B-2-1-1

1

Pimpinan Instansi menyampaikan surat usulan ke Men.PAN. Setiap usulan kelembagaan harus disertai dengan naskah akademis

Pimpinan Instansi Pengusul

Syarat Berkas Usulan (BU): Naskah Akademis (*) harus memuat alasan penataan, variabel yang digunakan, visi/misi, wewenang, kondisi saat ini dan pengembangan ke depan, peraturan pendukung, beban kerja, dll. Lihat catatan

BU

SOP Surat masuk

2

Men.PAN (atau pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang)mendisposisi kepada Deputi Bidang Kelembagaan untuk menindaklanjuti usulan tersebut. Staf administrasi Deputi Bidang Kelembagaan melakukan registrasi BU

2 hari2

SOP Registrasi BU

BU 3 Deputi Kelembagaan mempelajari, menelaah aspek strategis dari materi usulan, dan selanjutnya mendisposisikan kembali surat usulan tersebut kepada Asisten Deputi dan Staf untuk melakukan telaahan/kajian/ analisis lebih mendalam. Pada lembar disposisi (LD), Deputi menuliskan pandangan awal dan arahan umum Deputi mengenai materi usulan dan tindaklanjut yang diperlukan

LD

3

LD BU

4

Satu copy LD disampaikan kepada unit Sisinfo untuk bahan penayangan status BU kelembagaan pada situs internet

SOP Penayangan Status BU

5 Asisten Deputi / staf yang ditunjuk melakukan proses uji Kelengkapan Naskah Akademis (NA). Jika berkas usulan tidak memenuhi persyaratan, baik secara formil, administratif, maupun materinya, maka BU dikembalikan kepada instansi pengusul disertai alasan pengembalian secara jelas

Lengkap? Kembali Ke Pemohon SOP Pengembalian BU Tidak

Page 1

5

Apabila berkas usulan dianggap memenuhi persyaratan, maka Asisten Deuti dan Staf membuat telaahan/kajian/analisis dan aslinya disampaikan kepada Deputi Kelembgaan. BU yang memenuhi persyaratan ditayangkan statusnya pada situs Kementerian PAN

5 SOP Penayangan Status BU Hasil Kajian

6

Apabila dalam kegiatan kajian dan analisis diperlukan data/informasi baru atau penjelasan khusus/klarifikasi/presentasi dari instansi pengusul, maka dapat dilakukan penggalian informasi baru atau presentasi. Waktu tunggu untuk mendapatkan informasi tambahan dan menunggu saat presentasi dianggap sebagai waktu delay di luar kendali tim pengkaji

Proses Delay

Catatan : Apabila penataan organisasi tersebut cukup krusial yaitu memerlukan pertimbangan dan arahan khusus dari Menteri, maka hasil telaahan/kajian/analisis tersebut disampaikan kepada Men. PAN untuk mohon petunjuk

Menteri Memberi Petunjuk

Krusial Tidak

7

Deputi melakukan rapat pembahasan dengan instansi terkait, antara lain : Instansi pengusul, LAN, BKN, Anggaran Kementerian Keuangan, Pejabat dan Staf Deputi Bidang Kelembagaan, yang dipimpin oleh Deputi Bidang Kelembagaan

7

8 8 Pembahasan teknis dengan Instansi Pengusul Pembahasan teknis dengan Instansi pengusul. - Bila ada kekurangan atau kesalahan maka instansi harus memperbaiki usulan atau bahkan naskah akademisnya Setelah data dilengkapi Asisten Deputi penanggung jawab menyusun laporan hasil pembahasan dan memo persetujuan serta konsep surat persetujuan CATATAN : Melengkapi Kekurangan dibatasi waktunya minimal 3 x1 bulan. Untuk setiap bulan disampaikan surat untuk menagih kekurangan data (notice letter) Jika di akhir batas waktu berkas belum dilengkapi, maka seluruh dokumen yang ada dikembalikan kepada instansi pengusul dan usul dianggap dibatalkan. Pengusulan berikutnya dimulai dari tahap awal kembali. Deputi Kelembagaan meneliti dan mereview Laporan hasil pembahasan, menandatangani memo persetujuan dan memaraf konsep surat persetujuan Instansi Pengusul Memperbaiki Usulan dan Naskah Akademis

Proses Delay Ya

Perlu Perbaikan Tidak

SOP Penayangan Status BU

9 9

10

Penyampaian surat jawaban Men.PAN kepada Instansi Pengusul berupa persetujuan atau penolakan Memutuskan Persetujuan atau Penolakan

11 Catatan tentang kendali waktu: Setiap minggu Sekretaris (Kasubbag Tata Usaha) Deputi memonitor status setiap BU dan menyampaikan laporan status kepada Deputi. Deputi Kelembagaan mengambil langkah-langkah / kebijakan yang diperlukan apabila waktu pemrosesan BU dipandang akan melampaui batas maksimal. Setiap semester, Deputi melaporkan lepada Men.PAN mengenai kendali waktu pemrosesan BU. Inspektorat melakukan monitoring/pemeriksaan pelaksanaan SOP ini dan melaporkan hasil monitoring/pemeriksaannya kepada MenPAN

SK

SK

Page 1