56

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

A. Sejarah Institusi/Perusahaan

PT. Nutech Pundi Arta adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

industri jasa punch dan tools, untuk jasa punch perusahaan bisa meng-

cutting/trimming dan assy bahan-bahan seperti : Rubber, kulit, foam, eva sponge, felt,

carpet, hardboard, plastik dan kain-kain untuk komponen helm. Untuk jasa tools

perusahaan menawarkan jasa pembuatan tooling dan lorry seperti : cutting diest,

cutting thomson yang biasanya digunakan oleh pabrik sepatu, otomotif dan beberapa

home industri. Selain, itu perusahaan juga membuat produksi mandrel, protector atau

cetakan selang pada mesin-mesin mobil dan motor. Perusahaan dimilik dan didirikan

oleh Bapak Abdul Munir pada tanggal 14 Januari 2004 dengan akte pendirian

4448/BH.09-02/VIII/2018, Notaris Nina Karina dan telah melalui pengesahan oleh

Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan nomor AHUAN

pada tanggal 21 Juli 2008.

PT. Nutech Pundi Arta beralamat di Jl. H. Junaidi No.91 Rt. 001 Rt. 017,

Kemanggisan Pulo, Jakarta Barat, DKI Jakarta Indonesia, 11480 yang juga

digunakan sebagai kantor pusat untuk mengurus pembayaran, tagihan, pembelian

bahan baku yang diperlukan seperti alat tulis kerja dan lainnya. Dengan

berkembangnya perusahaan, PT. Nutech Pundi Arta telah memiliki cabang yang

digunakan untuk jalannya produksi yang beralamat di Kamp. Karang Mulya Rt

57

14/Rw 5, Ds. Cikopo, Bungursari Purwakarta, Jawa Barat 41181, telah didirikan

pada tahun 2014.

Awal perusahaan beroperasi tidak banyak memiliki kerjasama dengan

perushaan lain/customer, namun berkat usaha dan kerja keras dari pemilik serta para

pegawai yang selalu berkomitmen untuk menghasilkan jasa produksi berkualitas

akhirnya perusahaan mampu berkembang dan telah memliki penambahan

kerjasama/customer yang cukup banyak. Motto utama perusahaan yang dijadikan

standar untuk menjalin kerjasama adalah “ Kepuasan Pelanggan Adalah Yang Paling

Utama”. Saat ini perusahaan telah memiliki beberapa customer seperti : PT.

KOTOBUKIYA INDO CLASSIC INDUSTRIES, PT. ILC LOGISTIC

INDONESIA, PT. SEKISO INDUSTRIES INDONESIA, PT. INOAC

POLYTECHNO INDONESIA, PT. APM ARMADA AUTOPART, PT. LAVIDA

HERCULON, PT. ATSUMITEC INDONESIA, PT. TUFFINDO NITTOKU

AUTONEUM, PT. KASAI TECK SEE INDONESIA, PT. MITSUYOSHI

MANUFACTURING INDONESIA, PT. CATURINDO AGUNG JAYA RUBBER,

PT.VELASTO INDONESIA, PT. TS TECH INDONESIA, PT. MARUGO

RUBBER INDONESIA, PT. BINTANG UTAMA SENTOSA, PT. REKADAYA

MULTI ADIPRIMA, PT. FUJI SEAT INDONESIA, PT. TARA CITRA KUSUMA,

PT. INDO SAFETY MANUFACTURE, PT. TOKAI RUBBER INDONESIA.

B. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah lembaga dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, lembaga menerapkan manajemen yang dituangkan dalam

bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan

fungsinya. Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

58

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan

peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki PT. Nutech

Pundi Arta adalah sebagai berikut :

D E L I V E R Y

& C A R P O O L

M A S U D I N

H E N D R A M

S T R U K T U R O R G A N I S A S I

P T . N U T E C H P U N D I A R T A

E R R Y K Y U S T I A N T O

F I Q I H H A D I

P U R C H A S I N G

F I Q I H H A D I

W A W A N I R A W A N

A R M A N

M A R K E T I N G

H E R M A N T O

Q U A L I T Y

W A H Y U

A B D U L R O H M A N

S T A F F Q U A L I T Y

D E N I H E R I A N A

T R I J U L Y A N T O

R A D / P E

T A R W O

S T A F F E N G .

S O & S / J A L A N

S T O C K

B A G U S T

M A T E R I A L

C O N T R O L

A R I F S U L A I M A N

O P E R A T O R

A R I E S T A

S T A F F A D M I N I S T R A S I

N E N D A N U B I A N

L E A D E R

D E D E Y A Y A T

M A I N T E N A N C E

P A N J I S

P P I C

H E N D A R

S U P E R V I S O R

T E G A R B M W P U T R A T A R W O I B N U B I M A N T A R A

Q A & E N G I N E E R I N G H R D & G E N E R A L A F F A I R

F E R A

H A B I B A H

M A N A G E R

K U R N I A W A N A

D I R E K T U R

H . A . M U N I R H .

F I Q I H H A D I

M A N A G E M E N T R E P . A C C O U N T I N G

H U Z A I F A H

Sumber : PT. Nutech Pundi Arta (2019)

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Nutech Pundi Arta

Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi PT. Nutech Pundi Arta ini,

berikut penjelasan fungsi atau tugas dari masing-masing departement

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawab antara lain:

a. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan.

b. Memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas dari karyawan pada lingkup

manajemen/staff.

c. Membuat cara alternatif untuk meningkatkan kinerja kepada manajemen yang

sedang dipimpin.

d. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.

e. Menyampaikan laporan kepada pemilik atas kinerja perusahaan.

59

2. Bagian Keuangan

a. Membuat penyusunan laporan keuangan secara berkala.

b. Mengontol pengeluaran keuangan operasional.

c. Membuat perhitungan gaji untuk seluruh karyawan.

3. Manager

a. Meningkatkan efektivitas manajemen

b. Mengembangkan rencana strategis dengan mempelajari peluang teknologi ,

menyajikan asumsi, merekomendasikan tujuan.

c. Menyelesaikan tujuan anak perusahaan dengan membentuk rencana, anggaran,

dan hasil pengukuran, mengalokasikan sumber daya.

d. Membangun citra perusahaan dengan berkolaborasi dengan pelanggan,

pemerintah, organisasi masyarakat, dan karyawan, menegakkan praktik bisnis

yang etis.

e. Mempertahankan kualitas layanan dengan membentuk dan menegakkan

standar organisasi.

4. Supervisor Produksi

a. Membuat perencanaan dan permintaan semua kebutuhan proses produksi.

b. Mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi semua tugas di bawahnya agar

sesuai perencanaan, prosedur, dan standar kerja perusahaan.

c. Bertanggung jawab dalam pencapaian target produksi dan hasil kualitas standar

produksi.

d. Memberi bimbingan pada bawahannya untuk meningkatkan kemampuan dalam

penilaian kinerja

e. Memimpin dan mengawasi proses pelaksanaan produksi sesuai standar.

f. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pada semua line produksi.

60

g. Membuat laporan analisa permasalahan yan terjadi pada area produksi.

5. PPIC (Production Planning Inventory Control)

a. Mengatur rencana pengiriman barang sesuai dengan permintaan dari customer.

b. Bertanggung jawab atas semua kebutuhan pada pengiriman barang.

c. Memantau segala aktivitas persediaan barang dari mulai permintaan bahan

baku, proses produksi dan pengiriman barang.

6. Maintenance

Bertugas untuk mengontrol keadaan/kondisi setiap mesin produksi dan seluruh

alat di perusahaan dalam keadaan baik, tidak error, dan tetap mudah digunakan.

7. Quality & Enginering

a. Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan

dan mingguan.

b. Mengkoordinir pembuatan shop drawing.

c. Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering(VE).

d. Mengkoordinir pembuatan laporan pelaksanaan proyek secara periodik.

e. Mengkondisikan setiap barang sudah melewati pengecekan quality.

f. Quality melakukan rencana perbaikan dari produksi yang tidak sesuai

g. Memantau perkembangan seluruh produk yang diproduksi.

h. Memantau, menganalisis, kemudian meneliti dan menguji seluruh produk.

8. Manager HRD

a. Memimpin dan menuntun semua departemen perushaan untuk bisa

memberikan kemampuan maksimal dari SDM yang ada untuk perusahaan.

b. Memilih dan menyeleksi SDM dengan kualitas terbaik untuk bisa ditempatkan

sesuai dengan departemen yang dibutuhkan.

61

c. Melakukan pengolahan hubungan antara managemen dengan karyawan untuk

menciptakan iklim kerja yang kondusif.

9. Marketing

a. Merencanakan, mengkoordinir dalam kegiatan pemasaran produksi

perusahaan.

b. Membuat penawaran harga disetiap barang produksi yang akan diambil.

c. Melakukan strategi pemasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

d. Bertanggung jawab atas seluruh proses laporan penjualan.

10. Purchasing

a. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang terhadap produksi.

b. Melakukan pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c. Bekerjasama dengan seluruh departemen untuk memastikan kelancaran

operasional perushaan.

d. Melakukan pemilihan barang bahan baku sesuai standart.

11. Leader Driver

a. Melakukan pembagian pengiriman barang terhadap customer.

b. Melakukan efisisensi biaya pengiriman.

c. Melakukan pengecekan terhadap mesin mobil angkut barang serta menjaga

kebersihan kendaraan.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut langkah dalam membuat urutan prosedur sistem yang sedang berjalan

pada pengendalian raw material di PT. Nutech Pundi Arta, yaitu :

1. Prosedur Sistem Berjalan WO (Work Order) Material

Customer mengirimkan WO (Work Order) material kepada bagian gudang staff

material control sebagai acuan permintaan kebutuhan raw material untuk satu

62

bulan. Kemudian staff material control menginput WO (Work Order) material ke

MS.Excel dan melakukan pengecekan stok raw material lalu memberikan data

stok raw material kepada supervisor produksi.

2. Prosedur Sistem Berjalan Pengeluaran Raw Material

Bagian supervisor produksi membuat perencanaan kebutuhan raw material harian

yang diberikan kepada leader produksi, lalu leader produksi akan melakukan

penulisan permintaan pengambilan raw material di buku gudang. Jika stok raw

material tersedia maka akan langsung diambil oleh leader produksi dan diproses

produksi, namun jika stok raw material tidak tersedia bagian staff material

control akan membuat memo permintaan raw material kepada customer. Jika

dalam proses produksi kurang atau terkadang terdapat hasil NG (Not God)

smembuat raw material kurang, hal tersebut terjadi maka leader produksi

meminta penambahan raw material kembali ke gudang tanpa ada pencatatan

pengeluaran raw material.

3. Prosedur Sistem Berjalan Permintaan Raw Material

Jika stok raw material tidak tersedia, staff material control akan membuat memo

permintaan raw material ke customer melalui bagian delivery. Bagian delivery

memberikan memo kepada bagian gudang customer, memo akan disetujui oleh

customer jika tersedia stok raw material yang dibutuhkan dan bagian delivery bisa

langsung melakukan pengambilan raw material kemudian delivery memberikan

surat jalan raw material kepada staff material control. Jika raw material tidak

tersedia, maka customer akan memberikan informasi ke bagian staff material

control .

63

4. Prosedur Sistem Berjalan Laporan

Staff material control melakukan cek stok raw material di lapangan untuk

membuat laporan data stok berdasarkan dengan jumlah WO yang kemudian

dikurangin dengan pengeluaran raw material untuk produksi dan diberikan

kepada Manager secara langsung.

3.3. Activity Diagram

A. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan WO (Work Order) Material

Sumber : Penelitian Penulis (2019)

Gambar III.2

Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan WO (Work Order) Material

64

B. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Pengeluaran Raw Material

Sumber : Penelitian Penulis (2019)

Gambar III.3

Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Pengeluaran Raw Material

65

C. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Permintaan Raw Material

Sumber : Penelitian Penulis (2019)

Gambar III.4

Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Permintaan Raw Material

66

D. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Laporan

Sumber : Penelitian Penulis (2019)

Gambar III.5

Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Di dalam spesifikasi rancangan dokumen sistem berjalan, penulis mencoba

menjelaskan tentang rancangan pembuatan dokumen masukan dan dokumen

keluaran yang terdapat di PT. Nutech Pundi Arta:

67

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang

masuk. Bentuk dokumen masukan dalam sistem pengendalian raw material sebagai

berikut:

1. Nama Dokumen : WO (Work Order)

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan

Sumber : Customer

Tujuan : Staff Material Control

Frekuensi : Setiap awal bulan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Format kebutuhan raw material

Fungsi : Permintaan kebutuhan raw material

Sumber : Supervisor

Tujuan : Staff Material Control

Frekuensi : Setiap permintaan raw material

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama Dokumen : Memo Material

Fungsi : Sebagai permintaan raw material

Sumber : Supervisor

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap ada tidak ada stok raw material

68

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-3

4. Nama Dokumen : Surat jalan raw material

Fungsi : Sebagai bukti pengambilan raw material

Sumber : Customer

Tujuan : Staff Material Control

Frekuensi : Setiap ada kedatangan raw material

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-4

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang

keluar sebagai laporan. Bentuk dokumen keluaran dalam sistem pengendalian raw

material sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Sebagai rekap stok raw material

Sumber : Staff Material control

Tujuan : Manager

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Media : Hardisk dan Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran B-1

69

3.5. Permasalahan Pokok

1. Pada sistem pengolahan data raw material yang terdapat di gudang material PT.

Nutech Pundi Arta tidak terkontrol dengan tepat oleh petugas staff material

control sehingga menimbulkan kesalahan data aktual raw material di gudang

dengan inputan data stok. Tidak hanya itu, seringnya terlambat dalam melakukan

permintaan raw material membuat berhentinya proses produksi karena tidak

adanya stok minimal pada data stok raw material.

2. Hal ini terjadi diakibatkan karena dalam proses pencatatan raw material

digudang masih bersifat sederhana dengan media konvensional dari mulai

pengecekan stok, pencatatan data raw material masuk dan keluar, permintaan raw

material, serta tidak adanya database yang menyimpan data secara aman.

3. Kemudian, dalam melakukan penginputan data hanya dengan mengandalkan

bantuan Ms. Excel yang ketika akan memasukan data baru harus menambah

kolom atau sheet. Hal tersebut dapat mengakibatkan admin terlambat dalam

mengupdate data stok, pengolahan data transaksi masuk dan keluar, serta hasil

laporan yang dihasilan pun bisa terhambat untuk diberikan kepada supervisor

produksi dan manager.

3.6. Pemecahan Masalah

1. Dari masalah yang telah dipaparkan, maka penulis menyarankan untuk membuat

perancangan sistem informasi pengendalian raw material berbasis dekstop stand

alone yang menggunakan bahasa pemrograman Java dengan editor Netbeans serta

menggunakan database MySQL. Selain itu, penulis juga menyarankan

penggunaan sistem minimum stok sebagai batas aman dalam ketersediaan raw

material yang ada di gudang serta sebagai control pengambilan raw material.

70

2. Dengan adanya sistem informasi ini, akan mempermudah dalam pengolahan data,

pembuatan data master akan yang mempermudah pencarian data, input data,

output data dengan cepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan informasi

sesuai dengan kebutuhan, bagian gudang dapat melakukan pengontrolan stok raw

material sehingga dapat memberitahukan berapa jumlah stok material yang

terdapat digudang lebih tepat.

3. Selain itu, dengan adanya sistem informasi dapat mengurangi sumber daya

manusia secara efisien, karena hanya admin yang akan melakukan pengontrolan

dan pengolahan data yang dapat membantu bagian supervisor produksi dan

manager untuk mengetahui data stok raw material.