SidangTugasAkhir PembuatanAplikasiuntuk ... · Ujicobadananalisis – Hasilperhitungansecaramanual...

Sidang Tugas Akhir

Pembuatan Aplikasi untuk

Mengelola Persediaan Barang

Farmasi pada Rumah Sakit ABC Farmasi pada Rumah Sakit ABC

dengan Fitur Alert dan ReportingBakhtiyar Hadi Prakoso

(5206100023)

Dosen Pembimbing:

1. Mahendrawati ER, S.T. MSc. Ph.D.

2. Danu Pranantha, S.T. MSc.

Latar Belakang

• Masalah yang sering timbul pada bagian

logistik rumah sakit ABC adalah proses

pencatatan masih manual.

Suplier/ Unit-unit Bagian logistik

Suplier/ distributor

obat

informasiinformasi

barang

Latar Belakang

• Akibatnya:– Beban kerja dari bagian logistik menjadi tinggi

– Menyulitkan bagi bagian logistik untuk memantau stok item dan item apa yang harus dipesan.

– Kesulitan dalam melihat transaksi detail pembelian barang danmenganalisa performa logistik dalam memenuhi permintaandari unit maupun kinerja suplier dalam memenuhi permintaandari unit maupun kinerja suplier dalam memenuhi permintaanlogistik

– Pengelolalan tidak maksimal karena tidak adanya perhitungansecara rinci kapan barang tersebut di pesan dan berapabesarnya

– Menurunya tingkat layanan sebagai akibat dari seringnyaterjadi stock out

Latar Belakang

• Solusinya membangun sistem yang

– Dapat Menghitung nilai ROP dan safety stock untuk

menentukan item mana saja yang seharusnya di pesan

– Dapat menghitung nilai besarnya pemesanan barang

dengan mencari nilai EOQ dari masing-masing item dengan mencari nilai EOQ dari masing-masing item

– Dapat mengetahui nilai stok, mengetahui performa logistik

maupun suplier dalam memenuhi permintaan, serta

melihat pengeluaran pembelian barang

Perumusan masalah

• Bagaimana menerapkan perhitungan Safety Stock, ROP pada sistem untuk menghitung dan menentukanpersediaan dan titik pemesanan barang?

• Bagaimana menerapkan perhitungan EOQ pada sistemuntuk menentukan besarnya pemesanan barang? untuk menentukan besarnya pemesanan barang?

• Bagaimana membuat sistem yang dapat digunakanpihak logistik dalam:– Mengetahui besarnya nilai stok yang dimiliki saat ini

– Mengetahui performa logistik dalam menangani permintaan dari unit

– Menilai kinerja supplier dalam memenuhi permintaan unit

– Serta melihat detail pengeluaran yang dilakukan oleh pihak logistik

Tujuan

• Membuat suatu sistem yang dapat membantu

pihak manajemen logistik dalam mengelola

persediaan barang.

• Menerapakan metode ROP dalam Safety • Menerapakan metode ROP dalam Safety

Stock, serta pembuatan reporting dalam

menyelesaikan permasalahan yang terjadi

pada bagian logistik rumah sakit ABC

Relevansi/manfaat

• Diharapkan dengan dengan pengerjaan Tugas

Akhir ini dapat bermanfaat bagi unit logistik

rumah sakit ABC dalam meringankan beban

kerja dan dapat mempermudah mengelolakerja dan dapat mempermudah mengelola

proses bisnis dalam manajemen persediaan

barang.

Batasan masalah

• Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan database MySQL.

• Data yang digunakan untuk penelitian tugas akhir

ini adalah berupa data persediaan barang-barangini adalah berupa data persediaan barang-barang

farmasi pada bagian logistik rumah sakit ABC.

• Yang termasuk barang-barang farmasi antara lain:

obat-obatan dan barang-barang habis pakai

(jarum suntik, selang infus, spuit, dsb).

Dasar Teori

• ROP

– Merupakan suatu tingkat persediaan dimanapemesanan harus dilakukan kembali untukmenjaga agar persediaan tetap ada selamaleadtime berlangsung.leadtime berlangsung.

– Beberapa faktor yang mempengaruhi besarnyaROP antara lain adalah konsumsi dari persediaanselama leadtime dan besar safety stock

ROP = Konsumsi Normal Selama Leadtime +

Safety Stock

Dasar Teori

• EOQ(Economic Order Qauntity)– EOQ digunakan untuk mencari besarnya pemesanan

barang

• Keterangan:– Q : besar pemesanan optimal

– D : Permintaan tahunan

– Cb: Biaya per unit

– h : biaya penyimpanan

Dasar Teori

• Safety Stock

– Merupakan batas minimum dari persedian yang

harus ada pada gudang penyimpanan.

– Fungsinya untuk melindungi kesalahan dalam

memprediksi permintaan selama lead time.memprediksi permintaan selama lead time.

– Besarnya tergantung pada ketidakpastian pasokan

maupun permintaan

Dasar Teori

– Nilai dari safety stock dapat dihitung dengan

menggunakan rumus.

SS = Z x sdl

– Dimana– Dimana

• Z : Suatu nilai dari tabel distribusi normal standar yang

berkorelasi dengan probabilitas tertentu. Nilai Z

biasanya diterjemahkan dari keputusan manajemen.

• sdl : Standar deviasi permintaan selama lead time

Dasar Teori

– Nilai dari sdl diperoleh dari

Dimana d adalah demand selama leadtime, sl danDimana d adalah demand selama leadtime, sl dan

adalah standar deviasi lead time dan sd adalah

standar deviasi permintaan per periode

Dasar Teori

• Reporting– Report merupakan sebuah dokumen yang ditujukan

untuk beberapa orang yang spesifik. Report seringdigunakan untuk menampilkan hasil dari penelitianmaupun penyelidikan

– Biasanya report mengandung unsur-unsur persuasif– Biasanya report mengandung unsur-unsur persuasifberisi tentang table, grafik, gambar, maupun suara, yang isinya mengajak pembaca untuk melakukantindakan.

– Report dapat digunakan untuk mengetahui performaatau menganalisis suatu area tertentu dalam sebuahorganisasi

Metodologi

Perancangan dan Implementasi

• Proses Bisnis Bagian Logistik Rumah Sakit ABC

unit meminta logistik suplier

gudanglogistik unit

Me

ng

irimke

un

it jikab

arn

ag

terse

dia


• Aplikasi mempunyai dua aktor utama

• Logistik mempunyai fitur:

– Melihat persediaan barang dan titik ROP

– Menentukan besarnya pesanan barang (EOQ)– Menentukan besarnya pesanan barang (EOQ)

– Memasukkan data pemesanan barang

– Menyetujui pemesanan barang

– Menyetujui permintaan unit

– Membuat laporan


• Unit mempunyai fitur:

– Memasukkan data permintaan barang

– Memasukkan data permintaan pasien


• Alur input proses dan output pada aplikasi

Unit (permintaanpasien)

Logistik (data

Sistem

Unit (data permintaan)

Logistik (data pembelian)

Nilai ROP , EOQ &

Reporting


• Perhitungan ROP

ROP = Konsumsi Normal Selama Leadtime +

Safety StockSafety Stock


• Perhitungan Safety Stock– Sdl x z

– Dengan nilai z = 0.84 berdasarakan nilai service level 80%

– Sdl dididapatkan dari

– Dimana d adalah rata-rata permintaan pasien selama, l merupakan standart deviasi leadtime sl dan adalahstandar deviasi lead time dan sd adalah standar deviasipermintaan per periode.

– Data-data diatas didapatkan dari periode selama tahun2010


• Didalam Tugas Akhir ini hasil perhitungan standardeviasi untuk permintaan dibagi dengan

• dimana n adalah jumlah hari kerja selama satu• dimana n adalah jumlah hari kerja selama satuminggu

• Hal ini perlu dilakukan karena data yang diperoleh berupa data permintaan mingguansehingga perlu dirubah ke dalam harian agar bisadimasukkan ke dalam hitungan ROP.


• Perhitungan EOQ

– Economic Order Quantity dihitung dengan menggunakanrumus

– Rumus-rumus tersebut dengan mempertimbangkan nilaiholding cost h , order cost(Cb) , serta . Berdasarkan survey pengambilan data didapatkan nilai dari holding costsebesar 2% dari harga beli barang, order cost sebesar 2% dari harga beli barang. Serta nilai merupakan demand tahunan h data permintaan tahun 2010.


• Reporting dibuat dengan mengumpulkan data dari tabel-tabel yang ada didalam data base kedalam satu tabel

• Proses diatas dilakukan dengan menggunakanfitur view didalam MySQLfitur view didalam MySQL

• Selanjutnya Reporting dibuat denganmengguanakan tool PHP report Maker. Data yang diambil berasal dari tabel view yang dibuat.

• Hasil dari PHP report maker berupa file PHP yang dapat digunakan untuk melihat report

Uji coba dan analisis

• Data yang digunakan ujicoba berasal dari unit R. Inap, Rawat Inap, Poli Bedah, PoliOnkomedik, dan Radiologi

• Data barang farmasi yang digunakan adalah• Data barang farmasi yang digunakan adalah

– Dolac 30 (obat)

– Gastridin Inj (obat)

– PZ 100cc (bahan habis pakai)

– Spuit 3 cc (bahan habis pakai)

– Spuit 20 cc (bahan habis pakai)

• Lingkugan uji cobaPerangkat Keras Spesifikasi

Prosesor Intel Core i3-330M 2.13 GHz

Memori DDR3, 2GB

Hardisk 250GB

Motherboard Dell 0CHFD

Vga Intel (R) HD GraphicsVga Intel (R) HD Graphics

Teknologi Versi

Web server Xampp 1.7.3

Browser Mozilla Firefox 3.6.8

Sistem Operasi Windows 7 , 32 bit


• Uji coba yang dilakukan

– Uji coba ROP

– Uji coba EOQ

– Uji coba Reporting– Uji coba Reporting


• Uji coba ROP

– Data yang digunakan satu tahun


– Hasil perhitungan secara manual

namarata2

demandrata2

leadtime sd-demand sd-leadttimeSs

(safety stock) ROP

Dolac 30 1.1714 1.3027 5.5881 0.6177 5.1252 6.6512Gastridin Gastridin inj 1.3182 0.4867 0.4767 0.9829 0.9678 1.6093

PZ 100 cc 3.9963 1.2692 14.3834 0.5335 13.7290 18.8012

Spuit 3cc 5.3078 1.2000 17.8942 0.6455 16.7154 23.0847

Spuit 20cc 2.2234 1.3889 6.9900 0.5016 6.9829 10.0710


• Analisa

– Dari perbandingan hasil perhitungan sistem

dengan perhitungan secara manual. Dapat

dibandingkan bahwa nilai ss(safety stock) dandibandingkan bahwa nilai ss(safety stock) dan

ROP yang diperoleh perhitungan aplikasi sama

dengan hasil perhitungan secara manual. Ini dapat

disimpulkan bahwa perhitungan ROP pada aplikasi

yang dibuat sudah valid


• Uji coba EOQ– Dolac 30


– Gastridin Inj


• Spuit 20 cc


– Spuit 3 cc


• Hasil Perhitungan secara manual

NAMA_BARA

NG DEMAND HOLDINGCOST ORDERCOST EOQ

Dolac 30 538 484 484 32.80244

Gastridin inj 201 340 340 20.04994

PZ 100 cc 3217 161 161 80.21222

Spuit 20 cc 2677 144 144 73.17103

Spuit 3 cc 6502 24 24 114.0351


• Analisa

– Dari perbandingan hasil perhitungan yang

dilakukan secara manual (Microsoft Excel)

maupun dengan menggunakan aplikasi, maupun dengan menggunakan aplikasi,

didapatkan adanya kesamaan nilai. Dapat di

simpulkan bahwa perhitungan nilia EOQ pada

aplikasi dapat dikatan valid


• Report stok barang


• Report permintaan unit

• Analisa

– Dari hasil analisa dapat diketahui stok kondisi barang

yang ada saat ini baik itu didalam gudang maupun di

dalam masing-masing unit.

– Jumlah stok barang akan dikalikan dengan harga

masing-masing item barang. Dari report ini bagian

logistik akan bisa menilai berapa besar aset barang-

barang farmasi yang dimiliki oleh rumah sakit

– Dengan adanya grafik akan mempermudah melihat

distribusi dari aset barang dari masing-masing unit


• Report permintaan unit


• Grafik barang stockout

• Analisa– Dari hasi report dapat diketahui secara detail

barang-barang apa saja yang tidak bisa dipenuhioleh logistik serta unit yang bersangkutan

– Grafik diatas digunakan untuk membantu melihatlaporan dengan mengetahui perbandingan tingkatstockout barang pada masing-masing unit.stockout barang pada masing-masing unit.

– Semakin banyak jumlah barang yang stouckout, maka semakin buruk kinerja dari logistik.

– Dan dengan mengetahui unit yang paling banyakmengalami stockout maka logistik akan dapatmengambil keputusan untuk meningkatkan stock barang yang dimiliki unit bersangkutan sehinggastockout dapat diminimalisasi

• Pembelian barang

• Grafik tingkat barang yang tidak terpenuhi

• Grafik pengeluran pembelian barang

• Analisa

– Dari report diatas dapat diketahui secara

detail tingkat barang yang tidak dapat

dipenuhi oleh pemasok.

– Report dapat digunakan untuk mengetahui– Report dapat digunakan untuk mengetahui

rincian pesanan barang dari masing-masing

serta besarnya biaya untuk pembelian

barang dari masing-masing pemasok.

– Dari grafik tingkat barang yang tidak terpenuhitersebut bagian logistik akan bisa menilai kinerja darisuplier, seberapa besar tingkat pemenuhannya.

– Semakain sering banyak barang yang tidak dapatdipenuhi oleh suplier maka akan semakin burukkinerja dari suplier tersebut. kinerja dari suplier tersebut.

– Dari sini pihak manajemen akan dapat mengambilkeputusan supplier terbaik mana yang dapat dijadikanrekanan bisnis.

– Grafik pengeluaran pembelian barang akanmempermudah dalam melihat pengeluaran barangpada masing-masing supplier.

penutup

• Kesimpulan

– Penggunaan alert ROP dapat membantu bagianlogistik dalam memantau barang apa saja yang seharusnya dipesan.

– Dengan menghitung nilai EOQ dapat membantu pihak– Dengan menghitung nilai EOQ dapat membantu pihaklogistik dalam menentukan besar pemesanan barang.

– Dengan mengetahui transaksi-transaksi detail yang dihasilkan oleh proses report, dapat diketahuiperforma dari suplier dengan melihat salah satukomponen penting yaitu tingkat pemenuhan barangpada masing-masing suplier.

penutup

– Adanya fitur reporting bermanfaat bagi bagian logistikdalam menilai kinerja bagian logistik itu sendiri, dengan melihat besarnya pemenuahan barang yang dilakukan oleh bagian logistik ke masing-masing unit

– Fitur reporting dapat digunakan untuk mengetahuibesar stok barang pada masing-masing unit. Denganbesar stok barang pada masing-masing unit. Denganmengetahui nilai stok yang ada pada masing-masingunit tersebut dimungkinkan untuk menghitung nilaibarang yang ada didalam rumah sakit.

– Penggunaan reporting dapat digunakan untukmengetahui besarnya pengeluaran rumah sakit secararinci yang disebabkan oleh pembelian barang kesuplier.

penutup

• Saran

– Data yang digunakan pada aplikasi ini bersumber

sepenuhnnya pada data Rumah Sakit ABC, oleh karena

itu produk tugas akhir akan berjalan baik jika

didukung dengan kesiapan data yang lengkap dandidukung dengan kesiapan data yang lengkap dan

akurat.

– Perhitungan ROP pada aplikasi ini masih dalam

berdasarkan data rekap permintaan satu minggu,

untuk lebih akurat dalam mencari nilai ROP sebaiknya

data yang digunakan adalah data permintaan harian.

Terima Kasih

SidangTugasAkhir PembuatanAplikasiuntuk ... · Ujicobadananalisis – Hasilperhitungansecaramanual...

Documents

Transcript of SidangTugasAkhir PembuatanAplikasiuntuk ... · Ujicobadananalisis – Hasilperhitungansecaramanual...