Pembekalan Implementasi Aksi Perubahanpusdiklat.bps.go.id/diklat/bahan_diklat/BT_2212.pdf2....
Transcript of Pembekalan Implementasi Aksi Perubahanpusdiklat.bps.go.id/diklat/bahan_diklat/BT_2212.pdf2....
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
Pembekalan Implementasi
Aksi Perubahan
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I – BPS 3 Maret 2020
Implementasi PP
Tujuan
• MENERAPKAN dan MENGUJI KAPASITAS KEPEMIMPINAN peserta diklat dalam mengeksekusi aksi perubahan dalam pelayanan
Lama
• 60 hari kerja
Acuan
• RAP
Apa yang perlu diperhatikan?
Fokus pada AREA PERUBAHAN PELAYANAN yang telah disepakati
Pentahapan kegiatan (MILESTONE ) yang telah direncanakan
SINERGI stakeholders dan komunikasi
SUMBER DAYA (tim kerja, waktu, anggaran, ATK, dll)
STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN vs hasil yang dicapai
Faktor PENDUKUNG keberhasilan
KENDALA dan strategi mengatasinya
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
1. Peran dan Tugas
Siapa yang terlibat?
Peserta
Mentor
Coach
Tim Kerja (dan Stakeholder)
Peran dan Tugas PESERTA1
1 • Mengeksekusi seluruh milestone
2
• Mengambil inisiatif dialog dengan mentor dan coach
3
• Melaporkan progress implementasi AP kepada coach 1 minggu sekali (Senin) melalui s.bps.go.id/eclass
4
• Mengacu rumusan milestone sebagai dasar pencapaian target
Peran dan Tugas PESERTA2
5
• Menggerakan seluruh anggota tim kerja
6
• Mengembangkan instrumen monitoring dan mendokumentasikan seluruh kegiatan
7 • Menyusun LAP
Peran dan Tugas MENTOR
1 • Membimbing dan mengawasi peserta
2
• Memberi dukungan pada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi SD
3
• Memberi bimbingan dalam mengatasi kendala
4 • Memberi inspirasi dan motivasi
Peran dan Tugas COACH1
1
• Melakukan monitoring progres jarak jauh melalui media IT
2
• Memberi feedback laporan progres mingguan
3
• Melakukan intervensi jika peserta mengalami masalah dalam tahapan jangka pendek
Peran dan Tugas COACH2
4
• Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan selama tahapan jangka pendek
5
• Mengembangkan instrumen monitoring terhadap progress yang dilaporkan peserta
6
• Menginformasikan progress peserta kepada penyelenggara diklat
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
2. LAP
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
`
S.Budi, WI, Bappenas,Mei-2019
OUTLINE LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK
Halaman Judul
Lembar Persetujuan (sebelum seminar: Mentor dan coach)
Lembar Pengesahan (setelah seminar: Penguji, Coach, Penyelenggara)
Lembar Pernyataan Komitmen (Peserta dan Mentor)
Ringkasan/Abstraksi
Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Tabel
Daftar Gambar
Daftar Lampiran
I. Pendahuluan (sebagian besar dari RAP yang telah diperbaiki)
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan dan Manfaat
II. Pelaksanaan Aksi Perubahan
2.1 Capaian Kegiatan Aksi Perubahan
a. Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Pendek (Kendala dan Penyelesaian)
b. Rencana Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Menengah
c. Rencana Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Panjang
2.2 Implementasi Strategi Komunikasi (Prinsip-prinsip Kepemimpinan)
III. Peningkatan Pelayanan Publik
3.1 Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan
3.2 Antisipasi Tuntutan Perubahan
IV. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Daftar Pustaka
Biodata
Lampiran
Evaluasi Peserta (Perkalan No. 1005/K.1/PDP.07/2019)
• Ketepatan rencana aksi perubahan (5%)
• Terobosan inovatif (5%)
• Tahapan rencana perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan (5%)
• Kejelasan Peta dan pemanfaatan sumberdaya organisasi (5%)
PERENCANAAN perubahan(20%)
• Capaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan (8%)
• Kepemimpinan (8%)
• Kemanfaatan aksi perubahan (7%)
• Keberlanjutan aksi perubahan (7%)
IMPLEMENTASI
Perubahan (30%)
Aspek Laporan
Kelengkapan
Kejelasan
Konsistensi Kepantasan
Kegunaan
Halaman Muka
Isi
Lampiran
Komponen LAP Format LAP tidak diatur berstandar
(baku)
1. Judul
2. Lembar Persetujuan
3. Lembar Pengesahan
4. Lembar Pernyataan Komitmen
5. Ringkasan Eksekutif
6. Kata Pengantar
7. Daftar Isi
8. Daftar Tabel
9. Daftar Gambar
10. Daftar Lampiran
Halaman Muka
Bab 1. Pendahuluan
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Isi
Lampiran
1. Daftar Pustaka
2. Biodata
3. Lampiran
5. Ringkasan Eksekutif
Latar belakang
•Nama Aksi Perubahan (AP)
•Alasan dibuatnya aksi perubahan
•Area perubahan
•Tujuan aksi perubahan
•Manfaat aksi perubahan
Proses AP
•Aksi Perubahan dilaksanakan sesuai RAP
•Stakeholder yang terlibat
• Input (tim kerja, sarana, prasarana, anggaran)
•Milestone (jangka pendek, menengah, panjang)
• Jadwal
•Dukungan stakeholder
•Kendala dan solusi
•Uji coba AP
Kesimpulan
•Hasil implementasi AP
•Output dan/atau outcome dari hasil implementasi AP merupakan salah satu solusi isu strategis
Komitmen Tindak Lanjut
•Rencana jangka menengah
•Rencana jangka panjang
•Strategi keberhasilan jangka menengah dan jangka panjang
Maks 1 hlm
Bab 1. Pendahuluan
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Isi
Bab I. Pendahuluan
A.
Latar Belakang
B.
Tujuan dan Manfaat
A. Latar Belakang
Penjelasan singkat
mengenai:
DASAR HUKUM operasional organisasi
Identifikasi MASALAH yang
menjadi area perubahan
ALASAN perlunya AP
AP/inovasi terpilih adalah HASIL
ANALISIS MENAJEMEN
mengatasi masalah organisasi
Uraian pernyataan pelaksanaan AP mengacu pada
RAP
B. Tujuan dan Manfaat
Uraian rinci mengenai:
TUJUAN AP jangka pendek, jangka
menengah, jangka panjang
MANFAAT AP Jangka pendek,
jangka menengah, jangka panjang
Boleh dicopy dari RAP dan
ditambahkan jika ada perubahan
Bab 1. Pendahuluan
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Isi
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
A.
Capaian Kegiatan Aksi Perubahan
B.
Implementasi Strategi Komunikasi
Gambaran singkat:
Kegiatan Aksi Perubahan
Jangka Pendek (Kendala dan Penyelesaian)
Rencana Kegiatan Aksi
Perubahan Jangka
Menengah
Rencana Kegiatan Aksi
Perubahan Jangka Panjang
Boleh dicopy dari RAP
Uraian mengenai:
MILESTONE Jangka pendek (rinci) + jadwal
MILESTONE Jangka
menengah (KTL) + jadwal
(rencana)
MILESTONE Jangka panjang (KTL) + jadwal
(rencana)
Boleh dicopy dari RAP
Bab 1. Pendahuluan
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
Bab 4. Keberhasilan Aksi Perubahan
Isi
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
A.
Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan
B.
Antisipasi Tuntutan Perubahan
1. Deskripsi Realisasi AP
Gambaran singkat:
Realisasi INOVASI
Realisasi INPUT, PROSES,
OUTPUT
Realisasi IMPLEMENTASI atau UJI COBA
Boleh dicopy dari RAP atau bab 2
LPP tambahkan penjelasan jika ada perubahan
2. Stakeholders, Peran, dan Pengaruhnya
Stakeholder internal dan eksternal (termasuk tim
kerja)
Analisis stakeholder (peta dan tabel) dan perubahannya
Manfaat AP bagi stakeholder dan perubahannya
Tim kerja dan perubahannya
kegiatan memobilisasi dukungan stakeholder di setiap kegiatan (jika ada)
Bukti pernyataan dukungan
stakeholder jangka pendek diletakkan di
lampiran
3. Capaian AP
Penjelasan pelaksanaan
setiap kegiatan di setiap
milestone
Realisasi jadwal (Gantt Chart)
dan perubahannya
Output setiap milestone
Keberhasilan AP (tabel indikator
keberhasilan dan penjelasannya)
Bukti output (sk tim kerja, surat undangan,
notulensi, foto kegiatan, buku pedoman,dll)
diletakkan di lampiran
Pastikan kegiatan yang memobilisasi dukungan, disertai bukti dan bentuk
dukungannya sebagai lampiran
4. Kendala dan Upaya Mengatasinya
Uraian kendala per milestone yang
menghambat kelancaran dan pencapaian target
Upaya yang telah ditempuh untuk
mengatasinya
Bab 1. Pendahuluan
Bab 2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
Bab 3. Peningkatan Pelayanan Publik
Bab 4. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Isi
Bab 4. Keberlanjutan AP
A.
Kesimpulan
B.
Tindak Lanjut
A. Kesimpulan
Gambaran keberhasilan AP dari sisi penyiapan input,
pelaksanaan proses kegiatan, mendapatkan output
Manfaat AP setelah diimplementasikan bagi unit
organisasi peserta dan stakeholder eksternal
(kaitan dengan manfaat AP di Bab 2)
Rangkuman hasil implementasi AP dalam
mengatasi isu strategis dan keberlanjutannya
uraian pada bagian
kesimpulan harus konsisten dengan tujuan
AP
B. Tindak Lanjut
Penjelasan rencana milestone Jangka
menengah dan outputnya
Penjelasan rencana milestone Jangka
panjang dan outputnya
Strategi pelaksanaan dan antisipasi kendala
berdasarkan pengalaman selama LK
Catatan: 1.Berdasarkan
pengalaman di jangka pendek
2.Lampiran KTL
Lampiran
1. Laporan Mingguan AP
2. Output Milestone (+ bukti-bukti dukungan)
3. Komitmen Tindak Lanjut
4. dll
Laporan Mingguan AP
Laporan Kegiatan Peserta Pelatihan Pada Tahap Jangka Pendek
1. Nama Peserta : ... 2. Unit Kerja : ... 3. Aksi Perubahan : ... Minggu ke : I - tgl. … s/d tgl …
NO. Hari/Tgl Kegiatan Output Tanggal diinfokan ke coach
Paraf/Persetujuan Mentor
1 Senin/.../Jumat .../.../2020
Membuat diagram alur tata cara penyiapan Surat Perintah Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar Daerah
SOP dan Diagram Alur Perjalanan Dinas
.../.../2020 ...
2 ... ... ... .../.../2020 ...
3 ... .... ... .../.../2020 ...
............................, .../.../2020 Peserta PKP Angkatan I,
.......................................... NIP.
Komitmen Tindak Lanjut
TAHAPAN / MILESTONE AKSI PERUBAHAN JANGKA MENENGAH DAN JANGKA PANJANG
NO. TAHAP UTAMA WAKTU INPUT OUTPUT BIAYA
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1. Tujuan Jangka Menengah : 4 Bulan
Jenis kegiatan utamanya
1) Rinican kegiatan 1..................
2) Rinican kegiatan 2........................
3) Rinican kegiatan 3.......................
4) Rinican kegiatan 4.....................
2. Tujuan Jangka Panjang : 6 Bulan
Judul kegiatan utamanya
1) Rinican kegiatan 1............ --- --- ---
Komitmen Tindak Lanjut
1) Rinican kegiatan 2..........
2) Rinican kegiatan 3............
3) Rinican kegiatan 4..........
4) Rinican kegiatan 5..............
..............., ............... 2020
Kepala Peserta
BPS KAB/KOTA ..............
(Mentor)
.............................. ............................ NIP. NIP.
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
3. Seminar LAP
Peserta, coach, penguji, mentor, peserta lain (optional)
15 menit presentasi, 5 menit mentor, 20 menit T-J, 5 menit coach
Penyajian sistematis
Gunakan bahasa yang santun
Sajikan hal-hal yang penting saja
Kurangi penjelasan tidak penting dan bertele-tele
Jawab pertanyaan dengan jelas dan langsung ke inti permsalahan
Seminar LAP
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
4. Evaluasi
Mengevaluasi peserta pelatihan terhadap kompetensi kepemimpinan pelayanannya (sesuai tingkat eselonnya) dan kemampuan peserta pelatihan dalam menerapkan kompetensi kepemimpinannya.
Mengevaluasi kepribadian dan sikap perilaku peserta pelatihan kepemimpinan.
Evaluasi
Pusdiklat Badan Pusat Statistik
TERIMA KASIH SELAMAT JALAN
SELAMAT BERTUGAS SALAM PIA