BAB I PENDAHULUANlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/BOL-S2-2016... · 2016. 9. 1. · 1 BAB...

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peran Teknologi Informasi (TI) dalam suatu organisasi sudah tidak dapat

dielakkan lagi, mengingat perkembangannya yang begitu pesat seiring

berjalannya waktu. Organisasi menempatkan teknologi sebagai suatu hal yang

dapat mendukung pencapaian rencana strategis organisasi untuk mencapai

sasaran visi, misi dan tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan dalam memberikan

layanan informasi dapat memberikan dampak positif bagi organisasi sehingga

dalam implementasi teknologi informasi seharusnya sejalan dengan tujuan

organisasi dan sesuai dengan harapan stakeholders.

Oleh karena itu, penerapan tata kelola TI terutama terhadap sistem informasi

akademik perlu diawasi dan dievaluasi agar seluruh mekanisme manajemen TI

berjalan sesuai dengan perencanaan, tujuan serta proses bisnis. Tahap evaluasi

merupakan hal yang sering diabaikan oleh pengelola, padahal tahap tersebut

penting yaitu mengetahui kinerja sistem sehingga bisa ditentukan langkah

selanjutnya mengenai perbaikan sistem. Kegiatan evaluasi juga seharusnya tidak

hanya dilakukan pada tahap awal suatu sistem diterapkan, namun perlu juga

dilakukan secara berkala.

STIKes Hang Tuah Pekanbaru (HTP) merupakan salah satu perguruan tinggi

di Propinsi Riau yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi sebagai

penunjang dalam proses bisnisnya terutama hal pelayanan akademik. Sistem

2

Informasi (SISFO) Akademik salah satu unit pelayanan teknis yang diperuntukan

kepada mahasiswa, dosen dan staf. Beberapa masalah yang terjadi berkaitan

dengan tata kelola TI yaitu sistem atau aplikasi, pelaporan kinerja TI,

infrastruktur, maupun dari sumber daya lainnya, masih belum ada ukuran secara

keseluruhan serta belum adanya manajemen yang mengatur tata kelola TI yang

jelas, belum adanya aturan mengenai penggunaan sarana dan prasarana TI, masih

lemahnya penanggulangan terhadap permasalahan TI, dan kurangnya proses

pengawasan. Salah satu permasalahannya yaitu kesalahan yang terdapat pada

nama dosen pada saat mahasiswa cetak KRS yaitu nama dosen tidak sesuai.

Waktu perbaikan eror pada sistem juga membutuhkan waktu yang lama karena

sumber daya manusia yang kompeten terbatas. Tidak terintegrasinya aplikasi

seperti mahasiswa, dosen dan keuangan sehingga dalam hal pekerjaan tidak

efisien.Berdasarkan permasalahan tersebut maka diperlukan adanya pengukuran

tingkat kemampuan TI untuk meningkatkan layanan akademik di STIKes HTP.

COBIT adalah suatu metodologi yang memberikan kerangka dasar dalam

menciptakan sebuah TI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tujuan COBIT

adalah menyediakan model dasar yang memungkinkan pengembangan aturan

yang jelas dan praktek yang baik dalam mengontrol informasi dalam suatu

organisasi dalam mencapai tujuannya. COBIT adalah suatu frameworkatau

kerangka kerja untuk membangun suatu IT Governance. Dengan mengacu pada

framework COBIT, suatu organisasi diharapkan mampu menerapkan IT

Governance dalam pencapaian tujuannya. IT governance mengintegrasikan cara

optimal dari proses perencanaan dan pengorganisasian, pengimplementasian,

dukungan serta proses pemantauan kinerja TI. Pemanfaatan teknologi informasi

3

dapat memberikan implikasi kinerja yang lebih baik pada teknologi informasi.

COBIT yang yang terbaru adalah COBIT 5 didalamnya diintegrasikan RiskIT

dan ValIT, terdiri dari 37 proses dan dikelompokan dalam 2 domain yaitu

Governance of Enterprise IT (GEIT) terdiri dari 5 proses didalamnya dan

Management of Enterprise IT terdiri dari 32 proses.

Dari permasalahan yang ada dan mengingat pentingnya tata kelola

teknologi informasi bagi STIKes Hang Tuah, maka diperlukan sebuah analisis

untuk merapikan tata kelola TI yang sesuai dengan standar dan kebijakan dalam

menjalankan operasi bisnis yang efektif dan efisien, serta memenuhi kebutuhan

bisnis organisasi, maka dilakukan analisis dan pengembangan terhadap tata

kelola teknologi informasi pada STIKes HTP dengan menggunakan standar

COBIT 5. Oleh karena itu penulis mengambil judul tesis “Analisa dan

Pengembangan IT Governance Menggunakan COBIT 5 (Studi Kasus : STIKes

Hang Tuah Pekanbaru)”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan oleh penulis pada latar belakang

masalah dan agar pembahasan tidak menyimpang dari judul, maka penulis

merumuskan masalah yang akan dibahas sebagai berikut :

1. Sejauh mana tingkat kapabilitas proses COBIT 5 untuk tata kelola TI di

STIKes HTP?

2. Rekomendasi aktivitas apa yang diberikan untuk memperbaiki tata kelola TI

tersebut?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah:

4

1. Mengukur tingkat kapabilitas tata kelola TI di STIKes HTP

2. Memberikan rekomendasi aktivitas yang dapat dilakukan untuk perbaikan tata

kelola TI untuk masa yang akan datang

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah:

1. Menambah informasi dalam upaya menganalisa tata kelola teknologi

informasi

2. Dapat menjadi bahan pertimbangan bagi institusi dalam mengambil keputusan

3. Dapat menjadi bahan pertimbangan bagi institusi untuk meningkatkan

pengawasan dan evaluasi yang efektif dan efisien terhadap tata kelola

informasi

4. Mendapatkan acuan untuk melakukan perbaikan dan menganalisa kembali

kebijakan dan strategi institusi dengan penglolaan IT yang ada

5. Memberikan rekomendasi dan usulan kepada pihak manajemen institusi dalam

pengelolaan IT Governance sehingga STIKes HTP memiliki kemampuan yang

kempetitif dengan memanfaatkan penggunaan IT

1.5 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Studi kasus analisa dan pengembangan tata kelola TI dilakukan di STIKes

HTP

2. Evaluasimenggunakan kerangka kerja (framework) COBIT 5

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. IT Governance

Menurut IT Governance Institute : “IT governance is the responsibility of

the Board of Directors and Executive Management. It is an integral part of

enterprise governance and consist of leadership and organizational structures

and processes that ensure that the organization’s IT sustain and extends the

organizational’s strategy and objectives” (ITGI, 2007).

Dalam definisi diatas dijelaskan bahwa IT governance merupakan tanggung

jawab dari pimpinan puncak dan eksekutif manajemen organisasi. IT Governance

merupakan bagian dari pengelolaan organisasi secara keseluruhan, meliputi

pimpinan, struktur organisasi dan proses, yang digunakan untuk memastikan

keberlanjutkan TI dalam organisasi dan pengembangan tujuan dan strategi

organisasi. Hal ini berarti lebih menitikberatkan bagaimana membantu mengatur

dan mengarahkan perilaku penggunaan TI agar sesuai dengan perilaku yang

diinginkan yaitu sesuai dengan visi, misi, strategi dan budaya organisasi.

Menurut (Van Grembergen, 2004), IT Governance adalah kapasitas

organisasi dilakukan oleh Dewan, manajemen ekesekutif dan manajemen TI

untuk mengontrol bentuk dan implementasi strategi TI dan memastikan

penyatuan bisnis dan TI.

5

6

Tujuan dari IT Governance menurut ITGI (2007), adalah untuk memastikan

kinerja TI dan mengarahkan upayanya dalam memenuhi tujuan organisasi

sebagai berikut :

1. Menyelaraskan kinerja TI dengan realisasi manfaatnya bagi

organisasi

2. Menggunakan TI dan memaksimalkan manfaatnya dan membuka

peluang bisnis bagi organisasi

3. Penggunaan sumber data TI dapat dipertanggungjawabkan

4. Mengelola risiko terhadap penggunaan TI.

2.1.1. Fokus Wilayah Tata Kelola Teknologi Informasi

Menurut IT governance Institute (ITGI, 2007) , dalam tata kelola teknologi

informasi terdapat lima wilayah atau area yang menjadi konsentrasi antara lain

keselarasan strategi, penyampaian nilai, manajemen resiko, manajemen sumber

daya, dan pengukuran kinerja, seperti ditunjukan pada gambar 2.1 berikut :

Gambar 2.1 Area Fokus IT Governance (ITGI, 2007)

7

Berdasarkan gambar 2.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Keselarasan strategi (Strategic Alignment)

Keselarasan dilakukan antara bisnis dan perencanaan IT. Keselarasan

strategi ditunjukkan dengan mendefinisikan, mempertahankan dan

memvalidasi posisi nilai IT dalam operasional organisasi secara

keseluruhan.

b. Penyampain Nilai (Value Delivery)

Proses penyampaian nilai ini untuk memastikan bahwa informasi yang

disampaikan melalui informasi dapat memberikan manfaat sesuai dengan

kebutuhan dan dapat disampaikan dengan biaya yang lebih optimal.

c. Pengelolaan sumber Daya (Resource Management)

Bertujuan untuk mengoptimalkan investasi dan menyusun pengelolaan

yang tepat pada sumber daya IT yang penting, yaitu aplikasi, informasi,

infrastruktur dan manusia, serta yang berkaitan dengan optimalisasi

pengetahuan dan infrastruktur.

d. Manajemen Resiko (Risk Management)

Mendefinisikan tingkat resiko yang digunakan dan meningkatkan

transparansi tentang resiko yang mungkin akan muncul dalam organisasi.

e. Pengukuran Kinerja (Performance Measurement)

Melakukan audit dan penilaian serta pengukuran terhadap kinerja secara

berkelanjutan.

2.2. COBIT 5

IT Governance Institute pada tahun 2012 mengeluarkan kerangka kerja tata

kelola TI yaitu COBIT 5. Kerangka kerja TI COBIT 5 menyediakan kerangka

8

kerja yang komprehensif yang membantu organisasi dalam mencapai tujuan

mereka terkait dengan tata kelola dan pengelolaan organisasi IT.

2.2.1. Framework COBIT 5

COBIT 5 merupakan sebuah kerangka menyeluruh yang dapat membantu

organisasi dalam mencapai tujuannya untuk tata kelola dan manajemen TI

organisasi. Secara sederhana, COBIT 5 membantu organisasi menciptakan nilai

optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara mendapatkankeuntungan,

mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya.

COBIT 5 memungkinkan TI untuk dikelola dan diatur dengan cara yang

lebih menyeluruh untuk seluruh lingkup organisasi, meliputi seluruh

lingkupbisnis dan lingkup area fungsional TI, dengan mempertimbangkan

kepentingan para stakeholder internal dan eksternal yang berhubungan dengan

TI. COBIT 5bersifat umum dan berguna untuk segala jenis ukuran organisasi,

baik itu sektor komersial, sektor non-profit atau pada sektor pemerintahan

maupun publik semisal perguruan tinggi.

2.2.2. Prinsip-Prinsip Dalam COBIT 5

COBIT 5 didasarkan pada lima prinsip kunci untuk tata kelola dan

manajemen TI organisasi. Kelima prinsip ini memungkinkan organisasi untuk

membangun sebuah kerangka tata kelola dan manajemen yang efektif, yang

dapat mengoptimalkan investasi dan penggunaan TI untukmendapatkan

keuntungan bagi para stakeholder.

9

Gambar 2.2 Prinsip-prinsip dalam COBIT 5 (ISACA, 2012)

Prinsip 1 : Meeting Stakeholder Needs

Terpenuhinya kebutuhan dan kegiatan untuk menciptakan nilai/manfaat bagi

stakeholder dengan cara mengelola keseimbangan antara manfaat yang didapat,

meminimalisasi risiko yang terjadi serta penggunaan sumber daya. Setiap

organisasi memiliki tujuan yang berbeda, dalam pelaksanaannya kerangka kerja

COBIT 5 dapat disesuaikan dengan keadaan pada organisasi.

Tahapan – tahapan dari Alur Tujuan Cobit 5 adalah sebagai berikut :

1. Penggerak stakeholder

Kebutuhan stakeholder dipengaruhi oleh sejumlah penggerak, diantaranya

perubahan strategi, lingkungan bisnis dan peraturan yang berubah, dan

munculnya perubahan teknologi

10

2. Kebutuhan stakeholder

Kebutuhan stakeholder dapat berhubungan dengan sejumlah tujuan-tujuan

umum perusahaan. Untuk mengembangkan tujuan perusahaan tersebut

menggunakan dimensi Balanced Scorecard (BSC), dan BSC tersebut

merepresentasikan sebuah daftar tujuan-tujuan yang umum digunakan

dimana sebuah perusahaan dapat mendefimsikan untuk dirinya sendiri.

Meskipun daftar tersebut tidak lengkap menyeluruh, kebanyakan tujuan-

tujuan pemsahaan tertentu dapat dipetakan secara mudah menjadi satu

atau lebih tujuan umum pemsahaan. COBIT 5 mendefinisikan 17 tujuan

umum.

Gambar 2.3 Enterprise Goals pada Cobit 5 (COBIT 5, 2012)

3. Tujuan perusahaan

Pencapaian tujuan pemsahaan memerlukan sejumlah hasil-hasil yang

berhubungan dengan TI,yang diwakili oleh tujuan-tujuan TI. Tujuan 17

tujuan yang berhubungan dengan TI disusun dengan dimensi-dimensi

11

dalam IT BSC. COBIT 5 mendefmisikan 17 tujuan yang berhubungan

dengan TI.

Gambar 2.4 IT-related Goals pada Cobit 5 (COBIT 5, 2012)

Prinsip 2 : Covering the Enterprise End to end

COBIT 5 mengintegrasikan pengelolaan TI ke dalam tata kelola organisasi serta

mendukung semua fungsi dan proses yang terdapat di dalam organisasi. COBIT 5

tidak hanya berfokus pada fungsi TI, tetapi membuat semua informasi yang

berhubungan dengan TI sebagai sebuah aset organisasi.

Prinsip 3 : Applying a Single, Integration Framework

Keterkaitan standar TI dan best practice yang berkaitan dengan TI di mana

masing-masing memberikan aktivitas TI. COBIT 5 selaras dengan standar lain

yang relevan dan kerangka kerja pada level yang lebih tinggi, sehingga dapat

berfungsi sebagai kerangka kerja pada level yang lebih tinggi, sehingga dapat

berfungsi sebagai kerangka kerja yang menyeluruh untuk tata kelola dan

manajemen TI

12

Prinsip 4 : Enabling a Holistic Approach

Tata kelola dan manjemen organisasi TI yang efektif dan efisien pada organisasi

membutuhkan sebuah pendekatan secara menyeluruh. COBIT 5 mendefinisikan

bagian enabler untuk mendukung pelaksanaan tata kelola yang komprehensif dan

sistem manajemen untuk TI pada organisasi. Enabler didefinisikan secara luas

sebagai sesuatu yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuh

kategori enabler COBIT 5 yaitu: Principles, Policies and Frameworks,

Processess, Organisational Structures, Cultere, Ethic and

Behavioue,Information, Services, Infrastructure and Applications, People, Skills

and Competencies.

Prinsip 5 : Separating From Management

Kerangka kerja COBIT 5 menjelaskan perbedaan antara tata kelola dan

manajemen. Kedua disiplin ini mencakup berbagai jenis kegiatan, struktur

organiasi serta melayani dengan tujuan yang berbeda. Perbedaan utama antara

tata kelola dan manajemen pada COBIT 5 yaitu:

1. Tata kelola (Governance)

Tata kelola memastikan kebutuhan, kondisi dan pilihan stakeholder telah

dievaluasi untuk menentukan keseimbangan, tujuan organisasi yang akan

dicapai, mengatur arah melalui prioritas dan membuat keputusan serta

memonitor prestasi dan pemenuhannya sesuai dengan arah dan tujuan

organisasi.

13

2. Manajemen (Management)

Manajemen mernecanakan, membangun, menjalankan dan memonitor

aktivitas dalam keselarasan antara arah yang telah ditentukan oleh tata kelola

dalam mencapai tujuan organisasi.

2.2.3. Area Domain dan Proses COBIT 5

COBIT 5 memiliki 2 area aktivitas utama yaitu Governance dan

Management, 5 domain dan 37 proses. Gambar 2.5 area domain dan proses-

proses tata kelola dan manajemen TI organisasi pada COBIT 5 dapat dilihat pada

gambar 2.5 berikut ini :

Gambar 2.5 Area Domain dan Proses COBIT 5 (ISACA, 2012)

Area Governance memiliki satu domain yaitu EDM (Evaluate, Direct,

Monitor) dengan lima proses. Sedangkan area Management (PBRM) terdiri dari

14

empat domain yaitu APO (Align, Plan and Organise), BAI (Build, Acquire and

Implement), DSS (Deliver, Service, and Support) dan MEA (Monitoring,

Evaluate and Assess) dengan total 37 proses. Setiap proses memiliki beberapa

practice atau management process. Berikut rincian 37 proses yang ada pada

COBIT 5:

2.2.3.1. Evaluate, Direct, and Monitoring (EDM)

Domain tata kelola TI organisasi berisi lima proses, dimana didalam setiap proses

berisi tentang evaluate, direct dan monitoring practice (EDM) yang telah

ditetapkan.Proses-proses dalam EDM dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini :

Tabel 2.1Proses-proses dalam Domain EDM

Proses Penjelasan

EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance / Memastikan

Pengaturan Kerangka Kerja Tata Kelola dan Pemeliharaan

EDM02 Ensure Benefit Delivery / Memastikan Penyampaian Manfaat

EDM03 Ensure Risk Optimisation / Memastikan Optimasi Risiko

EDM04 Ensure Resources Optimisation / Memastikan Optimasi Sumber Daya

2.2.3.2. Align, Plan, and Organize (APO)

Domain Align, Plan and Organize (APO) mencakup penggunaan informasi,

teknologi dan bagaimana cara terbaik penggunaan informasi dan teknologi dalam

sebuah enterpirse untuk membantu mencapai tujuan dan sasaran enterpirse.

Proses-proses dalam APO dapat dilihat pada tabel2.2 di bawah ini:

Tabel 2.2 Proses-proses dalam Domain APO

Proses Penjelasan

APO01 Manage the IT Management Framework / Mengelola Kerangka Kerja

Manajemen TI

15

APO02 Manage Strategy / Mengelola Strategi

APO03 Manage Enterprise Architecture / Mengelola Enterprise Architecture

APO04 Manage Innovation / Mengelola Inovasi

APO05 Manage Portofolio / Mengelola Portofolio

APO06 Manage Budget and Costs / Mengelola Anggaran dan Biaya

APO07 Manage Human Resources / Mengelola Sumber Daya Manusia

APO08 Manage Relationship / Mengelola Hubungan

APO09 Manage Service Agreement / Mengelola Perjanjian Layanan

APO10 Manage Suppliers / Mengelola Pemasok

APO11 Manage Quality/ Mengelola Kualitas

APO12 Manage Risk / Mengelola Risiko

APO13 Manage Security / Mengelola Keamanan

2.2.3.3. Build, Acquire, and Implement (BAI)

Domain Build, Acquire and Implement (BAI) merupakan domain kedua pada

area management di framework COBIT 5, dengan fokus sasaran audit sistem

informasi pada proses pembangunan sistem informasi dengan memperhatikan

keselarasan terhadap kebutuhan stakeholder dan kemampuan mengakomodasi

semua objek pada sistem untuk memenuhi arahan target bisnisproses enterprise.

Proses-proses dalam BAI dapat dilihat pada tabel 2.3 di bawah ini:

Tabel 2.3 Proses-proses dalam Domain BAI

Proses Penjelasan

BAI01 Manage Programmes and Projects / Mengelola Program dan Proyek

BAI02 Manage Requirements Definition / Mengelola Definisi Kebutuhan

BAI03 Manage Solutions Identifications and Build / Mengelola Identifikasi

Solusi dan Membangun

BAI04 Manage Availability and Capacity / Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas

BAI05 Manage Organisational Change Enablement / Mengelola

Pemberdayaan dan Perubahan Organisasi

16

BAI06 Manage Changes / Mengelola Perubahan

BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning / Mengelola

Penerimaan Perubahan dan Transisi

BAI08 Manage Knowledge / Mengelola Pengetahuan

BAI09 Manage Assets / Mengelola Aset

BAI10 Manage Configuration / Mengelola Konfigurasi

2.2.3.4. Deliver, Service and Support (DSS)

Domain Deliver, Service and Support (DSS) berfokus pada aspek penyampaian

teknologi informasi. Domain ini mencakup bidang-bidang seperti eksekusi

aplikasi di dalam sistem TI dan hasil-hasilnya, serta proses pendukung yang

memungkinkan pelaksanaan sistem TI yang efektif dan efisien. Proses-proses

dalam DSS dapat dilihat pada tabel2.4 di bawah ini:

Tabel 2.4 Proses-proses dalam Domain DSS

Proses Penjelasan

DSS01 Manage Operatins / Mengelola Operasi

DSS02 Manage Service Requests and Incidents / Mengelola Layanan

Permintaan dan Insiden

DSS03 Manage Problems / Mengelola Masalah

DSS04 Manage Continuity / Mengelola Keberlangsungan

DSS05 Manage Security Services / Mengelola Layanana Keamanan

DSS06 Manage Business Process Controls / Mengelola Pengendalian Proses

Bisnis

2.2.3.5. Monitor, Evaluate and Assess (MEA)

Domain Monitor, Evaluate and Assess (MEA) berhubungan dengan strategi

organisasi dalam menilai kebutuhan organisasi danmenilai apakah sistem TI saat

ini masih memenuhi tujuan yangsudah dirancang dan pengendalian yang

17

diperlukan untuk memenuhi regulasi persyaratan. Proses-proses dan MEA dapat

dilihat pada tabel 2.5 di bawah ini:

Tabel 2.5 Proses-proses dalam Domain MEA

Proses Penjelasan

MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance /

Monitor, Evaluasi dan Menilai Kinerja dan Kesesuaian

MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal Control / Monitor,

Evaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian Internal

MEA03 Monitor, Evalauate and Assess Compliance with External

Requirements / Mengevaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan

Persyaratan Eksternal

2.2.4. Process Assessment Model

Pada COBIT 5 dikembangkankan model untuk mengukur tingkat

kapabilitas proses dengan menggunakan Process Assessment Model (PAM).

Metode pengukuran kapabilitas ini dibangun berdasarkan standar internasional

ISO/IEC 15504 tentang Software Engineering – Assessment Process. Process

Assessment Model adalah model dua dimensi kapabilitas proses, seperti yang

dapat dilihat pada gambar 2.6 berikut ini:

18

Gambar 2.6 Indikator Penilaian

Berdasarkan gambar 2.6 terdapat dua dimensi model, yaitu dimensi proses

dan dimensi kapabilitas. Dimensi proses didefinisikan dan diklasifikasikan

menjadi kategori-kategori proses. Dimensi kedua, yaitu dimensi kapabilitas

adalah sekumpulan atribut proses yang dikelompokkan ke dalam level

kapabilitas. Atribut proses digunakan untuk menentukan apakah suatu proses

telah mencapai kapabilitas tertentu.

2.2.4.1. Indikator Penilaian (Assessment Indicators)

Indikator penilaian digunakan untuk menilai apakah atribut proses telah tercapai.

Indikator penilaian tersebut dapat dilihat pada gambar 2.7

19

Gambar 2.7 Model Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5 (ISACA, 2012)

Dari gambar 2.7 diatas, ada dua tipe indikator penilaian, yaitu:

a. Indikator atribut kapabilitas proses (process capability attribute indicators)

yang diterapkan mulai dari tingkat kapabilitas 1 sampai 5. Indikator ini

diterapkan pada semua proses, tetapi indikator tersebut berbeda untuk setiap

tingkat kapabilitas. Tetapi di tingkat 1, hanya ada satu indikator generic

practice untuk kapabilitas yang secara langsung terhubung dengan

pencapaian indikator kinerja khusus.

b. Indikator kinerja proses (process performance indicators), yang diterapkan

khusus untuk tingkat kapabilitas 1. Indikator kinerja proses yang berupa base

practices dan work product bersifat spesifik untuk setiap proses dan

digunakan untuk menentukan apakah suatu proses sudah berada di tingkat

kapabilitas 1.

20

2.2.4.2. Skala Penilaian

Setiap atribut dinilai dengan menggunakan standar penilaian yang ditentukan

oleh standar ISO/IEC 15504. Penilaian ini terdiri dari :

- N (Not achieved)

Hanya ada sedikit bukti atau tidak ada bukti pencapaian atribut tertentu pada

proses yang dinilai (pencapaian 0 sampai 15 persen)

- P (Partially achieved)

Ada beberapa bukti yang mendekati dan beberapa pencapaian atribut tertentu

pada proses yang dinilai. Beberapa aspek pencapaian atribut mungkin tidak

bisa diprediksi (pencapaian 15 sampai 50 persen)

- L (Largely achieved)

Ada bukti yang secara sistematis mendekati dan pencapaian yang signifikan

terhadap atribut tertentu pada proses yang dinilai. Beberapa kelemahan

terkait atribut tersebut mungkin muncul pada proses yang dinilai (pencapaian

50 sampai 85 persen)

- F (Fully achieved)

Ada bukti yang lengkap dan secara sistematis mendekati serta atribut tertentu

pada proses yang dinilai telah tercapai seluruhnya. Tidak ada kelemahan

yang signifikan berkaitan dengan atribut pada proses yang dinilai

(pencapaian 85 sampai 100 persen)

2.2.4.3. Penentuan Tingkat Kapabilitas

Tingkat kapabilitas suatu proses ditentukan berdasarkan apakah atribut-atribut

proses pada level tersebut telah sebagian besar tercapai atau telah tercapai

21

seluruhnya, serta apakah atribut-atribut proses di tingkat-tingkat yang

sebelumnya telah tercapai seluruhnya. Berikut ini dapat dilihat setiap tingkatan

dan penilaian yang harus dicapai pada tabel 2.6

Tabel 2.6 Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses

Scale Process Attributes Rating

Level 1 Process Performance Largely or Fully

Level 2 Process Performance

Performenace Management

Work Product Management

Fully

Largely or Fully

Largely or Fully




Process Definition

Process Deployment

Fully

Fully

Fully

Largely or Fully

Largely or Fully




Process Definition

Process Deployment

Process Measurement

Process Control

Fully

Fully

Fully

Fully

Fully

Largely or Fully

Largely or Fully




Process Definition

Process Deployment

Process Measurement

Process Control

Process Innovation

Process Optimization

Fully

Fully

Fully

Fully

Fully

Fully

Fully

Largely or Fully

Largely or Fully

Dari tabel 2.6 di atas terlihat bahwa untuk mencapai level yang lebih tinggi, maka

atribut-atribut proses yang ada di level sebelumnya harus tercapai seluruhnya.

Jika ada atribut proses yang belum tercapai, proses tersebut akan berada di level

yang lebih rendah, mislanya level 0 atau 1.

Untuk mencapai tingkat kapablitas 1, maka harus dilakukan penilaian untuk

setiap proses yang dipilih untuk menetukan apakah proses tersebut benar-benar

22

dilakukan dan outcomes proses terebut tercapai. Dalam melakukan penilaian

untuk tingkat kapabilitas 1 untuk setiap proses, harus dutentukan pencapaian

outcomes dari proses-proses tersebut dengan menggunakan skala penilaian

seperti yang dijelaskna sebelumnya. Untuk tingkat kapabilitas 2 sampai 5 kriteria

penilaian bersifat generic, yaitu kriterianya sama untuk semua proses. Penilaian

tingkatan masing-masing atribut proses didasarkan pada berapa banyak kriteria

yang dipenuhi, yang selanjutnya dinilai dengan menggunakan skala penilaian

seperti yang dijelaskan sebelumnya.

Berikut penjelasan mengenai tabel 2.6 :

1. Level 1 - Performed Process

Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya.

Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut :

a. PA 1.1 Process Performance

Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses

berhasildiraih. Pencapai

an penuh atas atribut ini mengakibarkan proses tersebutmeraih

tujuan yang sudah ditentukan, seperti pada Tabel 2.7 berikut ini:

Tabel 2.7 Process Performance

PA 1.1 Process Performance

Hasil atau pencapaian

penuh atribut

Generic Practices Generic Work

Products

Proses meraih tujuan

yang sudah ditentukan

GP 1.1.1 Meraih Hasil

Proses.

Adanya bukti bahwa

praktik-praktik dasar

dilakukan

Hasil kerja (work

product) telah dibuat

sehingga

menyediakan bukti

atas hasil proses.

23

2. Level 2 – Managed Process

Performa proses pada tahap ini mencakup perencanaan, monitor dan

penyesuaian. Work products dijalankan, dikontrol, dikelola dengan tepat.

Ketentuan atribut proses pada level 2 seperti pada tabel 2.8.

a. PA 2.1 Performance Management

Mengukur sejauh mana kinerja proses dikelola

Tabel 2.8 Performanace Management

PA 2.1 Performance Management

Hasil atau

pencapaian penuh

atribut

Generic Practices Generic Work Products

Tujuan performa dari

proses teridentifikasi

GP 2.1.1

Mengidentifikasi

tujuan performa dari

proses.

Tujuan performa

digabungkan dengan

asumsi dan batasan

dan dikomunikasikan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus

menguraikan lingkup

proses.

GWP 2.0 Rencana

proses harus

menyediakan detail

tujuan performa proses.

Perfoma dari proses

direncanakan dan

dimonitor

GP 2.1.2

Merencanakan dan

memonitor performa

proses untuk

memenuhi objektif

yang telah

ditentukan.

Dasar mengukur

perfoma proses yang

berhubungan dengan

tujuan bisnis

ditetapkan dan

dimonitor.

Termasuk di dalam

dasar tersebut adalah

key milestone,

aktivitasaktivitas

yang diperlukan,

estimasi dan jadwal.

GWP 2.0 Rencana

proses harus

menggambarkan secara

detail tujuan performa

proses.

GWP 9.0 Catatan

performan proses

haruslahmenggambarkan

hasil yang detail.

Catatan: pada level

ini,setiap catatan

performa proses dapat

berbentuk laporan,

daftar masalah dan

catatan informal.

24

Perfoma dari proses

disesuaikan untuk

memenuhi

perencanaan

GP 2.1.3

Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan

ketika performa yang

direncanakan tidak

tercapai.

Tindakan meliputi

identifikasi dari

masalah performa

dan penyesuaian

rencana dan jadwal

menjadi lebih sesuai

GWP 4.0 Catatan

kualitas. Harus

menyediakan detail

tindakan yang dilakukan

ketika perfoma tidak

mencapai target.

Tanggung jawab dan

otoritas dari

melakukan proses

didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan

GP 2.1.4

Mendefiniksikan

tanggung jawab dan

otoritas

dalam melakukan

proses. Tanggung

jawab kunci dan

otoritas dalam

menjalankan

aktivitas kunci dari

proses

didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

Begitu pula dengan

pengalaman,

pengetahuan dan

keahlian yang

dibutuhkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus

menyediakan

detail dari pemilik

proses dan siapa saja

yang terlibat,

bertanggung jawab,

dikonsultasikan dan/atau

diinformasikan (RACI).

GWP 2.0 Rencana

proses harus meliputi

detail dari

process communication

plan demikian juga

pengalaman dan

keahlian yang

dibutuhkan dari

menjalankan proses

Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan proses

didefinisikan,

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 2.1.5 Identifikasi

dan menyediakan

sumber daya untuk

melakukan proses

sesuai dengan

rencana.

Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan

aktivitas kunci dari

proses diidentifikasi,

disediakan,

dialokasikan dan

GWP 2.0 Rencana

proses harus

menyediakan detail dari

proses perencanaan

pelatihan dan proses

perencanaan sumber

daya.

25

digunakan.

Antarmuka antara

pihak yang terlibat

dikelola untuk

memastikan

komunikasi efektif

dan tugas yang jelas

antar pihak yang

terlibat

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antar

pihak yang terlibat.

Individu dan grup

yang terlibat dengan

proses diidentifikasi,

tanggung jawab

didefinisikan dan

mekanisme

komunikasi yang

efektif diterapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus

menyediakan

detail individu dan grup

yang terlibat (pemasok,

pelanggan dan RACI).

GWP 2.0 Rencana

proses harus

menyediakan detail

Process communication

plan.

b. PA 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana work product yang dihasilkan oleh proses

yangdikelola. Work product yang dimaksud adalah hasil dari

proses. Sebagaihasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan

dalam tabel 2.9.

Tabel 2.9 Work Product Management

PA 2.2 Work Product Management


penuh atribut


Products

Kebutuhan akan hasil

kerja proses

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk

kerja, meliputi

struktur isi dan

kriteria kualitas.

GWP 3.0 Rencana

kualitas harus

menyediakan detail

dari kriteria kualitas

dan isi dari hasil

kerja.

Kebutuhan untuk

dokumentasi dan

kontrolhasil kerja

telah ditetapkan

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari

dukomentasi

dan kontrol hasil

kerja. Ini harus

meliputi identifikasi

dari ketergantungan,

persetujuan dan

kemudahan dalam

melacak kebutuhan

GWP 1.0

Dokumentasi proses

harus menyediakan

detail dari kontrol

(matriks kontrol).

GWP 2.0 Rencana

kualitasharus

menyediakan detail

dari hasil kerja,

kriteria

kualitas, dokumentasi

26

yang dibutuhkan dan

kontrol perubahan.

Hasil kerja

diidentifikasi dengan

baik,

didokumentasikan dan

dikontrol


dokumentasi dan

kontrolhasil kerja.

Hasil kerja adalah

subjek dari kontrol

perubahan, begitu

juga dengan

perubahan versi dan

manajemen

konfigurasi.

GWP 3.0 Rencana

kualitas harus

menyediakan detail

hasil kerja, kriteria

kualiatas, keutuhan

dokumentasi dan

kontrol perubahan.

Hasil kerja diulas

kembali sesuai dengan

rencana

pengaturan dan

disesuaikan dengan

kebutuhan untuk

mencapsi kebutuhan

GP 2.2.4 Mengulas

kembali dan

menyesuaikan hasil

kerja untuk memenuhi

kebutuhan yang telah

diidentifikasikan.

Hasil kerja adalah

subjek terdapat

kebutuhan yang

disesuaikan dengan

pengaturan yang

direncanakan dan isu-

isu lain yang muncul

diselesaikan.

GWP 4.0 Catatan

kualitas harus

menyediakan jejak

audit pengulasan

kembali yang telah

dilakukan.

3. Level 3 – Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasikan menggunakan

proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari

proses.

Ketentuan atribut proses pada level 3 adalah sebagai berikut:

a. PA 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung

pengerjaan proses yang telah didefinisikan. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan pada tabel 2.10.

27

Tabel 2.10 Process Definition

PA 3.1 Process Definition


penuh atribut


Products

Proses standar,

meliputi panduan

dasar yang layak,

didefinisikan sehingga

mendeskripsikan

elemen

fundamentalyang

harus adadalam proses

yang didefinisi

GP 3.1.1

Mendefinisikan

standar dari proses

yang mendukung

pengerjaan dari

proses yang telah

didefinisikan. Sebuah

proses standar

didefinisikan elemen

proses fundamental

dan menyediakan

panduan implementasi

dan panduan

tentang bagaimana

standar tersebut dapat

diubah saat

dibutuhkan.

GWP 5.0 Kebijakan

danstandar harus

menyediakan detail

dan kompetensi dari

proses yang

dilakukan. Bukti yang

diperlukan pada

level ini bukan hanya

pada adanya

kebijakan dan standar

tapi juga dengan

diterapkannya


tersebut.

Urutan dan interaksi

dari proses standar

dengan proses lainnya

sudah ditetapkan

GP 3.1.2 Menetapkan

urutan dan interaksi

antar proses sehingga

dapat bekerja sebagai

sistem yang

terintegrasi dalam

proses. Urutan standar

proses dan interaksi

dengan proses lain

ditentukan dan

dikelola ketika sebuah

proses

diimplementasikan

pada bagian lain

dalam organisasi.

GWP 5.0 Kebijakan

danstandar harus

menyediakan detail

dan kompetensi dari

proses yang


diperlukan pada


pada adanya


tapi juga dengan

diterapkannya


tersebut

Kompetensi yang

dibutuhkan dan peran

untukmelakukan

proses diidentifikasi

sebagai bagian dari

proses standar

GP 3.1.3

Mengidentifikasi

peran dan kompetensi

menjalankan proses

standar.

GWP 5.0 Kebijakan

dan

standar harus

menyediakan detail

dan kompetensi dari

proses yang

dilakukan.Bukti yang

diperlukan padalevel

ini bukan hanya pada

28

adanya kebijakan dan

standar tapi juga

denganditerapkannya

kebijakan

dan standar tersebut.

Infrastruktur yang

diperlukan dan

lingkungan kerja yang

dibutuhkan

untuk melakukan

proses diidentifikasi

sebagaibagian dari

proses standar


infrastuktur yang

dibutuhkan dan

lingkungan kerja

untuk melakukan

proses standar.

Infrastruktur

(fasilitas, alat,

metode, dan lain-lain)

dan lingkungan kerja

untuk melakukan

proses standar sudah

diidentifikasikan.

GWP 5.0 Kebijakan

dan

standar harus

mengindentifikasi

kebutuhan minimum

dari

infrastruktur dan

lingkungan kerja

untuk melakukan

proses. Bukti yang

diperlukan pada level



standar tapi juga

denganditerapkannya

kebijakan

Metode yang sesuai

untuk monitoring

keefektifan dan

kesesuaian dari proses

sudah ditetapkan

GP 3.1.5 Menetapkan

metode yang sesuai

untuk memantau

keefektifan dan

kesesuaian dengan

proses standar,

meliputi kriteria yang

layak dan data yang

dibutuhkan untuk

memantau keefektifan

dan kesesuaian dari

proses yang

didefinisikan, dan

menetapkan

kebutuhan untuk

melakukan audit

internal dan review

manajemen.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standar harus

menyediakandetail

dan kompetensi dari

proses yang


diperlukan pada


pada adanya


tapi juga dengan

diterapkannya


tersebut.

GWP 4.0 Catatan

kualitasdan GWP 9.0

Catatan performa

proses harus

menyediakan bukti

dari review yang

dilakukanuntuk setiap

instansi dari proses.

29

b. PA 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standar secara efektif telah

dijalankan seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai

hasil dari proses.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribur ini dapat dilihat pada tabel

2.11 berikut ini.

Tabel 2.11 Process Deployment

PA 3.2 Process Deployment


penuh atribut


Products

Sebuah proses yang

telah didefinisikan

dijalankan

berdasarkan standar

proses yang telah

ditentukan

GP 3.2.1

Menjalankansebuah

proses yang telah

didefinisikan yang

memuaskan konteks.

Ketikaproses yang

sama digunakan pada

area yang berbeda

pada organisasi, proses

tersebut

dilakukanberdasarkan

proses standar, diatur

selayak mungkin,

dengan konformasi

padakebutuhan yang

telah didefinisikan

pada proses yang telah

diverifikasi.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standar harus

menyediakandetail

dan kompetensi dari

proses yang

dilakukan.Bukti yang

diperlukan pada level



standar tapi juga

dengan diterapkannya


tersebut.

Peran yang

dibutuhkan,tanggung

jawab dan otoritas

yang dibutuhkan

untukmenjalankan

proses yang telah

didefinisikan

ditugaskan dan

dikomunikasikan

GP 3.2.2 Menugaskan

dan

mengkomunikasikan

peran, tanggung jawab

dan otoritas

untuk menjalankan

proses yang telah

didefinisikan.

Ketika proses yang

sama digunakan pada

area yang berbeda

GWP 5.0 Kebijakan

dan standar harus

menyediakan

detail dan kompetensi

dari proses yang

dilakukan. Bukti

yang diperlukan pada


pada adanya

kebijakan dan

standar tapi juga

30

dalam organisasi.

Otoritas dan peran

untukmelakukan

aktivitas dari proses

telah ditugaskan dan

dikomunikasikan.

dengan diterapkannya


tersebut.

Personil yang

melakukan proses

yang didefinisikan

kompeten dalam basis

edukasi, pelatihan dan

pengalaman yang

sesuai

GP.3.2.3 Memastikan

kompetensi yang

dibutuhkan untuk

melaksanakan proses

yangditetapkan.

GWP 1.0

Dokumentasi proses

harus menyediakan

detail kebutuhan

training dan

kompetensi.

GWP 2.0 Rencana

prosesharus meliputi

detail dari proses

infrastruktur dan

lingkungan kerja dari

setiap instansi dari

proses.

Sumber daya yang

dibutuhkan dan

informasi yang

diperlukan untuk

melakukan proses

yang didefinisikan

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 3.2.4 Menyediakan

sumber daya dan

informasi untuk

mendukung performa

dari proses yang

didefinisikan. Ketika

prosesyang sama

digunakan dalam area

yang berbeda dalam

organisasi, kompetensi

yang

layak untuk personil

yang ditugaskan

diidentifikasikan

dan pelatihan yang

sesuaidisediakan untuk

menjalankan proses

yang telah disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GWP 2.0 Rencana


detail dari proses

infrastruktur dan

lingkungan kerja dari

setiap instansi dari

proses.

Infrastruktur dan

lingkungan kerja

untukmelakukan

proses

yangdidefinisikan

telahdisediakan,

dikelola dandipelihara

GP 3.2.5 Menyediakan

proses infrastruktur

yanglayak untuk

mendukung

performa dari proses

yangdidefiniskan.

Ketika prosesnyang

GWP 2.0 Rencana


detail dariproses

infrastruktur

danlingkungan kerja

dari setiapinstansi

dari proses.

31

sama digunakan dalam

area yang berbeda

dalamorganisasi,

dukungan

organisasi yang

dibutuhkan,

infrastruktur dan

lingkungan kerja

disediakan,

dialokasikan

dan digunakan.

Data yang layak

dikumpulkan dan

dianalisissebagai

dasar untukmengerti

tingkah laku dari

proses untuk

mendemonstrasikan

kecocokkan dan

ekefektifandan

mengevaluasi dimana

perbaikan proses

secaraterus-menerus

dapatdilakukan.

GP 3.2.6

Mengumpulkan

data menganalisis

datamengenai

performa dari

proses untuk

mendemonstrasikan

kecocokkan dan

kefektifan.

Data yang dibutuhkan

untukmemantau

kefektifan dan

kesesuaian dari

prosesdiseluruh

organisasididefiniskan,

dikumpulkan

dan dianalisis sebagai

dasar dari perbaikan

terusmenerus

GWP 4.0 Catatan

kualitasdan GWP 9.0

Catatanperforma

proses

harusmenyediakan

bukti darireview yang

dilakukanuntuk setiap

instansi dari proses.

4. Level 4 – Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan

batasanbatasanagar mampu meraih harapan dari proses tersebut.


a. PA 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan

untukmemastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian

32

tujuanproses untuk mendukung tujuan perusahaan. Pengukuran

bisa berupapengukuran proses ataupun pengukuran produk atau

kedua-duanya.

Hasilpencapaian atribut ini dapat dilihat pada tabel 2.12.

Tabel 2.12 Process Measurement

PA 4.1 Process Measurement


penuh atribut


Products

Informasi yang

dibutuhkanproses

untuk mendukung

tujuan bisnis telah

ditetapkan.


kebutuhan informasi

dalamhubungannya

dengan tujuan

bisnis. Tujuan bisnis

daninformasi yang

dibutuhkan

pemegang

kepentingan

telah ditetapkan

sebagaidasar untuk

menentukantujuan

pengukuran proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

tujuanpeningkatan

proses dan

menyarankan

tindakan

peningkatan.

Tujuan pengukuran

prosesdidapatkan dari

kebutuhaninformasi

GP 4.1.2 Memperoleh

tujuan pengukuran

proses dari kebutuhan

informasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

harusmenyediakan

detail daritujuan

pengukuran

yangdisarankan.

Tujuan kuantitatif

untukperforma proses

dalammendukung

tujuanperusahaan

telah ditetapkan

GP 4.1.3 Tetapkan

tujuankuantitatif atas

performadari proses,

berdasarkan

kesesuaian proses

dengantujuan

perusahaan. Tujuan

pengukuran

kuantitatif telah

ditetapkan dan secara

ekslpisit

menggambarkan

tujuan perusahaan dan

telahdipastikan

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

harus

menyediakan detail

dariukuran dan

indikator

pengukuran.

33

realistis dan berguna

oleh manajemen

dan pelaku proses.

Pengukuran dan

frekuensinya telah

diidentifikasi dan

ditetapkan sejalan

dengantujuan

pengukuran prosesdan

tujuan kuantitatif

atasperforma

prosesnya

GP 4.1.4

Identifikasikan

pengukuran produk

danproses yang

mendukung

pencapaian tujaun

kuantitatif atas

performaproses.

Pengukuran

mendetail untuk

produk dan proses

telah diidentifikasi,

sekaligus dengan

frekuensi

pengumpulan data

danpengukuran, juga

mekanisme verifikasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

menyediakan detail

dariukuran dan

indikator

pengukuran sekaligus

prosedur

pengumpulan data

dan prosedur analisis.

Hasil pengukuran

dikumpulkan,

dianalisis dan

dilaporkan untuk

memantau

seberapa jauh tujuan

kuantitatif proses

tercapai

GP 4.1.5

Mengumpulkan

hasil pengukuran

produkdan proses

denganmelakukan

proses yang telah

ditentukan. Hasil

pengukuran

dikumpulkan,

dianalisis dan

dilaporkansesuai

rencana yang telah

ditetapkan.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

harusmenyediakan

detail atau prosedur

analisis

yangdisarankan.

GWP 9.0 Catatan

performaproses harus

menyediakan detail

atas pengukuran yang

telah dikumpulkan

dan dianalisis

Hasil pengukuran

digunakan untuk

menggambarkan

performaproses

GP 4.1.6

Menggunakan

hasil pengukuran

untukmemantau dan

menverifikasi

pencapaianatas tujuan

performa proses.

Hasil pengukuran

dianalisis untuk

memastikan

pencapaian terhadap

tujuanperforma

proses. Teknik yang

GWP 9.0 Catatan

performa

proses harus

menyediakan

detail atas pengukuran

yangsudah

dikumpulkan.

34

sesuai digunakan

untuk memahami

performadan

kapabilitas proses

dalam batasan yang

sudahditentukan.

b. PA 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif

bisamenghasilkan proses yang stabil, mampu dan dapat diprediksi

dalambatasan yang telah ditentukan. Hasil pencapaian atribut ini

dapat dilihatpada tabel 2.13.

Tabel 2.13 Process Control

PA 4.2 Process Control


penuh atribut


Products

Teknik analisis dan

kontrol telah

ditentukan dan

diaplikasikan

GP 4.2.1 Tentukan

teknikanalisis dan

kontrol yang sesuai

untuk mengontrol

performa proses.

Metodeuntuk

mengukur efektivitas

kontrol telah

didefinisikan

dan divalidasi.

GWP 1.0

Dokumentasi

proses harus

menyediakan

detail pengontrolan

(matrikskontrol)

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses

harusada dan

menjelaskan

pendekatan

pengukuranuntuk

setiap proses.

Pengontrolan batas

variasitelah ditetapkan

untuk performa proses

normal

GP 4.2.2 Menetapkan

parameter yang cocok

untukmengontrol

standarperforma

proses. Definisi

standar atas proses

dimodifikasi untuk

memasukkan metode

pengendalian proses

danbatasan

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses

harus ada dan

menjelaskanbatasan

kontrol untuk

performa.

35

pengontrolan telah

ditetapkan.

Data pengukuran

dianalisis untuk

mengetahui penyebab

khusus atas suatu

variasi

GP 4.2.3 Analisis

hasilpengukuran

proses dan produk

untuk

mengidentifikasikan

variasidan performa

proses. Hasil

pengukuran

pengontrolan

proses dianalisis

untukmenentukan

masalahyang perlu

diperhatikan dan

diteruskan untuk

pengulangan.

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan


yang telah

dikumpulkan dan

dianalisis.

Tindakan koreksi

diambil untuk

memecahkan

penyebab khusu

variasi


danimplementasikan

tindakankoreksi untuk

mengatasi

sumber masalah.

Tindakankoreksi

diambil untuk

mengatasi masalah

pengontrolan proses

danhasilnya dipantau

dandievaluasi.

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan


yang telah

dikumpulkan dan

dianalisis.

Batasan kontrol

ditetapkan kembali

(apabila dibutuhkan)

sebagai respon

terhadap tindakan

koreksi.

GP 4.2.5 Menetapkan

kembali batasan

kontrolsetelah

tindakan koreksi.

Batasan kontrol

prosesdimodifikasi

sesuaikebutuhan

setelah tindakan

koreksi dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses

harus dan

menjelaskan

batasan kontrol untuk

performa.

36

5. Level 5 – Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan

untukmemenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan yang akan datang.


a. PA 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari

analisis penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa

dan dariinvestigasi pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan

melaksanakanproses. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini

dapat dilihat pada tabel2.14.

Tabel 2.14 Process Innovation

PA 5.1 Process Innovation

Hasil atau

pencapaian penuh

atribut


Products

Tujuan dari

peningkatanmasin

g-masing

prosesdiidentifikas

i untuk

mendukung tujaun

bisnisyang relevan

GP 5.1.1 Mendefinisikan

tujuan peningkatan

prosesuntuk mendukung

tujuan bisnis yang relevan.

Arahan untuk inovasi proses

telah diatur. Tujuan

peningkatan

proses secara kualitatif dan

kuantitatif didasarkan

padapotensi inovasi

prosesseperti visi dan tujaun

yang telah didefinisikan dan

didokumentasikan.

GWP 7.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

tujuanpeningkatan

proses dantindakan

yang dilakukan

untuk peningkatan

tersebut.

Data yang tepat

dianalisis agar

dapat

mengidentifikasi

penyebab umum

dari variasi

performa proses

GP 5.1.2 Analisis

pengukuran data

prosesuntuk

mengidentifikasi

variasi yang nyata

danberpotensi di

dalamperforma proses.

Dataperforma proses

GWP 9.0 Catatan

performaproses

harus menyediakan

penjelasan

mengenai

kumpulan dan

analisis

pengukuran.

37

dianalissi untuk

mengidentifikasi

variasi di dalam

performaproses bersama

dengan akar

penyebab dari

masalahperforma proses

secaraumum.

Data yang tepat

dianalisis agar

dapat

mengidentifikasi

peluang untuk

pelaksanaan

praktik terbaik dan

inovasi.


peluang peningkatan

prosesberdasarkan inovasi

dan praktik terbaik.

Peluangpeningkatkan proses

diidentifikasi berdasarkan

perbandingan dengan

praktik terbaik industri.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

penjelasanmengena

i analisis praktik

terbaik

Peluang

peningkatan yang

bermula dari

teknologi baru

dan konsep proses

baru

diidentifikasikan

GP 5.1.4 Didasarkan

padapeluang peningkatan

dari

teknologi dan konsep

prosesbaru. Peluang

peningkatanproses

diidentifikasi

berdasarkan review

dananalisis mengenai

inovasiteknologi dan

konsepproses, yang

dilanjutkanpada perubahan

lingkungan

bisnis termasuk munculnya

risiko bisnis.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

penjelasanmengena

i analisis

peluangpeningkata

n teknologi.

Strategi

implementasi

dibuat untuk

mencapai tujuan

dari peningkatan

proses

GP 5.1.5 Mendefinisikan

strategi implementasi

berdasarkan visi dan

tujaunpeningkatan

jangkapanjang.

Strategipeningkatan

prosesdidefinisikan dan

divalidasi

berdasarkan goal dan

objektif dari peningkatan.

Komitmen untuk

Peningkatandidemonstrasik

an oleh manajer dan pemilik

proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

penjelasanmengena

i

strategiimplementa

si

untukpeningkatan

proses.

38

b. PA 5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen dan performa

prosesagar memiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk

mencapaitujaun dari proses peningkatan. Sebagai hasil pencapaian

penuh atributini, ditunjukkan dalam tabel 2.15.

Tabel 2.15 Process Optimisation

PA 5.2 Process Optimisation


penuh atribut


Products

Dampak dari

perubahanyang telah

dilakukan

dinilaikesesuaiannya

dengantujuan dari

proses yangtelah

didefinisikan

danproses standar

GP 5.2.3 Menilai

dampakdari masing-

masingperubahan

yang telahdilakukan

apakah telah sesuai

dengan tujuan dari

proses standar dan

proses yang telah

didefinisikan.

Dampak dari

perubahanyang telah

dilakukan dinilai

kesesuaiannya agar

dapat menentukan

dampak dari kualitas

produk dan perfoma

proses apakah telah

sesuai dengan proses

lain yang

berhubungan.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus

menyediakan rincian

mengenai pendekatan

kualitas proyek

peningkatanproses

Implementasi dari

perubahan yang telah

disetujui dikelola

untukmemastikan

bahwaperbedaan-

perbedaan

performa proses

dimengerti

dan dilakukan

setelahnya

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari


disetujui untuk

memiliharea dari

proses yang telah

didefinisikan sesuai

denganstrategi

implementasi.

Implementasi dari


GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

rinsianmengenai

strategiimplementasi

peningkatan

proses dan perubahan

yangterdiri dari :

- GWP 1.0

Dokumentasiproses

- GWP 3.0 Rencana

39

disetujui dikelola

sesuaidengan

manajemen

perubahan dan proses

pendukung

perubahan.

kualiatas

- GWP 5.0 Kebijakan

danstandar

Beedasarkan performa

saatini, kefektivitasan

perubahan proses

dievaluasi

berdasarkan

persyaratanproduk

dan tujuan

prosesuntuk

menentukan

hasil memiliki

penyebabumum atau

khusus

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini,

evaluasikefektifitasan

perubahan proses

sesuai dengan

performa proses,

tujuankapabilitas dan

tujuanbisnis.

Kefektifitasan

perubahan membuat

prosestersebut perlu

diukur,dievaluasi dan

dilaporkan

setelah implementasi

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harusmenyediakan

rincianmengenai

pendekatan

kualitas proyek

peningkatanproses.

2.2.5. Penelitian yang Terkait

Tinjauan beberapa penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya untuk

memberikan referensi pada penelitian ini. Berikut adalah beberapa penelitian

yang terkait dengan COBIT 5 yaitu :

1. Assesment Tingkat Kapabilitas Sumber Daya Layanan Akademik

Menggunakan COBIT 5 Process Assessment Model (PAM)

2. Analisis Tingkat Layanan Teknologi Informasi Menggunakan COBIT 5 :

Studi Kasus Pemerintahan Kota Sungai Penuh Provinsi Jambi

3. Pengukuran Kematangan Pelaksanaan Proyek Teknologi Informasi

Menggunakan COBIT 5 dan PMBOK (Studi Kasus ATI Business Group.

40

4. Evaluasi dan Rekomendasi Perbaikan Layanan TI Badan Pengatur Hilir

Minyak dan Gas Bumi Berdasarkan Kerangka Kerja COBIT 5 dan ITIL V3

2011

Tabel 2.16 Penelitian yang Terkait

No Nama Judul Metode Hasil Penelitian

1 Fahmi Assesment Tingkat

Kapabilitas Sumber

Daya Layanan

Akademik

Menggunakan COBIT

5 Process Assessment

Model (PAM)

COBIT 5 Proses assessment tingkat

kapabilitas sumber daya

layanan akademik di

STIKOM Poltek Cirebon

2 Pada Oloan

Siregar

Analisis Tingkat

Layanan Teknologi

Informasi

Menggunakan COBIT

5 : Studi Kasus

Pemerintahan Kota

Sungai Penuh Provinsi

Jambi

COBIT 5 Analisis tingkat layan TI

yang dapat meningkatkan

kinerja layanan TI di

Pemerintah Kota Sungai

Penuh Jambi

3 Satya

Windy

Pengukuran

Kematangan

Pelaksanaan Proyek

Teknologi Informasi

Menggunakan

COBIT dan PMBOK

(Studi Kasus ATI

Business Group)

COBIT 5 dan

PMBOK

pengukuran kematangan

proyek TI yaitu proyek

sistem informasi

(pengadaan aplikasi

perangkat lunak)

menggunakan framework

COBIT 5 dan PMBOK

4 Galuh Setyo

Anjani

Evaluasi dan

Rekomendasi

Perbaikan Layanan TI

Badan Pengatur Hilir

Minyak dan Gas Bumi

Berdasarkan Kerangka

Kerja COBIT 5 dan

ITIL V3 2011

COBIT 5 dan

ITIL V3 2011

Penilaian dan penentuan

target tingkat kapabilitas

14 proses COBIT 5 yang

relevan dengan

permasalahan layanan TI

di BPH Migas serta

rekomendasi aktivitas

untuk perbaikan layanan

TI

5 Anita Analisa dan COBIT 5 Analisa dan

41

Febriani Pengembangan

Tingkat Layanan

Teknologi Informasi

Menggunakan COBIT

5 (Studi Kasus :

STIKes HTP)

Pengembangan Layanan

TI di STIKes HTP

43

BAB III

METODOLOGI

3.1. Kerangka Pikir

Tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian ini dapat dilihat pada

gambar 3.1 :

Perumusan Masalah

Studi Literatur

Pengumpulan Data

Pemilihan Proses Berdasarkan Relevansi Masalah

Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Penentuan Target Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Analisa Kesenjangan

Rekomendasi

Gambar 3.1 – Kerangka Pikir

43

44

3.1.1. Perumusan Masalah

Pada tahapan ini ditentukan tujuan atau sasaran dari organisasi serta

permasalahan yang kemudian dapat diangkat dalam penelitian. Dari

permasalahan tersebut dirumuskan suatu pertanyaan yaitu : “Sejauh mana tingkat

kapabilitas proses COBIT 5 untuk tata kelola TI di STIKes HTP dan

rekomendasi aktivitas apa yang diberikan untuk memperbaiki tata kelola TI

tersebut?”

3.1.2. Studi Literatur

Studi literatur dilakukan dengan cara melakukan pencarian dasar-dasar teori dan

penemuan dari penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Teori-teori yang

terkait dengan permasalahan COBIT 5 dan penelitian yang menggabungkan

beberapa model evaluasi digali oleh penulis dan dirangkum secara singkat sesuai

dengan kebutuhan dalam penelitian ini.

3.1.3. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini terbagi menjadi dua yaitu data primer

dan data sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan kuisioner dan

wawancara dengan beberapa narasumber untuk mendapatkan gambaran terkait

implementasi TI dalam mendukung proses bisnis STIKes HTP, kondisi layanan

TI saat ini serta kendala dan permasalahan yang dihadapi, serta visi layanan TI

yang diharapkan. Wawancara dan kuisioner menjadi masukan dalam penentuan

proses-proses COBIT 5 yang relevan, penilaian tingkat kapabilitas saat ini serta

target tingkat kapabilitas proses yang diharapkan. Data sekunder yang digunakan

untuk penelitian diambil dari dokumen organisasi dan situs internet.

45

3.1.4. Pemilihan Proses Berdasarkan Relevansi Masalah

Tahapan ini memilih proses yang relevan terhadap masalah yang terjadi pada

organisasi sehingga diperoleh beberapa proses COBIT 5 yang relevan dengan

permasalahan yang dihadapi. Proses-proses COBIT 5 inilah yang akan diukur

kapabilitasnya pada tahap selanjutnya.

3.1.5. Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5 Saat

ini

Pengukuran proses-proses COBIT 5 yang relevan dinyatakan dalam tingkat

kapabilitas yang diadopsi dari standar ISO/IEC 15504. Alasan pemilihan standar

ISO/IEC 15504 adalah mampu untuk meningkatkan ketelitian dan kehandalan

dalam melakukan review terhadap proses-proses TI. Pengukuran tingkat

kapabilitas dilakukan melalui proses kuisioner kepada responden yang terkait

sehingga tingkat kapabilitas kondisi saat ini didapatkan.

3.1.6. Penentuan Target Tingkat Kapabilitas Proses

COBIT 5

Pada tahap ini ditentukan target kapabilitas proses-proses COBIT 5 yang

diharapkan. Metode yang digunakan adalah kuesioner terhadap manajemen

organisasi yang kompeten pada bidang tata kelola TI. Hasil dari tahap ini adalah

target kapabilitas. Target tingkat kapabilitas ini dijadikan acuan untuk melakukan

perbaikan tata kelola TI.

46

3.1.7. Analisa Kesenjangan

Setelah melakukan tingkat kapabilitas proses saat ini dan telah menetukan tingkat

kapabilitas target yang diharapkan oleh organisasi maka tahap berikutnya yaitu

melakukan analisa kesenjangan terhap tingkat kapablitas proses-proses TI

tersebut.

3.1.8. Rekomendasi

Berdasarkan hasil analisa kesenjangan tingkat kapabilitas proses saat ini dan

proses yang ditargetkan maka dilakukan penyusunan rekomendasi aktivitas untuk

perbaikan layanan TI di STIKes HTP.

3.2. Gambaran Umum Organisasi

Bermula dari ide bapak Gubernur Riau Saleh Djasit, SH yang ingin

membuka Perguruan Tinggi dibidang Kesehatan yang belum ada dibuka di

Provinsi Riau. Selanjutnya Gubernur melakukan rapat/ pertemuan dengan pejabat

terkait diantaranya Wakil Gubernur Riau bapak Drs. Rustam S. Abrus, Rektor

Universitas Riau Prof. Dr. Muchtar Ahmad, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

Riau dr. Zainal Abidin, MPH dan Direktur RSUD Provinsi Riau dr. H. Andi

Zainal, Sp.PD. Dalam rapat tersebut Gubernur meminta kepada Wakil Gubernur

bertindak sebagai penanggung jawab sekaligus mengkoordinir Pendirian Fakultas

tersebut.

Pada saat pertemuan itu pula Rektor Universitas Riau menghubungi

langsung bapak Satryo Soemantri Brodjonegoro selaku Direktur Jenderal

Pendidikan Tinggi untuk meminta izin membuka Prodi Kedokteran Umum di

Universitas Riau, dan hasilnya mendapat dukungan positif dari Dirjen Dikti

47

tersebut dengan catatan segala biaya baik sarana maupun prasarana seluruhnya

ditanggung oleh Pemerintah Provinsi Riau. Namun Pemerintah lebih

memperioritaskan dengan membuka Fakultas Kedoteran dan Ilmu Keperawatan

Universitas Riau.Selanjutnya dr. Zainal Abidin, MPH berkeinginan agar Prodi

Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Prodi Perekam dan Informatika Kesehatan

(PIKES) tetap dibuka dengan dikelola oleh pihak swasta dibawah naungan suatu

yayasan. Oleh karena keinginan tersebut mendapat dukungan dari Wakil

Gubernur Riau maka dr. Zainal Abidin, MPH bersama Moh. Sukri, SH yang

mana pada saat itu menjabat sebagai Kepala Bagian Tata Usaha Dinas Kesehatan

Provinsi Riau merencanakan teknis penyusunan Proposal Pendirian Prodi Baru

dengan membentuk Yayasan dengan nama Yayasan Hang Tuah Pekanbaru

berdasarkan Akta Nomor 38 Tahun 2001 Tanggal 09 November 2001 yang

dibuat dihadapan Notaris Diti Kresnari Iskandar, SH yang berkedudukan di

Pekanbaru. Program studi yang diselenggarakan di lingkungan STIKes HTP

sampai saat sekarang ini adalah sebagai berikut :

1. Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

2. Program Studi S1 Ilmu Kesehatan Masyarakat

3. Program Studi S1 Keperawatan dan Ners

4. Prgram Studi DIII Kebidanan

5. Program Studi DIII Rekam Medik Informatika Kesehatan

6. Program Studi DIII Teknik Gigi

48

3.2.1. Visi

Terwujudnya lembaga pendidikan kesehatan yang memiliki kualitas dan

reputasi tinggi serta kompetitif, dapat menghasilkan lulusan yang mempunyai

kompetensi dan mampu bersaing di pasar global pada tahun 2018..

3.2.2. Misi

1. Melaksanakan pendidikan kesehatan yang bermutu untuk menghasilkan

lulusan yang profesional berorientasi kepada peningkatan kesehatan

masyarakat

2. Mengembangkan ilmu dan teknologi kesehatan melalui kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat untuk meningkatkan kesehatan

masyarakat

3. Melaksanakan penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan

4. Mewujudkan atmosfir akademik yang kondusif melalui kinerja akademik

(civitas akademik dan tenaga kependidikan)

5. Menjalin kerja sama baik pada institusi pemerintah

3.2.3. Tujuan

1. Menghasilkan lulusan dibidang ilmu kesehatan yang mandiri dan profesional

berdaya saing tinggi

2. Menghasilkan lulusan yang mempunyai kemampuan dibidang penelitian dan

hasil penelitiannya digunakan untuk pengabdian kepada masyarakat dalam

rangka peningkatan status kesehatan.

3. Tercapainya penjaminan mutu yang baik konsisten dan berkelanjutan

49

4. Tercapainya admosfir akademik yang kondusif melalui kinerja akademik

(civitas akademika dan tenaga kependidikan)

5. Tercapainya kerjasama baik pada institusi pemerintah, swasta, dalam maupun

luar negeri

3.2.4. Sasaran Perguruan Tinggi

1. Terwujudnya keunggulan dalam bidang pendidikan dan pengajaran.

2. Terwujudnya keunggulan dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

3. Terwujudnya keunggulan dalam transfer ilmu dan teknologi kesehatan.

4. Terwujudnya keunggulan dalam manajemen institusi

5. Terwujudnya keunggulan dalam manajemen penjaminan mutu.

6. Terwujudnya keunggulan dalam Sumber Daya Manusia.

7. Terwujudnya keunggulan dalam kehidupan akademik

8. Terwujudnya keunggulan dalam kerja sama dengan instansi baik pemerintah,

swasta, dalam maupun luar negeri

50

3.2.5. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi STIKes Hang Tuah Pekanbaru yaitu :

Gambar 3.2 Struktur Organisasi STIKes HTP

Tabel 3.2 Tugas Pokok dan Fungsi dari tiap unit

No.

Nama Unit di

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Tugas Pokok dan Fungsi

1 Ketua STIkes Hang

Tuah Pekanbaru

a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,

membina tenaga pendidik/ tenaga

kependidikan, mahasiswaserta hubungannya

51

dengan lingkungan

b. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan

instansi, badan swasta dan masyarakat untuk

memecahkan persoalan yang timbul, terutama

yang menyangkut tanggung jawab

2 Senat STIKes Hang

Tuah Pekanbaru

(1) Merumuskan kebijakan pembangunan dan

pengembangan akademik

(2) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi

akademik, kecakapan serta kepribadian

mahasiswa dan sivitas akademika

(3) Merumuskan norma dan tolak ukur

penyelenggaraan pendidikan

(4) Menyusun dan merumuskan secara rasional

rencana anggaran biaya institusi

(5) Menilai, mengevaluasi, memberikan saran

serta mengesahkan laporan

pertanggungjawaban Ketua STIKes atas

pelaksanaan semua kegiatan di lingkungan

STIKes Hang Tuah Pekanbaru

(6) Merumuskan norma dan peraturan

pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan

mimbar dan otonomi keilmuan

(7) Memberikan usulan kepada yayasan berkenaan

dengan calon yang di usulkan untuk menjadi

Ketua STIKes dan calon yang diusulkan

minimal mempunyai jabatan Lektor

(8) Menegakkan norma dan etika yang berlaku

pada sivitas akademika

(9) Menyusun program Tupoksi, SOP, Renstra,

Rencana Induk Pengembangan (RIP),

Peraturan Akademik dan Peraturan

Kepegawaian

(10) Dalam melaksanakan tugasnya senat dapat

membentuk komisi-komisi senat yang

52

beranggotakan anggota senat

(11) Senat terdiri dari Ketua didampingi oleh

seorang Sekretaris yang dipilih diantara

anggota senat

3 Wakil Ketua I

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Wakil Ketua I mempunyai tugas membantu Ketua

dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian

dan pengabdian masyarakat

4 Wakil Ketua II

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Wakil Ketua II mempunyai tugas membantu Ketua

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang

administrasi dan keuangan

6 Wakil Ketua III

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Wakil Ketua III mempunyai tugas membantu Ketua

dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan

serta layanan kesejahteraan mahasiswa

5 Pusat Penjaminan

Mutu (PPM)

STIKes Hang Tuah

Pusat Penjaminan Mutu ini mempunyai tugas

memonitor dan mengevaluasi kinerja STIKes dan

penyelenggaraan akademik, memberikan layanan

penyelenggaraan dokumen-dokumen penjaminan

mutu berdasarkan evaluasi sesuai Standar Nasional

Pendidikan pada STIKes Hang Tuah Pekanbaru

6 LPPM STIKes

Hang Tuah

Pekanbaru

LPPM mempunyai tugas melaksanakan,

mengkoordinasikan, memantau, dan menilai

pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian pada

masyarakat, dan ikut mengatur administrasi dan

sumber daya yang diperlukan dalam kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

7 Satuan Pengawas

Internal

1. Melakukan Pengawasan unit-unit pengelolaan

dan penyelenggaraan pendidikan di STIKes Hang

Tuah Pekanbaru

2. Melakukan evaluasi terhadap unit-unit

pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan di


3. Membuat laporan pengawasan dan evaluasi

8 Dewan 1. Melakukan telaahan terhadap kebijakan Ketua

di bidang non-akademik.

53

Pertimbangan 2. Memberikan pertimbangan terhadap kebijakan

Ketua di bidang non-akademik.

3. Merumuskan saran/pendapat terhadap kebijakan

Ketua di bidang non-akademik.

4. Memberikan pertimbangan terhadap rencana

strategis, rencana anggaran, operasional

organisasi, dan struktur organisasi dan tata kerja

STIKes HTP.

5. Memberikan pertimbangan terhadap norma dan

kebijakan kemahasiswaan, kegiatan

kemahasiswaan intra kurikuler dan extra

kurikuler, organisasikemahasiswaan, dan

pembinaan bakat dan minta mahasiswa STIKes

HTP.


kebijakan pengelolaan sumberdaya manusia di

lingkungan STIKes HTP.


kebijakan pengelolaan saranadan prasarana serta

penggunaannya.


kebijakan pengelolaan bidangkeuangan, serta

perencanaan keuangan jangka pendek dan

jangka panjang.

9. Memberikan pertimbangan kepada Rektor

dalam mengelola STIKes HTP.

9 Badan Etika hukum 1. Melakukan pembinaan hukum yang mencakup

perencanaan, pembuatan, monitoring, kajian dan

penegakan peraturan.

2. Menyelesaikan sengketa hukum baik di

3. Melakukan monitoring, evaluasi, pembinaan

dan penegakan nilai-nilai STIKes Hang Tuah

Pekanbaru.

4. Membuat rekomendasi asfek hukum dan etika

54

terhadap semua kebijakan STIKes HTP

5. Melaporkan aktivitas bidang Hukum dan Etika

di lingkungan STIKes HTP secara periodik

kepada ketua STIKes HTP

10 Ketua Program

Studi STIKes Hang

Tuah Pekanbaru

Ketua Program Studi bertugas mengkoordinasikan

dan menyelenggarakan semua kegiatan akademik

yang meliputi penyelenggaraan pendidikan,

penelitian, pengabdian masyarakat dan pembinaan

tenaga kependidikan sesuai dengan visi dan misi

program studi. Program studi adalah unsur pelaksana

akademik yang melaksanakan pendidikan akademik.

11 Kepala BAAK

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

mempunyai tugas memberikan layanan administratif

dibidang Akademik dan Kemahasiswaan di

lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes)

Hang Tuah Pekanbaru

12 Kepala BAUK

STIKes Hang Tuah

Pekanbaru

Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

mempunyai tugas memberikan layanan administrasi

umum dan keuangan di lingkungan STIKes Hang

Tuah Pekanbaru

13 Laboratorium

Komputer

(1) Bagian komputer mempunyai tugas

mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan

menyimpan data dan informasi, serta

memberikan layanan untuk program-program

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat

(2) Mengumpulkan dan mengolah data dan

informasi yang tersedia

(3) Menyajikan dan menyimpan data dan

informasi

(4) Melakukan urusan tata usaha Bagian

Komputer

14 Laboratorium Laboratorium Bahasa mempunyai tugas, mengolah,

55

Bahasa menyajikan dan menyiapkan informasi serta

memberikan layanan untuk bidang pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam

hal kebahasaan baik untuk dosen, mahasiswa dan

tenaga kependidikan

15 Laboratorium

Kesehatan

(1) Laboratorium adalah tempat pelayanan

kegiatan ilmiah bagi sivitas akademika dan

berfungsi melakukan koordinasi penelitian

dalam bidang ilmu-ilmu kesehatan dan bekerja

sama dengan Program Studi

(2) Laboratorium melakukan kegiatan penelitian

dengan teknologi tinggi yang berskala nasional

dan atau global

(3) Laboratorium dapat bekerja sama dengan

LPPM, Program Studi dan lembaga lain di luar


16 Perpustakaan

(1) Perpustakaan adalah tempat pelayanan

informasi ilmiah bagi sivitas akademika yang

dapat berupa sebagai bahan pustaka, jurnal

ilmiah, skripsi, tesis dan disertasi tersimpan

dalam bentuk hasil cetak, mikrofilm, maupun

dalam media elektronik

(2) Perpustakaan berfungsi mendukung kegiatan


3.2.6. Proses Bisnis STIKes HTP

STIKes HTP telah memanfaatkan sejumlah sistem informasi dan

infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasionalnya.

Proses bisnis pada STIKes HTP dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu proses

utama dan proses pendukung. Proses utama berfokus pada penyelenggaraan

tridharma perguruan tinggi, seperti : perkuliahan, penelitian dan pelatihan serta

56

pengabdian masyarakat. Proses pendukung meliputi proses : administrasi

akademik, kemahasiswaan dan alumni, administrasi umum dan keuangan,

perpustakaan serta manajemen mutu. Tanggung jawab pengolahan data akademik

dan pemanfataan TI pada institusi berada pada unit BAAK.

A. Aktifitas Utama

Aktifitas utama di STIKes HTP adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Mahasiswa Baru, yaitu berhubungan dengan sistem

penerimaan mahasiswa baru mulai dari pendaftaran sampai registrasi

mahasiswa baru

2. Proses Belajar Mengajar, yaitu aktifitas proses belajar mahasiswa

selama masa studi mulai dari awal perkuliahan sampai ujian akhir

3. Pelepasan Mahasiswa, yaitu aktifitas pelepasan mahasiswa setelah

menempuh seluruh mata kuliah sampai mengikuti wisuda

4. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

B. Aktifitas Pendukung

Aktifitas pendukung yang dilakukan di STIKes HTP sebagai berikut :

1. Manajemen Keuangan, yaitu aktifitas pengelolaan keuangan

organisasi dalam mendukung aktifitas utama serta pendanaan

pemeliharaan infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi

2. Sumber Daya Manusia , yaitu aktifitas untuk memberikan dukungan

administrasi, layanan untuk seluruh unit yang ada dan pengelolaan

infrastruktur, sarana dan prasarana serta aset organisasi

3. Program Studi dan Bagian Akademik, yaitu aktifitas yang bertujuan

memberikan layanan akademik bagi mahasiswa.

57

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Pemilihan Proses-proses COBIT 5

Pada bab I dijelaskan pada latar belakang masalah yang terjadi terhadap tata

kelola teknologi informasi pada STIKes HTP

a Dalam pelaksanaannya belum mencapai harapan dari pihak STIKes HTP

karena belum seutuhnya membantu dalam hal pengelolaan data akademik

b Belum optimalnya dalam pengelolaan SISFO sehingga masih ada data

yang duplikasi dan data yang hilang, salah satu penyebabnya yaitu sumber

daya yang belum terkelola secara optimal

c Penanganan insiden/gangguan membutuhkan waktu yang lama karena

tidak adanya prosedur yang jelas

d Belum adanya maintenance berkala ataupun dokumentasi terkait

infrastuktur

Tabel 4.1 Relevansi Proses pada Masalah

No Proses COBIT 5 Relevansi

terhadap masalah

(Ya/Tidak)

Permasalahan

1

EDM01

Ensure Governance Framework

Setting and Maintenance /

Memastikan Pengaturan Kerangka

Kerja Tata Kelola dan

Pemeliharaan

Tidak -

57

58

2 EDM02

Ensure Benefit Delivery /

Memastikan Penyampaian Manfaat

Tidak -

3 EDM03

Ensure Risk Optimisation /

Memastikan Optimasi Risiko

Tidak -

4

EDM04

Ensure Resources Optimisation /

Memastikan Optimasi Sumber

Daya

Tidak sumber daya yang

belum terkelola secara

optimal

5 APO01 Manage the IT Management

Framework / Mengelola Kerangka

Kerja Manajemen TI

Tidak -

6 APO02 Manage Strategy / Mengelola

Strategi

Tidak -

7 APO03 Manage Enterprise Architecture /

Mengelola Enterprise Architecture

Tidak -

8 APO04 Manage Innovation / Mengelola

Inovasi

Ya Belum optimalnya

dalam pengelolaan

SISFO

9 APO05 Manage Portofolio / Mengelola

Portofolio

Tidak -

10 APO06 Manage Budget and Costs /

Mengelola Anggaran dan Biaya

Tidak -

11 APO07 Manage Human Resources /

Mengelola Sumber Daya Manusia

Ya sumber daya yang

belum terkelola secara

optimal

12 APO08 Manage Relationship / Mengelola

Hubungan

Tidak -

13 APO09 Manage Service Agreement /

Mengelola Perjanjian Layanan

Tidak -

14 APO10 Manage Suppliers / Mengelola

Pemasok

Tidak -

15 APO11 Manage Quality/ Mengelola

Kualitas

Tidak -

59

16 APO12 Manage Risk / Mengelola Risiko Tidak -

17 APO13 Manage Security / Mengelola

Keamanan

Tidak -

18 BAI01 Manage Programmes and Projects

/ Mengelola Program dan Proyek

Tidak -

19 BAI02 Manage Requirements Definition /

Mengelola Definisi Kebutuhan

Tidak -

20 BAI03 Manage Solutions Identifications

and Build / Mengelola Identifikasi

Solusi dan Membangun

Tidak -

21 BAI04 Manage Availability and Capacity

/ Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas

Ya Belum adanya

maintenance berkala

ataupun dokumentasi

terkait infrastuktur

22 BAI05 Manage Organisational Change

Enablement / Mengelola

Pemberdayaan dan Perubahan

Organisasi

Tidak -

23 BAI06 Manage Changes / Mengelola

Perubahan

Tidak -

24 BAI07 Manage Change Acceptance and

Transitioning / Mengelola

Penerimaan Perubahan dan

Transisi

Tidak -

25 BAI08 Manage Knowledge / Mengelola

Pengetahuan

Tidak -

26 BAI09 Manage Assets / Mengelola Aset Tidak -

27 BAI10 Manage Configuration /

Mengelola Konfigurasi

Tidak -

28 DSS01 Manage Operatins / Mengelola

Operasi

Ya Penanganan

insiden/gangguan

membutuhkan waktu

60

yang lama karena tidak

adanya prosedur yang

jelas

29 DSS02 Manage Service Requests and

Incidents / Mengelola Layanan

Permintaan dan Insiden

Tidak -

30 DSS03 Manage Problems / Mengelola

Masalah

Tidak -

31 DSS04 Manage Continuity / Mengelola

Keberlangsungan

Tidak -

32 DSS05 Manage Security Services /

Mengelola Layanana Keamanan

Tidak -

34 DSS06 Manage Business Process

Controls / Mengelola

Pengendalian Proses Bisnis

Tidak -

35 MEA01 Monitor, Evaluate and Assess

Performance and Conformance /

Monitor, Evaluasi dan Menilai

Kinerja dan Kesesuaian

Tidak -

36 MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the

System of Internal Control /

Monitor, Evaluasi dan Menilai

Sistem Pengendalian Internal

Tidak -

37 MEA03 Monitor, Evalauate and Assess

Compliance with External

Requirements / Mengevaluasi dan

Menilai Kepatuhan dengan

Persyaratan Eksternal

Tidak -

61

1. EDM04 (Ensure Resources Optimisation- Memastikan Optimasi Sumber

Daya)

Permasalahan yaitu tidak adanya integrasi sistem sehingga sistem berdiri

dengan sendiri yang mengakibat duplikasi data. Oleh karena itu proses

optimalisasi sumber daya TI diharapkan dapat mengatasi permasalahan

tersebut. Selain itu, optimalisasi sumber daya TI diharapkan bisa diakses

serta meningkatkan maintenance aplikasi dan infrastruktur.

2. APO04 (Manage Innovation- Mengelola Inovasi)

Proses pengelolaan inovasi ini dapat mengidentifikasi peluang inovasi, dan

merencanakan cara untuk mendapatkan keuntungan dari inovasi dalam

kaitannya dengan kebutuhan bisnis Analisis apa peluang untuk inovasi

bisnis atau perbaikan dapat dibuat oleh muncul teknologi, layanan atau IT

-enabled inovasi bisnis, serta melalui teknologi didirikan ada dan oleh

bisnis dan proses inovasi TI.

3. APO07 (Manage Human Resources- Mengelola Sumber Daya Manusia)

Proses pengelolaan sumber daya manusia ini menyediakan pendekatan

terstruktur untuk memastikan optimalisasi struktur, penempatan, hak

pengambilan keputusan serta kompetensi SDM. Pengelolaan ini termasuk

pendefinisian peran dan tanggung jawab, rencana pengembangan SDM,

kinerja yang diharapkan, serta dukungan SDM yang kompeten. Oleh

karena itu diharapkan proses ini dapat mengatasi permasalahan terkait

kurangnya SDM yang memiliki kompetensi TI.

4. BAI04 (Manage Availability and Capacity- Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas)

62

Permasalahan belum adanya maintenance berkala ataupun dokumentasi

terkait infrastuktur diharapkan dapat mengatasi permasalahan terhadap

ketersediaan dan kapasitas.

5. DSS01 (Manage Operations - Mengelola Operasi)

Pengelolaan operasional diharapkan dapat mengatasi permasalahan

lamanya waktu penanganan gangguan dengan menetapkan dan

menerapkan prosedur operasional standar (SOP) yang dapat dipatuhi oleh

semua bagian terkait dan diharapkan dapat mengatasi permasalahan

kurangnya maintenance aplikasi dan infrastruktur serta rendahnya

penggunaan aplikasi TI.

Pada tabel 4.2 berikut ini akan dijelaskan deskripsi proses dan tujuan dari proses

yang dipilih yaitu EDM04, APO04, APO07, BAI04 dan DSS01

Tabel 4.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang relevan

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Tujuan

EDM04 Manage Resource Proses ini memastikan bahwa

kapabilitas terkait TI tersedia

dan mencukupi untuk

mendukung tercapainya

sasaran organisasi secara

efektif dengan biaya yang

optimal.

Memastikan

kebutuhan

sumberdaya TI

yang diperlukan

oleh organisasi

terpenuhi secara

optimal, dengan

biaya TI yang

optimal, serta ada

peningkatan

63

realisasi manfaat.

APO04 Manage Innovatio Menjaga kesadaran teknologi

informasi dan tren layanan

terkait, mengidentifikasi

peluang inovasi, dan

merencanakan cara untuk

mendapatkan keuntungan dari

inovasi dalam kaitannya

dengan kebutuhan bisnis

Analisis apa peluang untuk

inovasi bisnis atau perbaikan

dapat dibuat oleh muncul

teknologi, layanan atau IT -

enabled inovasi bisnis, serta

melalui teknologi didirikan

ada dan oleh bisnis dan TI

proses inovasi .

Mempengaruhi perencanaan

dan arsitektur enterprise

keputusan strategis

Mencapai

keunggulan

kompetitif, inovasi

bisnis, dan

efektivitas

operasional

ditingkatkan dan

efisiensi dengan

memanfaatkan

perkembangan

teknologi informasi

APO07 Manage Human

Resources

Menyediakan pendekatan

yang terstruktur untuk

memastikan bahwa penataan,

penempatan, hak keputusan

dan keterampilan sumber

daya manusia dilakukan

Mengoptimalkan

kemampuan sumber

daya manusia untuk

memenuhi tujuan

perusahaan

64

secara optimal. Ini termasuk

dalam mengkomunikasikan

peran dan tanggung jawab

yang ditetapkan, rencana

untuk belajar dan

berkembang, dan ekspektasi

kinerja, didukung dengan

orang-orang yang kompeten

dan motivasi.

BAI04 Manage Availability

and Capacity

Menyeimbangkan antara

kebutuhan saat ini dan

kebuthan masa depan dalam

hal ketersediaan, kinerja dan

kapasitas dengan

menyediakan layanan

berbasis cost-effective.

Termasuk penilaian

kapabilitas saat ini, prediksi

kebutuhan masa depan

berdasarkan kebutuhan

bisnis, analisa dampak bisnis,

dan penilaian resiko untuk

perencanaan dan

implementasi aktivitas dalam

memenuhi kebutuhan yang

telah diindentifikasi

Menjaga

ketersediaan

layanan,

manajemen sumber

daya yang efisien

dan optimisasi

kinerja sistem

melalui prediksi

kinerja masa depan

dan kebutuhan

kapasitas.

65

sebelumnya

DSS01 Manage Operations Mengkoordinasikan dan

melaksanakan aktivitas dan

prosedur operasional yang

dibutuhkan untuk

memberikan layanan TI

internal maupun alih daya

(outsourcing), termasuk

pelaksanaan SOP yang telah

ditetapkan serta aktivitas

monitoring yang diperlukan

Memberikan hasil

(outcome) layanan

operasional TI

seperti yang

direncanakan

4.2. Pengukuran Tingkat Kapabilitas COBIT 5 Saat Ini

Setelah proses area yang relevan telah didapatkan dan definisi setiap proses, maka

tahap selanjutnya yaitu mengukur tingkat kapabilitas dari proses yang terpilih.

Pengukuran kapabilitas kondisi organisasi saat ini (as is) dilakukan melalui proses

kuisioner. Kriteria setiap tingkatan kapabilitas proses dinyatakan ke dalam enam

kategori yang dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut ini.

Tabel 4.3 Kriteria Tingkat Kapabilitas Proses

Tingkat Kriteria

0

(Incomplete)

Proses tidak diimplementasikan atau tidak ada upaya untuk

mencapai tujuan proses

1

(Performed)

Proses yang diimplementasikan (implemented process)

mencapai tujuan proses

2

(Managed)

Proses yang dilakukan (performed process)

diimplementasikan secara terkelola (direncanakan,

dimonitor dan disesuaikan) dengan hasil proses yang

dibangun, dikontrol dan dijaga secara tepat

3 Proses yang dikelola (managed process) diimplementasikan

66

(Established) dengan proses-proses baku yang telah ditetapkan untuk

mencapai hasil proses

4

(Predictable)

Proses yang dibangun (establised process) dioperasikan

dalam batasan yang ditentukan untuk menjamin konsistensi

pencapaian hasil proses

5

(Optimizing)

Proses yang dapat diprediksikan (predictable process)

senantiasa disempurnakan untuk mendukung tujuan

organisasi saat ini dan masa depan

Tahap selanjutnya yaitu memahami dari kuantifikasi kuisioner, maka diberikan

interval nilai terhadap hasil yang diperoleh, dapat dilihat pada tabel 4.4 berikut :

Tabel 4.4 Level Kematangan Tata Kelola TI

Indeks Kematangan Level kematangan

0 – 0,49 0 – Incomplete Process

0,50 – 1,49 1 – Performed Process

1,50 – 2,49 2 – Managed Process

2,50 – 3,49 3 – Established Process

3,50 – 4,49 4 – Predictable Process

4,50 – 5,00 5 – Optimzing Process

Dengan mengadaptasi RACI Chart COBIT 5 yang disesuaikan dengan kondisi

STIKes HTP, maka yang terlibat diantaranya adalah :

1. Ketua STIKes HTP berperan sebagai pihak yang yang harus memberikan

persetujuan dan menerima laporan atas pelaksanaan kegiatan tersebut

(accountable)

2. Wakil Ketua I dan II berperan sebagai pihak yang mendapat informasi

progress pelaksanaan kegiatan tersebut (informed)

67

3. Ka. BAAK, Ka. BAUK dan Ka. Puskom berperan sebagai pihak yang

dimintai pendapat selama pelaksanaan kegiatan (informed)

4. Staf BAAK dan staf PUSKOM berperan sebagai pihak yang bertanggung

jawab atas pelaksanaan kegiatan tersebut (responsible)

Berdasarkan dari penilaian tingkat kapabilitas proses yang dilakukan dengan

penyebaran kuesioner kepada responden. Tabulasi pengukuran kapabilitas

organisai pada setiap proses yang relevan sesuai dengan permasalahan

organisasi dapat dilihat pada tabel 4.5

Tabel 4.5Tabulasi Kuisioner kondisi saat ini (as is)

Responden Proses Area (Level Kapabilitas)

EDM04 APO04 APO07 BAI04 DSS01

1 1 1 2 1 1

2 1 2 1 1 1

3 1 1 1 2 1

4 0 2 2 1 1

5 1 2 1 2 2

6 1 1 1 1 1

7 2 1 2 1 2

8 1 1 1 1 1

Total 8 11 11 10 10

Rata-rata 1 1,4 1,5 1,3 1,3

Nilai kapabilitas yang diperoleh dikategorikan ke dalam level kapabilitas dapat

dilihat pada table 4.6 berikut ini:

Tabel 4.6 Nilai dan Tingkat Kapabilitas Saat Ini

Proses COBIT 5 Nilai

Kapabilitas

Tingkat

Kapabilitas

EDM04Manage Resource 1 1

68

APO04Manage Innovation 1,4 1

APO07Manage Human Resources 1,4 1

BAI04Manage Availability and Capacity 1,3 1

DSS01Manage Operations 1,3 1

Hasil penilaian tingkat kapabilitas kondisi saat ini berdasarkan proses COBIT 5

yang relevan dapat dilihat pada tabel 4.7 berikut:

Tabel 4.7 Hasil Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses kondisi saat ini (as is)

Proses COBIT Proses Tingkat Kapabilitas Tingkat

Kapabilitas 0 1 2 3 4 5

EDM04 Manage Resource √ Performed

APO04 Manage Innovation √ Performed

APO07 Manage Human Resources √ Performed

BAI04 Manage Availability and Capacity √ Performed

DSS01 Manage Operations √ Performed

4.3. Penentuan Target Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Proses selanjutnya yaitu menentukan target atau ukuran yang ingin dicapai oleh

STIKes HTP dalam jangka waktu tertentu. Metode yang dilakukan dalam

penelitian ini dengan teknik kuesioner berdasarkan harapan pengguna. Berikut

hasil dari pengukuran target tingkat kapabilitas.

Tabel 4.8 Hasil Kuesioner Target

Responden Proses Area (Kapabilitas Target)

EDM04 APO04 APO07 BAI04 DSS01

1 3 3 3 4 3

2 4 3 4 3 3

3 3 3 4 4 3

4 4 3 3 3 3

69

5 3 3 3 4 4

6 4 4 3 3 3

7 3 3 3 3 3

8 3 3 4 3 4

Total 27 25 27 27 26

Rata-rata 3,4 3,1 3,4 3,4 3,3

Nilai target kapabilitas yang dikategorikan ke dalam level kapabilitas dapat dilihat

pada tabel 4.9 berikut ini:

Tabel 4.9 Nilai dan Target Tingkat Kapabilitas

Proses COBIT Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

EDM04 Manage Resource 3,4 3

APO04 Manage Innovation 3,1 3

APO07 Manage Human Resources 3,4 3

BAI04 Manage Availability and Capacity 3,4 3

DSS01 Manage Operations 3,3 3

Tabel 4.10 Nilai dan Tingkat Kapabilitas Proses “to be”

Proses COBIT Proses Tingkat Kapabilitas Tingkat

Kapabilitas 0 1 2 3 4 5

EDM04 Manage Resource √ Established

APO04 Manage Innovation √ Established

APO07 Manage Human Resources √ Established

BAI04 Manage Availability and Capacity √ Established

DSS01 Manage Operations √ Established

70

4.4. Analisis Kesenjangan

Analisis kesenjangan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kesenjangan

antara kondisi saat ini (as is) dengan kondisi yang diharapkan (to be) serta upaya

yang harus dilakukan untuk rekomendasi perbaikan. Analisis dilakukan

berdasarkan tingkat kapabilitas proses saat ini dibandingkan dengan tingkat

kapabilitas proses yang diharapkan. Kesenjangan tingkat kapabilitas untuk setiap

proses dapat disajikan pada gambar 4.1 dan gambar 4.2 berikut ini:

Gambar 4.1 Radar Chart Tingkat Kapabilitas Saat Ini dan Target

Gambar 4.2 Bar Chart Tingkat Kapabilitas Saat Ini dan Target

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3EDM04

APO01

APO07BAI04

DSS01 Tingkat Kapabilitas

Saat Ini

Target Tingkat

Kapabilitas

0 1 2 3 4

EDM04

APO01

APO07

BAI04

DSS01

Target Tingkat Kapabilitas

Tingkat Kapabilitas Saat

Ini

71

Selain melalui gambar tersebut diatas, nilai kesenjangan tingkat kapabilitas setiap

proses dapat dilihat pada tabel 4.11. Nilai kesenjangan pada tabel 4.11 tersebut

merupakan selisih antara target tingkat kapabilitas proses dengan tingkat

kapabilitas proses saat ini.

Tabel 4.11 Kesenjangan Tingkat Kapabilitas Proses

Kode

Proses Nama Proses

Tingkat

Kapabilitas

Saat Ini

Tingkat

Kapabilitas

Target

Nilai Kesenjangan

Tingkat Kapabilitas

EDM04 Manage Resource 1 3 2

APO04 Manage Innovatio 1 3 2

APO07 Manage Human Resources 1 3 2

BAI04 Manage Availability and Capacity 1 3 2

DSS01 Manage Operations 1 3 2

4.5. Rekomendasi Aktivitas

4.5.1. Tahap 1 : Meningkatkan kapabilitas Proses dari

Level 1 menjadi Level 2

Tahap satu adalah meningkatkan level kapabilitas seluruh proses COBIT 5

yang relevan dari level 1 menjadi level 2 dengan melaksanakan kegiatan-

kegiatan berikut:

a Mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai sasaran kinerja

proses tersebut. Tabel 4.12 berikut menampilkan KPI pada proses COBIT

5 yang relevan di STIKes HTP

72

Tabel 4.12 Key Performance Indicator (KPI) Proses COBIT yang relevan

Nama Proses KPI Ukuran Target

EDM04 Ensure

Resource

Optimisation

Jumlah manfaat yang diperoleh melalui

penggunaan sumberdaya yang optimal

Angka Maksimal

Persentase proyek dengan alokasi

sumberdaya yang tepat

Angka Maksimal

Jumlah target kinerja pengelolaan

sumberdaya yang terealisasikan

Angka Maksimal

APO04 Manage

Innovation

Jumlah inovasi baru yang direncana Angka Maksimal

Jumlah inovasi baru yang terealisasi Angka Maksimal

APO07 Manage

Human Resource

Jumlah dari definisi layanan Angka Maksimal

Tingkat kepuasan pimpinan terhadap

pengambilan keputusan

Skala Maksimal

Persentase pergantian karyawan Persentase Minimal

Persentase lowongan kerja Persentase Maksimal

BAI04 Manage

Availability and

Capacity

Jumlah insiden terkait availability Angka Minimal

Jumlah kejadian dimana kapasitas terpakai

melebihi ambang batasan yang

direncanakan

Angka Minimal

Persentase masalah terkait availabity,

performance dan kapasitas yang tidak

terselesaikan

Angka Minimal

DSS01 Manage

Operation

Jumlah Prosedur operasi yang tidak

standar telah dieksekusi

Angka Minimal

Jumlah insiden yang disebabkan oleh

masalah operasional

Angka Minimal

Rasio kejadian dibandingkan jumlah

insiden

Angka Minimal

b Merencanakan dan memonitor kinerja proses

c Menyesuaikan kinerja proses dengan yang direncanakan

73

d Memastikan tanggung jawab dan otoritas untuk menjalankan proses-

proses tersebut telah didefinisikan, ditunjuk orang yang melaksanakannya,

serta disampaikan kepada seluruh stakeholder.

e Mengidentifikasi, menyediakan, mengalokasikan, serta menggunakan

sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk menjalankan proses-

proses telah teridentifikasi

f Mengelola media komunikasi antar pihak yang terlibat untuk memastikan

komunikasi yang efektif serta penunjukan penanggung jawab yang jelas

g Mendefinisikan work product sebagai output dari proses. Berdasarkan

COBIT 5 work product masing-masing ditampilkan pada tabel 4.13

berikut:

Tabel 4.13 Work Product Proses COBIT 5 yang relevan

Proses COBIT Work Product

EDM04 - Prinsip-prinsip panduan untuk alokasi

sumberdaya dan kapabilitas

- Prinsip-prinsip panduan untuk enterprise

architecture

- Perencanaan sumberdaya yang telah disetujui

- Sosialisasi strategi pemenuhan sumberdaya

- Penunjukan pertanggungjawaban untuk

pengelolaan sumberdaya

- Prinsip-prinsip untuk perlindungan sumberdaya

- Feedback terhadap alokasi dan efektivitas

74

sumberdaya dan kapabilitas

- Kegiatan-kegiatan perbaikan untuk

menyelesaikan permasalahn pengelolaan

sumberdaya

APO04 - Rencana inovasi yang mencakup risk appetite

- Menyediakan infrastruktur yang menjadi enabler

untuk inovasi

- Membuat program untuk staf menyampaikan ide

inovasinya

- Melakukan pertemuan rutin

- Melakukan penelitian dan pemindaian lingkungan

eksternal

- Evaluasi teknologi yang teridenfikasi

- Mengidentifikasi masalah

- Menindaklanjuti konsep inisiatif untuk mengukur

manfaat investasi

APO07 - Evaluasi kebutuhan pegawai

- Rencana pengembangan kompetensi dan karir

- Rencana rekrutmen pegawai

- Matriks keterampilan dan kompetensi

- Rencana pengembangan keterampilan

- Laporan review

- Tujuan personel

- Evaluasi kinerja

75

- Rencanan perbaikan

- Inventarisasi SDM organisasi dan TI

- Anlisis kekurangan SDM

- Laporan penggunaan sumberdaya

- Kebijakan pegawai honorer

- Kontrak pegawai honorer

- Review kontrak pegawai honorer

BAI04 - Baseline ketersediaan, kinerja dan kapasitas

- Evaluasi terhadap SLA

- Rencana kinerja dan kapasitas

- Laporan review monitoring ketersediaan, kinerja

dan kapasitas

- Kesenjangan kinerja dan kapasitas

- Tindakan-tindakan perbaikan

- Prosedur eskalasi gawat darurat

- Skenario ketersediaan, kinerja dan kapasitas

- Assessment dampak skenario ketersediaan,

kinerja dan kapasitas

DSS01 - Jadwal operasional

- Log backup

- Aturan monitoring aset dan prosedur penanganan

gangguan

- Log gangguan

- Incident tickets

76

- Kebijakan lingkungan

- Laporan kebijakan terkait jaminan/insurrance

- Laporan assesment terhadap fasilitas

- Kesadaran terhadap kesehatan dan keamanan

- Rencana jaminan/insurance independen

h Mendefinikan kebutuhan dokumentasi dan kontrol work product

i Mengidentifikasi, mendokumentasikan dan mengontrol work produt

dengan baik

j Mereview work product untuk menyesuaikan dengan perencanaan dan

kebutuhan

4.5.2. Tahap 2 : Meningkatkan kapabilitas Proses dari

Level 2 menjadi Level 3

Selanjutnya meningkatkan tingkat kapabilitas proses dari level 2 ke level 3 maka

perlu dilakukan kegiatan sebagai berikut:

a. Mendefinisikan proses standar termasuk panduan yang telah disesuaikan

dengan STIKes HTP untuk mendeskripsikan elemen-elemn dasar yang

harus dijalankan agar menjadi proses yang terdefinisi

b. Menentukan urutan dan interaksi antara proses standar dengan proses yang

lain

c. Mendefinisikan kompetensi dan peran yang diperlukan untuk menjalankan

proses yang diidentifikasi sebagai dari proses standar

77

d. Mengidentifikasi infrastruktur dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk

menjalankan suatu proses yang teridentifikasi sebagai bagian dari proses

standar

e. Menentukan metode yang tepat untuk monitoring efektivitas dan

kesesuaian proses

f. Mengembangkan proses yang terdefinisi berdasarkan proses standar yang

telah disesuaikan atau dipilih dengan benar

g. Menunjuk orang dan menyampaikan peran, tanggung jawab dan otoritas

dalam menjalankan proses yang terdefinisi tersebut

h. Orang yang menjalankan proses yang terdefinisi tersebut memiliki

kompetensi yang memadai dalam hal pendidikan, pelatihan dan

pengalaman

i. Menyediakan, mengalokasikan dan menggunakan sumberdaya dan

nformasi yang diperlukan untuk menjalankan proses yang terdefinisi

tersebut

j. Menyediakan, mengelola dan memelihara infrastruktur dan lingkungan

kerja yang diperlukan untuk menjalankan proses yang terdefinisi tersebut

79

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah dilakukan penelitian, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses area COBIT 5 yang dipilih yang relevan dengan STIKes HTP yaitu

EDM04, APO04, APO07, BAI04 dan DSS01

2. Hasil pengukuran terhadap lima proses yang dipilih, menunjukkan bahwa

tingkat kapabilitas proses saat ini (as-is) berada pada level 1 (performed)

3. Target tingkat kapabilitas yang diharapkan (to be) berada pada level 3

(established), untuk mencapai level 3 maka terdapat kesenjangan sebesar 2

level untuk mencapai target yang diharapkan, maka upaya perbaikan proses

dan pencapaian tujuan proses diberikan melalui rekomendasi aktivitas berupa

kebijakan dan prosedur pengelolaan data dan informasi.

5.2. Saran

Dari hasil penelitian ini, saran yang dapat diberikan oleh penulis untuk penelitian

berikutnya adalah :

1. Untuk penelitian yang lebih komprehendif, selanjutnya bisa dilakukan dengan

menggunakan proses area lainnya.

2. Pengukuran tingkat kapabilitas dari proses COBIT 5 yang terpilih

menggunakan atribut yang sifatnya generic. Untuk pengembangan

selanjutnya dapat dilakukan dengan pertanyaan yang lebih spesifik.

79

BAB I PENDAHULUANlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/BOL-S2-2016... · 2016. 9. 1. · 1 BAB...

Documents

Transcript of BAB I PENDAHULUANlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/BOL-S2-2016... · 2016. 9. 1. · 1 BAB...