Unit Kompetensi 20 -...
Transcript of Unit Kompetensi 20 -...
MENGENDALIKAN
PELAKSANAAN KONTRAK
PENGADAAN BARANG/JASA
Unit Kompetensi 20
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Unit Kompetensi 20 – Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
Penulis Aldy Turman
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
BAB I
PENDAHULUAN
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Mampu melaksanakan kegiatan mengendalikan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.
Tujuan Umum
Tujuan Khusus
• Mampu melakukan persiapan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.
• Mampu melakukan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.
• Mampu melakukan reviu atas pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa
Isi dan StrukturMateri danSubstansi Dokumen Kontrak
Titik Kritis Pelaksanaan Kontrak Rencana Pengendalian Kontrak Risiko dalam Pelaksanaan
Kontrak Rencana Pengendalian Kontrak Prosedur Pengendalian Kontrak Rencana Pengendalian Jadwal Rencana Pengendalian Biaya Rencana Pengendalian Kualitas Prosedur Pengendalian Kontrak
Pengukuran Pelaksanaan denganPendekatan TerintegrasiKontrak
Pengukuran Terintegrasi Monitoring Jadwal Monitoring Biaya Monitoring Kualitas Penyimpangan Pekerjaan Variasi pada Pelaksanaan
Kontrak
Rapat Berkala, Khusus, danReviu Pelaksanaan(Evaluasi) Kontrak
Dokumentasi PelaksanaanKontrak
Persiapan PengendalianKontak Pengadaan
Barang/Jasa
Pengendalian KontakPengadaan Barang/Jasa
Reviu PelaksanaanKontak Pengadaan
Barang/Jasa
Pendahuluan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Persiapan Pelaksanaan KontrakPenerimaan Hasil &
Pertanggungan
Penandatanganan Kontrak
Persiapan
Pengendalian
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Penerimaan Hasil &
Penutupan KontrakPersiapan
Pelaksanaan
Kontrak
SSUK & SSKK:
• Klausul Penyelesaian Perselisihan- Pilihan (Alternative
Dispute Resolution)- Prosedur yang
disepakati
UK 17
UK 09
Penandatanganan Kontrak
UK 22
PENERIMAAN HASIL PENUTUPAN
PERSELISIHAN PENUTUPAN KONTRAK
PELAKSANAANKONTRAK
(PENYEDIA B/J) PERMASALAHAN
KONTRAK• Definisi & Titik Kritis• Bagian dari Risiko
PENYEBAB SENGKETA (KLAIM) PILIHAN CARA PENYELESAIAN
RENC. MANAJEMEN RISIKO
UK 19
UK 20
PENGENDALIAN SEBAB PERMASALAHAN:• Penyimpangan Jadwal• Penyimpangan Biaya• Penyimpangan Kualitas• Perubahan Kontrak, dll
PERMASALAHAN KONTRAK: JENIS KEGAGALAN PELAKSANAANKONTRAK
PENYELESAIAN KEGAGALAN
PEMUTUSAN KONTRAK
PENYELESAIAN SENGKETA/PERSELISIHAN
• Litigasi• Non Litigasi
UK 21
Persiapan
Pengendalian
BAB II
MELAKUKAN PERSIAPAN
PENGENDALIAN KONTRAK PBJ
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Konsep
Dasar
Pengendalian : pengawasan atas kemajuan(tugas) dengan membandingkan hasil dansasaran secara teratur serta menyesuaikanusaha (kegiatan) dengan hasil pengawasan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Apa yang dimaksud
Pengendalian ?
‘pengendalian’ yang dimaksud sebagai berikut :
Konsep
Dasar
• Menyangkut adanya perbuatan (aktif).
• Proses membandingkan hasil dan sasaran.
• Kegiatan yang dilakukan secara teratur.
• Perlu dilakukan penyesuaian usaha (kegiatan)
dengan hasil pengawasan.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Konsep
Dasar
Tujuan Pengendalian
Memastikan bahwa sasaran/ target yang ditetapkan di dalam kontrak pengadaanbarang/jasa akan tercapai
Tujuan dalam kontrak PBJ
1. persyaratan kualitas,
2. persyaratan waktu
3. persyaratan biaya
Dokumen Kotrak umumnya memuat : Surat Perjanjian; Penawaran penyedia baran/jasa dan
Daftar Kuantitas dan Harga; Syarat-syarat Umum Kontrak; Syarat-syarat Khusus Kontrak; Spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja; Gambar-gamabar; Dokumen lainnya.
Materi dan Substansi Dokumen
Kontrak
“Pelaksanaan pengendalian kontrakpengadaan barang/jasa harus
dilakukan tanpa melampaui hakdan kewajiban masing-masing pihak
yang telah ditetapkan di dalamdokumen kontrak tersebut”
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Berupa lingkup pekerjaan,
• Persyaratan terkait :
• kualitas,
• kuantitas,
• waktu,
• biaya atau nilai, dan
• lokasi untuk suatupekerjaan.
Materi dan Substansi Dokumen
Kontrak
Dokumen kontrak PBJ memberi informasi :
Tujuan dilakukannyapengendalian pelaksanaan
kontrak pengadaanbarang/jasa.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Masukan
Material/Bahan
Tenaga Kerja
Peralatan
Proses
MetodePelaksanaan/ Proses Produksi
Kemasan danPengiriman
Keluaran
Titik Kritis Pelaksanaan
Kontrak
Bangunan/ Konstruksi lain
HasilStudi/Analisis/ Laporan
Barang Jadi
Layanan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Titik kritis dapat menjadi penyebab terjadinya risiko-risiko dalampelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.
Program Pengelolaan Risiko Pengadaan Barang/Jasa
Monitoring dan Pengendalian Risiko
Rencana Penanganan Risiko
Analisa Risiko secara Kuantitatif
Analisa Risiko secara Kualitatif
Identifikasi RisikoRencana Pengelolaan Risiko
Skema Program Pengelolaan Risiko :
Risiko dalam Pelaksanaan
Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Risiko dalam Pelaksanaan
Kontrak
Jadwal Pelaksanaan Biaya
Kualitas.Komersial dan Risiko lainnya.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Rp
• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :
Prosedur Pengendalian
Kontrak
Alternatif I
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :
Prosedur Pengendalian
Kontrak
Alternatif II
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :
Prosedur Pengendalian
Kontrak
Alternatif III
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Misalnya Prosedur pada :
Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak.
Penyusunan Rencana Mutu.
Mobilisasi.
Pembayaran.
Penetapan Prestasi Pekerjaan.
Perubahan Kontrak.
Serah Terima Pekerjaan.
Prosedur Pengendalian
Kontrak
Hubungan Subjek dan Objek secara lebih rinci dituangkan ke dalam Prosedur
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Rencana Pengendalian
Kontrak
PengendalianKontrak
Penjaminan Mutu(Quality Assurance);
Pengendalian Kualitas(Quality Control).
Instrumen dalam pelaksanaan kedua hal tersebut disebut dengan RencanaMutu (Quality Plan) yang dituangkan ke dalam Dokumen Rencana Mutu.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Latar Belakang;• Informasi Kegiatan;• Sasaran Mutu Kegiatan;• Persyaratan teknis dan
administrasi;• Struktur Organisasi;• Tugas, tanggung jawab, dan
wewenang;• Bagan Alir Pelaksanaan
Kegiatan;• Jadwal Pelaksanaan Kegiatan;
Rencana Pengendalian
Kontrak
disusun oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam kontrak sesuai dengan
karakteristik pekerjaan”Dokumen Rencana Mutu
• Jadwal Material, Peralatan, Personil, Arus Kas;
• Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian & kriteria penerimaannya;
• Daftar Kriteria Penerimaan; dan• Daftar Induk Rekaman/Bukti
Kerja.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
1. Kurva S.
2. Diagram Vektor (Vector Diagram).
3. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).
4. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).
Rencana Pengendalian
Kontrak
Metode rencana pengendalian kontrak :
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
1. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).
Contoh :
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Diagram Batang (Bar Chart Diagram).
• ketergantungan antaratahapan pekerjaan/kegiatanyang satu dengan yang lain tidak jelas;
• lintasan kritis pekerjaan tidakdapat diketahui; dan
• bila terjadi keterlambatan pekerjaan akan sulit untuk menentukan prioritas kegiatan yang akan dikoreksi.
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Informatif
• Mudah dibaca,
• Komunikasi efektif
• Mudah dibuat dansederhana.
Kelebihan : Kelemahan :
2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).
Contoh :
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).
Untuk menggambarkan :
• Bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan.
• Urutan kegiatan yang logis
• Ketergantungan antar kegiatan
• Waktu kegiatan melalui lintasan kritis.
Metode :
• Metode Jalur Kritis (Critical Path Method/CPM);
• Metode Program Evaluation and Review Technic (PERT).
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Metode Jalur Kritis(Critical Path Method/CPM);
• Aktifitas menggunakan estimasiwaktu sederhana (simple time estimate) sebagai waktupelaksanaan
• Urutan aktifitas ditetapkan sebagailintasan kritis (critical line) : “jalur yang memiliki rangkaianbeberapa aktifitas dengan total jumlah waktu pelaksanaan paling lama”
Metode Program Evaluation and Review Technic (PERT);
• Jenis aktifitas dan durasi masing-masing aktifitas.
• aktifitas berdasarkan urutan teknispekerjaan; (predecessor) dan(successor).
• aktifitas berdasarkan karakter waktu antar aktifitas; (lag time), Start to Start, Finish to Start, danFinish to Finish.
3. Diagram Vektor (Vector Diagram).
Contoh :
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
3. Diagram Vektor (Vector Diagram).
digunakan untuk penyusunan jadwalrencana pekerjaan yang jumlah aktifitasnyasedikit dan bukan merupakan urut-urutanpekerjaan, serta aktifitas yang berulang.
Diagram vektor : suatu grafik yang terdiri dari dua sumbu yaitu :•Sumbu X : menggambarkan waktu rencana pelaksanaan pekerjaan.•Sumbu Y : menggambarkan kuantitas rencana yang akan dilaksanakan.
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
4. Kurva S.
Contoh :
Rencana Pengendalian
Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
4. Kurva S.
Rencana Pengendalian
Jadwal
Kelebihan : Kelemahan :
dapat memberikan informasitentang jadwal rencana dan
jadwal aktual;
tidak tersedianya informasi tentang hubunganantar aktifitas yang satu dengan yang lain dalam
rangka penyelesaian pekerjaan.
dapat memberikan informasitentang jadwal rencana dan
realisasi biaya.
dalam hal kontrak pekerjaan pengadaanbarang/jasa yang tidak melampirkan rincian
harga per aktifitas akan mengalami kesulitan di dalam penerapannya.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Rencana Pengendalian
Jadwal
jadwal pelaksanaan lainnya yang mendukung, yaitu :
Jadwal Peralatan
Jadwal Personil;
Jadwal Material;
Jadwal Pengujian.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Rencana Pengendalian
Jadwal
Pemilik pekerjaan, berperan dalampenjaminan mutu, bertugas untuk
menetapkan jadwal antaranya adalah :
Jadwal PemeriksaanPengendalian Mutu.
Jadwal RapatPersiapan Pelaksanaan Kontrak.
Jadwal Rapatberkala dan Rapat Khusus.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Rencana pengendalian biaya dilakukan oleh Penyedia
• Pengendalian biaya adalah dengan menyusun Rencana Arus Kas.
• Rencana Arus Kas yang disusun harus sesuai dengan standarkeuangan yang berlaku dan diberikan kepada pemilik pekerjaan.
• Rencana Arus Kas dapat memberikan gambaran penyedia barang/jasamelakukan pengelolaan keuangan terkait kontrak pekerjaan PBJ.
Rencana Pengendalian
Biaya
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
1. Rencana pemasukan,
2. Rencana pengeluaran,
Rencana Pengendalian
Biaya
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Hal tercantum dalam Rencana Arus Kas adalah :
yang diperoleh dari :
• Pembayaran uang muka.
• Pembayaran prestasi pekerjaan (bisa dilakukandengan termin, atau bulanan, atau sekaligus).
• Biaya yang diperoleh dari manajemen perusahaanpenyedia barang/jasa.
dengan memperhatikan :
• Kewajiban kepada sub penyedia atau sub kontraktor.
• Kewajiban kepada pekerja.
• Kewajiban asuransi.
• Kewajiban bank.
Rencana Pengendalian
Biaya
Rencana pengendalian biaya dilakukan Pemilik pekerjaan diantaranya adalah :
Menjamin ketersediaan
anggaran terkait kontrak pengadaan
barang/jasa
Menetapkan prosedur
pembayaran prestasi pekerjaan kepada penyedia
barang/jasa.
Menyetujui Rencana Arus Kas
yang diusulkan oleh penyedia
barang/jasa.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Prinsipnya, kegiatan pengendalian mutu, dalam hal iniberupa pengendalian kualitas, oleh penyedia barang/jasaadalah melalui pengujian.
• Pengujian yang dilakukan adalah dengan caramembandingkan antara sumber daya : (masukan/input); metode pelaksanaan/proses produksi, kemasan, dan pengiriman (proses); danhasil pekerjaan (keluaran/output); denganpersyaratan kualitas yang ada.
Rencana Pengendalian
Kualitas
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Dalam penyusunan rencana pengendalian kualitas, hal-hal yang dapat dilakukan oleh Penyedia
diantaranya sebagai berikut :
Rencana Pengendalian
Kualitas
1. Menetapkan unsur fungsi pengendali kualitas (quality controller) didalam organisasi penyedia barang/jasa.
2. Menyediakan peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pengendalian kualitas
3. Menetapkan daftar/formulir pengujian kualitas.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Keterangan :Pemeriksaan kualitas tidak identik dengan pengujian kualitas yang menjadi tanggung jawabpenyedia barang/jasa. Pemeriksaan kualitas yang dimaksud adalah pemeriksaan terhadapkegiatan pengendalian kualitas, baik langsung maupun melalui dokumen pengujian kualitas.
Rencana Pengendalian
Kualitas
Rencana pengendalian kualitas yang dilakukan olehpemilik pekerjaan adalah :
1 Memeriksa dan menyetujui usulan penyedia barang/jasa atas fungsipengendali kualitas pada organisasi penyedia barang/jasa, peralatan yang dibutuhkanuntuk pengendalian kualitas, dan daftar/formulir pengujian kualitas.
2. Menetapkan prosedur pemeriksaan kualitas.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
BAB III
MELAKUKAN PENGENDALIAN
KONTRAK PBJ
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Biaya
Kualitas Waktu
Metode yang digunakan untuk analisis secara terintegrasi adalahMetode Nilai Hasil (Earned Value Method).
Pengukuran Dengan Pendekatan
Terintegrasi
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Pengukuran Dengan Pendekatan
Terintegrasi
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Metode Nilai Hasil, terdapat tiga dimensi sebagai parameter analisis yaitu :
Planned Value(PV),
Planned Value(PV),
Actual Cost(AC),
BerdasarkanKontrak
BerdasarkanKontrak
Berdasarkanlaporan
Akuntansi
Perhitungan besaran varian atau penyimpangan biaya dan jadwal yang dapatmemberikan informasi kinerja pengelolaan biaya dan jadwal, yaitu :
Varian Jadwal (Schedule Varians = SV) Varian Biaya (Cost Varians = CV) Indeks Kinerja Jadwal dan Biaya Proyeksi Jadwal dan Biaya untuk
Penyelesaian Pekerjaan
SV = EV – PV
CV = EV – AC
SPI = _EV_PV
CPI = _EV_AC
• Anggaran tersisa = BAC – EV• ETC = Anggaran tersisa / CPI.• EAC = AC + ETC.
Pengukuran Dengan Pendekatan
Terintegrasi
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Nilai atau bobot aktual kemajuan pekerjaan.• Status tanggal data aktual pelaksanaan (cut off date).• Informasi tentang pihak yang menyusun data aktual
pelaksanaan.• Validasi data aktual pelaksanaan.
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Hal yang penting dicantumkan dalam menyusunjadwal actual pelaksanaan pekerjaan :
1. Diagram Batang (Bar Chart Diagram).
Contoh :
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
2. Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram).
Contoh :
Pada contoh di atas, aktifitas dengan durasi rencana pelaksanaan digambarkan dengan warna hitam. Aktifitas dengan durasi aktual yang sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna biru. Sedangkan
aktifitas dengan durasi aktual yang tidak sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna merah.
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
3. Diagram Vektor (Vector Diagram).
Contoh :
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
4. Kurva S.
Contoh :
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Selain jadwal pelaksanaan secara umum, penyedia barang/jasa juga
perlu melakukan pemutakhiran data terhadap :
1. Jadwal Peralatan;
2. Jadwal Personil;
3. Jadwal Material; dan
4. Jadwal Pengujian.
Monitoring Jadwal
Sumber : Harvard Business
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Pemilik pekerjaan melaksanakan penjaminan mutu meliputi :
• Mereviu prosedur pembayaran prestasi pekerjaan kepada
penyedia barang/jasa.
• Memeriksa Laporan Arus Kas.
Monitoring Jadwal
Monitoring Jadwal
Kesesuaian penggunaan uang muka dengan rencanapenggunaan uang muka yang telah disetujui.
Kemungkinan adanya pengalihan uang muka untuk pekerjaan lain yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada sub penyedia barang/jasa atau sub kontraktor yang belum atau telah dilunasi.
Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada pihak lainnya.
Dari Laporan Arus Kas ini dapat diperoleh informasi diantaranya adalah :
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Tabel Pelaksanaan monitoring kualitas :
No. Pengujian Barang Pekerjaan Konstruksi
Jasa lainnya Jasa Konsultansi
1. Material / Bahan √ √ √ N/A
2. Tenaga Kerja √ X X X
3. Peralatan √ √ √ N/A
4.Metode Pelaksanaan /
Proses Produksi√ √ √ X
5. Kemasan / Pengiriman √ N/A N/A N/A
6.Bangunan / Konstruksi
lainnyaN/A √ N/A N/A
7. Hasil Studi /Analisis N/A N/A N/A √
8. Barang Jadi √ N/A N/A N/A
9. Layanan lainnya N/A N/A √ N/A
Keterangan :
√ : pengujian dilakukan oleh penyedia barang/jasa atau produsen.
X : pengujian dilakukan oleh pemilik pekerjaan.
N/A : tidak terkait dengan pekerjaan tersebut.
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Cara pengendalian kualitias ialah :
• Meneliti sertifikat uji kualitas.
• Memeriksa pelaksanaan pengendalian kualitas
yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
• Melakukan Uji Petik (Sampling).
n = _____N_____
1+(Ne²)
n = jumlah benda uji (sample)
N = jumlah populasi
e = margin kesalahan yang diijinkan ataspengambilan benda uji (sample) (%)
n = ³√ N
n = jumlah benda uji (sample)
N = jumlah populasi
Monitoring Jadwal
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
1. Penyimpangan Jadwal, penanganan yang umum dilakukan :
• Percepatan waktu pelaksanaan (crash program).
• Revisi jadwal rencana pelaksanaan (re-scheduling).
• Revisi metode pelaksanaan (re-engineering).
• Kesepakatan Tiga Pihak (Three Parties Agreement).
• Pemutusan Kontrak
Penyimpangan
Pekerjaan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
2. Penyimpangan Biaya
Upaya penanganan yang dilakukan oleh pemilik pekerjaan atas
penyimpangan biaya akibat kesalahan penyedia b/j adalah :
• Menerbitkan surat teguran kepada penyedia barang/jasa.
• Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk segera menggunakan
uang muka sesuai rencana penggunaan uang muka.
• Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk melakukan revisi
Rencana Arus Kas.
Penyimpangan
Pekerjaan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
2. Penyimpangan Biaya
Sedangkan upaya penanganan yang dapat dilakukan oleh penyedia barang/jasa atas
kesalahan pemilik pekerjaan adalah :
• Meminta pemilik pekerjaan melaksanakan prosedur pembayaran yang telah
disepakati dalam dokumen kontrak pengadaan barang/jasa.
• Mengusulkan revisi Rencana Arus Kas.
• Meminta pemilik pekerjaan untuk memberikan kompensasi kepada penyedia
Untuk penyimpangan biaya akibat dari penyesuaian harga, maka pemilik pekerjaan
dan penyedia barang/jasa bersama-sama melakukan perubahan kontrak.
Penyimpangan
Pekerjaan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Kualitas material/bahan;
• Kualifikasi tenaga kerja;
• Kualitas peralatan;
• Metode pelaksanaan/proses produksi;
• Kualitas kemasan/pengiriman;
• Kualitas bangunan/konstruksi lainnya;
• Kualitas hasil studi/analisis;
• Kualitas barang jadi;
• Kualitas layanan.
Penyimpangan
Pekerjaan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
3. Penyimpangan Kualitas
Penyimpangan kualitas dalam pelaksanaan pekerjaan
• Kegiatan pengendalian mutu yang dilaksanakan
penyedia barang/jasa.
• Material/bahan yang tidak sesuai.
• Tenaga kerja yang tidak memenuhi kualifikasi.
• Metode pelaksanaan.
Penyimpangan
Pekerjaan
Sumber : jobshiring.careerco
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Pemilik pekerjaan memerintahkan penyedia
barang/jasa untuk melakukan perbaikan. berupa :
• Perbaikan proses produksi.
• Penggantian metode pengemasan/pengiriman.
• Perbaikan atau penggantian bagian pekerjaan konstruksi yang tidak sesuai.
• Perbaikan hasil studi/analisis.
• Perbaikan atau penggantian barang.
• Perbaikan tingkat layanan.
Penyimpangan
Pekerjaan
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
3. Penyimpangan Kualitas,
• Dokumen perencanaan yang disusun akurasinya tidak mencapai 100%.
• Perubahan kondisi lapangan tempat pelaksanaan pekerjaan
• Adanya ide-ide baru yang muncul selama pelaksanaan pekerjaan.
• Adanya perubahan kebutuhan dari pemilik pekerjaan.
• Adanya perubahan peraturan yang terkait pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
Variasi Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Alasan yang sering menjadi dasar perlunya dilakukan variasi diantaranya adalah :
• Deskripsi atas perubahan pekerjaan yang diusulkan.• Penjelasan tentang alasan pentingnya dilakukan perubahan dan manfaat• Perubahan lingkup atau kualitas yang diusulkan untuk dilakukan perubahan.• Implikasi yang timbul akibat dari dilakukannya perubahan.• Resiko yang timbul dari perubahan yang diusulkan.
Variasi Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Sebelum diterbitkan perintah untuk melakukan variasi kontrak, perlu disusun
justifikasi yang minimal mencakup hal-hal sebagai berikut :
• Perubahan lingkup pekerjaan;
• Perubahan kualitas atau karakteristik lain pada item pekerjaan;
• Perubahan kuantitas (tambah kurang) pada item pekerjaan
(bila merupakan variasi).
• Perubahan elevasi, posisi, atau dimensi pada bagian pekerjaan.
• Perubahan urutan atau waktu pelaksanaan pekerjaan.
Bilamana para pihak menyepakati untuk dilakukan variasi pada pelaksanaankontrak, maka harus dituangkan ke dalam suatu adendum kontrak.
Variasi Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Bentuk dari variasi atau kombinasi dari :
BAB IV
MEREVIU PELAKSANAAN
KONTRAK PBJ
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Rapat Berkala, Khusus dan
Reviu
Rapat Berkala
• dimana rapat berkala ini dapat dilakukan dengan interval waktu harian, mingguan, dan/atau bulanan sesuai dengan intensitas pelaksanaan pekerjaan.
Rapat Khusus
• dimana rapat ini dilakukan bilamana terdapathambatan, kendala, permasalahan, ataupenyimpangan yang terjadi pada pelaksanaanpekerjaan.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
• Risiko-risiko yang terjadi.
• Kinerja penyedia barang/jasa secara keseluruhan.
• Kinerja pelaksanaan pekerjaan terhadap waktu pelaksanaan, biaya, dan
persyaratan kualitas.
• Tingkat efektifitas organisasi dan operasional dalam pelaksanaan kontrak,
dan pendekatan prosedur dan pengendalian yang digunakan.
Rapat Berkala, Khusus dan
Reviu
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Setelah berakhirnya pekerjaan juga perlu untuk dilakukan reviu. objek untukdilakukan reviu diantaranya adalah :
Tujuannya Dokumentasi pelaksanaan Kontrak adalah :
Dokumentasi Pelaksanaan
Kontrak
• Sebagai bentuk
penerapan
akuntabilitas.
• Sebagai bahan
pembelajaran bagi
organisasi.
• Sebagai bukti-bukti apabila
terjadi perselisihan di kemudian hari.
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
Dokumen Keterangan
BA Pre Award Meeting (jika dilakukan)
SPPBJ
Dokumen Kontrak Opini hukum (jika diperlukan)
Jaminan Pelaksanaan
SK Panitia Peneliti / Project Officer / Wakil Sah PPK
SK Direksi Teknis / Pengawas Ditujukan kepada Konsultan Pengawas (jika
ada)
BA Serah Terima Lokasi (bila diperlukan)
SPMK
BA Pemeriksaan Bersama
BA Rapat Persiapan Pelaksanaan Lampiran : Dokumen Program Mutu
Surat Permohonan UM Lampiran : Rencana penggunaan UM
Surat Persetujuan UM
SPP + BAP UM Jaminan UM
Laporan Harian, Mingguan, Bulanan
Notulen Rapat Kemajuan Pekerjaan
Surat Tagihan / Invoice
Data Pendukung Kualitas (Back up Quality) (Pek.
Konstruksi)
Hasil pengujian, perhitungan teknis, dll
Data Pendukung Kuantitas (Back up Quantity) (Pek.
Konstruksi)
Hasil pengukuran, perhitungan volume, foto
pelaksanaan, dll
Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Jasa Konsultansi) Daftar hadir, bukti pengeluaran, notulen
rapat pembahasan laporan, tanda terima
laporan, dll
Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Pengadaan
Barang)
Surat jalan, faktur, dokumen custom
BA Penetapan Prestasi Pekerjaan Dibuat : Penyedia; Diperiksa : Konsultan
Pengawas (jika ada); Disetujui : PPK
SPP + BAP Prestasi (Termin / MC)
1. Dokumen yang dibutuhkan secara
umum :
Dokument
asi
Pelaksana
an Kontrak
Dokumen Keterangan
SK Panitia Peneliti
Surat Permintaan Adendum
Surat Perintah membuat Justifikasi Teknis kepada
Konsultan Pengawas (bila ada)
Jika diperlukan
BA Rapat Panitia Peneliti
BA Negosiasi Harga Jika ada item baru
Adendum Kontrak Tanda terima jaminan
pelaksanaan jika dipinjam
untuk diubah
2. Dokumen yang dibutuhkan pada perubahan kontrak :
Dokumentasi Pelaksanaan
Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
3. Dokumen yang dibutuhkan pada pemutusan kontrak :
Dokumen Keterangan
Surat Teguran Keterlambatan Berdasarkan laporan atau BA
Test Case / Uji Coba; dilakukan
teguran 1, 2, 3
BA Penelitian Permasalahan Kontrak / Show
Cause Meeting (SCM) (Konstruksi
Bangunan)
Dilakukan SCM 1, 2, 3
BA Test Case / Uji Coba Dilakukan 1, 2
BA Pengenaan Denda
Surat Pemutusan Kontrak
Surat Pencairan Jaminan Pelaksanaan
Surat Setoran Pencairan Jaminan
Pelaksanaan
Surat Usulan Daftar Hitam
Dokumentasi Pelaksanaan
Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
4. Dokumen yang dibutuhkan pada serah terima pekerjaan :Dokumen Keterangan
Surat Permohonan Serah Terima dari Penyedia
Surat Perintah kepada Konsultan Pengawas untuk
melakukan pemeriksaan
Rekomendasi Konsultan Pengawas kepada PPK Jika belum 100% harus ada informasi kapan
akan 100%
Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP Jika belum 100% harus ada informasi kapan
akan 100%
BA Rapat Pertama PPHP
BA Kunjungan Lapangan 1 (Konstruksi) Lampiran : Daftar Kerusakan atau Cacat
BA Kunjungan Lapangan 2 (Konstruksi) Lampiran : Hasil Perbaikan kerusakan atau
cacat
BA Rapat Kedua PPHP Rekomendasi pekerjaan telah 100%
BA Pemeriksaan Pekerjaan Non Konstruksi
BA Serah Terima (Pertama) Pekerjaan Tanda terima jaminan pelaksanaan dan jaminan
pemeliharaan
Surat Permintaan Serah Terima Akhir
Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP / Panitia FHO
BA Rapat PPHP / Panitia FHO
BA Pemeriksaan Kegiatan Pemeliharaan Rekomendasi pekerjaan pemeliharaan telah
100%
BA Serah Terima Akhir Pekerjaan Tanda terima jaminan pemeliharaan
SPP + BAP Uang Retensi Jika ada
Dokumentasi Pelaksanaan
Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
5. Dokumen yang dibutuhkan pada penyesuaian harga :
Dokumen Keterangan
Surat Pengajuan Pembayaran Penyesuaian Harga (Price
Adjustment Certificate)
Lampiran : back up Price
Adjustment Certificate
Rekomendasi Hasil Pemeriksaan back up Price Adjustment
Certificate
BA Price Adjustment Certificate
SPP + BAP Price Adjustment Certificate
Dokumentasi Pelaksanaan
Kontrak
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J
UK 20M e n g e n d a l i k a n P e l a k s a n a a n K o n t r a k P B J