AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA

Dewasa ini semakin sering terdengar ungkapan yang menyatakan bahwa

dunia modern sudah memasuki era informasi yang berarti bahwa semakin disadari

oleh banyak pihak bahwa informasi merupakan sumber yang semakin peranannya

dalam kehidupan dan penghidupan manusia. Pentingnya peranan informasi

terlihat dengan makin jelas apabila diingat bahwa perseorangan, kelompok, dan

organisasi selalu dihadapkan pada keharusan mengambil berbagai macam

kpeutusan. Oleh karena itu, postulat yang sangat fundamental dalam pemahaman

pentingnya informasi ialah keputusan akan semakin tepat dan prosesnya

berlangsung lebih cepat, efisien, dan efektif apabila didukung oleh informasi.

A. SEKILAS TENTANG PENGOLAHAN DATA

Sejalan dengan perkembangan teknologi dan semakin pentingnya informasi

dalam pengambilan keputusan, maka pengolahan data secara konvensional

(manual) yang secara mekanik bagi perusahaan kecil, perusahaan sedang maupun

perusahan besar semakin tidak relevan dengan perkembangan yang sangat pesat

dan terobosan di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, mulai perlu adanya

pemahaman mengenai pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkat

keras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan system.

1. Pengolahan Data Secara Elektronik

Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian

kegiatan dengan menggunakan computer yang mencakup:

a. Pengumpulan Data.

Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih

lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangakan para

pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu tinggi,

sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalam

menjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa:

Mutu data yang dikumpulkan tinggi,

Relevan dengan kepentingan penggunanya,

Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupun

ekternal.

b. Pengolahan Data.

Yang dimaksud dengan pengolahan data adalah mengubah bentuk dan

makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan

dalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan perusahaan

termasuk dalam pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanya

digunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan dan

berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek, keputusan

penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan pada strategi

operasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi.

c. Proses Penyimpanan.

Luaran pengolahan data merupakan informasi yang harus disimpan

sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan

mudah ditelusuri, serta mudah diambil apabila tiba waktunya untuk

digunakan. Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah dari

segi keamanan yang dapat dipandang dari tiga segi, yaitu:

Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,

seperti pesaing.

Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak

baik.

Aman dari bahaya kebakaran.

Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan sedemikian

rupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang berakibat pada

biaya pemeliharaan yang banyak., Selain itu penyimpanan dilakukan

sesuai dengan system tertentu yang diketahui sehingga penelusuran data

dan informasi dapat dilakuakn dengan mudah.

2. Organisasi Pengolahan Data.

Bentuk-bentuk pengorganisasin ini hanya berlaku apabila perusahaan

melakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya hasil olah data

yang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang akurat, maka dalam

melakukan pengolahan data tersebut disusun organisasi yang menjalankan

pengolahan data serta pembagian tuas untuk setiap individunya. Organisasi

yang lumrah digunakan terdiri dari:

a. Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi

pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur, direktur, atau

titlelatur yang sejenis.

b. Dibantu oleh paling sedikit 3 manajer yaitu:

Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan computer,

pemrosesan system, pengamanan computer dan penjadwalan

penggunaan computer.

Manajer pengendalian masukan—luaran yang membawahi

penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis, dan

pengendalian luaran dan pengendalian koreksi kesalahan.

Manajer pengembangan system yang bertanggungjawab dalam

penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi

program, dan dokumentasi system.

Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yang

sangat mendasar ialah bahwa pipmpinan tertinggi dari satuan kerja itu

harus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakan

sangat mendasar karena pertimbangan sebagai berikut:

a. Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses

langsung kepada forum pengambialn keputusan strategic dalam

perusahaan.

b. Pipmpinan tertinggi harus mengetahuio latar belakang dan proses

pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukungan

informasi apa saja yang harus diberikan.

c. Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasi

dalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan.

d. Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan data

yang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi.

e. Agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukan

oleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan

pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri

perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga spesialis di

bidang pengolahan data.

Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi yang

dihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan, yaitu:

a. Pendekatan Sentralisasi.

Pendekatan sentralisasi secara umum dapat dikatakan sebagai

pendekatan pengolahan data yang terpusat. Ciri-ciri dalam

pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data adalah adanya satu

computer besar yang berperan selaku pemroses seluruh data,

adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi dalam pengolahan

data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan

kepada berbagai terminal yang on-line dan adanya alat pencetak

atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertas

dan satuan kerja pengolahan data.

Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatan

sentralisasi dalam pengolahan data, yaitu:

Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yang

harus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namun

disisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangi

karena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar

dan pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahan

data.

Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan

pemantauan yang lebih efektif terhadap lilngkungan yang

dihadapi, baik secara internal dalm perusahaan maupun secara

ekternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukan

dengan cepat dapat dilakukan.

Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data

dapat lebih terjamin dari duplikasi penyediaan dan

penyimpanan data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapat

dilakukan.

Dengan adanya satu pangkalan data, langkah-langkah

pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu hal yang

sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya

pengelolaan bisnis pada umumnya.

Dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan

pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan

data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat

dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itu

merasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya di

masa yang akan datang.

Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelembahan dalam

pendekatan secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantara

yaitu:

Waktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasi

yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan

karena satuan kerja pengolahan data memang harus melayani

seluruh perusahaan, abik dalam arti komponen bidang

fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai

pelaksana tugas penunjang.

Kesulitan dalam alokasi waktu computer kepada komponen

perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban kerja

yang dipikulnya.

Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi, para pemilik

data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukan

untuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila data tertentu

diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat pengolahan

data.

b. Pendekatan Desentralisasi.

Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud

dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:

a. Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauh

karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data

melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat

perkaawinan antar beberapa teknologi komunikasi dan

teknologi informasi makin banyak jenisnya dan aplikasinya.

b. Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi

pola pengambilan keputusan perusahan. Tidak mustahil apabila

manajemen puncak terutama di lingkungan perusahaan besar

memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan

keputusan kepada manajer satuan bisnis, para manajer bidang

fungsional, para manajer cabang bahkan para manajer kegiatan

operasional.

Pendekatan seperti ini seringkali digunakan dengan dua

pertimbangan utama, yaitu:

Manajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang

partisipasif.

Makin canggihnya teknologi pengolahan data sehingga

dengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi,

dan keamanan data dapat terjamin.

Kelebihan dan Kekurangan.

Pada prakteknya, pendekatan yang paling tepat untuk diterapkan adalah

penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan desentralistik.

Artinya ada data dan informasi tertentu yang penggunaanya hanya

penting bagi manajemen puncak. Dalam hal itu, pengolahan data – dalam

arti pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya – dapat dilakukan

secraa terpusat, tanpa menutup pintu bagi pemakai lain dalam jajaran

perusahaan. Di samping itu data-data teknis tertentu yang hanya untuk

kegiatan operasional tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatan

desentralisasi. Oleh karena itu, informasi sangat berperan dalam

mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai eselon

kewenangan dalam perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen

puncak.

3. Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan yang

Terpencar.

Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti bahwa dalam

organisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam

proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan

berbagai aspek pengolahan data – seperti pengumpulan, pemrosesan dan

pengolahannya – pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk

kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk

kepentingan promosi, pemakai untuk penjualan, dan pemakai untuk

manajemaen sumber daya manusia dan sebagainya atau karena pertimbangan

wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas.

Dalam penggunaan pendekatan ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen

puncak tidak boleh kehilangan kendali pengolahan data perusahaan sebagai

keseluruhan. Oleh karena itu, masing-masing system dihubaungkan kedalam

suatu jaringan melalui komunikasi data, meskipun system yang berlaku pada

masing-masing pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yang

mungkin sangat beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsional

masing-masing pemakai. . macam-macam komunikasi data apat disebut

sebagai suatu jaringan, yaitu jaringan LAN (Local Area Network), WAN

(Wide Area Network), dan MAN (Metropolitan Area Network).

Yang menarik dari pendekatan ini adalah bentukanya dapat beraneka

ragam. Misalnya, manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yang

dipencarkannya hanya terbatas pada pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya

berupa data yang terkumpul pada satuan pengolah data secara paripurna

dalam arti pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannya

kembali untuk digunakan – sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentingan

spesifik secara local. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semua

dilakukan secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada

tingkat perusahaan.

Meskipun demikian, sebelum mengambil keputusan untuk

menggunakan pendekatan ini, ada beberapa factor yang harus

dipertimbangakan. Misalnya, karena lokasi tersebar luas, untuk pengendalian

sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya

tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan. Faktor lain yang harus

dipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pengadaan dan pemilikan

perangkat keras sedemikian rupa sehingga mempunyai konfigurasi computer

yang dimiliki dan digunakan menjadi aneka ragam. Juga mempertimbangkan

adanya ketersediaan sumber daya manusia yang harus digunakan secara

efektif dan efisien.

4. Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir.

Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti computer dan

notebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis,

tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, terutama juga

dalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilan

keputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu pada

umumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak

mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutama

yang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan. Salah satu dampak dari

perkembangan teknologi informasi demikian ialah kecenderungan tersedianya

sangat banyak informasi baik bagi pimpinan pada eselon yag lebih tinggi

maupun bagi pemakai akhir yang bersangkutan sendiri padahal belum tentu

semuanya relevan sebagai suatu resource. Selain itu mempunyai konsekuensi

bagi manajemen puncak, yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak

kehilangan kendali atas pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaan

yang berarti terdapat berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secara

terpusat seperti pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian

perangkat lunak, dan penentuan kebijakan tentang program, system

dokumentasi, pembentukan standar mutu informasi dan prosedur yang harus

ditaati dalam koordinasi pengolahan data.

5. Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil.

Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari computer kecil

ke computer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja

pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis computer

tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah:

Uploading == yaitu pemindahan data yang berlangsung dari computer

kecil ke computer pusat. Pada saat uploading yang biasa terjadi adalah

data yang diterima dari computer kecil masih perlu pengolahan lebih

lanjut, karena computer kecil tidak memiliki kemampuan untuk

mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam

bentuk yang spesifik diperluukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan.

Downloading == yaitu pemindahan data dari computer pusat ke

computer kecil. Donwnloading yang dilakuakn, biasanya berisi informasi

dari computer pusat yang dikirimkan ke computer kecil sudah siap

digunakna untuk kepentingan tertentu.

6. Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga.

Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan

keuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data,

maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada pihak

ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang dikenal

yaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang memberikan

jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu computer

dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah outsourcing. Dalam

outsourcing perusahaan harus membayar kepada pihak ketiga tersebut dan

jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu pendekatan ke pendekatan

yang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi antar pihak yang terkait.

Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai berkurang karena adanya biaya

yang lebih mahal serta kerahasiaan yang kurang terjamin daripada biaya yang

dikeluarkan perusahaan untuk pengembangan sumber daya yang dibutuhkan

dalam pengolahan data.

7. Perangkat Keras Pengolahan Data.

Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang

juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut computer. Komputer

dapat dikatakan sebagai suatu system karena terdiri dari beberapa komponen

unsure atau alat seperti unit perosesan sentral (CPU), monitor, hard disc, dan

lainnya.

Dengan berbagai konfigurasinya, computer dikatagorikan menjadi 2

jenis yaitu:

a. Komputer digital: Yaitu computer yang bekerja dengan cara

menghitung . Angka, huruf, dan symbol disajikan sebagai angka-

angaka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner.

b. Komputer Analog: Yaitu computer yang mengukur kuantitas

elektronik atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensi

sesuatu.

Berdasarkan criteria kecepatan, basarnya otak atau memori dan besaran

computer, dapat dibagi menjadi:

a. Komputer Besar (Mainframe).

Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan

kemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik,

selain itu computer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data

(storage) dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub katagori

computer besar ialah super computer yang memiliki kemampuan

dan kecepatan yang tinggi sehingga menyebabkan harga dari

computer ini tergolong sangat mahal.

b. Komputer Mini.

Computer ini memiliki cirri-ciri seperti ukurannya yang kecil,

kecepatan dalam mengolah data relative lambat, kapasitas

penyimpanan data yang tidak besar serta harga yang relative murah.

Biasanya digunakan dalam bisnis untuk pemrosesan dengan

pangkalan data, jaringan on-line, aplikasi yang tidak terlalu rumit,

dan berperan sebagai sarana pengolah data dalam usaha yang

berskala kecil.

c. Computer Mikro.

Terdapat dua jenis computer mikro yaitu Personal Computer (PC)

dan Notebook yang tidak hanya popular dalam kalangan usaha tapi

jugabanyak digunakan secara perseorangan. Namun kemampuannya

terbatas dan harganya dapat dikatakan murah.

d. Komputer Nano.

Kalkulator dapat dikatakan sebagai computer nano karena dengan

ukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi.

Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagai

computer saku.

8. Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem

Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan pada

keharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan

perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis keputusan harus

didasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai hasil olahan data.

Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data elektronik pada

umumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutahir, akurat, dapat

dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan

diambil dari tempat penyimpanannya pada waktu dibutuhkan.

Komponen system pengolahan data elektronik untuk berbagai jenis

aplikasi terdiri paling tidak lima komponen yaitu:

a. Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan untuk

emnjalankan system elektronik yang ada untuk pengolahan data, apabila

system yang ada sudah baik akna tetapi sumber daya manusia kurang

mendukung jalannya system tersebut, maka system yang ada tidak dapat

berjalan sebagai mana semestinya.

b. Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan roda

organisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam rangka

pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini penjalanan

fungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan instrument yang

menjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data telah dijalankan

dengan baik dan sebagai mana mestinya.

c. Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adnaya sarana dan

prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang menggunakannya

harus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannya

d. Perangkat keras, terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alat

luaran, alat pendukung dan penyimpan tambahan.

e. Perangkat lunak yang sering disebut dengan istilah program,program

adalah intruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan

komputer mengerjkan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram. Dalam

pengoperasian komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikit

fungsi,yaitu:

a. Mengelola berbagai sumber daya komputeryang dimilki oleh

perusahaan.

b. Mengembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber daya

manusia sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal.

c. Menjebatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan

perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkat

lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalah

seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan

mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana

untuk mendukung pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkat

lunak aplikasi adalah Intruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar

pemakai dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing –

masing,baik yang sifatnya teknis maupun non teknis.

9. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data.

Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain:

a. Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat

lunak dengan kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan

pengambilan keputusan pada berbagai eleson manajemen,seperti

perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen

puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional,strategi

dasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpanan

informasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupun

untuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan.

b. Pertimabangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannya

karena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan

yang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang

pengolahan data.

c. Pertimabngan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian satuan kerja

pengolahan data,melainkan dalan upaya meningkatkan efisiensi kerja

perusahaan sebagai keseluruhan.

d. Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitan

dengan perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber daya

manusia,misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihan

dalam rangka pemuthakiran ketrampilan.

B. AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA

Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsi

dalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan

pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang

bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam

bidang ini menyangkut:

a. Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen

b. Perencanaan pengolahan data.

c. Organisasi pengolahan data.

d. Pengendalian data.

a. Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran audit

Dari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwa

salah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan data

menyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatanya ialah

kemampuannya meberukan dukungan informasi kepada seluruh

perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal

penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh para

manajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidang

fungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang dan

strategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer

operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasran

strategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada

akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategi

tersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan fakta

tengtang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan

fungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apa

yang dihadapi.

b. Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit.

Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup:

a. Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat

dilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu

perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan.

b. Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukan

sesuai kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai

bentuk,jumlah dan jenisnya.

c. Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan

penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data.

d. Pola pengolahan data,apakah mengikuti pola

sentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan.

e. Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.

f. Penelitian tentang para pemasok.

g. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya.

c. Organisasi pengolahan data sebagai sasaran audit

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja

pengolahan data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:

a. Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam arti

memungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilan

keputusan tertinggi dalam perusahaan.

b. Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam

pemprosesan data.

c. Pengaturan tata ruang pengolahan data.

d. Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data.

e. Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolah

data.

f. Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.

g. Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan

berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligus

sebagai sumber data dalam perusahaan.

Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah organisasi

pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau sebaliknya

onder organizing.

d. Pengendalian sebagai sasaran audit

Banyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiri

yang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakan

hal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.Keamanan data dan

informasi yang dimaksud anatra lain ialah :

a. Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak

yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,seperti

data hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan

produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagi

kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan.

b. Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak

mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipun

mereka adalah orang-orang dalam.

c. Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yang

sudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang

mahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak

mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahaya

kebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya.

Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantu

manajemen dalam upaya meningkatkan efisiensi,efektivitas,dan

produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuan

dalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta

proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuh

dengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang.