BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN15 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Institusi 3.1.1....
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN15 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Institusi 3.1.1....
15
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi
3.1.1. Sejarah Institusi
SMK Negeri 1 Surade didirikan pada tanggal 19 Desember tahun 2003
dengan surat keputusan Bupati Kabupaten Sukabumi No 701 tahun 2003,
bangunan berdiri di atas luas tanah 5000 M2, yang pada awalnya dinamakan SMK
Kecil di bawah SLTPN 2 Surade, pada tahun 2006 penetapan kembali penegerian
oleh Bupati Kabupaten Sukabumi dengan no 421.3/Kep.646-OGAN/2006.
Penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 1 Surade ini dimulai pada tahun
pelajaran 2004 / 2005 dengan jumlah siswa 14 orang dan jumlah bangunan 2
ruang kelas, 1 ruang kantor dan 1 ruang praktik, pada awal tahun pelajaran 2004 /
2005 program yang dibuka adalah Budidaya Rumput Laut [ BRL ] dan pada awal
tahun pelajaran 2004 / 2005 Kepala SMK Negeri 1 Surade merupakan PLH dari
SLTPN 2 Surade karena belum ditentukan Kepala Sekolah definitif Pada tahun
pelajaran 2006 / 2007 di buka program keahlian baru yaitu Teknologi Pengolahan
Hasil Pertanian [TPHP], tahun 2008 dibuka kembali 2 program keahlian yaitu
Nautika Kapal Penangkap Ikan [NKPI] dan Teknik Kendaraan Ringan [TKR],
serta pada tahun pelajaran 2010 / 2011 dibuka lagi program keahlian baru yaitu
Multimedia. Kapasitas ruang belajar yang tersedia hanya 13 lokal ruang belajar,
dan sekarang sudah ada 4 ruang praktik siswa.
Sehingga untuk Program Keahlian SMK Negeri 1 Surade adalah sebagai
berikut:
1. Teknologi Pengolahan Hasil Pertanian [TPHP] (2006/A)
16
2. Nautika Kapal Penangkapan Ikan [NKPI] (2008/A)
3. Teknik Kendaraan Ringan [TKR] (2008/A)
4. Multimedia (2010/A)
Adapun daftar nama Kepala Sekolah di SMK Negeri 1 Surade dari
pertama berdiri sampai Dengan sekarang adalah sebagai berikut:
1. Drs. Ansorudin H : Periode 2004 s.d 2005
2. Acep Risman Sumantri, S. Pd : Periode 2005 s.d 2006
3. Drs. Juanda, M. Si : Periode 2006 s.d 2009
4. Dadan Sutriana, S. Pd : Periode 2009 s.d 2010
5. Engkus Kusnadin, S. Pd. MM : Periode 2010 s.d 2013
6. H Awan Sudianto, SP. MP : Periode 2014 s.d sekarang
Adapun Visi dan Misi yaitu:
a. VISI
“Menjadi Lembaga Pendidikan Menengah Yang Unggul, berkarakter dan Berdaya
Saing”.
b. MISI
1. Menyiapakan Siswa Agar Mampu Memilih Karier, Bersaing, Mandiri, Ulet
Sebagai Tenaga Kerja Tingkat Menengah Yang Profesional.
2. Menanamkan Nilai-Nilai Budaya Dan Karakter Bangsa.
3. Melengkapi Sarana Dan Prasarana Pendidikan.
4. Mewujudkan Manajemen Yang Demokratis, Transparan, Dan Akuntabilitas.
5. Mewujudkan Kondisi Sekolah Yang Sehat, Dinamis Yang Dilandasi
Keimanan, Ketakwaan, Dan Akhlak Mulia.
17
6. Membina Lingkungan Kerja Yang Nyaman Didasari Oleh Kebersamaan,
Kekeluargaan Dan Sikap Keteladanan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
A. Struktur Organisasi
Kepala Sekolah
Waka Kurikulum Waka SarprasWaka Humas Waka Kesiswaan
Komite Sekolah
Ka.Kom TPHPKa.Kom
MultimediaKa.Kom NKPI Ka.Kom TKR
Kepala Tata
Usaha (TU)Guru
Sumber: H Awan Sudianto, SP. MP
Gambar III. 1 Struktur Organisasi SMKN 1 Surade
Fungsi unit organisasi yaitu:
A. Kepala Sekolah
Berikut ini adalah beberapa tugas dan fungsi kepala sekolah:
1. Fungsi Manajerial. Fungsi manajerial ini adalah fungsi penting kepala
sekolah, sebab kepala sekolah dituntut untuk mampu dan juga handal
dalam mengatur setiap kegiatan, dan juga perangkat yang ada di
lingkungan sekolah tempatnya memimpin.
2. Fungsi Perencanaan. Fungsi perencanaan merupakan fungsi yang juga
tidak kalah penting. Setiap kepala sekolah dituntut untuk mampu membuat
18
dan menyusun perencanaan kegiatan, baik kegiatan pembelajaran, kegiatan
ekstra kulikuler, kegiatan pelatihan bagi guru dan staff, serta berbagai
perencanaan lainnya yang berkaitan dengan masa depan sekolah yang
dipimpinnya.
3. Fungsi Pengawasan. Kepala sekolah memiliki peran, fungsi dan juga
kewenangan menegakkan keadilan, dan juga peraturan yang berlaku di
lingkungan sekolahnya. Selain itu, kepala sekolah juga harus mengawasi
setiap kegiatan sekolah, yang dilakukan di dalam lingkungan sekolah,
maupun di luar lingkungan sekolah yang membawa nama baik sekolah.
Fungsi pengawasan ini meskipun terkesan gampang, namun sebenarnya
sulit untuk dilakukan, karena melalui fungsi pengawasan ini, kepala
sekolah diharuskan untuk menjadi individu yang objektif dan juga adil
dalam melakukan pengawasan, baik pemberian sanksi, hukuman, ataupun
penghargaan kepada setiap perangkat sekolah.
4. Fungsi Dukungan dan Fungsi Sosial. Kepala sekolah juga dituntut
memiliki fungsi dukungan dan juga fungsi sosial bagi setiap perangkatnya.
Hal ini berarti, setiap kepala sekolah memiliki kewajiban untuk
memberikan dukungan kepada setiap perangkatnya, dan juga berlaku adil
dan memiliki jiwa sosial yang tinggi untuk membantu siapapun yang
membutuhkan pertolongan.
B. Komite Sekolah
Untuk menjalankan perannya komite sekolah mempunyai fungsi sebagai
berikut:
19
1. Mendorong perhatian dan komitmen masyarakat terhadap
penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.
2. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia
usaha) dan pemerintah berkenaan dengan penyelenggaraan pendidikan
yang bermutu.
3. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan berbagai
kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat.
4. Memberikan masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada satuan
pendidikan mengenai: a). kebijakan dan program pendidikan; b). rencana
anggaran pendidikan dan belanja madrasah (RAPBM); c). Kriteria kinerja
satuan pendidikan; d). criteria tenaga kependidikan; e). hal-hal lain yang
terkait dengan pendidikan.
5. Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan
guna mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan.
6. Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan
pendidikan di satuan pendidikan.
7. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan, program,
penyelenggaraan, dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan.
C. Waka Kurikulum
Berikut ini merupakan tugas dan fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang
Kurikulum:
1. Menyusun program pengajaran (Program Tahunan dan Semester)
2. Menyusun Kalender Pendidikan
20
3. Menyusun SK pembagian tugas mengajar guru dan tugas tambahan
lainnya
4. Menyusun jadwal pelajaran
5. Menyusun Program dan jadwal Pelaksanaan Ujian Akhir Sekolah /
Nasional
6. Menyusun kriteria dan persyaratan siswa untuk naik kelas/tidak serta
lulus/tidak siswa yang mengikuti ujian
7. Menyusun jadwal penerimaan buku laporan pendidikan (Raport) dan
penerimaan STTB/Ijasah dan STK
8. Menyediakan silabus seluruh mata pelajaran dan contoh format RPP
9. Menyediakan agenda kelas, agenda piket, surat izin masuk/keluar, agenda
guru (yang berisi: jadwal pelajaran, kontrak belajar dengan siswa, absensi
siswa, form catatan pertemuan dan materi guru, daftar nilai, dan form
home visit)
10. Penyusunan program KBM dan analisis mata pelajaran
11. Menyediakan dan memeriksa daftar hadir guru
12. Memeriksa program satuan pembelajaran guru
13. Mengatasi hambatan terhadap KBM
14. Mengatur penyediaan kelengkapan sarana guru dalam KBM (kapur tulis,
spidol dan isi tintanya, penghapus papan tulis, daftar absensi siswa, daftar
nilai siswa, dsb.)
15. Mengkoordinasikan pelaksanaan KBM dan laporan pelaksanaan KBM
16. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran
17. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran secara berkala
21
D. Waka Humas
Tanggung jawab yang ada pada Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan
Masyarakat antara lain:
1. Menyusun program kerja dan anggaran Humas
2. Membantu komite dalam pengembangan sekolah
3. Menfasilitasi hubungan antar warga sekolah dan komite
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan promosi sekolah
5. Memetakan DU / DI
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin)
7. Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian kompetensi produktif
8. Mengkoordinasikan penelusuran lulusan
Wewenang yang ada pada Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Masyarakat
antara lain:
1. Memeriksa dan menyetujui rencana praktik kerja industri tiap program
keahlian
2. Melakukan verifikasi kelayakan institusi pasangan
3. Memberikan pembekalan praktik kerja industri untuk siswa dan orang
tua/wali murid
4. Pengantaran ,Memonitoring dan Penjemputan peserta didik prakerin
5. Menyelesaikan permasalahan (apabila ada) selama pelaksanaan prakerin
6. Mengkoordinasikan kegiatan Bursa Kerja Khusus
7. Reorientasi peserta didik yang selesai prakerin
22
E. Waka Kesiswaan
Waka Kesiswaan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam bidang
kesiswaan dan bertugas menyusun program pembinaan dan kegiatan kesiswaan /
OSIS sebagai berikut :
1. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS
2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan, pengendalian kegiatan siswa /
OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta
pemilihan pengurus
3. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi
4. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan
insindental
5. Membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kesehatan, kebersihan,
ketertiban, kerindangan, keindahan dan kekeluargaan ( 7 K )
6. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon – calon siswa
penerima beasiswa
7. Pengadaan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar
sekolah
8. Mengatur mutasi siswa
9. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan
10. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler
F. Waka Sarpras
Waka Sarpras memiliki Tugas Pokok sebagai berikut:
23
1. Membuat dan menyusun program kerja tahunan kegiatan sekolah di
bidang sarana dan prasarana dan mengkoordinir serta mengawasi
pelaksanaannya.
2. Melakukan inventarisasi dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana
baik yang berhubungan langsung dengan kelancaran KBM atau yang
bersifat mendukung KBM.
3. Melakukan inventarisasi terhadap keberadaan sarana dan prasarana secara
berkala untuk kemudian dilakukan pemilahan apakah barang itu layak
pakai, habis pakai, dsb.
4. Melakukan pengendalian APBS dalam bidang sarana dan prasarana.
5. Menyiapkan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah yang
dikelola oleh bagian tata usaha.
6. Melakukan koordinasi dengan para wakil kepala sekolah,unit
organisasi/kerja dan atau pihak lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan
sekolah di bidang sarana dan prasarana.
7. Bekerja sama dengan wakil kepala sekolah bidang kesiswaan
mengkoordinir pelaksanaan 7
8. Merencanakan dan mengatur pelaksanaan rehabilitasi atau pemeliharaan
gedung,ruangan, halaman, meubeler, dll.
9. Membuat laporan mengenai pelaksanaan tugasnya kepada kepala sekolah
secara berkala.
10. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan komite sekolah dalam
rangka pelaksanaan tugas-tugas bidang sarana.
Wewenang yang dimiliki oleh Waka Sarpras antara lain:
24
1. Mewakili kepala sekolah apabila kepala sekolah tidak di tempat.
2. Menyusun dan mengatur pembagian tugas pembantu wakil kepala sekolah
bidang sarana dan prasarana.
3. Bekerja sama dengan bagian tata usaha menyusun dan mengatur jadwal
petugas pelaksana kebersihan
4. Mengatur efektivitas penggunaan sarana dan prasarana sekolah.
Tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh Waka Sarpras antara lain:
1. Bertanggung jawab atas tersediannya sarana dan prasarana yang
dibutuhkan sekolah baik yang berhubungan langsung dengan pelaksnaan
KBM maupun yang mendukung pelaksanaan KBM.
2. Bertanggung jawab atas terciptanya lingkungan yang bersih dan nyaman
3. Bertanggung jawab atas tugas intern kepala sekolah apabila kepala sekolah
tidak di tempat sesuai dengan batas-batas kewenangan yang diberikan
kepala sekolah.
4. Bertanggung jawab atas koordinasi dan pengawasan tugas-tugas pekerjaan
bidang sarana dan prasarana (pengadaan dan pemeliharaan sarana fisik,
sarana dan prasarana pendukung KBM, pengelolaan inventarisasi, dan
mengelola Anggaran Rumah Tangga Sekolah).
G. Kepala Kompetensi Keahlian
Tugas dan fungsi dari Kepala Kompetensi Keahlian secara umum antara lain:
1. Merumuskan tujuan/sasaran yang akan dicapai dari pembelajaran
praktik/praktikum dan pengelolaan bengkel/laboratorium;
2. Menyusun program kerja dan mengkoordinasikannya di program keahlian
masing-masing;
25
3. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan bahan, peralatan, dan
perlengkapan yang diperlukan masing-masing program keahlian;
4. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan pembelajaran
praktik/praktikum di program keahlian masing-masing;
5. Bersama Waka Kurikulum menyusun jadwal proses pembelajaran
praktik/praktikum di program keahlian masing-masing;
6. Memverifikasi pemenuhan jam pembelajaran sesuai kurikulum;
7. Memverifikasi soal-soal ulangan formatif dan sumatif;
8. Bersama Waka Sarpras merencanakan dan menentukan kebutuhan bahan,
peralatan, dan perlengkapan pembelajaran praktik/praktikum;
9. Bersama Waka Kesiswaan melaksanakan pembinaan kesiswaan khususnya
menyangkut lomba kompetensi siswa (LKS)
10. Melakukan monitoring dan evaluasi pembelajaran praktik/praktikum di
program keahlian masing-masing; dan
11. Menyusun laporan bulanan, semesteran, dan tahunan.
H. Kepala Tata Usaha (TU)
Berikut ini merupakan tugas dan fungsi yang dimiliki oleh Kepala Tata Usaha
(TU):
1. Merumuskan tujuan yang akan dicapai dari ketatausahaan/administrasi
sekolah
2. Menyusun program kerja ketatausahaan/administrasi sekolah untuk
mencapai tujuan ketatausahaan
3. Melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana,
kesiswaan, kurikulum, dan hubungan masyarakat
26
4. Melaksanakan persuratan dan pengarsipan
5. Menerapkan sistem informasi manajemen/administrasi sekolah berbasis
TIK
6. Melaksanakan administrasi umum/korespondensi ke dalam dan keluar
sekolah
7. Mengkoordinasikan pembuatan daftar gaji pegawai
8. Mengelola rekaman kegiatan dan
9. Menyusun laporan bulanan, semesteran, dan tahunan.
I. Guru
Secara umum, berikut ini merupakan tugas dan fungsi dari seorang guru yaitu:
1. Membuat kelengkapan mengajar dengan baik dan lengkap
2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
3. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan, dan ujian.
4. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
5. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan
6. Mengisi daftar nilai anak didik
7. Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan), kepada
guru lain dalam proses pembelajaran
8. Membuat alat pelajaran/alat peraga
9. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni
10. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum
11. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah
12. Mengadakan pengembangan program pembelajaran
13. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar anak didik
27
3.2. Proses Bisnis Sistem
Proses bisnis sistem berjalan dalam penerimaan siswa baru SMK Negeri 1
Surade, tidak ada secara khusus ujian saringan masuk, tapi lebih ke saringan
pemberkasan melalui aplikasi PPDB online dan tes kesehatan, dimulai dari siswa
melakukan pendaftaran secara online melalui website PPDB Sekolah, setelah
melakukan pendaftaran siswa mengumpulkan berkas persyaratan kepada guru asal
sekolah yang ditunjuk oleh kepala sekolah, setelah itu berkas diserahkan kepada
panitia SMKN 1 Surade, panitia penerimaan calon siswa baru SMKN 1 Surade
mengseleksi berkas dan tes kesehatan (tes buta warna) calon siswa, setelah selesai
seleksi berkas dan tes kesehatan, maka panitia akan merekap data siswa yang
lulus dan tidak lulus, kemudian di input di laman website PPDB, untuk di
umumkan kepada calon siswa baru.
act Business Process Model
Website PPDBCalon Siswa
Mulai
Buka Website PPDB Isi Data Pendaftaran
Simpan Data
Kumplit?
Selesai
[Ya]
Gambar III.2 Activity Diagram Pendaftaran Online Melalui Website PPDB
28
act Pendaftaran Online PPDB
Website PPDBPanitia Penerimaan Siswa SMKN 1 SuradeGuru Sekolah AsalCalon Siswa
Mulai
Menyerahkan
Persyaratan
Menerima Persyaratan
Menyerahkan
Persyaratan
Menerima Persyaratan
Cek Berkas
Melakukan Tes
KesehatanHasil Tes Kesehatan
Rekap Hasil Kelulusan Input Hasil Kelulusan
Simpan
Tampil Kelulusan
Selesai
Lihat Kelulusan
Gambar III.3 Activity Diagram Tes Calon Siswa Baru
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
3. 3. 1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan adalah:
1). Nama dokumen : Formulir pendaftaran
Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran
Sumber : Website PPDB
Tujuan : Calon Siswa
Media : Form Aplikasi
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran A. 1
29
2). Nama dokumen : Surat Kelulusan
Fungsi : Sebagai bukti kelulusan calon siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran A. 2
3). Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran
Sumber : Siswa
Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran A. 3
4). Nama dokumen : Ijazah
Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran
Sumber : Siswa
Tujuan : Guru sekolah asal, panitia PSB SMKN 1 Surade
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran A. 4
30
3. 3. 2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah:
Nama dokumen : Laporan Kelulusan Calon Siswa
Fungsi :Sebagai laporan kelulusan
Sumber : Panitia
Tujuan : Siswa
Media : Aplikasi PPDB
Frekuensi : Tiap ada penerimaan calon siswa
Bentuk : Lihat Lampiran B.1