ANALISA DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENJUALAN PADA PT.

ELEPHANT AGUNG PERKASA

Andreas Alvin Marly, Barry , Yogen Marshel Wijaya

Abstrak

Tujuan penelitian ini adalah untuk dapat memberikan solusi atas berbagai masalah yang tengah

dihadapi oleh perusahaan tempat dilakukan skripsi, yaitu PT. Elephant Agung Perkasa, sehingga

pekerjaan pada perusahaan ini dapat berjalan lebih baik daripada sebelumnya.

Metode yang digunakan di dalam penelitian ini adalah wawancara terhadap bapak Irawan selaku

manajer marketing dari perusahaan, yang dianggap cukup mengetahui seluk-beluk permasalahan yang

dihadapi perusahaan, kemudian dilakukan analisa terhadap jawaban yang diberikan sehingga

permasalahan dapat diidentifikasi dan solusi dirancang.

Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah dibentuknya suatu perangkat lunak yang

mendukung, serta perbaikan terhadap sistem sebelumnya pada perusahaan tempat skripsi ini dilakukan,

sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat.

Kesimpulan yang diperoleh dalam skripsi ini adalah, bahwa pernagkat lunak yang dibentuk telah

dapat menjawab permasalahan perusahaan, terutama yang terkait dengan pendataan.

Kata Kunci : analisa, perangkat lunak, penjualan.

PENDAHULUAN

Teknologi merupakan bagian yang penting dalam menunjang dan mengatur kinerja perusahaan.

Dalam beberapa tahun terakhir ini, sistem yang digunakan dalam suatu perusahaan telah mengalami

perubahan dan kemajuan yang pesat, terutama dengan didukung pula oleh perkembangan teknologi. Hal ini

mengakibatkan pergeseran sistem kerja yang sebelumnya masih dilakukan secara tradisional atau manual,

menjadi lebih terintegrasi dengan teknologi informasi yang memungkinkan otomatisasi dan meminimalkan

human error.

2

Di Indonesia sendiri, sejak tahun 90 konsep penggunaan sistem dan teknologi dalam memudahkan

pekerjaan, baik dari bawah sampai ke atas di dalam suatu perusahaan, sudah mulai diusahakan. Namun

mungkin karena saat itu banyak orang yang belum terlalu mengerti dan mengalami kesulitan dalam

mempelajari penggunaan teknologi yang canggih, penggunaan sistem dan teknologi belum terlalu banyak.

Namun sejak tahun 2000-an, perkembangan teknologi meledak sehingga penggunaannya seakan menjadi

suatu kewajiban baik dalam keseharian maupun dalam bisnis.

Perusahaan yang dijadikan sebagai tempat melaksanakan skripsi, Elephant Springbed, adalah

perusahaan yang diwariskan secara turun-temurun di dalam keluarga. Karena pemilik perusahaan tersebut

sebelumnya adalah orang yang kurang memahami teknologi dan dapat dikatakan simple minded, sistem

yang dijalankan di perusahaan ini masih tergolong tradisional, yaitu banyak hal masih dijalankan secara

manual. Karena hal ini, ada beberapa permasalahan yang dihadapi perusahaan, yang sebenarnya tidak harus

ada apabila terdapat sistem yang otomatis dan minim kesalahan, seperti kesulitan memperoleh berbagai

informasi, sistem pembukuan stok yang sama sekali tidak berjalan, sulitnya melakukan perencanaan

penjualan dan pembelian karena tidak adanya informasi stok yang jelas, barang yang mengendap di

gudang terlalu lama, dan human error.

Solusi yang ditawarkan adalah pembuatan perangkat lunak sistem yang mampu mengotomatisasi

beberapa hal di perusahaan ini dan mampu membantu dan mempermudah pertukaran informasi di dalam

perusahaan. Sistem yang ditawarkan juga akan bersifat user-friendly mengingat sistem ini akan digunakan

juga oleh pekerja kalangan bawah di perusahaan. Dengan adanya sistem baru yang memanfaatkan teknologi

informasi, diharapkan kinerja perusahaan akan berjalan lebih baik dan minim error.

TEORI PENDUKUNG

Teori Satu

Intranet adalah jaringan internal yang bersifat privat, yang berfungsi menyalurkan informasi dan

hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang saja.

Teori Dua

Rekayasa perangkat lunak adalah suatu disiplin yang melingkupi teknik dan pengaturan langkah

kerja dalam pembuatan perangkat lunak yang sistematis, dalam menghasilkan perangkat lunak yang

menjawab kebutuhan user.

3

Teori Tiga

User interface adalah bagian dari komputer yang berinteraksi langsung dengan user, tempat user

memasukkan data dan memperoleh informasi yang diinginkannya.

Teori Empat

Data adalah kumpulan fakta mentah yang dikelompokkan dan disimpan, untuk kemudian digunakan

dalam proses penarikan informasi.

Teori Lima

Basis data adalah kumpulan data yang saling terhubung secara logika, yang memberikan informasi

bagi user.

Teori Enam

PHP adalah suatu bahasa pemrograman yang diselipkan pada HTML, dimana didalamnya terdapat

kumpulan fitur terbaik yang terdapat pada berbagai bahasa pemrograman modern untuk pembuatan aplikasi

web.

Teori Tujuh

MySQL merupakan bahasa pemrograman open source yang paling banyak digunakan oleh para

programmer, terutama pada Linux, karena query basis datanya yang handal dan jarang bermasalah.

Teori Delapan

DAD merupakan alat yang menggambarkan bagaimana dokumen berpindah dalam suatu sistem dan

bagaimana dokumen tersebut diproses oleh sistem tersebut.

Teori Sembilan

ER modelling adalah suatu gambaran logikal yang menggambarkan entitas-entitas yang terdapat di

dalam suatu basis data, dan bagaimana cara setiap entitas tersebut dapat terhubung.

Teori Sepuluh

4

STD (State Transition Diagram) merupakan suatu alat untuk memodelkan tingkah laku sistem

dengan memodelkan pergerakan sistem dari satu kondisi ke kondisi lainnya.

Teori Sebelas

DFD (Data Flow Diagram) adalah representasi grafis dari seluruh proses data yang terjadi dalam

suatu organisasi.

ANALISIS DAN RANCANGAN

Untuk dapat menganalisis permasalahan yang muncul pada perusahaan, maka dilakukan wawancara

terhadap saudara Irawan selaku manajer marketing di perusahaan tempat skripsi dilakukan. Adapun

pertanyaan yang diajukan kepada saudara Irawan adalah :

1. Apakah posisi anda di perusahaan ini?

2. Bagaimana sistem yang sedang berjalan di perusahaan ini sekarang?

3. Apa kendala yang dirasakan dari sistem yang sedang berjalan saat ini?

4. Apa yang diinginkan perusahaan ini jika sistem baru terimplementasi?

Dan permasalahan yang dihadapi perusahaan berdasarkan hasil wawancara adalah :

1. Tidak ada informasi yang jelas mengenai stok yang sebenarnya digudang.

2. Kesulitan dalam membuat perencanaan penjualan karena tidak tahu jumlah stok yang ada.

3. Kesulitan pencarian data karena masih bersifat manual dengan tumpukan kertas yang tinggi.

Setelah permasalahan diidentifikasi, maka solusi yang ditawarkan adalah :

1. Pembuatan perangkat lunak yang mampu mengkordinasi atau menginformasikan jumlah stok yang

ada.

2. Pembuatan perangkat lunak yang mampu mengakses informasi jumlah stok pada basis data dengan

mudah dan tepat.

3. Pembuatan pernagkat lunak yang mampu menampilkan data penjualan, barang, karyawan, dan

customer. Dalam sistem ini disediakan fungsi search agar mempermudah user mencari data yang

diinginkannya.

5

State Transition Diagram yang menggambarkan bagaimana perangkat lunak akan dibuat :

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Untuk dapat menjalankan sistem dengan baik, maka diperlukan perangkat keras sebagai berikut :

1. Server

a. Processor : Intel Core2Duo

b. Memory : 4 GB

c. Harddisk : 500 GB

2. Client

a. Processor :Pentium 4

b. Memory : 2 GB

c. Harddisk : 160 GB

Sementara perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan sistem dengan optimal adalah :

1. Operating System : Microsoft Windows XP

2. Web Server :WMP v2.1

3. Basis data : MySQL

4. Browser : Mozilla Firefox

6

5. Development Tools :

a. Adobe Dreamweaver

b. Adobe Photoshop

c. PHP MyAdmin v3.3.9

Perangkat lunak ini berbasis web, sehingga akan diimplementasikan dengan menggunakan intranet.

Perangkat jaringan yang diperlukan untuk membuat jaringan intranet bagi sistem adalah :

1. Router : CISCO

2. Kabel LAN : CAT5E

3. Kepala kabel : RG45

4. Topologi : star

Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam mengoperasikan aplikasi ini adalah :

1. Developer

2. Admin

3. User

Untuk meng-install perangkat lunak, inilah langkah-langkah yang harus diikuti :

1. Install WAMP Server pada server.

2. Berikutnya install elephant.exe pada server maupun client.

3. File elephant.exe akan meng-ekstract semua file yang diperlukan ke dalam folder

c:\wamp\www\elephant.

4. Setelah itu, set-lah homepage pada browser yang digunakan dengan alamat

localhost/elephant/index.php.

Setelah melakukan instruksi diatas, maka sekarang perlu dipersiapkan basis data bagi perangkat

lunak ini. Langkah-langkah untuk mempersiapkan basis data adalah :

1. Buka browser dan ketik alamat : localhost/phpmyadmin.

2. Buat basis data baru bernama “elephant”.

3. Import data dari file basis data yang bernama elephant.sql

Dengan demikian, maka perangkat lunak sudah siap untuk digunakan.

7

Inilah evaluasi yang diperoleh dari pengguna :

1. Perangkat lunak yang dibuat sudah memenuhi kategori user-friendly

2. Diharapkan dengan digunakannya perangkat lunak sistem akan membuat sistem gudang yang

sebelumnya tidak berjalan menjadi dapat berjalan.

3. Jika sistem yang diimplementasikan berjalan dengan baik, maka sistem ini telah menjawab

permasalahan perihal ketidaktersediaan data dan kesulitan pencarian data.

4. Diharapkan kedepannya perangkat lunak ini dapat lebih dikembangkan lagi untuk menangani data

yang lebih luas dan banyak.

Evaluasi berdasarkan eight golden rules :

1. Konsistensi

Tampilan dan istilah yang digunakan pada perangkat lunak sistem, dari satu halaman ke halaman

lain memiliki konsistensi dari segi tampilan, warna, dan istilah. Hal tersebut dapat terlihat pada

screenshot yang telah ditampilkan dibawah.

Perbandingan antara 2 halaman berbeda

2. Kemudahan dengan adanya shortcut

Penggunaan icon yang besar dan dengan keterangan yang jelas telah diimplementasikan pada

perangkat lunak yang dirancang, sehingga perangkat lunak mudah dipelajari dan digunakan untuk

menyelesaikan pekerjaan lebih baik.

Contoh icon yang terdapat di dalam perangkat lunak

8

3. Umpan balik yang informatif

Untuk setiap kegiatan yang dilakukan user akan ditampilkan tanggapan yang sesuai oleh sistem,

sehingga user dapat mengetahui apakah perintah mereka berhasil dijalankan sistem atau tidak.

Contoh umpan balik yang terdapat dalam perangkat lunak

9

4. Dialog yang memandu user sampai output terpenuhi

Perangkat lunak akan secara sistematis menghantar user ke halaman-halaman yang diperlukan

untuk menyelesaikan tugas, dimana setiap halaman akan dilengkapi oleh keterangan, icon, dan

panel-panel yang jelas fungsinya.

Icon dan panel untuk memandu user

10

5. Mekanisme penanganan kesalahan sederhana

Untuk setiap kesalahan yang dilakukan, baik ketika memasukkan data ataupun merubah data, sistem

akan mengeluarkan peringatan dan saran untuk pengisian data yang sesuai. Andaikata data terlanjur

dimasukkan pun, data yang salah masih dapat diakses dan dirubah sesuai kebutuhan.

Contoh peringatan akan kesalahan

11

Halaman untuk mengedit data yang telah ada

12

6. Undo

Dalam setiap formulir, terdapat tombol untuk membatalkan perubahan. Bagi data yang telah

dimasukkan, masih dapat dirubah jika terdapat kesalahan.

Tombol pembatalan

13

7. Internal locus control

User dapat mengakses halaman yang diperbolehkan dan melakukan kegiatan terkait halaman

tersebut (insert, delete, edit) dengan mudah. Hal ini seperti memberikan kontrol terhadap user atas

perangkat lunak ini.

Panel yang memberikan kontrol kepada user

14

8. Mengurangi ingatan jangka pendek

Dengan kemudahan dalam mengakses informasi, user dapat mengkases informasi yang diperlukan

setiap saat dan tidak perlu lagi menghafal keseluruhan dari informasi yang ada.

Tabel data yang mudah diakses

15

Kelebihan :

1. Desain yang sederhana dan user-friendly.

2. Program yang ringan dan hampir dapat berjalan pada semua platform.

3. Terdapat fitur pengelolaan data yang lengkap namun sederhana dan mudah dipahami.

Kekurangan :

1. Cakupan area data yang dimuat masih termasuk sedikit.

2. Harus melakukan refresh secara manual untuk memperoleh data terbaru jika terjadi perubahan data

selama tabel dibuka. Belum menggunakan komponen AJAX.

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan evaluasi yang diperoleh setelah dilakukan presentasi di hadapan perwakilan perusahaan

PT. Elephant Agung Perkasa, inilah kesimpulan yang didapat :

1. Perangkat Lunak sistem penjualan dapat menjawab kebutuhan dari PT. Elephant Agung Perkasa.

2. Dengan adanya auto-generate laporan penjualan, mempermudah owner dalam memantau aliran

penjualan.

3. Dengan adanya perangkat lunak ini, perpindahan data di PT. Elephant Spring Bed menjadi lebih

terintegrasi.

Berdasarkan analisis dan kesimpulan yang ditarik, demikianlah saran yang dapat diberikan sebagai

pertimbangan untuk mengembangkan perangkat lunak ini :

1. Perluas cakupan data dan fungsi

Perangkat lunak sistem ini belum mencakup keseluruhan data dan sistem yang terdapat di dalam

perusahaan. Adapun sistem yang belum termasuk adalah sistem pembelian berikut data

penunjangnya. Kedepannya, diharapkan perangkat lunak ini dapat dikembangka sampai ke seluruh

area sistem di dalam perusahaan.

2. Perketat sistem keamanan

Perangkat lunak kali ini belum menggunakan teknologi enkripsi data, karena itu diharapkan jika

ingin dikembangkan, pernagkat lunak ini ditambah fitur-fitur guna menjaga keamanan lebih jauh.

16

DAFTAR PUSTAKA

Allen, J. dan Hornberger, C. (2002). Mastering PHP 4.1. Sybex.

Connolly,T dan Begg,C (2005). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and

Management, 4th Edition. Addison Wesley, Essex.

Galitz, W.O. (2007). The Essential Guide to User Interface Design: An Introduction to GUI Design

Principles and Techniques, 7th Edition. John Wiley & Sons, Inc., New York.

Hoffer, J.A. , Prescott, M.B. , McFadden, F.R. (2002). Modern Database Management, 7th Edition.

Prentice Hall, USA.

Keller,P dan Keller, Kevin L. (2006). Marketing Management. Pearson Education, Inc., New Jersey.

Kendall, K. E., dan Kendall, J. E. (2005). System analysis and Design, 6th Edition. Pearson Education, Inc.,

New Jersey.

Nugroho, B. (2004). Panduan Lengkap Menguasai Perintah SQL. MediaKita, Jakarta.

Saleh, K. A. (2009). Software Engineering. J. Ross Publishing, Inc., USA.

Schneiderman, Ben (1998). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer

Interaction, 3rd Edition. Addison Wesley Longman, Inc., USA.

Sharma, P. (2004). Software Engineering. APH Publising Corporation, New Delhi.

Sommerville, I. (2007). Software Engineering, 8th Edition. Addison Wesley Longman, Inc., USA.

Stone, Deborah L. dan Stone, Debbie. (2005). User Interface design and Evaluation. Morgan Kaufmann.

Sundar, D. (2010). Software Engineering. Laxmi Publication, New Delhi.

Tittel, E (2001). Jaringan Komputer. Erlangga, Jakarta.

Turban, E., Rainer, R.K.Jr., dan Potter, R.E. (2003). Introduction to Information Technology, 2nd Edition.

John Wiley & Sons, Inc., New York.

Welling, L. dan Thomson, L. (2003). PHP and MySQL Web Development. Sams Publishing.

Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). System Analysis and Design Method.

Yourdon, E. ( 1989 ). Modern Structural Analyst. Prentice Hall, New York.