O L E H : P U T R I P R A D N YAW I DYA SA R I N R P : 9 1 . 0 7 . 2 0 5 . 3 1 1 D O S E N P E M B I M B I N G : I R . A R I E S TJA H YA N TO, M . S C .

ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES

E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO

Latar Belakang www.kominfo.go.id

Balitbang SDM

Sekretariat Badan

Pusat Penelitian &

Pengembangan Pos &

Telekomunikasi

Pusat Penelitian &

Pengembangan Aplikasi

Telematika Sarana

Komunikasi & Diseminasi Informatika

Pusat Penelitian &

Pengembangan Literasi

Komunikasi & Informatika

Pusat Penelitian &

Pengembangan Profil

Komunikasi & Informatika

BPPKI Medan

BPPKI Yogyakarta

BPPKI Bandung

BPPKI Jakarta

BPPKI Manado

BPPKI Makassar

BPPKI Banjarmasin

BPPKI Surabaya

UPT

Struktur organisasi Balitbang SDM

LITBANG PUSAT

AKADEMISI

INSTANSI WIL.

KERJA MASYARAKAT DI WIL. KERJA

PERPUSDA

ARSIP NASIONAL

INSTANSI DAERAH

LIPI

JURNAL, HASIL

PENELITIAN

Perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal.

Jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos.

Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI.

Rumusan Masalah

Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo?

Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal?

Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kominfo.go.id) ?

Tujuan Penelitian

Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo.

Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. Fasilitas e-journal dapat dengan mudah melakukan sharing resource antar instansi.

Menghasilkankan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang.

Metode Penelitian Web Application Process Framework (Roger, S. Pressman, (2006). “Software

Engineering, a Practitioners Approach (SEPA) 6th nd.)

Customer Communication

Interview observasi

Identify The Problem

Requirement Analysis

Open Journal System Analysis

Modelling

DatabaseDesign

InterfaceDesign

ArchitectureDesign

Web menuDesign

Document Design

Fungsional kebutuhan dari litbang depkominfo

Fungsional kebutuhan baru

Customer Communication

Interview

1. Kepala Subbid. Rencana dan Program Puslitbang Profesi, Bapak Arifianto yang memiliki tugas pokok merencanakan dan memprogram pelaksanakan penelitian dan pengembangan profesi komunikasi dan informatika.

2. Kepala devisi Publikasi BPPKI Surabaya, Bapak Ria putra Paripurna yang memiliki tugas pokok dalam mempublikasikan hasil-hasil penelitian BPPKI Surabaya dan penerbitan jurnal BPPKI Surabaya.

Customer Communication

Hasil Interview

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS

Problem or Opportunity Causes and Effects

1. Belum adanya jurnal digital sehingga penerbitan jurnal dilakukan secara manual.

• Dengan melakukan penerbitan jurnal secara manual maka penerbitan jurnal tidak berjalan sesuai dengan yang dijadwalkan karena prosesnya membutuhkan banyak waktu.

• Penerbitan jurnal yang ada saat ini memerlukan banyak biaya transportasi, ATK (Alat Tulis Kantor) dan waktu sehingga terjadi pemborosan

2. Mengembangkan sistem pemberitahuan mengenai jadwal masuknya tulisan jurnal ke redaksi

• Pengembangan pada halaman sistem jurnal berupa pengumuman mengenai jadwal terakhir artikel jurnal masuk kedalam redaksi. Jika melebihi batas waktu maka artikel tidak bisa masuk.

3. Data koleksi jurnal dan data penulis yang tersimpan kurang aktual dan akurat.

• Input data yang baru tidak tersimpan dengan baik. Akibatnya data sering hilang.

• Jurnal dapat dinyatakan hilang dan tidak diketahui letaknya.

Customer Communication

Hasil Interview 1. Keterbatasan dalam mengakses jurnal.

• Sistem tidak dapat diakses dari luar Balitbang Kemkominfo. Pembaca jurnal harus menuju kantor Balitbang kominfo ato UPT jika ingin mencari jurnal.

• Jumlah jurnal yang ada di perpustakaan balitbang kominfo sangat terbatas. pengguna harus menunggu untuk dapat membaca jurnal.

2. Pengurus jurnal mengalami kesulitan dalam menerbitkan sebuah jurnal.

• Data dan Laporan jurnal dilakukan secara manual sehingga pengurus harus memindahkan data dari satu tempat ketempat yang lain.

3. Pembaca jurnal mengalami kesulitan dalam mencari koleksi jurnal.

• Sistem pencatatan koleksi jurnal belum terintegrasi.

4. Menyediakan informasi yang lengkap mengenai jurnal.

• Saat ini pengurus jurnal tidak dapat menyediakan informasi mengenai koleksi jurnal seperti review, abstrak, Author dan lain sebagainya. Calon peminjam kesulitan dalam menemukan informasi lengkap mengenai koleksi jurnal.

5. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan UPT.

• Pengguna jurnal mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi mengenai keberadaan koleksi jurnal. Hal ini menyebabkan pengguna tidak dapat melihat seluruh koleksi jurnal.

Customer Communication

Hasil Interview

1. Pengembangan sistem download artikel jurnal dengan menyediakan fasilitas download jurnal.

• Pengguna dapat mendaftarkan (men-download) jurnal yang ingin dibaca Proses download masih dilakukan dengan cara melakukan permintaan terhadap pengurus, kemudian dikirim oleh pengurus jurnal.

• Pengembangan artikel tidak bisa di download oleh sembarang orang, harus melakukan permission ke pengurus/admin. Tampilan jurnal pada interface yaitu berupa abstrak dan kesimpulan.

2. Mengembangkan sistem untuk menangani pemberitahuan jika ada jurnal baru melalui email.

• Untuk mengurangi waktu pendistribusian jurnal maka memerlukan sistem yang dapat memberitahu pengguna mengenai jurnal yang baru terbit

3. Pengembangan sistem kotak kritik dan saran bagi kemajuan jurnal.

• Untuk meningkatkan pelayanan maka dapat disediakan fasilitas kritik dan saran bagi pengguna untuk kemajuan jurnal sehingga kedepannya menjadi lebih baik.

Observasi

Journal Workflow

PENGGUNAADMIN PENULIS PENYUNTING MITRA BESTARI

Start

Kirim surat pemberitahuan akan diterbitkan

jurnal melalui email

Menerima Email

Membuat naskah jurnal

Mengirim naskah jurnal

Menerima naskah jurnal

Cek naskah jurnal sesuai

dengan lembar evaluasi

Sesuai dengan acuan

jurnal ?

Kirim email pemberitahuan

kekurangan jurnal

Menerima revisi

Melengkapi kekurangan

jurnal

Merevisi substansi

dari naskah jurnal

Menseleksi judul jurnal yang layak

untuk diterbitkan

Setuju diterbitkan ?

Memeriksa format tulisan

Manajemen edisi/menyusun daftar pustaka

Cetak

NO

Perlu revisi ?YES NO

YES

NO

Didistribusikan

YES

Pembaca Jurnal

Finish

OPEN JOURNAL SYSTEM ANALYSIS

Berikut adalah kebutuhan sistem OJS :

1. PHP (4.2.x ke atas)

2. MySQL (3.23.23 ke atas) atau PostgreSQL (7.1 ke atas)

3. Apache (1.3.2x ke atas) atau Apache 2 (2.0.4x ke atas) atau Microsoft IIS 6 (dibutuhkan PHP 5.x)

Open Journal System Workflow

PengelolaEditorPenulis

StartPenulis meng upload jurnal ke website

Penerimaan antrian jurnal

Review pengumpulan

jurnal

Review penerimaan

jurnal

Edit hasil penerimaan

jurnal

Pengeditan hasil penerimaan

jurnal

Manajemen Edisi, Jadwal penerimaan & mengatur daftar isi

jurnal

Publikasi

Installasi & Pengaturan OJS

Memilih Reviewer jurnal

Reviewer mengadakan

penilaian thdp jurnal

Copyedit jurnal

Layout jurnal

Proofreading jurnal

Yes

Pengumpulan Arsip

Finish

Mengadakan review jurnalCek penerimaan

jurnal

Peer review jurnal

Keputusan

Diterima ?No

Layout jurnal

Copyedit jurnal

Edisi terbaru

Arsip Jurnal

New Journal Workflow

NON ANGGOTAANGGOTAMITRA BESTARIPENYUNTINGADMIN SYSTEM PENULISADMIN REDAKSI

NO

YES

NO

YES

Menerima revisi jurnal

Menerima Email

Membuat Naskah Jurnal

Sesuai dgn acuan Jurnal?

Installasi & Pengaturan

Sistem

Mengadakan review jurnal

Proofreading jurnal

Setuju diterbitkan?

Cek Kelengkapan

Naskah

Melengkapi kekurangan

jurnal

Pengeditan jurnal

Kirim Surat Pemberitahuan Melalui Email

Mengupload jurnal ke website

perlu revisi?

Manajemen Edisi/Menyusun Daftar Pustaka

Edisi terbaru

Kirim Email Pemberitahuan

Kekurangan Jurnal

START

Pengumpulan arsip jurnal

Mengadakan penilaian thdp jurnal

Keputusan

Publikasi

Penerimaan antrian jurnal

Membuat jadwal penerbitan jurnal

Memilih reviewer jurnal

YES

Arsip Jurnal

Maintenance User

A

Alur Kerja E-Journal

Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo maka dibuat penggabungan antara workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru.

New Workflow Journal

NON ANGGOTAANGGOTAMITRA BESTARIPENYUNTINGPENULISADMIN REDAKSIADMIN SYSTEM

Back Up Data

Finish

Maintenance system

A

YES

NO

Download full artikel jurnal

.pdf

Membaca abstrak & kesimpulan dari artikel jurnal

login

Anggota e-journal?

Download artikel jurnal

Membaca jurnal

Laporan Artikel jurnal

A

Finish

MODELLING

0

EJOURNAL

1 MAINTENANCE

USER

2 PROSES JADWAL

3 PROSES JURNAL

4 PROSES

SEARCHING

5

PROSES LOGIN

1.1 CREATE

USER

1.2 EDIT USER

3.1 UPLOAD JURNAL

3.2

PROSES PENERIMAAN

ANTRIAN JURNAL

3.3

REVIEW JURNAL

3.4 PROOFREADIN

G JURNAL

3.5 MANAJEMEN

JURNAL

3.5.1

LAYOUT

3.5.2

EDISI

3.5.3 DAFTAR

PUSTAKA

6 PROSES

DOWNLOAD NASKAH JURNAL

7 PENGUKURAN

STATISTIK

8

KRITIK &

SARAN

8.1

ANGGOTA

8.2

NON ANGGOTA

9 MAINTENANCE

SYSTEM

9.1

BACK UP DATA

9.2 LAY OUT

EJOURNAL

Hierarchy Process Diagram

MODELLING

review jurnal penyunting

searching non anggota

tampilan statistik

searching anggota

login

lap kritik saran

data review penyunting

layout ejournal

backup data

data mitra bestaridata penyunting

data penulis

kritik saran

kritik saran anggota

laporan naskah jurnal

Abstrak Jurnal

data jurnal

data jadwal

comment proofreader

comment review jurnal

naskah jurnal

data anggota Laporan_review_jurnal

data review

Jadwal Penerbitan

Admin Redaksi

0

E_JOURNAL

+

Penulis

Penyunting

Anggota

Non Anggota

Mitra Bestari

System Admin

DFD Level Konteks

MODELLING

tampilan statistik anggota

backup datalayout ejournal

data backup anggota

data edit anggota

data edit mitra bestari

data edit penyunting

data edit penulis

edit penulis

edit penyunting

edit mitra bestari

data penulis

data penyunting

data mitra bestari

data penyunting

data mitra bestari

data penulis

data review penyunting

searching non anggota

searching anggota

data login anggota

password

lap kritik saran

tampilan statistik

login

data backup mitra bestari

data backup penyunting

data backup penulis

data backup arsip jurnal

tgl penerbitan

edit data anggota

kritik saran

laporan naskah jurnalkritik saran anggota

hak akses download

naskah jurnal antrian

data anggota

naskah abstrak

nama penulis

data judul

Abstrak Jurnal

comment review jurnal

comment proofreader

naskah jurnal

Jadwal Penerbitandata jadwal

data anggota

Pengukuran statistik

arsip jurnal

naskah jurnal

Laporan_review_jurnal

data review

data jurnal

data jadwal

download naskah jurnal

review jurnal penyunting

Anggota

Penyunting

Penulis

Admin Redaksi

Mitra Bestari

1

MAINTENANCE USER

+

2

JADWAL PENERBITAN

5jadwal

penerbitan

3

PROSES JURNAL

+6

data antrian jurnal

7 arsip jurnal

5

PROSES SEARCHING

6

PROSES AUTOTENTIFIKASI

7

DOWNLOAD

8

STATISTIK

9

KRITIK & SARAN

Non Anggota

9Data Mitra

Bestari

10 Data Penyunting

11 Data Anggota

12 Data Penulis

4

MAINTENANCE SYSTEM

+17 Data Login

System Admin

Gambar DFD Level 1

ERD-Conceptual Data Model (CDM)

downloadlogin

Proofreading

review

menyimpan

mengupload jurnal

email penyunt ing

email mitra bestari

email penulis jadwal penerbitanNumberVolumeYearIssues per volumeVolumes per yeartgl penerbitan

data antrian jurnalNumber queueSubmit dateTittleAbstract

arsip jurnalIDTittleDivis iAbstractKeywordFulltext

Data Mitra BestariIDMFirst nameMiddle nameLast nameInitialsGenderAffi liationEmailURLPhoneFaxMailing AddressCountryBio StatementReg ister As

Data PenyuntingIDPGFirst nameMiddle nameLast nameInitialsGenderAffi liationEmailURLPhoneFaxMailing AddressCountryBio StatementReg ister As

Data Ang gotaIDAFirst nameMiddle nameLast nameInitialsGenderAffi liationEmailURLPhoneFaxMailing AddressCountryBio StatementReg ister As

Data PenulisIDPFirst nameMiddle nameLast nameInitialsGenderAffi liationEmailURLPhoneFaxMailing AddressCountryBio StatementReg ister As

Data LoginID Log inUserNamePassword

Conceptual Data M odel

Project : TESIS PUTRIModel : JURNALAuthor : PUTRI Version 1.1 5/30/2011

User Interface Design

User Interface Design

Evaluasi Hasil Desain

No. Kebutuhan Hasil Desain

1. Setting dan Maintenance sistem e-journal (back up data dan lay out).

DFD level 1.3 Sub Process Maintenance System.

Tampilan untuk Setting e-journal.

2. Otentifikasi pengguna sistem (system login).

DFD Level 1.6 Proses Authentifikasi.

Tampilan untuk Sistem Lo In.

3. Penambahan, pengubahan serta penghapusan data user.

DFD level 1.1 Sub Process Maintenance User.

Tampilan untuk Edit dan Create User.

4. Jadwal Penerbitan. DFD Level 1.2 Proses Jadw Penerbitan.

Tampilan untuk Menu Jad Penerbitan.

5. Up date jurnal. DFD level 1.3 Sub Process Jurnal.

Tampilan untuk Create Jurnal.

6. Review jurnal. DFD level 1.3.3 Sub Proce Jurnal.

Tampilan untuk Reviewer.

7. Proofreader Comments. DFD level 1.3.4 Sub Proce Jurnal.

Tampilan untuk Proofread

8. Fasilitas download naskah jurnal secara full text.

DFD Level 1.7 Proses Download.

Tampilan untuk Mendownload Artikel.

9. Pencarian koleksi jurnal (search DFD Level 1.5 Proses

Evaluasi Hasil Desain

10. Statistik jurnal. DFD Level 1.8 Proses Statistik.

Tampilan untuk Statistik Jurnal.

11. Manajemen edisi jurnal. DFD level 1.3.1 Sub Proce Manajemen Jurnal.

12. Kritik dan Saran DFD Level 1.9 Kritik dan Saran.

KESIMPULAN

Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. Hasil interview dan observasi diperoleh analysis requirement dari

penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo. 2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS, hasil analisa tersebut

digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru .

3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, yang meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model dan desain interface dengan menginstal OJS.

4. Sistem e-journal yang sudah jadi akan diintegrasikan dengan cara membuat link untuk e-journal pada website www.kominfo.go.id

T E R I M A K A S I H

Sekian