1. Nama : Brian Tri Hartanto NPM : 1112110045 Kelas : P6 PERANGKAT LUNAK PERKANTORAN Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi & BisnisInformatics and Business Institute (IBI) Darmajaya Bandar Lampung Tahun 2012

2. Kata Pengantar Puji syukur kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan hidayahnya kami diberikan kesempatandalam penyelesaian modul Microsoft office ini . Penyelesaian modul ini ditujukan dalam rangkamemenuhi tugas mata kuliah Perangkat Lunak Perkantoran. Makalah ini berisi penjelasan tentang tutorial dan pedoman dalam beberapapengoperasian Microsoft office seperti Ms.Wrod, Ms. Excel, Ms. Power Point maupun Ms.Access dalam dunia yang berkaitan dengan perkantoran. Semoga materi yang dijelaskan dalammodul ini, mampu memberikan penjelasan tentang hal tersebut. Penulis yakin bahwa masihbanyak kekurangan dalam hal penyampaian dalam penyelesaian modul ini, oleh karena itupenulis mengharapkan apresiasi serta kritik dan saran para pembaca, kepada siapapun yangmembaca modul kami ini . Atas kekurangan dan keterbatasan tersebut penulis sampaikan maafsebesar-besarnya dan terimakasih yang melimpah atas partisipasi pembaca akan selesainyamodul ini. Penulis

3. 1. Membuat MAIL MERGEMail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah usermelakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuanalamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita.Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanyadengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuatakan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yangsama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lahsolusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isianformulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih bergantisesuai dengan daftar yang telah dibuat.Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

4. 3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.5. Pilih Use the current document kemudian klik Next

5. 6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan. a. Klik Customize columns b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

6. c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

7. e. Jika dirasa sudah cukup klik OKf. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OKg. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

8. h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save. i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan9. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

9. 10. Pada pilihan write your letter, pilih More item11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert

10. 12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.13. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.14. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.

11. 2. Membuat Tabel Grafik di Ms.Word 2007 Langkah-langkah membuat tabel dan grafik adalah sebagai berikut: Untuk membuat tabel, Klik Insert Table Tentukan colums dan rows yang diinginkan, seperti gambar berikut: Setelah muncul tampilan tabel yang diinginkan, masukkan data yang diinginkan Untuk membuat Chart (grafik), Klik Insert Chart Pilih bentuk grafik yang diinginkan, lalu klik OK Akan muncul tampilan seperti berikut:

12. Pada kolom Excel, masukkan data yang diinginkan Setelah data dimasukkan, klik tanda X di sebelah kiri atas jendela Ms.Excel untuk menutup jendela data tersebut, sehingga muncul seperti pada gambar berikut:Membuat Kolom Koran di Word 2007 Tampilan toolbar menu office 2007 yang berbeda dari versi-versi sebelumnya terkadangmembuat aku dan mungkin juga agan-agan bingung mencarinya, inilah kenapa sebagianpostingan aku tenteng office hanya membahas office 2007 / 2010 beta. Selain ini yang masihbaru juga karena alasan diatas tadi. Bingung.Ok langsung aja ke topik postingan kali ini tentang cara membuat dokumen yang kita ketikmenjadi model kolom koran. Bisa 2 kolom, 3 kolom .. dst. 1. Yang pertama pastinya kamu perlu untuk membuka word 2007 2. Blog semua ketikan kamu yang mau dibuat model kolom

13. 3. Arahkan mouse ke tab menu page layout dan klik 4. Pilih Columns 5. Pilih More columns 6. Pilih tipe kolom yang kamu mau, One, Two, Three. Left atau Right 7. Atur Width = Lebar kolom dan Spacing = Jarak antar kolom. 8. Klik Ok.Cara Membuat Teks WordArt di Microsoft Word 2007Di Artikel Ilmu Microsoft Word 2007 Kali ini Saya kan mnegulas tentang Cara Membuat TeksWordart di Microsoft Word 2007 . Tutorial ini memang sangat mudah. Beni Caranya:1. Buka Microsoft Word 20072. Lalu Masuk Ke Tab INSERT

14. 3. Pilih Salah Satu Style yang Anda Inginkan , Lalu Klik Style yang anda Inginkan4. Mulailah Membuat Teks WordArt

15. PERHATIKANHasilnya

16. 3. Cara Memasukkan Clip Art di Microsoft Word 2007Gambar clip art merupakan gambar yang patut untuk diperhitungkan untuk mempercantiktampilan ataupun untuk mempermudah menerangkan isi dokumen yang kita buat. Untukmenyisipkan gambar clipart ke dalam dokumen Microsoft Word 2007, anda dapatmenggunakan langkah berikut. 1. Klik menu ribbon Insert 2. Selanjutnya pada grup Illustrations klik tombol Clip Art 3. Pada sebelah kanan jendela Microsoft Word akan muncul Tool Window ClipArt. 4. Pada jendela tool window Clip Art tersebut isikan keyword untuk gambar Clip Art yang anda cari pada kotak Search for. Sebagai contoh, misalkan kita isi dengan kata drawing. 5. Kemudian klik tombol Go atau tekan tombol ENTER untuk memulai pencarian gambar Clip Art yang berkaitan dengan keyword tersebut. 6. Bila ada gambar yang berhubungan dengan keyword drawing yang anda masukan tadi maka gambar tersebut akan ditampilkan di bagian bawah jendela tool Clip Art. 7. Lihat daftar gambar hasil pencarian, scroll ke bawah untuk melihat gambar lain (bila hasil yang di dapat cukup banyak). 8. Bila ada gambar yang berkenan, cukup klik pada gambar tersebut. Gambar akan langsung disisipkan pada dokumen.

17. 9. Selanjutnya anda tinggal mengatur gambar tersebut seperti halnya anda mengatur sebuah gambar.Cara buat Drop Cap di Ms Word 2007Drop Cap adalah huruf awal suatu paragraph yang diperbesar. Maksudnya huruf pada awalsuatu paragraph besarnya beberapa baris lebih besar daripada huruf-huruf lainnya. Besarnyahuruf pada awal paragraph ini bisa diatur beberapa baris dari tulisan dan jarak antara drop capdan tulisan yang lain.

18. Drop Cap ini dimaksudkan untuk menambah keindahan suatu naskah. Drop Cap biasadipergunakan pada suatu novel, cerpen, berita di koran atau majalah, dan naskah-naskah lainnya.Untuk membuat drop cap di Ms Word 2007 bisa anda ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Ketikkan naskah anda 2. Letakkan kursor pada paragraph yang akan diberi drop cap 3. Buka ribbon Insert, pada group menu text, klik Drop Cap. 4. Pilih salah satu pilihan antara Dropped dan In Margin. Dropped berarti huruf yang lebih besar akan berada menjorok kedalam dalam paragraph tersebut, sedangkan in margin berarti huruf yang diperbesar berada di dalam margin kertas, sedangkan huruf yang lain tetap pada pengaturan margin yang ada. 5. Untuk melakukan pengaturan lebih lanjut dapat dipilih Drop Cap Options 6. Setelah memilih dropped dan in margin, pilih jenis font yang akan anda pakai kemudian tentukan juga berapa besar huruf drop cap dengan mengisi lines to drop, semakin besar angka yang dimasukkan maka semakin besar pula huruf drop capnya. Atur pula jaraknya dengan text dengan mengisi angka pada distance from text kemudian klik OK.

19. 7. Maka drop cap anda telah berhasil dibuat.

20. 1. FUNGSI VLOOKUP dan HLOOKUPVLOOKUP : mencari nilai, dimana tabel ketentuannya beberbentuk vertical (datanya tersusunkebawah)HLOOKUP : mencari nilai, dimana tabel ketentuannya beberbentuk horizontal (datanya tersusunmendatar).Rumus Vlookup= VLOOKUP(sel yang diuji, tabel ketentuan, nomor index kolom)Contoh Soal 1Langkah pengisian Nama Barang1. Tempatkan penunjuk sel pada sel C62. Ketikkan rumusnya : =VLOOKUP(B6,$B$16:$C$18,2)3. Copy hasil tersebut sampai data terakhir

21. Contoh Soal 2Langkah pengisian Harga Satuan1. Tempatkan penunjuk sel pada sel D62. Ketikkan rumusnya : =VLOOKUP(B6,$B$16:$D$18,3)3. Copy hasil tersebut sampai data terakhirRumus Hlookup= HLOOKUP(sel yang diuji, tabel ketentuan, nomor index baris)Contoh Soal 1

22. Langkah pengisian Nama Barang1. Tempatkan penunjuk sel pada sel C62. Ketikkan rumusnya : =HLOOKUP(B6,$B$15:$E$16,2)3. Copy hasil tersebut sampai data terakhirContoh Soal 2Langkah pengisian Harga Satuan1. Tempatkan penunjuk sel pada sel D62. Ketikkan rumusnya : =HLOOKUP(B6,$B$15:$E$17,3)3. Copy hasil tersebut sampai data terakhirCONTOH APLIKASI PENGGUNAAN TABEL PIVOTPivot table digunakan untuk melakukan rekapan perhitungan berdasar data yang ada.Contoh SoalSilahkan anda mengetikkan data berikut

23. Kalau anda ditanya berapa pengeluaran jumlah pengeluaran tiap bulan bagaimana andamenyelesaikannya? Contoh lain berapa pengeluaran per jenis aktivitas selama satu tahun, berapabeban kerja penanggung jawab per bulan dan lain lain. Nah disinilah fungsi pivot table akandigunakan. Apalagi kalau jumlah datanya sangat banyak, ribuan data, maka fungsi pivot tabelakan sangat berguna bagi anda.Penggunaan Pivot Tablepivot table seperti pada gambar berikut Untuk menggunakan pivot table caranya silahkan klikmenu insertSetelah anda mengklik pivot tabel akan muncul tampilan

24. Klik Select a table or range, klik dibawah kanannya, kemudian sorot data yang ingin dibuat pivottable seperti pada gambar berikutKemudian pilih lokasi hasil pivot table di existing worksheet seperti pada gambar berikut

25. Lalu klik OK. Kalau tahap anda benar, maka akan muncul menu pivot tabel seperti pada gambarberikutUntuk membuat pengeluaran per bulan, anda cukup memasukkan bulan di row label dan nilai divalue,Perhatikan, pivot tabel sudah menghitungkan untuk anda jumlah pengeluaran tiap bulanKalau kombinasi misalnya pengeluaran per bulan per jenis aktivitas, maka anda tinggalmemasukkan jenis aktivitas di column labels seperti pada gambar berikut

26. Untuk merapikan hasil, gunakan format cell. Berikut contoh hasil perhitungan yang sudahdirapikanFungsi LEFT, MID, RIGHTFungsi Left, Mid, dan Right adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakterdari data di Microsoft Excel dimulai dari kiri, tengah, dan kanan. 1. Fungi Left Fungsi Left adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari data di Microsoft Excel dimulai dari kiri. Rumus umum fungsi Left adalah sebagai berikut : =Left(text;num_char)

27. Maksud dari rumus diatas adalah : text adalah tempat dimana data yang akan diambil karakternya, num_char adalah berapa jumlah karakter yang hendak kita ambil. Contoh :2. Fungsi Mid Fungsi Mid adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari data di Microsoft Excel dimulai dari tengah. Rumus umum fungsi Mid adalah sebagai berikut : =Mid(text;start_num;num_char) Maksud dari rumus diatas adalah : text adalah tempat dimana data yang akan diambil karakternya, star_num adalah karakter diambil dimulai dari karakter berapa dari kiri, num_char adalah berapa jumlah karakter yang hendak kita ambil. contoh:3. Fungsi Right Fungsi Right adalah fungsi yang digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari data di Microsoft Excel yang ada disebelah kanan.

28. Rumus umum fungsi Right adalah sebagai berikut : =Right(text;num_char) Maksud dari rumus diatas adalah : text adalah tempat dimana data yang akan diambil karakternya, num_char adalah adalah berapa jumlah karakter yang hendak kita ambil. Contoh : 2. Fungsi SUM, AVERAGE, MAX, MIN dan COUNT Dalam Microsoft ExcelDalam Microsoft Excel terdapat Fungsi yang sering digunakan antara lain : 1. SUM : digunakan untuk mencari jumlah isi data pada range tertentu 2. AVERAGE : digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari suatu range 3. MAX : digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari suatu range 4. MIN : digunakan untuk mencari nilai terendah dari suatu range 5. COUNT : digunakan untuk mencara banyaknya data dari satu rangeperhatikan contoh penggunaan fungsi-fungsi diatas :

29. Cara pengerjaan : Jumlah Nilai pada cell F6 adalah =Sum(C6:E6) atau +C6+D6+E6 Total Nilai Kelas pada cell C16 adalah =Sum(C6:C15) Rata-rata Nilai Kelas pada cell C17 adalah =Average(C6:C15) Nilai Terendah pada cell C18 adalah =Min(C6:C15) Nilai Terbesar pada cell C19 adalah =Max(C6:C15) Jumlah Data pada cell C20 adalah =Count(C6:C15)Untuk nilai TAS dan nilai Praktikum, dapat dilakukan penggandaan rumus formula / melakukancopy rumus hanya dengan menggerakkan kursor pada sebelah kanan bawah cell yang akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.PENGUNAAN FUNGSI IF,COUNT IF, DAN LOOKUPDalam melakukan perhitungan, seringkali ditemukan adanya beberapa pilihan yang harusditentukan. Sebagai contoh, dari nilai mahasiswa akan ditentukan apakah mahasiswatersebut lulus atau tidak, dan jika lulus apakah predikat dari nilainya tersebut. Dalam

30. menangani hal ini telah disediakan fungsi untuk percabangan, yaitu dengan mengunakanfungsi IF. Sebagai contoh dalam menampilkan status kelulusan mahasiswa dengan melihatnilai ujian yang sudah dijalaninya sebagai berikut :Gambar 7.1 Data awal untuk mencari status kelulusanUntuk mendapatkan status LULUS mahasiswa harus mempunyai nilia lebih besar dari 50 ,sehingga jika nilainya kurang dari 50 maka akan diberi status TIDAK LULUS7.1 Penggunaan Fungsi IFUntuk dapat menyelesaikannya dibutuhkan fungsi Logika yaitu fungsi IF, untuk lebihjelasnya berikut beberapa paparan tentang penggunaan fungsi IF.Fungsi IF dengan format lengkap adalah sebagai berikut :IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)dimana : logical_test merupakan syarat dari percabangan. value_if_true merupakan nilai jika syarat percabangan terpenuhi. value_if_false merupakan nilai jika syarat percabangan tidak terpenuhi.Langkah-langkah untuk menyelesaikannya melalui function wizard adalah sebagai berikut :1. Klik pada sel D3.2. Klik dari menu Klik Insert - > Function , kemudian muncul window seperti ini , pilihFungsi IF, klik OK.Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran90

31. Gambar 7. 2 pemilihan Fungsi IF melalui Category Logical. 4. Ubah setting pada window fungsi IF seperti berikut : 5.Gambar 7.3. Setting melalui function wizardPada Logical Test ditulis C3 > 50 adalah karena di sel C3 lah letak dari nilai yangakan dilakukan penyeleksian. Ketikkan syaratnya pada isian logical_test, misalnyaC3>50, yang artinya jika data di cell C3 lebih besar atau sama dengan 50 makabernilai benar dan jika kurang dari 50 maka bernilai salah.Ketikkan teks Lulus pada isian value_if_true, yang artinya jika pada logical_test

32. bernilai benar maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.Ketikkan teks Tidak Lulus pada isian value_if_false, yang artinya jika padalogical_test bernilai salah maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.4. Klik OK. Copy-kan formula ke sel dibawahnya.Pemberian tanda merupakan tambahan jika ingin menambahkan statement berupakalimat atau string.Didapatkan hasil akhir seperti gambar berikut :Microsoft Excel 200791Gambar 7.4. Hasil Akhir pemberian status kelulusanTabel 7.1. Fungsi LogikaFungsi KeteranganIF Menentukan suatu tes logika untuk dikerjakan, danmempunyai bentuk:=IF(tes logika, nilai jika benar, nilai jika salah)AND, OR dan NOT Merupakan fungsi tambahan untuk mengembangkan teskondisi. Fungsi AND dan OR maksinal berisi 30 argumenlogika, sedangkan NOT hanya mempunyai satu argumenlogika, mempunyai bentuk:AND(logika1,logika2,,logika30)OR(logika1,logika2,,logika30)NOT(logika)Percabangan tidak hanya pemisahan menjadi dua kemungkinan saja, namun juga bisamenjadi banyak kemungkinan. Untuk percabangan yang memisahkan ke banyak

33. kemungkinan harus menggunakan IF secara bertingkat.7.2 Percabangan beberapa TingkatPembahasan fungsi IF di atas dengan Tes Logika Tunggal, Tes Logika dapat dikembangkandengan tambahan salah satu fungsi AND , OR atau NOT. Bentuk fungsi IF dengan tes logikayang dikembangkan adalah sebagai berikut := IF (OR(Tes Logika1;Tes Logika2);Nilai jika benar;Nilai jika salah)Studi kasus : sebuah perusahaan akan merekrut tenaga satuan pengaman ( satpam )dengan ketentuan :pengalaman kerja minimal empat tahun dan usia maksimal 35 tahun.Perusahaan melakukan seleksi administrasi dengan kriteria tersebut , pelamar yangmemenuhi syarat akan mengikuti syarat selanjutnya , sedangkan yang tidak memnuhi syratdinyatakan gugur. Kasus tersebut dapat diterjemahkan ke dalam fungsi IF seperti berikutini := IF(AND(Kerja>=4;Usia