4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum ......14 Universitas Kristen Petra 4. ANALISIS DAN...

14 Universitas Kristen Petra

4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. Wellgan Gemilang adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

industri besi sejak tahun 1998. Perusahaan pertama kali melakukan usaha kerajinan

berbahan besi. Pemasaran dilakukan dengan melalui katalog, showroom, dan

pameran. Usaha PT. Wellgan kemudian semakin berkembang hingga menjadi

perusahaan furniture besi.

Memasuki tahun 2003 PT. Wellgan kemudian berkembang menjadi

architectural metal decoration dengan memproduksi pagar rumah, pagar balkon,

pintu gerbang, pintu rumah, jendela, dan berbagai benda arsitektural lainnya.

Perusahaan memiliki sumber daya manusia sebanyak 38 pegawai, dengan 1 shift

kerja yaitu pada pukul 08.00-17.00 dan pada pukul 08.00-15.00 pada hari sabtu. PT.

Wellgan terletak di Komplek Pergudangan Gunung Anyar Tambak Kav. 53-56

Surabaya, Jawa Timur.

Sertifikasi SMM ISO 9001:2015 adalah sebuah sistem yang akan

diterapkan oleh PT. Wellgan. SMM ISO 9001:2015 sendiri adalah sebuah sarana

sistem yang mampu mengatur sistem manajemen mutu agar sistem di perusahaan

menjadi lebih efektif. Perusahaan ingin memperbaiki sistem yang dimiliki dengan

memiliki pedoman yang lebih terarah sebagai sebuah acuan agar visi dan misi

perusahaan dapat tercapai.

4.2 Analisis Gap Awal Dokumen ISO 9001:2015

Analisis checklist gap awal dokumen ISO 9001:2015 digunakan sebagai

tinjauan mutu awal untuk mengetahui sejauh mana rancangan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2015 telah diimplementasikan oleh perusahaan. Analisis dilakukan

dengan meninjau nilai gap pada checklist gap analisis ISO 9001:2015 dengan

keadaan yang sebenarnya. Checklist gap analisis ISO 9001:2015 memiliki beberapa

indikator di setiap klausulnya yang harus dipenuhi. Indikator tersebut digunakan

sebagai panduan mutu menuju sertifikasi SMM ISO 9001:2015. Analisis gap awal

akan ditunjukkan pada Tabel 4.1.

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


Tabel 4.1 Analisis Gap Awal

Klausul

Kesesuaian Awal

Total

Presentase Nilai

Kesesuaian

Klausul Sesuai

Tidak

Sesuai

Klausul 4 Konteks Organisasi 7 0 7 100%

Klausul 5 Kepemimpinan 13 0 13 100%

Klausul 6 Perencanaan 8 1 9 88,89%

Klausul 7 Dukungan 11 12 23 43,48%

Klausul 8 Operasional 45 16 61 72,58%

Klausul 9 Evaluasi Kinerja 3 16 19 15,79%

Klausul 10 Peningkatan 1 7 8 12,50%

Total 88 52 140 61,97%

Sumber: Tangradi (2018)

Tabel 4.1 menunjukkan presentase awal gap klausul yang dimiliki oleh

perusahaan. Secara keseluruhan hasil presentase kesesuaian awal rata-rata yang

ditunjukkan dari checklist gap analisis SMM ISO 9001:2015 adalah sebesar

61.97%. Presentase tersebut menunjukkan bahwa perusahaan sudah memenuhi

setengah presentase dari persyaratan pada checklist analisis SMM ISO 9001:2015.

Perusahaan telah memenuhi checklist pada klausul 4 dan klausul 5, terbukti

pada hasil checklist menunjukkan presentase sebesar 100% dengan nilai

ketidaksesuaian adalah 0. Klausul 6 memiliki presentase sebesar 88,89% dari hasil

checklist gap analisis pasal 6.2.1 yaitu pada bagian B menyatakan sasaran mutu

masih belum dipantau. Klausul 7 hingga klausul 10 masih belum dipenuhi oleh

perusahaan terbukti dari hasil checklist gap analisis masih memiliki presentase yang

rendah.

Hasil checklist gap analisis dengan keterangan lebih lengkap dapat dilihat

pada Lampiran 1 Analisis Gap Awal. Warna krem adalah penjelasan untuk judul

setiap klausul. Warna biru tua adalah penjelasan untuk sub bab yang masih belum

dilengkapi. Warna biru muda adalah penjelasan lebih detail bagian dari sub bab

yang masih belum dipenuhi.


4.3 Perancangan Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Setelah melakukan analisis pemenuhan checklist gap analisis, kemudian

mulai melengkapi pemenuhan checklist gap SMM ISO 9001:2015. Berdasarkan

hasil analisis gap, perusahaan masih perlu melakukan perancangan dokumen

sebagai syarat untuk memenuhi persyaratan sertifikasi SMM ISO 9001:2015.

Perusahaan perlu memiliki pedoman mutu agar memiliki sistem perancangan

dokumen yang dibutuhkan oleh setiap departemen yang akan dijadikan sebagai

dasar pengimplementasian oleh departemen terkait.

4.3.1 Struktur Organisasi

Suktur Organisasi PT. Wellgan Gemilang

Direktur

Departemen Produksi

Departemen Akutansi

dan Keuangan

Departemen

Marketing

· Div. Penjualan· Div. Layanan

Pelanggan· Div. Estimator · Div. Designer· Div. E-Commerce

· Div. PPIC· Div. Produksi Metal· Div. Finishing· Div. Mesin· Div. Logistik &

Pengiriman· Div. Pemeliharaan &

K3· Div. Qulity Control

· Div. Akutansi & Pajak

· Div. Pembelian · Div. Anggaran &

Keuangan· Div. Pengaturan &

Pengawasan

Departemen Umum

· Div. Personalia· Div. Humas &

Legalitas· Div. Security· Div. IT & Filling· Div. Maintenance

Dept. Wellgan Institute

Strategic

· Div. Pengembangan Organisasi & SDM

· Div. Riset & Pengembangan Produk

· Div. Pengembangan Strategi Pemasaran

MR

PT. WELLGAN GEMILANG“ Artistic Architectural Metal Artwork “

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

Gambar 4.1 menunjukkan struktur organisasi yang dimiliki oleh PT.

Wellgan. PT. Wellgan memiliki 5 departemen diantaranya Departemen Marketing,

Departemen Produksi, Departemen Akutansi dan Keuangan, Departemen Umum

dan Departemen Wellgan Institute Strategic. Kelima departemen tersebut dibawahi

oleh Direktur. Setiap departemen memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Departemen Marketing mencakup Divisi Penjualan, Divisi Layanan

Pelanggan, Divisi Estimator, Divisi Designer, dan Divisi E-Commerce.

Departemen Produksi mencakup Divisi PPIC, Divisi Produksi Metal, Divisi

Finishing, Divisi Mesin, Divisi Logistik dan Pengiriman, Divisi Pemeliharaan dan

K3, Divisi Quality Control. Departemen Akutansi dan Keuangan mencakup Divisi


Akutansi dan Pajak, Divisi Pembelian, Divisi Anggaran dan Keuangan dan Divisi

Pengaturan dan Pengawasan.

Departemen Umum mencakup Divisi Personalia, Divisi Humas dan

Legalitas. Divisi Security, Divisi IT dan Filling dan Divisi Maintenance.

Departemen Institute Strategic mencakup Divisi Pengembangan Organisasi dan

SDM, Divisi Riset dan Pengembangan Produk, dan Divisi Pengembangan Strategi

Pemasaran.

4.3.2 Model Bisnis Proses

Model bisnis proses adalah sebuah gambaran kegiatan berbentuk diagram

yang menunjukkan kegiatan dari proses setiap departemen yang memiliki suatu

hubungan. Terhubungnya antar departemen menunjukkan bahwa setiap departemen

saling membutuhkan kerja sama untuk dapat mencapai satu tujuan yang sama. Inti

daripada model bisnis proses PT. Wellgan dimulai dari pelanggan, yang berarti

perusahaan mengutamakan kepuasan pelanggan. Gambar 4.2 akan menunjukkan

model bisnis proses.

Gambar 4.2 Model Bisnis Proses


Gambar 4.2 menunjukkan hubungan-hubungan antar setiap departemen

yang saling berhubungan setiap prosesnya. Proses inti model bisnis proses

menggambarkan aktifitas pada PT. Wellgan untuk mendapatkan kepuasan

pelanggan. Pelanggan memiliki interaksi dengan Departemen Marketing yaitu

adanya transaksi permintaan pesanan dari pelanggan. Departemen Marketing terdiri

dari Divisi Estimator yang menerima data permintaan pelanggan dan menentukan

material yang akan digunakan yang berkoordinasi juga dengan Divisi PPIC dan

Divisi Desain.

Divisi PPIC kemudian melakukan pembuatan kontrak dan SPK, apabila

sudah mendapatkan konfirmasi oleh pihak terkait. Divisi PPIC berkoordinasi

dengan Divisi Logistik perihal penyediaan bahan baku. Divisi desain menerima

maupun memberikan sebuah rancangan desain sesuai permintaan pelanggan. Divisi

PPIC menentukan jadwal perencanaan produksi dan menghitung kebutuhan

material yang berkoordinasi dengan Divisi Estimator.

Divisi Produksi melakukan pembuatan modul, tahap-tahap produksi

berdasarkan SPK dari Divisi PPIC dan melakukan QC. Divisi Finishing akan

menerima hasil dari Divisi Produksi yang telah dilakukan QC kemudian diletakkan

di gudang barang jadi. Divisi Pengiriman dan Divisi PPIC melakukan koordinasi

untuk melakukan pengiriman dan pemasangan produk.

4.3.3 Sasaran Mutu

Sasaran mutu adalah sebuah tolak ukur yang menunjukkan sebuah

pencapaian yang ingin dipenuhi oleh perusahaan terkait dengan kualitas. Sasaran

mutu berisikan spesifikasi untuk mencapai tujuan dari PT. Wellgan. PT. Wellgan

memiliki 3 departemen yang memiliki beberapa sasaran mutu sesuai dengan fungsi

departemennya masing-masing. Tiga departemen tersebut adalah Departemen

Marketing, Departemen Produksi dan Departemen Umum. Sasaran mutu terdiri dari

key performance indicator (KPI), target, pengukuran, periode, penanggung jawab,

action plan dan monitoring dan evaluasi.

KPI pada Departemen Marketing terdiri atas dua bagian. Pertama adalah

waktu pembuatan costing dengan target 95% ≤ (kurang dari) 3 hari. Kedua adalah

pengembangan desain produk dengan target > (lebih dari) 90 produk yang berada

di bawah tanggung jawab Divisi Estimator. Departemen Produksi memiliki KPI


proyek untuk setiap tipe produksi. Target Departemen Produksi adalah sebesar 90%

tepat waktu dalam menyelesaikan proyek (kontrak) yang berada di bawah tanggung

jawab Divisi PPIC dan QC.

Departemen Umum adalah departemen yang menaungi seluruh pegawai

pada PT. Wellgan. KPI Departemen Umum adalah maksimal mengeluarkan surat

peringatan maksimal 3 kali yang berada di bawah tanggung jawab Divisi

Personalia. Dokumen sasaran mutu dapat dilihat pada Lampiran 2 Sasaran Mutu

dan Rencana Pencapaiannya.

4.3.4 Analisis Risiko

Analisis risiko adalah sebuah metode yang akan menunjukkan kegagalan

dari sasaran mutu yang mungkin akan terjadi. Dari kegagalan yang mungkin terjadi

memiliki dampak sehingga membutuhkan sebuah solusi. Sasaran mutu yang telah

diperoleh kemudian dinilai seberapa besar risiko yang mungkin akan terjadi secara

kuantitatif. Penilaian akan disesuaikan dengan tingkat kerusakan, frekuensi

terjadinya kegagalan dan dampak keparahan bagi perusahaan yang didapatkan dari

hasil wawancara. Tabel 4.2 menunjukkan bagaimana penilaian untuk tingkat

kerusakan atau severity rating.

Tabel 4.2 Severity Rating

Rank Kriteria

1 Minor Kegagalan tidak menyebabkan efek pada produk atau servis

dimana konsumen belum tentu menyadari kegagalan ini

2-3 Low Kegagalan hanya menyebabkan sedikit gangguan konsumen

dimana mungkin sedikit menyadari kegagalan pada produk

atau jasa

4-6 Moderate Kegagalan tingkat menengah yang dapat membuat

ketidakpuasan. Kegagalan ini dan dapat menyebabkan

kerusakan alat dan penambahan biaya kerja

7-9 High Ketidakpuasan konsumen tinggi dan membuat produk tidak

berfungsi dan membuat produk tidak berfungsi dan ketidak-


Tabel 4.2 Severity Rating (Sambungan)

Rank Kriteria

nyamanan. Kegagalan ini dapat menyebabkan gangguan pada

proses selanjutnya

10 Very

high

Kegagalan sangat parah dimana mempengaruhi keamanan

Sumber: Hanif, Rukmi, & Susanty (2015)

Tabel 4.2 menunjukkan penilaian untuk tingkat kerusakan atau severity

rating dengan rank mulai dari 1 (minor), 2-3 (low), 4-6 (moderate), 7-9 (high) dan

10 (very high). Pemilihan rank akan didasari dengan penjelasan kriteria yang

mewakili penilaian tersebut. Penilaian berikutnya adalah dengan menilai

occurrence rating (O) atau frekuensi kegagalan dari tingkat kerusakan yang dapat

dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Occurrence Rating

Rank Tingkat kejadian Kriteria

1 1 dari 1.500.000 Sangat rendah dan hampir tidak pernah terjadi

2 1 dari 150.000

3 1 dari 15.000 Rendah dan relatif jarang terjadi

4 1 dari 2.000

5 1 dari 400 Sedang dan kadang terjadi

6 1 dari 80

7 1 dari 20 Tinggi dan sering terjadi

8 1 dari 8

9 1 dari 3 Sangat tinggi dan tidak bisa dihindari

10 1 dari 2

Sumber: Pasaribu, Setiawan, & Ervianto (2017)

Tabel 4.3 menunjukkan penilaian untuk frekuensi kegagalan atau

occurence rating. Penilaian dilakukan dengan memberikan rank berdasarkan

tingkat kejadian. Penilaian berikutnya adalah dengan mengidentifikasi kontrol apa

yang telah dilakukan perusahaan untuk mencegah kegagalan. Penilaian dilakukan


dengan menetapkan detection rating (D) atau tingkat kemudahan kegagalan

dideteksi yang dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Detection Rating

Rank Kriteria

1 Very

high

Kemungkinan sangat tinggi bahwa kegagalan produk atau

servis dideteksi sebelum kegagalan terjadi. Jenis kegagalan

dapat dideteksi dengan sangat jelas.

2-5 High Kemungkinan tinggi bahwa kegagalan produk atau servis

dideteksi sebelum kegagalan terjadi. Jenis kegagalan dapat

dideteksi dengan jelas.

6-8 Moderate Kegagalan produk atau servis dapat dideteksi saat kegagalan

terjadi. Tingkat deteksi kegagalan medium.

9 Low Kegagalan produk atau servis dapat dideteksi setelah

kegagalan terjadi. Kegagalan sulit dideteksi.

10 Very low Produk dan servis biasanya tidak dapat dideteksi.

Sumber: Hanif, Rukmi, & Susanty (2015)

Hasil dari ketiga indikator peneliaian akan dikalikan dan hasilnya akan

disebut sebagai Nilai Risiko (NR). Menentukan nilai risiko yang dapat dilihat pada

perhitungan sebagai berikut:

𝑅𝑃𝑁 = 𝑆 𝑥 𝑂 𝑥 𝐷 (4.1)

Keterangan:

· S = Severity rating

· O= Occurrence rating

· D= Detection rating

Kategori penilaian tingkat bahaya NR di tandai dengan warna dan range

yang telah ditentukan. Tabel 4.5 menunjukkan warna berdasarkan kategori

penilaian tingkat bahaya NR.


Tabel 4.5 Kategori Penilaian Tingkat Bahaya NR

Range Warna Keterangan

1 – 200

Tingkat risiko tidak berbahaya

201 – 400

Tingkat risiko sedang, warning

>400

Tingkat risiko tinggi perlu perbaikan

segera

Dari potensi kegagalan yang terjadi, kemudian dianalisis dampak

kegagalan dan penyebab kegagalan dengan melakukan penentuan Occurance.

Analisis risiko memiliki action recommended yang berfungsi sebagai tindakan yang

harus dilakukan dari kegagalan yang mungkin terjadi. Analisis risiko dapat dilihat

pada Lampiran 3 Analisis Risiko.

4.3.5 Perancangan Standard Operating Procedure (SOP)

Wibowo (2014:67) mengungkapkan SOP adalah sebuah standar kegiatan

yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan

apabila ditaati maka akan membawa dampak. Dampak tersebut berupa semakin

lancarnya koordinasi antar departemen, tidak terjadi duplikasi pekerjaan,

terbinanya hubungan kerja yang serasi, kejelasan wewenang untuk setiap karyawan.

Prosedur kerja yang masih belum di miliki oleh perusahaan akan di rancang dengan

keadaan yang sebenarnya dan seharusnya. Berikut adalah salah satu contoh

perancangan dokumen SOP pada PT. Wellgan dapat dilihat pada Gambar 4.3


PT. WELLGAN GEMILANG

“ Artistic Architectural Metal Artwork “

Office-Factory: Pergudangan Gunung Anyar Tambak Kav. 31-32 Surabaya

60294, Indonesia

Telp: (031) 8795800 / 081217288090 Email: [email protected]

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : SOP-HNL-02

No. Revisi : 00

Gambar 4.3 SOP Pengendalian Dokumen

Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh

Departemen Umum

QMR

Direktur Utama

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

TUJUAN :

Untuk memastikan bahwa dokumen telah disusun, dikendalikan dan dipelihara secara

benar dan untuk memastikan penarikan dan pemusnahan dokumen yang berkaitan

dengan sistem manajemen mutu

RUANG LINGKUP :

Berlaku untuk seluruh dokumen baik dokumen awal dan dokumen revisi dengan

pemeliharaan dokumen secara berkala minimal satu tahun sekali

REFERENSI : ISO 9001:2015 Pasal 7.5.3

LAMPIRAN :

Formulir Riwayat Perubahan Dokumen

Formulir Pemusnahan Dokumen

Formulir Daftar Distribusi Dokumen

mailto:[email protected]


PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Tanggal : 7 Agustus 2018

AKTIFITAS DOKUMEN/CATATAN MUTU KETERANGAN

Mengidentifikasi

kebutuhan untuk

pembuatan dokumen

Menganalisa dan

verifikasi kebenaran

dokumen

Konfirmasi Mereview dan revisi

dokumen

Memberikan

pengesahan pada

dokumen

Menerbitkan dokumen

dan penyimpanan

Mulai

Tidak

Ya

No Dokumen : SOP-HNL-02

No Revisi : 00

Dept. Umum

Dept. Umum

Dept. Umum

Dept. Umum

Direktur

Page : 2 of 2

Pengajuan dokumen

(baru/berubah)

Konfirmasi

Pembuatan dokumen

Konfirmasi

Ya

Ya

Selesai

Mendistribusikan data

kepada departemen

terkait

Tidak

Dept. Umum

Dept. Umum

Dept. Umum

Formulir riwayat

perubahan dokumen

Tidak

Formulir daftar distribusi

dokumen

Formulir pengesahan

dokumen

Gambar 4.3 SOP Pengendalian Dokumen (Lanjutan)

Gambar 4.3 menunjukkan SOP Pengendalian Dokumen. SOP

Pengendalian Dokumen dimiliki oleh Departemen Umum. SOP terdiri atas dua

halaman, halaman pertama berisikan tentang Nomor Dokumen, Nomor Revisi,

Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Lampiran dan tanda tangan yang menunjukkan

bahwa SOP telah dikonfirmasikan.


Nomor Dokumen dibuat sebagai identitas dari dokumen yang terdiri dari

jenis dokumen, departemen terkait dan penomoran. Nomor revisi menunjukkan

seberapa banyak dokumen telah mengalami revisi. Nomor revisi akan berubah

apabila dokumen awal sudah memiliki tanda tangan pihak terkait yang harus

mengalami perubahan. Tujuan berisi tentang hasil akhir dari pembuatan dokumen.

Ruang lingkup menunjukkan lingkup yang terkait dengan tujuan dari pembuatan

dokumen.

Referensi digunakan sebagai dasar dari alasan pembuatan dokumen serta

lampiran untuk menunjukkan formulir yang terkait oleh dokumen. Halaman kedua

berisi prosedur kerja yang ditulis secara detail beserta dengan departemen/divisi

yang bertugas terhadap prosedur kerja tersebut. Beberapa dari isi prosedur kerja

disertai dokumen/formulir yang dibutuhkan sebagai penunjang dokumen.

4.3.6 Perancangan Formulir

SOP yang telah dibuat memiliki beberapa formulir sebagai pendukung

jalannya pencapaian dari SOP. Perancangan beberapa formulir dilakukan untuk

SOP yang membutuhkan pencatatan secara detail sebagai alat untuk penyampaian

informasi secara tertulis dan alat untuk dokumentasi. Formulir yang telah berhasil

dirancang kemudian akan dikonfirmasi untuk selanjutnya dapat di implementasikan

oleh departemen terkait. Salah satu contoh hasil perancangan formulir dapat dilihat

pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Hasil Perancangan Formulir

Daftar Distribusi Dokumen

PT. Wellgan Gemilang

No Departemen SOP

1

Div. Design/QMR Desain Penawaran

Pengendalian Dokumentasi Desain

Perubahan Desain dan Pengembangan

Pelatihan Karyawan

2 Marketing/Estimator

Desain Penawaran

Pembuatan Penawaran

Pembuatan Kontrak


Tabel 4.6 Hasil Perancangan Formulir (Sambungan)



No Departemen SOP

2 Marketing/Estimator

Pengecekan Lapangan

Penagihan Pelunasan

Kepuasan Pelanggan

Pengendalian Ketidaksesuaian

Perubahan Desain dan Pengenmbangan

3 Produksi/QC/Mesin

Proses Finishing

Persiapan Pra Produksi

Proses Produksi

Pengecekan Proses Produksi

Pengecekan Proses Finishing

Pengecekan Pemasangan Produk

Penerimaan Orderan Barang

Kalibrasi Peralatan Mesin

Kepuasan Pelanggan

Pengendalian Ketidaksesuaian

Perubahan Desain dan Pengembangan

4 SPV

Pembuatan Penawaran

Pengecekan Lapangan

Pemasangan Produk

Pengiriman Produk

5 Pembelian


Pemeliharaan Printer

Pengorderan Barang

Seleksi Pemasok


6 PPIC/Direktur

Rencana Produksi


Penjadwalan Produksi

Memonitoring

Pemasangan Produk

Pengiriman Produk

Pengendalian Dokumen

Penagihan Pelunasan


Tabel 4.6 Hasil Perancangan Formulir (Sambungan)



No Departemen SOP

7 Umum/Maintenance/HnL/IT

& Filling/HRD

Permohonan Ijin Kerjasama

Pemeliharaan Komputer

Pemeliharaan Printer

Pemeliharaan AC

Kepuasan Pelanggan

Pemeliharaan alat atau mesin

Pengendalian Dokumen

Pengendalian Rekaman

8 Logistik/Kepala Gudang

Pengiriman Produk

Pengorderan Barang

Pengeluaran Barang untuk Produksi


Tabel 4.6 menunjukkan formulir daftar distribusi dokumen yang dimiliki

oleh Departemen Umum sebagai pengendali dokumen. Formulir daftar distribusi

dokumen menunjukkan setiap departemen atau divisi yang memiliki tanggung

jawab di dalam SOP. Setiap dokumen SOP yang memiliki keterkaitan departemen

atau divisi didalamnya wajib memiliki SOP tersebut.

4.4 Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Perancangan dokumen yang telah berhasil dibuat akan dikonfirmasi oleh

Direktur, QMR dan departemen terkait untuk dapat dilakukannya sosialisasi.

Perusahaan sebelumnya belum memiliki beberapa prosedur secara tertulis sehingga

dibutuhkan sebuah pembuatan SOP agar pekerjaan di setiap departemen lebih

teratur dan lebih mudah dijalankan oleh pekerja. Quality Management

Representative (QMR) adalah seseorang yang memiliki tugas, tanggung jawab

terhadap pengawasan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 mulai dari

peninjauan ulang serta perubahan dokumen. QMR perlu memastikan bahwa

dokumen yang disebar ke setiap departemen adalah benar.


Sosialisasi dilakukan untuk memperkenalkan dan menjelaskan beberapa

dokumen yang telah dirancang untuk dapat diimplementasikan. Sosialisasi

dilakukan dengan departemen-departemen yang bersangkutan dengan hasil dari

perancangan dokumen. Sosialisasi SMM ISO 9001:2015 bertujuan agar setiap

departemen yang bersangkutan memiliki dasar tata cara untuk melakukan pekerjaan

sesuai dengan tugas yang dibutuhkan.

4.5 Implementasi ISO 9001:2015

Implementasi dilakukan setelah sosialisasi sistem manajemen mutu

mendapatkan konfirmasi oleh direktur, QMR dan departemen yang bersangkutan.

Implementasi SMM ISO 9001:2015 harus dilaksanakan sesuai dengan perysaratan

checklist gap analisis SMM ISO 9001:2015. Implementasi dijalankan oleh setiap

departemen-departemen yang bersangkutan terhadap dokumen tersebut.

Implementasi bertujuan untuk menerapkan hasil dari rancangan SMM ISO

9001:2015 yang telah dilakukan. Perusahaan perlu memastikan bahwa apapun yang

dilakukan oleh setiap departemen adalah berdasarkan prosedur kerja dan instruksi

kerja yang telah dirancang sebelumnya secara tertulis. Setiap departemen

membutuhkan tanggung jawab untuk dapat mempertanggungjawabkan yang sudah

dilakukan. Departemen yang menjalankan sesuai dengan SOP dapat mencegah

terjadinya ketidaksesuaian terhadap produk atau jasa yang dihasilkan.

Hasil implementasi perancangan dokumen SMM ISO 9001:2015 perlu

dinilai kembali apakah segala pekerjaan dapat menjadi lebih efektif atau masih

memiliki kekurangan. Apabila dalam hasil implementasi masih memiliki

kekurangan maka dapat dilakukan perbaikan. Setiap kekurangan yang di miliki oleh

perusahaan akan dilakukan pencatatan sebagai dokumentasi perusahaan. Prosedur

kerja akan diselaraskan dengan implementasi.

4.6 Perencanaan dan Pelaksanaan Audit Internal

Prosedur yang telah diimplementasikan akan dievaluasi untuk mengetahui

peningkatan dari sebelumnya. Pelaksanaan audit internal perlu direncanakan agar

setiap departemen memiliki persiapan yang matang menuju sertifikasi SMM ISO


9001:2015. Audit internal merupakan sebuah cara untuk mengoreksi kekurangan

apa saja yang terdapat di dalam setiap departemen.

Persiapan perlu dilakukan agar setiap departemen dapat mempersiapkan

dokumen-dokumen terkait secara baik dan benar. Perencanaan audit internal

meliputi persiapan dokumen untuk setiap departemen dan tim audit internal,

penentuan jadwal audit internal, pihak-pihak terkait sebagai tim pelaksanaan audit

internal seperti auditor dan auditee, daftar pertanyaan oleh auditor dan temuan dan

tindakan perbaikan audit internal. Tim audit internal memerlukan pelatihan untuk

menjalankan tugasnya sehingga butuh disosialisasikan terlebih dahulu.

Pihak terkait tersebut terdiri dari lead auditor, auditor dan auditee. Lead

auditor adalah seseorang yang memiliki hak untuk mengatur sebuah tim auditor

dalam menjalankan audit. Lead auditor adalah pembimbing perusahaan menuju

sertifikasi SMM ISO 9001:2015. Auditor adalah seseorang yang terpilih yang

memiliki kemampuan audit atas sistem manajemen mutu dengan melakukan

pengumpulan informasi mengenai hasil audit. Auditee adalah departemen yang

akan diaudit sistem manajemen mutunya.

Jadwal audit internal dirancang untuk menunjukkan daftar auditor dan

auditee yang siap melakukan audit internal. Audit internal dilaksanakan pada

tanggal 7 s/d 10 Desember 2018. Audit internal dilakukan oleh Divisi Desain,

Divisi Pembelian, Marketing, Produksi, Logistik, PPIC, HRD, SPV dan Top

Management di PT. Wellgan. Perancangan jadwal audit internal dilakukan dengan

mewawancarai setiap departemen/divisi terkait kesiapan waktu untuk dilakukannya

audit internal sehingga para auditor dan auditee memiliki kesiapan dan tidak

mengganggu aktifitas.

Setelah jadwal audit internal dirancang, kemudian dikonfirmasi oleh

koordinator audit dan QMR. Audit internal dilakukan dengan cara mengaudit antar

departemen sesuai pada Gambar 4.5. Sebelum audit internal dijalankan, setiap

auditor terpilih wajib menyiapkan daftar pertanyaan audit internal kepada auditee.

Auditor bertugas untuk memeriksa prosedur kerja dan beberapa dokumen

yang relevan dengan departemen auditee. Ketika auditor menemukan beberapa hal

yang tidak sesuai dengan prosedur yang seharusnya atau membutuhkan masukkan


maka hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebuah temuan. Jadwal audit internal

dapat dilihat pada Tabel 4.7.

Tabel 4.7 Jadwal Audit Internal

Jadwal Audit Internal


Audit : Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Periode Audit Ke- : 1

Lead Auditor : Jani Rahardjo

Hari/Tanggal : 7 s/d 10 Desember 2018

Tanggal Jam Auditor Auditee

7 Des 2018 9.00-10.30 Desain Produksi

7 Des 2018 10.30.12.00 Pembelian Logistik

7 Des 2018 13.00-14.30 Marketing Pembelian

7 Des 2018 14.30-16.00 Produksi Marketing

7 Des 2018 16.00-17.30 Logistik SPV

8 Des 2018 9.00-10.30 PPIC HRD

8 Des 2018 10.30-12.30 HRD PPIC

8 Des 2018 13.00-14.30 SPV Desain

8 Des 2018 14.30-16.30 Lead Auditor Top Management

10 Des 2018 13.00-14.30 Febita Gioviansisca Maintenance

Tabel 4.7 menunjukkan jadwal audit internal yang diadakan pada tanggal

7 s/d 10 Desember 2018. Jadwal audit internal terdiri dari tanggal, jam, auditor dan

auditee. Pelaksanaan audit internal dilakukan oleh para auditor yang mendatangi

departemen dari auditee. Saat audit internal berlangsung auditor akan membawa

formulir daftar checklist pertanyaan untuk auditee. Pelaksanaan audit internal pada

PT. Wellgan tidak berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dikarenakan

kesibukan yang dimiliki oleh para auditor dan auditee yang tidak terduga. Contoh

formulir daftar checklist pertanyaan audit internal dapat dilihat pada Tabel 4.8.


Tabel 4.8 Daftar Checklist Pertanyaan Audit Internal

Aktivitas : Audit Internal Lead Auditor : Jani Rahardjo

Departemen/Divisi : Design Auditor : SPV

Tanggal : 7 Desember 2018 Auditee : Desain

No Pertanyaan Temuan Kategori (Maj/Min/Obs)

1

Apakah sudah ada form

checklist untuk penerimaan

data design dari marketing?

- -

2

Apakah ada form checklist

untuk laporan desain bulanan

dan tahunan?

√ Obs

3

Apakah ada pengembangan

dokumentasi desain setiap

produk untuk referensi?

√ Obs

Tabel 4.8 berisikan pertanyaan diisi oleh seorang auditor yang telah

ditentukan yaitu SPV. SPV mengaudit Desain pada tanggal 7 Desember 2018. Hasil

audit internal menunjukkan ada 3 pertanyaan yang telah disiapkan oleh SPV terkait

dengan prosedur Divisi Desain. Auditor mulai bertanya kepada auditee dan auditee

akan menjawab pertanyaan dari auditor. MR akan mencentang pada kolom temuan

apabila jawaban tidak sesuai dengan keadaan aktual. Terdapat dua temuan yang

tidak sesuai dam masuk ke dalam kategori observasi. Hasil temuan audit internal

dilihat pada Gambar 4.4.


Gambar 4.4 Temuan dan Tindakan Perbaikan Audit Internal

Gambar 4.4 mendeskripsikan ketidaksesuaian dari checklist SMM ISO

9001:2015 dimana perusahaan belum melakukan kalibrasi alat ukur. Kalibrasi alat

ukur wajib dilakukan oleh perusahaan untuk dapat memenuhi checklist gap analisis

SMM ISO 9001:2015. Hasil daripada audit internal yang telah dilaksanakan pada

tanggal 7 s/d 10 Desember 2018 dirangkum menjadi satu laporan sebagai rekapan

hasil temuan ketidaksesuaian setiap departemen yang telah diaudit. Hasil

rangkuman temuan audit internal dapat dilihat pada Tabel 4.9.


Tabel 4.9 Rangkuman Temuan Audit Internal

Laporan Hasil Audit Internal


No Auditor Auditee Deskripsi Ketidaksesuaian Kategori Temuan Tanggal Penyelesaian

Maj Min Obs Rencana Realisasi

1

2

3

4

Desain

Marketing

SPV

Pembelian

Produksi

Pembelian

Desain

Logistik

-Sasaran mutu belum dimonitoring (Klausul 6.2.1)

-Alat ukur belum dikalibrasi (Klausul 7.1.5.2)

-Sudah memiliki daftar pemasok, namun daftar pemasok

terpilih belum ada (Klausul 8.4.2)

-Seleksi dan evaluasi pemasok sudah dijalankan, tetapi

tidak ada formulirnya (Klausul 8.4.2)

-Form checklist untuk laporan desain bulanan dan tahunan

(Klausul 8.3.1)

-Pengembangan dokumentasi desain setiap produk untuk

referensi (Klausul 8.3.2)

-Ketidaksesuaian karena salah input sehingga selisih pada

saat stock opname (Klausul 8.5.2)

√

√

√

√

√

√

√

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19


Tabel 4.9 Rangkuman Temuan Audit Internal (Sambungan)

Laporan Hasil Audit Internal


No Auditor Auditee Deskripsi Ketidaksesuaian Kategori Temuan Tanggal Penyelesaian

Maj Min Obs Rencana Realisasi

5

6

7

PPIC

Lead

Auditor

Febita

Umum

Top

Management

Maintenance

-Rekapan data karyawan belum lengkap (klausul 7.1)

-Dokumentasi evaluasi kinerja karyawan setiap bulan

(klausul 9)

-Sosialisasi visi, misi dan kebijakan mutu (klausul 5.1.1)

-Sosialisasi SWOT dan interested party (klausul 5.1.1)

-Sosialisasi analisis risiko belum dilakukan (klausul 5.1.1)

-Jadwal peralatan dan perbaikan peralatan mesin tidak

konsisten dijalankan (klausul 7.1.3)

√

√

√

√

√

√

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19

5/01/19


Hasil Tabel 4.9 menunjukkan terdapat 1 temuan yang masuk kedalam kategori

minor dan 12 temuan pada kategori observasi. Temuan pertama pada kategori minor

terdapat pada Departemen Produksi yaitu kalibrasi peralatan mesin. Perusahaan belum

pernah melakukan kalibrasi peralatan alat ukur. Kalibrasi alat ukur perlu dilakukan oleh

sebuah perusahaan. Setiap alat ukur memiliki perbedaan yang bisa terjadi dikarenakan

merk dari alat ukur, perawatan, waktu, dan lain-lain sehingga akan berdampak pada saat

proses produksi dan hasil akhir produk. Belum melakukan kalibrasi alat ukur terdapat

pada Klausul 7.1.5.2, sehingga perusahaan diwajibkan untuk segera melakukan kalibrasi

alat ukur.

Ketidaksesuaian pada kategori observasi terdiri atas 12 temuan. Temuan kedua

kategori observasi adalah pada Departemen Produksi. Departemen Produksi belum

melakukan monitoring untuk sasaran mutu. Temuan ini diperlukan untuk peningkatan

terhadap sistem manajemen mutu klausul 6.2.1.

Temuan ketiga adalah pada Divisi Pembelian yaitu Divisi Pembelian hanya

mendokumentasikan daftar pemasok saja namun belum melakukan penilaian untuk daftar

pemasok yang terpilih. Perusahaan selama ini belum mendokumentasikan daftar pemasok

terpilih, hanya sebatas dokumentasi daftar pemasok saja. Perusahaan hanya sekedar tahu

secara umum bagaimana penilaian pemasok yang dimiliki tanpa didokumentasikan.

Temuan keempat adalah perusahaan belum melakukan seleksi dan evaluasi

daftar pemasok perusahaan. Perusahaan hampir sering melakukan pembelian bahan baku

dengan memanfaatkan salah satu e-commerce lokal karena dianggap memiliki harga yang

jauh lebih murah dengan beberapa promo didalamnya sehingga dapat meminimalisasikan

biaya pengeluaran. Perusahaan perlu membuat formulir seleksi untuk daftar pemasok

untuk peningkatan terhadap sistem manajemen mutu klausul 8.4.2.

Temuan kelima adalah Divisi Desain yang diaudit oleh SPV. Divisi Desain

sudah memiliki data desain yang dimiliki setiap tahun namun belum memiliki form

checklist untuk laporan desain bulanan dan tahunan. Temuan ini diperlukan untuk

peningkatan pada Klausul 8.3.1. Temuan keenam oleh Divisi Desain adalah belum

memiliki dokumentasi pengembangan desain untuk setiap referensi.

Temuan ketujuh adalah pada Divisi Logistik yang diaudit oleh Departemen

Pembelian. Divisi Logistik sering mendapatkan selisih pada hasil stock opname


dikarenakan kesalahan pada saat input. Hal tersebut terjadi karena perhitungan masih

dilakukan satu-satu sehingga membutuhkan waktu yang lama dan ketelitian. Temuan

pada Divisi Logistik untuk peningkatan terhadap sistem manajemen mutu klausul 8.5.2.

Temuan kedelapan dan kesembilan adalah pada Departemen Umum diaudit oleh

PPIC. Departemen Umum belum memiliki rekapan data karyawan secara lengkap, tahun

masuk karyawan dan lama bekerja. Dokumentasi evaluasi kinerja sudah dimiliki oleh

perusahaan namun masih belum lengkap dan tidak rutin dijalankan. Evaluasi kinerja

sangat baik apabila dijalankan secara rutin setiap bulannya untuk peningkatan terhadap

sistem manajemen mutu klausul 7.1 dan klausul 9.

Temuan kesepuluh, sebelas dan dua belas terdapat pada Lead Auditor yang

mengaudit Top Management. Visi, misi, kebijakan mutu, SWOT analisis dan analisis

risiko perlu disosialisasikan kepada seluruh karyawan perusahaan sesuai dengan klausul

5.1.1 bagian D yaitu mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif

sesuai dengan persyaratan SMM.

Temuan ketigabelas terdapat pada Maintenance. Perusahaan sudah memiliki

jadwal untuk perawatan peralatan dan sudah pernah dijalankan. Saat ini jadwal peralatan

sudah tidak berjalan sehingga perusahaan masih belum konsisten untuk melakukan

perawatan peralatan yang dikarenakan kesibukan karyawan yang bersangkutan. Temuan

ini termasuk dalam klausul 7.1.5 yaitu peralatan perlu pemantauan dan pengukuran.

Temuan 1 minor dan 12 Observasi dapat dirangkum dalam Tabel 4.10. Rangkuman

temuan hasil audit internal pada setiap klausul ISO 9001:2015.


Tabel 4.10 Rangkuman Temuan pada setiap klausul ISO 9001:2015

Klausul Kategori Temuan

Major Minor Observasi

Klausul 5 0 0 3

Klausul 6 0 0 1

Klausul 7 0 1 2

Klausul 8 0 0 5

Klausul 9 0 0 1

Klausul 10 0 0 0

Tabel 4.10 diketahui bahwa evaluasi peningkatan penerapan SMM ISO

9001:2015 di fokuskan pada klausul 7 dimana terdapat 1 minor yang harus diselesaikan

dengan target waktu penyelesaian 5 januari 2019. Pemenuhan ketidaksesuaian ini

diperlukan untuk persiapan sertifikasi oleh Badan Sertifikasi eksternal. Hasil evaluasi

keefektifan SMM ISO 9001:2015 telah tercapai dengan tidak adanya temuan dalam

kategori mayor.

Fokus kedua dalam peningkatan SMM ISO 9001:2015 terdapat pada klausul 8

Operasi dimana terdapat 5 observasi atau peningkatan. Peningkatan evalausi pemasok

pada klausul 8.4.2 sangat diperlukan untuk mementukan pemilihan pemasok secara

objektif. Peningkatan dokumentasi desain dan pengembangan produk perlu ditingkatkan

untuk pemenuhan klausul 8.3.

4.7 Hasil Analisis Gap Akhir

Hasil perancangan dan pembuatan dokumen dalam pemenuhan persayaratan

SMM ISO 9001:2015 akan di tinjau kembali untuk mengetahui presentase peningkatan

yang terjadi dari hasil analisis gap awal. Perbandingan hasil awal dan gap akhir

dirangkum pada Tabel 4.11.


Tabel 4.11 Perbandingan Hasil Gap Awal dan Gap Akhir

Klausul Kesesuaian Awal Persentase

Kesesuaian

Gap Awal

per Klausul

Kesesuaian Akhir Persentase

Kesesuaian

Gap Akhir

per Klausul

Sesuai Tidak

Sesuai

Sesuai Tidak

Sesuai

Klausul 4 7 0 100% 7 0 100%

Klausul 5 13 0 100% 13 0 100%

Klausul 6 8 1 88.89% 9 0 100%

Klausul 7 11 12 43.48% 21 2 90.91%

Klausul 8 45 16 72.58% 59 2 96.72%

Klausul 9 3 16 15.79% 16 3 84.21%

Klausul 10 1 7 12.50% 3 5 25%

Total 61.97 % Total 91.43 %

Berdasarkan hasil analisis gap akhir pada Tabel 4.11, perusahaan telah memiliki

peningkatan terhadap presentase kesesuaian gap secara signifikan. Dilihat dari hasil

presentase menunjukkan klausul 4 hingga klausul 6 memiliki presentase sebesar 100%.

Klausul 7 memiliki peningkatan sebesar 47.43% sehingga saat ini telah mencapai 90.91%

dimana perusahaan belum melakukan evaluasi sasaran mutu dan belum memiliki

rekaman dokumen. Klausul 8 memiliki presentase sebesar 96.72%, dimana perusahaan

masih belum melakukan evaluasi terhadap penyedia eksternal dan penentuan mekanisme

kontrol penyedia eksternal. Klausul 9 memiliki peningkatan menjadi 84.21% dan klausul

10 memiliki presentase sebesar 25%. Presentase keseluruhan adalah sebesar 91.43%.

4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum ......14 Universitas Kristen Petra 4. ANALISIS DAN...

Documents

Transcript of 4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum ......14 Universitas Kristen Petra 4. ANALISIS DAN...