnal umum lain sudah dibuat


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Document →→→→ Reverse →→→→ Individual Reversal

Kode Transaksi FB08

Tampilan Layar Monitor “ Reverse Document: Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Langkah pertama H Klik lalu tampilan akan berubah seperti berikut ini



Company Code H Diisi dengan Company code PT.KS : 1100

Document Number H Diisi dengan nomor dokumen yang akan di-reverse bisa lebih dari satu nomor dokumen, secara berurutan atau beberapa dokumen yang tidak berurutan, kalau dokumennya tidak berurutan klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Setelah diisi dengan nomor dokumen yang akan di-reverse

lalu tekan enter atau klik






Fiscal Year K Diisi dengan tahun dokumen dibuat

Ledger P Klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih lalu doubel klik atau tekan enter atau klik



Document type K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Posting date K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Entry date K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Reference number K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Reference Transaction K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Reference key K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Logical system K Tidak mandatory (kosongkan saja)



Reversal Reason H Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Pilih “Reversal Reason” yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Catatan : Reason yang biasa dipakai : 01 dan 02

Posting Date K Diisi dengan tanggal posting

Posting Period K Diisi dengan bulan pada saat posting

K Test run di-tick






K Biarkan seperti ini (tidak perlu diubah)

Execution H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Langkah selanjutnya K Klik maka akan kembali tampilan sebelumnya






Test Run H Un-tick

Execution H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Beberapa dokumen sudah dilakukan reverse secara masal

2.3.3. Reverse jurnal yang berasal dari T-Code : FBS1

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membalik jurnal (reverse) dari dokumen-dokumen yang dihasilkan dari T-Code : FBS1 (Accrual/Defferal)

Prasyarat

• Jurnal accrued / Defferal sudah dibuat

• Company code sudah dibuat





Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Periodic Processing →→→→ Closing →→→→ Valuate →→→→ Reverse Accrual/ Defferal Document

Kode Transaksi F.81

Tampilan Layar Monitor “ Reverse Accrual/ Defferal Documents” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Company Code H Diisi dengan company code PT.KS :1100






Document Number K Optional (boleh diisi boleh kosong), jika diisi nomor dokumen maka dokumen itu saja yang akan ditampilkan, bisa diisi nomor dokumen secara berurutan, bisa juga tidak berurutan.

Contoh :

1. Dokumen berurutan berikut cara mengisinya :

2. Dokumen yang tidak berurutan berikut cara mengisinya, dengan mengklik lalu akan muncul tampilan berikut ini

Lalu klik

Fiscal Year K Diisi dengan tahun pembuatan dokumen

Document Type K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)

Ledger Group K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)



Posting Date P Bisa diisi dari tanggal … sampai tanggal … atau langsung diisi satu tanggal tertentu saja, misal tanggal 31.01.2008 saja

Entry Date K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)

Reference K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)



Reverse posting date K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)

User Name K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)



Posting Period K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)

Reversal Reason K Tidak mandatory (optional: boleh diisi boleh kosong)

K Di-tick terlebih dulu sebelum dilakukan eksekusi terakhir






K Biar dalam posisi seperti ini

Execution H Klik lalu akan muncul tampilan berikut ini



Langkah selanjutnya H Klik lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini

Hasil Akhir

Beberapa dokumen Accrual/ defferal sudah dilakukan reverse




2.4. RECURRING ENTRIES PROCESS

Penjelasan

Proses ini dapat digunakan untuk menjurnal transaksi-transaksi yang berulang dengan nilai yang sama, akun dan cost center yang sama untuk setiap bulannya, T-Code yang digunakan :

1. FKMT Create, Change, Display master Jurnal 2. F-02 untuk memposting jurnal setiap bulannya secara manual

2.4.1. Master Jurnal

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membuat master jurnal untuk kebutuhan jurnal accrued, Standing Instruction (SI) yang berulang setiap bulannya dengan akun GL dan cost yang sama, ada dua (2) cara untuk membuat account assignment :

1. Membuat master jurnal tanpa referensi

2. Membuat master jurnal dengan referensi

2.4.1.1. Create

2.4.1.1.1. Membuat master jurnal tanpa referensi

Prasyarat

• Akun GL sudah dibuat

• Cost center sudah dibuat

• Company code sudah ada





Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Posting →→→→ Reference Documents →→→→ Account Assignment Model

Kode Transaksi FKMT

Tampilan Layar Monitor “ Account Assignment Model: Initial Screen” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Acct assignment model H Diisi dengan keterangan master jurnal misal : ACCR.SEWA

Create H Klik atau Tekan (F5) lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini






Reference K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Currency H Diisi mata uang yang digunakan dalam membuat master jurnal dengan meng-klik lalu akan muncul menu pilihan seperti berikut ini

Pilih “IDR” jika mata uang yang digunakan dalam jurnal adalah rupiah, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Chart of accounts H Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul menu pilihan seperti berikut ini

Pilih “KOCA” untuk chart of account PT.KS, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






Sample text K Diisi dengan keterangan bebas misalnya : “Master jurnal accrued sewa kendaraan utility”

Authorization K Optional (boleh diisi boleh tidak), nama pembuat master jurnal ini

K Optional (tergantung jurnalnya termasuk PPN atau tidak)

K Tidak perlu di-tick

Langkah selanjutnya H Klik atau tekan (Shift F8) lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



PK P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “40” untuk jurnal sisi “Debit” dan “50” untuk jurnal sisi Kredit, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






CoCd P Diisi dengan company code PT.KS : 1100 atau dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “1100” untuk company code PT.KS, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

G/L P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul seperti berikut ini

Tekan enter atau klik lalu akan muncul tampilan di bawah ini

Pilih “Biaya sewa kendaraan utility” , lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

TX P Diisi meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “B0” , lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Jurisdictn Code K Tidak mandatory (kosongkan saja)

BusA K Tidak mandatory (kosongkan saja)






Cost Ctr P Diisi meng-klik lalu akan muncul seperti berikut ini


Pilih “Cost center” yang sesuai, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Amount H Diisi nilai rupiahnya

Catatan : untuk mengisi nilai kredit agar jumlahnya tidak salah cukup menge-tik * di-field nilai seperti contoh di bawah ini

Langkah selanjutnya Lakukan berulang untuk membuat beberapa baris jurnal, seteleh semua field diisi maka tampilan layar akan seperti di bawah ini






Save H Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Account Assignment Model (Master jurnal Accrued sewa kendaraan Utility) sudah dibuat dan dapat dipergunakan untuk membuat jurnal accrued sewa kendaraan

2.4.1.1.2. Membuat master jurnal dengan referensi

Prasyarat









Kode Transaksi FKMT





Acct assignment model H Diisi dengan keterangan master jurnal misal : SEWA KENDR

Create H Klik atau Tekan (F5) lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini






Reference H Diisi dengan keterangan master jurnal misal : ACCR.SEWA, berarti kita akan membuat master jurnal dengan meng-copy dari master jurnal “ACCR.SEWA”











Authorization K Optional (boleh diisi boleh tidak), nama pembuat master jurnal ini

K Optional (tergantung jurnalnya termasuk PPN atau tidak)





PK P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “40” untuk jurnal sisi “Debit” dan “50” untuk jurnal sisi Kredit, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik






CoCd P Diisi dengan company code PT.KS : 1100 atau dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “1100” untuk company code PT.KS, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

G/L P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul seperti berikut ini


Pilih “Biaya sewa kendaraan utility” , lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

TX P Diisi meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih “B0” , lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Jurisdictn Code K Tidak mandatory (kosongkan saja)

BusA K Tidak mandatory (kosongkan saja)






Cost Ctr P Diisi meng-klik lalu akan muncul seperti berikut ini


Pilih “Cost center” yang sesuai, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Amount H Diisi nilai rupiahnya

Catatan : untuk mengisi nilai kredit agar jumlahnya tidak salah cukup menge-tik * di-field nilai seperti contoh di bawah ini

Langkah selanjutnya Lakukan perubahan sesuai dengan jurnal yang kita inginkan, seteleh semua field diisi maka tampilan layar akan seperti di bawah ini






Save H

Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Account Assignment Model (Master jurnal Accrued sewa kendaraan) sudah dibuat dan dapat dipergunakan untuk membuat jurnal accrued sewa kendaraan

2.4.1.2. Change master jurnal

Prasyarat


• Master Jurnal sudah dibuat (Account assignment model)



Kode Transaksi FKMT








Acct assignment model H Diisi dengan keterangan master jurnal misal : SEWA KENDR

Change H Klik atau Tekan (F7) lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini






Langkah selanjutnya K Misalnya kita akan mengganti Judul di-field “Sample text” menjadi “Master Jurnal accrued Sewa Kendaraan GM” , seperti di bawah ini












Langkah selanjutnya Lakukan perubahan jika memang perlu dilakukan perubahan, baik nilai, Akun maupun cost centernya






Authorization K Oprtional (boleh diisi boleh tidak), nama pembuat master jurnal ini

K Optinal (tergantung jurnalnya termasuk PPN atau tidak)











Hasil Akhir

Account Assignment model sudah dilakukan perubahan

2.4.1.3. Display master jurnal

Prasyarat


• Master Jurnal sudah dibuat (Account assignment model)






Kode Transaksi FKMT





Acct assignment model H Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilih seperti berikut ini

Pilih Account Assignment model yang akan di-display, lalu doubel klik atau tekan enter atau klik lalu tampilan akan seperti berikut ini







Hasil Akhir

Kita dapat memeriksa ulang apakah data yang sudah di-entry sudah benar apa belum, jika belum benar kita dapat meng-edit account assignment ini




2.4.2. Memposting Jurnal Recurring

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk memposting transaksi-transaksi yang berulang misalnya transaksi biaya sewa kendaraan dengan menggunakan “Account assignment model” (master jurnal yang sudah kita buat)

Prasyarat


• Account Assignment model sudah dibuat


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Posting →→→→ General Posting

Kode Transaksi F-02

Tampilan Layar Monitor “ Enter G/L Account Posting: Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Document Date H Diisi dengan tanggal Accrued

Type K Tidak mandatory (Type “SA”)

Company Code P Diisi company code PT.KS : 1100

Posting Date H Diisi dengan tanggal posting (entry dokumen)

Period K Diisi dengan bulan pada saat posting

Currency/Rate P Diisi dengan mata uang pada saat transaksi dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan sepertiberikut ini :

Pilih currency yang sesuai lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Document Number K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Translatn Date K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Reference K Optional (Bisa diisi No.accrued jika ada/ keterangan yang lain)

Cross-CC no. K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Doc.Header Text K Diisi keterangan bebas

Trading part.BA K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Langkah selanjutnya Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Acct assgnmnt model P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut

Pilih sesuai yang akan kita jurnal lalu doubel klik atau tekan enter atau klik lalu akan muncul tampilan berikut ini



Enter H Tekan enter atau klik maka akan muncul layar seperti berikut ini






Simulasi H Klik “Document” maka akan muncul layar berikut ini

Klik “Simulate” akan muncul seperti di bawah ini



Post H Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini

Hasil Akhir

Posting jurnal accrued dengan menggunakan account assignment model (master jurnal accrued) sudah dilakukan dengan nomor dokumen : 100000976




2.5. ACCRUAL & DEFFERAL ENTRIES PROCESS

Penjelasan

Proses ini untuk membukukan jurnal Accrue / Defferal yang mirip dengan proses Recurring dengan menggunakan beberapa T-Code :

1. FKMT Account Assignment Model (sudah dijelaskan pada pasal Recurring Process)

2. FBS1 Accrual/ Defferal Docoument 3. Memposting jurnal accrued dengan cara upload data

2.5.1. Membuat Account Assignment Model

Penjelasan lihat di pasal 2.41. tentang membuat master jurnal

2.5.2. Accrual/ Defferal Entries Process

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membukukan transaksi Accrual maupun transaksi Defferal

Prasyarat




• Ada accrual/ defferal


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Periodic Processing →→→→ Closing →→→→ Valuate →→→→ Enter Accrual/ Defferal Document

Kode Transaksi FBS1




Tampilan Layar Monitor “ Enter Accrual/ Defferal Doc.: Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Document Date H Diisi dengan tanggal dokumen

Type P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut

Pilih “SA” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Company Code P Diisi dengan company code PT.KS : 1100

Posting Date H Diisi dengan tanggal Posting

Period K Diisi dengan bulan saat posting






Currency/Rate P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut

Pilih “IDR” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Document Number K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Ledger Grp P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut

Pilih “0L” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik


Reference K Optional bisa diisi nomor dokumen accrual/ defferal (jika ada)

Cross-CC no. K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Doc.Header Text K Diisi dengan keterangan bebas

Trading part.BA K Tidak mandatory (kosongkan saja)



Reversal Reason H Diisi dengan alasan reverse-nya, dianjurkan di-reverse diakhir peiode (02) atau dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan berikut ini

Pilih “02” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Catatan : untuk T-Code ini yang lebih baik pakai “05”

Reversal date H Diisi dengan tanggal periode closing

Langkah selanjutnya P Klik lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini






Acct assgnmnt model P Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan berikut ini

Pilih “ACCR.SEWA” lalu doubel klik atau tekan enter atau klik lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini



Langkah selanjutnya P Tekan enter atau klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Simulasi P Klik “Document” lalu akan muncul tampilan berikut ini

Klik simulate maka akan terlihat tampilan jurnal seperti di bawah ini



Post H Klik lalu akan muncul keterangan berikut ini




Hasil Akhir

Posting jurnal Accrued sudah dilakukan pada bulan Januari 2008 dengan nomor dokumen 100000989

2.5.3. Memposting Jurnal accrued dengan upload data

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk memposting jurnal accrued dengan cara upload data

Prasyarat




• Ada accrual/ defferal


Menu N/A

Kode Transaksi ZFI005




Tampilan Layar Monitor “ Program Upload Expense” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Company Code H Diisi dengan company code PT.KS : 1100

File Name H Diisi dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini






Langkah selanjutnya P Cari tempat menyimpan datanya (dalam bentuk text file/txt), dengan cara meng-klik

Doubel klik tempat menyimpan file, setelah ketemu file-nya, lalu doubel klik maka akan muncul seperti ini

Execute H Klik lalu akan muncul




Hasil Akhir

Posting jurnal Accrued dengan cara upload data sudah dilakukan dengan nomor dokumen 100001099




Catatan contoh format :

Keterangan: Doc Date : diisi dengan tanggal dokuen Posting Date : diisi dengan tanggal posting Reference : diisi dengan referensi yang bersifat uniqe (tidak boleh berulang untuk beberapa kali upload) Doc Header : diisi dengan nama Vendor Currency : diisi dengan kode mata uang Posting Key : diisi dengan 40 untuk debit dan 50 untuk kredit Account number : diisi dengan akun GL Amount : diisi dengan nilai Tax Code : diisi dengan kode pajak Cost center : diisi dengan kode cost center Assignment : diisi dengan nomor kontrak Text : diisi dengan keterangan bebas

2.6. CLEARING PROCESS

Penjelasan

Proses ini untuk mengubah status dari open item ke status close item ada beberapa T-Code yang digunakan untuk proses kliring ini :

1. F-03 Manual Clearing : antara lain untuk meng-kliring akun GR/IR 2. F-44/F-32/F-03 Clear : antara lain Untuk meng-kliring AP Vendor Dengan

Down Payment 3. F-51/F-04/F-30 Post With Clearing : antara lain Untuk meng-kliring DP

Employee dengan AP Vendor 4. F.13 Without Specification of clearing currency 5. FBRA Reset Cleared item : T-Code ini digunakan untuk me-reset jurnal-

jurnal kliring




2.6.1. Manual Clering

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk meng-kliring akun yang mempunyai saldo debit dan kredit (yang seharusnya sudah nol) tapi masih muncul di-akun tersebut (gantung)

Prasyarat

• Vendor master sudah ada


• Saldo di-akun masih gantung debit dan kredit-nya harusnya sudah hilang


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Account →→→→ Clear

Kode Transaksi F-03

Tampilan Layar Monitor “ Clear G/L Account: Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Account H Diisi dengan akun GL yang akan di-kliring

Clearing date H Diisi tanggal kliring

Period K Diisi dengan periode (bulan) kliring

Company Code P Diisi dengan company code PT.KS : 1100

Currency P Diisi dengan kode mata uang pada saat kliring



K Klik “None”

Langkah selanjutnya H Klik atau tekan enter lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






K Klik lalu tampilan akan berubah menjadi seperti berikut

K Klik “Items” lalu tampilan akan berubah menjadi seperti

berikut ini






Langkah selanjutnya P Pilih nilai-nilai yang akan di-kliring dengan melakukan doubel klik pada nilai-nilai tersebut, lalu tampilan akan berubah menjadi seperti berikut ini

Simulate H Klik “Document” lalu akan muncul tampilan berikut ini

Lalu klik “Simulate” atau langsung klik lalu akan muncul tampilan berikut ini



Post H Klik lalu akan muncul keterangan seperti di bawah ini

Hasil Akhir

Kliring akun GR/IR sudah dilkakukan dengan nomor dokumen : 100001018




2.6.2. Kliring AP Vendor dengan DP -nya

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk meng-kliring antara Down Payment Vendor dengan Account Payable-nya, agar pada saat pembayaran APnya sudah langsung dipotong dengan down payment-nya

Prasyarat

• Vendor master sudah ada


• AP vendor masih outstanding

• DP vendor masih outstanding


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Account →→→→ Clear

Kode Transaksi F-44

Tampilan Layar Monitor “ Post with Clearing : Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Account H Diisi dengan mengklik tanda akan muncul pilihan sebagai berikut :

Klik atau tekan enter lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Lalu pilih yang sesuai dan doubel klik atau enter atau klik tanda

Clearing date P Diisi dengan tanggal transaksi clearing-nya

Period K Diisi dengan periode clearing

Company Code H Diisi dengan 1100 (Company Code PT.KS) atau dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :







Currency H Diisi dengan IDR atau dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :


Special G/L ind P Diisi dengan ‘F’ atau dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Lalu pilih yang sesuai dan doubel klik lalu klik

K Normal OI di-tick

K Klik “None”

H Tekan enter atau klik atau klik lalu akan

muncul layar seperti berikut ini :






P Klik lalu tampilan warna akan berubah seperti berikut ini :

P Klik lalu tampilan warna akan berubah seperti berikut






IDR Gross H Doubel klik angka dikolom IDR Gross dengan keterangan yang sama dikolom Assignment seperti dicontoh dibawah ini :

Dan keterangan dibawah seperti dibawah ini : (harus nol)

Doubel klik di field “Difference postings” , lalu akan muncul tampilan seperti berikut






Simulate K Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Klik simulate dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Langkah selanjutnya H Doubel klik jurnal yang masih berwarna biru

Lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini



Assignment K Optional (diisi bebas)

Text H Diisi dengan keterangan bebas

Simulate H Klik tanda lalu akan muncul nomor document seperti di bawah ini :






Save H Klik tanda lalu akan muncul nomor document seperti di bawah ini :

Hasil Akhir

Clear DP vendor dan AP vendor sudah dilakukan

2.6.3. Kliring AP Vendor dengan DP Employee

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk meng-clear uang muka karyawan yang masih outstanding dengan pertanggung jawabannya

Prasyarat

• Vendor & Vendor Employee sudah ada di master vendor


• Ada A/P vendor employee & A/P vendor yang masih outstanding





Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document Entry →→→→ Other →→→→ With Clearing

Kode Transaksi F-51

Atau

Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Posting →→→→ Post with Clearing

Kode Transaksi F-04

Tampilan Layar Monitor “ Post with Clearing : Header Data” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :







Document Date H Diisi dengan tanggal Dokumen

Type P Diisi dengan type dokumen “AB” atau dengan meng-klik tanda

Lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini ;

Lalu pilih yang sesuai dan doubel klik atau enter atau klik

Company Code H Diisi dengan 1100 (Company Code PT.KS) atau dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :


Posting Date H Diisi dengan tanggal entry

Period K Diisi dengan periode clearing

Currency/Rate H Diisi dengan IDR atau dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :


Document Number K Tidak mandatory (Kosongkan saja)


Reference K Diisi dengan nomor dokumen yang akan di-clearing (nomor dokumen A/P Vendor employee)

Cross-CC no. K Tidak mandatory (Kosongkan saja)

Doc.Header Text K Tidak mandatory (Kosongkan saja)

Clearing text K Diisi dengan keterangan bebas






K Klik “Outgoing payment”

H Klik lalu akan muncul layar seperti berikut ini :









Account H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Klik akan muncul tampilan berikut ini :

Pilih yang sesuai lalu enter atau doble klik atau klik tanda

Account Type P Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Pilih yang sesuai lalu enter atau doble klik atau klik tanda

Special G/L ind P Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Pilih yang sesuai lalu doble klik (sampai warna berubah menjadi biru) lalu klik

P Normal OI di-thick






Pmnt advice no K Tidak mandatory (kosongkan saja)

P Thick other accounts

P Klik “None”

H Klik atau tekan enter atau klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :



Account H Diisi dengan vendor employee (misal “rudy”)

AccTy K Tidak mandatory (kosongkan saja)

CoCd H Diisi dengan company code PT.KS : 1100

Standard OIs H Harus di-thick

Special G/L ind K Tidak mandatory (kosongkan saja)

K Tidak usah di-thick

H Klik akan muncul tampilan seperti berikut ini






K Klik tanda lalu tampilan akan menjadi seperti berikut ini

(warnanya menjadi biru)






K Klik tanda lalu tampilan akan menjadi seperti

berikut ini (warnanya menjadi hitam)






Doubel klik H

Untuk men-jurnal selisihnya doubel klik field “Difference postings” lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :






Vendor H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Klik akan muncul tampilan berikut ini :

Pilih yang sesuai lalu enter atau doble klik atau klik dan akan muncul tampilan seperti berikut ini






Simulate K Klik document lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Klik simulate lalu akan muncul tampilan sebagai berikut :

Langkah selanjutnya H Doubel klik jurnal yang masih berwarna biru lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini



Payt Terms K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Days/percent K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Bline Date K Tidak mandatory (Tidak perlu diubah)

Fixed K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Pmnt Block K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Pmt Method K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Text H Diisi dengan keterangan bebas

Simulate H Klik lalu akan muncul tampilan berikut ini






Save H Klik lalu akan muncul informasi seperti berikut ini

Hasil Akhir

Kliring AP vendor dengan DP Employee sudah dilakukan

2.6.4. Without Specification of Clearing currency (F.13)

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk meng-kliring akun-akun yang saldonya sudah nol (0) tapi masih dalam status open item (belum status close item)

Prasyarat


• Ada akun berstatus open item tapi saldonya sudah nol (0)


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Periodic Processing →→→→ Automatic Clearing

Kode Transaksi F.13




Tampilan Layar Monitor “ Automatic Clearing” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Cmpany Code H Diisi dengan company code PT.KS : 1100

Fiscal Year K Diisi dengan tahun pembuatan dokumen yang akan di-kliring

Assignment K Tidak mandatory






Document number K Diisi nomor dokumen yang akan di-kliring (misal 3111000015) berarti hanya nomor dokumen tersebut yang akan di-kliring atau nomor 3111000010 s/d 3111000015, atau beberapa nomor 3111000010, 3111000012, 3111000015 secara tidak berurut bisa dimasukkan dengan meng-klik lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini (isikan nomor dokumen di-field Single value)

Lalu klik dan warna dari tanda panah akan berubah seperti berikut ini

Posting date P Diisi dengan tanggal tertentu atau bisa juga dari tanggal … sampai tanggal …

K Optional boleh di-tick atau di-untick


Special G/L Indicator-Custom

K Optional boleh diisi boleh juga tidak diisi

Customer accounts K Optional boleh diisi boleh juga tidak diisi




Special G/L Indicator - Vend


Vendor accounts K Optional boleh diisi boleh juga tidak diisi


G/L accounts K Optional boleh diisi boleh juga tidak diisi


Maximum number of groups




Clearing date H Diisi dengan tanggak kliring

Period K Diisi dengan bulan pada saat melakukan kliring






K Tidak mandatory (biarkan posisi seperti ini)

Minimum number of line items

K Tidak mandatory (kosongkan saja)



K Tidak mandatory (biarkan posisi seperti ini)

Execute H Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut ini






Langkah selanjutnya H Klik tampilan layar akan kembali kelayar sebelumnya seperti di bawah ini



H Un-tick test run

Execute H Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut ini




Hasil Akhir

Automatic Clearing sudah tercatat

2.6.5. Reset Cleared item

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk me-reset atas jurnal-jurnal yang sudah dilakukan kliring, setelah proses Reset cleared dilakukan harus di-kliring lagi bisa dengan T-Code F-44

Prasyarat


• Jurnal kliring sudah dilakukan





Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Document →→→→ Reset Cleared Items

Kode Transaksi FBRA

Tampilan Layar Monitor “ Reset Cleared Items” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :



Clearing Document H Diisi dengan dokumen kliring yang akan di-reset


Fiscal Year H Diisi dengan tahun dokumen yang dikliring

Langkah selanjutnya K Klik lalu akan muncul tampilan seperti berikut






Langkah selanjutnya H Klik lalu tampilan akan kembali seperti tampilan sebelumnya



Reset Cleared Items H Klik lalu akan muncul keterangan seperti berikut

Hasil Akhir

Jurnal balik atas jurnal kliring sudah dilakukan dengan nomor dokumen : 100001011

Catatan : Setelah melakukan Reset Cleared harus dilakukan lagi kliring atas nomor dokumen tsb agar kembali keposisi semula dengan menggunalan T-Code : F-44

2.7. TAXATION

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk melakukan pembayaran pajak ke Kas Negara, atau melakukan kompensasi antara pajak keluaran dengan pajak masukkan dengan menggunakan T-Code :

1. F-02 : untuk melakukan kompensasi Pajak keluaran dengan pajak masukkan

2. FB60 : untuk melakukan pembayaran pajak




2.7.1. Kompensasi Pajak keluaran dengan pajak masu kkan

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk melakukan jurnal kompensasi antara pajak masukkan dengan pajak keluaran dimana akan terjadi :

1. Lebih setor

2. Kurang setor

2.7.1.1. Lebit Setor

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membuat jurnal kompensasi PPN keluaran dengan PPN Masukkan, dimana antara PPN keluran dengan PPN Masukkan lebih besar PPN Masukan yang berakibat PT. Krakatau Steel menjadi lebih setor yang dapat dikompensasi lagi pada bulan berikutnya

Prasyarat



• Ada pajak keluaran

• Ada pajak masukkan


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ General Ledger →→→→ Posting →→→→ Enter G/L Account Document

Kode Transaksi FB50

Tampilan Layar Monitor “Enter G/L Account Document: Company Code 1100 ” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibaw ah ini :







Document Date H Masukkan tanggal Dokumen

Currency H Klik tanda akan tampak layar sebagai berikut :

Kemudian pilih salah satu Crcy lalu diklik atau klik tanda

gambar lalu enter.

Posting Date H Isi tanggal Posting

Reference K Diisi dengan nomor memo dinas dari Dinas Pajak

Doc.Header Text K Optional (diisi dengan keterangan bebeas)

Cross-CC no. K Tidak Mandatori






G/L acct H Klik tanda akan tampak layar sebagai berikut :

Kemudian enter akan tampak layar sebagai berikut :

Pilih akun pajaknya lalu doubel klik atau tekan enter atau klik

Short Text K Tidak mandatory (otomatis terisi)

D/C P Pilih Debit atau Credit atau dengan meng-klik lalu akan muncul pilihan seperti berikut ini

Pilih lalu klik atau tekan enter

Amount in doc.curr. H Diisi dengan nilai

Loc.curr.amount K Tidak mandatory (kosongkan saja)






Tax code H

Klik tanda akan tampak layar sebagai berikut :


Text K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Long Txt K Tidak mandatory (kosongkan saja)

Cost center K Untuk akun neraca tidak perlu cost center

Order K Untuk akun neraca tidak perlu order

Profit Center K Untuk akun neraca tidak perlu profit center

Simulate K Klik tanda akan tampil layar seperti di bawah ini



Save H Klik tanda dan akan muncul keterangan seperti berikut ini




Hasil Akhir

Proses jurnal kompensasi antara PPN keluaran dengan PPn masukkan sudah dilakukan dan menghasilkan nomor dokumen jurnal : 100001114

2.7.1.2. Kurang Bayar

Penjelasan

Proses ini dilakukan untuk membuat jurnal kompensasi PPN keluaran dengan PPN Masukkan, dimana antara PPN keluran dengan PPN Masukkan lebih besar PPN keluaran yang berakibat PT. Krakatau Steel menjadi kurang bayar dan harus setor ke Kas Negara

Prasyarat



• Ada pajak keluaran

• Ada pajak masukkan


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document Entry →→→→ Invoice

Kode Transaksi FB60




Tampilan Layar Monitor “Enter Vendor Invoice : Company Code 1100” , kemudian masukkan informasi sesuai petunjuk pada table dibawah ini :




Vendor H Diisi dengan code vendor Kas Negara

SGL Ind K Tidak mandatory

Invoice date H Diisi dengan tanggal terima invoice (disamakan dengan tanggal faktur pajak)

Reference H Diisi dengan no invoice dari vendor

Posting Date H Diisi dengan tanggal entry (posting)

Cross-CC no. K Tidak mandatory

Amount H Diisi dengan nilai Pajak yang harus disetor






H Diisi dengan currency invoice atau dengan meng-klik tanda

maka akan muncul :

Pilih currency yang sesuai lalu double klik atau klik tanda

K Jangan di-tick

Tax amount K Tidak mandatory (kosongkan saja)


Text K Diisi keterangan bebas



G/L acct H Diisi akun Pajak

Short Text Tidak perlu diisi

D/C H Klik tanda ini akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih yang sesuai

Amount in doc.curr. H Diisi dengan nilai pajak sesuai dengan nomor akunnya

Loc.curr.amount Tidak perlu diisi (kosongkan saja)

Tax code K Tidak perlu diisi

Text K Tidak mandatory untuk diisi






Long text K Tidak mandatory untuk diisi

Cost center K Tidak perlu diisi

Order K Tidak perlu diisi

Profit center K Tidak perlu diisi

K Klik tab Payment akan muncul layar berikutnya .



BaselineDt H Tanggal ini sebagai dasar menetukan kapan hutang akan dilakukan pembayaran (Due date) � Diisi dengan tanggal BTTD

Payt Terms H Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :

Kemudian pilih salah satu lalu double klik atau klik tanda

Due on K Diisi tanggal untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya

Discount K Tidak perlu diisi, karena saat ini PT.KS belum memberlakukan discount






Disc.base K Tidak perlu diisi, karena saat ini PT.KS belum memberlakukan discount

To be calculatd Fixed K Tidak mandatory

Pmt Method K Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih salah satu cara pembayaran yang diinginkan lalu klik tanda atau double klik

Pmnt Block P Dengan meng-klik akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih salah satu lalu klik

Inv.ref. K Tidak mandatory

Part. Bank P Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :







House Bank P Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :


K Klik tab Details akan muncul layar berikutnya .



G/L Tidak perlu diisi (akan terisi secara otomatis), jika belum terisi maka master vendornya harus diedit di recon accountnya.

Assign. K Diisi kode 112,111 dsb






Header Text K Kosongkan Saja

Tr.part.BA K Tidak mandatory

Contract K Tidak mandatory

Flow Type K Tidak mandatory

Ref.key 1 K Tidak mandatory



Plg level K Tidak mandatory

Plan. day K Tidak mandatory

K Klik tab Tax akan muncul layar berikutnya .



K Ini berarti nilai tagihan termasuk PPN

K Klik tab Withholding tax akan muncul layar berikutnya .






W/tax K Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih yang sesuai lalu enter atau double klik atau klik tanda

K Klik tab Notes akan muncul layar berikutnya






Item long text K Diisi dengan keterangan bebas

K Klik simulate akan muncul layar sebagai berikut :



H Klik park lalu akan muncul nomor dokumen seperti berikut ini :

Hasil Akhir

Tagihan dari vendor sudah diproses dengan nomor dokumen 19000000453 (Parked)




2.7.1.3. Memposting voucher yang berstatus Parked


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document →→→→ Parked Documents →→→→ Post/Delete: Single Screen Transaction

Kode Transaksi FV60

Prasyarat

• Data Vendor sudah di-entry-kan


• Ada tagihan dari vendor yang sudah dientry dengan status Parked







H Klik “Tree on” maka tampilan akan menjadi seperti di bawah

ini :



Langkah selanjutnya H

Klik pada Parked documents maka tampilan akan seperti di bawah ini :

Double klik invoice vendor yang akan di-post, maka tampilan layar akan menjadi seperti di bawah ini :






Langkah selanjutnya K Jika ada perbaikan terhadap dokumen ini lakukan ditahapan ini, misalnya pajaknya, nilai tagihan dsb.

Simulate H Setelah dilakukan verifikasi ulang dan perbaikan (jika ada) langkah selanjutnya men-simulasi, dengan meng-klik Document lalu akan muncul :

Klik simulate atau dengan meng-klik maka akan muncul tampilan seperti berikut






Save / Post H Klik maka akan muncul keterangan seperti di bawah ini

Hasil Akhir

Tagihan dari vendor sudah diproses dengan nomor dokumen 1900000453 statusnya sudah Posted

2.7.2. Setoran Pajak (PPh)

Penjelasan

Proses ini dilakukan membuat voucher ke Kas Neagara untuk membayar pajak penghasilan dan di park untuk mendapatkan nomor dukomen, adapun T-Code yang terkait adalah sebagai berikut

1. FB60 Invoice : Proses DIV (Direct Invoice Verification) 2. FV60 Post/Delete: Single Screen Transaction , T-Code ini digunakan untuk mem-

posting Dokumen Parked yang dibuat dengan T-Code FB60




Prasyarat



• Ada tagihan dari vendor

2.7.2.1. FB60 Invoice (DIV)


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document Entry →→→→ Invoice

Kode Transaksi FB60








Vendor H Diisi dengan code vendor yang menagih

SGL Ind K Tidak mandatory

Invoice date H Diisi dengan tanggal terima invoice (disamakan dengan tanggal faktur pajak)

Reference H Diisi dengan no invoice dari vendor

Posting Date H Diisi dengan tanggal entry (posting)

Cross-CC no. K Tidak mandatory

Amount H Diisi dengan nilai pajak yang akan disetor

H Diisi dengan currency invoice atau dengan meng-klik tanda

maka akan muncul :

Pilik currency yang sesuai lalu double klik atau klik tanda


Tax amount K Tidak mandatory (kosongkan saja)


Text K Diisi keterangan bebas



G/L acct H Diisi denga akun pajak

Short Text Tidak perlu diisi






D/C H Klik tanda ini akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih yang sesuai

Amount in doc.curr. H Diisi dengan nilai tagihan (invoice)

Loc.curr.amount Tidak perlu diisi

Tax code K Tidak perlu diisi

Text K Tidak mandatory untuk diisi

Long text K Tidak mandatory untuk diisi

Cost center K Tidak perlu diisi

Order K Tidak perlu diisi

Profit center K Tidak perlu diisi

K Klik tab Payment akan muncul layar berikutnya .



BaselineDt H Tanggal ini sebagai dasar menetukan kapan hutang akan dilakukan pembayaran (Due date) � Diisi dengan tanggal BTTD






Payt Terms H Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :

Kemudian pilih salah satu lalu double klik atau klik tanda

Due on K Diisi tanggal untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya

Discount K Tidak perlu diisi, karena saat ini PT.KS belum memberlakukan discount

Disc.base K Tidak perlu diisi, karena saat ini PT.KS belum memberlakukan discount

To be calculatd Fixed K Tidak mandatory

Pmt Method K Tidak perlu diisi

Pmnt Block K Tidakperlu diisi

Inv.ref. K Tidak mandatory

Part. Bank P Dengan meng-klik tanda akan muncul tampilan sebagai berikut :


House Bank K Tidak mandatory

K Klik tab Details akan muncul layar berikutnya .






G/L K Tidak perlu diisi (akan terisi secara otomatis), jika belum terisi maka master vendornya harus diedit di recon accountnya.

Assign. K Diisi kode 112,111 dsb

Header Text K Diisi dengan nomor Faktur Pajak

Tr.part.BA K Tidak mandatory

Contract K Tidak mandatory

Flow Type K Tidak mandatory




Plg level K Tidak mandatory

Plan. day K Tidak mandatory

K Klik tab Tax akan muncul layar berikutnya .



K Ini berarti nilai tagihan termasuk PPN

K Klik tab Withholding tax akan muncul layar berikutnya .






W/tax K Tidak perlu diisi

K Klik tab Notes akan muncul layar berikutnya



Item long text K Diisi dengan keterangan bebas

K Klik simulate akan muncul layar sebagai berikut :






H Klik park lalu akan muncul nomor dokumen seperti berikut ini :

Hasil Akhir

Tagihan dari vendor sudah diproses dengan nomor dokumen 1900000454 (Parked)

2.7.2.2. FV60 Post/ Delete: Single Screen Transaction


Menu Accounting →→→→ Financial Accounting →→→→ Accounts Payable →→→→ Document →→→→ Parked Documents →→→→ Post/Delete: Single Screen Transaction

Kode Transaksi FV60

Prasyarat



• Ada tagihan dengan status Parked







H Klik “Tree on” maka tampilan akan menjadi seperti di bawah

ini :






Langkah selanjutnya H

Klik pada Parked documents maka tampilan akan seperti di bawah ini :

Double klik invoice vendor yang akan di-post, maka tampilan layar akan menjadi seperti di bawah ini :



Langkah selanjutnya K Jika ada perbaikan terhadap dokumen ini lakukan ditahapan ini, misalnya pajaknya, nilai tagihan dsb.






Simulate H Setelah dilakukan verifikasi ulang dan perbaikan (jika ada) langkah selanjutnya men-simulasi, dengan meng-klik Document lalu akan muncul :

Klik simulate atau dengan meng-klik maka akan muncul tampilan seperti berikut



Save / Post H Klik maka akan muncul keterangan seperti di bawah ini

Hasil Akhir

Proses voucher sudah dilakukan dan menghasilkan nomor dokumen : 1900000454


Copyright © 2008 Tim Trust


DAFTAR ISI

2.1. CREATE AKUN SECARA CENTRALLY ....................................................... 1

2.1.1. Create Akun G/L ...................................................................................... 1

2.1.1.1. Create akun general ledger tanpa menggunakan referensi ............ 1

2.1.1.2. Create akun general ledger dengan menggunakan referensi (meng-copy akun yang lain) ........................................................... 12

2.1.2. Change Akun G/L .................................................................................. 17

2.1.3. Display Akun G/L ................................................................................... 21

2.1.4. Block Akun G/L ...................................................................................... 26

2.1.5. Delete Akun G/L ..................................................................................... 30

2.2. GENERAL LEDGER TRANSACTION ......................................................... 33

2.2.1. Membuat Jurnal Umum ......................................................................... 33

2.2.2. Memposting Jurnal dengan status Parked ............................................ 39

2.3. REVERSE GL TRANSACTION (FI POSTING) ........................................... 42

2.3.1. Jurnal balik (reverse) secara individual ................................................. 43

2.3.2. Jurnal balik (reverse) secara masal ...................................................... 46

2.3.3. Reverse jurnal yang berasal dari T-Code : FBS1 ................................. 50

2.4. RECURRING ENTRIES PROCESS ........................................................... 54

2.4.1. Master Jurnal ...................................................................................... 54

2.4.1.1. Create ............................................................................................. 54

2.4.1.1.1. Membuat master jurnal tanpa referensi .................................... 54

2.4.1.1.2. Membuat master jurnal dengan referensi ................................. 60

2.4.1.2. Change master jurnal ..................................................................... 66

2.4.1.3. Display master jurnal ...................................................................... 70

2.4.2. Memposting Jurnal Recurring ................................................................ 73

2.5. ACCRUAL & DEFFERAL ENTRIES PROCESS ........................................ 77

2.5.1. Membuat Account Assignment Model ................................................... 77

2.5.2. Accrual/ Defferal Entries Process .......................................................... 77

2.5.3. Memposting Jurnal accrued dengan upload data ................................. 82

2.6. CLEARING PROCESS ................................................................................ 86

2.6.1. Manual Clering ....................................................................................... 87

2.6.2. Kliring AP Vendor dengan DP -nya ....................................................... 91

2.6.3. Kliring AP Vendor dengan DP Employee .............................................. 97

2.6.4. Without Specification of Clearing currency (F.13) ............................... 108


Copyright © 2008 Tim Trust


2.6.5. Reset Cleared item .............................................................................. 113

2.7. TAXATION ................................................................................................. 115

2.7.1. Kompensasi Pajak keluaran dengan pajak masukkan ....................... 116

2.7.1.1. Lebit Setor .................................................................................... 116

2.7.1.2. Kurang Bayar ................................................................................ 120

2.7.1.3. Memposting voucher yang berstatus Parked .............................. 129

2.7.2. Setoran Pajak (PPh) ............................................................................ 132

2.7.2.1. FB60 Invoice (DIV) ....................................................................... 133

2.7.2.2. FV60 Post/ Delete: Single Screen Transaction ........................... 139

PETUNJUK PENGGUNAAN SAP -...

Documents

Transcript of PETUNJUK PENGGUNAAN SAP -...