7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Khusus
2.1.1 Pengertian Knowledge Management
Menurut Dalkir (2007, p4), KM dari sudut pandang business
perspective pengelolaan pengetahuan merupakan aktivitas bisnis yang
terdiri dari dua aspek utama, yaitu:
• Ancaman pengetahuan tentang kegiatan usaha sebagai eksplisit
dari suatu perhatian bisnis yang tercermin dalam strategi,
kebijakan, dan praktek di semua tingkat organisasi serta
membuat hubungan langsung antara intelektual organisasi.
• KM adalah pendekatan kolaboratif yang terintegrasi untuk
proses penciptaan, penangkapan, pengorganisasian akses dan
penggunaan aset intelektual sebuah perusahaan.
Menurut Laudon (2010, p98), KM adalah seperangkat proses
bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan,
menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. KM
berfungsi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam
mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut
dalam proses bisnisnya.
8
Menurut Jashapara (2011, p342), KM adalah suatu proses
pembelajaran yang baik, berhubungan dengan eksplorasi, eksploitasi,
dan saling berbagi pengetahuan dengan manusia dan teknologi tepat
guna serta lingkungan budaya sebuah organisasi untuk meningkatkan
modal intelektual.
Menurut Stankosky yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM
terdiri dari memanfaatkan aset intelektual untuk meningkatkan kinerja
perusahaan.
Menurut Rigby yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM
mengembangkan sistem dan proses untuk memperoleh dan berbagi
aset intelektual. KM meningkatkan generasi informasi yang berguna,
ditindaklanjuti, bermakna dan berusaha untuk meningkatkan baik
individu dan team learning. di samping itu, dapat memaksimalkan
nilai dasar organisasi intelektual seluruh fungsi yang beragam dan
lokasi yang berbeda. KM menyatakan bahwa bisnis yang sukses
adalah sebuah koleksi bukan dari produk tetapi basis pengetahuan
yang khas. Modal intelektual ini adalah kunci yang akan memberikan
keunggulan kompetitif bagi perusahaan dengan sasaran pelanggan.
KM berusaha untuk mengakumulasi modal intelektual yang akan
menciptakan kompetensi inti yang unik dan mengakibatkan hasil yang
lebih unggul.
Menurut Chaffey (2007, p486), KM adalah suatu pengelolaan
kegiatan dan proses dalam memanfaatkan pengetahuan untuk
meningkatkan daya saing melalui penggunaan yang lebih baik serta
9
penciptaan sumber daya pengetahuan individu dan kolektif sehingga
berguna bagi perusahaan.
Tabel 2.1 Contoh representasi dari definisi KM
Authors Definition Perspective
Davenport
and Prusak
Manajemen pengetahuan ditarik dari
sumber daya yang ada, yaitu bahwa
organisasi sudah memiliki tempat yang
baik di dalam suatu sistem informasi
manajemen.
Integrasi (SI
dan SDM).
Swan et al. Setiap proses atau praktek pembuatan,
perolehan, penagkapan dan berbagi serta
menggunakan pengetahuan, di manapun
dia berada, untuk meningkatkan
pembelajaran dan kinerja dalam
organisasi.
Proses SDM.
Skyrime Penggelolaan eksplisit dan sistematis serta
proses terkait dalam menciptakan,
mengumpulkan, mengelola, menggunakan
dan mengeksploitasi dalam
mengejar tujuan organizational
Proses SDM.
Mertins et al. Semua metode, instrumen dan alat-alat
yang digunakan dalam pendekatan holistik
SI.
10
berkontribusi untuk peningkatan proses
inti pengetahuan.
Uit beijerse Pencapaian tujuan organisasi dengan
membuat pengetahuan faktor produktif
Strategi.
Newell et al.
(2009)
Meningkatkan cara-cara di mana
perusahaan menghadapi lingkungan yang
sangat bergolak dengan sebuah basis
pengetahuan yang memobilisasi dengan
maksud untuk memastikan inovasi secara
berkelanjutan.
Strategi.
Sumber : Jashapara (2011, p342)
Menurut Widayana (2005, p9) berbagai konsep dan
pendekatan KM tersebut agar konsep KM ini dapat diterapkan dalam
perusahaan dengan mudah. Dengan sistem tersebut maka perusahaan
akan dapat semakin cepat dalam menyusun strategi dan bertindak
untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di dalam
maupun di luar organisasi.
Menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p119) KM adalah
proses membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur,
menyebarkan, men-transfer, dan menerapkan informasi dan keahlian
penting merupakan bagian dari memori organisasi dan umumnya
berada di dalam organisasi dengan cara tidak terstruktur.
11
Menurut Widayana (2005,p9) KM merupakan sistem yang
dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan
menyebarkan pengetahuan dalam perusahaan. Sehingga pengetahuan
mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai
dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Dari beberapa teori tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa
KM adalah sebagai sebuah gudang penyimpanan virtual
untuk informasi relevan dan sangat penting untuk tugas yang
dilakukan setiap harinya oleh suatu perusahaan. Sehingga knowledge
mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai
dengan tingkat otoritas dan kompetensinya, untuk menciptakan nilai
bisnis dan keunggulan dalam bersaing.
2.1.2 Jenis-Jenis Knowledge
Menurut Polanyi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p9) ada dua
jenis knowledge yaitu:
• Tacit knowledge
Suatu bentuk pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam
bentuk kata, teks maupun gambar.
• Explicit Knowledge
Konten representasi yang telah ditangkap dalam beberapa
sumber.
12
Tabel 2.2 Perbedaan antara Tacit Knowledge dan Explicit
Knowledge
Sumber : Dalkir (2011, p10)
Menurut Tobing (2007, p9), ada dua jenis knowledge antara
lain:
• Explicit Knowledge
Segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan
didokumentasikan sehingga lebih mudah untuk di distribusikan
dan di kelola. Contoh: e-mail, surat, laporan, artikel, manual,
buku, dokumen.
• Tacit Knowledge
Knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat
di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Mampu untuk beradaptasi, mampu mengahadapi situasi baru dan luar biasa
Mampu untuk menyebarkan, menggandakan, untuk mengakses dan menerapkan keseluruh organisasi
Sistem pakar, know-how, know-why, dan care-why
Kemampuan untuk mengajar dan melatih
Mampu untuk mengkolaborasikan, berbagi visi, dan mentransmisikan budaya
Mampu untuk mengatur, mensistematisasi, menerjamahkan visi kedalam pernyataan misi, untuk menjadi pedoman operasional.
Proses pelatihan untuk mentransfer pengetahuan dari suatu pengalaman
Mentranser pengetahuan lewat produk, pelayanan, dan proses pendokumentasian.
13
dan pekerjaannya. Contoh: Gagasan, persepsi, cara berpikir,
wawasan, keahlian atau kemahiran.
Menurut Chaffey (2007, p486), Ada dua jenis pengetahuan
dengan cara pendekatan berbeda yang dapat digunakan untuk
menyebarluaskan setiap jenis pengetahuan dalam sebuah organisasi,
yaitu:
• Explicit knowledge
merupakan rincian proses dan prosedur yang dapat
segera diungkapkan dan dicatat dalam suatu sistem
informasi.
• Tacit knowledge
suatu pengetahuan yang tidak berwujud dan tidak
dicatat karena merupakan bagian dari pikiran manusia.
2.1.3 Proses Penciptaan KM
Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir
(2011, p64), menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge
perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan
explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi,
kombinasi, dan internalisasi.
14
Gambar 2.1 Pemetaan Infrastruktur TI ke dalam Proses SECI
Sumber : Dalkir (2011, p66)
Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses
aktivitas dan pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan
perwujudan dari model SECI (Socialization, Externalization,
Combination, Internalization) milik Nonaka, digunakan perangkat
teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan dari
SECI:
• Sosialisasi
Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya
dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan
pertemuan bulanan). Dengan demikian SDM dapat saling
berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya
15
sehingga tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang
dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat.
Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk explicit
(dokumentasi) dari knowledge. Di dalam sistem KM yang
akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration, seperti e-mail,
diskusi elektronik, communities of practice memungkinkan
pertukaran tacit knowledge yang dimiliki seseorang sehingga
perusahaan semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide
baru, kreatif, dan inovatif. Perusahaan telah mendorong
penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya.
Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk
meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas, dan
menumbuhkan budaya belajar.
• Eksternalisasi
Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini,
yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan
menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses
eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan
mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari
knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) ke
dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat
dipublikasikan kepada yang berkepentingan. Perusahaan
telah mendatangkan expert untuk melakukan serangkaian
kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak
16
dimiliki oleh perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan
terdapat knowledge baru dalam perusahaan yang dapat
dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk
meningkatkan kompetensi sumber daya.
• Kombinasi
Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah
mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang
berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk
proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database
perusahaan dan internet untuk memperoleh sumber eksternal.
Fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge organization
system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi
(taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu
dalam proses ini. Data yang telah tersimpan dalam sistem
dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah,
keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti
pembuatan indikator-indikator kinerja. Demikian pula
content management memiliki fungsi untuk mengolah
informasi perusahaan baik terstruktur (database) maupun
tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat
mendukung proses kombinasi ini.
• Internalisasi
17
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah
didokumentasikan dapat disebarkan, dan terjadilah
peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit
knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database
perusahaan), surat edaran atau surat keputusan, papan
pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber
external untuk dapat mendukung proses ini sistem perlu
memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen.
Content Management, selain mendukung proses kombinasi,
juga dapat memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk
proses ini adalah penerapan “learning by doing”. Fitur-fitur
terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu
terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan
(training) dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit
knowledge) menjadi tacit knowledge pada karyawan.
Menurut Setiarso (2009, p35), faktor budaya memegang
peran yang sangat penting dalam mendukung proses penciptaan
knowledge perusahaan dan keberhasilan knowledge manajemen di
perusahaan. Berbagi knowledge berarti setiap anggota perusahaan
menyadari pentingnya knowledge bagi perusahaan, bersama-sama
ingin membangun knowledge perusahaan, serta rela membangun
budaya knowledge sharing di dalam diri SDM suatu perusahaan.
18
Menurut Tjakraatmadja (2006, p111) bahwa kondisi faktor
internal, yang terdiri dari kondisi fisik (karakteristik modal terstruktur
– proses produksi, struktur produksi, sistem dan prosedur, serta
perusahaan) dan kondisi komunitas (karakteristik modal tidak
terstruktur – gaya manajerial, budaya kerja, sasaran bisnis).
Sedangkan kondisi faktor eksternal, yang digambarkan oleh
karakteristik informasi tentang kondisi kompetensi bisnis, konsumen,
pemasok, pasar dan kebijakan-kebijakan pemerintah.
2.1.4 Knowledge Management Models
2.1.4.1 The Inukshuk KM Model
Menurut Girard yang dikutip oleh Dalkir (2011,
p91) Inukshuk KM model dikembangkan untuk membantu
departemen pemerintahan Canada dalam membantu
mengelola pengetahuan. Inukshuk telah digunakan selama
berabad-abad, keterampilan membangun sebuah Inukshuk
secara tradisional melewati turun dari satu generasi ke
generasi berikutnya dengan masing-masing struktur
memiliki tujuan tertentu. Awalnya digunakan untuk
menunjukan jalan ke tempat memancing atau ke desa
terdekat di mana traveler mungkin menemukan suatu arah,
tetapi kemudian berkembang memiliki kegunaan spiritual,
menandai tempat penghakiman, dan pengambilan
19
keputusan. Secara keseluruhan Inukshuk telah berubah
menjadi simbol harapan dan persahabatan.
Gambar 2.2 Overview of the Inukshuk KM Model
Sumber : Dalkir (2011, p91)
Proses elemen Inukshuk secara langsung
berasal dari Model SECI. Technology dan culture
merupakan elemen struktur penting yang membantu
menjaga integritas sebuah penelitian. Measure dan
leadership ditempatkan di bagian paling atas untuk
mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh dalam
mengukur dampak KM dan menyediakan kepemimpinan
serta dukungan untuk implementasi tersebut.
MEASUREMENT
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Socialization
Internalization Combination
Externalization
LEADERSHIP
TECHNOLOGY CULTURE
20
2.1.5 KM untuk Individu, Komunitas dan Organisasi
Menurut Dalkir (2011, p25) KM menyediakan keuntungan-
keuntungan sebagai berikut:
1. Individual
• Membantu setiap individu dalam pekerjaannya untuk
membuat suatu
keputusan serta pemecahan masalah.
• Membangun ikatan komunitas dalam suatu organisasi.
• Membantu setiap orang untuk tetap up to date.
• Menyediakan kesempatan dan peluang untuk berkontribusi.
2. Komunitas
• Membangun kemampuan-kemampuan profesional.
• Meningkatkan proses belajar mengajar.
• Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi.
• Mengembangkan kode etik profesi untuk dipatuhi para
anggota.
3. Organisasi
• Membantu dalam menjalankan strategi.
• Membantu memecahkan masalah secara cepat.
• Menjalankan praktek kerja terbaik.
• Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk
dan layanan.
21
• Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang.
• Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam
menghadapi persaingan.
• Membangun memori perusahaan.
Menurut Dalkir (2011, 145), Knowledge Sharing Groups
(KSG) merupakan suatu komunitas yang ada dalam sejarah dan telah
berevolusi menjadi satu kesatuan organisasi dengan penekanan khusus
untuk pengembangan sosial. Teknik dan teknologi seperti jaringan
sosial disajikan sebagai cara untuk memvisualisasikan dan
menganalisa arus pengetahuan selama kegiatan, dimensi kehadiran
media sosial diperkenalkan sebagai suatu alat karakterisasi saluran
KSG. Komunitas mengacu pada sekelompok orang yang bertugas
dalam proses pengidentifikasian dengan tujuan untuk saling berbagi,
berpartisipasi dan membangun sebuah persahabatan. Komunitas dapat
di definisikan sebagai sekelompok orang secara bersama-sama
menciptakan hubungan dinamis dengan tujuan untuk saling berbagi
pengetahuan antara satu sama lain.
2.1.6 Knowledge Management System (KMS)
Menurut Tobing (2007, p8-9), KMS adalah mekanisme dan
proses terpadu dalam kegiatan penyimpanan, pemeliharaan,
pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan
dengan penciptaaan berbagai informasi menjadi aset intelektual
permanen.
22
Menurut Dalkir (2011, p207), KMS merupakan alat yang
ditujukan untuk mendukung dan mengelola seluruh pengetahuan
dalam suatu organisasi sebagai aset intelektual perusahaan.
Karakteristik kunci dari KMS adalah untuk:
• Komunikasi antara berbagai pengguna.
• Koordinasi pada aktivitas pengguna.
• Kolaborasi berbagai kelompok pengguna dalam proses
pembuatan, modifikasi, dan menyebarkan produk-produk.
• Mengkontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan
berguna dalam melacak kemajuan proyek.
Sedangkan menurut Rainer (2011, p147), KMS merupakan
suatu TI modern dengan menggunakan teknologi internet, intranet,
ekstranet, dan tempat penyimpanan data secara sistematisasi. KMS
menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi, di antaranya
adalah untuk:
• Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi.
• Menemukan dan mengakses.
• Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi.
• Penelusuran.
2.1.7 Knowledge Management Cycle (KMC)
Menurut Bukowitz dan Williams yang dikutip oleh Dalkir
(2011, p38), KMC adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari
tempat penyimpanan pengetahuan, hubungan, TI, infrastuktur
23
komunikasi, keahlian fungsional, lingkungan, kecerdasan organisasi
dan sumber daya eksternal.
Menurut Meyer dan Zack yang dikutip oleh Dalkir
(2011,p33), KMC adalah berasal dari pekerjaan pada desain dan
pengembangan produk informasi. pelajaran yang dipetik dari siklus
produk fisik dapat diterapkan untuk pengelolaan aset pengetahuan.
Menurut MCElroy yang dikutip oleh Dalkir (2011,p42),
KMC menggambarkan siklus pengetahuan hidup yang terdiri dari
proses produksi pengetahuan dan integrasi pengetahuan, dengan
serangkaian umpan balik ke memori organisasi, keyakinan, dan klaim
dan lingkungan bisnis pengolahan.
2.1.8 Knowledge Management System Cycle
Menurut Turban dan Volonino (2010, p394) KM memiliki
suatu siklus yang terdiri dari enam langkah fungsi (lihat Gambar 2.3).
Alasan sistem tersebut berada dalam siklus karena knowledge secara
dinamik disempurnakan dari waktu ke waktu. Knowledge dalam suatu
sistem KM yang baik tidak akan pernah sempurna, karena seiring
berjalannnya waktu keadaan lingkungan terus berubah dan knowledge
harus selalu update untuk merepresentasikan perubahan tersebut.
Fungsi siklus KM menurut Turban dan Volonino (2010,
p394) meliputi :
24
Create Capture
Disseminat
Manage
Store
Refine Knowledge
a) Create Knowledge : knowledge tercipta sebagai suatu
cara baru dalam melakukan sesuatu atau
mengembangkan know-how, terkadang external
knowledge termasuk di dalamnya.
b) Capture Knowledge: knowledge baru harus
diidentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan dapat
direpresentasikan dengan beralasan.
c) Refine Knowledge: knowledge baru harus ditempatkan
dalam suatu makna sehingga dapat ditindaklanjuti.
d) Store Knowledge: knowledge yang berguna harus
disimpan dalam knowledge repository dengan format
sistematis, sehingga semua bagian dalam organisasi
dapat mengaksesnya.
e) Manage Knowledge: knowledge harus tetap update dan
dapat di review untuk memastikan knowledge tersebut
relevan dan akurat.
f) Disseminate Knowledge: knowledge harus tersedia
dalam format yang berguna bagi organisasi kapan dan
di mana saat dibutuhkannya.
25
Gambar 2.3 Siklus Knowledge Management menurut Turban
dan Volonino (2010).
Tobing mendefisikan bahwa (2007, p25) siklus utama dalam
KM yaitu proses knowledge creation, knowledge retention, knowledge
sharing/transfer, knowledge utilization. Di mana salah satu proses
utamanya adalah knowledge sharing/transfer, maksudnya adalah
penciptaan kesempatan yang luas untuk pembelajaran seluruh anggota
organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara
mandiri.
2.1.9 Manfaat KM pada Perusahaan
Keuntungan dan manfaat KM bagi perusahaan menurut
Tobing (2007, p38), cukup beragam dan banyak. Di antaranya adalah:
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
• Meningkatkan kualitas dalam penanganan pelanggan.
• Menekan biaya pengeluaran perusahaan.
• Meningkatkan profit bagi perusahaan.
• Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan.
• Cara kerja menjadi lebih baik dari sebelumnya.
• Meningkatkan pangsa pasar.
• Menyempurnakan pengembangan produk terbaru.
• Meningkatkan mutu produk dan layanan.
26
Menurut Andriarto, et al (2008, p3) KM memiliki manfaat
serta fungsi penting yang terbagi dalam empat hal yaitu:
mengidentifikasi aset kunci dari knowledge ada di dalam perusahaan,
merefleksikan apa yang organisasi diketahui, saling berbagi segala
knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya, menerapkan
penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Namun dari sekian banyak keuntungan yang ditawarkan oleh
KM, penelitian dari Anantatmula yang dikutip oleh Tobing (2007,
p38), menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai
oleh perusahaan dari hasil implementasi KM adalah Meningkatkan
kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan keterampilan karyawan,
dan meningkatkan mutu produk serta layanan.
2.1.10 Knowledge Taxonomy (KT)
Menurut Dalkir (2011, p124), dapat dianggap sebagai
bangunan dari suatu pengetahuan dan keahlian, taxonomy merupakan
sistem aplikasi dasar yang berguna untuk memaparkan konsep-konsep
dalam bentuk Hierarchical Model. Semakin tinggi suatu konsep
diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan. Begitu juga
sebaliknya, semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik
nama dari satu subclass.
Konsep penting yang menggaris bawahi taksonomi adalah
gagasan tentang turunan. Setiap node merupakan suatu sub kelompok
27
dari kelas atasnya, itu mengartikan bahwa simpul yang lebih tinggi
akan di pindahkan dari kelas induk ke kelas anak/cabang.
Gambar 2.4 Example of Knowledge Taxonomy
Sumber : Dalkir (2011, p125)
Taksonomi adalah suatu skema klasifikasi kelompok yang
saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis
konsep hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian
tentang kategori secara umum dibandingkan contoh atau kasus
khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat pribadi, seperti contoh
penamaan pada sebuah folder pribadi.
2.1.11 Kriteria Keberhasilan Implementasi KM
Menurut Tobing (2007, p137) kunci sukses dari KM adalah
knowledge sharing, karena melalui knowledge sharing terjadi
peningkatan value dari knowledge yang dimiliki perusahaan.
28
Seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan
knowledge miliknya, tetapi justru melipat gandakan nilai dari
knowledge tersebut apabila sudah dimanfaatkan oleh banyak orang.
Budaya berbagi pengetahuan merupakan fondasi bagi proses learning,
di mana proses learning memperluas inovasi dan dengan inovasi
perusahaan dapat tumbuh dan bertahan.
Menurut Tobing (2007, p137) elemen-elemen penting budaya
sharing terdiri dari beberapa hal, yaitu:
a) Keterlibatan pemimpin memberi keteladanan serta
monitoring.
b) Membangun kepercayaan dan keterbukaan.
c) Mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi.
d) Apresiasi terhadap knowledge, pembelajaran,dan inovasi.
e) Memiliki struktur organisasi yang mendukung dan adaptif.
Menurut Nonaka dan Ichijo (2007, p288) sharing knowledge
dalam suatu organisasi merupakan sebuah pemicu serta sebuah
langkah awal dari suksesnya penciptaan knowledge. Knowledge
cenderung personal dan konseptual serta lebih banyak berupa tacit
knowldge, oleh sebab itu ketika knowledge disebarkan maka secara
perlahan knowledge tersebut berpindah dari satu individu ke individu
lainnya melalui komunikasi.
2.2 Analisis dan Rancangan Sistem Informasi
2.2.1 Analisis Sistem
29
Analisis sistem menurut Bently dan Whitten (2007, p160)
adalah suatu teknik pemecahan masalah yang mengurangi sistem
menjadi potongan-potongan komponen untuk tujuan mempelajari
seberapa baik bagian-bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan.
Menurut Laudon (2010, p208) analisis sistem adalah suatu
masalah yang coba diselesaikan perusahaan dengan SI. Tahap ini
terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian
solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh
suatu solusi sistem.
Analisis sistem menurut McLeod dan Schell (2007, p154),
adalah suatu penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan.
Maka simpulan dari analisis sistem adalah suatu penelitian
sistem yang ada untuk mendapatkan kebutuhan informasi untuk
merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan.
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Laudon (2008, p210) perancangan sistem adalah
keseluruhan rencana atau model untuk sistem. Perancangan sistem
menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem dalam
memenuhi kebutuhan informasi.
30
Perancangan sistem berdasarkan pendapat Stair dan Reynolds
(2010, p497), adalah fase pengembangan sistem dengan cara
mendefinisikan bagaimana SI akan melakukan apa yang harus
dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah.
Sedangkan menurut Satzinger et al., (2010, p4) perancangan
sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponen-
komponen dari SI harus diimplementasikan secara fisik.
Menurut McLeod dan Schell (2011, p192), perancangan
sistem adalah proses penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru
dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dan memberikan
gambaran serta perancangan bangun secara lengkap dari pihak terlibat
di dalamnya.
Simpulan dari perancangan sistem adalah suatu spesifikasi
dengan cara melakukan fungsi-fungsi yang telah diidentifikasi pada
saat analisis sistem dengan tujuan untuk menangani dan mengatasi
masalah.
2.3 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design
Menurut Satzinger et al (2010, p60) pengertian Object-Oriented
Analysis (OOA) and Design with the Unified Process (OOD) adalah:
• Object Oriented Programming (OOP) menuliskan tentang
pernyataan dalam bahasa pemrograman untuk mendifinisikan
tipe dari masing-masing objek.
31
• Object-Orientied Analysis (OOA) adalah semua jenis objek
yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukan
interaksi pengguna apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem
komputer yang dapat merespon pesan-pesan.
• Object-Oriented Design (OOD) adalah semua jenis objek yang
diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat
dalam sistem, menunjukan bagaimana objek berinteraksi untuk
meyelesaikan tugas, dan menyempurnakan definisi dari
masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan
dengan bahasa tertentu.
Sedangkan menurut Whitten et al (2007, p25), Object-Oriented
Analysis and Design (OOAD) merupakan suatu kumpulan alat dan teknik
untuk mengembangkan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi objek
untuk membangun sebuah sistem dan piranti lunak.
2.4 Permodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.4.1 Unified Modeling Language (UML)
Menurut Satzinger (2010, p61), Unified Modeling Language
(UML) merupakan suatu set standar konstruksi model dan notasi yang
dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek.
Dengan menggunakan UML, analis dan penggguna akhir mampu
32
untuk menggambarkan dan mengerti berbagai diagram spesifik yang
digunakan dalam proyek pengembangan suatu sistem.
Menurut Chaffey (2007, p516), UML adalah suatu bahasa
yang digunakan untuk menjelaskan, memvisualisasikan, dan
mendokumentasikan data dan informasi kedalam sistem yang
berorientasi objek. UML memberikan akses untuk mengenalkan dan
menjelaskan bagaimana model suatu objek dapat diterapkan untuk
menganalisis proses dari alur kerja.
Simpulan dari UML adalah suatu teknik yang
menggambarkan proses alur kerja dan didokumentasikan kedalam
sistem berorientasi objek dengan tujuan untuk membantu dan
mempermudah para pengguna dalam membuat diagram dalam
pengembangan suatu sistem.
2.4.2 Activity Diagram
Menurut Satzinger (2010, p141), activity diagram adalah
jenis diagram alur kerja yang menggambarkan tentang kegiatan
pengguna dan alur sekuensial. Aktivitas diagram hanyalah sebuah
diagram alur yang menggambarkan berbagai kegiatan pengguna
maupun sistem.
33
Gambar 2.5 Activity Diagram Symbol
Sumber : Satzinger (2010, p142)
2.4.3 Class Diagram
Menurut Satzinger (2010, p60), dapat diartikan bahwa class
diagram adalah suatu model grafik yang digunakan dalam pendekatan
object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek di dalam
sistem.
34
Gambar 2.6 Class Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p60)
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p164), class diagram
adalah suatu teknik secara grafis yang dapat menggambarkan
hubungan antar data sekaligus menunjukan tindakan-tindakan apa
yang akan dilakukan terhadap data. Teknik ini dinamakan diagram
kelas dan merupakan salah satu model berorientasi objek. Objek
adalah satu konsep dalam TI, terdiri dari data, tindakan yang akan
dilakukan dan menandakan suatu hubungan.
2.4.4 Domain Model Class Diagram
Domain model class diagram menurut Satzinger et al. (2010,
p187), adalah sebuah UML class diagram yang menggambarkan cara
kerja problem domain classes, associations, dan attributes.
Tabel 2.3 Notasi Class Diagram
35
Class
Multiply
0..1 ; 1 ; 1..1 ; 0..* ; * ; 1..*
Communication
-End1 -End2
* *
Sumber : Satzinger et al. (2010)
Keterangan tambahan mengenai isi dari domain class
diagram:
• Atribute: karakteristik dari sebuah objek yang memiliki nilai
seperti ukuran, bentuk, warna, lokasi dan lain sebagainya.
• Class: Tipe atau klasifikasi dari objek yang sama.
• Methods: Behaviours atau operasi sebagai gambaran apa yang
dapat dilakukan oleh sebuah objek.
• Message: Komunikasi dari objek yang saling berhubungan.
36
2.4.5 Use Case
Menurut Satzinger (2010, p242), use case adalah suatu
aktivitas sistem yang melaksanakan tugas, biasanya dalam
menanggapi permintaan oleh pengguna. Masing-masing use case
didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan fungsional.
Use Case juga menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan
suatu proses pengulangan.
Menurut Chaffey (2007, P518) use case merupakan urutan
transaki-transaksi antara aktor dan sistem yang mendukung aktivitas
pada aktor. Use Case memaparkan aktivitas dan tugas yang
merupakan suatu bagian antara aktor dan sistem, kemudian
menjabarkan kebutuhan-kebutuhan pada suatu sistem dari masing-
masing aktor.
Gambar 2.7 A simple Use Case with an actor
Sumber : Satzinger (2010, p243)
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p201), use case adalah
deskriptif ringkasan suatu dialog yang terjadi antara sistem primer dan
37
sekunder. Ada dua format use case, pertama adalah naratif
berkelanjutan dengan masing-masing tindakan diberi nomor secara
berurutan, kedua disebut format ping pong, sebab terdiri dari dua
naratif dan nomor menandai bagaimana tugas dilaksanakan secara
bergantian.
2.4.6 System Sequence Diagam (SSD)
Menurut Satzinger (2010, p242) System Sequence Diagram
(SSD) digunakan untuk menggambarkan alur informasi yang masuk
dan keluar dari sistem secara otomatis.
Gambar 2.8 Sample System Sequence Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p253)
38
Sistem adalah suatu objek yang mewakili sistem secara
keseluruhan, didalam SSD dan semua diagram interaksi suatu analisis
menggunakan notasi objek, di mana notasi tersebut menunjukan
bahwa kotak mengacu pada objek individu. Dalam diagram interaksi,
pesan yang dikirim dan diterima yaitu oleh objek individu bukan oleh
class.
2.4.7 User Interface
Menurut Satzinger et al. (2010, p531), User Interface (UI)
adalah sistem itu sendiri dan merupakan segala sesuatu yang
berhubungan dengan end user saat sedang menggunakan sistem
seperti fisik, perseptual, dan konseptual. Shneiderman (2010, p88-89)
mengemukakan delapan aturan yang dapat digunakan sebagai dasar
petunjuk yang baik untuk merancang suatu UI. Delapan aturan ini
disebut dengan Eight Golden Rules of Interface Design, yaitu:
• Berusaha konsisten.
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah,
dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta
layar bantuan.
• Memungkinkan pengguna untuk menggunakan
shortcut.
Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk
meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan
39
singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan
fasilitas makro.
• Memberikan umpan balik informative.
Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan
suatu sistem umpan balik. Misalnya muncul suatu suara
ketika salah menekan tombol pada waktu memasukan
data atau muncul pesan kesalahannya.
• Merancang dialog untuk menghasilkan suatu
penutupan.
Umpan balik informatif akan memberikan indikasi
penutupan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan
dapat mempersiapkan langkah berikutnya.
• Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana.
Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna
tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan
terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat
dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah
dipahami untuk penanganan kesalahan.
• Mudah kembali ke tindakan sebelumnya.
Hal ini dapat mengurangi ke khawatiran pengguna,
karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan
dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk
40
mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa
digunakan.
• Mendukung tempat pengendali internal.
Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem
akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna dari
pada pengguna merasa bahwa sistem mengkontrol
pengguna.
• Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan
sederhana atau banyak tampilan halaman yang sebaiknya
disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk
kode, dan urutan tindakan.
2.5 Kerangka Berpikir
PT. Cipta KreasiSandang Mandiri merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang retail garment. Divisi marketing pada perusahaan ini
merupakan divisi terpenting dalam perusahaan, karena seluruh proses distribusi
barang yang dilakukan dinaungi oleh divisi ini. Masalah yang terjadi di dalam
divisi ini adalah turnover karyawan yang tinggi dan belum adanya sarana yang
menjadi wadah bagi knowledge karyawan sehingga knowledge yang dimiliki
karyawan dapat hilang begitu saja.
Untuk mengatasi masalah yang telah disebutkan diatas maka dibuat
portal knowledge management. Diharapkan dapat memudahkan karyawan
perusahaan untuk dapat saling berbagi knowledge yang dimiliki oleh mereka.
41
Dalam penyusunan skripsi sesuai dengan topik yang diambil,
dibutuhkan kerangka berpikir untuk mempermudah dalam penyusunannya,
berikut urutannya:
Tabel 2.4 Kerangka Pikir
Problems
Belum adanya sarana yang
berfungsi sebagai wadah
atau penyimpanan
knowledge karyawan.
Belum adanya sarana
untuk mendokumentasikan
informasi - informasi
penting mengenai
perusahaan.
Solution
Membuat portal Knowledge Management.
Approach
Model KM
(Inukshuk)
Software Development
Software specification and
design : UML
Software Construction :
Notepad ++
Top Related