MENGENDALIKAN

PELAKSANAAN KONTRAK

PENGADAAN BARANG/JASA

Unit Kompetensi 20

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Unit Kompetensi 20 – Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Aldy Turman

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

BAB I

PENDAHULUAN

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Mampu melaksanakan kegiatan mengendalikan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

• Mampu melakukan persiapan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.

• Mampu melakukan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.

• Mampu melakukan reviu atas pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa

Isi dan StrukturMateri danSubstansi Dokumen Kontrak

Titik Kritis Pelaksanaan Kontrak Rencana Pengendalian Kontrak Risiko dalam Pelaksanaan

Kontrak Rencana Pengendalian Kontrak Prosedur Pengendalian Kontrak Rencana Pengendalian Jadwal Rencana Pengendalian Biaya Rencana Pengendalian Kualitas Prosedur Pengendalian Kontrak

Pengukuran Pelaksanaan denganPendekatan TerintegrasiKontrak

Pengukuran Terintegrasi Monitoring Jadwal Monitoring Biaya Monitoring Kualitas Penyimpangan Pekerjaan Variasi pada Pelaksanaan

Kontrak

Rapat Berkala, Khusus, danReviu Pelaksanaan(Evaluasi) Kontrak

Dokumentasi PelaksanaanKontrak

Persiapan PengendalianKontak Pengadaan

Barang/Jasa

Pengendalian KontakPengadaan Barang/Jasa

Reviu PelaksanaanKontak Pengadaan

Barang/Jasa

Pendahuluan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Persiapan Pelaksanaan KontrakPenerimaan Hasil &

Pertanggungan

Penandatanganan Kontrak

Persiapan

Pengendalian

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Penerimaan Hasil &

Penutupan KontrakPersiapan

Pelaksanaan

Kontrak

SSUK & SSKK:

• Klausul Penyelesaian Perselisihan- Pilihan (Alternative

Dispute Resolution)- Prosedur yang

disepakati

UK 17

UK 09

Penandatanganan Kontrak

UK 22

PENERIMAAN HASIL PENUTUPAN

PERSELISIHAN PENUTUPAN KONTRAK

PELAKSANAANKONTRAK

(PENYEDIA B/J) PERMASALAHAN

KONTRAK• Definisi & Titik Kritis• Bagian dari Risiko

PENYEBAB SENGKETA (KLAIM) PILIHAN CARA PENYELESAIAN

RENC. MANAJEMEN RISIKO

UK 19

UK 20

PENGENDALIAN SEBAB PERMASALAHAN:• Penyimpangan Jadwal• Penyimpangan Biaya• Penyimpangan Kualitas• Perubahan Kontrak, dll

PERMASALAHAN KONTRAK: JENIS KEGAGALAN PELAKSANAANKONTRAK

PENYELESAIAN KEGAGALAN

PEMUTUSAN KONTRAK

PENYELESAIAN SENGKETA/PERSELISIHAN

• Litigasi• Non Litigasi

UK 21

Persiapan

Pengendalian

BAB II

MELAKUKAN PERSIAPAN

PENGENDALIAN KONTRAK PBJ

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Konsep

Dasar

Pengendalian : pengawasan atas kemajuan(tugas) dengan membandingkan hasil dansasaran secara teratur serta menyesuaikanusaha (kegiatan) dengan hasil pengawasan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Apa yang dimaksud

Pengendalian ?

‘pengendalian’ yang dimaksud sebagai berikut :

Konsep

Dasar

• Menyangkut adanya perbuatan (aktif).

• Proses membandingkan hasil dan sasaran.

• Kegiatan yang dilakukan secara teratur.

• Perlu dilakukan penyesuaian usaha (kegiatan)

dengan hasil pengawasan.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Konsep

Dasar

Tujuan Pengendalian

Memastikan bahwa sasaran/ target yang ditetapkan di dalam kontrak pengadaanbarang/jasa akan tercapai

Tujuan dalam kontrak PBJ

1. persyaratan kualitas,

2. persyaratan waktu

3. persyaratan biaya

Dokumen Kotrak umumnya memuat : Surat Perjanjian; Penawaran penyedia baran/jasa dan

Daftar Kuantitas dan Harga; Syarat-syarat Umum Kontrak; Syarat-syarat Khusus Kontrak; Spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja; Gambar-gamabar; Dokumen lainnya.

Materi dan Substansi Dokumen

Kontrak

“Pelaksanaan pengendalian kontrakpengadaan barang/jasa harus

dilakukan tanpa melampaui hakdan kewajiban masing-masing pihak

yang telah ditetapkan di dalamdokumen kontrak tersebut”

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Berupa lingkup pekerjaan,

• Persyaratan terkait :

• kualitas,

• kuantitas,

• waktu,

• biaya atau nilai, dan

• lokasi untuk suatupekerjaan.

Materi dan Substansi Dokumen

Kontrak

Dokumen kontrak PBJ memberi informasi :

Tujuan dilakukannyapengendalian pelaksanaan

kontrak pengadaanbarang/jasa.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Masukan

Material/Bahan

Tenaga Kerja

Peralatan

Proses

MetodePelaksanaan/ Proses Produksi

Kemasan danPengiriman

Keluaran

Titik Kritis Pelaksanaan

Kontrak

Bangunan/ Konstruksi lain

HasilStudi/Analisis/ Laporan

Barang Jadi

Layanan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Titik kritis dapat menjadi penyebab terjadinya risiko-risiko dalampelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.

Program Pengelolaan Risiko Pengadaan Barang/Jasa

Monitoring dan Pengendalian Risiko

Rencana Penanganan Risiko

Analisa Risiko secara Kuantitatif

Analisa Risiko secara Kualitatif

Identifikasi RisikoRencana Pengelolaan Risiko

Skema Program Pengelolaan Risiko :

Risiko dalam Pelaksanaan

Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Risiko dalam Pelaksanaan

Kontrak

Jadwal Pelaksanaan Biaya

Kualitas.Komersial dan Risiko lainnya.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Rp

• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Prosedur Pengendalian

Kontrak

Alternatif I

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Prosedur Pengendalian

Kontrak

Alternatif II

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Prosedur Pengendalian

Kontrak

Alternatif III

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Misalnya Prosedur pada :

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak.

Penyusunan Rencana Mutu.

Mobilisasi.

Pembayaran.

Penetapan Prestasi Pekerjaan.

Perubahan Kontrak.

Serah Terima Pekerjaan.

Prosedur Pengendalian

Kontrak

Hubungan Subjek dan Objek secara lebih rinci dituangkan ke dalam Prosedur

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Rencana Pengendalian

Kontrak

PengendalianKontrak

Penjaminan Mutu(Quality Assurance);

Pengendalian Kualitas(Quality Control).

Instrumen dalam pelaksanaan kedua hal tersebut disebut dengan RencanaMutu (Quality Plan) yang dituangkan ke dalam Dokumen Rencana Mutu.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Latar Belakang;• Informasi Kegiatan;• Sasaran Mutu Kegiatan;• Persyaratan teknis dan

administrasi;• Struktur Organisasi;• Tugas, tanggung jawab, dan

wewenang;• Bagan Alir Pelaksanaan

Kegiatan;• Jadwal Pelaksanaan Kegiatan;

Rencana Pengendalian

Kontrak

disusun oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam kontrak sesuai dengan

karakteristik pekerjaan”Dokumen Rencana Mutu

• Jadwal Material, Peralatan, Personil, Arus Kas;

• Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian & kriteria penerimaannya;

• Daftar Kriteria Penerimaan; dan• Daftar Induk Rekaman/Bukti

Kerja.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

1. Kurva S.

2. Diagram Vektor (Vector Diagram).

3. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).

4. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).

Rencana Pengendalian

Kontrak

Metode rencana pengendalian kontrak :

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

1. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).

Contoh :

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Diagram Batang (Bar Chart Diagram).

• ketergantungan antaratahapan pekerjaan/kegiatanyang satu dengan yang lain tidak jelas;

• lintasan kritis pekerjaan tidakdapat diketahui; dan

• bila terjadi keterlambatan pekerjaan akan sulit untuk menentukan prioritas kegiatan yang akan dikoreksi.

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Informatif

• Mudah dibaca,

• Komunikasi efektif

• Mudah dibuat dansederhana.

Kelebihan : Kelemahan :

2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).

Contoh :

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).

Untuk menggambarkan :

• Bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan.

• Urutan kegiatan yang logis

• Ketergantungan antar kegiatan

• Waktu kegiatan melalui lintasan kritis.

Metode :

• Metode Jalur Kritis (Critical Path Method/CPM);

• Metode Program Evaluation and Review Technic (PERT).

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Metode Jalur Kritis(Critical Path Method/CPM);

• Aktifitas menggunakan estimasiwaktu sederhana (simple time estimate) sebagai waktupelaksanaan

• Urutan aktifitas ditetapkan sebagailintasan kritis (critical line) : “jalur yang memiliki rangkaianbeberapa aktifitas dengan total jumlah waktu pelaksanaan paling lama”

Metode Program Evaluation and Review Technic (PERT);

• Jenis aktifitas dan durasi masing-masing aktifitas.

• aktifitas berdasarkan urutan teknispekerjaan; (predecessor) dan(successor).

• aktifitas berdasarkan karakter waktu antar aktifitas; (lag time), Start to Start, Finish to Start, danFinish to Finish.

3. Diagram Vektor (Vector Diagram).

Contoh :

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

3. Diagram Vektor (Vector Diagram).

digunakan untuk penyusunan jadwalrencana pekerjaan yang jumlah aktifitasnyasedikit dan bukan merupakan urut-urutanpekerjaan, serta aktifitas yang berulang.

Diagram vektor : suatu grafik yang terdiri dari dua sumbu yaitu :•Sumbu X : menggambarkan waktu rencana pelaksanaan pekerjaan.•Sumbu Y : menggambarkan kuantitas rencana yang akan dilaksanakan.

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

4. Kurva S.

Contoh :

Rencana Pengendalian

Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

4. Kurva S.

Rencana Pengendalian

Jadwal

Kelebihan : Kelemahan :

dapat memberikan informasitentang jadwal rencana dan

jadwal aktual;

tidak tersedianya informasi tentang hubunganantar aktifitas yang satu dengan yang lain dalam

rangka penyelesaian pekerjaan.

dapat memberikan informasitentang jadwal rencana dan

realisasi biaya.

dalam hal kontrak pekerjaan pengadaanbarang/jasa yang tidak melampirkan rincian

harga per aktifitas akan mengalami kesulitan di dalam penerapannya.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Rencana Pengendalian

Jadwal

jadwal pelaksanaan lainnya yang mendukung, yaitu :

Jadwal Peralatan

Jadwal Personil;

Jadwal Material;

Jadwal Pengujian.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Rencana Pengendalian

Jadwal

Pemilik pekerjaan, berperan dalampenjaminan mutu, bertugas untuk

menetapkan jadwal antaranya adalah :

Jadwal PemeriksaanPengendalian Mutu.

Jadwal RapatPersiapan Pelaksanaan Kontrak.

Jadwal Rapatberkala dan Rapat Khusus.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Rencana pengendalian biaya dilakukan oleh Penyedia

• Pengendalian biaya adalah dengan menyusun Rencana Arus Kas.

• Rencana Arus Kas yang disusun harus sesuai dengan standarkeuangan yang berlaku dan diberikan kepada pemilik pekerjaan.

• Rencana Arus Kas dapat memberikan gambaran penyedia barang/jasamelakukan pengelolaan keuangan terkait kontrak pekerjaan PBJ.

Rencana Pengendalian

Biaya

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

1. Rencana pemasukan,

2. Rencana pengeluaran,

Rencana Pengendalian

Biaya

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Hal tercantum dalam Rencana Arus Kas adalah :

yang diperoleh dari :

• Pembayaran uang muka.

• Pembayaran prestasi pekerjaan (bisa dilakukandengan termin, atau bulanan, atau sekaligus).

• Biaya yang diperoleh dari manajemen perusahaanpenyedia barang/jasa.

dengan memperhatikan :

• Kewajiban kepada sub penyedia atau sub kontraktor.

• Kewajiban kepada pekerja.

• Kewajiban asuransi.

• Kewajiban bank.

Rencana Pengendalian

Biaya

Rencana pengendalian biaya dilakukan Pemilik pekerjaan diantaranya adalah :

Menjamin ketersediaan

anggaran terkait kontrak pengadaan

barang/jasa

Menetapkan prosedur

pembayaran prestasi pekerjaan kepada penyedia

barang/jasa.

Menyetujui Rencana Arus Kas

yang diusulkan oleh penyedia

barang/jasa.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Prinsipnya, kegiatan pengendalian mutu, dalam hal iniberupa pengendalian kualitas, oleh penyedia barang/jasaadalah melalui pengujian.

• Pengujian yang dilakukan adalah dengan caramembandingkan antara sumber daya : (masukan/input); metode pelaksanaan/proses produksi, kemasan, dan pengiriman (proses); danhasil pekerjaan (keluaran/output); denganpersyaratan kualitas yang ada.

Rencana Pengendalian

Kualitas

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Dalam penyusunan rencana pengendalian kualitas, hal-hal yang dapat dilakukan oleh Penyedia

diantaranya sebagai berikut :

Rencana Pengendalian

Kualitas

1. Menetapkan unsur fungsi pengendali kualitas (quality controller) didalam organisasi penyedia barang/jasa.

2. Menyediakan peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pengendalian kualitas

3. Menetapkan daftar/formulir pengujian kualitas.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Keterangan :Pemeriksaan kualitas tidak identik dengan pengujian kualitas yang menjadi tanggung jawabpenyedia barang/jasa. Pemeriksaan kualitas yang dimaksud adalah pemeriksaan terhadapkegiatan pengendalian kualitas, baik langsung maupun melalui dokumen pengujian kualitas.

Rencana Pengendalian

Kualitas

Rencana pengendalian kualitas yang dilakukan olehpemilik pekerjaan adalah :

1 Memeriksa dan menyetujui usulan penyedia barang/jasa atas fungsipengendali kualitas pada organisasi penyedia barang/jasa, peralatan yang dibutuhkanuntuk pengendalian kualitas, dan daftar/formulir pengujian kualitas.

2. Menetapkan prosedur pemeriksaan kualitas.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

BAB III

MELAKUKAN PENGENDALIAN

KONTRAK PBJ

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Biaya

Kualitas Waktu

Metode yang digunakan untuk analisis secara terintegrasi adalahMetode Nilai Hasil (Earned Value Method).

Pengukuran Dengan Pendekatan

Terintegrasi

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Pengukuran Dengan Pendekatan

Terintegrasi

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Metode Nilai Hasil, terdapat tiga dimensi sebagai parameter analisis yaitu :

Planned Value(PV),

Planned Value(PV),

Actual Cost(AC),

BerdasarkanKontrak

BerdasarkanKontrak

Berdasarkanlaporan

Akuntansi

Perhitungan besaran varian atau penyimpangan biaya dan jadwal yang dapatmemberikan informasi kinerja pengelolaan biaya dan jadwal, yaitu :

Varian Jadwal (Schedule Varians = SV) Varian Biaya (Cost Varians = CV) Indeks Kinerja Jadwal dan Biaya Proyeksi Jadwal dan Biaya untuk

Penyelesaian Pekerjaan

SV = EV – PV

CV = EV – AC

SPI = _EV_PV

CPI = _EV_AC

• Anggaran tersisa = BAC – EV• ETC = Anggaran tersisa / CPI.• EAC = AC + ETC.

Pengukuran Dengan Pendekatan

Terintegrasi

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Nilai atau bobot aktual kemajuan pekerjaan.• Status tanggal data aktual pelaksanaan (cut off date).• Informasi tentang pihak yang menyusun data aktual

pelaksanaan.• Validasi data aktual pelaksanaan.

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Hal yang penting dicantumkan dalam menyusunjadwal actual pelaksanaan pekerjaan :

1. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).

Contoh :

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).

Contoh :

Pada contoh di atas, aktifitas dengan durasi rencana pelaksanaan digambarkan dengan warna hitam. Aktifitas dengan durasi aktual yang sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna biru. Sedangkan

aktifitas dengan durasi aktual yang tidak sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna merah.

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

3. Diagram Vektor (Vector Diagram).

Contoh :

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

4. Kurva S.

Contoh :

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Selain jadwal pelaksanaan secara umum, penyedia barang/jasa juga

perlu melakukan pemutakhiran data terhadap :

1. Jadwal Peralatan;

2. Jadwal Personil;

3. Jadwal Material; dan

4. Jadwal Pengujian.

Monitoring Jadwal

Sumber : Harvard Business

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Pemilik pekerjaan melaksanakan penjaminan mutu meliputi :

• Mereviu prosedur pembayaran prestasi pekerjaan kepada

penyedia barang/jasa.

• Memeriksa Laporan Arus Kas.

Monitoring Jadwal

Monitoring Jadwal

Kesesuaian penggunaan uang muka dengan rencanapenggunaan uang muka yang telah disetujui.

Kemungkinan adanya pengalihan uang muka untuk pekerjaan lain yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.

Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada sub penyedia barang/jasa atau sub kontraktor yang belum atau telah dilunasi.

Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada pihak lainnya.

Dari Laporan Arus Kas ini dapat diperoleh informasi diantaranya adalah :

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Tabel Pelaksanaan monitoring kualitas :

No. Pengujian Barang Pekerjaan Konstruksi

Jasa lainnya Jasa Konsultansi

1. Material / Bahan √ √ √ N/A

2. Tenaga Kerja √ X X X

3. Peralatan √ √ √ N/A

4.Metode Pelaksanaan /

Proses Produksi√ √ √ X

5. Kemasan / Pengiriman √ N/A N/A N/A

6.Bangunan / Konstruksi

lainnyaN/A √ N/A N/A

7. Hasil Studi /Analisis N/A N/A N/A √

8. Barang Jadi √ N/A N/A N/A

9. Layanan lainnya N/A N/A √ N/A

Keterangan :

√ : pengujian dilakukan oleh penyedia barang/jasa atau produsen.

X : pengujian dilakukan oleh pemilik pekerjaan.

N/A : tidak terkait dengan pekerjaan tersebut.

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Cara pengendalian kualitias ialah :

• Meneliti sertifikat uji kualitas.

• Memeriksa pelaksanaan pengendalian kualitas

yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.

• Melakukan Uji Petik (Sampling).

n = _____N_____

1+(Ne²)

n = jumlah benda uji (sample)

N = jumlah populasi

e = margin kesalahan yang diijinkan ataspengambilan benda uji (sample) (%)

n = ³√ N

n = jumlah benda uji (sample)

N = jumlah populasi

Monitoring Jadwal

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

1. Penyimpangan Jadwal, penanganan yang umum dilakukan :

• Percepatan waktu pelaksanaan (crash program).

• Revisi jadwal rencana pelaksanaan (re-scheduling).

• Revisi metode pelaksanaan (re-engineering).

• Kesepakatan Tiga Pihak (Three Parties Agreement).

• Pemutusan Kontrak

Penyimpangan

Pekerjaan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

2. Penyimpangan Biaya

Upaya penanganan yang dilakukan oleh pemilik pekerjaan atas

penyimpangan biaya akibat kesalahan penyedia b/j adalah :

• Menerbitkan surat teguran kepada penyedia barang/jasa.

• Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk segera menggunakan

uang muka sesuai rencana penggunaan uang muka.

• Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk melakukan revisi

Rencana Arus Kas.

Penyimpangan

Pekerjaan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

2. Penyimpangan Biaya

Sedangkan upaya penanganan yang dapat dilakukan oleh penyedia barang/jasa atas

kesalahan pemilik pekerjaan adalah :

• Meminta pemilik pekerjaan melaksanakan prosedur pembayaran yang telah

disepakati dalam dokumen kontrak pengadaan barang/jasa.

• Mengusulkan revisi Rencana Arus Kas.

• Meminta pemilik pekerjaan untuk memberikan kompensasi kepada penyedia

Untuk penyimpangan biaya akibat dari penyesuaian harga, maka pemilik pekerjaan

dan penyedia barang/jasa bersama-sama melakukan perubahan kontrak.

Penyimpangan

Pekerjaan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Kualitas material/bahan;

• Kualifikasi tenaga kerja;

• Kualitas peralatan;

• Metode pelaksanaan/proses produksi;

• Kualitas kemasan/pengiriman;

• Kualitas bangunan/konstruksi lainnya;

• Kualitas hasil studi/analisis;

• Kualitas barang jadi;

• Kualitas layanan.

Penyimpangan

Pekerjaan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

3. Penyimpangan Kualitas

Penyimpangan kualitas dalam pelaksanaan pekerjaan

• Kegiatan pengendalian mutu yang dilaksanakan

penyedia barang/jasa.

• Material/bahan yang tidak sesuai.

• Tenaga kerja yang tidak memenuhi kualifikasi.

• Metode pelaksanaan.

Penyimpangan

Pekerjaan

Sumber : jobshiring.careerco

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Pemilik pekerjaan memerintahkan penyedia

barang/jasa untuk melakukan perbaikan. berupa :

• Perbaikan proses produksi.

• Penggantian metode pengemasan/pengiriman.

• Perbaikan atau penggantian bagian pekerjaan konstruksi yang tidak sesuai.

• Perbaikan hasil studi/analisis.

• Perbaikan atau penggantian barang.

• Perbaikan tingkat layanan.

Penyimpangan

Pekerjaan

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

3. Penyimpangan Kualitas,

• Dokumen perencanaan yang disusun akurasinya tidak mencapai 100%.

• Perubahan kondisi lapangan tempat pelaksanaan pekerjaan

• Adanya ide-ide baru yang muncul selama pelaksanaan pekerjaan.

• Adanya perubahan kebutuhan dari pemilik pekerjaan.

• Adanya perubahan peraturan yang terkait pekerjaan yang sedang dilaksanakan.

Variasi Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Alasan yang sering menjadi dasar perlunya dilakukan variasi diantaranya adalah :

• Deskripsi atas perubahan pekerjaan yang diusulkan.• Penjelasan tentang alasan pentingnya dilakukan perubahan dan manfaat• Perubahan lingkup atau kualitas yang diusulkan untuk dilakukan perubahan.• Implikasi yang timbul akibat dari dilakukannya perubahan.• Resiko yang timbul dari perubahan yang diusulkan.

Variasi Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Sebelum diterbitkan perintah untuk melakukan variasi kontrak, perlu disusun

justifikasi yang minimal mencakup hal-hal sebagai berikut :

• Perubahan lingkup pekerjaan;

• Perubahan kualitas atau karakteristik lain pada item pekerjaan;

• Perubahan kuantitas (tambah kurang) pada item pekerjaan

(bila merupakan variasi).

• Perubahan elevasi, posisi, atau dimensi pada bagian pekerjaan.

• Perubahan urutan atau waktu pelaksanaan pekerjaan.

Bilamana para pihak menyepakati untuk dilakukan variasi pada pelaksanaankontrak, maka harus dituangkan ke dalam suatu adendum kontrak.

Variasi Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Bentuk dari variasi atau kombinasi dari :

BAB IV

MEREVIU PELAKSANAAN

KONTRAK PBJ

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Rapat Berkala, Khusus dan

Reviu

Rapat Berkala

• dimana rapat berkala ini dapat dilakukan dengan interval waktu harian, mingguan, dan/atau bulanan sesuai dengan intensitas pelaksanaan pekerjaan.

Rapat Khusus

• dimana rapat ini dilakukan bilamana terdapathambatan, kendala, permasalahan, ataupenyimpangan yang terjadi pada pelaksanaanpekerjaan.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

• Risiko-risiko yang terjadi.

• Kinerja penyedia barang/jasa secara keseluruhan.

• Kinerja pelaksanaan pekerjaan terhadap waktu pelaksanaan, biaya, dan

persyaratan kualitas.

• Tingkat efektifitas organisasi dan operasional dalam pelaksanaan kontrak,

dan pendekatan prosedur dan pengendalian yang digunakan.

Rapat Berkala, Khusus dan

Reviu

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Setelah berakhirnya pekerjaan juga perlu untuk dilakukan reviu. objek untukdilakukan reviu diantaranya adalah :

Tujuannya Dokumentasi pelaksanaan Kontrak adalah :

Dokumentasi Pelaksanaan

Kontrak

• Sebagai bentuk

penerapan

akuntabilitas.

• Sebagai bahan

pembelajaran bagi

organisasi.

• Sebagai bukti-bukti apabila

terjadi perselisihan di kemudian hari.

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

Dokumen Keterangan

BA Pre Award Meeting (jika dilakukan)

SPPBJ

Dokumen Kontrak Opini hukum (jika diperlukan)

Jaminan Pelaksanaan

SK Panitia Peneliti / Project Officer / Wakil Sah PPK

SK Direksi Teknis / Pengawas Ditujukan kepada Konsultan Pengawas (jika

ada)

BA Serah Terima Lokasi (bila diperlukan)

SPMK

BA Pemeriksaan Bersama

BA Rapat Persiapan Pelaksanaan Lampiran : Dokumen Program Mutu

Surat Permohonan UM Lampiran : Rencana penggunaan UM

Surat Persetujuan UM

SPP + BAP UM Jaminan UM

Laporan Harian, Mingguan, Bulanan

Notulen Rapat Kemajuan Pekerjaan

Surat Tagihan / Invoice

Data Pendukung Kualitas (Back up Quality) (Pek.

Konstruksi)

Hasil pengujian, perhitungan teknis, dll

Data Pendukung Kuantitas (Back up Quantity) (Pek.

Konstruksi)

Hasil pengukuran, perhitungan volume, foto

pelaksanaan, dll

Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Jasa Konsultansi) Daftar hadir, bukti pengeluaran, notulen

rapat pembahasan laporan, tanda terima

laporan, dll

Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Pengadaan

Barang)

Surat jalan, faktur, dokumen custom

BA Penetapan Prestasi Pekerjaan Dibuat : Penyedia; Diperiksa : Konsultan

Pengawas (jika ada); Disetujui : PPK

SPP + BAP Prestasi (Termin / MC)

1. Dokumen yang dibutuhkan secara

umum :

Dokument

asi

Pelaksana

an Kontrak

Dokumen Keterangan

SK Panitia Peneliti

Surat Permintaan Adendum

Surat Perintah membuat Justifikasi Teknis kepada

Konsultan Pengawas (bila ada)

Jika diperlukan

BA Rapat Panitia Peneliti

BA Negosiasi Harga Jika ada item baru

Adendum Kontrak Tanda terima jaminan

pelaksanaan jika dipinjam

untuk diubah

2. Dokumen yang dibutuhkan pada perubahan kontrak :

Dokumentasi Pelaksanaan

Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

3. Dokumen yang dibutuhkan pada pemutusan kontrak :

Dokumen Keterangan

Surat Teguran Keterlambatan Berdasarkan laporan atau BA

Test Case / Uji Coba; dilakukan

teguran 1, 2, 3

BA Penelitian Permasalahan Kontrak / Show

Cause Meeting (SCM) (Konstruksi

Bangunan)

Dilakukan SCM 1, 2, 3

BA Test Case / Uji Coba Dilakukan 1, 2

BA Pengenaan Denda

Surat Pemutusan Kontrak

Surat Pencairan Jaminan Pelaksanaan

Surat Setoran Pencairan Jaminan

Pelaksanaan

Surat Usulan Daftar Hitam

Dokumentasi Pelaksanaan

Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

4. Dokumen yang dibutuhkan pada serah terima pekerjaan :Dokumen Keterangan

Surat Permohonan Serah Terima dari Penyedia

Surat Perintah kepada Konsultan Pengawas untuk

melakukan pemeriksaan

Rekomendasi Konsultan Pengawas kepada PPK Jika belum 100% harus ada informasi kapan

akan 100%

Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP Jika belum 100% harus ada informasi kapan

akan 100%

BA Rapat Pertama PPHP

BA Kunjungan Lapangan 1 (Konstruksi) Lampiran : Daftar Kerusakan atau Cacat

BA Kunjungan Lapangan 2 (Konstruksi) Lampiran : Hasil Perbaikan kerusakan atau

cacat

BA Rapat Kedua PPHP Rekomendasi pekerjaan telah 100%

BA Pemeriksaan Pekerjaan Non Konstruksi

BA Serah Terima (Pertama) Pekerjaan Tanda terima jaminan pelaksanaan dan jaminan

pemeliharaan

Surat Permintaan Serah Terima Akhir

Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP / Panitia FHO

BA Rapat PPHP / Panitia FHO

BA Pemeriksaan Kegiatan Pemeliharaan Rekomendasi pekerjaan pemeliharaan telah

100%

BA Serah Terima Akhir Pekerjaan Tanda terima jaminan pemeliharaan

SPP + BAP Uang Retensi Jika ada

Dokumentasi Pelaksanaan

Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

5. Dokumen yang dibutuhkan pada penyesuaian harga :

Dokumen Keterangan

Surat Pengajuan Pembayaran Penyesuaian Harga (Price

Adjustment Certificate)

Lampiran : back up Price

Adjustment Certificate

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan back up Price Adjustment

Certificate

BA Price Adjustment Certificate

SPP + BAP Price Adjustment Certificate

Dokumentasi Pelaksanaan

Kontrak

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J

UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J