Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

R E N C A N A K E G I A T A N O P E R A S I O N A L ( P O A )

WAKTU: 1 sesi @ 75 menit

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Setelah mengikuti pembelajaran peserta mampu memahami dan membuat rencana kegiatan

operasional penerapan SPMKK.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mengikuti proses pembelajaran peserta dapat :

1. Menjelaskan pengertian rencana kegiatan

2. Menjelaskan tujuan rencana kegiatan

3. Menjelaskan langkah-langkah rencana kegiatan

4. Mengidentifikasi rencana kegiatan yang baik.

MATERI :

1. Pengertian rencana kegiatan

2. Tujuan rencana kegiatan

3. Langkah-langkah rencana kegiatan

4. Rencana kegiatan yang baik

METODA :

1. Kuliah singkat

2. Penugasan pembuatan rencana kegiatan

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

333

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi I Sesi IIMetode : Topik :

Durasi :

Kuliah singkat

Rencana Kegiatan

20 menit

Penugasan Perorangan

Penyusunan Rencana Kegiatan sehubungan dengan Penerapan SPMKK di tempat tugas masing-masing.

55 menit

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

334

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

MATERIRENCANA KEGIATAN OPERASIONAL

(ACTION PLAN)

PENDAHULUAN

Dalam setiap kegiatan tentu lebih baik bila didahului dengan penyusunan suatu rencana,

sehingga apa yang diinginkan dapat terlaksana dengan baik serta hasil yang diperoleh

akan baik pula. Membuat perencanaan untuk mengoperasionalkan strategi yang sudah

dimiliki dan diterjemahkan ke dalam realisasi kegiatan dalam proses implementasi adalah

bagian dari penyusunan rencana kegiatan operasional.

PENGERTIAN

Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai

sasaran kegiatan. Rencana kegiatan ini dapat memiliki bentuk sebagai berikut:

1. Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek.

2. Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi.

3. Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber

daya yang spesifik dan akontabilitas untuk setiap tahapannya.

Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur –unsur :

1. Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan.

2. Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat

diselesaikan dengan baik.

3. Jadual untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan

4. Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat

diselesaikan dengan baik

5. Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

335

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

Tujuan rencana kegiatan

1. Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan

2. Menguji dan membuktikan bahwa:

a. Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan

b. Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran

c. Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh

d. Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh

e. Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.

3. Berperan sebagai media komunikasi

a. Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki

peran yang berbeda dalam pencapaian

b. Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran.

Langkah-langkah membuat rencana kegiatan:

1. Mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sebagai

berikut:

a. Kegiatan apa yang mendukung pencapaian sasaran organisasi

b. Apa saja masalah atau hambatan yang harus dipecahkan untuk mencapai

sasaran tersebut

c. Bagaimana urutan dari kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan

masalah diatas ?

d. Bagaimana sasaran dapat dijabarkan kedalam waktu, unit, tingkat, fungsi

atau lokasi geografis?

2. Menentukan rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran

3. Menjabarkan rangkaian kegiatan di atas menjadi beberapa tahapan. Setiap tahapan

harus berfokus pada hasil spesifik yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih

pendek untuk unit-unit yang lebih kecil

4. Untuk setiap tahapan tersebut harus ditentukan:

a. Siapa yang harus bertanggung jawab dan memiliki akntabilitas untuk

mendapatkan hasil yang diharapkan?

b. Kapan dimulai dan berakhirnya setiap tahapan kegiatan ?

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

336

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

c. Berapa banyak waktu dan biaya yang diperlukan ?

d. Bagaimana dan kapan organisasi dapat mengetahui bila terjadi

penyimpangan pada rencana kegiatan.

5. Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi

rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan.

Beberapa kriteria rencana kegiatan yang baik :

1. Spesific (spesifik) :

Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan-keadaan yang ingin

dirubah. Rencana kegiatan anda perlu penjelasan secara pasti berapa kolega yang anda

butuhkan, siapa mereka, dan bagaimana dan kapan anda mengkomunikasi-kannya.

2. Measurable (terukur) :

Rencana anda harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah anda capai.

3. Attainable/achievable (dapat dicapai) :

Rencana kegiatan anda harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti

bahwa rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan

anggaran yang besar. Jika anda mendapat dana maka anda harus mendesain sebuah

rencana kegiatan yang sesuai dengan anggaran yang tersedia.

4. Relevant :

Rencana kegiatan anda harus mengambil pelajaran kursus singkat anda dan

menerapkannya kembali di tempat kerja anda. Secara alamiah anda tidak akan bisa

menerapkan semua yang telah anda pelajari di tempat kerja anda. Anda perlu

menghabiskan waktu beberapa saat dalam berfikir tentang pelajaran yang paling

diperlukan atau relevan dengan anda, organisasi anda dan pengawas atau pelanggan.

5. Timely (sesuai waktu) :

Rencana kegiatan anda harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau

sesuatu yang segera anda butuhkan. Hindari memilih topik yang akan diperlukan

dalam waktu dua (2) tahun mendatang.

Rencana yang Efektif Berisi :

1. Tujuan yang objektif.

2. Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap.

3. Kegiatan dirancang dengan tepat.

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

337

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

4. Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan.

5. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan.

6. Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing

kegiatan.

7. Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan

tercapai.

PENUGASAN

Anda diminta untuk menyusun rencana kegiatan operasional sehubungan dengan

penerapan SPMKK di tempat kerja anda. Terapkanlah prinsip-prinsip penyusunan POA

seperti yang telah disebutkan diatas. Waktu yang disediakan untuk menyusun rencana

kegiatan selama 20 menit dan pleno 35 menit.

KESIMPULAN

Sebelum melakukan suatu kegiatan penting untuk menyusun perencanaan agar tujuan dari

kegiatan yang dilakukan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Dalam menyusun

rencana kegiatan operasional harus diperhatikan hal-hal seperti, unsur-unsur yang terdapat

di dalamnya dan langkah-langkah yang harus dilalui dalam penyusunan rencana kegiatan

tersebut. Rencana kegiatan yang baik harus memenuhi kriteria rencana kegiatan seperti;

spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan dengan masalah yang ingin diatasi dan

mempunyai jangka waktu tertentu dalam pelaksanaannya. Dan agar rencana kegiatan

operasional dapat efektif maka perlu diperhatikan beberapa hal penting seperti tujuan yang

obyektif, langkah-langkah yang jelas, rancangan kegiatan yang tepat, waktu, penanggung

jawab, sumber-sumber kunci dan lokasi.

EVALUASI

1. Sebutkan pengertian rencana kegiatan

2. Jelaskan tujuan pembuatan rencana kegiatan

3. Sebutkan langkah-langkah rencana kegiatan

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

338

Materi Pelatihan POA (Plan of Action)

DAFTAR PUSTAKA

1. Indonesia Australia Specialised Training Project Phase II (2001), Action Plan

2. PPL_Ditjen Pelayanan Medik (1999/2000), Perencanaan Strategis Daerah

Kabupaten dan Kota , Departemen Kesehatan RI, Jakarta

WHO SEA – NURS – 429, 1N O OSD 001/1.2.Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK –

Januari 2003

339