55

 

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Paroki Santo Matheus

Depok Tengah merupakan pemukiman baru, yang dibangun oleh pemerintah

melalui perum perumnas. Kawasan Depok Tengah mulai dihuni sekitar april 1979,

penghuninya dari Jakarta, dan 90% dari pegawai negeri dan angkatan bersenjata.

Sekitar bulan Mei-Juni 1979 umat katholik mulai berdatangan. Semuanya saling

mencari-cari gereja yang terdekat, ternyata diseluruh kawasan Depok ini hanya satu

gereja katholik yaitu Gereja Santo Paulus di Jalan Melati Depok Lama. Maka umat

katholik Depok Tengah pun mengikuti perayaan Ekaristi di Paroki Santo Paulus di Jalan

Melati Depok Lama itu.

Dengan sering nya umat katholik Depok Tengah bertemu di Gereja Santo

Paulus, maka dalam kesempatan tersebut, mereka saling memikirkan untuk

menghimpun umat katholik Depok Tengah.

Atas saran-saran dan dorongan Romo R.J. Koesnen, OFM pada bulan Juli 1979

diselengarakan pertemuan di rumah Bapak RJ. Suhardji Jalan Rebab I No. 232 Depok

Tengah. Pertemuan dihadiri oleh enambelas untuk membentuk pengurus sementara

sebagai wadah untuk menampung umat katholik yang baru datang/pindah.

Pertama kali umat katholik Depok Tengah menyelenggarakan perayaan Ekaristi

dirumah Bapak R.J. suhardji yang dipimpin oleh Romo R.J. Koesnen, OMF. Saat itu

56

 

 

hadir pula Romo j.Suparman, PR dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong. Perayaan

ekaristi yang kedua kalinya dilaksanakan di rumah Bapak Sukoco di Jalan Beringin dan

dipimpin oleh Romo J.Suparman, PR sebagai Pastor pembantu Paroki Keluarga Kudus

Cibinong dan sebagai vikjen keuskupan bogor.

Dengan telah terbentuknya pengurus, melalui pengumuman di Gereja Santo

Paulus Jalan Melati Depok Lama, diumumkan agar umat katholik Depok Tengah yang

baru pindah agar mendaftarkan diri kepada pengurus sementara dan dalam waktu

kurang lebih satu bulan telah tercatat 42 kepala keluarga.

Atas inisiatif pribadi umat dan untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan, pada

tanggal 21 September 1979 diadakan pertemuan umat katholik penghuni perumnas

bertempat diruang pertemuan perum perumnas dengan dihadiri oleh Romo R.J.

Koesnen, OFM.(alm) dan Romo B.Sudjarwo, PR(alm).

Rapat dipimpin oleh Bapak RJ. Suhardji dan mereka bersepakat membagi

wilayah Depok Tengah dibagi didalam 4 kelompok berdasarkan blok rumah. Kelompok

I terdiri dari daerah jalan dengan nama kerajaan dan tarian, kelompok II terdiri dari

daerah jalan dengan nama alat musik, kelompok III terdiri dari daerah dengan nama

pohon dan kelompok IV terdiri dari daerah jalan dengan nama wayang. Pada masa lalu.

Sebelum memiliki gedung gereja sendiri, disamping mengikuti perayaan ekaristi di

Gereja Paroki Santo Paulus Depok lama. Paroki terdekat, mereka juga melaksanakan

perayaan Ekaristi di rumah-rumah antara lain dirumah Bapak M. Ruswanto dan Bapak

Muryanto dijalan kolintang II dan sesekali mengikuti perayaan Ekaristi di Paroki

Keluarga Kudus Cibinong dengan menyewa kendaraan truk. Reksa Pastoral umat

57

 

 

perdana Stasi Santo Matheus dilayani oleh Romo R.J. Koesnen, OFM, Pastor Paroki

Santo Paulus

Sesuai dengan letak geografisnya, Depok Tengah termasuk Paroki Keluarga

Kudus, Cibinong, dan mengingat perkembangan umat Katholik, maka pengurus

sementara memandang perlu mengadakan pemilihan pengurus yang tetap. Dalam

pemilihan pengurus tersebut dihadiri oleh Romo J. Suparman, PR dari Paroki Keluarga

Kudus Cibinong dan Romo R.J. Koesnen,OFM dari Paroki Santo Paulus Depok lama

dan Bapak St. Yos sutardjo terpilih menjadi ketua.

Pada tanggal 29 November 1979, gereja perdana di Depok Tengah dinyatakan

oleh Pastor Paroki Keluarga Kudus Cibinong Romo B. Sudjarwo, PR, sebagai

lingkungan dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong dengan nama Lingkungan Santo

Matheus. Lingkungan Santo Matheus memiliki 4(empat) kelompok yaitu kelompok I

Santo Petrus, Kelompok II Santo Paulus, Kelompok III Santo Ignatius dan kelompok IV

Santo Yohanes. Reksa Pastoral dilayani dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong dibantu

beberapa Pastor antara lain Romo J. Suparman, PR sebagai Pastor Pembina lingkungan

Santo Matheus, Romo brotowiratmo, PR dan Romo R.J Koesnen, OFM.

Kita bersyukur bahwa diantara penghuni perumnas Depok Tengah ini terdapat

sejumlah warga katholik yang menjadi “cikal bakal” berdirinya gereja Santo Matheus

Depok Tengah yang diawali berhimpunnya 42 keluarga Katholik penghuni perumnas

tersebut diatas, menandai adanya gereja katholik Depok Tengah.

Walaupun status lingkungan Santo Matheus berada dibawah Reksa Pastoral

Paroki Keluarga Kudus Cibinong, umat Lingkungan Santo Matheus cenderung

58

 

 

mengikuti kegiatan peribadatan ke Paroki Santo Paulus Depok lama, dikarenakan

transportasi lebih mudah dan jaraknya lebih dekat, sementara jarak dari Depok Tengah

ke Paroki Cibinong sangat jauh dan sarana transportasi waktu itu sangat sulit. Tetapi

pembinaan iman terus berjalan antara lain, Pembabtisan Pelajaran Agama, Perkawinan,

Orang meninggal dan semua ini dilaporkan ke Paroki Keluarga Kudus Cibinong.

Dengan semakin tambahnya umat, maka pengurus memandang perlu untuk

membangun sebuah gedung gereja maka dibentuklah panitia pembangunan Gereja

Katholik Depok Tengah. Dengan modal kepercayaan. Panitia pembangunan gereja

diketuai oleh Bapak S.Parnoto berusaha keras untuk membangun gedung gereja, maka

tanggal 11 Januari 1981 dimulai dengan peletakan batu pertama oleh Romo J.

Suparman, PR.

Pembangunan Gereja Santo Matheus dilaksanakan diatas seluas tanan

1000meter persegi, terletak di Jalan Sadewa Raya No. 1. tanah ini merupakan tanah

fasilitas social yang dihibahkan dari perum perumnas. Pembangunan Gereja dengan

dana swadaya umat dan bantuan keuskupan. Romo B. Sudjarwo, PR selaku Pastor

Paroki cukup berperan dalam proses awal pembangunan gedung Gereja. Sebagai Pastor

Paroki Romo B. Sudjarwo, PR banyak membantu dalam mungusahakan dana dan

perizinan.

Bulan Januari 1981, lingkungan Santo Matheus dikembangkan menjadi sebuah

Stasi dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong. Maka diadakan juga pemilihan pengurus

yang baru dan terbentuklah pengurus Stasi Santo Matheus Depok Tengah dengan ketua

Bapak R.J, Suhardji, sekertaris Bapak J.H Sjarief dan bendahara Bapak G. Sudibjo.

59

 

 

Kelompok-kelompok yang adapun ditingkatkan menjadi Lingkungan I Santo Pertrus,

Lingkungan II Santo Paulus,Lingkungan III Santo Ignatius, Lingkungan IV Santo

Yohanes dan Lingkungan V Santo Gregoris Agung. Lingkungan V Santo Gregoris

Agung adalah perkembangan dari Lingkungan I dipecah menjadi 2 menjadi Lingkungan

Santo Pertrus dan Lingkungan Santo Gregorius Agung.

3.2 Visi Misi Paroki Santo Matheus

Visi dan Misi sangat diperlukan oleh setiap organisasi, hal ini bertujuan untuk

mengarahkan organisasi tersebut agar menjadi lebih jelas, terarah, terukur dan terpadu.

3.2.1 Visi Paroki Santo Matheus

Menjadi communion dari aneka komunitas basis yang beriman mendalam,

solider dan dialogal, memasyarakat dan missioner.

Communio Yaitu suatu persekutuan, paguyuban, dan persaudaraan yang :

1. Memelihara hubungan kesatuan dengan Allah, melalui Yesus Kristus dalam Roh

Kudus.

2. Memelihara hubungan kesatuan dengan Gereja Universal, Gereja Partikular, dan

antar umat sendiri.

3. Memelihara hubungan kesatuan dengan orang-orang lain, dengan kebudayaan

dan agama-agama lain.

60

 

 

Komunitas Basis Yaitu satuan umat yang :

1. Relatif kecil dan mudah berkumpul secara berkala untuk mendengarkan Sabda

Tuhan.

2. Berbagi pengalaman dan masalah hidup sehari-hari dan mencari pemecahannya

dalam terang Kitab Suci.

3. Berusaha mengambil bagian dalam mewujudkan misi Yesus Kristus.

Beriman Mendalam Umat Paroki Santo Matheus yang beriman mendalam

adalah umat yang mempunyai hubungan akrab dengan Allah.

Hidupnya selalu meneladan hidup Yesus dan dijiwai oleh Roh Kudus. Iman

yang mendalam adalah iman yang merasuk dalam hati dan budi,

mendarah daging dalam diri pribadi serta nampak dalam sikap dan perilaku.

Solider Umat Paroki Matheus berusaha :

1. Memiliki kepekaan dan melibatkan diri dalam keprihatinan masyarakat,

terutama terhadap kaum yang lemah dan tersisih dalam perjuangan mencapai

kehidupan yang lebih baik.

2. Memiliki kepedulian terhadap kelestarian dan keutuhan lingkungan hidup.

3. Turut merasakan kegembiraan dan kecemasan sesama.

Dialogal Umat Paroki Santo Matheus menyadari bahwa Gereja bagaikan

sakramen keselamatan. Ia diutus untuk membangun relasi dengan sesama yang berbeda

budaya, suku, asal, dan agama/keyakinan dalam usaha menciptakan kerukunan dan

persaudaraan yang sejati.

61

 

 

Dengan demikian ia bersama seluruh anggota masyarakat berusaha membangun

tatanan masyarakat yang lebih bersatu dan bersaudara, serta melihat orang lain sebagai

teman seperjalanan menuju dunia yang lebih baik.

Memasyarakat Umat Paroki Santo Matheus yang memasyarakat adalah umat

yang hadir, melibatkan diri, dan berperan aktif dalam membangun masyarakat. Imannya

bertumbuh dan berakar dalam budaya setempat, diperkaya dan memperkaya budaya

setempat. Kehadirannya tidak menjadi orang asing bagi masyarakat di sekelilingnya.

Ia mampu menjadi garam dan terang dunia, menjadi saksi Kristus di tengah

masyarakat, diterima dan disenangi orang lain karena sifatnya yang baik dan terpuji.

Misioner Umat Paroki Santo Matheus yang misioner adalah umat yang siap sedia diutus

mewartakan Kabar Gembira dan membagikan cinta kasih, tidak saja di daerah Jawa

Barat dan Banten, tetapi juga mau ikut bertanggungjawab secara nyata terhadap

perkembangan Gereja di seluruh dunia.

3.2.2 Misi Paroki Santo Matheus

Paroki Santo Matheus menghadirkan Kerajaan Allah, dengan mengabdikan diri

secara aktif dalam meningkatkan keimanan dan martabat manusia melalui

pemberdayaan semua potensi.

Keuskupan Paroki Santo Matheus Hal ini menunjuk pada persekutuan umat

beriman (awam, lembaga hidup bakti, dan klerus) yang reksa Pastoralnya dipercayakan

kepada uskup sebagai gembalanya dengan dibantu oleh imam-imamnya.

62

 

 

Oleh uskup itu, semua disatukan dalam Roh Kudus melalui Sabda dan Perayaan

Ekaristi, sehingga terbentuk Gereja Partikular yang di dalamnya Gereja Kristus yang

satu, kudus, katolik dan apostolik sungguh sungguh hadir dan berkarya (bdk. KHK

1983, kan. 369).

Menghadirkan Kerajaan Allah Paroki Santo Matheus berusaha untuk

menjadikan nilai-nilai kristiani sungguh-sungguh terwujud, dan secara nyata dihayati

sebagai dasar, pedoman, dan tujuan dalam hidup dan karya sehari-hari oleh Gereja itu

sendiri dan masyarakat sekitarnya.

Mengabdikan diri secara aktif Menjadikan hidup dan karyanya sebagai

pelayanan bagi orang lain dalam pengembangan hidup, iman, dan penghayatannya.

Pelayanan tersebut dilaksanakan bukan dengan menunggu adanya permintaan,

anjuran, atau paksaan, tetapi atas inisiatif sendiri, bersifat mendatangi dan menawarkan,

serta terdorong oleh gerakan hati yang tulus. Prinsipnya, hanya dengan melayani dan

memberikan diri kepada sesama, dirinya sendiri semakin berkembang ke arah

kepenuhannya.

Meningkatkan keimanan dan martabat manusia Pusat perhatiannya adalah

manusia: perkembangan pribadi dan imannya.

Hak dan kewajiban asasi bukan hanya dipertahankan dan dibela dari berbagai

tantangan yang menghambat atau merusaknya, tetapi didukung dan dipRomosikan

dengan menciptakan atau mengadakan apa yang perlu untuk perkembangannya.

Melalui pemberdayaan semua potensi, Potensi yang dimaksud adalah semua

sumber daya. Cara yang ditempuh adalah menjaga, merawat, dan mengatur agar sumber

63

 

 

daya itu tidak segera terkuras habis tetapi tetap ada dan menghasilkan. Diupayakan juga

agar sumber daya itu semakin meningkat dalam jumlah dan mutunya.

Belajar terus-menerus dan sikap kreatif harus terus diupayakan agar sumber

daya sungguh-sungguh relevan, mendukung, dan berdaya guna bagi hidup,

kelangsungan, serta perkembangan pribadi dan iman manusia yang semakin lama

semakin banyak jumlahnya

3.3 Stuktur Organisasi Paroki Santo Matheus

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta

posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan

operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas

pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana

hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.Struktur organisasi merupakan hal yang penting

dalam rangka mencapai tujuan utama dari organisasi tersebut.

64

 

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

65

 

 

3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai struktur Paroki Santo

Matheus Depok, tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada dalam

Paroki Santo Matheus Depok diuraikan sebagai berikut :

1. Ketua

a. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Uskup dan Dewan

Pastoral Paroki Pleno.

b. Memimpin, melakukan pengawasan umum dan memutuskan hal-hal yang

prinsip/penting.

c. Bertanggung jawab atas koordinasi, pengarahan, penyelenggaraan dan

pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan keuangan,

penyusunan anggaran pendapatan dan belanja tahunan Paroki, pembukuan dan

penyusunan laporan keuangan.

d. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan di bidang umum yang

meliputi perolehan, penggunaan, peminjaman, pemeliharaan, penyimpanan dan

pengawasan dari barang-barang tak bergerak maupun barang-barang bergerak

yang dibutuhkan atau dimiliki Paroki.

e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan yang bekerja pada badan ini.

2. Wakil Ketua

a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.

b. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan pengelolaan keuangan,

harta benda dan kekayaan Paroki.

66

 

 

c. Mendampingi atau mewakili ketua, apabila ketua berhalangan atau tidak dapat

menjalankan tugas.

d. Bersama-sama ketua bertanggung jawab atas semua kegiatan Dewan Pastoral

Paroki.

3. Sekertaris

Sekretaris Dijabat oleh Sekretaris I Dewan Pastoral Paroki Harian

a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.

b. Bertanggung jawab atas pelayanan kesekretariatan yang diperlukan oleh dan

untuk kepentingan badan Seperti :

1) Surat-menyurat, pengetikan dan pengarsipan surat-surat/dokumen-dokumen

bidang umum dan bidang diakonia.

2) Pengiriman surat, fax.

3) Mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat serta pekerjaan

kesekretariatan lainnya antara lain menyusun dan memelihara data umat/data

status animarum serta menyusun direktori.

4) Dalam hal tertentu mendampingi atau mewakili ketua.

Sekretaris II Dewan Pastoral Paroki

a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.

b. Bertanggung jawab atas pelayanan kesekretariatan yang diperlukan oleh dan

untuk kepentingan badan, seperti :

1) Surat-menyurat, pengetikan dan pengarsipan surat-surat/dokumen-dokumen

Bidang Liturgia, Bidang Koinonia dan Bidang Kerugma

67

 

 

2) Pengiriman surat, fax.

3) Mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat serta pekerjaan

kesekretariatan lainnya antara lain menyusun dan memelihara data umat/data

status animarum serta menyusun direktori.

4) Secara berkala setiap 3(tiga) bulan melaporkan kegiatannya kepada Ketua

Dewan Pastoral Paroki.

4. Ketua Bidang Administrasi Keuangan Dijabat Oleh Bendahara I Dewan Pastoral

Paroki

a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.

b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan Kebijakan dibidang Administrasi

Keuangan :

1) Penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang sesuai dengan sistem dan

prosedur pembukuan yang berlaku.

2) Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja tahunan Paroki.

3) Membuat laporan keuangan Paroki baik untuk kepentingan Paroki maupun

Keuskupan.

4) Tata-tertib penerimaan dan pengeluaran keuangan Paroki

Penerimaan Keuangan Paroki :

A. Kolekte

1) Pengumpulan kolekte Gereja dilaksanakan oleh petugas dari lingkungan,

kelompok organisasi Katolik, yang diberi tugas sebagai petugas

68

 

 

persembahan/kolektan pada misa yang telah ditentukan oleh seksi

Liturgi Dewan Pastoral Paroki.

2) Hasil perhitungan diserahkan kepada petugas tata tertib oleh petugas

kolektan.

3) Petugas tata tertib yang bertugas sebagai pengawas pada saat

perhitungan, menerima hasil perhitungan kolekte dari petugas kolektan.

4) Petugas tata tertib memastikan kebenaran jumlah hasil penghitungan

yang dilaporkan oleh petugas kolektan, membukukan dalam buku

penerimaan kolekte yang ditandatangani oleh petugas kolektan dan

petugas tata tertib.

5) Petugas tata tertib menerima hasil kolekte dan menyerahkan kepada

bendahara setelah Misa.

B. Penerimaan Kartu Partisipasi Umat

1) Bendahara Dewan Pastoral Paroki menyediakan, menyiapkan,

mendistribusikan amplop/kartu partisipasi umat kepada Kepala Keluarga

Paroki melalui Pengurus Lingkungan.

2) Bendahara Dewan Pastoral Paroki menentukan kode KPU, yang

menunjukkan kode wilayah, Lingkungan dan nomor Urut KPU

berdasarkan nomor urut kartu keluarga dan diberitahu kepada pengurus

lingkungan.

69

 

 

3) Pengurus lingkungan memberi kode yang telah ditetapkan dan

membagikan/mendistribusikan KPU kepada warga lingkungan yang

bersangkutan.

4) Ketua lingkungan menerima, mengumpulkan, menghitung dan mencatat

sumbangan partisipasi umat kedalam KPU sesuai dengan kolom jenis

sumbangan yang ada dalam KPU dan membuat Daftar Rekapitulasi

nama umat di lingkungannya beserta jenis dan jumlah sumbangan yang

harus untuk kemudian disetorkan kepada Bendahara Paroki.

C. Penerimaan dan sumber keuangan lainnya.

1) Bendahara dalam mengadakan kegiatan untuk mencari sumber keuangan

lainnya dapat membentuk Panitia Pelaksana yang disetujui oleh

Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.

2) Panitia pelaksana hanya boleh melaksanakan kegiatannya sesuai dengan

proposal yang telah disetujui dan disahkan oleh Wakil Ketua Dewan

Pastoral Paroki.

3) Panitia pelaksana membuat laporan pertanggung jawaban atas hasil

kegiatannya dan menyerahkan kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan

Pastoral Paroki.

4) Bagi setiap pihak yang berusaha di lingkungan Paroki Santo Matheus

Depok yang akan menghasilkan keuntungan wajib memberikan

sumbangan kepada Dewan Pastoral Paroki yang besar kecilnya

dibicarakan dengan Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.

70

 

 

Pengeluaran Keuangan :

1) Seksi atau organisasi yang membuat permintaan pengeluaran keuangan agar

melampirkan rincian rencana kebutuhan dana dan harus mendapat

persetujuan Koordinator Bidang yang bersangkutan sebagai penanggung

jawab.

2) Koordinator Bidang/Penanggung jawab memeriksa dan meneliti kewajaran

permintaan pengeluaran terebut, dan memberi catatan atau tanda tangan

persetujuaan pada memorandum permintaan pengeluaran keuangan tersebut.

Apabila ada catatan harus diperbaiki, harus diperbaiki terlebih dahulu baru

kemudian diajukan kepada Bendahara Dewan Pastoral Paroki.

3) Bendahara membuat/menyiapkan bukti pengeluaran uang, mengajukan

kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki sebagai pemegang hak

otoritas persetujuan pembayaran.

4) Setelah mendapat persetujuan pembayaran, Bendahara melakukan

pembayaran kepada Seksi, kelompok yang membutuhkan, penerima uang

memberi/menandatangani tanda terima pada bukti pengeluaran dengan

mencantumkan nama terang.

Pengadaan Barang Keperluan Paroki :

1) Seksi yang membutuhkan, membuat permintaan pembelian barang dengan

melampirkan rencana kebutuhan barang, atas persetujuan Koordinator

Bidang.

71

 

 

2) Koordinator Bidang yang bersangkutan meneliti, memeriksa jumlah barang

yang diminta dan kewajaran atas permintaan barang tersebut disesuaikan

dengan tingkat kebutuhannya. Bila disetujui agar diberikan tanda tangan

persetujuan. Baru kemudian diajukan kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan

Pastoral Paroki sebagai pemegang hak otoritas persetujuan pembayaran

untuk kemudian disampaikan kepada Bagian Perawatan Gedung, Penangan

dan Pengadaan Barang.

3) Setelah menerima permintaan barang, Bagian Perawatan Gedung,

Penanganan dan Pengadaan Barang melakukan negoisasi kepada rekanan

dan memilih yang paling menguntungkan bagi Paroki, baru kemudian

mengajukan permintaan uang muka pembelian kepada Bendahara Dewan

Pastoral Paroki.

4) Bagian Perawatan Gedung, Penanganan, Pengadaan Barang melakukan

pembelian dan menyerahkan barang yang dibeli kepada seksi yang

membutuhkan.

5) Bagian Perawatan Gedung, Penanganan, Pengadaan Barang

mempertanggung jawabkan uang muka pembelian kepada Bendahara.

Bendahara I Dewan Pastoral Paroki Bertugas

1) Menyimpan penerimaan uang yang bersumber dari kolekte, Kartu Partisipasi

Umat (KPU), dan sumber-sumber dana lainnya.

2) Melaksanakan pembayaran yang berkaitan dengan kebutuhan Bidang Umum

dan Bidang Diakonia.

72

 

 

Bendahara II Dewan Pastoral Paroki bertugas :

1) Menyimpan penerimaan yang yang bersumber dari Bendahara I sebagai kas

kecil.

2) Melaksanakan pembayaran yang berkaitan dengan Bidang Liturgia, Bidang

Koinonia dan Bidang Kerugma.

3) Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan kegiatannya kepada Ketua

Dewan Pastoral Paroki.

5. Bidang Perawatan Gedung, Penanganan dan Pengadaan Barang Dijabat Oleh

a. Koordinator Bidang Umum.

Koordinator Bidang Umum mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan

penanganan harta benda Gerejawi antara lain melalui kegiatan-kegiatan

perawatan gedung Gereja Penanganan dan Pengadaan Barang, pengelolaan

dan mengurusi rumah tangga dan karyawan Pastoral dan Keamanan Gereja

dan Lingkungan.

Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan tersebut

kepada Ketua Dewan Pastoral Paroki.

Dalam Pelaksanaan tugas dibantu oleh :

1) Bagian Perawatan Gedung, Penaganan Barang bertugas :

a) Memelihara dan merawat gedung dan Pastoral serta lingkungannya.

b) Mengkoordinasi berbagai kegiatan dalam rangka perawatan dan

pemeliharaan gedung gereja, Pastoral, dan lingkungannya.

73

 

 

c) Melaksanakan inventarisasi kekayaan/asset milik Paroki Matheus

Depok, melaksanakan administrasi secara tertib atas asset Gereja

dan membuat daftar inventaris atas asset gereja yang berada di

tiap-tiap ruangan Gereja atau Pastoral dan melaksanakan

pengadaan barang keperluan gereja

Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan

tersebut kepada Koordinator Bidang umum.

2) Bagian Rumah Tangga Pastoral bertugas :

a) Memperhatikan terpenuhinya kebutuhan pokok rumah tangga

Pastoral, membantu pengadaan perlengkapan rumah tangga Pastoral,

membantu perawatan peralatan rumah tangga Pastoral.

b) Melaksanakan pembayaran listrik dan telepon setiap bulan.

Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan

tersebut kepada Koordinator Bidang umum.

3) Bagian Keamanan Gereja dan Lingkungan sekitar Gereja bertugas :

Mengkoordinir keamanan gereja dan lingkungan gereja dan

lingkungan sekitar gereja. Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan

melaporkan segala kegiatan tersebut kepada Koordinator Bidang

umum.

74

 

 

3.5 Tata Laksana Sistem

Saat ini sistem yang berjalan di Paroki Santo Matheus belum menggunakan

sistem yang terkomputerisasi, semua proses kegiatan dilakukan secara manual.

Pertukaran informasi antar pelaku pelaksana sistem dengan cara face to face atau

menggunakan telepon. Seluruh proses kegiatan yang ada berada di bawah pengawasan

Paroki Santo Matheus.

3.5.1 Tata Laksana Sistem yang Sedang Berjalan

Setiap proses kegiatan memiliki prosedurnya masing-masing, prosedur ini telah

dijalankan semenjak Paroki Santo Matheus berdiri.

1. Prosedur Pendaftaran Kartu Keluarga

Prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah, ketua dari tiap-tiap lingkungan

menyerahkan form kartu keluarga baru yang telah diisi oleh calon warga paroki.

Dan diserahkan kepada Staff Paroki yang bertanggungjawab terhadap dokumen

warga. Lalu dilakukan proses pengecekan kelengkapan dokumen, bila semua telah

valid maka keluar Kartu Keluarga Paroki Santo Mateus baru yang akan menjadi

dokumen milik warga.

2. Prosedur Pendaftaran Surat Pindah Paroki

Prosedur saat ini yaitu, ketua lingkungan menyerahkan form pendaftaran surat

pindah paroki yang telah diisi oleh warga paroki. Dan diserahkan kepada Staff

Paroki yang bertanggungjawab terhadap dokumen warga. Lalu dilakukan proses

pengecekan kelengkapan dokumen, bila semua telah valid maka keluar Surat

75

 

 

Pindah Paroki yang nantinya akan diserahkan kepada warga paroki melalui ketua

lingkungan.

3. Prosedur Permohonan Sakramen

Prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah, warga paroki pendaftar sakramen

menyerahkan form permohonan sakramen kepada ketua lingkungannya masing-

masing. Ketua lingkungan menyerahkan pada staff yang bertugas, dilakukan

pengecekan kelengkapan dokumen persyaratan sakramen, setelah persyaratan valid

maka dilaksanakan sakramen yang dimohonkan. Pelaksanaan selesai, maka keluar

surat sakramen yang akan diserahkan kepada warga paroki melalui ketua

lingkungannya masing-masing.

3.5.2. Diagram Aliran Dokumen

Proses-proses kegiatan Paroki Santo Matheus dapat dijelaskan dengan

menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah bagan alir dokumen sistem yang

sedang berjalan sekarang pada Paroki Santo Matheus.

76

 

 

1. Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Kartu Keluarga

Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki

Formulir Kartu Keluarga

Pengisian Formulir

Formulir Kartu Keluarga

Formulir Kartu Keluarga

Formulir Kartu Keluarga

Validasi Data

Kartu KeluargaKartu KeluargaKartu Keluarga

Mulai

Berakhir

Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Kartu Keluarga

77

 

 

2. Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Surat Pindah Paroki

Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki

Formulir Surat Pindah Paroki

Pengisian Formulir

Formulir Surat Pindah Paroki

Formulir Surat Pindah Paroki

Formulir Surat Pindah Paroki

Validasi Data

Surat Pindah ParokiSurat Pindah ParokiSurat Pindah Paroki

Mulai

Berakhir

Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Surat Pindah Paroki

78

 

 

3. Diagram Aliran Dokumen Permohonan Sakramen

Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki

Formulir Permohonan

Sakramen

Pengisian Formulir

Formulir Permohonan

Sakramen

Formulir Permohonan

Sakramen

Formulir Permohonan

Sakramen

Validasi Data

Surat SakramenSurat SakramenSurat Sakramen

Pelaksanaan Sakramen

Mulai

Berakhir

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Permohonan Sakramen

79

 

 

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Masalah-masalah yang dihadapi Paroki Santo Matheus Depok meliputi :

a. Data warga paroki hanya disimpan dalam buku besar, sehingga proses update

data warga paroki dilakukan secara manual yaitu dengan membuka buku besar.

b. Pencarian data dokumen anggota warga pada Paroki Santo Matius sulit karena

data belum terpusat dan proses pencariannya satu persatu.

c. Data sering berulang (redudansi data) dikarenakan ada beberapa nama yang

sama tanpa memiliki identitas yang unik.

d. Data sering hilang karena karena sistem belum bekerja secara komputerisasi,

penyimpanan masih menggunakan kertas.

e. Mekanisme dalam mendapatkan surat-surat masih lambat karena belum ada

sistem yang mengaturnya.

f. Laporan tidak bisa ditampilkan berdasarkan kategori-kategori tertentu.

g. Keamanan data kurang terjamin karena siapapun bisa mengubah data tanpa

dibatasi hak akses.

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Usulan Pemecahan masalah :

a. Penulis mengusulkan untuk membuat suatu basis data sebagai tempat

penyimpanan data warga paroki yang mampu untuk menyimpan data dalam

jumlah banyak dan memudahkan dalam meng-update data warga paroki.

80

 

 

b. Dengan penggunaan basis data pencarian data akan lebih mudah karena data-

data sudah tersimpan dalam bentuk yang lebih teratur dan terpusat dalam satu

basis data.

c. Dengan penggunaan basis data, masing-masing data akan mendapatkan identitas

yang unik, sehingga tidak terjadi redudansi data.

d. Dengan penyimpanan data secara komputerisasi di dalam basis data yang

terpusat, data akan lebih terjaga dan tidak hilang.

e. Penulis mengusulkan agar mekanisme dalam pembuatan atau pun pembuatan

surat-surat dilakukan secara komputerisasi dan berbasis web, sehingga

memudahkan warga paroki untuk mengurus surat-surat dan menghemat waktu.

f. Penggunaan sistem yang memungkinkan laporan bisa ditampilkan berdasarkan

kategori-kartegori tertentu.

g. Untuk keamanan data bisa diatasi dengan memberikan hak akses yang berbeda

sesuai dengan kedudukan di dalam paroki.