Post on 14-Mar-2019
Sidang Tugas Akhir
Pembuatan Aplikasi untuk
Mengelola Persediaan Barang
Farmasi pada Rumah Sakit ABC Farmasi pada Rumah Sakit ABC
dengan Fitur Alert dan ReportingBakhtiyar Hadi Prakoso
(5206100023)
Dosen Pembimbing:
1. Mahendrawati ER, S.T. MSc. Ph.D.
2. Danu Pranantha, S.T. MSc.
Latar Belakang
• Masalah yang sering timbul pada bagian
logistik rumah sakit ABC adalah proses
pencatatan masih manual.
Suplier/ Unit-unit Bagian logistik
Suplier/ distributor
obat
informasiinformasi
barang
Latar Belakang
• Akibatnya:– Beban kerja dari bagian logistik menjadi tinggi
– Menyulitkan bagi bagian logistik untuk memantau stok item dan item apa yang harus dipesan.
– Kesulitan dalam melihat transaksi detail pembelian barang danmenganalisa performa logistik dalam memenuhi permintaandari unit maupun kinerja suplier dalam memenuhi permintaandari unit maupun kinerja suplier dalam memenuhi permintaanlogistik
– Pengelolalan tidak maksimal karena tidak adanya perhitungansecara rinci kapan barang tersebut di pesan dan berapabesarnya
– Menurunya tingkat layanan sebagai akibat dari seringnyaterjadi stock out
Latar Belakang
• Solusinya membangun sistem yang
– Dapat Menghitung nilai ROP dan safety stock untuk
menentukan item mana saja yang seharusnya di pesan
– Dapat menghitung nilai besarnya pemesanan barang
dengan mencari nilai EOQ dari masing-masing item dengan mencari nilai EOQ dari masing-masing item
– Dapat mengetahui nilai stok, mengetahui performa logistik
maupun suplier dalam memenuhi permintaan, serta
melihat pengeluaran pembelian barang
Perumusan masalah
• Bagaimana menerapkan perhitungan Safety Stock, ROP pada sistem untuk menghitung dan menentukanpersediaan dan titik pemesanan barang?
• Bagaimana menerapkan perhitungan EOQ pada sistemuntuk menentukan besarnya pemesanan barang? untuk menentukan besarnya pemesanan barang?
• Bagaimana membuat sistem yang dapat digunakanpihak logistik dalam:– Mengetahui besarnya nilai stok yang dimiliki saat ini
– Mengetahui performa logistik dalam menangani permintaan dari unit
– Menilai kinerja supplier dalam memenuhi permintaan unit
– Serta melihat detail pengeluaran yang dilakukan oleh pihak logistik
Tujuan
• Membuat suatu sistem yang dapat membantu
pihak manajemen logistik dalam mengelola
persediaan barang.
• Menerapakan metode ROP dalam Safety • Menerapakan metode ROP dalam Safety
Stock, serta pembuatan reporting dalam
menyelesaikan permasalahan yang terjadi
pada bagian logistik rumah sakit ABC
Relevansi/manfaat
• Diharapkan dengan dengan pengerjaan Tugas
Akhir ini dapat bermanfaat bagi unit logistik
rumah sakit ABC dalam meringankan beban
kerja dan dapat mempermudah mengelolakerja dan dapat mempermudah mengelola
proses bisnis dalam manajemen persediaan
barang.
Batasan masalah
• Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL.
• Data yang digunakan untuk penelitian tugas akhir
ini adalah berupa data persediaan barang-barangini adalah berupa data persediaan barang-barang
farmasi pada bagian logistik rumah sakit ABC.
• Yang termasuk barang-barang farmasi antara lain:
obat-obatan dan barang-barang habis pakai
(jarum suntik, selang infus, spuit, dsb).
Dasar Teori
• ROP
– Merupakan suatu tingkat persediaan dimanapemesanan harus dilakukan kembali untukmenjaga agar persediaan tetap ada selamaleadtime berlangsung.leadtime berlangsung.
– Beberapa faktor yang mempengaruhi besarnyaROP antara lain adalah konsumsi dari persediaanselama leadtime dan besar safety stock
ROP = Konsumsi Normal Selama Leadtime +
Safety Stock
Dasar Teori
• EOQ(Economic Order Qauntity)– EOQ digunakan untuk mencari besarnya pemesanan
barang
• Keterangan:– Q : besar pemesanan optimal
– D : Permintaan tahunan
– Cb: Biaya per unit
– h : biaya penyimpanan
Dasar Teori
• Safety Stock
– Merupakan batas minimum dari persedian yang
harus ada pada gudang penyimpanan.
– Fungsinya untuk melindungi kesalahan dalam
memprediksi permintaan selama lead time.memprediksi permintaan selama lead time.
– Besarnya tergantung pada ketidakpastian pasokan
maupun permintaan
Dasar Teori
– Nilai dari safety stock dapat dihitung dengan
menggunakan rumus.
SS = Z x sdl
– Dimana– Dimana
• Z : Suatu nilai dari tabel distribusi normal standar yang
berkorelasi dengan probabilitas tertentu. Nilai Z
biasanya diterjemahkan dari keputusan manajemen.
• sdl : Standar deviasi permintaan selama lead time
Dasar Teori
– Nilai dari sdl diperoleh dari
Dimana d adalah demand selama leadtime, sl danDimana d adalah demand selama leadtime, sl dan
adalah standar deviasi lead time dan sd adalah
standar deviasi permintaan per periode
Dasar Teori
• Reporting– Report merupakan sebuah dokumen yang ditujukan
untuk beberapa orang yang spesifik. Report seringdigunakan untuk menampilkan hasil dari penelitianmaupun penyelidikan
– Biasanya report mengandung unsur-unsur persuasif– Biasanya report mengandung unsur-unsur persuasifberisi tentang table, grafik, gambar, maupun suara, yang isinya mengajak pembaca untuk melakukantindakan.
– Report dapat digunakan untuk mengetahui performaatau menganalisis suatu area tertentu dalam sebuahorganisasi
Metodologi
Perancangan dan Implementasi
• Proses Bisnis Bagian Logistik Rumah Sakit ABC
unit meminta logistik suplier
gudanglogistik unit
Me
ng
irimke
un
it jikab
arn
ag
terse
dia
Perancangan dan Implementasi
• Aplikasi mempunyai dua aktor utama
• Logistik mempunyai fitur:
– Melihat persediaan barang dan titik ROP
– Menentukan besarnya pesanan barang (EOQ)– Menentukan besarnya pesanan barang (EOQ)
– Memasukkan data pemesanan barang
– Menyetujui pemesanan barang
– Menyetujui permintaan unit
– Membuat laporan
Perancangan dan Implementasi
• Unit mempunyai fitur:
– Memasukkan data permintaan barang
– Memasukkan data permintaan pasien
Perancangan dan Implementasi
• Alur input proses dan output pada aplikasi
Unit (permintaanpasien)
Logistik (data
Sistem
Unit (data permintaan)
Logistik (data pembelian)
Nilai ROP , EOQ &
Reporting
Perancangan dan Implementasi
• Perhitungan ROP
ROP = Konsumsi Normal Selama Leadtime +
Safety StockSafety Stock
Perancangan dan Implementasi
• Perhitungan Safety Stock– Sdl x z
– Dengan nilai z = 0.84 berdasarakan nilai service level 80%
– Sdl dididapatkan dari
– Dimana d adalah rata-rata permintaan pasien selama, l merupakan standart deviasi leadtime sl dan adalahstandar deviasi lead time dan sd adalah standar deviasipermintaan per periode.
– Data-data diatas didapatkan dari periode selama tahun2010
Perancangan dan Implementasi
• Didalam Tugas Akhir ini hasil perhitungan standardeviasi untuk permintaan dibagi dengan
• dimana n adalah jumlah hari kerja selama satu• dimana n adalah jumlah hari kerja selama satuminggu
• Hal ini perlu dilakukan karena data yang diperoleh berupa data permintaan mingguansehingga perlu dirubah ke dalam harian agar bisadimasukkan ke dalam hitungan ROP.
Perancangan dan Implementasi
• Perhitungan EOQ
– Economic Order Quantity dihitung dengan menggunakanrumus
– Rumus-rumus tersebut dengan mempertimbangkan nilaiholding cost h , order cost(Cb) , serta . Berdasarkan survey pengambilan data didapatkan nilai dari holding costsebesar 2% dari harga beli barang, order cost sebesar 2% dari harga beli barang. Serta nilai merupakan demand tahunan h data permintaan tahun 2010.
Perancangan dan Implementasi
• Reporting dibuat dengan mengumpulkan data dari tabel-tabel yang ada didalam data base kedalam satu tabel
• Proses diatas dilakukan dengan menggunakanfitur view didalam MySQLfitur view didalam MySQL
• Selanjutnya Reporting dibuat denganmengguanakan tool PHP report Maker. Data yang diambil berasal dari tabel view yang dibuat.
• Hasil dari PHP report maker berupa file PHP yang dapat digunakan untuk melihat report
Uji coba dan analisis
• Data yang digunakan ujicoba berasal dari unit R. Inap, Rawat Inap, Poli Bedah, PoliOnkomedik, dan Radiologi
• Data barang farmasi yang digunakan adalah• Data barang farmasi yang digunakan adalah
– Dolac 30 (obat)
– Gastridin Inj (obat)
– PZ 100cc (bahan habis pakai)
– Spuit 3 cc (bahan habis pakai)
– Spuit 20 cc (bahan habis pakai)
• Lingkugan uji cobaPerangkat Keras Spesifikasi
Prosesor Intel Core i3-330M 2.13 GHz
Memori DDR3, 2GB
Hardisk 250GB
Motherboard Dell 0CHFD
Vga Intel (R) HD GraphicsVga Intel (R) HD Graphics
Teknologi Versi
Web server Xampp 1.7.3
Browser Mozilla Firefox 3.6.8
Sistem Operasi Windows 7 , 32 bit
Uji coba dan analisis
• Uji coba yang dilakukan
– Uji coba ROP
– Uji coba EOQ
– Uji coba Reporting– Uji coba Reporting
Uji coba dan analisis
• Uji coba ROP
– Data yang digunakan satu tahun
Uji coba dan analisis
– Hasil perhitungan secara manual
namarata2
demandrata2
leadtime sd-demand sd-leadttimeSs
(safety stock) ROP
Dolac 30 1.1714 1.3027 5.5881 0.6177 5.1252 6.6512Gastridin Gastridin inj 1.3182 0.4867 0.4767 0.9829 0.9678 1.6093
PZ 100 cc 3.9963 1.2692 14.3834 0.5335 13.7290 18.8012
Spuit 3cc 5.3078 1.2000 17.8942 0.6455 16.7154 23.0847
Spuit 20cc 2.2234 1.3889 6.9900 0.5016 6.9829 10.0710
Uji coba dan analisis
• Analisa
– Dari perbandingan hasil perhitungan sistem
dengan perhitungan secara manual. Dapat
dibandingkan bahwa nilai ss(safety stock) dandibandingkan bahwa nilai ss(safety stock) dan
ROP yang diperoleh perhitungan aplikasi sama
dengan hasil perhitungan secara manual. Ini dapat
disimpulkan bahwa perhitungan ROP pada aplikasi
yang dibuat sudah valid
Uji coba dan analisis
• Uji coba EOQ– Dolac 30
Uji coba dan analisis
– Gastridin Inj
Uji coba dan analisis
• Spuit 20 cc
Uji coba dan analisis
– Spuit 3 cc
Uji coba dan analisis
• Hasil Perhitungan secara manual
NAMA_BARA
NG DEMAND HOLDINGCOST ORDERCOST EOQ
Dolac 30 538 484 484 32.80244
Gastridin inj 201 340 340 20.04994
PZ 100 cc 3217 161 161 80.21222
Spuit 20 cc 2677 144 144 73.17103
Spuit 3 cc 6502 24 24 114.0351
Uji coba dan analisis
• Analisa
– Dari perbandingan hasil perhitungan yang
dilakukan secara manual (Microsoft Excel)
maupun dengan menggunakan aplikasi, maupun dengan menggunakan aplikasi,
didapatkan adanya kesamaan nilai. Dapat di
simpulkan bahwa perhitungan nilia EOQ pada
aplikasi dapat dikatan valid
Uji coba dan analisis
• Report stok barang
Uji coba dan analisis
• Report permintaan unit
• Analisa
– Dari hasil analisa dapat diketahui stok kondisi barang
yang ada saat ini baik itu didalam gudang maupun di
dalam masing-masing unit.
– Jumlah stok barang akan dikalikan dengan harga
masing-masing item barang. Dari report ini bagian
logistik akan bisa menilai berapa besar aset barang-
barang farmasi yang dimiliki oleh rumah sakit
– Dengan adanya grafik akan mempermudah melihat
distribusi dari aset barang dari masing-masing unit
Uji coba dan analisis
• Report permintaan unit
Uji coba dan analisis
• Grafik barang stockout
• Analisa– Dari hasi report dapat diketahui secara detail
barang-barang apa saja yang tidak bisa dipenuhioleh logistik serta unit yang bersangkutan
– Grafik diatas digunakan untuk membantu melihatlaporan dengan mengetahui perbandingan tingkatstockout barang pada masing-masing unit.stockout barang pada masing-masing unit.
– Semakin banyak jumlah barang yang stouckout, maka semakin buruk kinerja dari logistik.
– Dan dengan mengetahui unit yang paling banyakmengalami stockout maka logistik akan dapatmengambil keputusan untuk meningkatkan stock barang yang dimiliki unit bersangkutan sehinggastockout dapat diminimalisasi
• Pembelian barang
• Grafik tingkat barang yang tidak terpenuhi
• Grafik pengeluran pembelian barang
• Analisa
– Dari report diatas dapat diketahui secara
detail tingkat barang yang tidak dapat
dipenuhi oleh pemasok.
– Report dapat digunakan untuk mengetahui– Report dapat digunakan untuk mengetahui
rincian pesanan barang dari masing-masing
serta besarnya biaya untuk pembelian
barang dari masing-masing pemasok.
– Dari grafik tingkat barang yang tidak terpenuhitersebut bagian logistik akan bisa menilai kinerja darisuplier, seberapa besar tingkat pemenuhannya.
– Semakain sering banyak barang yang tidak dapatdipenuhi oleh suplier maka akan semakin burukkinerja dari suplier tersebut. kinerja dari suplier tersebut.
– Dari sini pihak manajemen akan dapat mengambilkeputusan supplier terbaik mana yang dapat dijadikanrekanan bisnis.
– Grafik pengeluaran pembelian barang akanmempermudah dalam melihat pengeluaran barangpada masing-masing supplier.
penutup
• Kesimpulan
– Penggunaan alert ROP dapat membantu bagianlogistik dalam memantau barang apa saja yang seharusnya dipesan.
– Dengan menghitung nilai EOQ dapat membantu pihak– Dengan menghitung nilai EOQ dapat membantu pihaklogistik dalam menentukan besar pemesanan barang.
– Dengan mengetahui transaksi-transaksi detail yang dihasilkan oleh proses report, dapat diketahuiperforma dari suplier dengan melihat salah satukomponen penting yaitu tingkat pemenuhan barangpada masing-masing suplier.
penutup
– Adanya fitur reporting bermanfaat bagi bagian logistikdalam menilai kinerja bagian logistik itu sendiri, dengan melihat besarnya pemenuahan barang yang dilakukan oleh bagian logistik ke masing-masing unit
– Fitur reporting dapat digunakan untuk mengetahuibesar stok barang pada masing-masing unit. Denganbesar stok barang pada masing-masing unit. Denganmengetahui nilai stok yang ada pada masing-masingunit tersebut dimungkinkan untuk menghitung nilaibarang yang ada didalam rumah sakit.
– Penggunaan reporting dapat digunakan untukmengetahui besarnya pengeluaran rumah sakit secararinci yang disebabkan oleh pembelian barang kesuplier.
penutup
• Saran
– Data yang digunakan pada aplikasi ini bersumber
sepenuhnnya pada data Rumah Sakit ABC, oleh karena
itu produk tugas akhir akan berjalan baik jika
didukung dengan kesiapan data yang lengkap dandidukung dengan kesiapan data yang lengkap dan
akurat.
– Perhitungan ROP pada aplikasi ini masih dalam
berdasarkan data rekap permintaan satu minggu,
untuk lebih akurat dalam mencari nilai ROP sebaiknya
data yang digunakan adalah data permintaan harian.
Terima Kasih