Transcript of Modul Ms. Office
- 1. Nama : Brian Tri Hartanto NPM : 1112110045 Kelas : P6
PERANGKAT LUNAK PERKANTORAN Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi
& BisnisInformatics and Business Institute (IBI) Darmajaya
Bandar Lampung Tahun 2012
- 2. Kata Pengantar Puji syukur kehadirat Allah SWT, berkat
rahmat dan hidayahnya kami diberikan kesempatandalam penyelesaian
modul Microsoft office ini . Penyelesaian modul ini ditujukan dalam
rangkamemenuhi tugas mata kuliah Perangkat Lunak Perkantoran.
Makalah ini berisi penjelasan tentang tutorial dan pedoman dalam
beberapapengoperasian Microsoft office seperti Ms.Wrod, Ms. Excel,
Ms. Power Point maupun Ms.Access dalam dunia yang berkaitan dengan
perkantoran. Semoga materi yang dijelaskan dalammodul ini, mampu
memberikan penjelasan tentang hal tersebut. Penulis yakin bahwa
masihbanyak kekurangan dalam hal penyampaian dalam penyelesaian
modul ini, oleh karena itupenulis mengharapkan apresiasi serta
kritik dan saran para pembaca, kepada siapapun yangmembaca modul
kami ini . Atas kekurangan dan keterbatasan tersebut penulis
sampaikan maafsebesar-besarnya dan terimakasih yang melimpah atas
partisipasi pembaca akan selesainyamodul ini. Penulis
- 3. 1. Membuat MAIL MERGEMail merge atau surat masal adalah
salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah usermelakukan
pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan
berbagai tujuanalamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan
sangat mempermudah sekali pekerjaan kita.Kita tidak perlu lagi
mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup
hanyadengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka
nama, alamat yang dibuatakan langsung bergabung atau merger dengan
format surat tadi.Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge
ini, Jika kita mengetik dengan format yangsama atau blanko formulir
yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge
lahsolusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang
dikehendaki dan membuat daftar isianformulir, maka sudah cukup.
Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih
bergantisesuai dengan daftar yang telah dibuat.Untuk membuat mail
merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :1. Buat dokumen
terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen
yang lain)2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge,
pilih Step by Step Mail Merge Wizard
- 4. 3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word
anda.4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next
pada bagian bawah untuk melanjutkan.5. Pilih Use the current
document kemudian klik Next
- 5. 6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat
daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.7. Akan
muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita
nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom
isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan. a. Klik Customize
columns b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai
semua nama kolom terhapus.
- 6. c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama
sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)d. Tambahkan
beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
- 7. e. Jika dirasa sudah cukup klik OKf. Muncul jendela New
address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai,
kemudian klik OKg. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau
dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada
new entry.
- 8. h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan
kemudian klik Save. i. muncul daftar list yang sudah siap untuk
dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak
yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang
ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.8. Klik
Next : Write your letter untuk melajutkan9. Sampai disini kita akan
memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan
pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.
- 9. 10. Pada pilihan write your letter, pilih More item11. Pada
jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian
klik insert
- 10. 12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field
yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.13.
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah
kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat
hasil.14. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya
pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete
the merger.15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu
Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print,
maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika
dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada
beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai
kebutuhan.
- 11. 2. Membuat Tabel Grafik di Ms.Word 2007 Langkah-langkah
membuat tabel dan grafik adalah sebagai berikut: Untuk membuat
tabel, Klik Insert Table Tentukan colums dan rows yang diinginkan,
seperti gambar berikut: Setelah muncul tampilan tabel yang
diinginkan, masukkan data yang diinginkan Untuk membuat Chart
(grafik), Klik Insert Chart Pilih bentuk grafik yang diinginkan,
lalu klik OK Akan muncul tampilan seperti berikut:
- 12. Pada kolom Excel, masukkan data yang diinginkan Setelah
data dimasukkan, klik tanda X di sebelah kiri atas jendela Ms.Excel
untuk menutup jendela data tersebut, sehingga muncul seperti pada
gambar berikut:Membuat Kolom Koran di Word 2007 Tampilan toolbar
menu office 2007 yang berbeda dari versi-versi sebelumnya
terkadangmembuat aku dan mungkin juga agan-agan bingung mencarinya,
inilah kenapa sebagianpostingan aku tenteng office hanya membahas
office 2007 / 2010 beta. Selain ini yang masihbaru juga karena
alasan diatas tadi. Bingung.Ok langsung aja ke topik postingan kali
ini tentang cara membuat dokumen yang kita ketikmenjadi model kolom
koran. Bisa 2 kolom, 3 kolom .. dst. 1. Yang pertama pastinya kamu
perlu untuk membuka word 2007 2. Blog semua ketikan kamu yang mau
dibuat model kolom
- 13. 3. Arahkan mouse ke tab menu page layout dan klik 4. Pilih
Columns 5. Pilih More columns 6. Pilih tipe kolom yang kamu mau,
One, Two, Three. Left atau Right 7. Atur Width = Lebar kolom dan
Spacing = Jarak antar kolom. 8. Klik Ok.Cara Membuat Teks WordArt
di Microsoft Word 2007Di Artikel Ilmu Microsoft Word 2007 Kali ini
Saya kan mnegulas tentang Cara Membuat TeksWordart di Microsoft
Word 2007 . Tutorial ini memang sangat mudah. Beni Caranya:1. Buka
Microsoft Word 20072. Lalu Masuk Ke Tab INSERT
- 14. 3. Pilih Salah Satu Style yang Anda Inginkan , Lalu Klik
Style yang anda Inginkan4. Mulailah Membuat Teks WordArt
- 15. PERHATIKANHasilnya
- 16. 3. Cara Memasukkan Clip Art di Microsoft Word 2007Gambar
clip art merupakan gambar yang patut untuk diperhitungkan untuk
mempercantiktampilan ataupun untuk mempermudah menerangkan isi
dokumen yang kita buat. Untukmenyisipkan gambar clipart ke dalam
dokumen Microsoft Word 2007, anda dapatmenggunakan langkah berikut.
1. Klik menu ribbon Insert 2. Selanjutnya pada grup Illustrations
klik tombol Clip Art 3. Pada sebelah kanan jendela Microsoft Word
akan muncul Tool Window ClipArt. 4. Pada jendela tool window Clip
Art tersebut isikan keyword untuk gambar Clip Art yang anda cari
pada kotak Search for. Sebagai contoh, misalkan kita isi dengan
kata drawing. 5. Kemudian klik tombol Go atau tekan tombol ENTER
untuk memulai pencarian gambar Clip Art yang berkaitan dengan
keyword tersebut. 6. Bila ada gambar yang berhubungan dengan
keyword drawing yang anda masukan tadi maka gambar tersebut akan
ditampilkan di bagian bawah jendela tool Clip Art. 7. Lihat daftar
gambar hasil pencarian, scroll ke bawah untuk melihat gambar lain
(bila hasil yang di dapat cukup banyak). 8. Bila ada gambar yang
berkenan, cukup klik pada gambar tersebut. Gambar akan langsung
disisipkan pada dokumen.
- 17. 9. Selanjutnya anda tinggal mengatur gambar tersebut
seperti halnya anda mengatur sebuah gambar.Cara buat Drop Cap di Ms
Word 2007Drop Cap adalah huruf awal suatu paragraph yang
diperbesar. Maksudnya huruf pada awalsuatu paragraph besarnya
beberapa baris lebih besar daripada huruf-huruf lainnya.
Besarnyahuruf pada awal paragraph ini bisa diatur beberapa baris
dari tulisan dan jarak antara drop capdan tulisan yang lain.
- 18. Drop Cap ini dimaksudkan untuk menambah keindahan suatu
naskah. Drop Cap biasadipergunakan pada suatu novel, cerpen, berita
di koran atau majalah, dan naskah-naskah lainnya.Untuk membuat drop
cap di Ms Word 2007 bisa anda ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Ketikkan naskah anda 2. Letakkan kursor pada paragraph yang akan
diberi drop cap 3. Buka ribbon Insert, pada group menu text, klik
Drop Cap. 4. Pilih salah satu pilihan antara Dropped dan In Margin.
Dropped berarti huruf yang lebih besar akan berada menjorok kedalam
dalam paragraph tersebut, sedangkan in margin berarti huruf yang
diperbesar berada di dalam margin kertas, sedangkan huruf yang lain
tetap pada pengaturan margin yang ada. 5. Untuk melakukan
pengaturan lebih lanjut dapat dipilih Drop Cap Options 6. Setelah
memilih dropped dan in margin, pilih jenis font yang akan anda
pakai kemudian tentukan juga berapa besar huruf drop cap dengan
mengisi lines to drop, semakin besar angka yang dimasukkan maka
semakin besar pula huruf drop capnya. Atur pula jaraknya dengan
text dengan mengisi angka pada distance from text kemudian klik
OK.
- 19. 7. Maka drop cap anda telah berhasil dibuat.
- 20. 1. FUNGSI VLOOKUP dan HLOOKUPVLOOKUP : mencari nilai,
dimana tabel ketentuannya beberbentuk vertical (datanya
tersusunkebawah)HLOOKUP : mencari nilai, dimana tabel ketentuannya
beberbentuk horizontal (datanya tersusunmendatar).Rumus Vlookup=
VLOOKUP(sel yang diuji, tabel ketentuan, nomor index kolom)Contoh
Soal 1Langkah pengisian Nama Barang1. Tempatkan penunjuk sel pada
sel C62. Ketikkan rumusnya : =VLOOKUP(B6,$B$16:$C$18,2)3. Copy
hasil tersebut sampai data terakhir
- 21. Contoh Soal 2Langkah pengisian Harga Satuan1. Tempatkan
penunjuk sel pada sel D62. Ketikkan rumusnya :
=VLOOKUP(B6,$B$16:$D$18,3)3. Copy hasil tersebut sampai data
terakhirRumus Hlookup= HLOOKUP(sel yang diuji, tabel ketentuan,
nomor index baris)Contoh Soal 1
- 22. Langkah pengisian Nama Barang1. Tempatkan penunjuk sel pada
sel C62. Ketikkan rumusnya : =HLOOKUP(B6,$B$15:$E$16,2)3. Copy
hasil tersebut sampai data terakhirContoh Soal 2Langkah pengisian
Harga Satuan1. Tempatkan penunjuk sel pada sel D62. Ketikkan
rumusnya : =HLOOKUP(B6,$B$15:$E$17,3)3. Copy hasil tersebut sampai
data terakhirCONTOH APLIKASI PENGGUNAAN TABEL PIVOTPivot table
digunakan untuk melakukan rekapan perhitungan berdasar data yang
ada.Contoh SoalSilahkan anda mengetikkan data berikut
- 23. Kalau anda ditanya berapa pengeluaran jumlah pengeluaran
tiap bulan bagaimana andamenyelesaikannya? Contoh lain berapa
pengeluaran per jenis aktivitas selama satu tahun, berapabeban
kerja penanggung jawab per bulan dan lain lain. Nah disinilah
fungsi pivot table akandigunakan. Apalagi kalau jumlah datanya
sangat banyak, ribuan data, maka fungsi pivot tabelakan sangat
berguna bagi anda.Penggunaan Pivot Tablepivot table seperti pada
gambar berikut Untuk menggunakan pivot table caranya silahkan
klikmenu insertSetelah anda mengklik pivot tabel akan muncul
tampilan
- 24. Klik Select a table or range, klik dibawah kanannya,
kemudian sorot data yang ingin dibuat pivottable seperti pada
gambar berikutKemudian pilih lokasi hasil pivot table di existing
worksheet seperti pada gambar berikut
- 25. Lalu klik OK. Kalau tahap anda benar, maka akan muncul menu
pivot tabel seperti pada gambarberikutUntuk membuat pengeluaran per
bulan, anda cukup memasukkan bulan di row label dan nilai
divalue,Perhatikan, pivot tabel sudah menghitungkan untuk anda
jumlah pengeluaran tiap bulanKalau kombinasi misalnya pengeluaran
per bulan per jenis aktivitas, maka anda tinggalmemasukkan jenis
aktivitas di column labels seperti pada gambar berikut
- 26. Untuk merapikan hasil, gunakan format cell. Berikut contoh
hasil perhitungan yang sudahdirapikanFungsi LEFT, MID, RIGHTFungsi
Left, Mid, dan Right adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil
beberapa karakterdari data di Microsoft Excel dimulai dari kiri,
tengah, dan kanan. 1. Fungi Left Fungsi Left adalah fungsi yang
digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari data di Microsoft
Excel dimulai dari kiri. Rumus umum fungsi Left adalah sebagai
berikut : =Left(text;num_char)
- 27. Maksud dari rumus diatas adalah : text adalah tempat dimana
data yang akan diambil karakternya, num_char adalah berapa jumlah
karakter yang hendak kita ambil. Contoh :2. Fungsi Mid Fungsi Mid
adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari
data di Microsoft Excel dimulai dari tengah. Rumus umum fungsi Mid
adalah sebagai berikut : =Mid(text;start_num;num_char) Maksud dari
rumus diatas adalah : text adalah tempat dimana data yang akan
diambil karakternya, star_num adalah karakter diambil dimulai dari
karakter berapa dari kiri, num_char adalah berapa jumlah karakter
yang hendak kita ambil. contoh:3. Fungsi Right Fungsi Right adalah
fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari data
di Microsoft Excel yang ada disebelah kanan.
- 28. Rumus umum fungsi Right adalah sebagai berikut :
=Right(text;num_char) Maksud dari rumus diatas adalah : text adalah
tempat dimana data yang akan diambil karakternya, num_char adalah
adalah berapa jumlah karakter yang hendak kita ambil. Contoh : 2.
Fungsi SUM, AVERAGE, MAX, MIN dan COUNT Dalam Microsoft ExcelDalam
Microsoft Excel terdapat Fungsi yang sering digunakan antara lain :
1. SUM : digunakan untuk mencari jumlah isi data pada range
tertentu 2. AVERAGE : digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari
suatu range 3. MAX : digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari
suatu range 4. MIN : digunakan untuk mencari nilai terendah dari
suatu range 5. COUNT : digunakan untuk mencara banyaknya data dari
satu rangeperhatikan contoh penggunaan fungsi-fungsi diatas :
- 29. Cara pengerjaan : Jumlah Nilai pada cell F6 adalah
=Sum(C6:E6) atau +C6+D6+E6 Total Nilai Kelas pada cell C16 adalah
=Sum(C6:C15) Rata-rata Nilai Kelas pada cell C17 adalah
=Average(C6:C15) Nilai Terendah pada cell C18 adalah =Min(C6:C15)
Nilai Terbesar pada cell C19 adalah =Max(C6:C15) Jumlah Data pada
cell C20 adalah =Count(C6:C15)Untuk nilai TAS dan nilai Praktikum,
dapat dilakukan penggandaan rumus formula / melakukancopy rumus
hanya dengan menggerakkan kursor pada sebelah kanan bawah cell yang
akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus
formulanya.PENGUNAAN FUNGSI IF,COUNT IF, DAN LOOKUPDalam melakukan
perhitungan, seringkali ditemukan adanya beberapa pilihan yang
harusditentukan. Sebagai contoh, dari nilai mahasiswa akan
ditentukan apakah mahasiswatersebut lulus atau tidak, dan jika
lulus apakah predikat dari nilainya tersebut. Dalam
- 30. menangani hal ini telah disediakan fungsi untuk
percabangan, yaitu dengan mengunakanfungsi IF. Sebagai contoh dalam
menampilkan status kelulusan mahasiswa dengan melihatnilai ujian
yang sudah dijalaninya sebagai berikut :Gambar 7.1 Data awal untuk
mencari status kelulusanUntuk mendapatkan status LULUS mahasiswa
harus mempunyai nilia lebih besar dari 50 ,sehingga jika nilainya
kurang dari 50 maka akan diberi status TIDAK LULUS7.1 Penggunaan
Fungsi IFUntuk dapat menyelesaikannya dibutuhkan fungsi Logika
yaitu fungsi IF, untuk lebihjelasnya berikut beberapa paparan
tentang penggunaan fungsi IF.Fungsi IF dengan format lengkap adalah
sebagai berikut
:IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)dimana : logical_test
merupakan syarat dari percabangan. value_if_true merupakan nilai
jika syarat percabangan terpenuhi. value_if_false merupakan nilai
jika syarat percabangan tidak terpenuhi.Langkah-langkah untuk
menyelesaikannya melalui function wizard adalah sebagai berikut :1.
Klik pada sel D3.2. Klik dari menu Klik Insert - > Function ,
kemudian muncul window seperti ini , pilihFungsi IF, klik
OK.Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran90
- 31. Gambar 7. 2 pemilihan Fungsi IF melalui Category Logical.
4. Ubah setting pada window fungsi IF seperti berikut : 5.Gambar
7.3. Setting melalui function wizardPada Logical Test ditulis C3
> 50 adalah karena di sel C3 lah letak dari nilai yangakan
dilakukan penyeleksian. Ketikkan syaratnya pada isian logical_test,
misalnyaC3>50, yang artinya jika data di cell C3 lebih besar
atau sama dengan 50 makabernilai benar dan jika kurang dari 50 maka
bernilai salah.Ketikkan teks Lulus pada isian value_if_true, yang
artinya jika pada logical_test
- 32. bernilai benar maka teks ini yang akan
dihasilkan/dikeluarkan.Ketikkan teks Tidak Lulus pada isian
value_if_false, yang artinya jika padalogical_test bernilai salah
maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.4. Klik OK. Copy-kan
formula ke sel dibawahnya.Pemberian tanda merupakan tambahan jika
ingin menambahkan statement berupakalimat atau string.Didapatkan
hasil akhir seperti gambar berikut :Microsoft Excel 200791Gambar
7.4. Hasil Akhir pemberian status kelulusanTabel 7.1. Fungsi
LogikaFungsi KeteranganIF Menentukan suatu tes logika untuk
dikerjakan, danmempunyai bentuk:=IF(tes logika, nilai jika benar,
nilai jika salah)AND, OR dan NOT Merupakan fungsi tambahan untuk
mengembangkan teskondisi. Fungsi AND dan OR maksinal berisi 30
argumenlogika, sedangkan NOT hanya mempunyai satu argumenlogika,
mempunyai
bentuk:AND(logika1,logika2,,logika30)OR(logika1,logika2,,logika30)NOT(logika)Percabangan
tidak hanya pemisahan menjadi dua kemungkinan saja, namun juga
bisamenjadi banyak kemungkinan. Untuk percabangan yang memisahkan
ke banyak
- 33. kemungkinan harus menggunakan IF secara bertingkat.7.2
Percabangan beberapa TingkatPembahasan fungsi IF di atas dengan Tes
Logika Tunggal, Tes Logika dapat dikembangkandengan tambahan salah
satu fungsi AND , OR atau NOT. Bentuk fungsi IF dengan tes
logikayang dikembangkan adalah sebagai berikut := IF (OR(Tes
Logika1;Tes Logika2);Nilai jika benar;Nilai jika salah)Studi kasus
: sebuah perusahaan akan merekrut tenaga satuan pengaman ( satpam
)dengan ketentuan :pengalaman kerja minimal empat tahun dan usia
maksimal 35 tahun.Perusahaan melakukan seleksi administrasi dengan
kriteria tersebut , pelamar yangmemenuhi syarat akan mengikuti
syarat selanjutnya , sedangkan yang tidak memnuhi syratdinyatakan
gugur. Kasus tersebut dapat diterjemahkan ke dalam fungsi IF
seperti berikutini := IF(AND(Kerja>=4;Usia