ARTIKEL MEMBUAT SURAT BERANGKAI DAN

MAIL MERGE PADA MS.WORD

DISUSUN OLEH :

NAMA : IGNASIA PURWANTI

NIM : 2133151014

KELAS : B

MS. WORD (MAIL MERGE)

Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai, yaitu dokumen yang perludikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi, dan maksud yang sama. Fitur ini bermaksud untuk mempercepat dan mempermudah pembuatan sebuah dokumen terutama bila penerimanya sangat banyak.

Adapun Fungsi Setiap Penggunaan dan Bagian dalam Mail Merge

1. Dokumen master, yaitu dokumen yang berisi tentang surat tersebut. Dokumen ini isinya sama

antara penerima yang satu dengan penerima yang lainnya.

2. Data source, yaitu suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam dokumen master.

Contoh : daftar nama dan alamat penerima surat serta informasi-informasi penting lainnya.

3. Envelops, yaitu berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop.

4. Labels, yaitu berfungsi untuk membuat dan mencetak label.

5. Start mail merge, berfungsi untuk memulai menggunakan mail merge untuk membuat bentuk

surat yang diperlukan dengan tujuan atau penerima yang banyak.

6. Select resipient, berfungsi untuk memilih daftar nama-nama yang diperlukan untuk dikirimi

surat.

7. Edit recipient list, berfungsi untuk mengubah daftar penerima dan memutuskan untuk memilih

mereka yang akan dimasukkan surat.

8. Highlight merge fields, berfungsi untuk memasukkan field pokok pada dokumen master.

9. Address block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat di dokumen master.

10. Greeting line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di surat. Misalnya <<first name>>

11. Insert merge field, berfungsi untuk menambahkan setiap field dari daftar penerima yang sudah

dibuat ke dokumen, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, judul, dan lain sebagainya.

12. Rules, berfungsi untuk menentukan peratuan untuk menambahkan keputusan membuat

kecakapan ke mail merge.

13. Match field, berfungsi untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match field dengan kata-kata

yang ada pada daftar match field.

14. Preview results, untuk melihat hasil dari mail merge yaitu daftar penerima yang sudah dibuat

sebelumnya.

15. Next record, untuk menampilkan field berikutnya

16. Previous record, untuk menampilkan field sebelumnya

17. First record, untuk menampilkan field pertama

18. Last record, untuk menampilkan field terakhir

19. Finish dan merge, untuk membuat salinan dokumen jika seluruh mail merge sudah lengkap.

Dokumen-dokumen yang dapat dibuat dengan menggunakan fitur mail merge diantaranya

adalah surat, sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 4 tahapan,

yaitu sebagai berikut:

1. Tahap I Membuat Data Source

Data Source yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya

nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada

Outlook dan sebagainya. Namun, pada umumnya, data source adalah menggunakan Excel,

karena:

a) Cara ini lebih cepat,

b) Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru,

c) Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin

memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya,

d) Mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: Buat data source di Excel kemudian simpan

dengan nama (sesuai yang diinginkan). Sebagai contoh adalah membuat surat.

1. Buat data source di Excel kemudian simpan dengan nama Data Surat.

2. Tahap II Membuat Dokumen Master

Dokumen Master yaitu dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Tahapan-

tahapannya adalah sebagai berikut: Buat dokumen master surat di Microsoft Word dan simpan

dengan nama (sesuai yang diinginkan). Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen

ini jangan ditutup karena akan dilanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data

Source dengan Dokumen Master.

Sebagai contoh adalah membuat surat. Buat dokumen master surat di Microsoft Word

dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen

ini jangan ditutup karena akan dilanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data

Source dengan Dokumen Master.

3. Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Sebagai contoh adalah membuat surat.

1) Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

2) Selanjutnya kita akan memilih data source.

3) Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

4) Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data

Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

5) Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan

kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

6) Lalu tempatkan data pada masing-masing tempatnya.

7) Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailingstab, grup Write & Insert

Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti

contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Disini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan sebagainya.

Bila hanya data tertentu saja yang dipilih, lakukan cara berikut:

o Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit RecipientList.

o Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh dibawah

ini.

Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol

Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

8 ) Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin

diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

4) Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Sebagai contoh adalah membuat surat.

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat

Ada 3 pilihan:

All untuk mencetak semua surat.

Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

o Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan

dokumen baru tersebut.

o Hasilnya adalah sebagai berikut: