2 Manajemen Pt

16-17 Februari 2007 Manajemen perguruan tinggi 1

Manajemen perguruan tinggi

Pelatihan PHK 2008Pelatihan PHK 2008


Bagaimana dan Untuk Apa MANAJEMEN PT

1. DAYA SAING BANGSA2. KESEHATAN ORGANISASI

Keduanya adalah isu sentral HELTS 2003-2010 (isu ke 1&3)

Terpusat pada: MUTU (Kualitas) Manajemen PT Harus menghasilkan:

keefektifan “siklus mutu secara utuh” untuk mencapai sasaran mutu manajemen

Target mutu jelas & memungkinkan seluruh stakeholders berkontribusi secara “maksimal” untuk mencapai tujuan PT.


Kinerja Manajemen

RECOGNITION e.g., Quality Award,

Accreditation,Institutional Awards,

RECOGNITION e.g., Quality Award,

Accreditation,Institutional Awards,

Reputasi dlm kualitas

Reputasi dlm kualitas

INSTITUTIONAL SELF PERCEPTION

INSTITUTIONAL SELF PERCEPTION

Moral, normaMoral, norma

Budaya dan kualitas

INSTITUSI

Budaya dan kualitas

INSTITUSI

Persepsi atas kinerja

Persepsi atas kinerja

Kinerja institusi Kinerja institusi

VV

VV

VV

VV

VV

VVINTERNALINTERNAL EKSTERNALEKSTERNAL


PRINSIP

Tidak ada model tunggal yg cocok untuk semua perguruan tinggi

Kombinasi model manajemen (unik, no one fits-for-all model)

Pemilihan model manajemen memudahkan stakeholders berpartisipasi dan berkontribusi kepada pencapaian tujuan


Organization style (1) Birokratik

Prosedural Kekuasaan tersentralisasi Efisiensi rendah Mudah dimobilisasi Contoh: Jawatan pemerintah

Autokratik Misi spesifik, fokus Disiplin tinggi, kompak, efisiensi tinggi Ketergantungan pd pimpinan tinggi Inovasi dan kreatifitas tdk mudah Contoh: Politeknik


Organization style (2) Collegial

Participatory, decision by committee Inovatif dan kreatif Lamban, konservatif Contoh: Universitas

Corporate Efisien, responsif, dinamis Ketergantungan pd pimpinan tinggi Inovasi dan kreatifitas di tingkat bawah tidak mudah Profit motif Contoh: industri

Entrepreneurial


Otonomi perguruan tinggi (1) Pada abad XI universitas didirikan oleh raja atau

gereja Dukungan dana cukup Otonomi keilmuan Isolasi dari kepentingan non akademik:

disinterestednessdisinterestedness Kontrak sosial antara universitas dgn gereja / raja Konflik antara raja/gereja dgn pengembangan ilmu

pengetahuan: IlluminatiIlluminati Sekularisme di perguruan tinggi


Otonomi perguruan tinggi (2) ISU STRATEGIS HELTS 2003-2010

Otonomi : Pergeseran paradigma Dikti dari pengendalian menuju ke fasilitasi, pemberdayaan, peningkatan kemampuan (FEE)

Otonomi diberikan kpd PT, bukan unit dibawahnya

Penerapannya pd setiap PT dapat berbeda: sentralisasi vs desentralisasi

Akuntabilitas kepada “stakeholders”: pemerintah, mahasiswa, employers, yayasan (PTS)


Kebijakan dasar Kebijakan dasar HELTS HELTS 2003-20102003-2010

OTONOMI dan DESENTRALISASI :

Kebijakan yang kontekstual bagi setiap institusi PT Pergeseran dan pengalihan peran DJPT :

Dikti: dari regulator fasilitator, mendorong pemberdayaan (Facilitating, Empowering & Enabling melalui hibah kompetisi)

PT: tanggung jawab dan akuntabiltas penyelenggaraan pendidikan Pergeseran peran DJPT membutuhkan penyesuaian

kebijakan pendanaan, personil, tata-pamong dan sistem penjaminan kualitas

Pembentukan jaringan kerjasama antar institusi menjadi penting dan harus digunakan sebaik-baiknya untuk memperbaiki daya saing


Karakteristik Model Organisasi PT

Entreperneurial Hybrid University?


Budaya akademik vs budaya korporasi

Corporate: Profit sbg motif utama

Academic: Excellence sbg motif utama Umumnya pd sektor sosial lain (kesehatan, dsb)

Perguruan tinggi: dikelola dgn semangat korporat

Lampu kuning: Over commercialism Lampu kuning: irrelevant


Good University Governance (GUG)

Universitas unik, tdk semua pendekatan TQM (industri) dan Good Corporate Governance (GCG) dg mudah diterapkan

Governance Universitas yg Baik (GUG) harus mampu menumbuhkembangkan kreatifitas dan inovasi Mutu produk (Sarjana, riset, program layanan masy) menjadi ruh utama.

Decisiveness: Masa depan Viability: perkembangan ilmu pengetahuan& teknologi, kepeloporan, keteladanan, keakuratan, kecermatan, liabilitas harus dipacu secara proporsional sesuai budaya lokal.


Good University Governance

Universitas harus memaksimalkan manfaat otonomi institusi & “academic freedom”

Universitas tdk akan mampu mencapai tujuan menjadi Unggulan pada seluruh misinya tanpa menerapkan prinsip dasar CUG.

GUG harus didasarkan pd pilar manajemen universitas: Academic freedon & autonomy

Basisnya? Mekanisme “governing”: C-TARF dg melibatkan partisipasi stakeholders, Equity & Accessibility, predictabilitas, pro-actabilitas, keefektifan dan efisiensi harus dirajut baik2


Prinsip dasar GUG (1)

Credible (Kualitas pejabat) Fakta : Top leader hrs dosen--, integritas,

kepemimpinan dan kapasitas manajerial

Kebenaran & Obyektifitas (Transparansi) Tell the truth: Tansparency and Disclosure

Menepati Janji (Akuntabilitas & Tanggung jawab)

Keep your promise: Accountability & Responsibility

Adil Be fair


Prinsip dasar GUG (2)Prinsip dasar GUG (2)

Fairness Transparency

Accountability Responsibility

GUG


Keadilan

Bagi stakeholders minoritas (gender, ekonomi, geogr. dll), terlindungi dari kecurangan2 (fraud), “self-dealing”, atau “other insider wrong doing”

Responsibilitas

Universitas sbg anggota Masy utk patuh kepd tata hukum & per-undang2an dg memperhatikan kebutuhan masyarakat.

Prinsip dasar GUG (3)Prinsip dasar GUG (3)

AkuntabilitasManajemen melalui oversight yg efektif berdsrkan “power/ otoritas/diskresi” yg “balance” antara manajer tkt bwh, tengah, stakeholders, top manajemen& auditors

Kredibilitas: Pamong harus memiliki kompetensi akademik, integritas (jujur, amanah, dll), cerdas,

ketrampilan leadership & manajerial yg baik

Transparansi

perbaikan kinerja dan keterbukaan semua informasi yg akurat & sec. tepat waktu & “timely” diumumkan


The Core Principles of GUG – What should it be ?

FairnessFairness

aturan dan peraturan yg melindungi minat minoritas secara adil & proporsional

Membangun “corporate conduct” / kebijakan kepatuhan thd pencegahan korupsi, “insiders’ wrong doing, self-dealing & pertentangan kepentingan (conflict of interest)

sistem peran, wewenang&Tg-jwb “Board, Management & Committees”, & remunerasi-nya yg adil (performance based)

Fairly present any material information/full disclosure

Introduce Equal Job Opportunity


The Core Principles of GCG – What should it be ? (Cont.)

TransparencyTransparency

Develop Accounting System based on Accounting Standard & Best Practices to ensure quality of Financial Report and disclosure

Develop IT & MIS to ensure proper performance measurement and effective decision making process by the Board and Management

Develop University-Wide Risk Management to ensure that all significant risk are identified, measured and could be managed at a defined tolerance level

Publicly announced vacant position



AccountabilityAccountability

Preparation of Financial Statement on timely and correct manner

Develop Audit and Risk Committee to enhance oversight function by the Board

Develop and redefine Internal Audit role and function as a strategic business partner based on best practices (not just compliance audit). Transform into “Risk based” Audit

Maintain accountable contract management and dispute handling

Law enforcement (reward and punishment system)

Use “qualified External Auditor” + audit akademik (professionalism based)



ResponsibilityResponsibility

As consequence of authority

Awareness of social responsibility

Avoid abuse of power

Be professional and ethical

Menjamin Sound University atmosphere & environment


Road to build Good GovernanceUniv. Vision &

Mission

Current Situation Objective

Gap Analysis

Strategy definition

Action PlansIndicatorTiming

Monitoring System

On Track ?YesNo

To be excellent in academic, moral force, agent of change for the prosperity of the society & the

people.

Where we are now ? Where we want to be?A good governance :• Transparency• Accountability• Responsibility • Fairness

Situation AnalysisExternal Internal

OpportunitiesThreats

Strengths Weaknesses

Gap Analysis

Strategy Formulation

Action Plans; Indicator; Timing

No YesAre we on the right track?


Kepemimpinan: academic leader atau manajer? Academic leader dipilih di antara akademisi

berdasarkan kapasitas akademiknya Manajer ditunjuk berdasarkan kapasitas manajerial Tidak semua academic leader memiliki kapasitas

manajerial yg dibutuhkan Manajer kampus juga membutuhkan reputasi

akademik yg cukup untuk dapat diterima dan dihormati

Authoritarian manager kurang cocok, collegiality amat penting dlm perguruan tinggi

A leader should be respected, not feared Entrepreneurial leader

Mencari dan memanfaatkan peluang Keberanian mengambil risiko atas calculated risks Inovatif dan kreatif


MANAGERS VS. LEADERS

MANAGERS

Administrator Eyes the bottom line Imitates Does things right Efficient

LEADERS

Innovates Eyes the horizon Originates Does the right

thing Effective


Boss vs Leader

BOSS

Demands respect

LEADER

Drives his man Inspires them

Depends on authority Depends on good will

Evokes fear Radiates love

Says I Says we

Shows who is wrong Shows what is wrong

Commands respect

Knows how it is done Knows how to do it


Memilih fokus dan “niche” Sumberdaya yg tersedia terbatas Kapasitas internal terbatas Tidak ada jalan pintas: membutuhkan sumberdaya yg

besar dan waktu yg lama “Moving target”: yg ditiru juga tdk statis “Menjadi” Harvard, ITB, Oxford, UI, IPB, atau UGM

bukan sasaran yg realistis Harus memilih fokus Fokus ≠ academic discipline Dunia nyata tidak mengenal academic discipline Hampir semua masalah di dunia nyata bersifat multi

disiplin dan lintas disiplin


Eksternal Surveilance:

Pengamatan terhadap lingkungan ekonomi, politik, budaya, dan sosial semakin kuantitatif, makin tajam, makin mudah membuat outlook scenarionya

Memahami peluang Memilih peran spesifik Tidak sekedar mengikuti jejak yg sudah sukses Memilih fokus dan program unggulan

Memahami ancaman Perspektif ekonomi: saingan: Lokal, regional, dan

internasional, waspadai/cermati: GATS Perubahan lingkungan fisik: alam dan sosial


TUJUAN ENVIRONMENTAL SCANNING

Identifikasi pengaruh, kendala, dan ancaman pesaing

Konfirmasi “strategic options” Perangkat manajemen PT memahami

“strategic visions” Komitmen para kolaborator, mitra kerja /

bisnis, donor untuk berpartisipasi Susun “outlook scenario” yg baik.


Internal Memahami kekuatan Memahami kelemahan Memilih program unggulan

Akan mudah jika evaluasi diri mendalam Kuantifikasi SWOT: mudah diprediksi, strategi yg

disarankan Pioritas strategi jelas dan dapat dijadwalkan Gunakan prinsip fast faster; sebab peluang jarang

kembali lagi, cepat hilang bersama moment & ketatnya persaingan ..


TUJUAN ANALISA INTERNAL Menghasilkan strategic Visions dari para

visionary leaders menjadi “strategic options” yg akurat.

Menghasilkan “competitive strategic positions”

Identifikasi secara akurat: Budaya: tata nilai, norma & artifak Kekuatan unik yg dpt dimanfaatkan untuk efektifitas

strategi Kelemahan: agar mampu mengatasinya Kinerja dan daya dukung sumberdaya kapasitas manajemen yg ada.


Sistem informasi

Infrastruktur, asset

Sumberdaya manusia

Akademik

Fungsi manajemen dan struktur organisasi

Keuangan

Pem

ban

tu R

ekto

r I

Pem

ban

tu R

ekto

r II

Pem

ban

tu R

ekto

r IV

Pem

ban

tu R

ekto

r III


Kesimpulan evaluasi diri Membimbing pemilihan “niche” tanpa

kerancuan dan keraguan Digunakan sebagai prediksi masa depan

secara “relatif akurat”. Menghasilkan pilihan strategi yg “jitu”

(“memadai”: sesuai konteks, asumsi yg digunakan dan boundary sistem yg dibuat) bukan hanya daftar elemen S, W, O, T tapi merupakan hasil analisa matrix yg holistik, dipadukan dg isu strategis, berbagai tehnik penyusunan prioritas, jaminan sinergi / koherensi / alignment / hitungan

multiplier effects, dll)


Laporan evaluasi diri

Pada saat analisaharus obyektif,

Pemilihan strategi

Disajikan biasberdasarkan

pilihan strategi

LAPORANEVALUASI

DIRI


Thematic program selection

Eksternal: relevan dgn kebutuhan masyarakat

Internal: sesuai dgn tingkat kapasitas internal yg dimiliki

2 Manajemen Pt

Sports

Transcript of 2 Manajemen Pt