Post on 06-Mar-2018
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 1dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
1. TUJUAN
Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran,
pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar
dokumen terkendali.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi pengendalian terhadap seluruh dokumen sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
3. REFERENSI
a. ISO 9001:2008
b. Manual Mutu
4. DEFINISI
a. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah ketentuan tertulis yang
digunakan secara resmi sebagai pedoman dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu.
b. Dokumen Internal adalah segala dokumen sistem manajemen mutu yang
diterbitkan dari internal Universitas Negeri Semarang.
c. Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar
Universitas Negeri Semarang yang dijadikan referensi dalam menyusun
dokumentasi sistem manajemen mutu atau dalam melaksanakan
pekerjaan.
d. BPM (Badan Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat
universitas.
e. GPM (Gugus Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat
fakultas.
5. KETENTUAN UMUM
5.1 Dokumen yang diterapkan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 2dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
Dokumen Sistem Manajemen Mutu Universitas Negeri Semarang yang
diterapkan adalah sebagai berikut:
1. Visi dan Misi
2. Kebijakan Mutu
3. Sasaran Mutu
4. Rencana Mutu
5. Manual Mutu
6. Prosedur Mutu
7. Instruksi Kerja
8. Uraian Tugas dan Wewenang
9. Dokumen pendukung yang terdiri dari: formulir, dokumen eksternal
dan arsip.
Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan, dikenal pula
beberapa dokumen formal yang berlaku dan diterapkan di Universitas
Negeri Semarang sebagai acuan pelaksanaan proses akademik,
beberapa dokumen tersebut antara lain:
1. Statuta
2. Rencana Strategis
3. Pedoman Akademik
4. Kebijakan Akademik
5. Organisasi dan Tata Kerja
5.2 Metode Penomoran Dokumen
Terlampir.
5.3 Kewenangan Pengesahan Dokumen
Terlampir.
5.4 Penggunaan Tanda Stempel pada Dokumen
Terlampir.
6. PROSEDUR
6.1. Diagram prosedur Mutu Pengendalian Dokumen
6.1.1. Penerbitan Dokumen Baru
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 3dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
PIHAK YANG BERWENANG
MENGOTORISASI BPM
6.1.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal
PIHAK LUAR BPM/GPM
mulai Memeriksa dan mengesahkan dokumen
Dokumen baru
Telah disahkan oleh
BPM
Dimasukkan dalam Daftar
Dokumen Induk
BPM menyimpan
dokumen baru
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 4dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.1.3. Pendistribusian Dokumen Eksternal
PENGGUNA DOKUMEN BPM
mulai Dokumen Eksternal
BPM Mengidentifikasi Dokumen Eksternal
BPM/GPM Membuat Daftar
Dokumen Eksternal
BPM/GPM Memberikan Stempel
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 5dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
mulai Dokumen Induk
Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel “INDUK”
Dokumen yang telah digandakan , diberi stempel “TERKENDALI”
Menerima Dokumen dari BPM
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 6dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.1.4. Dokumen yang tidak dikendalikan
PEMAKAI DOKUMEN (PIHAK DI LUAR
UNNES) BPM
6.1.5. Perevisian Dokumen
mulai Dokumen tidak dikendalikan BPM memberi stempel
“TIDAK TERKENDALI”
Revisi dan Keputusan
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 7dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
PENGGUNA DOKUMEN BPM
mulai Dokumen
Karyawan/ Dosen di perkenankan merevisi
Dokumen
BPM memproses dokumen hasil revisi
BPM memberi stempel “INDUK”
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 8dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.1.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen
Kadaluarsa
PELAKU BPM
mulai
Dokumen Hasil Revisi
Dokumen yang telah diberi stempel “INDUK” diberi stempel
“TERKENDALI”
BPM Mendistribusikan Dokumen
Penarikan Dokumen dengan
stempel “TERKENDALI” kemudian diberi stempel
“KADALUARSA”
Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 9dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.2. Rincian Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen
6.2.1. Penerbitan Dokumen Baru
1. Mulai
2. Personil/pihak yang berwenang sesuai dengan tabel aturan
kewenangan dokumen memeriksa dan mengesahkan
dokumen yang telah disusun oleh penyusun/pembuat
dokumen tersebut.
3. Dokumen yang telah disahkan, kemudian diberi stempel
”INDUK” oleh BPM.
4. Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel ”INDUK”
kemudian dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk.
5. BPM menyimpan dokumen baru.
6. Selesai
6.2.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal
1. Mulai
2. Di tingkat universitas, BPM mengidentifikasi dokumen
eksternal yang dipakai sebagai acuan penyusunan dokumen
atau dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan,
sedangkan di tingkat fakultas / prodi, pengidentifikasian
dilakukan oleh GPM.
3. BPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat
universitas, GPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di
tingkat Fakultas dan Jurusan/Prodi.
4. BPM / GPM memberikan stempel ”REFERENSI TERPAKAI”
pada masing-masing dokumen yang masuk dalam Daftar
Dokumen Eksternal.
5. Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 10dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.2.3. Pendistribusian Dokumen
1. Mulai
2. Dokumen induk (dokumen yang telah disahkan dan diberi
stempel ”INDUK”) digandakan oleh BPM.
3. Dokumen induk yang telah digandakan diberi stempel
”TERKENDALI” kemudian diberi nomor salinan sesuai
Matriks Distribusi Dokumen dan didistribusikan juga sesuai
Matriks Distribusi Dokumen.
4. Menerima dokumen dari BPM yang telah digandakan dan
menandatangani Formulir Penyerahan Dokumen.
5. Selesai
6.2.4. Dokumen yang tidak dikendalikan
1. Mulai
2. BPM memberi stempel ”TIDAK TERKENDALI” pada
dokumen yang disampaikan sebagai informasi kepada pihak
di luar UNNES.
3. BPM memberikan dokumen tidak dikendalikan tersebut
kepada pihak di luar UNNES, bila terjadi revisi terhadap
dokumen tersebut, maka tidak dilakukan penarikan dan
pendistribusian ulang.
4. Selesai
6.2.5. Perevisian Dokumen
1. Mulai
2. Pengguna dokumen yang akan melakukan perubahan
dokumen (karyawan, dosen) diperkenankan merevisi
dokumen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses
sesuai persetujuan kewenangan yang relevan (mengacu
pada tabel kewenagan pengesahan dokumen),yaitu dengan
menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 11dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
3. BPM memproses dokumen hasil revisi yang telah disetujui
oleh kewenangan yang relevan dengan memberi nomor
revisi baru dan tanggal berlaku yang baru.
a. Bila nomor revisi telah mencapai angka 10, maka
dokumen tersebut harus diterbitkan ulang dan kembali
ke revisi 00.
b. Perubahan tanpa mengubah substansi atau isi dari
dokumen sistem mutu tidak perlu dilakukan revisi.
4. BPM memperbarui Daftar Dokumen Induk, dengan memberi
stempel ”INDUK” pada dokumen hasil revisi, melakukan
pencatatan poin-poin yang mengalami perubahan dalam
Daftar Revisi. Selanjutnya dokumen tersebut digandakan
dan didistribusikan sesuai Matriks Distribusian Dokumen.
5. Selesai.
6.2.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen
Kadaluarsa
1. Mulai.
2. Dokumen hasil revisi yang telah distempel ”INDUK” dan
digandakan selanjutnya diberi stempel ”TERKENDALI” dan
diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen.
3. BPM mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai Matriks
Distribusi Dokumen.
4. Pemberlakuan dokumen hasil revisi disertai dengan
penarikan dokumen induk dengan stempel ”TERKENDALI”
yang telah kadaluarsa, dimana pada lembar dokumen induk
yang telah kadaluarsa tersebut diberi stempel
”KADALUARSA”.
5. Selesai
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 12dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012
7. LAMPIRAN
a. Formulir Penyerahan Dokumen (FM-01-BPM-01)
b. Formulir Penarikan Dokumen (FM-02-BPM-01)
c. Metode penomoran dokumen
d. Tabel Kewenangan pengesahan dokumen
e. Contoh pemberian stempel
f. Formulir Daftar Dokumen Induk (FM-03-BPM-01)
g. Formulir Daftar Dokumen Eksternal (FM-04-BPM-01)
h. Formulir Matriks Distribusi Dokumen (FM-05-BPM-01)
i. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM-06-BPM-01)
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)
Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001
Website: www.unnes.ac.id - E-mail: unnes@unnes.ac.id
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01
No. Revisi 01
Hal 13dari13
TanggalTerbit 01 Maret 2012