BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filee. Proses Pembuatan Laporan. setiap akhir...

45

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan di bidang teknologi dan informasi sudah sedemikian pesatnya,

Dimana komputerisasi sangat menunjang sekali dalam melaksanakan suatu proses

pengolahan data dan menjadi alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

di dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, baik di instansi pemerintah maupun instansi

swasta.

Adapun tujuan dari perancangan sistem secara khusus adalah untuk dapat

meningkatkan efektifitas prosedur kerja, mendayagunakan sumber daya yang ada baik

brainware, hardware, maupun software guna menghasilkan informasi yang

berkualitas, akurat, tepat waktu dan terperinci yang diperuntukan bagi para pemimpin.

Adapun tujuan perancangan sistem komputerisasi secara umum adalah untuk

dapat menghasilkan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan akan penyelesaian

mengenai permasalahan yang ada sekarang ini.

Perancangan sistem komputerisasi penggajian pada PT. Samudera Berlian

Perkasa diusulkan untuk beberapa keuntungan antara lain komputerisasi mampu

melaksanakan proses yang banyak, keakuratan dalam pencatatan data-data sehingga

tidak ada data yang berulang. Data-data masukan dari semua transaksi yang terjadi

akan diproses secara cepat dan tepat sehingga akan menghasilkan laporan keuangan

yang tepat, akurat dan relevan.

46

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Secara umum sistem akuntansi usulan dengan sistem akuntansi berjalan

tidaklah terlalu berbeda. Proses yang terdapat pada sistem akuntansi usulan masih sama

dengan sitem akuntansi berjalan. Hanya saja sistem akuntansi usulan prosesnya sudah

terkomputerisasi dan tidak lagi secara manual.

Adapun prosedur sistem akuntansi usulan dalam penggajian tenaga kerja harian

pada PT. Samudera Berlian Perkasa yang penulis usulkan adalah, sebagai berikut :

a. Proses Penginputan Absen

Staf lapangan mengirim data absen yang sudah di acc manager project pada

hari jumat siang (tutup apsen dilakukan pada hari jumat) ke bagian finance

untuk kemudian diinput ke komputer pada file absen dengan membuka file

tenaga kerja.

b. Proses Perhitungan Gaji

Perhitungan gaji dibuat oleh bagian finance berdasarkan file absen dan file uang

makan.

c. Proses Pembayaran Gaji

Pada proses ini bagian finance membuat kuitansi pada file pembayaran dengan

melihat file gaji. Lalu data gaji dan kuitansi dicetak rangkap 2 untuk kemudian

di acc oleh staff lapangan. Asli disimpan oleh bagian finance untuk diarsipkan

sebgai bukti kas keluar sedangkan copy diberikan kepada staff lapangan.

d. Proses Penginputan Jurnal.

Setelah selesai proses penggajian, maka Finance melakukan penjurnalan pada

File Jurnal. dengan membuka file pembayaran dan data perkiraan.

47

e. Proses Pembuatan Laporan.

setiap akhir bulan bagian finance menyerahkan laporan penggajian tenaga kerja

harian dan laporan jurnal pengeluaran kas dengan membuka file jurnal dan file

pembayaran.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram arus data atau data flow diagram adalah suatu network yang

menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari

keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem

yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

48

a. Diagram Konteks

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

LGB : Laporan Gaji Bulanan

LJPK : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Staf

Lapangan 0

Perancangan

Sistem

Informasi

Penggajian

PT.SBP

Data_Rekap_Absen

Direktur

Data_Gaji_Copy

Kuitansi_asli_acc

Kuitansi_Copy

Kuitansi_Asli

LGB

LGB_Acc

Data_Gaji_Asli

Data_Gaji_asli_acc

LJPK

LJPK_Acc

49

b. Diagram Nol

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

LGB : Laporan Gaji Bulanan

LJPK : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Staff

Lapangan

Data_Absen

Arsip_Absen

Data_Tenaga_kerja

File_Pembayaran Kuitansi_Asli

Kuitansi_Copy

Kuitansi_asli_acc

Data_Gaji_Copy

File_Tenaga_Kerja

Data_Absen

File_Uang_Makan Data_Uang_Makan

Data_Pembayaran

1

Penginputan

Absen

F1

D1

2

Perhitungan

Gaji

F3

F2 File_Absen

Data_Rekap_Absen

Data_Gaji

3

Pembayaran

Gaji

4

Penginputan

Jurnal

Direktur

File_Perkiraan

F7 File_Jurnal

Data_Perkiraan

Data_Rekap_Absen

F4 File_Gaji

Data_Gaji_Asli Data_Gaji

D2

D3

Arsip_Gaji

Arsip_Kuitansi

Data_Gaji_asli_acc

Kuitansi_asli_acc

LJPK_ac

c

LGB

D4

D5

LGB_acc

Arsip_LJPK

Arsip_LGB

Data_Pembayaran

Kuitansi

Data_Gaji_asli_acc

LJPK

Data_Jurnal

Data_Jurnal

LJPK_acc

LGB_acc

Data_Pembayaran

F5

F6

5

Pembuatan

Laporan

50

c. Diagram Detail

Gambar IV.3

Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan

3.1

Penerimaan

Data Gaji

F4 File _Gaji Data_Gaji

F5 File_Pembayaran

Data_Pembayaran

Kuitansi

3.2

Pembayaran

Gaji

Data_Gaji_Asli

Data_Gaji_Copy

Kuitansi_Asli

Kuitansi_Copy

Kuitansi_Asli_Acc

Data_Gaji_Asli_Acc

Data_Gaji + Kuitansi

3.3

Pengarsipan

Data_Gaji_Asli_Acc + Kuitansi_Asli_Acc

D2 Arsip_Data_Gaji

D3 Arsip_Kuitansi

Data_Gaji_Asli_Acc

Kuitansi_Asli_Acc

51

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data sistem akuntansi usulan yang digunakan oleh PT.Samudera Berlian

Perkasa dalam sistem penggajian tenaga kerja harian, adalah :

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan

a. Nama arus data : Data Absen

Alias : -

Bentuk data : Cetakan komputer (Visual Basic)

Arus data : Staff Lapangan – Proses 1.0

Proses 1.0 – File_Absen

File_Absen – Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai bukti kehadiran tenaga kerja

Periode : Setiap hari jumat (2 minggu 1 kali)

Volume : Satu lembar setiap project

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header =Nama_Dokumen + Project + Periode_Absen

Isi =1{@ No_Absen + No_TK + Nama_TK +

Tanggal + hari kerja+gaji harian+jumlah}n +

Total

Keterangan isi :

@No_Absen *Terdiri dari 13 digit*

No_TK *Terdiri dari 5 digit*

52

Footer =Tanda_tangan

Keterangan Footer:

Tanda_Tangan * Manager Project*

b. Nama arus data : Data_Uang_Makan

Alias : -

Bentuk data : Cetakan Komputer (Visual Basic)

Arus data : Proses 2.0

Penjelasan :Sebagai data Potongan pada perhitungan gaji

Periode : Setiap hari Jumat (2 mingu 1 kali)

Volume : Satu lembar setiap project


Header =Nama_Dokumen + Tanggal_UM + Project

Isi =1{@ No_UM + No_TK + Nama_TK +

Tanggal_UM + Uang_Makan + Jumlah}n

Keteranagn isi :

@No_UM *Terdiri dari 14 digit*

No_TK *Terdiri dari 5 digit*

Footer =Tanda_tangan

Keterangan Footer:

Tanda_Tangan * Finance*

53

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan

a. Nama arus data : Data_Gaji

Alias : -


Arus data : Proses 2.0 – Proses 3.0

Proses 3.0 – Staff lapangan

Staff Lapngan – Proses 3.0

Proses 3.0 – Arsip_Gaji

Penjelasan : Sebagai bukti perhitungan total gajian

Periode : Setiap gajian tenaga kerja harian

Volume : Satu lembar untuk setiap project


Header =Nama_Dokumen + @ No_Gaji + Tanggal +

Project

Keterangan Header :

@No_Gaji *Terdiri dari 11 digit*

Isi = 1{No + No_Absen+ Nama_TK + Jumlah_Gaji

+ No_UM + Jumlah_UM + Total}n +

Grand_Total

Keterangan Isi :

No_Absen *Terdiri dari 13 digit*

No_UM *Terdiri dari 14 digit*

54

Footer =Tanda_Tangan

Keterangan Footer:

Tanda_Tangan * Finance *

b. Nama arus data : Kuitansi

Alias : -


Arus data : Proses 3.0 – Staff lapangan

Staff Lapangan – Proses 3.0

Proses 3.0 – Arsip Kuitansi

Penjelasan : Sebagai bukti Jurnal Pengeluaran Kas

Periode : Setiap terjadi pengeluaran kas

Volume : Satu lembar


Header = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen

Isi =@No_Kuitansi + Tanggal + Nominal +

No_Gaji + No_UM + Untuk_Pembayaran +

Terbilang

Keterangan Isi :

@No_Kuitansi *Terdiri dari 9 digit*

Footer = Tanda_Tangan

Keterangan:

Tanda_Tangan * Penerima uang dan pemberi uang*

55

c. Nama Arus Data : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Alias : LJPK

Bentuk : Cetakan Komputer (Visual Basic)

Arus Data : Proses 5.0 – Direktur

Direktur – Proses 5.0

Proses 5.0 – Arsip_LJPK

Penjelasan : Sebagai Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : Satu Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Dokumen + Periode

Isi = 1{Tanggal + @ No_Jurnal + Keterangan +

No_Perkiraan + Nama_Perkiraan + Debet +

Kredit }n

Keterangan Isi :

@No_Jurnal *Terdiri dari 8 digit*

Footer = Tanda Tangan

Keterangan Footer :

Tanda Tangan * Direktur *

d. Nama Arus Data : Laporan Gaji Bulanan

Alias : LGB

Bentuk Data : Cetakan komputer (Visual Basic)

56

Arus Data : Proses 5.0 – Direktur

Direktur – Proses 5.0

Proses 5.0 – Arsip_LGB

Penjelasan : Untuk mengetahui laporan penggajian tenaga

kerja harian selama satu bulan

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Dokumen + Periode

Isi = 1 {Tanggal + Keterangan + Project +

No_Kuitansi + Nominal} n + Total

Keterangan Isi :

No_Kuitansi *Terdiri dari 9 digit*

Footer =Tanda_Tangan

Keterangan Footer :

Tanda_Tangan * Direktur*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem penggajian usulan ini dapat diketahui beberapa bentuk

dokumen, baik rancangan dokumen masukan (input) ataupun rancangan dokumen

keluaran (output). Bentuk rancangan dokumen dari sistem penggajian usulan pada PT.

Samudera Berlian Perkasa terdiri dari :

57

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Masukan : Data Absen

Fungsi : Sebagai bukti Kehadiran Tenaga Kerja

Sumber : Staff Lapangan

Tujuan : Finance

Media : Kertas

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Lampiran C.1

b. Nama Dokumen : Data Uang Makan

Fungsi : Sebagai data potongan pada perhitungan total

gajian

Sumber : File Uang Makan

Tujuan : Finance

Media : Kertas

Rangkap : 2 (dua)

Bentuk : Lampiran C.2

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Data Gaji

Fungsi : Digunakan untuk Pembuatan Kuitansi pada File

Pembayaran dan sebagai bukti jurnal

pengeluaran kas

Sumber : Finance

58

Tujuan : Staff Lapangan

Media : Kertas

Rangkap : 2 (dua)

Bentuk : Lampiran D-1

b. Nama Keluaran : Kuitansi

Fungsi : Sebagai bukti kas keluar

Sumber : Finance

Tujuan : staff lapangan

Media : Kertas

Rangkap : 1 (satu)


c. Nama dokumen : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Fungsi :Untuk Laporan Pengeluaran Kas selama 1 Bulan

Sumber : Finance

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


d. Nama dokumen : Laporan Gajian Bulanan

Fungsi : Untuk mengetahui pengeluaran gajian selama

satu bulan

Sumber : Finance

Tujuan : Direktur

59

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4.5.3. Normalisasi File

Normalisasi adalah suatu cara untuk menghilangkan atau mengurangi duplikasi

data agar mendapatkan bentuk yang baik dan tepat sehingga memberikan respon yang

baik dan tepat. Adapun normalisai yang penulis buat adalah sebagai berikut :

60

a. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Gambar IV.4

Normalisasi Bentuk Tidak Normal

No_TK

Nama_TK

Alamat

Tanggal_Lahir

Pekerjaan

Tanggal_Masuk

Gaji_Harian

No_Perkiraan

Nama_Perkiraan

No_Absen

Project

Periode_Absen

No_TK

Nama_TK

Gaji_Harian

Hari_Kerja

Jumlah_Gaji

No_UM

Project

Tanggal_UM

No_TK

Nama_TK

Jumlah_UM

No_Gaji

Tanggal_Gaji

Project

No_Absen

Nama_TK

Jumlah_Gaji

No_UM

Jumlah_UM

Total

Grand_Total

No_Kuitansi

Tanggal_Kuitansi

No_Gaji

No_UM

No_Jurnal

Periode

Tanggal_Jurnal

No_Perkiraan

No_Kuitansi

Debet

Kredit

61

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form)

Gambar IV.5

Normalisai Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Keterangan :

* Candidate Key

No_TK*

Nama_TK

Alamat

Tanggal_Lahir

Pekerjaan

Tanggal_Masuk

Gaji_Harian

No_Perkiraan*

Nama_Perkiraan

No_Absen*

Project

Periode_Absen

Jumlah_Gaji

No_UM*

Tanggal_UM

Jumlah_UM

No_Gaji*

Tanggal_Gaji

Total

Grand_Total

No_Kuitansi*

Tanggal_Kuitansi

No_Jurnal*

Periode

Tanggal_Jurnal

Debet

Kredit

62

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Gambar IV.6

Normalisasi Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Keterangan:

* Primary Key

** Foreign Key

One To One

One To Many

No_TK *

Nama_TK

Alamat

Tanggal_Lahir

Pekerjaan

Tanggal_Masuk

Gaji_Harian

Tabel_Tenaga_Kerja

Tabel_Uang_Makan

No_Absen **

Project

Periode_Absen

Nama_Tk

Gaji_Harian

Hari_Kerja

Jumlah_Gaji

No_TK**

No_UM**

Project

Tanggal_UM

Nama_Tk

Jumlah_UM

No_TK**

Tabel_Absen

No_Gaji*

Tanggal_Gaji

Project

Nama_TK

Jumlah_Gaji

Jumlah_UM

Total

Grand_Total

No_Absen**

No_UM**

Tabel_Gaji

No_Jurnal

Tgl_Jurnal

Debet

Kredit

No_Perkiraan**

No_Kuitansi**

Tabel_Jurnal

No_Perkiraan *

Nama_Perkiraan

Tabel_Perkiraan

Tabel_Pembayaran

No_Kuitansi* Tanggal_Kuitansi

No_UM**

No_Gaji**

63

d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Gambar IV.7

Normalisasi Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Keterangan:

* Primary Key One To One

** Foreign Key One To Many

No_TK *

Nama_TK

Alamat

Tanggal_Lahir

Pekerjaan

Tanggal_Masuk

Gaji_Harian

Tabel_Tenaga_Kerja

Tabel_Uang_Makan

No_Absen **

Project

Periode_Absen

Nama_Tk

Gaji_Harian

Hari_Kerja

Jumlah_Gaji

No_TK**

No_UM**

Project

Tanggal_UM

Nama_Tk

Jumlah_UM

No_TK**

Tabel_Absen

No_Gaji*

Tanggal_Gaji

Project

Nama_TK

Jumlah_Gaji

Jumlah_UM

Total

Grand_Total

No_Absen**

No_UM**

Tabel_Gaji

No_Jurnal

Tgl_Jurnal

Debet

Kredit

No_Perkiraan**

No_Kuitansi**

Tabel_Jurnal

No_Perkiraan *

Nama_Perkiraan

Tabel_Perkiraan

Tabel_Pembayaran

No_Kuitansi* Tanggal_Kuitansi

No_UM**

No_Gaji**

Tabel_Detail_Jurnal

No_Jurnal

Periode

Tgl_Jurnal

No_Kuitansi

64

4.5.4. Spesifikasi File

Dalam merancang prosedur sistem usulan penulis membutuhkan file

pendukung, diantaranya :

a. Spesifikasi file Tenaga Kerja

Nama file : File tenaga kerja

Akronim : TK.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data tenaga kerja

Tipe file : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 112 karakter

Kunci field : No_Tk

Database : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1 Spesifikasi file tenaga kerja

No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan

1 No_TK No_Tk Text 5 Primery Key

2 Nama_TK Nm_tk Text 20

3 Alamat alamat Text 50

4 Tanggal_Lahir Tgl_lahir Date 8

5 Pekerjaan pekerjaan Text 15

6 Tanggal_Masuk Tgl_masuk Date 8

7 Gaji_Harian Gj_Harian Currency 6

65

b. Spesifikasi file perkiraan

Nama file : File perkiraan

Akronim : Perkiraan.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data perkiraan



Akses file : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 24 Karakter

Kunci field : No_Perkiraan


Tabel IV.2 Spesifikasi file perkiraan


1 Nomor Perkiraan No_Perkiraan Text 4 Primery Key

2 Nama Perkiraan Nm_Perkiraan Text 20

c. Spesifikasi file absen

Nama file : File data absen

Akronim : absen.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data absen tenaga kerja

Tipe file : File Input Data


Akses file : Random

66

Media : Hard Disk


Kunci field : No_absen


Tabel IV.3 Spesifikasi file absen

d. Spesifikasi file Uang Makan

Nama file : File Uang Makan

Akronim : UM.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data Uang Makan

Tipe file : File Transaksi


Akses file : Random

Media : Hard Disk


1 No_Absen No_Absen Text 13 Primary key

2 Project Project Text 15

3 Periode_absen Periode_absen Date 16

4 No_Tk No_Tk Text 5 Foreign Key

5 Nama_Tk Nm_Tk Text 20

6 Hari_Kerja Hr_Kerja Number 2

7 Gaji_Harian Gj_Harian Currency 6

8 Jumlah_Gaji Jml_Gj Currency 9

67


Kunci Fields : No_UM


Tabel IV.4 Spesifikasi file Uang Makan


1 No_UM No_UM Text 14 Primery Key


3 Tanggal_UM Tgl_UM Date 8

4 No_TK No_TK Text 5

5 Nama_Tk Nm_Tk Text 20

6 Jumlah_UM Jml_UM Currency 9

e. Spesifikasi file Gaji

Nama file : File Gaji

Akronim : Gaji.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data gaji



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : No_Gaji

Database : Microsoft Access 2010.

68

Tabel IV.5 Spesifikasi file Gaji


1 No_Gaji No_Gaji Text 6 Primery Key

2 Tanggal_Gaji Tgl_Gaji Date 8

3 No_Absen No_Absen Text 13 Foreign Key

4 No_UM No_UM Text 14 Foreign Key


6 Nama_TK Nm_TK Text 20

7 Jumlah_Gaji Jml_Gaji Currency 9

8 Jumlah_UM Jml_UM Currency 9

9 Total Total Currency 9

10 Grand_Total Grand_Total Currency 9

f. Spesifikasi file Pembayaran

Nama file : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran atau kas keluar



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : No_Kuitansi


69

Tabel IV.6 Spesifikasi file pembayaran


1 Nomor_Kuitansi No_kuitansi Text 9 Primery Key

2 Tanggal_Kuitansi Tgl_kuitansi Date 8

3 No_Gaji No_Gaji Text 11 Foreign Key

4 No_UM No_UM Text 14 Foreign Key

g. Spesifikasi file Jurnal

Nama file : File Jurnal

Akronim : Jurnal.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data jurnal pengeluaran kas



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : No_Jurnal


70

Tabel IV.7 Spesifikasi file Jurnal


1 No_Jurnal No_Jurnal Text 8 Primery Key

2 Tanggal_Jurnal Tanggal_Jurnal Date 8

3 No_Kuitansi No_Kuitansi Text 9 Foreign Key

4 No_Perkiraan No_Perkiraan Text 4 Foreign Key

5 Debet Debet Currency 9

6 Kredit Kredit Currency 9

4.5.5 Struktur Kode

Dalam pengolahan data menggunakan komputer diperlukkan pengkodean

untuk masing-masing data. Adapun tujuan dari membuat atau memakai kode-kode

adalah untuk memudahkan dalam penulisan data mempercepat proses pencarian dan

pengurutan data serta menghemat memori penyimpanan data.

Sedangkan struktur kode yang dipergunakan dalam penyusunan sistem

penggajian pada PT. Samudera Berlian Perkasa adalah sebagai berikut :

a. No.Tk

No.Tk terdiri dari lima digit dengan tipe karakter, dimana dua karakter pertama

mewakili jenis pekerjaan ,tiga karakter kedua mewakili nomor urut tenaga

kerja.

71

Adapun format struktur kodenya adalah :

X X 9 9 9

Contoh :

M A 0 0 1

MA = Mandor

001 = Nomor urut tenaga kerja

b. Nomor Perkiraan

Nomor perkiraan terdiri dari empat digit dengan tipe karakter, dimana satu

digit pertama mewakili kelompok perkiraan , satu digit kedua mewakili jenis

perkiraan, sedangkan dua digit kedua mewakili nama perkiraan. Adapun

format struktur kodenya adalah :

9 9 9 9

Nama Perkiraan

Contoh :

1 1 1 1

1 = Merupakan kelompok perkiraan aktiva

1 = Merupakan jenis perkiraan aktiva lancar

11 = Merupakan nama perkiraan kas

Nomor Urut Tenaga Kerja

Jenis Pekerjaan

Jenis Perkiraan

Kelompok perkiraan

72

c. No. Absen

Nomor Absen terdiri dari tiga belas digit dengan tipe karakter, dimana satu

karakter pertama mewakili inisial Absen (A), tiga karakter kedua mewakili

nama Project, dua karakter ketiga mewakili tahun, dua karakter keempat

mewakili bulan, dua karakter kelima mewakili tanggal, dan tiga karakter

keenam mewakili no.urut tenaga kerja. Adapun format struktur kodenya

adalah:

X X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Contoh :

A O B E 1 6 0 1 0 2 0 0 1

A = Inisal absen (A)

OBE = Nama Project (OBELISCO)

16 = Tahun

01 = Bulan

02 = Tanggal

01 = No. Urut T.K

Tahun

Inisial Absen

Nama Poject

Tanggal

Bulan

No Urut T.K

73

d. No. UM

Nomor uang makan terdiri dari empat belas digit dengan tipe karakter, dimana

dua karakter pertama mewakili inisial uang makan, tiga karakter kedua

mewakili nama project, dua karakter ketiga mewakili tahun, dua karakter

keempat mewakili bulan, dua karakter kelima mewakili tanggal, dan tiga

karakter keenam mewakili no.urut tenaga kerja. Adapun format struktur

kodenya adalah :

X X X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Contoh :

U M O B E 1 6 0 1 0 2 0 0 1

UM = Inisial Uang Makan (UM)


16 = Tahun

01 = Bulan

02 = Tanggal

001 = No.Urut T.K

Inisial Uang Makan

Nama Project

Tahun

Tanggal

Bulan

No.Urut TK

74

e. No. Gaji

No.Gaji terdiri dari sebelas digit dengan tipe karakter, dimana satu karakter

pertama mewakili inisial Gaji (G), tiga karakter kedua mewakili nama project,

dua karakter ketiga mewakili tahun, dua karakter keempat mewakili bulan, dan

tiga karakter kelima mewakili urutan gaji. Adapun format struktur kodenya

adalah:

X X X X 9 9 9 9 9 9 9

Contoh :

G O B E 1 6 0 1 0 0 1

G = Inisial Gaji


16 = Tahun

01 = Bulan

001 = Urutan Gaji

Inisial Gaji

Bulan

Urutan Gaji

Tahun

Nama Project

75

f. Nomor Kuitansi

Nomor Kuitasni terdiri dari sembilan digit dengan tipe karakter, dimana dua

digit pertama mewakili inisial Kuitansi (KU), dua digit kedua mewakili tahun

kuitansi, dua digit ketiga mewakili bulan kuitansi, sedangkan tiga digit keempat

mewakili nomor urut kuitansi, adapun format penulisannya adalah :

X X 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

K U 1 6 0 1 0 0 1

KU = Inisial Kuitansi

16 = Tahun Kuitansi

01 = Bulan Kuitansi

001 = Nomor urut Kuitansi

g. Nomor Jurnal

Nomor jurnal terdiri dari delapan digit dengan tipe karakter, dimana satu digit

pertama mewakili inisial Jurnal (J), dua digit kedua mewakili tahun jurnal,

Inisial Kuitansi

Tahun Kuitansi

Bulan Kuitansi

Nomor Urut Kuitansi

76

dua digit ketiga mewakili bulan jurnal, sedangkan tiga digit keempat

mewakili nomor urut jurnal, adapun format penulisannya adalah :

X 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

J 1 6 0 8 0 0 1

J = Jurnal

16 = Tahun Jurnal

01 = Bulan Jurnal

001 = Nomor urut jurnal

4.5.6. Spesifikasi Program

Tahap selanjutnya adalah membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan

dalam sistem akuntansi usulan. Spesifikasi program yang diusulkan yaitu menerangkan

program-program yang akan digunakan dalam sistem yang akan diterapkan.

Inisial Jurnal

Tahun Jurnal

Bulan Jurnal

Nomor Urut Jurnal

77

Gambar IV.8

Diagram HIPO

LOGIN

0.0

Menu

Utama

0.0

Menu

Master

1.0

0.0

Menu Input

Data

2.0

0.0

Menu

Transaksi

3.0

0.0

Menu

Laporan

4.0

0.0

Menu Exit

5.0

0.0

Menu Data

TK

1.1

1.0

Menu Data

Absen

2.1

2.0

Menu Perhitungan

UM

3.1

3.0

Menu Laporan

Gajian Bulanan TK

4.1

4.0

Menu Data

Perkiraan

1.2

1.0

Menu Data

Uang Makan

2.2

2.0

Menu Perhitungan

Gaji

3.2

3.0

Menu Laporan

Jurnal P K

4.2

4.0

Menu Data

User

1.3

1.0

Menu

Pembayaran

3.3

3.0

Menu

Jurnal

3.4

3.0

78

Spesifikasi program berisi tentang proses yang ada di dalam program. Adapun

jenis program tersebut adalah :

a. Spesifikasi Menu Login

Nama Program : Menu Login

Fungsi Program : Untuk membuka menu utama

Akronim : Menu Login.frm

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Tampilan E-1

Proses Program : Dengan membuka aplikasi sistem penggajian PT.SBP,

Maka akan muncul jendela login.

1. Masukkan username dan password.

2. Lalu klik login. Apabila password salah maka akan

kembali mengulang untuk memasukan username

dan password.

b. Spesifikasi Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Fungsi Program : Untuk membuka submenu pada menu utama

Akronim : Menu Utama.frm

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E-2

Proses Program : Dengan membuka login maka akan muncul tampilan

menu utama yaitu sebagai berikut:

79

1. Menu Master

2. Menu Input Data

3. Menu Transaksi

4. Menu Laporan

5. Exit

c. Spesifikasi Menu Master

Nama Program : Menu Master

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu data master

Akronim : Menu Master.frm

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E-3

Proses Program : Dengan mengklik menu master maka akan muncul

submenu yaitu:

1. Menu Data TK

2. Menu Data Perkiraan

3. Menu Data User

d. Spesifikasi Menu Data TK

Nama Program : Menu Data TK

Fungsi Program : Untuk menampilkan data tenaga kerja

Akronim : Data TK.frm

Indeks Program : No_TK



80

Proses Program :

1. Pilih menu master, lalu pilih submenu Data TK.

2. Akan tampil form data TK, merupakan isi dari menu tenaga kerja.

3. Klik tambah untuk menambah data tenaga kerja.

4. Klik ubah untuk mengubah data tenaga kerja.

5. Klik simpan untuk menyimpan data tenaga kerja.

6. Klik hapus untuk menghapus data tenaga kerja. Akan muncul

jendela konfirmasi APAKAH ANDA YAKIN AKAN

MENGHAPUS DATA INI ? Dengan pilihan YA untuk menghapus

dan BATAL untuk kembali pada form data tk.

7. Untuk mencari data, terlebih dahulu memilih filter berdasarkan dan

menulis data yang akan dicari pada kolom yang sudah disediakan.

Lalu klik cari, maka akan muncul data yang dicari.

8. Untuk mencetak data tk, terlebih dahulu memilih data yang akan

dicetak, lalu klik cetak, dan akan muncul jendala konfirmasi

bertuliskan JUMLAH DATA YANG AKAN DICETAK ADALAH

… DATA. Dengan pilihan YA untuk mencetak dan BATAL untuk

kembali ke form Data TK.

9. Klik keluar untuk keluar dari form data TK dan kembali ke menu

utama.

e. Spesifikasi Menu Data Perkiraan

Nama Program : Menu Data Perkiraan

Fungsi Program : Untuk menampilkan data perkiraan

81

Akronim : Data Perkiraan.frm

Indeks Program : No_Perkiraan



Proses Program :

1. Pilih menu master, lalu pilih menu Data Perkiraan.

2. Akan tampil form data perkiraan, merupakan isi dari menu data

perkiraan.

3. Klik tambah untuk menambah data perkiraan.

4. Klik ubah untuk mengubah data perkiraan.

5. Klik simpan untuk menyimpan data perkiraan.

6. Klik hapus untuk menghapus data perkiraan. Akan muncul jendela

konfirmasi APAKAH ANDA YAKIN AKAN MENGHAPUS

DATA INI ? Dengan pilihan YA untuk menghapus dan BATAL

untuk kembali pada form data perkiraan.

7. Klik keluar untuk keluar dari form data perkiraan dan kembali ke

menu utama.

f. Spesifikasi Menu Data User

Nama Program : Menu Data User

Fungsi Program : Untuk menampilkan data user

Akronim : Data User.frm

Indeks Program : No_User


82


Proses Program :

1. Buka file menu utama.

2. Pilih menu master, lalu pilih menu data user.

3. Akan tampil form data user, merupakan isi dari data user.

4. Klik tambah untuk menambah data user.

5. Klik simpan untuk menyimpan data user.

6. Klik hapus untuk menghapus data user. Akan muncul jendela



untuk kembali pada form data user.

7. Klik ubah password untuk mengubah password user. Sebelumnya

pilih terlebih dahulu data yang akan diubah password nya, lalu

setelah itu data akan masuk pada form data user lalu isi password

lama dan password baru pada kolom yang sudah disedikan

kemudian klik simpan.

8. Klik keluar untuk keluar dari form data user dan kembali ke menu

utama.

h. Spesifikasi Menu Input Data

Nama Program : Menu Input Data

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu input data

Akronim : Menu Input Data.frm


83


Proses Program : Dengan mengklik menu input data maka akan muncul

submenu yaitu:

1. Menu Data Absen

2. Menu Data Uang Makan

h. Spesifikasi Menu Data Absen

Nama Program : Menu Data Absen

Fungsi Program : Untuk menampilkan data absen.

Akronim : Data Absen.frm

Indeks Program : No_Absen



Proses Program :


2. Pilih menu input data, lalu pilih menu data absen.

3. Akan tampil form data absen, merupakan isi dari data absen.

4. Klik tambah untuk menambah data absen.

5. Klik simpan untuk menyimpan data absen.

6. Klik hapus untuk menghapus data absen. Akan muncul jendela



untuk kembali pada form data absen.

84




8. Klik keluar untuk keluar dari form data absen dan kembali ke menu

utama.

i. Spesifikasi Menu Data Uang Makan

Nama Program : Menu Data Uang Makan

Fungsi Program : Untuk menampilkan data uang makan

Akronim : Data Uang Makan.frm

Indeks Program : No_UM



Proses Program :


2. Pilih menu input data, lalu pilih menu data uang makan.

3. Akan tampil form data uang makan, merupakan isi dari data uang

makan.

4. Klik tambah untuk menambah data uang makan.

5. Klik simpan untuk menyimpan data uang makan.

6. Klik hapus untuk menghapus data uang makan. Akan muncul



dan BATAL untuk kembali pada form data uang makan.

85




8. Klik keluar untuk keluar dari form data uang makan dan kembali ke

menu utama.

j. Spesifikasi Menu Transaksi

Nama Program : Menu Transaksi

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu transaksi

Akronim : Menu Trnasaksi.frm



Proses Program : Dengan mengklik menu transaksi maka akan muncul

submenu yaitu:

1. Menu Perhitungan UM

2. Menu Perhitungan Gaji

3. Pembayaran

4. Jurnal

k. Spesifikasi Menu Perhitungan UM

Nama Program : Menu Perhitungan UM

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu perhitungan UM

Akronim : Perhitungan Uang Makan.frm

Indeks Program : -


86


Proses Program :


2. Pilih file menu transaksi, lalu pilih menu perhitungan total uang

makan.

3. Akan tampil form data perhitungan total uang makan, merupakan

isi dari menu perhitungan total uang makan.

4. Klik tambah untuk menambah data perhitungan total uang makan.

5. Klik simpan untuk menyimpan data perhitungan total uang makan.

6. Klik hapus untuk menghapus data perhitungan total uang makan.

Akan muncul jendela konfirmasi APAKAH ANDA YAKIN AKAN


dan BATAL untuk kembali pada form perhitungan total uang

makan.

7. Untuk mencetak data perhitungan total uang makan, terlebih dahulu

memilih data yang akan dicetak, lalu klik cetak, dan akan muncul

jendala konfirmasi bertuliskan JUMLAH DATA YANG AKAN

DICETAK ADALAH … DATA. Dengan pilihan YA untuk

mencetak dan BATAL untuk kembali ke form Data Perhitungan

Total Uang Makan.

8. Klik keluar untuk keluar dari form data Perhitungan Total Uang

Makan dan kembali ke menu utama.

87

l. Spesifikasi Menu Perhitungan Gaji

Nama Program : Menu Perhitungan Gaji

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu perhitungan gaji

Akronim : Perhitungan Total Gaji.frm

Indeks Program : No_Gaji



Proses Program :


2. Pilih file menu transaksi, lalu pilih menu perhitungan total gaji.

3. Akan tampil form data perhitungan total gaji, merupakan isi dari

menu perhitungan total gaji.

4. Klik tambah untuk menambah data perhitungan total gaji.

5. Klik simpan untuk menyimpan data perhitungan total gaji.

6. Klik hapus untuk menghapus data perhitungan total gaji. Akan

muncul jendela konfirmasi APAKAH ANDA YAKIN AKAN


dan BATAL untuk kembali pada form perhitungan total gaji.

7. Untuk mencetak data perhitungan total gaji, terlebih dahulu memilih

data yang akan dicetak, lalu klik cetak, dan akan muncul jendala

konfirmasi bertuliskan JUMLAH DATA YANG AKAN DICETAK

ADALAH … DATA. Dengan pilihan YA untuk mencetak dan

BATAL untuk kembali ke form Data Perhitungan Total Gaji.

88

8. Klik keluar untuk keluar dari form data Perhitungan Total Gaji dan

kembali ke menu utama.

m. Spesifikasi Menu Pembayaran

Nama Program : Menu Pembayaran

Fungsi Program : Untuk melihat data pembayaran

Akronim : Pembayaran.frm

Indeks Program : No_Kuitansi



Proses Program :


2. Pilih file menu transaksi, lalu pilih menu pembayaran.

3. Akan tampil form data pembayaran, merupakan isi dari menu

pembayaran.

4. Klik tambah untuk menambah data pembayaran.

5. Klik simpan untuk menyimpan data pembayaran.

6. Klik hapus untuk menghapus data pembayaran. Akan muncul



dan BATAL untuk kembali pada form pembayaran.

7. Untuk mencetak data pembayaran, terlebih dahulu memilih data

yang akan dicetak, lalu klik cetak, dan akan muncul jendala


89


BATAL untuk kembali ke form Pembayaran.

8. Klik keluar untuk keluar dari form pembayaran dan kembali ke

menu utama.

n. Spesifikasi Menu Jurnal

Nama Program : Menu Jurnal

Fungsi Program : Untuk melihat data jurnal

Akronim : Jurnal.frm

Indeks Program : No_Jurnal



Proses Program :

1. Buka Buka file menu utama.

2. Pilih file menu transaksi, lalu pilih menu jurnal.

3. Akan tampil form data jurnal, merupakan isi dari menu jurnal.

4. Klik tambah untuk menambah data jurnal.

5. Klik simpan untuk menyimpan data jurnal.

6. Klik hapus untuk menghapus data jurnal. Akan muncul jendela



untuk kembali pada form pembayaran.

7. Untuk mencetak data pembayaran, terlebih dahulu memilih data

yang akan dicetak, lalu klik cetak, dan akan muncul jendala

90



BATAL untuk kembali ke form Pembayaran.

8. Klik keluar untuk keluar dari form pembayaran dan kembali ke

menu utama.

o. Spesifikasi Menu Laporan

Nama Program : Menu Laporan

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu laporan

Akronim : Menu Laporan.frm



Proses Program : Dengan mengklik menu laporan maka akan tampil

submenu yaitu:

1. Laporan Gajian Bulanan TK

2. Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

p. Spesifikasi Menu Laporan Gajian Bulanan TK

Nama Program : Menu Laporan Gajian Bulanan

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu laporan gajian bulanan TK

Akronim : Laporan Gajian Bulanan TK.frm



91

Proses Program :


2. Pilih file menu laporan, lalu pilih menu laporan gajian bulanan TK.

3. Akan tampil form laporan gajian bulanan TK, merupakan isi dari

menu laporan gajian bulanan TK.

4. Klik tampil untuk menampilkan laporan yang sudah dipilih.

5. Klik cetak untuk mencetak laporan yang sudah dipilih. Akan

muncul jendela konfirmasi. APAKAH LAPORAN GAJIAN INI

AKAN DICETAK ? Dengan pilihan YA untuk mencetak dan

TIDAK untuk tidak mencetak.

6. Klik keluar untuk keluar dari form laporan gajian bulanan TK dan

kembali ke menu utama.

q. Spesifikasi Menu Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Nama Program : Menu Laporan Jurnal Pengeluaran Kas

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu laporan jurnal pengeluaran

kas

Akronim : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas.frm



Proses Program :


2. Pilih file menu laporan, lalu pilih menu laporan jurnal pengeluaran

kas

92

3. Akan tampil form laporan jurnal pengeluaran kas, merupakan isi

dari menu laporan jurnal pengeluaran kas.

4. Klik tampil untuk menampilkan laporan jurnal yang sudah dipilih.

5. Klik cetak untuk mencetak laporan yang sudah dipilih. Akan

muncul jendela konfirmasi. APAKAH LAPORAN GAJIAN INI

AKAN DICETAK ? Dengan pilihan YA untuk mencetak dan

TIDAK untuk tidak mencetak.

6. Klik keluar untuk keluar dari form laporan jurnal pengeluaran kas

dan kembali ke menu utama.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Merupakan penjabaran dari pemakaian perangkat lunak (software) dan

perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem informasi penggajian

usulan.

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain membutuhkan

banyak sumber daya juga dapat memakan waktu yang cukup lama untuk

menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan

sampai dengan sistem itu diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Apabila sistem

informasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit

dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan, maka perlu dikembangkan kembali

suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali pada proses perencanaan sistem untuk

93

menunjang kebutuhan akan pengolahan data. Sistem usulan ini diperlukan komputer

serta tambahan lainnya yaitu perangkat lunak dan perangkat keras.

4.6.2. Prangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan program-program yang digunakan untuk

menjalankan perangkat kerasnya diantaranya adalah sistem operasi dan aplikasi

program. Dalam hal ini perangkat lunak komputer yang digunakan adalah sebagai

berikut :

a. Sistem operasi (operating sistem) yang digunakan adalah Windows 7,

karena penggunaan kernel yang lebih baik sehingga terlihat lebih stabil dan

keamanan data lebih terjamin karena adanya fasilitas auto recovery.

b. Bahasa program menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, merupakan

paket program yang berorientasi objek dan pemakaian database yang

tersambung langsung dengan program sehingga lebih mudah digunakan.

4.6.3. Prangkat Keras

Perangkat keras adalah seluruh komponen peralatan yang membentuk suatu

sistem komputer dan peralatan laiinya yang memungkinkan komputer dapat

melaksanakan tugasnya. Adapun perangkat keras yang digunakan dalam sistem usulan

adalah sebagai berikut :

Processor : Intel Dual Core

RAM : 256 MB

Harddisk : 500 GB

94

Monitor : LCD 16” resolusi HD

Keyboard : 108 keys

Printer : Dot Matrix

Mouse : Standar Mouse

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai tahapan yang

akan dilakukan dan menjelaskan segalam sesuatu dalam proses implementasi

komputerisasi sistem penggajian tenaga kerja pada PT.Samudera Berlian Perkasa.

Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau

pedoman terhadap kegiatan dan tahapan yang harus dilakukan dalam implementasi

tersebut guna mencapai keinginan yang diharapkan. Dalam perencanaan implementasi

lamanya dibutuhkan selama empat bulan yang dibaggi dalam beberapa tahap :

1. Ananlisa Sistem

Mempelajari sistem berjalan beserta masalah yang ada. Tujuannya untuk

mendapatkan gambaran tentang banyaknya permasalahan yang ada pada

PT.Samudera Berlian Perkasa, sehingga dapat diketahui kekurangan sistem

berjalan dan diperbaiki pada sistem yang akan diusulkan. Pada kegiatan ini

dibutuhkan waktu dua minggu.

2. Penyiapan Data Awal

Penyiapan data awal adalah suatu kegiatan yang bertujuan mengumpulkan

data-data yang nantinya akan digunakan pada sistem usulan untuk

diimplementasikan. Untuk kegiatan ini dibutuhkan waktu selama dua minggu.

95

3. Pembuatan File Baru

Pada kegiatan ini akan dibuat terlebih dahulu suatu file database yang berfungsi

sebagai tempat penampungan data yang telah dikumpulkan pada bagian atas. Untuk

kegiatan ini dibutuhkan waktu selama satu minggu

4. Pembuatan dan Test Program

Pembuatan program ini akan membutuhkan waktu yang lebih lama

dibandingkan dengan tahap yang lainnya. Program yang dibuat diharapkan

sebuah program yang benar-benar mampu menjalankan sistem usulan dengan

baik. Pada kegiatan ini dibutuhkan waktu empat minggu.

5. Pembuatan Buku Petunjuk

Pada tahap ini akan dibuat operasi untuk menjalankan sistem usulan yang berisi

prosedur kerja tehnik pembuatan program beserta prosedurnya. Pembuatan

buku petunjuk operasi ini diperkirakan akan membutuhkan waktu selama satu

minggu.

6. Training dan Penyuluhan

Pelatihan atau training pada tahap ini dimaksudkan agar calon user

mengetahui prosedur kerja yang akan dijalankan, selain itu juga pengenalan

lebih lanjut pada calon user mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan

dipakai untuk menggantikan manualisasi yang sedang berjalan. Tahap ini

memerlukan waktu yang lama karena diharapkan calon user benar-benar

paham akan sistem yang diusulkan yang nantinya akan diterapkan. Waktu

yang diperlukan adalah satu minggu.

96

7. Test Sistem

Test sistem adalah suatu kegiatan untuk menguji kelayakan dari sistem yang

diusulkan secara keseluruhan dan dilakukan oleh user yang telah di training

sebelumnya. Waktu yang diperkukan adalah tiga minggu.

8. Evaluasi dan Operasional

Kegiatan ini adalah suatu kegiatan yang mengoperasikan sistem usulan secara

keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan

adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem, agar terhindar dari

kesalahan yang ada. Waktu yang diperlukan dalam tahap ini adalah tiga

minggu.

Tabel IV.8 Jadwal Implementasi

JADWAL IMPLEMENTASI

NO KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III BULAN IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Analisa Sistem

2. Penyiapan Data Awal

3. Pembuatan File Baru

4. Pembuatan dan Test Program

5. Pembuatan Buku Petunjuk

6. Training dan Penyuluhan

7. Test Sistem

8. Evaluasi dan Operasional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filee. Proses Pembuatan Laporan. setiap akhir...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filee. Proses Pembuatan Laporan. setiap akhir...