KENDALA-KENDALA APLIKASI MS.PROJECTSTUDI KASUS PROYEK NORMALISASI KALI BEKASI HILIR

OLEH: SENG HANSEN

PENDAHULUAN1. Latar BelakangProyek Tujuan IT: Ms. Project KendalaMaju Dengan Karya Bermutu

2. Maksud & TujuanBahan evaluasi & penilaian terhadap pegawai baru Sarana menuangkan pengalaman sehingga dapat berbagi ilmu pengetahuan Meningkatkan pengetahuan & keterampilan pegawai baru Sarana menyumbangkan ide, saran, dan inovasi bagi kemajuan perusahaan

3. Sistematika PenulisanBAB I BAB II BAB III BAB IV Pendahuluan Pokok Bahasan Pembahasan Makalah Penutup

POKOK BAHASAN

Perkembangan Penjadwalan Proyek

Mengenal Microsoft Project

Permasalahan Utama dalam Penanganan Suatu Proyek

Perkembangan Penjadwalan Proyek

1. Bar Chart (Diagram Batang) 2. Program Evaluation & Review Technique (PERT) 3. Critical Path Method (CPM) 4. Presedent Diagram Method (PDM) 5. Penjadwalan dengan sistem komputasi (Ms. Project)

Bar Chart (Diagram Batang)No Kegiatan Periode

1 1 2 3 Pekerjaan Galian Pekerjaan Pondasi Pekerjaan Struktur Kelebihan Mudah dibaca dan dimengerti

2

3

4

5

6

7

8

...

Nutshell Diperkenalkan oleh Hendri L. Gantt (1917) Menunjukan waktu mulai dan selesai kegiatan

Kelemahan Tidak adanya keterkaitan antar kegiatan Tidak memberikan informasi secara langsung mengenai akibat-akibat dari adanya perubahan

Bentuknya berupa grafis sederhana

Biasanya digabung dengan kurva S

Program Evaluation & Review Technique1 A 3 2 Nutshell Dikembangkan oleh Navy Spesial Project Office (1957) Menunjukan hubungan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang digambarkan dalam diagram network B Kelebihan D 5 Kelemahan C 4

Mengetahui kegiatan Tidak semua level mana yang harus manajemen dapat didahulukan dan kegiatan mengerti/membaca mana yang bisa ditunda Prosedur antar kegiatan yang jelas sehingga dapat mengetahui pengaruh suatu kegiatan terhadap kegiatan lainnya

ES/EF

NoLS/LF

Critical Path Method52

C D184

245

G

337

K

358

A01

16

24

33

47

F H

L I456 9

50 50

0

18

B Nutshell

103

E Kelebihan

J

10

45

Kelemahan Tidak semua level manajemen mampu membaca/mengerti

Dikembangkan oleh Du Pon Company (1958)

Dapat mengontrol keterlambatan kegiatan yang mempengaruhi selesainya proyek Menciptakan jalur atau lintasan kritis suatu proyek (mengetahui prioritas)

Prinsipnya mirip PERT, namun perbedaan mendasarnya adalah dalam penentuan perkiraan waktu

Presedent Diagram MethodNo & Pekerjaan (2)Pek. Galian (3)Pek. Pondasi

ES EF FF

EF

2

7

D

LF TF

5

FS(2-3)-3

4

9

5

Nutshell Diperkenalkan oleh J.W. Fondhal dari Univ. Stanford (awal 60-an) Bentuknya segi empat

Kelebihan Penggambaran networknya lebih sederhana dari CPM Dapat mengerjakan sebuah kegiatan tanpa menunggu kegiatan pendahulunya

Kelemahan Masih cukup sulit dimengerti oleh sebagian level manajemen

Sistem KomputasiNutshell Seiring dengan perkembangan teknologi IT dan komputer Sudah banyak diterapkan dewasa ini Contohnya: Primavera Microsoft Project Kelebihan Kemampuan mengolah data dalam jumlah besar dan kemungkinan salah yang kecil Dapat melakukan perubahan dalam waktu yang singkat Memungkinkan penjadwalan secara terpadu (waktu, material, tenaga serta biaya) Akibat Penjadwalan dapat dilakukan dengan lebih cepat & teliti Bisa dimanfaatkan sewaktu-waktu Dapat melihat ketergantungan antar kegiatan dan logis

BACK

Mengenal Microsoft Project

Lingkungan Kerja Ms. Project 2. Teknik penjadwalan 3. Penempatan Sumber Daya1.

Menjalankan Ms. ProjectKlik tombol Start, akan terlihat menu pilihan Pilih menu All Programs Pilih menu Microsoft Office Klik Microsoft Office Project 2003 untuk memulai program atau gambar icon Setelah itu muncul lembar kerja seperti berikut

Memasukkan DataData kegiatan proyek dimasukkan dengan mengetiknya pada kolom task name, waktu kegiatan pada kolom durasi Kolom start dan finish akan terisi otomatis Masukkan hubungan ketergantungan sebelum/pendahulu pada kolom predecessor. Kolom resource untuk sementara dikosongkan Untuk membuat kolom baru, dapat dilakukan dengan klik kanan pada baris title task names, kemudian pilih insert column. Pilih Field name, sesuaikan dengan kebutuhan. Untuk kasus ini pilih number (untuk kolom volume) dan text (untuk kolom satuan) Pada lembaran kanan (grafik gantt chart) akan tergambar secara otomatis bar chart tiap kegiatan dengan hubungan keterkaitannya

Melihat Float/SlackPilih menu View pada bagian atas Pilih Table: Entry Kemudian pilih Schedule

Mengubah TampilanPilih menu View Tentukan tampilan yang dikehendaki misalnya Network Diagram seperti berikut.

Menampilkan Lintasan KritisPilih menu Format pada bagian atas. Pilih Text Styles. Pada Item to Change pilih Critical Task. Kita juga bisa mengubah warna selain hitam, misalkan merah Format, Gantt Chart Wizard atau pilih icon Gantt Chart Wizard. Pilih Critical Path. Pada tahapan ini, tekan tombol Finish, kemudian tekan Format It dan Exit Wizard Pembuatan garis kolom pada diagram barnya dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Gridlines..., Bottom Tier Column, dan pada typenya diisikan jenis garisnya, kemudian tekan OK Penukaran tampilan penanggalan dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Timescale sehingga akan muncul menu Time scale pada Middle Tier untuk mengubah bagian tengah judul kolom bagian gantt chart dan Bottom Tier untuk bagian bawah judul, lalu ubah label sesuai kebutuhan Memperkecil tampilan grafik Gantt Chart dapat dilakukan dengan cara yang sama. Pada tampilan Timescale, ubah Size misalnya dari 100% menjadi 80%

Menyimpan FileBuka menu File (Alt+F), pilih Save As Buat nama file yang akan disimpan Kita juga bisa membuat password pada file yang kita kerjakan, yaitu dengan memilih Tools, General Options. Kemudian buatkan password

Membuka Beberapa File BersamaanBeberapa file dapat dibuka secara bersamaan sehingga akan memudahkan bila ada data yang akan dipertukarkan antara file. Caranya dengan memilih menu Window, Arrange All seperti gambar berikut.

Menentukan Tanggal ProyekBuka file Pilih menu Project pada bagian atas Pilih Project Information

Memasukan Data ProyekKlik icon Task Information atau klik dua kali pada nama kegiatan. Akan muncul menu Task Information Isikan Task name dengan ketergantungan kegiatan, jenis hubungan pada kolom Type dan Lag jika ada Cara lain untuk memasukkan data kegiatan bisa langsung dengan diketikkan di Task Sheet

Menentukan Hari Kerja & Jam KerjaUntuk proyek ini digunakan 6 hari kerja. Cara mengubah hari kerja adalah sebagai berikut. Pilih menu Tools, Change Working Time.. Tekan tombol S (Saturday) lalu aktifkan tombol nondefault working time sehingga hari Sabtu menjadi berwarna putih Hari Sabtu kerja selesai pukul 15.00. Ubah jam kerja hari Sabtu dengan menekan tombol S (Saturday), lalu ubah jam kerjanya sesuai dengan jam kerja proyek Menentukan hari libur dilakukan dengan cara menandai tanggal dengan meletakkan kursor pada tanggal libur (misal 9 Maret 2009 Maulid Nabi SAW). Selanjutnya pilih Nonworking Time sehingga akan ada tanda libur pada grafik gantt chart Setelah prosedur tersebut dijalankan, ubah jam kerja per minggu dan per bulannya dengan menekan dan menyesuaikan jam kerja per minggunya

Memasukan Sumber DayaTukar tampilan Gantt Chart menjadi Resource Sheet Ms. Project secara otomatis akan mengisi pekerja dengan bentuk % (1 pekerja = 100%). Untuk mengubah format ini, maka terlebih dahulu pilih menu Tools, pilih Options. Pilih Schedule dan ubah Show Assignment Unit As A menjadi Decimal Sekarang kembali ke tampilan Gantt Chart Untuk memasukkan sumber daya ke tiaptiap kegiatan, pilih icon assign resource (atau Tools, Assign Resource). Sekarang tinggal mengisikan menu Assign Resource dengan jumlah tenaganya Ubah tampilan menu View, Resource Graph sehingga akan terlihat sebagai berikut BACK

Permasalahan Utama

Permasalahan utama yang sering terjadi dalam penanganan suatu proyek adalah: Sulitnya menyelesaikan proyek tepat waktu Seringnya pelaksanaan proyek membutuhkan biaya yang lebih besar dari rencana Sulitnya menggunakan sumber daya seefisien mungkin

PEMBAHASAN MAKALAHTentang Proyek NKBH Constraint Task Perataan Sumber Daya Blok Schedule Cara Termyn Menambah/Memperbaiki Harga Mempercepat Waktu Penyelesaian

Sekilas Tentang Proyek NKBHNama Proyek Lokasi Nomor Kontrak Tanggal Kontrak Nomor SPMK Tanggal SPMK Nilai Kontrak Pelaksanaan Pemeliharaan Tipe Kontrak Sumber Pembayaran Normalisasi Kali Bekasi Hilir Kotamadya dan Kabupaten Bekasi, Jawa Barat KU.08.08/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214 3 Desember 2008 KU.08.12/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214B 3 Desember 2008 Rp 148.207.984.000,- (Incl. PPN 10%) 400 Hari Kalender 180 Hari Kalender Unit Price APBN Progress Termin Bulanan Minimum Rp. 1 M

Sekilas Tentang Proyek NKBH

Metode Kerja

2mMuka Air Banjir Normal MAB + 14.10

kisdam (sand bag)

6m

6m

pompa submersible 6 = 6 bh

Metode KerjaPENGEBORAN BORED PILE 60 CM1. Methode yang dipakai adalah methode wash boring atau dry boring sesuai dengan kondisi lapangan. Pengeboran dengan Auger Pembuangan sisa tanah pengeboran. Penggemburan dengan auger dan ditambah air auger craneMAB + 14.10

water tank

2. 3. 4.

kisdam (sand bag)

pompa submersible

Metode KerjaPEMASANGAN STEEL CASING1. Pemasangan temporary steel casing tergantung dengan kondisi tanah dilapangan. Pengurasan lumpur dengan flexible pipe. 1 auger craneMAB + 14.10

2.

kisdam (sand bag)

steel casing pompa submersible 2

Metode KerjaPEMASANGAN TULANGAN DAN PENGECORAN1. 2. 3. Pemasangan tulangan bored pile dg crane. Pengecoran boredpile dg bantuan talang. Pencabutan temporary steel casing dg crane. auger crane 1MAB + 14.10

truck mixer

kisdam (sand bag)

tremie pompa submersible tulangan boredpile

2

Metode Kerja1. Lantai kerja Bo dan lapisan pasir urug 2. Pemasangan bekisting dan penulangan Pile Cap 3. Pengecoran Pile Cap2 pasang bekisting 1 dan penulangan pasir urug dan lantai kerjaMAB + 14.10

truck mixer

3

kisdam (sand bag)

pompa submersible

Metode Kerja1. Pemasangan besi tulangan 2. Pemasangan bekisting PERI disisi muka dan bekisting konvensional di sisi belakang. 3. Pengecoran dinding stage 1.truck mixer

Bekisting PeriMAB + 14.10

Konvensional

kisdam (sand bag)

Tahap - 1

pompa submersible

Lihat

Tahap - 2

Metode Kerja

kisdam (sand bag dipindah ke lokasi baru)

pemadatan berlapis dg vibro roller

BACK

Constraint TaskDalam perencanaan proyek tertentu seringkali terdapat batasan-batasan tertentu dimana suatu kelompok kegiatan harus diselesaikan pada tanggal tertentu Misalkan pada proyek Normalisasi Kali Bekasi Hilir ini untuk pekerjaan pemancangan SPC oleh owner harus selesai pada tanggal 30 April 2009. Letakkan kursor pada baris ke 18. Lakukan double klik sehingga muncul menu task information seperti gambar di bawah ini

Constraint TaskPada menu, pilih advanced. Tukar constraint type dengan Must Finish On. Tentukan constraint date dengan tanggal 30 April 2009. Selanjutnya akan ada planning wizard, pilih Continue. A must finish on constraint will be set. Setelah prosedur tersebut dilakukan akan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru dimana sebelumnya kegiatan tersebut bukan kegiatan kritis. Hal tersebut disebabkan tanggal selesainya kegiatan sudah ditetapkan sehingga perhitungan ke belakang untuk pekerjaan tersebut dihitung dari tanggal milestone, bukan lagi dari tanggal default

BACK

Perataan Sumber DayaPilih menu Tools, Resource Leveling, lalu pilih Level Now dan OK Pada menu Level Now, pilih OK Selanjutnya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak kritis dan tampilan resource graphnya telah rata

Manual LevelingKembali ke tampilan Gantt Chart Mengubah Gantt Chart menjadi tampilan Slack/Float dengan cara klik icon Gantt Chart Wizard. Pilih Custom Gantt Chart, next> sampai step ke 8 lalu pilih total Slack dan Finish Pada kegiatan yang tidak kritis akan terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu senggangnya (slack time). Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows, Split atau klik icon Task Entry View sehingga layar terbagi menjadi dua

Manual LevelingSelanjutnya geser kegiatan-kegiatan non kritis ke belakang sesuai slack timenya. Atau bisa pula digeser sekaligus memecah kegiatan non kritis sehingga tampilan resource graph menjadi lebih baik

BACK

Blok SchedulePermasalahan yang seringkali terjadi di lapangan adalah keterbatasan sumber daya yang terampil dan ruang atau area kerja yang tidak memungkinkan sumber daya dengan jumlah besar. Penyusunan grafik sumber daya yang baik dapat juga dilakukan dengan membuat blok schedule.

BACK

Cara Pembayaran Bertahap (Termyn)Misalkan pada kegiatan nomor 8 (tes sondir) dikerjakan oleh subkontraktor dengan durasi 10 hari dan nilai kontrak Rp 750.000,00. Subkontraktornya meminta: Uang muka sebesar 15% x nilai kontraknya 25% x nilai kontrak setelah separuh kegiatan atau 50% fisik pekerjaan selesai 50% x nilai kontrak setelah pekerjaan fisik siap 10% x nilai kontrak setelah masa pemeliharaan (selama 5 hari) selesai Langkah pertama adalah membuka resource sheet dan menyisipkan sumber daya sub-kon 1, 2, 3, dan 4 dengan harga cost/use dan cara pembayaran end seperti gambar berikut.

Cara Pembayaran Bertahap (Termyn)Kembali ke tampilan gantt chart, tempatkan resource sub-kon 1, 2, 3, 4 untuk S1, S2, S3, dan S4. Letakkan kursor pada kegiatan sondir, bagi dua lembaran kerja gantt chart dengan cara mengklik Task Entry View atau dengan membuka menu windows, lalu pilih split sehingga layar kerja terbagi dua. Tukar bagian bawah dengan task usage dan bagian atas adalah gantt chart. Klik icon go to selected task.

BACK

Menambah/Memperbaiki HargaView, Resource Sheet, lalu tekan dua kali dengan mouse pada sumber daya yang akan diubah harga satuannya. Misalnya untuk kasus ini, sejak tanggal 15 Februari 2009 harga upah pekerja naik menjadi Rp 20.000,00. Sedangkan biaya lembur tetap.

BACK

Mempercepat Waktu PenyelesaianMenambah Sumber Daya Mengatur kembali jadwal yang tersisa (rescheduling): 1. Kegiatan Tumpang Tindih 2. Memutus/memindahkan Hubungan Ketergantungan 3. Saling Tukar Tenaga Kerja 4. Membeli Waktu Dengan Biaya 5. Penambahan Sumber Daya Berkualitas 6. Penambahan Waktu Kerja / Lembur

PENUTUPKESIMPULAN Dibutuhkan pemahaman manajemen proyek yang baik untuk merancang, menjadwalkan dan melakukan pengendalian terhadap proyek Penerapan Microsoft Project dapat mempermudah pengendalian dan pelaporan proyek Adapun kendala-kendala dalam aplikasi Microsoft Project berkaitan dengan masalah waktu, biaya, dan sumber daya Kendala-kendala tersebut dapat diatasi dengan melakukan trik yang tepat sehingga dapat dimengerti oleh Microsoft Project SARAN Untuk mendapatkan laporan yang lebih baik, perlu dilakukan proses updating rutin Penerapan Microsoft Project perlu ditingkatkan dan didalami untuk proyekproyek PT. Waskita Karya Diperlukan latihan untuk memahami kendala-kendala penerapan Microsoft Project dengan kendala-kendala yang ditemui di lapangan

REFERENSIPutri Lynna A. Luthan, Syafriandi. 2006. Aplikasi Microsoft Project Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Teknik Sipil. Yogyakarta: Penerbit Andi. Trihendradi, Cornelius. 2005. Microsoft Project 2003. Langkah Cerdas Merencanakan, Menjadwalkan dan Mengontrol Proyek. Yogyakarta: Penerbit Andi.

SEKIAN & TERIMA KASIH