MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR
DAN
MEMAHAMI ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar ADP
yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.
Oleh
Desi Anggrianto
NIM 120412402995
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
November 2014
MODUL
Desi Anggrianto
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena kehendaknya penulis
telah menyelesaikan penyusunan modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor dan
Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran” dengan lancar. Modul ini disusun
untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang diampu
oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.
SMK sebagai institusi yang menyiapkan tenaga kerja, dituntut mampu untuk
menghasilkan lulusan yang kompeten sesuai harapan dunia kerja. Tenaga kerja
yang dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang memiliki kompetensi pada
bidang kerjanya, profesional, dan memiliki sikap kompetitif yang positif. Berdasar
pada hal tersebut, modul ini didesain sesuai dengan Kompetensi Inti dan
Kompetensi Dasar kurikulum 2013.
Keberhasilan dalam menyelesaikan modul ini tidak terlepas dari bantuan
Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si dan teman-teman. Oleh sebab itu layak kiranya
penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu
dalam menyelesaikan modul ini.
Penulis berharap modul ini dapat berguna bagi para pembaca untuk
menambah wawasan khususnya dalam bidang administrasi perkantoran. Penulis
juga menyadari bahwa modul ini jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dalam penyempurnaan modul ini.
Malang, 16 November 2014
Penulis
DAFTAR ISI
MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi .............................................................................. 1
B. Prinsip-Prinsip Organisasi ....................................................................... 2
C. Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................................... 3
D. Pengertian Pekerjaan Kantor ................................................................... 10
E. Peranan Pekerjaan Kantor ....................................................................... 11
F. Rangkuman............................................................................................... 11
G. Tugas......................................................................................................... 12
H. Tes Formatif ............................................................................................. 12
I. Lembar Kerja ........................................................................................... 12
MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor....................................................................... 14
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ................................................................... 15
C. Perincian Pekerjaan Kantor ..................................................................... 18
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan ............................................................ 20
E. Rangkuman ............................................................................................... 21
F. Tugas ......................................................................................................... 21
G. Tes Formatif ............................................................................................. 22
H. Lembar Kerja ............................................................................................ 22
MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Pengertian Manajemen ............................................................................ 23
B. Asas-Asas Manajemen ............................................................................ 24
C. Kebaikan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen ............................... 26
D. Struktur Organisasi .................................................................................. 27
E. Rangkuman............................................................................................... 29
F. Tugas......................................................................................................... 30
G. Tes Formatif ............................................................................................. 30
H. Lembar Kerja ........................................................................................... 30
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 32
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF .............................................................. 33
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Pembelajaran
Unit kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas
Manajemen Perkantoran ini adalah pembelajaran tentang apa saja pekerjaan kantor
dan bagaimana implementasi macam-macam azas manajemen (pelaksanaan
pekerjaan kantor) dalam suatu kantor sehingga semua pekerjaan dapat berjalan
efektif dan efisien. Penguasaan kompetensi ini akan dibuktikan dengan kemampuan
mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kantor dan penerapan asas-asas manajemen
beserta dampaknya di perkantoran.
Untuk dapat melakukan hal itu, dibutuhkan pengetahuan mengenai macam-
macam pekerjaan kantor, pengetahuan tentang keterampilan penyusunan
pekerjaan-pekerjaan kantor, pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor,
pengetahuan mengenai macam-macam asas kantor, kelebihan dan kekurangan dari
setiap asas manajemen di kantor, pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari
setiap penerapan asas manajemen di perkantoran, pengetahuan serta keterampilan
mengidentifikasi berbagai asas manajemen yang diterapkan di perkantoran
Pembelajaran Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas
Manajemen Perkantoran ini meliputi tiga ranah tujuan yang harus dimiliki oleh
siswa, yaitu kognitif (pengetahuan), afektif (sikap), dan psikomotorik
(keterampilan). Dalam penerapan asas manajemen yang baik di perkantoran, selain
harus memiliki pengetahuan dan keterampilan maka siswa juga harus memiliki
sikap yang sopan, sabar, lemah lembut, berpikir positif pada orang lain, rendah hati,
dan menyenangkan dalam proses berorganisasi.
B. Prasyarat Mempelajari Modul
Dalam pembelajaran, tidak ada suatu kompetensi yang berdiri sendiri.
Keterkaitan satu kompetensi dan kompetensi yang lainnya merupakan suatu ciri
pembelajaran yang berkesinambungan. Menguraikan Pekerjaan Kantor dan
Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran ini tidaklah berdiri sendiri
melainkan ditunjang oleh kompetensi-kompetensi sebelumnya. Kompetensi-
kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya adalah sebagai berikut:
1. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran,
2. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran.
Di samping kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya seperti tersebut di
atas, pengetahuan dan keterampilan yang harus dikuasai adalah sebagai berikut:
1. Macam-macam pekerjaan kantor,
2. Pengetahuan tentang keterampilan penyusunan pekerjaan-pekerjaan kantor,
3. Pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor,
4. Macam-macam asas kantor,
5. Kelebihan dan kekurangan dari setiap asas manajemen di kantor,
6. Pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari setiap penerapan asas
manajemen di perkantoran,
7. Pengetahuan serta keterampilan mengidentifikasi berbagai asas manajemen
yang diterapkan di perkantoran..
C. Petunjuk Penggunaan Modul
Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikutilah petunjuk-petunjuk
serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator,
agar pembelajaran dapat berjalan sesuai prosedur yang ada pada petunjuk
penggunaan modul ini.
1. Penjelasan bagi siswa
a. Pelajari secara berurutan mulai dari kegiatan belajar awal hingga akhir.
b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktek yang diperlukan sesuai
subkompetensi yang dipelajari.
c. Kerjakan tes formatifnya.
d. Cocokkan hasil jawaban untuk menguji sejauh mana tingkat pengusaan siswa
terhadap kompetensi tersebut.
e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7,00 lanjutkan ke
kegiatan belajar berikutnya. Apabila belum memenuhi strandar minimal yaitu
7,00 maka harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum dikuasai
hingga memperoleh standar minimal yang ditentukan.
f. Setelah berakhir mempelajari seluruh sub kompetensi maka kerjakanlah tes
evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan
siswa atas kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-
Asas Manajemen Perkantoran ini secara keseluruhan.
g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan baik.
h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan ke fasilitator atau guru.
2. Peran fasilitator
a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.
b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam
tahapan belajar.
c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta
menjawab pertanyaan siswa mengenai proses pembelajaran.
d. Membantu siswa utnuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lalin
yang diperlukan untuk belajar.
e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk
membantu jika diperlukan.
g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.
h. Melaksanakan penilaian.
i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan, dan keterampilan dari
suatu kompetensi yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana
pembelajaran selanjutnya.
j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.
k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.
D. Tujuan Akhir
Tujuan akhir dari mempelajari modul ini adalah pencapaian kompetensi
siswa dalam Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas
Manajemen Perkantoran yang sesuai dengan perkembangan dunia usaha atau dunia
industri saat ini.
1. Kinerja yang diharapkan
Kinerja yang diharapkan setelah mempelajari kompetensi ini adalah
terbentuknya kompetensi siswa dari segi pengetahuan, sikap, dan keterampilan.
dalam mengidentifkasi pekerjaan kantor dan asas-asas manajemen (pelaksanaan
pekerjaan kantor) di dunia industri.
2. Kriteria keberhasilan
Kriteria keberhasilan dalam penguasaan kompetensi ini dalam pencapaiannya
dapat terlibat dari segi kuantitas dan kualitas. Dari segi kuantitas dilihat dari
perolehan nilai kompetensi siswa melalui angka yang diperolehnya, dan dari segi
kualitas dilihat dari terbentuknya kompetensi pengetahuan, sikap, dan
keterampilan pada siswa.
3. Variabel dan kriteria keberhasilan
Kriteria penilaian keberhasilan penguasaan siswa atas kompetensi Menguraikan
Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran adalah
siswa dinyatakan kompeten bila telah memperoleh batas minimal nilai 7,00
(tujuh koma nol-nol). Apaabila belum mencapai batas tersebut, siswa harus
mengulang kembali. Kriteria dan variabel keberhasilannya adalah sebagai
berikut:
9,00-10,00 = A, Kompetensi istimewa
8, 00-9,99 = B, Kompetensi amat baik
7,00-8,99 = C, Kompetensi baik
<7,00 = D, Belum kompeten
E. Silabus
SILABUS MATA PELAJARAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Satuan Pendidikan : SMK
Kelas /Semester
: X
Kompetensi Inti:
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja
yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
3.3 Memahami azas-azas
manajemen perkantoran
4.3. Menggunakan azas-azas
manajemen perkantoran
untuk memecahkan
masalah manajemen
Azas-azas
manajemen
perkantoran
Asas sentralisasi
Asas
Desentralisasi
Asas
Dekonsentralisasi
(Gabungan)
Penggunaan Azas-
azas manajemen
perkantoran dalam
kehidupan sehari-
hari
Mengamati
Mengamati aktivitas di
kantor atau sekolah
tentang penggunaan
asas-asas manajemen
perkantoran.
Amati mengapa kantor
tersebut menerapkan
asas sentralisasi,
desentralisasi atau
gabungan
Meyakini bahwa
memimpin dan dipimpin
merupakan pengamalan
perintah Tuhan yang
harus dilakukan secara
sungguh-sungguh
Menanya
Tugas
Melakukan kajian
dokumen untuk
melihat azas-azas
manajemen
perkantoran dalam
memecahkan
masalah manajemen
Portofolio
Menilai proses dan
hasil kerja peserta
didik berupa
rangkaian proses
sehingga terlihat
kemajuan aspek
tertentu mulai dari
tahap awal sampai
tahap akhir dalam
manajemen
perkantoran
4 X
2
JP
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
Memberikan kesempatan
peserta didik
menanyakan hal yang
berkaitan dengan asas-
asas manajemen
perkantoran untuk
memecahkan masalah
manajemen
Eksperimen/explore
Memberikan contoh
tentang penggunaan
asas-asas manajemen
perkantoran di kantor
dekat lingkungan sekolah
Asosiasi
Mengaplikasikan sikap
dan prilaku efektif dan
efisien dalam aktivitas di
kelas. Khususnya dalam
Tes
Melakukan tes untuk
mengetahui
pemahaman peserta
didik terhadap azas-
azas manajemen
perkantoran untuk
memecahkan
masalah manajemen
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
penerapan asas-asas
manajemen perkantoran
Komunikasi
Mempresentasikan hasil
observasi tentang asas-
asas manajemen
perkantotan yang
digunakan di kantor.
3.4. Menguraikan Pekerjaan
kantor
4.4. Menyusun pekerjaan
kantor
Jenis-jenis
pekerjaan kantor
Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
Melakuan
Komunikasi
Mengamati
Mengamati aktivitas di
bank, kantor pos, atau
perkantoran lain di
sekitar sekolah. Siapa
saja yang terlibat dalam
aktivitas tersebut dan
apa yang dilakukannya?
untuk meyakini bahwa
bekerja merupakan
Tugas
Melakukan observasi
untuk
mengidentifikasi
jenis-jenis
administrasi kantor,
cirri-ciri administrasi
kantor dan hasil
jasas atau produk
pekerjaan dalam
4 X 2 JP
JP
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
Menghitung, dan
Pekerjaan
lainnya
Ciri-ciri pekerjaan
kantor
Bersifat
Pelayanan
Merembes
Segenap
Dilakukan Semua
Pihak
Hasil Jasa atau
Produk Pekerjaan
Kantor
pengamalan perintah
Tuhan yang harus
dilakukan secara
sungguh-sungguh
Menanya
Memberikan kesempatan
siswa menanyakan hal
yang berkaitan dengan
jenis-jenis dan ciri-ciri
pekerjaan adminstrasi
kantor
Eksperimen/explore
Membuat alur prosedur
administrasi berdasarkan
hasil pengamatan di
bank, kantor pos, atau
perkantoran lain di
sekitar sekolah.
bentuk laporan hasil
observasi.
Observasi
Penilaian terhadap
peserta didik selama
melakukan
observasi,
mengerjakan tugas,
dan pada saat
melakuan presentasi.
Produk
Laporan tertulis
kelompok hasil
observasi
Tes Tertulis
Melakukan tes untuk
mengetahui
pemahaman peserta
didik terhadap Jenis-
jenis dan ciri-ciri
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
Asosiasi
Mengaplikasikan sikap
dan prilaku efektif dan
efisien dalam aktivitas di
kelas atau di kantor.
Komunikasi
Mempresentasikan hasil
observasi terhadap jenis
dan ciri pekerjaan kantor
yang dibuat.
pekerjaan
administrasi kantor
1 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
Dalam kehidupan sehari-hari, kata “Organisasi” tidak asing lagi untuk
didengar. Banyak orang mengucapkan kata tersebut, akan tetapi tidak semua orang
paham apa sebenarnya makna organisasi itu. Di bawah ini beberapa pengertian dari
organisasi:
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya
alat, bagian, anggota atau badan
2. KBBI, organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian
(orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization), organisasi
adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive), organisasi adalah
suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih.
5. J. Willian Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang,
benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang
bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif
untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:
1. Sebagai wadah atau tempat untuk kerja sama
Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa adanya
organisasi, kerja sama akan sulit terbentuk sebab setiap orang tidak mengetahui
bagaimana cara bekerja sama untuk mencapai tujuannya.
2. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
Suatu organisasi merupakan tempat kerja sama sekaligus proses kerja sama
sedikitnya antar dua orang. Jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak
2 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
orang, maka organisasi harus disusun lebih sempurna. Proses kerja sama yang
dilakukan dalam suatu organisasi memiliki kemungkinan untuk dilaksanakan
dengan lebih baik dan proses kerja sama tidak hanya berlangsung sementara
melainkan berlanjut.
3. Ada tujuan bersama
Dalam sebuah organisasi pastilah memiliki tujuan utama. Tujuan tersebut
dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan kerja agar proses yang terlaksana
masih berjalan sesuai dengan arah tercapainya tujuan.
4. Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau
hubungan pihak yang satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas. Dengan
demikian, kekembaran pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan.
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
Ada beberapa prinsip organisasi secara umum. Adapun beberapa prinsip-
prinsip tersebut ialah:
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga, langkah pertama yang harus
dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan/lembaga
tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang
akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi
yang telah terbentuk tersebut.
2. Prinsip Pembagian Kerja
Dalam penata laksanaan kegiatan organisasi kita harus melakukan pembagian
tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang
tertumpuk dan terjadinya kelalaian dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja
organisasi.
3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.
4. Prinsip Tingkat Pengawasan
3 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus
kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan.
Hal ini karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah
organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Oleh sebab itu,
pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem
pengawasan
5. Prinsip Rentang Manajemen
Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah
efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang
dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas
kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal, serta dapat melakukan
tugas pengawasan secara optimal.
6. Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai
seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada
bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
pekerjaan kita.
7. Prinsip Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit
organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja tersebut terkadang tanpa kita
sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan
organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita
terhindar dari sebuah konflik dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi
pengangguran, dan memperkuat kerjasama
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Organisasi Garis (Oleh Henry Fayol, Paris)
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi
ampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon
yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewnang atau komando.
4 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Bentuk organisasi ini paling sederhana dan paling tua dan sering digunakan di
kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit sehingga saling
kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.
a. Ciri-ciri
1) Jumlah karyawan sedikit,
2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi,
3) Belum terdapat spesialisasi,
4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab
penuh atas segala bidang pekerjaan,
5) Struktur organisasi sederhana dan stabil,
6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil,
7) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan.
b. Kelebihan
1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik,
2) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan,
3) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan,
4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan
cepat,
5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung
berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat
dimengerti dan dilaksanakan,
6) Rasa solidaritas pegawai tinggi,
7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat,
8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-
bakat pimpinan,
9) Adanya penghematan biaya,
10) Pengawasan berjalan efektif.
a. Kelemahan
1) Jumlah karyawan sedikit,
2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi,
3) Belum terdapat spesialisasi,
5 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab
penuh atas segala bidang pekerjaan,
5) Struktur organisasi sederhana dan stabil,
6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.
Contoh bagan Organisasi Lini:
2. Organisasi Garis dan Staf (Oleh Harrington Emerson)
Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas
komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh
para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saran-
saran, data informasi yang dibutuhkan. Biasanya digunakan oleh organisasi
besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam
serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran
atau nasihat.
a. Ciri-ciri
1) Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung,
2) Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff,
3) Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff,
4) Jumlah karyawan banyak,
5) Organisasi besar, bersifat komplek,
6) Adanya spesialisasi.
6 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
b. Kebaikan
1) Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks
apa pun,
2) Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga
ahli,
3) Terdapatnya pembagian tugas yang jelas antara pimpinan dengan
pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli,
4) Dapat mewujudkan “The right man in the right place”,
5) Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan
dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki,
6) Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci,
7) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai spesialisasinya.
c. Kelemahan
1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan
bantuan nasihat,
2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling
mengenal,
3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap
tugas yang dilaksanakannyalah yang penting,
4) Pimpinan lini mengabaikan advis staf,
5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat
garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam
menjalankan wewenang,
6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar,
7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga
menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini,
8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan
staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga
menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
7 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Contoh bagan Organisasi Garis dan Staff:
3. Organisasi Fungsional (Frederick W. Taylor)
Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang
harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi
perhatian yang sungguh-sungguh.
a. Ciri-ciri
1) Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan,
2) Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan,
3) Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis,
4) Target-target jelas dan pasti,
5) Pengawasan ketat,
6) Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi.
b. Kelebihan
1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal,
2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing,
3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan,
4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga
berjalan lancar dan tertib,
5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang
sama biasanya cukup tinggi,
6) Pembidangan tugas menjadi jelas.
c. Kelemahan
1) Pekerjaan seringkali sangat membosankan,
8 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke
bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi
sendiri saja,
3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga
koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan.
Contoh bagan Organisasi Fungsional:
4. Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi lini dan fungsional merupakan suatu bentuk organisasi dimana
wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di
bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi
melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang
pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit
terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
a. Ciri-ciri
1) Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang
bersifat bantuan,
2) Terdapat spesialisasi yang maksimal,
3) Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.
b. Kelebihan
1) Solodaritas tinggi,
2) Disiplin tinggi,
3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal,
9 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
4) Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan.
c. Kelemahan
1) Kurang fleksibel,
2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan
oleh lebih dari satu orang,
3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan.
Contoh bagan Organissi Lini dan Fungsional
5. Organisasi Lini, Fungsional, dan Staf
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk
lini dan fungsional. Organisasi ini memiliki ciri-ciri:
a. Organisasi besar dan kadang sangat rumit,
b. Jumlah karyawan banyak,
c. Memiliki tiga unsur pokok karyawan:
1) Karyawan dengan tugas pokok (line personal),
2) Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal),
3) Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group).
6. Organisasi Komite
Organisasi komite merupakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas
tertentu dilaksanakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari:
Executive committee (pimpinan komite), yaitu para anggotanya memiliki
wewenang lini,
Staff committe, yaitu orang-orang yang hanya memiliki wewenang staf.
10 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
a. Ciri-ciri
1) Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif,
2) Adanya hak, wewenang, dan tanggung jawab sama dari masing-masing
anggota dewan,
3) Asas musyawarah sangat ditonjolkan,
4) Organisasinya besar & struktur tidak sederhana,
5) Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.
b. Kelebihan
1) Pelaksanaan pembuatan keputusan berlangsung dengan baik karena terjadi
musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan,
2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil,
3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin.
c. Kelemahan
1) Proses pembuatan keputusan sangat lambat,
2) Biaya operasional rutin sangat tinggi,
3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang
bertanggung jawab.
D. Pengertian Pekerjaan Kantor (Office Work)
Pada hakikatnya pengertian pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata
usaha, yaitu suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai
keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai
tujuan yang sudah ditentukan.
Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah
ini :
1. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh
The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya
menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-
warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan
dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
11 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis-
jenis nota yang tertulis atau tercetak.
2. Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan kantor adalah setiap macam pekerjaan yang
menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tulisan serta
pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan pemeliharaan warkat-warkat.
E. Peranan Pekerjaan Kantor (Office Work)
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan
berasal dari kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang
pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Karena fungsinya sebagai
pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Seorang pimpinan
memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara
keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.
Berdasarkan uraian di atas, pekerjaan kantor memiliki beberapa peranan
yang peneting bagi suatu organisasi. Peranan tersebut antara lain:
1. Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan
masyarakat,
2. Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan,
3. Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi,
4. Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi,
5. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Rangkuman
Organisasi merupakan suatu wadah yang beranggotakan dua orang atau lebih
yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.
Prinsip-prinsip organisasi ada tujuh, yaitu: (1) prinsip perumusan tujuan; (2)
prinsip pembagian kerja; (3) prinsip pendelegasian kekuasaan; (4) prinsip
tingkat pengawasan; (5) prinsip rentang manajemen; (6) prinsip kesatuan
perintah; (7) prinsip koordinasi.
12 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu: (1) organisasi garis; (2) organisasi
garis dan staf; (3) organisasi fungsional; (4) organisasi lini dan fungsional; (5)
organisasi lini, fungsional, dan staf; (6) organisasi komite.
Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan
berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk
mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tugas
1. Buatlah kelompok, masing-masing terdiri dari 5 orang.
2. Lakukan observasi atau kunjungan ke 2 perusahaan terdekat.
3. Lakukan wawancara terkait bentuk organisasi yang digunakan beserta
pelaksanaannya.
4. Presentasikan hasil wawancara dengan powerpoint yang menarik di kelas.
Tes Formatif
1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?
2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi?
3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha?
5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?
Lembar Kerja
Tugas:
Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini.
CATATAN BANTUAN OBSERVASI
BENTUK ORGANISASI
No Nama
Perusahaan
Bentuk
organisasi
Teori Lapangan Kesimpulan
1.
2.
13 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Alat dan bahan:
Catatan bantuan observasi,
Kertas HVS A4 80 gram,
ATK,
Komputer.
Langkah kerja:
Buatlah catatan hasil observasi ke dalam bentuk laporan,
Buatlah format bantuan observasi pada mesin komputer,
Masukkan data-data hasil observasi,
Berilah kesimpulan atas catatan bantuan observasi,
Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,
Printout hasil ketikan,
Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).
14 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
MODUL 2
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
Ciri merupakan tanda khas yang membedakan sesuatu dengan yang lain.
Pekerjaan kantor memiliki empat ciri-ciri utama. Ciri-ciri tersebut ialah sebagai
berikut:
1. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas
pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan
bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang
berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan
sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan
pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba
sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan (contoh: bagian
produksi atau penjualan). Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil
dan menguntungkan apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan
produksi atas penjualan tersebut.
2. Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap
Hal ini dikarenakan pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua
pekerjaan operatif organisasi. Organisasi ialah tempat bekerja banyak orang, dan
setiap dari mereka memiliki pekerjaan yang berbeda tetapi memiliki tujuan yang
sama yaitu mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Sehingga setiap
pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat mengontrol dan
mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu, pekerjaan yang begitu
kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan kebutuhan sehingga
pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas dalam suatu perusahaan.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi
15 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai
(misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli
kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat
pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai
terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun
data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari
kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang
tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai
mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering
pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
4. Banyak mempergunakan alat-alat tulis
Hampir semua pekerjaan kantor berhubungan dengan data-data tertulis seperti
laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan alat-
alat tulis. Meskipun zaman telah maju dan teknologi semakin canggih tetapi
tetap pekerjaan-pekerjaan manual dalam perusahaan tetap dilaksanakan
mengingat pentingnya hal tersebut.
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor dapat dikelompokkan menjadi empat bidang kegiatan,
yaitu:
1. Komunikasi
a. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communicatio” yang artinya “sama
makna”. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat
ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan.
b. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia:
1) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih
sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.
2) Perhubungan.
Dari beberapa pengertian dapat dapat disimpulkan bahwa komunikasi sebagai
pekerjaan kantor merupakan kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan
maupun mererima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan
perusahaan.
16 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
2. Registrasi (pencatatan)
Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang
diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun
pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara
cepat dan tepat. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai
produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk
kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun
bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual
(hangat) dan reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil,
setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu
tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya
memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang
sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian
yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari
pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik
merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat
menambah relasi/hubungan lebih luas.
3. Kalkulasi/ komputasi (penghitungan)
Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai
dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer. Pekerjaan
menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang.
Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha
lainnya, pasti terlibat dengan setiap kegiatan yang pasti juga membutuhkan
biaya. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan
uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah
berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada
pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang membutuhkan pengeluaran
rutin,untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah,
pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)
17 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,
dan lain sebagainya.
Beberapa contoh pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain
terdiri dari:
a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-
mesin.
c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau
barang dan sebagainya.
d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya
penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan
menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal
suatu golongan buku yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat
macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan.
Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan,
membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank,
mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar
gaji, lembur dan sebagainya.
4. Filling (penyimpanan arsip)
a. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
b. Dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali dan benang. Hal
ini karena pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk
mengikat kumpulan warkat/surat sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
c. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis
(surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film,
dsb) dr waktu yg lampau, disimpan dl media tulis (kertas), elektronik (pita
kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi
resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
18 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip
(filling), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan,
pemeliharaan, dan pemusnahan). Dalam pekerjaan kantor kearsipan juga dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan penyimpanan produk-produk kantor agar dapat
dipergunakan apabila dibutuhkan.
Adapun tujuan dari penyelenggaraan filling dalam suatu kantor adalah:
a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia,
b. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan,
c. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan,
d. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-
pihak yang berhubungan dengan kearsipan.
C. Perincian Pekerjaan Kantor
Suatu perusahaan pasti memiliki beberapa karyawan dan bahkan banyak.
Meskipun begitu, tetap saja mereka direkrut karyawan ialah untuk bekerja. Jika
secara garis besar pekerjaan kantor dibagi menjadi empat bidang pekerjaan, maka
secara lebih rinci pekerjaan kantor terdiri dari:
Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum
ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan.
Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghimpun diantaranya:
a. Mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran keuangan,
b. Mengumpulkan surat-surat yang baru masuk dengan rapi,
c. Mengumpulkan hasil presensi karyawan.
Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim,
dan disimpan, serta memiliki arti. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk
mencatat diantaranya:
a. Mencatat segala transaksi berdasarkan bukti pengeluaran yang ada,
b. Mencatat alur surat masuk dan surat keluar,
c. Merekap hasil presensi karyawan.
19 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Mengolah
Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk
laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan. Contoh pekerjaan
kantor yang termasuk mengolah diantaranya:
a. Membuat laporan keuangan,
b. Memproses surat masuk dan keluar sesuai kebutuhan,
c. Membuat laporan kepegawaian.
Menggandakan
Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak
jumlah yang diperlukan. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menggandakan
diantaranya:
a. Foto copy surat, laporan, formulir,
b. Menscan surat, gambar, data.
Mengirim
Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan
berbagai cara. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk mengirim diantaranya:
a. Mengirim surat,
b. Menyampaikan laporan.
Menyimpan
Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman. Contoh
pekerjaan kantor yang termasuk menyimpan diantaranya:
a. Mengarsip surat, laporan, presensi,
b. Mengarsip cd, dvd, hard disk,
c. Menyimpan bukti pembayaran, bukti transfer.
Melakukan komunikasi
Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik
langsung maupun tidak langsung. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk
melakukan komunikasi diantaranya:
a. Berbicara secara langsung,
b. Berpidato,
c. Memberi sambutan,
d. Rapat,
20 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
e. Bertelepon.
Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan pekerjaan
lainnya. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghitung diantaranya:
a. Menghitung pengeluaran dan pengeluran uang,
b. Menghitung jumlah pengiriman barang,
c. Menghitung inventaris kantor.
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan
Dalam suatu perusahaan produsen, ada unit yang menjalankan peran penting
dan merupakan ciri khas dari perusahaan tersebut. Unit tersebut ialah unit produksi,
unit ini difungsikan untuk memproduksi melalui berbagai aktivitas atau bentuk
pekerjaan teknis. Sama halnya dengan unit produksi dari suatu perusahan produsen,
pekerjaan-pekerjaan kantor juga menghasilkan berbagai produk atau hasil. Tujuan
utama adanya suatu pekerjaan dan tindakan ialah hasil baik berupa hasil jasa
maupun hasil produk. Ada beberapa hasil dari pekerjaan kantor ialah sebagai
berikur:
1. Surat
Kertas yang berisi informasi yang ditujukan kepada pihak lain sebagai upaya
dalam menjaga kelangsungan aktivitas perusahaan.
2. Laporan
segala sesuatu yg dilaporkan atau pemberian bahan atau keterangan secara
objektif dan berdasarkan kenyataan di bidang personal, material, keuangan, dan
tata kantor.
3. Formulir
Lembar isian yang digunakan sebagai lembar pengisian informasi atas suatu
kebutuhan tertentu dalam perusahaan.
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Berbagai macam dokumen tertulis yang berisi informasi penting bagi
kelangsungan hidup perusahaan.
21 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
5. Arsip
Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar
(foto, film, dsb) dari waktu yg lampau, disimpan di media tulis (kertas),
elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan
oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Rangkuman
Secara garis besar pekerjaan kantor terdiri dari empat bidang yaitu komunikasi,
registrasi, kalkulasi, dan filling.
Pekerjaan kantor meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung.
Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir,
berbagai macam dokumen tertulis, arsip.
Tugas
1. Pilihlah tiga perusahaan pemerintah atau swasta di daerahmu dan sebutkan lima
macam pekerjaan di perusahaan tersebut (ketiga perusahan) yang termasuk
dalam masing-masing pekerjaan kantor dibawah ini.
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan
g. Melakukan komunikasi
h. Menghitung
2. Jelaskan mengapa kelima macam pekerjaan tersebut dapat dikategorikan ke
dalam pekerjaan kantor tersebut.
22 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Tes Formatif
1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor?
2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor?
Sebutkan dan jelaskan!
3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor?
4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat?
5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor?
Lembar Kerja
Tugas:
Buatlah surat kepada PT SINAR JAYA kepada PT TRANS yang isinya
mengundang dalam acara konferensi pers klarifikasi bahan berbahaya pada
makanan. Surat dalam bentuk semi block style. Perhatikan syarat bahasa surat,
ejaan, tanda baca yang baik dan benar.
Alat dan bahan:
Kertas HVS A4 80 gram,
Amplop,
ATK.
Langkah kerja:
Membuat konsep surat undangan,
Mengetik di komputer dengan program MS. Word,
Mencetak hasil ketikan beserta amplop’
Lipat surat dengan lipatan akordion dan dimasukkan ke dalam amplop’
Kumpulkan surat tersebut ke guru pembimbing (fasilitator).
23 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Pengertian Manajemen
Management berasal dari kata to manage yang berarti mengatur. Dalam
hal mengatur akan timbul masalah, proses, dan pertanyaan tentang apa yang diatur,
siapa yang mengatur, mengapa harus di atur, dan apa tujuan pengaturan tersebut.
Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan/sasaran, serta menentukan tugas-
tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif, dan efisien.
Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah
ini :
1. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya
manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai
suatu tujuan tertentu (penulis).
2. Menurut G.R. Terry dalam bukunya “Principles of Management”. Manajemen
merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan
perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengendalian yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah
ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber
lainnya.
3. Lawrence A. Appley dalam bukunya “Leadership On The Job”. Manajemen
adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.
4. Peter F. Drucker dalam bukunya “Management, Tasks, Responsibility and
Practise”. Manajemen harus memberikan arah – jurusan kepada lembaga yang
dikelolanya. Ia harus memikirkan secara tuntas misi lembaga itu, menetapkan
sasaran-sasarannya dan mengorganisasi sumber daya untuk tujuan-tujuan yang
telah digariskan oleh lembaga. Sesungguhnya manajemen bertanggung jawab
terhadap pengarahan VISI serta sumber-sumber daya kejurusan hasil-hasil yang
paling besar dan efisien.
Selain definisi-definisi di atas, masih banyak definisi dari pakar-pakar
manajemen lainnya. Ada beberapa kesimpulan dari definisi-definisi di atas adalah
sebagai berikut:
1. Manajemen adalah perpaduan antara ilmu pengetahuan dan seni.
24 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
2. Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam
usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
3. Manajemen mempunyai tujuan tertentu, berhasil tidaknya tujuan itu tergantung
pada kemampuan mempergunakan segala potensi yang ada.
4. Manajemen hanya dapat diterapkan pada sekelompok manusia yang
bekerjasama secara formal serta mempunyai tujuan yang sama pula.
5. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan
efisien.
6. Dalam manajemen, kepemimpinan merupakan faktor yang sangat dominan.
7. Manajemen merupakan system kerjasama yang koperatif dan rasional.
8. Manajemen didasarkan pada pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang
teratur.
B. Asas-Asas Manajemen
Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan kerja atau unit dalam
suatu organisasi. Segenap kerja ketaausahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan
dalam suatu organisasi harus diorganisir dengan baik, yaitu dibagi-bagi, disusun
dalam kerangka-kerangka hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya
dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka
pengorganisasian pekerjaan kantor haruslah menggunakan asas yang jelas.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, asas adalah dasar (sesuatu yang
menjadi tumpuan berpikir atau berpendapat). Asas manajemen dalam perkantoran
adalah asas yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Adapun dalam
pelaksanan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor,
ketiga asas tersebut adalah:
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan
operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti
mengetik, mengelola surat, mengarsip, dan lain-lain.
25 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang
disebut kantor, tata usaha, kesekretariat, dan sebuatan-sebutan lainnya. Jika
organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka
satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu buah. Beberapa unit
pelayanan yang dapat dibentuk antara lain: bagian surat-menyurat, bagian
penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian
perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-
lain. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika ada penyimpanan arsip maka secara
sentral semua pekerjan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan
dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.
2. Asas Desentralisasi (pemencaran)
Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan
pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.
Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaran melaksanakan tugas
utamanya untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan
fungsi pekerjaa perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan dan
memperbanyak warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya.
Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-
masing bagian memiliki arsip sendiri pula.
3. Asas Campuran
Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan
kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak
mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas
merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga
pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat. Terkadang sebuah
pekerjaan membutuhkan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun
kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.
Pengkombinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja
yang maksimal.
Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh
orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut
26 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
manajer kantor. Seorang manajer seharusnya mempunyai pengetahuan yang luas
mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi
kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang
kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu
diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh
penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan
asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat
rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat
sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu
yang lama.
C. Kelebihan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen
1. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor, diantaranya adalah:
Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,
Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,
Keseragaman dapat dicapai,
Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,
Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,
Adanya fleksibilitas dalam organisasi,
Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,
Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,
Mudah melakukan pengawasan,
Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.
Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada
beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:
Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat
disedisediakan oleh unit tata usaha,
Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,
Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,
Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,
27 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Lambat dalam pelaksanaan tugas.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor, diantaranya adalah:
Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-
masing,
Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,
Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,
Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih
ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:
a. Pekerjaan akan terlalu bebas,
b. Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi,
c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip,
d. Adanya pemborosan biaya,
e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,
f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan
desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas
tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan
demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan
memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut.
D. Struktur Organisasi
Dalam organisasi, asas yang dipilih untuk melaksanakan pekerjaan kantor
akan mempengaruhi alur pekerjaan dan ruang lingkup pekerjaan. Seperti yang telah
dijelaskan sebelumnya, pemilihan asas didasarkan pada kebutuhan dan besar
kecilnya perusahaan. Selain itu, asas juga akan mempengaruhi struktur organisasi
dan jumlah unit dalam suatu perusahaan. Di bawah ini merupakan contoh struktur
organisasi dengan masing-masing asas pelaksanaan pekerjaan kantor. Dalam
28 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
struktur kali ini menggunakan satu contoh pekerjaan kantor yang akan dikelola
secara sentralisasi, desentralisasi, dan campuran yaitu kearsipan.
1. Asas Sentralisasi
2. Asas Desentralisasi
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man.
Humas
Man.
Umum
Manajer
Produksi
Manajer
Pemasaran Manajer
Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man. Humas
Manajer
Produksi
Manajer
Pemasaran Manajer
Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
TUP TUP TUP TUP
29 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
3. Asas Campuran
Rangkuman
Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam
usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor.
Asas pelaksanaan pekerjaan kantor dibagi menjadi tiga yaitu asas sentralisasi
(terpusat), asas desentralisasi (pemencaran), asas gabungan (campuran asas
sentralisasi dan asas desentralisasi).
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man. Humas
Manajer
Produksi
Manajer
Pemasaran Manajer
Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
TUP TUP TUP TUP
Man. Umum
30 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Tugas
1. Identifikasilah perusahaan apa saja yang menggunakan asas:
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
2. Berdasarkan pengamatan dan informasi yang kamu peroleh, sebutkan alasan
perusahaan tersebut menggunakan asas diatas. Jelaskan!
Tes Formatif
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor?
2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor?
3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan
pekerjaan kantor?
4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi?
5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan
kantor!
Lembar Kerja
Tugas:
Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini.
CATATAN BANTUAN IDENTIFIKASI
ASAS MANAJEMEN
No Nama
Perusahaan
Besar/Kecil
Perusahaan
Asas
Manajemen
Ciri
Utama
Kesimpulan
1.
2.
3.
Alat dan bahan:
Catatan bantuan observasi,
Kertas HVS A4 80 gram,
ATK,
Komputer.
Langkah kerja:
31 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Buatlah catatan hasil identifikasi ke dalam bentuk laporan,
Buatlah format bantuan identifikasi pada mesin komputer,
Masukkan data-data hasil identifikasi,
Berilah kesimpulan atas catatan bantuan idenfikasi,
Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,
Printout hasil ketikan,
Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).
32 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
DAFTAR PUSTAKA
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat.
Yogyakarta : Liberty.
Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar
Maju.
33 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
KUNCI JAWABAN
TUGAS FORMATIF MODUL 1
1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?
Prinsip Perumusan Tujuan
Sebelum suatu organisasi membuat tujuan dibentuknya organisasi tersebut
adalah untuk menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh
organisasi yang telah terbentuk tersebut.
Prinsip Pembagian Kerja
Pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan
yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja
organisasi.
Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.
Prinsip Tingkat Pengawasan
Pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem
pengawasan karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin
sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal.
Prinsip Rentang Manajemen
Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah
efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang
dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas
kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal serta dapat melakukan
tugas pengawasan secara optimal.
Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai
seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada
bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
pekerjaan kita.
Prinsip Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit
organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
34 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan
mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat
kerjasama
2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi?
Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu:
organisasi garis
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan dengan bawahan.
organisasi garis dan staf
Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi adri organisasi lini, asas
komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh
para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saran-
saran, data informasi yang dibutuhkan.
organisasi fungsional
Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang
harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi
perhatian yang sungguh-sungguh.
organisasi lini dan fungsional
Organisasi lini dan fungsional merupakan suatau bentuk organisasi dimana
wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di
bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi
melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang
pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit
terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
organisasi lini, fungsional, dan staf
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk
lini dan fungsional. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional
group).
organisasi komite
Organisasi komite meruapakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan
tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif.
35 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional?
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan dengan bawahan. Sedangkan organisasi fungsional
disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah
pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-
sungguh.
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha?
Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai
keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai
tujuan yang sudah ditentukan.
5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?
Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan
masyarakat,
Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan,
Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi,
Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi,
Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
TUGAS FORMATIF MODUL 2
1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor?
Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau
perusahaan.
Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap
Setiap pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat
mengontrol dan mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu,
pekerjaan yang begitu kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan
kebutuhan sehingga pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas
dalam suatu perusahaan.
36 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi
tersebut dan pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.
Banyak mempergunakan alat-alat tulis
Hampir semua pekerjaan kantor berhubunngan dengan data-data tertulis seperti
laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan
alat-alat tulis.
2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor?
Sebutkan dan jelaskan!
Komunikasi
Kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun menerima dalam hal
pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan.
Registrasi
Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang
diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun
pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara
cepat dan tepat.
Kalkulasi
Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai
dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer.
Filling
kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling),
penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan,
pemeliharaan, dan pemusnahan).
3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor?
Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum
ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan.
37 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim,
dan disimpan, serta memiliki arti.
Mengolah
Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk
laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan
Menggandakan
Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak
jumlah yang diperlukan.
Mengirim
Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan
berbagai cara.
Menyimpan
Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman.
Melakukan komunikasi
Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik
langsung maupun tidak langsung.
Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan
pekerjaan lainnya.
4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat?
Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala
informasi yang belum ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan
ketika diperlukan. Sedangkan mencatat kegiatan membubuhkan dengan berbagai
alat tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-
tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, serta memiliki arti.
5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor?
Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir,
berbagai macam dokumen tertulis, arsip.
38 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
TUGAS FORMATIF MODUL 3
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor?
Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam
usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor.
2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor?
Asas Sentralisasi (pemusatan)
Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan
operatif (tugas utama).
Asas Desentralisasi (pemencaran)
Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan
pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.
Asas Campuran
Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan
kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak
mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas
merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga
pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat
3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan
pekerjaan kantor?
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor, diantaranya adalah:
Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,
Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,
Keseragaman dapat dicapai,
Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,
Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,
39 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
Adanya fleksibilitas dalam organisasi,
Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,
Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,
Mudah melakukan pengawasan,
Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.
Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada
beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:
Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat
disedisediakan oleh unit tata usaha,
Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,
Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,
Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,
Lambat dalam pelaksanaan tugas.
b. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaa
kantor, diantaranya adalah:
Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-
masing,
Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,
Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,
Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih
ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:
Pekerjaan akan terlalu bebas,
Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi,
Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip,
Adanya pemborosan biaya,
Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,
Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
40 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
c. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan
desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas
tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan
demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan
memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut.
4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi?
Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaram melaksanakan tugas utamanya
untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan fungsi pekerjaa
perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan, memperbanyak
warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-
masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian
memiliki arsip sendiri pula.
5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan
kantor!
1. Asas Sentralisasi
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man.
Humas
Man.
Umum
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran
Manajer Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
41 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
2. Asas Desentralisasi
3. Asas Campuran
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man. Humas
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran
Manajer
Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
Ass. Man
TUP TUP TUP TUP
Direktur
Sekretariat
Man. Arsip Man. Humas
Manajer
Produksi
Manajer
Pemasaran Manajer
Keuangan
Manajer
Kepegawaia
n
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
Ass.
Man
TUP TUP TUP TUP
Man. Umum
Top Related