BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2008-1-00014-AKSI Bab...
Transcript of BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2008-1-00014-AKSI Bab...
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN PADA PT. KEBAYORAN WARNA PRIMA
4.1 Application Domain
4.1.1 Usage
4.1.1.1 Overview
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.
Kebayoran Warna Prima terdapat aktor yang akan menggunakan sistem ini, antara lain
Karyawan, Atasan, HRD & GA Manager, HRD & GA Staff, Finance & Accounting
Manager, Accounting Staff. Use Case Diagram dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut
ini.
117
Gambar 4.1 Use Case Diagram PT. Kebayoran Warna Prima
118
4.1.1.2 Actors
Tabel 4.1 – 4.6 berikut ini merupakan actor description dari sistem informasi
penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.
Tabel 4.1 Definisi Actor Karyawan
KaryawanTujuan Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana
Karyawan dapat melakukan absensi dengan cara memasukkan NIK
ke komputer absen dan data absensi itu langsung masuk ke dalam
sistem. Selain itu Karyawan dapat melihat data pribadi dan
informasi lainnya dalam master Data Pribadi Karyawan tetapi
terbatas hanya melihat data dirinya dan tidak berhak untuk merubah
data yang ada.
Karakteristik Karyawan yang dapat mengakses sistem hanyalah Karyawan yang
berstatus aktif bekerja di perusahaan.
Tabel 4.2 Definisi Actor Atasan
AtasanTujuan Atasan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia
bertanggung jawab untuk mengisi nilai mengenai kinerja bawahan
yang dipimpinnya serta mengotorisasi permohonan cuti yang telah
diajukan oleh bawahannya. Selain itu seperti karyawan lainnya ia
juga bisa melihat data pribadinya tetapi tidak berhak merubah data
tersebut.
Karakteristik Atasan haruslah Atasan yang aktif dan teliti serta dapat menilai
kinerja bawahannya.
119
Tabel 4.3 Definisi Actor HRD & GA Staff
HRD & GA StaffTujuan HRD & GA Staff bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana
ia bertanggung jawab dalam memasukkan data karyawan baru
sekaligus membuat surat perjanjian kerja karyawan, membuat
perubahan data karyawan, membuat rekap absensi, membuat
transaksi tunjangan karyawan, membut transaksi potongan
karyawan, memasukkan data cuti karyawan.
Karakteristik HRD & GA Staff haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang
bertanggung jawab atas kegiatan Human Resource di perusahaan.
Tabel 4.4 Definisi Actor HRD & GA Manager
HRD & GA ManagerTujuan HRD & GA Manager bertindak sebagai actor dalam sistem ini
dimana dia bertanggung jawab dalam membuat laporan-laporan
seperti daftar gaji, laporan Perincian PPh 21, laporan Perincian
Astek, membuat surat mutasi karyawan, membuat surat
pemberitahuan kenaikan gaji, mengotorisasi segala transaksi yang
telah dibuat oleh HRD & GA Staff.
Karakteristik HRD & GA Manager haruslah orang yang teliti karena dia
betanggung jawab dalam pembuatan dokumen untuk pembayaran
gaji dan upah yang akan diserahkan ke bagian lain untuk
mekanisme pembayarannya.
Tabel 4.5 Definisi Actor Accounting Staff
Accounting StaffTujuan Accounting Staff bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana
ia bertanggung jawab dalam menghitung insentif bagi sales sesuai
dengan laporan dari bagian piutang mengenai penjualan yang sudah
lunas.
120
Karakteristik Accounting staff haruslah orang yang teliti dan bertanggung jawab
karena kegiatan ini menentukan pendapatan yang menjadi hak
bagian sales.
Tabel 4.6 Definisi Actor Accounting & Finance Manager
Accounting & Finance ManagerTujuan Accounting & Finance Manager bertindak sebagai actor dalam
sistem ini dimana dia bertanggung jawab dalam mengotorisasi hasil
perhitungan insentif yang dilakukan oleh Accounting Staff .
Karakteristik Accounting & Finance Manager haruslah orang yang cekatan dan
teliti karena dia bertanggung jawab untuk mengotorisasi hasil
perhitungan insentif yang dilakukan oleh Accounting Staff yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam perhitungan gaji.
4.1.1.3 Use Case Specification
Tabel 4.7 – 4.25 merupakan use case specification dari use case yang terdapat
dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran
Warna Prima.
121
Tabel 4.7 Use Case Specification “Melakukan Log In”
Melakukan Log InPattern 1. Use case dimulai pada saat Karyawan memasukkan NIK dan
Password pada form Log In.
2. Bila NIK dan Password tidak sesuai maka akan muncul
keterangan bahwa Log In tidak berhasil dan harus diulang.
3. Bila NIK dan Password sesuai dengan yang ada di database maka
akan muncul menu yang dapat diakses sesuai dengan wewenang
setiap karyawan.
Objects Karyawan
Functions Read
Tabel 4.8 Use Case Specification “Merubah Password”
Merubah PasswordPattern 1. Use case dimulai pada saat setiap Karyawan memilih Rubah
Password pada menu Pengaturan di menu bar.
2. Setiap Karyawan dapat mengganti password sesuai yang mereka
inginkan.
3. Karyawan akan menekan Save untuk menyimpan password
tersebut atau Cancel untuk membatalkan perubahan password.
Objects Karyawan
Functions Update
Tabel 4.9 Use Case Specification “Mengisi Absensi”
Mengisi AbsensiPattern 1. Use case dimulai pada saat mengisi absensi pada form Absensi.
2. Karyawan mengisi NIK kemudian Karyawan memilih tombol
"Clock In" untuk mencatat jam masuk karyawan. Sistem akan
menampilkan jam masuknya.
122
3. Jika Karyawan terlambat dari jam yang sudah ditetapkan maka
sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan
yang berpengaruh pada insentif kehadiran karyawan.
4. Pada saat akan istirahat makan siang, karyawan harus melakukan
clock in dan clock out kembali untuk mengawasi penggunaan
waktu istirahat siang.
5. Ketika Karyawan pulang, karyawan memasukkan NIK.
6. Karyawan memilih tombol "Clock Out" untuk mencatat jam
keluar karyawan. Sistem akan menampilkan jam keluarnyanya.
7. Semua keterlambatan dan lembur akan dihitung dan ditambahkan
oleh sistem.
8. Karyawan yang tidak melakukan Clock In atau Clock Out
dianggap absen.
Objects Absensi, Karyawan
Functions Clock In, Clock Out, Compute, Update
Tabel 4.10 Use Case Specification “Melihat Data Pribadi”
Melihat Data PribadiPattern 1. Use case dimulai saat Karyawan memilih Data Pribadi
Karyawan pada Menu Master yang terdapat pada menu bar.
2. Karyawan dapat melihat form Data Pribadi Karyawan
Objects Karyawan, Slip Gaji
Functions Create
Tabel 4.11 Use Case Specification “Membuat Permohonan Cuti”
Membuat Permohonan CutiPattern 1. Use case dimulai saat Karyawan memilih Cuti pada Menu
Master yang terdapat pada menu bar.
2. Kemudian Karyawan mengisi data-data cuti yang akan diambil
kemudian menekan tombol Send untuk mendapat persetujuan
123
dari Atasan dan HRD & GA Manager
3. Atasan akan memilih tab Cuti pada Menu Otorisasi yang
terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan
dengan menekan tombol Approve atas cuti yang diajukan atau
menolak dengan menekan tombol Decline.
4. HRD & GA Manager akan memilih tab Otorisasi Cuti pada
Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian
memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas
cuti yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol
Decline.
5. Setelah mendapat persetujuan dari kedua belah pihak maka
karyawan berhak untuk cuti pada hari yang telah ditentukan.
Objects Karyawan, Cuti
Functions Create, Update
Tabel 4.12 Use Case Specification “Mengisi Nilai”
Mengisi Nilai Pattern 1. Use Case dimulai saat Atasan memilih Isi Nilai pada menu
Master yang terdapat pada Menu Bar setiap 6 bulan sekali.
2. Atasan dapat mencari NIK karyawan atau nama bawahan mereka
dan mengisi nilai untuk bawahan mereka pada form Isi Nilai.
3. Kemudian Kepala Bagian menekan tombol Save untuk
menyimpan hasil tersebut.
Objects Nilai, Karyawan
Functions Create, Update
Tabel 4.13 Use Case Specification “Membuat Laporan Absensi Harian”
Membuat Laporan Absensi HarianPattern 1. Use case dimulai pada saat Atasan memilih tab Absensi Harian
pada menu Otorisasi di Menu Bar .
124
2. Atasan memberikan persetujuan dengan menekan Approve atau
menolak dengan memilih Decline.
3. HRD & GA Staff kemudian memilih form Absen Harian Pada
Menu HRD Trans di Menu Bar kemudian memilih periode yang
diinginkan lalu mencetak laporan absensi harian.
Objects Absensi, Karyawan
Functions Create, Update, Print
Tabel 4.14 Use Case Specification
“Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru”
Membuat Surat Pengangkatan Karyawan BaruPattern 1. Use case dimulai saat Karyawan baru mulai bekerja di perusahaan.
HRD & GA Staff akan memilih Data Karyawan pada Menu HRD
Trans di menu bar.
2. Akan muncul form Data Pribadi Karyawan, HRD & GA Staff
menekan tombol New untuk memasukkan data karyawan baru baik
yang finansial maupun non finansial.
3. Sistem akan menghitung jumlah Astek untuk karyawan.
4. Kemudian HRD & GA Staff menekan tombol Send untuk meminta
persetujuan kepada HRD & GA Manager.
5. HRD & GA Manager akan memilih tab Data Karyawan Baru pada
Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian
memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas
data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline.
6. Setelah data disetujui, HRD & GA Staff akan menekan tombol
Hitung PTKP untuk menentukan PTKP serta menekan tombol
Print untuk mencetak surat.
Objects Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan, Pengalaman Kerja,
Tunjangan Medis, Astek.
Function Create, Save, Print
125
Tabel 4.15 Use Case Specification “Membuat Transaksi Kenaikan Gaji”
Membuat Transaksi Kenaikan GajiPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Naik Gaji pada
menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar.
2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan
menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian
mengisi data kenaikan gaji karyawan dan menekan tombol Send
untuk meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan.
3. HRD & GA Manager akan memilih tab Naik Gaji pada Menu
Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian
memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas
data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol
Decline.
4. HRD & GA Staff akan menekan tombol Print Current Record
pada Tab Control Approval Report untuk mencetak surat
tersebut dan mengupdate data karyawan di database Karyawan
Objects Karyawan, Astek
Functions Create, Update, Print
126
Tabel 4.16 Use Case Specification “Membuat Transaksi Tunjangan Medis”
Membuat Transaksi Tunjangan MedisPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Tunjangan
Medis pada menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar.
2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan
menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian
mengisi data tunjangan medis karyawan dan menekan tombol
Send untuk meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan.
3. HRD & GA Manager akan memilih tab Tunjangan Medis pada
Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian
memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas
data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol
Decline.
Objects Karyawan, Astek
Functions Create, Update, Print
Tabel 4.17 Use Case Specification “Membuat Perubahan Data Finansial”
Membuat Perubahan Data FinansialPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Ubah Data
Finansial pada menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar.
2. HRD & GA Staff merubah data-data finansial dengan menekan
tombok Edit kemudian merubah data-data finansial yang
diperlukan. Setelah selesai, HRD & GA Staff akan menekan
tombol Send untuk meminta persetujuan atas perubahan data
yang dilakukan.
3. HRD & GA Manager akan memilih tab Rubah Data Finansial
pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar
kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol
Approve atas data yang dirubah atau menolak dengan menekan
tombol Decline.
127
Objects Karyawan, Pph 21, Tunjangan, Insentif Kehadiran, Persentase
Insentif Penjualan.
Functions Create, Update, Print
Tabel 4.18 Use Case Specification “Membuat Transaksi Mutasi”
Membuat Surat Mutasi KaryawanPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Mutasi pada
menu HRD Trans di menu bar.
2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan
menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian
mengisi data mutasi karyawan dan menekan tombol Send untuk
meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan.
3. HRD & GA Manager akan memilih tab Mutasi pada Menu
Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian
memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas
data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol
Decline.
4. HRD & GA Staff akan menekan tombol Print Current Record
pada Tab Control Approval Report untuk mencetak surat
tersebut.
Objects Mutasi, Karyawan, Astek
Functions Create, Update, Print
Tabel 4.19 Use Case Specification “Mencetak Rekap Absensi”
Mencetak Rekap AbsensiPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Rekap Absensi
pada menu Laporan di menu bar.
2. Akan muncul form Rekap Absensi. HRD & GA Manager dapat
memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager
dapat menekan tombol Report Preview untuk melihat rekap absensi
128
serta menekan Print untuk mencetak rekap absensi.
Objects Rekap Absensi, Absensi
Functions Create, Compute, Update, Print
Tabel 4.20 Use Case Specification “Mencetak Daftar Gaji”
Membuat Daftar GajiPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Daftar Gaji
pada menu Laporan di menu bar.
2. Akan muncul form Daftar Gaji. HRD & GA Manager dapat
memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA
Manager dapat menekan tombol Report Preview untuk melihat
daftar gaji dan menekan tombol Print untuk mencetak daftar gaji.
Objects Daftar Gaji, Rekap Absensi, Karyawan, Tunjangan, Tunjangan
Medis, PPh 21,Astek, Insentif Kehadiran, Insentif Penjualan
Function Create, Update, Compute, Print
Tabel 4.21 Use Case Specification “Mencetak Laporan Perincian PPh 21 & Astek”
Membuat Laporan Perincian PPH 21 dan AstekPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Laporan
Perincian PPh 21 dan Astek pada menu Laporan di menu bar.
2. Akan muncul form Laporan Perincian PPh 21 dan Astek. HRD &
GA Manager dapat memilih periode penggajian yang diinginkan.
HRD & GA Manager dapat menekan tombol Report Preview
untuk melihat laporan dan menekan tombol Print untuk mencetak
laporan.
Objects Daftar Gaji, Laporan
Functions Create, Print
129
Tabel 4.22 Use Case Specification “Mencetak Slip Gaji”
Mencetak Slip GajiPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Slip Gaji pada
menu Laporan di menu bar.
2. Akan muncul form Slip Gaji. HRD & GA Manager dapat memilih
periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager dapat
menekan tombol tombol View & Print untuk melihat, serta
mencetak Slip Gaji
Objects Daftar Gaji, Slip Gaji
Functions Read
Tabel 4.23 Use Case Specification “Mencetak Hasil Penilaian”
Mencetak Hasil PenilaianPattern 1. Use case dimulai pada saat HRD & GA Manager memilih Nilai
pada menu Laporan di menu bar.
2. Maka form Nilai akan muncul dan HRD & GA Manager dapat
menekan tombol Print untuk mencetak hasil penilaian tersebut.
Objects Nilai
Functions Read
Tabel 4.24 Use Case Specification “Menghitung Insentif”
Menghitung Insentif PenjualanPattern 1. Use case dimulai pada saat Accounting Staff memilih Hitung Insentif
dari menu bar.
2. Akan muncul form Hitung Insentif. Sesuai dengan laporan yang
diberikan bagian piutang, Accounting Staff akan memasukkan NIK
Karyawan yang berhak atas insentif, kemudian memasukkan jumlah
penjualan yang telah lunas atas NIK tersebut.
Lalu sistem akan membaca persentase insentif dari database
persentase insentif kemudian menghitung insentif secara otomatis,
kemudian Accounting Staff menekan tombol Send untuk meminta
130
otorisasi dari Accounting & Finance Manager.
3. Accounting & Finance Manager akan memilih tab Hitung Insentif
Penjualan pada Menu Otorisasi yang terdapat pada Menu Bar
kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve
atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol
Decline.
Objects Karyawan, Daftar Gaji, Insentif Penjualan
Function Create, Compute, Update
Tabel 4.25 Use Case Specification “Merubah Data Karyawan”
Merubah Data KaryawanPattern 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Data Karyawan
pada menu HRD Trans di menu bar .
2. HRD & GA Staff dapat merubah Data Karyawan pada form Data
Pribadi Karyawan dengan menekan tombol Edit.
3. Setelah dirubah, HRD & GA Staff menekan tombol Send.
4. HRD & GA Manager akan memilih tab Rubah Data Karyawan
pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar
kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol
Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan
tombol Decline.
Objects Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan
Function Update
Gambar 4.2 – 4.20 berikut ini merupakan sequence diagram dari masing-masing
use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntasi penggajian dan pengupahan PT.
Kebayoran Warna Prima.
131
Gambar 4.2 Sequence Diagram untuk Use Case “Melakukan Log In”
Gambar 4.3 Sequence Diagram untuk Use Case “Merubah Password”
132
Gambar 4.4 Sequence Diagram untuk Use Case “Mengisi Absensi”
133
Gambar 4.5 Sequence Diagram untuk Use Case “Melihat Data Pribadi”
134
Gambar 4.6 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Permohonan Cuti”
135
Gambar 4.7 Sequence Diagram untuk Use Case “Mengisi Nilai”
136
Gambar 4.8 Sequence Diagram untuk Use Case
“Membuat Laporan Absensi Harian”
138
Gambar 4.9 Sequence Diagram untuk Use Case
“Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru”
139
Gambar 4.10 Sequence Diagram untuk Use Case
“Membuat Transaksi Kenaikan Gaji”
140
Gambar 4.11 Sequence Diagram untuk Use Case
“Membuat Transaksi Tunjangan Medis”
141
142
Gambar 4.12 Sequence Diagram untuk Use Case
“Membuat Perubahan Data Finansial”
143
144
Gambar 4.13 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Mutasi”
145
Gambar 4.14 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Rekap Absensi”
Gambar 4.15 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Daftar Gaji”
147
Gambar 4.16 Sequence Diagram untuk Use Case
“Mencetak Laporan Perincian PPh 21 dan Astek”
148
Gambar 4.17 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Slip Gaji”
149
Gambar 4.18 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Hasil Penilaian”
150
Gambar 4.19 Sequence Diagram untuk Use Case “Menghitung Insentif”
151
152
Gambar 4.20 Sequence Diagram untuk Use Case “Merubah Data Karyawan”
4.1.2 Function List
Tabel 4.26 berikut ini menunjukkan function list sistem informasi penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.
Tabel 4.26 Function List
Melakukan Log In Read, Update Simple1. Meng-entry NIK Update Simple2. Meng-entry Password Update Simple3. Mengecek NIK dan Password di Karyawan Read Simple
Merubah Password Read, Update Simple1. Meng-entry password baru Read Simple
153
2. Mengkonfirmasi password baru Read Simple3. Menyimpan data Update Simple
Melihat Data Pribadi Karyawan Read Simple1. Memilih menu Data Pribadi Karyawan Read Simple2. Mengambil data di Karyawan Read Simple3. Mengambil data di Keluarga Read Simple4. Mengambil data di Riwayat Pendidikan Read Simple5. Mengambil data di Pengalaman Kerja Read Simple6. Mengambil data di Slip Gaji Read Simple
Mengisi Absensi Compute, Read, Update Complex
1. Meng-entry NIK saat masuk Update Simple2. Mengambil data di Karyawan Read Simple3. Menghitung keterlambatan kehadiran Compute Complex4. Meng-entry NIK saat keluar makan siang Update Simple5. Meng-entry NIK saat selesai makan siang Update Simple6. Menyimpan data Update Simple7. Meng-entry NIK saat keluar Update Simple8. Mengambil data di Karyawan Read Simple9. Menghitung lembur Compute Complex10. Menyimpan data Update Simple
Mengisi Nilai Karyawan Compute, Update Medium1. Meng-entry Nama Update Simple2. Meng-entry Nilai3. Menghitung nilai Compute Medium4. Menyimpan data Update Simple
Menghitung Insentif Penjualan Compute, Update, Read Complex
1. Meng-entry nama Update Simple2. Meng-entry periode pembayaran Update Simple3. Meng-entry jumlah penjualan Update Simple4. Mengambil persentase insentif penjualan Read Simple5. Menghitung insentif penjualan Compute Complex6. Meminta persetujuan atas data perhitungan
insentif Update Simple7. Mengambil data perhitungan insentif Read Simple
154
8. Memberikan persetujuan Update Simple9. Menyimpan data Update Simple
Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru Compute, Read, Update Complex
1. Meng-entry data pribadi Update Simple2. Meng-entry data keluarga Update Simple3. Meng-entry data riwayat pendidikan Update Simple4. Meng-entry data pengalaman kerja Update Simple5. Meng-entry data finansial Update Simple6. Menghitung Astek Compute Complex7. Meminta persetujuan atas data karyawan baru Update Simple8. Mengambil data karyawan baru Read Simple9. Memberikan persetujuan Update Simple10. Menghitung PTKP Compute Medium11. Menyimpan data Update Simple12. Mencetak Surat Perjanjian Kerja Karyawan Read Simple
Merubah Data Karyawan Update Simple1. Entry NIK atau Nama Update Simple2. Mengambil data di Karyawan Read Simple3. Merubah data Karyawan Update Simple4. Mengambil data di Keluarga Read Simple5. Merubah data Keluarga Update Simple6. Mengambil data di Riwayat Pendidikan Read Simple7. Merubah data Riwayat Pendidikan Update Simple8. Meminta persetujuan atas perubahan data Update Simple9. Mengambil data Read Simple10. Memberikan pesetujuan Update Simple11. Menyimpan data Update Simple
Membuat Transaksi Tunjangan Medis Compute, Update Medium1. Meng-entry data karyawan Update Simple2. Meng-entry data tunjangan medis Update Simple3. Menghitung sisa saldo tunjangan medis Compute Medium4. Meminta persetujuan Update Simple5. Mengambil data tunjangan medis Read Simple6. Memberikan persetujuan Update Simple7. Menyimpan data Update Simple
155
Membuat Permohonan Cuti Update, Compute Medium1. Meng-entry data cuti Update Simple2. Menghitung sisa cuti Compute Medium3. Meminta persetujuan Atasan Update Simple4. Mengambil data cuti Read Simple5. Memberi persetujuan cuti Update Simple6. Meminta persetujuan HRD & GA Manager Update Simple7. Mengambil data cuti Read Simple8. Memberi persetujuan cuti Update Simple9. Menyimpan data Update Simple
Mencetak Rekap Absensi Compute, Read, Update Complex
1. Memilih periode Read Simple2. Mengambil data dari Absensi Read Simple3. Menghitung jumlah kehadiran Compute Complex4. Menghitung jumlah keterlambatan Compute Complex5. Menghitung jumlah jam lembur Compute Complex6. Menghitung jumlah hari kerja bulan berjalan Compute Complex7. Menyimpan data Update Simple8. Mencetak Rekap Absensi Read Simple
Mencetak Daftar Gaji Compute, Read, Update Complex
1. Mengambil data dari Karyawan Read Simple2. Mengambil data dari Rekap Absensi Read Simple3. Menghitung upah buruh Compute Complex4. Mengambil data dari Tunjangan Read Simple5. Menghitung Tunjangan Compute Complex6. Mengambil data dari Insentif Kehadiran Read Simple7. Menghitung insentif kehadiran Compute Medium8. Mengambil data dari Insentif Penjualan Read Simple9. Mengambil data dari Tunjangan Medis Read Simple10. Mengambil data dari Astek Read Simple11. Menghitung gaji kotor Compute Complex12. Mengambil data dari PPh21 Read Simple13. Menghitung PPh 21 Compute Complex14. Mengambil data dari Astek Read Simple15. Menghitung potongan Compute Complex16. Menghitung gaji bersih Compute Complex
156
17. Mencetak Daftar Gaji Read Simple18. Menyimpan data Update Simple
Membuat Laporan Perincian PPh 21 dan Astek Read Simple1. Memilih periode2. Mengambil data dari Daftar Gaji Read Simple3. Mencetak Laporan Perincian PPh 21 dan Astek Read Simple
Membuat Surat Mutasi Karyawan Compute, Read, Update Complex
1. Meng-entry data Update Simple2. Menghitung Astek Compute Complex3. Meminta persetujuan data mutasi Update Simple4. Mengambil data mutasi Read Simple5. Memberikan persetujuan Update Simple6. Menyimpan data Update Simple7. Mencetak Surat Mutasi Karyawan Update Simple
Membuat Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Compute, Read, Update Complex
1. Meng-entry data Read Simple2. Memperbarui Astek Compute Complex3. Meminta persetujuan data kenaikan gaji Update Simple4. Mengambil data kenaikan gaji Read Simple5. Memberikan persetujuan Update Simple6. Menyimpan data Update Simple7. Mencetak Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Read Simple
Mencetak Hasil Penilaian Karyawan Read Simple1. Mengambil data dari Nilai Read Simple2. Mencetak Nilai Read Simple
Mencetak Slip Gaji Read Simple1. Pilih Periode Read Simple2. Mengambil data dari Daftar Gaji Read Simple3. Mencetak Slip Gaji Read Simple
Membuat Laporan Absensi Harian Read, Update Simple1. Mengambil data dari Absensi Read Simple2. Meminta persetujuan absensi Update Simple
157
3. Menyimpan data Update Simple4. Mengambil data dari Absensi Read Simple5. Mencetak Laporan Absensi Harian Read Simple
Membuat Perubahan Data Finansial Read, Update Simple1. Mengambil data di PPh 21 Read Simple2. Merubah data PPh 21 Update Simple3. Mengambil data di Tunjangan Read Simple4. Merubah data Tunjangan Update Simple5. Mengambil data di Persentase Insentif Penjualan Read Simple6. Merubah data persentase insentif penjualan Update Simple7. Mengambil data di Insentif Kehadiran Read Simple8. Merubah data Insentif Kehadiran Update Simple9. Meminta persetujuan atas perubahan Update Simple10. Mengambil data di PPh 21 Read Simple11. Mengambil data di Tunjangan Read Simple12. Mengambil data di Persentase Insentif Penjualan Read Simple13. Mengambil data di Insentif Kehadiran Read Simple14. Memberikan persetujuan Update Simple15. Menyimpan data Update Simple
4.1.3 User Interface
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran
Warna Prima dirancang untuk memudahkan interaksi antara user atau aktor yang akan
menggunakan sistem. Karena itu dibuat rancangan antarmuka yang user-friendly dengan
menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara parsial. Gambaran desain
user Interface sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.
Kebayoran Warna Prima dapat dilihat pada lampiran.
4.1.3.1 Dialogue Style
User Interface dibuat untuk mempermudah user dalam menggunakan sistem
sesuai dengan kebutuhannya. User interface pada sistem ini memiliki tampilan masing-
masing untuk setiap fungsi yang terkait agar dapat mendukung user dalam membuat
158
berbagai macam transaksi HRD maupun penggajian dan pengupahan serta mendapatkan
informasi secara cepat dan akurat. Sistem juga dilengkapi dengan fasilitas mencetak
yang bertujuan untuk memberikan informasi secara tepat. Untuk lebih jelasnya daftar
windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada tabel 4.27 berikut ini.
Tabel 4.27 Daftar Windows User Interface dan Printouts Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima
Windows PrintoutsAbsensi -Log In -Pengaturan -
Rubah Password -Log Out -
Master -Data Pribadi Karyawan -Isi Nilai -Cuti -
HRD Trans -Absensi Harian Laporan Absensi HarianData Karyawan Surat Pengangkatan Karyawan BaruNaik Gaji Surat Pemberitahuan Kenaikan GajiTunjangan Medis -Rubah Data Finansial -Mutasi Surat Mutasi
Hitung Insentif -Laporan -
Rekap Absensi Rekap AbsensiDaftar Gaji Daftar GajiLaporan Perincian PPh 21 dan Astek Laporan Perincian PPh 21 dan AstekSlip Gaji Slip GajiNilai Nilai Karyawan
Otorisasi HRD -Otorisasi -
4.1.3.2 Overview
Berikut ini adalah gambar navigation diagram yang menyediakan window user
interface dan hubungan antara window user interface tersebut. Window dirancang serupa
dengan bentuk window yang terdapat pada Navigation Diagram.
Gambar 4.21 Navigation Diagram
160
4.1.4 The Technical Platform
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran
Warna Prima dikembangkan untuk personal computer dengan menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic dengan development tools Microsoft Visual Studio
2003 dan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine. User
interface yang digunakan sesuai dengan standard windows dan sistem dioperasikan
dengan menggunakan mouse dan keyboard.
4.1.5 Recommendation
4.1.5.1 The System Usefulness & Feasibility
Fungsionalitas sistem dimaksudkan untuk membantu user dalam pengawasan
absen harian karyawan, cuti karyawan, dan beberapa aktivitas penggajian dan
pengupahan. Sistem ini juga dapat menghasilkan berbagai dokumen dan laporan yang
dapat digunakan dalam kegiatan penggajian dengan tujuan agar semua transaksi yang
dibuat dapat dikontrol oleh sistem. Hasil pencatatan transaksi langsung disimpan ke
komputer.
4.1.5.2 Strategy
Sistem yang dirancang dibuat sesederhana mungkin agar user dapat
menggunakannya dengan mudah tanpa mengalami kesulitan. Sistem ini dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan user.
4.1.5.3 Development Economy
Pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.
Kebayoran Warna Prima memerlukan waktu sekitar 6 bulan dengan menggunakan
sumber daya sebagai berikut : satu orang programmer dan satu orang database
specialist.
161
4.2 The Task
4.2.1 Purpose
Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan bagian HRD,
Accounting and Finance, dan karyawan yang secara langsung terlibat dalam kegiatan
penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima. Sistem ini
mempermudah perhitungan berbagai komponen gaji serta mempermudah pencatatan
kegiatan-kegiatan personalia seperti mutasi, naik gaji, lembur, cuti, pemberian tunjangan
yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan.
4.2.2 Corrections to the Analysis
Terdapat perbaikan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima. Perbaikan dibuat dengan cara
merevisi class diagram yang dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan class diagram
class diagram yang baru. Class yang baru adalah class User.
4.2.3 Quality Goals
Tabel 4.28 berikut menunjukkan prioritas dari design criteria, dengan
menentukan kriteria-kriteria tersebut maka akan dapat membantu perencanaan atas
aktivitas yang ada.
Tabel 4.28 Criteria
Criterion Very Important
Important Less Important
Irrelevant Easily Fulfilled
Usable XSecure XEfficient XCorrect XReliable XMaintainable XTestable XFlexible X
162
Comprehensible XReusable XPortable XInteroperable X
4.3 Technical Platform
4.3.1 Equipment
Sistem dirancang dan dikembangkan untuk Personal Computer (PC) dengan
LAN, dimana antara client dan server dihubungkan dengan switch 16 port. Spesifikasi
hardware dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 4.29 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima
Specification Client Server
Processor Intel Pentium 4 3.0 GHz Intel Core2 Duo 3.0 GHz
Mother Board Mother Board untuk
Pentium 4
Mother Board untuk Core2
Duo
Memory 256MB 1GB
Hard Disk Drive 40GB, 7200 RPM 160GB, 7200 RPM
Floppy Disk (optional) 1.44Mb 1.44Mb
CD-ROM Optional DVD-Writer
Monitor 15” 15”
Keyboard dan Mouse Logitech Std Logitech Std
NIC 100Mbps 100Mbps
Sound Card Onboard Onboard
Graphic Card Onboard Onboard
Printer Dot Matrix
Operating System Microsoft Windos XP
Professional
Microsoft Windows 2000
Advanced Server
163
4.3.2 System Software
Perancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran
Warna Prima ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual
Basic dengan development tools Microsoft Visual Studio 2003 dan menggunakan
Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine.
4.3.3 System Interface
Hasil dari sistem ini adalah berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh
kepala HRD, Accouting and Finance, dan Presiden Direktur. Dokumen dan laporan
tersebut dicetak dengan menggunakan printer dot matrix 132 kolom di atas kertas
continuous form, A4, letter, legal.
4.3.4 Design Language
Perancangan dokumen dari sistem ini menggunakan notasi UML (unified Model
Language) dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003.
4.4 Architecture
4.4.1 Component Architecture
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna
Prima menggunakan client server architecture yang berdasarkan centralized data yaitu
client mempunyai user interface dan function, sedangkan server mempunyai model.
Pada component client terdapat component user interface bagian HRD & GA,
Acccounting & Finance. Bagian-bagian tersebut juga memiliki component function
sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. Setiap karyawan memiliki component
function yang berguna sebagai read untuk disampaikan ke server. Untuk lebih jelasnya,
komponen arsitektur sistem akuntasi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna
Prima dapat dilihat pada gambar 4.22 berikut ini.
164
Gambar 4.22 Component Diagram
4.4.2 Process Architecture
Sistem dijalankan dengan menggunakan stand-alone computer untuk masing-
masing user. Tingkat kemananan yang diberikan untuk seseorang tergantung dari tugas
dan wewenangnya dengan cara otorisasi pada saat login. Hasil data pada client akan
165
dicetak dengan menggunakan printer. Selain itu, juga akan digunakan komputer khusus
untuk absensi.
Deployment diagram pada gambar 4.23 dibawah ini menggunakan centralized
pattern, dimana pada client terdapat komponen user interface dan function sedangkan
pada server terdapat komponen function dan model. Semua data yang diinput melalui
komponen user interface client akan diproses oleh client itu sendiri melalui komponen
function pada client, kemudian server akan menampung segala input dari client untuk
dibaca dan diproses melalui function yang ada pada server.
166
Gambar 4.23 Deployment Diagram
167
4.5 Standard
Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penggajian dan
pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima mengikuti standard window. Untuk lebih
jelasnya beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat pada gambar
4.24 dan 4.25 berikut ini:
Gambar 4.24 Contoh Standard Button dalam Sistem Informasi Penggajian dan
Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima
168
Gambar 4.25 Contoh Warning Message dalam sistem informasi penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima
4.6 Component
4.6.1 Model Component
Model Component menyatakan kebutuhan function dan model. Dalam
perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran
Warna Prima yaitu function cetak laporan absensi harian, function cetak surat
pengangkatan karyawan baru, function cetak surat kenaikan gaji, function cetak surat
mutasi karyawan, function cetak rekap absensi, function cetak daftar gaji, function cetak
laporan perincian PPh 21 dan Astek, function cetak slip gaji, function cetak nilai.
4.6.1.1 Structure
Gambar 4.26 di bawah ini menggambarkan class diagram yang telah direvisi.
Class diagram yang telah direvisi adalah class User.
4.6.1.2 Classes
Berikut adalah spesifikasi atribut dan operation class yang terdapat dalam revisi
class diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran
Warna Prima
1. User
Purpose : Mencatat informasi user yang berupa NIK karyawan dan
passwordnya.
169
Attributes : NIK, password
Operations : Log In, Log Out
Gambar 4.26 Revised Class Diagram
4.6.1.3 Spesifikasi Tabel Data
Tabel 4.30 – 4.46 menggambarkan spesifikasi tabel data yang terdapat pada
sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna
Prima.
170
Database Absensi
Tabel 4.30 Spesifikasi Tabel Absensi
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 Nomor Induk Karyawan
dept varchar 50 Departemen karyawan
jabatan varchar 50 Jabatan karyawan
tanggal datetime 8 Tanggal absensi
cin datetime 8 Clock in
cout datetime 8 Clock out
lambat bit 1 Status keterlambatan
lembur smallint 2 Jumlah jam lembur
cuti bit 1 Status cuti
hadir bit 1 Status kehadiran
stat bit 1 Status approval manager atasan
comments text 16 Komentar manager atasan
Database Cuti
Tabel 4.31 Spesifikasi Tabel Cuti
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 Nomor Induk Karyawan
dept varchar 50 Departemen karyawan
jabatan varchar 50 Jabatan karyawan
cutitahun tinyint 1 Sisa cuti tahunan
ambilcuti tinyint 1 Jumlah hari cuti yang akan diambil
sisacuti tinyint 1 Sisa cuti tahun ini
tanggal datetime 8 Tanggal cuti
statatas bit 1 Status approval atasan
appatas datetime 8 Tanggal approval atasan
171
commatas text 16 Komentar atasan
stathrd bit 1 Status approval HRD & GA Manager
apphrd datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
commhrd text 16 Komentar HRD & GA Manager
Database Daftar Slip Gaji
Tabel 4.32 Spesifikasi Tabel Daftar Slip Gaji
Key Field Tipe Size Deskripsi
X noslip int 4 Kode record
nik char 10 Nomor Induk Karyawan
dept varchar 50 Departemen karyawan
jabatan varchar 50 Jabatan karyawan
gajipokok bigint 8 Gaji pokok karyawan
periode datetime 8 Periode pembayaran gaji
makan int 4 Total uang makan
trans int 4 Total uang transportasi
lembur int 4 Total uang lembur
medis bigint 8 Tunjangan medis yang diklaim
thr bigint 8 Tunjangan hari raya
inshadir int 4 Insentif kehadiran
insjual float 8 Insentif penjualan
astek108 float 8 Astek 1,08%
astek308 float 8 Astek 3,08%
pph21 bigint 8 Pajak Penghasilan pasal 21
ttlpotong bigint 8 Total potongan
gajikotor bigint 8 Total gaji kotor
gajibersih bigint 8 Total gaji bersih
jmlhadir tinyint 1 Jumlah kehadiran selama satu bulan
172
Database Insentif Hadir
Tabel 4.33 Spesifikasi Tabel Insentif Hadir
Key Field Tipe Size Deskripsi
X periode datetime 8 Periode berlakunya insentif kehadiran
hl0 int 4 Jumlah insentif (tidak pernah
terlambat)
hl1 int 4 Jumlah insentif (terlambat satu kali)
hl2 int 4 Jumlah insentif (terlambat dua kali)
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Database Insentif Jual
Tabel 4.34 Spesifikasi Tabel Insentif Jual
Key Field Tipe Size Deskripsi
X periode datetime 8 Periode berlakunya tarif insentif
penjualan
ipl1 tinyint 1 Tarif insentif penjualan lapis 1
ipl2 tinyint 1 Tarif insentif penjualan lapis 2
ipl3 tinyint 1 Tarif insentif penjualan lapis 3
jl1 int 4 Range penjualan yang mendapat
insentif
jl2 int 4 Range penjualan yang mendapat
insentif
jl3 int 4 Range penjualan yang mendapat
insentif
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
173
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Database Insentif Jual Karyawan
Tabel 4.35 Spesifikasi Tabel Insentif Jual Karyawan
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 NIK karyawan
periode datetime 8 Periode pembayaran insentif penjualan
jual int 4 Jumlah penjualan
insentif float 8 Jumlah insentif
stat bit 1 Status approval Accounting Manager
approval datetime 8 Tanggal approval Accounting Manager
comments text 16 Komentar Accounting Manager
Database Karyawan
Tabel 4.36 Spesifikasi Tabel Karyawan
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nik varchar 11 NIK karyawan
nama varchar 50 Nama karyawan
alamat varchar 150 Alamat karyawan
telp varchar 20 Nomor telepon karyawan
hp varchar 50 No telepon selular karyawan
templhr varchar 50 Tempat lahir karyawan
tgllhr datetime 8 Tanggal lahir karyawan
jnskel bit 1 Jenis kelamin karyawan
agama char 10 Agama karyawan
warga varchar 25 Kewarganegaraan karyawan
jnstp varchar 10 Jenis tanda pengenal karyawan
ntp varchar 30 Nomor tanda pengenal
dept varchar 50 Departemen tempat karyawan bekerja
174
Database Keluarga
Tabel 4.37 Spesifikasi Tabel Keluarga
jabatan varchar 50 Jabatan karyawan
mulai datetime 8 Tanggal karyawan mulai bekerja
periode datetime 8 Periode gaji karyawan
nosurat varchar 15 Nomor surat yang berkenaan dengan
kepegawaian
gaji bigint 8 Gaji karyawan
rekbank char 12 Nomor rekening bank karyawan
cuti smallint 2 Jumlah hari cuti dalam setahun
sisacuti smallint 2 Sisa cuti yang masih dimiliki
pass varchar 50 Password karyawan
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nik varchar 11 NIK karyawan
statkawin bit 1 Status perkawinan karyawan
namapas varchar 50 Nama pasangan karyawan
kerjapas varchar 50 Pekerjaan pasangan
perushpas varchar 50 Perusahaan tempat pasangan bekerja
almpas varchar 50 Alamat pasangan
telppas varchar 30 Nomor telepon pasangan
namaayah varchar 50 Nama ayah karyawan
kerjaayah varchar 50 Pekerjaan ayah karyawan
telpayah varchar 30 Nomor telepon ayah karyawan
namaibu varchar 50 Nama ibu karyawan
kerjaibu varchar 50 Pekerjaan ibu karyawan
175
Database Laporan
Tabel 4.38 Spesifikasi Tabel Laporan
Database Tunjangan Medis
Tabel 4.39 Spesifikasi Tabel Tunjangan Medis
telpibu varchar 30 Nomor telepon ibu karyawan
tanggung tinyint 1 Jumlah tanggungan karyawan
ptkp int 4 Jumlah PTKP
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Key Field Tipe Size Deskripsi
X periode datetime 8 Periode laporan
ttlpph21 float 8 Total Pajak Penghasilan pasal 21
ttlastek108 float 8 Total Astek 1,08%
ttlastek308 float 8 Total Astek 3,08%
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 NIK karyawan
klaim datetime 8 Tanggal klaim
saldoawal int 4 Saldo awal tunjangan medis
saldoakhir int 4 Saldo akhir tunjangan medis
ket text 16 Keterangan
jumlah int 4 Jumlah yang diklaim
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
176
Database Mutasi
Tabel 4.40 Spesifikasi Tabel Mutasi
Database Naik Gaji
Tabel 4.41 Spesifikasi Tabel Naik Gaji
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nosurat varchar 15 Nomor surat mutasi
tanggal datetime 8 Tanggal pembuatan surat
nik varchar 10 NIK karyawan
tipe varchar 50 Tipe mutasi
deptlama varchar 50 Departemen lama
deptbaru varchar 50 Departemen baru
poslama varchar 50 Posisi lama
posbaru varchar 50 Posisi baru
gajibaru int 4 Gaji baru
periode datetime 8 Periode berlakunya gaji baru
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nosurat varchar 15 Nomor surat kenaikan gaji
nik varchar 10 NIK karyawan
gajibaru int 4 Gaji baru karyawan
periode datetime 8 Periode berlakunya gaji baru
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
177
Database Nilai
Tabel 4.42 Spesifikasi Tabel Nilai
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 NIK karyawan
periode datetime 8 Periode penilaian
appraiser varchar 50 Nama atasan yang memberi penilaian
achi tinyint 1 Kriteria penilaian achievement
motivation
appr tinyint 1 Kriteria penilaian appraisal skill
comt tinyint 1 Kriteria penilaian commitment
comm tinyint 1 Kriteria penilaian communication
conc tinyint 1 Kriteria penilaian concern for order
coor tinyint 1 Kriteria penilaian coordination
cust tinyint 1 Kriteria penilaian customer orientation
dive tinyint 1 Kriteria penilaian diversity
management
effi tinyint 1 Kriteria penilaian efiiciency
flex tinyint 1 Kriteria penilaian flexibility
huma tinyint 1 Kriteria penilaian human relation
inno tinyint 1 Kriteria penilaian innovation
jobe tinyint 1 Kriteria penilaian job expertise
lead tinyint 1 Kriteria penilaian leadership
lear tinyint 1 Kriteria penilaian learning
orga tinyint 1 Kriteria penilaian organizational
awareness
plans tinyint 1 Kriteria penilaian planning and
organizing
team tinyint 1 Kriteria penilaian teamwork
skor float 8 Hasil penilaian
178
Database Pendidikan
Tabel 4.43 Spesifikasi Tabel Pendidikan
Database Pengalaman
Tabel 4.44 Spesifikasi Tabel Pengalaman
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 NIK karyawan
jenis varchar 50 Jenis pendidikan
tingkat varchar 20 Tingkat pendidikan
tempat varchar 50 Tempat pendidikan
jurusan varchar 50 Jurusan yang diambil
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
nik char 10 NIK karyawan
perush varchar 50 Perusahaan tempat bekerja sebelumnya
periode varchar 50 Periode bekerja
dept varchar 50 Departemen tempat bekerja
sebelumnya
jabatan varchar 50 Jabatan sebelumnya
alasan text 16 Alasan berhenti
179
Database PPh 21
Tabel 4.45 Spesifikasi Tabel PPh 21
Key Field Tipe Size Deskripsi
X periode datetime 8 Periode berlakunya tarif pajak
ps0 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
belum kawin dengan 0 tanggungan
ps1 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
belum kawin dengan 1 tanggungan
ps2 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
belum kawin dengan 2 tanggungan
ps3 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
belum kawin dengan 3 tanggungan
pm0 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
sudah kawin dengan 0 tanggungan
pm1 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
sudah kawin dengan 1 tanggungan
pm2 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
sudah kawin dengan 2 tanggungan
pm3 int 4 Jumlah PTKP untuk karyawan yang
sudah kawin dengan 3 tanggungan
l1 int 4 Range gaji yang terkena pajak lapis 1
l2 int 4 Range gaji yang terkena pajak lapis 2
l3 int 4 Range gaji yang terkena pajak lapis 3
l4 int 4 Range gaji yang terkena pajak lapis 4
l5 int 4 Range gaji yang terkena pajak lapis 5
tpl1 tinyint 1 Tarif pajak untuk lapis 1
tpl2 tinyint 1 Tarif pajak untuk lapis 2
tpl3 tinyint 1 Tarif pajak untuk lapis 3
tpl4 tinyint 1 Tarif pajak untuk lapis 4
tpl5 tinyint 1 Tarif pajak untuk lapis 5
180
Database Rekap Absensi
Tabel 4.46 Spesifikasi Tabel Rekap Absensi
4.6.2 Function Component
Gambar 4.27 menggambarkan class placement yang ada pada sistem informasi
akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.
biaya tinyint 1 Biaya jabatan
maxbiaya int 4 Maksimal biaya jabatan
stat bit 1 Status approval HRD & GA Manager
approval datetime 8 Tanggal approval HRD & GA
Manager
comments text 16 Komentar HRD & GA Manager
Key Field Tipe Size Deskripsi
X nomor int 4 Kode record
periode datetime 8 Periode rekap absensi
nik varchar 10 NIK karyawan
dept varchar 50 Departemen karyawan
jabatan varchar 50 Jabatan karyawan
hadir tinyint 1 Jumlah kehadiran karyawan
lembur tinyint 1 Jumlah jam lembur karyawan
lambat tinyint 1 Jumlah keterlambatan karyawan
jmlharikrj tinyint 1 Jumlah hari kerja bulan berjalan
181
Gambar 4.27 Class Placement
182
4.6.3 Operation Specification
Tabel 4.47 – 4.61 menggambarkan operation specification yang ada.
Tabel 4.47 Operation Specification “Menghitung Keterlambatan Kehadiran”
Operation : Menghitung Keterlambatan Kehadiran
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Mengetahui waktu kehadiran karyawan yaitu pada saat datang apakah
melebihi dari waktu yang telah ditetapkan.
Input Data : Clock in
Conditions : Karyawan meng-input NIK pada saat masuk dan sistem akan
memeriksa apakah melebihi waktu yang telah ditentukan. Bila
terlambat maka keterlambatan tersebut akan dicatat.
Effect : Terlambat pada Absensi
Algorithm : Menghitung Keterlambatan = Clock In - 08.00 bila Clock In lebih
besar dari 08.00 maka status Terlambat berubah menjadi Yes.
Data Structures : -
Placement : Absensi
Involved Objects : Karyawan, Absensi
Triggering Events : Clock In
Tabel 4.48 Operation Specification “Menghitung Lembur”
Operation : Menghitung Lembur
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Mengetahui jumlah jam kerja lembur yang telah dilakukan karyawan.
Input Data : Clock out
183
Conditions : Karyawan meng-input NIK pada saat pulang kerja dan sistem akan
memeriksa apakah melebihi waktu yang telah ditentukan. Bila
karyawan lembur maka jumlah jamny akan dihitung dan disimpan.
Effect : Jumlah Jam Lembur pada Absensi
Algorithm : Hitung jumlah jam lembur = Clock out - 17.30 untuk hari senin
sampai hari jumat
Data Structures : -
Placement : Absensi
Involved Objects : Karyawan, Absensi
Triggering Events : Clock out
Tabel 4.49 Operation Specification “Menghitung Insentif Penjualan”
Operation : Menghitung Insentif Penjualan
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk menghitung besar insentif yang didapatkan oleh sales.
Input Data : NIK, JumlahPenjualan, Persentase Insentif Penjualan
Conditions : Seorang actor yaitu Accounting Staff menghitung insentif yang akan
didapatkan oleh sales setiap mendekati periode gaji.
Effect : Insentif Penjualan pada Daftar Gaji
Algorithm : Insentif Penjualan = Jumlah Penjualan * persentase insentif di class
Persentase Insentif Penjualan.
Data Structures : -
Placement : Insentif Penjualan
Involved Objects : Karyawan, Insentif Penjualan, Persentase Insentif Penjualan
Triggering Events : Mengambil data dari Persentase Insentif Penjualan
184
Tabel 4.50 Operation Specification “Menghitung Astek”
Operation : Menghitung Astek
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Menghitung Astek yang akan dipotong dari karyawan setiap
bulannya.
Input Data : Gaji Pokok
Conditions : Menghitung potongan Astek yang dikenakan kepada karyawan sesuai
dengan gaji pokok yang diterimanya.
Effect : Astek1.08, Astek 3.08
Algorithm : Menghitung Astek =
a. Gaji pokok x 1.08%
b. Gaji pokok x 3.08%
Data Structures : -
Placement : Astek
Involved Objects : Karyawan, Astek.
Triggering Events : Memasukkan data Gaji Pokok
Tabel 4.51 Operation Specification “Menghitung Jumlah Kehadiran”
Operation : Menghitung Jumlah Kehadiran
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk mendapatkan jumlah kehadiran setiap karyawan.
Input Data : Hadir
Conditions : Jumlah kehadiran karyawan yang tercatat dalam absensi dihitung
jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20
bulan berjalan)
185
Effect : Jumlah Kehadiran di Rekap Absensi
Algorithm : Hitung Jumlah Kehadiran = read data dari Absensi, Hadir karyawan
dengan status "Yes" dihitung jumlahnya.
Data Structures : -
Placement : Rekap Absensi
Involved Objects : Rekap Absensi, Absensi
Triggering Events : Pilih periode
Tabel 4.52 Operation Specification “Menghitung Jumlah Jam Lembur”
Operation : Menghitung Jumlah Jam Lembur
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk mendapatkan jumlah jam lembur karyawan dalam sebulan.
Input Data : Lembur
Conditions : Jumlah jam kerja lembur karyawan yang tercatat dalam absensi
dihitung jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal
20 bulan berjalan)
Effect : Jumlah Jam Lembur di Rekap Absensi
Algorithm : Hitung Jumlah Jam Lembur Satu Bulan = jumlah jam lembur pada
Absensi untuk setiap karyawan selama sebulan dijumlahkan.
Data Structures : -
Placement : Rekap Absensi
Involved Objects : Rekap Absensi, Absensi
Triggering Events : Pilih periode
Tabel 4.53 Operation Specification “Menghitung Jumlah Keterlambatan”
Operation : Menghitung Jumlah Keterlambatan
_ Active _ Update
186
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk mendapatkan jumlah keterlambatan karyawan dalam sebulan
untuk menghitung insentif.
Input Data : Terlambat
Conditions : Jumlah keterlambatan karyawan yang tercatat dalam absensi dihitung
jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20
bulan berjalan)
Effect : Jumlah Terlambat di Rekap Absensi
Algorithm : Jumlah Terlambat = read data dari Absensi, Terlambat karyawan
dengan status "Yes" dihitung jumlahnya.
Data Structures : -
Placement : Rekap Absensi
Involved Objects : Rekap Absensi, Absensi
Triggering Events : Pilih periode
Tabel 4.54 Operation Specification “Menghitung Upah Buruh”
Operation : Menghitung Upah Buruh
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk menghitung upah yang didapatkan oleh buruh selama sebulan.
Input Data : Jumlah Kehadiran, Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan
Conditions : Menghitung jumlah upah bagi buruh.
Effect : Gaji Pokok
Algorithm : Read data Rekap Absensi, Read data Karywan
Gaji Pokok = (Jumlah Kehadiran / Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan)
x Gaji Pokok pada Karyawan
187
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : Daftar Gaji, Karyawan.
Triggering Events : Memilih Periode
Tabel 4.55 Operation Specification “Menghitung Gaji Kotor”
Operation : Menghitung Gaji Kotor
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Menghitung gaji kotor yang diterima karyawan setiap bulan.
Input Data : Gaji Pokok, Tunjangan Jabatan, Uang Makan, Uang Transport, THR,
Tunjangan Medis, Uang Lembur, Insentif Kehadiran, Insentif
Penjualan, Astek 1.08
Conditions : Gaji kotor adalah gaji pokok yang ditambah dengan tunjangan
jabatan, bermacam-macam tunjangan, insentif, serta Astek yang akan
dikenakan pajak penghasilan
Effect : Gaji Kotor pada Daftar Gaji
Algorithm : Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Jabatan + Uang Makan + Uang
Transport + THR + Tunjangan Medis + Uang Lembur + Insentif
Kehadiran + Insentif Penjualan + Astek 1.08
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : Karyawan, Daftar Gaji, Tunjangan Medis, Astek, Tunjangan, Insentif
Penjualan
Triggering Events : Mengambil data dari Astek
Tabel 4.56 Operation Specification “Menghitung PPh 21”
Operation : Menghitung PPh21
_ Active _ Update
188
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Menghitung PPh 21 yang dikenakan atas penghasilan karyawan
berdasarkan tarif yang telah ditentukan pemerintah.
Input Data : Gaji Kotor
Conditions : PPh 21 adalah pajak yang dipotong dari penghasilan karyawan dan
akan dibayarkan oleh perusahaan ke pemerintah.
Effect : PPh 21 di Daftar Gaji
Algorithm : Read PPh 21; Read Karyawan, Read Tunjangan, Read Daftar Gaji,
Read Rekap Absensi
Hitung PPh 21 =
a. Biaya Jabatan = 5% x Gaji Kotor ; Jika Biaya Jabatan >= Maksimal
pada PPh 21 maka Biaya Jabatan = Maksimal pada PPh 21.
b. PhKP = [(Gaji Kotor x 12) – PTKP – Biaya Jabatan]
Jika buruh (staff produksi),
PhKP = {(gaji pokok/jumlah + Uang Makan + Uang Transport) x
360} + insentif kehadiran x 12 + Uang Lembur satu bulan x 12
c. (PhKP x tarif pajak sesuai lapisan pada PPh 21) : 12
*PhKP = Penghasilan Kena Pajak
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : PPh 21, Daftar Gaji
Triggering Events : Mengambil data dari PPh 21
Tabel 4.57 Operation Specification “Menghitung Gaji Bersih”
Operation : Menghitung Gaji Bersih
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
189
Purpose : Menghitung jumlah gaji bersih yang akan dibayarkan ke karyawan
Input Data : Gaji Kotor, Potongan
Conditions : Gaji Bersih adalah Gaji Kotor dikurangi dengan potongan-potongan.
Effect : Gaji Bersih di Daftar Gaji
Algorithm : Gaji Bersih = Gaji Kotor - Potongan
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : Daftar Gaji, Astek
Triggering Events : Menghitung PPh 21
Tabel 4.58 Operation Specification “Menghitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan”
Operation : Menghitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk mendapatkan jumlah hari kerja perusahaan setiap bulan
Input Data : Hadir
Conditions : Jumlah kehadiran hari kerja karyawan dihitung jumlahnya (dari
tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan)
Effect : Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan di Rekap Absensi
Algorithm : Hitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan = read data dari Absensi,
bila ada satu karyawan yang mengisi absensi untuk hari tersebut maka
Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan bertambah.
Data Structures : -
Placement : Rekap Absensi
Involved Objects : Rekap Absensi, Absensi
Triggering Events : Pilih periode
190
Tabel 4.59 Operation Specification “Menghitung Tunjangan”
Operation : Menghitung Tunjangan
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk menghitung tunjangan yang didapatkan karyawan selama
sebulan.
Input Data : Jumlah Kehadiran
Conditions : Menghitung jumlah tunjangan yang terdiri dari uang makan, uang
transport, serta THR.
Effect : Uang Makan, Uang Transport, THR, Uang Lembur pada Daftar Gaji.
Algorithm : Read data Rekap Absensi Read data Tunjangan
Hitung Tunjangan =
a. Uang Makan = Jumlah Kehadiran class Rekap Absensi x Uang
Makan class Tunjangan
b. Uang Transport = Jumlah Kehadiran class Rekap Absensi x Uang
Transport class Tunjangan
c. THR = 1x gaji pokok, jika akan diberikan actor akan mengganti
status menjadi "ya". Kemudian akan dihitung ke dalam pembayaran
gaji.
d. Uang Lembur = Jumlah Jam Lembur pada class Rekap Absensi x
Uang Lembur pada class Tunjangan.
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : Daftar Gaji, Karyawan, Rekap Absensi, Tunjangan.
Triggering Events : Mengambil data dari Tunjangan
191
Tabel 4.60 Operation Specification “Menghitung Potongan”
Operation : Menghitung Potongan
_ Active _ Update
X Passive _ Read
X Compute
_ Signal
Purpose : Untuk menghitung potongan atas gaji yang diterima karyawan setiap
bulannya
Input Data : Astek 3,08 PPh 21
Conditions : Menghitung jumlah potongan yang terdiri dari Astek dan PPh 21
Effect : Potongan pada Daftar Gaji
Algorithm : Read Astek
Hitung Potongan =
Astek 3,08 + PPh 21
Data Structures : -
Placement : Daftar Gaji
Involved Objects : Daftar Gaji, Astek
Triggering Events : Mengambil data dari Astek
4.6.4 User Interface Component
Setiap class window dan print akan memiliki satu objek dan mewarisi fitur
umum dari library user interface standard.
Ketika sistem dijalankan, class “Control” menghasilkan sebuah objek dimana
kendali diberikan. Objek control menangani menu umum dan memberikan kendali ke
objek-objek user interface lain.
192
Gambar 4.28 User Interface Component
193
4.7 Recommendations
4.7.1 The System Usefulness
Pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada
PT. Kebayoran Warna Prima, beberapa kriteria harus diperhatikan, yaitu seperti yang
tercantum pada tabel 4.61 berikut ini:
Tabel 4.61 The System Usefulness
Criteria The System Usefulness
Usable Sistem yang dirancang harus dapat beradaptasi dengan sistem
yang sudah ada sehingga keseluruhan sistem tersebut dapat
digunakan dengan baik.
Secure Sistem yang ada dapat menjamin keamanan untuk mencegah
terjadinya pengambilan data dan fasilitas oleh pihak-pihak yang
tidak berkepentingan.
Efficient Sistem ini diharapkan sebagian transaksi HRD, penggajian,
pengupahan menjadi lebih efisien terutama dalam hal pencatatan
dan pengendalian.
Correct Sistem harus dapat memenuhi kebutuhan user sehingga operasi
dapat berjalan dengan lancar dan benar.
Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi dan perhitungan
komponen gaji yang akurat dan dapat diandalkan.
Flexible Sistem bersifat fleksibel untuk mendukung kegiatan penggajian
dan pengupahan karena sering terjadi perubahan peraturan
mengenai gaji dan upah baik dari perusahaan maupun
pemerintah.
Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan
oleh semua user.
Reusable Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk sistem
informasi lainnya, misalnya sistem informasi sumber daya
manusia.
194
Interoperable Sistem informasi penggajian dan pengupahan dapat digabungkan
dengan sistem informasi sumber daya manusia agar
menghasilkan Human Resource Management System yang
lengkap.
4.7.2 Plan for Initiating User
Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan
pada PT. Kebayoran Warna Prima akan dilakukan oleh dua orang programmer secara
bergantian pada tahap implementasi dan delivery. Seluruh karyawan yang berkaitan
dengan sistem ini, wajib untuk mengikuti pelatihan yang diadakan selama satu jam
perhari selama dua minggu berturut-turut dan diperbolehkan untuk memberikan saran
dan tanggapan mengenai sistem yang baru tersebut.
4.7.3 Implementation Plan
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran
Warna Prima direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel
selama satu bulan, maksudnya sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersamaan
untuk menguji keandalan dan keakuratan perhitungan berbagai komponen gaji dan upah
yang bertujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang
lama dikonversikan ke sistem yang baru. Jika sistem yang baru ternyata masih belum
cukup akurat maka perlu dilakukan maintenance sehingga pada bulan berikutnya sistem
baru sudah bisa dipakai untuk menggantikan sistem lama.