Aplikasi MS Project 2003beginner

of 44 /44
PRESENTED BY INSYIRAHMAN PT BADAK BONTANG, 21 SEPTEMBER 2007 1

Embed Size (px)

description

microsoft Project For BeginnerJust Share

Transcript of Aplikasi MS Project 2003beginner

PRESENTED BY INSYIRAHMAN

PT BADAK BONTANG, 21 SEPTEMBER 2007 1

Pengantar MS Project adalah suatu paket program komputer yang dapat membantu dalam menyusun perencanaan , pelaksanaan dan pengontrolan jadwal dan biaya suatu proyek secara terperinci dalam lingkup kegiatan demi kegiatan Berfungsi juga dalam hal penjadwalan, pencatatan dan pemantauan penggunaan sumberdaya manusia maupun peralatan dan mengemas dalam sajian laporan yang akurat. Karena MS Project ini adalah product dari Microsoft, maka aplikasi-aplikasi komputer seperti MS Excell dapat dipadukan untuk mencapai hasil yang maksimalDisarikan dari Aplikasi MS Project untuk Penjadwalan Kerja dalam Proyek Teknik Sipil, oleh Syafriandi, Dinastindo 2003

2

PERENCANAAN PELAKSANAAN/ PENGENDALIAN / PLANNING UPDATING / CONTROLING YES YES YES YES YES YES YES YES YES

3

Memulai MS Project 2003 1. Klik 2x icon MS Project 2003 di Desktop layar monitor atau 2. Klik Start kemudian programs kemudian Microsoft offices dan klik MS Project 2003

4

Menu Utama MS Project: Baris menu dan toolbar menu

Tempat memasukkan Item pekerjaan

Grafik kotak kombinasi dengan durasi

Menu alternative untuk perencanaan

5

Menutup Tampilan yang tidak perlu

1. Tutup menu alternative dengan 1x klik

2. Drag frame pembatas ke arah kanan

6

Sehingga layar utama menjadi seperti ini

7

PERENCANAAN/ PLANNING Mengatur tanggal mulai project1. Klik project information pada menu baris project 2. Muncul kotak dialog Project Information dan klik tanggal dimulainya project, misalnya 3 Juli 2007 dan klik OK

Mengatur project start:

8

PERENCANAAN/ PLANNING Mengatur kalender standard project1. Klik Change working time pada menu baris Tools 2. Muncul kotak dialog Change working time dan klik options 3. Muncul kotak dialog options dan atur Jam start dan jam selesai

9

PERENCANAAN/ PLANNING Menulis Item Pekerjaan1. Ketik nama item pekerjaan pada kolom Task Name secara otomatis kolom durasi, start dan finish akan terisi serta gantt chart tergambar

Tertulis/ tergambar secara otomatis10

PERENCANAAN/ PLANNING Mengelompokkan Item Pekerjaan1. 2. Select item pekerjaan Klik icon indent

11

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil mengelompokkan Item Pekerjaan

12

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Durasi Item Pekerjaan1. Ketik durasi per item pekerjaan dan terlihat setelah semua durasi diisikan

13

PERENCANAAN/ PLANNING Memperpendek tampilan Grafik kotak1. Klik beberapa kali tombol zoom out Dari harian menjadi mingguan

14

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan1. Ketik pada kolom Predecessor hubungan yang dinginkan, misalnya: 3SS (Start to Start) artinya pekerjaan no.4 Survey/pengukuran lapangan akan dimulai bersamaan dengan pekerjaan no. 3 Mobilisasi demobilisasi peralatan dan tenaga kerja 4FS-7 days: Finish to Start artinya: pekerjaan no.5 Gudang akan dimulai setelah pekerjaan no.4 Survey/pengukuran lapangan kurang 7 hari lagi selesai 5: artinya: pekerjaan no.6 Pek. Pembersihan Area akan dimulai setelah pekerjaan no.5 Gudang selesai dikerjakan

15

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil setelah memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan

16

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan Baseline dan Critical1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klik Gantt Chart Wizard pada menu Format Pada Kotak dialog Gantt Chart Wizard klik Next Klik Custom Gantt Chart dan klik Next Klik Yes dan klik Next Klik Next Klik Next Klik Next

17

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan Baseline dan Critical8. 9. 10. 11. 12. 13. Klik Next Klik Baseline dan klik Next Klik Date dan klik Next Klik Yes dan klik Next Klik Format It Klik Exit Wizard

18

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan Baseline dan Critical14. Klik Tools pada baris menu dan Tracking serta Save Basline 15. Muncul kotak dialog save baseline kemudian klik OK

19

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil menampilkan Baseline dan Critical

20

PERENCANAAN/ PLANNING Menyimpan File1. 2. 3. Klik Save As pada menu File Muncul kotak dialog Save As Isi nama File dan tentukan folder penyimpanan

Mencetak Dokumen1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Klik Print pada menu File Muncul kotak dialog print Pilih printer name Klik All di Timescale Check hasil print dengan klik Preview Lakukan setting dengan klik page setup Pada tab Page klik Fit to Pilih kertas Check lagi akan hasil cetakan dengan klik tombol print preview 10. Lakukan pencetakan jika sudah sesuai dengan yang dinginkan21

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Manhours1. 2. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik Insert Column Muncul kotak dialog Column Definition kemudian Pilih Work pada kolom Field name dan klik OK

22

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Manhours3. Ketik jumlah manhours untuk setiap item pekerjaan pada kolom Work

23

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Harga1. 2. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik Insert Column Muncul kotak dialog Column Definition kemudian Pilih Cost pada kolom Field name dan klik OK

24

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Harga3. Ketik harga untuk setiap item pekerjaan pada kolom Cost

25

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S1. Klik kanan pada baris tool bar menu, klik Analysis dan muncul toolbars group Analysis

26

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S2. Klik tombol Analyze Timescaled Data in Excell dan akan muncul kotak dialog Analyze Timescaled Data in Excell Wizard step 1 of 5 kemudian klik Entire project dan kemudian klik Next

27

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S3. 4. Pilih Cost pada kolom Available fields dan Klik tombol Add>> kemudian tekan Next Tentukan tanggal start project pada kolom From dan tentukan tanggal finish project pada kolom To serta pilih weeks pada kolom Units kemudian tekan Next

28

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S5. 6. Klik Yes Please lalu tekan Next Klik tombol Export Data

29

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S7. Hasil Export ke Excell dalam bentuk grafik

30

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S8. Hasil Export ke Excell dalam bentuk data grafik

Pola Gantt Chart

Durasi dalam Mingguan

31

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S9. Lakukan edit pada data grafik dengan menjumlahkan data sehingga menjadi Cummulative sehingga terlihat pola kurva S nya

32

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S10. Terlihat hasil akhir dari kurva S

33

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan kolom % Complete1. 2. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik Insert Column Muncul kotak dialog Column Definition dan pilih % Complete pada kolom Field Name kemudian klik OK

34

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan kolom % Complete3. Tampak kolom % complete

35

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual1. Letakkan kursor pada item pekerjaan yang akan di update, misalnya item no. 4 Survey/ pengukuran lapangan 2. Klik icon Update TasK dan muncul kotak dialog Update Task

36

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual3. Isikan kolom % complete = 20%, 4. isikan Actual dur: = 3 dan 5. isikan Actual start= Jul 307 dan klik OK

37

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual6. Hasil updating terlihat durasi item pekerjaan no.4 Survey / Pengukuran lapangan menjadi lebih lama yaitu 15 hari dari durasi awal/ baseline 7 hari 7. Beberapa pekerjaan bergeser dari rencana awal terutama item pekerjaan yang berada dijalur kritis atau Critical path sehingga pekerjaan ini akan selesai pada tanggal 15 November 2007, bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007

38

PENGENDALIAN/ CONTROLINGWalaupun sasaran telah ditetapkan, adanya organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motivasi kerja yang tinggi namun tanpa pengendalian maka mustahil proyek terlaksana dengan baik. Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telah ditetapkan terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat dan penyimpangan akan selalu terjadi dan harus segera terdeteksi sehingga diperlukan sistem pengendalian yang realistik dan memberikan petunjuk akan adanya penyimpangan tersebut.

39

PENGENDALIAN/ CONTROLINGAda 2 macam penyimpangan dalam proyek: 1. Penyimpangan waktu terhadap jadwal 2. Penyimpangan biaya terhadap anggaran Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal Untuk kasus pekerjaan dibawah ini, terlihat bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapangan menyimpang dari 7 hari menjadi 15 hari, ini disebabkan % progress dalam 3 hari hanya 20 %

40

PENGENDALIAN/ CONTROLINGPenyimpangan Waktu terhadap Jadwal Pertanyaan adalah: Bagaimana mengembalikan waktu pelaksanaan pekerjaan agar kembali ke Baseline? Lakukan langkah berikut:

1. Letakkan kursor pada item pekerjaan item no. 4 Survey/ pengukuran lapangan 2. Klik icon Update TasK dan muncul kotak dialog Update Task (lihat halaman 36 ) 3. Isikan kolom % complete = 73% (perkiraan), 4. isikan Actual dur: = 5 dan 5. klik OK

41

PENGENDALIAN/ CONTROLINGPenyimpangan Waktu terhadap JadwalTerlihat waktu sudah kembali ke baseline

42

PENGENDALIAN/ CONTROLINGSegera beri masukan ke Pelaksana lapangan: 1. Pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapangan dalam 2 hari kedepan harus mencapai progress 73% 2. Segera dan jangan ditunda-tunda untuk mencari strategi terbaik dengan melaksanakan meeting bersama pengawas lapangan dan kontraktor pelaksana

43

44