Tutorial Ms. Project

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1 KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi

FTSL ITB 2011

BAB I PENDAHULUAN

1.1 PENGANTAR

1.1.1 Microsoft Project

Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan

tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara

penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan

efektif.

Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking

(anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost

resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta

finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi.

Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur

anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui

kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan

perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data

mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.

Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat

suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau

spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft

Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

1.1.1 Istilah Dalam Microsoft Project

Task (tugas)

Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses

Arrow pada CPM, node pada PDM

Duration

Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas

Start

Waktu dimulainya pekerjaan

Finish

Waktu selesainya pekerjaan



FTSL ITB 2011

Predecessor

Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud

Resource

Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana

Cost

Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan

Baseline

Ketetapan jadwal dan biaya proyek

Gantt Chart

Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang

Tracking

Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan

Milestone

Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Durasi = 0

1.2 MEMULAI PEKERJAAN

1.2.1 Memulaiprogram Microsoft Project 2007

Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek

Project project information Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek



FTSL ITB 2011

Penentuan tanggal acuan proyek

Keterangan Proyek

Project project information statistics

File Properties

1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan

i information Task name : daftar pekerjaan

Duration : default 1 days



FTSL ITB 2011

Start : automatic from project information

Finish : start + duration

Predecessor : membaca nomor cell

Resource name : daftar resource

1.2.3 Menuliskan Daftar Pekerjaan

No Jenis Pekerjaan

1 Pekerjaan Persiapan

2 Pembersihan Lokasi

3 Dst.

1.2.4 Mengganti Nama Pekerjaan

Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui

project task information

1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan

Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task



FTSL ITB 2011

1.2.6 Save Dan Protection File

File Save As Tools General Option

1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task

Menggunakan aplikasi indent dan outdent

Project outline Indent/Outdent



FTSL ITB 2011

1.2.8 Hide dan Show Subtask

Project Outline Show/Hide Subtask

1.2.9 Penomoran Pekerjaan

Tools Option View Show outline number

1.3 ENTRI DURASI

1.3.1 Durasi Pekerjaan

Menginputkan durasi

No Jenis Pekerjaan Durasi

1 Pekerjaan Persiapan 6 days

2 Pembersihan Lokasi 1 day

3 Dst.

1.3.2 Pengembangan Jadwal

Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah :

Bar Chart/Gantt Chart

Critical Path Method (CPM)

Precedence Diagram Method (PDM)

1.3.3 Logika Ketergantungan

Finish to Start (FS)

Start to Start (SS)



FTSL ITB 2011

Finish to Finish (FF)

Start to Finish (SF)

1.3.4 Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan

No Jenis Pekerjaan Durasi Predecessor

1 Pekerjaan Persiapan 6 days

2 Pembersihan Lokasi 1 day

3 Dst. 1 day 2

1.4 CALENDAR

1.4.1Base Calendar

Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu

kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource.

Standard

Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam dimulai

jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin jumat) di tiap minggunya.

24 hours

Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh

Night shift

Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari

Project Calendar

Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam

proyek

Resource Calendar

Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar

Task Calendar

Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk

memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang

menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai waktu

libur pada project calendar.

Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan pekerjaan

dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource calendar, dan

task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan dijadwalkan

berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak memiliki task

calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar.



FTSL ITB 2011

1.4.2 Calendar View

View Calendar

1.4.3 Mengedit Pekerjaan

Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information.

Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style

ataupun text style.

1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar

Format timescale



FTSL ITB 2011

1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari

Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan go to

1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali

Task information hide task bar 1.4.7 Menyusun Jadwal Kerja

Tools Change Working Time work weeks details



FTSL ITB 2011

Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin jumat jam 08.00AM

12:00PM dan 1:00PM 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM - 12.00PM dan 1.00PM - 5.00PM, jumat

08.00AM - 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM.

1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus

Tools Change Working TimeExeption details



FTSL ITB 2011

1.5 ENTRI RESOURCE

1.5.1 Membuat Jadwal Kerja Resource

Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi,

Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM -12.00PM

Mandor : senin jumat, sabtu 08.00AM 12.00PM

Resource sheet resource information change working time

1.5.2 Mengenal Resource Sheet

1.5.3 Mengubah Satuan Harga

Tools option view currency



FTSL ITB 2011

1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource

Tools option schedule show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal)



FTSL ITB 2011

1.5.5 Menyusun Daftar Resource

1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task

Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration

Task information advanced task type fixed duration

1.5.7 Melalui Task Information



FTSL ITB 2011

1.5.8 Melalui Assign Resource

Tools Assign Resources (Alt + F10)

1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung

No Jenis Pekerjaan Resources

1 Pekerjaan Persiapan

2 Pembersihan Lokasi Kepala Tukang,Pekerja[4]

3 Pemagaran Kepala Tukang,Pekerja[2]

4 Dst.



FTSL ITB 2011

1.6 ENTRI COST

1.6.1 Mengenal Cost Table

Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, View TableCost

1.6.2 Biaya Tiap Pekerjaan

Cost pada gantt chart

1.7 BIAYA PADA RESOURCE

Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View Table Cost



FTSL ITB 2011

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan

Cost pada task usage

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource

Cost pada resource usage



FTSL ITB 2011

1.8 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

1.8.1 Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart

Format Text Style

1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan

View Table Schedule

1.8.3 Mengetahui Resource Conflict

Melalui resource sheet

Melalui resource usage



FTSL ITB 2011

Melalui resource graph

1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management

Mengetahui resource allocation

Mengetahui task entry

Mengetahui overlocation



FTSL ITB 2011

1.8.5 Mengatasi Konflik

Mengurangi jumlah resource pada task

Mengganti resource

Menggeser jadwal pekerjaan

Mengubah keterkaitan pekerjaan

Lembur / crash program

1.8.6 Levelling

Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan

Tools level resource

1.8.7 Baseline

Tools tracking set baseline



FTSL ITB 2011

1.8.8 Penentuan Target

Tracking, Memperbarui start/finish date

Tools tracking update task

1.8.9 Presentase Pekerjaan

Project task information general

Grafis dengan barchart

1.8.10 Beragam Bentuk Tampilan Table

o Pada gantt chart Entry Cost Schedule Summary Tracking variance o Resource sheet entry Cost

Summary Usage Work o Task usage Cost Entry Schedule Summary Usage Tracking

Variance work o Resource usage Cost Entry Schedule Summary Usage Work



FTSL ITB 2011

1.8.11 Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph

Format timescale

1.8.12 Beragam Grafik Proyek

o Peak unit o Work o Cummulative work o Over allocation o Percent allocation o Remaining availability o Cummulative cost o Work availability o Unit availability

1.8.13 Beragam Tipe Report

Report report select o Overview o Current activities o Cost o Assignment o Workload o custom

1.8.14 Custom Report

o Resource o Resource (work) o Resource (material) o Crosstab



FTSL ITB 2011

1.8.15 Format Text Report

o Edit properti Report o Mengganti header, footer, dan keterangan o Mengeset halaman

1.8.16 Kemajuan Proyek

o Project Information o Property File

1.8.17 Optimalisasi Proyek

o Mengoptimalkan durasi o Mengoptimalkan hubungan antar pekerjaan o Lembur o Lag and Lead Time 1.8.18 Export

o From MS. Project to MS. Word o From MS. Project to MS. Excel 1.8.19 Import

o From MS. Excel to MS. Project



FTSL ITB 2011

Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi

3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan

beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang

terbuat dari beton setebal 10 cm.

Gambar 1 Denah Septic Tank

Gambar 2 Potongan A A Septic Tank Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3),

yaitu :

100.

00

100.00

A

A

100.00 100.00

100.

00

100.00

5.00

5.00

30.0

0

10.0

0

5.00



FTSL ITB 2011

1. Pekerjaan penggalian

2. Pekerjaan beton

3. Pekerjaan pemipaan

4. Proyek Management

Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat

pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi

septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara

tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan

pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM),

precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus

ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada

gambar 3.

Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, anda akan membutuhkan beberapa sumber daya

(resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda

butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut,

Agregat Pasir Semen Air Tukang batu (tersedia 1 orang) Pekerja (tersedia 1 orang) Mandor (tersedia 1 orang)

Tutorial Ms. Project

Documents

Transcript of Tutorial Ms. Project