MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN · PDF fileA. Pengertian Organisasi ... Menghayati dan...

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

DAN

MEMAHAMI ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar ADP

yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.

Oleh

Desi Anggrianto

NIM 120412402995

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

November 2014

MODUL

Desi Anggrianto

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena kehendaknya penulis

telah menyelesaikan penyusunan modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor dan

Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran” dengan lancar. Modul ini disusun

untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang diampu

oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.

SMK sebagai institusi yang menyiapkan tenaga kerja, dituntut mampu untuk

menghasilkan lulusan yang kompeten sesuai harapan dunia kerja. Tenaga kerja

yang dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang memiliki kompetensi pada

bidang kerjanya, profesional, dan memiliki sikap kompetitif yang positif. Berdasar

pada hal tersebut, modul ini didesain sesuai dengan Kompetensi Inti dan

Kompetensi Dasar kurikulum 2013.

Keberhasilan dalam menyelesaikan modul ini tidak terlepas dari bantuan

Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si dan teman-teman. Oleh sebab itu layak kiranya

penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu

dalam menyelesaikan modul ini.

Penulis berharap modul ini dapat berguna bagi para pembaca untuk

menambah wawasan khususnya dalam bidang administrasi perkantoran. Penulis

juga menyadari bahwa modul ini jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, penulis

mengharapkan kritik dan saran yang membangun dalam penyempurnaan modul ini.

Malang, 16 November 2014

Penulis

DAFTAR ISI

MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi .............................................................................. 1

B. Prinsip-Prinsip Organisasi ....................................................................... 2

C. Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................................... 3

D. Pengertian Pekerjaan Kantor ................................................................... 10

E. Peranan Pekerjaan Kantor ....................................................................... 11

F. Rangkuman............................................................................................... 11

G. Tugas......................................................................................................... 12

H. Tes Formatif ............................................................................................. 12

I. Lembar Kerja ........................................................................................... 12

MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor....................................................................... 14

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ................................................................... 15

C. Perincian Pekerjaan Kantor ..................................................................... 18

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan ............................................................ 20

E. Rangkuman ............................................................................................... 21

F. Tugas ......................................................................................................... 21

G. Tes Formatif ............................................................................................. 22

H. Lembar Kerja ............................................................................................ 22

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Pengertian Manajemen ............................................................................ 23

B. Asas-Asas Manajemen ............................................................................ 24

C. Kebaikan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen ............................... 26

D. Struktur Organisasi .................................................................................. 27

E. Rangkuman............................................................................................... 29

F. Tugas......................................................................................................... 30

G. Tes Formatif ............................................................................................. 30

H. Lembar Kerja ........................................................................................... 30

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 32

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF .............................................................. 33

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Pembelajaran

Unit kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas

Manajemen Perkantoran ini adalah pembelajaran tentang apa saja pekerjaan kantor

dan bagaimana implementasi macam-macam azas manajemen (pelaksanaan

pekerjaan kantor) dalam suatu kantor sehingga semua pekerjaan dapat berjalan

efektif dan efisien. Penguasaan kompetensi ini akan dibuktikan dengan kemampuan

mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kantor dan penerapan asas-asas manajemen

beserta dampaknya di perkantoran.

Untuk dapat melakukan hal itu, dibutuhkan pengetahuan mengenai macam-

macam pekerjaan kantor, pengetahuan tentang keterampilan penyusunan

pekerjaan-pekerjaan kantor, pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor,

pengetahuan mengenai macam-macam asas kantor, kelebihan dan kekurangan dari

setiap asas manajemen di kantor, pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari

setiap penerapan asas manajemen di perkantoran, pengetahuan serta keterampilan

mengidentifikasi berbagai asas manajemen yang diterapkan di perkantoran

Pembelajaran Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas

Manajemen Perkantoran ini meliputi tiga ranah tujuan yang harus dimiliki oleh

siswa, yaitu kognitif (pengetahuan), afektif (sikap), dan psikomotorik

(keterampilan). Dalam penerapan asas manajemen yang baik di perkantoran, selain

harus memiliki pengetahuan dan keterampilan maka siswa juga harus memiliki

sikap yang sopan, sabar, lemah lembut, berpikir positif pada orang lain, rendah hati,

dan menyenangkan dalam proses berorganisasi.

B. Prasyarat Mempelajari Modul

Dalam pembelajaran, tidak ada suatu kompetensi yang berdiri sendiri.

Keterkaitan satu kompetensi dan kompetensi yang lainnya merupakan suatu ciri

pembelajaran yang berkesinambungan. Menguraikan Pekerjaan Kantor dan

Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran ini tidaklah berdiri sendiri

melainkan ditunjang oleh kompetensi-kompetensi sebelumnya. Kompetensi-

kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya adalah sebagai berikut:

1. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran,

2. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran.

Di samping kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya seperti tersebut di

atas, pengetahuan dan keterampilan yang harus dikuasai adalah sebagai berikut:

1. Macam-macam pekerjaan kantor,

2. Pengetahuan tentang keterampilan penyusunan pekerjaan-pekerjaan kantor,

3. Pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor,

4. Macam-macam asas kantor,

5. Kelebihan dan kekurangan dari setiap asas manajemen di kantor,

6. Pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari setiap penerapan asas

manajemen di perkantoran,

7. Pengetahuan serta keterampilan mengidentifikasi berbagai asas manajemen

yang diterapkan di perkantoran..

C. Petunjuk Penggunaan Modul

Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikutilah petunjuk-petunjuk

serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator,

agar pembelajaran dapat berjalan sesuai prosedur yang ada pada petunjuk

penggunaan modul ini.

1. Penjelasan bagi siswa

a. Pelajari secara berurutan mulai dari kegiatan belajar awal hingga akhir.

b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktek yang diperlukan sesuai

subkompetensi yang dipelajari.

c. Kerjakan tes formatifnya.

d. Cocokkan hasil jawaban untuk menguji sejauh mana tingkat pengusaan siswa

terhadap kompetensi tersebut.

e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7,00 lanjutkan ke

kegiatan belajar berikutnya. Apabila belum memenuhi strandar minimal yaitu

7,00 maka harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum dikuasai

hingga memperoleh standar minimal yang ditentukan.

f. Setelah berakhir mempelajari seluruh sub kompetensi maka kerjakanlah tes

evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan

siswa atas kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-

Asas Manajemen Perkantoran ini secara keseluruhan.

g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan baik.

h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan ke fasilitator atau guru.

2. Peran fasilitator

a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.

b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam

tahapan belajar.

c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta

menjawab pertanyaan siswa mengenai proses pembelajaran.

d. Membantu siswa utnuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lalin

yang diperlukan untuk belajar.

e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk

membantu jika diperlukan.

g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.

h. Melaksanakan penilaian.

i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan, dan keterampilan dari

suatu kompetensi yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana

pembelajaran selanjutnya.

j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.

k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.

D. Tujuan Akhir

Tujuan akhir dari mempelajari modul ini adalah pencapaian kompetensi

siswa dalam Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas

Manajemen Perkantoran yang sesuai dengan perkembangan dunia usaha atau dunia

industri saat ini.

1. Kinerja yang diharapkan

Kinerja yang diharapkan setelah mempelajari kompetensi ini adalah

terbentuknya kompetensi siswa dari segi pengetahuan, sikap, dan keterampilan.

dalam mengidentifkasi pekerjaan kantor dan asas-asas manajemen (pelaksanaan

pekerjaan kantor) di dunia industri.

2. Kriteria keberhasilan

Kriteria keberhasilan dalam penguasaan kompetensi ini dalam pencapaiannya

dapat terlibat dari segi kuantitas dan kualitas. Dari segi kuantitas dilihat dari

perolehan nilai kompetensi siswa melalui angka yang diperolehnya, dan dari segi

kualitas dilihat dari terbentuknya kompetensi pengetahuan, sikap, dan

keterampilan pada siswa.

3. Variabel dan kriteria keberhasilan

Kriteria penilaian keberhasilan penguasaan siswa atas kompetensi Menguraikan

Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran adalah

siswa dinyatakan kompeten bila telah memperoleh batas minimal nilai 7,00

(tujuh koma nol-nol). Apaabila belum mencapai batas tersebut, siswa harus

mengulang kembali. Kriteria dan variabel keberhasilannya adalah sebagai

berikut:

9,00-10,00 = A, Kompetensi istimewa

8, 00-9,99 = B, Kompetensi amat baik

7,00-8,99 = C, Kompetensi baik

<7,00 = D, Belum kompeten

E. Silabus

SILABUS MATA PELAJARAN

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Satuan Pendidikan : SMK

Kelas /Semester

: X

Kompetensi Inti:

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja

yang spesifik untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi

Waktu Sumber Belajar

3.3 Memahami azas-azas

manajemen perkantoran

4.3. Menggunakan azas-azas


untuk memecahkan

masalah manajemen

Azas-azas

manajemen

perkantoran

Asas sentralisasi

Asas

Desentralisasi

Asas

Dekonsentralisasi

(Gabungan)

Penggunaan Azas-

azas manajemen

perkantoran dalam

kehidupan sehari-

hari

Mengamati

Mengamati aktivitas di

kantor atau sekolah

tentang penggunaan

asas-asas manajemen

perkantoran.

Amati mengapa kantor

tersebut menerapkan

asas sentralisasi,

desentralisasi atau

gabungan

Meyakini bahwa

memimpin dan dipimpin

merupakan pengamalan

perintah Tuhan yang

harus dilakukan secara

sungguh-sungguh

Menanya

Tugas

Melakukan kajian

dokumen untuk

melihat azas-azas

manajemen

perkantoran dalam

memecahkan

masalah manajemen

Portofolio

Menilai proses dan

hasil kerja peserta

didik berupa

rangkaian proses

sehingga terlihat

kemajuan aspek

tertentu mulai dari

tahap awal sampai

tahap akhir dalam

manajemen

perkantoran

4 X

2

JP



Memberikan kesempatan

peserta didik

menanyakan hal yang

berkaitan dengan asas-

asas manajemen

perkantoran untuk

memecahkan masalah

manajemen

Eksperimen/explore

Memberikan contoh

tentang penggunaan

asas-asas manajemen

perkantoran di kantor

dekat lingkungan sekolah

Asosiasi

Mengaplikasikan sikap

dan prilaku efektif dan

efisien dalam aktivitas di

kelas. Khususnya dalam

Tes

Melakukan tes untuk

mengetahui

pemahaman peserta

didik terhadap azas-

azas manajemen

perkantoran untuk

memecahkan

masalah manajemen



penerapan asas-asas


Komunikasi

Mempresentasikan hasil

observasi tentang asas-

asas manajemen

perkantotan yang

digunakan di kantor.

3.4. Menguraikan Pekerjaan

kantor

4.4. Menyusun pekerjaan

kantor

Jenis-jenis

pekerjaan kantor

Menghimpun

Mencatat

Mengolah

Menggandakan

Mengirim

Menyimpan

Melakuan

Komunikasi

Mengamati

Mengamati aktivitas di

bank, kantor pos, atau

perkantoran lain di

sekitar sekolah. Siapa

saja yang terlibat dalam

aktivitas tersebut dan

apa yang dilakukannya?

untuk meyakini bahwa

bekerja merupakan

Tugas

Melakukan observasi

untuk

mengidentifikasi

jenis-jenis

administrasi kantor,

cirri-ciri administrasi

kantor dan hasil

jasas atau produk

pekerjaan dalam

4 X 2 JP

JP



Menghitung, dan

Pekerjaan

lainnya

Ciri-ciri pekerjaan

kantor

Bersifat

Pelayanan

Merembes

Segenap

Dilakukan Semua

Pihak

Hasil Jasa atau

Produk Pekerjaan

Kantor

pengamalan perintah

Tuhan yang harus

dilakukan secara

sungguh-sungguh

Menanya

Memberikan kesempatan

siswa menanyakan hal

yang berkaitan dengan

jenis-jenis dan ciri-ciri

pekerjaan adminstrasi

kantor

Eksperimen/explore

Membuat alur prosedur

administrasi berdasarkan

hasil pengamatan di

bank, kantor pos, atau

perkantoran lain di

sekitar sekolah.

bentuk laporan hasil

observasi.

Observasi

Penilaian terhadap

peserta didik selama

melakukan

observasi,

mengerjakan tugas,

dan pada saat

melakuan presentasi.

Produk

Laporan tertulis

kelompok hasil

observasi

Tes Tertulis

Melakukan tes untuk

mengetahui

pemahaman peserta

didik terhadap Jenis-

jenis dan ciri-ciri



Asosiasi

Mengaplikasikan sikap

dan prilaku efektif dan

efisien dalam aktivitas di

kelas atau di kantor.

Komunikasi

Mempresentasikan hasil

observasi terhadap jenis

dan ciri pekerjaan kantor

yang dibuat.

pekerjaan

administrasi kantor

1 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

MODUL 1

MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari, kata “Organisasi” tidak asing lagi untuk

didengar. Banyak orang mengucapkan kata tersebut, akan tetapi tidak semua orang

paham apa sebenarnya makna organisasi itu. Di bawah ini beberapa pengertian dari

organisasi:

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya

alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI, organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian

(orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja

sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization), organisasi

adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive), organisasi adalah

suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang

atau lebih.

5. J. Willian Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang,

benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang

bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif

untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:

1. Sebagai wadah atau tempat untuk kerja sama

Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang bekerja

sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa adanya

organisasi, kerja sama akan sulit terbentuk sebab setiap orang tidak mengetahui

bagaimana cara bekerja sama untuk mencapai tujuannya.

2. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

Suatu organisasi merupakan tempat kerja sama sekaligus proses kerja sama

sedikitnya antar dua orang. Jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak


orang, maka organisasi harus disusun lebih sempurna. Proses kerja sama yang

dilakukan dalam suatu organisasi memiliki kemungkinan untuk dilaksanakan

dengan lebih baik dan proses kerja sama tidak hanya berlangsung sementara

melainkan berlanjut.

3. Ada tujuan bersama

Dalam sebuah organisasi pastilah memiliki tujuan utama. Tujuan tersebut

dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan kerja agar proses yang terlaksana

masih berjalan sesuai dengan arah tercapainya tujuan.

4. Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau

hubungan pihak yang satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas. Dengan

demikian, kekembaran pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan.

B. Prinsip-Prinsip Organisasi

Ada beberapa prinsip organisasi secara umum. Adapun beberapa prinsip-

prinsip tersebut ialah:

1. Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga, langkah pertama yang harus

dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan/lembaga

tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang

akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi

yang telah terbentuk tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata laksanaan kegiatan organisasi kita harus melakukan pembagian

tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang

tertumpuk dan terjadinya kelalaian dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja

organisasi.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk

melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan


Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus

kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan.

Hal ini karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah

organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Oleh sebab itu,

pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem

pengawasan

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah

efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang

dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas

kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal, serta dapat melakukan

tugas pengawasan secara optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai

seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada

bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

pekerjaan kita.

7. Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit

organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja tersebut terkadang tanpa kita

sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan

organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita

terhindar dari sebuah konflik dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi

pengangguran, dan memperkuat kerjasama

C. Bentuk-Bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis (Oleh Henry Fayol, Paris)

Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung

secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi

ampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon

yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewnang atau komando.


Bentuk organisasi ini paling sederhana dan paling tua dan sering digunakan di

kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit sehingga saling

kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

a. Ciri-ciri

1) Jumlah karyawan sedikit,

2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi,

3) Belum terdapat spesialisasi,

4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab

penuh atas segala bidang pekerjaan,

5) Struktur organisasi sederhana dan stabil,

6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil,

7) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan.

b. Kelebihan

1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik,

2) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan,

3) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan,

4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan

cepat,

5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung

berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat

dimengerti dan dilaksanakan,

6) Rasa solidaritas pegawai tinggi,

7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat,

8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-

bakat pimpinan,

9) Adanya penghematan biaya,

10) Pengawasan berjalan efektif.

a. Kelemahan

1) Jumlah karyawan sedikit,

2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi,

3) Belum terdapat spesialisasi,


4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab

penuh atas segala bidang pekerjaan,

5) Struktur organisasi sederhana dan stabil,

6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.

Contoh bagan Organisasi Lini:

2. Organisasi Garis dan Staf (Oleh Harrington Emerson)

Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas

komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh

para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saran-

saran, data informasi yang dibutuhkan. Biasanya digunakan oleh organisasi

besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam

serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran

atau nasihat.

a. Ciri-ciri

1) Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung,

2) Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff,

3) Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff,

4) Jumlah karyawan banyak,

5) Organisasi besar, bersifat komplek,

6) Adanya spesialisasi.


b. Kebaikan

1) Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks

apa pun,

2) Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga

ahli,

3) Terdapatnya pembagian tugas yang jelas antara pimpinan dengan

pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli,

4) Dapat mewujudkan “The right man in the right place”,

5) Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan

dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki,

6) Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci,

7) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai spesialisasinya.

c. Kelemahan

1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan

bantuan nasihat,

2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling

mengenal,

3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap

tugas yang dilaksanakannyalah yang penting,

4) Pimpinan lini mengabaikan advis staf,

5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat

garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam

menjalankan wewenang,

6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar,

7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga

menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini,

8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan

staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga

menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.


Contoh bagan Organisasi Garis dan Staff:

3. Organisasi Fungsional (Frederick W. Taylor)

Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang

harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi

perhatian yang sungguh-sungguh.

a. Ciri-ciri

1) Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan,

2) Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan,

3) Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis,

4) Target-target jelas dan pasti,

5) Pengawasan ketat,

6) Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi.

b. Kelebihan

1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal,

2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing,

3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan,

4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga

berjalan lancar dan tertib,

5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang

sama biasanya cukup tinggi,

6) Pembidangan tugas menjadi jelas.

c. Kelemahan

1) Pekerjaan seringkali sangat membosankan,


2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke

bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi

sendiri saja,

3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga

koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan.

Contoh bagan Organisasi Fungsional:

4. Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi lini dan fungsional merupakan suatu bentuk organisasi dimana

wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di

bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi

melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang

pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit

terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

a. Ciri-ciri

1) Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang

bersifat bantuan,

2) Terdapat spesialisasi yang maksimal,

3) Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.

b. Kelebihan

1) Solodaritas tinggi,

2) Disiplin tinggi,

3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal,


4) Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan.

c. Kelemahan

1) Kurang fleksibel,

2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan

oleh lebih dari satu orang,

3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan.

Contoh bagan Organissi Lini dan Fungsional

5. Organisasi Lini, Fungsional, dan Staf

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk

lini dan fungsional. Organisasi ini memiliki ciri-ciri:

a. Organisasi besar dan kadang sangat rumit,

b. Jumlah karyawan banyak,

c. Memiliki tiga unsur pokok karyawan:

1) Karyawan dengan tugas pokok (line personal),

2) Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal),

3) Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group).

6. Organisasi Komite

Organisasi komite merupakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas

tertentu dilaksanakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari:

Executive committee (pimpinan komite), yaitu para anggotanya memiliki

wewenang lini,

Staff committe, yaitu orang-orang yang hanya memiliki wewenang staf.


a. Ciri-ciri

1) Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif,

2) Adanya hak, wewenang, dan tanggung jawab sama dari masing-masing

anggota dewan,

3) Asas musyawarah sangat ditonjolkan,

4) Organisasinya besar & struktur tidak sederhana,

5) Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

b. Kelebihan

1) Pelaksanaan pembuatan keputusan berlangsung dengan baik karena terjadi

musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan,

2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil,

3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin.

c. Kelemahan

1) Proses pembuatan keputusan sangat lambat,

2) Biaya operasional rutin sangat tinggi,

3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang

bertanggung jawab.

D. Pengertian Pekerjaan Kantor (Office Work)

Pada hakikatnya pengertian pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata

usaha, yaitu suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai

keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai

tujuan yang sudah ditentukan.

Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah

ini :

1. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh

The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya

menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-

warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan

dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari

pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh


daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat

pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis-

jenis nota yang tertulis atau tercetak.

2. Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan kantor adalah setiap macam pekerjaan yang

menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tulisan serta

pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan pemeliharaan warkat-warkat.

E. Peranan Pekerjaan Kantor (Office Work)

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan

berasal dari kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang

pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan

perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Karena fungsinya sebagai

pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Seorang pimpinan

memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara

keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian di atas, pekerjaan kantor memiliki beberapa peranan

yang peneting bagi suatu organisasi. Peranan tersebut antara lain:

1. Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan

masyarakat,

2. Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan,

3. Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi,

4. Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi,

5. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

Rangkuman

Organisasi merupakan suatu wadah yang beranggotakan dua orang atau lebih

yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.

Prinsip-prinsip organisasi ada tujuh, yaitu: (1) prinsip perumusan tujuan; (2)

prinsip pembagian kerja; (3) prinsip pendelegasian kekuasaan; (4) prinsip

tingkat pengawasan; (5) prinsip rentang manajemen; (6) prinsip kesatuan

perintah; (7) prinsip koordinasi.


Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu: (1) organisasi garis; (2) organisasi

garis dan staf; (3) organisasi fungsional; (4) organisasi lini dan fungsional; (5)

organisasi lini, fungsional, dan staf; (6) organisasi komite.

Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan

berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk

mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan

perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tugas

1. Buatlah kelompok, masing-masing terdiri dari 5 orang.

2. Lakukan observasi atau kunjungan ke 2 perusahaan terdekat.

3. Lakukan wawancara terkait bentuk organisasi yang digunakan beserta

pelaksanaannya.

4. Presentasikan hasil wawancara dengan powerpoint yang menarik di kelas.

Tes Formatif

1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?

2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi?

3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional?

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha?

5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?

Lembar Kerja

Tugas:

Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini.

CATATAN BANTUAN OBSERVASI

BENTUK ORGANISASI

No Nama

Perusahaan

Bentuk

organisasi

Teori Lapangan Kesimpulan

1.

2.


Alat dan bahan:

Catatan bantuan observasi,

Kertas HVS A4 80 gram,

ATK,

Komputer.

Langkah kerja:

Buatlah catatan hasil observasi ke dalam bentuk laporan,

Buatlah format bantuan observasi pada mesin komputer,

Masukkan data-data hasil observasi,

Berilah kesimpulan atas catatan bantuan observasi,

Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,

Printout hasil ketikan,

Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).


MODUL 2

MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Ciri merupakan tanda khas yang membedakan sesuatu dengan yang lain.

Pekerjaan kantor memiliki empat ciri-ciri utama. Ciri-ciri tersebut ialah sebagai

berikut:

1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas

pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan

bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang

berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu

pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan

sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan

pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba

sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan (contoh: bagian

produksi atau penjualan). Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil

dan menguntungkan apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan

produksi atas penjualan tersebut.

2. Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap

Hal ini dikarenakan pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua

pekerjaan operatif organisasi. Organisasi ialah tempat bekerja banyak orang, dan

setiap dari mereka memiliki pekerjaan yang berbeda tetapi memiliki tujuan yang

sama yaitu mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Sehingga setiap

pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat mengontrol dan

mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu, pekerjaan yang begitu

kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan kebutuhan sehingga

pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas dalam suatu perusahaan.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka

pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi


tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai

(misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli

kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat

pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai

terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun

data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari

kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang

tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai

mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering

pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

4. Banyak mempergunakan alat-alat tulis

Hampir semua pekerjaan kantor berhubungan dengan data-data tertulis seperti

laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan alat-

alat tulis. Meskipun zaman telah maju dan teknologi semakin canggih tetapi

tetap pekerjaan-pekerjaan manual dalam perusahaan tetap dilaksanakan

mengingat pentingnya hal tersebut.

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor dapat dikelompokkan menjadi empat bidang kegiatan,

yaitu:

1. Komunikasi

a. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communicatio” yang artinya “sama

makna”. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat

ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan.

b. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia:

1) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih

sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.

2) Perhubungan.

Dari beberapa pengertian dapat dapat disimpulkan bahwa komunikasi sebagai

pekerjaan kantor merupakan kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan

maupun mererima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan

perusahaan.


2. Registrasi (pencatatan)

Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang

diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun

pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara

cepat dan tepat. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur

kerja, dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai

produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk

kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun

bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual

(hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil,

setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu

tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya

memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang

sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian

yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari

pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik

merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat

menambah relasi/hubungan lebih luas.

3. Kalkulasi/ komputasi (penghitungan)

Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai

dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer. Pekerjaan

menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang.

Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha

lainnya, pasti terlibat dengan setiap kegiatan yang pasti juga membutuhkan

biaya. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan

uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah

berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada

pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang membutuhkan pengeluaran

rutin,untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah,

pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)


sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,

dan lain sebagainya.

Beberapa contoh pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain

terdiri dari:

a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan

sebagainya.

b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-

mesin.

c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau

barang dan sebagainya.

d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya

penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan

menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal

suatu golongan buku yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat

macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan.

Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank,

mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar

gaji, lembur dan sebagainya.

4. Filling (penyimpanan arsip)

a. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu

archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

b. Dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali dan benang. Hal

ini karena pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk

mengikat kumpulan warkat/surat sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

c. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis

(surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film,

dsb) dr waktu yg lampau, disimpan dl media tulis (kertas), elektronik (pita

kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi

resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.


Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip

(filling), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan,

pemeliharaan, dan pemusnahan). Dalam pekerjaan kantor kearsipan juga dapat

diartikan sebagai suatu kegiatan penyimpanan produk-produk kantor agar dapat

dipergunakan apabila dibutuhkan.

Adapun tujuan dari penyelenggaraan filling dalam suatu kantor adalah:

a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia,

b. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan,

c. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan,

d. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-

pihak yang berhubungan dengan kearsipan.

C. Perincian Pekerjaan Kantor

Suatu perusahaan pasti memiliki beberapa karyawan dan bahkan banyak.

Meskipun begitu, tetap saja mereka direkrut karyawan ialah untuk bekerja. Jika

secara garis besar pekerjaan kantor dibagi menjadi empat bidang pekerjaan, maka

secara lebih rinci pekerjaan kantor terdiri dari:

Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum

ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan.

Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghimpun diantaranya:

a. Mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran keuangan,

b. Mengumpulkan surat-surat yang baru masuk dengan rapi,

c. Mengumpulkan hasil presensi karyawan.

Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data

yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim,

dan disimpan, serta memiliki arti. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk

mencatat diantaranya:

a. Mencatat segala transaksi berdasarkan bukti pengeluaran yang ada,

b. Mencatat alur surat masuk dan surat keluar,

c. Merekap hasil presensi karyawan.


Mengolah

Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk

laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan. Contoh pekerjaan

kantor yang termasuk mengolah diantaranya:

a. Membuat laporan keuangan,

b. Memproses surat masuk dan keluar sesuai kebutuhan,

c. Membuat laporan kepegawaian.

Menggandakan

Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak

jumlah yang diperlukan. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menggandakan

diantaranya:

a. Foto copy surat, laporan, formulir,

b. Menscan surat, gambar, data.

Mengirim

Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan

berbagai cara. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk mengirim diantaranya:

a. Mengirim surat,

b. Menyampaikan laporan.

Menyimpan

Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman. Contoh

pekerjaan kantor yang termasuk menyimpan diantaranya:

a. Mengarsip surat, laporan, presensi,

b. Mengarsip cd, dvd, hard disk,

c. Menyimpan bukti pembayaran, bukti transfer.

Melakukan komunikasi

Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik

langsung maupun tidak langsung. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk

melakukan komunikasi diantaranya:

a. Berbicara secara langsung,

b. Berpidato,

c. Memberi sambutan,

d. Rapat,


e. Bertelepon.

Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan pekerjaan

lainnya. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghitung diantaranya:

a. Menghitung pengeluaran dan pengeluran uang,

b. Menghitung jumlah pengiriman barang,

c. Menghitung inventaris kantor.

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan

Dalam suatu perusahaan produsen, ada unit yang menjalankan peran penting

dan merupakan ciri khas dari perusahaan tersebut. Unit tersebut ialah unit produksi,

unit ini difungsikan untuk memproduksi melalui berbagai aktivitas atau bentuk

pekerjaan teknis. Sama halnya dengan unit produksi dari suatu perusahan produsen,

pekerjaan-pekerjaan kantor juga menghasilkan berbagai produk atau hasil. Tujuan

utama adanya suatu pekerjaan dan tindakan ialah hasil baik berupa hasil jasa

maupun hasil produk. Ada beberapa hasil dari pekerjaan kantor ialah sebagai

berikur:

1. Surat

Kertas yang berisi informasi yang ditujukan kepada pihak lain sebagai upaya

dalam menjaga kelangsungan aktivitas perusahaan.

2. Laporan

segala sesuatu yg dilaporkan atau pemberian bahan atau keterangan secara

objektif dan berdasarkan kenyataan di bidang personal, material, keuangan, dan

tata kantor.

3. Formulir

Lembar isian yang digunakan sebagai lembar pengisian informasi atas suatu

kebutuhan tertentu dalam perusahaan.

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Berbagai macam dokumen tertulis yang berisi informasi penting bagi

kelangsungan hidup perusahaan.


5. Arsip

Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar

(foto, film, dsb) dari waktu yg lampau, disimpan di media tulis (kertas),

elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan

oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Rangkuman

Secara garis besar pekerjaan kantor terdiri dari empat bidang yaitu komunikasi,

registrasi, kalkulasi, dan filling.

Pekerjaan kantor meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung.

Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir,

berbagai macam dokumen tertulis, arsip.

Tugas

1. Pilihlah tiga perusahaan pemerintah atau swasta di daerahmu dan sebutkan lima

macam pekerjaan di perusahaan tersebut (ketiga perusahan) yang termasuk

dalam masing-masing pekerjaan kantor dibawah ini.

a. Menghimpun

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Mengirim

f. Menyimpan

g. Melakukan komunikasi

h. Menghitung

2. Jelaskan mengapa kelima macam pekerjaan tersebut dapat dikategorikan ke

dalam pekerjaan kantor tersebut.


Tes Formatif

1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor?

2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor?

Sebutkan dan jelaskan!

3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor?

4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat?

5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor?

Lembar Kerja

Tugas:

Buatlah surat kepada PT SINAR JAYA kepada PT TRANS yang isinya

mengundang dalam acara konferensi pers klarifikasi bahan berbahaya pada

makanan. Surat dalam bentuk semi block style. Perhatikan syarat bahasa surat,

ejaan, tanda baca yang baik dan benar.

Alat dan bahan:


Amplop,

ATK.

Langkah kerja:

Membuat konsep surat undangan,

Mengetik di komputer dengan program MS. Word,

Mencetak hasil ketikan beserta amplop’

Lipat surat dengan lipatan akordion dan dimasukkan ke dalam amplop’

Kumpulkan surat tersebut ke guru pembimbing (fasilitator).


MODUL 3

MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Pengertian Manajemen

Management berasal dari kata to manage yang berarti mengatur. Dalam

hal mengatur akan timbul masalah, proses, dan pertanyaan tentang apa yang diatur,

siapa yang mengatur, mengapa harus di atur, dan apa tujuan pengaturan tersebut.

Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan/sasaran, serta menentukan tugas-

tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif, dan efisien.

Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah

ini :

1. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya

manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai

suatu tujuan tertentu (penulis).

2. Menurut G.R. Terry dalam bukunya “Principles of Management”. Manajemen

merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan

perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengendalian yang

dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah

ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber

lainnya.

3. Lawrence A. Appley dalam bukunya “Leadership On The Job”. Manajemen

adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.

4. Peter F. Drucker dalam bukunya “Management, Tasks, Responsibility and

Practise”. Manajemen harus memberikan arah – jurusan kepada lembaga yang

dikelolanya. Ia harus memikirkan secara tuntas misi lembaga itu, menetapkan

sasaran-sasarannya dan mengorganisasi sumber daya untuk tujuan-tujuan yang

telah digariskan oleh lembaga. Sesungguhnya manajemen bertanggung jawab

terhadap pengarahan VISI serta sumber-sumber daya kejurusan hasil-hasil yang

paling besar dan efisien.

Selain definisi-definisi di atas, masih banyak definisi dari pakar-pakar

manajemen lainnya. Ada beberapa kesimpulan dari definisi-definisi di atas adalah

sebagai berikut:

1. Manajemen adalah perpaduan antara ilmu pengetahuan dan seni.


2. Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam

usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

3. Manajemen mempunyai tujuan tertentu, berhasil tidaknya tujuan itu tergantung

pada kemampuan mempergunakan segala potensi yang ada.

4. Manajemen hanya dapat diterapkan pada sekelompok manusia yang

bekerjasama secara formal serta mempunyai tujuan yang sama pula.

5. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan

efisien.

6. Dalam manajemen, kepemimpinan merupakan faktor yang sangat dominan.

7. Manajemen merupakan system kerjasama yang koperatif dan rasional.

8. Manajemen didasarkan pada pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang

teratur.

B. Asas-Asas Manajemen

Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan kerja atau unit dalam

suatu organisasi. Segenap kerja ketaausahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan

dalam suatu organisasi harus diorganisir dengan baik, yaitu dibagi-bagi, disusun

dalam kerangka-kerangka hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya

dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka

pengorganisasian pekerjaan kantor haruslah menggunakan asas yang jelas.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, asas adalah dasar (sesuatu yang

menjadi tumpuan berpikir atau berpendapat). Asas manajemen dalam perkantoran

adalah asas yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Adapun dalam

pelaksanan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor,

ketiga asas tersebut adalah:

1. Asas Sentralisasi (pemusatan)

Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang

bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang

berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan

operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang

melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti

mengetik, mengelola surat, mengarsip, dan lain-lain.


Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang

disebut kantor, tata usaha, kesekretariat, dan sebuatan-sebutan lainnya. Jika

organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka

satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu buah. Beberapa unit

pelayanan yang dapat dibentuk antara lain: bagian surat-menyurat, bagian

penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian

perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-

lain. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika ada penyimpanan arsip maka secara

sentral semua pekerjan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan

dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

2. Asas Desentralisasi (pemencaran)

Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh

organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan

pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.

Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaran melaksanakan tugas

utamanya untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan

fungsi pekerjaa perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan dan

memperbanyak warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya.

Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-

masing bagian memiliki arsip sendiri pula.

3. Asas Campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak

mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas

merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga

pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat. Terkadang sebuah

pekerjaan membutuhkan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun

kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.

Pengkombinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja

yang maksimal.

Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh

orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut


manajer kantor. Seorang manajer seharusnya mempunyai pengetahuan yang luas

mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi

kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang

kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu

diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh

penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan

asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat

rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat

sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu

yang lama.

C. Kelebihan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen

1. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan

kantor, diantaranya adalah:

Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,

Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,

Keseragaman dapat dicapai,

Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,

Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,

Adanya fleksibilitas dalam organisasi,

Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,

Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,

Mudah melakukan pengawasan,

Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada

beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:

Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat

disedisediakan oleh unit tata usaha,

Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,

Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,

Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,


Lambat dalam pelaksanaan tugas.

2. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan


Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-

masing,

Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,

Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,

Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih

ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:

a. Pekerjaan akan terlalu bebas,

b. Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi,

c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip,

d. Adanya pemborosan biaya,

e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,

f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

3. Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan

desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas

tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan

demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan

pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan

memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut.

D. Struktur Organisasi

Dalam organisasi, asas yang dipilih untuk melaksanakan pekerjaan kantor

akan mempengaruhi alur pekerjaan dan ruang lingkup pekerjaan. Seperti yang telah

dijelaskan sebelumnya, pemilihan asas didasarkan pada kebutuhan dan besar

kecilnya perusahaan. Selain itu, asas juga akan mempengaruhi struktur organisasi

dan jumlah unit dalam suatu perusahaan. Di bawah ini merupakan contoh struktur

organisasi dengan masing-masing asas pelaksanaan pekerjaan kantor. Dalam


struktur kali ini menggunakan satu contoh pekerjaan kantor yang akan dikelola

secara sentralisasi, desentralisasi, dan campuran yaitu kearsipan.



Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man.

Humas

Man.

Umum

Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran Manajer

Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man. Humas

Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran Manajer

Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

TUP TUP TUP TUP


3. Asas Campuran

Rangkuman

Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam

usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya

Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam

pelaksanaan pekerjaan kantor.

Asas pelaksanaan pekerjaan kantor dibagi menjadi tiga yaitu asas sentralisasi

(terpusat), asas desentralisasi (pemencaran), asas gabungan (campuran asas

sentralisasi dan asas desentralisasi).

Direktur

Sekretariat


Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran Manajer

Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

TUP TUP TUP TUP

Man. Umum


Tugas

1. Identifikasilah perusahaan apa saja yang menggunakan asas:

a. Sentralisasi

b. Desentralisasi

c. Gabungan

2. Berdasarkan pengamatan dan informasi yang kamu peroleh, sebutkan alasan

perusahaan tersebut menggunakan asas diatas. Jelaskan!

Tes Formatif

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor?

2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor?

3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan

pekerjaan kantor?

4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi?

5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan

kantor!

Lembar Kerja

Tugas:

Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini.

CATATAN BANTUAN IDENTIFIKASI

ASAS MANAJEMEN

No Nama

Perusahaan

Besar/Kecil

Perusahaan

Asas

Manajemen

Ciri

Utama

Kesimpulan

1.

2.

3.

Alat dan bahan:

Catatan bantuan observasi,


ATK,

Komputer.

Langkah kerja:


Buatlah catatan hasil identifikasi ke dalam bentuk laporan,

Buatlah format bantuan identifikasi pada mesin komputer,

Masukkan data-data hasil identifikasi,

Berilah kesimpulan atas catatan bantuan idenfikasi,

Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,

Printout hasil ketikan,

Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).


DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat.

Yogyakarta : Liberty.

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar

Maju.


KUNCI JAWABAN

TUGAS FORMATIF MODUL 1

1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?

Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi membuat tujuan dibentuknya organisasi tersebut

adalah untuk menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh

organisasi yang telah terbentuk tersebut.

Prinsip Pembagian Kerja

Pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan

yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja

organisasi.

Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk

melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

Prinsip Tingkat Pengawasan

Pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem

pengawasan karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin

sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal.

Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah

efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang

dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas

kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal serta dapat melakukan

tugas pengawasan secara optimal.

Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai

seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada

bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

pekerjaan kita.

Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit

organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.


Koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan

mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat

kerjasama

2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi?

Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu:

organisasi garis


secara vertikal antara atasan dengan bawahan.

organisasi garis dan staf

Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi adri organisasi lini, asas

komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh

para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saran-

saran, data informasi yang dibutuhkan.

organisasi fungsional

Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang

harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi

perhatian yang sungguh-sungguh.

organisasi lini dan fungsional

Organisasi lini dan fungsional merupakan suatau bentuk organisasi dimana

wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di

bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi

melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang

pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit

terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

organisasi lini, fungsional, dan staf

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk

lini dan fungsional. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional

group).

organisasi komite

Organisasi komite meruapakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan

tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif.


3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional?


secara vertikal antara atasan dengan bawahan. Sedangkan organisasi fungsional

disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah

pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-

sungguh.

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha?

Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai

keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai

tujuan yang sudah ditentukan.

5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?

Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan

masyarakat,

Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan,

Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi,

Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi,

Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.


1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor?

Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit)

yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau

perusahaan.

Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap

Setiap pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat

mengontrol dan mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu,

pekerjaan yang begitu kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan

kebutuhan sehingga pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas

dalam suatu perusahaan.


Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka

pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi

tersebut dan pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi

(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.

Banyak mempergunakan alat-alat tulis

Hampir semua pekerjaan kantor berhubunngan dengan data-data tertulis seperti

laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan

alat-alat tulis.

2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor?

Sebutkan dan jelaskan!

Komunikasi

Kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun menerima dalam hal

pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan.

Registrasi

Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang

diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun

pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara

cepat dan tepat.

Kalkulasi

Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai

dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer.

Filling

kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling),

penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan,

pemeliharaan, dan pemusnahan).

3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor?

Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum

ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan.


Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data

yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim,

dan disimpan, serta memiliki arti.

Mengolah

Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk

laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan

Menggandakan

Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak

jumlah yang diperlukan.

Mengirim

Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan

berbagai cara.

Menyimpan

Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman.

Melakukan komunikasi

Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik

langsung maupun tidak langsung.

Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan

pekerjaan lainnya.

4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat?

Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala

informasi yang belum ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan

ketika diperlukan. Sedangkan mencatat kegiatan membubuhkan dengan berbagai

alat tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-

tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, serta memiliki arti.

5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor?

Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir,

berbagai macam dokumen tertulis, arsip.



1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor?

Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam

usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya

Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam

pelaksanaan pekerjaan kantor.

2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor?

Asas Sentralisasi (pemusatan)

Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang

bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang

berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan

operatif (tugas utama).

Asas Desentralisasi (pemencaran)

Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh

organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan

pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.

Asas Campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak

mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas

merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga

pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat

3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan

pekerjaan kantor?

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan


Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,

Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,

Keseragaman dapat dicapai,

Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,

Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,


Adanya fleksibilitas dalam organisasi,

Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,

Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,

Mudah melakukan pengawasan,

Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada

beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:

Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat

disedisediakan oleh unit tata usaha,

Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,

Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,

Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,

Lambat dalam pelaksanaan tugas.

b. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaa


Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-

masing,

Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,

Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,

Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih

ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:

Pekerjaan akan terlalu bebas,

Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi,

Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip,

Adanya pemborosan biaya,

Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,

Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.


c. Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan

desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas

tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan

demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan

pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan

memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut.

4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi?

Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaram melaksanakan tugas utamanya

untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan fungsi pekerjaa

perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan, memperbanyak

warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-

masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian

memiliki arsip sendiri pula.

5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan

kantor!


Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man.

Humas

Man.

Umum

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man



3. Asas Campuran

Direktur

Sekretariat


Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer

Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

TUP TUP TUP TUP

Direktur

Sekretariat


Manajer

Produksi

Manajer

Pemasaran Manajer

Keuangan

Manajer

Kepegawaia

n

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

Ass.

Man

TUP TUP TUP TUP

Man. Umum

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN · PDF fileA. Pengertian Organisasi ... Menghayati dan...

Documents

Transcript of MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN · PDF fileA. Pengertian Organisasi ... Menghayati dan...