149. Pedoman Pengorganisasian Bagian Rekam Medik

PEDOMAN PENGORGANISASIAN

BAGIAN REKAM MEDIS

RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO - BATU

ii

SURAT KEPUTUSAN No. 149/8/III/SK_DIR/2013

TENTANG

PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN REKAM MEDIS

DIREKTUR RS BAPTIS BATU

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu

Pengorganisasian Dan Pelayanan Rumah Sakit Baptis Batu, maka diperlukan penyelenggaraan Pengorganisasian & Pelayanan Rekam Medis yang bermutu tinggi;

b. Bahwa agar Pengorganisasian Dan Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis Batu dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu sebagai landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian & Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis Batu;

c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu.

MENGINGAT : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44

tahun 2009 tentang Rumah Sakit. b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36

tahun 2009 tentang Kesehatan. c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.

e. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan tahun 2008.

f. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tarif Pelayanan Kesehatan Bagi Peserta PT. ASKES.

g. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat.

iii

h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 2562/MENKES/PER/XII/2011 Tentang Petunjuk Teknis Jaminan Persalinan.

i. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1259/MENKES/SK/XII/2009 Tentang Petunjuk Teknis Pelayanan Jamkesmas Bagi Masyarakat Miskin Akibat Bencana, Masyarakat Miskin Penghuni Panti Sosial, Dan Masyarakat Miskin Penghuni Lembaga Pemasyarakatan Serta Rumah Tahanan Negara.

j. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan Perorangan.

k. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

l. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas

Pengorganisasian Dan Pelayanan di Rumah Sakit Baptis Batu.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BAPTIS BATU

TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT BAPTIS BATU

KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam

Medis Rumah Sakit Baptis Batu sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Baptis Batu harus dibahas sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.

KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Baptis Batu dilaksanakan oleh Wakil Direktur Umum Keuangan Rumah Sakit Baptis Batu.

iv

KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Batu Pada tanggal : 08 Maret 2013 Direktur RS. Baptis Batu Arhwinda Pusparahaju A.dr.SpKFR.,MARS

v

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................. i

Surat Keputusan Direktur RS. Baptis Batu ................................................. ii

Daftar Isi...................................................................................................... v

BAB I. Pendahuluan.................................................................................... 1

BAB II. Gambaran Umum RS. Baptis Batu ............................................... 2

2.1. Deskripsi RS. Baptis Batu .................................................................... 2

2.2. Sejarah Institusi RS. Baptis Batu ......................................................... 3

BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu ............. 5

3.1. Misi ...................................................................................................... 5

3.2. Misi ...................................................................................................... 5

3.3. Falsafah ................................................................................................ 5

3.4. Nilai-Nilai ............................................................................................ 6

3.5. Tujuan .................................................................................................. 6

3.6. Motto .................................................................................................... 6

BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu ........................................... 7

4.1. Bagan Organisasi ................................................................................. 7

4.2. Keterangan / Pengertian ....................................................................... 7

BAB V. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis .................................... 11

5.1. Tanggung Jawab Bagian Rekam Medis ............................................... 12

5.2. Keanggotaan Bagian Rekam Medis ..................................................... 12

5.3. Panitia Rekam Medis ........................................................................... 13

5.4. Struktur Organisasi Panitia Rekam Medis ........................................... 14

5.5. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis ............................................... 14

5.6. Keanggotaan Panitia Rekam Medis ..................................................... 15

5.7. Tata Kerja Panitia Rekam Medis ......................................................... 15

BAB VI. Uraian Jabatan ............................................................................. 17

6.1. Kepala Bagian Rekam Medis ............................................................... 17

6.2. Petugas Rekam Medis .......................................................................... 19

6.3. Petugas Pendaftaran Pasien .................................................................. 22

6.4. Petugas Filing DRM ............................................................................. 27

vi

6.5. Petugas Distribusi DRM ...................................................................... 28

BAB VII. Tata Hubungan Kerja ................................................................. 29

7.1. Skema Hubungan Kerja ....................................................................... 29

7.2. Hubungan Internal ................................................................................ 29

7.3. Hubungan Eksternal ............................................................................. 30

BAB VIII. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi ............................................. 31

8.1. Tabel Kualifikasi Sumber Daya ........................................................... 32

BAB IX. Kegiatan Orientasi ....................................................................... 36

BAB X. Pertemuan / Rapat ......................................................................... 41

10.1. Rapat Rutin Internal ........................................................................... 41

10.2. Rapat Rutin / Koordinasi Dibawah Manajer Rawat Jalan ................. 41

10.3. Rapat Kerja Antar Unit ...................................................................... 42

10.4. Rapat Insidentil .................................................................................. 42

BAB XI. PELAPORAN .............................................................................. 43

11.1. Laporan Mingguan ............................................................................. 43

11.2. Laporan Bulanan Internal ................................................................... 43

11.3. Laporan Bulanan Eksternal ................................................................ 43

11.4. Laporan Tahunan Internal .................................................................. 44

11.5. Laporan Tahunan Eksternal ............................................................... 44

1

BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah

sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum

dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang

benar.

Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,

maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia

kedokteran termasuk berkas rekam medis.

Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat

agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan

rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya

Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang

merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.

Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam

penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting

dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka

harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam

medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan

dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non

medis yang bertugas di Rumah Sakit Baptis Batu.

2

BAB II

GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.

2.1. DESKRIPSI RS. BAPTIS BATU.

Rumah Sakit Baptis Batu (RS. Baptis Batu) merupakan rumah sakit umum

dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang

bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam.

RS Baptis Batu berlokasi di JL. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec.

Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Telp 0341- 594161, (hunting) Fax:

0341 – 598911 dengan alamat e-mail [email protected]

RS. Baptis Batu diresmikan pada tanggal 11 Mei 1999, dengan status berada

dibawah kepemilikan Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia. RS Baptis Batu

merupakan rumah sakit tipe madya yang setara dengan rumah sakit pemerintah

tipe C. Pada saat ini RS Baptis Batu dipimpin oleh dr. Arhwinda Pusparahaju

Artono, Sp.KFR, MARS selaku direktur.

Pada permulaan kepemimpinan beliau pada tahun 2008 motto RS Baptis

Batu yang lama yaitu Rumah Sakitku, Kebanggaanku, Tanggung Jawabku diubah

menjadi Compassionate Hospital atau Rumah Sakit yang berbelas kasih.

Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk

menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan

RS. Baptis Batu.

Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk

Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat

Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan

RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain

klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat,

serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi

pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel

care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS

Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur.

Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani

kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan

mailto:[email protected]

3

pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep

yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien

setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada

sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.

2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. BAPTIS BATU.

RS Baptis Batu mulai dibangun pada tahun 1996, berlokasi di Jl. Raya

Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia.

Di atas areal tanah seluas +/-7 hektar. Secara legalitas disahkan pada tanggal 11

Mei 1999.

RS Baptis Batu didirikan sebagai pengembangan RS Baptis Kediri,

diprakarsai oleh dr. Sukoyo Suwandani, selaku direktur RS Baptis Kediri, yang

didukung oleh seluruh staf RS Baptis Kediri. Jabatan direktur dirangkap oleh

direktur RS Baptis Kediri, yaitu dr. Sukoyo Suwandani. Pada awal pembukaan,

RS Baptis Batu sebagian besar karyawan adalah karyawan RS Baptis Kediri yang

bersedia dipindah tugas. Jumlah seluruh karyawan saat itu 143 orang.

Visi RS Baptis Batu saat itu sama dengan visi RS Baptis Kediri, visi ini

merupakan visi yang tumbuh dari hati para misionaris yang mendirikan RS

Baptis Kediri yaitu :

1. Menyatakan kasih Tuhan Yesus dalam pelayanan kesehatan.

2. Terwujudnya kasih Tuhan Yesus kepada setiap orang melalui

pelayanan rumah sakit.

Misinya adalah:

1. Mengupayakan pelayanan kesehatan yang prima dengan dasar

kasih Kristus tanpa membedakan status sosial, golongan, suku,

agama.

2. Menumbuhkembangkan aset yang ada.

Pelayanan kesehatan yang ada pada waktu itu adalah klinik umum, klinik

spesialis (bedah, kandungan, penyakit dalam dan kesehatan anak), klinik gigi,

instalasi gawat darurat, rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP,

serta dilengkapi pelayanan laboratorium, alat X-Ray, USG, EKG, kamar obat,

4

fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis

Kediri.

Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai

tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk

menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun

2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah

Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957.

Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani

tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit

yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama

dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan

Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006.

Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu

yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda

Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini.

Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai

dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian.

Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo

Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr.

Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional

harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional dapat

meminta bantuan RS Baptis Kediri yang diperhitungkan sebagai pinjaman.

Dengan target kemandirian ini RS Baptis Batu mulai berbenah sesuai dengan

rencana strategis yang sudah dicanangkan.

5

BAB III

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU

3.1. VISI.

Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi :

“Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan

Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan

Keselamatan Pasien”

3.2. MISI.

Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :

a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan

Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial,

golongan, suku dan agama.

b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada

pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.

c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan

Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata

Batu.

d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki

belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan

sejahtera.

3.3.FALSAFAH.

Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah :

a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang

Raya.

b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu.

c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan

profesionalisme.

d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan

dalam berkarya.

6

e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar

profesi.

f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit.

g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.

3.4.NILAI – NILAI.

Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai :

B = Belas Kasih

A = Asertif

P = Profesional

T = Tim Kerja

I = Integritas

S = Sejahtera

3.5.TUJUAN.

Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan

kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani

3.6.MOTTO.

Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto :

“Memberikan pelayanan dengan belas kasih”

7

BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU

4.1.BAGAN ORGANISASI.

4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.

a. Unit Struktural

i. Direktur

Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu

ii. Wakil Direktur

Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas

dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing – masing, yaitu

:

1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang

pelayanan medis dan keperawatan

8

2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur

dalam bidang umum dan keuangan

iii. Manajer

Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu

atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu :

1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit.

2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan

3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care

4. Manajer ICU dan Kamar Operasi.

5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan

Asuransi.

6. Manajer Wellness Center.

iv. Unit Kerja

Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau

profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak

terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun

pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu

dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi

dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi

dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh

Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan.

Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit

Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja :

- Instalasi Rawat Jalan.

- Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak.

- Instalasi Rawat Inap Kelas 1 & 2.

- Instalasi Rawat Inap Lantai 2 ICU.

- Instalasi Rawat Inap Kelas 3.

- Instalasi Gawat Darurat.

- Instalasi Kamar Operasi.

- Instalasi Farmasi.

- Instalasi Rehabilitasi Medik.

9

- Instalasi Laboratorium.

- Instalasi Radiologi.

- Instalasi Gizi

- Bagian Administrasi.

- Bagian Sumber Daya Manusia.

- Bagian Rekam Medik.

- Bagian Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit.

- Bagian Pemeliharaan Sarana.

- Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi.

- Bagian Akuntansi.

- Bagian Inventory.

- Bagian Keuangan.

- Bagian Pemasaran.

- Bagian Humas.

v. Unit Kerja Outsourcing

Cleaning Service, Satpam, Taman

b. Unit Non Struktural

i. Komite

Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi

dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur

dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah

sakit. Komite yang ada di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut :

1. Komite Pastoral.

2. Satuan Pemeriksa Internal.

3. Komite Etik Rumah Sakit.

4. Komite Medik.

5. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit.

6. Komite Pencegahan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit.

7. Komite Keperawatan

10

ii. KSM/Kelompok Staf Medis

Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam

jabatan fungsional. Kelompok Staf Medis di RS Baptis Batu

dikelompokkan sebagai berikut :

1. Kelompok Staf Medis Bedah.

2. Kelompok Staf Medis Non Bedah.

3. Kelompok Staf Gigi dan Mulut.

iii. Panitia

Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi

dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam

rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit

1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien.

2. Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

3. Panitia Rekam Medik.

4. Panitia Farmasi dan Therapi.

5. Panitia Pendidikan Kesehatan Rumah Sakit.

11

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN REKAM MEDIS

dr. Imanuel Eka Tantaputra

KEPALA BIDANG

Prilla Kristoni

KEPALA BAGIAN

Slamet Santosa, S.Komp.

PENCATATAN & PELAPORAN

dr. Arhwinda P.A, Sp.KFR,MARS

DIREKTUR

Jahja Darmawan

PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

Mega Puspita

PENDAFTARAN

Mella Krisna,S.Th.

PENDAFTARAN

Yuning Nanti Mustika

Catur Suko Rahayu

PENDAFTARAN

Michael Abdi Tuladha

PENDAFTARAN


Robertus Soetomo


Mohammad Yusuf Elmianto


Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.

FILLING

Doni Kristian

DISTRIBUSI

Tri

DISTRIBUSI

Kris

12

5.1. TANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS.

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Bagian Rekam Medis

berada langsung dibawah Wakil Direktur Umum Keuangan. Bagian Rekam Medis

berfungsi sebagai salah satu “support division” yang memberikan kontribusi

maksimal bagi semua “bussiness division”.

Secara fungsional, Bagian Rekam Medis melaporkan tanggungjawab

pelayanannya kepada Manajer-manajer yang ada, yakni :

a. Manajer Rawat Jalan.

b. Manajer Gawat Darurat dan Outcare.

c. Manajer Rawat Inap.

d. Manajer Wellness Center dan Klinik Satelit.

e. Manajer Kamar Operasi dan Intensive Care Unit.

5.2 KEANGGOTAAN BAGIAN REKAM MEDIS.

Bagian Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

bertanggung jawab secara struktural ke Wakil Direktur Umum Keuangan dan

bertanggung jawab secara fungsional kepada para manajer.

Bagian Rekam Medis RS. Baptis Batu secara garis besar terdiri dari 3 Sub

Bagian, yakni :

1. Sub Bagian Rekam Medis.

Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :

a. Asembling / perakitan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan,

Rawat Darurat dan Rawat Inap.

b. Koding & Indeksing Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat

Darurat dan Rawat Inap.

c. Evaluasi KLPCM, DPJP & Informed Consent Dokumen Rekam

Medis Rawat Inap.

d. Sensus Harian Rawat Inap.

e. Pemberkasan klaim pelayanan Rawat Jalan, Rawat Darurat dan

Rawat Inap.

13

f. Filing & Retreval Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat

Darurat dan Rawat Inap.

g. Pelaporan pelayanan internal dan eksternal.

2. Sub Bagian Pendaftaran.


a. Pendaftaran pasien IGD, Rawat Inap dan Pegawai.

b. Pendaftaran pasien umum, asuransi dan Perjanjian Kerjasama

(PKS).

c. Pendaftaran pasien Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan Surat

Pernyataan Miskin (SPM).

d. Pendaftaran pasien ASKES Sosial dan In-Health.

3. Sub Bagian Distribusi.


a. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Gawat Darurat (IGD)

dan Instalasi Rehabilitasi Medis (IRM).

b. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Rawat Jalan (IRJ) dan

Poliklinik Gigi.

5.3. PANITIA REKAM MEDIS.

Panitia Rekam Medis bertanggung jawab ke Komite Medis. Merujuk Surat

Keputusan Menkes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42 tentang komite medis.

Ayat (1) : Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga

medis yang

Anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.

Ayat (2) : Komite Medis berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada

Direktur

Ayat (3) : Komite Medis mempunyai tugas :

- Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan

memantau pelaksanaannya.

- Melaksanakan pembinaan etika profesi.

- Profesi anggota staf medis fungsional.

14

- Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan

pelatihan serta penelitian & pengembangan.

Ayat (4) : Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu

oleh panitia

yang anggotanya terdiri dari staf medis fungsional dan tenaga

profesi.

Ayat (5) : Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam komite

medis yang

dibutuhkan untuk mengatasi masalah khusus.

Ayat (6) : Pembentukan panitia ditetapkan oleh Direktur.

5.4. STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS.

5.5. TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS.

Panitia Rekam Medis melaksanakan tanggungjawabnya untuk membuat

penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya

pengelolaan rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan,

yaitu :

- Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam

medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya

Prilla Kristoni

SEKRETARIS SUB KOMITE

REKAM MEDIS

Dr. Imanuel Eka Tantaputra

KETUA PANITIA

REKAM MEDIS

Robertus Sutomo

ANGGOTA PANITIA

Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.

ANGGOTA PANITIA

15

dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai

pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.

- Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing records),

peminjaman rekam medis (retrieval), pengeluaran / pendistribusian

rekam medis (distribution), pembuatan indeks (indeksing) dan

tersedianya rekam medis dari semua pasien serta pengelolaan dan

penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi

pelayanan kesehatan.

- Mengajukan usulan kepada Direktur RS. Baptis Batu jika ada

perubahan mengenai prosedur pengisian, atau pengelolaan di system

penyelenggaraan rekam medis yang disesuaikan dengan situasi dan

kondisi rumah sakit.

5.6. KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS.

Keanggotaan Panitia Rekam Medis terdiri dari dokter, kepala bagian

rekam medis dan petugas rekam medis. Dalam keanggotaan ini, ketua Panitia

Rekam Medis adalah Dokter dan sekretaris adalah Kepala Bagian Rekam Medis.

Keanggotaan Panitia Rekam Medis ditetapkan dengan surat keputusan Direktur

untuk jangka waktu 3 tahun.

5.7. TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS.

a. Panitia Rekam Medis harus mengadakan pertemuan minimal dua kali

sebulan. Menitik beratkan pada perbaikan mutu pelayanan, kualitas

rekam medis dan mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi

didalam proses pengisian rekam medis.

b. Dibawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis

melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah

pasien pulang.

c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka

petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis

melalui Panitia Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan

16

berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan

lain untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut.

d. Panitia Rekam Medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur

terhadap pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat

guna menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang

meninggal di Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival / DOA) maka

berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di

Bagian Rekam Medis secara terpisah.

e. Tanggung jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas

rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan

rawat jalan tetapi juga melakukan pengawasan terhadap mutu

pelayanan terhadap pasien tersebut.

f. Didalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman

bentuk, ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam

medis yang sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara bagian

rekam medis dengan Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis

yang selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RS. Baptis

Batu.

g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran,

petunjuk dan pelatihan / pendidikan bagi petugas Rekam Medis /

Panitia Rekam Medis dari Rumah Sakit lain.

17

BAB VI

URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya

manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses

mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar

organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif

mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang

sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan

kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan

kontribusi.

Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

6.1. KEPALA BAGIAN REKAM MEDIS.

PRILLA KRISTONI

1.1.KEWAJIBAN KHUSUS.

- Menjadi koordinator di Bagian Rekam Medik.

- Melakukan koordinasi / pertemuan berkala / insidentil dengan unit

lain.

- Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan mengevaluasi

kinerja.

- Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan

minimal RS dan standar akreditasi.

- Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses

pelayanan.

- Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting

dan notulensi setiap pertemuan.

- Membuat jadwal dinas.

18

- Menjadi sekretaris Panitia Rekam Medik.

- Melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik.

1.2.PEMBUATAN LAPORAN.

- Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRNA dan IKO.

- Membuat laporan & presentasi bulanan kegiatan Rekam Medis.

- Membuat laporan & presentasi semesteran kegiatan Rekam Medis.

- Membuat laporan tahunan & presentasi kegiatan Rekam Medis.

- Membuat laporan beban dokter.

- Membuat laporan pengecekan software INA CBG’s dengan berkas

yang ada.

- Membuat laporan grouper, finalisasi bulanan dan membuat file txt

INA CBG’s.

- Membuat laporan cuti petugas rekam medis.

- Membuat laporan subsidi uang transport petugas rekam medis.

- Membuat laporan Surveilans Terpadu ke Dinas Kesehatan.

- Membuat laporan wabah ke Dinas Kesehatan.

- Membuat pelaporan eksternal SIRS-6 di internet baik bulanan

maupun tahunan

- Membuat pelaporan eksternal ASPAK di internet apabila ada

perubahan peralatan kesehatan

1.3.KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SOP)

yang ada.

- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai

dengan prosedur (SOP) yang ada.

- Melakukan penggantian posisi Deskripsi Petugas jika berhalangan

dinas.

19

6.2. PETUGAS REKAM MEDIS. .

1. PETUGAS REKAM MEDIK 1.

SLAMET SANTOSA,S.KOMP.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data sensus harian rawat inap (SHRI).

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Dokumen Rekam Medik

(DRM) baru yang cukup untuk operasional Bagian Rekam Medik 1

minggu.

KEWAJIBAN UMUM.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)

yang ada.


dengan prosedur (SPO) yang ada.

- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan

SPM kedalam komputer CBG.

- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

-


M. YUSUF ELMIANTO.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data proses koding diagnosa dan

indeksing pasien IRJ, IGD dan IRNA secara harian.

- Bertanggung jawab melakukan koding diagnosa untuk berkas

klaim IRJ, IGD dan IRNA Jamkesmas, Jamkesda dan SPM secara

bulanan.

20

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.






-


ROBERTUS SUTOMO.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab sebagai koordinator Bagian Rekam Medik jika

Kepala Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.

- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 tahun jika ada

petugas rekam medik baru.

- Bertanggung jawab melakukan pengurutan berkas klaim

Jamkesmas tiap bendel tiap tanggal bersama Kepala Bagian Rekam

Medik.Bertanggung jawab melakukan pengecekan jumlah berkas

di software INA CBG dengan Kepala Bagian Rekam Medik.

- Bertanggung jawab menyerahkan berkas klaim dan file txt ke

Bagian LPA.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.



21





SISILIA ALIT RORO TYASTI,A.MD.PK.

KEWAJIBAN KHUSUS

- Bertanggung jawab melakukan proses assembling / perakitan DRM

IRNA

- Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri data KLPCM,

Informed Consent dan DPJP kedalam komputer evaluasi.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan ulang dari rak

penyimpanan untuk pasien KRS yang belum lengkap.

- Bertanggung jawab melakukan permohonan untuk melengkapi ke

dokter DPJP di IRJ hingga semua lengkap.

- Bertanggung jawab melakukan pelaporan eksternal ke Kepala

Bagian Rekam Medik dan Dinas Kesehatan jika ada kasus DBD

dan wabah.

- Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan

Informed Consent ke Panitia Rekam Medik.

- Bertanggung jawab melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam

Medik bersama Ketua dan Sekretaris Panitia Rekam Medik.

- Bertanggung jawab melakukan surveilans Dalin sesuai SPO dari

Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.

22






6.3. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN.

1. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 1.

JAHJA DARMAWAN

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab menjadi koordinator pendaftaran jika Kepala

Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.

- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 (satu) tahun

jika ada petugas pendaftaran baru.

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Formulir Ringkasan

Keluar Masuk dengan stempel nomor register IRNA.

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Buku Register IRNA

dengan menulis nomor register IRNA.

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya formulir Surat Pernyataan

Pasien Umum dan Surat Pernyataan Pasien Askes.

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Kartu Bebas Parkir.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.






23


MELLA KRISNA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya Alat Tulis Kantor (ATK) dan

Sticker Labeling untuk operasional Bagian Rekam Medik.

- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok, meminta

persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR dan Wakil

Direktur Umum & Keuangan.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian

Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.

- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan dan pencatatan

barang operasional di loker yang telah ditentukan dan

menguncinya.

- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan

secara efektif dan efisien.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.







CATUR SUKO RAHAYU

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan Sensus Harian IRJ dan IGD.

24

- Bertanggung jawab melaporkan hasil penghitungan kunjungan

harian IRJ dan IGD ke Kepala Bagian Rekam Medis dan Kepala

Bagian LPA tiap senin.

- Bertanggung jawab memasukkan data kunjungan harian ke

komputer.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.






-


YUNING NANTI MUSTIKA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap masuknya berkas klaim Jamkesmas,

Jamkesda, Jampersal dan SPM setelah pelayanan ke Bagian Rekam

Medik.

- Bertanggung jawab melakukan penataan urutan berkas klaim

Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan SPM.

- Bertanggung jawab melengkapi jika ada beberapa persyaratan yg

kurang.

- Bertanggung jawab melakukan pengelompokan jenis klaim tiap

tanggal.

- Bertanggung jawab menyimpannya ditempat yang telah ditentukan

hingga siap entri kedalam komputer INA CBGs.

25

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.







FRANSISCA MEGA PUSPITA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap pengajuan klaim Asuransi dan Jasa

Raharja.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan dokumen rekam

medis (DRM) yang akan digunakan klaim Asuransi dan Jasa

Raharja.

- Bertanggung jawab membuat perjanjian pengisian kelengkapan

kepada pasien / keluarga dan kepada Dokter Penanggung Jawab

Pelayanan.

- Bertanggung jawab memberikan penanda pada dokumen rekam

medis yang akan dipakai untuk pengajuan klaim Asuransi dan Jasa

Raharja.

- Bertanggung jawab mengajukan pengisian kelengkapan pengajuan

klaim asuransi dan jasa raharja kepada Dokter Penanggung Jawab

Pelayanan baik didalam RS dan diluar RS.

- Bertanggung jawab melakukan desain sesuai permintaan (memo

internal) dari Bagian Humas atau Bagian Pemasaran.

26

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.







MICHAEL ABDI TULADHA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya formulir cetakan untuk operasional

Bagian Rekam Medik dan Unit Terkait.

- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok dengan

meminta persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR

dan Wakil Direktur Umum & Keuangan.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian

Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.

- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan barang operasional di

loker yang telah ditentukan dan menguncinya.

- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan

secara efektif dan efisien.

- Bertanggung jawab melakukan pencatatan laporan pengambilan

barang di gudang, pengeluaran barang untuk operasional.

KEWAJIBAN UMUM.


27


yang ada.




6.4. PETUGAS FILING DRM.

1. PETUGAS FILLING DRM.

DONY CHRISTIAN

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian

Dokumen Rekam Medik dari rak penyimpanan.

- Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan mengajukan slip

perbaikan barang ke Bagian Pemeliharaan Sarana, IT RS dan

Rekanan (Mesin Fotokopi).

- Memasukan hasil PA dan Lab dalam DRM sesuai no. Rekam

Medis.

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.


6.5. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

1. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

TRI

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai

pelayanan IGD dan IRJ.

28

- Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik

dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar

Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.

- Membantu melakukan proses administrasi


10. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

KRIS

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai

pelayanan IGD dan IRJ.

- Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik

dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar

Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.



yang ada.

- Membantu melakukan proses administrasi


29

BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

7.1. SKEMA HUBUNGAN KERJA.

INTERN

EKSTERN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,

koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui

pertemuan dan atau surat dinas.

7.2. HUBUNGAN INTERNAL.

Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,

koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan

Manajemen dalam mengambil keputusan.

Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen Rekam

Medis dalam pelayanan yang berkaitan dengan IRJ, IRNA maupun IRD

IRJ IRNA

Keuangan Manajemen

Bagian REKAM MEDIS

PASIEN DOKTER

ASURANSI REKANAN LAIN-LAIN Dep.Kes/Pem

30

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam

penyediaan rekam medis

Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien

pengguna asuransi

7.3. HUBUNGAN EKSTERNAL.

Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga

yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.

Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal

mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO

Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada

Departemen kesehatan Pemerintah.

Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun Propinsi dan

memberikan laporan RL kepada kementrian kesehatan dengan

menggunakan program SIRS 6

31

BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya

manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses

mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar

organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif

mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang

sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan

kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan

kontribusi.

Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

32

8.1. TABEL KUALIFIKASI SUMBER DAYA.

NAMA JABATAN PENDIDIKAN SERTIFIKASI

JUMLAH

TENAGA

YANG

DIBUTUHKAN

Kepala Bagian

Rekam Medis

Prilla kristoni

DIII Rekam

Medis

1. Minimal DIII Rekam Medis.

2. Menguasai ICD 10.

3. Menguasai ICD 9 CM.

4. Menguasai pencatatan dan

pelaporan dengan

menggunakan program MS

Excell

5. Pelatihan Pelaporan RS.

6. Menguasai program SIRS VI

7. Menguasai grafik BARBER-

JOHNSON

8. Memiliki STR dari

PORMIKI

9. Sehat Jasmani maupun

Rohani.

10.Mampu bekerja dan bertahan

dalam tekanan.

1

33

Sub Unit Sensus

Harian

Slamet

Santosa,S.Komp

S1 Komputer





pelaporan dengan


Excell



PORMIKI


Rohani.

8. Mampu bekerja dan

bertahan dalam tekanan.

1

Sub Unit Asembling

Evaluasi KLPCM,

DPJP & IC

Sisilia Alit Roro

Tyasti,A.Md.PK

DIII Rekam

Medis





pelaporan dengan


Excell



PORMIKI


Rohani.

8. Mampu bekerja dan bertahan

dalam tekanan.

1

34

Sub Unit

Pemberkasan

Robertus Sutomo

Hadi

SMU Sederajat





pelaporan dengan


Excell



PORMIKI


Rohani.


dalam tekanan

1

Sub Unit Koding &

Indeksing

M. Yusuf

Elmianto.

SMU Sederajat





pelaporan dengan


Excell



PORMIKI


Rohani.


dalam tekanan

1

35

Sub Unit

Pendaftaran pasien

Jahja Darmawan

Mikael Abdi

Tuladha

Mella Krisna,S.Th.

Yuning Nanti

Mustika

Catur Suko

Rahayu

SMU Sederajat

1. Minimal SLTA atau

Sederajat

2. Menguasai atau bisa program

komputer

3. Mampu berbahasa Inggris

4. Pelatihan Customer Service.


Rohani.


dalam tekanan

6

Sub Unit Filling

Doni Kristian

SMU sederajat


Sederajat.

2. Minimal tinggi 160 cm.

3. Pelatihan Rekam Medis.


Rohani.


dalam tekanan

1

Sub Unit Distribusi

Kris

Tri

SMU sederajat


Sederajat.

2. Memiliki fisik yang kuat.


Rohani.


dalam tekanan

2

Jumlah 14

36

BAB VIII

KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali

secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /

iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.

Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan

bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /

perusahaan sehari-hari.

Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui

dan memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu

melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

HARI MATERI METODE PENANGGUNG

JAWAB

I (Hari I)

Orientasi hari pertama :

1) Penjelasan status pegawai

dan tata tertib di bagian

Rekam Medis

2) Penjelasan tentang

Pelaporan Pelaporan yang

ada di bagian Rekam Medis

3) Penjelasan Tentang SPO

bagian Rekam Medis.

Penjelasan

singkat

Kepala Bagian Rekam

Medis

II

Hari ke-2

Sampai

Hari Ke-3

Orientasi hari II s.d. III

Meliputi :

1) Penjelasan tentang sistim

Penyimpan

2) Penjelasan Tentang Sistim

Penjajaran

3) Penjelasan Tentang

Teori dan

Praktek

- Kepala Unit Kerja

- Penanggung Jawab

Ruang Filling

37

Rekam Medis Aktif dan

Inaktif.


Penggunaan Out

Guide,Tracer,dan

Perbedaan Warna

5) Praktek Mengambil

Dokumen Rekam Medis di

Ruang Penyimpanan.

Hari Ke-4

Sampai

Ke- 5

Penjelasan Tentang Sensus

Harian IRNA

I) Penjelasan Tentang

Hari Perawatan dan

Lama dirawat

II) Penjelasan Tentang

Bed Occupation Ratio

III) Praktek Mengambil

Sensus di Ruangan

IV) Praktek Pengurutan

Sensus Per Jenis

Pelayanan

V) Praktek Menginput

Data Sensus ke

Komputer Dengan

Menggunakan Program

Mic Exell

- Kepala Bagian

Rekam Medis

- Penanggung Jawab

sensus harian

38

Hari Ke-6

Sampai

Hari ke-7

Orientasi Hari Ke-6 Sampai

Hari Ke-7 Meliputi

1) Pengenalan Tentang

Buku Exspedisi

Pengambilan Dokumen

Rekam Medis Dari

Rawat Inap.


Pengurutan Dokumen

Rekam

Medis/Assembling


Evaluasi KLPCM


Informed Concent


Laporan KLPCM yang

dilaporkan ke komite

medik.

6) Praktek Mengambil

Dokumen Rekam

Medik di Ruangan

7) Praktek Assembling

8) Praktek Menginput

Data KLPCM ke

Computer Melalui

Program Micr Excel

Teori dan

Praktek

Kepala Bagian Rekam

Medis

Petugas Assembling dan

Evaluasi

39

Hari Ke-8

Sampai

Hari Ke-9

Proses

Admission


Lembar Lembar Yang

Digunakan Dalam

Proses

Admission.Sebelum

Berkas Didistribusikan

Ke Poliklinik

2) Praktek Admission

3) Penjelasan dan Praktek

Tentang Penggunaan

komputer Barcode.

Teori dan

Praktek

Hari Ke-

10 Sampai

Ke-11


Proses Pendaftaran

Pasien Umum dan

IGD.


Proses Pendaftaran

Pasien Yang

Menggunakan Jaminan

ASKES SOS dan

MASKIN.

3) Praktek Menaftar

Pasien Umum

4) Praktek Mendaftar

Pasien ASKES

5) Pengenalan

Penggunaan Mesin

EDC ADMEDICA


SPM Pendaftaran

Pasien Rawat Jalan

Teori dan

Praktek

Kepala Bagian Rekam

Medik

Koordinator Pendaftaran

40

Hari Ke-

12 Sampai

Ke-13


Pendaftaran Pasien

Rawat Inap dan

Persyaratannya jika

pasien ASKES


Buku Register Rawat

Inap

3) Praktek Mendaftar

Pasien Rawat Inap

4) Praktek menginput

data Paien Rawat Inap

Melalui Komputer


SPM Pendaftaran

Pasien Rawat Inap

Praktek

dan Teori

Kepala Bagian Rekam

Medis

Koordinator Pendaftara

Hari Ke-

14

Umpan Balik dan Evaluasi Post Test

dan

Interview

Kepala Bagian Rekam

Medik

41

BAB X

PERTEMUAN/RAPAT

10.1. RAPAT RUTIN INTERNAL.

Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Hari

Jam : 07:00 s/d 07:30

Tempat : Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis

Peserta : Seluruh petugas rekam medis

Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.

3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi

Rekam Medis.

4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

10.2.RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH MANAJER RAWAT

JALAN.

Rapat Rutin koordinasi dibawah Manajer IRJ diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Hari Kamis

Jam : 13:00 s/d selesai

Tempat : Ruang Manajer Rawat Jalan

Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah

koordinasi

Manajer IRJ

Materi :

1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.


3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi

seputar rawat jalan.

42

4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

10.3.RAPAT KERJA ANTAR UNIT.

Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.

Jam : 07:00 s/d selesai

Tempat : Ruang Pertemuan.

Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Manajer,

Wadir dan Direktur.

Materi :

1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.

2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.


4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.

5. Sosialisasi kebijakan baru.

10.4.RAPAT INSIDENTIL.

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal

yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Seluruh petugas rekam medis.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

43

BAB XI

PELAPORAN

11.1. LAPORAN MINGGUAN.

Laporan mingguan terdiri dari :

1. Laporan kunjungan IGD.

2. Laporan kunjungan IRJ.

3. Laporan pelayanan tiap poli.

4. Laporan kunjungan IRNA.

5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.

6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.

7. Indikator efisiensi IRNA.

8. Laporan kegiatan IKO.

11.2. LAPORAN BULANAN INTERNAL.

Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian Administrasi

Rumah Sakit.

11.3. LAPORAN BULANAN EKSTERNAL.

Laporan bulanan eksternal terdiri dari :

1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Batu.

2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Batu.

3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Batu.

4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan -

Jakarta.

5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian

Kesehatan – Jakarta.

6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian


7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian


44

8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Batu.

9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK)

– Jakarta.

11.4. LAPORAN TAHUNAN INTERNAL.

Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah

Sakit.

11.5. LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL.

Laporan tahunan eksternal terdiri dari :

1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada

perubahan).

2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila

ada perubahan).

3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada

perubahan).

4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

45

21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

22. Laporan Aplikasi Sarana dan Prasarana Kesehatan (ASPAK) ke

Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan – Kementrian Kesehatan RI

– Jakarta, (bila ada perubahan).

23. Laporan Pelayanan Medis RS. Baptis Batu ke Yayasan Rumah Sakit

Baptis Indonesia (YRSBI) – Jakarta.

149. Pedoman Pengorganisasian Bagian Rekam Medik

Documents

Transcript of 149. Pedoman Pengorganisasian Bagian Rekam Medik