ANALISA JABATANANALISA JABATAN

Referensi : Noe et al. Chapter 4Cascio & Aguinis. Chapter 9

Mengapa Analisa Jabatan Mengapa Analisa Jabatan Penting?Penting?

Bila kita akan mendirikan suatu perusahaan baruatau membuka usah/divisi baru dari suatu perusahaanyang sudah ada, pertanyaan-pertanyaan yg timbul antara lain

:1. Apa tujuan utama perusahaan/divisi tersebut ?2. Bagaimana mengorganisasikan tujuan tersebut agar dapat

tercapai ?3. Bila tugas terlalu kompleks untuk satu orang, bagaimana memecahnya menjadi bagian-bagian?4. Berapa posisi yang dibutuhkan ?5. Bagaimana kita membagi pekerjaan tsb dalam bagian/seksi

?6. Apa saja pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan

karakteristik lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan ? (Knowledge, skills, ability, other characteristics/KSAOs)

7. Kriteria apa yang diperlukan untuk mengukur “performance” masing-masing jabatan ?

Sebelum memberi jawaban, kita harusmendefinisikan pekerjaan-pekerjaanyang dipertanyakan dan kemudianmenentukan perilaku-perilaku

karyawanyang diperlukan untuk mewujudkanpekerjaan tersebut.Rangkaian proses tersebut dinamakan►Analisa Jabatan

Pengertian Analisa JabatanPengertian Analisa Jabatan

►Proses untuk mendapatkan informasi yang detil tentang pekerjaan

►Prosedur untuk menetapkan tugasdan tuntutan ketrampilan darisuatu jabatan dan orang macamapa yang akan dipekerjakan untukitu

Tujuan AnajabTujuan Anajab

►Mendefinisikan tiap pekerjaan sehubungan dengan perilaku-

perilaku yang diperlukan untuk

mewujudkannya.

Manfaat Analisa JabatanManfaat Analisa Jabatan(Cascio & Aguinis, 2005 : 211)(Cascio & Aguinis, 2005 : 211)

Organization Organization DesignDesign

HR HR ManagemenManagementt

Work & Work & Equipment Equipment DesignDesign

Additional Additional UsesUses

OrganizingOrganizing

HR PlanningHR Planning

Role definitionRole definition

Job evaluationJob evaluation

Recruitment & Recruitment & SelectionSelection

PlacementPlacement

OrientationOrientation

Training & Training & DevelopmentDevelopment

Performance Performance appraisalappraisal

Career Career managementmanagement

Labor relationsLabor relations

Engineering Engineering designdesign

Job designJob design

Methods Methods improvement improvement

SafetySafety

Vocational Vocational guidanceguidance

Rehabilitation Rehabilitation counselingcounseling

Job classification Job classification systemssystems

HR researchHR research

Hasil dari Analisa JabatanHasil dari Analisa Jabatan

1.1. JobJob DescriptionDescription/Deskripsi Jabatan/Deskripsi JabatanPernyataan tertulis mengenai apa yang dikerjakan, Pernyataan tertulis mengenai apa yang dikerjakan, bagaimana melakukannya, dan mengapa. Terdiri dari :bagaimana melakukannya, dan mengapa. Terdiri dari :- Job title/Nama jabatan- Job title/Nama jabatan- Job activities & procedures : uraian tugas-tugas yg - Job activities & procedures : uraian tugas-tugas yg dilakukan, bahan/material yg digunakan, mesin yg dilakukan, bahan/material yg digunakan, mesin yg dioperasikan, interaksi/hubungan dengan jabatan lainnya, dioperasikan, interaksi/hubungan dengan jabatan lainnya, dan bentuk serta luasnya pengawasan yang diberikan atau dan bentuk serta luasnya pengawasan yang diberikan atau diterimaditerima- Working conditions & physical environment : suhu, - Working conditions & physical environment : suhu, pencahayaan, kebisingan, di dalam/ di luar ruangan, resiko pencahayaan, kebisingan, di dalam/ di luar ruangan, resiko bahaya/kecelakaan, dsbbahaya/kecelakaan, dsb- Social environment : jumlah karyawan dalam kelompok - Social environment : jumlah karyawan dalam kelompok kerjanya dan jumlah interaksi interpersonal yang kerjanya dan jumlah interaksi interpersonal yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebutdibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut- Conditions of employment : jam kerja, struktur gaji, posisi - Conditions of employment : jam kerja, struktur gaji, posisi pekerjaan dalam organisasipekerjaan dalam organisasi

Hasil dari Analisa JabatanHasil dari Analisa Jabatan

2. Job Specification/Spesifikasi Jabatan2. Job Specification/Spesifikasi Jabatan

- Berisi karakteristik/syarat-syarat - Berisi karakteristik/syarat-syarat yang dibutuhkan oleh orang yang akan yang dibutuhkan oleh orang yang akan menduduki jabatan tertentu (KSAOs)menduduki jabatan tertentu (KSAOs)

Sumber-sumber Informasi Data Sumber-sumber Informasi Data Analisa JabatanAnalisa Jabatan

1.1. Analis jabatanAnalis jabatan2.2. Atasan langsung pemegang jabatanAtasan langsung pemegang jabatan3.3. Manajer tingkat atasManajer tingkat atas4.4. Pemegang jabatanPemegang jabatan5.5. Tenaga ahli di bidang pekerjaan tertentuTenaga ahli di bidang pekerjaan tertentu6.6. Spesialis Spesialis organizational trainingorganizational training7.7. Klien atau pelangganKlien atau pelanggan8.8. Unit organisasi yang lain dalam perusahaanUnit organisasi yang lain dalam perusahaan9.9. Dokumen tertulis (co : catatan2, spesifikasi Dokumen tertulis (co : catatan2, spesifikasi

peralatan kerja)peralatan kerja)10.10. Hasil job analisis sebelumnyaHasil job analisis sebelumnya

Pengumpulan Informasi Pengumpulan Informasi Analisa JabatanAnalisa Jabatan

Tahap-tahap analisis pekerjaan :Tahap 1 – Persiapan :a. Identifikasi pekerjaan : bisa atas dasar

bagan organisasi, catatan pembayaranupah, diskusi dengan karyawan dansupervisor.

b. Penyusunan daftar pertanyaanmencakup : status pekerjaan, fungsi,tugas, wewenang dan tanggung jawab,karakteristik hubungan dan kondisi kerja

Tahap 2- pengumpulan data dengan teknik :observasi, interview, angket,diary/logs, kombinasi teknik-tekniktersebut diatas. Tidak ada cara yangterbaik, analis harus menilaikeseimbangan antara waktu, biayadan ketepatan masing-masing

teknik

Tahap – 3 : penyempurnaan data.Setelah data terkumpul, disaring yangrelevan / tidak relevan, berguna / tidakberguna.Bersama-sama dengan personalia/orang-orang yang terkait meriview kembali informasi/data.Data yang telah disempurnakan menjadiinformasi yang siap digunakan untukberbagai keperluan.

Teknik-teknik Pengumpulan Teknik-teknik Pengumpulan Informasi Analisa JabatanInformasi Analisa Jabatan

a. Observasi : pengamatan langsung kelapangan.Kelebihan :

1. Informasi dari tangan pertama2. Mendapat gambaran jelas mengenaikondisi kerja, ketrampilan yangdiperlukan, peralatan yang digunakandll.

Teknik-teknik….Teknik-teknik….

Kelemahan : lambat, mahal.Observasi baik untuk pekerjaan yangdapat diobservasi secara fisik ataubersifat pengulangan/ manual, tapi kurangcocok untuk pekerjaan yang memerlukanaktifitas mental yang tinggi dankonsentrasi, mis : ahli hukum, programerkomputer, insinyur disain.Data dapat ditulis pada check list ataulembar kerja

Teknik-teknik…Teknik-teknik…

b. Wawancara : hampir selalu dilakukan oleh analis pekerjaan. Dilakukan pada

karyawan yang menempati posisipekerjaan yang dianalisa (individual),pada kelompok karyawan yang memilikijabatan yang sama, dan atasannya.Efektivitas tergantung pada ketrampilanpewawancara.

Teknik-teknik…Teknik-teknik…

Empat (4) acuan untuk wawancara :1. Pertanyaan harus berhubungan dengan tujuan analisis2. Kata-kata harus jelas3. Pertanyaan tidak boleh mengarahkan responden.4. Pertanyaan jangan menanyakan pengetahuan yang tidak dimiliki responden.

Teknik-teknik…Teknik-teknik…

Karyawan sering enggan dan curiga padapewawancara. Oleh karena itupewawancara harus menciptakan suasanayang nyaman untuk diskusi.Sering terjadi distorsi informasi karenakaryawan membesarkan satu hal danmengecilkan hal lain. Oleh karena ituwawancara perlu dilakukan padabeberapa karyawan

Teknik-teknik…Teknik-teknik…c. Angket/kuesioner Kelebihan :

1. Menghemat waktu dan biaya2. Banyak informasi pekerjaan dapat diperoleh

secara bersamaan.

Kelemahan :1. Kurang cermat karena karyawan salah mengartikan pertanyaan.2. Angket tidak dikembalikan3. Pendekatan tidak bisa dilakukan dengan sempurna, oleh karena itu kerja sama dan motivasi responden menurun.

Teknik-teknik…Teknik-teknik…

d. Diary/Logs :Daftar dari apa yang dilakukan karyawansepanjang hari. Kegiatan (bersamadengan waktunya) dicatat oleh karyawan.Kelemahan : karyawan sering menolakuntuk selalu mencatat tugas dankegiatannya

Teknik-teknikTeknik-teknik

e. Kombinasi :1. Dipakai untuk meningkatkanketepatan/akurasi2. Biasanya kombinasi antara observasidan wawancara3. Pilihan macam kombinasi tergantungpada tipe pekerjaan yang dianalisa

Pedoman Penulisan Job Pedoman Penulisan Job DescriptionDescription

1. Harus jelas : melukiskan pekerjaan dari posisiitu dengan baik, sehingga tugas-tugas itu jelastanpa rujukan ke uraian jabatan lain.2. Menunjukkan lingkup wewenang.3. Harus spesifik : pilih kata-kata spesifik , misal

:menganalisa, mengumpulkan, merakit.4. Relatif singkat5. Periksa ulang (recheck) : tanyakan pada diri

anda , “Apakah seorang karyawan baru dapat memahami seandainya dia membaca uraian

jabatan itu?”