TUGAS AZAS-AZAS MANAJEMEN

OLEH :

ANDRY RISTIAWAN (084674049)

S-1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA REG

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2009

1). Mengapa struktur organisasi itu penting ?

Jawab :

Untuk mencapai suatu tujuan yang diingikan, suatu organisasi memerlukan suatu mekanisme

formal yang berfungsi untuk mengelola dan menjalankan semua kegiatan dan aktivitas

keseharian organisasi tersebut. Di sini struktur organisasi berperan sebagai mekanisme formal

tersebut. Struktur organisasi merupakan wujud nyata dari suatu organisasi.

2). Apa yang dimaksud dengan pembagian pekerjaan ? Apa keuntungan dan

kekurangannya ?

Jawab :

Pemilahan /spesialisasi /spesifikasi tugas yang harus dikerjakan baik secara individu maupun

berkelompok ke dalam bagian-bagian tertentu di suatu organisasi sehingga tujuan organisasi

tersebut dapat tercapai. Pembagian pekerjaan merupakan tiang dasar pengorganisasian. Dalam

suatu pembagian kerja memungkinkan terjadinya suatu sinergi.

Keuntungan : Pembagian pekerjaan mampu menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja

sehingga produktivitas dapat meningkat.

Kekurangan : membutuhkan biaya operasional yang tinggi, bila pembagian pekerjaan

dilaksanakan secara ekstrim akan menimbulkan konsekuensi-konsekuensi negatif pada

perilaku karyawan, misalnya : kebosanan, keletihan, monoton, kehilangan motivasi yang dapat

menghasilkan inefisiensi.

3). Apa yang ditunjukkan oleh sebuah bagan organisasi ?

Jawab :

Bagan Organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

pembagian kerja, manajer dan bawahan atau rantai perintah, tipe pekerjaan yang dilaksanakan,

pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, dan tingkatan manajemen. Bagan organisasi

menunjukkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan

menunjukkan bagaimana hubungan di dalamnya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah

biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan

garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur konunikasi formal.

4). Apa yang menjadi pertimbangan pokok dalam memilih rentang manajemen ?

Jawab :

Jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

Namun, untuk menemukan rentang manajemen yang ideal tidaklah mudah karena tergantung

pada variabel-variabel yang lain, seperti besarnya organisasi, kondisi geografis, teknologi,

spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkatan manajemen, dan sifat-sifat pekerjaan lainnya.

5). Apa yang disebut diferensiasi dan mengapa hal ini membuat koordinasi menjadi sulit ?

Jawab :

Diferensiasi merupakan suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengalokasikan sumber daya

manusia dan sumber daya lainnya ke berbagai tugas ke dalam bagian-bagian/ fungsi-fungsi/

divisi-divisi tertentu dalam suatu organisasi. Diferensiasi dibagi menjadi dua, yaitu

Diferensiasi vertikal dan Diferensiasi horisontal. Diferensiasi vertikal berkaitan dengan

pendistribusian wewenang dalam pengambilan keputusan (decision-making authority)

misalnya: Dir., KaBag., Supervisor dst. Selain itu,diferensiasi vertikal berhubungan dengan

banyaknya tingkatan (level) hierarki dan span ofcontrol (SOC) / banyaknya bawahan langsung

seorang manager. Sedangkan Diferensiasi horisontal adalah bagaimana SDM dan tugas-tugas

dikelompokkan kedalam fungsi atau divisi, misalnya Bag Keu, SDM, Prod , R&D dst. Dengan

kata lain diferensiasi horisontal sama dengan departementalisasi.

Di dalam diferensiasi khususnya yang vertikal ada satu masalah yang selalu mengiringi

pelaksanaannya, yaitu koordinasi dan komunikasi antar karyawan dan fungsi yang sulit untuk

dilakukan karena besarnya peluang terjadi suatu distorsi informasi, salah mengerti informasi

dari atas ke bawah dan sebaliknya sehingga mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan

keputusan

6). Uraikan 3 pendekatan dasar unutk mencapai koordinasi yang efektif !

Jawab :

Pertama, hanya mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana

dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-

prosedur. Orgsnisasi yang relatif sederhana tidak memerlukan paralatan koordinasi lebih dari

teknik-teknik tersebut. Kedua, peningkatan koordinasi potensial, pendekatan ini diperlukan

bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih sering tergantung dan lebih luas dalam

ukuran dan fungsi. Ketiga, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Dalam beberapa situasi

adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat

dilakukan dengan penyediaan tambahan sumber daya-sumber daya untuk satuan-satuan

organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat

berdiri sendiri.

7). Bentuk struktur organisasi apa yang paling cocok dengan produk yang dihasilkan

berdasarkan permintaan pelanggan dalam lingkungan yang stabil ? Produk yang

dihasilkan secara massal dalam lingkungan yang tidak stabil ?

Jawab :

Bentuk struktur organisasi yang paling cocok dengan produk yang dihasilkan berdasarkan

permintaan pelanggan dalam lingkungan yang stabil adalah struktur organisasi divisional

atas dasar langganan karena pengelompokan kegiatan-kegiatannya yang dipusatkan pada

penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan ini terutama

digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan

diperlukanbila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas

langganan tertentu.

Sedangkan bentuk struktur organisasi yang paling cocok dengan produk yang dihasilkan secara

massal dalam lingkungan yang tidak stabil adalah struktur organisasi divisional atas dasar

wilayah karena pengelompokan kegiatan-kegiatannya menurut tempat di mana operasi

berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor lokasi yang

terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja.

Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang tersebar luas, dapat

membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer tersendiri untuk setiap

wilayah.

8). Apa perbedaan antara pendekatan Burns & stalker pada desain organisasi serta

pendekatan yang diusulkan oleh Weber & Woodward ?

Jawab :

Burns dan Stalker cenderung menggunakan perubahan teknologi dan perubahan pasar yang

dapat mempengaruhi bentuk atau sistem organisasi. Menurut Burns dan Stalker pada

prinsipnya ada dua tipe organisasi ideal, yaitu (1) organisasi yang menggunakan sistem

mechanistic, dan (2) organisasi yang menggunakan sistem organic. Sistem mechanistic

berkutat pada masalah pembagian pekerjaan dan penentuan tujuan individu yang ada di sebuah

organisasi oleh manajernya. Sedangkan sistem organic lebih menekankan pada cara kerja

individu-individu yang ada di sebuah organisasi. Tiap individu lebih diutamakan bekerja

secara kelompok daripada bekerja sendiri.

Weber dan Woodward cenderung menggunakan pendekatan klasik pada desain sebuah

organisasi karena mereka menganggapnya lebih efisien. Mereka menekankan konsep-konsep

seperti objektifitas, impersonality, dan bentuk organisasi. Struktur organisasi itu dirancang

untuk alokasi dan koordinasi yang efisien dalam kegiatan-kegiatan posisi (bukan orang) dalam

struktur mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

Struktur ditekankan sebagai ciri-ciri organisasi yang terpenting dan tangguh. Merka

menggunakan konsep stuktur organisasi yang didasarkan pada pengalaman organisasi stabil

seperti milter, gereja dan birokrasi negara. Mereka menekankan struktur yang kaku dengan

hubungan-hubungan yang dirumuskan secara jelas, garis wewenang dan komunikasi juga

ditetapkan secara jelas.

9). Dalam kondisi apa struktur matriks paling cocok dipergunakan ? Apa keuntungan dan

kerugiannya ?

Jawab :

Struktur matriks akan menjadi suatu mekanisme yang sangat baik untuk menangani dan

menyelesaikan proyek-proyek yang bersifat kompleks karena organisasi matriks dapat

menampung berbagai macam perubahan proyek atau produk/ pasar/ teknologi. Organisasi

matriks menyediakan hirarki yang dapat memberikan tanggapan secara tepat terhadap

perubahan-perubahan lingkungan terutama dalam teknologi.

Keuntungan :

Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional.

Mengembangkan keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi

manajer strategik

Melibatkan, memotivasi, dan menantang karyawan serta memperluas pandangan

manajemen menengah terhadap masalah strategik perusahaan.

Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta

melipatgandakan sumber yang beraneka ragam.

Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang

bermacam-macam dengan orientasi proyek.

Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kerugian :

Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-

kebijaksanaan yang kontradiktif.

Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.

Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi.

Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki.

Sangat mahal untuk diimplementasikan.

10). Apa yang dimaksud dengan istilah struktur organisasi informal ? Mengapa ini penting ?

Jawab :

Organisasi informal berdiri di atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan,

keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang

khusus. Organisasi informal mempunyai peranan penting dalam memenuhi kebutuhan-

kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti

kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki dan pengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku

yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan,

kesempatan berpengaruh dan berekreasi, dan kebutuhan akan informasi dan berkomunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen edisi 2. Yogyakarta : BPFE

Kast, Fremont E. dan James E. Rosenweig. 2007. Organisasi dan Manajemen 1 edisi keempat.

Jakarta : PT Bumi Aksara

Priyono, Bambang suko. 2003. Jurnal bisnis dan ekonomi : Analisis pengaruh kesesuaian

hubungan strategi, struktur dan sistem karir pada kinerja perusahaan manufaktur.

Semarang : STIE Stikubank

Tarumingkeng, Rudy C. Struktur Organisasi. http://tumoutou.net/STR-MNGT/11-

STRUKTUR_ORGANISASI.pdf