Pusdiklat Badan Pusat Statistik

Pembekalan Implementasi

Aksi Perubahan

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I – BPS 3 Maret 2020

Implementasi PP

Tujuan

• MENERAPKAN dan MENGUJI KAPASITAS KEPEMIMPINAN peserta diklat dalam mengeksekusi aksi perubahan dalam pelayanan

Lama

• 60 hari kerja

Acuan

• RAP

Apa yang perlu diperhatikan?

Fokus pada AREA PERUBAHAN PELAYANAN yang telah disepakati

Pentahapan kegiatan (MILESTONE ) yang telah direncanakan

SINERGI stakeholders dan komunikasi

SUMBER DAYA (tim kerja, waktu, anggaran, ATK, dll)

STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN vs hasil yang dicapai

Faktor PENDUKUNG keberhasilan

KENDALA dan strategi mengatasinya

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

1. Peran dan Tugas

Siapa yang terlibat?

Peserta

Mentor

Coach

Tim Kerja (dan Stakeholder)

Peran dan Tugas PESERTA1

1 • Mengeksekusi seluruh milestone

2

• Mengambil inisiatif dialog dengan mentor dan coach

3

• Melaporkan progress implementasi AP kepada coach 1 minggu sekali (Senin) melalui s.bps.go.id/eclass

4

• Mengacu rumusan milestone sebagai dasar pencapaian target

Peran dan Tugas PESERTA2

5

• Menggerakan seluruh anggota tim kerja

6

• Mengembangkan instrumen monitoring dan mendokumentasikan seluruh kegiatan

7 • Menyusun LAP

Peran dan Tugas MENTOR

1 • Membimbing dan mengawasi peserta

2

• Memberi dukungan pada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi SD

3

• Memberi bimbingan dalam mengatasi kendala

4 • Memberi inspirasi dan motivasi

Peran dan Tugas COACH1

1

• Melakukan monitoring progres jarak jauh melalui media IT

2

• Memberi feedback laporan progres mingguan

3

• Melakukan intervensi jika peserta mengalami masalah dalam tahapan jangka pendek

Peran dan Tugas COACH2

4

• Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan selama tahapan jangka pendek

5

• Mengembangkan instrumen monitoring terhadap progress yang dilaporkan peserta

6

• Menginformasikan progress peserta kepada penyelenggara diklat

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

2. LAP

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

`

S.Budi, WI, Bappenas,Mei-2019

OUTLINE LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK

Halaman Judul

Lembar Persetujuan (sebelum seminar: Mentor dan coach)

Lembar Pengesahan (setelah seminar: Penguji, Coach, Penyelenggara)

Lembar Pernyataan Komitmen (Peserta dan Mentor)

Ringkasan/Abstraksi

Kata Pengantar

Daftar Isi

Daftar Tabel

Daftar Gambar

Daftar Lampiran

I. Pendahuluan (sebagian besar dari RAP yang telah diperbaiki)

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan dan Manfaat

II. Pelaksanaan Aksi Perubahan

2.1 Capaian Kegiatan Aksi Perubahan

a. Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Pendek (Kendala dan Penyelesaian)

b. Rencana Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Menengah

c. Rencana Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Panjang

2.2 Implementasi Strategi Komunikasi (Prinsip-prinsip Kepemimpinan)

III. Peningkatan Pelayanan Publik

3.1 Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan

3.2 Antisipasi Tuntutan Perubahan

IV. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Daftar Pustaka

Biodata

Lampiran

Evaluasi Peserta (Perkalan No. 1005/K.1/PDP.07/2019)

• Ketepatan rencana aksi perubahan (5%)

• Terobosan inovatif (5%)

• Tahapan rencana perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan (5%)

• Kejelasan Peta dan pemanfaatan sumberdaya organisasi (5%)

PERENCANAAN perubahan(20%)

• Capaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan (8%)

• Kepemimpinan (8%)

• Kemanfaatan aksi perubahan (7%)

• Keberlanjutan aksi perubahan (7%)

IMPLEMENTASI

Perubahan (30%)

Aspek Laporan

Kelengkapan

Kejelasan

Konsistensi Kepantasan

Kegunaan

Halaman Muka

Isi

Lampiran

Komponen LAP Format LAP tidak diatur berstandar

(baku)

1. Judul

2. Lembar Persetujuan

3. Lembar Pengesahan

4. Lembar Pernyataan Komitmen

5. Ringkasan Eksekutif

6. Kata Pengantar

7. Daftar Isi

8. Daftar Tabel

9. Daftar Gambar

10. Daftar Lampiran

Halaman Muka

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Isi

Lampiran

1. Daftar Pustaka

2. Biodata

3. Lampiran

5. Ringkasan Eksekutif

Latar belakang

•Nama Aksi Perubahan (AP)

•Alasan dibuatnya aksi perubahan

•Area perubahan

•Tujuan aksi perubahan

•Manfaat aksi perubahan

Proses AP

•Aksi Perubahan dilaksanakan sesuai RAP

•Stakeholder yang terlibat

• Input (tim kerja, sarana, prasarana, anggaran)

•Milestone (jangka pendek, menengah, panjang)

• Jadwal

•Dukungan stakeholder

•Kendala dan solusi

•Uji coba AP

Kesimpulan

•Hasil implementasi AP

•Output dan/atau outcome dari hasil implementasi AP merupakan salah satu solusi isu strategis

Komitmen Tindak Lanjut

•Rencana jangka menengah

•Rencana jangka panjang

•Strategi keberhasilan jangka menengah dan jangka panjang

Maks 1 hlm

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Isi

Bab I. Pendahuluan

A.

Latar Belakang

B.

Tujuan dan Manfaat

A. Latar Belakang

Penjelasan singkat

mengenai:

DASAR HUKUM operasional organisasi

Identifikasi MASALAH yang

menjadi area perubahan

ALASAN perlunya AP

AP/inovasi terpilih adalah HASIL

ANALISIS MENAJEMEN

mengatasi masalah organisasi

Uraian pernyataan pelaksanaan AP mengacu pada

RAP

B. Tujuan dan Manfaat

Uraian rinci mengenai:

TUJUAN AP jangka pendek, jangka

menengah, jangka panjang

MANFAAT AP Jangka pendek,

jangka menengah, jangka panjang

Boleh dicopy dari RAP dan

ditambahkan jika ada perubahan

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Isi

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

A.

Capaian Kegiatan Aksi Perubahan

B.

Implementasi Strategi Komunikasi

Gambaran singkat:

Kegiatan Aksi Perubahan

Jangka Pendek (Kendala dan Penyelesaian)

Rencana Kegiatan Aksi

Perubahan Jangka

Menengah

Rencana Kegiatan Aksi

Perubahan Jangka Panjang

Boleh dicopy dari RAP

Uraian mengenai:

MILESTONE Jangka pendek (rinci) + jadwal

MILESTONE Jangka

menengah (KTL) + jadwal

(rencana)

MILESTONE Jangka panjang (KTL) + jadwal

(rencana)

Boleh dicopy dari RAP

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

Bab 4. Keberhasilan Aksi Perubahan

Isi

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

A.

Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan

B.

Antisipasi Tuntutan Perubahan

1. Deskripsi Realisasi AP

Gambaran singkat:

Realisasi INOVASI

Realisasi INPUT, PROSES,

OUTPUT

Realisasi IMPLEMENTASI atau UJI COBA

Boleh dicopy dari RAP atau bab 2

LPP tambahkan penjelasan jika ada perubahan

2. Stakeholders, Peran, dan Pengaruhnya

Stakeholder internal dan eksternal (termasuk tim

kerja)

Analisis stakeholder (peta dan tabel) dan perubahannya

Manfaat AP bagi stakeholder dan perubahannya

Tim kerja dan perubahannya

kegiatan memobilisasi dukungan stakeholder di setiap kegiatan (jika ada)

Bukti pernyataan dukungan

stakeholder jangka pendek diletakkan di

lampiran

3. Capaian AP

Penjelasan pelaksanaan

setiap kegiatan di setiap

milestone

Realisasi jadwal (Gantt Chart)

dan perubahannya

Output setiap milestone

Keberhasilan AP (tabel indikator

keberhasilan dan penjelasannya)

Bukti output (sk tim kerja, surat undangan,

notulensi, foto kegiatan, buku pedoman,dll)

diletakkan di lampiran

Pastikan kegiatan yang memobilisasi dukungan, disertai bukti dan bentuk

dukungannya sebagai lampiran

4. Kendala dan Upaya Mengatasinya

Uraian kendala per milestone yang

menghambat kelancaran dan pencapaian target

Upaya yang telah ditempuh untuk

mengatasinya

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan

Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik

Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Isi

Bab 4. Keberlanjutan AP

A.

Kesimpulan

B.

Tindak Lanjut

A. Kesimpulan

Gambaran keberhasilan AP dari sisi penyiapan input,

pelaksanaan proses kegiatan, mendapatkan output

Manfaat AP setelah diimplementasikan bagi unit

organisasi peserta dan stakeholder eksternal

(kaitan dengan manfaat AP di Bab 2)

Rangkuman hasil implementasi AP dalam

mengatasi isu strategis dan keberlanjutannya

uraian pada bagian

kesimpulan harus konsisten dengan tujuan

AP

B. Tindak Lanjut

Penjelasan rencana milestone Jangka

menengah dan outputnya

Penjelasan rencana milestone Jangka

panjang dan outputnya

Strategi pelaksanaan dan antisipasi kendala

berdasarkan pengalaman selama LK

Catatan: 1.Berdasarkan

pengalaman di jangka pendek

2.Lampiran KTL

Lampiran

1. Laporan Mingguan AP

2. Output Milestone (+ bukti-bukti dukungan)

3. Komitmen Tindak Lanjut

4. dll

Laporan Mingguan AP

Laporan Kegiatan Peserta Pelatihan Pada Tahap Jangka Pendek

1. Nama Peserta : ... 2. Unit Kerja : ... 3. Aksi Perubahan : ... Minggu ke : I - tgl. … s/d tgl …

NO. Hari/Tgl Kegiatan Output Tanggal diinfokan ke coach

Paraf/Persetujuan Mentor

1 Senin/.../Jumat .../.../2020

Membuat diagram alur tata cara penyiapan Surat Perintah Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar Daerah

SOP dan Diagram Alur Perjalanan Dinas

.../.../2020 ...

2 ... ... ... .../.../2020 ...

3 ... .... ... .../.../2020 ...

............................, .../.../2020 Peserta PKP Angkatan I,

.......................................... NIP.

Komitmen Tindak Lanjut

TAHAPAN / MILESTONE AKSI PERUBAHAN JANGKA MENENGAH DAN JANGKA PANJANG

NO. TAHAP UTAMA WAKTU INPUT OUTPUT BIAYA

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1. Tujuan Jangka Menengah : 4 Bulan

Jenis kegiatan utamanya

1) Rinican kegiatan 1..................

2) Rinican kegiatan 2........................

3) Rinican kegiatan 3.......................

4) Rinican kegiatan 4.....................

2. Tujuan Jangka Panjang : 6 Bulan

Judul kegiatan utamanya

1) Rinican kegiatan 1............ --- --- ---

Komitmen Tindak Lanjut

1) Rinican kegiatan 2..........

2) Rinican kegiatan 3............

3) Rinican kegiatan 4..........

4) Rinican kegiatan 5..............

..............., ............... 2020

Kepala Peserta

BPS KAB/KOTA ..............

(Mentor)

.............................. ............................ NIP. NIP.

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

3. Seminar LAP

Peserta, coach, penguji, mentor, peserta lain (optional)

15 menit presentasi, 5 menit mentor, 20 menit T-J, 5 menit coach

Penyajian sistematis

Gunakan bahasa yang santun

Sajikan hal-hal yang penting saja

Kurangi penjelasan tidak penting dan bertele-tele

Jawab pertanyaan dengan jelas dan langsung ke inti permsalahan

Seminar LAP

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

4. Evaluasi

Mengevaluasi peserta pelatihan terhadap kompetensi kepemimpinan pelayanannya (sesuai tingkat eselonnya) dan kemampuan peserta pelatihan dalam menerapkan kompetensi kepemimpinannya.

Mengevaluasi kepribadian dan sikap perilaku peserta pelatihan kepemimpinan.

Evaluasi

Pusdiklat Badan Pusat Statistik

TERIMA KASIH SELAMAT JALAN

SELAMAT BERTUGAS SALAM PIA