11

BAB III

PEMBAHASAN

A. Tinjauan Umum

1. Sejarah Perusahaan

PPS Technology adalah teknologi pelapisan lapisan Poly Tetra Fluoro

Ethylene (PTFE) di bodi mobil pada suhu ruang (26ºC) dan tekanan normal (1

atm) yang telah dibuktikan dan disahkan oleh US Patent no 5,081,171.

Formula PPS Technology ditemukan di Florida, USA pada tahun 1990 dan lulus

paten setelah melalui beberapa pengujian pada tahun 1992. Teknologi ini

kemudian dibeli oleh perusahaan multinasional di Ontario, Canada bernama

Gard Group Inc. (www.gardgroup.com). Pada tahun 1997, seluruh pabrik,

distribusi dan marketing PPS dipindahkan ke Canada di bawah naungan Gard

Group Inc. yang mendapatkan ISO 9001:2008 dari Canada untuk standarisasi

produk dan manajemen bertaraf internasional.

Pada tahun 2004, PPS Autoshine Indonesia melalui PT Panca Multindo

Perkasa membeli hak eksklusif distribusi produk PPS Technology

dari GardGroup Inc. di Canada untuk seluruh wilayah Indonesia. PPS

Autoshine adalah satu-satunya distributor resmi wilayah Indonesia untuk semua

produk PPS Technology dan produk automotive treatment dari Gard Group Inc.

Lisensi distribusi pertama PPS di Indonesia dijual oleh PPS Autoshine

Indonesia kepada PPS Surabaya di tahun 2005. Pada tahun 2007, PPS

12

Autoshine menunjuk PPS Autoshine Surabaya secara spesifik sebagai

distributor utama dalam penjualan lisensi dealer, training, dan distribusi produk

Gard Group Inc. di seluruh wilayah Indonesia.

Pada tahun 2014, PT Palar Persada Sejahtera sebagai badan usaha resmi

mewakili PPS Autoshine Indonesia untuk distribusi produk PPS Autoshine

dibentuk.Ketatnya persaingan bisnis di bidang Car Care dan Paint Protection

mendorong para pengusaha untuk menekan harga dengan mengorbankan profit

dan kualitas, PPS Autoshine memiliki visi untuk membangun suatu brand

image dan sistem yang menjaga profit dealer dan memberi servis yang terbaik

(dalam produk, maupun pelayanan) kepada konsumen.

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.1 Gedung PPS Autoshine

13

2. Logo Perusahaan

S

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.2 Logo PPS Autoshine

Logo merupakan suatu lambang yang mencerminkan suatu identitas bagi

suatu perusahaan sehingga membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lain.

3. Nilai – Nilai Utama PPS Autoshine

Pelayanan : kami ada untuk melayani dari hati

Penjiwaan : kami memberikan pelayanan yang terbaik dalam koridor

profesionalisme

Syukur : kami selalu bersyukur masih dikaruniai kesempatan untuk berkarya

4. Visi dan Misi

Visi dari PPS Autoshine Indonesia adalah :

Mendirikan dealer PPS Autoshine di kota-kota besar Indonesia yang tetap

berorientasi kepada produk dan servis yang terbaik untuk konsumen, profit

margin yang mencukupi untuk dealer dan peningkatan kesejahteraan untuk

14

seluruh keluarga besar PPS.

Misi dari PPS Autoshine Indonesia adalah :

mendidik konsumen akan perlunya Paint Protection, memberi solusi perawatan

mobil yang profesional dan menjadi market leader dalam bidang ini dengan

tetap berpegang teguh tradisi dan nilai-nilai perusahaan.

A. Struktur Organisasi dan Job Description

1. Struktur Organisasi

Sumber: Administrasi PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PPS Autoshine

15

2. Job Description

Berdasarkan Struktu organisasi di atas, penulis akan menjelaskan Job

description pada tiap-tiap bagian di PPS Autoshine adalah sebagai berikut:

a. Owner

1) Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.

2) Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

3) Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga

keuntungan perusahaan.

4) Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan kekayaan perusahaan.

5) Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia

luar perusahaan.

6) Menetapkan strategi-strategi untuk mencapakai visi dan misi perusahaan.

7) Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai

bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.

8) Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

b. HRD

1) Merekrut personil atau karyawan untuk posisi yang sesuai dengan

kemampuan mereka.

2) Memberikan pelatihan dan pengembangan staf.

3) Monitoring kerja dati setiap karyawan.

4) Memutuskan pemberian pengangkatan jabatan dan kompensasi.

16

5) Distribusi pembayaran karyawan.

6) Survei karyawan dan granding.

7) Trouble shooting dan pemecahan masalah bagi karyawan.

8) menjaga hubungan dengan setiap karyawan.

9) membentuk tim untuk proyek-proyek tertentu.

c. Sales Manager

1) Membuat target penjualan dan strategi pencapaiannya.

2) Membuat Activity Plan bulanan dan tahunan, untuk mencapai target

penjualan.

3) Mengarahkan dan menggerakan masing-masing sales counter sesuai

rencana aktivitas (Activity Plan) disesuaikan dengan segmentasi dan target

market.

4) Membuat promo setiap bulanya dan membuat laporan penjualan.

d. Finance Manager

1) Menjalakan fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi

keuangan guna menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan perusahaan

dengan akurat dan tepat waktu.

2) Mengendalikan dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaporan, dan

pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar akurat, efisien, dan tepat

waktu serta sesuai dengan aturan pemerintah yang berlaku.

3) Manajerial arus kas perusahaan (cashflow), terutama dalam mengelola

17

hutang dan piutang perusahaan, sehingga ketersediaan dana untuk

operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan dapat dipastikan

dengan baik.

4) Merencanakan dan mengkoordinasikan perancangan anggaran perusahaan,

dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut agar dapat menunjang

kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien.

5) Merancang dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur

keuangan serta akuntansi perusahaan. Pelaksanaannya pun harus dikontrol

agar semua proses dan transaksi keuangan berjalan secara tertib dan teratur

sehingga berbagai resiko keuangan yang ada dapat diminimalisir.

6) Melakukan perencanaan dan mengkoordinasikan analisa keuangan agar

dapat member masukan kepada pimpinan perusahaan dari sisi keuangan

dalam membuat keputusan bisnis yang tepat, baik kaitannya untuk

kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan

lainnya.

7) Melakukan perencanaan dan konsolidasi perpajakan dalam lingkup

perusahaan untuk memastikan efisiensi anggaran dan kepatuhan terhadap

peraturan perpajakan.

e. Sales Admin

1) Membuat nota penjuaalan.

2) Mengartur stok barang dan bahan.

3) Melakukan pembelian atas barang dan bahan.

18

4) Men-support sales dalam mencari customer.

f. Sales Counter

1) Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan

2) Menjawab telepon yang masuk (memberikan harga dan penjelasan tentang

barang-barang atau jasa yang dijual).

3) Melayani customer yang datang ke counter

4) Mencari customer barudengancara online marketing, menghubungi

perusahaan-perusahaan, dan lain-lain.

5) Meningkatkan penjualan.

B. Bidang Usaha

PPS Autoshine adalah satu-satunya distributor resmi wilayah Indonesia untuk

semua produk PPS Technology dan produk automotive treatment dari Gard Group

Inc. PPS Autoshine merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa Car Care,

berikut jasa yang dijual oleh PPS Autoshine:

1. PPS Polarized Coat

PPS (Polarized Paint Protection System) adalah teknologi yang dimiliki

oleh Gard Group Inc. di Canada dan di-patent-kan di USA (No 5,081,171)

dan mendapat ISO 9001:2008 dari Canada sebagai satu-satunya teknologi

berbasis polarisasi ion yang berhasil menyatukan lapisan polymer yang

ditemukan oleh Du Pont, Inc. dalam cat mobil dan bertahan hingga 7 tahun.

Tujuan dari proses ini adalah:

19

a. Mengambil alih semua resiko yang seharusnya dialami.

b. Mencegah kontaminasi ke cat mobil.

c. Mengkilapkan cat melebihi barunya.

d. Lebih murah dari biaya clear-coat ulang.

e. Aplikasi cepat, mudah dan resiko rendah.

Berikut adalah gambar sebelum dan setelah mobil dilapisi oleh PPS

Polarized Coat:

Sebelum Sesudah

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.4 PPS Polarized Coat

20

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.5 Proses Pengerjaan PPS Polarized Coat

2. PPS Glass Coat

PPS GlassCoat adalah produk pelindung kaca mutakhir dari Diamon Fusion

International di 9361 Irvine Boulevard, Irvine, California 92618, USA.

PPS GlassCoat perlu untuk :

a. Membuat kaca lebih terang.

b. Memberi sifat menolak air pada kaca (hydrophobic) selama bertahun-tahun.

c. Sisa kerak air jadi mudah dibersihkan.

d. Sepuluh kali lebih kuat dan melindungi kaca dari benturan dan baret.

e. Dua puluh persen lebih kilap dari kaca tanpa coating.

f. Perawatan jadi mudah dan murah.

g. Mengemudi di bawah hujan jadi lebih mudah dan aman.

Berikut adalah gambar sebelum dan sesudah pengaplikasian PPS GlassCoat:

21

Sebelum Sesudah

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.6 PPS Glass Coat

3. PPS Gloss Gard

PPS GlossGard adalah salon mobil dan lapisan Paint Protection dari PPS

Autoshine yang mengkilap, bertahan 6 bulan dan berbahan dasar NON WAX yang

aman untuk segala jenis cat mobil. Proses aplikasi Gloss Gard berbasis salon

mobil membuat pengerjaannya termasuk membersihkan cat mobil dari baret-baret

halus, kerak air, aspal dan kotoran-kotoran yang mengurangi nilai estetika mobil.

Perbedaan GlossGard dengan PPS PolarizedCoat:

a. Perbedaan utama Gloss Gard dan PPS Polarized Coat ada di bahan. Polarized

Coat™ dari PPS Autoshine menggunakan bahan PTFE

(PolyTetraFluoroEthylene) yang ditemukan oleh Du Pont, Inc. yang lebih

awet dan tahan terhadap pencucian sedangkan Gloss Gard tidak menggunakan

bahan PTFE.

22

b. Perbedaan kedua adalah keawetan lapisan di mana lapisan PTFE bertahan

tahunan sementara Gloss Gard seperti Paint Protection terbaik lainnya di

pasaran hanya bertahan 6 bulan rata-rata.

c. Perbedaan terakhir adalah pada sistem garansi di mana PPS Polarized

Coat™ memberi garansi perawatan hingga 2 tahun dengan biaya per

pembetulan hanya 250 ribu rupiah sedangkan GlossGard tidak memberikan

sistem garansi jadi bila kembali biayanya adalah seperti aplikasi baru lagi.

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.7 Pengerjaan Gloss Gard

23

4. PPS RustCoat

PPS RustCoat atau yang biasa disebut Anti Karat yang diaplikasikan pada

bagian underseal mobil dan doortrim. Bergaransi 5 tahun bebas karat dengan proses

yang profesional tanpa melubangi bodi mobil. Aplikasi underbody chassis, 5 door-

panel dan daerah yang beresiko tinggi untuk berkarat.Dengan 3 jenisobat;

a. RustCoat Sound Suppression (under coating + peredam suara) – odorless.

b. RustCoat Rust Inhibitor Waterbase (lower door trim) – odorless, coklat muda.

c. RustCoat No Drip Rust Prevention (upper door trim, aman terhadap

electrical) – odorless, transparent.

Hasilnya adalah mobil bebas karat, tanpa dan tanpa resiko merusak electrical power

window atau melubangi bodi mobil

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.8 Obat yang Diaplikasikan Pada Proses Rust Coat

24

Sumber: www.ppsindonesia.com (2016)

Gambar 3.9 Pengaplikasian Rust Coat

5. PPS Car Spa

Merawat agar mobil jadi bersih, kilap dan tampak wetlook. PPS Car Spa

adalah pencucian mobil paling lengkap dan bersih. Disarankan agar dilakukan

sekitar 1-2 bulan sekali. Untuk mobil yang sudah Paint Protection di PPS

dianjurkan agar Car Spa diambil secara rutin agar lapisan PPS berumur lebih

panjang.

25

B. Pembahasan

1. Pengambian data

Teknik pengambilan data dilakukan melalui observasi, dokumentasi dan studi

pustaka

2. Prosedur Pelayanan Salon Mobil pada PPS Autoshine surabaya terlihat pada

Gambar 3.10 sebagai berikut:

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.10 Prosedur Pelayanan di Salon Mobil PPS Autoshine

Keterangan :

a. Proses penjadwalan pada PPS Autoshine terdapat dua cara yaitu by phone

by place, pada saat penjadwalan akan dilayani oleh sales counter dan

akan dijelaskan tentang jenis-jenis perawatan yang akan diambil, kategori

mobil dan harga sesuai dengan pricelist sampai adanya kesepakatan

dengan customer jenis perawatan apa yang akan diambil.

26

Kendala yang dialami pada saat penjadwalan adalah kurangnya jumlah

sales counter yang ada sehingga sales admin terkadang juga ikut

membantu untuk handling telepon dan menerima customer yang datang ke

counter.

b. Setelah terjadi kesepakatan untuk penjadwalan dan kesepakatan jenis

perawatan apa saja yang akan diambil maka customer datang ke counter

dan akan langsung disambut oleh Sales Counter. Berikut adalah prosedur

penerimaan pelayanan customer pada PPS Autosine :

1) Greeting, Menyambut dan menyapa dengan hangat, tulus dan sopan

dengan salam dan sapaan seperti contoh: “Selamat pagi/siang

bapak/ibu” dengan senyum yang tulus.

2) Menawarkan bantuan seperti: “Maaf, ada yang bisa saya bantu?”

3) Menjawab sekaligus menjelaskan sesuai dengan apa yang ditanyakan/

yang dibutuhkan oleh pelanggan dan membuat pelanggan percaya

pada jasa yang ditawarkan sehingga pelanggan tertarik untuk

mengambil jasa perawatan yang sudah ditawarkan.

4) Menawarkan bantuan kembali: “Apa ada lagi yang bisa saya bantu

bapak/ibu?”

5) Dan tidak lupa untuk mengucapkan “Maaf” dan “Terimakasih”.

Sebelum proses pengerjaan dilakukan maka sales counter akan

memberikan sales order yang berisi jenis perawaatan yang diambil. Surat

order terdiri dari 3 rangkap, rangkap pertama ditujukan untuk customer

27

sebagai tanda terima mobil, rangkap berwarna merah ditujukan untuk

sales admin sebagai acuan pembuatan invoice, dan untuk rangkap terakhir

berwarna biru ditujukan untuk teknisi sebagai acuan pengerjaan mobil.

Berikut adalah contoh dari Sales Order (SO):

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.11 Sales Order

c. Setelah customer menerima sales order (SO) maka selanjutnya akan

dilakukan proses checklist yang dilakukan oleh kepala teknisi. Proses

Checklist dilakukan agar customer dan perusahaan sama-sama mengetahui

kondisi mobil yang akan dikerjakan agar tidak terjadi kesalahpahaman di

kemudian hari. Setelah proses checklist selesai dilakukan maka kepala

teknisi menjelaskan kondisi mobil dan memberitahu berapa lama proses

pengerjaan mobil setelah melihat kondisi mobil. Untuk lama proses

28

pengerjaan mobil minimal dua hari. Berikut adalah contoh dari form

checklist:

d.

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.12 Form Checklist

e. Setelah proses checklist selesai dilakukan maka sales counter

menyerahkan sales order kepada teknisi untuk memulai proses pengerjaan

perawatan mobil. Perngerjaan mobil terdiri dari beberapa urutan

pengerjaan, berikut adalah urutan pengerjaan pada setiap mobil yang

melakukan perawatan di PPS Autoshine:

29

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.13 Tahapan Pengerjaan Mobil

f. Setelah sales admin mendapat SO maka sales admin segera membuat nota

sesuai dengan apa yang telah tertulis pada sales order, akan tetapi sebelum

membuat nota/invoice sales admin harus memastikan terlebih dahulu

bahwa harga yang tertulis pada sales order telah sesuai dengan pricelist

yang ada. Berikut adalah contoh dari pricelist dan invoice PPS Autoshine:

30

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.14 Pricelist PPS Autoshine

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.15 Nota/Invoice PPS Autoshine

g. Pada saat semua proses pengerjaan selesai sales admin memberikan

informasi kepada pemilik mobil (customer) dengan melalui telepon. Saat

pengambilan mobil customer harus membawa sales order yang telah

diberikan di awal untuk ditukarkan dengan nota/invoice resmi.

31

h. Saat customer datang untuk pengambilan mobil, maka customer diarahkan

oleh sales counter untuk menuju sales admin untuk melakukan

penyelsaian pembayaran. Pembayaran hanya boleh diterima oleh sales

admin akan tetapi pada pelaksanaanya pembayaran terkadang juga

diterima oleh sales counter karena sales admin yang juga membantu

dalam handling telepon dan melayani customer yang datang jadi pada saat

pembayaran dilakukan sales admin tidak sesalu bisa melayani saat

pembayaran.

i. Untuk pengambilan mobil maka customer harus menunjukan nota kepada

kepala teknisi untuk membuktikan bahwa pembayaran telah selesai

dilakukan. Pada praktiknya terkadang kepala teknisi sering lupa untuk

melihat nota atau menanyakan secara langsung kepada sales admin apakah

pembayaran telah selesai atau belum, sehingga menyebabkan mobil keluar

sebelum pembayaran diselsaikan.

j. Proses terakhir adalah serah terima mobil yang dilakukan oleh kepala

teknisi, dengan melakukan pengecekan langsung dengan customer apakah

proses pengerjaan sesuai dengan permintaan customer. Dalam proses akhir

serah terima kepala teknisi meminta tanda tangan pada form qualiti

control (QC) sebagai tanda bahwa mobil telah dikerjakan sesuai dengan

spesifikasi dan diterima oleh customer dengan baik. Berikut adalah contoh

form Quality Control (QC):

32

Sumber: PPS Autoshine (2016)

Gambar 3.14 Form Quality Control

Dalam Prosedur Pelayanan Salon Mobil pada PPS Autoshine Surabaya,

secara garis besar sudah mengikuti langkah-langkah pelayana sesuai dengan

Penjelasan Rahmayanty (2010:115). Namun untuk prosedur yang dijalankan belum

sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001)dikarenakan belum adanya keseragaman pada

pelayanan yang diberikan karena belum ada keseragaman dalam prosedur pelayanan

yang ada dan tidak ada SOP (Standard Operasional Prosedur) yang ditetapkan,

masalah yang dihadapi pada saat pelaksanaan prosedur pelayanan di salon mobil PPS

Autoshine adalah kurangnya jumlah sales counter yang ada sehingga, mengganggu

dalam proses kerja sales admin, dan kurang adanya komusikasi antara sales counter

dan kepala teknisi sehingga menyebabkan adanya complain dari customer misalnya

mengenai lama pengerjaan mobil terkadang sales counter memberi putusan tentang

33

lama pengerjaan pada customer tanpa melihat kondisi mobil sebelumnya, sehingga

terkadang pada saat customer datang pengerjaan mobil belum selesai dikerjakan oleh

teknisi. Sebaiknya sebelum memutuskan lama pengerjaan mobil sales countrer harus

menanyakan terlebih dahulu kepada teknisi agar dapat memberi putusan yang pasti

kapan mobil bisa selesai dikerjakan dan mengurangi complain karena pada saat

pengambilan mobil belum selsai dijerjakan.