5_ Bab III - Benchmarking

Pembelajaran Kerjasama Luar Negeri Biro KDH KLN Pemprov DKI Jakarta Laporan Akhir

BIRO KDH & KLN PEMPROV DKI JAKARTA III-1

HHAASSIILL BBEENNCCHHMMAARRKKIINNGG

3.1. PENDAHULUAN

Meningkatnya urbanisasi di Jakarta dengan berbagai kompleksitas

permasalahan dan tantangannya menuntut Pemerintah kota DKI terutama

Biro kerjasama Luar negeri untuk merespon semua tantangan dan tuntutan

zaman tersebut. Muncul pertanyaan apakah struktur organisasi dan

tupoksi Biro KDH-KLN serta praktek yang selama ini berjalan sudah

cukup efektif atau tidak?, untuk itu tim ahli mencoba untuk mengevaluasi

kinerja Biro KLN dan mencoba mencari jawaban terbaik atas kekurangan

dan kelemahan yang selama ini terjadi dan mencari formula yang terbaik

yang akan membawa dampak dan manfaat yang positif terhadap

pembangunan DKI Jakarta secara keseluruhan.

Sebagai salah satu kota metropolitan terbesar di dunia, Ibukota

negara RI yang juga anggota G 20, Sekretariat ASEAN, DKI Jakarta Mau

tidak mau harus berbenah diri dalam menghadapi globalisasi yang penuh

dengan kompetisi ini. Untuk itu DKI Jakarta harus mengembankan konsep

SWOT analisis. Dari aspek kekuatannya (strength), DKI Jakarta merupakan

salah satu anggota UCLG, mempunyai 21 kerjasama sister city, aktif

mengikuti dan sering menjadi tuan rumah ajang kegiatan-kegiatan

internasional.

Namun selain nilai-nilai lebih tersebut, jakarta juga mempunyai

beberapa kelemahan (weakness) terutama dalam koordinasi dilingkungan

birokrasi pemkot DKI terutama menyangkut kerjasama luar negeri. Saat ini

semua kegiatan kerjasama luar negeri lebih bersifat ad hoc, kurang



terintegrasi dan terkoordinasi. Semua kegiatan kurang bersifat

komprehensif dan tanpa strategi yang terpadu dan tidak adanya skala

prioritas kerjasama luar negeri sehingga kerja sama luar negeri dilakukan

tanpa kerangka kerjasama dan koordinasi yang jelas dan belum

terintegrasi. Selain itu semua kegiatan luar negeri yang sudah berjalan

tidak direkam dan disimpan dalam sebuah data base yang lengkap dan

tanpa prosedur (protap) yang jelas. Sebagai contoh, laporan kegiatan

hanya dimiliki oleh masing-masing departmen. Fungsi Biro kerjasama luar

negeri hanya sebatas keperluan untuk laporan administratif, sementara

laporan substansi kegiatan luar negeri masing-masing departmen tidak

pernah dilaporkan ke Biro kerjasama luar negeri. Biro kerjasama luar

negeri baru diperlukan ketika terjadi masalah atau kesulitan di luar negeri.

Selain itu, kelemahan yang dimiliki pemkot DKI adalah tidak adanya

sistem informasi dan monitoring yang mengevaluasi semua kegiatan

kerjasama luar negeri semua unit SKPD sehingga pemkot DKI terutama

biro KDH-KLN tidak punya data base, informasi yang akurat untuk

memberikan informasi, opini dan rekomendasi untuk kegiatan kerjasama

luar negeri dimasa yang akan datang.

Dari aspek peluang (opportunity), jakarta mempunyai banyak

peluang untuk menjadi salah satu kota terbaik didunia. Jakarta berpeluang

untuk menjadi salah satu kota diplomasi dalam forum internasional. Saat

ini jakarta anggota C40, pernah menjadi presiden UCLG, ASPAC dan

jaringan kota-kota metropolitan, Sekretariat ASEAN, dan lain-lain. Jakarta

juga merupakan salah satu emerging market dan ibukota negara yang

sedang mengalami transisi demokrasi dari rezim otoriter ke rezim

demokrasi. Selain itu jakarta juga mempunyai peran yang sangat besar

dalam pengurangan emisi gas rumah kaca dan keamanan energi (green

house gas emission dan energy security).

Adapun aspek ancaman (threat) yang bisa menghambat Jakarta

dalam pembangunan sosial ekonominya adalah perbedaan kapasitas dan

tanggung jawab masing-masing unit departemen/dinas yang tidak



terintegrasi, terkoordinasi dan tersinkronisasi, perbedaan ideologi dan

keahlian masing-masing unit birokrasi serta kendala bahasa dan

komunikasi antar SKPD turut memperburuk integrasi dan koordinasi

kegiatan kerjasama luar negeri pemkot DKI. Untuk itu perbaikan capacity

building semua unit/SKPD (terutama Biro KDH –KLN) dan komunikasi

diantara mereka dan dengan Biro KDH-KLN merupakan syarat mutlak

untuk maju berkembangnya pembangunan sosial ekonomi pemkot DKI.

Selain itu , masalah anggaran juga menjadi salah satu kendala internal

kegiatan kerjasama luar negeri DKI Jakarta. Tiadanya sinkronisasi

anggaran dengan program sister city merupakan salah satu contoh

lemahnya aspek anggaran dalam kebijakan anggaran pemkot DKI. Salah

satu contoh adalah beberapa unit SKPD tidak berani mengajukan diri

sebagai tuan rumah dalam sebuah kegiatan internasional karena ketiadaan

jamianan anggaran oleh pemkot DKI. Jadi anggaran juga merupakan salah

satu kendala yang cukup signifikan dalam hal ini.

Dari berbagai alasan SWOT diatas maka kami tim ahli kemudian

mencoba untuk mencari jawaban atas kelemahan-kelemahan yang kami

temui terutama dari aspek koordinasi dan integrasi antar SKPD dilingkup

pemkot DKI Jakarta. Dalam hal ini kami menitikberatkan peran strategis

Biro KLN DKI sebagai anchor atau titik sentral semua kegiatan luar negeri

semua unit/departmen di lingkungan Pemkot DKI. Jadi dalam hal ini

kami ingin mencari jawaban apakah struktur organisasi dan tupoksi Biro

KDH-KLN masih relevan dan bisa menjawab semua tantangan dan

kebutuhan masyarakat DKI dan menangkap peluang-peluang yang ada

saat ini. Sebagai salah satu cara untuk mencari jawaban tersebut,

benchmark merupakan salah satu cara dalam menemukan formula yang

terbaik guna perbaikan tupoksi dan organisasi Biro KDH-KLN pemkot

DKI.

Alasan memilih Istanbul sebagai obyek studi banding organisasi

biro kerjasama luar negeri adalah karena Istanbul merupakan salah satu

mitra sister city Jakarta yang memiliki potensi untuk dikembangkan di



masa yang akan datang. Selain itu Istanbul dianggap sebagai salah satu

kota yang mengalami kemajuan pesat dibidang ekonomi dan

perdagangan, transportasi serta penanganan limbah & air bersih dan tentu

saja sebagai salah satu kota didunia yang suskes dalam melaksanakan

program sister citynya.

Tentu sebagai salah satu kota yang sukses dalam pembangunan

ekonominya tidak dapat dilepaskan dari peran dan fungsi biro kerjasama

luar negeri Istanbul yang berhasil menjalin berbagai kerjasama luar negeri

dengan berbagai kota diluar negeri. Keberhasilan Biro kerjasama luar

negeri ini tentu saja tidak dapat dilepaskan dari jelas dan efektifnya

tupoksi yang mereka miliki. Untuk bisa belajar dari keberhasilan Istanbul

dalam melaksanakan hubungan luar negerinya dengan berbagai kota

maka kami tim ahli melakukan depth-interview dengan Direktur

Kerjasama Luar Negeri Pemerintah kota Istanbul.

Istanbul merupakan kota paling penting di Turki, diantara 27

kotamadya yang ada di Turki. Penduduknya sekitar 14 juta, dan dikenal

sebagai “The Most Active City in World”. Walikota Istanbul merupakan

ketua dari Municipality of Istanbul. Walikotanya adalah Kadir topbas,

sebagai walikota yang terpilih kedua kalinya untuk pertama kalinya di

dalam sejarah pemerintah kota Istanbul, Turki. Walikota ini berhasil

melakukan langkah revolusioner dalam bidang transportasi, lingkungan,

air bersih, dan manajemen sampah. Dibidang transportasi, Istanbul lebih

mengutamakan reguler transportation yaitu dengan Metro Bus, karena

mereka menilai sistem subway adalah sistem tranportasi yang sangat

mahal didunia.

Delegasi tim ahli tiba di kantor Kotamadya Istanbul Pukul 02.00

waktu Istanbul, dan diterima oleh Director of Foreign Relations; Selametin

Ermis. Selanjutnya Director to Foreign Relations menyampaikan ucapan

selamat datang kepada delegasi tim ahli. Setelah Direktur Kerjasama Luar

Negeri ini menjelaskan kesusksesan mereka dalam berbagai bidang



kemudian delegasi tim ahli mengajukan beberapa pertanyaan sekitar

struktur organisasi, tupoksi dan grand design Biro kerjasama luar negeri

mereka. Berikut ini hasil summary dari berbagai pertanyaan yang kami

ajukan.

3.2. KERJASAMA LUAR NEGERI

Secara garis besar, Direktur Kerjasama Luar Negeri (Director of

Foreign Relation) Istanbul memilik tugas pokok dan fungsi khususnya

untuk mengarahkan, mengusulkan, merekomendasikan kegiatan luar

negeri Pemerintah Kota Istanbul dengan berkoordinasi kesemua

departemen/unit di Pemerintah Kota Istanbul.

Dalam proses kerjasama luar negerinya, Direktorat Kerjasama Luar

Negeri hanya sebatas mengusulkan, merekomendasikan dan memberikan

opini, tanpa terlibat lebih intens (mendalam) dalam proses kerjasama atau

program/kegiatan luar negeri di masing-masing unit departemen. Setelah

itu seluruh unit diwajibkan memberikan laporan lengkap tentang

program/aktivitas yang sudah dijalankan kepada Direktur Kerjasama Luar

Negeri. Direktorat Kerjasama Luar Negeri selalu merekam seluruh

kegiatan kerjasama luar negeri dari seluruh departemen, dan disimpan

dalam suatu database yang disimpan dalam bentuk digital (terenkripsi)

sehingga memberikan kemudahan akses bagi kepentingan seluruh pihak.

Dengan adanya sistem komputerisasi perencanaan, pelaksanaan serta

monitoring dan evaluasi akan lebih efektif dan lebih tepat sasaran.

Contohnya jangka waktu pelaksanaan program menjadi lebih singkat. Di

samping itu tingkat keakuratan dan jangka watu penyimpanan data

menjadi lebih terjaga.

Direktorat Kerjasama Luar Negeri Istanbul selalu melakukan

monitoring dan evaluasi terhadap program-program dan aktivitas yang

terdahulu guna memberikan tanggapan, opini, dan rekomendasi terhadap

program-program yang direncanakan di masa mendatang. Direktorat



Kerjasama Luar Negeri ini mempunyai data dalam bentuk bank data

dalam bentuk jaringan intranet (lokal) yang tidak dapat diakses oleh

publik, tapi hanya pada departemen yang meminta dan membutuhkan.

Direktorat Kerjasama Luar Negeri ini mengklasifikasi seluruh jenis

kegiatan sesuai dengan program/kegiatan masing-masing departemen.

Departemen terkait sangat membutuhkan/selalu meminta informasi, opini

dan rekomendasi yang terkait dengan kerjasama luar negeri dari masing-

masing departemen, karena Direktorat ini mempunyai informasi yang

sangat akurat (update).

Mengenai grand design, tentu saja mereka mempunyai code of

cunduct (grand design) –walaupun tidak dijelaskan secara rinci- yang

menjadi acuan bagi program/kegiatan kerjasama luar negeri di masing-

masing departemen, namun hal tersebut tidak menutup kemungkinan bagi

masing-masing departemen untuk berinisiatif, berimprovisasi dalam

melaksanakan program/kegiatan kerjasama luar negerinya. Sehingga

fungsi Directorate of Foreign Relations hanyalah sebatas koordinator,

fasilitator, dan inisiator.

Dalam konteks kerjasama luar negeri dan sister citynya, dalam

beberapa tahun terakhir Istanbul lebih memberikan prioritas kerjasama

luar negeri mereka ke kawasan Asia dan Afrika Utara, alasannya daerah-

kota di Afrika lebih banyak membutuhkan bantuan terutama dalam proses

transisi dan konsolidasi demokrasi negara-negara di Afrika Utara. Di Asia,

Istanbul sangat aktif membantu penanganan bencana tsunami Aceh.

Sebelumnya, prioritas kerjasama luar negeri mereka lebih fokus ke

kawasan Eropa. Prioritas ini tentu saja tidak terlepas dari keinginan

Istanbul untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat mereka sesuai

dengan standar hidup masyarakat Eropa dan keinginan mereka untuk

bergabung dengan Uni Eropa (European Union). Dalam kerjasama ini

mereka lebih fokus pada isu-isu imigrasi, kualitas pendidikan sesuai

standar masyarakat Eropa.



Istambul memiliki jaringan kerjasama yang sudah ada melalui

perwakilan (representative) mereka di Brusel, Jeddah Saudi Arabia, dan

jaringan di New York Amerika Serikat. Dalam hal ini mereka sudah maju

selangkah dari Jakarta karena mereka sudah punya perwakilan dibeberapa

kota besar dunia.

3.3. ORGANISASI/BIROKRASI

Guna memudahkan kerjasama luar negeri mereka, pegawai-

pegawai di seluruh departemen mendapatkan kemudahan izin keluar/exit

permit yang terkait dengan program/kegiatan kerjasama luar negeri. Hal

tersebut disebabkan mereka memiliki hak otonomi yang lebih besar terkait

dengan hubungan kerjasama luar negeri di tingkat kota/daerah. Bahkan

mereka baru memberikan laporan sekembalinya mereka dari luar negeri

tanpa harus meminta izin terlebih dahulu ke kementrian dalam negeri atau

kementrian luar negeri mereka. Dalam hal laporan, Direktorat Kerjasama

Luar Negeri memiliki patron untuk menganalisis hasil implementasi

program berdasarkan laporan semua departemen, dengan adanya laporan

tersebut maka Direktorat kerjasama luar negeri Istanbul bisa memberikan

opini, informasi dan rekomendasi untuk kerjasama yang akan datang.

Dalam hal struktur orgainsasi direktorat kerjasama luar negeri tidak

terlalu kaku, namun yang lebih utama adalah bagaimana mengalokasikan

dan mendistribusikan sumber daya yang dimiliki untuk kepentingan

organisasi. Dalam perkembangannya direktorat kerjasama luar negeri

mempunyai beberapa divisi, diantaranya :

a. Sister city cooperation, divisi ini bertanggung jawab dalam urusan

kerjasama sister city di seluruh dunia.

b. Inter-country organization, divisi ini bertanggung jawab dalam

kerjasama organisasi antar negara.

c. International organization, divisi ini bertanggung jawab dalam urusan



kerjasama dengan organisasi-organisasi internasional.

d. Protokol, divisi ini bertanggung jawab dalam urusan keprotokoleran.

Menurut mereka struktur organisasi departmen kerjasama luar

negeri penting namun bagi mereka yang terpenting adalah dedikasi dan

keahlian semua sumber daya yang ada di departmen kerjasama luar negeri

dalam mengurus dan menjalankan fungsi-fungsi koordinasi semua

kegiatan luar negeri.

3.4. SUMBER DAYA MANUSIA DAN ANGGARAN

Untuk memperkuat capacity building pegawai dilingkungan

direktorat kerjasama luar negeri ini, mereka sering mengirimkan dan

memberi beasiswa pegawainya ke luar negeri untuk mengikuti

pendidikan, training, serta menggunakan tenaga ahli (terutama di bidang

hubungan internasional, dan ilmu sosial serta kompetensi lainnya) untuk

memberikan dukungan dalam memperlancar kerjasama luar negeri

mereka.

Selain itu direktorat kerjasama luar negeri sering mengadakan

kerjasama dengan berbagai universitas, LSM dan think tank dalam

merumuskan kebijakan-kebijakan strategis mereka. Aktifnya peran aktor-

aktor non-negara ini menunjukkan bahwa efektifitas sebuah kebijakan

lahir dari sinergi antara pemerintah dan dunia akademis.

Dalam hal anggaran keuangan, sama seperti Biro kerjasama luar

negeri DKI, Direktorat kerjasama luar negeri Istanbul juga memiliki

keterbatasan anggaran namun demikian mereka tetap berkomitmen untuk

melaksanakan program dengan sebaik-baiknya.



3.5. KERJASAMA SISTER CITY JAKARTA-ISTANBUL

Kerjasama sister city antara jakarta-Istanbul bisa dikategorikan

kedalam kategori semi-aktif. Bidang kerjasama yang ada dalam MoU

antara Istanbul-Jakarta antara lain : Pariwisata dan Kebudayaan, ekonomi

dan perdagangan, lingkungan hidup, transportasi dan pemerintahan.

Kunjungan tenaga ahli ke Istanbul bisa dikategorikan kedalam kerjasama

dibidang pemerintahan, artinya kerjasama dalam berbagi informasi dan

pengalaman (share information and experiences) masing-masing kota

dalam organisasi pemerintahannya, dalam hal ini tupoksi Biro kerjasama

luar negeri.

Sektor pariwisata merupakan salah satu ikon kesuksesan Istanbul

dan tentu saja ini tidak terlepas dari peran Biro/Departmen kerjasama luar

negeri Istanbul. Bisa dikatakan bahwa kesuksesan sektor pariwisata

mempunyai korelasi yang positif dengan tupoksi dan struktur organisasi

biro/departmen kerjasama luar negeri Istanbul. Biro kerjasama luar negeri

istanbul berhasil melakukan koordinasi dengan dinas pariwisata Istanbul

dalam mempromosikan pariwisata istanbul, ini bisa dilihat dari semakin

banyaknya wisatawan/turis yang datang mengunjungi istanbul setiap

tahun. Bisa dikatakan bahwa istanbul merupakan salah satu tujuan wisata

terbaik di dunia saat ini (best world tourist destination). Dengan adanya

kerjasama sister city antara Jakarta-Istanbul diharapkan kita bisa belajar

banyak dari Istanbul dalam manajemen pariwisata mereka dan koordinasi

antara biro kerjasama luar negeri Istanbul dengan dinas pariwisata

mereka.

Dalam bidang ekonomi dan perdagangan, Istanbul-dan Jakarta

merupakan dua kota besar dunia yang sedang mengalami pertumbuhan

ekonomi yang sangat tinggi setelah kota-kota besar di Cina. Tumbuh dan

berkembangnya perekonomian Istanbul tidak bisa dilepaskan dari peran

Biro kerjasama luar negeri mereka yang mempunyai informasi, data base

yang akurat mengenai program-program investasi, perdagangan, promosi

investasi dan kegiatan-kegiatan perdagangan luar negeri yang tentu saja



berkoordinasi dengan dinas perdagangan dan UKM mereka. Pemkot DKI

terutama Biro KLN DKI bisa belajar banyak dari pemerintah Istanbul

dalam aspek investasi dan perdagangan ini.

Istanbul merupakan salah satu kota yang berhasil dalam menjaga

lingkungan hidup kotanya. Mereka berhasil membuat kota mereka bersih

dan indah bahkan bisa dikatakan kota mereka jauh lebih bersih dibanding

New York maupun Roma saat ini. Ini merupakan tantangan bagi Jakarta

untuk bias menjadikan Jakarta sebagai salah satu green city atau clean city

didunia selain Istanbul. Mereka berha sil dalam manajemen sampah dan air

bersih, sehingga membuat kota mereka menjadi bersih dan sangat indah.

Sebagai salah satu kota dengan perkembangan ekonomi yang sangat

pesat, masalah transportasi merupakan masalah yang dihadapi kedua

belah pihak. Namun Istanbul selangkah lebih maju dibidang manajemen

transportasi. Meski mereka juga mengalami masalah kemacetan sama

seperti Jakarta mereka saat ini sudah mempunyai system transportasi

kereta api bawah tanah (underground), kereta listrik dalam kota serta

metro bus. Dalam pengamatan kami tim ahli, titik macet di Istanbul hanya

dibeberapa titik seperti pusat perbelanjaan Nisantasi, berbeda dengan

Jakarta yang mengalami kemacetan hampir di semua titik. Dalam hal ini

kita bisa belajar dari Istanbul dalam manajemen lalu lintas mereka.

Dalam kerjasama sister city mereka mengharapkan kesetaraan

dalam hubungan dan antusiasme antara Jakarta dan Istanbul sehingga

ekpektasi dalam membangun kerjasama harus dimulai dan tercipta dari

kedua belah pihak. Mereka mengharapkan dimasa yang akan datang

kerjasama sister city antara Jakarta-Istanbul yang selama ini masuk dalam

kategoti semi-aktif bisa meningkat menjadi aktif, artinya mereka

mengharapkan agar program-program yang selama ini sudah dirancang

agar bisa dilaksanakan sebaik mungkin. Artinya komitmen kedua belah

pihak sangat diharapkan dalam kerjasa sister city ini, komitmen tidak

hanya sebatas MoU diatas kertas namun diimplementasikan kedalam

program dan kegiatan yang konkrit dan bermanfaat bagi kedua belah



pihak.

Bisa dikatakan semua kesuksesan Istanbul dibidang pariwisata,

ekonomi dan perdagangan, lingkungan hidup, transportasi dan lain

sebagainya tidak terlepas dari peran strategis biro kerjasama luar negeri

mereka dalam menjembatani semua unit dengan dunia internasional baik

dari promosi wisata dan investasi serta peran Biro kerjasama luar negeri

mereka sebagai fasilitator, koordinator dan memonitor semua kerjasama

luar negeri. Dari hasil investigasi dan temuan kami di Istanbul ini

diharapkan Jakarta bisa membuat sebuah grand design kerjasama luar

negeri pemkot DKI yang lebih terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik

dimasa yang akan datang.

5_ Bab III - Benchmarking

Documents

Transcript of 5_ Bab III - Benchmarking