Aplikasi MS Project 2003beginner

PRESENTED BY

INSYIRAHMAN

PT BADAK BONTANG, 21 SEPTEMBER 2007

1

Pengantar

MS Project adalah suatu paket program komputer yangdapat membantu dalam menyusun perencanaan ,pelaksanaan dan pengontrolan jadwal dan biaya suatuproyek secara terperinci dalam lingkup kegiatan demikegiatan

Berfungsi juga dalam hal penjadwalan, pencatatan danpemantauan penggunaan sumberdaya manusia maupunperalatan dan mengemas dalam sajian laporan yangperalatan dan mengemas dalam sajian laporan yangakurat.

Karena MS Project ini adalah product dari Microsoft,maka aplikasi-aplikasi komputer seperti MS Excell dapatdipadukan untuk mencapai hasil yang maksimal

Disarikan dari “Aplikasi MS Project untuk Penjadwalan Kerjadalam Proyek Teknik Sipil”, oleh Syafriandi, Dinastindo 2003

2

PERENCANAAN

/ PLANNING

PELAKSANAAN/

UPDATING

PENGENDALIAN

/ CONTROLING

YES YES YES

YES YES YES

YES YES YES

3

Memulai MS Project 2003

1. Klik 2x icon MS Project 2003 di Desktop layar monitor atau

2. Klik “Start” kemudian “programs” kemudian “Microsoft offices” dan klik

“MS Project 2003”

4

Menu Utama MS Project:

Baris menu dan toolbar menu

Grafik kotak

kombinasi

dengan durasi

Tempat

memasukkan

Item pekerjaan dengan durasiItem pekerjaan

Menu

alternative

untuk

perencanaan

5

1. Tutup menu

alternative dengan

1x klik

Menutup Tampilan yang tidak perlu

2. Drag frame

pembatas ke arah

kanan

6

Sehingga layar utama

menjadi seperti ini

7

PERENCANAAN/ PLANNING

Mengatur project start:

Mengatur tanggal mulai project1. Klik “project information” pada menu baris “project”

2. Muncul kotak dialog “Project Information” dan klik

tanggal dimulainya project, misalnya 3 Juli 2007 dan

klik “OK”

8


Mengatur kalender “standard” project1. Klik “Change working time” pada menu baris Tools”

2. Muncul kotak dialog “Change working time” dan klik ‘options”

3. Muncul kotak dialog “options” dan atur Jam start dan jam selesai

9


Menulis Item Pekerjaan1. Ketik nama item pekerjaan pada kolom “Task Name” secara

otomatis kolom durasi, start dan finish akan terisi serta “gantt

chart “tergambar

Tertulis/ tergambar

secara otomatis

10


Mengelompokkan Item Pekerjaan1. Select item pekerjaan

2. Klik icon “indent”

11


Hasil mengelompokkan Item Pekerjaan

12


Memasukkan Durasi Item Pekerjaan1. Ketik durasi per item pekerjaan dan terlihat

setelah semua durasi diisikan

13


Memperpendek tampilan Grafik kotak1. Klik beberapa kali tombol “zoom out”

Dari harian menjadi

mingguan

14


Memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan1. Ketik pada kolom “Predecessor” hubungan yang dinginkan, misalnya: 3SS (Start to Start)

artinya pekerjaan no.4 “Survey/pengukuran lapangan” akan dimulai bersamaan dengan

pekerjaan no. 3 “Mobilisasi demobilisasi peralatan dan tenaga kerja”

4FS-7 days: Finish to Start

artinya: pekerjaan no.5

“Gudang” akan dimulai

setelah pekerjaan no.4

“Survey/pengukuran“Survey/pengukuran

lapangan” kurang 7 hari lagi

selesai

5: artinya: pekerjaan no.6

“Pek. Pembersihan Area”

akan dimulai setelah

pekerjaan no.5 “Gudang”

selesai dikerjakan

15


Hasil setelah memasukkan hubungan ketergantungan setiap

item pekerjaan

16


Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 1. Klik “Gantt Chart Wizard” pada menu “Format”

2. Pada Kotak dialog “Gantt Chart Wizard” klik “Next”

3. Klik “Custom Gantt Chart” dan klik “Next”

4. Klik “Yes” dan klik “Next”

5. Klik “Next”

6. Klik “Next”

7. Klik “Next”

17


Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 8. Klik “Next”

9. Klik “Baseline” dan klik “Next”

10. Klik “Date” dan klik “Next”

11. Klik “Yes” dan klik “Next”

12. Klik “Format It”

13. Klik “Exit Wizard”

18


Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 14. Klik “Tools” pada baris menu dan “Tracking”

serta “Save Basline”

15. Muncul kotak dialog “save baseline” kemudian

klik “OK”

19


Hasil menampilkan “Baseline” dan “Critical”

20


Menyimpan File1. Klik “Save As” pada menu “File”

2. Muncul kotak dialog “Save As”

3. Isi nama File dan tentukan folder penyimpanan

Mencetak Dokumen1. Klik “Print” pada menu “File”

2. Muncul kotak dialog “print”2. Muncul kotak dialog “print”

3. Pilih “printer name”

4. Klik “All” di “Timescale”

5. Check hasil print dengan klik “Preview”

6. Lakukan setting dengan klik “page setup”

7. Pada tab “Page” klik “Fit to”

8. Pilih kertas

9. Check lagi akan hasil cetakan dengan klik

tombol “print preview”

10. Lakukan pencetakan jika sudah sesuai dengan

yang dinginkan

21


Memasukkan Manhours1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert

Column”

2. Muncul kotak dialog “Column Definition”

kemudian Pilih “Work” pada kolom “Field name”

dan klik OK

22


Memasukkan Manhours3. Ketik jumlah manhours untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Work”

23


Memasukkan Harga1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert

Column”

2. Muncul kotak dialog “Column Definition”

kemudian Pilih “Cost” pada kolom “Field name”

dan klik OK

24


Memasukkan Harga3. Ketik harga untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Cost”

25


Membuat kurva S1. Klik kanan pada baris tool bar menu, klik

“Analysis” dan muncul toolbars group Analysis

26


Membuat kurva S2. Klik tombol “ Analyze Timescaled Data in Excell”

dan akan muncul kotak dialog “ Analyze

Timescaled Data in Excell Wizard step 1 of 5”

kemudian klik “Entire project” dan kemudian klik

“Next”

27


Membuat kurva S3. Pilih “Cost” pada kolom “Available fields” dan Klik

tombol “Add>>” kemudian tekan “Next”

4. Tentukan tanggal start project pada kolom “From”

dan tentukan tanggal finish project pada kolom

“To” serta pilih “weeks” pada kolom “Units”

kemudian tekan “Next”

28


Membuat kurva S5. Klik “Yes Please” lalu tekan “Next”

6. Klik tombol “Export Data”

29


Membuat kurva S7. Hasil Export ke Excell dalam bentuk

grafik

30


Membuat kurva S8. Hasil Export ke Excell dalam bentuk data grafik

Pola Gantt Chart Durasi dalam Mingguan

31


Membuat kurva S9. Lakukan edit pada data grafik

dengan menjumlahkan data

sehingga menjadi

“Cummulative” sehingga

terlihat pola kurva S nya

32


Membuat kurva S10. Terlihat hasil akhir dari kurva S

33

PELAKSANAAN/ UPDATING

Memasukkan kolom % Complete1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert Column”

2. Muncul kotak dialog “Column Definition” dan pilih “% Complete”

pada kolom “Field Name” kemudian klik OK

34


Memasukkan kolom % Complete3. Tampak kolom % complete

35


Memasukkan Tanggal dan progress % aktual1. Letakkan kursor pada item pekerjaan yang akan di update,

misalnya item no. 4 “Survey/ pengukuran lapangan”

2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task”

36


Memasukkan Tanggal dan progress % aktual3. Isikan kolom “% complete = 20%”,

4. isikan “Actual dur: = 3” dan

5. isikan “Actual start= Jul 3’07” dan klik OK

37


Memasukkan Tanggal dan progress % aktual6. Hasil updating terlihat durasi item pekerjaan no.4 “Survey /

Pengukuran lapangan” menjadi lebih lama yaitu 15 hari dari durasi

awal/ baseline 7 hari

7. Beberapa pekerjaan bergeser dari rencana awal terutama item

pekerjaan yang berada dijalur kritis atau “Critical path” sehingga

pekerjaan ini akan selesai pada tanggal 15 November 2007,

bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007

38

PENGENDALIAN/ CONTROLING

Walaupun sasaran telah ditetapkan, adanya organisasi dankepemimpinan yang handal serta motivasi kerja yang tingginamun tanpa pengendalian maka mustahil proyek terlaksanadengan baik.

Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telahditetapkan terlaksana sesuai dengan perencanaan.

Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat danPelaksanaan proyek berlangsung secara cepat danpenyimpangan akan selalu terjadi dan harus segera terdeteksisehingga diperlukan sistem pengendalian yang realistik danmemberikan petunjuk akan adanya penyimpangan tersebut.

39


Ada 2 macam penyimpangan dalam proyek:1. Penyimpangan waktu terhadap jadwal2. Penyimpangan biaya terhadap anggaran

Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal

Untuk kasus pekerjaan dibawah ini, terlihat bahwa waktupelaksanaan pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapanganmenyimpang dari 7 hari menjadi 15 hari, ini disebabkan % progress dalam 3 hari hanya 20 %progress dalam 3 hari hanya 20 %

40



Pertanyaan adalah: Bagaimana mengembalikan waktupelaksanaan pekerjaan agar kembali ke Baseline?

Lakukan langkah berikut:

1. Letakkan kursor pada item pekerjaan item no. 4 “Survey/ pengukuran

lapangan”

2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” 2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” (lihat halaman 36 )

3. Isikan kolom “% complete = 73%” (perkiraan),

4. isikan “Actual dur: = 5” dan

5. klik OK

41



Terlihat waktu sudah kembali ke baseline

42


Segera beri masukan ke Pelaksana lapangan:1. Pekerjaan no.4 “Survey/ pengukuran lapangan” dalam 2 hari

kedepan harus mencapai progress 73%2. Segera dan jangan ditunda-tunda untuk mencari strategi terbaik

dengan melaksanakan meeting bersama pengawas lapangan dankontraktor pelaksana

43

Aplikasi MS Project 2003beginner

Documents

Transcript of Aplikasi MS Project 2003beginner