48

BAB 3

GAMBARAN PERUSAHAAN DAN ANALISIS SISTEM

YANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

Sub bab ini berisi gambaran umum perusahaan meliputi profile, visi dan misi,

strategi bisnis perusahaan, kebijakan mutu dan motto perusahaan, produk yang

dihasilkan, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab.

3.1.1. Profil Perusahaan

Dalam krisis 1998 dan 2008 banyak industri yang gagal bertahan, akibat

menurunnya daya beli yang mengakibatkan turunnya permintaan dari produk masing–

masing bidang industri. Tetapi, meskipun secara keseluruhan industri mengalami

penurunan, industri di bidang consumer goods atau makanan merupakan salah satu

industri yang dapat bertahan, karena produk makanan merupakan produk primer yang

tetap dibutuhkan pasar dalam kondisi apapun. Hal inilah yang menjadikan industri

kemasan juga dapat bertahan, karena industri kemasan sebagian besar memproduksi

kemasan untuk makanan.

Industri kemasan memiliki sub-bidang yang cukup banyak, seperti paper

packaging, corrugated box, cans packaging (pengemasan kaleng), dan lainnya. Tingkat

kebutuhan dan ketersediaan dari masing – masing sub-bidang juga berbeda.

49

Meningkatnya kebutuhan plastik kemasan dari tahun – tahun sebelumnya,

ditambah prediksi ke depan yang semakin meningkat akibat kebutuhan alternatif lain

dari kemasan kertas yang semakin lama ketersediaan bahan bakunya semakin sedikit dan

sulit karena bersumber dari hutan, menjadikan bertambahnya peluang di industri

kemasan plastik khususnya flexible packaging.

Memang dalam perjalanannya terdapat banyak tantangan dari sisi produk

kemasan plastik khususnya flexible packaging, salah satunya yang terbesar adalah

karena tidak ramah lingkungan. Di Eropa, pemakaian untuk flexible packaging yang

berbahan dasar polyethylene sudah mulai dikurangi khususnya untuk shoping bag,

meskipun butuh waktu yang masih lama, karena bahan dasar pengganti polyethylene

masih tergolong mahal dan sulit untuk yang bersifat transparan (bening), tetapi masih

akan terus dikembangkan. Meskipun di Eropa sudah mulai mengurangi pemakaian

polyethylene, di Indonesia masih terbuka cukup lama untuk dapat menerapkan hal

tersebut.

Untuk dapat lebih dari sekadar bergabung, tetapi juga dapat bersaing di industri

kemasan plastik, maka selain melihat peluang – peluang tersebut harus dapat juga

mengikuti perkembangan bahan dasar plastik sebagai tuntutan kebutuhan pasar.

Berbekal pengalaman di bidang printing yang dirintis sejak tahun 2005 hingga

2008 dengan menggunakan nama badan usaha PT. Galti Jaya Mandiri, PT. Dwidharma

Printing Solutions resmi didirikan pada tahun 2009.

Meskipun dalam perjalanan awalnya PT. Dwidharma Printing Solutions

menggeluti bidang printing yang cukup luas yang menggabungkan bidang printing

dengan beberapa bidang lainnya seperti, promotion & advertising, labeling, packaging

50

dan lainnya, akhirnya PT. Dwidharma Printing Solutions berbekal pengalaman pada PT.

Galti Jaya Mandiri memutuskan bergerak di bidang printing packaging khususnya

flexible packaging.

Tetapi PT. Dwidharma Printing Solution memiliki rencana jangka panjang ke

depan untuk kembali menggeluti bidang lain selain printing packaging, seperti

promotion printing, advertising printing, dan labeling printing.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan adalah “Menjadi Perusahaan Kemasan Terpercaya, Terbesar

dan Terdepan dalam Inovasi di Indonesia”.

Sedangkan misi perusahaan adalah :

1. Memberikan komitmen terbaik terhadap Quality, Cost & Delivery kepada

seluruh stakeholder.

2. Memberikan pelayanan terbaik untuk menjadi mitra usaha yang terpercaya.

3. Memberikan komitmen untuk terus menerus mengembangkan dan melakukan

inovasi produk

3.1.3. Strategi Bisnis Perusahaan

Sebagai sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya. PT.

Dwidharma Printing Solustion memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini

strategi bisnis dari PT. Dwidharma Printing Solustion :

1. Meningkatkan pertumbuhan keuntungan perusahaan dengan peningkatan

aktivitas pemasaran, dan peningkatan efisiensi biaya

2. Memeliharan kepuasan pelanggan dengan menjaga kualitas produk dan

pelayanan terhadap pelanggan

51

3. Pencapaian operational exelence dengan penurunan tingkat produk cacat

4. Mengelola pertumbuhan melalui inovasi dengan pertambahan produk baru dan

peningkatan perbaikan berkelanjutan.

5. Penigkatan Produktifitas karyawan

3.1.4. Kebijakan Mutu dan Motto Perusahaan

Dalam menjalankan bisnisnya PT. Dwidharma Printing Solution memiliki

kebijakan dan motto yang akan selalu diingat untuk kemajuan perusahaan.

1. Kebijakan Mutu

a. Quality Is Our Priority

Kualitas merupakan hal terpenting yang perlu diperhatikan untuk meraih

kepuasan pelanggan, baik kualitas proses maupun hasil yang diberikan PT.

Dwidharma Printing Solution.

b. Our Focus Is Technology

Untuk mencapai kualitas yang maksimal, diperlukan bantuan penerapan

teknologi yang maksimal pula.

2. Motto perusahaan adalah “Quality, quality, and quality”.

3.1.5. Produk yang Dihasilkan PT. Dwidharma Printing Solution

PT. Dwidharma Printing Solution bergerak di bidang percetakan yang meliputi :

1. Advertising Printing

Percetakan yang berhubungan dengan kepentingan periklanan, seperti brosur,

poster, flyer dll

2. Labeling Printing

52

Percetakan yang berfungsi sebagai penanda/label barang – barang tertentu,

seperti label pakaian, sepatu, tas dll.

3. Packaging Printing

Percetakan yang berfungsi sebagai pengemas barang dengan media kertas,

plastik atau yang lainnya

Gambar 3.1 Produk yang Dihasilkan PT. Dwidharma Printing Solution

3.1.6. Struktur Organisasi PT. Dwidharma Printing Solution

Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya membutuhkan suatu

struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan

tersebut pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah

kerangka hierarki yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang

menyatakan adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian –bagian yang

terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar bagian dalam

perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawab dari masing-masing

bagian. Dengan struktur organisasi yang baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis

53

perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing

bagian dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan

wewenang yang diberikan.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Dwidharma Printing Solution

54

3.1.7. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada PT.

Dwidharma Printing Solution:

1. Direktur Utama

Bertanggung jawab untuk menjaga roda bisnis perusahaan agar terus berjalan

dan tetap menghasilkan keuntungan. Merancang strategi bisnis agar perusahaan

dapat berkompetitisi dengan para kompetitor dan mengambil keputusan yang

krusial untuk masa depan perusahaan.

2. Direktur Marketing

Bertanggung jawab untuk mendapatkan order. Melakukan pendekatan dengan

kandidat pelanggan agar dapat menggunakan jasa perusahaan.

3. Direktur Keuangan

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas perusahaan mulai dari pengeluaran

biaya sampai pemasukan.

4. Direktur Operasional

Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan segala kegiatan bisnis agar

berjalan sesuai dengan perencanaan.

5. Konselor

Sebagai tempat diskusi bagi para karyawan khususnya dalam masalah yang

dihadapi didalam perusahaan dan masalah diluar perusahaan secara umumnya.

6. Internal Audit

55

Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan bisnis perusahaan agar

berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Mempunyai otoritas

untuk mengkritisi sampai ke jajaran direksi.

7. Staff Information Technology

Bertanggung jawab terhadap dukungan sistem dan teknologi informasi pada

kegiatan bisnis perusahaan.

8. Staff Purchasing

Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian baik itu material untuk

produksi, aset tetap, alat tulis kantor, dll. Key Performance Indicator untuk staff

ini adalah mendapatkan barang dengan harga serendah mungkin dengan kualitas

barang yang sesuai standar.

9. Marketing & Sales

Bertanggung jawab untuk mencari pelanggan, analisa kebutuhan pasar dan

menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan .

10. Kasir

Bertugas membantu kegiatan administrasi pada bagian keuangan untuk

membayar biaya pengeluaran perusahaan.

11. Budget Control

Bertanggung jawab untuk mengelola pengeluaran perusahaan. Menentukan

prioritas tentang pengeluaran yang harus diutamakan dan pengelolaan

pengeluaran setiap bagian.

12. Accounting

56

Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembukuan mengenai seluruh aktivitas

transaksi yang dilakukan perusahaan.

13. Tax

Bertanggung jawab dalam menangani kegiatan yang menyangkut tentang

pembiayaan pajak dan urusan-urusan yang berhubungan dengan peraturan pajak.

14. Aset

Bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aset yang ada diperusahaan.

Melakukan kegiatan stok opname per periode untuk menjamin aset yang ada

diperusahaan tetap dalam kondisi yang baik.

15. PPIC

Merencanakan, menjadwalkan, dan mengatur proses, alur dan hasil proyek yang

diberikan pelanggan hingga terkirim ke pelanggan kembali.

16. Produksi

Melaksanakan proses produksi masing – masing unit produksi sesuai

perencancanaan yang telah dibuat

17. Warehouse

Bertanggung jawab menerima dan melakukan kontrol terhadap kualitas barang

dari pemasok kemudian menata sesuai dengan kebutuhan produksi

18. Inventory

Bertanggung jawab menyiapkan barang jadi setelah produksi untuk dikirim ke

pelanggan sesuai dengan penjadwalan pengiriman.

19. Human Resource & General Affair

57

Bertanggung jawab untuk menangani seluruh kegiatan kepegawaian dan

menangani kegiatan administrasi kepegawaian seperti gaji, lembur, absen, cuti

dan kegiatan kepegawaian lainnya

3.2. Analisis Perusahaan

Pada sub bab ini akan dibahas mengenai analisis terhadap lingkungan internal

dan lingkungan eksternal perusahaan. Sesuai dengan landasan teori yang ada pada bab

dua sebelumnya, perencanaan strategi sistem informasi dapat dilakukan dengan analisis

lingkungan eksternal dan internal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun

lingkungan SI/TI. Hasil analisis ini akan menunjukkan gambaran kondisi dan situasi

pada PT. Dwidharma Printing Solution baik dari segi bisnis dan SI/IT.

3.2.1. Analisis Lingkungan Internal Perusahaan

Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan internal bisnis perusahaan

dengan menggunakan rantai nilai (value chain). Selain itu juga akan membahas analisis

lingkungan internal SI/TI PT. Dwidharma Printing Solution.

3.2.1.1. Rantai Nilai (Value Chain)

Gambar 3.3 Value Chain Menurut Porter

58

Berdasarkan Analisis Value Chain menurut Porter terbagi menjadi 2 aktifitas,

yaitu :

1. Aktifitas Primer, yang terdiri dari :

a. Inbound Logistics

Pada tahapan ini, bagian Purchasing melakukan pembelian material

maupun peralatan sesuai dengan spesifikasi yang telah diberikan PPIC yang

berupa jenis, jumlah dan waktu kebutuhan barang tersebut. Dalam proses

pembelian, bagian Purchasing akan menyeleksi terlebih dahulu pemasok yang

dapat memenuhi barang tersebut dari segi spesifikasi, jumlah, harga, maupun

waktu pengiriman, jika telah diperoleh pemasok yang sesuai, kemudian

mengirimkan Purchase Order ke pemasok tersebut.

Setelah tahap pemesanan barang, barang akan dikirim oleh pemasok dan

diterima oleh bagian warehouse bersama surat jalan. Pada saat penerimaan

dilakukan proses Quality Control dengan melakukan pengecekan tiap barang

yang diterima berdasarkan spesifikasi, kualitas dan jumlah yang dipesan. Jika

tidak terjadi kesesuaian akan dilakukan pengembalian barang ke pemasok

sesuai kesepakatan yag telah dibuat. Kemudian bagian warehouse melakukan

tatakelola penyimpanan material yang diterima, berdasar karakter material dan

jadwal penggunaan material tersebut sesuai dengan material request yang

diterima.

Bagian Warehouse akan melakukan pengiriman material beserta delivery

request ke unit produksi yang membutuhkan sesuai dengan material request

untuk dilakukan proses produksi.

59

Pada tahapan mendapatkan barang material dan peralatan, khususnya

dibagian purchasing, sangat membutuhkan waktu dalam menentukan pemasok

mana yang mempunyai spesifikasi harga, jenis dan kualitas yang diharapkan.,

dikarenakan fluktuasi harga, kemampuan pemasok dalam menyediakan barang

yang tidak menentu. Sehingga setiap satu projek order yang diterima dari

pelanggan, harus melalui tahapan pencarian pemasok yang cukup lama baik itu

melalui lelang maupun penunjukan langsung pemasok. Hal tersebut sangatlah

memakan waktu dan mengganggu alur proses berikutnya, yaitu proses

produksi.

Pada bagian warehouse dalam mengelola stok barang material maupun

equipment sering terjadi kesalahan dalam hal penerimaan dan perencanaan

pembelian barang stok. Kesalahan penerimaan barang dari pemasok karena

kesalahan human eror, dan pengelolaan data yang masih manual. Sedangkan

dalam perencanaan barang stok karena pengelolaan data yang masih manual

dan belum terintegrasi dengan work order maupun penjadwalan produksi .

sistem yang saling terintergrasi satu sama lain.

b. Operations

Sebelum dilakukan proses produksi, terdapat tahapan pra produksi yaitu

tahapan persiapan produksi seperti menyiapkan blowing dies, ( cetakan

peniupan bijih plastik ) sesuai dengan lebar output material yang dibutuhkan,

menyiapkan dan memasang silinder sebagai master cetakan pada mesin cetak,

dan juga pemasangan tinta, menyiapkan pisau pond sebagai cetakan bentuk

plastik.

60

Setelah dilakukan proses pra produksi, dilakukan proses produksi mulai

dari peniupan bijih plastik, setelah jadi lembaran plastik, dilakukan proses

printing dan dipotong sesuai dengan pesanan.

Pada tahap finishing dilakukan penambahan material jika dibutuhkan,

seperti pemasangan seal sebagai pengait plastik teresebut. Setelah itu dilakukan

pangemasan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Pada setiap proses produksi dilakukan proses pengontrolan terhadap

proses baik dalam tiap unit maupun sinkronisasi secara keseluruhan mulai dari

hasil dan proses.

PT. Dwidharma Printing Solution sangat mengalami kesulitan pada tahap

produksi mereka, karena semakin berkembangnya perusahaan dan order yang

semakin banyak, alur data menjadi semakin kompleks, mulai dari pembagian

work order yang sesuai dengan penjadwalan untuk masing-masing unit

produksi hingga ke tahap – tahap berikutnya, masih sering terjadi

permasalahan seperti ketidaksesuaian jadwal dengan proses produksi yang

mengakibatkan proses selanjutnya tersendat. Oleh karena itu diperlukan sistem

yang dapat mengelola proses produksi yang terintegrasi dari alur awal hingga

akhir, sesuai dengan perencanaan atau penjadwalan. Dalam hal keterbatasan

kemampuan jumlah produksi PT. Dwidharma Printing Solution juga

mengalami kesulitan untuk menentukan subcont yang dapat membantu

pekerjaan produksi. Perlu adanya sistem yang dapat membantu perusahaan

dalam menentukan subcontractor yang sesuai dengan kualifikasi harga, kulitas

produk maupun waktu pengerjaan

61

c. Outbound Logistics

Setelah barang diproduksi, akan dilakukan proses pengiriman langsung

oleh bagian Inventory ke pelanggan sesuai dengan penjadwalan pengiriman

yang telah ditentukan.

Kemudian bagian finance akan mengirimakan invoice atau pengihan

setelah barang itu diterima oleh pelanggan.

Pada bagian inventory, permasalahan pengelolan proses Delivery Product

yang masih manual menjadi masalah. Semua pengiriman barang kepada

pelanggan, di proses secara manual. Hal ini dapat menimbukan kesulitan

apabila proses pengiriman barang pelanggan terganggu. Begitu juga pada saat

penagihan barang dilakukan, pengelolaan data yang manual kadang membuat

penagihan yang terlambat atau tidak sesuai dengan order

d. Sales and Marketing

Untuk memperluas pasar, bagian Marketing terus melakukan analisa

terhadap kebutuhan pelanggan, dengan menganalisa karakter produk dari

sebagian besar pelanggan.

Sales melakukan penawaran produk secara langsung kepada pelanggan–

pelanggan yang berpotensi membutuhkan produk Dwidharma Printing Solution

sesuai dengan analisa pasar yang sebelumnya telah dilakukan oleh bagian

marketing. Sales akan menawarkan kemampuan dan hasil produk yang pernah

dibuat untuk memenuhi kebutuhani pelanggan berdasarkan kualitas, waktu, dan

harga.

62

Setelah melakukan pendekatan terhadap pelanggan, pelanggan yang

tertarik akan memberikan contoh produk yang akan dipesan dan meminta

penawaran harga terhadap produk tersebut. Bagian PPIC akan membuat contoh

yang diminta dan menghitung harga yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Sales akan mengirimkan penawaran harga tersebut ke pelanggan. Setelah

pelanggan setuju, sales akan menerima purchase order dari pelanggan sesuai

dengan kesepakatan yang dibuat, baik dari sisi teknis ( kualitas, harga, jumlah,

dan waktu produksi ) maupun non teknis ( term of payment), kompensasi dan

retur ).

Dalam mengambil keputusan, atau melayani pelanggan, sales mengalami

kesulitan karena sales harus terus melakukan komunikasi dengan PPIC,

produksi atau pihak lainnya untuk menanyakan progress order yang sangat

memakan waktu. Dengan adanya sistem yang menampilkan progress order

secara real time akan sangat membantu sales dalam menentukan keputusan

atau bernegosiasi yang sesuai dengan kondisi internal perusahaan dan juga

memberikan layanan terhadap pelanggan dengan data yang akurat

e. Services

Untuk meningkatkan mutu pelayanan pelanggan, Dwidharma Printing

Solution berupaya untuk melakukan kunjungan rutin ke pelanggan, untuk

melakukan pendekatan dengan pelanggan mengetahui kualitas produk yang

telah dihasilkan dan mendapatkan masukan dari para pelanggan.

Dwidharma Printing Solution juga menerima pengembalian produk yang

tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan ketentuan yang telah disepakati.

63

Dalam hal peningkatkan layanan terhadap pelanggan Dwidharma Printing

Solution tidak membatasi kebutuhan pelanggan, berupa prosedur maupun

proses yang sesuai dengan keinginan mereka. Dwidharma Printing Solution

juga memberikan pelatihan terhadap pelanggan yang memang membutuhkan,

demi kelancaran proses kerjasama, seperti pada pelanggan kelas industri rumah

tangga dalam hal proses manufaktur, keuangan dan pembelian.

Untuk melayani pelanggan PT. Dwidharma printing Solution kesulitan

dalam melaporkan progress pekerjaan ke pelanggan, oleh karena itu perlu

adanya sistem yang menampilkan progress pekerjaan secara real time/ online

yang dapat dilihat pelanggan kapanpun dan lebih cepat. Sehingga pelanggan

akan merasa lebih puas terhadap transparasi dan kecepatan akses informasi

progress pekerjaan

2. Aktifitas Sekuder

a. Technology

Teknologi yang telah digunakan oleh PT. Dwidharma Printing Solution

meliputi penerapan teknologi terkomputerisasi sebagai pendukung bisnis

seperti e-HRIS dan FINA. e-HRIS merupakan sistem informasi yang

mengelola data karyawan yang meliputi absensi dan penggajian. FINA

merupakan sistem informasi menjalankan fungsi – fungsi accounting

b. Human Resources

Pengaturan sumber daya manusia pada PT. Dwidharma Printing Solution

yang meliputi perekrutan, pelatihan, peningkatan kualitas sumber daya

manusia, penggajian, kehadiran (absensi).

64

Pada Bagian HRD aplikasi yang digunakan yaitu e-HRIS belum

dimanfaatkan secara maksimal, aplikasi tersebut digunakan hanya untuk sistem

absensi dan pendataan karyawan, yang sebenarnya masih terdapat banyak

modul – modul yang bisa dimanfaatkan sepeti penggajian dan penilaian karya.

c. Infrastructure

Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh

perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis seperti gedung, daya listrik,

transportasi, alat tulis kantor

d. Administration

Kegiatan yang berhubungan dengan pembelian, penagihan, dan keuangan

yang meliputi proses pembuatan bukti proses-proses transaksi, pembuatan

laporan-laporan yang berhubungan dengan perusahaan, pelanggan, dan

keuangan.

3.2.1.2. Aplikasi PT. Dwidharma Printing Solution

Terdapat dua aplikasi yang sudah diimplementasikan oleh perusahaan yakni

aplikasi FINA dan aplikasi e-HRIS.

1. Aplikasi e-HRIS

Aplikasi e-HRIS merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung kegiatan

bisnis perusahaan khususnya pada bidang kepegawaian. Modul yang digunakan

pada e-HRIS adalah pendata-an karyawan, absensi, dan penggajian. Aplikasi e-

HRIS merupakan aplikasi opensource yang penggunaannya bebas dimodifikasi

sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Aplikasi Fina

65

Aplikasi FINA merupakan aplikasi yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan

khususnya pada bidang keuangan. Menyediakan modul-modul (pembelian,

inventory, buku besar, fixed asset) penting yang digunakan oleh bagian

keuangan dan akuntansi dalam menyimpan dan mengolah data menjadi sebuah

laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Kedua aplikasi ini mempunyai kesamaan yaitu mempunyai arsitektur database

yang terintegrasi dan mengadaptasi konsep client-server. Perbedaannya adalah e-

HRIS harus diakses melalui browser sedangkan FINA harus meng-install

aplikasi pada setiap client. Namun kelemahan dari implementasi kedua aplikasi

ini adalah tidak terintegrasinya database kedua aplikasi ini yang pastinya akan

berdampak buruk pada perusahaan ke depannya

3.2.1.3. SDM Pada Department IT

PT. Dwidharma Printing Solution telah memiliki sumber daya manusia pada

departemen IT sebanyak 3 orang yang mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan

perusahaan yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi

didalam perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan meliputi kegiatan pengembangan

aplikasi dan support.

Kompetensi yang dimiliki oleh para staff IT secara keseluruhan pada PT.

Dwidharma Printing Solution diantaranya: kemampuan untuk menganalisa kebutuhan

sistem baik yang telah berjalan maupun yang akan dikembangankan, pengetahuan

tentang server dan networking, kemampuan untuk membuat aplikasi dan website. Para

personil IT dituntut untuk dapat bekerja secara individu maupun secara kelompok dalam

mengerjakan tugasnya

66

3.2.1.4. Aristektur Jaringan PT. Diwdharma Printing Solution

Gambar 3.4 Aristektur Jaringan PT. Diwdharma Printing Solution

67

3.2.1.5. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Berikut adalah spesifikasi tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang

terdapat di PT. Dwidharma Printing Solution:

Tabel 3.1 Spesifikasi hardware dan software pada PT. Dwidharma Printing

Solution

Jenis Keterangan Jumlah

Hardware · Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz 1

· Memory : 2GB

· Harddisk : 500GB

· LAN card : 10/100 Mbps

· Monitor LCD 17 Inch

Fina Server 1

· Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz

· Memory : 1GB

· Harddisk : 200GB

· LAN card : 10/100 Mbps

· Monitor LCD 17 Inch

e-HRIS Server 1

· Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz

· Memory : 1GB

· Harddisk : 200GB

· LAN card : 10/100 Mbps

· Monitor LCD 17 Inch

Notebook 31

· Processor : Inter Core2Duo 2Ghz

· Memory : 1GB

· Harddisk : 200GB

68

· LAN card : 10/100 Mbps

· VGA : Intel 4500

· Layar 14 Inch

· DVDRW

PC Client 23

· Processor : Inter Core2Duo 1.8 Ghz

· Memory : 1 GB

· Harddisk : 200GB

· LAN card : 10/100 Mbps

· Monitor LCD 17 Inch

· DVDRW

Printer 6

UPS 7

Switch 6

Router 1

Software · Windows XP SP2

· Windows Server 2008

· Windows 7

· CorelDraw X4, Adobe Photoshop CS2,

Adobe Illustration CS2

· MS Office 2007

· AVG 2009

· Fina Client

69

3.2.2. Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan

Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan eksternal PT. Dwidhama

Printing Solution. Lingkungan eksternal perusahaan tersebut antara lain supplier,

pelanggan, pesaing, pemerintah serta masyarakat.

Lingkungan eksternal menjadi faktor yang sangat penting bagi perusahaan dalam

menentukan strategi SI/TI karena faktor eksternal dapat menjadi ancaman bagi

perusahaan dan apabila dianalisis dengan baik dapat menjadi peluang bisnis bagi

perusahaan. Metode yang digunakan dalam melakukan analisis lingkungan eksternal PT.

Dwidhama Printing Solution adalah metode lima (5) daya Porter dan metode PEST

3.2.2.1. Lima Daya Porter

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui keadaan lingkungan yang

mencerminkan persaingan bisnis perusahaan. Dengan adanya gambaran ini, diharapkan

perusahaan mampu untuk mengenali dan bertahan dalam persaingan.

Berdasarkan hasil analisis, maka kekuatan lima daya porter yang terdapat pada

PT. Dwidharma Printing Solution adalah:

70

Gambar 3.5 Analisis Lima Daya Porter

Dari gambar diatas dapat dijelaskan :

1. Persaingan Industri

Dalam menjalakan bisnisnya, PT. Dwidharma Printing Solution menghadapi para

pesaiang yang bergerak dibidang yang sama. Beberapa perusahaan yang menjadi

pesaing PT.Dwidharma Printing Solution adalah :

a. PT. Super Exim Sari

Pendatang Baru : 1. PT. INNOVATIVE PLAST IC PACKAGING 2. PT. ASIA PRIMA PACKAGING 3. PP Plas tik Santoso 4. PT. ANTA TIRTA KIRANA 5. Dan perusahaan baru lainnya yang bergerak dibidang plastic and packaging Pelanggan :

1. Tutti Frutti Frozen Yoghurt 2. GATS Consulting 

3. VERDANCO Engineering 

4. MASTERSYSTEM Infotama 5. GANA VISTA INTERNATIONAL 

6. NAZHA Bakery (Restu Asih) 

7. NAZHA Bakery (Langkung Jaya) 8. TONI JACKS INDONESIA 

9. TEGUH RAKSA JAYA 

10. SETIA KARYA PRINTING 11. CS BAKERY 

12. CAHAYA ALAM PERKASA 

(ARTHA GRAHA PEDULI) 13. PT. SIOEN INTERNATIONAL 

14. PAMOR BAKERY 

15. ROTI TIGA SAUDARA 16. ROTI TIGA RASA 

17. SNAPY 

18. PT. DWIDHARMA PRINTING SOLUTION

Pemasok : 1. PT. CHANDRA ASRI 2. PETROCEMICAL - BIJIH 3. PT. TRI POLYTA - BIJIH 4. PT. SIEGWERK INDONESIA (TINTA) 5. PT. CEMANI TOKA (TINTA)

Produk Pengganti : Bio Plastic

Pesaing Industri : 1. PT. Super Exim Sari 2. Elwa Plastik 

3. Cahaya Sakti 

4. Sunshine Flexible 

5. Aline Eplint 6. Winindo Jaya 

7. Super Kemas Pratama 

8. Surya Sakti

71

b. Elwa Plastik

c. Cahaya Sakti

d. Sunshine Flexible

e. Aline Eplint

f. Winindo Jaya

g. Super Kemas Pratama

h. Surya Sakti

Banyak dari pesaing-pesaing tersebut yang sudah mapan secara bisnis dibandingkan

PT. Dwidharma printing solution. Oleh karena itu, pihak perusahaan berusaha keras

untuk mengejar ketertinggalan tersebut dengan menetapkan kebijakan-kebijakan

yang bersifat strategis untuk meingkatkan daya saing.

2. Ancaman Pendatang Baru

Munculnya perusahaan baru dapat menjadi ancaman bagi keberadaan PT.

Dwidharma Printing Solution. Pendatang baru merupakan perusahaan baru yang

muncul dan bergerak di bidang usaha yang sejenis ataupun perusahaan lama yang

mengembangkan usahanya ke bidang yang sejenis. Saat ini banyak perusahaan-

perusahaan baru yang bermunculan dengan masing-masing keunggulan.

3. Ancaman Produk Pengganti

Bio Plastik bisa dianggap menjadi ancaman produk pengganti karena memiliki

kualitas yang lebih baik dibandingkan dengan produk plastik milik PT. Dwidharma

Printing Solution dan lebih ramah lingkungan. Apabila hal in ditanggapi dengan

bijak oleh perusahaan, maka Bio-plastik dapa dijadikan peluang untuk menambah

jenis produk dari PT. Dwidharma Printing Solution.

72

4. Kekuatan tawar menawar Pemasok

Dalam memberikan produk yang berkualitas, PT. Dwidharma Printing Solution

membutukan material-meterial yang berkualitas dari pemasok. PT. Dwidharma

Printing Solution selalu menentukan pemasok yang memiliki kualifikasi yang sesuai

dengan kebutuhkan perusahaan.

5. Kekuatan tawar menawar pelanggan

Pelanggan PT. Dwidharma Printing Solution adalah :

a. Tutti Frutti Frozen Yoghurt

b. GATS Consulting

c. VERDANCO Engineering

d. MASTERSYSTEM Infotama

e. GANA VISTA INTERNATIONAL

f. NAZHA Bakery (Restu Asih)

g. NAZHA Bakery (Langkung Jaya)

h. TONI JACKS INDONESIA

i. TEGUH RAKSA JAYA

j. SETIA KARYA PRINTING

k. CS BAKERY

l. CAHAYA ALAM PERKASA (ARTHA GRAHA PEDULI)

m. PT. SIOEN INTERNATIONAL

n. PAMOR BAKERY

o. ROTI TIGA SAUDARA

p. ROTI TIGA RASA

73

q. SNAPY

r. PT. DWIDHARMA PRINTING SOLUTION

Dari semua pelanggan PT. Dwidharma Printing Solution, beberapa diantaranya telah

menjadi pelanggan tetap (repeat order). Perusahaan terus berupaya mencari

pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama dengan selalu memberikan

pelayanan yang prima kepada para pelanggan.

3.2.2.2. PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi)

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang

dapat memberikan dampak bagi kegiatan bisnis perusahaan. Faktor-faktor disini

meliputi:

1. Faktor Politik

Kondisi politik indonesia tidak secara langsung mempengaruhi bisnis PT.

Dwidharma Printing Solution. Namun, ada beberapa peraturan pemerintah yang

berkaitan dengan bisnis PT. Dwidharma Printing Solution antara lain peraturan

tentang kegiatan importasi, pengelolaan limbah serta bidang ketenagakerjaan.

• Untuk kegitan importasi, pemerintah mengeluarkan” PERATURAN

PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 1982

TENTANG PELAKSANAAN EKSPOR, IMPOR DAN LALU LINTAS

DEVISA PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA” dimana didalamnya secara

umum membahas tentang tata cara pelaksanaan kegitan ekspor-impor.

• Pengelolaan limbah diatur dalam “UNDANG-UNDANG REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 18 TAHUN 2008 TENTANG PENGELOLAAN

SAMPAH” pada pasal 15 yang berbunyi “Produsen wajib mengelola kemasan

74

dan/atau barang yang diproduksinya yang tidak dapat atau sulit terurai oleh

proses alam”.

• Pada “UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 13 TAHUN

2003 TENTANG KETENAGAKERJAAN” didalamnya terdapat hal-hal yang

berkaitan dengan hak dan kewajiban terhadap perusahaan dan para pekerja. Hal

ini menjadi penting bagi PT. Dwidharma Printing Solution karena

mensejahterakan para karyawannya merupaksan suatu keutamaan.

2. Faktor Ekonomi

Kondisi ekonomi global yang tidak menentu membuat harga-harga kebutuhan bahan

dasar produksi, khususnya bijih plastik tidak stabil. Bijih plastik yang di impor dari

luar negeri dapat berubah seketika harganya. Hal ini akan mempengaruhi dengan

penetapan harga penawaran terhadap pelanggan. Dengan perubahan harga yang

demikian dinamis, dan adanya selisih waktu antara penetapan penawaran harga

denga waktu produksi. Hal ini dapat menimbulkan resiko yaitu tidak sesuainya biaya

yang ditetapkan dengan pelanggan dengan biaya yang dibutuhkan ketika produksi.

3. Faktor Sosial

PT. Dwidharma Printing Solution sangat mengerti bahwa bisnis mereka sangat

berkaitan dengan kehidupan sosial disekitar mereka, khususnya disekitar lokasi

produksi. Perusahaan sangat mengerti bahwa limbah hasil produksi memiliki

dampak negatif terhadap kehidupan masyarakat disekitar. Oleh karena itu, pihak

perusahaan sangat berupaya untuk meminimalisir limbah hasil produksi dan

menjadikan hal ini fokus utama agar masyarakat disekitar tidak terkena dampak

negative dari limbah hasil produksi.

75

4. Faktor Teknologi

Di era teknologi informasi saat ini, teknologi dengan pesat terus berkembang. PT.

Dwidharma Printing Solution harus bisa mengikuti dan beradaPT.asi terhadap

perkembangan teknologi informasi tersebut. Hal tersebut dilakukan ditengah

maraknya penggunaan teknologi informasi sebagai penunjang bisnis untuk

memberikan nilai tambah terhadap bisnis. Pihak perusahaan pun harus cermat dalam

menanggapi perkembangam teknologi informasi agar penggunaan teknologi

informasi dapat diterapkan dengan efektif, efisien dan sesuai dengan visi dan misi

perusahaan.

3.2.3. Analisis SWOT

Merupakan analisis yang terdiri dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness),

peluang (opportunity), serta ancaman (threats). Berikut merupakan hasil analisis SWOT

dari PT. Dwidharma Printing Solution:

3.2.3.1. Analisis Faktor Internal

a. Strength

• Fleksibilitas terhadap kebutuhan pelanggan.

• Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain.

• Mayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja

yang tinggi.

b. Weakness

• Proses bisnis internal yang masih belum terintegrasi dengan baik.

• Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal

76

• Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.

3.2.3.2. Analisis Faktor Eksternal

a. Opportunity

• Perkembangan teknologi informasi dapat membantu perusahaan

memperbaiki dan mengembangkan bisnis.

• Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industry.

• Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit

produsen yang memproduksinya.

b. Threats

• Era Globalisasi memungkinkan munculnya pesaing dari luar negeri

dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik.

• Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.

77

3.2.3.3. Analisis Matriks SWOT

Tabel 3.2 Mariks SWOT PT. Dwidharma Printing Solution

IFAS

EFAS

Strength Weakness

1. Flexiblitas terhadap kebutuhan pelanggan

2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain.

3. Mayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja yang tinggi.

1. Proses bisnis internal yang masih belum terintegrasi dengan baik.

2. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.

3. Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.

Opportunities Strategi SO Strategi WO

1. Perkembangan teknologi informasi dapat membantu perusahaan memperbaiki dan mengembangkan bisnis.

2. Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industri .

3. Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit produsen yang memproduksinya.

1. Meningkatkan kinerja sales untuk meningkatkan market share perusahaan. (S1,S2, O1, O2)

2. Memberikan harga khusus kepada pelanggan baru dan pelanggan yang melakukan repeat order pada jumlah tertentu. (S1, S2, O1, O2)

3. Mengoptimalkan tenaga muda untuk memaksimalkan kinerja perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. (S1, S3, O2)

4. Melakukan research terhadap produk bio plastik.

1. Memperbaiki dan mengintegrasikan proses bisnis internal dengan pemanfaatan teknologi informasi. (S1, W1, W2)

2. Memperkenalkan produk dan eksistensi perusahaan dengan intensif kepada calon pelanggan dengan memanfaatkan teknologi informasi. (S1, S2, W3)

Threats Strategi ST Strategi WT

2. Era globalisasi memungkinkan munculnya pesaing dari luar negeri dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik.

3. Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.

1. Berupaya untuk selalu meningkatkan kualitas produk yang siap bersaing dengan produsen yang berasal dari dalam negeri maupun luar negeri. (S1, S2, S3, T1, T2)

1. Perbaikan proses bisnis internal dan pemanfaatan teknologi akan memberikan competitive advantage pada perusahaan terhadap para pesaingnya (W1, W2, T1, T2)

78

3.2.3.4. Matriks IFAS dan EFAS

Tabel 3.3 Matriks IFAS PT. Dwidharma Printing Solution

Strength & Weakness Bobot Rating B * R STRENGTH 1. Fleksibiltas terhadap kebutuhan

pelanggan. 0.17 3 0.51

2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain.

0.11 2 0.22

3. Mayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja yang tinggi.

0.05 1 0.05

Total Strength 0.33 0.78 WEAKNESS 1. Proses bisnis internal yang masih

belum terintegrasi dengan baik 0.28 3 0.84

2. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.

0.22 3 0.66

3. Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.

0.17 2 0.34

Total Weakness 0.67 1.84 Total Nilai IFAS 1 2.62

Tabel 3.4 Matriks EFAS PT. Dwidharma Printing Solution

Opportunity & Threats Bobot Rating B * R OPPORTUNITY 1. Perkembangan teknologi informasi

dapat membantu perusahaan memperbaiki dan mengembangkan bisnis.

0.25 3 0.75

2. Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industri.

0.31 3 0.93

3. Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit produsen yang memproduksinya.

0.125 1 0.125

79

Total Opportunity 0.7 1.805 THREATS 1. Era globalisasi memungkinkan

munculnya pesaing dari luar negeri dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik.

0.125 2 0.25

2. Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.

0.19  2  0.38

Total Threats 0.3 0.63 Total Nilai EFAS 1 2.435

Keterangan Rating:

a. Faktor kekuatan dan peluang

1 = tidak baik

2 = kurang baik

3 = baik

4 = sangat baik

b. Faktor kelemahan dan ancaman

1 = sangat baik

2 = baik

3 = kurang baik

4 = tidak baik

Dilihat dari nilai total yang didapat dari tabel-tabel di atas dapat dilihat bahwa

nilai total IFAS lebih besar dari EFAS yaitu 2.435. Hal tersebut menggambarkan bahwa

PT. Dwidharma Printing Solution lebih memiliki posisi internal yang lebih kuat

dibandingkan dengan eksternal

80

3.2.3.5. Diagram SWOT

Diagram SWOT ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Dwidharma

Printing Solution terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Bagaimana posisi

mereka dalam pemanfaatan kekuatan dan peluang yang ada untuk mengurangi atau

mengatasi kelemahan dan ancaman yang yang ada. Setelah mengetahui nilai dari IFAS

dan EFAS maka dirancang sebuah diagram SWOT untuk mengetahui posisi dari PT.

Dwidharma Printing Solution dari perusahaan lain. Cara untuk mengetahuinya adalah

dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS:

Tabel 3.5 Hasil Selisih IFAS dam EFAS

IFAS EFAS

Kekuatan 0.78 Peluang 1.805

Kelemahan 1.84 Ancaman 0.63

Nilai (x) -1.06 Nilai (y) 1.175

Kekuatan-kelemahan Peluang-

ancaman

Dari perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa posisi perusahaan pada titik

koordinat (-1.06, 1.175), dan digambarkan seperti di bawah ini:

81

Gambar 3.6 Diagram SWOT PT. Dwidharma Printing Solution

3.2.4. Analsis Balanced Scoredcard, CSF dan KPI

1. Financial Perspective

Perspektif yang menggambarkan apakah penerapan strategi bisa mendatangkan

manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan

kelangsungan hidup suatu perusahaan

82

Financial Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

Meningkatkan keuntungan perusahaan

- Jumlah Order Proyek

- Meningkatkan sector pemasaran

- Memberikan harga promosi

Peningkatan total project 10%

Mengurangi biaya produksi dan biaya opersional

- Biaya Produksi - Biaya Opersional

- Mengefektif dan mengefisienkan tahap produksi dari perencanaan hingga finishing touch.

- Menekan biaya Opersional di proses inventory dan pengiriman produk ke pelanggan

- penurunan biaya produksi sebesar 5%

- penurunan biaya produksi sebesar 5%

Tabel 3.6 Financial Perspective Balanced Scorecard, CSF, dan KPI

2. Internal Business Perspective

Perspektif ini berfokus pada kinerja proses internal yang mendorong bisnis

perusahaan.

Internal Business Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

Meningkatkan kualitas produk

- Jumlah produk reject - Jumlah retur produk

- meningkatan kualitas produk

- meningkatan Quality Control

- Tingkat kerusakan produk 0%

- Jumlah produk retur 0% dari jumlah produksi

Meningkatkan kualitas informasi perusahaan

- Akurasi dan Relevansi Informasi

- Waktu mendapatkan informasi

Pengolahan informasi yang tepat

-Tingkat kesalahan data 0% -Ketepatan Informasi 100% -Pengolahan Informasi < 5 detik

Menyelesaikan project sesuai dengan perencanaan

Waktu penyelesaian proyek

Peningkatan koordinasi tim proyek

Delay Proyek = 0 Hari

Tabel 3.7 Internal Business Perspective Balanced Scorecard, CSF, dan KPI

83

3. Customer Perspective

Perspektif ini berfokus pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, termasuk

pangsa pasar.

Customer Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

Meningkatkan kepuasan pelanggan

- Loyalitas pelanggan - Jumlah keluhan

Pelanggan

- Menjalin kerjasama yang baik dengan pelanggan

- Menangani keluhan pelanggan dengan cepat

- Order pelanggan meningkat 20%

- Penurunan jumlah keluhan pelanggan 10%

Tabel 3.8 Customer Perspective Balanced Scorecard, CSF, dan KPI

4. Innovation and Learning perspective

Perspektif ini menggambarkan kinerja perusahaan di masa mendatang dan

faktor-faktor yang mendukungnya.

Innovation and Learning Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

Menerapkan teknologi informasi ke dalam proses bisnis

Kualitas informasi Pemanfaatan teknologi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi

Tingkat kesalahan data 0%

Meningkatkan kompetensi SDM

Tingkat produktivitas karyawan

Peningkatan keahlian dan pengalaman karyawan

Peningkatan kinerja dan kompetensi karyawan 10%

Tabel 3.9 Innovation and Learning Balanced Scorecard, CSF, dan KPI