4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Supply Chain … · 2013. 3. 11. · 14 Universitas Kristen...

14 Universitas Kristen Petra

4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

4.1 Supply Chain Perusahaan

Perusahaan mempunyai sekitar 150 supplier dan 13 distributor. Supplier

tidak hanya berasal dari dalam negeri, tetapi juga luar negeri. Supplier

menawarkan berbagai macam barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti

eva, benang, pita, tali, dan lain-lain. Perusahaan mempunyai distributor yang

tersebar di berbagai wilayah Indonesia dan memasarkan produk perusahaan.

Perusahaan mempunyai beberapa Departemen yang mendukung kinerja

supply chain dalam hal penyampaian informasi, mengubah bahan baku menjadi

barang jadi, dan transaksi pembayaran. Departemen tersebut antara lain

Departemen Pembelian, PPIC, Produksi, Pemasaran, Gudang Bahan, Gudang

Barang Jadi, dan Pembukuan.

Departemen yang berhubungan dengan supplier adalah Departemen PPIC,

Pembelian, Gudang Bahan, dan Pembukuan. Departemen PPIC membuat daftar

pemesanan bahan baku dan diberikan ke Departemen Pembelian. Departemen

Pembelian memilih supplier, membuat perjanjian, dan memesan bahan baku ke

supplier. Departemen Gudang Bahan menerima bahan baku yang dikirimkan oleh

supplier berdasarkan bukti pesanan dari Departemen Pembelian. Departemen

Pembukuan melakukan pembayaran ke supplier berdasarkan bukti pesanan dari

Departemen Pembelian.

Departemen yang berhubungan dengan distributor adalah Departemen

Pemasaran, Gudang Barang Jadi, dan Pembukuan. Departemen Pemasaran

membuat perjanjian dan menerima pesanan barang dari distributor. Pesanan

barang dari distributor akan diberikan ke Departemen PPIC. Departemen PPIC

membuat jadwal produksi dan diberikan ke Departemen Produksi. Departemen

Produksi meminta bahan baku ke Departemen Gudang Bahan, selanjutnya

melakukan proses produksi untuk membuat barang jadi. Departemen Gudang

Barang Jadi melakukan pengiriman barang ke distributor sesuai dengan instruksi

Departemen Pemasaran. Departemen Pembukuan menerima pembayaran dari

distributor berdasarkan bukti penagihan dari Departemen Pemasaran.

www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id//help.html


Berikut ini merupakan aliran supply chain mulai dari pemesanan bahan

baku ke supplier sampai pengiriman barang jadi ke distributor.

D

EP

AR

TE

ME

N P

ER

US

AH

AA

N

Aliran Informasi

Aliran Keuangan

Aliran Material

PembelianGudang Bahan

PPICProduksi

PemasaranGudang Barang

Jadi

SUPPLIER

DISTRIBUTOR

Pembukuan

DE

PA

RT

EM

EN

PE

RU

SA

HA

AN

Gambar 4.1 Aliran Supply Chain Perusahaan Saat Ini


4.1.1 Aliran Proses Pengadaan Bahan Baku

Departemen Pembelian bertugas menjalin hubungan dengan supplier dan

memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Komunikasi dalam

menjalin hubungan antara kedua pihak dilakukan melalui telepon dan faximile.

Pertama-tama Departemen Pembelian mendapatkan Surat Permintaan

Pembelian (Lampiran 1) dari Departemen PPIC. Selanjutnya melakukan

pemilihan supplier menggunakan Form Seleksi Supplier (Lampiran 2), serta

membuat Form Purchase Order (Lampiran 3) dan diberikan kepada:

Supplier, sebagai bukti bahwa perusahaan memesan barang sesuai dengan

keterangan yang tercantum di Form Purchase Order.

Departemen PPIC, sebagai bukti bahwa barang sudah dipesan ke supplier.

Departemen Gudang Bahan, sebagai bukti bahwa barang akan dikirim sesuai

dengan tanggal yang tercantum pada Form Purchase Order.

Departemen Pembukuan, sebagai bukti untuk melakukan transaksi pembayaran

ke supplier.

Ada beberapa kemungkinan yang terjadi ketika Departemen Pembelian

memberikan Form Purchase Order ke supplier, yaitu:

Jika terdapat barang baru yang belum pernah dipesan, maka Departemen

Pembelian akan menempelkan contoh barang pada Form Purchase Order.

Jika supplier tidak dapat mengirimkan barang sesuai dengan Form Purchase

Order, maka supplier harus memberitahukan ke Departemen Pembelian.

Supplier selanjutnya akan mengirimkan barang ke Departemen Gudang

Bahan. Departemen Gudang Bahan akan membuat Form Laporan Penerimaan

Barang (Lampiran 4) berdasarkan surat jalan dari supplier setelah bahan baku

datang ke gudang. Laporan tersebut diberikan ke Departemen Pembelian dan

PPIC sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim oleh supplier. Departemen

Pembukuan juga menerima laporan tersebut untuk melakukan pembayaran ke

supplier. Akhirnya Departemen Pembukuan akan melakukan pembayaran jika

supplier sudah menagih ke perusahaan.

Departemen Gudang Bahan memeriksa kondisi barang ketika barang akan

digunakan untuk proses produksi. Jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan

spesifikasi perusahaan, maka Departemen Gudang Bahan akan membuat Form


Laporan Retur Barang (Lampiran 5) dan diberikan ke Departemen Pembelian.

Departemen Pembelian yang akan memberikan laporan tersebut ke supplier.

Setiap barang yang masuk dan keluar di gudang, maka Departemen

Gudang Bahan akan mencatatnya pada Form Kartu Stock (Lampiran 6). Pada

Form Kartu Stock dapat diketahui sisa persediaan barang di gudang.

Berikut ini merupakan proses pengadaan bahan baku yang terjadi di

perusahaan. Pada baris pertama berisi nama departemen yang melakukan

pekerjaan. Pada baris kedua menjelaskan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh

departemen. Pada baris bawah kiri berisi nama Departemen yang terlibat dalam

melakukan pekerjaan tersebut. Pada baris bawah tengah berisi lamanya

melakukan pekerjaan. Pada baris bawah kanan berisi nama dokumen yang

digunakan atau yang berhubungan dengan pekerjaannya.

Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini

Start

Departemen Pemasaran

Membuat daftar pesanan barang dan diberikan ke

Departemen PPIC

- Order Produksi

Intern

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

Departemen PPIC

Memeriksa ketersediaan bahan baku di Departemen Gudang

Bahan

Departemen

Gudang Bahan Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

A


Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini (Sambungan)

Melakukan pemilihan supplier setelah menerima daftar

pembelian bahan baku

- Seleksi Supplier

Departemen PPIC

Membuat daftar pembelian bahan baku ketika bahan bahan

baku tidak tersedia dan diberikan ke Departemen Pembelian

- Surat Permintaan

Pembelian

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari dua jam

Waktu yang

dibutuhkan sekitar

satu jam

Departemen Pembelian


Melakukan pembelian bahan baku setelah memilih supplier

- Purchase Order


Memberikan form Purchase Order ke supplier,

Departemen PPIC, Gudang Bahan, dan Pembukuan

- Purchase Order

Waktu yang

dibutuhkan sekitar

satu jam

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

A

B



Departemen Gudang Bahan

Membuat laporan penerimaan bahan baku dan diberikan ke

Departemen PPIC, Pembelian, dan Pembukuan

-

Laporan

Penerimaan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan sampai

satu hari

Memeriksa kondisi bahan baku sebelum bahan baku

dibutuhkan untuk proses produksi

Departemen

PPIC

Kartu Instruksi

Kerja Induk dan

Rencana

Assembling

Barang sesuai

spesifikasi?

Ya

Tidak

Waktu yang

dibutuhkan sampai

tiga hari


C


Menerima bahan baku dari supplier ketika supplier

mengirimkan bahan baku

-Surat Jalan

Supplier-

B

D




Mencatat pengembalian bahan baku ke supplier dan

diberikan ke Departemen Pembelian

-Laporan Retur

Pembelian

Barang


Memberikan catatan pengembalian bahan baku ke supplier

Departemen

Gudang Bahan

Laporan Retur

Pembelian

Barang

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

End

Gudang Bahan

Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan baku ketika

ada bahan baku yang masuk dan keluar di gudang

- Kartu Stock

Pembukuan

Melakukan pembayaran ke supplier ketika supplier

melakukan penagihan terlebih dahulu

-

Purchase Order

dan Laporan

Penerimaan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

Waktu yang

dibutuhkan sampai

satu hari

C

D


Perusahaan membutuhkan waktu lima hari delapan jam untuk melakukan

proses pengadaan bahan baku apabila kondisi bahan baku sesuai dengan

spesifikasi perusahaan. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu lima hari

sepuluh jam untuk melakukan proses pengadaan bahan baku apabila kondisi

bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses pengadaan bahan baku saat ini.

Gambar 4.3 Document Flow Diagram Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini

Distributor Departemen Pemasaran Departemen PPIC Departemen Pembelian Departemen Gudang Bahan Departemen Pembukuan

Start

Melakukan pesanan

barang

Membuat daftar

pesanan barang

Memeriksa persediaan

bahan baku

Membuat daftar


Melakukan pesanan


ke supplier

Menerima bukti

pemesanan bahan baku

Menerima bukti


Menerima bahan baku

dari supplier

Membuat daftar

penerimaan bahan baku

Laporan

Penerimaan Barang

Purchase Order

Surat Permintaan

Pembelian

Order Produksi

Intern

Memeriksa kondisi

bahan baku

Kartu Instruksi Kerja

Induk dan Rencana

Assembling

Barang sesuai

spesifikasi?

Membuat daftar

pengembalian bahan

baku

Tidak

Laporan Retur

Pembelian Barang

Menerima daftar

pengembalian bahan

baku

Mencatat pemasukan

dan pengeluaran bahan

baku

Kartu Stock

Ya

Menerima bukti

pemesanan bahan bakuPurchase Order

Purchase Order dan

Laporan Penerimaan

Barang

Melakukan pembayaran

ke supplier

End

Memilih supplier

Seleksi Supplier

Supplier

Menerima bukti


Mengirimkan bahan

baku

Surat Jalan

Menerima daftar


Menerima daftar


Menerima daftar



bahan baku

Memberikan informasi

ketersediaan bahan

baku

Kartu Stock


4.1.2 Aliran Proses Perencanaan Jadwal Produksi

Departemen Pemasaran bertugas menjalin hubungan dengan distributor.

Distributor melakukan pemesanan barang melalui telepon, faximile, dan short

message service (sms). Departemen Pemasaran menerima pesanan barang dan

memantau perkembangan penjualan barang di distributor. Departemen Pemasaran

membuat daftar pesanan barang berupa Form Order Produksi Intern (Lampiran 7)

dan hanya memberikan daftar tersebut ke Departemen PPIC.

Departemen PPIC membuat petunjuk perencanaan produksi (Kartu

Instruksi Kerja Induk) dan jadwal produksi (Rencana Assembling). Pertama-tama

Departemen PPIC membuat Form Kartu Instruksi Kerja Induk (Lampiran 8)

berdasarkan Form Spesifikasi Produk (Lampiran 9). Departemen PPIC

mengadakan rapat sebelum membuat Form Rencana Assembling (Lampiran 10).

Rapat tersebut juga dihadiri oleh Departemen Pemasaran, Pembelian, dan

Produksi. Hasil dari rapat tertulis pada Notulen Rapat. Selanjutnya Departemen

PPIC membuat Form Rencana Assembling sesuai dengan hasil rapat. Departemen

PPIC mengadakan rapat lagi dan membuat jadwal produksi baru jika terdapat

perubahan pada jadwal produksi lama. Perubahan tersebut dapat disebabkan

supplier tidak dapat mengirimkan bahan baku dan proses pengerjaan barang yang

sulit.


Berikut ini merupakan proses perencanaan jadwal produksi yang terjadi di

perusahaan.

Gambar 4.4 Flowchart Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat Ini

Start

Departemen PPIC

Membuat petunjuk perencanaan produksi untuk Departemen

Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan

Departemen

Pemasaran

Kartu Instruksi

Kerja Induk

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu hari


Membuat daftar pesanan setelah mendapatkan pesanan dari

distributor dan memberikan ke Departemen PPIC

Order Produksi

Intern

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

-

A

Departemen PPIC

Mengadakan rapat sebelum membuat jadwal produksi

Departemen

Pemasaran,

Pembelian, dan

Produksi

Notulen RapatWaktu yang

dibutuhkan satu

sampai dua jam

B


Gambar 4.4 Flowchart Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat Ini

(Sambungan)

Perusahaan membutuhkan waktu lima hari lima jam untuk melakukan

proses perencanaan produksi apabila terdapat revisi pada proses tersebut.

Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu tiga hari tiga jam untuk melakukan

proses perencanaan produksi apabila tidak terdapat revisi pada proses tersebut.

Departemen PPIC

Membuat jadwal produksi dan diberikan ke Departemen


Departemen

Pemasaran,

Pembelian, dan

Produksi

Rencana

Assembling

Revisi?Ya

Tidak

End

Waktu yang

dibutuhkan satu

sampai dua hari

A

B


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses perencanaan

jadwal produksi saat ini

Gambar 4.5 Document Flow Diagram Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat

Ini


4.1.3 Aliran Proses Realisasi Produk

Departemen Produksi melakukan produksi berdasarkan pada perencanaan

yang sudah dibuat oleh Departemen PPIC. Perencanaan tersebut adalah Form

Kartu Instruksi Kerja Induksi (KIKI) dan Form Rencana Assembling.

Pertama-tama Departemen Produksi meminta bahan baku yang dibutuhkan

pada proses produksi ke Departemen Gudang Bahan. Departemen Produksi

membuat Form Bon Bahan (Lampiran 11) dan diberikan ke Departemen Gudang

Bahan. Departemen Gudang Bahan akan memberikan bahan baku ke Departemen

Produksi dan mencatat pengeluaran bahan baku pada Form Kartu Stock (Lampiran

6).

Bahan baku yang diperlukan sudah tersedia dan Departemen Produksi siap

melakukan proses produksi berdasarkan Form Rencana Assembling (Lampiran

10). Setiap produk harus melalui berbagai rangkaian proses produksi untuk

menjadi produk jadi. Pada proses produksi terdapat produk setengah jadi yang

harus disimpan terlebih dahulu atau langsung dilakukan proses selanjutnya.

Departemen Produksi membuat Form Bukti Hasil Produksi (Lampiran 12) apabila

produk setengah jadi harus disimpan terlebih dahulu dan tidak dapat dilakukan

proses selanjutnya. Departemen Produksi juga membuat Form Bukti Serah Terima

(Lampiran 13) untuk melakukan proses selanjutnya. Form Bukti Serah Terima

(Lampiran 13) juga diberikan ke Departemen Gudang Barang Jadi sebagai bukti

penyerahan barang jadi dari Departemen Produksi. Selanjutnya Departemen

Gudang Barang Jadi akan mencatat pemasukan produk jadi tersebut pada Form

Kartu Stock (Lampiran 6).


Berikut ini merupakan proses realisasi produk yang terjadi di perusahaan.

Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini

Start

Departemen Produksi

Menerima petunjuk perencanaan produksi dan jadwal

produksi dari Departemen PPIC

Departemen

PPIC

Kartu Instruksi

Kerja Induk dan

Rencana

Assembling

-

A

Departemen Produksi

Meminta bahan baku yang dibutuhkan pada proses produksi

ke Departemen Gudang Bahan

Departemen

PPICBon Bahan

Waktu yang

dibutuhkan satu hari

sebelum produksi


Mencatat pengeluaran bahan baku ketika bahan baku

keluar dari gudang

-Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan sampai

satu jam


Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini (Sambungan)

Departemen Produksi

Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal produksi

Rencana

Assembling

Simpan

produk?

Tidak

Ya

-

B

-

A

Produksi

Melakukan penyimpanan produk setengah jadi sebelum

dilakukan proses selanjutnya

-Bukti Hasil

Produksi

Waktu yang

dibutuhkan

sampai 2 hari

Departemen Produksi

Melakukan kelanjutan proses produksi sesuai dengan jadwal

produksi

-Bukti Serah

Terima-

C


Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini (Sambungan)

Perusahaan membutuhkan waktu tiga hari dua jam untuk melakukan

proses realisasi produk apabila dilakukan penyimpanan produk dan proses

produksi selesai. Perusahaan membutuhkan waktu dua hari dua jam untuk

melakukan proses realisasi produk apabila tidak dilakukan penyimpanan produk

dan proses produksi selesai. Perusahaan tidak mempunyai waktu penyelesaian

proses produksi secara pasti dan produk jadi dikirimkan dalam satu truk.

Proses

Selesai?

Produksi

Memberikan produk jadi ketika produk sudah melalui

semua proses produksi

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Bukti Serah

Terima

Ya

TidakB

Produk jadi

dikirimkan dalam

satu truk

End

Gudang Barang Jadi

Mencatat pemasukan barang ketika ada barang yang masuk

ke gudang

-Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

C


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses realisasi produk saat ini.

Gambar 4.7 Document Flow Diagram Proses Realisasi Produk Saat Ini

Departemen PPIC Departemen Produksi Departemen Gudang Bahan

Start

Ya

Tidak

Departemen Gudang

Barang Jadi

Tidak

End

Kartu Instruksi

Kerja Induk

Membuat petunjuk

perencanaan produksi

Membuat jadwal

produksi

Rencana

Assembling

Meminta bahan baku

yang dibutuhkan

Bon Bahan Mengirimkan bahan

baku

Mencatat pengeluaran

bahan baku

Kartu Stock

Melakukan proses

produksi

Rencana

Assembling

Simpan produk?

Menyimpan produk

setengah jadi

Bukti Hasil

Produksi

Melanjutkan proses

produksi

Bukti Serah Terima

Proses selesai?

Memberikan produk

jadi

Bukti Serah Terima

Ya

Mencatat pemasukan

bahan baku

Kartu Stock


4.1.4 Aliran Proses Pengiriman Produk

Departemen Gudang Barang Jadi bertugas mengirimkan produk ke

distributor. Departemen Pemasaran memberikan Form Instruksi Pengiriman

(Lampiran 14) ke Departemen Gudang Barang Jadi untuk melakukan pengecekan

barang yang akan dikirimkan.

Departemen Gudang Barang Jadi memeriksa ketersediaan barang yang

akan dikirimkan dan mencatatnya pada lembaran kertas. Pencatatan tersebut

menunjukkan bahwa barang tersebut sudah tersedia. Departemen Gudang Barang

Jadi akan meminta barang ke Departemen Produksi dengan Form Bukti Serah

Terima (Lampiran 13) apabila barang yang akan dikirimkan tidak tersedia di

gudang. Jika barang yang dibutuhkan juga tidak tersedia di Departemen Produksi,

maka Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman. Departemen

Gudang Barang Jadi akan melakukan pengiriman lagi untuk mengirim kekurangan

barang sebelumnya.

Departemen Gudang Barang Jadi akan membuat Form Surat Muat

(Lampiran 15) dan diberikan ke Departemen Pemasaran ketika sudah dilakukan

pemeriksaan barang. Departemen Pemasaran membuat Form Surat Jalan

(Lampiran 16) dan Form Faktur (Lampiran 17) yang berfungsi sebagai bukti

penagihan. Form Surat Jalan (Lampiran 16) dan Form Faktur (Lampiran 17)

diberikan ke Departemen Gudang Barang Jadi dan Pembukuan. Departemen

Gudang Barang Jadi akan mengirimkan barang ke distributor. Setiap barang yang

keluar dari gudang, maka Departemen Gudang Barang Jadi akan mencatatnya di

Form Kartu Stock (Lampiran 6). Departemen Pembukuan bertugas melakukan

penagihan ke distributor sesuai dengan kedua Form tersebut.


Berikut ini merupakan proses pengiriman produk yang terjadi di

perusahaan.

Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini


Membuat daftar barang yang akan dikirimkan ke

Departemen Gudang Barang Jadi

-Instruksi

Pengiriman

Start

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam


Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang

setelah menerima daftar barang yang akan dikirmkan

Departemen

Pemasaran

Instruksi

Pengiriman

Waktu yang

dibutuhkan sampai

dua jam

Barang

tersedia?

Tidak

AYa


Melakukan pemeriksaan barang ketika barang tidak tersedia

di gudang ke Departemen Produksi

Departemen

Produksi

Instruksi

Pengiriman

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

B


Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini (Sambungan)

Barang

tersedia?

Ya

Tidak


Meminta barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi

Departemen

ProduksiBukti Serah

Terima

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

A

Mencatat daftar ketersediaan barang ketika sedang

melakukan pemeriksaan barang

- Lembaran Kertas


-

C

Membuat daftar pengiriman barang setelah melakukan

pemeriksaan barang

- Surat Muat


Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

B


Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini (Sambungan)


Membuat bukti penagihan setelah menerima daftar

pengiriman barang

-

Surat Jalan dan

Faktur


Melakukan pengiriman barang setelah menerima bukti

penagihan

Departemen

Pemasaran

Surat Jalan dan

Faktur

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu hari


Mencatat pengeluaran barang ketika ada barang yang keluar

dari gudang

-Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan kurang

dari satu jam

C

End

Departemen Pembukuan

Melakukan penagihan sesuai dengan bukti penagihan

Surat Jalan dan

Faktur- Segera


Perusahaan membutuhkan waktu satu hari enam jam untuk melakukan

proses pengiriman produk apabila barang tersedia di Departemen Gudang Barang

Jadi. Perusahaan membutuhkan waktu satu hari delapan jam untuk melakukan

proses pengiriman produk apabila barang tidak tersedia di Departemen Gudang

Barang Jadi tetapi tersedia di Departemen Produksi. Perusahaan membutuhkan

waktu satu hari tujuh jam untuk melakukan proses pengiriman produk apabila

barang tidak tersedia di Departemen Gudang Barang Jadi dan Departemen

Produksi. Perusahaan membutuhkan waktu yang sama ketika memeriksa dan

mencatat barang yang akan dikirimkan. Perusahaan melakukan penagihan ke

distributor dengan segera sehingga tidak mempunyai kepastian waktu.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses pengiriman produk saat ini.

Gambar 4.9 Document Flow Diagram Proses Pengiriman Produk Saat Ini

Distributor Departemen Pemasaran Departemen Gudang Barang

JadiDepartemen Produksi Departemen Pembukuan

Start

Tidak

Ya

End

Melakukan pesanan

barang

Membuat daftar

pengiriman barang

Instruksi

PengirimanMemeriksa ketersediaan

barang

Instruksi

Pengiriman

Barang tersedia?

Menanyakan

ketersediaan barang

Memeriksa ketersediaan

barang

Barang tersedia?Ya


bahwa barang tidak ada

Tidak

Menerima barang yang

dikirimkan

Bukti Serah Terima

Mencatat daftar

ketersediaan barang

Lembaran Kertas

Membuat daftar

pengiriman barang

Surat MuatMembuat bukti

penagihan

Surat Jalan dan

FakturMelakukan pengiriman

barang

Surat Jalan dan

Faktur


barang

Kartu Stock

Menerima bukti

penagihan

Melakukan penagihan

Surat Jalan dan

Faktur


4.2 Perancangan Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and

Replenishment (CPFR)

Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment (CPFR)

dilakukan mulai dari proses pengadaaan bahan baku sampai pengiriman produk

jadi. Prosedur Collaborative Planning meliputi proses pengadaan bahan baku,

realisasi produk, dan pengembangan desain produk baru. Prosedur Collaborative

Forecasting meliputi proses perencanaan jadwal produksi. Prosedur Collaborative

Replenishment meliputi proses pengiriman produk dan peningkatan penjualan.

Prosedur CPFR melibatkan kolaborasi antara perusahaan dengan supplier,

distributor, dan internal perusahaan.

Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Planning,

Forecasting, and Replenishment.

Gambar 4.10 Aliran Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and

Replenishment

4.2.1 Perancangan Prosedur Collaborative Planning

Prosedur Collaborative Planning terdiri dari prosedur yang mengatur

proses perencanaan pengadaan bahan baku, proses realisasi produk, dan

pengembangan desain produk baru.


4.2.1.1 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan

Bahan Baku

Pada prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan Baku

terdapat perbedaan antara prosedur lama dan prosedur baru. Perbedaan tersebut

terletak pada:

a. Penyampaian informasi pada Form Kartu Stock (Lampiran 6)

Pada prosedur lama, Departemen Gudang Bahan tidak memberikan

informasi mengenai persediaan barang yang terdapat pada gudang. Departemen

lain yang membutuhkan informasi tentang ketersediaan barang di gudang, maka

departemen tersebut harus bertanya ke Departemen Gudang Bahan. Waktu yang

dibutuhkan oleh Departemen Gudang Bahan untuk mencatat persediaan barang

adalah karang dari satu jam. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak adanya

penyampaian informasi persediaan barang ke departemen lain.

Pada prosedur baru, Departemen Gudang Bahan bertugas memberikan

informasi tentang update jumlah persediaan barang ke Departemen lainnya, yaitu

Departemen PPIC dan Pembelian. Departemen PPIC dapat mengetahui sisa

persediaan barang secara langsung. Departemen Pembelian dapat mengetahui

kedatangan barang apabila ingin melakukan pemeriksaan. Jadi penyampaian

informasi persediaan barang dapat diketahui secara pasti dan cepat sehingga

bahan baku dapat selalu tersedia di gudang dan proses produksi berjalan stabil.

b. Transaksi pembayaran ke supplier

Pada prosedur lama, supplier harus melakukan penagihan terlebih dahulu

ke Departemen Pembukuan. Selanjutnya Departemen Pembukuan akan

melakukan pembayaran setelah menerima tagihan tersebut. Perusahaan

membutuhkan waktu satu hari untuk melakukan pembayaran setelah supplier

melakukan penagihan. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak ada kepastian

transaksi pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.

Pada prosedur baru, Departemen Pembukuan melakukan pembayaran ke

supplier sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Departemen Pembukuan

akan melakukan pemberitahuan ke supplier sebelum melakukan pembayaran.

Supplier akan melakukan penagihan apabila Departemen Pembukuan belum


melakukan pembayaran. Jadi perusahaan dapat melakukan transaksi pembayaran

ke supplier secara pasti.

Lebih jelas mengenai aliran proses pengadaan bahan baku pada prosedur

lama dan baru digambarkan pada gambar 4.6.

Gambar 4.11 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan

Baku (a) Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru

Supplier

Departemen

Pembelian

Departemen

PPIC

Departemen

Pembukuan

Departemen

Gudang Bahan

Aliran Informasi

Aliran Keuangan

(a)

(b)

Departemen

PPIC

Departemen

Gudang Bahan

Supplier

Departemen

Pembelian

Departemen

Pembukuan

Departemen

Pemasaran

Departemen

Pemasaran


Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses pengadaan

bahan baku pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.12 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan

Bahan Baku

Departemen PPIC

Membuat daftar pembelian bahan baku ketika bahan bahan

baku tidak tersedia

Departemen

Pemasaran

Surat Permintaan

Pembelian

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

Start


Membuat daftar pesanan barang dan diberikan ke

Departemen PPIC

- Order Produksi

Intern

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu jam

Departemen PPIC

Memeriksa ketersediaan bahan baku

Departemen

Gudang Bahan Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu jam

A



Bahan Baku (Sambungan)


Melakukan pemilihan supplier setelah menerima daftar


- Seleksi Supplier

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam


Menerima bahan baku dari supplier ketika supplier

mengirimkan bahan baku

-

Laporan

Penerimaan

Barang


Membuat daftar pembelian bahan baku dan diberikan ke

supplier, Departemen PPIC, Gudang Bahan, dan Pembukuan

- Purchase Order

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

-

A


Membuat laporan penerimaan bahan baku dan diberikan ke

Departemen PPIC, Pembelian, dan Pembukuan

-

Laporan

Penerimaan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan sampai

satu hari

B





Memeriksa kondisi barang ketika barang datang dari

supplier

-Laporan

Penerimaan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal tiga hari

Barang sesuai?Ya

Tidak


Mencatat pengembalian barang ke supplier karena barang

tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan

-Laporan Retur

Pembelian

Barang


Memberikan catatan pengembalian barang ke supplier

setelah menerima daftar retur barang

Departemen

Gudang Bahan

Laporan Retur

Pembelian

Barang

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

B

D

C




Prosedur lama dan prosedur baru mempunyai persamaan dan perbedaan

dalam melakukan proses pengadaan bahan baku. Persamaannya terletak pada

nama departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada

pekerjaan yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:

Departemen Gudang Bahan memberikan informasi tentang update persediaan

barang di gudang ke Departemen Pembelian dan PPIC.

Departemen Pembukuan melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan

syarat pembayaran yang sudah ditentukan.


Mencatat pemasukan barang ketika ada barang yang masuk

ke gudang dan diberikan ke departemen PPIC dan Pembelian

-Kartu StockWaktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam


Melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan syarat

pembayaran yang sudah ditentukan

-

Purchase Order

dan Laporan

Penerimaan

Barang

End

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

D

C


Perusahaan membutuhkan waktu empat hari sebelas jam untuk melakukan

proses pengadaan bahan baku apabila kondisi bahan baku sesuai dengan

spesifikasi perusahaan. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu empat hari

tiga belas jam untuk melakukan proses pengadaan bahan baku apabila kondisi

bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengadaan bahan baku pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.13 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan Baku

Distributor Departemen Pemasaran Departemen PPIC Departemen Pembelian Departemen Gudang Bahan Departemen Pembukuan

Start

Melakukan pesanan

barang

Membuat daftar

pesanan barang


bahan baku

Membuat daftar


Melakukan pesanan


ke supplier

Menerima bukti


Menerima bukti


Menerima bahan baku

dari supplier

Membuat daftar


Laporan

Penerimaan Barang

Purchase Order

Surat Permintaan

Pembelian

Kartu Stock

Order Produksi

Intern

Memeriksa kondisi

bahan baku

Kartu Instruksi Kerja

Induk dan Rencana

Assembling

Barang sesuai

spesifikasi?

Membuat daftar

pengembalian bahan

baku

Tidak

Laporan Retur

Pembelian Barang

Menerima daftar

pengembalian bahan

baku

Mencatat pemasukan

dan pengeluaran bahan

baku

Kartu Stock

Ya

Menerima bukti

pemesanan bahan bakuPurchase Order

Purchase Order dan

Laporan Penerimaan

Barang

Melakukan pembayaran

ke supplier

End

Memilih supplier

Seleksi Supplier

Menerima informasi

tentang pemasukan dan

pengeluaran bahan baku

Menerima informasi

tentang pemasukan dan

pengeluaran bahan baku

Supplier

Menerima bukti


Mengirimkan bahan

baku

Surat Jalan

Menerima daftar


Menerima daftar


Menerima daftar



4.2.1.2 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi

Produk

Pada prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk terdapat

perbedaan antara prosedur lama dan prosedur baru. Perbedaan tersebut terletak

pada ketidaktepatan waktu penyelesaian proses produksi sesuai dengan jadwal

produksi.

Pada prosedur lama, Departemen Produksi melakukan penyimpanan

produk setengah jadi sebelum melakukan proses selanjutnya. Penyebab dari

penyimpanan produk setengah jadi seperti bahan baku belum tersedia dan pada

proses selanjutnya sedang dilakukan proses produksi untuk produk lain.

Departemen Produksi tetap melanjutkan proses produksi sedangkan Departemen

PPIC tidak membuat jadwal produksi baru untuk penyelesaian proses produksi

tersebut. Kelemahan dari prosedur lama adalah kurangnya komunikasi sehingga

waktu penyelesaian proses produksi yang tidak sesuai dengan jadwal produksi.

Pada prosedur baru, tidak terdapat penyimpanan produk setengah jadi di

lantai produksi. Departemen Produksi harus melakukan proses produksi sesuai

dengan jadwal produksi sehingga proses produksi dapat selesai tepat waktu.

Departemen Produksi akan memberitahukan ke Departemen PPIC apabila proses

produksi tidak dapat selesai sesuai dengan jadwal produksi. Selanjutnya

Departemen PPIC akan membuat jadwal produksi baru untuk menyelasaikan

proses produksi tersebut. Jadi proses produksi dapat berjalan sesuai dengan jadwal

produksi apabila komunikasi berjalan baik antara kedua pihak.


Berikut ini merupakan aliran proses realisasi produk pada prosedur lama

dan baru.

Gambar 4.14 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk (a)

Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru

Departemen

Produksi

Departemen

Gudang Bahan

Aliran Informasi

(a)

(b)

Departemen

Produksi

Departemen

Gudang Bahan

Departemen

Pembelian

Departemen

PPIC

Departemen

PPIC

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Aliran Material

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Departemen

Pemasaran


Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses realisasi

produk pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk

Departemen Produksi

Meminta bahan baku yang dibutuhkan pada proses produksi

ke departemen Gudang Bahan

Departemen

PPICBon Bahan


Mencatat pengeluaran barang ketika barang keluar dari

gudang dan diberikan ke departemen PPIC dan Pembelian

-Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu hari sebelum

proses produksi

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

Start

Departemen PPIC

Membuat petunjuk perencanaan produksi dan jadwal

produksi dan diberikan ke Departemen Produksi

-

Kartu Instruksi

Kerja Induk dan

Rencana

Assembling

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

tiga hari

A



(Sambungan)

Departemen Produksi

Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal produksi

Rencana

Assembling

Departemen

PPIC

Proses

Selesai?

Tidak

Ya

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu hari

B

Departemen PPIC

Membuat jadwal produksi yang baru ketika produk tidak

selesai tepat waktu dan diberikan ke Departemen Produksi

Departemen

Produksi

Rencana

Assembling

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu hari

Departemen Produksi

Memberitahukan proses produksi yang tidak selesai sesuai

dengan jadwal produksi ke Departemen PPIC

-Rencana

AssemblingSegera

A



(Sambungan)


dalam melakukan proses realisasi produk. Persamaannya terletak pada nama

Departemen. Perbedaannya terletak pada dokumen yang digunakan dan pekerjaan

yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:

Departemen Produksi tidak melakukan penyimpanan produk setengah jadi

karena pelaksanaannya sesuai dengan jadwal produksi. Oleh karena itu, Form

Bukti Hasil Produksi (Lampiran 12) tidak diperlukan lagi.

Departemen PPIC membuat jadwal produksi baru karena pelaksanaannya tidak

selesai sesuai dengan jadwal produksi lama.

Departemen Produksi

Memberikan produk jadi ketika produk sudah melalui

semua proses produksi ke Departemen Gudang Barang Jadi

-Bukti Serah

Terima

Produk jadi

dikirimkan dalam

satu truk

End


Mencatat pemasukan barang dan diberikan ke Departemen

Pemasaran dan PPIC

- Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

End

B


Perusahaan membutuhkan waktu lima hari dua jam untuk melakukan

proses realisasi produk apabila proses tersebut selesai sesuai dengan jadwal

produksi. Perusahaan membutuhkan waktu tujuh hari dua jam untuk melakukan

proses realisasi produk apabila proses tersebut tidak selesai sesuai dengan jadwal

produksi tetapi selesai sesuai dengan jadwal produksi baru. Departemen Produksi

segera memberitahukan bahwa ada proses produksi yang tidak dapat selesai sesuai

dengan jadwal produksi ke Departemen PPIC. Departemen PPIC membuat jadwal

produksi baru dan diberikan ke Departemen Produksi. Produk jadi akan

dikirimkan dalam satu truk ke Departemen Gudang Barang Jadi.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses realisasi produk pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.16 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk

Departemen PPIC Departemen Produksi Departemen Gudang Bahan

Start

Ya

Departemen Gudang

Barang Jadi

Tidak

End

Kartu Instruksi

Kerja Induk

Membuat petunjuk


Membuat jadwal

produksi

Rencana

Assembling

Meminta bahan baku

yang dibutuhkan

Bon Bahan Mengirimkan bahan

baku


bahan baku

Kartu Stock

Melakukan proses

produksi

Rencana

Assembling

Memberikan produk

jadi

Bukti Serah Terima Mencatat pemasukan

bahan baku

Kartu Stock

Proses selesai?

Memberitahukan proses

produksi yang tidak

selesai sesuai dengan

jadwal produksi

Membuat jadwal

produksi

Rencana

Assembling

Menerima informasi

tentang pengeluaran

bahan baku


Menerima informasi

tentang pengeluaran

bahan baku


4.2.1.3 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan

Desain Produk Baru

Perusahaan harus mengikuti perkembangan pasar untuk mengetahui

produk yang diinginkan oleh konsumen. Perusahaan membangun kolaborasi

dengan distributor karena distributor lebih mengetahui keinginan konsumen.

Bagian internal perusahaan bertugas menangani desain produk baru.

Pada awalnya Departemen Pemasaran bertugas membangun kolaborasi

dengan distributor untuk mengetahui perkembangan pasar sehingga dapat

membuat produk yang sesuai dengan kondisi pasar sekarang. Selanjutnya

Departemen Pemasaran mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen

Desain untuk memberitahukan kondisi pasar saat ini. Departemen Desain

diperlukan untuk membuat desain produk baru tersebut.

Departemen Desain akan membuat beberapa desain produk dan diberikan

ke Departemen Pemasaran. Departemen Pemasaran memberitahukan ke

distributor bahwa perusahaan akan meluncurkan produk baru. Peranan distributor

sangat dibutuhkan untuk menentukan desain produk yang sesuai dengan

keinginan konsumen. Perusahaan menganggap distributor sebagai penyalur

keinginan konsumen. Departemen Pemasaran akan memberikan desain produk ke

distributor melalui faximile. Distributor langsung memilih desain produk yang

disukai dan diberikan kembali ke Departemen Pemasaran. Hal ini penting untuk

menentukan desain produk mana yang akan digunakan sebagai produk baru bagi

perusahaan. Departemen Pemasaran akan memberitahukan hasil tersebut ke

Direksi.


Berikut ini merupakan aliran proses pengembangan desain produk baru

pada prosedur baru.

Gambar 4.17 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan

Desain Produk Baru

Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses

pengembangan desain produk baru.

Gambar 4.18 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan

Desain Produk Baru

Aliran Informasi

Departemen

Pemasaran

Departemen

Desain

Distributor

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Direksi

Start


Memantau perkembangan pasar melalui distributor

Survei PasarWaktu yang

dibutuhkan minimal

satu hari

-

A



Desain Produk Baru (Sambungan)


Mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen Desain

untuk memberitahukan kondisi pasar

Direksi dan

Departemen

Desain

Notulen Rapat

Departemen Desain

Membuat desain untuk produk baru dan diberikan ke


Direksi dan

Departemen

Pemasaran

Desain Produk

Baru

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

maksimal dua jam

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu minggu

A

Setuju?

Tidak

Ya

Departemen Desain

Mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen

Pemasaran untuk membahas hasil desain

Direksi dan

Departemen

Pemasaran

Notulen RapatWaktu yang

dibutuhkan maksimal

maksimal dua jam

B



Desain Produk Baru (Sambungan)


Memberikan desain produk baru ke distributor

-Desain Produk

Baru

End


Menerima hasil desain produk baru yang sudah dipilih oleh

distributor

-Desain Produk

Baru

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu hari

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

satu hari


Mengadakan rapat dengan Direksi untuk memberitahukan

hasil pemilihan desain produk baru

- Notulen Rapat

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

dua jam

B


Perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari empat jam untuk

melakukan proses pengembangan desain produk baru apabila desain produk sudah

disetujui oleh Direksi dan Departemen Pemasaran. Perusahaan membutuhkan

waktu dua minggu tiga hari enam jam untuk melakukan proses pengembangan

desain produk baru apabila desain produk tidak disetujui oleh Direksi dan

Departemen Pemasaran, tetapi akhirnya disetujui juga.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengembangan desain produk baru pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.19 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan Desain Produk Baru

Distributor Departemen Pemasaran Departemen Desain

Start

End

Survei Pasar

Memantau

perkembangan pasar


perkembangan pasar

Mencatat hasil

pemantauan

Direksi

Mengadakan rapat untuk membahas hasil pemanatauan tentang

perkembangan pasar

Notulen Rapat

Membuat desain produk

baru

Desain Produk

Baru

Notulen Rapat

Setuju?Ya

Tidak

Memberikan desain

produk baru

Menerima desain

produk baruMenerima desain

produk baru

Desain Produk

BaruMemilih desain produk

baru

Desain Produk

Baru

Mengadakan rapat untuk membahas desain produk

baru yang sudah selesai

Menerima hasil

pemilihan desain

produk baru

Mengadakan rapat untuk membahas hasil

pemilihan desain produk baru

Notulen Rapat


4.2.2 Perancangan Prosedur Collaborative Forecasting

Pada prosedur lama, Departemen Pemasaran menerima pesanan dan

memantau perkembangan penjualan di distributor. Departemen Pemasaran tidak

mempunyai data penjualan secara tertulis karena Departemen Pemasaran hanya

memantau saja tanpa melakukan pencatatan. Akibatnya Departemen Pemasaran

menyimpulkan bahwa suatu produk laku di pasaran apabila distributor melakukan

pemesanan ulang untuk produk tersebut. Departemen Pemasaran menyampaikan

pesanan distributor ke Departemen PPIC untuk membuat jadwal produksi.

Kelemahan dari prosedur lama adalah perusahaan tidak mempunyai kepastian

informasi tentang penjualan barang di distributor.

Pada prosedur baru, Departemen Pemasaran memantau perkembangan

penjualan di distributor dan mencatatnya setiap hari. Akibatnya Departemen

Pemasaran mempunyai data penjualan di distributor dengan adanya catatan

tersebut. Selanjutnya Departemen Pemasaran akan membuat perkiraan penjualan

dan persediaan barang setiap minggu. Departemen Pemasaran dan PPIC

mengadakan rapat untuk membahas perencanaan produksi berdasarkan hasil

perkiraan. Jadi perusahaan dapat mengetahui informasi tentang penjualan barang

di distributor secara pasti karena perusahaan sudah mencatatnya setiap hari dan

dilakukan evaluasi setiap minggu.

Pada prosedur lama, Departemen PPIC mengadakan rapat dengan

Departemen Pemasaran, Pembelian, dan Produksi sebelum membuat jadwal

produksi. Rapat tersebut sebaiknya tidak perlu dilakukan karena Departemen

PPIC dapat membuat jadwal produksi sendiri tanpa bantuan dari pihak lain.

Departemen PPIC juga mengadakan rapat lagi ketika terdapat masalah yang

berhubungan dengan jadwal produksi. Kelemahan dari prosedur lama adalah

penggunaan waktu yang tidak perlu untuk mengadakan rapat sebelum pembuatan

jadwal produksi.

Pada prosedur baru, Departemen PPIC membuat jadwal produksi sendiri,

tanpa mengadakan rapat terlebih dahulu. Sebelumnya Departemen PPIC

memeriksa ketersediaan barang terlebih dahulu di Departemen Gudang Barang

Jadi. Departemen PPIC akan mengadakan rapat apabila terdapat masalah pada

jadwal produksi. Masalah tersebut diselesaikan bersama sehingga Departemen

PPIC dapat melakukan revisi jadwal produksi. Jadi Departemen PPIC melakukan


rapat untuk membahas permasalahan yang berakibat pada perubahan jadwal

produksi.

Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Forecasting pada

prosedur lama dan baru.

Gambar 4.20 Aliran Prosedur Collaborative Forecasting (a) Prosedur Lama dan

(b) Prosedur Baru

Departemen

PPIC

Departemen

Pemasaran

Aliran Informasi

Distributor

(a)

(b)

Departemen

Pembelian

Departemen

Gudang Bahan

Departemen

Produksi

Departemen

PPIC

Departemen

PemasaranDistributor

Departemen

Pembelian

Departemen

Gudang Bahan

Departemen

Produksi

Departemen

Gudang

Barang Jadi


Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses perencanaan

jadwal produksi pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting

Start


Memantau dan mencatat penjualan barang di distributor

setiap hari dan diberikan ke departemen PPIC

- Daftar Penjualan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan minimal

satu hari

Pemasaran

Membuat perkiraan penjualan dan persediaan barang setiap

minggu dan diberikan ke departemen PPIC

- Daftar Perkiraan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan minimal

satu minggu


Mengadakan rapat untuk membahas daftar barang yang

akan diproduksi

Departemen

PPIC Notulen Rapat

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal 2 jam

A


Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting (Sambungan)

Departemen PPIC

Membuat petunjuk perencanaan produksi untuk departemen


Departemen

Pemasaran

Kartu Instruksi

Kerja Induk

Departemen PPIC

Membuat jadwal produksi dan diberikan ke departemen


Rencana

Assembling

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu hari

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua hari


Membuat daftar barang yang akan diproduksi dan diberikan

ke departemen PPIC

- Order Produksi

Intern

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

-

A

B

Departemen PPIC

Memeriksa ketersediaan barang di Departemen Gudang

Barang Jadi

Departemen

Gudang

Barang JadiKartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam


Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting (Sambungan)


dalam melakukan proses perencanaan produksi. Persamaannya terletak pada nama

Departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada pekerjaan

yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:

Departemen Pemasaran memantau perkembangan penjualan barang di

distributor dan mencatatnya setiap hari. Selanjutnya dari perkembangan dan

pencatatan akan dilakukan evaluasi penjualan dan persediaan barang setiap

minggu. Hal ini bertujuan untuk menjaga kestabilan proses produksi sehingga

dapat memenuhi permintaan distributor.

Revisi?

Ya

TidakEnd

B

Departemen PPIC

Mengadakan rapat untuk pembuatan jadwal produksi yang

baru apabila terdapat revisi

Departemen

Pemasaran,

Pembelian, dan

Produksi

Notulen Rapat

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

Departemen PPIC

Membuat jadwal produksi dan diberikan ke departemen


Departemen

Pemasaran,

Pembelian, dan

Produksi

Rencana

Assembling

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu hari


Departemen PPIC mengadakan rapat untuk membuat jadwal produksi baru

karena terdapat permasalahan pada jadwal produksi lama yang membutuhkan

penyelesaian berdasarkan kesepakatan bersama.

Perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari lima jam untuk

melakukan proses perencanaan produksi apabila tidak terdapat revisi pada proses

tersebut. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari

delapan jam untuk melakukan proses perencanaan produksi apabila terdapat revisi

pada proses tersebut dan sudah tidak terdapat revisi lagi.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses perencanaan jadwal produksi pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.22 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Forecasting

Departemen Pemasaran Departemen PPIC

Start

Ya

Tidak

Membuat daftar barang

yang akan diproduksi

Notulen Rapat

Revisi?

Distributor


penjualan barang

Memantau penjualan

barang

Mencatat hasil

pemantauan

Daftar Penjualan

BarangMenerima catatan

penjualan barang

Membuat perkiraan

penjualan dan

persediaan barang

Daftar Perkiraan

Barang

Menerima catatan

perkiraan penjualan dan

persediaan barang

Mengadakan rapat untuk membahas daftar

barang yang akan diproduksi

Order Produksi

InternMemeriksa ketersediaan

barang

Kartu Stock

Membuat petunjuk


Kartu Instruksi

Kerja Induk

Membuat jadwal

produksi

Rencana

Assembling

Departemen Pembelian Departemen Produksi

Mengadakan rapat untuk membahas jadwal produksi

Menerima petunjuk


Menerima petunjuk



Menerima petunjuk


Menerima petunjuk


Notulen Rapat

Menerima jadwal

produksi

Menerima jadwal

produksiMenerima jadwal

produksi

Menerima jadwal

produksi

End


4.2.3 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment

Prosedur Collaborative Replenishment terdiri dari prosedur yang mengatur

proses pengiriman produk dan peningkatan penjualan produk.

4.2.3.1 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment Proses

Pengiriman Produk

Pada prosedur lama, Departemen Pemasaran memberikan instruksi

pengiriman ke Departemen Gudang Barang Jadi. Selanjutnya Departemen Gudang

Barang Jadi akan melakukan pemeriksaan ketersediaan barang di gudang dan

mencatatnya pada lembaran kertas. Kelemahan dari prosedur lama adalah

penggunaan kertas untuk mencatat daftar barang yang tersedia padahal informasi

daftar barang sudah tertulis jelas pada Form Instruksi Pengiriman (Lampiran 14)

sehingga tidak diperlukan lagi.

Pada prosedur baru, Departemen Pemasaran mendapatkan pesanan dari

distributor dan langsung memberikan instruksi pengiriman ke Departemen

Gudang Barang Jadi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan

pemeriksaan ketersediaan barang di gudang dan mencentangnya langsung pada

Form Instruksi Pengiriman (Lampiran 14), tanpa harus mencatatnya pada

lembaran kertas. Jadi perusahaan tidak membutuhkan kertas lagi karena semua

informasi tentang daftar barang sudah tertulis jelas.

Pada prosedur lama, Departemen Gudang Barang Jadi akan meminta

barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi apabila barang tersebut tidak

tersedia di gudang. Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman

barang ke distributor apabila barang tersebut juga tidak tersedia di Departemen

Produksi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan pengiriman lagi ke

distributor untuk mengirimkan kekurangan barang. Kelemahan dari prosedur lama

adalah kurangnya informasi yang dilakukan oleh kedua pihak tentang ketersediaan

barang yang berdampak pada waktu pengiriman.

Pada prosedur baru, Departemen Gudang Barang Jadi akan meminta

barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi apabila barang tersebut tidak

tersedia di gudang. Departemen Gudang Barang Jadi melakukan penundaan

pengiriman barang karena harus menunggu barang yang sedang diproduksi.

Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman barang ke


distributor apabila barang tersebut juga tidak tersedia di Departemen Produksi dan

tidak sedang diproduksi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan

pengiriman lagi ke distributor untuk mengirimkan kekurangan barang. Jadi kedua

pihak harus membangun kolaborasi yang baik sehingga penyampaian informasi

tentang persediaan barang sangat jelas. Departemen Gudang Barang Jadi dapat

melakukan pengiriman barang dengan tepat dan benar.

Pada prosedur lama, Departemen Gudang Barang Jadi tidak memberikan

informasi persediaan barang di gudang. Pada Form Kartu Stock (Lampiran 6)

terdapat informasi pengeluaran barang yang menjelaskan bahwa barang tersebut

sudah dikirimkan ke distributor. Departemen Pemasaran tidak dapat melakukan

pemeriksaan mengenai pengiriman barang yang dilakukan oleh Departemen

Gudang Barang Jadi. Departemen PPIC tidak melakukan pemeriksaan barang di

Departemen Gudang Barang Jadi. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak

adanya penyampaian informasi persediaan barang ke Departemen Pemasaran dan

PPIC sehingga tidak dapat dilakukan pemeriksaan tentang persediaan barang.

Pada prosedur baru, Departemen Gudang Barang Jadi bertugas

memberikan informasi tentang persediaan barang ke Departemen Pemasaran dan

PPIC. Departemen Pemasaran dapat mengetahui bahwa Departemen Gudang

Barang Jadi sudah mengirimkan barang tersebut ke distributor. Departemen PPIC

dapat memeriksa persediaan barang di gudang sebelum membuat jadwal produksi.

Jadi penyampaian informasi pengiriman barang dapat diketahui secara pasti dan

cepat karena Departemen Pemasaran dan PPIC dapat melihat langsung pada Form

Kartu Stock (Lampiran 6).


Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Replenishment pada

prosedur lama dan baru.

Gambar 4.23 Aliran Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman

Produk (a) Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru

Departemen

Pemasaran

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Aliran Informasi

Aliran Keuangan

Aliran Material

Distributor

Departemen

Pembukuan

Departemen

Produksi

Departemen

Pemasaran

Departemen

Gudang Barang

Jadi

Distributor

Departemen

Pembukuan

Departemen

Produksi

(a)

(b)

Departemen

PPIC


Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses pengiriman

produk pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman

Produk


Menerima dan membuat daftar pengirirman barang setelah

mendapatkan pesanan ke departemen Gudang Barang Jadi

-Instruksi

Pengiriman


Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang

setelah menerima daftar barang yang akan dikirmkan

PemasaranInstruksi

Pengiriman

Start

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal 1 jam

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal 2 jam

Barang

tersedia?

Ya

ATidak

B

Membuat laporan ketersedian barang setelah melakukan

pemeriksaan barang ke departemen Pemasaran

- Surat Muat

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam


D


Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses

Pengiriman Produk (Sambungan)

A


Melakukan pemeriksaan barang ketika barang tidak

tersedia di gudang ke departemen Produksi

Departemen

Produksi

Instruksi

Pengiriman

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

D

Barang

tersedia?C

Ya

Tidak


Meminta barang yang dibutuhkan ke departemen Produksi

Departemen

Produksi

Bukti Serah

TerimaSegera

E




C

Departemen Produksi

Melakukan pemeriksaan barang pada jadwal produksi

Rencana

AssemblingSegera melakukan

pemeriksaan

Barang sedang

proses?


Menunggu barang sampai selesai diproduksi

Rencana

Assembling

Waktu yang

dibutuhkan sesuai

dengan Rencana

Assembling

Ya

Departemen

Produksi

-

D

E

Tidak





Membuat bukti penagihan setelah menerima form Surat

Muat ke departemen Gudang Barang Jadi dan Pembukuan

-

Surat Jalan dan

Faktur


Melakukan pengiriman barang setelah menerima bukti

penagihan

Departemen

PemasaranSurat Jalan dan

Faktur

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu hari


Mencatat pengeluaran barang dan diberikan ke Departemen

Pemasaran dan PPIC

Kartu Stock

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu jam

B

End


Melakukan penagihan sesuai dengan bukti penagihan

Surat Jalan dan

Faktur-

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal satu

bulan



dalam melakukan proses pengiriman produk ke distributor. Persamaannya terletak

pada nama departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada

pekerjaan yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:

Departemen Gudang Barang Jadi tidak mencatat daftar barang pada lembaran

kertas, tetapi langsung mencentangnya pada Form Instruksi Pengiriman

(Lampiran 14).

Departemen Gudang Barang Jadi akan menunda pengiriman barang karena

harus menunggu barang yang sedang diproduksi. Jika barang sudah selesai

diproduksi, maka Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan

pengiriman barang.

Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman barang karena

barang juga tidak tersedia dan tidak sedang dalam proses produksi di

Departemen Produksi.

Departemen Gudang Barang Jadi memberikan informasi tentang persediaan

barang di gudang ke Departemen Pemasaran. Oleh karena itu, Departemen

Pemasaran dapat memeriksa apakah Departemen Gudang Barang Jadi sudah

melakukan pengiriman barang atau belum.

Perusahaan membutuhkan waktu satu bulan satu hari enam jam untuk

melakukan proses pengiriman produk apabila barang tersedia di Departemen

Gudang Barang Jadi. Perusahaan membutuhkan waktu satu bulan satu hari

delapan jam untuk melakukan proses pengiriman produk apabila barang tidak

tersedia di Departemen Gudang Barang Jadi tetapi tersedia di Departemen

Produksi. Waktu yang dibutuhkan juga sama apabila pada barang tidak tersedia di

Departemen Gudang Barang Jadi dan sedang atau tidak dalam proses produksi.

Departemen Gudang Barang Jadi segera meminta barang yang dibutuhkan ke

Departemen Produksi. Departemen Produksi segera melakukan pemeriksaan

barang pada jadwal produksi ketika barang tidak tersedia di Departemen Produksi.

Departemen Gudang Barang Jadi menunggu barang yang sedang diproduksi dan

waktu yang dibutuhkan sesuai dengan jadwal produksi.


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengiriman produk pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.25 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman Produk

Distributor Departemen Pemasaran Departemen Gudang Barang Jadi Departemen Produksi Departemen Pembukuan

Start

Tidak

Ya

End

Melakukan pesanan

barang

Membuat daftar

pengiriman barang

Instruksi

PengirimanMemeriksa ketersediaan

barang

Instruksi

Pengiriman

Barang tersedia?

Menanyakan

ketersediaan barang


barang

Barang tersedia?Ya

Tidak

Menerima barang yang

dikirimkan

Bukti Serah Terima

Membuat daftar

pengiriman barang

Surat MuatMembuat bukti

penagihan

Surat Jalan dan

FakturMelakukan pengiriman

barang

Surat Jalan dan

Faktur


barang

Kartu Stock

Menerima bukti

penagihan

Melakukan penagihan

Surat Jalan dan

Faktur


barang pada jadwal

produksi

Barang sedang

proses?

Tidak

Ya


tentang barang yang

sedang diproduksi

Menunda pengiriman

barang

Menerima catatan

pengeluaran barang

Departemen PPIC

Menerima catatan

pengeluaran barang


4.2.3.2 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment Proses

Peningkatan Penjualan Produk

Produk perusahaan harus dapat bersaing dengan produk lainnya di pasaran

sehingga perusahaan membutuhkan peranan distributor untuk memasarkan

produknya. Tentu saja perusahaan harus memberikan reward bagi distributor yang

dapat memasarkan produk dengan cepat sehingga penjualan produk dapat

meningkat daripada sebelumnya.

Pada awalnya Departemen Pemasaran bertugas membangun kolaborasi

dengan distributor untuk mengetahui perkembangan pasar dengan melakukan

survei sehingga dapat mengetahui keinginan distributor. Departemen Pemasaran

memantau dan mencatat penjualan produk di distributor setiap hari. Selanjutnya

Departemen Pemasaran melakukan evaluasi terhadap penjualan tersebut setiap

bulan. Departemen Pemasaran akan membuat perbandingan hasil penjualan antara

distributor yang satu dengan lainnya.

Departemen Pemasaran membuat perencanaan untuk meningkatkan

penjualan produk di distributor. Departemen Pemasaran mengadakan rapat dengan

Direksi untuk memberitahukan rencana tersebut. Departemen Pemasaran akan

memberikan reward bagi semua distributor yang mengalami peningkatan

penjualan sehingga distributor dapat meningkatkan penjualan secara terus-

menerus. Salah satu contoh reward adalah pemberian voucher belanja yang

berlaku untuk pembelian produk perusahaan. Distributor yang tidak mengalami

peningkatan penjualan, maka Departemen Pemasaran mempertimbangkan untuk

menempatkan seorang tenaga penjualan di distributor. Tenaga penjualan tersebut

membantu distributor dalam menjual produk perusahaan sehingga distributor

dapat mengalami peningkatan penjualan. Departemen Pemasaran melakukan

evaluasi terhadap rencana yang sudah dilakukan ke distributor. Rencana selesai

apabila perusahaan memutuskan tidak perlu untuk melanjutkan rencana tersebut.


Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Replenishment pada

proses peningkatan penjualan produk.

Gambar 4.26 Aliran Prosedur Collaborative Replenishment Proses Peningkatan

Penjualan Produk

Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses peningkatan

penjualan produk.


Peningkatan Penjualan Produk

Aliran Informasi

Departemen

PemasaranDistributor Direksi

Start


Memantau perkembangan pasar melalui distributor

Survei PasarWaktu yang

dibutuhkan minimal

satu hari

-

A



Peningkatan Penjualan Produk (Sambungan)


Memantau dan mencatat penjualan produk di distributor

setiap hari

- Daftar Penjualan

Barang

Waktu yang

dibutuhkan minimal

satu hari


Membuat perkiraan penjualan produk setiap bulan

-Daftar Perkiraan

Penjualan

Waktu yang

dibutuhkan minimal

satu bulan


Mengadakan rapat untuk membahas rencana peningkatan

penjualan di distributor

Direksi Notulen Rapat

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

A

B


Membuat perbandingan hasil penjualan di setiap distributor

dan diberikan ke Direksi

-Daftar

Perbandingan

Penjualan

Waktu yang

dibutuhkan maksimal

dua jam




Penjualan meningkat?

Tidak

Ya

B


Membuat evaluasi terhadap rencana peningkatan penjualan

dan diberikan ke Direksi

-Evaluasi

Rencana

Waktu yang

dibutuhkan minimal

satu bulan

C


Memberikan reward bagi distributor

Direksi Daftar Reward

Waktu yang

dibutuhkan minimal

dua bulan


Menempatkan tenaga penjualan di distributor

DireksiTenaga

Penjualan

Waktu yang

dibutuhkan minimal

enam bulan

D




Perusahaan membutuhkan waktu tiga bulan dua hari enam jam untuk

melakukan proses peningkatan penjualan produk apabila distributor sudah

mengalami peningkatan penjualan produk sebelumnya dan rencana selesai.

Perusahaan membutuhkan waktu delapan bulan dua hari enam jam untuk

melakukan proses peningkatan penjualan produk apabila distributor tidak

mengalami peningkatan penjualan produk sebelumnya dan rencana selesai.


Mengadakan rapat untuk membahas hasil evaluasi

Direksi Notulen Rapat

Waktu yang

dibutuhkan

maksimal dua jam

D

End

C

Rencana selesai?Tidak

Ya


Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses peningkatan penjualan produk pada prosedur perancangan baru.

Gambar 4.28 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Replenishment Proses Peningkatan Penjualan Produk

Distributor Departemen Pemasaran

Start

Direksi

Survei Pasar

Memantau

perkembangan pasar


perkembangan pasar

Mencatat hasil

pemantauan


penjualan produk

Memantau penjualan

produk

Mencatat hasil

pemantauan

Daftar Penjualan

Barang

Daftar Perkiraan

Penjualan

Membuat hasil

perbandingan penjualan

produk antar distributor

Membuat perkiraan

penjualan produk

Daftar Perbandingan

PenjualanMenerima hasil

perbandingan penjualan

Mengadakan rapat untuk membahas rencana

peningkatan penjualan

Notulen Rapat

Penjualan

meningkat?

Tidak

Menempatkan tenaga

penjualan

Menerima tenaga

penjualan

Memberikan reward

Ya

Menerima reward

Membuat evaluasi

terhadap rencana

peningkatan penjualan

Menerima hasil evaluasi

rencanaEvaluasi Rencana

Notulen Rapat

Rencana selesai?

End

Tidak

Ya

Mengadakan rapat untuk membahas hasil

evaluasi


4.3 Tahap Verifikasi dan Validasi Perancangan

Perancangan prosedur CPFR yang dibuat sudah melalui tahap verifikasi

dan validasi oleh perusahaan. Perusahaan memberikan tanggapan yang cukup baik

terhadap hasil perancangan. Salah satunya adalah pembagian informasi mengenai

ketersediaan bahan baku pada Form Kartu Stock (Lampiran 6) ke Departemen

PPIC dan Pembelian. Departemen PPIC dan Pembelian dapat melihat langsung

persediaan bahan baku di gudang pada Form Kartu Stock (Lampiran 6) tanpa

harus bertanya ke Departemen Gudang Bahan. Hal ini bertujuan agar

penyampaian informasi lebih cepat, menghindari miss communication, dan

kepastian waktu.

4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Supply Chain … · 2013. 3. 11. · 14 Universitas Kristen...

Documents

Transcript of 4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Supply Chain … · 2013. 3. 11. · 14 Universitas Kristen...