PERENCANAAN

Asas - Asas Manajemen

(George R. Terry)

© Maria Margareta Ivana

(0771502879)

2

A. Strategi – Strategi dan Kebijaksanaan – Kebijaksanaan

Perencanaan = menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

3

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

4

Tipe-tipe perencanaan :

Jangka Jangka Jangka

Pendek Menengah Panjang

< 1 tahun 1 – 5 tahun > 5 tahun

Jadwal Laba Produk

penggunaan pertumbuhan penyesuaian

sumber daya tujuan dan

perubahan

strategi

5

Keuntungan dari perencanaan :

1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran

2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang

3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?”

4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan

5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

6

6. Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh

7. Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas

8. Membantu seorang manajer mencapai status

7

Perencanaan Laba

Termasuk jenis perencanaan jangka menengah

Usaha untuk memperbaiki laba, terutama untuk produk tertentu dalam periode 1 tahun atau lebih

8

Perencanaan Produk

Perencanaan jangka panjang

Dari perkiraan penjualan masa yang akan datang yang diinginkan, dibandingkan dengan neraca laba/rugi, sehingga dapat menetapkan program dalam berbagai bidang

9

Perencanaan Strategis

Strategi-strategi dalam bidang perencanan :

1. Cara pendekatan “sedikit demi sedikit”

2. “Menebarkan bibit ke tanah yang subur”

3. Cara “penyerangan” secara terkonsentrasi

4. Kacaukan issu yang bersangkutan

5. Gunakan taktik-taktik keras hanya apabila hal tersebut diperlukan

10

6. Lepaskan tanggung jawab

7. Waktu merupakan alat penyembuh yang mujarab

8. Laksanakan tindakan pada saat yang tepat

9. Hasil pemikiran beberapa orang lebih baik dibandingkan dengan hasil pemikiran satu orang

10. Lakukan tindakan “memecah-belah” dan kuasailah

11

Perencanaan Taktis

Tujuan :

mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran strategis

12

Kebijakan (Policy)

Sebuah petunjuk menyeluruh secara verbal, tertulis, atau yang diimplikasi yang menetapkan batas-batas umum, serta arah di dalam mana tindakan manajerial akan dilaksanakan.

13

Mengapa para manajer menggunakan kebijaksanaan?

• Kebijaksanaan membantu para manajer dalam mencari jawaban apa yang harus dilakukan

• Dapat memberikan arti kepada sasaran (menterjemahkan dalam bentuk yang lebih dimengerti)

• Merangsang golongan yang memiliki otoritas untuk menggunakannya

14

• Membantu perkembangan manajemen, karena kebijaksanaan mengembangkan orang-orang yang menerapkannya

• Memerlukan penafsiran dan menyebabkan seseorang manajer berpikir untuk diri sendiri

• Menimbulkan tindakan-tindakan positif yang diinginkan.

15

B. Mengimplementasi Perencanaan Manajemen

16

Langkah-langkah pokok dalam bidang perencanaan :

1. Jelaskan problem yang bersangkutan

2. Usahakan untuk mencapai keterangan-keterangan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan

3. Analisia dan klasifikasi keterangan-keterangan yang diperoleh

4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-penghalang terhadapnya

17

5. Tentukan rencana-rencana alternatif

6. Pilih rencana yang diusulkan

7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut

8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan

18

Pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang perencanaan menurut

George R. Terry :

What Tindakan apa yang harus dilaksanakan ?

Why Mengapa hal tersebut harus dilaksanakan ?

Where Dimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

19

When Kapan hal tersebut akan dilaksanakan ?

Who Siapa yang akan melaksanakannya ?

How Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

20

Pihak yang melaksanakan tindakan perencanaan

• Kemungkinan pertama seorang manajer melaksanakan perencanaannya sendiri

• Kemungkinan kedua manajer melakukan perencanaan, tetapi perencanaan dilaksanakan dengan memanfaatkan saran-saran dari para rekan

21

• Kemungkinan ketiga manajer menyajikan garis besar rencana-rencana kepada pihak bawahan, lalu pihak bawahan melengkapi hal-hal detailnya

• Kemungkinan keempat para bawahan menyusun rencana dan menyerahkannya kepada pihak manajer untuk disetujui

22

C. Pertimbangan – Pertimbangan Addisional dan

Hubungan – Hubungannya dengan Etika dan Kreativitas

23

Pola-pola perencanaan :

• Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan)

• Optimizing (mengoptimalisasi)

• Adaptivizing (mengadaptasi)

24

Beberapa konsep dalam bidang perencanaan:

• Perencanaan harus mendahului pelaksanaan fisik sesuatu tindakan. Lebih baik merumuskan sebuah rencana yang akan kita lakukan, sebelum kita melakukannya.

• Dalam tindakan-tindakan ada waktu yang tepat.

• Ada elemen waktu dalam konsepsi pertahapan dari banyak rencana.

• Jangka waktu pada suatu rencana harus cukup lama untuk memenuhi komitmen-komitmen manajerial (recovery cost).

25

Prinsip-prinsip, fakta-fakta, dan perencanaan :

Untuk dapat menyusun sebuah rencana yang efektif, orang perlu mencapai semua fakta-fakta penting yang tersedia, kemudian menghadapi fakta-fakta tersebut dan memasukkan ke dalam rencana, tindakan-tindakan yang diharuskan oleh fakta-fakta tersebut.

26

Kerugian-kerugian perencanaan :

1. Perencanaan manjadi terbatas karena kurang tepatnya keterangan-keterangan dan fakta-fakta masa yang akan datang

2. Memerlukan biaya besar

3. Ada penghalang-penghalang psikologis

4. Mematikan inisiatif

5. Menyebabkan terlambatnya tindakan-tindakan yang perlu dilakukan dalam keadaan darurat

27

6. Kadang-kadang direncanakan secara berlebihan oleh para perencana

7. Memiliki nilai praktis yang terbatas

28

Hubungannya dengan etika

• Perencanaan dipengaruhi oleh etika pihak perencana. Perencanaan dipengaruhi oleh apa yang dianggap benar oleh perencana, dan apa yang dianggapnya sebagai tindakan yang tepat dalam keadaan tertentu.

• Standard-standart etis yang diikuti oleh seorang manajer membantu mendeterminasi etika perusahaannya. Patokan kelakuan seorang manajer mempengaruhi kelakuan etis atau kelakuan non-etis yang akan diikuti.

29

• Etika intern etika di dalam lingkungan sebuah perusahaan

• Etika ekstern etika perusahaan yang bersangkutan dengan perusahaan lain, dengan para konsumen, dengan para leveransir, dan dengan badan-badan pemerintah

30

Prinsip etika :

Etika tepat, dalam bidang manajemen mengharuskan seorang manajer bersikap jujur terhadap dirinya sendiri, dan terhadap masyarakat, dan berhubungan dengan pihak lain secara terhormat, seperti halnya ia sendiri ingin diperlakukan.

31

Kreativitas dan perencanaan

Kreativitas berhubungan dengan penciptaan ide-ide, melakukan inovasi dengan pererapan ide-ide. Dipandang dari sudut manajerial, kreativitas saja tidak cukup, ide perlu diimplementasi (memanfaatkan ide-ide dalam rencana-rencana manajerial).

32

Jenis-jenis pemikiran menurutG.R. Terry :

1. Pemikiran kreatif

Membenamkan secara mendalam problem tertentu dalam alam pikiran kita, kemudian memvisualisasikannya dengan jelas setelah direnungkan, yang ditujukan ke arah perumusan sebuah ide atau konsep yang baru.

33

2. Pemikiran kausatifMenekankan pembentukan kejadian-kejadian dan hasil-hasil masa yang akan datang, bukan menunggu sampai nasib menentukannya.

3. Pemikiran induktifPenguraian yang didasarkan atas macam-macam hal khusus menuju ke arah sebuah prinsip atau kesimpulan umum

4. Pemikiran deduktifKesimpulan-kesimpulan umum menuju ke arah ide-ide khusus.

34

5. Pemikiran untuk memecahkan masalah (problem solving)

Mengumpulkan fakta-fakta tentang situasi tertentu, kemudian menetapkan problem yang dihadapi, lalu menganalisa dan mengevaluasi fakta-fakta secara logis, agar menemukan hubungan-hubungan yang penting antara mereka, dan akhirnya dicari pemecahan atas problem tersebut.

35

Proses kreatif

Langkah-langkah penciptaan ide:1. Kembangkan sikap yang menguntungkan

bagi produksi ide (ideation)

2. Kembangkan sesitivitas (kepekaan) problem

3. Persiapkan diri dengan mengumpulkan bahan-bahan mentah yang diperlukan (pengetahuan, ide-ide lain, pengalaman)

4. Terapkan kelancaran ide (idea fluency)

36

5. Usahakan agar terjadi “inkubasi” atau bekerjanya pikiran di bawah sadar

6. Usahakan timbulnya iluminasi ide baru (pada waktu yang tidak diduga)

37

Beberapa saran praktis untuk mencapai kelancaran ide:

1. Buat catatan-catatan2. Cari waktu (yang tepat) untuk menjadi

kreatif3. Perkembangkan sikap ingin tahu dan sikap

ingin bertanya4. Manfaatkan kaitan-kaitan ide5. Rubah bentuk yang ada (dengan cara

mengatur kembali, mensubstitusi, menambahkan, mengurangi, atau mengalihkan)

38

6. Ambil manfaat dari pencatatan sifat-sifat (attribute listing)

7. Gunakan teknik “memproduksi ide dalam waktu singkat” (brain storming technique) atau teknik hubungan bebas (free association technique)

8. Baca juga apa yang “tersirat” (bukan hanya yang “tersurat”)

9. Tempatkan diri pada posisi orang lain10. Manfaatkan kejadian-kejadian yang tidak

diduga

39

Proses inovatif

Beberapa petunjuk untuk mencapai penerimaan suatu ide:

1. Jabarkan ide baru tersebut secara terperinci dan lengkap

2. Catatlah keuntungan-keuntungan potensial bila ide baru tersebut dipergunakan

3. Usahakan agar ide baru tersebut mudah dimengerti

40

4. Bicarakan ide baru tersebut dengan beberapa orang, untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki

5. Sajikan rencana yang diperbaiki pada waktu yang tepat

41

D. Jenis-jenis Pokok Rencana-Rencana Manajemen

42

Jenis-Jenis rencana :

1. Prosedur (Procedure)

Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

43

2. Metode (Method)Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha.

Penyederhanaan pekerjaan penerapan akal sehat untuk mencapai penggunaan dengan paling ekonomis dari usaha-usaha manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, waktu, serta ruangan, hingga dapat diterapkan cara-cara bekerja yang lebih mudah dan yang lebih baik.

44

3. Standard (Standard)

Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi.

Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard:

- pengalaman masa lampau

- penilaian

- metode ilmiah

45

4. Anggaran (Budget)

Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.

46

5. Program (Program)Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang, dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan.

47

Yang mau download slidenya ada di:http://monsterkucingkecil.blogspot.com

6. Faktor teknis (Techno-factor)

Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.