UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de contaduría y administración Importancia del manual de...
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de contaduría y administración Importancia del manual de organización en la empresa M O N O G R A F Í A Para obtener el título de: Licenciado en administración Presenta: Bernardo Rafael Cabrera Aguilar Asesor: L.A.E. José Álvaro Pérez salinas Xalapa-Enríquez, Veracruz. Agosto 2008
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de contaduría y administración
Importancia del manual de organización en la
empresa
M O N O G R A F Í A
Para obtener el título de:
Licenciado en administración
Presenta:
Bernardo Rafael Cabrera Aguilar
Asesor:
L.A.E. José Álvaro Pérez salinas
Xalapa-Enríquez, Veracruz. Agosto 2008
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de contaduría y administración
Importancia del manual de organización en la
empresa
M O N O G R A F Í A
Para obtener el título de:
Licenciado en administración
Presenta:
Bernardo Rafael Cabrera Aguilar
Asesor:
L.A.E. José Álvaro Pérez salinas
Xalapa-Enríquez, Veracruz. Agosto 2008
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Dedicatorias
A mis padres.
A mi hermano.
A mis abuelos y abuelas.
A mis tías, tíos, primos y sobrinos.
A ti que supiste encontrar amor y tiempo.
A mis amigos; los que me acompañaron y los no pudieron.
A las personas que influyeron en mi formación tanto académica
como personal.
Gracias!!
1
ÍNDICE
Pág.
Resumen…………………………………………………………………………………...1
Introducción……………………..…………………………………………………………3
Capítulo I: Generalidades de la administración………………………………………..7
1.1 Orígenes de la administración…………………………………………………7
1.1.1 Administración en América latina……………………………………...9
1.1.2 Breve historia de las empresas………...…………………………….. 9
1.2 Definición de administración……………………………………………….....11
1.3 Características de la administración………………………………………….12
1.4 Importancia…….………………………………………………………………..14
1.5 El proceso administrativo……………………………………………………15
1.6 Técnicas organizacionales……………………………………………………31
1.6.1 El análisis de puestos………………………………………………….32
1.6.2 El organigrama……………………………………...……………………36
1.6.3 Los manuales administrativos……………………………………...…..39
Capítulo II: Los manuales administrativos
2.1 Definición………………………………………………………………………..42
2.2 Objetivos………………………………………………………………………...43
2.3 Importancia………………………………………………………………...……44
2.4 Clasificación…………………………………………………………………….45
ii
1
2.4.1 Manual de políticas……………………………………………………..49
2.4.2 Manual de procedimientos……………………………………………..54
2.4.2.1 Diagramación……………………………………………………..56
2.4.3 Manual de organización………………………………………………..58
2.5 Metodología para la elaboración de los manuales administrativos………59
Capítulo 3: manual de organización
3.1 Definición……………………………………………………………………..…66
3.2 Objetivos……………………………………………………………………...…68
3.3 Importancia………………………………………………………………….…..69
3.4 Ventajas y desventajas……………………………………………….……….70
3.5 Contenido……………………………………………………………...………..72
3.6 Preparación del manual de organización…………………………………....75
Conclusión………………………………………………………………………………..80
Fuentes de información…………………………………………………………………83
Índice de figuras…………………………………………………………………….……85
Índice de tablas……………………………………………………………………..……86
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iii
iii
i
1
RESUMEN
La administración es un proceso en el que mediante la optimización de recursos
se coordinan esfuerzos de un grupo de trabajo para alcanzar resultados
deseados. Cada organización tiene objetivos los cuales debe cumplir a través de
su estructura.
Los principales manuales administrativos son:
El manual de procedimientos cumple con la delimitación de cada uno de las
actividades que existen. Tiene la finalidad de servir como base para delimitar
actividades y reclutamiento de personal.
El manual de políticas tiene como función delimitar las acciones generales de la
administración que es posible que se presenten. Muestra la manera de actuar en
ciertas circunstancias.
El manual de organización describe la organización de manera general. Menciona
la historia, objetivos, organigrama y puestos principalmente.
1
INTRODUCCIÓN
1
En México la mayoría de las empresas realizan sus actividades de manera
empírica, lo cual con el paso del tiempo conlleva a una serie de prácticas
incompletas o mal ejecutadas.
La buena administración conduce al éxito de una empresa, por lo que es
indispensable el buen desarrollo de la misma, ya que una organización bien
planteada, conducirá al establecimiento de funciones y procedimientos que habrán
de seguirse para lograrlo.
Es importante aclarar que la administración de una empresa no funciona como
una receta, la cual debe de seguirse al pie de la letra para lograr su cometido, si
no que plantea una serie de elementos los cuales se deben de seguir de acuerdo
a la situación que se presente.
Las organizaciones son unidades que persiguen distintos objetivos, por lo cual
tratan de combinar los recursos con que cuenta la empresa, con el fin de que los
objetivos sean alcanzados mediante el esfuerzo humano coordinado y el
aprovechamiento al máximo de los demás recursos escasos.
La eficiencia funge dentro de todas las empresas de cualquier tamaño como la
clave del éxito. Es por ello que se requiere la precisar y clarificar todas y cada una
de sus actividades y funciones con el objeto de satisfacer la creciente
competencia.
La empresa cada día se topa en su quehacer diario con nuevos retos y metas, los
cuales debe de ir superando permanentemente. La competencia por otro lado,
crece de manera acelerada pues vivimos en un mundo globalizado el cual permite
que las organizaciones crezcan a un ritmo demasiado acelerado.
En la actualidad el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos
elementos que intervienen en el desarrollo de una organización, no cuentan con
las herramientas necesarias para la realización y consulta de operaciones, es por
ello que resulta necesario sistematizar la información a través de manuales
administrativos.
3
1
Los elementos que intervienen afectan a la organización no solo son elementos
internos si no también externos; las evaluaciones, el gobierno, el clima y los
clientes principalmente. Este último es el más importante pues, es la debe ser la
razón de ser de la empresa, pero a su vez es el más complejo pues cada individuo
en único e interactúa todos los días con una serie de elementos los cuales va
cambiando la manera de pensar, actuar y sentir acerca de las cosas. Por lo que se
debe tomar en cuenta que no solo tener una buena organización sin no
adecuarnos a nuestro objetivo que son nuestros clientes.
En el trabajo se abordan las técnicas organizacionales, las cuales, nos permiten
organizar la empresa de manera que funcione de una manera adecuada
atendiendo a las necesidades presentes y futuras. Deben ser de carácter flexible y
se deben de actualizar. Al hablar de las técnicas resulta innegable el hecho de
hablar de los organigramas como medios de suma importancia.
Los manuales administrativos no son nuevos ya que su origen data desde la
segunda guerra mundial. El hombre en su afán de dominar al enemigo implemento
folletos, circulares y mini manuales con la finalidad de que sus soldados fueran los
más aptos, fuertes y precisos para el puesto que debían desempeñar.
Los manuales administrativos son importantes tanto para el empresario como
para los empleados. Para el empresario es importante porque a través del manual
se delimita claramente la responsabilidad y autoridad que posee cada uno de los
subordinados, es decir se conoce el alcance de la exigencia que puede existir
hacia el empleado para que este cumpla sus obligaciones ; Para el subordinado es
importante porque a través del manual logra darse cuenta del lugar que ocupa en
la estructura organizacional de la empresa, es decir, puede determinar como
contribuye en la realización de sus labores al logro de los objetivos previamente
establecidos por la organización.
4
1
El presente trabajo, en el primer capítulo, aborda las generalidades de la
administración, introduciendo a lector dentro de lo que es administración para que
así pueda comprender de una manera general de lo que se está hablando,
partiendo desde los orígenes de la administración hasta el proceso administrativo,
desglosando en la función de organización las técnicas organizacionales, las
cuales son: el análisis de puestos, los organigramas y los manuales
administrativos , los cuales son objeto de este trabajo, pues considero de manera
personal, que son medios de comunicación y organización de suma importancia
para el administrador y el trabajador.
El segundo capítulo, retoma la esencia de los manuales administrativos
analizando su definición, objetivos, importancia y clasificación de los mismos para
posteriormente enfocarse en los tres principales: el manual de organización el
manual de políticas y el manual de procedimientos.
El tercer capítulo, aborda de manera concreta el manual de organización
resaltando la importancia que tienen dentro de la empresa, ventajas y
desventajas, así como otros aspectos particulares del manual culminado con la
metodología para elaborar un manual de organización.
Retomando lo anterior tendremos un panorama amplio y ordenado no solo del
trabajo presentado, si no también, de los elementos que debe tomar en cuanta
una organización para lograr sus objetivos de manera eficaz, concreta y precisa.
Para finalizar espero que el presente trabajo cumpla con su cometido y sirva como
base para comprender cual es la importancia de los manuales de organización en
la empresa.
5
1
CAPITULO I
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
1
La administración es un proceso en el que mediante la optimización de
recursos se coordinan esfuerzos de un grupo de trabajo para alcanzar resultados
deseados. Es necesaria para que funcione adecuadamente cualquier tipo de
organismo social. Puede decirse que el éxito o fracaso de una empresa depende
de esta.
Aunque Surgió cómo una respuesta a los problemas empresariales su
esencia se encuentra presente en la vida diaria quizá de manera inconsciente, la
manera en como organizamos nuestro tiempo, manejamos recursos limitados,
resolvemos conflictos o trazamos objetivos
El hombre vive en sociedades institucionalizadas y compuesta por
organizaciones. La vida de las personas depende de las organizaciones y estas a
su vez dependen del trabajo de las primeras. En la sociedad moderna las
personas nacen, crecen, aprenden, viven, trabajan y mueren dentro de
organizaciones.
Cabe mencionar que el termino organización tiene mas de una acepción, y
dependiendo del contexto en que se maneje es que obtendrá su significado.
Puede referirse a una empresa, a grupos formales e informales.etc.
La administración es universal pues como se ha mencionado puede
aplicarse tanto al trabajo como a diversos aspectos de nuestra vida; en ambos
casos utiliza recursos para lograr sus objetivos.
1.1 orígenes de la administración
Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de
lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello ha utilizado en
cierto grado a la administración. Según münch y García, clasifican el origen y
desarrollo de la administración en 6 etapas:
1. Época primitiva
7
1
División del trabajo por sexo y edad
El hombre utiliza la administración en forma rudimentaria al trabajar en
grupos
2. Periodo agrícola
Vida sedentaria
Aparición del estado
Desarrollo de grandes civilizaciones, apoyándose en la administración
empírica del trabajo colectivo y los tributos
3. Antigüedad grecolatina
Aparición del esclavismo
Aplicación de la administración mediante una estricta supervisión del
trabajo y sanciones del tipo físico
4. Feudalismo
Inicialmente la administración se realiza de acuerdo al criterio del señor
feudal
Posteriormente, los ciervos se independizan apareciendo los talleres
artesanales
Nuevas formas de administración: estructuras de trabajo extensas, niveles
de supervisión escasos.
Surgen los gremios (antecedentes del sindicato)
5. Revolución industrial
Centralización de la población
Auge industrial
Explotación inhumana del trabajador
Estructuras de trabajo más complejas
Surgen especialistas dedicados a manejar problemas de administración
6. Siglo XX
8
1
Gran desarrollo tecnológico e industrial
Surge la administración científica
Aparecen numerosos investigadores de la administración, teniendo esta un
desarrollo y proyección definitivos.
1.1.1 Administración en América latina
Münch y García (1998), clasifican a la administración en América latina de la
siguiente forma:
Época prehispánica.
Desarrollo de grandes civilizaciones con base en la aplicación dela administración
de los estados, de los grupos colectivos de trabajo, de los atributos y de los
mercados.
Época colonial.
Administración de las colonias, fundamentalmente en métodos utilizados en
España
Siglo XIX.
Administración de las fabricas de acuerdo a con sistemas vigentes en occidente.
Siglo XX.
Administración dependiente de las técnicas utilizadas en estados unidos,
principalmente. (p.24)
1.1.2 Breve historia de las empresas
Chiavenato (2001), menciona que a partir de 1776, después de la intervención de
la máquina de vapor por James Watt y su consiguiente aplicación en la
producción, surgió una nueva concepción de trabajo que modificó por completo la
estructura social y comercial de la época, y en casi un siglo provocó rápidos y
profundos cambios políticos sociales y económicos, mucho mayores que los
9
1
ocurridos en el milenio anterior. Este periodo conocido como revolución industrial,
se inició en Inglaterra y se extendió con rapidez por todo el mundo civilizando la
época.
La historia de las empresas puede dividirse en seis etapas:
1. Artesanal. Va desde la antigüedad hasta cerca de 1780, cuando se inicia la
revolución industrial. Esta etapa de régimen Productivo se basa en los
talleres de los artesanos y la mano de obra intensiva y no calificada en la
agricultura. predominan los pequeños talleres y las granjas que utilizan el
trabajo de los esclavos y emplean herramientas rudimentarias. Todavía
quedan vestigios del feudalismo y el sistema comercial se basa en el
intercambio local.
2. Transición del artesanado a la industrialización. Corresponde a la primera
parte de la revolución industrial de 1760 a 1860. Es la etapa de la
industrialización reciente, de la mecanización de los talleres y la
agricultura.los dos elementos representativos son el carbón (la nueva
fuente básica de energía) y el hierro (material básico) que adquiere enorme
importancia en el desarrollo de los países.
3. Desarrollo industrial. Corresponde a la segunda revolución industrial entre
1860 y 1914.La ciencia y los avances tecnológicos ejercen un dominio
creciente en la naciente industria. Se producen transformaciones radicales
en los medios de transporte (con el surgimiento del automóvil y el avión en
1906) y en las comunicaciones (invención del teléfono inalámbrico, el
teléfono en 1876, y el cinematógrafo) y el mundo se vuelve cada vez más
pequeño. El capitalismo industrial se ve desplazado por el capitalismo
financiero, aparecen los grandes bancos y las instituciones financieras,
junto a la ampliación extraordinaria de los mercados. Las empresas
exitosas crecen desmesuradamente, experimentan un proceso de
10
1
burocratización debido a su tamaño y adoptan un enfoque mecanicista de
funciones.
4. Gigantismo industrial. Etapa situada entre las dos guerras mundiales (entre
1914 y 1945), en las cuales se utilizaron organización y tecnología
avanzada con fines bélicos. En este periodo las empresas alcanzan
tamaños enormes y realizan operaciones internacionales y multinacionales.
Las comunicaciones se amplían y ganan rapidez con la radio y la televisión
el mundo se vuelve todavía más pequeño y complejo.
5. Moderna. Es la etapa más reciente; que va desde 1945 hasta 1980 y marca
una clara separación entre los países desarrollados (o industrializados), los
países subdesarrollados (no industrializados) y países en desarrollo. el
avance tecnológico es sorprendente y se aplica con más rapidez a fines
comerciales a través de productos y procesos sofisticados.
6. Globalización: Etapa posterior a 1980, llena de retos, dificultades,
amenazas, presiones, contingencias, restricciones y toda clase de
adversidades para las empresas. En esta fase el ambiente externo se
caracteriza por una complejidad y variabilidad que la empresas no logran
descifrar e interpretar de manera adecuada
1.2 Definición de administración
Las empresas en la actualidad son el motor que mueve la economía en todos los
países del mundo. Comúnmente se dice que la administración: “Es hacer algo a
través de otros”, pero es necesario definir un concepto más formal de la misma.
Para Chiavenato (2001):
La palabra administración proviene del latín (ad, dirección hacia, tendencia;
minister, comparativo de inferioridad, y el sufijo ter, que indica subordinación u
11
1
obediencia, es decir quien cumple la función bajo el mando de otro, quien le
presta un servicio a otro) y significa subordinación y servicio. En su origen el
término significaba función que se desempeñaba bajo el cargo de otro, servicio
que se prestaba a otro. (p.3)
“Administración es el conjunto de reglas para lograr la máxima eficiencia en las
formas de estructurar y manejar un organismo social”. (Reyes, 1993, p.26)
La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y
transformarlos en acción empresarial mediante la planeación, organización,
dirección y control de actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la
empresa para conseguir tales objetivos .por lo tanto administración es el proceso
de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de recursos organizacionales
para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia,
“El trabajar con personas para interpretar y alcanzar los objetivos
organizacionales desempeñando las funciones de la planeación, organización,
contratación de personal, dirección y control” (Megginson, Mosley y Pietri ,
1998,p.3).
1.3 Características de la administración
Según Münch y García (1998), La administración posee ciertas características
inherentes que la diferencian de otras disciplinas, entre otras a continuación
analizaremos las siguientes:
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse
lo mismo a una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un
evento deportivo, etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la
administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si
misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados.
12
1
Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y
etapas del proceso administrativo, esto no significa que existan
aisladamente.la administración es un proceso dinámico en el que todas sus
partes existen simultáneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica a en todos los niveles o subsistemas de
una organización formal.
Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y
técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter
específico.es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como
en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.
Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y
técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad.los principios administrativos se adaptan a las necesidades
propias de cada grupo social en donde se aplican.la rigidez en la
administración es inoperante.
La administración sigue un propósito. Una condición de la administración es un
objetivo sea esté implícito o enunciado específicamente.
Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración
influye en su medio ambiente.
Está asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo. Todo organismo
acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran más fácilmente
por medio de un grupo y no por una sola persona.
13
1
Se logra por, con y mediante lo esfuerzos. Para participar en la administración se
requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas
se cumplan con y mediante los esfuerzos de otros.
1.4 Importancia de la administración
La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Münch y García (1998), clasifica la importancia de la administración en cuatro
puntos:
1. Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es
imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo
social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.
2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos,
para lograr mayor rapidez y efectividad.
3. La productividad y eficacia de cualquier empresa están en relación directa
con la aplicación de una buena administración.
4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la
comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas
actividades del hombre.(p.27)
14
1
1.5 El proceso administrativo
La base esencial del proceso administrativo es que considera a la administración
como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el
proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por cuatro
funciones fundamentales, planeación, organización, dirección y control.
Constituyen el proceso de la administración
En la práctica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están
interrelacionadas, el desempeño de una función no termina por completo antes
que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en
particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva
empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero
en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un
momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se
haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno.
Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En
tanto que en realidad el gerente tal vez esta actuando con todo propósito y fuerza.
A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en
otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones
necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o
hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que
controlar.
En realidad la planeación está involucrada en el trabajo de organizar, dirigir y
controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, dirigir
y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta
a las otras y todas están relacionadas para formar parte del proceso
administrativo.
15
1
Es importante señalar que los estudiosos de la administración señalan diferentes
etapas del proceso administrativo, pero en esencia son las mismas solo. A
continuación se presenta la clasificación del proceso administrativo según los
principales autores:
Autor Etapas
Koontz y Weihrich (1990) Planeación, organización, dirección y control
Reyes (1993) Previsión, planeación, organización, integración,
dirección y control
Bateman y Snell (2001) Planeación y estrategia, organización e integración
del
personal, dirección, control y cambio
Stoner, Freeman y
Gilbert (1996)
Planificación, organización, dirección y control
Tabla 1.1 etapas del procesos administrativo según diversos autores
Función Planeación
Planear es fijar el curso de la acción a seguir, estableciendo los procedimientos y
la secuencia de las operaciones para realizarlo en esta etapa del proceso
administrativo se define en base a los objetivos.
“La planeación tiene lugar en toda la empresa. Existe un conjunto de planes con
características propias para cada nivel organizacional: la planeación estratégica, la
planeación táctica o funcional y la planeación operativa, que se conocen en
conjunto como planeación total” (Koontz y Weihrich, 1990, p.69-70.)
Para Koontz y Weihrich (1990), el proceso de planeación implica:
16
1
1. Conciencia de las oportunidades. Consiste en definir que problemas se
pueden resolver.
2. Establecimiento de objetivos. Se establece el objetivo general y los
objetivos específicos de la organización.
3. Desarrollo de premisas. Las premisas son suposiciones acerca del
ambiente en el cual el plan ha de ejecutarse. Este paso consiste en
diagnosticar nuevas oportunidades y alternativas.
4. Determinación de cursos de acción alternativos. Consiste en reducir al
mínimo el número de alternativas posibles, de tal forma que se analicen las
más prometedoras.
5. Evaluación de cursos de acción alternativos. Se compran y se miden las
alternativas para poder calificarlas favorable o desfavorablemente.
6. Selección de un curso de acción. Se toma la decisión de la mejor
alternativa.
7. Formulación de planes derivados. Estos planes ayudan a los plan básicos
8. Expresión numérica a través del presupuesto. Mediante los presupuestos
podemos tener una idea de los gastos que se derivarán de la puesta en
marcha de un proyecto para poder medir nuestro poder económico, y
también estimar utilidades.
Importancia de la planeación
Para Münch y García en el año 1998, la planeación es esencial pare el adecuado
funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las
contingencias y cambios que pueda deparar el futuro y se establecen las medidas
necesarias para afrontarlas
17
1
1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de recursos.
2. Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro,
más no los elimina.
3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
5. Condiciona ala empresa al ambiente que la rodea.
6. establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o lo “empirismos”.
7. reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases
a través de la cual operara la empresa.
10. Promueve la eficiencia al acabar con la improvisación
11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales
13. Permite al ejecutivo evaluar las alternativas antes de tomar una decisión
14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer los miembros de toda la
empresa hacia donde dirigen sus esfuerzos
15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los
niveles de la empresa
18
1
Principios
Münch y García (1998) menciona que:
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya
aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Por lo
tanto para planear hay que tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar
planes demasiado ambiciosos u optimistas. que sean imposibles de
lograrse.
Objetividad y cuantificación cuando se planea es necesario basarse en
datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones
subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios.
La planeación será más confiable en cuanto pueda ser cuantificada, o sea,
expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes,
volúmenes, etc.).La cuantificación facilita la ejecución y evaluación del
progreso de los planes.
Flexibilidad, al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de
holgura que permitan afrontar las situaciones imprevistas, y que
proporcione nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las
condiciones.
Unidad. Todos los panes específicos de la empresa deben adecuarse a un
pan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos, generales, de
tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónicos en
cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al
tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlos completamente. Esto no
quiere decir que abandonen el propósito, sino que la empresa tendrá que
modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las
19
1
políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.(p.65-
69)
Tipos de planes
Para Koontz y Weihrich (1990), en el proceso de planeación la falla de algunos
administradores es que existen varios tipos de planes los cuales con frecuencia
desconocen lo que los lleva a elaborar una planeación ineficaz. Al recordar que un
plan abarca cualquier curso de acción futura, se puede ver que los planes son
variados.
Propósitos o misiones
La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o
agencia o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de empresa organizada tiene
(o al menos debe tener para ser significativa) un propósito o misión. En todo
sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les
designa. Por lo general el propósito de ellas es la producción y distribución de
bienes y servicios.
Objetivos y metas
Los objetivos y metas (Koontz y Weihrich usa los términos de manera indistinta)
son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no solo el
objetivo final de la planeación si no también el fin hacia el que se encamina la
organización, la integración de personal, la dirección y el control. Aunque los
objetivos dela empresa constituyen su plan básico, los departamentos también
pueden tener sus objetivos propios. Naturalmente que sus metas contribuyen al
logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de objetivos pueden ser
por completo diferentes.
Estrategias.
Se define estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo
de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de recursos
20
1
necesarios para alcanzarlos. Por lo tanto, el propósito de las estrategias es
transmitir mediante un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen de la
clase de empresa que se desea proyectar. La estrategia no intenta describir con
exactitud como la empresa va a lograr sus objetivos, puesto que ésta es la tarea
de incontables programas de apoyo, importantes y secundarios .pero ofrecen una
estructura para orientar el pensamiento y la acción.
Políticas
Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o interpretaciones generales que guían o encausan el
pensamiento para la toma de decisiones.las políticas definen un área dentro
de la cual se debe tomar una decisión y asegura que esta sea congruente
con un objetivo y contribuya a alcanzarlo.las políticas ayudan a decidir
cuestiones antes de que se conviertan en problemas, hacen innecesario
analizar las situaciones cada vez que se presentan y unifican otros planes,
con lo cual permite al administrador delegar autoridad y a pesar de ello
mantener el control sobre lo que hacen sus subordinados. Normalmente
existen políticas en todos los niveles de la organización.
Procedimientos
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para
realizar las actividades futuras .Son series cronológicas de acciones
requeridas. Son pautas de acción, más que de pensamiento, que detallan la
forma exacta en que se deben de realizar determinadas actividades
Reglas
Las reglas se describen con claridad las acciones específicas requeridas o
las que no se deben llevar acabo, sin permitir libertad de acción. Por lo
general constituyen el tipo más sencillo de plan.
21
1
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a planear y otros
elementos necesarios para llevar a cabo la un determinado curso de acción;
por lo general cuentan con el apoyo de presupuestos.
Presupuestos
Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados,
expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un plan
“expresado en números”.
Función organización
Cuando ya se han establecido los objetivos y se prepararon los planes para
lograrlos, hay que diseñar y desarrollar una estructura que ayude a cumplir lo que
se ha propuesto.
“Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo socia” (Münch y García, 1998, p.108).
“Organizar es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados” (Reyes, 1994, p. 212)
Importancia
Münch y García (1998), dicen que los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son:
1. Es de carácter continuo. Jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
22
1
contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades. (p. 109)
Principios
Existen nueve principios que proporcionan una organización racional( Münch y
garcia,1998).
1) Principio del Objetivo. Todas las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2) Principio de la Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta
donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía. Se deben de establecer centros de autoridad de los
cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el
más alto ejecutivo, al nivel mas bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad. A cada grado de autoridad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
5) Unidad de Mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no
23
1
deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba
ordenas de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión. Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por
escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación
con ellas.
7) Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán de
mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional,
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
Definición de organización
En este trabajo se menciona de manera constante el término organización. Para
resaltar la importancia del manual de organización en la empresa es necesario
definirlo.
De acuerdo con Gómez ceja (1994) estos son los tipos de organizaciones:
Organización formal.se trata de las relaciones de trabajo que se establecen en una
empresa. Es decir, las que fueron pensadas en forma lógica para que existiera
coordinación tanto vertical como horizontal, lo que optimiza recursos y reduce
esfuerzos. En una organización formal el esfuerzo de cada persona debe
orientarse hacia las metas del grupo .este tipo de organización se representa con
un organigrama, que debe integrarse en el manual de organización. El manual de
organización define por escrito la estructura organizacional de la compañía para
asegurarse que las responsabilidades de todos son comprendidas por los
interesados y por los demás
24
1
Organización informal. Las organizaciones informales son grupos de amigos que
se forman espontáneamente, por afinidad o por compatibilidad de aptitudes y
actitudes. Estas alianzas son independientes de la organización formas de la
empresa, tienen sus propias costumbres y sus reglas no escritas y pueden tener
objetivos completamente diferentes a los de la institución.
Organizaciones sociales.es un grupo de personas constituidas formalmente para
alcanzar, con la mayor eficiencia, los objetivos comunes que individualmente no es
posible lograr. Son organismos sociales, una empresa, un gobierno, una
asociación de beneficencia, un partido político, una sociedad, una cooperativa, etc.
Proceso de organización. Cada una de las etapas que conforman la función
organización dentro del proceso administrativo.
Función dirección
“La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo a la estructura
organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social atreves de la
motivación, la comunicación y la supervisión” (Münch y Garcia, 1998, p.148)
Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador
en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus
empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Importancia
La dirección es importante porque en ella se realiza lo que se venia planeando. La
dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben
subordinar y ordenar todos los demás elementos.
En efecto, planea, organiza y controla, es sólo para realizar de manera correcta
las funciones de la empresa. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de
los otros tres elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de
manera inmediata con una buena dirección
25
1
De acuerdo a Münch y García (1998), La dirección es trascendental porque:
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación
y la organización.
2. A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los
miembros de la estructura organizacional
3. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de
métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.(p.148)
Principios
Según Münch y García (1998) los principales principios de la dirección que
debemos considerar como una guía para el desempeño eficiente y eficaz en
cualquier empresa son los siguientes:
1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de
la empresa.
Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se
interesan en ellos, lo que facilitara sus objetivos individuales e intereses
personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si
estas no se contraponen a su autorrealización. Así mismo establece los
objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse
armoniosamente para lograr el objetivo general.
2. Impersonalidad de mando. Se refiere a la autoridad y su ejercicio (el
mando), surge como una necesidad de organización para obtener ciertos
26
1
resultados; por eso tanto subordinados como jefes deben estar conscientes
de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un
requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o
arbitrio. Puntualiza la importancia de impersonalizar las órdenes y de no
involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que lo
anterior origina conflictos y baja moral.
3. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y la comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicación establecidos por la organización formal , de tal manera que al
emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fuga de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como
pérdida de tiempo.
5. De la resolución del problema. Indica la necesidad de resolver los
problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del
momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación
con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que este se
desarrolle y provoque graves problemas colaterales.
6. Aprovechamiento del problema. Un problema es un obstáculo que se
antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad
de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
Este principio aconseja el análisis de los problemas y su aprovechamiento
mediante el establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente
pueden existir. (p. 149-150)
27
1
Etapas
De acuerdo con Reyes (1993) la dirección comprende las siguientes etapas:
Mando o autoridad. Es el principio del que deriva toda la administración y ,
por lo mismo, su elemento principal que es la dirección.
Comunicación. Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva
al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste,
hacia cada órgano y célula, las ordenes de acción necesarias, debidamente
coordinadas.
Supervisión. La ultima función de la administración es ver si las cosas se
están haciendo tal y como se había planeado y mandado.
Función control
“El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para garantizar que los hechos se apeguen a los planes; la detección de
desviaciones respecto a las normas y la contribución a la corrección de estas”
(Koontz y Weihrich, 1994, p.21). En pocas palabras, el control facilita el
cumplimiento de los planes.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para
evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que
sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Importancia
La importancia del control consiste en determinar lo que se llevo o se esta
llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar
desviaciones en la ejecución de los planes. El control debe estar presente en cada
una de las etapas del proceso administrativo.
28
1
Münch y García (1998) mencionan que el control es de vital importancia porque:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la organización, desde el momento
en que se establecen las medidas correctivas.
5. Proporciona información carca de la situación de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.(p. 172-173)
Principios
Los principios del control nos dice lo que debe de incluirse en todo sistema de
control eficaz si se desea alcanzar el objetivo que se pretende alcanzar.
A continuación se presentan los principales principios según Münch y García
(1998):
Del equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado
de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar la autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente
ejercida.
29
1
De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y
si, a través de el, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas especificas de actuación, o estándares, que
sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan
con base en los objetivos.la efectividad del control esta en relación directa con la
precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes
dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de
tiempo y dinero.
De la oportunidad. El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno,
carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al
mínimo.
De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace
el análisis de las mismas y no se establecen medidas preventivas y correctivas.
De la costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales
que éste reporte. Un control solo deberá implementarse si su costo se justificante
los resultados que se esperan de el; de nada servirá establecer un control si los
beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo y el tiempo que
implica su implantación.
De la excepción. El control debe aplicarse preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
30
1
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren el control. Este principio
se auxilia en métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controlada. Este principio es básico, ya que señala que la persona o
la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.
Proceso del control
Según Reyes (1993) el control comprende 3 etapas:
Establecimiento de normas. Porque sin ellas es imposible hacer la
comparación, base de todo control.
Operación de los controles. Esta suele ser una función propia de los
técnicos especialistas en cada uno de ellos.
Interpretación de resultados. Ésta es una función administrativa que vuelve
a constituir un medio de planeación. (p.63)
1.6.1 Técnicas organizacionales
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.
Consta principalmente de tres elementos básicos: El análisis de puestos,
organigramas y manuales administrativos.
El primero consiste en clasificar las labores que se desempeñan en un puesto así
como características, conocimientos y aptitudes inherentes a el. Con esta
información se elabora el organigrama, que es la representación grafica de la
estructura organizacional de una empresa haciéndola mas sencilla de
comprender. Ambas técnicas son la base para la realización de los manuales
administrativos los cuales son de gran relevancia en todas las organizaciones ya
que muestra todos los aspectos de esta.
31
1
1.6.1. El análisis de puestos
“Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como
las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempeña” (Münch y García, 1998, p.139)
Para Reyes (2004) la técnica organizacional conocida con el nombre de “análisis
de puestos” responde a una urgente necesidad de las empresas: para organizar
eficazmente los trabajos de éstas, es indispensable conocer con toda precisión “lo
que cada trabajador hace” y “las aptitudes que requiere para hacerlo bien”.
Para los altos ejecutivos, representa la posibilidad de con todo detalle en un
momento dado las obligaciones y características de cada puesto.
Los supervisores, sobre todo los inmediatos al trabajador, conocen las labores
encomendadas a su vigilancia .Pero necesitan un instrumento en que se distingan
con toda precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo
y exigir mas apropiadamente las obligaciones que supone.
Los trabajadores realizaran mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen
con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios
para hacerlas bien.
Para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las
numerosas actividades que deben coordinar, si se quiere cumplir su función
estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
La ausencia total de determinación de las labores:
Origina incertidumbre sobre las obligaciones que corresponden a cada
obrero o empleado
32
1
Engendra el desconocimiento de las cualidades y responsabilidades que
supone cada trabajo
Hace difícil exigir el exacto cumplimiento de las obligaciones del obrero
Da lugar a frecuentes discusiones sobre la forma como desarrollar el
trabajo
Facilita que se eludan responsabilidades o que exista fuga de obligaciones
Obliga a realizar una selección y adiestramiento de personal puramente
empíricos y, por lo mismo, llenos de defectos
Entorpece la planeación y distribución de las labores
Dificulta el señalamiento de remuneraciones apropiadas
Impide realizar técnicamente el mejoramiento de los sistemas de trabajo
Recopilación de datos
Los principales medios para recoger los elementos que integran cada uno de los
puestos pueden resumirse en lo siguientes (Reyes, 2004):
- Observación directa. Permite recabar datos con mayor intensidad y viveza.
Pero usada en forma exclusiva es insuficiente.
- Informes del trabajador. Estas tiene especial importancia para la
descripción de puestos pues nadie como el conoce los detalles de su
trabajo. Como una guía que permita al analista recoger los datos con
integridad y precisión pueden tenerse en cuenta estas interrogaciones :
a) ¿Qué es lo que hace?
b) ¿Cómo lo hace?
c) ¿Con qué fin lo hace?
d) ¿cuándo lo hace?
33
1
e) ¿Dónde lo hace?
- Informes de los supervisores inmediatos. Estos funcionarios deben
completar los datos que escapen a la observación y a las explicaciones del
trabajador.
- Cuestionarios. Presentan la desventaja de estandarizar los datos que se
buscan, con lo que se dificulta la investigación de los elementos que
distinguen a un departamento o sección de otros. Para análisis en el taller,
es todavía menos apropiado, pues hay obreros que carecen de la
capacidad necesaria para contestarlos adecuadamente.
La práctica más aconsejable es usar varios medios de recopilación al mismo
tiempo.
Contenido del análisis de puestos
Se refiere a los elementos básicos que debe contener el análisis de puestos para
que resulte de gran ayuda para el dueño o administrador. Cabe señalar que puede
variar un poco dependiendo de las necesidades de la empresa. Reyes ( 2004),
distingue tres partes:
1. El encabezado. Contiene datos de identificación del puesto
Titulo del puesto
Número o clave que se le asigne al puesto.
Ubicación. Donde se expresara el departamento, sección, taller, nave, etc.,
en el que se desarrolle el trabajo.
Especificación de las maquinas o herramientas usadas por el trabajador.
Jerarquía y contactos. Puede añadirse el titulo del funcionario a quien
reporta, los de los trabajadores a sus órdenes inmediatos y los contactos
permanentes que dentro de la empresa y fuera de ella
3
34
1
Puesto inmediato superior e inferior
Puestos afines de trabajo y cualidades, para fines de substituciones
personales.
Numero de trabajadores que desempeñan el puesto.
Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato.
Fecha de análisis
2. La descripción genérica. Consiste en una explicación de conjunto de las
actividades del puesto, considerado como un todo. Debe ser breve.
3. La descripción especifica. Consiste en una exposición detallada de las
operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado. Debe
expresarse que tiempo de la jornada, aproximadamente se dedica a cada
actividad, al menos en las continuas y periódicas.
Requisitos de estilo
El análisis de puestos como cualquier documento o manual útil para la empresa
debe realizarse con ciertas características que le permitan comprender a la
persona a la que va dirigida con claridad la información que se quiere transmitir.
A continuación se presentan los principales elementos que se deben tener
presentes al elaborar el análisis de puestos de acuerdo con Reyes (2004):
Claridad. El uso de términos ambiguos, es decir, que puedan entenderse en dos o
mas sentidos, da lugar a confusiones.
Sencillez. Debe emplearse un lenguaje accesible a todos.
Concisión. Debe emplearse el menor número posible de palabras, porque esto
favorece también a la claridad.
Precisión. Deben excluirse en lo posible los términos vagos que pueden
entenderse con diversa amplitud.
35
1
Viveza. Debe procurarse en lo posible hacer una descripción viva y no una
enumeración de tonos grises. Por ello la observación es muy conveniente ya que
le dará vida al texto. (p. 24-25)
1.6.2 El organigrama
Todas las organizaciones independientemente de su naturaleza o campo de
trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Este marco esta
constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática
de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.
Su representación grafica se conoce como organigrama que es el método más
práctico para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la
componen en términos concretos y accesibles.
“El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen (Franklin, 2004, p. 78).
Criterios fundamentales para su preparación
Una de las funciones básicas del organigrama es mostrar la estructura
organizacional de una empresa. Independientemente de los fines para los que se
ocupe debe realizarse de acuerdo a ciertos criterios los cuales al aplicarlos
permitirán al usuario obtener la información deseada.los principales criterios según
Franklin (2004), son los siguientes:
Precisión. En el organigrama deben definirse con exactitud las unidades
administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez. Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Por
ello se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o nomenclatura
compleja o coco clara.
Uniformidad. Para facilitar su interpretación se puede homogeneizar las
líneas y figuras que se utilicen en su diseño.
36
1
Presentación su funcionalidad depende en gran medida de su formato y
estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos
y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia. Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse
actualizado. Al elaborarlo es recomendable que en el margen inferior
derecho del grafico se anote el nombre de la unidad responsable de
prepararlo y la fecha de su autorización o actualización.(p. 78-79)
Clasificación
Los organigramas se pueden presentar en diversas formas según la empresa lo
requiera pero siempre atendiendo a las necesidades de la misma. Según el autor
Franklin (2004), pueden clasificarse en cuatro grandes grupos.
1. Por su naturaleza
Microadministrativos. Corresponde a una sola organización, y puede
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
Macroadministrativos. Involucra a más de una organización.
Mesoadministrativos. Considera una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.
2. Por su ámbito
Generales. Contiene información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el
nivel público suele abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suele hacerlo hasta el nivel
de departamento u oficina.
Específicos. Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.
37
1
3. Por su contenido
Integrales. Son representaciones graficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Funcionales. Incluye las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización de
manera general.
De puestos plazas y unidades. Indican la necesidad en cuanto al puesto y
el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
también se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
4. Por su presentación.
Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior y desagregan los principales niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual los manuales de organización recomiendan su
empleo.
Horizontales. Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan
por líneas dispuestas horizontalmente,
Mixtos. Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacion.se recomienda utilizarlo en organizaciones con
un gran número de unidades en la base.
38
1
De bloque. Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos .por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.(p.78-84)
1.6.3 Los manuales administrativos
Según Franklin (2004), los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada
y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que
desempeñe mejor sus tareas.(p.170)
Constituyen medios valiosos para la comunicación, fueron dentro del campo de la
administración para registrar y transmitir, sin distorsiones la información referente
a la organización y funcionamiento de una empresa, así como de las unidades
administrativas que la constituyen.
Los manuales liberan a los administradores de tener que repetir información,
explicaciones o instrucciones similares. En muchos organismos públicos se
considera que los manuales administrativos son una obligación.
La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho imperativa no
solo por un ordenamiento, o por la moda, si no debido al creciente volumen de las
operaciones, al incremento de personal, a la adopción de técnicas modernas y la
complejidad de las mismas estructuras administrativas. Todo ello hace
imprescindible el uso de instrumentos administrativos que faciliten la actuación de
los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el
desarrollo de funciones de la empresa, así como proporcionar la información que
requieren los administradores en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes
principales.
39
1
En México desgraciadamente, no existe una cultura en cuanto a los manuales
administrativos.la falta de un escrito que respalde o sirva como antecedente para
plasmar las actividades de cada parte de la empresa, puede conducir a conflictos
o incluso al fracaso de la misma.
A continuación se aborda el tema de los manuales administrativos tratando, entre
otros aspectos sus objetivos, su importancia y su clasificación.
40
1
CAPITULO II
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
1
2.1 Definición de manual administrativo
“Manual administrativo es un documento en el que se encuentra de manera
sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad”
(Rodríguez, 1995, p.57)
Idalberto (1996), dice que:
Manual como su nombre lo dice, es un libro que se tiene a la mano.es un
compendio, es decir una recolección de textos catalogados y fácilmente
localizables. En la administración, el manual es un conjunto de instrucciones,
debidamente ordenadas y clasificadas, que proporciona información rápida y
organizada sobre las prácticas administrativas. Contiene datos e información
respecto procedimientos, normas de servicio, etc. (p.90)
Gómez (1994), dice que:
Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información
sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y
especificación de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad
administrativa, y que conocidos por el personal sirven para normar su actuación y
coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma. (p.378)
“Son documentos detallados que contienen información detallada y sistemática,
informan acerca de la organización de la empresa” (Münch y García, 1998, p.135)
Después de haber analizado las definiciones de los principales autores una
definición propia puede ser la siguiente:
42
1
Manual administrativo es un documento formal que contiene en forma ordenada y
sistemática información sobre la historia de la empresa, su estructura
organizacional, sus políticas y procedimientos, de tal manera que sirvan de guía al
personal de la misma.
Por lo anterior se deduce que es un instrumento de gran importancia dentro de la
empresa ya que los manuales tratan de lograr la eficiencia dentro de la misma.,
así como la eficaz ejecución del trabajo asignado al personal de la organización
con el fin de alcanzar los objetivos trazados en el proceso de planeación
2.2 Objetivos de los manuales administrativos
Los manuales como cada parte de la organización deben cumplir un fin específico
para el cual fueron creados. El autor Franklin(2004), se presentan sus principales
objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la
repetición instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la
organización.
43
1
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
diferentes nivele jerárquicos que la componen.
Promover el Aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicio y usuarios o clientes con los que interactúa
la organización.(p. 170)
2.3 Importancia
Chiavenato (1996), menciona:
“Con el tiempo y al crecer la empresa, el volumen de textos dispersos, se tornan
tan grandes que las personas encuentran gran dificultad en localizarlos para su
consulta, quedan con dudas sobre como proceder en determinados asuntos y
sobre la forma de cómo ejecutar su trabajo de acuerdo con las exigencias de la
empresa .Ahí surge la necesidad de los manuales y de las normas de servicios.”
(p. 89)
“Es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre actualización individual o
por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro
de de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo” (Gómez,
1996, p.377)
Rodríguez (1995), menciona:
“Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas,
proporciona un arreglo fácil de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de
los empleados como encaja su puesto en el total de la organización, e indica la
manera en que el empleado puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la
oficina como al establecimiento de buenas relaciones con otros empleados de la
empresa”. (p. 58)
44
1
Todas las empresas, grandes o pequeñas, privadas o publicas, deben contar con
información tangible de sus actividades básicas y como realizarlas de manera que
cada persona este consiente de sus alcances y limitaciones para poder tomar
decisiones, ahorrando tiempo, esfuerzos y en ocasiones dinero.
Gómez (1994), menciona que:
Es tal su importancia que dentro incluso algunos autores sugieren que dentro de la
empresa haya una unidad de trabajo especializada en el estudio de sistemas de
organización o, por lo menos buscar un servicio de consultoría externa , de modo
que haya una revisión constante y se hagan las actualizaciones pertinentes: ”una
de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión de sus sistemas , métodos y procedimientos
en ejecución operativa , que permita descubrir evaluar y corregir desviaciones de
los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de las empresas con
un área especializada en el estudio de sistemas de organización o, en su caso,
utilizar los servicios de consultoría externa.”(p. 377)
2.4 Clasificación
Rodríguez (1995), menciona que los organismos diferentes (públicos y privados)
tienen necesidades diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta a
la pregunta:
¿Cuál es el propósito que ha de lograr?
Clases de manuales administrativos
1. Por su contenido
Manual de historia del organismo
Manual de organización
Manual de políticas
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1
Manual de procedimientos
Manual de contenido múltiple
Manual de adiestramiento o instructivo
Manual técnico.
2. Por su función especifica
Manual de producción
Manual de compras
Manual de ventas
Manual de finanzas
Manual de contabilidad
Manual de crédito y cobranza
Manual de personal
Manuales generales
A continuación se mencionan las características de manera resumida de cada uno
de los manuales.
1. Por su contenido. Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias.
Manual de Historia. Su propósito es proporcionar información
histórica sobre el organismo. Sus comienzos, crecimiento, logros,
administración y posiciona actual. Esto le da al empleado un
panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión, y motiva
al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización,
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1
Manual de Organización. Su propósito es exponer en forma detallada
la estructura organizacional formal a través de la descripción de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos, las relaciones.
Manual de Políticas. Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro
de los objetivos. El conocer la organización proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por
escrito, permitirá:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones
operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.
Manual de Procedimientos. es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como
hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar
al personal de nuevo ingreso. La implantación de este manual sirve
para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de Contenido Múltiple. Cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de de la estructura organizacional, no
justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser
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1
conveniente la confección de este tipo de manual. Un ejemplo de el
manual de contenido múltiple es el de “políticas y procedimientos”, el
de historia y organización, en si consiste en combinar dos o mas
categorías que se interrelacionan en la practica administrativa
2) Por función especifica
De acuerdo a esta clasificación, se pueden elaborar manuales con base
a las funciones operacionales. A continuación se mencionan las
características de este tipo de manuales.
Manual de producción. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricación, es decir, la fabricación, inspección, ingeniería industrial,
control de producción es tan reconocida, que en las operaciones de
fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras. El proceso de compras debe estar por escrito ;
consiste en definir el alcance de las compras , definir función de las
compras, los métodos a utilizar que efectúen sus actividades .este
manual representa una útil fuente de referencia para los compradores
especialmente cuando se presentan problemas fuera de lo común.
Manual de ventas. Consiste en señalar los aspectos esenciales del
trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de
ventas (políticas, procedimientos, controles, etc.)
Manual de finanzas. Consiste en asentar escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene
numerosas instrucciones específicas a quien en la organización estén
logrados con manejo de dinero, protección de bienes y suministro de
información financiera.
Manual de contabilidad. Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elaboran como fuente de referencia para todo el
personal interesado en esta actividad.
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1
Manual de crédito y cobranzas. Se refiere a la determinación por
escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los
aspectos más importantes que pueda contener este tipo de manual
están las siguientes: operaciones de crédito y cobranza, control y cobro
de operaciones de crédito entre otros.
Manual de personal. Abarca una serie de consideraciones para ayudar
a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo
que se refiere a personal.los manuales de personal pueden contener
aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflicto personales, políticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación entre otros.
Manual técnico. Trata acerca de los principios y técnicas de una
función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de
referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y
como información general para el personal interesado en esta función.
Manual de adiestramiento o instructivo. Estos manuales explican las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
Una vez que se tiene identificada la clasificación de los manuales es conveniente
señalar que los elementos más representativos son tres: el manual de
organización, el manual de procedimientos y el manual de políticas.qa
continuación se enuncian el manual de políticas y el manual de procedimientos
debido a que para fines de este trabajo el manual de organización será descrito de
manera mas detallada en el capitulo tres.
2.4.1 Manual de políticas
Un manual de políticas “es un documento que incluye las intenciones generales o
acciones de la administración que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias”. (Rodríguez, 1995, 9.132)
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Quizá esta primera definición no resulte demasiado clara de comprender en
primera instancia pero si consideramos que las políticas son principios que el
administrador o dueño emplea dentro de su empresa para controlar aspectos que
pueden ocurrir en ella los cuales , aunque no lo parezca, pueden ser flexibles de
acuerdo al criterio de persona a cargo.
Objetivos
Rodríguez (1995) nos dice que:
Una política** no es otra cosa que una actividad de la dirección superior. Estas
actitudes deben ser comunicadas de manera continua para que a todos los
niveles jerárquicos, si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al
plan. un manual de políticas persogue los siguientes objetivos
* Presentar una visión en conjunto de la organización para su adecuada
administración.
* Precisar expresiones generales para llevar a cabo las acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
* Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
* Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
* Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
* Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa. (p.132)
Importancia del manual de políticas
Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero
sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los
administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor estructura.
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1
Rodríguez (1995) dice que:
Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la
orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. También
ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones. (p. 132-
133)
El manual de políticas esta relacionado con los demás manuales y su relevancia
radica en que se encuentra presente en cada área de la organización
Ventajas de los manuales de Políticas:…
Las principales ventajas según varios autores (Valencia, 1995 & Terry 1978) son
las siguientes:
Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de
sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo
diversas circunstancias.
Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos
directivos.
Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede
operar libremente.
Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos
los niveles.
El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para
ubicar en su puesto nuevos empleados.
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El manual de políticas facilita el desarrollo de las auditorias administrativas.
Tipos
Según Rodríguez (1995) los tipos de manuales de políticas se clasifican en este
caso de acuerdo al criterio de aplicación en:
Manuales Generales de Políticas. Abarcan todo el organismo social, incluye
como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo
fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus
propias responsabilidades y autoridad funcional.
Manuales específicos de Políticas. Se ocupan de una funciona operacional,
un departamento o sección en particular.
Como su nombre lo indica, este manual es un documento manejable, fácil de
constituir y consultar. Para el conocimiento de las actividades que de todo tipo se
desarrollan en los organismos (actividades administrativas y técnicas).
Contenido
Rodríguez (1995), nos señala lo siguiente:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios
para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles
indispensables.
A continuación se presenta elementos que deberán aparecer en el manual:
1. Índice
2. Introducción
2.1 Objetivos del Manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
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3. Organigrama
4. Declaraciones de Políticas
Índice. El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un
esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como
referencia.
Introducción. Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de
políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el
documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este
manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
Alcance. Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual
de políticas.
Como usar el Manual. Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar
el manual.
Revisiones y actualizaciones. Indica con quien debe hacerse contacto para
señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de
políticas.
Organigrama. En este apartado se representara gráficamente la estructura
orgánica.
Declaraciones de Políticas. En este apartado se deberán presentar por escrito, de
manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que
se trate.
- Desarrollo de políticas. Para llevar a cabo la descripción de políticas se sugiere
el siguiente método:
Formular una lista de políticas, por función operacional aplicable al
organismo social que se trate.
Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función
operacional para:
* Determinar una lista de políticas que realmente se quieran definir
* Precisar los límites a los que llegaran las políticas
* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas
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* Presentar en borrador las políticas y discutirlas con los responsables del
departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.
* Aprobación de las políticas por la dirección superior.
* Integrar las políticas al manual conforme estas vayan siendo aprobadas.
- Descripción narrativa de las políticas. Es conveniente y recomendable utilizar
textos especializados para describir las políticas. Se recomienda que en la
definición de políticas de centre en los aspectos siguientes:
Propósito. Describir de manera general y concisa a fin que se pretende
lograr con el establecimiento de una política.
Definición. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.
Contenido. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los
lineamientos específicos necesario para la aplicación de la política.
Responsables de su observación. Enunciar las unidades orgánicas que
deben observar las prácticas de la política.(p.134-138)
2.4.2 Manual de procedimientos
Rodríguez (1995) nos dice que:
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado
proceso de rutina.
En el manual de procedimientos se describen, además los diferentes puestos o
unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su
responsabilidad y participación: suelen contener una descripción narrativa que
señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo con “diagramas” a base de
símbolos para aclarar los pasos. (p.105)
“También se les denomina manuales de normas, estos manuales incluyen guías
básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar
sistemas y e implementar estrategias en una organización” (Franklin, 2004, p.172).
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1
Objetivos
Según Rodríguez (1995):
Los manuales de procedimiento como instrumentos administrativos que apoyan el
quehacer institucional, están considerados como elementos básicos para
coordinación, dirección y control administrativo, y que facilitan la adecuada
relación entra las distintas unidades administrativas
Esto objetivos son:
Presentar una visión integral de cómo opera la organización
Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los
procedimientos
Precisar la responsabilidad operativa del personal de cada área de trabajo.
Describir gráficamente los flujos de las operaciones
Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso., facilitando su incorporación a la unidad orgánica.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
(p.106)
Importancia
“La importancia del manual de procedimientos consiste en describir la
secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades,
señalando quien, como, cuando y para que han de realizarse” (Rodríguez,
1995, p.106-107)
Busca delimitar todos los procesos que se realizan en la empresa con el fin de
eficientarlos y así contribuir al cumplimiento de los objetivos.
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Tipos
De acuerdo Rodríguez (1995) los manuales de procedimiento por sus
características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de
oficinas y manuales de procedimiento de fábricas.
Aunque también pueden referirse:
A tareas y trabajos individuales
A prácticas departamentales, en que se indican los procedimientos de
operación de todo el departamento.
A practicas generales en una área determinada de actividad.
También puede clasificarse de acuerdo a su ámbito de aplicación y en:
Manual de procedimientos generales. Es aquel que contiene información
sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la
organización o en más de un sector administrativo.
Manual de procedimientos específicos. Son aquellas que contienen
información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las
actividades internas en una unidad administrativa con el propósito de
cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
2.4.2.1 Diagramación
También se les conoce con el nombre de flujogramas. Son la representación
grafica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones
específicas. Se les llama también diagramas de flujo porque los símbolos
utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de
operación.
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Según Münch y García (1995), Los diagramas de procedimiento permiten:
- Una mayor simplificación del trabajo
- Determinar la posibilidad de combinar o readaptar las secuencia de las
operaciones para una mejor circulación física
- Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso
- Eliminar demoras
- Una mejor distribución de la planta
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento
Gráfica de flujo de operaciones
Gráficas esquemáticas de flujo
Gráfica de ubicación de equipo
Gráfica de flujo de formas
Simbología
En la diagramación se utilizan principalmente los siguientes símbolos:
Operación. Se dice que hay operaciones cuando ha sido creado, cambiado
o añadido es decir cuando se modifican las características de ese algo.
Introspección .cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser
modificado de sus características.
Trasporte. Acto de mover de un lugar a otro.
Espera o demora. Etapa en la que algo permanece ocioso en espera de
que algo acontezca. También se llama almacenamiento o archivo temporal.
Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado
con carácter definitivo.
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1
Secuencia para elaborar un diagrama de procedimientos
Para la elaboración de un diagrama de procedimientos es conveniente seguir
en forma la siguiente secuencia.
a) Escoger el procedimiento por realizar.
b) Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
c) Analizar el trabajo
d) Hacer una lista de la forma en las que se va a realizar el trabajo.
e) Establecer el procedimiento más factible.
f) Presentar la proposición.
g) Obtener la aprobación.
h) Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
i) Implantar el nuevo procedimiento.
j) Observar el procedimiento implantado.
k) Preparar una guía de adelantos logrados.
l) Llevar registros adecuados de realización.(p.137-138)
2.4.3Manuales de organización
De acuerdo con la estructura del trabajo el manual de organización será
presentado en el capitulo siguiente
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1
2.5 Metodología para la elaboración de los manuales administrativos
La redacción del manual requiere de un conocimiento detallado del tema tratado.
Debe por lo tanto anticiparse realizando un cuidadoso análisis que lo conduzca a
la identificación de cada fase del proceso a tratar.
El resultado de este análisis es la identificación de los problemas o errores que
afectan el proceso mismo.
El proceso que se debe llevar a cabo para la elaboración de un manual de
organización según Rodríguez (1995) es la siguiente:
Recopilación de información
Es decir recopilar y organizar toda la información que se integra al manual.
Comunicaciones
Esto es formular una serie de oficios, dirigidos a los diversos funcionarios de las
diversas unidades administrativas de las que se necesita el apoyo y cooperación
para la elaboración del manual.
Técnicas para recolectar la información
La información se obtendrá normalmente siguiendo una o varias de estas técnicas:
a) Investigación documental, trata principalmente de recolectar y hacer un
primer examen de la información que exista, escrita o grafica sobre el
objeto de estudio que se trate. Toda técnica requiere de fuentes (archivos,
personas) y medios (documentos, leyes, circulares, instructivos, reportes).
b) Observación, consiste en observar como hace una persona actitudes
especificas y anotar todas sus acciones en la secuencia correcta, su fin es
complementar, confrontar y verificar los datos obtenidos en la investigación
documental.
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Es útil cuando las personas que ejecuten manualmente actividades y
operaciones tiene dificultad Para aplicar lo que hacen.
c) Cuestionarios, es una forma de reunir datos, su finalidad es describir
hechos, opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. La preparación de
formularios en los cuales se debe registrar la información que se necesita
recolectar debe hacerse con especial atención, ya que del diseño de estos
depende especialmente la recolección y procesamiento de la información.
Los cuestionarios son útiles cuando es preciso recabar información
específica de un gran número de personas.
d) Entrevista, dentro de las técnicas o métodos de recolección de información
la más importante por su contenido y aplicación es la entrevista; ya que es
un instrumento que permite describir aquellos elementos ocultos que
forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias
y observaciones, tanto internas como externas valiéndose de la viva
narración de las personas.
Procesamiento de la información
Después de reunir todos lo datos, el paso siguiente es organizarlos de manera
lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir el proyecto del
manual de organización.
Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la
finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el
contenido del manual de organización.
Para la integración del manual de organización es importante uniformar criterios
tanto en terminología como en representación de la información, con el propósito
de que se mantenga un sentido de continuidad y uniformidad. También es
importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando con el fin
de eliminarlas posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los
representantes de las áreas que van a ser incluidas en el manual.
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1
Durante la elaboración de este manual pueden presentarse dificultades al
determinarse funciones , actividades de forma escrita y oficial, ya que intereses
particulares puede presentar resistencia o desinterés por terminar con éxito este
manual, o bien que no se apliquen las especificaciones en el mismo en la forma
debida. Por ello los analistas encargados de elaborar los análisis de puestos
deben hacer uso de su sensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones humanas,
para obtener la colaboración del personal, así como instrumentos a fin de evitar la
falta de alimentación de competencias y responsabilidad entre los funcionarios.
Redacción
El primer paso es definir la materia de que se trata, es decir, en este caso el
manual de organización, se debe tomar en cuenta a que persona esta dirigido, con
el propósito de que el lenguaje utilizado en el mismo resulte claro , sencillo,
preciso y comprensible, es necesario además tomar en cuenta los objetivos del
manual. Se debe dejar de ser un periodo considerable para el proceso de
redacción.
Elaboración de graficas
La mayoría de los manuales abarcan principalmente textos escritos, sin tomar en
cuenta ciertas técnicas visuales (organigramas, formas, etc.) que pueden realzar
considerablemente el manual y contribuir a que las personas a quienes va dirigido
entiendan mejor su contenido.
Formato y composición
Una vez que la información obtenida ha sido organizada es necesario analizar el
formato con el que se debe analizar el manual.
El formato de los manuales administrativos puede representar diversas
características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo
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1
de material que forman parte de su contenido y de la<s limitaciones de los equipos
de impresión o reproducción disponibles.
Revisión y aprobación
Es necesario someter al manual de organización a una rigurosa revisión con las
partes involucradas, con la finalidad de que la información contenida en el mismo
es la necesaria además de comprobar que no tenga contradicciones. Después de
la revisión debe deberá someterse a la revisión de las autoridades
correspondientes.
Distribución y control
Después de que el manual de organización haya sido elaborado, revisado,
aprobado e impreso el siguiente paso es la distribución. El manual debe ser
asignado al puesto no a la persona, ya que el manual tiene un costo no se puede
hacer una distribución innecesaria; se debe elaborar una selección y registro de
funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares del
manual, con la finalidad de proporcionarles de manera permanente la información
necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos. Para mantener
un buen control sobre el manual de organización se debe asignar un numero a
cada ejemplar que se distribuya a determinado funcionario y este deberá
responder a la existencia y mantenimiento de este ejemplar. Esto es necesario
para evitar que nuestro manual pase a manos de los competidores ya demás para
ahorrar costos.
Revisión y actualización
Un manual no concluye nunca y por lo tanto la utilidad del manual de organización
radica en la veracidad de la información que contiene, por ello debe mantenerse
permanentemente actualizado por medio de revisiones periódicas. Si no se
actualiza el manual entonces se pierde el dinero y el tiempo invertido en su
elaboración.
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1
Según Gómez (1994):
Los manuales de organización, de políticas y de procedimientos están
íntimamente relacionados, ya que el contenido de uno, se puede hacer necesaria
la inclusión de cualquiera de los otros dos. En ocasiones el manual comprende
abarcar más, por ello es conveniente observar dos requisitos indispensables en la
elaboración exitosa de los manuales administrativos. (p.386)
El primero es una manifestación clara de las normas generales de la empresa, y el
segundo, una comprensión total de la organización básica de la misma. Es decir,
que de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos, si al
mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, cuando menos,
medianamente firmes y comprensibles.
Las pequeñas y medianas empresas pueden incluir en un tomo el manual de
organización, el de procedimientos y el de políticas siempre y cuando este no
resulte demasiado voluminosos y estén perfectamente indicadas cada una de sus
partes, de modo que consultarlo seria mas practico y rápido. A medida que las
compañías vayan creciendo pueden sepáralos en volúmenes independientes d4e
manera que resulte mas fácil examinarlo.
El manual de organización pueden ser un buen principio para hacer que los
empleados se familiaricen con la estructura de la organización, pero es también
muy importante que se publique un manual de procedimientos para asegurarse
de que en forma precisa se realicen las actividades y se cumpla los requisitos
inherentes a los procedimientos, es decir, que indique como hacer un trabajo.
El manual de procedimientos debe contener un apartado en el que se den a
conocer todos los formatos o formularios que se hayan de usar en cada proceso y
debe explicar la manera correcta de llenarlos, señalar las actividades especificas
de un grupo de trabajo, establecer debidamente un método estándar para
ejecutar algún trabajo y evitar los desperdicios de tiempo y esfuerzo.
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1
Según Duhalt (1997):
Es muy importante tener bien definidos en un manual de políticas los criterios de
acción en determinadas circunstancias, de acuerdo a lo que la administración
señala manteniendo la misma postura.las políticas son guías de acción, actitudes
de la dirección, que por escrito deben conocerse, por todos los que en ella estén
involucrados y establecen “un marco dentro del cual el personal debe obrar para
balancear las actividades y los objetivos de la gerencia general”. (p.162)
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1
Capítulo III
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1
3.1 Definición
La gente interesada en conocer con cierto detalle la naturaleza y funcionamiento
de un organismo social, se encontrara probablemente con dos limitantes.
La organización no cuenta con ningún documento descriptivo
Solo dispone de un documento tan voluminoso que inmediatamente
desaparecer la necesidad de consultarlo.
Lo ideal administrativamente es que toda organización pequeña, mediana o
grande debería contar con alguna forma de descripción de su funcionamiento, que
sea fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados menos y
aun para la gente ajena a la organización.
Es un documento que contiene información detallada referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de
las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.es un documento de suma importancia para la empresa
ya que en esencia detalla lo que la organización representas como tal, su
funcionamiento y hacia donde va.
Es recomendable que el manual de organización se complemente con otros
manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas.
Estos últimos complementan al manual en su tarea de aclara estructuras,
estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.
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1
Según Rodríguez (1995):
Los manuales de organización exponen con detalle la estructura organizacional de
la empresa, señalando los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican la
jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y actividades de las
unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene graficas de
organización y descripción de puesto. (p.91-92)
Según Duhalt (1997):
Manifiesta que los manuales de organización exponen con detalle la estructura de
la compañía y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos. Explica la
jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de
los órganos de la empresa. Generalmente contiene graficas de organización,
descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc. (p.21)
“De acuerdo con señala que este manual explica con detalle la estructura
organizacional de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre
ejecutivos y departamentos. Las graficas de organización las de descripción de
trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual.” (Gómez, 1994,
p.385)
“Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones
organizacionales” (Franklin, 2004, p.171)
De lo anterior se puede concluir que el propósito principal del manual de
organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados las
actividades, procedimientos y como esta estructurada la organización, recurriendo
a tablas, graficas y diagramas parapara facilitar el entendimiento de el usuario.
Representan de manera expresiva una forma de comunicación entre la gerencia y
los empleados. Además evita la duplicidad de funciones y que se deslinden
responsabilidades en el trabajo.
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1
3.2. Objetivos
Según manifiesta Rodríguez (1995):
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como tareas
específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.
Sus objetivos son:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando
repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades orgánicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales.(p.92)
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1
3.3. Importancia
La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha
realizado conforme a la practica diaria y la aplicación mas o menos correcta del
criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces en la experiencia laboral,
que aunque llegue a ser correcta, no esta escrita por lo que no tiene un carácter
permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia.
Anzures hace un análisis en el que presenta los inconvenientes de que el personal
de la empresa no tenga presentes y bien definidas sus atribuciones y funciones:
- No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se dará el caso de
alteraciones, por olvido en los trámites.
- El control se dificulta a los directores del negocio, que tiene que confiar
todos los detalles a la memoria, y no están en condiciones de coordinar las
actividades.
- No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra, debido a lo
impreciso de las funciones que a cada empleado se le asignan
- No se metodiza el trabajo, como seria si se tomara como base las
prevenciones del manual.
- Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las
labores debieran estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.
- Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el desconocimiento
absoluto del mecanismo administrativo, y necesita pasar algún tiempo para
que se ponga al tanto de el, toda vez que no cuentan con una guía precisa
que lo ilustre. De aquí viene el que todas las empresas tengan empleados
necesarios.
- Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo de la forma
de administrar, se sienten inclinados a promover reorganizaciones que no
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1
son necesarias, originando la confusión y el descontento en el trabajo del
personal.(p.443)
Un manual de organización no es el producto final de la planeación de la
organización. En la medida que el manual contenga los aspectos anteriormente
indicados la dirección superior manifiesta su responsabilidad para organizar los
recursos humanos e indicar donde y quien debe hacer el trabajo.
El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con
destreza, habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño
de todos los empleados en todos los departamentos y hace de las empresas
organizaciones más competitivas.
3.4 Ventajas y desventajas
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan
la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.
Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las
siguientes:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
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1
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de
cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
más antiguos.
Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de
organización son las siguientes:
Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
Procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
71
1
Otros inconvenientes resultantes podrían ser los siguientes:
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
Operaciones.
El costo de producción y actualización puede ser alto.
Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados
3.5 Contenido del manual de organización.
El contenido del manual de organización varia de acuerdo al tipo y a la cantidad de
material que se desea detallar , en este caso se incluyen las variantes que pudiera
presentarse para manuales mas específicos.
Para Rodríguez (1995), Los apartados que deberá contener son los siguientes:
1. Identificación
2. Índice
3. Introducción
3.1. Objetivo del manual
3.2. Ámbito de aplicación
3.3. Autoridad
3.4. Como usar el manual
4. Directorio
5. Antecedentes históricos
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1
6. Base legal (en caso de ser un organismo público).
7. Organigrama
8. Estructura funcional
8.1. Objetivos de cada unidad orgánica
A continuación se detallaran cada uno de estos apartados con la finalidad de dar
mayor claridad a lo antes citado.
Identificación. En este apartado el manual deberá contener los datos siguientes:
a) – nombre del organismo o unidad orgánica correspondiente
b) Titulo y extensión del manual (general o específico).
c) Lugar y fecha de publicación.
d) Numero de revisión, en su caso.
e) Unidad orgánica responsable de su expedición
Figura 3.1 portada de un manual.
Logotipo del
Nombre del Organismo
Organismo
Manual especifico de organización
de_________________________
Siglas de la unidad que elaboro el manual
o en su caso el consultor.
Mes año
73
1
Índice o contenido .A continuación se exponen algunas indicaciones para el
desarrollo de una tabla de índice o contenido para el manual de organización
* Proporciona detalles .Una tabla de contenido no debe limitarse a enunciar los
encabezados de las secciones, si no también debe incluir los conceptos o temas
que incluye cada sección.
* usar espacios en blanco, sangrados o mayúsculas para indicar las relaciones
entre los conceptos de la tabla.
* colocar las referencias en formato a la izquierda de los temas incluidos .esto
hace de manera mas sencilla a los usuarios del manual enlazar los conceptos con
sus números de referencia y elimina la necesidad de las largas líneas punteadas
que conectan los temas y números.
* usar minitablas de contenido para ayudar a los usuarios. Una minitabla de
contenido enuncia todos los temas de una determinada sección y se coloca al
principio de cada sección.
Figura 3.2 tabla de contenido modelo 1
Modelo 1
01 identificación
10 índice o contenido
20 prologo y/o introducción
30 directorio
40 antecedentes
74
1
Figura 3.3 tabla de contenido modelo 2
Prologo y o introducción .contiene una explicación al usuario acerca de lo que es
el documento, de la ocasión en la que se elaboro o se efectúa la ultima revisión y
de lo básico que se pretende cumplir a través de el.se debe indicar brevemente al
usuario el tema del manual, como les afecta y de que modo pueden usarlo.
A continuación se muestran los elementos básicos que deben considerarse en un
manual de este tipo.
Propósitos básicos.
Describir lo que el organismo espera lograr por medio del manual. Hay que hacer
observaciones breves y precisas; de otra manera el usuario se las saltara.
Ámbito de aplicación
Aquí hay que explicar brevemente lo que abarca el manual. Incluso puede ser
conveniente combinar en un mismo párrafo los propósitos y el ámbito de
aplicación.
Modelo 2
Titulo
1 identificación
2 índice o contenido
A) tabla de contenido 2.1
B) índice 2.2
3 prologo y/o introducción
A) propósitos del manual 3.1
B) ámbito de aplicación 3.2
C) como usar este manual 3.3
75
1
Autoridad
Aquí es donde se debe mencionar la aprobación final y no en los encabezados
ordinarios de las páginas. Se recomienda usar nombres de los puestos y no de
personas.
Como usar el manual
Es la parte más importante de la introducción. Indica a los usuarios todo cuanto
tiene que saber para utilizar el manual. Debe incluir los aspectos siguientes:
Un examen breve del formato.
Un enunciado de la responsabilidad de los usuarios.
El departamento o el puesto de la persona con quien debe ponerse en
contacto cuando quieran señalar cambios o correcciones o deseen
hacer correcciones al manual.
Una explicación de las claves o símbolos especiales, como los
utilizados para indicar temas revisados.
Una breve descripción de las características especiales, tales como un
glosario o una sección sobre formas.
Directorio. Consiste en una relación de los funcionarios principales comprendidos
en el área descrita en el manual , así como los respectivos cargos que ocupan
cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los miembros que integran
el consejo de administración o su equivalente.
Antecedentes históricos. Esta parte consiste en una descripción de la génesis del
organismo o de la unidad orgánica descrita en el manual, en la que se indica la ley
o decreto por la que se creo la misma (en el caso de organismos públicos), e
incluye una mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo
histórico.
76
1
Legislación o base legal (en caso de organismos públicos). Este apartado se
refiere a una relación de títulos de los principales ordenamientos jurídicos, de los
cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las entidades administrativas
comprendidas en ello, según se trate de un manual general o especifico, así como
las demás que son aplicables en función de sus actividades.
Se recomienda que la relación de las disposiciones jurídicas sigan un orden
jerárquico como el que se indica a continuación:
Constitución política, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos,
y o unidades administrativas del organismo social, con base en sus relaciones de
jerarquía. Se recomienda llevar a cabo una codificación de tal manera que sea
posible visualizar los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
Organigrama. Consiste en la representación grafica de una estructura orgánica y
debe reflejar de manera esquemática, la posición de las unidades administrativas
que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.
Estructura funcional. Este apartado consiste en llevar a cabo una lista de
actividades inherentes a cada uno de los cargos y o unidades administrativas
contenidas en la estructura orgánica, que le permita cumplir con sus
responsabilidades y deberes.
Para una mejor comprensión por parte del usuario se hace las siguientes
recomendaciones:
- Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se
trate.
- Que los títulos de los órganos sean los mismos que se señalan en los
apartados de la estructura funcional.
- Que la descripción de funciones siga el orden establecido en la estructura
organizacional.
77
1
- Que la descripción de funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.
En este apartado lo que inicialmente se han de fijar son los objetivos de cada
unidad administrativa que conforman la estructura orgánica.
Enseguida deberá incluirse la “estructura funcional”, que se refiere a la descripción
detallada de las atribuciones y limitaciones a ser cumplidas por los distintos
miembros del personal que ocupen puestos de trabajo, abarcara aspectos como
jerarquía, funciones, alcance de autoridad que recibe y que puede delegar,
responsabilidad asignada, su integración en el sistema de información, relaciones
de línea y asesoría que los vinculan con otras unidades administrativas de la
estructura organizacional.
3.6 Preparación del manual de organización.
Rodríguez (1995), menciona que el primer paso para la prepara un manual es
determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que contestar las siguientes
preguntas:
¿Cual es el objetivo del organismo al crear este manual?
¿Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios?
¿Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?
Una vez determinado el objetivo del manual habrá que proponerlos por
escrito. Esto ayudara al usuario a aclara el pensamiento. Y asegurar que se
comporten de una manera específica.
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1
CONCLUSIONES
1
El éxito de un organismo, depende de manera directa e indirecta de una buena
administración. Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y
tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van
modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de
especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el
uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales
administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de
gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del
organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor
y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.
En México las PyMES constituyen el 97% de las empresas y su periodo de vida
oscila entre los 5 años de vida. Por su magnitud y operaciones este tipo de
empresas no consideran pertinente contar con un sistema de organización el cual
les permita eficientar sus procesos que realiza cotidianamente. Basado
generalmente en la administración empírica la empresa puede lograr o no su
cometido. Si logra sobrevivir se topa con una serie de problemas de carácter
organizacional principalmente, debido a que desde un inicio no tuvo una base
solida sobre la cual regirse.
Con la finalidad de tener más claro lo mencionado en el párrafo anterior podríamos
señalar un supuesto que comúnmente se presenta en el organigrama. Una
empresa pequeña generalmente no ocupa más de 25 trabajadores, pues sus
actividades no lo requieren así pero conforme van creciendo va aumentando el
número de manera considerable hasta llegar a un punto en el que el gerente no
puede solo y necesita delegar responsabilidades. Este a su vez quizá necesite
capacitar a nuevos trabajadores y jefes los cuales formaran parte de estructura
orgánica. El contar con un manual de organización permitiría a la empresa no solo
ver su historia si no también ver hacia donde se dirigen.
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1
Los manuales administrativos en si son una herramienta muy importante en la
organización ya que muestran un esquema completo de lo que son y su
funcionamiento. Representan una base solida sobre la cual se puede consultar
acerca de cómo esta constituida la empresa y de esa manera contribuir al
desarrollo de la misma.
Es una herramienta indispensable ya que sirve en una institución u empresa como
una guía que va ha de permitir describir los procesos que se van a realizar ya sea
en diferentes áreas para la elaboración de los manuales. Se basan en la
recopilación de información, análisis de dicha información y la integración del
manual.
Conocer los manuales administrativos implica conocer su elaboración,
características e información que contienen a fin de poder sacarles e mayor
provecho.
Los manuales deben renovarse con el fin de actualizarse, y así con esto registrar
los movimientos que se producen con respecto a los procedimientos y funciones;
principalmente en las reorganizaciones que se susciten.
Cabe señalar que no son una técnica o corriente organizacional nueva. Los
manuales han existido desde que el hombre se dio cuenta que tenia que existir un
documento el cual sirviera como fundamento para la realización de sus actividades
cotidianas de manera concreta y precisa.
La empresa hoy en día independientemente del tamaño, magnitud, giro o actividad
empresarial debe tener una estructura organizacional fuerte la cual le permita
crecer debe estar a la vanguardia. Cada proceso en la organización es
importante, ya que conlleva a una serie de elementos y pasos que mantienen las
actividades diarias de la empresa. Esta a la vez lleva un orden cronológico en
cuanto a tiempo y actividades en las cuales recae la responsabilidad de la buena
ejecución de las tareas para lograr los objetivos.
81
1
Cada puesto y empleado realiza su tarea de acuerdo a lo que se le ha instruido y
este a su vez debe tener la necesidad de plasmar sus aportaciones en cuanto a
las mejoras que pueden implantarse en su trabajo.
El trabajo realizado destaca la importancia de los manuales de organización
debido a que considero que es el más completo pues incluye la historia de la
empresa, la misión, visión, organigrama y la descripción de puestos. Su correcta
aplicación puede dar una ventaja competitiva ya que al desglosar cada apartado
podemos percatarnos de lo que estamos realizando mal o simplemente aclarar
malos entendidos con los empleados.
La esencia de la administración se rige por ser multidisciplinaria, por lo que se
auxilia de otras ciencias y herramientas para su realización.la realización de una
correcta administración nos va a permitir realizar las tareas de manera adecuada y
sistematizada.los problemas, conflictos y errores suelen suscitarse en todas las
organizaciones por muy pequeñas o grandes que estas sean pero si se tiene un
buen sistema de organización como lo pueden ser los manuales administrativos
puede reducirse de manera considerable.
La implantación de los manuales administrativos en la empresa es una
herramienta administrativa muy valiosa que apoyada por una buena
administración puede constituir un recurso solido para la formación de una
empresa exitosa
82
1
FUNTES DE INFORMACIÓN
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Bateman, T. S., & Snell, S. A. (2001). Administración: una ventaja competitiva
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México: Limusa.
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1
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México: Limusa.
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Stoner, J. A.F. & Freeman R. E. R., & Gilbert, D. R. (1996). Administración. (6th
ed.).México: Prentice Hall Hispanoamericana.
84
1
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 3.1 portada de un manual…………………………………………...………….74
Figura 3.2 tabla de contenido modelo 1………………………….……………………75
Figura 3.3 Tabla de contenido modelo 2………………………………………………75
85
1
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1.1 etapas del procesos administrativo según diversos autores.………...…16
86
