BAB 2 LANDASAN TEORI - Library & Knowledge...

7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Khusus

2.1.1 Pengertian Knowledge Management

Menurut Dalkir (2007, p4), KM dari sudut pandang business

perspective pengelolaan pengetahuan merupakan aktivitas bisnis yang

terdiri dari dua aspek utama, yaitu:

• Ancaman pengetahuan tentang kegiatan usaha sebagai eksplisit

dari suatu perhatian bisnis yang tercermin dalam strategi,

kebijakan, dan praktek di semua tingkat organisasi serta

membuat hubungan langsung antara intelektual organisasi.

• KM adalah pendekatan kolaboratif yang terintegrasi untuk

proses penciptaan, penangkapan, pengorganisasian akses dan

penggunaan aset intelektual sebuah perusahaan.

Menurut Laudon (2010, p98), KM adalah seperangkat proses

bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan,

menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. KM

berfungsi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam

mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut

dalam proses bisnisnya.

8

Menurut Jashapara (2011, p342), KM adalah suatu proses

pembelajaran yang baik, berhubungan dengan eksplorasi, eksploitasi,

dan saling berbagi pengetahuan dengan manusia dan teknologi tepat

guna serta lingkungan budaya sebuah organisasi untuk meningkatkan

modal intelektual.

Menurut Stankosky yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM

terdiri dari memanfaatkan aset intelektual untuk meningkatkan kinerja

perusahaan.

Menurut Rigby yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM

mengembangkan sistem dan proses untuk memperoleh dan berbagi

aset intelektual. KM meningkatkan generasi informasi yang berguna,

ditindaklanjuti, bermakna dan berusaha untuk meningkatkan baik

individu dan team learning. di samping itu, dapat memaksimalkan

nilai dasar organisasi intelektual seluruh fungsi yang beragam dan

lokasi yang berbeda. KM menyatakan bahwa bisnis yang sukses

adalah sebuah koleksi bukan dari produk tetapi basis pengetahuan

yang khas. Modal intelektual ini adalah kunci yang akan memberikan

keunggulan kompetitif bagi perusahaan dengan sasaran pelanggan.

KM berusaha untuk mengakumulasi modal intelektual yang akan

menciptakan kompetensi inti yang unik dan mengakibatkan hasil yang

lebih unggul.

Menurut Chaffey (2007, p486), KM adalah suatu pengelolaan

kegiatan dan proses dalam memanfaatkan pengetahuan untuk

meningkatkan daya saing melalui penggunaan yang lebih baik serta

9

penciptaan sumber daya pengetahuan individu dan kolektif sehingga

berguna bagi perusahaan.

Tabel 2.1 Contoh representasi dari definisi KM

Authors Definition Perspective

Davenport

and Prusak

Manajemen pengetahuan ditarik dari

sumber daya yang ada, yaitu bahwa

organisasi sudah memiliki tempat yang

baik di dalam suatu sistem informasi

manajemen.

Integrasi (SI

dan SDM).

Swan et al. Setiap proses atau praktek pembuatan,

perolehan, penagkapan dan berbagi serta

menggunakan pengetahuan, di manapun

dia berada, untuk meningkatkan

pembelajaran dan kinerja dalam

organisasi.

Proses SDM.

Skyrime Penggelolaan eksplisit dan sistematis serta

proses terkait dalam menciptakan,

mengumpulkan, mengelola, menggunakan

dan mengeksploitasi dalam

mengejar tujuan organizational

Proses SDM.

Mertins et al. Semua metode, instrumen dan alat-alat

yang digunakan dalam pendekatan holistik

SI.

10

berkontribusi untuk peningkatan proses

inti pengetahuan.

Uit beijerse Pencapaian tujuan organisasi dengan

membuat pengetahuan faktor produktif

Strategi.

Newell et al.

(2009)

Meningkatkan cara-cara di mana

perusahaan menghadapi lingkungan yang

sangat bergolak dengan sebuah basis

pengetahuan yang memobilisasi dengan

maksud untuk memastikan inovasi secara

berkelanjutan.

Strategi.

Sumber : Jashapara (2011, p342)

Menurut Widayana (2005, p9) berbagai konsep dan

pendekatan KM tersebut agar konsep KM ini dapat diterapkan dalam

perusahaan dengan mudah. Dengan sistem tersebut maka perusahaan

akan dapat semakin cepat dalam menyusun strategi dan bertindak

untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di dalam

maupun di luar organisasi.

Menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p119) KM adalah

proses membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur,

menyebarkan, men-transfer, dan menerapkan informasi dan keahlian

penting merupakan bagian dari memori organisasi dan umumnya

berada di dalam organisasi dengan cara tidak terstruktur.

11

Menurut Widayana (2005,p9) KM merupakan sistem yang

dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan

menyebarkan pengetahuan dalam perusahaan. Sehingga pengetahuan

mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai

dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.

Dari beberapa teori tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa

KM adalah sebagai sebuah gudang penyimpanan virtual

untuk informasi relevan dan sangat penting untuk tugas yang

dilakukan setiap harinya oleh suatu perusahaan. Sehingga knowledge

mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai

dengan tingkat otoritas dan kompetensinya, untuk menciptakan nilai

bisnis dan keunggulan dalam bersaing.

2.1.2 Jenis-Jenis Knowledge

Menurut Polanyi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p9) ada dua

jenis knowledge yaitu:

• Tacit knowledge

Suatu bentuk pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam

bentuk kata, teks maupun gambar.

• Explicit Knowledge

Konten representasi yang telah ditangkap dalam beberapa

sumber.

12

Tabel 2.2 Perbedaan antara Tacit Knowledge dan Explicit

Knowledge

Sumber : Dalkir (2011, p10)

Menurut Tobing (2007, p9), ada dua jenis knowledge antara

lain:

• Explicit Knowledge

Segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan

didokumentasikan sehingga lebih mudah untuk di distribusikan

dan di kelola. Contoh: e-mail, surat, laporan, artikel, manual,

buku, dokumen.

• Tacit Knowledge

Knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat

di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman

Tacit Knowledge Explicit Knowledge

Mampu untuk beradaptasi, mampu mengahadapi situasi baru dan luar biasa

Mampu untuk menyebarkan, menggandakan, untuk mengakses dan menerapkan keseluruh organisasi

Sistem pakar, know-how, know-why, dan care-why

Kemampuan untuk mengajar dan melatih

Mampu untuk mengkolaborasikan, berbagi visi, dan mentransmisikan budaya

Mampu untuk mengatur, mensistematisasi, menerjamahkan visi kedalam pernyataan misi, untuk menjadi pedoman operasional.

Proses pelatihan untuk mentransfer pengetahuan dari suatu pengalaman

Mentranser pengetahuan lewat produk, pelayanan, dan proses pendokumentasian.

13

dan pekerjaannya. Contoh: Gagasan, persepsi, cara berpikir,

wawasan, keahlian atau kemahiran.

Menurut Chaffey (2007, p486), Ada dua jenis pengetahuan

dengan cara pendekatan berbeda yang dapat digunakan untuk

menyebarluaskan setiap jenis pengetahuan dalam sebuah organisasi,

yaitu:

• Explicit knowledge

merupakan rincian proses dan prosedur yang dapat

segera diungkapkan dan dicatat dalam suatu sistem

informasi.

• Tacit knowledge

suatu pengetahuan yang tidak berwujud dan tidak

dicatat karena merupakan bagian dari pikiran manusia.

2.1.3 Proses Penciptaan KM

Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir

(2011, p64), menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge

perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan

explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi,

kombinasi, dan internalisasi.

14

Gambar 2.1 Pemetaan Infrastruktur TI ke dalam Proses SECI


Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses

aktivitas dan pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan

perwujudan dari model SECI (Socialization, Externalization,

Combination, Internalization) milik Nonaka, digunakan perangkat

teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan dari

SECI:

• Sosialisasi

Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya

dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan

pertemuan bulanan). Dengan demikian SDM dapat saling

berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya

15

sehingga tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang

dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat.

Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk explicit

(dokumentasi) dari knowledge. Di dalam sistem KM yang

akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration, seperti e-mail,

diskusi elektronik, communities of practice memungkinkan

pertukaran tacit knowledge yang dimiliki seseorang sehingga

perusahaan semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide

baru, kreatif, dan inovatif. Perusahaan telah mendorong

penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya.

Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk

meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas, dan

menumbuhkan budaya belajar.

• Eksternalisasi

Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini,

yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan

menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses

eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan

mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari

knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) ke

dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat

dipublikasikan kepada yang berkepentingan. Perusahaan

telah mendatangkan expert untuk melakukan serangkaian

kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak

16

dimiliki oleh perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan

terdapat knowledge baru dalam perusahaan yang dapat

dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk

meningkatkan kompetensi sumber daya.

• Kombinasi

Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah

mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang

berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk

proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database

perusahaan dan internet untuk memperoleh sumber eksternal.

Fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge organization

system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi

(taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu

dalam proses ini. Data yang telah tersimpan dalam sistem

dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah,

keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti

pembuatan indikator-indikator kinerja. Demikian pula

content management memiliki fungsi untuk mengolah

informasi perusahaan baik terstruktur (database) maupun

tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat

mendukung proses kombinasi ini.

• Internalisasi

17

Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah

didokumentasikan dapat disebarkan, dan terjadilah

peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit

knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database

perusahaan), surat edaran atau surat keputusan, papan

pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber

external untuk dapat mendukung proses ini sistem perlu

memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen.

Content Management, selain mendukung proses kombinasi,

juga dapat memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk

proses ini adalah penerapan “learning by doing”. Fitur-fitur

terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu

terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan

(training) dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit

knowledge) menjadi tacit knowledge pada karyawan.

Menurut Setiarso (2009, p35), faktor budaya memegang

peran yang sangat penting dalam mendukung proses penciptaan

knowledge perusahaan dan keberhasilan knowledge manajemen di

perusahaan. Berbagi knowledge berarti setiap anggota perusahaan

menyadari pentingnya knowledge bagi perusahaan, bersama-sama

ingin membangun knowledge perusahaan, serta rela membangun

budaya knowledge sharing di dalam diri SDM suatu perusahaan.

18

Menurut Tjakraatmadja (2006, p111) bahwa kondisi faktor

internal, yang terdiri dari kondisi fisik (karakteristik modal terstruktur

– proses produksi, struktur produksi, sistem dan prosedur, serta

perusahaan) dan kondisi komunitas (karakteristik modal tidak

terstruktur – gaya manajerial, budaya kerja, sasaran bisnis).

Sedangkan kondisi faktor eksternal, yang digambarkan oleh

karakteristik informasi tentang kondisi kompetensi bisnis, konsumen,

pemasok, pasar dan kebijakan-kebijakan pemerintah.

2.1.4 Knowledge Management Models

2.1.4.1 The Inukshuk KM Model

Menurut Girard yang dikutip oleh Dalkir (2011,

p91) Inukshuk KM model dikembangkan untuk membantu

departemen pemerintahan Canada dalam membantu

mengelola pengetahuan. Inukshuk telah digunakan selama

berabad-abad, keterampilan membangun sebuah Inukshuk

secara tradisional melewati turun dari satu generasi ke

generasi berikutnya dengan masing-masing struktur

memiliki tujuan tertentu. Awalnya digunakan untuk

menunjukan jalan ke tempat memancing atau ke desa

terdekat di mana traveler mungkin menemukan suatu arah,

tetapi kemudian berkembang memiliki kegunaan spiritual,

menandai tempat penghakiman, dan pengambilan

19

keputusan. Secara keseluruhan Inukshuk telah berubah

menjadi simbol harapan dan persahabatan.

Gambar 2.2 Overview of the Inukshuk KM Model


Proses elemen Inukshuk secara langsung

berasal dari Model SECI. Technology dan culture

merupakan elemen struktur penting yang membantu

menjaga integritas sebuah penelitian. Measure dan

leadership ditempatkan di bagian paling atas untuk

mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh dalam

mengukur dampak KM dan menyediakan kepemimpinan

serta dukungan untuk implementasi tersebut.

MEASUREMENT

Tacit Knowledge Explicit Knowledge

Socialization

Internalization Combination

Externalization

LEADERSHIP

TECHNOLOGY CULTURE

20

2.1.5 KM untuk Individu, Komunitas dan Organisasi

Menurut Dalkir (2011, p25) KM menyediakan keuntungan-

keuntungan sebagai berikut:

1. Individual

• Membantu setiap individu dalam pekerjaannya untuk

membuat suatu

keputusan serta pemecahan masalah.

• Membangun ikatan komunitas dalam suatu organisasi.

• Membantu setiap orang untuk tetap up to date.

• Menyediakan kesempatan dan peluang untuk berkontribusi.

2. Komunitas

• Membangun kemampuan-kemampuan profesional.

• Meningkatkan proses belajar mengajar.

• Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi.

• Mengembangkan kode etik profesi untuk dipatuhi para

anggota.

3. Organisasi

• Membantu dalam menjalankan strategi.

• Membantu memecahkan masalah secara cepat.

• Menjalankan praktek kerja terbaik.

• Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk

dan layanan.

21

• Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang.

• Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam

menghadapi persaingan.

• Membangun memori perusahaan.

Menurut Dalkir (2011, 145), Knowledge Sharing Groups

(KSG) merupakan suatu komunitas yang ada dalam sejarah dan telah

berevolusi menjadi satu kesatuan organisasi dengan penekanan khusus

untuk pengembangan sosial. Teknik dan teknologi seperti jaringan

sosial disajikan sebagai cara untuk memvisualisasikan dan

menganalisa arus pengetahuan selama kegiatan, dimensi kehadiran

media sosial diperkenalkan sebagai suatu alat karakterisasi saluran

KSG. Komunitas mengacu pada sekelompok orang yang bertugas

dalam proses pengidentifikasian dengan tujuan untuk saling berbagi,

berpartisipasi dan membangun sebuah persahabatan. Komunitas dapat

di definisikan sebagai sekelompok orang secara bersama-sama

menciptakan hubungan dinamis dengan tujuan untuk saling berbagi

pengetahuan antara satu sama lain.

2.1.6 Knowledge Management System (KMS)

Menurut Tobing (2007, p8-9), KMS adalah mekanisme dan

proses terpadu dalam kegiatan penyimpanan, pemeliharaan,

pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan

dengan penciptaaan berbagai informasi menjadi aset intelektual

permanen.

22

Menurut Dalkir (2011, p207), KMS merupakan alat yang

ditujukan untuk mendukung dan mengelola seluruh pengetahuan

dalam suatu organisasi sebagai aset intelektual perusahaan.

Karakteristik kunci dari KMS adalah untuk:

• Komunikasi antara berbagai pengguna.

• Koordinasi pada aktivitas pengguna.

• Kolaborasi berbagai kelompok pengguna dalam proses

pembuatan, modifikasi, dan menyebarkan produk-produk.

• Mengkontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan

berguna dalam melacak kemajuan proyek.

Sedangkan menurut Rainer (2011, p147), KMS merupakan

suatu TI modern dengan menggunakan teknologi internet, intranet,

ekstranet, dan tempat penyimpanan data secara sistematisasi. KMS

menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi, di antaranya

adalah untuk:

• Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi.

• Menemukan dan mengakses.

• Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi.

• Penelusuran.

2.1.7 Knowledge Management Cycle (KMC)

Menurut Bukowitz dan Williams yang dikutip oleh Dalkir

(2011, p38), KMC adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari

tempat penyimpanan pengetahuan, hubungan, TI, infrastuktur

23

komunikasi, keahlian fungsional, lingkungan, kecerdasan organisasi

dan sumber daya eksternal.

Menurut Meyer dan Zack yang dikutip oleh Dalkir

(2011,p33), KMC adalah berasal dari pekerjaan pada desain dan

pengembangan produk informasi. pelajaran yang dipetik dari siklus

produk fisik dapat diterapkan untuk pengelolaan aset pengetahuan.

Menurut MCElroy yang dikutip oleh Dalkir (2011,p42),

KMC menggambarkan siklus pengetahuan hidup yang terdiri dari

proses produksi pengetahuan dan integrasi pengetahuan, dengan

serangkaian umpan balik ke memori organisasi, keyakinan, dan klaim

dan lingkungan bisnis pengolahan.

2.1.8 Knowledge Management System Cycle

Menurut Turban dan Volonino (2010, p394) KM memiliki

suatu siklus yang terdiri dari enam langkah fungsi (lihat Gambar 2.3).

Alasan sistem tersebut berada dalam siklus karena knowledge secara

dinamik disempurnakan dari waktu ke waktu. Knowledge dalam suatu

sistem KM yang baik tidak akan pernah sempurna, karena seiring

berjalannnya waktu keadaan lingkungan terus berubah dan knowledge

harus selalu update untuk merepresentasikan perubahan tersebut.

Fungsi siklus KM menurut Turban dan Volonino (2010,

p394) meliputi :

24

Create Capture

Disseminat

Manage

Store

Refine Knowledge

a) Create Knowledge : knowledge tercipta sebagai suatu

cara baru dalam melakukan sesuatu atau

mengembangkan know-how, terkadang external

knowledge termasuk di dalamnya.

b) Capture Knowledge: knowledge baru harus

diidentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan dapat

direpresentasikan dengan beralasan.

c) Refine Knowledge: knowledge baru harus ditempatkan

dalam suatu makna sehingga dapat ditindaklanjuti.

d) Store Knowledge: knowledge yang berguna harus

disimpan dalam knowledge repository dengan format

sistematis, sehingga semua bagian dalam organisasi

dapat mengaksesnya.

e) Manage Knowledge: knowledge harus tetap update dan

dapat di review untuk memastikan knowledge tersebut

relevan dan akurat.

f) Disseminate Knowledge: knowledge harus tersedia

dalam format yang berguna bagi organisasi kapan dan

di mana saat dibutuhkannya.

25

Gambar 2.3 Siklus Knowledge Management menurut Turban

dan Volonino (2010).

Tobing mendefisikan bahwa (2007, p25) siklus utama dalam

KM yaitu proses knowledge creation, knowledge retention, knowledge

sharing/transfer, knowledge utilization. Di mana salah satu proses

utamanya adalah knowledge sharing/transfer, maksudnya adalah

penciptaan kesempatan yang luas untuk pembelajaran seluruh anggota

organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara

mandiri.

2.1.9 Manfaat KM pada Perusahaan

Keuntungan dan manfaat KM bagi perusahaan menurut

Tobing (2007, p38), cukup beragam dan banyak. Di antaranya adalah:

• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

• Meningkatkan kualitas dalam penanganan pelanggan.

• Menekan biaya pengeluaran perusahaan.

• Meningkatkan profit bagi perusahaan.

• Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan.

• Cara kerja menjadi lebih baik dari sebelumnya.

• Meningkatkan pangsa pasar.

• Menyempurnakan pengembangan produk terbaru.

• Meningkatkan mutu produk dan layanan.

26

Menurut Andriarto, et al (2008, p3) KM memiliki manfaat

serta fungsi penting yang terbagi dalam empat hal yaitu:

mengidentifikasi aset kunci dari knowledge ada di dalam perusahaan,

merefleksikan apa yang organisasi diketahui, saling berbagi segala

knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya, menerapkan

penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Namun dari sekian banyak keuntungan yang ditawarkan oleh

KM, penelitian dari Anantatmula yang dikutip oleh Tobing (2007,

p38), menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai

oleh perusahaan dari hasil implementasi KM adalah Meningkatkan

kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan keterampilan karyawan,

dan meningkatkan mutu produk serta layanan.

2.1.10 Knowledge Taxonomy (KT)

Menurut Dalkir (2011, p124), dapat dianggap sebagai

bangunan dari suatu pengetahuan dan keahlian, taxonomy merupakan

sistem aplikasi dasar yang berguna untuk memaparkan konsep-konsep

dalam bentuk Hierarchical Model. Semakin tinggi suatu konsep

diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan. Begitu juga

sebaliknya, semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik

nama dari satu subclass.

Konsep penting yang menggaris bawahi taksonomi adalah

gagasan tentang turunan. Setiap node merupakan suatu sub kelompok

27

dari kelas atasnya, itu mengartikan bahwa simpul yang lebih tinggi

akan di pindahkan dari kelas induk ke kelas anak/cabang.

Gambar 2.4 Example of Knowledge Taxonomy


Taksonomi adalah suatu skema klasifikasi kelompok yang

saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis

konsep hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian

tentang kategori secara umum dibandingkan contoh atau kasus

khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat pribadi, seperti contoh

penamaan pada sebuah folder pribadi.

2.1.11 Kriteria Keberhasilan Implementasi KM

Menurut Tobing (2007, p137) kunci sukses dari KM adalah

knowledge sharing, karena melalui knowledge sharing terjadi

peningkatan value dari knowledge yang dimiliki perusahaan.

28

Seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan

knowledge miliknya, tetapi justru melipat gandakan nilai dari

knowledge tersebut apabila sudah dimanfaatkan oleh banyak orang.

Budaya berbagi pengetahuan merupakan fondasi bagi proses learning,

di mana proses learning memperluas inovasi dan dengan inovasi

perusahaan dapat tumbuh dan bertahan.

Menurut Tobing (2007, p137) elemen-elemen penting budaya

sharing terdiri dari beberapa hal, yaitu:

a) Keterlibatan pemimpin memberi keteladanan serta

monitoring.

b) Membangun kepercayaan dan keterbukaan.

c) Mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi.

d) Apresiasi terhadap knowledge, pembelajaran,dan inovasi.

e) Memiliki struktur organisasi yang mendukung dan adaptif.

Menurut Nonaka dan Ichijo (2007, p288) sharing knowledge

dalam suatu organisasi merupakan sebuah pemicu serta sebuah

langkah awal dari suksesnya penciptaan knowledge. Knowledge

cenderung personal dan konseptual serta lebih banyak berupa tacit

knowldge, oleh sebab itu ketika knowledge disebarkan maka secara

perlahan knowledge tersebut berpindah dari satu individu ke individu

lainnya melalui komunikasi.

2.2 Analisis dan Rancangan Sistem Informasi

2.2.1 Analisis Sistem

29

Analisis sistem menurut Bently dan Whitten (2007, p160)

adalah suatu teknik pemecahan masalah yang mengurangi sistem

menjadi potongan-potongan komponen untuk tujuan mempelajari

seberapa baik bagian-bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan.

Menurut Laudon (2010, p208) analisis sistem adalah suatu

masalah yang coba diselesaikan perusahaan dengan SI. Tahap ini

terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian

solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh

suatu solusi sistem.

Analisis sistem menurut McLeod dan Schell (2007, p154),

adalah suatu penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan.

Maka simpulan dari analisis sistem adalah suatu penelitian

sistem yang ada untuk mendapatkan kebutuhan informasi untuk

merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan.

2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Laudon (2008, p210) perancangan sistem adalah

keseluruhan rencana atau model untuk sistem. Perancangan sistem

menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem dalam

memenuhi kebutuhan informasi.

30

Perancangan sistem berdasarkan pendapat Stair dan Reynolds

(2010, p497), adalah fase pengembangan sistem dengan cara

mendefinisikan bagaimana SI akan melakukan apa yang harus

dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah.

Sedangkan menurut Satzinger et al., (2010, p4) perancangan

sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponen-

komponen dari SI harus diimplementasikan secara fisik.

Menurut McLeod dan Schell (2011, p192), perancangan

sistem adalah proses penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru

dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dan memberikan

gambaran serta perancangan bangun secara lengkap dari pihak terlibat

di dalamnya.

Simpulan dari perancangan sistem adalah suatu spesifikasi

dengan cara melakukan fungsi-fungsi yang telah diidentifikasi pada

saat analisis sistem dengan tujuan untuk menangani dan mengatasi

masalah.

2.3 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design

Menurut Satzinger et al (2010, p60) pengertian Object-Oriented

Analysis (OOA) and Design with the Unified Process (OOD) adalah:

• Object Oriented Programming (OOP) menuliskan tentang

pernyataan dalam bahasa pemrograman untuk mendifinisikan

tipe dari masing-masing objek.

31

• Object-Orientied Analysis (OOA) adalah semua jenis objek

yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukan

interaksi pengguna apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem

komputer yang dapat merespon pesan-pesan.

• Object-Oriented Design (OOD) adalah semua jenis objek yang

diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat

dalam sistem, menunjukan bagaimana objek berinteraksi untuk

meyelesaikan tugas, dan menyempurnakan definisi dari

masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan

dengan bahasa tertentu.

Sedangkan menurut Whitten et al (2007, p25), Object-Oriented

Analysis and Design (OOAD) merupakan suatu kumpulan alat dan teknik

untuk mengembangkan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi objek

untuk membangun sebuah sistem dan piranti lunak.

2.4 Permodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

2.4.1 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Satzinger (2010, p61), Unified Modeling Language

(UML) merupakan suatu set standar konstruksi model dan notasi yang

dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek.

Dengan menggunakan UML, analis dan penggguna akhir mampu

32

untuk menggambarkan dan mengerti berbagai diagram spesifik yang

digunakan dalam proyek pengembangan suatu sistem.

Menurut Chaffey (2007, p516), UML adalah suatu bahasa

yang digunakan untuk menjelaskan, memvisualisasikan, dan

mendokumentasikan data dan informasi kedalam sistem yang

berorientasi objek. UML memberikan akses untuk mengenalkan dan

menjelaskan bagaimana model suatu objek dapat diterapkan untuk

menganalisis proses dari alur kerja.

Simpulan dari UML adalah suatu teknik yang

menggambarkan proses alur kerja dan didokumentasikan kedalam

sistem berorientasi objek dengan tujuan untuk membantu dan

mempermudah para pengguna dalam membuat diagram dalam

pengembangan suatu sistem.

2.4.2 Activity Diagram

Menurut Satzinger (2010, p141), activity diagram adalah

jenis diagram alur kerja yang menggambarkan tentang kegiatan

pengguna dan alur sekuensial. Aktivitas diagram hanyalah sebuah

diagram alur yang menggambarkan berbagai kegiatan pengguna

maupun sistem.

33

Gambar 2.5 Activity Diagram Symbol

Sumber : Satzinger (2010, p142)

2.4.3 Class Diagram

Menurut Satzinger (2010, p60), dapat diartikan bahwa class

diagram adalah suatu model grafik yang digunakan dalam pendekatan

object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek di dalam

sistem.

34

Gambar 2.6 Class Diagram


Menurut McLeod dan Scheel (2007, p164), class diagram

adalah suatu teknik secara grafis yang dapat menggambarkan

hubungan antar data sekaligus menunjukan tindakan-tindakan apa

yang akan dilakukan terhadap data. Teknik ini dinamakan diagram

kelas dan merupakan salah satu model berorientasi objek. Objek

adalah satu konsep dalam TI, terdiri dari data, tindakan yang akan

dilakukan dan menandakan suatu hubungan.

2.4.4 Domain Model Class Diagram

Domain model class diagram menurut Satzinger et al. (2010,

p187), adalah sebuah UML class diagram yang menggambarkan cara

kerja problem domain classes, associations, dan attributes.

Tabel 2.3 Notasi Class Diagram

35

Class

Multiply

0..1 ; 1 ; 1..1 ; 0..* ; * ; 1..*

Communication

-End1 -End2

* *

Sumber : Satzinger et al. (2010)

Keterangan tambahan mengenai isi dari domain class

diagram:

• Atribute: karakteristik dari sebuah objek yang memiliki nilai

seperti ukuran, bentuk, warna, lokasi dan lain sebagainya.

• Class: Tipe atau klasifikasi dari objek yang sama.

• Methods: Behaviours atau operasi sebagai gambaran apa yang

dapat dilakukan oleh sebuah objek.

• Message: Komunikasi dari objek yang saling berhubungan.

36

2.4.5 Use Case

Menurut Satzinger (2010, p242), use case adalah suatu

aktivitas sistem yang melaksanakan tugas, biasanya dalam

menanggapi permintaan oleh pengguna. Masing-masing use case

didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan fungsional.

Use Case juga menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan

suatu proses pengulangan.

Menurut Chaffey (2007, P518) use case merupakan urutan

transaki-transaksi antara aktor dan sistem yang mendukung aktivitas

pada aktor. Use Case memaparkan aktivitas dan tugas yang

merupakan suatu bagian antara aktor dan sistem, kemudian

menjabarkan kebutuhan-kebutuhan pada suatu sistem dari masing-

masing aktor.

Gambar 2.7 A simple Use Case with an actor


Menurut McLeod dan Scheel (2007, p201), use case adalah

deskriptif ringkasan suatu dialog yang terjadi antara sistem primer dan

37

sekunder. Ada dua format use case, pertama adalah naratif

berkelanjutan dengan masing-masing tindakan diberi nomor secara

berurutan, kedua disebut format ping pong, sebab terdiri dari dua

naratif dan nomor menandai bagaimana tugas dilaksanakan secara

bergantian.

2.4.6 System Sequence Diagam (SSD)

Menurut Satzinger (2010, p242) System Sequence Diagram

(SSD) digunakan untuk menggambarkan alur informasi yang masuk

dan keluar dari sistem secara otomatis.

Gambar 2.8 Sample System Sequence Diagram


38

Sistem adalah suatu objek yang mewakili sistem secara

keseluruhan, didalam SSD dan semua diagram interaksi suatu analisis

menggunakan notasi objek, di mana notasi tersebut menunjukan

bahwa kotak mengacu pada objek individu. Dalam diagram interaksi,

pesan yang dikirim dan diterima yaitu oleh objek individu bukan oleh

class.

2.4.7 User Interface

Menurut Satzinger et al. (2010, p531), User Interface (UI)

adalah sistem itu sendiri dan merupakan segala sesuatu yang

berhubungan dengan end user saat sedang menggunakan sistem

seperti fisik, perseptual, dan konseptual. Shneiderman (2010, p88-89)

mengemukakan delapan aturan yang dapat digunakan sebagai dasar

petunjuk yang baik untuk merancang suatu UI. Delapan aturan ini

disebut dengan Eight Golden Rules of Interface Design, yaitu:

• Berusaha konsisten.

Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah,

dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta

layar bantuan.

• Memungkinkan pengguna untuk menggunakan

shortcut.

Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk

meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan

39

singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan

fasilitas makro.

• Memberikan umpan balik informative.

Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan

suatu sistem umpan balik. Misalnya muncul suatu suara

ketika salah menekan tombol pada waktu memasukan

data atau muncul pesan kesalahannya.

• Merancang dialog untuk menghasilkan suatu

penutupan.

Umpan balik informatif akan memberikan indikasi

penutupan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan

dapat mempersiapkan langkah berikutnya.

• Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana.

Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna

tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan

terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat

dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah

dipahami untuk penanganan kesalahan.

• Mudah kembali ke tindakan sebelumnya.

Hal ini dapat mengurangi ke khawatiran pengguna,

karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan

dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk

40

mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa

digunakan.

• Mendukung tempat pengendali internal.

Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem

akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna dari

pada pengguna merasa bahwa sistem mengkontrol

pengguna.

• Mengurangi beban ingatan jangka pendek.

Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan

sederhana atau banyak tampilan halaman yang sebaiknya

disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk

kode, dan urutan tindakan.

2.5 Kerangka Berpikir

PT. Cipta KreasiSandang Mandiri merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang retail garment. Divisi marketing pada perusahaan ini

merupakan divisi terpenting dalam perusahaan, karena seluruh proses distribusi

barang yang dilakukan dinaungi oleh divisi ini. Masalah yang terjadi di dalam

divisi ini adalah turnover karyawan yang tinggi dan belum adanya sarana yang

menjadi wadah bagi knowledge karyawan sehingga knowledge yang dimiliki

karyawan dapat hilang begitu saja.

Untuk mengatasi masalah yang telah disebutkan diatas maka dibuat

portal knowledge management. Diharapkan dapat memudahkan karyawan

perusahaan untuk dapat saling berbagi knowledge yang dimiliki oleh mereka.

41

Dalam penyusunan skripsi sesuai dengan topik yang diambil,

dibutuhkan kerangka berpikir untuk mempermudah dalam penyusunannya,

berikut urutannya:

Tabel 2.4 Kerangka Pikir

Problems

Belum adanya sarana yang

berfungsi sebagai wadah

atau penyimpanan

knowledge karyawan.

Belum adanya sarana

untuk mendokumentasikan

informasi - informasi

penting mengenai

perusahaan.

Solution

Membuat portal Knowledge Management.

Approach

Model KM

(Inukshuk)

Software Development

Software specification and

design : UML

Software Construction :

Notepad ++

BAB 2 LANDASAN TEORI - Library & Knowledge...

Documents

Transcript of BAB 2 LANDASAN TEORI - Library & Knowledge...